Literaturverwaltung mit Citavi 4. Installation von Citavi FH D B. Literaturverwaltung mit Citavi

Transkript

1 Literaturverwaltung mit Citavi 4 Für wen ist dieses Script? Im Folgenden werden Tipps speziell für die Nutzerinnen und Nutzer der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Düsseldorf gegeben. Diese Unterlagen stellen somit keine ausführliche Anleitung dar. Für Citavi gibt es jedoch ein umfangreiches Handbuch, welches kostenfrei unter genutzt werden kann. Installation von Citavi Betriebssystem Citavi ist ein Windows-Programm, eine Mac-Version ist nicht vorhanden. Wenn Sie Citavi auf dem Mac nutzen wollen, lesen Sie die Hinweise unter Download Nach dem Download ( starten Sie die Installation durch Doppelklick auf die Citavi-Setup.exe. Beim Installationsprozess werden Sie gefragt, ob Sie das Zusatzprogramm Citavi Picker (für Firefox, Internet Explorer, Acrobat) mitinstallieren wollen. Mit diesem Programm können Sie Informationen aus Internet- und PDF- Dokumenten schnell übernehmen. Citavi auf dem USB-Stick speichern (für die flexible Nutzung) Gerade wenn Sie von verschiedenen Rechnern aus arbeiten, sollten Sie Citavi auf einem USB-Stick installieren. Eine Anleitung finden Sie auf der Citavi-Webseite unter Campus-Lizenz Die Hochschulbibliothek bietet Ihnen über eine Campuslizenz kostenlos das Upgrade von der frei erhältlichen Citavi Free Edition auf die Citavi Team Lizenz an. Einen Lizenzschlüssel können Sie unter der Adresse anfordern. Als Authentifizierung gilt Ihre -Adresse der FH Düsseldorf (vorname.nachname@fhduesseldorf.de). Ihre Authentifizierungsdaten können Sie bei der CampusIT beantragen. Der Unterschied zwischen der Citavi Free Version und der Lizenznutzung besteht darin, dass Sie die komplette Version von Citavi erhalten. In der Free Version ist die Anzahl der Titel in einem Projekt beschränkt. Da wir die Citavi Team Lizenz anbieten, können Sie mit mehreren Nutzern an einem Citavi Projekt gleichzeitig arbeiten. Stand Februar 2014 Seite 1 von 17

2 Erste Schritte Beim Start eines neuen Citavi Projektes können ein paar Einstellungen sehr nützlich sein. Neues Projekt anlegen Klicken Sie im Startfenster auf neues Projekt anlegen. Geben Sie dem Projekt einen eindeutigen Namen, z. B. Informationskompetenz und klicken auf OK. Das Projekt wird im Ordner Citavi4/Projects gespeichert. Dort finden Sie alle von Ihnen erstellten Projekte. Tipp 1 Datensicherung Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und wählen Sie die Registerkarte Speicherorte. Geben Sie dort den Ordner ein, in dem Citavi die Sicherungskopie speichern soll. Sichern Sie den Inhalt dieses Verzeichnisses regelmäßig auf externen Datenträgern. Tipp 2 Vorschau im Zitationsstil Citavi zeigt Ihnen in dem rechten Fenster des Reiters Literatur Ihre bisher gesammelten Titel an. Durch eine kleine Einstellungsänderung, können Sie zu jedem Zeitpunkt sehen, wie Ihr gerade aktivierter Titel im Literaturverzeichnis aussehen würde. Durch einen regelmäßigen Kontrollblick auf diese Anzeige, können Sie Fehler vermeiden. Wie diese Ansicht eingestellt wird, zeigt die Abbildung. Gesammelte Titel können im ausgewählten Zitationsstil angezeigt werden. Stand Februar 2014 Seite 2 von 17

3 Tipp 3 Zitationsstil wählen Sie können sich bereits am Anfang für einen Zitationsstil entscheiden und diesen einstellen: Zitation>> Zitationsstile >> Zitationsstile wechseln>> Stil suchen und hinzufügen. Ein späterer Wechsel des Zitationsstils ist jederzeit möglich. Wenn Sie nicht wissen, welchen Stil Sie verwenden sollen, fragen Sie Ihre Professorin oder Ihren Professor oder achten Sie ein wenig darauf, welche Form gewöhnlich in Ihrem Fachbereich bei der Zitierung vorherrscht. Tipp 4 Hilfe zum Zitationsstil Die Stile unterscheiden sich untereinander bezüglich der Darstellungsform. In manchen Stilen wird bspw. die Jahreszahl vorn in Klammern geschrieben, in einer anderen Variante steht sie hinten. Citavi richtet die Angaben selbstständig so aus, wie der Zitationsstil es vorschreibt. Um sich anzeigen zu lassen, wie der gewählte Zitationsstil bestimmte Angaben (wie bspw. Verlagsorte) umsetzt, bietet Citavi eine Hilfefunktion an. Bei der Auswahl des Stils gibt es immer eine Vorschau und rechts daneben einen Text, in dem aufgeführt wird, woher der Stil stammt. Hilfe Zitationsstil Hier gibt es eine Vorschau auf den ausgewählen Stil und eine Erläuterung zur Quelle. Stand Februar 2014 Seite 3 von 17

4 Medien in Citavi speichern Hinweis: In diesem Skript wird die Aufnahme von Medien gezeigt, die am häufigsten in wissenschaftlichen Arbeiten vorkommen. Wenn Sie Medientypen aufnehmen wollen, die vielleicht nicht in dieser Erklärung enthalten sind, finden Sie in der mitgelieferten Datei Informationskompetenz Beispiele für die Aufnahme verschiedener Medien alternativ können Sie auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulbibliothek kontaktieren. Citavi bietet 35 Eingabemasken zur manuellen Aufnahme Ihrer Dokumente: Es geht aber auch einfacher! Im Folgenden werden für die verschiedenen Medientypen Tipps für die Speicherung gegeben. Insbesondere bei der Speicherung von Titeln die in Datenbanken gefunden wurden, gibt es Möglichkeiten, diese mit wenig manuellem Aufwand einzuspielen. Die folgenden Beispiele zeigen die Übernahmen aus den Datenbanken, die die Hochschulbibliothek der FH Düsseldorf lizensiert hat. Checkliste zur Überprüfung: 1. Überprüfung, ob der richtige Medientyp eingestellt wurde. Falls notwendig ändern (durch Klick auf den Medientyp). 2. Kontrolle, ob alle Daten bspw. Autoren, Titel, Jahr, etc. korrekt sind. 3. Um die kontrollierten Titelaufnahmen in Citavi von den noch nicht überprüften zu unterscheiden, machen Sie dies am besten, wie in der Abbildung gezeigt durch das Feld Quelle der Titeldaten kenntlich. Wenn diese Zeile noch nicht sichtbar ist, dann kann Sie durch einen Klick auf weitere Felder eingeblendet werden. Achtung: Citavi bietet unterschiedliche Möglichkeiten Titeldaten automatisch in einem Projekt zu speichern, siehe S. 4 Ein Buch (Monographie) speichern oder S. 5 Speicherung von Titeln mit DOI-Nummern. Eine selbstständige Überprüfung der Angaben ist jedoch elementar. Am besten erfolgt diese anhand des Originals. Fehler in der Aufnahme zeigen sich letztendlich im Literaturverzeichnis. Mit der folgenden Checkliste können Sie Ihre Titel überprüfen. Prüfung am Original Prüfen Sie alle Angaben unbedingt am Originaldokument nach. Eingabemasken für die manuelle Aufnahme von Literatur in Citavi Stand Februar 2014 Seite 4 von 17

5 Ein Buch (Monographie) speichern Variante A: Sie haben online recherchiert und bspw. in einem Bibliothekskatalog einen interessanten Titel gefunden. Wenn der Citavi Picker aktiviert ist, erscheint hinter der ISBN ein Citavi-Symbol. Bei einem Klick auf das Symbol wird der Treffer in Citavi übertragen. Variante B: Klicken Sie in Citavi auf den Button Abrufen per ISBN. Anschließend geben Sie die Nummer ein und drücken auf Titel übernehmen. Durch diese Variante ist es möglich mehrere ISB-Nummern auf einmal in Ihr Citavi- Projekt zu importieren. Einen Aufsatz aus einem Sammelwerk speichern Erstellen Sie zuerst die Aufnahme des Buches. Hier kann wieder die Übernahme des Titels durch die Verwendung der ISBN erfolgen (siehe Ein Buch (Monographie) speichern ). Achten Sie darauf, den Dokumententyp anschließend auf Buch (Sammelwerk) umzustellen. Sie haben nun das komplette Sammelwerk erfasst. Bitte vergessen Sie die Datenüberprüfung nicht. Wenn Sie nun noch einen konkreten Aufsatz aus diesem Buch in Citavi speichern wollen, gehen Sie auf Beitrag hinzufügen. Es öffnet sich eine leere Eingabemaske, in die die Angaben zu dem Aufsatz manuell eingegeben werden müssen. In Datenbanken stößt man häufig auf Aufsätze aus Sammelwerken. Wie die Übernahme dort sehr schnell erfolgen kann, wird bei der jeweiligen Datenbank (siehe S. 7 9) kurz erläutert. Einen Zeitschriftenartikel speichern In Citavi gibt es gibt es unterschiedliche Eingabemasken für die verschiedenen Medientypen. Um einen Zeitschriftenartikel zu erfassen, gehen Sie auf Titel und dann neuer Titel. Anschließend muss nur noch der Medientyp Zeitschriftenaufsatz ausgewählt werden. Die Eingabe der Daten erfolgt manuell. In verschiedenen Datenbanken gibt es jedoch Export- Funktionen, wodurch die Angaben zum Zeitschriftenaufsatz automatisch übernommen werden können. Achtung: Bei Zeitschriftenartikeln und Aufsätzen in Büchern ist es wichtig, die richtige Angabe der Seitenzahl (also von welcher Seite bis zu welcher Seite der Aufsatz geht) in Citavi aufzunehmen. Stand Februar 2014 Seite 5 von 17

6 Speicherung von Titeln mit DOI-Nummern Die Aufnahme von bspw. Aufsätzen in Sammelwerken in Citavi funktioniert sehr unkompliziert mit Hilfe einer DOI. Diese Nummer identifiziert eindeutig und dauerhaft digitale Objekte. Kurz gesagt: Die ISB-Nummer identifiziert ein Buch, die DOI sogar einzelne Teile eines Mediums, wie bspw. Aufsätze aus Zeitschriften oder Sammelwerken. Citavi ist in der Lage diese DOI zu lesen und die Daten wie bei einer ISBN in die Maske zu laden. Wenn ein Buch, Aufsatz etc. über eine DOI verfügt, sollte man diese der manuellen Eingabe oder ISBN vorziehen. Beispielsweise haben Aufsätze der Zeitschrift Nature DOIs oder auch alle Medien des E-Book-Anbieters SpringerLink. Die konkrete DOI zu einem Aufsatz befindet sich meist auf der ersten Seite des Kapitels. Achtung: Eine Monografie besitzt nur eine DOI für das gesamte Buch, ein Sammelwerk kann bei bspw. fünf Kapiteln auch fünf DOIs haben. Die DOI zu einem Aufsatz wird zur Speicherung aus dem Dokument kopiert und an der gleichen Stelle wie bei dem Abrufen der Daten mit ISBN bei Citavi eingefügt. Citavi legt bei einem Sammelwerkaufsatz dann automatisch zwei neue Datensätze an: einen für das Buch und einen für den Aufsatz. Beide müssen wieder auf Richtigkeit überprüft und bei Bedarf korrigiert oder ergänzt werden. DOIs bieten eine komfortable Möglichkeit, um Artikel und Aufsätze automatisch zu speichern Stand Februar 2014 Seite 6 von 17

7 Webseiten und Internetfundstücke speichern Durch den Citavi-Picker lassen sich auf den ersten Blick sehr bequem Webseiten aufnehmen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Webseite und dann auf Webseite als Titel aufnehmen. Es wird die Eingabemaske zum Dokumententyp Internetdokumente geöffnet und automatisch mit Informationen gefüllt. Die Übernahme der Informationen einer Webseite ist aber in der Regel sehr spärlich. Meist müssen Sie die Maske mit allen relevanten Informationen ergänzen. Achtung: Immer wenn die Literaturangabe eine URL enthält, muss das Datum des letzten Zugriffs in die passende Spalte eingetragen werden. Bei der Recherche im Internet stößt man häufiger auf interessante Publikationen, wie Berichte, Aufsätze oder Präsentationsfolien von Tagungen, die frei im Netz verfügbar sind. Auch diese Fundstücke können mit Citavi aufgenommen werden. Es sollte dann aber nicht die allgemeine Maske Internetdokument gewählt werden. Schauen Sie sich das gefundene Dokument genau an und entscheiden Sie dann, worum es sich konkret handelt: bspw. Aufsatz oder Report. Wählen Sie dann den dazu passenden Dokumenttyp aus. Wie bei Webseiten müssen hier ebenfalls die URL und letzter Zugriff angegeben werden. Zwei Beispiele dafür sind das Jahrbuch des Statistischen Bundesamtes oder der Tagungsband der DFG ( dms/ilmenau/toc/ pdf ). Diese Bücher sind frei im Internet verfügbar (bspw. über google zu finden) und besitzen eine ISBN. Daher sollten sie nicht als Internetdokumente aufgenommen werden, sondern als Sammelwerke/Herausgeberwerke. Bei der Spalte Beigabe im Internet wird dann die URL zum PDF angegeben werden. Tipp 1 Bei Webseiten sind die notwendigen Informationen meist im Impressum einsehbar. Für die Aktualität einer Webseite ist nicht nur das Datum des letzten Zugriffs, sondern auch die letzte Aktualisierung relevant. Tipp 2 Bei elektronischen Medien im Internet macht es durchaus Sinn, dass PDF auf dem PC zu speichern. So haben Sie es gesichert, falls die URL nicht mehr funktionieren sollte. Wenn Sie es mit Hilfe von Citavi speichern, haben Sie weitere Vorteile: Erstens ist es so leichter das PDF im Dateichaos wiederzufinden und zweitens wird die dazugehörige URL in Citavi aufgeführt. Zur Speicherung des PDFs klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument >> Citavi Picker >> bei aktuellem Citavi-Titel als lokale Kopie hinzufügen. Webseiten können mit dem Picker aufgenommen werden. Eine Nachpflege der Daten ist jedoch erforderlich. Stand Februar 2014 Seite 7 von 17

8 Importieren von Titeln aus Datenbanken Neben der Verwendung des Pickers, der Nutzung der ISB-Nummer oder der DOI können Sie auch eine Export-Funktion verwenden, um Titeldaten nach Citavi zu übertragen. Aus der Datenbank wiso Hinter diesem Symbol (siehe Abbildung Exportsymbol ) versteckt sich in der wiso eine Export-Funktion. Auf diese Weise ist es möglich die Informationen eines interessanten Treffers bequem in Citavi zu übertragen. Dies ist besonders attraktiv, da es bei allen Medientypen, bspw. Büchern aber auch Zeitschriftenaufsätzen, funktioniert und gute Resultate liefert. Mit einem Klick auf das Symbol wird der Export aktiviert. Wählen Sie dann das RIS-Format und speichern diese Datei. Als Speicherort wird Citavi ausgewählt. Nun geht es in Citavi weiter. Dort öffnet sich ein Import-Fenster, in dem Sie den Datensatz des gewünschten Titels im RIS-Format sehen. Klicken Sie zweimal auf weiter und anschließend auf Titel übernehmen. Auch hier muss wieder der Datensatz auf Richtigkeit kontrolliert werden. Siehe Tipps zur Überprüfung. Exportsymbol Hinter diesem Symbol verbirgt sich die Exportfunktion Export von Daten Die Datenbank wiso bietet eine Exportfunktion, die eine einfache Übernahme der Daten in Citavi ermöglicht. Achtung bei der Aufnahme von Aufsätzen aus Sammelwerken: Durch die Export-Funktion wird nur der Beitrag übernommen aber nicht das Buch, in dem dieser enthalten ist. Speichern Sie am besten erst durch die ISBN das Buch (wenn keine ISBN angegeben ist, dann manuell aufnehmen) und exportieren Sie anschließend den Aufsatz. Nach der Überspielung in Citavi müssen Sie wieder die Informationen überprüfen und den Beitrag mit dem Sammelwerk verknüpfen. Tipp 1 Wenn Sie eine gute Suchanfrage in der wiso gestellt haben und alle Titel aus der Ergebniszeile in Citavi speichern wollen, können Sie direkt in der Trefferanzeige auf den Export-Button drücken. Dies ist aber sehr anfällig für Fehler, da auch hier wieder auf die richtige Einstellung des Medientyps bei jedem Dokument geachtet werden muss. Stand Februar 2014 Seite 8 von 17

9 Tipp 2 Der Export-Button ist manchmal nicht sichtbar. Diese Erscheinung kann auftreten, wenn die Treffer über einen Volltext verfügen. Gehen Sie durch den Zurück-Button einen Schritt zurück. So wird der Button wieder sichtbar. Tipp 3 Wenn Sie einen Titel nach Citavi exportieren und nichts passiert, speichern Sie die exportierte Datei erst einmal bspw. auf Ihrem Desktop. Dann klicken Sie in Citavi auf Datei >> Importieren >> aus einer Text >> RIS >>eine Textdatei einlesen. Nun müssen Sie nur noch die richtige Datei auswählen. Der weitere Weg erfolgt dann wie bei einer erfolgreichen Übertragung aus der wiso nach Citavi. Aus der Datenbank TEMA Bei allen Datenbanken des Anbieters WTI (TEMA, DOMA, WEMA, ZDE, BEFO, BERG, MEDITEC, TOGA, ENTEC) existiert eine Export-Funktion. Sie befindet sich nach Klick auf den passenden Treffer an der rechten Ecke des Bildschirms. Rufen Sie von einem Treffer, den Sie relevant für Ihre Arbeit finden, die Detailanzeige auf. Anschließend gehen Sie in die obere rechte Ecke, stellen das Format auf RIS ein und speichern Als Speicherort wird Citavi ausgewählt. Nun geht es in Citavi weiter. Dort öffnet sich ein Import-Fenster, in dem Sie den Datensatz des gewünschten Titels im RIS- Format sehen. Klicken Sie zweimal auf weiter und anschließend auf Titel übernehmen. Die Export-Funktion liefert ziemlich gute Ergebnisse. Bei Beiträgen in Sammelwerken, werden automatisch beim Import mehrere Datensätze angeboten. Wählen Sie dann einen für das Buch und einen für den konkreten Beitrag aus und importieren beide. TEMA Die Exportfunktion ist für alle Datenbanken dieses Herstellers einheitlich angelegt Stand Februar 2014 Seite 9 von 17

10 Aus den Datenbanken Business Source Elite, SocINDEX, Social Sciences Bei diesen Datenbanken gibt es eine sehr nutzerfreundliche Export-Funktion. Sie befindet sich auf der rechten Seite des Bildschirms, wenn eine Detailanzeige aufgerufen wurde. Durch Aufrufen der Detailanzeige erscheint rechts der Export-Button. Beim Klick darauf öffnet sich ein Export-Manager. Das passende Citavi-Format ist direkt ausgewählt und der Export wird durch speichern gestartet. Als Speicherort wird Citavi ausgewählt. Nun geht es in Citavi weiter. Dort öffnet sich ein Import-Fenster in dem Sie den Datensatz des gewünschten Titels im RIS-Format sehen. Klicken Sie zweimal auf weiter und anschließend auf Titel übernehmen. Auch hier bietet die Exportfunktion mehrere Datensätze bei der Aufnahme von Sammelwerken an für das Gesamtwerk und den einzelnen Aufsatz. Business Source Elite Die Werkzeugleiste (Tools) enthält den Button für den Export von Datensätzen. Andere Datenbanken Bei vielen Datenbanken gibt es Exportmöglichkeiten, um die Informationen in Citavi zu speichern. Meist muss man nur ein wenig schauen, wo sich der Export-Button befindet. Grundlage zum Import der Daten in Citavi ist, dass die Datei im RIS-Format abgespeichert wird. Bei Fragen zu dem Export können Sie sich gerne an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Informationsabteilung der Hochschulbibliothek wenden. Stand Februar 2014 Seite 10 von 17

11 Literaturlisten erstellen Citavi ermöglicht Ihnen, sich jederzeit eine Literaturliste zu erstellen, welche die Titel aufführt, die Sie bereits in Citavi aufgenommen haben. Wenn Sie sich in dem Reiter Titel befinden, haben Sie die Möglichkeit die Literaturliste zu drucken oder zu speichern Literaturlisten speichern Auf dieser Liste sind nun alle Titel aufgeführt auch jene, die Sie zwar gesammelt, aber letztendlich gar nicht genutzt haben. Um eine Literaturliste zu erstellen, die wirklich nur die verwendeten Titel aufführt, beachten Sie bitte den folgenden Tipp: Tipp Wenn Sie eine passende Liste mir der in der Arbeit verwendeten Literatur erstellen möchten, verwenden Sie am besten Schlagworte. Das bedeutet, dass Sie jeden Titel den Sie wirklich in Ihrer Arbeit zitiert haben zum Beispiel durch das Schlagwort verwendet markieren. Um nun die passende Liste zu erstellen, gehen Sie in dem Fenster, wo alle gespeicherten Titel aufgelistet sind, auf den trichterförmigen Button >>nach Schlagworte >>. Suchen Sie Ihr Schlagwort und klicken es an. Dann werden nur noch die Titel in der Liste angezeigt, welche Sie verwendet haben: Wird der Druck der Literaturliste nun aktiviert, werden nur die wirklich zitierten Titel aufgeführt. Filtern nach Schlagworten Sie können diese Auswahl jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf das Kreuz neben dem Filter klicken. Stand Februar 2014 Seite 11 von 17

12 Zitate in Citavi speichern Citavi kann Sie zusätzlich dabei unterstützen, einen Überblick über Ihre Zitatsammlung zu behalten, da zu jedem Titel passende Textstellen (Zitate) hinterlegt werden können. Citavi ist somit ihr Gedächtnis für Zitate. Wie Sie diese Funktion nutzen, wird im Folgenden erläutert. Zitate können manuell in Citavi eingegeben werden, dies ist notwendig bei gedruckten Medien. Bei elektronischen Medien geht dies jedoch einfacher. Speicherung bei elektronischen Medien Stellen Sie als erstes sicher, dass Sie in Citavi den passenden Titel aufgerufen haben (blau auf der linken Titelliste hervorgehoben). Anschließend öffnen Sie das zugehörige PDF und markieren die relevante Textpassage. Durch einen Rechtsklick öffnet sich der Citavi Picker. Dort muss dann Markierung übernehmen als Zitat ausgewählt werden. Der Textabschnitt wird daraufhin an Citavi gesandt. Speicherung bei gedruckten Medien Bei gedruckten Medien müssen Sie den Text selbst abtippen, bspw. als wörtliches Zitat oder als Zusammenfassung. Die Eingabe für Zitate können Sie öffnen, wenn Sie den Titel wählen, aus dem Sie ein Zitat speichern wollen. Im mittleren Fenster befindet sich der Reiter Zitate. Wenn Sie darauf klicken, haben Sie die Eingabemaske für die Zitate vor sich. Unabhängig davon, ob es elektronisch übertragen oder manuell abgetippt wurde, muss das Zitat noch mit Informationen versehen werden. Zitat aufnehmen Zitate können aus einem PDF in Citavi übernommen werden. Das Zitat sollte immer als direktes Zitat oder als Zusammenfassung gespeichert werden. Das direkte Zitat kann dann anschließend in den Text ein-gepasst werden, bspw. als indirektes Zitat. Die Seitenzahl muss für ein korrektes Zitat angegeben werden. Beispiel: 7-8 Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie sich die Kernaussage des Zitates. So behalten Sie besser den Überblick. Schlagworte sind optional. Sie sollten immer Ihren Zitaten einer Kategorie zuordnen. Hinter der Kategorie verbirgt sich ihre eigene Gliederung. Somit wissen Sie zu einem späteren Zeitpunkt, welches Zitat Sie in welchem Teil Ihrer Arbeit verwenden wollten. Stand Februar 2014 Seite 12 von 17

13 Wissen organisieren Im Reiter Wissen können Sie Ihre Gliederung anlegen und auch verändern. Alle Zitate und Zusammenfassungen, die Sie bereits Kapiteln zugeordnet haben, bleiben auch bei der Verschiebung der Kapitel richtig zugeordnet. Bei den jeweiligen Kapiteln sind somit nicht nur die angedachten Zitate sichtbar, sondern Sie können auch die konkreten Zitate aufrufen. In der Wissen-Ebene ist es möglich ein Skript der Zitate auszudrucken, beispielsweise eine Liste zum Kapitel Definition mit allen vorgesehenen Zitaten. Dies ist sehr praktisch, wenn Sie gerade an einem Kapitel arbeiten und eine Übersicht über alle von Ihnen eingetragenen Zitate für das Kapitel erhalten möchten. Klicken Sie das gewünschte Kapitel an >> Skript drucken >> Mit Option drucken >> Die Wissenselemente der aktuellen Kategorie >> OK. Anschließend wird Ihnen die gewünschte Liste angezeigt. Stand Februar 2014 Seite 13 von 17

14 Schreiben mit Hilfe von Citavi In einer wissenschaftlichen Arbeit müssen die Zitate durch Nachweise im Text oder als Fußnote kenntlich gemacht sein. Am Ende der Arbeit muss sich zusätzlich eine Literaturliste mit allen verwendeten Medien befinden. In diesen beiden Punkten kann Citavi sehr gut unterstützen. Ihre eigene Arbeit wird grundsätzlich mit einem Schreibprogramm erstellt. Dies kann OpenOffice oder auch Word sein. Die Verknüpfung mit Citavi erfolgt durch einen Reiter in der Word-Knopfleiste. Wenn Sie auf diesen Button klicken, starten Sie die Verknüpfung mit Citavi. Klicken Sie nun auf Aufgabenbereich und wählen Sie die passende Projektdatei für Ihre Arbeit aus. Durch Aufklappen des kleinen Pfeils vor ohne Kategorie sehen Sie alle bisher gespeicherten Titel in Ihrem Citavi-Projekt. Wenn Sie zu Beginn bereits wissen, ob Sie in Fußnoten oder im Text zitieren wollen, können Sie dies fest einstellen. Klicken Sie dafür auf den Button Option >> Standard-Einfügeposition und wählen Sie das Passende aus. Nun können Sie beginnen Ihren Text zu verfassen. Wenn Sie dann ein Zitat verwendet haben, können Sie den Nachweis durch Citavi erstellen lassen. 1. Schritt: Der Cursor muss sich in Word an der Stelle befinden, an der der Nachweis eingefügt werden soll. 2. Schritt: Markieren Sie auf der linken Seite den Titel, aus dem die Textstelle stammt. 3. Schritt: Klicken Sie auf Mit Optionen einfügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nur noch eintragen müssen, auf welchen Seiten das Zitat im Original stand. Durch OK wird die Eingabe bestätigt. Der Zitationsnachweis und das Literaturverzeichnis wird automatisch erstellt. Tipp Schieben Sie das Literaturverzeichnis am besten auf die nächste Seite. (Cursor vor das Literaturverzeichnis und drücken der Tasten Strg + Enter) Citavi Reiter in Word Aufgabenbereich startet die Verknüpfung von Word mit einem Citavi-Projekt. Stand Februar 2014 Seite 14 von 17

15 Gruppierte Literaturliste mit Citavi erstellen 1. Schritt: Die Literaturliste wird normalerweise am Ende automatisch erzeugt. Dies muss beim Citavi Word Add- In ausgeschaltet werden. (Dies kann aber auch noch zu einem späteren Zeitpunkt gemacht werden) Tipp Bei Optionen können Sie auch einstellen, wie standardmäßig Ihre Zitationsnachweise eingefügt werden sollen. Dann müssen Sie es nicht für jeden Zitationsnachweis einzeln einstellen. Vergessen Sie aber nicht die Seitenzahl(en) bei jedem Zitationsnachweis einzugeben! Citavi Reiter in Word Klicken Sie auf Optionen Dokument-Einstellungen Wählen Sie Kein Literaturverzeichnis erstellen aus. Stand Februar 2014 Seite 15 von 17

16 2. Schritt: Fußnoten oder Zitationsnachweise im Text im Word-Dokument platzieren Einfügen eines Zitats Das hier eingefügte Zitat stand auf S. 15 der zitierten Quelle und wird als Fußnote in den Text eingebaut. 3. Schritt: Nun muss die Literaturliste eigenhändig erstellt werden. Dafür wechselt man direkt in die Projektdatei von Citavi. Wichtig: Das Word-Dokument muss geöffnet bleiben! Im linken Bereich befindet sich die Literatursammlung mit allen bisher gespeicherten Dokumenten. Nun muss man den Filter benutzen und Nach zitierten Titeln im geöffneten Dokument filtern lassen. Stand Februar 2014 Seite 16 von 17

17 4. Schritt: Jetzt werden in der Dokumentensammlung nur die Dokumente angezeigt, welche in der Arbeit verwendet wurden. (Mit Schlagworten wie benutzt oder verwendet zu Arbeiten ist, wenn man seine Zitationsnachweise mit Citavi im Word erstellt hat, nicht notwendig). Filter anwenden Nach zitierten Titeln im geöffneten Dokument benutzt für die Liste nur tatsächlich verwendete Literaturangaben. Nun auf kleinen Pfeil neben Literaturliste speichern klicken und eine Gruppierte Liste erstellen lassen. Die Filterung nach Dokumenttyp ist schon eingestellt. Die Liste dann bspw. auf dem Desktop zwischenspeichern. Daraus kann dann das Literaturverzeichnis kopiert und in die Arbeit eingefügt werden. Literaturliste speichern Hier ist eine gruppierte Ausgabe nach verschiedenen Kriterien möglich. Stand Februar 2014 Seite 17 von 17