für Lehre und Forschung

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1 für Lehre und Forschung Rechts- und Personalabteilung Tel.: +43/1/71133/2050, 2051, Fax: +43/1/71133/2087 Sehr geehrte Mitarbeiterin! Sehr geehrter Mitarbeiter! Die Universität für angewandte Kunst Wien begrüßt Sie herzlich als neue/n Mitarbeiter/in. Anbei finden Sie ein paar Informationen zu unten angeführten Themen im Überblick, die Ihnen den Einstieg bei uns erleichtern sollen. Mit freundlichen Grüßen Dr. Markus Nagel Leiter der Rechts- und Personalabteilung Themen: Allgemeines Personal-Account Büromaterial Fahrtkostenzuschuss Formulare / Downloads Lehre / künstlerische bzw. wissenschaftliche Tätigkeit Base Angewandte - Meine Lehre Online-Service - Evaluation - Prüfungsprotokolle - Online-Visitenkarte und Wissensbilanz - Benutzerverwaltung Dienstrechtliches Sozialversicherung Betriebliche Mitarbeitervorsorgekasse Urlaub Meldung von Krankenständen / Pflegefreistellung V 10/16-1 -

2 ALLGEMEINES Personal-Account (p-nummer + Passwort) Ihr Benutzer-Account wird automatisch in der Personalabteilung eingerichtet und steht ab Dienstantritt zur Verfügung. Die Zugangsdaten erhalten Sie in der Personalabteilung unter Vorlage eines Lichtbildausweises und Sie werden gebeten, Ihren Account umgehend zu aktivieren. Damit verfügen Sie über: eine -Adresse (vorname.nachname@uni-ak.ac.at) für die Sie auch Aliase und automatische Weiterleitungen an eine andere -Adresse, z.b. Ihre private - Adresse, anlegen können. Informationen zur Einrichtung eines -Kontos in Ihrem Mailprogramm finden Sie bei Bedarf unter Sie können auch über auf Ihre s zugreifen. ACHTUNG: Wenn Sie weder direkt zugreifen noch weiterleiten, entgehen Ihnen wichtige dienstliche Mitteilungen, die zum großen Teil nur noch elektronisch versendet werden! Dies betrifft auch die monatlichen Entgeltnachweise, die nur elektronisch und verschlüsselt versendet werden. Sie benötigen also den Zugang zu Ihren s, plus Ihr Passwort, um die Datei im Anhang öffnen zu können. Zugriff auf den internen Bereich der Base Angewandte: Hier machen Sie vor Beginn eines Semesters alle Informationen über Ihre Lehrveranstaltungen für die Studierenden zugänglich. Näheres zur Nutzung wird unter dem Punkt Lehre / künstlerische bzw. wissenschaftliche Tätigkeit erläutert. Zugriff auf den internen Bereich des Online-Service der Angewandten: Informationen zur Verwendung siehe Lehre / künstlerische bzw. wissenschaftliche Tätigkeit. Unter anderem ist dies auch der Bereich, in dem Sie Ihr Passwort ändern, oder ein separates Passwort für den monatlichen Entgeltnachweis anlegen, oder ein neues Passwort anfordern können, bzw. für Ihre Standard- -Adresse ein Alias und automatische -Weiterleitung eintragen können. Büromaterial Für die Ausgabe von Büromaterial (Stifte, Ordner, Locher, Kopierpapier etc.) ist die Abteilung Logistik und Beschaffung zuständig (Registratur und zentrale Poststelle, Ferstel-Trakt, 1.Stock). Die Kosten für das Büromaterial werden dem Budget der jeweiligen Abteilung bzw. dem Institut verrechnet. V 10/16-2 -

3 Fahrtkostenzuschuss Der Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss ist an die Inanspruchnahme des Pendlerpauschales geknüpft. Maßgeblich für das Entstehen des Anspruchs ist das Formular L 34 EDV, welches Sie mittels des Links des Bundesministeriums für Finanzen aufrufen, ausfüllen und ausdrucken können. Das ausgedruckte und unterschriebene amtliche Formular ist bindend und für die laufende Berücksichtigung in der Personalabteilung abzugeben. Bei Wegfall des Anspruchs (z.b. durch Wohnortwechsel) ist dies der Personalabteilung binnen eines Monats zu melden. Formulare / Downloads Sämtliche Formulare, Infoblätter und Downloads aus dem Bereich Personal, Finanzen und Recht finden Sie unter: in der owncloud / Info Personal, d.h. dem internen Bereich der Base Angewandte. V 10/16-3 -

4 LEHRE / KÜNSTLERISCHE bzw. WISSENSCHAFTLICHE TÄTIGKEIT Base Angewandte ( Zum Einloggen in den internen Bereich benötigen Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Benutzer-Account (p-nummer oder -Adresse, und Passwort). Sollten Sie diese Zugangsdaten einmal vergessen haben, finden Sie auf der Login-Seite der Base eine Schaltfläche, die Sie direkt in den Bereich des Online-Service führt, wo Sie ein neues Passwort anfordern können. Bitte berücksichtigen Sie, dass nachdem Sie ein neues Passwort angelegt haben es ein paar Minuten dauert, bis diese Information in die Base übertragen ist. Eintragungen unter - Meine Lehre Wenn Sie auf den Menüpunkt Meine Lehre klicken, öffnet sich die Liste Ihrer Lehrveranstaltungen des aktuellen Semesters. Zum Eintragen der Informationen der jeweiligen Lehrveranstaltung klicken Sie bitte auf den Titel der Lehrveranstaltung und danach auf den Button Lehrveranstaltung bearbeiten. Tragen Sie bitte folgende Informationen zur Lehrveranstaltung ein Inhalt/Beschreibung Prüfungsmodalitäten Anmerkungen (optional) Schlagwörter (mit denen Ihre Lehrveranstaltung im Lehrveranstaltungsverzeichnis gefunden werden soll) Termine (indem Sie auf den Button Neuer Termin klicken) Datum der Anmeldung Ihre Kontaktdaten ( , Telefon oder Aushang) Nachdem Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie bitte in der Menüleiste auf Veröffentlichen, damit Ihre Informationen für die Studierenden im Lehrveranstaltungsverzeichnis sichtbar werden. Eine Video-Präsentation der Funktionen der Base Angewandte finden Sie unter: Online-Service Das Online-Service ( verwenden Sie, um gegen Ende des Semesters Ihre Lehrveranstaltung zu evaluieren nach der Lehrveranstaltung Prüfungsprotokolle auszudrucken einmal im Jahr Ihre künstlerischen bzw. wissenschaftlichen Aktivitäten zu dokumentieren (als Beitrag zur jährlichen Wissensbilanz der Angewandten und relevant z.b. für Budgetverhandlungen) Zum Einloggen benötigen Sie Ihren Benutzer-Account mit den Zugangsdaten: p-nummer und Passwort. Falls Sie einmal Ihre Zugangsdaten vergessen haben, steigen Sie in das Online-Service ein, Option Benutzerverwaltung, klicken auf Benutzername / Passwort vergessen? und folgen der Anleitung auf dem Bildschirm. (Falls Sie diese Daten für den Zugang zum internen Bereich der Base benötigen, dauert es ein paar Minuten, bis die neuen Daten in der Base verfügbar sind.) V 10/16-4 -

5 Die Weitergabe von Zugangsdaten ist nicht erlaubt und auch in Ihrem eigenen Interesse nicht sinnvoll. Sie können aber andere MitarbeiterInnen der Angewandten berechtigen, von deren Account aus auf Teile Ihrer Daten zuzugreifen. Für Zugänge zum Menüpunkt Evaluation kontaktieren Sie bitte für den Menüpunkt Online-Visitenkarte und Wissensbilanz In der Base Angewandte können Sie selbst anderen Personen Zugriff auf Ihre aktuellen Lehrveranstaltungen geben. - Evaluation Unter diesem Menüpunkt wählen Sie für die jeweilige Lehrveranstaltung ein Evaluationsverfahren aus. Entsprechend dem angewandten Konzept (siehe Beilage, Download unter wählen Sie das für Ihr Interesse passende Evaluationsverfahren aus und bestimmen selbst über die weitere Verwendung der Ergebnisse. Zur Sicherung einer Weiterentwicklung sollen Sie nach drei Semestern, in denen Sie eine oder mehrere Lehrveranstaltungen abgehalten haben, eine Lehrveranstaltungsevaluation durchführen. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die MitarbeiterInnen der Universitäts- und Qualitätsentwicklung unter lehrevaluation@uniak.ac.at oder 71133/ Prüfungsprotokolle Unter diesem Menüpunkt können Sie die Prüfungsprotokolle für Ihre Lehrveranstaltungen drucken (auch in Papierform in der Studienabteilung erhältlich). Die ausgefüllten Formulare sind möglichst rasch, spätestens jedoch drei Wochen nach dem Prüfungstermin, mit Originalunterschrift in der Studienabteilung abzugeben oder in den Briefkasten vor der Tür einzuwerfen. - Online-Visitenkarte und Wissensbilanz Das Online-Tool zur Eintragung Ihrer Aktivitäten ist auf die Bearbeitung der Online- Visitenkarte 1 fokussiert. Für die jährlichen Berichte der Angewandten (Wissensbilanz) 2 relevante Kategorien sind mit einem grünen "W" markiert. Eine vollständige Erfassung ist nur bei Publikationen und Vorträgen erforderlich, in allen anderen Bereichen erfassen Sie bitte jene Aktivitäten, die Sie aufgrund ihrer Relevanz auf Ihrer Online-Visitenkarte sichtbar machen wollen. Diese Daten können Sie laufend eintragen und erscheinen auf Ihrer Visitenkarte (sofern Sie die Anzeige nicht deaktivieren). Im Februar jeden Jahres werden Einträge in mit grünem "W" gekennzeichneten Kategorien zusätzlich auch zur Erstellung der Wissensbilanz verwendet. ACHTUNG: Die Einträge werden nicht redaktionell bearbeitet, Schreibfehler scheinen somit auch im gedruckten Bericht auf. - Benutzerverwaltung Unter diesem Menüpunkt können Sie zum Beispiel: automatische -Weiterleitungen einrichten Ihr Passwort ändern, bzw. ein neues anfordern ein separates Passwort für die Entgeltnachweise anlegen eine automatische Abwesenheitsmeldung hinterlegen V 10/16-5 -

6 DIENSTRECHTLICHES Sozialversicherung Der Arbeitnehmer/Die Arbeitnehmerin unterliegt der Versicherungspflicht in der Kranken- und Unfallversicherung nach dem Beamten-, Kranken- und Unfallversicherungsgesetz und wird daher bei der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter angemeldet. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie auch der Arbeitslosenversicherung unterliegen. Die Versicherungspflicht in der Pensionsversicherung richtet sich nach dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz. Liegt jedoch das monatliche Einkommen unter der jeweiligen Geringfügigkeitsgrenze, unterliegt das Arbeitsverhältnis nur der Unfallversicherung. Diesfalls besteht die Möglichkeit zur Selbstversicherung gem. 7a B-KUVG. Betriebliche Mitarbeitervorsorgekasse Die Beiträge nach dem BMSVG werden an die APK-Betriebliche Mitarbeiter- und Selbständigenvorsorgekasse AG in 1030 Wien, Thomas-Klestil-Platz 1, abgeführt. Nähere Informationen erhalten Sie unter oder telefonisch unter 01 (0) Urlaub Formulare für den Antrag eines Urlaubes oder Sonderurlaubes finden Sie unter in der owncloud / Info Personal bzw. liegen zur freien Entnahme in der Personalabteilung auf. Den aktuellen Stand Ihres Erholungsurlaubes erfahren Sie unter der Klappe Meldung von Krankenständen / Pflegefreistellung Der/die ArbeitnehmerIn ist verpflichtet bei jedem Krankenstand und jeder Pflegefreistellung (für Kinder und nahe Angehörige) die Personalabteilung (Klappe 2082, personalbteilung@uni-ak.ac.at) umgehend zu informieren und bei einem mehr als 3 Tage dauernden Krankenstand eine ärztliche Bestätigung abzugeben. Bei längerer Krankenstandsdauer (ab 2 Wochen) ist es erforderlich, diese Bestätigung zwischendurch der Personalabteilung zukommen zu lassen (Fax DW 2087). Auch der Dienstantritt nach einem Krankenstand ist unverzüglich zu melden. Es wird darauf hingewiesen, dass Sie als bei der BVA versicherte/r Angestellte/r verpflichtet sind, die BVA von einem Krankenstand selbst in Kenntnis zu setzen. Die Bestätigung des Vertragsarztes der BVA ist von Ihnen unverzüglich an die jeweils zuständige Landesstelle der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter - BVA zu senden. Die Ausstellung der ärztlichen Bestätigung wird von der BVA abgegolten und ist daher für Sie unentgeltlich. Kuraufenthalte sind unmittelbar nach der Bewilligung durch die zuständige Krankenversicherungsanstalt der Personalabteilung zu melden. V 10/16-6 -

7 Unter gewissen Umständen besteht die Möglichkeit, bei der BVA um Nachsicht von der Leistung des Eigenanteils oder der Rezeptgebühr anzusuchen (beispielsweise bei geringem Familieneinkommen oder chronischer Krankheit). Nähere Informationen sind direkt bei der BVA erhältlich: 1080 Wien, Josefstädterstraße 80 (Landesstelle Wien; bei Wohnsitz in einem Bundesland wenden Sie sich bitte an Ihre Landesstelle), Service-Telefon (zum Ortstarif). V 10/16-7 -