Microsoft Exchange Da geht mehr als. die Post ab. Software für eine effiziente Kommunikation. Where do you want to go today?

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1 Microsoft Exchange Da geht mehr als die Post ab Software für eine effiziente Kommunikation Where do you want to go today?

2 Welche Vorteile hat für mittelständische Unternehmen? Um die kritischen Erfolgsfaktoren Schnelligkeit, Flexibilität und Kosten in sich wandelnden Märkten künftig erfüllen zu können, ist der Einsatz von Groupware- und Mailsystemen, insbesondere für die mittelständische Industrie, künftig ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Dies stellten Klaus Middeler und Christian Lechner, Berater bei der Deutschen Gesellschaft für Mittelstandsberatung (DGM), in einer Studie fest. Knappe Managementkapazität bei gleichzeitig unstrukturierten und stark veränderlichen Aufgaben als Merkmale typisch mittelständischer Strukturen, verursachten nach Ansicht von Lechner und Middeler eine nahezu permanente Abwesenheit der Entscheider vom Arbeitsplatz. Hier bietet eine integrierte - Funktionalität die Möglichkeit einer asynchronen Kommunikation und gewährleistet damit fast hundertprozentige standortunabhängige Erreichbarkeit. Die zunehmende Marktdynamik erfordert auch von mittelständischen Unternehmen ein global playing mit externen Markt- und Kooperationspartnern, wissen die Berater aus einer Vielzahl von Kundenprojekten. Der weltweite Informationaustausch über generiert Potentiale zur Reduzierung von Transaktionskosten durch Vermeidung von Doppelarbeiten und Fehlern aufgrund von Medienbrüchen. Die schnelle bzw. reibungslose Informationsbeschaffung birgt zusätzliche Einsparungspotentiale. Die räumliche Dezentralisierung von organisatorischen Einheiten, wie zum Beispiel Entwicklung, Fertigung, Vertrieb etc., gewinnt unter den Aspekten Kostenminimierung und Steigerung des Kundennutzens auch im Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Zeit- und raumunabhängige Kommunikationsstrukturen über sowie eine integrierte Ressourcenverwaltung auf Groupware- Basis reduzieren, laut Lechner und Middeler, die Prozeßdurchlaufzeit und erhöhen damit die organisatorische Schlagkraft. Einsparungen durch Reduzierung von Koordinationsoder Reisetätigkeit bieten einen weiteren Zusatznutzen. Aus der Erfahrung verschiedener Organisationsberatungsprojekte können die Berater folgendes feststellen: und Groupwareanwendungen sparen auch Kosten im administrativen Unternehmensumfeld, beispielsweise im Rahmen einer Terminplanung. Eine Sekretärin etwa, die ein Treffen mit zwanzig Leuten vereinbaren soll, ist nicht mehr tagelang mit Telefonaten beschäftigt. Den Abgleich der Daten für das Meeting übernimmt beispielsweise ein Groupware-Server von Microsoft. Mit Exchange Server bietet Microsoft nach Meinung der beiden Berater, die auch als Systemadministratoren im eigenen DGM-Netzwerkverbund tätig sind, ein leistungsfähiges und gut skalierbares - Paket mit integrierter Groupware, das in sensiblen Bereichen auch für die notwendige Datensicherheit sorgt. 3

3 spart Geld Einen häufig unterschätzten Anteil der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter nimmt die Abstimmung mit Kollegen und die Informationsgewinnung im Unternehmen in Anspruch. Diesen Zeit- und damit Kostenfaktor können Sie durch elektronische Post reduzieren. Mit einer sind viele Mitarbeiter gleichzeitig erreichbar, und vor allem erreicht sie die Empfänger in kürzester Zeit. Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt ca. 30 Prozent seiner Arbeitszeit nicht an seinem Schreibtisch, sondern in Konferenzen, Besprechungen, Präsentationen, beim Kunden, beim Lieferanten oder ganz einfach beim Mittagessen. In dieser Zeit steht er seinen Kollegen für Termine per Bei Einsatz von Microsoft Exchange Schedule+, der Software zur individuellen und Gruppenterminverwaltung kommt automatisch zum Einsatz, um Besprechungen und Termine abzustimmen und im elektronischen Kalender einzutragen. Werden dabei Ressourcen belegt (Räume, Geräte oder auch Fahrzeuge), sind sie für andere zu diesem Zeitpunkt als bereits reserviert erkennbar. Fragen oder Anregungen nicht zur Verfügung. Ein Mitarbeiter, der sich an ihn wenden will, wird ein- oder zweimal anrufen, dann eine Nachricht für einen Rückruf hinterlassen und hoffen, daß er bei dem Rückruf selbst am Platz ist. Denn sonst beginnt der gesamte Prozess von vorne. In dieser ganzen Zeit ist auch keine Information geflossen, d.h. salopp ausgedrückt: die Telefongespräche waren für die Katz. Der Zeitaufwand multipliziert sich noch, wenn sich beispielsweise mehrere Kollegen zu einem Meeting verabreden wollen. In diesem Szenario bietet eine ganze Reihe von Vorzügen. Eine wird unverzüglich in der persönlichen Mailbox des Empfängers hinterlegt, ob er am Platz ist oder nicht. Dies ist vor allem dann ein unschlagbarer Vorteil, wenn Sie mit Leuten kommunizieren wollen, die in anderen Zeitzonen arbeiten, wie zum Beispiel in San Francisco oder Tokio. Außerdem wird eine vom Empfänger nicht als störende Unterbrechung empfunden, so wie wir das alle von unserem Telefon kennen, sondern man widmet sich konzentriert den eingegangenen s zu individuell ausgewählten Zeiten am Tag. Da heute immer mehr Leute mit dem PC arbeiten, werden auch immer mehr Informatio- Vorteile elektronischer Post zeitsparender Informationsaustausch optimale Verteilung an unterschiedliche Empfängergruppen wiederholte Anrufe bei Abwesenheit unterbleiben schnelle Kommunikation für den Außendienst elektronische, strukturierte Informationsablage ergänzende Arbeitsunterlagen, wie Texte und Grafiken, können mitversandt werden keine Unterbrechung anderer Arbeitsabläufe schnelles Weiterleiten bei Nichtzuständigkeit 4

4 nen in elektronischen Dokumenten gespeichert. Diese Dokumente können mit schnell und einfach versandt und weiterverarbeitet werden. Elektronische Memos gehen sicher und einfach an die richtigen Stellen Häufig informiert eine Stelle im Unternehmen eine Reihe anderer über Neuerungen oder Anforderungen und vieles mehr. Die Information soll bestimmte Zielgruppen erreichen. Für solche Memos richtet man spezielle Empfängergruppen ein, zum Beispiel Abteilungen, Projektteams oder Interessengruppen. Ebenso Das Ende der Laufzettel Viele Arbeitsabläufe in Unternehmen erfordern, daß Informationen und Arbeitsmaterial durch mehrere Abteilungen gelangen und Empfang, Bearbeitung sowie Weitergabe auf einem Laufzettel festgehalten werden. Auch dies funktioniert mit viel besser. Sogenannte EForms, elektronische Formulare, gehen zusammen mit den elektronischen Unterlagen den schnellen Weg durch die Instanzen. kann ein Memo der Geschäftsleitung oder des Betriebsrats auch an Alle gehen. Neue Mitarbeiter werden sofort in die Empfängergruppen aufgenommen, deren Informationen sie erhalten sollen und damit automatisch vom ersten Tag an bei der Informationsverteilung berücksichtigt. Keine Assistenz muß mehr für das Kopieren und Verteilen von Memos herangezogen werden. Äußere Form und Ausdruck in s sind zweitrangig. Der Charakter des Mediums repräsentiert sich durch knappe und konkrete Information. Und schließlich ist das Verfassen von s auf dem PC von jedem innerhalb kürzester Zeit erlernbar. Sämtliche Vorteile der elektronischen Post kommen auch Mitarbeitern im Außendienst zugute. Mit einem transportablen Rechner können sie sich von überall stets auf dem laufenden halten und auch selbst Informationen versenden. 5

5 Immer mehr Kunden entscheiden sich für Windows NT Server Grundlage für Microsoft Exchange, den -Server mit integrierter Groupware, ist das Netzwerkbetriebssystem Windows NT Server. Dieses öffnet Ihnen das Tor zur Welt der Netzwerkkommunikation mit Leistungsmerkmalen, die sich für Ihr Unternehmen vom Start weg auszahlen. Windows NT Server liegt seit September 96 in der Version 4.0 vor. Die Zeiten kryptischer Netzwerksysteme sind endgültig vorbei. Windows NT verbindet den Bedienungskomfort von Windows mit der Leistungsvielfalt und Sicherheit eines modernen Betriebssystems. Dabei erfüllt es eine Reihe von Anforderungen, die heute an ein modernes 32-Bit-Betriebssystem gestellt werden. Windows NT ist: Sicher - eigentlich selbstverständlich, aber es bedeutet, daß sich durch die Multitasking-Fähigkeit und das Speichermanagement Programme gegenseitig nicht beeinflussen, auch wenn sie gleichzeitig ablaufen. Skalierbar - man kann mit Windows NT in einem kleinen Netz beginnen und es dann bei wachsenden Leistungsanforderungen sukzessive ausbauen - bis hin zu Servern mit mehreren Prozessoren. Portierbar - nicht nur auf der bekannten PC-Architektur ist Windows NT einsetzbar. Auch auf Alpha-, PowerPC- oder RISC-Rechnern kann mit Windows NT gearbeitet werden. Komfortabel - Systemadministratoren können über die gewohnte Windows-Oberfläche rasch auf alle Verwaltungsfunktionen, die in einem Netz ausgeführt werden müssen, zugreifen. Darüber hinaus fügt sich Windows NT von Microsoft ganz hervorragend in bestehende Hard- und Software-Investitionen ein. Ob Unix -, Novell -, MS-DOS - oder Windows- Systeme, ja sogar Mainframe-Rechner können mit dem neuen Netzwerkbetriebssystem in Verbindung gebracht werden. Gleichzeitig bleiben die Hardwarekosten im Rahmen. Bereits ab Mark bekommen Sie heute einen PC-Server, dessen Leistung ausreicht, um eine Vielzahl der anfallenden Aufgaben unter Windows NT Server zu übernehmen. Hand in Hand: Kommunikation mit Windows NT Server Im Gegensatz zu den meisten anderen Server-Betriebssystemen beschränkt sich Windows NT Server nicht darauf, Datei- und Druckeroperationen zur Verfügung zu stellen. Vielmehr bietet es die zusätzliche Funktionalität eines Kommunikationsservers, der zum Beispiel dafür zuständig ist, Benutzeranmeldungen über Telefon- oder ISDN-Leitungen 6

6 anzunehmen. Auf diese Weise kann ein Mitarbeiter, der sich außer Haus befindet, trotzdem auf seine Dateien zugreifen. Das funktioniert übrigens auch, indem er sich mit einem nahegelegenen Internet-Anbieter (Provider) verbindet und dann die Kommunikation mit dem Windows NT Server aufnimmt. Die Kommunikation mehrerer Server über Wählleitungen und Internet gewährleistet die nahtlose Verbindung von mehreren Außenstellen eines Unternehmens. Windows NT Server im Unternehmen komfortable Bedienung mit Windows-Oberfläche sicher, leistungsfähig und skalierbar zugleich arbeitet auf preisgünstigen PC-Systemen große Auswahl an Hard- und Software Kommunikation mit anderen EDV-Welten zukunftsorientiert durch Internet Technologien Bei zusätzlichem Einsatz des SQL Servers ist der gemeinsame und sichere Zugriff auf Datenbanken, Preislisten, Lagerdaten oder Kundendaten möglich. Jeder, der mit diesen Informationen arbeiten muß, hat sie so unproblematisch zur Hand, als wären sie auf seinem eigenen Rechner. Auch die Verwaltung des Windows NT Servers funktioniert so. Um beispielsweise neue Anwender einzutragen, Zugriffsrechte neu zu formulieren oder Geräte anzumelden, müssen keine kryptischen Kommandos am Server-Rechner eingegeben werden. Von jedem Rechner im Netzwerk kann ein Administrations-Berechtigter diese Aufgaben unter Windows erledigen. Sollte die PC-Hardware mit dem ansteigenden Durchsatz nicht mehr fertig werden, schließen Sie einfach einen zweiten Server an und verteilen die Aufgaben und Kapazitäten so, daß alle gleichmäßig ausgelastet sind. Oder Sie bauen das vorhandene System aus, gegebenenfalls ersetzen Sie es durch eine leistungsstarke Multiprozessor-Maschine. Und damit Sie sich mit dem größten Netzwerk der Welt, dem Internet, verbinden können, wird zusammen mit dem Windows NT Server der Internet Information Server geliefert. Er ermöglicht den Aufbau Ihres eigenen Internet- oder Intranet-Servers. Entwickelt werden die Internet-Seiten mit Microsoft FrontPage, einem Design- und Verwaltungsprogramm für Web-Seiten, das leicht bedienbare Assistenten für die ersten Schritte bis zu kompletten Umgebungen für das World Wide Web anbietet. Auch dieses Programm ist im Lieferumfang von Windows NT Server bereits enthalten. Sie sehen, Windows NT Server ist nicht nur die optimale Plattform für Ihre - und Groupware-Infrastruktur, sondern bietet Ihnen Leistung, Sicherheit und Komfort im Netz. Die gesamte Architektur von Windows NT Server ist skalierbar bzw. ausbaufähig. Das bedeutet für Sie, daß das System mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ob mehr Benutzer, mehr Daten oder vermehrte Kommunikation - Windows NT ist für alle Fälle gerüstet. Hardwareanforderungen für Windows NT Server PC mit oder Pentium -Prozessor 125 MByte verfügbarer Festplattenplatz 16 MByte Arbeitsspeicher (weitere 16 MByte bei Einsatz von Exchange Server) CD-ROM-Laufwerk VGA-Grafikkarte Microsoft Mouse oder kompatible 7

7 Das bringt Software von Microsoft Nach der Etablierung im Anwendungsmarkt entscheiden sich jetzt auch immer mehr Unternehmen dafür, Microsoft-Produkte für komplexe Server- und Kommunikationslösungen einzusetzen. Nach dem unglaublichen, weltweiten Erfolg von MS-DOS und Microsoft Windows hat Microsoft nicht nur auf dem Betriebssystemmarkt, sondern auch in den Bereichen Standard-Applikationen, Client/Server-Software, Entwicklungswerkzeuge und Home-Software anerkannt gute Produkte entwickelt und auf den Markt gebracht. Dabei wurde nicht nur auf die leichte Bedienbarkeit, hohen Benutzer- Der Name Microsoft steht für: alles paßt zusammen Zuverlässigkeit und Stabilität kurze Innovationszyklen zukunftsgerichtete Entwicklungen optimale Einpassung in bestehende Systeme breites Software-Angebot professionelle Partner für alle Bereiche Sicherheit für Ihre Investitionen komfort und eine große Leistungsvielfalt geachtet, sondern auch auf die Migrationsfähigkeit, die Kompatibilität zu vergangenen und gegenwärtigen Standards und die Integration in bereits bestehende EDV-Welten. Im folgenden sehen Sie einen Überblick über die wichtigsten Microsoft-Produkte: Betriebssysteme - ohne sie funktioniert kein PC. Microsoft Windows 95 für den Anwender am Schreibtisch oder zu Hause, Windows NT Workstation für den Anwender im lokalen Netz oder mit besonderen Sicherheitsanforderungen, Windows NT Server, das Netzwerksbetriebssystem für die Zukunft. Office-Anwendungen - nach Windows das bekannteste Produkt bei Microsoft ist die Textverarbeitung Microsoft Word. Die weiteren Office-Anwendungen sind die Tabellenkalkulation Excel, das Präsentationsprogramm PowerPoint und die Datenbanksoftware Access. Neu dazu kam Schedule+, das heute auch Bestandteil von Microsoft Exchange ist und für netzweite Termin- und Ressourcenplanung sorgt. Nicht zu vergessen Microsoft Project für die professionelle Projektplanung und -steuerung. BackOffice-Anwendungen - ideal im Zusammenspiel mit Windows NT Server präsentieren sich die Server-Produkte SQL Server für die fortgeschrittene Datenbank, SNA Server, damit der Mainframe Verbindungen bekommt, Systems Management Server für die Verwaltung großer Netze mit integrierter Softwareverteilung und Microsoft Exchange Server. Aber über den reden wir später ausführlich. Entwicklungswerkzeuge - Visual FoxPro für das Datenbankdesign, Visual Basic, die verbreitetste Programmiersprache und Visual C++ für den Hardcore-Programmierer. Internet-Anwendungen - eine ganz neue Welt tut sich im Internet auf. Darauf müssen natürlich auch die Anwendungen programmiert sein: Microsoft FrontPage, das professionelle Werkzeug für den Aufbau Ihrer Homepage, 8

8 der Internet Information Server, der die Homepage dann der ganzen Welt zur Verfügung stellt und aufpaßt, daß niemand in Ihr Netz kommt und natürlich Microsoft Internet Explorer, der Ihnen die ganze Welt des Internet erst so richtig eröffnet. Für die Entwicklung von Programmen gibt es VB Script und Visual Basic. Weitere Produkte werden in dieser Kategorie in den nächsten Monaten vorgestellt. Zudem werden die Internet-Technologien auch immer stärker in alle anderen Anwendungen integriert. Home-Produkte - Microsoft Works, sozusagen das Office für zu Hause, Microsoft Money für die private Finanzverwaltung und Microsoft Publisher für die perfekte Gestaltung von Print- Material. Dazu kommen jede Menge Multimedia-Titel für groß und klein aus den Bereichen Wissen und Unterhaltung. Eine Software kommt selten allein Wer am PC arbeitet, nutzt in den meisten Fällen nicht nur eine Funktion. Wer Briefe und Im Labor reift die Software zu einem Spitzenprodukt Gute Software sollte nicht nur viele Funktionen abdecken, sondern auch leicht bedienbar sein. Um diese Bedienbarkeit stetig zu verbessern, hat Microsoft ein sogenanntes Usability Lab eingerichtet, in dem Laien und Profis bei der Bedienung neuer Softwareprodukte beobachtet und um ihre Meinung gefragt werden. So werden ihnen zum Beispiel bestimmte Aufgaben gestellt, die es mit der Software zu erledigen gilt. Die Testperson kommentiert dabei das eigene Vorgehen vor laufender Kamera. So kann schnell festgestellt werden, wenn Anwender immer an der gleichen Stelle in einem Programm oder Menü hängenbleiben, und der Stolperstein kann rasch beseitigt werden. Memos schreibt, möchte diese auch gerne verschicken. Wer Daten auswertet, möchte sie auch gerne präsentieren, wer durch das Internet surft, möchte auch gerne eigene Inhalte veröffentlichen. Microsoft achtet darauf, daß alle seine Anwendungen einwandfrei zusammenarbeiten - sowohl jetzt als auch in Zukunft. Und nicht nur die Daten sind unter den Programmen austauschbar. Die Bedieneroberfläche ist einheitlich, viele Funktionen lassen sich gemeinsam nutzen, und die einzelnen Anwendungen können untereinander kommunzieren. So können Sie aus Word heraus versenden oder Daten mit PowerPoint präsentieren, die Sie mit Excel direkt verändern können. Auf unsere Partner sind wir ganz besonders stolz Darüber hinaus hat Microsoft den Aufbau einer Infrastruktur initiiert, in der Unternehmen in aller Welt Microsoft-Anwendern Beratung bei Softwareprojekten, Training für Microsoft-Programme, Technologie-Seminare und technischen Service und Support bieten. Unter dem Überbegriff Microsoft Solution Provider gibt es eine große Zahl von Firmen, die Fachleute und Spezialisten beschäftigen, die basierend auf Microsoft-Software eigene Software für alle Branchen entwickeln und bei Ihnen installieren. Andere wiederum bieten Trainings vom Word-Kurs für Einsteiger bis hin zum fundierten Netzwerk-Administration-Seminar. Die dritte Gruppe bietet technischen Support für Soft- und Hardware. SOLUTION PROVIDER 9

9 Grenzenlose Kommunikation mit Microsoft Exchange war früher oft beschränkt auf den Austausch einfacher Nachrichten. Das ist heute nicht mehr ausreichend. Exchange verbindet als modernes Client/Server-Messaging-System fortgeschrittene, komfortable -Funktionalität mit weiteren Groupware-Funktionen, die die Zusammenarbeit unterstützen und effizienter machen. Netzweite Gruppenterminplanung, Diskussionsforen, gemeinsame Dokumentablagen und -verwaltung sowie die Möglichkeit, einfach angepaßte Anwendungen zu erstellen, gehören zum Leistungsumfang von Microsoft Exchange dazu. Das Einstiegspaket: Der Microsoft Exchange Server, ein -Server mit integrierter Groupware. Die am häufigsten genutzte Messaging-Anwendung ist nach wie vor Elektronische Post - kurz genannt. Microsoft Exchange basiert auf den beiden -Standards Internet Mail und X.400 Mail. Darüber hinaus sind Verbindungen zu den PC- -Systemen MS Mail und cc:mail (ab Version 4.5) enthalten; von Drittanbietern sind Übergänge zu existierenden proprietären -Welten oder anderen Kommunikationsdiensten wie Fax verfügbar. Mit dem Exchange Client werden alle eingehenden s oder Faxe sowie auch beliebige Dokumente, elektronische Formulare oder auch gesprochene Nachrichten gemeinsam verwaltet. Alle Objekte können weitergeleitet, beantwortet oder in der zentralen Informationsverwaltung abgelegt werden. Umgekehrt können ausgehende s mit einer Sendung gleichzeitig an Empfänger aus verschiedenen Mailsystemen, an Faxempfänger und andere Dienste versandt werden. Mehr als einfacher Text Exchange-Anwender können ihre Nachrichten mit verschiedenen Schriftarten und -größen, farbigem Text oder Absatzformatierungen gestalten. Mit einfachem Drag & Drop können übernommene Texte, Grafiken oder Anlagen an beliebiger Stelle in der eingefügt werden. Häufig benutzte Textblöcke können gespeichert und abgerufen werden. Beispielsweise läßt sich eine abschließende Grußformel automatisch am Ende anfügen. Groupware-Anwendungen Es gibt viele Kategorien sogenannter Groupware-Anwendungen. Sehr beliebt ist das Diskussionsforum, auch Bulletin Board oder Schwarzes Brett genannt. Diskussionsforen entlasten den Anwender von eingehenden -Nachrichten in seiner Mailbox, die eine Diskussion von Problemen oder Erfahrungen über einen -Verteiler zur Folge hat. Ferner wird die gesamte Historie nur einmal zentral gespeichert statt von jedem auf seiner persönlichen Ablage. Andere Mitarbeiter können auch nachträglich von der Diskussion profitieren und müssen nicht jedesmal wieder das Rad von neuem erfinden. Der Microsoft Exchange Server stellt mit dem Server und dem Client alles bereit, was zur Erstellung und Benutzung solcher Diskussionsforen erforderlich ist. 10

10 Öffentliche Ordner Die öffentlichen Ordner auf den gemeinsamen Dokumentablagen im Microsoft Exchange Server bieten eine sichere Speicherung beliebiger Informationen: s, Dokumente, elektronische Formulare, Bilder und auch Sprachnachrichten. Sie dienen dem gemeinsamen Zugriff auf diese Informationen und können über automatische Replikation auf verschiedenen Servern verfügbar sein. Dokumente können direkt im Ordner geöffnet werden. Die Ordner können beliebig geschachtelt sein. Beispielsweise können alle regionalen Verkaufsberichte in einem öffentlichen Ordner abgelegt werden. Durch die Replikation des Ordners zwischen den Servern der einzelnen Regionen kann jeder Verkaufsleiter mit den aktuellsten Zahlen aller Regionen arbeiten. Jeder Benutzer kann zusätzlich persönliche Ordner anlegen, die er im allgemeinen auf seinem lokalen PC speichert. Persönliche Ordner sind ideal für mobile Mitarbeiter, die ihre Daten mitnehmen möchten. Spezielle Offline- Ordner enthalten lokale Kopien von der Mailbox oder von öffentlichen Ordnern der zentralen Ablage. Auf diese Weise kann der Anwender auch mit diesen Informationen arbeiten, ohne über ein Netzwerk mit dem Exchange Server verbunden zu sein. So kann er zum Beispiel Offline seine neu eingegangene Post abarbeiten und neue s verfassen oder eine Kundenakte benutzen und ergänzen. Durch die lokale Replikation zwischen Client und Server werden die Änderungen später bei erfolgter Netzverbindung zwischen dem Offline-Ordner und dem zentralen abgeglichen. Eingebettete Objekte (hier ein Excel-Diagramm) werden im angezeigt. Gruppenterminplanung Nach ist netzweite Terminplanung die am häufigsten genutzte Groupware-Anwendung. Exchange enthält eine Client/Server-Version von Microsoft Schedule+. Alle mit Exchange Schedule+ verwalteten Termine, Besprechungen, Aufgaben oder Kontakte können gemeinsam mit anderen Anwendern genutzt werden. Ein Besprechungsassistent hilft, für alle gewünschten Teilnehmer einen freien Termin zu finden und die Besprechung zu vereinbaren. Die Abstimmung erfolgt automatisch über . Auch Besprechungsräume und andere benötigte Ressourcen werden über Exchange verwaltet und dabei berücksichtigt - ebenso verschiedene Zeitzonen. Sie können auch jederzeit die Verfügbarkeit anderer Kolleg(inn)en oder benötigter Ressourcen zu einem bestimmten Zeitpunkt einsehen. Und schließlich bietet Exchange mehr als verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kalenderdaten auszudrucken. 11

11 Elektronische Formulare Elektronische Formulare können mit Exchange zentral über die Formularbibliotheken bereitgestellt oder individuell genutzt und lokal gehalten werden. Der mitgelieferte Formulareditor erlaubt die einfache und schnelle Erstellung solcher Formulare ohne Programmierung. Vorgefertige Formulare sind ebenfalls in Microsoft Das leistet der Exchange-Server Unterstützung für koordinierte Teamarbeit und Groupware-Applikationen interner und externer -Transfer globale und private Adreßverzeichnisse Synchronisierung über beliebige Netzwerke wächst mit den Anforderungen Verbindung zu beliebigen -Systemen Internet-Mail-Server mit zusätzlicher Funktionalität und Sicherheit Verschlüsselung und elektronische Unterschrift Programmierschnittstelle für kundenspezifische Anpassungen Leistungssteigerung durch Hardwareausbau Zusammen mit öffentlichen Ordnern der gemeinsamen Dokumentablagen sind sie die Basis für neue, kundenspezifische Groupware- Anwendungen. In diesem Fenster legt der Anwender die Regeln fest, wie eingehende s verarbeitet werden sollen. Exchange enthalten. Als versandte Formulare vereinfachen beispielsweise Umfragen oder können in einem Workflow strukturierte Informationen von einem Anwender zum nächsten transportieren. Senden im Auftrag von Exchange erlaubt es dem Benutzer, anderen Personen differenzierte Zugriffsrechte zu seiner Mailbox zu geben. Beispielsweise kann so eine Sekretärin neben ihrer eigenen Mailbox auch die Mailbox ihres Managers geöffnet haben und dort lesen oder beantworten, ohne dabei auf bestimmte Ordner wie Persönliche oder Projekt Alpha zugreifen zu können. Zusätzlich kann an andere Mitarbeiter das Recht vergeben werden, im Auftrag von eine zu versenden. Diese erscheint dann mit dem Namen des Auftraggebers - etwa Frau Weiß - im Postkorb der Empfänger. Nach dem Öffnen ist zu erkennen, daß die von einer anderen Person - etwa Herrn Rot - im Auftrag von Frau Weiß erstellt und versandt wurde. 12

12 Sichere Kommunikation So wie Sie nicht wollen, daß man Ihre Telefongespräche abhört, möchten Sie auch sicher sein, daß niemand unbefugt Ihre s liest, insbesondere bei der zunehmenden Benutzung öffentlicher Netzwerke wie dem Internet. Daher hat Microsoft die Möglichkeit der Elektronischen Unterschrift und Verschlüsselungsfunktionen in Exchange implementiert, so daß nur der vorgesehene Empfänger, der den richtigen Schlüssel besitzt, die Nachricht lesen kann. Damit Sie sicher sind, daß Ihre Daten sicher sind. Das leistet der Exchange-Client Texte können wie bei einer Textverarbeitung formatiert und mit Anlagen versehen werden Interaktion mit Microsoft-Office-Anwendungen automatisierte Aktionen anhand von Regeln individuelle Ansichten durch persönliche Sortierung, Gruppierung und Filterung definierbare Werkzeugleisten komplexe Suchfunktionen Auf gute Zusammenarbeit Beim Verfassen eines s kann der Benutzer auch Funktionen des Betriebssystems oder andere Microsoft-Programme nutzen. Dateianlagen in einer lassen sich nicht nur über das Menü anfügen. Eine andere Möglichkeit ist, ein Dokument mit der Maus zu markieren und es in die Nachricht zu ziehen. Man kann eine Grafik oder eine Tabelle auch direkt in die einbinden, so daß der Inhalt dem Empfänger gleich angezeigt wird. Das Excel-Diagramm aus unserem Beispiel auf Seite 11 kann mit einem Doppelklick aktiviert und weiterverarbeitet werden. Soviel Leistung wie sie brauchen Für den Exchange Server von Microsoft existieren so gut wie keine Grenzen: dies gilt für die Kommunikation genauso wie für die Leistung. Das heißt, Sie können soviele -Benutzer und -Server zusammenschließen, wie Sie möchten. Dies ist ein Vorteil der skalierbaren Architektur von Microsoft Windows NT und vom Microsoft Exchange Server. 13

13 Optimale Verbindungen - auch unterwegs In ein unternehmensweites - und Groupwaresystem müssen auch Mitarbeiter eingebunden werden, die oft mit einem Notebook im Außendienst unterwegs sind. Kein Problem für Microsoft Exchange Server. Der Exchange-Client ist zugleich auch Remote-Client: Die gleiche Arbeitsumgebung im Büro und unterwegs. Microsoft Exchange löst zwei Probleme auf einen Schlag, die in jedem Unternehmen auftreten, deren Mitarbeiter zeitweise außer Haus unterwegs sind und in dieser Zeit ein Notebook nutzen. Zunächst mal muß die Kommunikation mit dem Außendienstler aufrechterhalten werden. Und zwar soll der Mitarbeiter nicht nur telefonisch, sondern auch über erreichbar sein. Nur so können beispielsweise Daten ausgetauscht werden. Dazu ist Exchange in erster Linie ein -Server, mit dem externe Computer optimal in das Kommunikationsnetz des Unternehmens integriert werden. Das System verfügt durch den Internet-Mail-Connector, der die Mail-Formate (SMTP und MIME) unterstützt, über eine eigene Internet-Anbindung. Damit können nicht nur Nachrichten ausgetauscht werden, sondern auch komplexe Dokumente. Das zweite Problem resultiert dann daraus, daß Firmen über Datenbestände verfügen, die eben auch vom Außendienst genutzt werden sollten. Diese Daten sollen natürlich für den Außendienst ebenso aktuell sein wie für die Mitarbeiter im Büro. Zudem trägt auch oft der externe Mitarbeiter zur Aktualisierung der Datenbestände bei, beispielsweise in Form von Auftragsbestätigungen. Das heißt, die Daten müssen in gewissen Abständen abgeglichen werden. Dem dient die Technik der lokalen Replikation, die in Microsoft Exchange in greifbare Funktionalität umgesetzt wurde. Unsere Kunden wünschten eine bessere Unterstützung mobiler PCs, unsere Antwort darauf ist die lokale Replikation, so Jim Allchin, Senior Vice President der Business Systems Division bei der Microsoft Corporation. Lokale Replikation bedeutet nichts anderes als die Synchronisation zwischen einer Serverapplikation und ihrer Kopie auf einem lokalen PC. Dabei ist es im Prinzip gleichgültig, wo dieser PC steht. Auch in den Bürorechner können Daten eingegeben werden, die später in den Gesamtdatenbestand eingehen. Das System ist nicht nur eleganter als das simple, regelmäßige Austauschen von Dateien. Durch die Automatisierung des Abgleichs sind die Daten effektiver vor Schäden durch Bedienfehler geschützt. Und wenn der Abgleich via Modem vor sich geht, werden sogar noch Telefongebühren gespart, weil der Außendienstler die Arbeit in kürzerer Zeit erledigen kann als durch manuellen Abgleich. Zudem verkürzen sich dadurch die Online-Zeiten. Dem Trend zur Integration unterschiedlicher Anwendungen in ein einheitliches System folgend, unterstützt der Exchange Server auch Remote- und Terminverwaltung, so daß mit der oben beschriebenen Methode zudem auch Termine, Aufgaben und Ressourcen aufeinander abgestimmt werden können. 14

14 Literaturhinweise Folgende Titel sind bisher bei Microsoft Press erschienen ISBN: Inside Microsoft Exchange Bill Kilcullen, Microsoft Corporation Preis: 49, DM Mit diesem Buch erhalten Sie einen tiefen Einblick in das neue Messaging und Groupware-System von Microsoft. Das Buch beschreibt die Architektur von Microsoft Exchange und verknüpft diese Technologie mit den aktuellen Problemstellungen hinsichtlich Einführung und Wartung von Nachrichteninfrastrukturen. Auf der Begleit-CD sind Demos zum Microsoft Exchange Server und Client enthalten sowie White Papers und verschiedene Werkzeuge. ISBN: X Building Microsoft Exchange Applications Using the Exchange Forms Designer, Public Folders, and Visual Basic for Applications Peter Krebs Preis: 75,90 DM Dieser Titel zeigt allen - vom Power User über Support-Mitarbeiter bis hin zu Softwareentwicklern - wie man mit Microsoft Exchange fortgeschrittene Groupware-Anwendungen schaffen kann. Sogar Leser, die nicht selbst programmieren, werden Schritt für Schritt in den Aufbau professioneller Anwendungen eingeführt, die über Messagingund Groupware-Funktionalität verfügen. Visual-Basic-Programmierer können diese Anwendungen noch leistungsfähiger machen. Die Möglichkeit, Microsoft Exchange anzupassen, basiert auf 3 Komponenten - public folders, dem Formular Designer und Visual Basic for Applications. Microsoft schätzt, daß 80% der Entwicklungsarbeit mit diesen Tools erledigt werden kann. Und dieses Buch zeigt Ihnen wie. ISBN: Microsoft Exchange Connectivity Guide The administrator s guide to deploying, tuning, and troubleshooting Microsoft Exchange Server gateways Rodney Bliss and Rebecca Wynne Preis: 58,90 DM verfügbar im Dezember 1996 Die meisten Unternehmen haben sich dazu entschlossen, ihre Mitarbeiter zu verbinden - untereinander und mit dem Internet. Der MICROSOFT EXCHANGE CONNECTIVITY GUIDE erklärt, wie man mit Microsoft Exchange drei wichtige Kommunikationswelten miteinander verbindet: das Internet, X.400 Server und bestehende Microsoft Mail 3.x Server. Aufbauend auf den Erfahrungen von Microsoft Product Support Solutions Engineers ergänzt das Buch grundlegende Setup-Informationen mit leistungssteigernden Tips, Beispielkonfigurationen und Vorgehensweisen bei der Lösung von Problemen auf diesen drei Gebieten. Damit ist es eine unschätzbare Hilfe für Systemverwalter, unabhängige Berater und den technischen Supportmitarbeiter in der Firma. ISBN: Microsoft Exchange in Business Project Management - Scheduling - - Forms - Public Folders Russell Borland Preis: 49,90 DM Microsoft Exchange umfaßt , Terminplanung, elektronische Formulare und eine Reihe kleinerer Anwendungen. Der beste Weg, dies alles kennenzulernen, führt über aufgabenorientierte Beispiele und bekannte Szenarien. Mit diesem projektbasierenden Ansatz zeigt MICROSOFT EXCHANGE IN BUSINESS, wie man das Beste aus Microsoft Exchange rausholt, ohne sich durch Berge von Dokumentation kämpfen zu müssen. Russell Borland erklärt in seinem Buch alle Seiten von Microsoft Exchange - von der persönlichen Terminplanung über die Projektverfolgung bis hin zum Aufbau von öffentlichen Ordnern. ISBN: Introducing Microsoft Exchange The First Look at Microsoft s New Business Communications System from the Microsoft Exchange Product Team Bill Kilcullen and Microsoft Corporation Preis: 58,90 DM INTRODUCING MICROSOFT EXCHANGE gibt Ihnen einen tiefen Einblick in das neue Messaging-System von Microsoft. Mit Microsoft Exchange können Anwender Informationen organisieren, kommunizieren und verteilen zwischen Einzelpersonen, Teams und ganzen Organisationen, in Form von -Nachrichten, Reports und Foren ähnlich den Schwarzen Brettern. Anwender können darüber hinaus Konferenztermine festsetzen, Zeitpläne einsehen und Aufgaben verfolgen. Das Buch beschreibt die Architektur des neuen Messaging-Systems und verbindet diese Technologie mit den heutigen Anforderungen an den Aufbau und den Unterhalt einer Messaging-Infrastruktur. Auf der Begleit-CD sind Demos zum Microsoft Exchange Server und Client sowie White Papers und verschiedene Werkzeuge enthalten. ISBN: Developing Applications for Microsoft Exchange with C++ Ben Goetter Preis: 75,90 DM Dies ist das unentbehrliche Nachschlagewerk für Profis, die Workgroup-Anwendungen mit Microsoft Exchange entwickeln möchten. Der Inhalt: Erläuterung der wichtigsten Technologien, ein Führer durch die verschiedenen Komponenten von Microsoft Exchange und wie man sie verbindet; Tutorials für die fortgeschrittenen Techniken wie MAPI Forms; Beispiele für Anwendungsdesign und Entwicklung und eine CD-ROM, die alles enthält, um die Beispielanwendungen aus dem Buch nachzubauen. Das ist das Buch, auf das Hardcore-Programmierer schon gewartet haben. MS-DOS, Visual Basic, Microsoft, Windows, Windows NT und PowerPoint sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation Where do you want to go today?, Visual FoxPro, Visual C++ und FrontPage sind Marken der Microsoft Corporation Adobe ist eine Marke der Adobe Systems Macromedia ist eine eingetragene Marke der Macromedia, Inc. Pentium ist eine Marke der Intel Corporation Novell sind eingetragene Marken der Novell, Inc. Unix ist eine eingetragene Marke der X/Open Company cc: Mail ist eine Marke der cc: Mail, Inc. 15

15 Dokumenten Management: Mit der Bitte um sofortige HE 10/96 Weiterbearbeitung. Bitte leiten Sie diese Anzeige nach dem Lesen sofort weiter. Schließlich soll jeder erfahren, wie gut Dokumenten Management auf der Basis von Microsoft Exchange arbeitet. Die speziellen Lösungen unserer Partner sorgen dafür, daß die einzelnen Arbeitsvorgänge schnell und sicher von Mitarbeiter zu Mitarbeiter gelangen. Workflow Management und ein elektronisches Archiv bringen Effizienz in Ihre Verwaltung. Das spart viel Zeit, unnötige Kosten und verhängnisvolle Fehler. Übrigens: Es spielt überhaupt keine Rolle, wie groß Ihr Unternehmen ist beziehungsweise ob Sie erst mit einer Abteilung beginnen oder gleich mit mehreren. Dokumenten Management lohnt sich für Sie so oder so. Für mehr Informationen über Dokumenten Management: Rufen Sie einfach einen unserer Partner an, oder faxen Sie uns den Coupon. Für mehr Informationen über Microsoft: Sie wollen mehr über Dokumenten Management wissen? Einfach Coupon ausgefüllt an 089/ faxen. Firma, Abteilung Name, Vorname Straße, Hausnummer PLZ, Ort Tel.- oder Fax-Nr. (für evtl. Rückfragen) 1443 D 2 Where do you want to go today? Imaging, Dokumenten Management, Workflow DIALOG Imaging Software GmbH Burkheimer Str Freiburg Tel.: 0761/ Fax: 07 61/ Ihr Ansprechpartner: Herr Baumgarten Workflow CSE Systems Ges.m.b.H. vertr. durch Siemens Nixdorf Informationssysteme AG Nonnendammallee Berlin Tel.: 030/ Fax: 030/ Ihr Ansprechpartner: Herr Ehser Imaging/Retrieval FULCRUM Technologies GmbH Obere Zeil Oberursel Tel.: 06171/ Fax: / Ihr Ansprechpartner: Herr Brodkorb Dokumenten Management FileNet GmbH D.-Bonhoeffer-Str Bad Homburg Tel.: 0180/ Fax: 0180/ Dokumenten Management WIN Gesellschaft für Software und Consulting mbh Adolf-Martens-Str Berlin Tel.: 030/ Fax: 0 30/ Ihr Ansprechpartner: Herr Fischer Client/Server Technologie