Zentrale Herausforderungen an das Rechnungswesen der Hochschulen

Transkript

1 Zentrale Herausforderungen an das Rechnungswesen der Hochschulen Einführung in das Thema Andrea Güttner Kassel,

2 Zentrale Herausforderungen Interne Anforderungen an das Rechnungswesen Schaffung von Transparenz Kontrolle internes Informationssystem zur Allokation von Ressourcen der Hochschule Vergleichbarkeit von Kosten und Leistungen 2

3 Zentrale Herausforderungen Externe Anforderungen an das Rechnungswesen Rechenschaftslegung Land über (Jahres-)Abschlüsse Drittmittelgeber (Abrechnung eines Projektes) Studierende (Verwendung von Studienbeiträgen) Allerdings: Die externen Anforderungen werden komplexer! 3

4 Externe Anforderungen EU-Beihilfeverbot: Einführung der Trennungsrechnung! 7. FRP: Berechnung des Overheads Abbildung der indirekten Kosten auf Ebene der Forschungsprojekte über ein zertifiziertes Verfahren oder über eine Vollkostenrechnung Die Anforderungen an das Verfahren (Zertifizierung oder Vollkostenrechnung) sind sehr hoch! 4

5 Beihilfeverbot Artikel 107 Absatz 1 des Vertrages zur Arbeitsweise der EU Soweit in den Verträgen nicht etwas anderes bestimmt ist, sind staatliche oder aus staatlichen Mitteln gewährte Beihilfen gleich welcher Art, die durch die Begünstigung bestimmter Unternehmen oder Produktionszweige den Wettbewerb verfälschen oder zu verfälschen drohen, mit dem Binnenmarkt unvereinbar, soweit sie den Handel zwischen Mitgliedstaaten beeinträchtigen. Bedeutung: Verbot, staatliche Förderung für wirtschaftliche Tätigkeiten zu nutzen. Hierunter fallen auch Forschungseinrichtungen. Zielsetzung der EU: Vermeidung von Verzerrungen im Binnenwettbewerb 5

6 Beihilfeverbot Rechtliche Grundlagen: Vertrag über die Arbeitsweise der EU und Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation Konsequenzen: Einführung der Trennungsrechnung Abgrenzung von wirtschaftlicher und nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit Abbildung der wirtschaftlichen Tätigkeit über das Rechnungswesen (direkte und indirekte Kosten) im Rahmen des Jahresabschlusses 6

7 Abgrenzung wirtschaftlicher / nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit Definition Eine wirtschaftliche Tätigkeit liegt vor, wenn Waren und/oder Dienstleistungen auf einem bestimmten Markt angeboten werden, zum Beispiel: die Vermietung von Infrastruktur, Dienstleistungen für gewerbliche Unternehmen, Auftragsforschung, Forschungstätigkeiten in Ausführung von Verträgen mit der gewerblichen Wirtschaft, die Vermietung von Forschungsinfrastruktur, Beratungstätigkeit. 7

8 Abgrenzung wirtschaftlicher / nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit Es liegt keine staatliche Beihilfe vor, wenn die Forschungseinrichtung ihre Dienstleistung zum Marktpreis erbringt oder - falls kein Marktpreis vorliegt - die Dienstleistung zu einem Preis erbracht wird, der sowohl sämtliche Kosten als auch eine angemessene Gewinnspanne umfasst! 8

9 Abgrenzung wirtschaftlicher / nicht-wirtschaftlicher Tätigkeit Nicht-wirtschaftliche Tätigkeiten von Forschungseinrichtungen sind : Ausbildung von mehr und besser qualifizierten Humanressourcen, unabhängige Forschung und Entwicklung, auch im Verbund, zur Erweiterung des Wissens und des Verständnisses, Verbreitung der Forschungsergebnisse. Dies gilt auch für den Technologietransfer, wenn es sich um hochschulinterne Tätigkeiten handelt und alle hieraus der Einrichtung zukommenden Einnahmen in die Haupttätigkeiten der Forschungseinrichtung zurückgeführt werden! 9

10 Anforderungen an das Rechnungswesen Abbildung der direkten und der indirekten Kosten einer wirtschaftlichen Tätigkeit: Grundlage ist die Kosten-Leistungsrechnung (KLR): Kosten, die der staatlich finanzierten Forschung, Lehre und Dienstleistung entstehen, können der wirtschaftlichen Tätigkeit zugeordnet werden! Ausdifferenzierung der wirtschaftlichen Tätigkeit auf der Ebene der Kostenträgerrechnung Zuordnung der direkten und indirekten Kosten zum jeweiligen Kostenträger 10

11 Anforderungen an das Rechnungswesen Buchung der direkten Kosten auf die wirtschaftliche Tätigkeit über die Umlage der Sachmittel/Sachkosten, handelsrechtliche Abschreibungen (AfA), Personalkosten (staatlich finanziert). Buchung der Personalkosten aus Mitteln des wirtschaftlichen Projektes. Für die Umlage der Personalkosten kommen Zeiterfassungssystemen besondere Bedeutung zu! 11

12 Anforderungen an das Rechnungswesen Indirekte Kosten einer wirtschaftlichen Tätigkeiten sind Kosten, die im Zusammenhang mit dem Projekt anfallen, jedoch hierauf nicht direkt verbucht werden können: Energiekosten Mieten Verwaltungstätigkeiten Der so genannte Overhead wird zumeist nach hochschulinternen Durchschnitten pauschalisiert und durch Umlagen/Verrechnungen den Projekten zugewiesen! 12

13 Anforderungen an das Rechnungswesen: 7. FRP Neuerungen des 7. Forschungsrahmenprogramms Erstattungsfähig sind nur die direkten und indirekten Forschungskosten: Trennung der Forschungs- und Lehrkosten. Kosten für die Grundausstattung einer Hochschule können geltend gemacht werden. 75% der direkten Kosten eines Forschungsprojektes werden erstattet, davon können 60% als Overheadpauschale geltend gemacht werden. 13

14 Anforderungen an das Rechnungswesen: 7. FRP Eine Abbildung der indirekten Kosten auf der Ebene des Forschungsprojektes über ein zertifiziertes Verfahren oder eine Vollkostenrechnung kann sich lohnen: 100%ige Erstattung der indirekten Kosten Je nach Fachgebiet liegt der reale Overhead zwischen 60% und 150%! 14

15 Anforderungen an das Rechnungswesen: 7. FRP Methodenzertifikate der EU (gemäß Annex VII - Form E) Berechnung von Personalkosten (bei Abrechnung der indirekten Kosten über die Overheadpauschale) Berechnung von Personalkosten und der indirekten Kosten Personalkostendurchschnittssätze Problem: sehr wenige erfolgreiche Zertifizierungen 15

16 Anforderungen an das Rechnungswesen: 7. FRP Definition: Vollkostenrechnung Sämtliche Kosten werde auf die Kostenträger verrechnet. Direkte Kosten können der erbrachten Leistung auf Ebene der Kostenträger zugeordnet werden. Indirekte Kosten werden auf Kostenstellen gebucht und über Durchschnittssätze den Kostenträgern zugeordnet. Es wird nicht zwischen fixen und variablen Kosten differenziert. Problem: Schlüsselungen der Durchschnittssätze auf die einzelnen Kostenträger erscheinen zum Teil willkürlich in dem Bemühen, alle Kosten zuzuordnen! 16

17 Zusammenfassung Neue und komplexere Anforderungen an das Rechnungswesen machen es notwendig, das eigene Rechnungswesen so auszugestalten, dass Kosten von Forschung und Lehre sowie von wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Tätigkeiten getrennt betrachtet werden können. Kosten zumindest nach Fächergruppen unterschieden werden können. Indirekte Kosten über Pauschalen oder anderen Umlageschlüssel einzelnen Projekten zugeordnet werden können. Abschreibungen berücksichtigt werden. 17

18 Viele Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten: 18