Lehrbrief Controlling- und Finanzmanager/in

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1 Lehrbrief Controlling- und Finanzmanager/in

2 Inhaltsverzeichnis 1 GRUNDMODELLE DER BETRIEBSWIRTSCHAFT Das klassische Modell der Betriebswirtschaft Beschaffung Aufgaben und Ziele der Beschaffungsfunktion Betriebswirtschaftliche Produktionsfaktoren Elementarfaktoren Dispositive Faktoren Produktion Absatz/Marketing Finanzierung/Investition Unternehmensführung Das Modell der Dienstleistungsbetriebswirtschaft Historische Entwicklung der Dienstleistungsbetriebswirtschaft Begriffsdefinition und Abgrenzung der Dienstleistung Begriff der Dienstleistung Abgrenzung der Dienstleistung gegenüber den Sachgütern Das dienstleistungsspezifische Modell der Betriebswirtschaft Beschaffung Leistungsbereitschaft bzw. Vorproduktion Endproduktion und Absatz Marketing Finanzierung/Investition Unternehmensführung GRUNDLAGEN DES RECHNUNGSWESENS Begriff und Zweck des Rechnungswesens Gliederung des Rechnungswesens Teilsysteme des Rechnungswesen Finanzrechnung Aufgaben der Finanzrechnung Rechengrößen der Finanzrechnung: Auszahlungen und Einzahlungen Finanzierungsrechnung Aufgaben der Finanzierungsrechnung Rechengrößen der Finanzierungsrechnung: Ausgaben und Einnahmen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Aufgaben der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Rechengrößen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung: Aufwendungen und Erträge Kosten- und Leistungsrechnung Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung Rechengrößen der Kosten- und Leistungsrechnung: Kosten und Leistungen EXTERNES RECHNUNGSWESEN Rechtliche Grundlagen der Buchführung Definition und Aufgaben der Buchführung

3 3.1.2 Rechnungslegungsvorschriften Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht Buchführungspflicht nach Handelsrecht Steuerrechtliche Buchführungspflicht Beginn und Ende der Buchführungspflicht Verstöße gegen die Buchführungspflicht und mögliche Konsequenzen Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen Buchführungssysteme Einfache Buchführung Doppelte Buchführung (Doppik) Kameralistische Buchführung Zulässigkeit der Systeme Nutzen der Buchführung Grundlagen des Jahresabschlusses Zwecke des Jahresabschlusses Dokumentation Rechenschaft und Rechnungslegung Kapitalerhaltung Adressaten des Jahresabschlusses Rechtliche Grundlagen und Bestandteile des Jahresabschlusses Steuerrechtliche Grundlagen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung Für die Buchführung maßgebliche Dokumentationsgrundsätze Für den Jahresabschluss maßgebliche Grundsätze Von der Inventur zur Bilanz Inventur Stichtagsinventur und zeitnahe Inventur Vor- oder nachverlegte Inventur Permanente Inventur Stichprobeninventur Inventar Ableitung der Bilanz aus dem Inventar Grundlagen der Bilanzierung Ansatzvorschriften Bilanzierung dem Grunde nach Gliederungs- und Bewertungsvorschriften Bilanzierung dem Ausweis sowie der Höhe nach Anlagevermögen Gliederung Bewertung des Anlagevermögens Anlagenspiegel Umlaufvermögen Gliederung Bewertung des Umlaufvermögens Aktive Rechnungsabgrenzungsposten Eigenkapital Rückstellungen Verbindlichkeiten Passive Rechnungsabgrenzungsposten Grundlagen zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Inhalt der GuV gem. 275 HGB Formaler Aufbau der GuV Inhalt der einzelnen Posten rev BSA-Akademie

4 3.7 Grundlagen zu Anhang und Lagebericht Anhang Lagebericht Buchführung Von der Eröffnungsbilanz zur Schlussbilanz Von der Bilanz zum Konto Das Konto Bestandskonten Buchung von Geschäftsvorfällen Eröffnung und Abschluss der Konten Ermittlung des Periodenerfolgs Eigenkapital und Erfolgskonten Eigenkapital und Privatkonten Eigenkapitalkonto am Ende eines Wirtschaftsjahres Buchungskreislauf Kontensysteme EDV-gestützte Buchführung Bilanzänderung durch Geschäftsvorfälle Buchtechnische Erfassung des Warenverkehrs Buchung mit Warenkonten Gemischtes Warenkonto Getrennte Warenkonten Buchtechnische Erfassung der Umsatzsteuer Sonderfälle Einkauf auf Ziel Verkauf auf Ziel Rabatte/Boni/Skonti Sachverhalte im personalwirtschaftlichen Bereich Sachverhalte im anlagenwirtschaftlichen Bereich Zugang von Anlagen Buchung von Abschreibungen Abgänge von Anlagen Stornierung und Umbuchung Vorbereitung des Jahresabschlusses Bilanzielle Wertkorrekturen Zeitliche Abgrenzung Rückstellungen Privatabgrenzung Steuerliche Gewinnermittlung Betriebsvermögensvergleich Einnahmen-Überschuss-Rechnung Gewinnermittlung nach Durchschnittssätzen Gewinnermittlung bei Betrieben mit Handelsschiffen im internationalen Verkehr Schätzung des Gewinns nach 162 AO INTERNES RECHNUNGSWESEN KOSTEN- UND LEISTUNGSRECHNUNG Kostenbegriff als Grundlage der Kostenrechnung Allgemeiner Kostenbegriff Wertmäßiger Kostenbegriff Pagatorischer Kostenbegriff Ausgewählte Kostenunterbegriffe

5 Fixe, variable und sprungfixe Kosten Einzel- und Gemeinkosten Zusammenhang zwischen fixen und variablen bzw. Einzel- und Gemeinkosten Systeme der Kostenrechnung Systematisierung nach dem Sachbezug Prinzipien der Kostenzurechnung Vollkostenrechnung Teilkostenrechnung Systematisierung nach dem Zeitbezug Istkostenrechnung Normalkostenrechnung Plankostenrechnung Weitere Ausgestaltungsformen der Kostenrechnung Aufbau der Kostenrechnung Kostenartenrechnung Aufgaben der Kostenartenrechnung Systematisierung der Kostenarten Erstellung eines Kostenartenplanes Grundsätze der Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Bildung von Kostenstellen Durchführung der Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Aufgaben und Ziele der Kostenträgerrechnung Systematisierung der Kostenträgerrechnung Kostenträgerstückrechnung auf Vollkostenbasis Kostenträgerstückrechnung auf Teilkostenbasis Kostenträgerzeitrechnung INVESTITION UND FINANZIERUNG Investition und Finanzierung als betriebliche Grundfunktion Investition Investitionsarten Investitionsprozess Investitionsplanung und -rechnung Statische Methoden der Investitionsrechnung Dynamische Methoden der Investitionsrechnung Investitionsdurchführung Investitionskontrolle Finanzierung Aufgaben der Finanzierung Arten der Finanzierung Finanzierungsprozess Finanzierungsplanung Finanzierungsdurchführung Finanzierungskontrolle CONTROLLING IM FITNESS- UND GESUNDHEITSBEREICH Grundlagen des Controllings rev BSA-Akademie

6 6.2 Operatives und strategisches Controlling Strategisches Controlling Operatives Controlling Regelkreis aus operativem und strategischem Controlling Ablauf, Inhalte und Datenquellen des Controllings Ablauf des Controllings Planzahlen Abweichungsanalyse (Soll-Ist-Vergleich) Kumulierte Werte Rollierende Planung Restaufgabe Datenquellen für das Controlling Kennzahlen Grundlagen Arten von Kennzahlen Einsatz von Kennzahlen: Zeit- und Branchenvergleich Arbeiten mit Kennzahlen Einsatz von Kennzahlen - Beispiele Wichtige allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahlen Produktivität und Wirtschaftlichkeit Rentabilitäten Umschlagskennziffern Return on Investment (ROI) Vermögens- und Kapitalkennzahlen Liquidität Cashflow-Kennzahlen Internationale Kennzahlen: EBT EBIT EBDIT EBITDA Sonstige allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahlen Branchenspezifische Kennzahlen Umsatzkennzahlen Auslastungskennziffern Verkaufs- und Servicekennzahlen Fluktuation Weiche Kennzahlen Meinungen, Einstellungen etc Übung: Branchenspezifische Kennzahlen im Betrieb ANHANG Lösungen und Kommentare zu den Übungen Tabellenverzeichnis Abbildungsverzeichnis Glossar Literaturverzeichnis

7 Weitere Kennzahlen - Durchlaufzeiten in der Produktion - Fehlerquoten/Nacharbeitsquoten - Lieferfähigkeit Grundsätzlich kann eine große Auswahl an möglichen Kennzahlen herangezogen werden, die je nach Zielsetzung ausgewählt werden Branchenspezifische Kennzahlen Die oben beschriebenen allgemeinen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen können in jedem Betrieb ermittelt werden, da sie sich auf Werte des Jahresabschlusses, bestehend zum Beispiel aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, oder auf andere Standardwerte, wie zum Beispiel geleistete Arbeitsstunden, beziehen. Allerdings genügen diese Kennzahlen in der Praxis für einen umfassenden Überblick über alle Bereiche des Unternehmens nicht aus. Aus diesem Grund werden die allgemeinen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen durch branchenspezifische Kennzahlen ergänzt, die die besonderen Anforderungen der jeweiligen Branche berücksichtigen. Zu den wesentlichen branchenspezifischen Kennzahlen eines Fitness- Studios zählen beispielsweise auch die Telefonquote sowie die Abschlussquote. Im Folgenden werden einige wichtige branchenspezifische Kennzahlen der Fitness- und Gesundheitsbranche dargestellt Umsatzkennzahlen Wichtige Faktoren für die Bewertung einer Fitnessanlage sind die Höhe und die Struktur des Umsatzes. Da in der Fitnessbranche in der Regel mit langfristigen Verträgen gearbeitet wird, lassen sich die Umsätze auch langfristig planen. Durchschnittlich realisierter Nettogesamtumsatz pro Mitglied Bei dieser Kennzahl wird dem Umsatz, der aus der Buchhaltung entnommen wird, die Zahl der aktuell zahlungspflichtigen Mitglieder gegenübergestellt (Schlenz & Maisenbacher, 2007, S. 271). Obwohl bei dieser Kennzahl ein absoluter Wert als Ergebnis vorliegt, werden doch zwei Größen zueinander in Bezug gesetzt. Diese Kennzahl ist wichtig für zukünftige Planungen und zeigt auch deutlich auf, ob durch Sonderkonditionen oder Rabattaktionen der 369

8 durchschnittlich realisierte Umsatz pro Mitglied dauerhaft sinkt, was als Alarmsignal gewertet werden kann. Denn wenn Sie pro Mitglied immer weniger Umsatz machen, müssen Sie insgesamt mehr Mitglieder gewinnen, um Ihren Break-even-Point oder Ihre Planzahlen erreichen zu können. Dies funktioniert nur, wenn der Markt diese zusätzlichen Mitglieder ermöglicht und die Kapazität Ihrer Anlage ausreicht, um genügend Mitglieder aufzunehmen. Umsatzaufgliederungen Während bei der vorangegangenen Kennzahl der Gesamtumsatz als Basis genommen wurde, ist auch eine detaillierte Gliederung und Betrachtung der Umsätze empfehlenswert. Dabei spielt vor allem der so genannte Nebenumsatz eine zentrale Rolle. Darunter versteht man alle Umsätze, die zusätzlich zu der normalen Mitgliedschaft realisiert werden, wie zum Beispiel der Getränkeumsatz an der Theke, der Solarienumsatz sowie der Umsatz mit Bekleidung oder anderem Zubehör. Die nachfolgend dargestellten Kennzahlen können jeweils auch mit einer noch detaillierteren Aufteilung des Umsatzes berechnet werden, zum Beispiel, indem man nur den Getränkeumsatz an der Theke als Größe verwendet. Der Nebenumsatz kann jedoch auch in Bezug zu der Mitgliederzahl gesetzt werden. Man erhält damit eine Kennzahl, die aussagt, wie viel durchschnittlich ein Mitglied im Monat neben dem Beitrag ausgibt (Schlenz & Maisenbacher, 2007, S. 273): Als weitere Bezugsgröße für die Betrachtung des Umsatzes hat sich auch die Besucherzahl etabliert, da insbesondere der Nebenumsatz nur mit den Personen erzielt werden kann, die das Unternehmen auch besuchen (Schlenz & Maisenbacher, 2007, S. 273). 370 rev BSA-Akademie

9 Übung 6.13 Berechnen Sie den durchschnittlichen jährlichen Umsatz pro Mitglied anhand der bereits bekannten Gewinn- und Verlustrechnung der Muster-Fit GmbH (S. 348). Kalkulieren Sie mit einem durchschnittlichen Bestand von Mitgliedern über das Jahr verteilt. Berechnen Sie darüber hinaus den prozentualen Anteil der Nebenumsätze am Gesamtumsatz. Kalkulieren Sie weiterhin den durchschnittlichen jährlichen Nebenumsatz je Mitglied Auslastungskennziffern Die Auslastung ist bei einer Fitnessanlage eine kritische Erfolgsgröße. Da eine Fitnessanlage in der Regel nur während einer relativ kurzen Kernzeit von ca Uhr bis ca Uhr in hohem Maße ausgelastet ist, hängt das Erfolgspotenzial einer Fitnessanlage wesentlich davon ab, inwiefern es der Unternehmensführung gelingt, eine hohe Auslastung auch in Randzeiten wie vormittags, nachmittags oder spätabends zu erreichen. Die generelle Auslastung wird in der Regel über folgende Kennzahl ermittelt (Schlenz & Maisenbacher, 2007, S. 271): Teilweise findet man auch eine Ausprägung in Form von Quadratmeter pro Mitglied, was in der oben dargestellten Formel lediglich einen Tausch von Nenner und Zähler zur Folge hat. Um die zeitliche Verteilung der Besucher in der Anlage über eine Kennzahl dokumentieren zu können, haben sich verschiedene Ausprägungen etabliert, die jeweils die Check-in-Zahlen einer bestimmten Zeiteinheit zu den Gesamt-Check-in-Zahlen in Beziehung setzen. Eine derartige Einteilung könnte in der Praxis wie folgt aussehen: Früh: bis Uhr Morgens: bis Uhr Nachmittags: bis Uhr Kernzeit: bis Uhr Spät: bis Uhr Auf der Basis dieser Einteilungen lässt sich nun für jede Zeitzone eine Relation der Eincheckvorgänge zur Gesamtzahl der Eincheckvorgänge durchführen. 371

10 Es ist auch eine Zusammenfassung aller Nebenzeiten denkbar, so dass die Kennzahl dann folgendermaßen lautet: Der Zeitbezug dieser Kennzahlen kann täglich, wöchentlich oder monatlich sein. Aufgrund der unterschiedlichen Nutzungsgewohnheiten zwischen Wochentagen und Wochenende sollte diese Unterscheidung auch im Controlling durchgeführt werden, um keine falschen Ergebnisse zu erhalten. Neben der generellen Auslastung der Anlage können auch Auslastungen für einzelne Angebote dargestellt werden: Beispiel: Wenn der Gruppentrainingsraum von seiner Größe her eine Teilnehmerzahl von 28 Personen beim Stepaerobic ermöglicht und zu der Stepaerobicstunde 22 Personen kommen, so wurde eine Auslastung von (22/28) x 100 = 78,60 % erreicht. Um die durchschnittliche Teilnahme der Mitglieder dokumentieren zu können, kann die Kennzahl durchschnittliche Besuche pro Mitglied herangezogen werden, die in der Regel für den Zeitraum eines Monates betrachtet wird. Anmerkung für die Praxis: Diese Kennzahl sagt nichts darüber aus, wie häufig Ihre Kunden tatsächlich die Anlage benutzen. Die Nutzungshäufigkeit kann sehr unterschiedlich 372 rev BSA-Akademie

11 sein. Wenn Sie ein Mitglied haben, das nur ein einziges Mal in diesem Monat im Club war, und ein anderes, das 4-mal pro Woche und damit ca. 16- mal pro Monat anwesend war, ergibt sich rein rechnerisch eine Besuchshäufigkeit von 8,5 Besuchen pro Person pro Monat und damit insgesamt ein guter Wert. Der erste Kunde kann jedoch aufgrund seiner geringen Teilnahmehäufigkeit hochgradig kündigungsgefährdet sein. Wie häufig bzw. wie regelmäßig jeder einzelne Kunde die Anlage besucht, muss über andere Auswertungen und Statistiken überprüft werden, die jedoch eher in den Servicebereich fallen Verkaufs- und Servicekennzahlen Wichtige Kennzahlen für diese Bereiche, wie zum Beispiel Telefonquote, Abschlussquote, regelmäßige Nutzung der Anlage, regelmäßige Teilnahme an Re-Tests etc., werden in dem Lehrgang Vertriebs- und Servicefachkraft näher erläutert Fluktuation Die Fluktuation oder auch die als Fluktuationsrate bezeichnete Kennzahl ist ein sehr wichtiger Bestandteil des Controllings in Fitnessanlagen. Diese Kennzahl gibt das Verhältnis zwischen den Kunden, die das Unternehmen wieder verlassen, und dem Bestand an Kunden (Mitgliedschaften) an. Diese Kennzahl ist ausgesprochen wichtig, vor allem im Bereich der Planungsrechnung. Ein Fitness-Studio muss zunächst einmal die durch Fluktuation verloren gegangenen Mitgliedschaften wieder ersetzen, nur um den bisherigen Mitgliederbestand zu erhalten, bevor an Wachstum zu denken ist (Schlenz & Maisenbacher, 2007, S. 285 f.). Leider gibt es in der Praxis eine Vielzahl von Fluktuationsformeln und nicht selten werden auch mathematisch falsche Formeln eingesetzt. Die korrekte Formel zur Berechnung der Fluktuation lautet: Die Fluktuation wird in der Regel in Bezug auf ein Jahr angegeben. Teilweise wird auch versucht, Hochrechnungen auf der Basis eines Monates anzustellen. Dies ist jedoch aufgrund der saisonalen Struktur des Fitnessmarktes sehr problematisch, da hier eigentlich das Jahresband herangezogen werden müsste. 373