1 Aufgaben und Gliederung des Rechnungswesens im Reisebüro

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1 Aufgaben und Gliederung des Rechnungswesens im Reisebüro LF 5 1 Aufgaben und Gliederung des Rechnungswesens im Reisebüro 1.1 Aufgaben des Rechnungswesens Allgemein wird vom Rechnungswesen der Reisebüros erwartet, das gesamte Unternehmensgeschehen, in erster Linie den Ein- und Verkauf vonvermittlungs- sowie Veranstaltungsleistungen, zahlenmäßig zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten. Damit lassen sichvier spezielle Aufgaben festlegen: Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch und sachlich geordnet werden, um einen Überblick über die Vermögens- und Kapitallage sowie den Erfolg eines Reisebüros zu erlangen. Kontrolle: Das Rechnungswesen als funktionsfähiges Kontrollsystem ermöglicht es, die Wirtschaftlichkeit betrieblicher Prozesse sowie die Zahlungsbereitschaft (Liquidität) jederzeit zu überwachen. Information und Rechenschaftslegung: Sowohl Unternehmenseigner, Geschäftsleitung, Mitarbeiter, Kreditgeber als auch der Fiskus und die interessierte Öffentlichkeit haben ein Recht, konkrete Daten bezüglich der Vermögens-, Schulden- sowie Erfolgslage des Reisebüros zu erfahren (Jahresabschluss). Dies istineiner Vielzahl gesetzlicher Vorschriften verankert. Disposition: Jede unternehmerische Planung und Entscheidung fußt auf Zahlen, die das Rechnungswesen ermittelt und aufbereitet. 1.2 Gliederung des Rechnungswesens Teilbereiche des Rechnungswesens: Bedingt durch die unterschiedlichen Aufgaben und Anforderungen haben sich die folgenden vier Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens herausgebildet: Buchführung Geschäftsbuchhaltung: Sie ermittelt alle Bestände eines Unternehmens (Geschäfts) an Vermögen und Kapital zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichtag). Daneben stellt sie deren Veränderungen sowie sämtliche Aufwendungen (Werteverzehr) und Erträge(Wertezuwachs) eines bestimmten Zeitraumes (Monat, Quartal, Jahr) fest. Die (Geschäfts-) Buchführung istsomit eine Zeitrechnung. Dokumentation und Disposition: Die Buchführung beliefert alle nachgelagertenteilbereiche des Rechnungswesens mit Zahlenmaterial. Dazu muss sie sämtliche Geschäftsvorfälle geordnet und lückenlos aufzeichnen, also Veränderungen von Vermögen und Kapital, die aufgrund vonbelegen im Unternehmen anfallen. Nursoerfüllt die Buchführung ihre Aufgabe, Basis für unternehmerische Entscheidungen zu sein

2 LF 5 Aufgaben und Gliederung des Rechnungswesens im Reisebüro Rechenschaftslegung: Die Buchführung offenbartimgesetzlichvorgeschriebenen Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) die Höhe und Zusammensetzung des Vermögens und des Kapitals sowie des Erfolgs Kosten- und Leistungsrechnung Betriebsbuchhaltung: Im Gegensatz zur Buchführung interessiertsichdie Kosten- und Leistungsrechnung nur für Vorgänge, die in Erfüllung des Betriebszweckesanfallen, also dem Einkauf, der Produktion und dem Verkauf von Reisedienstleistungen. Sie berücksichtigt deshalb nur den betrieblichbedingten Werteverzehr (Kosten) und Wertezuwachs (Leistungen). Die Wirtschaftlichkeitskontrolle ist die wesentliche Aufgabe der Kosten- und Leistungsrechnung. Nur aufgrund einer genauen Erfassung und Zuordnung von Kosten auf ein bestimmtes Produkt istkalkulation erst möglich. Damit ist sie eine Stückrechnung Planungsrechnung Die zukünftige Entwicklung des Reisebüros soll anhand des vorliegenden Zahlenmaterials möglichstexakt vorherberechnetwerden (Budgetierung). Dazu werden Teilpläne entwickelt:umsatz-, Erlös-, Kosten- und Ertragsplan, Investitions- und Beschaffungsplan sowie Liquiditäts- und Finanzplan. Im Nachhinein können deren Werte(Sollzahlen) mit den tatsächlicherreichten Werten (Istzahlen) verglichen werden. Die Abweichungen samt ihrer Ursachen werden wesentlichen Einfluss auf Führung, Planung und Kontrolle haben Statistik Die Aufbereitung und Auswertung von Zahlen, insbesondere aus Buchführung und Kostenund Leistungsrechnung, ist Aufgabe der betriebswirtschaftlichen Statistik (und Analyse). Die Aufbereitung mündet oftin sog. Kennzahlen, in Grafiken oder Tabellen (z.b. Umsatz-, Kosten-, Erfolgs- oder Personalstatistiken). Sie vermitteln raschein übersichtliches Bild des unternehmerischen Geschehens und dienen daher als Grundlage entsprechender Entscheidungen. Zeit- und Betriebsvergleich. Vergleicht man die von der Statistik gewonnenen Daten mit den Vorjahresdaten oder mit anderen Unternehmen der gleichen Branche, lassen sich für die Geschäftsleitung wesentliche Erkenntnisse ziehen. Die vier Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens: Planungsrechnung Buchführung Kostenrechnung Betriebsstatistik

3 Einführung in die Buchführung der Reisebüros LF 5 2 Einführung in die Buchführung der Reisebüros 2.1 Sinn und Grundlagen der Buchführung Aufgaben der Buchführung Reisebürobuchführung: Wie in jedem anderen Unternehmen fallen im Reisebüro täglich vielfältigearbeiten an, insbesondere solche, die im Zusammenhang mit der Vermittlung oder Veranstaltung von Reiseleistungen stehen: So werden Reisen verkauft, Anzahlungen eingenommen, Rechnungen bezahlt, Gehälter überwiesen, die Telefonrechnung abgebucht oder ein neues Regal angeschafft. Solche Tätigkeiten bezeichnet man als Geschäftsvorfälle, falls sie verbunden sind mit Veränderungen vonvermögen oder Schulden des Reisebüros, Geldeinnahmen oder Geldausgaben, Werteverzehr (Aufwand) oder Wertezuwachs (Ertrag). Sämtliche Geschäftsvorfälle einer Unternehmung müssen lückenlos, in fortlaufender Reihenfolge und sachlich geordnet(also getrennt nach z.b. Anzahlungen, Forderungen an Kunden, Verbindlichkeiten an Lieferer, Bankkonto, Kasse usw.) aufgezeichnet(=gebucht) werden. Nur ein derart planmäßiges Aufzeichnen der Geschäftsvorfälle gewährleistet eine übersichtliche Darstellung des Unternehmensgeschehens und damit jederzeit einen Überblick über die Vermögens-, Schulden- und Erfolgslagedes Reisebüros. Jeder Buchung liegt ein Beleg zugrunde, d. h., jeder Beleg (z.b. Quittung, Rechnung, Bankkontoauszug) dokumentiert einen Geschäftsvorfall und löst damit eine Buchung aus. Anhand der Belege lässt sich die ordnungsmäßige Buchung rekonstruieren. Es gilt der Grundsatz: Als Nachweis der Buchung gehört zujedem Geschäftsvorfall ein Beleg. Wichtige Aufgaben der Buchführung Ermitteln der Bestände an Vermögen und Schulden alle Veränderungen an Vermögens- und Schuldenbeständen lückenlos und planmäßig aufzeichnen den Erfolg der Unternehmung ermitteln, also den Gewinn bzw.verlustdurcherfassen und Gegenüberstellung aller Aufwendungen (Werteverzehr) und Erträge(Wertezuwachs) Zahlen liefernzur Kalkulation der Preise von Reisen und sonstigen Dienstleistungen Zahlen liefernfür die innerbetriebliche Wirtschaftlichkeitskontrolle Grundlagezur Berechnung der Steuern Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten mit Kunden, Lieferern, Behörden u.a. Buchführung istdas lückenlose und planmäßigeaufzeichnen sämtlicher Geschäftsvorfälle einer Unternehmung auf Grundlagevon Belegen. Außerdem liefert die Buchführung die Zahlen für die restlichen Zweige des betrieblichen Rechnungswesens (Kosten- und Leistungsrechnung, Planungsrechnung und Statistik)

4 LF 5 Einführung in die Buchführung der Reisebüros Rechtsgrundlagen der Buchführung Aufzeichnungspflicht: Allgemein unterliegen Gewerbetreibende einer Aufzeichnungspflicht, d.h., sie müssen branchenmäßig unterschiedlich Nachweise über ihre Tätigkeit erbringen. So muss z.b. ein Buchmacher die Durchschriftender Wettscheine aufbewahren, ein Börsenmakler sogenannte Tagebücher führen oder ein Landwirt ein Anbauverzeichnis, das angibt, welche Flächen mit welchen Früchten bebaut sind. Für Reisebüros regeln länderspezifische Reisebüroverordnungen, welche Aufzeichnungen bei der Vermittlung und Veranstaltung von Reisen aufzubewahren sind (Belege, Werbeanzeigen, Ausschreibungen) und was diese enthalten müssen (z. B. Namen und Anschrift des Kunden, Tag der Anmeldung, vereinbarte Leistung, Zahlung des Kunden, Zahlung an Leistungsträger usw.). Schutz Dritter:Sinn aller Aufzeichnungspflichten istesvor allem, die Interessen Dritter zu schützen.dazu zählen der Staat (Fiskus), der ordnungsgemäße Unterlagen zur Ermittlung der Steuern benötigt, sowie Unternehmenseigner (z.b. Aktionäre) oder Gläubiger des Unternehmens, die sichein korrektes Bild vonder Lagedes Unternehmens machen wollen. Daneben hat der Unternehmer selbstein Interesse an ordnungsgemäß geführten Unterlagen, z.b. als Beweismittel bei Rechtsstreiten. Buchführungspflicht: Ausden gleichen Gründen ergibt sichsowohl nachhandels- als auchnachsteuerrecht eine Buchführungspflicht, falls bestimmtevoraussetzungen vorliegen. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet jeden ins Handelsregister eingetragenen Kaufmann (also Gewerbetreibendemit demfirmenzusatze.k., e.kfr., e.kfm., OHG,KG, GmbH oder AG)zur (doppelten) Buchführung: 238 [Abs. 1] HGB Jeder Kaufmann ist verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Dies bedeutet u. a., dass der Kaufmann eine doppelte Buchführung benötigt und Inventare und Bilanzen erstellen muss. Befreit von dieser Pflicht sind jene, die die folgenden Schwellenwerte nicht überschreiten: jährlicher Umsatz nicht höher als ,00 oder jährlicher Gewinn nicht höher als ,00 DasSteuerrecht ( 140f.Abgabenordnung) verpflichtet zum einen jenen Unternehmer zur Buchführung, der dazu auch nach 238 HGB gezwungen ist. Darüber hinaus ist aber auch jeder andere Unternehmer, also auch Handwerker u.a., buchführungspflichtig, wenn er die obigen Schwellenwerteüberschreitet. Das Handelsgesetzbuch enthält alle handelsrechtlichen Vorschriften. Jene, die die Rechnungslegung betreffen (also Buchführung und Jahresabschluss), befinden sich im 3. Buchdes HGB: Handelsbücher. Die ersten drei Abschnittedes 3. Buches enthalten folgende Vorschriften:

5 Einführung in die Buchführung der Reisebüros LF 5 1. Abschnitt ( HGB): Vorschriftenfür alle Kaufleute. Zu diesen grundsätzlichen gesetzlichen Bestimmungen zählen insbesondere die Buchführungspflicht, das Führen von Handelsbüchern und Inventaren, das Erstellen des Jahresabschlusses, das Bewerten einzelner Posten sowie die Aufbewahrungspflicht von Buchführungsunterlagen. 2. Abschnitt ( HGB): Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften. Diese zusätzlichen Bestimmungen betreffen vor allem die Gliederung, Prüfung und Veröffentlichung des Jahresabschlusses von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG und KGaA) sowie den Abschluss von Konzernen. Mit den Vorschriften dieses Abschnittes wurde eine Vereinheitlichung der Rechnungslegungsbestimmungen innerhalb der EU-Mitgliedstaaten aufgrund des Bilanzrichtliniengesetzes erzielt. Der 3. Abschnitt ( HGB), Ergänzende Vorschriften für eingetragene Genossenschaften, enthält weitere Bestimmungen. Abhängig von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens gilt neben dem HGB nochdas Aktiengesetz,das GmbH-Gesetz bzw.das Genossenschaftsgesetz. Steuerrecht. Außer der Abgabenordnung (AO) sind weitere steuerrechtliche Vorschriften wesentlich: Einkommensteuergesetz (EStG), Körperschaftsteuergesetz (KStG), Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie deren Durchführungsverordnungen (EStDV, KStGDV, UStDV) und Richtlinien(EStR, KStR, UStR) Die ordnungsmäßigebuchführung Laut 238 HGB bzw. 145 AO muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten (z. B. Betriebsprüfer des Finanzamtes) innerhalb angemessener Zeit einenüberblicküber die Geschäftsvorfälle und über die Lagedes Unternehmens vermitteln kann. Daher muss sie allgemein anerkannten, sachgerechten Normen genügen: den sogenannten Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Diese entspringen unterschiedlichen Quellen, wie z.b. die buchhalterische Praxis, Wissenschaft, Rechtsprechung und Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden. Viele der GoB sind in geltende Gesetze eingeflossen. Die wesentlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind: Klare und übersichtliche Buchführung: fortlaufende, vollständige, richtige, zeitnahe und geordnete Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle Kassenveränderungen müssen außerdem täglich aufgezeichnetwerden. Vermögenswerte und Schulden (z. B. Forderungen und Verbindlichkeiten) dürfen genauso wenig miteinander verrechnetwerden wie Aufwendungen und Erträge(z.B. Mietausgaben und Mieteinnahmen). Es müssen laufende Bestandsverzeichnisse über Anlagewerte (z. B. Fuhrpark), Wertpapiere sowie Wechsel und Schecks geführt werden

6 LF 5 Einführung in die Buchführung der Reisebüros Privatentnahmen und -einlagen müssen nachgewiesen werden. Abkürzungen, Ziffern und Symbole sowie Buchstaben müssen eindeutig sein und ggf. festgelegt werden. Verwendung einer lebenden Sprache (nur der Jahresabschluss muss in Deutsch verfasst sein) Ursprüngliche Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden, d. h., es darf nicht radiert oder kein Tipp-Ex verwendet werden. Entsprechend dürfen Eintragungen nicht mit Bleistift vorgenommen werden. Zwischenräume (Leerzeilen) sind durch Striche zu füllen ( Buchhalternase ). Jedes Buch soll Seitefür Seite bzw.blatt für Blatt fortlaufend nummeriertsein. Einmal jährlich müssen ein Inventar sowie eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Letztere sind mit Datumsangabe vom Kaufmann persönlichzuunterzeichnen. Auf Mikrofilm, Magnetband, Diskette o. Ä. aufbewahrte Buchungsunterlagen müssen jederzeit durch Bildschirmoder Ausdruck lesbar gemacht werden können. Keine Buchung ohne Beleg bzw.kein Beleg ohne Buchung! Anhand der Belege muss jede Buchung jederzeit nachprüfbar sein. Belege müssen fortlaufend nummeriert und geordnet aufbewahrt werden. Aufbewahrungspflichten: Belege(Rechnungen, Lohnstreifen usw.) müssen zehn Jahre, Handelsbriefe(z. B. Reklamationen, Auftragsbestätigungen) sechs Jahre aufbewahrt werden. Für alle übrigen Unterlagen gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren: Bücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse sowie alle zu deren Verständnis erforderlichen Anweisungen und Organisationsunterlagen. Daraus ergibt sich insbesondere auch eine zehnjährigefrist für die Aufbewahrung von Buchhaltungsprogrammen. Verstöße gegen die GoB können u.a. zu einer Schätzung (z.b. Umsatz) der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzbehörden führen, Bußgelder oder garfreiheitsstrafen nach sich ziehen. Aufgabe 1 1. Erklären Sie die Bedeutung der Buchführung für die anderen Zweigedes Rechnungswesens. 2. Nennen Sie vier Aufgaben der Buchführung. 3. Erklären Sie, wer buchführungspflichtig ist. 4. ErläuternSie den Sinn der GoB und nennen Sie mindestens sechs GoB