IKS KURZ-CHECK. Die KARER CONSULTING Analyse für Ihr Internes Kontrollsystem

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1 IKS KURZ-CHECK Die KARER CONSULTING Analyse für Ihr Internes Kontrollsystem

2 Ausgangssituation Mit der am 1. Januar 2008 in Kraft getretenen Revision des Schweizer Obligationsrechtes (insb. Art. 728a, 728b, 663b OR), ist das Interne Kontrollsystem (IKS) ab 2008 in der Schweiz Gegenstand der externen Revision. Im europäischen Raum sind die Unternehmen bis Juli 2008 zur Umsetzung der 8. EU-Richtlinie ( EuroSox ) verpfl ichtet, die Vorgaben für die nationale Gesetzgebung über Aktionärssicherheit sowie unabhängige Rechnungs- und Abschlussprüfung gibt. Dies bedingt, dass die betroffenen Unternehmen sich mit der Frage konfrontiert sehen, wie sie die neuen gesetzlichen Anforderungen bedarfsgerecht erfüllen können. In der Praxis sind die Geschäftsprozesse häufi g noch unvollständig dokumentiert, hinsichtlich ihrer Risiken beurteilt und die implementierten Kontrollen basieren auf einer nicht systematischen und risikoorientierten Grundlage. Einerseits führt dies dazu, dass Geschäftsbereiche trotz eines erheblichen Risikopotentials nicht oder nur unvollständig abgedeckt werden, andererseits kann es vorkommen, dass in Bereichen ohne nennenswerte Risiken ein zu hoher Kontrollaufwand betrieben wird. Richtig umgesetzt, kann das IKS als ein wichtiges Führungsinstrument genutzt werden, welches einen entscheidenden Beitrag zur Minimierung der Geschäftsrisiken und zu einer effi zienten und effektiven Geschäftsführung leistet. Zielsetzung des s Der der KARER CONSULTING bietet Ihnen die Chance, Ihr IKS in einer Kurzanalyse hinsichtlich seines Reifegrades zu beurteilen. Im Ergebnis erhalten Sie eine Auswertung der Schwachstellen / Risikopotentiale die: den Handlungs- und Verbesserungsbedarf aufzeigt, als Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen und die Erstellung eines Action Planes genutzt werden kann, die Voraussetzung für eine detaillierte Analyse und Ursachenforschung bildet. Der Aufbau des s Der basiert auf einem von der KARER CONSULTING entwickelten und in der Praxis erprobten Analyseverfahren. In Form eines standardisierten Fragenkatalogs, werden Ihnen 56 Fragen Compliance Operative Prozesse Ziele Berichtswesen gestellt. Auf Basis Ihrer Antworten wird der Reifegrad Ihres IKS berechnet und grafi sch ausgewertet. Die Einteilung des Fragebogens orientiert sich am COSO Modell, das sich international und in der Schweiz als Framework zur Einführung und Prüfung eines IKS etabliert hat und alle wichtigen Untersuchungsfelder für die Analyse eines IKS beinhaltet. COSO Komponenten Internes Umfeld/Kontrollumfeld Risikobeurteilung Kontrollmassnahmen Information & Kommunikation Monitoring Company Level Geschäftsmodell 2

3 Zur Analyse des Ausprägungsgrades der einzelnen COSO Komponenten wurden pro Komponente 10 Fragen defi niert, sechs weitere Fragen beziehen sich direkt auf den Bekanntheitsgrad und die Anwendung des COSO Modells in Ihrer Unternehmung. Beispielfragen: zum Internen Umfeld / Kontrollumfeld: Werden Firmenstrategie, Mission und Unternehmensziele vom Management an die MitarbeiterInnen (regelmässig) kommuniziert? zur Risikobeurteilung: Ist die Effi zienz und Effektivität der Geschäftsprozesse durch die Defi nition und Dokumentation der Prozessziele, Prozesse, Leistungsvorgaben, Rollen und Hilfsmittel sichergestellt? zu Kontrollmassnahmen: Decken die defi nierten Kontrollen alle Schlüsselrisiken ab? zur Information & Kommunikation: Ist ein Informations- und Kommunikationskonzept vorhanden (Zielsetzung, Strategie, Massnahmen)? zum Monitoring: Sind die Steuerungs- und Controllingprozesse (stellt die Durchführung der Kontrollen über einen defi nierten Zeitraum sicher) defi niert? Der Ablauf des s Einladung Kurz-Check (Versand Link) Durchführung Kurz-Check (webbased) Auswertung Analyseergebnisse (webbased) Erstellung Benchmark durch die KARER (auf Wunsch) Übergabe & Präsentation Ergebnisse (auf Wunsch) Mit der Einladung erhalten Sie per einen Link sowie ein Passwort, die Ihnen den Zugriff auf den webbasierten Fragebogen erlauben. Nach Beantwortung aller Fragen erfolgt die Auswertung des Fragebogens, die Ihnen direkt im Web zur Verfügung steht. Auf Wunsch nimmt die KARER CONSULTING Ihre Ergebnisse in einen Benchmark auf, bei dem eine Positionierung Ihres Unternehmens im Vergleich zu den Unternehmen der bisherigen Teilnehmer vorgenommen wird. Gerne unterstützen wir Sie bei der Interpretation der Ergebnisse und präsentierten Ihnen diese im Rahmen eines Präsentationstermines. Ihr Aufwand ergibt sich aus dem Ausfüllen des Fragebogens und beträgt ca. 30 Minuten. 3

4 Die Bewertungskriterien Die Bewertung basiert auf einer einfachen Beantwortung der Fragen mit Ja, zum Teil, Nein und spiegelt Ihr Eigenbild wider. Auf Basis der dreistufi gen Klassifi zierung der Fragen, berechnet das Tool den Reifegrad Ihres IKS. Die Ergebnisse werden in Form von Durchschnittswerten im Rahmen der Auswertung in ein 5 stufi ges Reifegradmodell transferiert, wobei 1 dem geringsten und 5 dem höchsten Reifegrad entspricht. Die Ergebnisse Die Ergebnisse des KARER CONSULTING s erhalten Sie nach Abschluss des Fragebogens als Ergebnis Desktop. Auf Wunsch können Sie einen Ergebnisausdruck erstellen. Kern der Auswertung ist eine Spinnengrafi k, die COSO Modell Internets Umfeld / Kontrollumfeld Risikobeurteilung den Ausprägungsgrad Ihres IKS, bezogen auf die COSO 1 Komponenten, darstellt. Die wesentlichen Aussagen der Spinnengrafi k werden in der Auswertung kommentiert. Gerne stellen Ihnen die Experten Monitoring Kontrollmassnahmen der KARER CONSULTING die Ergebnisse des Fragebogens sowie des Benchmarks im Rahmen einer Präsentation vor! Information & Kommunikation Hinweis: Mit dem Ziel das Eigenbild mit dem Expertenbild abzugleichen, führen unsere erfahrenen Projektmanager auf Wunsch eine detaillierte Bewertung auf Basis eines umfangreicheren Fragenkataloges, im Rahmen eines zweitägigen Workshops vor Ort durch. Ergebnis ist eine umfassende Dokumentation, in der die IKS Faktoren für jede Komponente in Netzdiagrammen bewertet und interpretiert werden. Auf der Basis der Analyse und unserer Erfahrungen, wird abschliessend eine Handlungsempfehlung für Sie erstellt, die abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ist. Der Nutzen des s Sie erhalten eine Aussage über Verbesserungs- und Risikopotentiale Ihres Internen Kontrollsystems. Sie erhalten eine auf die Schwachstellen angepasste Handlungsempfehlung. Die Empfehlung kann als Basis für die Planung des weiteren Vorgehens verwendet werden. Sie haben die Möglichkeit Ihre Erfahrungen mit unseren Fachexperten auszutauschen. Auf Wunsch profitieren Sie von unserem Benchmark und erhalten einen Hinweis über die Positionierung Ihres IKS im Vergleich zu den IKS der anderen teilnehmenden Unternehmen. 4

5 Success Story Im Auftrag eines namhaften Dienstleisters der Pharmabranche, führte die die KARER CONSULTING ein Projekt zur Vorbereitung der Zertifi zierung der SOX (Sabans Oxley Act) Compliance durch. Das Projekt beinhaltete in einer ersten Phase den IT-Bereich (Pilot). Nach der sehr erfolgreich verlaufenden Realisierung des Piloten, wurde der Scope um den HR (Human Resources) Bereich erweitert. In der ersten Projektphase wurde die Zielsetzung defi niert und der Scope des Projektes auf Basis eines Kurz-Checks festgelegt. Die IT und HR Prozesse im Einfl ussbereich SOX, wurden dann in Form eines Prozessreferenzmodells dokumentiert und die vorhandenen Systeme zugeordnet. In der zweiten Phase wurde zur Identifi kation der GAPs und Schwachstellen innerhalb der Organisation, der Prozesse (IT, HR) und der Systeme eine Risikoanalyse durchgeführt und die IST-Situation mit den Soll-Anforderungen abgeglichen. Auf Basis der identifi zierten Schlüsselrisiken, wurde die Defi nition der notwendigen Kontroll- und Steuerungsmassnahmen vorgenommen. Mit dem Ziel die Verantwortlichkeiten zu regeln und die Gewaltentrennung sicherzustellen, wurde unterstützend ein Rollenmodell etabliert. Zur Messung und Aufrechterhaltung der Qualität des Internen Kontrollsystems wurde ein übergeordnetes Qualitätsmanagement, bestehend aus einem Controlling und einem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) defi niert und eingeführt. Mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes im Rahmen eines internen Audits, konnte sowohl die IT als auch der HR Bereich erfolgreich zertifi ziert, die aus SOX resultierenden Anforderungen erfüllt und die konzernweiten Kontrollen harmonisiert werden. Als Nebeneffekt der Analyse, Dokumentation und Optimierung der Prozesse konnte eine Effi zienzsteigerung innerhalb der Prozesse erreicht und die Kosten in der IT und im HR Bereich gesenkt werden. Die schlanke Umsetzung des Internen Kontrollsystem verhalf im Ergebnis zur Einführung einer wirkungsvollen und massgeschneiderten Lösung, die bis heute sehr erfolgreich genutzt wird. KARER CONSULTING Projekte umsetzen. Prozesse gestalten. Menschen begeistern. Oberrohrdorf/Zürich Göppingen/Stuttgart Wien London