Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester 2006 Zusammenfassende Folien. Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 29. Juni 2006

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1 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester 2006 Zusammenfassende Folien Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 29. Juni 2006

2 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 23. März 2006

3 Grundlagen des IT-Controlling V + P SS 2006 Lernziele der Gesamtveranstaltung Die Studenten sollen Ein Bewußtsein für die betriebswirtschaftlichen Aspekte der Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen und IT-Projekten erhalten Strategisches und operatives IT-Controlling als Führungs-Teilaufgaben in modernen Unternehmen kennen Grundbegriffe der IT-Kosten- und Rentabilitätsrechnungen sowie Grundlagen des operativen IT-Controlling kennen Wichtige Verfahren des IT-Controllings kennen, verstehen und anwenden können, z.b. Aufwandsschätzungen Wirtschaftlichkeitsberechnungen Business-Cases Investitionsrechnung Nutzwertanalysen 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 3

5 Wichtige Grundbegriffe und Grundsachverhalte zum IT-Controlling U.a. Regelkreisgedanke, Entscheidungsunterstützung, Produktlebenszyklusbetrachtung, strateg. vs. operatives Controlling 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 5

6 Das Controller-Leitbild der Internationalen Gesellschaft für Controlling (IGC) von 2002 Controller gestalten und begleiten den Managementprozess der Zielfindung, Planung und Steuerung und tragen damit Mitverantwortung für die Zielerreichung. Das heißt: Controller sorgen für Strategie-, Ergebnis-, Finanz-, Prozesstransparenz und tragen somit zu höherer Wirtschaftlichkeit bei. Controller koordinieren Teilziele und Teilpläne ganzheitlich und organisieren unternehmensübergreifend das zukunftsorientierte Berichtswesen. Controller moderieren und gestalten den Managementprozess der Zielfindung, der Planung und der Steuerung so, dass jeder Entscheidungsträger zielorientiert handeln kann. Controller leisten den dazu erforderlichen Service der betriebswirtschaftlichen Daten- und Informationsversorgung. Controller gestalten und pflegen die Controllingsysteme Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 6

7 Grundlagen des IT-Controlling V + P SS 2006 Lernziele Lernziele 1. Vorlesung Motivation und Zielsetzung des Controlling kennen und verstehen Den Software-Produkt Lebenszyklus kennen und verstehen Den Zusammenhang von IT-Portfolio, IT-Produkt und IT-Projekt kennen und verstehen Motivation und Zielsetzung des IT-Controlling kennen und verstehen Den Unterschied zwischen interner IT und externer IT (= SW-Firma) kennen und verstehen Motivation und Zielsetzungen von operativem und strategischem IT- Controlling kennen und verstehen sowie unterscheiden können 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 7

9 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 30. März 2006

10 Inhaltsübersicht Themen der vorigen Stunde: Einführung und Überblick Fallbeispiel zu den Aufgaben des IT-Controlling als Bindeglied zwischen technischoperativem Doing und dem Management. Thema der heutigen Stunde: Grundlagen der Aufwandsschätzung bei IT-Projekten Einflussfaktoren der Aufwandsschätzung Basismethoden der Aufwandsschätzung Die Function Point-Methode Fallbeispiel zur Function Point-Methode 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 10

12 Literaturhinweis zur 2. Vorlesungseinheit Lerneinheit 3 Kapitel 1.5 Kapitel 1.9 aus Helmut Balzert, Lehrbuch der Software-Technik, 2. Auflage, Spektrum Akademischer Verlag, Heidelberg 2000, S Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 12

13 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 05. April 2006

15 Nutzwertanalyse Fallbeispiel Sie haben eine Stelle für einen Gruppenleiter ausgeschrieben. Beim Bewerbergespräch haben Sie (TL) einige Kollegen mit in das Gremium genommen: Technischer Leiter (TL), Kaufm. Leiter (KL), Produktionsleiter (PL), Personalleiter (PeL) und den Betriebstrat (BR). Nach der Vorstellungsrunde der drei Kandidaten gibt jeder seine Kandidatenbewertung in Form einer Reihung für die drei Kandidaten S, K und B ab: Wie entscheiden Sie? 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 15

17 Nutzen der Pareto- bzw. ABC- bzw. 80/20 Regel Oft sind bei Entscheidungen Prioritäten zu setzen. das "Wesentliche" vom "Unwesentlichen" zu trennen Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen unwirtschaftliche Anstrengungen zu vermeiden die Wirtschaftlichkeit zu steigern Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 17

18 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 04. Mai 2006

19 Inhaltsübersicht Grundfragen der Investitionsrechnung Statische Investitionsrechnungsverfahren Dynamische Investitionsrechnungsverfahren Einfache Rentabilitätsberechnungen 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 19

20 2 Grundfragen der Investitionsrechnungsverfahren 1. Wann lohnt sich eine Investition? Wenn sie wirtschaftlich ist, d.h.: wenn der kumulierte Ertrag >= dem kumulierten Aufwand ist ( Gewinn ) - ohne Berücksichtigung des Zahlungszeitpunkts (statische Verfahren) - mit Berücksichtigung des Zahlungszeitpunkts (dynamische Verfahren) 2. Welche Investition soll ich auswählen, wenn ich Alternativen habe? - diejenige mit dem höchsten Gewinn? - diejenige mit der höchsten Rentabilität / Wirtschaftlichkeit? - diejenige mit der kürzesten Amortisationsdauer? 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 20

21 Übersicht über statische Investitionsrechnungsverfahren (Kostenvergleichsrechnung) Gewinnvergleichsrechnung statische Amortisationsrechnung (Anschaffung / jährlicher Rückfluß) Rentabilitätsrechnung (löst das Problem der unterschiedlichen Kapitalbindung von Investitionsalternativen) Statische Verfahren berücksichtigen nicht die unterschiedlichen Zahlungszeitpunkte 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 21

22 Übersicht über die dynamischen Investitionsrechnungsverfahren Kapitalwertmethode: - Barwertmethode (Net-Present-Value) - (dynamische Amortisationsrechnung ) - (Endwertmethode) (Interne Zinssatzmethode) (Annuitätenmethode) Dynamische Verfahren berücksichtigen die unterschiedlichen Zahlungszeitpunkte 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 22

23 Berechnung von Kosten und Nutzen einer Investition durch einfache Einund Auszahlungsströme ( Gewinnvergleich ) Hat der Zahlungszeitpunkt einen Einfluss? Wenn ja, warum? 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 23

24 Grundbegriffe der Zinsrechnung Zinseszinsformel: K n = K 0 * (1+i) n ( Aufzinsen / Endwert )) Abzinsformel: K 0 = K n * (1+i) -n ( Abzinsen / Gegenwarts-, Bar- oder Kapitalwert ) mit: K 0 = Kapital im Jahre 0 K n = Kapital im Jahre n i = Zinssatz p.a. in % 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 24

25 Zusammenfassung Statische und dynamische Investitionsrechnungsverfahren: Unterschied liegt in der Berücksichtigung der Zahlungszeitpunkte. Die Berücksichtigung erfolgt durch die Auf- und Abzinsung Absolute Verfahren ( Gewinnvergleichsverfahren ) vs. relative Verfahren ( Rentabilität, ROI, Wirtschaftlichkeit) Empfehlung für die Praxis: Dynamische Verfahren verwenden sowohl absolute wie relative Verfahren kombiniert einsetzen Investitionsrechnungsverfahren ergänzen durch Nutzwertanalyse 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 25

26 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 18. Mai 2006

27 Agenda Fallbeispiel: Projekt in Schieflage Was tun? ROI bei Projekten verbessern heißt Effektivität und Effizienz verbessern Von Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträgern Nutzenarten Der Business-Case fasst alles zusammen 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 27

28 Fallbeispiel Projekt in Schieflage Hörsaalübung Beispiel aus Brugger-Buch Entscheidungsalternativen - Projekt fortführen / Mehr Geld bereitstellen - Projekt abbrechen - Projekt abbrechen und Alternativ-Projekt aufsetzen 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 28

29 ROI bei Projekten entsteht durch Effektivitäts- und Effizienzverbesserungen Der ROI in der IT kann auf verschiedenen Ebenen verbessert werden: Effektivität: Werden die richtigen IT-Initiativen verfolgt? Welchen Geschäftsnutzen erzeugen diese? (Verantwortung des Auftraggebers) Effizienz: Werden die gewählten Aktivitäten richtig betrieben? Wird auf Produktivität geachtet? (Verantwortung der IT) Für die Optimierung des ROI in der Software-Entwicklung bieten sich für die IT insbesondere drei Hebel an 1. Priorisierung: Auswahl der umzusetzenden Projekte nach quantifiziertem Geschäftsnutzen (IT-Controlling) 2. Gesamtheitliche Betrachtung der Software-Entwicklungs-Investitionen: Lebenszyklus-orientierte Nutzen-, Aufwands- und Risikobetrachtung (IT-Controlling) 3. Effizienzsteigerung: Nutzung von Potenzialen der Produktivitätssteigerung; Faktorkostensenkung (SWT, Outsourcing,...) 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 29

31 Kostenkategorien verbessern die Transparenz und führen zur Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträger-Rechnung Informatik Investitionskosten (Projektphase) Fachbereich Informatik Betriebskosten (Betriebsphase) Fachbereich Externe Kosten SW z.b. IT-Consulting z.b. Business- Consulting z.b. Lizenzen z.b. lfd. Wartung HW Dienstleist. Kostenarten Interne Kosten Personal Infrastruktur z.b. Löhne und Gehälter Entwicklungsprojekt z.b. Schulungskosten für neue Anwendung z.b. Löhne und Gehälter Operator, 2nd level User Help D. z.b. 1st level User Help Desk Quelle: Brugger 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 31 Kostenstellen

32 Die kombinierte Betrachtung von Nutzen, Kosten und Risiko wird durch den Business Case abgerundet: Ein Business Case fasst alle entscheidungsrelevanten Aspekte eines geplanten Vorhabens mit dem Ziel zusammen, die wirtschaftliche Vorteilhaftigkeit und strategische Konformität des Gesamtprojekts aufzuzeigen und eine abschliessende Management-Entscheidung über dessen Ausführung zu ermöglichen. (Ralph Brugger, Der IT-Business Case, S. 13) Hausaufgabe für den : Lektüre des Einführungskapitels von Ralph Brugger, Der IT-Business Case (wird in der Vorlesung am als Kopie verteilt.) 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 32

33 Grundlagen des IT-Controlling Sommersemester Vorlesungseinheit Prof. Dr. Urs Andelfinger Darmstadt, 01. Juni 2006

39 Themen der Praktikumsaufgaben P1: Einfache Methoden zur Aufwandsschätzung in IT-Projekten (u.a. Function Point Methode, Analogiemethode, Prozentsatzmethode) P2: Statische und dynamische Investitionsrechnungsverfahren anhand des Tools des Haufe-Verlags: Kapitalwert (dynamisch), Gewinnvergleichsrechnung (statisch), Rentabilität (statisch), Nutzwertanalyse P3: Erarbeitung und Durchsprache eines Business Cases (Zahlungsverkehrsbank) P4: Erarbeitung einer Balanced Scorecard 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 39

40 Wichtige Literatur für die Vorlesung 3 Artikel aus dem Vahlen schen Handwörterbuch Controlling: - Controlling - IT-Controlling - Balanced Scorecard Einführungskapitel IT-Business Case (aus: Brugger, Der IT-Business Case) Business Case Essentials von M. Schmidt, Solution Matrix - Grundlagen des strategischen IT-Controllings von P. Horvath, R. Rieg aus HMD 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 40

41 Relevante Schwerpunkte für die Klausur (1/3) Generell wird die Klausur zum Teil Verständnisfragen haben und zum Teil konstruktive Fragen. Bei den Verständnisfragen geht es i.d.r. um die Erläuterung von Begriffen und um die Begründung von Aussagen. Es kann auch sein, dass eine der behandelten Abbildungen zu eräutern ist. 1. Schwerpunkt: Womit beschäftigt sich IT-Controling? Operativ vs. strategisches IT-Controlling, Regelkreis-Gedanke. Welche Nutzenarten gibt es? Aufgabe der Entscheidungsunterstützung. Produktlebenszyklus, ROI-Begriff 2. Schwerpunkt: Aufwandsschätzverfahren Function-Point-Methode u.a Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 41

42 Relevante Schwerpunkte für die Klausur (2/3) 3. Schwerpunkt: Investitionsrechnungsverfahren a.) Grundbegriffe: statisch vs. dynamisch, Gewinn vs. Wirtschaftlichkeit vs. Rentabilität, warum reicht die Gewinnvergleichsrechnung nicht aus? b.) Konstruktiver Teil: Statische und dynamische Verfahren sowie ergänzend Nutzwertanalyse anwenden können. 4. Schwerpunkt: Business Case Was ist ein BC? Für wen ist er gedacht? Welche wesentlichen Inhalte hat er? Muß immer ein BC gemacht werden? 2006 Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 42

43 Relevante Schwerpunkte für die Klausur (3/3) Erlaubte Hilfsmittel 5. Schwerpunkt: Balanced Scorecard Verbindung von strategischen Zielen mit operativen Meßgrößen und konkreten Wertvorgaben 6. Schwerpunkt: Aufgaben des strategischen Controllings Effektivität vs. Effizienz. Bild mit den zwei verzahnten Regelkreisen erläutern können. Erlaubte Hilfsmittel: 1 handschriftlich beschriebene A4-Seite sowie Taschenrechner Prof. Dr. Urs Andelfinger. All rights reserved. 43