Broschüre SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung. I info@variatec.com I

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1 Broschüre SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung

2 SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung ist eine ideale Lösung für Unternehmen mit Service- und Wartungsarbeiten. Die Lösung verfügt über alle wesentlichen Funktionen, die für die präventive und korrektive Instandhaltung sowie umfassende Serviceaufträge einschließlich Auftragsplanung, Kapazitätsplanung und flexibler Rechnungsstellung nötig sind. SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung unterstützt die Kalkulation von Serviceaufträgen basierend auf Vorlagen und vergangenen Projekten. Die umfassende Rechnungsstellung inkl. Arbeiten und (Ersatz-)Teile und stellt darüber hinaus eine umfangreiche Service- Historie bereit. Zu den Vorteilen zählen die genaue und termingerechte Fakturierung, die optimierte Nutzung von Ressourcen, die finanzielle Kontrolle, Übersicht und Rentabilität sowie natürlich eine höhere Kundenzufriedenheit. Die termingerechte und qualitativ hochwertige Ausführung von Wartungs- und Servicearbeiten im Sinne des Kunden stellt eine besondere Herausforderung dar und erfordert ein gut koordiniertes Zusammenspiel des gesamten Betriebs. Die Buchhaltung mit verschiedenen Fakturierungsfrequenzen, die Koordination der Teile- und Materialbeschaffung sowie das gleichzeitige Ausbalancieren von Arbeit und Kapazitätsengpässen um Kundenfristen einzuhalten, können die Komplexität Ihres Unternehmens deutlich erhöhen. Nicht selten führt dies zu Fehlern, Terminüberschreitungen oder einer verminderten Leistungsfähigkeit. Mitentscheidend für die eigene Wettbewerbsfähigkeit sind hier integrierte Softwarelösungen, die hinsichtlich der besonderen Ansprüche von Service- und Wartungsarbeiten optimiert sind Lösungen wie SAP Business One für die Wartung, Reperatur & Instandhaltung. Es ist einerseits eine umfassende Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, kann andererseits aber auch als Abteilungslösung für große Organisationen dienen. Die wichtigsten Vorteile: Kürzere Service-Reaktionszeiten und höhere Servicequalität Erhöhte Genauigkeit bei Kalkulationen und Angebotserstellungen Einfache, schnelle und genaue Fakturierung Einfache und leistungsstarke Planung Schneller und bewährter ROI Optimierte Ablaufplanung und Ressourcenallokation Reduzierte Notreparaturen Einfache Bedienbarkeit, Drill-Downs, Warnmeldungen und Benutzerrechte SAP Business One für die Wartung, Reparatur und Instandhaltung eignet sich für fast jeden Betrieb: MRO als Kerngeschäft MRO für den internen Gebrauch MRO für Produktion u/o Handelsunternehmen

3 Funktionen SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung Automatische Fakturierung von Serviceverträgen Je nach Fakturierungsfrequenz gehen Serviceverträge zur Abrechnung automatisch in eine Warteschleife. Hierdurch ist eine effiziente und zeitnahe Abrechnung gewährleistet. Wartungsaufträge Auf Basis der Wartungszyklen der Equipment-Card des Kunden (Stammdaten) generiert das System automatisch Wartungsaufträge. Diese können zeitabhängig (frei wählbare Zeiträume), leistungsabhängig (Anzahl z.b. Stunden) oder optional in Abhängigkeit davon, was zuerst eintrifft, geändert werden. Serviceanrufe Basierend auf Serviceanrufen generiert das System Serviceaufträge. Auf dem Serviceanruf-Bildschirm wird eine komplette Übersicht der bisherigen Serviceanrufe, früherer sowie geplanter Serviceaufträge angezeigt. Planung von Serviceaufträgen Grafische Planungstools machen die Terminierung und Planung schnell und einfach. Dabei sind Serviceauftragsund Kapazitätsplanung voll integriert. Serviceaufträge und Aufgaben werden den Mitarbeitern einfach mit Drag & Drop zugewiesen. Auftragskostenrechnung Für jeden Serviceauftrag kann ein Finanzplan festgesetzt werden mit Echtzeit-Zugriff auf die tatsächlichen Kosten, Auftragsmarge und WIP (Work in Progress). Dies ermöglicht einen aktuellen Einblick in den Status des Serviceauftrags und dessen Fortschritt. Ferner stehen umfangreiche Drill-Down-Möglichkeiten zu Aktivitäten, Material und Arbeit zur Verfügung. Rechnungsstellung von Serviceaufträgen Das System verfügt über flexible Fakturierungsoptionen. Rechnungen können kalendarisch, auf Basis von Meilensteinen, Percentage of Completion oder manuell auf Anforderung erstellt werden. Sie können Personal, Material und Aufwendungen umfassen. Jeder Serviceauftrag kann nach individuellem Muster abgerechnet werden. Beschaffung & Bestandsführung Es stehen umfangreiche Funktionen zur Materialplanung und Beschaffung zur Verfügung. Material kann mit spezifischen Aktivitäten oder Meilensteinen verknüpfen werden, sodass ein Just-in-time-Einkauf ermöglicht wird. Unterstützt werden mehrere Lager mit den Möglichkeiten Bestellvorschlag und Projektbestand. Stundenzettel Die Buchung von direkten und indirekten Stunden mit Echtzeit-Rollup zu einem Serviceauftrag und flexibler Rechnungsstellung. Der Zeiteintrag kann auch über Fernzugriff mit einem Web-Browser erfolgen. Finanzverwaltung Die integrierte Finanzverwaltung, wird von allen relevanten Komponenten der Software mit Daten gespeist. Außerdem stehen flexible und umfangreiche Finanzreports zur Verfügung. CRM Die einfach zu bedienende CRM-Funktionen, greifen auf die zentralen Stammdaten zurück. So haben Sie Einsicht in alle relevanten Informationen. Diese stehen auch als Web-Umgebung zur Verfügung.

4 SAP Business One für die Wartung, Reparatur & Instandhaltung... Schritt 1 Erstellung eines Servicevertrags Serviceverträge können schnell und einfach erstellt werden. Verknüpfen Sie die Serviceobjekte und definieren Sie Vertragsbedingungen sowie Fakturierungsfrequenz. Mit diesem Servicevertrag haben Sie nun eine einfache Grundlage für die Wartungsplanung und die Auftragsfakturierung. Es ist sehr flexibel. Fortan muss nicht mehr gesucht werden, was in Rechnung gestellt werden soll oder was bereits fakturiert wurde. Sie haben einen direkten Überblick über alle Serviceanrufe und Rechnungsbeträge. Schritt 2 Erstellung einer Kunden-Equipment-Card (Stammdaten) Die Kunden-Equipment-Card beinhaltet alle Details und die Historie eines bestimmten Artikels sowie die komplette Übersicht aller Serviceinformationen bezüglich Artikel, Kunde und der Wartungsverträge. Letztere können zeitabhängig (frei wählbare Zeiträume), leistungsabhängig (Anzahl z.b. der Stunden) oder optional in Abhängigkeit davon, was zuerst eintrifft, erstellt werden. Die Equipment-Card umfasst außerdem Informationen wie z.b. Seriennummer des Herstellers, Ersatz-Seriennummer und Service-Intervall. Sie kann einfach mit Serviceaufträgen verknüpft und verbunden werden. Schritt 3 Serviceanrufe Alle eingehenden Serviceanrufe können einfach im System registriert werden, das Aufzeichnungen der letzten Serviceaktivitäten enthält. Die Informationen können in einer umfassenden Service - Wissensdatenbank integriert werden. Es benötigt nur einen Mausklick und ausgehend von einem Serviceanruf kann ein konkreter Serviceauftrag erstellt werden. Alle Informationen, die für einen Serviceauftrag benötigt werden, werden ausgehend vom Wartungsvertrag, der Kunden-Equipment-Card und dem Serviceanruf zusammengestellt.

5 ... in 6 Schritten Schritt 4 Serviceauftrag Für viele Unternehmen ist der Serviceauftrag der Ausgangspunkt für aktuelle Wartungsaktivitäten. Der Serviceauftrag kann manuell oder automatisch aus einem Wartungsvertrag, der Instandhaltungsplanung oder einem Serviceanruf generiert werden. Alles, was der Techniker für seine Arbeit benötigt, wie beispielsweise Auskünfte über Material, Kosten und weitere Informationen, kann in den Serviceauftrag einbezogen werden. Schritt 5 Serviceauftragsplanung Grafische Planungstools machen die Terminierung und Planung von Serviceaufträgen schnell und einfach. Projektplanung, Kapazitätsplanung und Terminierung sind vollintegriert. Alle Serviceaufträge, präventive und korrektive, können den Mitarbeitern mittels Drag & Drop zugewiesen werden. Nach Fertigstellung werden Arbeit, Material und Kosten gebucht und der Serviceauftrag kann abgeschlossen werden. Schritt 6 Servicefakturierung Das System bietet eine Vielzahl von flexiblen Fakturierungsoptionen. Rechnungen können alle Arbeitsstunden, Aufwendungen und das verbrauchte Material beinhalten. Dabei werden Rechnungspreis und die gewünschte Fakturierungsfrequenz zeit- oder leistungsabhängig durch die Wartungsverträge spezifiziert. Rechnungen werden manuell erzeugt oder gehen automatisch in eine Warteschleife, um nach vorgegebenem Schema fakturiert zu werden. Nach Rechnungserstellung erhalten Sie einen Überblick über die Projektmargen.

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