Multiprojektmanagement unter Einbeziehung des Anforderungsmanagements

Transkript

1 Vortrag für das GI-Fachgruppentreffen Requirements Engineering am in München Multiprojektmanagement unter Einbeziehung des Anforderungsmanagements by Nikolaus Kühl Bei Rückfragen: oder MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 1

2 Vortrag für das GI-Fachgruppentreffen Requirements Engineering am in München Was ist Multiprojektmanagement? Warum so viele Projekte scheitern Abgrenzung nach Projekttypen Gemeinsamkeiten der Projekttypen Allgemeine Methodik: Aufteilung in Phasen Software-Auswahl in 6 Stufen Software-Entwicklung LifeCycle Unterstützung durch Softwarewerkzeuge Demo und Snapshots Zusammenfassung MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 2

3 Was ist Multiprojektmanagement? Stellen Sie sich vor, Sie bekommen die Aufgabe: ca. 100 Projekte zu managen. Das ist Multiprojektmanagement! Stellen Sie sich weiter vor: Davon sind 80 % Prio 1 und Prio 2 Projekte Wie bewältigen Sie heute eine solche Herausforderung? Mein Vortrag soll erfolgreiche Wege aufzeigen MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 3

4 Warum so viele Projekte scheitern Wie können wir das vermeiden? Quelle: PA Consulting Group MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 4

5 Abgrenzung nach Projekttypen R & D Projects Manufacturing Projects Organisational Undertakings Construction Projects Projecttypes Industry Engineering vehicle constr. Shipbuilding Aerospace Electrical Chemical Apparatus Eng. Construction... New Technologies Service Industry Public Sector Institutions Industry sectors Project examples Developmentand rollout of new product or systems Buildup of plants extensive new building projects extensive rationalisationventures Mergersand Shutdown actions Business Process Reengineering IT Projects Complex Studies Election campaigns Unser Fokus: IT-Projekte Hefter MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 5

6 Gemeinsamkeiten der Projekttypen Gemeinsamkeiten der Projekttypen Softwareauswahl und Softwareentwicklung: Anforderungsmanagement (Anf. müssen klar sein, Projektmanagement (es muss gesteuert werden) Projektrollen (Stakeholder, Anwender,...) Budget, Aufwand, Kosten Ziele (was soll erreicht werden) Risiken (Zeitüberschreitung, Kostenüberschreitung,..) MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 6

7 Allgemeine Methodik: Aufteilung in Phasen MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 7

8 Die 6-Stufen-Methode Kühl zur sicheren System-Auswahl Entscheidung Vergleich Referenzbesuch Workshop Ausschreibung Marktsondierung Pflichtenheft Make or buy? Soll-Konzept Ist-Analyse MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 8

9 Der Weg - Vorgehensweise mit Requirement-Analyzer Der rot umrandete Bereich stellt die Schritte dar, die erforderlich sind, wenn es nur um die reine Softwareauswahl ohne gleichzeitige Verbesserung /Optimierung von Geschäftsprozessen geht. Der blau umrandete Bereich stellt die Schritte dar, die bei einer Geschäftsprozessoptimierung zusätzlich anfallen MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 9

10 Multiprojektmanagement Datenbasis-Ausgangsbasis, Ziel Wo stehen wir heute? Wo wollen wir hin? Grobe Priorisierung, Verweis auf andere Detaildokumente MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 10

11 Multiprojektmanagement Datenbasis Welche Rahmenbedingungen? Projektrahmendaten, Termine, Verantwortlichkeiten, MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 11

12 Multiprojektmanagement Datenbasis Was müssen wir tun? Detaillierung des Arbeitsschrittes Aufwandsschätzung nach der 3 Experten Methode Soll-Ist Aufwand Status, Rollen Differenzierung der Arbeitsgänge nach Mehraufwand (MA) MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 12

13 Multiprojektmanagement -Mitarbeiterzuständigkeit Wer ist wofür zuständig, MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 13

14 Multiprojektmanagement Portfolioanalyse, Priorisierung Wie finden wir eine sinnvolle und nachvollziehbare Reihenfolge? Priorisierung aufgrund objektiver Daten möglich MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 14

15 Multiprojektmanagement Portfolioanalyse, Priorisierung Wie finden wir eine sinnvolle und nachvollziehbare Reihenfolge? Export nach Excel für verteile Offline-Bearbeitung Korrespondierende ECXEL-Tabelle durch Export MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 15

16 Multiprojektmanagement Mitarbeiterauswertung PrP Monat Abfallprodukt: Controlling als Basis für fundierte zukunftsorientierte Dispositionen Wer steht in welchem Umfang für welche Aufgaben Zur Verfügung? Basis für Verfügbarkeit und Ressourcenplanung MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 16

17 Multiprojektmanagement Mitarbeiterauswertung PrP Jahr Abfallprodukt: Controlling als Basis für fundierte zukunftsorientierte Dispositionen Wer steht in welchem Umfang für welche Aufgaben Zur Verfügung? Basis für Verfügbarkeit und Ressourcenplanung MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 17

18 Multiprojektmanagement Export nach EXCEL/MS-Project Schnittstellen: Vom Multiprojektmanagement Nach EXCEL Nach MS-Project Nach Vielfältige Weiterbearbeitung durch EXCEL-Export MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 18

19 Multiprojektmanagement Termine/Aufwand Schnelle Info zum einzelnen Projekt MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 19

20 Multiprojektmanagement Zeiterfassung tagesgenau Nur wenige Minuten für jeden Einzelnen täglich! Zeiterfassung mit Bezug zum Arbeitsschritt tagesgenau! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 20

21 Multiprojektmanagement Aufgabenauswahl mit Schlagwort Schnelles Auffinden über alle Datenfelder hinweg! Schnelles Auffinden relevanter Daten durch Schlagwortsuche MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 21

22 Multiprojektmanagement Projektbegleitblatt Tages/Stunden aktuelles Projektbegleitblatt mit allen relevanten Daten für Besprechungen, Zwischen- und Abschluss-Dokumentation Jederzeit aktueller Projektstand sauber dokumentiert! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 22

23 Multiprojektmanagement mit System Schnelle Übersicht auch bei über 100 gleichzeitigen Projekten durch Ampelsystem MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 23

24 Zusammenhang Anforderungskosten und Fehlerkosten Quelle: Hartmut Petters Pareto-Prinzip beachten! 20: MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 24

25 Ergebnis der Anforderungs-Analyse KO-Merkmale M I T A R B E I T E R Gewichtete Anforderungen geclustert! Anforderungen MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 25

26 Ergebnis der Ist-Analyse Die Prozesslandkarte Durchblick auch bei komplexen Zusammenhängen! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 26

27 Geschäftsprozess-Modellierung Aufbauend auf der Ist-Analyse werden die Geschäftsprozesse modelliert. Nur bekannte Prozesse lassen sich optimieren MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 27

28 Geschäftsprozess-Beispiel Nur bekannte Prozesse lassen sich optimieren MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 28

29 Soll-Konzept Anforderungskatalog Im Soll-Konzept werden die Anforderungen an das neue System definiert und mit Prioritäten versehen. Des weiteren beinhaltet das Soll-Konzept: Aufbau- und Ablauforganisation Soll Beleg- und Informationsfluss Soll Datengerüst und Datenqualität geplante Technik (IT-Infrastruktur) geplante Nummernsystematik bzw. Klassifizierung Anforderungskatalog der Anwender mit Gewichtung Abstimmung der Anforderungen mit Geschäftsleitung und Erfahrungsträgern KO-Liste mit harten Anforderungen MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 29

30 Pflichtenheft Anforderungskatalog als Tabelle Basis für das IT-gestütztes Matching der Anforderungen mit den am Markt befindlichen Systemen. Einsparung mehrerer Wochen Projektzeit! Nichts wird vergessen! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 30

31 Marktsondierung Ausschreibung Workshop - Referenzbesuch Eingrenzung des Marktangebots (Beispiel) Alle Anbieter werden in die Marktrecherche einbezogen Anforderungen Top 20 werden mit KO Merkmalen gesiebt Top 20 Top 10 erhalten eine Ausschreibung mit Preisanfrage Top 10 1-Tages-Workshop ohne eigene Daten, aber mit vorgegebenem Drehbuch Top 5 Workshops mit eigenen Daten. Alle Geschäftsprozesse nachbilden, Anpassungsaufwand festlegen und dokumentieren, Referenzbesuch, Vertragsverhandlung mit den besten 2 Anbietern Top 2 ENTSCHEIDUNG! Der sichere Weg! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 31

32 Wie kann man das Scheitern verhindern? Durch Multiprojektmanagement by Kühl MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 32

33 Vorgehensmodell V-Modell oder PRINCE2 Mit den geeignetsten Tools Aufwand reduzieren! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 33

34 Wer gehört zum Projekt? Wer hat welche Aufgaben? Die Festlegung erfolgt bedarfsgerecht. Hier ein Beispiel: Unternehmensleitung Definiert Visionen, Strategien, Ziele definiert das Projektziel definiert Ecktermine definiert das Projektbudget definiert das Projektteam definiert den Projektleiter Verantwortlich für - inhaltliche - terminliche - kostenmäßige Durchführung Lenkungsausschuß Projektleitung Intern: Extern: definiert grundsätzliche Vorgehensweisen bewertet die erarbeiteten Lösungen entscheidet über Durchführung Plant im Rahmen der Vorgaben Überwacht Einhaltung der Vorgaben definiert Aufgabenstellungen verteilt Aufgaben an das Team bewertet Lösungen revidiert Planung berichtet dem Lenkungsausschuß Mitglieder aus allen betroffenen Bereichen Vertrieb Materialwirtschaft Einkauf Lager Projektteam Konstruktion Fertigung Zeitwirtschaft Kalkulation QC bearbeitet die Projektaufgaben MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 34

35 Profil Kühl Seit über 30 Jahren Erfahrung im Bereich ERP/PPS Eigen-Entwicklung eines ERP/PPS-Systems Zahlreiche ERP/PPS-Projekte mit Fremd-Anbietern Ausbildungsberechtigung für IT-Berufe durch RP-Düsseldorf und IHK Bonn-Rhein-Sieg Akkreditierter Berater der IT-Matchmaker Sachverständiger für ERP-PPS- Systeme(BVFS) zertifiziert nach TUEV CERT EN ISO 9002 Lehrbeauftragter an der FH Frankfurt Fachbereich Informatik und Ingenieurwissenschaften ITIL zertifiziert MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 35

36 Historie: Eigen-Entwicklung eines ERP/PPS-Systems Vermarktung und Einsatz durch verschiedene Partner, u.a. CTM-Organisation Dahm-Organisation Diehl Price Waterhouse Uni Erlangen UB Schmidt UB Krause MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 36

37 Zusammenfassung Niemand verpflichtet, außer unseren Kunden und dem Projekterfolg! MITTELSTANDSBERATUNG KUEHL 37