Anleitung. EasyQB der DKTIG Portal zur Erstellung der strukturierten Qualitätsberichte. Dokumentstatus / EasyQB-Version: EasyQB- Version

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1 Anleitung EasyQB der DKTIG Portal zur Erstellung der strukturierten Qualitätsberichte Dokumentstatus / EasyQB-Version: Stand Inhaltlicher Bezug Registrierung in EasyQB Anmelden in EasyQB Standortverwaltung Benutzerverwaltung Systemanforderungen Berechtigungs- und Rollenkonzept EasyQB- Version 1.0 Stand: Seite 1 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

2 Inhalt 1. Registrierung in EasyQB Registrierung eines zuständigen Projektleiters für ein Krankenhaus (ggf. mit mehreren Standorten) Registrierung eines zuständigen Projektleiters für mehrere Krankenhäuser (unterschiedliche Institutionskennzeichen) Anmelden (Einloggen) in EasyQB Standortverwaltung Anlegen eines Standorts Benutzerverwaltung Anlegen eines weiteren Nutzers Symbole der Nutzerverwaltung und deren Bedeutung: Rollen- und Berechtigungskonzept: Passwort Passwort vergessen Passwort vergessen Systemanforderungen Stand: Seite 2 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

3 Abbildungsverzeichnis: Abbildung 1: Anmelden für erstmaliges Registrieren... 4 Abbildung 2: neuen Benutzer registrieren... 5 Abbildung 3: Registrierungsdaten eingeben... 6 Abbildung 4: Anmelden... 8 Abbildung 5: Anmeldeformular... 9 Abbildung 6: Standorte anlegen für ein Krankenhaus Abbildung 7: Standorte anlegen für mehrere Krankenhäuser Abbildung 8: Standort 00 anlegen Abbildung 9: mehrere Standorte anlegen Abbildung 10: Standorte anlegen und Standortübersicht Abbildung 11: Nutzerverwaltung öffnen Abbildung 12: Nutzerübersicht Abbildung 13: Neuen Benutzer erstellen Tabellenverzeichnis: Tabelle 1: Symbole der Nutzerverwaltung und deren Bedeutung Tabelle 2: Rollen- und Berechtigungskonzept Im Sinne der leichteren Lesbarkeit wurde im Lauftext darauf verzichtet, konsequent die männliche und weibliche Formulierung zu verwenden. Gemeint sind selbstverständlich Angehörige aller Geschlechter gleichermaßen. Stand: Seite 3 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

4 1. Registrierung in EasyQB Für die Nutzung von EasyQB ist zunächst eine Registrierung des Krankenhauses unter Verwendung des Institutionskennzeichens durch den für die Erstellung des strukturierten Qualitätsberichts zuständigen Mitarbeiter im Portal EasyQB der DKTIG notwendig Registrierung eines zuständigen Projektleiters für ein Krankenhaus (ggf. mit mehreren Standorten) Die Anmeldung des zuständigen Projektleiters (der für die Erstellung des Qualitätsberichts zuständige Mitarbeiter eines Krankenhauses) erfolgt auf der Internetseite Nachstehende Vorgehensweise ist zu beachten. Zunächst klicken Sie auf Anmelden (siehe hier: Abbildung 1: Anmelden für erstmaliges Registrieren) Abbildung 1: Anmelden für erstmaliges Registrieren Stand: Seite 4 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

5 Es öffnet sich das Anmeldeformular (siehe hier: Abbildung 2: neuen Benutzer registrieren) Klicken Sie auf neuen Benutzer registrieren. Abbildung 2: neuen Benutzer registrieren Es öffnet sich nunmehr das Formular Projektleiter registrieren (siehe hier: Abbildung 3: Registrierungsdaten eingeben). Die angezeigten Formularfelder sind vollständig zu befüllen. Anschließend bestätigen Sie, die Allgemeinen Nutzungsbedingungen gelesen und verstanden zu haben. Nach dem Klick auf den Button Registrieren wird eine an die angegebene E- Mail-Adresse versandt. Es handelt sich um eine Überprüfung, ob die -Adresse korrekt eingegeben wurde. Die in der enthaltenen Anweisungen sind für einen erfolgreichen Abschluss des Registrierungsvorgangs zu befolgen. Stand: Seite 5 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

6 Abbildung 3: Registrierungsdaten eingeben Bitte beachten Sie: Im Anschluss an den Registrierungsprozess erfolgt eine Plausibilitätsprüfung der -Adresse. Zulässig sind im Registrierungsprozess ausschließlich -Adressen, die einer Krankenhausdomain zugeordnet werden können. -Adressen von anderen -Providern (z. Bsp. web.de, gmx.de etc.) können für die Rolle des Projektleiters nur in Einzelfällen durch die DKTIG zur Nutzung freigegeben werden. In Fällen von nicht plausiblen Eingaben, wird die DKTIG Kontakt aufnehmen. Stand: Seite 6 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

7 1.2. Registrierung eines zuständigen Projektleiters für mehrere Krankenhäuser (unterschiedliche Institutionskennzeichen) EasyQB sieht explizit eine Rolle für Krankenhausverbünde, Projektleiter und/oder Krankenhausdienstleister mit Zuständigkeit für mehrere Krankenhäuser (Institutionskennzeichen) vor. Diese Rolle soll es dem Verantwortlichen für die Erstellung des Qualitätsberichts ermöglichen, mit nur einem Account bequem zwischen den verschiedenen Krankenhäusern und Standorten zu wechseln, ohne sich aus- und wieder einloggen zu müssen. Die Einrichtung dieser Rollenberechtigung erfolgt direkt durch die DKTIG. Hierfür ist folgende Vorgehensweise einzuhalten: 1. Der verantwortliche Mitarbeiter für die Erstellung der Qualitätsberichte registriert sich zunächst als Projektleiter für lediglich ein Krankenhaus. Der Ablauf hierfür ist unter Registrierung eines zuständigen Projektleiters für ein Krankenhaus (ggf. mit mehreren Standorten) beschrieben. 2. Nach Abschluss der Registrierung für das erste Krankenhaus übermittelt der jetzt registrierte Projektleiter ein Supportformular oder eine an und benennt die weiteren zu registrierenden Institutionskennzeichen mit zugehörigem Krankenhausnamen. 3. Auf der Grundlage der übermittelten Daten richtet die DKTIG die entsprechenden Krankenhäuser und Berechtigungen für den übergreifend tätigen Projektleiter ein. Der Projektleiter wird über den Abschluss der Berechtigungszuweisung per informiert. Stand: Seite 7 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

8 2. Anmelden (Einloggen) in EasyQB Bitte beachten Sie: Die Zugangsdaten des bisherigen Tools der DKTIG QB-IPQ sind in EasyQB nicht mehr gültig. Zur erstmaligen Nutzung von EasyQB ist eine Registrierung notwendig (siehe Registrierung in EasyQB). Der bereits registrierte Projektleiter meldet sich unter Verwendung seiner persönlichen Registrierungsdaten auf der Internetseite an und geht dabei wie folgt vor: Zunächst klicken Sie auf Anmelden (siehe hier: Abbildung 4: Anmelden) Abbildung 4: Anmelden Es öffnet sich das Anmeldeformular (siehe hier: Abbildung 5: Anmeldeformular). Nach Eingabe der -Adresse, des Passwortes und der Eingabe des angezeigten Captcha (Buchstabenfolge bestehend aus vier kleingeschriebenen Buchstaben) meldet sich der Nutzer per Klick auf Anmelden am Portal EasyQB an. Stand: Seite 8 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

9 Abbildung 5: Anmeldeformular Stand: Seite 9 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

10 3. Standortverwaltung Das Anlegen der Standorte in EasyQB wird in der Standortverwaltung realisiert. Voraussetzung für das Anlegen von Standorten ist die Registrierung eines Projektleiters. Bitte beachten Sie, dass auch Krankenhäuser mit nur einem Standort, in der Standortverwaltung den Standort [00] anlegen müssen. Grundsätzlich ermöglicht EasyQB, zwischen den Standorten eines Krankenhauses zu wechseln, ohne dass sich der Nutzer wiederholt an- und abmelden muss Anlegen eines Standorts Projektleiter mit Zuständigkeit für ein Krankenhaus wählen in der Navigationsleiste das Standorte-Symbol aus (siehe hier: Abbildung 6: Standorte anlegen für ein Krankenhaus) Abbildung 6: Standorte anlegen für ein Krankenhaus Projektleiter, die über die Berechtigung verfügen, die Qualitätsberichte mehrerer Krankenhäuser (verschiedene Institutionskennzeichen) zu erstellen, wählen über die Navigation auf der rechten Seite das Krankenhaus aus, für welches ein oder mehrere Standorte erstellt werden sollen und wählen in der Navigationsleiste das Standorte-Symbol aus (siehe hier: Abbildung 7: Standorte anlegen für mehrere Krankenhäuser). Beim auswählen ist keine Reihenfolge zu beachten. Abbildung 7: Standorte anlegen für mehrere Krankenhäuser Es öffnet sich ein Formular, in das die Standorte des Krankenhauses eingetragen werden. Stand: Seite 10 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

11 Krankenhäuser mit einem Standort (Standortnummer 00) gehen wie folgt vor (siehe hier: Abbildung 8: Standort 00 anlegen): Abbildung 8: Standort 00 anlegen Krankenhäuser mit mehreren Standorten gehen wie folgt vor (siehe hier: Abbildung 9: mehrere Standorte anlegen): Abbildung 9: mehrere Standorte anlegen Bitte beachten Sie: Die Standortnummernfolge (Standortnummern 01, 02 ff.) soll den Bezeichnungen des Vorjahresberichtszeitraums entsprechen und gleichlautend zur Anmeldung bei der Datenannahmestelle für die Qualitätsberichte erfolgen. Jeder weitere Standort wird auf die gleiche Weise angelegt, wobei die bereits erstellten Standorte in einer Liste erscheinen (siehe hier: Abbildung 10: Standorte anlegen und Standortübersicht). Abbildung 10: Standorte anlegen und Standortübersicht Versehentlich oder falsch angelegte Standorte können über die Schaltfläche Standort entfernen gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass im Fall der Löschung alle zum Standort erfassten Daten verloren gehen. Stand: Seite 11 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

12 Der Name des Standortes oder die Standortnummer können über die Schaltfläche Standort bearbeiten verändert werden. Bitte beachten Sie, dass eine manuelle Standortnummernvergabe für den Gesamtbericht (Standortnummer 99) nicht vorgenommen werden kann. Diese erfolgt bei Bereitstellung der Funktionalität Gesamtbericht erstellen (Merging) automatisiert. 4. Benutzerverwaltung Projektleiter können folgende Nutzer anlegen: weitere Projektleiter (gleiche Rechte wie der registrierte Projektleiter) weitere Mitarbeiter (eingeschränkte Rechte) Die Details zum Rollen- und Berechtigungskonzept sind in Tabelle 2: Rollen- und Berechtigungskonzept dargestellt. Durch einen Krankenhaus-Projektleiter erstellte Nutzer erben zunächst die Berechtigung zur Bearbeitung aller Formulare des Qualitätsberichts. Für den Fall, dass ein Krankenhaus- Projektleiter für mehrere Krankenhäuser zuständig ist, so erben die von diesem Projektleiter erstellten Nutzer ebenfalls die Berechtigung, die Formulare aller Krankenhäuser zu bearbeiten. Ab Systemfreischaltung von EasyQB können Projektleiter Nutzerberechtigungen konfigurieren Anlegen eines weiteren Nutzers Neue Nutzer werden zunächst unabhängig von einer Krankenhaus- oder Standortzuordnung angelegt. Die neu angelegten Nutzer werden dann in einem zweiten Schritt durch den Projektleiter den Standorten oder den Krankenhäusern zugeordnet. Die Nutzerverwaltung wird über das in Abbildung 11: Nutzerverwaltung öffnen gekennzeichnete Symbol der Benutzerverwaltung geöffnet. Abbildung 11: Nutzerverwaltung öffnen In Formular der Benutzerverwaltung ist der registrierte Projektleiter bereits sichtbar (siehe hier: Abbildung 12: Nutzerübersicht). Stand: Seite 12 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

13 Abbildung 12: Nutzerübersicht Nach Klick auf den Button Benutzer hinzufügen öffnet sich ein Erfassungsformular, in welchem der Projektleiter die Rolle des neuen Nutzers festlegt (Projektleiter oder Mitarbeiter) sowie die adresse und den Namen des neuen Nutzers einträgt (siehe hier: Abbildung 13: Neuen Benutzer erstellen). Abbildung 13: Neuen Benutzer erstellen Hinweis: Der neu angelegte Nutzer erhält eine automatisch generierte , in der darüber informiert wird, dass der Nutzer vom zuständigen Projektleiter des Krankenhauses zur Nutzung von EasyQB autorisiert wurde. Der in der enthaltene Bestätigungslink ist vom neuen Nutzer zu bestätigen. Daraufhin wird der neue Nutzer zur Anwendung EasyQB weitergeleitet und vergibt sein persönliches Passwort. Stand: Seite 13 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

14 4.2. Symbole der Nutzerverwaltung und deren Bedeutung: verifiziert (die Registrierung wurde erfolgreich abgeschlossen bzw. der Bestätigungslink wurde betätigt) unbestätigt (die Registrierung wurde noch nicht erfolgreich abgeschlossen bzw. der Bestätigungslink wurde noch nicht betätigt) Bearbeiten von Nutzerdaten inkl. der Möglichkeit, das Passwort zurückzusetzen Nutzerzuordnung zu Standorten und/oder Krankenhäusern Löschen von Nutzern (Bitte beachten Sie beim Löschen von Projektleitern: wird der letzte Projektleiter eines Institutionskennzeichens gelöscht, wird gleichzeitig auch das Krankenhaus in EasyQB deaktiviert. Daher ist es ratsam, vor dem Löschen des letzten Projektleiters einen neuen Projektleiter anzulegen. Eine versehentliche Deaktivierung kann in der Regel nur durch die DKTIG zurückgenommen werden. Tabelle 1: Symbole der Nutzerverwaltung und deren Bedeutung 4.3. Rollen- und Berechtigungskonzept: KH- DL 1 KH- PL 2 KH-MA 3 Am Portal selbst. zur Nutzung registrieren X Einsicht und Export der Lizenz-Rechnung X Benutzer KH verwalten 4 X 5 X 6 21-Daten-Import X X Datenübernahme aus dem Vorjahr (alle Quellen) X X Krankenhaus-Bild-Import X X X Standortmanagement X X Anlegen, Bearbeiten, Löschen von Fachabteilungen X X 1 KH-DL: Dienstleister, welche von einem Krankenhaus beauftragt sind, den Qualitätsbericht zu erstellen 2 KH-PL: Krankenhaus-Projektleiter (Administrator für das Krankenhaus) 3 KH-MA: Krankenhaus-Mitarbeiter 4 verwalten beinhaltet: Benutzer anlegen, bearbeiten, löschen, Passwort zurücksetzen 5 Der Krankenhaus-Dienstleister kann alle Benutzer in den ihm zugeordneten Krankenhäusern verwalten 6 KH-Projektleiter kann Benutzer für das eigene Krankenhaus verwalten (Einschränkung: KH-PL kann weitere KH-PL für das eigene KH anlegen, diese aber nicht löschen) Stand: Seite 14 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

15 Zusammenführen von Leistungsdaten mehrerer Fachabteilungen Einschränkung der Lese- und Schreibbefugnis einzelner Abschnitte / Standorte für KH-MA X X X X Datenerfassung für das jeweilige Berichtsjahr X X X Freigabe von Formularen (Einsicht über Dashboard) X X PDF-Vorschau X X X Export (XML, RTF, PDF) X X Generierung Gesamtbericht X X Import C-1-Daten X X Ausfüllen Feedbackbogen X X X Downloadmöglichkeit Supportdokumente X X X Tabelle 2: Rollen- und Berechtigungskonzept 5. Passwort Jeder EasyQB-Nutzer vergibt sein Passwort selbst. Passwörter haben eine Mindestlänge von 8 Zeichen und müssen mindestens je einen Großbuchstaben (A-Z), einen Kleinbuchstaben (a-z) sowie eine Ziffer (0-9) enthalten. Projektleiter, die sich erstmalig in EasyQB registrieren, vergeben das Passwort während des Registrierungsprozesses. Nutzer (weitere Projektleiter, berechtigte Mitarbeiter), die von einem Projektleiter zur Nutzung von EasyQB autorisiert werden, erhalten eine mit Aktivierungsinformationen. Folgt der Autorisierte den Anweisungen der , wird er zu einem Passwortvergabe-Formular weitergeleitet Passwort vergessen Hat ein Nutzer sein Passwort vergessen, kann im Anmeldeformular auf Passwort vergessen geklickt werden. Nach Eingabe der -Adresse wird dem Nutzer eine zugesandt, die Anweisungen zur Erstellung eines neuen Passworts enthält. Stand: Seite 15 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0

16 5.2. Passwort ändern Möchte ein Nutzer sein Passwort ändern, kann er in der Nutzerverwaltung über das Symbol ein neues Passwort vergeben. 6. Systemanforderungen Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt für den Nutzer über einen Webbrowser, der aus Gründen der Kompatibilität der eingesetzten Technologien folgende Mindestversion haben muss: Unterstützte Browser: o Microsoft Internet Explorer ab Version 9 o Microsoft Edge ab Version 13 o Mozilla Firefox ab Version 45 (Firefox ESR) o Google Chrome ab Version 49 o Apple Safari ab Version 7 o Opera ab Version 36 Protokolle https (Port 443) und http (Port 80) müssen freigegeben sein (MUSS). Der Router sollte einen Upload-Datenstrom von mindestens 20 min Dauer gewähren, damit der 21-Import nicht vorzeitig unterbrochen wird (MUSS). Aktiviertes JavaScript o MUSS bei Standardbrowsern (siehe unterstützte Browser). o EasyQB als Sandbox-Browser-Tool zum Herunterladen. Hier ist keine Konfiguration seitens der IT-Abteilung notwendig. JavaScript ist bereits vorkonfiguriert. Bildschirmauflösung 1280x1024 (KANN). Es sind auch geringere Auflösungen möglich, wegen der Übersichtlichkeit ist dies jedoch nicht zu empfehlen. Neben den o.g. Webbrowsern gibt es keine weiteren Einschränkungen (z.b. Betriebssystem) zur Benutzung von EasyQB. Eine bestehende Internetverbindung wird vorausgesetzt. Hinweis: Für die Nutzer von älteren Browsertechnologien (z. Bsp. IE 8) bietet die DKTIG eine Alternative zum Herunterladen an. Das so genannte Sandbox-Browser-Tool muss nicht installiert werden, stellt aber alle Funktionalitäten bereit. Eine Internetverbindung und Windows als Betriebssystem werden vorausgesetzt. Stand: Seite 16 von 16 Anleitung EasyQB-2016, Version 1.0