Info für U N T E R N E H M E R

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1 Info für U N T E R N E H M E R Wien, September 2015 REGISTRIERKASSEN- UND BELEGERTEILUNGSPFLICHT Die Steuerreform 2015/2016 hat neben anderen neuen Bestimmungen eine Registrierkassen und Belegerteilungspflicht gebracht, die weitgehend ab , teilweise ab , gilt. Registrierkasse für alle!? Der neue 131b BAO bestimmt in seiner endgültigen Fassung, dass [...] alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem [ ] einzeln zu erfassen [sind]., und zwar für alle Betriebe ab einem Jahresumsatz von Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes Euro im Jahr überschreiten. Im Entwurf hatte es noch geheißen: die in überwiegender Anzahl Barumsätze tätigen, was deutlich weniger Betriebe betroffen hätte. ad [...] Barumsätze dieses Betriebes Euro im Jahr überschreiten. : Das neue Kriterium bedeutet in der Praxis ( Euro Jahresumsatz vorausgesetzt),dass die Registrierkassenpflicht für alle gilt, die über Euro Barumsätze machen, also tatsächlich fast alle - inkl auf den ersten Blick nicht klassische Bargeldbranchen wie Ärzte, Banken, Versicherungen, Landwirte, Schulbuffets, Notare, Steuerberater etc. Ausgenommen sind von Gesetzes wegen - neben der so genannten Kalte-Hände- Regelung - nur die außerbetrieblichen Einkunftsarten wie vor allem Einkünfte aus Vermietung und aus Kapitalvermögen. Belegerteilung für alle!? Die Belegerteilungspflicht für Barumsätze ist sogar noch wesentlich weiter gefasst und trifft jeden Barumsatz jedes Betriebes, soferne nicht die Kalte-Hände-Regelung greift. Einzelaufzeichnung für alle!? Die Einzelaufzeichnungspflicht für Barumsätze deckt sich mit der Belegerteilungspflicht, trifft also jeden Barumsatz jedes Betriebes, soferne nicht die Kalte-Hände-Regelung greift. Da jeder betroffen ist, der auch nur in geringfügigem Ausmaß Barumsätze macht, bitte jedenfalls umblättern... Grundlage Ing. Dr. Kutschera/Paul & Schlemmer ( ) Seite 1 von 5

2 Zeitplan I Der Zeitplan ist äußerst knapp bemessen, vor allem wenn man bedenkt, dass man für 2016 mit etwa neuen Kassensystemen rechnet! Einzelaufzeichnungspflicht Belegerteilungspflicht Registrierkassenpflicht Meldemöglichkeit in FinanzOnline (die Kassen sind der Finanz zu melden) technische Sicherheitseinrichtung = Manipulationsschutz erforderlich Tipp: Bitte beginnen Sie umgehend mit der Planung, da die Kassenhersteller es niemals schaffen können, den geschätzten Bedarf bis Ende 2015/Anfang 2016 bereit zu stellen - zumal noch eine wichtige Verordnung fehlt. Zeitplan II Von Seiten des Finanzministeriums wurden noch zwei wichtige Entwürfe zu Verordnungen veröffentlicht, die die hier beschriebenen neuen Verpflichtungen abrunden: die Barumsatzverordnung 2015, die die Barbewegungsverordnung 2006 ersetzt, sowie die neue Registrierkassensicherheitsverordnung (wichtig vor allem für die Zertifizierungsanbieter A-TRUST und A-CERT). Beide Verordnungsentwürfe sind samt Erläuterungen auf der BMF Homepage nachlesbar. Was gilt als Barzahlung? Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gelten für Barzahlungen. Als solche gelten neben der Zahlung mit Banknoten und Münzen auch Zahlungen mit Maestro (vulgo Bankomat-) oder Kreditkarten sowie vergleichbare elektronische Zahlungsformen (zb Mobiltelefon, PayLife Quick); dazu kommen noch Barschecks, Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen etc. Eine Ausnahme gibt es vorläufig für Webshops. Belegerteilungs und Belegannahmepflicht Bei jeder empfangenen Barzahlung muss künftig ein Beleg erteilt werden (Belegerteilungspflicht, 132a BAO neu). Der Beleg muss keine vollständige Rechnung sein ( nur ein Papier-Bon) und mindestens folgende Angaben enthalten: 1. eine eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers, 2. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, 3. den Tag der Belegausstellung, 4. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen, 5. den Betrag der Barzahlung, wobei es genügt, dass dieser Betrag auf Grund der Belegangaben rechnerisch ermittelbar ist. Der Leistungsempfänger [...] hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Grundlage Ing. Dr. Kutschera/Paul & Schlemmer ( ) Seite 2 von 5

3 Dazu führen die Erläuterungen zum Gesetzesentwurf aus: Die normierte Mitnahmeverpflichtung stellt keine nach dem Finanzstrafgesetz sanktionierbare Finanzordnungswidrigkeit (Verletzung einer Aufbewahrungspflicht) dar. - eine Strafe kommt für den Kunden also nicht in Betracht. Interessant für innovative Betriebe ist, dass es sich auch um einen elektronischen Beleg handeln kann, der unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Zugriff durch den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist (also etwa per Smartphone-/Tablet-App bzw Kassensoftware). Vom Beleg ist eine Durchschrift zu erstellen und sieben Jahre aufzubewahren - sie zählt zu den Belegen der Buchhaltung oder Einnahmen/Ausgaben-Rechnung). Bei Verwendung einer Registrierkasse oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen muss der Beleg weitere Angaben insbesondere zur Nachvollziehbarkeit des einzelnen Geschäftsvorfalles und der Identifizierung des ausstellenden Unternehmers enthalten. Die Belegerteilungspflicht gilt nicht, wenn aufgrund der Kalte-Hände -Regelung eine vereinfachte Losungsermittlung durch Kassasturz erlaubt ist. Belegerteilungs und Registrierkassenpflicht ab 2016 Internes Kontrollsystem Grundaufzeichnungen Zeitaufzeichnungen Lieferscheine Zwischenabrechnungen Kassastandskontrolle (Nachzählen) etc vereinfacht Belegerteilungspflicht kalte Hände und < Umsatz Umsatz < oder Barumsatz < Registriekassenpflicht (Umsatz > und Barumsatz > 7.500) Kassennetzwerk (geschlossenes Gesamtsystem) App-Kasse (Smartphone, Tablet etc) PC-Programme (Kassensoftware, Fakturierungsprogramm etc) Proprietäre System (Waagen, Taxameter etc) Registrierkasse mit Exportschnittstelle mobile Gruppen vorläufig Paragon UND Nacherfassung bei Rückkehr Rechnungsblock (Paragon & Durchschlag) Beleg & Losungsblatt (0%/10%/20%) Kassasturz Registrierkassenpflicht ab 2016 Der neue 131b BAO bestimmt, dass Betriebe ab einem Jahresumsatz von Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes Euro im Jahr überschreiten alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mittels elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem [ ] einzeln zu erfassen [haben]. Die Registrierkassenpflicht entsteht mit Beginn des viertfolgenden Monats ab erstmaligem Überschreiten der genannten Grenzen und bleibt dann grundsätzlich für die folgenden Jahre aufrecht. Die Beobachtungsfrist beginnt bereits 2015, sodass die Registrierkassenpflicht in aller Regel am (und nicht erst am ) eintreten wird. Grundlage Ing. Dr. Kutschera/Paul & Schlemmer ( ) Seite 3 von 5

4 Registrierkassenpflicht ab 2017 Das Kassensystem muss manipulationssicher sein - dabei ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten und die Nachprüfbarkeit durch Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Aufgrund der technischen Vorlaufzeiten tritt die Verpflichtung zur Nutzung von gesicherten Kassensystemen erst am ein. Das bedeutet, dass Neukäufer 2015 ein Kassensystem kaufen sollten, das bereits fit oder garantiert upgrade-fähig für 2017 ist! Tipp: Wird die Registrierkassenpflicht nicht beachtet, Iiegt grundsätzlich eine strafbare Finanzordnungswidrigkeit vor. In der Folge ist die (gesetzliche) Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen ( 163 BAO) nicht mehr gegeben. Diese Mängel könnten auch zu Schätzungen der Abgabenbehörde führen. Ausnahmen von Registrierkasse und Belegerteilung Die (erst im Entwurf vorliegende) Barlosungsverordnung 2015 definiert die wenigen Möglichkeiten der Losungsermittlung per Kassasturz: Die Kalte Hände -Regelung (von Haus zu Haus; auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen; etc) bleibt - bis Euro Jahresumsatz - aufrecht. Entbehrliche Hilfsbetriebe ( kleine Vereinsfeste ) und unentbehrliche Hilfsbetriebe (Sportveranstaltungen, Ausstellungen) von gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Vereinen dürfen weiterhin einen Kassensturz machen. ad Kalte-Hände-Regelung Die Praxisrelevanz dürfte angesichts der Euro-Grenze gering sein - Probleme wird es aber bei vielen Festen geben. Erleichterung für mobile Gruppen Mobile Unternehmer, für die die Kalte Hände -Regelung nicht gilt (zb mobile Friseure, Masseure, Hebammen, Schneider, Tierärzte) und die eine Registrierkasse führen müssen, dürfen als Erleichterung die Eintragung der Einzelumsätze, die sie außerhalb des Betriebsortes tätigen, in die Registrierkasse ohne unnötigen Aufschub nach Rückkehr an den Betriebsort vornehmen. Die genannte Erleichterung gilt allerdings nur dann, wenn die mobilen Unternehmer der Belegerteilungspflicht (in der Praxis wohl mittels Paragon) nachkommen und eine Durchschrift des Belegs aufbewahren. Begünstigung von Kassen Bei Anschaffung oder Umrüstung einer Registrierkasse nach dem 28. Februar 2015 und vor dem 1. Jänner 2017 können die Kosten unbeschränkt in voller Höhe abgesetzt und unter Umständen eine Prämie von 200 Euro in Anspruch genommen werden. Grundlage Ing. Dr. Kutschera/Paul & Schlemmer ( ) Seite 4 von 5

5 Tipp: Welche Hersteller? Tausende Hersteller bedeuten, dass es keinen Gesamtüberblick gibt. Fragen Sie Ihren bisherigen Lieferanten nach garantierter Rechtssicherheit. Denken Sie eventuell an Software/ Cloud-Lösungen. listet Anbieter auf, die technisch fit sind. Beispiele zur Registrierkassenpflicht Jahresumsatz Barumsatz/ Belegerteilung Registrierkasse Jahr JA NEIN JA NEIN JA NEIN JA JA JA NEIN JA JA TO DO: Kasse in Verwendung Kasse Typ 1 (mechanische Registrierkasse): wegwerfen Kasse Typ 2 (elektronische Registrierkasse): nachrüsten, wenn Ausgabemöglichkeit von Menge und handelsüblicher Bezeichnung von Waren/Dienstleistungen UND die Manipulationssicherheit für gewährleistet ist wegwerfen in allen anderen Fällen Kasse Typ 3 (Kassensystem = Kassennetzwerk, PC-Kasse, App-Kasse, Online- Kasse): Update, wenn rechtssicher oder zumindest Updatezusage für vorliegt ersetzen in allen anderen Fällen bei Nachrüstung/Update: Sofortabschreibung und Prämie TO DO: keine Kasse in Verwendung Neuanschaffung Kasse Typ 2 (elektronische Registrierkasse) oder Typ 3 (Kassensystem) bis Erfüllung der technischen Anforderungen für 2017 inkl Sicherung Anschaffungs und laufende Kosten beachten Sofortabschreibung und Prämie Aufbewahrung - Dokumentation Welche Dokumentationsgrundlagen müssen aufbewahrt werden? Kasse Typ 2: alle Ausdrucke (Quittungsjournal, Tagesabschluss - Z-Bon, GT- Speicherstand) und elektronisches Journal Kasse Typ 3: jede Dokumentationsgrundlage (zb Datenerfassungsprotokoll, alle Berichte) Grundlage Ing. Dr. Kutschera/Paul & Schlemmer ( ) Seite 5 von 5