Inhalt. Einleitung 4. Das Büro 6. Die Papierflut bewältigen 19. Überquellendes -Fach 31. Checklisten Entlastung in turbulenten Zeiten 35

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1 Inhalt Einleitung 4 Das Büro 6 Büro-Test 6 Lage, Einrichtung, Ausstattung 7 Die richtige Technik 11 Bauer sucht Cloud Speicher ohne Ende 13 Drucken, Scannen, Faxen 13 Software und Sicherheit 14 Telefon und Internet verschmelzen 15 Vernetzt per Funk 16 Mobile Datennutzung und Datentransfer 17 Die Papierflut bewältigen 19 Umgang mit der eingehenden Post 20 Ablagesysteme 22 Postbearbeitung 24 Der individuelle Aktenplan 25 Aufbewahrung 29 Überquellendes -Fach 31 Die elektronische Informationsflut 31 Kommunikationszentrale PC 31 Ordnung im PC 33 Daten sichern und archivieren 34 Checklisten Entlastung in turbulenten Zeiten 35 Foto: agrarfoto.com Checkliste 1 - Aufgabenliste 37 Checkliste 2 - Gesprächsvorbereitung und -ergebnisse 38 Checkliste 3 - Telefonnotizen 39 Checkliste 4 - Wichtige Telefonnummern auf einen Blick 40 Checkliste 5 - Selbst-Check: Verringerung der Papierflut 41 Checkliste 6 - Termine und Fristen 42 Zusammenfassung 43 Ausgewählte aid-veröffentlichungen 44 3

2 Einleitung Landwirtschaftliche Betriebe werden zunehmend größer und komplexer. Während jedoch die Produktion wächst und sich verändert, kommt das Büro oft zu kurz. Die Aufmerksamkeit gilt in erster Linie der Arbeit im Außenbereich. Die Büroarbeit wird zwischendurch, nebenher oder am Abend erledigt. Obwohl jeder weiß, wie wichtig die Büroarbeit ist, werden wichtige Aufgaben oft verschoben oder gar nicht erledigt. Zur Begründung heißt es dann, dass die Arbeit im Büro keinen Spaß mache oder die Zeit fehle oder beides. Die Folgen sind vielfältig. Dokumente sind bei einer Betriebsprüfung nicht auffindbar, Termine und Fristen werden verpasst, grundlegende Planungs- und Organisationsaufgaben werden schlecht, zu spät oder gar nicht erledigt. Dies alles wirkt sich nachteilig auf die gesamte Betriebsführung aus. Am Ende wird Geld verschenkt und es entsteht persönliche Unzufriedenheit. Das muss aber nicht sein! Wer seine Arbeit im Agrarbüro so gestaltet, dass sie den betrieblichen und persönlichen Bedürfnissen entspricht, merkt, dass es auch Spaß machen kann. Wer sich mit den Aufgaben im Büro gut auskennt, kann Teile dieser Arbeit auch gut an andere Personen wie eine Bürokraft übertragen. Effektive und effiziente Büroorganisation im Betrieb zahlt sich aus. Mehr Sicherheit bei Kontrollen, besserer Durchblick im Betrieb und die Gewissheit, das Unternehmen im Griff zu haben. Wenn die Voraussetzungen stimmen, macht Büroarbeit Freude. Schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren Betrieb! Dieses Heft hilft Ihnen dabei, den richtigen Weg zu finden und sich einen idealen Arbeitsplatz zu schaffen! Zeitaufwand für Bürotätigkeiten in der Landwirtschaft Registrierung Tiere 6,6 EU-Betriebsprämie (inkl. Kontrollen) 5,0 Düngeverordnung 3,7 Pflanzenschutzmittel Tierarzneimittel 3,6 3,5 Steuern 2,0 Sonstiges 4, Stunden pro Monat 4 Quelle: Konjunkturbarometer des Deutschen Bauernverbandes 2014

3 Fotos: Fotostudio Verena Neuhaus, Paderborn Die Zeit, die ein Landwirt am PC, mit dem Tablet oder Smartphone in der Hand verbringt, wird nicht weniger werden. Gleichzeitig verändern sich die Rahmenbedingungen, unter denen die Büroarbeit stattfindet. Während die meisten Unterlagen früher auf Papier bearbeitet wurden, geschieht vieles heute digital. Antragstellung, Buchführung, die Erfüllung von Meldeund Aufzeichnungspflichten lassen sich häufig online erledigen. Für die Personen in landwirtschaftlichen Betrieben ist es nicht immer leicht, sich darauf einzustellen, beispielsweise weil es zusätzlich Zeit beansprucht. Zunächst müssen auch die technischen Voraussetzungen geschaffen und anschließend der Umgang mit den Programmen eingeübt werden. Junge Leute tun sich damit in der Regel leichter. Gerade hier ist also eine gute Zusammenarbeit aller Generationen auf dem Hof von Vorteil für alle Beteiligten. Die fachlichen und rechtlichen Inhalte der Büroarbeiten fordern nicht nur bei Cross-Compliance-Regelungen oder Qualitätsmanagementsystemen gewissenhaftes Arbeiten und eine einwandfreie und gut nachvollziehbare Dokumentation. Analysen und Planungen brauchen eine verlässliche Datengrundlage. Fehlerhafte Angaben haben stets finanzielle Folgen. Die Qualität der Daten entscheidet erheblich über die Gewährung von Prämien- oder Ausgleichszahlungen und damit über die Einkommenssituation des Betriebes. Die Bedeutung und das Ansehen des Büromanagements innerhalb der Betriebsführung sollten daher neu und richtig eingeordnet werden. Kurz gesagt: Auch im Büro wird das Geld verdient. 5

4 Das Büro Büro-Test Wie steht es um Ihre Büroorganisation? Ihr Gefühl sagt Ihnen vielleicht schon, wie zufrieden oder auch unzufrieden Sie mit der Situation in Ihrem Betrieb sind. Es gibt Bereiche, die gut laufen, und solche, in denen Sie nicht so gut zurechtkommen. Eine genaue und ausführliche Analyse hilft, die Schwachstellen herauszufinden und darauf aufbauend passende Lösungen zu entwickeln. Aber auch ein kurzer Test kann dazu beitragen, den eigenen Standort zu bestimmen. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen zutrifft und was nicht. Je mehr Kreuze Sie in der Spalte Trifft zu machen, desto dringender ist der Handlungsbedarf. Ist-Zustand Unser Schreibtisch ist meistens mit Papieren, Akten und Sonstigem überhäuft. Trifft zu Trifft nicht zu Wenn wir den Schreibtisch sehen, haben wir meistens ein unzufrie denes Gefühl. Unser Büro ist nicht sehr schön. Es ist etwas dunkel, ungünstig gelegen und außerdem noch Abstellraum für andere Dinge. Beim Telefonieren müssen wir häufiger nach Papier und Stift suchen. Meistens müssen wir erst Platz schaffen, bevor wir mit der eigentlichen Büroarbeit beginnen können. Wir haben nur einen Schreibtisch, den wir gemeinsam nutzen müssen. Das führt nicht selten zu Ärger, da jeder eine andere Arbeitsweise hat. Es kommt häufiger vor, dass wir Dokumente nicht wiederfinden, die ein anderer abgeheftet oder abgespeichert hat. Es fehlen irgendwie richtige Strukturen im Büro. Vieles wird nur unsystematisch abgelegt. Wenn wir mehrere Stunden am Schreibtisch sitzen, haben wir anschließend oft Rücken- oder Kopfschmerzen. In unserem PC sammeln sich lange Listen von s, die wir bearbeiten oder beantworten müssten. Wir haben schon ein paar Monate keine Daten mehr gesichert. Wir fangen beim Schreiben eines Briefes am PC immer wieder mit einem leeren Blatt an. Wir schreiben Adressen und Termine an verschiedenen Stellen auf. Wir arbeiten alle mit dem gleichen Profil und der gleichen Kennung am PC. Wir hatten in letzter Zeit öfter Schadsoftware auf unserem PC. 6

5 Foto: Fotostudio Verena Neuhaus, Paderborn Lage, Einrichtung, Ausstattung Auf Grund der zunehmenden Verwaltungsaufgaben sollte heute auf jedem landwirtschaftlichen Betrieb ein Büro zur Verfügung stehen. Größe und Lage des Büros hängen davon ab, wann und wie es genutzt wird. Optimal ist es, wenn es sowohl vom Betrieb als auch von der Wohnung aus schnell und direkt erreichbar ist. Damit ausreichende Belüftung und eine angenehme Raumtemperatur von rund 21 C gewährleistet sind, sollte der Raum ein Fenster haben und beheizbar sein. Soll das Büro ausschließlich als Arbeitsplatz dienen, reichen 8 m 2 bereits aus. Wird es jedoch gleichzeitig als Lagerraum für sämtliche Akten genutzt, sollten es möglichst 10 bis 12 m 2 sein. Falls darin zusätzlich noch Besprechungen stattfinden, ist eine Mindestgröße von 16 m 2 zu empfehlen. Akten, die nicht benötigt, aber aufbewahrt werden müssen, sollten nicht im Büro stehen. Stallbüros oder zusätzliche Büro-Stationen im Betrieb müssen bei der Gesamtorganisation berücksichtigt und den Anforderungen entsprechend ausgestattet werden. Wie erging es Ihnen mit dem Büro-Test? Haben Sie Situationen in Ihrem Alltag wiedererkannt? Wenn Sie mehr als zweimal Trifft zu geantwortet haben, handeln Sie! Es muss nicht immer eine ganz große Aktion oder Neuanschaffung sein. Oftmals können Sie schon mit kleinen Schritten viel erreichen! Fangen Sie noch heute damit an! 7

6 1. Schreibtisch, evtl. höhenverstellbar, möglichst mit freier Sicht in den Raum hinein, Fenster blendfrei seitlich 2. Ergonomischer Bürostuhl, auch zeitweise Sitzball oder Ähnliches 3. Schreibtisch für wechselnde Tätigkeiten Bildschirmarbeit und andere Arbeiten ohne PC in Freiform oder als Winkelschreibtisch, Mindestgröße 108 cm² 4. Abstellfläche für Drucker oder Ordnungshilfen wie Stehsammler und Stapelboxen 5. Schrank- oder Regalwand für Ordner und Bücher 6. Tisch und Stühle für Besprechungen Beachten Sie bei der Einrichtung und Ausstattung des Büros folgende ergonomische Grundregeln: Die Anordnung der Möbel und Geräte entspricht den Arbeitsabläufen, damit rationell gearbeitet werden kann. Der Schreibtisch steht möglichst so, dass Sie einen freien Blick in den Raum hinein haben. Ideal ist es, wenn Sie Fenster und Tür im Blick haben, das Fenster links für Rechtshänder liegt und umgekehrt für Linkshänder. Im Raum sollten blend- und flackerfreie Decken- oder Standleuchten vorhanden sein. Zusätzliche Beleuchtung durch indirektes oder blendfreies Licht am Arbeitsplatz ist möglich. Der Bildschirm ist blendfrei platziert, die Oberkante etwas niedriger als die Augenhöhe. Der Abstand zwischen Augen und Bildschirm richtet sich nach der Größe und Auflösung sowie der individuellen Sehschärfe. Tipp: Sie müssen eine 5 vom Buchstaben S gut unterscheiden können. Telefon- und Internetanschluss sind ebenso erforderlich wie ausreichend Steckdosen. Als Schreibtischfläche werden mindestens 180 x 80 cm empfohlen, die Freifläche zum Arbeiten beträgt mindestens 120 x 60 cm. Die Tischhöhe liegt zwischen 72 cm und 75 cm, die Beinraumhöhe idealerweise bei 65 cm, richtet sich jedoch letztlich nach den individuellen ergonomischen Anforderungen. Achten Sie auch auf Beinfreiheit unter der Arbeitsfläche! 8