An alle Lehrenden und Mitarbeiter/innen der Pädagogischen Hochschule Freiburg. Im Hause

Transkript

1 REKTORAT Pädagogische Hochschule Freiburg Kunzenweg Freiburg Das Rektorat An alle Lehrenden und Mitarbeiter/innen der Pädagogischen Hochschule Freiburg Im Hause Der Kanzler Hendrik Büggeln Tel. +49.(0) Fax +49.(0) bearbeitet von / Aktenzeichen Ju / Pr Freiburg, den 4. März 2013 Information der Verwaltung (Kanzlerrundschreiben Nr. 6) - Vorbereitung und finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten, Projektträgerschaft, Steuerpflicht - Mittelbewirtschaftung, insbes. Bestellungen aus dem Ausland, Spenden und Sponsoring, Werk- und Honorarverträge Sehr geehrte Damen und Herren, nachfolgend sind erneut einige wesentliche Informationen aus den Bereichen Mittelbewirtschaftung und Drittmittelverwaltung, verbunden mit der Bitte um Beachtung, für Sie zusammengestellt. I. DRITTMITTELPROJEKTE Bitte informieren Sie das Rektorat frühzeitig über die vorgesehene Einwerbung von Drittmitteln. Hierfür steht Ihnen auf der website der Zentralverwaltung (unter Verwaltungsformulare\Drittmittel) das Anzeigeformular Fragebogen zur Einwerbung von Drittmittel und Spenden zur Verfügung (siehe Anlage). Dieses Formular ist zwingend notwendig und wird zunächst von der Drittmittelstelle zusammen mit dem Finanzierungsplan und sonstigen notwendigen Unterlagen (z.b. Ausschreibung, Antrag, Vertragsentwurf) geprüft. Ein Musterformular zur Finanzplanung steht Ihnen neben anderen Informationen etc. ebenfalls auf der Homepage zur Verfügung. Die Bearbeitung ohne Vorlage dieses Vordruckes ist leider nicht möglich. Wir sind bemüht, den Antragstellern zeitnah ein Feedback der Prüfung insbesondere der Kostenkalkulation und Vertragsgestaltung zur geben. Bitte berücksichtigen Sie im Zuge von Antragstellungen, dass die Drittmittelstelle eine Vielzahl an Projekten zu betreuen hat und nicht grundsätzlich davon ausgegangen werden kann, dass eine abschließende Bearbeitung des konkreten Antrags innerhalb von nur ein oder zwei Arbeitstagen möglich ist. Wie hoffen hierbei auf Ihr Verständnis. Wirtschaftliche Tätigkeit Nach dem Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation der EU (Beihilferahmen) der zum in Kraft getreten ist, sind die Hochschulen und Forschungseinrichtungen nicht mehr prinzipiell vom Beihilfeverbot befreit. Die staatl. Finanzierung von wirtschaftlicher Tätigkeit (u.a. bei Auftragsforschung sowie Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen) - 1 -

2 unterfällt dem Beihilfeverbot, während die staatl. Finanzierung der nicht-wirtschaftlichen Tätigkeit (= Lehre, Grundlagenforschung, Verbreitung der Forschungsergebnisse) nicht betroffen ist. Insbesondere bei privaten Drittmittelverträgen sollen neben den Personal- und Sachmitteln zusätzlich wirtschaftliche Tätigkeiten zu Marktpreisen bzw. unter Berücksichtigung eines Gemeinkosten- und Gewinnzuschlags angeboten werden. Entsprechend anders müssen die dem Projektpartner in Rechnung zu stellenden Preise der wirtschaftlichen Tätigkeit kalkuliert werden. Hierbei wird in aller Regel auch von einer Umsatzsteuerpflicht auszugehen sein. Die abschließende Klärung der Steuerpflicht kann allerdings erst nach Vorlage des Vertragsentwurfes und nach erfolgter Rücksprache mit dem Finanzamt vorgenommen werden. In der Finanzplanung muss die Umsatzsteuer in diesen Fällen grundsätzlich mit berücksichtigt werden. Andere Tätigkeiten, die auf die Anwendung gesicherter Erkenntnisse, die Übernahme von Projektträgerschaften sowie wirtschaftliche Tätigkeiten ohne Forschungsbezug (z.b. Personalgestellung) gerichtet sind, sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig und unterliegen außerdem der Ertragssteuer. Vertragsunterzeichnung Drittmittel- sowie Werk- und Unterverträge sind seitens der Päd. Hochschule grundsätzlich von der Abteilung Finanzen bzw. der Personalabteilung zu prüfen und regelmäßig nur dann rechtsgültig, sofern die Unterschrift der Hochschulleitung vorliegt. Eine alleinige Unterzeichnung von Verträgen durch Hochschulmitarbeiter/innen ist hingegen nicht ausreichend. Forschungsvorhaben aus dem medizinischen Bereich Bei diesen Projekten ist die Notwendigkeit eines Ethikvotums beim Drittmittelgeber frühzeitig abzufragen und gegebenenfalls die hierfür anfallenden Kosten bei der Finanzplanung mit zu berücksichtigen. II. HINWEISE ZUR MITTELBEWIRTSCHAFTUNG Lieferungen aus dem Ausland Bei Lieferungen aus dem Ausland bzw. bei Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Inland, wenn der leistende Unternehmer im Ausland ansässig ist, ist dem Unternehmer der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer zu überweisen. Die Hochschule hat ausnahmslos für jeden einzelnen Leistungsbezug (Rechnungsadresse: PH Freiburg) die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE zu verwenden. WICHTIG: Die USt-IDNr. ist bei Bestellungen der Päd. Hochschule grundsätzlich mit anzugeben! Die auf den (Netto-)Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer ist i.d.r. an das hiesige Finanzamt abzuführen. Sofern Hochschulangehörige bereits Beträge inklusive der MWSt. verauslagt haben, kann der Steuerbetrag nicht nochmals seitens der Hochschule erstattet werden. Angabe der Buchungsstelle Neben der Kostenstelle sollte immer auch die jeweilige Finanzstelle (= Budget; i.d.r. beginnend mit der Ziffer 7 ) auf der Rechnung angegeben werden. Die Finanzstellen dienen der richtigen Budgetzuordnung durch die Haushaltsabteilung und sollen die zweckentsprechende Verwendung der Mittel i.r. der landesweiten Rechnungslegung gewährleisten. Darüber hinaus sollen so aufwändige Umbuchungen im - 2 -

3 Haushaltssystem vermieden werden. Die entsprechenden Finanzstellen werden Ihnen in der Regel im betr. Zuweisungsschreiben mitgeteilt. Dies gilt analog für die Kostenträger im Rahmen von Projektabrechnungen. Spenden und Sponsoring Spendenbescheinigungen können nur ausgestellt werden, wenn die Zuwendung ausdrücklich für den hoheitlichen Bereich und zur Förderung gemeinnütziger Zwecke verwendet wird und die Hochschule nicht zu einer Gegenleistung verpflichtet wird. Diese Einnahmen sind steuerlich unbeachtlich, und zwar auch dann, wenn die Hochschule ohne besondere Hervorhebung lediglich auf die Leistung/Unterstützung des Geldgebers hinweist. Um eine missbräuchliche Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen zu verhindern, wird die Hochschule bei einem Verstoß zur Haftung für die entgangene Steuer herangezogen. Bitte reichen Sie auch hierfür das Anzeigeformular gem. beigefügter Anlage ein. Für Sponsoringeinnahmen, bei denen im Gegensatz zu Spenden eine Gegenleistung der Hochschule vorliegt, können keine Zuwendungsbestätigungen ausgestellt werden. Gewerbliches Sponsoring (aktive Mitwirkung an Werbemaßnahmen) begründet auf Seiten der Hochschule einen sog. Betrieb gewerblicher Art und ist voll umsatzsteuerpflichtig und auch der ertragssteuerlichen Behandlung zu unterwerfen. Im Rahmen der Vermögensverwaltung (Duldung, keine aktive Mitwirkung an Werbemaßnahmen) sind Sponsoringeinnahmen hingegen steuerlich unbeachtlich. Da die Abgrenzung zwischen Sponsoring im Bereich der Vermögensverwaltung und gewerblichem Sponsoring sehr schwierig ist, hängt die Zuordnung immer vom konkreten Einzelfall ab und sollte daher vorab mit der Finanzabteilung (Fr.Junker) abgeklärt werden. Tagungen, Vorträge und Kurse wissenschaftlicher oder belehrender Art der Hochschule Diese Fort-/Weiterbildungsleistungen sind umsatzsteuerbefreit, sofern die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden. Eine überwiegende Kostendeckung liegt vor, wenn mehr als 50% der Einnahmen zur Deckung der Kosten (z.b. Honorare, Raummiete, Heizung, Beleuchtung, Druckkosten, usw.) verwendet werden. Die Beköstigungsleistung gegenüber den Teilnehmern ist grundsätzlich nicht als eine mit der Fort- /Weiterbildungsleistung eng verbundene Dienstleistung oder als Nebenleistung zu qualifizieren. Lediglich geringfügige Verpflegungsleistungen sind als Nebenleistung steuerfrei. Die Verpflegung mit Sandwiches, kalten oder kleinen Gerichten im Seminarraum, wie z.b. bei Kaffeepausen, können insbesondere für die Durchführung von ganztägigen Seminaren unerlässlich sein. Das Entgelt hierfür ist dann ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. Flankierende Verpflegungsleistungen wie warme Speisen sind ebenso wie Rahmenveranstaltungen (Stadtrundfahrt u.ä.) nicht von der Umsatzsteuer befreit. Den betr. Verantwortlichen (z.b. Institut etc.) wird daher empfohlen, ggf. in diesen Fällen vorab das Teilnehmerentgelt in eine umsatzsteuerbefreite Weiterbildungsleistung und eine steuerpflichtige Verpflegungsleistung bzw. steuerpflichtiges Rahmenprogramm aufteilen. Werk- und Honorarverträge, sonstige Rechnungsstellungen von Privaten Rechnungsstellungen von Privatpersonen über durchgeführte Aufträge/Dienstleistungen können von der Abteilung Finanzen nur unter folgenden Voraussetzungen erstattet werden: a) Vorliegen eines gültigen Werk-/Honorarvertrages (d.h. Unterzeichnung regelmäßig nur durch die Hochschulleitung bzw. den dazu bevollmächtigen Vertreter) oder - 3 -

4 b) es ist eine vorherige Anfrage (d.h. es ist noch kein Vertragsschluss erfolgt) an die Abtlg. Finanzen hinsichtlich der Vergabe von sonstigen Dienstleistungen außerhalb von Werk- /Honorarverträgen erfolgt und die Zustimmung des Beauftragten für den Haushalt (Kanzler) wurde erteilt und c) die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrages wurde bestätigt. Bitte stellen Sie rechtzeitig, d. h. mindestens 10 Werktage vor Auftragsvergabe, einen Antrag auf Abschluss eines Werk-/Honorarvertrages an die Personalabteilung (Variante a). Die Anträge finden Sie auf der Homepage unter Personalabteilung/Verwaltungsformulare. Der Abschluss ist nur unter sehr engen Voraussetzungen möglich und bedarf daher bereits im Vorfeld der Mitwirkung der Antragstellerin/des Antragstellers sowie der Auftragsnehmerin/des Auftragnehmers. Mit Beschäftigten der Pädagogischen Hochschule Freiburg werden grundsätzlich keine Werk-/Honorarverträge abgeschlossen. Die Anfrage auf Zustimmung für die Vergabe von sonstigen Dienstleistungen an Privatpersonen (nicht erforderlich bei Werk- und Honorarverträgen, Variante b) ist unter Angabe des betr. Grundes sowie des Betrages, ggf. Stundensatz und Budgets (Finanz-/Kostenstelle) an die Abtl. Finanzen Hr. Probst zu richten. Erstellung von Rechnungen Bitte berücksichtigen Sie, dass insbesondere aus steuerlichen Gründen Ausgangsrechnungen nicht selbständig durch einzelne Budgetverantwortliche des Hauses im Namen der Pädagogischen Hochschule ausgestellt werden dürfen, sondern grundsätzlich nur durch bzw. zumindest unter Beteiligung der Abteilung Finanzen. Im Hinblick auf die Begleichung von Eingangsrechnungen wird darauf hingewiesen, dass diese grundsätzlich an die Pädagogische Hochschule Freiburg adressiert sein müssen. Beschaffung von Kaffeegeschirr, Geschenken u.ä. Aus aktuellem Anlass wird auf die geltenden haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Landes verwiesen, wonach für diese Beschaffungen in der Regel kein dienstliches Bedürfnis vorliegt und dafür Haushaltsmittel grundsätzlich nicht in Anspruch genommen werden dürfen. Vorleistungen Leistungen des Landes vor Empfang der Gegenleistung (Vorleistungen) dürfen nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt und regelmäßig durch Sicherheitsleistung abgesichert ist. In allen Fällen bedarf es der Genehmigung durch den Beauftragten für den Haushalt (Kanzler). Dies gilt auch für Bestellungen im Rahmen von Drittmittelprojekten. Ggf. erkundigen Sie sich bitte bei anderen Firmen, ob diese auch ohne Vorleistung liefern würden. Vergaberechtliche Regelungen Grundsätzlich ist zu beachten, dass dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen eine öffentliche Ausschreibung vorauszugehen hat, sofern nicht eine Ausnahmeregelung gem. den geltenden landesrechtl. Vorschriften getroffen ist. Dies gilt i.d.r. auch für Beschaffungen im Rahmen von Drittmittelprojekten, es sei denn, es sind ausdrücklich anderweitige Regelungen vereinbart. Nach aktueller Rechtslage besteht derzeit die Möglichkeit der - 4 -

5 a) beschränkten Ausschreibung; zulässig bis zu einem Höchstwert von Euro (ohne Umsatzsteuer), b) freihändigen Vergabe; zulässig bis zu einem Höchstwert von Euro (ohne Umsatzsteuer). Hierbei sollen grdstzl. mind. drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, es sein denn, es kommt für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht. Vor einer Freihändigen Vergabe ist in der Regel eine formlose Preisermittlung (Anfrage bei mehreren geeigneten Unternehmen) durchzuführen und schriftlich zu dokumentieren. Für nähere Auskünfte zum Vergaberecht steht Ihnen die Abteilung Finanzen Frau Sommer gerne zur Verfügung. Für die Beachtung meiner Hinweise bedanke ich mich. Mit freundlichen Grüßen gez. Hendrik Büggeln Kanzler Pädagogische Hochschule Freiburg Kunzenweg Freiburg Zentrale: