FreiPass-Veranstaltungen: Manual für regionale Partner

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1 FreiPass-Veranstaltungen: Manual für regionale Partner Dieses Manual ist eine auf die Bedürfnisse von FreiPass- Veranstaltungen angepasste Form des Manuals von SlowUp-Veranstaltungen ( Die Checklisten erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und absolute Richtigkeit. Der Vorstand des Vereins FreiPass ist dankbar für Ergänzungen und Hinweise auf Grund von Erfahrungen bei der Arbeit mit den Checklisten: Um die Checklisten den FreiPass-Veranstaltern als Arbeitsinstrument zugänglich zu machen, können sie vom Internet herunter geladen werden:

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung FreiPass als Projektmanagement Checkliste 1 Projektidee, Veranstaltungskonzept Checkliste 2 Trägerschaft, Projektorganisation Checkliste 3 Finanzen Checkliste 4 Beiträge der öffentlichen Hand, Sponsoring Checkliste 5 Strecke Checkliste 6 Verkehr, Sicherheit, Verbindungen Checkliste 7 Kommunikation Checkliste 8 Helferinnen und Helfer, "Staff" Checkliste 9 Tagesprogramm, Rahmenprogramm, Gästeprogramm Checkliste 10 Verpflegung, Entsorgung Checkliste 11 Evaluation und Entwicklung Einleitung Dieses Manual ist eine Planungshilfe für FreiPass-Veranstaltungen. Die Checklisten enthalten 4 Spalten: Spalte 1 Spalte 2 Spalte 3 Spalte 4 weist auf eine der 5 Phasen hin (wo möglich und sinnvoll). enthält die empfohlene Zeitangabe in Monaten, um einen reibungslosen Ablauf der Vorbereitungsarbeiten zu gewährleisten. Die Zeitangaben sind auf eine Erstveranstaltung ausgerichtet. Bei Wiederholungen kann der Veranstalter einzelne Arbeitsschritte zeitlich reduzieren oder ganz auslassen. Die Bedeutung der Symbole: (-) Anzahl Monate vor dem FreiPass; (FreiPass) Massnahmen im unmittelbaren Vorfeld, während und unmittelbar nach der Veranstaltung; ( + ) Anzahl Monate nach dem FreiPass. enthält die Kurzbeschreibung der Aufgaben und Massnahmen Erledigungskontrolle. FreiPass als Projektmanagement Die Organisation eines FreiPasses ist ein Projekt, das heisst ein Vorhaben mit definiertem Inhalt, klar festgelegtem Beginn und Ende und befristeter Zeitdauer. Die Planung, Durchführung und Auswertung läuft deshalb nach den 5 Phasen des Projektmanagements ab: (1) Projektidee/Projektauftrag, (2) Veranstaltungskonzept, (3) Veranstaltungsplanung, (4) Durchführung und (5) Abschluss/Auswertung. 2

3 Phase 1: Bis ca. 11 Monate vor dem FreiPass Projektidee: Vorabklärungen und Kontaktaufnahmen Die Verbindung zum Verein FreiPass ist hergestellt Die kantonalen und kommunalen Behörden stehen dem Projekt positiv gegenüber Das Projekt hat genügend Substanz und Ressourcen Eine regionale Trägerschaft kann gebildet werden Entscheid über die Erarbeitung des Veranstaltungskonzepts Phase 2: Bis ca. 8 Monate vor dem FreiPass Veranstaltungskonzept: Organbildung, Finanzierung, Konzepterarbeitung Die Projektidee wird vom Verein FreiPass positiv beurteilt Die Gesuche an die Behörden sind eingereicht Das OK ist gebildet Die Finanzierung des FreiPass ist realistisch (öffentliche Hand, Sponsoring, andere Quellen) Die Erarbeitung des Veranstaltungskonzepts ist eingeleitet (Bisherige Konzepte können vom Verein FreiPass als Vorlage zur Verfügung gestellt werden.) Entscheid über die Einleitung der Veranstaltungsplanung Phase 3: Bis ca. 6 Monate vor dem FreiPass Veranstaltungsplanung: "Point of no return" Veranstaltungsplanung (Aufgabenplanung und Ressourcenplanung) einleiten Gesuch zur Durchführung des FreiPass und Veranstaltungskonzept sind an den Verein FreiPass eingereicht Die Vereinbarung mit dem Verein FreiPass ist abgeschlossen Sämtliche Teilkonzepte liegen vor und sind aufeinander abgestimmt Die Finanzierung des FreiPass ist sicher gestellt Definitiver Entscheid über die Durchführung des FreiPass ("Point of no return") Phase 4: ca. 1 Woche bis zur Durchführung des FreiPass Durchführung: überprüfen der Abläufe in allen Veranstaltungsbereichen Funktionsfähigkeit Vollständigkeit Schnittstellen Verantwortlichkeiten Letzte Korrekturen und Massnahmen für die Durchführung des FreiPass Phase 5: Bis ca. 2 Monate nach dem FreiPass Abschluss/Auswertung: Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung Auswertung, Formulierung von Qualitätsentwicklungsmassnahmen für den nächsten FreiPass Erstellen des Schlussberichts und der Schlussrechnung FreiPass-Schlussessen mit OK und Vorstand FreiPass Schlusssitzung: Decharge an das OK Formeller Abschluss des FreiPass 3

4 Checkliste 1 Projektidee, Veranstaltungskonzept 1-14 Kontakt mit Verein FreiPass aufnehmen Grundlagen sammeln und verarbeiten (Manual, andere FreiPässe, Internet, ) -13 Projektidee skizzieren (Grobziele, Trägerschaft, Strecke, Ressourcen, Kosten, Finanzierung, Termin, Zeitplan,...) -12 Vorkontakte zu kantonalen und kommunalen Behörden aufnehmen: Machbarkeit und Streckenvarianten besprechen -12 Vorkontakte zu möglichen Trägerorganisationen / Partnern aufnehmen -12 Kontakt mit Personen für OK-Präsidium und mit möglichen OK- Mitgliedern aufnehmen 2-10 Vorarbeiten für das Veranstaltungskonzept einleiten -10 Gesuche für Bewilligungen bei den Behörden einreichen -09 Veranstaltungskonzept erarbeiten 3-07 Gesuch zur Durchführung des FreiPass mit Veranstaltungskonzept ist an den Verein FreiPass eingereicht 1 Veranstaltungskonzept: Inhalte Zielsetzungen für den FreiPass Projektorganisation (Trägerschaft, OK) Umfeld / Verankerung des FreiPass in der Region Arbeits- und Zeitplan Datum der Durchführung Tagesprogramm, Gästeprogramm Strecke Verkehrskonzept, Sicherheits- und Signalisationskonzept Kantonale und kommunale Bewilligungen Kommunikation Budget, Finanzierung, Sponsoring Nachweis Veranstalter-Haftpflichtversicherung 4

5 Checkliste 2 Trägerschaft, Projektorganisation 2-10 Bildung der regionalen Trägerschaft 1 einleiten: Organisationen und Institutionen kontaktieren -10 Projektorganisation skizzieren (OK-Organigramm: Präsidium, Bereiche/Ressorts) -09 Informationssitzung mit möglichen OK-Mitgliedern durchführen -09 Funktionsbeschreibungen für OK und Ressorts entwerfen -09 Interne Kommunikation festlegen -09 Konstituierende Sitzung OK. FreiPass braucht eine Kontakt- / Ansprechperson für jede Seite des Passes, das OK-Präsidium sollte also idealerweise geteilt werden. -08 Organigramm und Funktionsbeschreibungen: Definitive Version erstellen -08 Bildung der regionalen Trägerschaft 3-06 Abschluss einer Vereinbarung mit dem Verein FreiPass 1 Trägerschaft: Mögliche Zusammensetzung Behörden Tourismusorganisationen Gastronomie Regionalplanung Wirtschaftsförderung Vereine prominente Privatpersonen, z.b. Politiker/innen 5

6 Checkliste 3 Finanzen 2-10 Mittelfristige Budget-und Finanzplanung (~3 Jahre) erstellen. -09 Kontenplan erstellen -08 Budgetgrundlagen bei den Ressorts einholen -08 Budget erstellen 3-07 In Absprache mit dem Verein FreiPass Konditionen für Zahlungsverkehr klären, bei Bedarf Konto eröffnen, Unterschriftsberechtigungen definieren -07 Rechnungsvisa und Budgetkontrolle festlegen -07 Spesenreglement verfassen -07 Definitives Veranstaltungsbudget erstellen -07 Liquiditätsplanung erstellen 4-06 Rechnungen Sponsoren stellen Rechnungen einholen und bezahlen bzw. Zahlungseingang kontrollieren + 02 Abrechnung erstellen 6

7 Checkliste 4 Beiträge der öffentlichen Hand, Sponsoring 2-10 Anfrage für Organisations- und Defizitdeckungsbeiträge an Organisationen / Institutionen der öffentlichen Hand -09 Sponsoringplattformen definieren, Sponsoringkonzept und Sponsoringdokumentation erarbeiten (Bisherige Konzepte werden vom Verein FreiPass als Vorlage zur Verfügung gestellt.) -09 Potenzielle Sponsoren kontaktieren 3-07 Sponsorenverträge abschliessen 4 FreiPass Sponsorenauftritte sicherstellen, "Visibility-Elemente" (Banner, Torbogen u.a.) platzieren FreiPass FreiPass Sponsorenauftritte überwachen, "Trittbrettfahrer" eliminieren Sponsorenauftritte im Bild festhalten (Video, Foto) Dokumentation über Sponsorenauftritte erstellen + 01 Dank an Sponsoren, Geldgeber der öffentlichen Hand und weitere Partner; Dokumentation Sponsorenauftrite überreichen 7

8 Checkliste 5 Strecke 1-13 Streckenvarianten skizzieren und rekognoszieren -12 Streckenvarianten mit kantonalen und kommunalen Behörden besprechen 2-10 Strecke festlegen -10 Grobkonzept Streckensicherung erstellen: Kreuzungen, Absperrungen, Signalisationen, temporäre bauliche Massnahmen -10 Erschliessung kritischer Stellen abklären: Spitäler, Feuerwehr, Bahnhöfe, Restaurants u.a Signalisationskonzept erstellen, Signalisationsmaterial bestellen -05 Konzept für Zusatzbauten / Einrichtungen erstellen, Material bestellen -03 Transporte für Signalisations-, Bau- und Einrichtungsmaterial organisieren -02 Behinderungen auf der Strecke (z.b. Baustellen) bei Kanton und Gemeinden abklären 4 FreiPass Strecken signalisieren und kontrollieren FreiPass Abläufe beobachten, dokumentieren FreiPass Signalisationen aufheben, Strecke aufräumen FreiPass Wiederherstellung und Instandstellung sämtlicher Strecken und Plätze, Abfall sammeln und entsorgen Verkehrsflüsse und Abläufe auswerten, Rückschlüsse für nächsten FreiPass ziehen + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 8

9 Checkliste 6 Verkehr, Sicherheit, Verbindungen 1-13 Grobkonzept Anreise skizzieren: HPM-Verkehr (regionale und nationale Velo- und Skatingrouten beachten), öffentlicher Verkehr, Privatverkehr, Parkplatz-Standorte -12 Grobkonzept Anreise mit kantonalen und kommunalen Behörden und Unternehmen des ÖV besprechen 2-09 Verbindung mit Rettungsdiensten (Spitäler, REGA, Private), regionalen Ärzten und Samaritervereinen -09 Gesamtverkehrs-Konzept erstellen: HPM-Verkehr, Öffentlicher Verkehr, Privatverkehr, Parkplätze inkl. Bewirtschaftung 3-06 Information der Öffentlichkeit und der betroffenen Unternehmen in der Region über das Gesamtverkehrs-Konzept sicherstellen -05 Rettungsdispositiv erstellen: Arzt-, Rettungs- und Samariterdienste -05 Grobkonzept "Verbindungen" (Funk, Natel) -05 Vermietungsmöglichkeiten von HPM-Geräten abklären -05 Veranstalter-Haftpflichtversicherung abschliessen 4-01 Verbindungslisten inkl. wichtige Telefonnummern und Notfall- Nummern erstellen und verteilen FreiPass FreiPass FreiPass Einsatz- und Ablaufcheck sämtlicher Konzepte Einsatz und Ablauf der Konzepte während der Veranstaltung leiten, steuern, dokumentieren Signalisations- und Absperrmaterial einsammeln Verkehrs-, Sicherheits- und Verbindungskonzepte auswerten, Rückschlüsse für nächsten FreiPass ziehen + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 9

10 Checkliste 7 Kommunikation 1-13 Kontakt mit dem Verein FreiPass aufnehmen, Koordination der Kommunikation mit FreiPass, Bedingungen für die Verwendung der Marke FreiPass abklären -12 Adressdateien regionale Medien erstellen: Printmedien, Regional- TV, Radio (Regionaljournale, Lokalradios), Kontakt und Vorinformation der regionalen Medien: Möglichkeiten der Zusammenarbeit abklären -09 Kommunikationskonzept erstellen 1-08 Öffentlichkeit über regionale und lokale Medien über das Projekt und die Bildung der Trägerschaft und des OK informieren -07 Durch FreiPass betroffene Unternehmen, Organisationen und Institutionen informieren (Hotels, Restaurants, Spitäler,...) -04 Informationsveranstaltungen für Gemeinden und Partner durchführen -02 Kommunikationskonzept für ausserordentliche Ereignisse während dem FreiPass festlegen ("Krisen-Kommunikation ) -01 Information und Betreuung der Medien im unmittelbaren Vorfeld und während dem FreiPass organisieren, Medien einladen 4 FreiPass Medienschaffende empfangen und betreuen 5 FreiPass Medienorientierung unmittelbar nach der Veranstaltung organisieren (Bilanz) + 01 Mediendokumentation erstellen; an Sponsoren, Behörden und Trägerschaft zur Verfügung senden Kommunikationsarbeit auswerten, Rückschlüsse für nächsten FreiPass ziehen + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 1 Kommunikationskonzept: Mögliche Inhalte Nationale Kommunikation (Koordination mit dem Verein FreiPass) Kommunikation über regionale und lokale Medien Persönliche Kontakte zu wichtigen Behörden, Organisationen und Personen Internet-Auftritt (Mindestinhalte: Ort, Datum, Strecke, Rahmenprogramm, Verkehrskonzept, Kontaktadresse) Evtl. Programmheft Werbung (Plakate, Flyer, Radiospots, Tischsets, Inserate) Promotionsveranstaltungen (z.b. Infostand in Einkaufszentrum, an anderem FreiPass) Integration der Sponsoren in die Kommunikation 10

11 Checkliste 8 Helferinnen und Helfer, "Staff" 3-08 Helferbedarf (Anzahl, Qualifikation) in den Ressorts erheben -07 Konzept Helferbedarf erstellen: (Einsatzorte, Qualifikation, Anzahl, Einsatzdauer) -07 Verbindung mit Organisationen / Institutionen zur Rekrutierung von Helferinnen und Helfern aufnehmen: Feuerwehr, Verkehrskadetten, Securitas, Vereine 4-02 Detailliertes Helfer-Einsatzkonzept erstellen -02 Definitives Aufgebot für Helfer/innen (mit Antwortblatt "Rückbestätigung") -01 Helferfest ("Staff-Party"): Entscheid, Organisation -01 Helfer instruieren / schulen FreiPass FreiPass Helfer empfangen, ausrüsten (Verpflegung, spezielles Material, z.b. Signalwesten) Helfereinsatz kontrollieren Dank an beteiligte OK-Mitglieder und Helfer/innen, Einladung zum Helferfest ("Staff-Party") + 01 Helferkonzept / Helfereinsatz auswerten, Rückschlüsse für nächsten FreiPass ziehen + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 11

12 Checkliste 9 Tagesprogramm, Rahmenprogramm, Gästeprogramm 2-10 Ortschaften und Plätze rekognoszieren: Infrastrukturen (Strom, Wasser, Toiletten) und Verpflegungsmöglichkeiten (Restaurants, Bauernhöfe,...) -09 Grobkonzept Rahmenprogramm: Eröffnungsveranstaltung, Village, -08 Bedingungen für Partner und Träger des Rahmenprogramms formulieren (Anforderungen an Infrastruktur, Kosten, Auflagen für Sponsoren- und Werbeauftritte) -07 Rahmenprogramm und Eröffnungsveranstaltung definitiv konzipieren 4-05 Gesuche für Durchführung von Rahmenveranstaltungen einreichen -05 Standorte reservieren, Infrastrukturen (Material, Einrichtungen) bestellen -05 Dossiers für alle Standorte erarbeiten (Plan, Standplätze, 5 Ansprechpartner, Zeitplan, Zufahrtswege, Platzierung Visibility- Elemente des Vereins FreiPass sowie der nationalen und regionalen Sponsoren ) -05 Bedarf für Beschallung abklären, Kontakte mit Fach- Unternehmen, definitive Reservation. Achtung: An einem FreiPass ist die Musikbeschallung ab Konserve auf der Passhöhe nicht erwünscht! Live- Musik (z. B. Jodlerchöre, Alphorn) sind selbstverständlich willkommen. -04 Integration der Informationen zu Rahmenprogramm in Kommunikationskonzept sicherstellen -04 Informationen über Urheberrechte für Musikvorführungen einholen (Suisa, 8038 Zürich, ) -04 Gäste-Einladungsliste erstellen -04 Gästeprogramm konzipieren -03 Gäste über den FreiPass vorinformieren / voreinladen -01 Gäste einladen: Programm, An- und Rückfahrtsmöglichkeiten (öv!), Anmeldung (mit Mietvelo-Bestellung) FreiPass Die beiden Startorte und Passhöhe aufbauen und einrichten, Funktionskontrollen FreiPass Gäste empfangen, betreuen + 01 Dank an Gäste für Teilnahme, Erinnerung (z.b. Foto) schicken + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 12

13 1 Rahmenprogramm: Mögliche Inhalte Ueberblick (Programm, Zeitplan, Orte) Eröffnungsveranstaltung Was findet an den beiden Startorten und auf der Passhöhe statt (Kulturelle und sportliche Angebote, z.b. Konzerte, Tanzgruppen, Kletterwand Angebote für Kinder, z.b. Streichelzoo, "Gumpikissen" ) Infostände Verpflegungsmöglichkeiten, Restaurants, Strassenwirtschaften, Degustationen Spezielle Events, z.b. "Velowettbewerb" Checkliste 10 Verpflegung, Entsorgung 2-09 Umweltschutzmassnahmen als Querschnittaufgabe in die Funktionsbeschreibungen des OK und in alle Teilkonzepte einbauen -09 Grobkonzept Verpflegung erstellen Verbindung mit Hotels, Restaurants, Vereinen aufnehmen 3-07 Definitives Verpflegungskonzept, Partner definieren -07 Abfall-Vermeidungs- und Entsorgungskonzept erarbeiten -07 Toilettenkonzept erarbeiten, Zugang für Behinderte sicherstellen -07 Kontakt mit kantonalen / kommunalen Behörden: Kollektivbewilligung für Festwirtschaftsbetriebe abklären 4 FreiPass Abläufe beobachten, dokumentieren FreiPass Wiederherstellung und Instandstellung aller Verpflegungsplätze, Abfälle sammeln und entsorgen Verpflegungs- und Entsorgungskonzepte auswerten, Rückschlüsse für den nächsten FreiPass ziehen + 01 Elemente für Schlussbericht liefern 13

14 Checkliste 11 Evaluation und Entwicklung 4-02 Konzept für Auswertung und Schlussbericht 1 erarbeiten -01 Methode für Teilnehmererhebungen definieren und organisieren -01 Produktion Bildmaterial (Fotos, Video) organisieren 5 FreiPass Daten erheben, Bildmaterial produzieren + 01 Auswertungen der OK-Mitglieder und übriger Mitarbeitender einholen und verarbeiten + 02 Schlussbericht verfassen und verteilen (2 Exemplare an nationale Trägerschaft) + 02 Schlusssitzung OK: aus Auswertung Qualitätsentwicklung für den nächsten FreiPass ableiten + 02 Einleitung der Planungsarbeiten für den nächsten FreiPass + 0x Formeller Abschluss des Projekts, Entlastung der Organe 1 Schlussbericht: Mögliche Inhalte Kontaktadressen Zusammenfassung ("Für die eilige Leserin / den eiligen Leser") Trägerschaft, Projektorganisation, Zusammenarbeit mit Behörden Datum der Veranstaltung, Zeitdauer Anzahl Teilnehmende, Anreiseart (HPM, V, Privatverkehr) Strecke, Teilnehmerführung Rahmenprogramm Verkehr, Sicherheit Kommunikation Finanzen, Sponsoring Besucherbefragung, Erfolgskontrolle Auswertung, Schlüsse für den nächsten FreiPass Anhang-Bilder, Werbemittel, Medienspiegel 14