E-Government-Landkarte Schweiz Häufige Fragen - FAQ

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1 E-Government-Landkarte Schweiz Häufige Fragen - FAQ 1 Allgemeine Fragen... 2 Wozu dient die E-Government Landkarte?... 2 Von wem ist die E-Government-Landkarte?... 2 Für wen ist die E-Government-Landkarte?... 2 Wie ist die E-Government Landkarte aufgebaut?... 4 Wie können Informationen auf der E-Government-Landkarte gefunden werden?... 4 Welche Daten enthält die Pilotversion?... 4 Woher stammen die Daten in der Pilotversion?... 5 Was sind transaktionale und teilweise transaktionale Lösungen?... 5 Was kostet die Teilnahme? Technische / fachliche Fragen... 6 Was sind Behördenleistungen?... 6 Was ist eine Transaktion?... 6 Was ist ech 0070?... 6 Was ist ech 0145?... 6 Was sind Behördenlösungen?... 6 Was sind empfohlene ech Standards?... 6 Was sind implementierte ech Standards? Fragen für Behörden... 8 Wie können Behörden die E- Government Landkarte nutzen?... 8 Wie können Behörden an der E-Government Landkarte teilnehmen?... 8 Wie kommen die Informationen in die E-Government Landkarte?... 8 Wie funktioniert die Überprüfung von Informationen? (Freigabeprozess)... 8 Was tun, wenn Daten und Angaben zu Umsetzungen ganz oder teilweise falsch sind?... 9 Wo können Feedback und Anregungen für die E-Government Landkarte deponiert werden? 9 4 Fragen für Anbieter von Behördenlösungen Was sind Behördenlösungen? Wer sind Anbieter von Behördenlösungen? Wie können Anbieter von Behördenlösungen die E-Government Landkarte nutzen? Wie können Anbieter von Behördenlösungen an der E-Government-Landkarte teilnehmen?10

2 1 Allgemeine Fragen Wozu dient die E- Government Landkarte? Die E-Government Landkarte Schweiz soll den Verantwortlichen auf allen föderalen Stufen eine Übersicht über die E-Government Landschaft in der Schweiz in verschiedenen Dimensionen ermöglichen: technisch, geographisch und organisatorisch. Anbieter von Behördenlösungen pflegen Ihre Lösungsportfolios im Informationssystem E-Government Landkarte Schweiz und referenzieren diese einerseits auf Leistungen, andererseits auf die Behörden, in denen diese Lösungen bereits eingesetzt werden. Die Behörden auf der anderen Seite validieren die Informationen und pflegen Ihre Kontaktdaten für E-Government in dem System. Das vorliegende Projekt ist eine Pilotversion der oben beschriebenen Lösung. Anhand der Informationen von rund 40 Anbietern von Behördenlösungen werden die Angebote in 19 Kantonen und 1 Gemeinden beschrieben. Sofern der Pilotbetrieb 2014 erfolgreich ist, soll die Landkarte ausgebaut werden und für alle Behörden und Anbieter zur Verfügung stehen. Von wem ist die E- Government- Landkarte? Verantwortung Federführende Organisation: Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Koordination Geschäftsstelle E-Government Schweiz Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern Telefon info@egovernment.ch Für wen ist die E- Government- Landkarte? Für Umsetzungsverantwortliche in den Behörden Von den Informatik- und Organisationsverantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung wird zunehmend erwartet, dass sie Bevölkerung und Wirtschaft Behördendienstleistungen elektronisch zur Verfügung stellen. Oft fehlen jedoch zur Umsetzung von Lösungen, die andernorts möglicherweise bereits erfolgreich eingesetzt wurden oder ebenfalls in Planung sind, grundlegende Informationen und das technische Wissen. In dieser Problematik bietet die E-Government-Landkarte Hilfestellung: In Form einer webbasierten Anwendung verschafft sie einen Überblick über die bereits bestehenden online Angebote in Kantonen und Gemeinden. So leistet sie einerseits dem Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen den Behörden wichtigen Vorschub. Zudem stehen gesammelte Daten, welche bis anhin nur in statischen Berichten publiziert worden sind, erstmals elektronisch und in weiterverar- 2

3 beitbarer Form zur Verfügung für das interessierte Publikum. Für Anbieter von Behördenlösungen Die Anbieter von Behördenlösungen im Bereich E-Government erhalten die Möglichkeit, ihre Produkte mit den Behörden- Dienstleistungen zu referenzieren und sich so bei der Zielgruppe zu positionieren. Firmen, die ihre Daten der E-Government Landkarte zur Verfügung stellen, können sich und die entsprechenden Ansprechpartner in einem Profil vorstellen und sich so besser mit der potenziellen Kundschaft, der Verwaltung, vernetzen. Ausserdem können sie sich über die Empfehlungen und Standards zur elektronischen Umsetzung von Dienstleistungen informieren und die Implementation der Standards in den eigenen Lösungen den Empfehlungen gegenüberstellen. Die Landkarte zeigt aber auch die Standorte der Unternehmen und ermöglicht so der Verwaltung eine geographische Evaluation von allfälligen Partnern in der Nähe. Lücken, sprich Bedürfnisse in der E- Dienstleistungslandschaft werden für die Anbieter sichtbar zeigen so neue Trends und allfällige Perspektiven auf. Für die Pilotversion wurden die Daten bei den Anbietern von Behördenlösungen mit einer aufwändigen Umfrage erhoben. In Zukunft soll aber die Möglichkeit bestehen, die Daten automatisch in die E- Government Landkarte zu liefern. 3

4 Wie ist die E- Government Landkarte aufgebaut? Die E-Government-Landkarte basiert hauptsächlich auf dem Behörden Leistungsinventar ech Aus diesem Inventar wurden für die Pilotversion 39 Behördenleistungen ausgewählt und Informationen dazu bei Anbietern und Behörden erhoben. Die elektronische Verfügbarkeit und Umsetzung dieser Leistungen werden in der Webanwendung E- Government-Landkarte dargestellt. Die Daten stammen ausserdem aus dem System Schweizerischen Behördenverzeichnis das vom Staatssekretariat für Wirtschaft betrieben wird. Weitere Daten werden aber auch direkt aus den Systemen des Vereins ech und der Geschäftsstelle E-Government Schweiz bezogen. Wie können Informationen auf der E- Government- Landkarte gefunden werden? Auf der E-Government-Landkarte kann vor allem mittels der Indexsuche recherchiert werden. Alle Informationsobjekte werden aus 4 Sichten beleuchtet, die jeweils mit einem Kontextmenu aufgerufen werden können. Detaillierte Hilfe zur Anwendung steht auf der Informationsseite bereit Welche Daten enthält die Pilotversion? Im April 2014 wird die E-Government Landkarte als Pilotversion mit Daten über 39 Leistungen in den Kantonen und rund 177 Gemeinden lanciert. Bereits während der einjährigen Pilotphase werden laufend Informationen ergänzt und die Nachfrage gemessen. Noch nicht erfasste, aber interessierte Gemeinden können sich über Ihre IT Partner an der E-Government Landkarte beteiligen. Nach der Evaluation des Pilotbetriebs 2015 wird die E-Government Landkarte auf alle Behördenleistungen in der ganzen Schweiz erweitert. 4

5 Woher stammen die Daten in der Pilotversion? Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) beauftragte das Forschungsinstitut gfs.bern, eine systematische Erhebung und Gap- Analyse als Basis für die geplante E-Government Landkarte Schweiz zu erstellen. Die systematische Erhebung erfolgt in zwei Schritten. In einem ersten wurden ICT-Anbieter zu ihren Angeboten in Gemeinden, Kantonen und beim Bund befragt. In einem zweiten Schritt wurden diese Daten dann auf Behördenebene verifiziert. Für die Behördenbefragung wurden die 26 Kantone und die 300 einwohnerstärksten Schweizer Gemeinden angeschrieben. Die Befragung fand online zwischen dem 7. Oktober und dem 5. November 2013 statt. Daran teilgenommen haben Vertreter von 19 Kantonen und 177 Gemeinden. Bei diesen insgesamt 196 BehördenvertreterInnen handelt es sich um die verantwortlichen Personen für E-Government. Was sind transaktionale und teilweise transaktionale Lösungen? Als voll transaktionale Behördenlösung wird verstanden, dass Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe elektronisch und medienbruchfrei erfolgen können. Als teilweise transaktional gelten beispielsweise Formulare die heruntergeladen werden können. Was kostet die Teilnahme? Die Teilnahme ist kostenlos. 5

6 2 Technische / fachliche Fragen Was sind Behördenleistungen? Im Kontext der E-Government-Landkarte sind Leistungen gemeint, die im Rahmen von Verwaltungsaufgaben von der Behörde an Bürger und Unternehmen erbracht werden. Die Behördenleistungen sind im Standard ech-0070 "Leistungsinventar" eindeutig benannt und nummeriert. Was ist eine Transaktion? Im Kontext der E-Government-Landkarte ist die online Abwicklung einer Behördenleistung gemeint. Was ist ech 0070? Weiter Informationen zum Standard finden Sie hier: Das Dokument ech-0070 enthält das Inventar der Leistungen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz und ist ein Dokumentationsergebnis zum Standard ech-0073 Vorgaben zur Beschreibung der Leistungen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz. Der Standard richtet sich an Prozessverantwortliche, Prozessmanager und Unternehmensarchitekten Was ist ech 0145? Die Aufgabenlandkarte [ech-0145] ist eine aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für die sachliche Gliederung von Leistungen und Prozessen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz und unterstützt damit die Harmonisierung bei der Beschreibung und Zuordnung von Aufgaben, Leistungen und Prozessen. Weiter Informationen zum Standard finden Sie hier: Was sind Behördenlösungen? Im Kontext der E-Government-Landkarte sind damit Software oder Programme gemeint, die online Abwicklungen von Behördengängen ermöglichen. Was sind empfohlene ech Standards? Im Kontext der E-Government-Landkarte werden den Leistungen Empfohlene ech Standards zugeordnet. Diese Empfehlungen bezeichnen die ech-standards, deren Berücksichtigung sich bei der Entwicklung einer elektronischen Umsetzung empfohlen wird. Die Empfehlungen 6

7 stammen von den Fachgruppen, welche diese Standards bei ech eingereicht haben. Auf der E-Government Landkarte erscheinen die Standards mit ihrer Nummer und sind direkt mit der aktuellen Version des Standards auf der ech Website verlinkt. Was sind implementierte ech Standards? Implementierte Standards bezeichnen diejenigen ech-standards, die bei der Entwicklung einer elektronischen Lösung effektiv berücksichtigt wurden. Die Angaben stammen vom Anbieter der Lösung. Die implementierten Standards erscheinen auf der E-Government-Landkarte mit ihrer Nummer und sind direkt mit der aktuellen Version des Standards auf der ech Website verlinkt. 7

8 3 Fragen für Behörden Wie können Behörden die E- Government Landkarte nutzen? Von den Informatik- und Organisationsverantwortlichen in der öffentlichen Verwaltung wird erwartet, dass sie die Behördendienstleistungen elektronisch zur Verfügung stellen. Oft fehlen jedoch zur Umsetzung von Lösungen, die andernorts möglicherweise bereits erfolgreich eingesetzt werden oder ebenfalls in Planung sind, grundlegende Informationen und das Know-How. In Form einer webbasierten Anwendung verschafft die E-Government Landkarte einen Überblick über die bereits bestehenden Online Angebote in Kantonen und Gemeinden und leistet so dem Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen den Behörden wichtigen Vorschub. Sie hilft so den Behörden, sich selber bezüglich E-Government zu positionieren. Bei Umsetzungsprojekten können allenfalls Synergien identifiziert und Partner gefunden werden, was unter Umständen auch zu Aufwandreduktion führen kann. Wie können Behörden an der E-Government Landkarte teilnehmen? Um eigene Angebote auf der Landkarte zu erfassen gibt es für Behörden zwei Möglichkeiten: 1.) Erfassung durch die Partnerfirma, diese registriert sich auf der E-Government-Landkarte als Anbieter von Behördenlösungen und erfasst ihre Lösungen und deren Umsetzung bei der entsprechenden Behörde 2.) Bei Eigenentwicklungen der Behörden, können sich die Behörden selber als Anbieter von Behördenlösungen registrieren lassen und die entsprechenden Lösungen und deren Umsetzung bei sich selber und anderen Behörden erfassen. Wie kommen die Informationen in die E- Government Landkarte? Die Informationen zu den Leistungen, Lösungen und Umsetzungen werden via Administrationsoberfläche in die E-Government Landkarte erfasst. Der Zugang zu dieser Administrationsoberfläche erhalten nur zuvor registrierte Anbieter von Behördenlösungen. In der Pilotversion erfolgt die Registration via an den Administrator. Informationen zu den Kontaktpersonen der Behörden werden via Behördenverzeichnis Schweiz bewirtschaftet. Wie funktioniert die Überprüfung von Informationen? (Freigabeprozess) *Dieser Prozess gilt vorläufig für die Pilotversion Nachdem der Anbieter eine Behördenlösung mit der Behörde (Gemeinde oder Kanton) verknüpft hat, in der die entsprechende Lösung implementiert wurde, wird er aufgefordert, einen Freigabeprozess zu starten. Die Informationen werden via an die betroffene Behörde sowie an den Administrator der Landkarte gesendet. Diese beinhaltet je einen Link für die Bestätigung oder Ablehnung, der wiederum eine Nachricht an den Administrator der Landkarte und den Anbieter auslöst. Sofern die Information bestätigt wurde, schaltet der Administrator diese frei und sie wird sodann auf der E-Government Landkarte publiziert. 8

9 Was tun, wenn Daten und Angaben zu Umsetzungen ganz oder teilweise falsch sind? Falls falsche Angaben auf der Landkarte publiziert sind, melden Sie dies bitte per Mail an: Wo können Feedback und Anregungen für die E-Government Landkarte deponiert werden? Feedback und Anregungen können direkt per Mail an den Support der Landkarte gemeldet werden. 9

10 4 Fragen für Anbieter von Behördenlösungen Was sind Behördenlösungen? Software oder Programme, die online Abwicklungen von Behördengängen ermöglichen. Wer sind Anbieter von Behördenlösungen? Firmen welche Software und Lösungen anbieten oder entwickeln, die online Abwicklungen von Behördengängen ermöglichen. Nicht gemeint sind Beratungsunternehmen und ähnliche Dienstleistungen in diesem Umfeld. Wie können Anbieter von Behördenlösungen die E- Government Landkarte nutzen? Kantone und Gemeinden profitieren von der Landkarte, indem sich Umsetzungsverantwortliche von E-Government- Lösungen in der geplanten Webanwendung einfach und schnell über das bestehende Angebot und über erfolgreich umgesetzte Online- Dienstleistungen informieren können. Die Landkarte ermöglicht, den Umsetzungsverantwortlichen in den Behörden, Synergien und Partner zu finden, und so ihre Ressourcen zu bündeln. Mit der E-Government-Landkarte wird auf der anderen Seite den Anbietern Behördenlösungen eine Plattform geboten, die ihnen einerseits erlaubt, sich und Ihre Lösungen vorzustellen, und ausserdem den bereits bestehenden Einsatz ihrer Anwendungen aufzeigt. Da die Informationen von den Behörden validiert werden, kann das auch als Referenznachweis genutzt werden. Firmen können sich ausserdem orientieren, welche ech Standards bei der Entwicklung von neuen Lösungen empfohlen werden, und bereits implementierte Standards ausweisen. Wie können Anbieter von Behördenlösungen an der E-Government-Landkarte teilnehmen? Interessierte Anbieter von Behördenlösungen registrieren sich via unter Angabe des Firmennamens und einer gültigen UID Nummer. Der Administrator stellt daraufhin die Zugangsdaten und die Nutzungsbedingungen zu. Mit dem Login stimmt der Benutzer automatisch den Nutzungsbedingungen zu. 10