Virtuelles Projektmanagement

Transkript

1 Virtuelles Projektmanagement

2 Der i-projectroom Effiziente Planung und Steuerung von Projekten Der i-projectroom ist ein browserbasiertes Projektmanagementtool. Er wurde entwickelt, um speziell im Groß- und im Multiprojektmanagement eine hohe Qualität sowie Termin- und Budgettreue zu gewahren. Dazu bietet der i-projectroom Funktionen zum Planen, Steuern von Projekten sowie zur Kommunikation im Projektteam. Weiterhin können alle projektrelevanten Informationen erfasst und organisiert werden. Einheitliche Projektstrukturen Klare Kommunikation Gezielte Aufgabenverteilung Zeit-, Kosten-, Qualitätskontrolle Standortunabhängiges Arbeiten Intuitive Bedienung Dabei wurde der i-projectroom so konzipiert, dass er für jede Hierarchieebene (Geschäftsführung, Projektleitung und Projektteam) individuelle Funktionen und Berechtigungen liefert.

3 Projektportfolio GF Projektleitung Zeit / Fortschritt Finanzen Qualität: Erledigungsgrad Arbeitspakete / To-dos Report / Feedback Multi-Projektmanagement, Steuerung und Kontrolle Terminplan To-dos Risiken Finanzen Arbeitspakete Meilensteine Dokumente Rollenspezifische Funktionen Der i-projectroom bietet für jede Hierarchieebene individuelle Funktionen. Er wird damit zur umfassenden, gemeinsame Steuerungsplattform. Projektteam Kommunikation To-dos einsehen und bearbeiten Kontaktliste einsehen / Projektmitglieder kontaktieren Termine einsehen und an Meetings teilnehmen Geschäftsführung Projektleitung Projektteam Für strategisch ausgerichtetes Fachpersonal liefert das Dashboard einen schnellen Überblick zu Fortschritt, Status und Risiko aller Projekte. Der Projektleitung wird eine Vielzahl von Instrumenten zur Verfügung gestellt, um Projekte gezielt zu steuern, zu dokumentieren und zu verwalten. Die Informationen des Projektes werden für das Projektteam personenbezogen aufbereitet. Jedem Projektmitglied werden offene Todos, anstehende Termine und Kontaktlisten bereitgestellt.

4 Dashboard Projektplanung Termine Kommunikation Als Startseite liefert das Dashboard einen Überblick über das Projektportfolio. Die Projektfortschrittsampel zeigt auf den ersten Blick, ob ein Projekt auf Kurs ist. Zusätzlich wird der Projektstatus für jedes Projekt durch vier Fortschrittsbalken angezeigt. Damit ermöglicht das Dashboard eine schnelle und einfache Einschätzung zu allen Projekten. Die Projektplanung umfasst eine umfassende Gantt-Chart-Funktion. Hier können Arbeitspakete und Meilensteine erfasst und verknüpft werden. Weiterhin können Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Ein gesonderter Meilensteinplan liefert einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt. Neben den klassischen Funktionen eines Kalenders bietet der i-projectroom eine Abstimmungsfunktion. Diese ermöglicht besonders bei großen Projektteams eine effiziente Terminfindung. Für größere Meetings stellt der i-project- Room eine Protokollfunktion bereit. Protokolle können im Anschluss direkt an alle Teilnehmer versendet werden. Eine reibungslose Kommunikation auch über Abteilungsgrenzen hinweg ist im Projektmanagement ein unabdingbarer Erfolgsfaktor. Im i-projectroom werden daher Kontaktlisten für jedes Projekt bereitgestellt. Ein Nachrichtensystem ermöglicht es den Nutzern, direkt im i-projectroom miteinander zu kommunizieren. Tool Box Finanzen & Controlling Risikoanalyse To-dos Dokumentenverwaltung Damit Ihre Projekte jeweils im gesetzten Budget agieren, werden im i-projectroom nicht nur die fakturierten sondern auch die geplanten Kosten erfasst. Das Budget lässt sich dabei in Unterbudgets aufteilen. Eine Projektbilanz mit Gesamtkosten und Projektsaldo ist jederzeit griffbereit. Projekte haben in der Regel einen einmaligen Charakter und bergen damit auch individuelle Risiken. Diese werden in der Risikoanalyse separat erfasst und bewertet. Aus den einzelnen Gefahren errechnet der i-projectroom eine Risikokennzahl, die Ihr Projektrisiko widerspiegelt. Über das To-do-Management können Sie alle Aufgaben im i-projectroom bündeln und an die Verantwortlichen weiterleiten. Die To-dos werden dabei mit einem Fälligkeitstermin versehen und wichtige To-dos können priorisiert werden. Ein Alertsystem warnt Sie vor überfälligen To-dos. In der Dokumentenverwaltung werden alle digitalen Dokumente abgelegt. Durch ein Rechtesystem können die Leserechte eingeschränkt werden, um vertrauliche Dokumente vor unerlaubtem Zugriff zu schützen. Die Dateien und Ordner können über eine Exportfunktion heruntergeladen werden.

5 Überblick Interface Projekt eröffnen Projekt beschreiben Team erstellen Funktionen freischalten Projektsteuerung Alerts und Benachrichtigungen To-do-Management To-dos erstellen und zuweisen Verantwortlichkeiten festlegen Projektplanung Arbeitspakete Meilensteine Gantt-Chart Dokumentenverwaltung Ablage für alle projektrelevanten Dokumente, Bilder und Videos Zugriffsverwaltung Exportfunktion Finanzen & Controlling Budgetierung Erfassung von Plan- und Ist-Kosten Kommunikation Adress Management Projekt-Notizen und Meeting-Protokolle Nachrichtensystem Risikoanalyse Erfassen und bewerten Gegenmaßnahmen Verantwortlichkeiten Projektportfolio Projektstartseite Archiv Projektplanung Kalender

6 Die Technik Rechtesystem, Server und Support Das implementierte Rechtesystem unterscheidet zwischen Projekt- und Systemrollen. So können für unterschiedliche Aufgaben jeweils spezifische Zugriffsrechte realisiert werden. Durch eine cloudbasierte Serverstruktur ist der i-projectroom standortübergreifend und ortsunabhängig einsetzbar. Unsere eingesetzten Server haben eine Verfügbarkeit von 99,95 Prozent. Tägliche Backups garantieren die Sicherheit Ihrer Daten. Durch eine Spiegelung der Server ist der laufende Betrieb auch bei technischen Schwierigkeiten nicht gefährdet. Weiterhin ist der i-projectroom modular konzipiert. Mit unserem optionalen Zeiterfassungsmodul können Sie beispielsweise Ihren Arbeitsaufwand pro Mitarbeiter und Projekt erfassen. Bei Rückfragen und Problemen steht Ihnen unsere online Hilfe sowie unser und Telefonsupport kostenfrei mit Rat und Tat zur Seite. Ein Produkt der InterLog Management GmbH Die Idee Um die Abwicklung von Mandaten und Projekten in administrativer Hinsicht zu optimieren, entstand die Idee zur Entwicklung einer eigenen Projektmanagement-Applikation. Aus den Kundenbedürfnissen, dem Know-how und den sehr breiten und tiefen Praxiserfahrungen seitens InterLog Management wurde der i-projectroom konzipiert und dient seitdem als Informations- und Steuerungsinstrument für alle laufenden und als Archiv für bereits abgeschlossene Projekte. Das Unternehmen InterLog Management wurde im Jahr 2009 vom Geschäftsführer Eric Gastel gegründet und bietet unabhängige und praxisbezogene Logistikberatung an. Das Beratungsspektrum umfasst dabei neben Logistik-, Strategie- und Prozessmanagement auch Projektmanagement. Zu den Kunden von InterLog Management gehören Branchengrößen aus Handel, Chemie, Pharma, Produktion, Entsorgung und vielen mehr. InterLog Management legt bei den übernommenen Mandaten größten Wert auf Objektivität und Transparenz zur Steigerung der Beratungsqualität. Die gelieferte Qualität sorgt seit Jahren für ein kontinuierliches Unternehmenswachstum. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT LOGISTIKBERATUNG STRATEGIE- & PROZESSMANAGEMENT PROJEKTMANAGEMENT Die Standorte An zwei Standorten in Sursee in der Schweiz und Dortmund in Deutschland werden die Kunden umfassend, fachgerecht und kompetent betreut. Niederlassung Schweiz Centralstrasse 8a 6210 Sursee Telefon: Niederlassung Deutschland Otto-Hahn-Straße Dortmund Telefon:

7 Interessiert? Wenn Sie sich für den Einsatz des i-projectroom interessieren oder noch Fragen zu den Funktionen haben, setzen Sie sich doch bitte mit uns in Verbindung. Gerne beraten wir Sie zu den Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen. Ein Produkt der InterLog Management GmbH Niederlassung Schweiz Centralstrasse Sursee Virtuelles Projektmanagement Niederlassung Deutschland Otto-Hahn-Straße Dortmund Beratung Montag Donnerstag von Uhr Freitag von Uhr info@i-projectroom.com