Leitfaden zur Durchführung von Exkursionen

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1 zu Z 1402/ Leitfaden zur Durchführung von Exkursionen 2. Ausgabe vom Dieser Leitfaden soll durch eine möglichst praxisnahe Erläuterung der wichtigsten Fragen zur Durchführung von Exkursionen, insbesondere durch die vollständige Darstellung des Aktenlaufs allen Beteiligten die Orientierung im Verwaltungssablauf erleichtern. Der Leitfaden und die Formulare sind im Verzeichnis m:\formular\exkursionen im PDF-Format gespeichert 1 EXKURSIONSARTEN Exkursionen dienen dem Besuch und dem Studium von Einrichtungen außerhalb der Universität, deren Aufgabenbereiche in einem Zusammenhang mit den Ausbildungszielen der Universität stehen und sollen zur Vertiefung und Veranschaulichung des Unterrichtes beitragen. Pflichtexkursionen Dies sind Lehrveranstaltungen, die in den Studienplänen zur Erreichung des Lehrzieles vorgeschrieben sind. Die Pflichtexkursionen der einzelnen Studienrichtungen sind unter Punkt 6 angeführt. Sonstige Exkursionen Es handelt sich hiebei um Lehrveranstaltungen, die zwar nicht in den Studienplänen enthalten sind, aber in engem Zusammenhang mit der gewählten Studienrichtung stehen und deren Abhaltung unter den oben genannten Zweck subsumierbar sind. 2 GENEHMIGUNG Die Genehmigung von Exkursionen liegt ausschließlich im Ermessen der Institutsleiter 1 jener Institute, in deren die Lehrveranstaltung/Exkursion abgehalten wird und zu deren Lasten die Kosten anfallen. Bei Genehmigungen sind die Bedeutung der Exkursion, die finanziellen Möglichkeiten im Rahmen der Jahres-Institutsbudgets (Ordentliche Dotation) und die Prinzipien der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu berücksichtigen. Von Genehmigungen betroffen sind Bereiche aus dem Studienrecht, Dienstrecht und Budget. Werden Exkursionen von mehreren veranstaltet, oder können Exkursionen nicht eindeutig einem Institut zugeordnet werden, sind zwischen allen betroffenen Institutsleitern die entsprechenden Absprachen zu treffen, insbesondere jene über anteilige finanzielle Beteiligungen. 1 Die Ausdrücke der Maskulinform gelten stellvertretend für beide Geschlechtsformen. Exkursions-Leitfaden der Universität Mozarteum / Ausgabe 2 Seite 1

2 3 EXKURSIONSTEILNEHMER UND KOSTEN 3.1 Exkursionsleiter Die Antragserstellung, Organisation, Leitung, Durchführung und Exkursionsabrechnung obliegt dem Lehrer der Lehrveranstaltung. Er legt Reiseziele, Fahrtrouten und Termine fest, holt Kostenvoranschläge ein, wählt die günstigsten Angebote aus, erstellt den Kostenplan und führt die Verrechnungen mit den Exkursionsteilnehmern durch. Auf Antrag, welcher umfassend zu begründen ist, kann in Ausnahmefällen die Teilnahme eines zusätzlichen Lehrers als Begleitperson bewilligt werden. Bei Pflichtexkursionen gebührt dem Exkursionsleiter oder einer etwaigen Begleitperson eine Dienstreise nach den Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift, sofern ein Dienstverhältnis zum Bund besteht (z.b. UnivProf, VProf, BL, VL, UnivAss, VAss). Für Gastprofessoren und Lehrbeauftragte (ohne Dienstverhältnis zum Bund) gebühren Reisekostenersätze. Die entsprechenden Dienstreiseanträge bzw. Anträge auf Reisekostenersatz sind dem Exkursionsantrag beizulegen. Bei Sonstigen Exkursionen werden keine Dienstreisen gewährt, sondern können nach Maßgabe der budgetären Möglichkeiten Reisekostenzuschüsse für den Exkursionsleiter und 1 etwaige Begleitperson bewilligt werden. Auch die Anträge auf Reisekostenzuschuss müssen gemeinsam mit dem Exkursionsantrag erfolgen. 3.2 Studierende Grundsätzlich bestreiten Studierende ihre Ausgaben für Exkursionen selbst. Es besteht weder für Pflichtexkursionen noch für sonstige Exkursionen ein Rechtsanspruch auf den Ersatz anfallender Kosten. Die Institutsleiter können aber, abhängig von den budgetären Möglichkeiten der Institute, aus der Ordentlichen Dotation Exkursionszuschüsse gewähren. Bei Pflichtexkursionen können maximal Reisebewegungen, Nächtigungen sowie sonstige Kosten wie z.b. Eintrittskarten ersetzt werden. Bei der Wahl der Forbewegungsmittel und der Unterkunft sind kostengünstige Varianten zu bevorzugen. Bei sonstige Exkursionen können Reisebewegungen bis zu 50% für das billigste öffentliche Verkehrsmittel, höchstens jedoch ATS (1.450 ) pro Exkursion ersetzt werden. 4 FORMULARE Die zur Abwicklung von Exkursionen benötigten Formulare sind in den Instituts-Sekretariaten erhältlich. bzw. teilweise auch im Mozarteums-Netzwerk abrufbar: Exkursionsantrag (m:\formular\exkursionen\exkursionsantrag.pdf) je nach Exkursionsart und Dienstverhältnis: Dienstreiseantrag Reisekostenersatz Reisekostenzuschuss Abrechnung der Exkursion (m:\formular\exkursionenexkursionsabrechnung.pdf) Teilnehmerliste (m:\formular\exkursionen\exkursionsteilnehmer.pdf) Exkursions-Leitfaden der Universität Mozarteum / Ausgabe 2 Seite 2

3 5 EXKURSIONSANTRAG UND AKTENLAUF 2 Um den organisatorischen Ablauf sicherzustellen und die für die Exkursion erforderlichen Geldmittel rechtzeitig bereitstellen zu können, ist es notwendig, dass Exkursionen und ihre voraussichtlichen Kosten zwei Monate vor ihrer Durchführung bekannt gegeben werden. Stehen zusätzliche Mittel (z.b. Drittmittel) zur Verfügung, ist dies am Antrag zu vermerken. Exkursionsleiter Der Exkursionsleiter gibt anhand des Formblatts "Exkursionsantrag" eine detaillierte Beschreibung der geplanten Exkursion. Nehmen neben Studierenden, für welche die Exkursion eine Pflichtexkursion ist, auch solche teil, für welche die Veranstaltung als "sonstige Exkursion" zu werten ist, so ist für jede Gruppe eine eigener Antrag einzureichen, um Missverständnisse in der Bearbeitung auszuschließen. Das Formblatt ist im abzugeben, wo Hilfestellung bei der Kalkulation der Dienstreisen, Reisekostenersätze und Reisekostenzuschüsse erhältlich ist. Das Sekretariat prüft den Antrag auf Vollständigkeit und erstellt eine Vorkalkulation der Reisekosten. Es wird ein "Aktendeckel" angelegt, in dem alle mit der Exkursion in Zusammenhang stehenden Schriftstücke, Formulare, Anträge, Rechnungen, Dienstreiseanträge, etc. gesammelt werden. Die registriert den Akt. Studien- und Prüfungsabteilung Hier werden alle studien- und prüfungsrechtlichen Belange geprüft und kontrolliert, ob die im Antrag angeführten Studierenden in der jeweiligen Studienrichtung gültig zugelassen und aktiv sind. Weiters wird Aufzeichnung darüber geführt, welche Studierenden an welcher Exkursionen wann teilgenommen haben. Institutsvorstand Der Institutsvorstand entscheidet über die Genehmigung und über eine etwaige finanzielle Beteiligung zu Lasten des Institutsbudgets. Er unterfertigt die Anträge (Exkursionsantrag, Dienstreiseantrag, Reisekostenersatz, Reisekostenzuschuss) mit den entsprechenden Genehmigungsvermerken. Im Falle einer möglichen Beteiligung anderer Institute stellt der Vorstand das Einvernehmen mit den anderen Institutsvorständen her und dokumentiert die Vereinbarungen schriftlich bzw. holt die entsprechenden Unterschriften ein. Das Sekretariat verständigt den Exkursionsleiter über die Entscheidung. Im Falle eines zu zahlenden Reisekostenvorschusses geht der Akt an die Personalabteilung, andernfalls an die Quästur. 2 Hinweis für die Abteilungen der Zentralen Verwaltung: Jede Weiterleitung des Aktes hat ausschließlich über die zu erfolgen. Alle Entnahmen (Originale!) aus dem Akt sind in der dafür vorgesehenen Spalte mit Datum und Paraphe zu vermerken. Exkursions-Leitfaden der Universität Mozarteum / Ausgabe 2 Seite 3

4 Personalabteilung Die PERS erstellt bei Bedarf einen Zahlungsauftrag für den Reisekostenzuschuss. Quästur Die Quästur erhält den Akt zur Kreditvormerkung und gegebenenfalls zur Überweisung eines Reisekostenvorschusses. Der Akt verbleibt bis zur Beendigung der Exkursion im Sekretariat. 6 ABRECHNUNG UND AKTENLAUF Exkursionsleiter Der Exkursionsleiter koordiniert alle Ausgaben im Zusammenhang mit der Exkursion, verwaltet die Beiträge der Studenten und erstellt die Gesamtabrechnung mit folgenden Unterlagen: Dienstreiseabrechnungen bzw. Unterlagen für Reisekostenersätze und Reisekostenzuschüsse. Sämtliche Kosten für den Exkursonsleiter (ggf. Beggleitperson) sind hier anzuführen. Rechnungen und Belege im Original (Eintrittskarten, Fahrkarten etc.) Liste der tatsächlichen Exkursionsteilnehmer mit deren Unterschrift. Bei Bedarf leistet das Sekretariat Hilfestellung bei der Komplettierung der Exkursionsabrechnung. Die Reiseabrechnungen werden zusammen mit den Dienstreiseanträgen an die Personalabteilung zur Erledigung geleitet. Der Exkursionsakt geht an die STA. Studien und Prüfungsabteilung Der STA obliegt die Führung der Aufzeichnungen über die tatsächlichen Exkursionsteilnehmer. Die Aufzeichnungen dienen in weiterer Folge der Ausstellung von Zeugnissen. Die Liste der tatsächlichen Exkursionsteilnehmer verbleibt im Akt und dient der WiA zur Abrechnung. Personalabteilung Haben die Reisen im genehmigten Rahmen stattgefunden, werden aufgrund der Anträge und Abrechnungen die entsprechenden ZVAs ausgestellt, unterfertigt und direkt an die Quästur zur Zahlung weitergeleitet. Wurde der Rahmen der Reisegenehmigung nicht eingehalten, werden die ZVAs dem Institutsvorstand zur Entscheidung/Unterfertigung vorgelegt und dann erst an die Quästur geleitet. Exkursions-Leitfaden der Universität Mozarteum / Ausgabe 2 Seite 4

5 Quästur Die Quästur erhält den Akt zur rechnerischer Prüfung der Abrechnung und leitet ihn weiter an die Wirtschaftsabteilung zur Erstellung von Zahlungsanweisungen (ZVAs). Von der Personalabteilung eingelangte Zahlungsanweisungen werden komplettiert und die Zahlungen ausgeführt. Die Verrechnungsunterlagen werden in der Quästur gelagert Wirtschaftsabteilung Hat die Exkursion im genehmigten Rahmen stattgefunden, wird der ZVA ausgestellt, unterfertigt und direkt an die Quästur zur Zahlung geleitet. Wurde der genehmigte Kostenrahmen der Exkursion nicht eingehalten, wird der ZVA dem Institutsvorstand zur Entscheidung/Unterfertigung vorgelegt und dann erst an die Quästur geleitet. Der Akt wird in der Wirtschaftsabteilung abgelegt. Quästur Die Quästur zahlt den verrechneten Betrag an den Exkursionsleiter; dies geschieht grundsätzlich unbar im Wege der Überweisung. Der Exkursionsleiter sorgt für die Weiterleitung etwaiger anteiliger Zuschüsse an die Studenten. Die Zahlungsunterlagen werden in der Quästur gelagert. 7 LISTE DER PFLICHTEXKURSIONEN Komposition und Musiktheorie aus: dem Fach Komposition im zweiten ; drei Exkursionen, jede gilt als 2 SWSt zu einem Festival neuer Musik in Österreich Studienrichtung Orgel (1-16): Pflichtexkursion jedes Semester möglich. IGP: aus dem Fach Pädagogik eine Exkursion im ersten Kirchenmusik: aus dem Fach Orgel und Orgelimprovisationen eine Exkursion im zweiten Bühnengestaltung: aus dem Fach Bühnengestaltung drei Exkursionen; aus dem Fach Kunstgeschichte eine kunstgeschichtliche Exkursion Musik- und Bewegungserziehung (Wahlpflichtbereich 2) Exkursion in Anbindung an Lehrveranstaltungen im Bereich der Musik- und Tanzerziehung Bildnerische Erziehung: Wahlfach ein Exkursionsseminar zur öst. Kunstgeschichte im zweiten Werkerziehung: Wahlfach Exkursionsseminar zur öst. Kunstgeschichte im zweiten Textiles Gestalten u. Werken: Exkursionsseminar im zweiten Exkursions-Leitfaden der Universität Mozarteum / Ausgabe 2 Seite 5