REGISTRIERKASSEN- und BELEGERTEILUNGSPFLICHT

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1 REGISTRIERKASSEN- und BELEGERTEILUNGSPFLICHT Wirtschaftskammer Oberösterreich Taxi - Mietwagen EDV-AUFZEICHNUNGSSYSTEME - Manipulation und die Folgen STEUERREFORMGESETZ - Inkrafttreten Belegerteilungspflicht - REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG WK Oberösterreich Personenbeförderung, Ing. Dr. Axel Kutschera - Steuerberater-Berater 1 INHALT EDV-AUFZEICHNUNGSSYSTEME - Manipulation und die Folgen STEUERREFORMGESETZ - Inkrafttreten Belegerteilungspflicht - REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG 2 1

2 HISTORISCHE ENTWICKLUNG 1999 Exportverpflichtung von Daten - Noch nicht alle Systeme erfüllen diese Verpflichtung 2006 Betrugsbekämpfungsgesetz Barbewegungsverordnung Protokollierung von Datenerfassung und Änderungen - Einzelaufzeichnungsflicht 2012 Kassenrichtlinie Auskunftsersuchen der Beschreibung der E131 07/2015 Steuerreformgesetz 2015/ /2015 Barumsatzverordnung /2015 Entwurf: Registrierkassensicherheits-VO?12/2015 Verlautbarung RKSV?12/2015 Erlass zur RKSV KRL NICHT NUR FÜR KASSEN! Auch für vor- und nachgelagerte Systeme - Buchhaltung - Kassen, Lagerbuchführung, Bestellwesen, etc. Andere Unterlagen können vorlagepflichtig sein. Z.B. - Preisverzeichnisse - Reservierungsbücher - Kalender - Kalkulationsunterlagen - Personalverwaltung - Fahrtvermittlungen (Funkzentrale) - 4 2

3 KRL Kassentypen TYP 1 Mechanisch - Journalstreifen - TYP 2 - Elektronische Registrierkassen - Papier-Journal, X- und Z-Bon - Elektronisches Journal - GT-Stand (nicht Zurücksetzen) KASSE TYP 3 Kassensysteme - Alle erstellten Ausdrucke - Datenerfassungsprotokoll 5 ERWÄHNENSWERTE MANIPULATIONSMETHODEN SUMMENKÜRZUNG JUMPER: Fahrer/PKW wird nicht in der Losung erfasst ZAPPER: Manipulationsprogramm auf z.b. USB-Stick RECALLER: Manipulation bei Import aus Filialkassen CONCEALER: Unsichtbar arbeitende (mobile) Geräte STYLER: Erstellung manipulierter Umsatzberichte FIXER: Datenmanipulation zwischen Export und Import SCHWARZ(UMSATZU)DRUCKER MULTIPLIKATOR-LÖSCHUNG 6 3

4 KRL FOLGEN VON FEHLERN Formelle Mängel - Geringer formeller Mangel - Z.B. Tagesabrechnung wird nach Mitternacht gemacht - Gravierender formeller Mangel - Z.B. fehlende Nummerierung, die der Dokumentation der vollständigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle dient Bei Gesamtbetrachtung kann die sachliche (materielle) Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen bzw. des Kassensystems in Zweifel gezogen werden Dies kann zur Schätzung des Umsatzes bzw. Gewinns durch das Finanzamt führen NEU: - Gestaltung oder Einsatz eines Manipulationsprogramms - Finanzordnungswidrigkeit mit Strafe bis zu EUR INHALT EDV-AUFZEICHNUNGSSYSTEME - Manipulation und die Folgen STEUERREFORMGESETZ - Inkrafttreten Belegerteilungspflicht - REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG 8 4

5 STEUERREFORMGESETZ NEUE PFLICHTEN Einzelaufzeichnung 2- Belegerteilung 3- Registrierkasse Meldemöglichkeit in FinanzOnline Meldepflicht in FinanzOnline 5- Technische Sicherheitseinrichtung (Signatur + QR-Code) 9 BELEGERTEILUNGSPFLICHT 132a AB Bei jeder empfangenen Barzahlung! - Papier-BON (nicht Rechnung) - ODER ein elektronischer Beleg ist für den Zugriff verfügbar Bargeld + Kreditkarten + Gutschein + Bon + Ausnahmen: - Kalte Hände ; Mobile Berufe; Automaten (bis 2027?) Beleginhalte (auch für handschriftliche Belege) - 1. eindeutige Bezeichnung des Unternehmers - 2. fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles - 3. Tag der Belegausstellung - 4. Menge und handelsübliche Bezeichnung / Art und Umfang der sonstige Leistungen - 5. Betrag der Barzahlung (bzw. rechnerisch ermittelbar) Belegkopie ist 7 Jahre aufzubewahren BELEGMITNAHMEVERPFLICHTUNG ohne SANKTION Prozessoptimierung durch Online-Anbindung 10 5

6 REGISTRIERKASSENPFLICHT 131b AB ab Bei Jahresumsatz > und Jahres-Barumsatz > Verpflichtung mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ( ?) - Nicht für Überschuss-Rechner ( kleine Zimmervermietung )? - Ausnahme: Kalte Hände bis < Jahresumsatz ab Registrierung der Kassen in Finanzonline - An- und Abmeldung jeder Kassa mit den Erfassungseinheiten - Meldung von (technischen) Betriebsunterbrechungen Ausdruck: Sicherheitseinrichtung ausgefallen bis Verpflichtung zum Manipulationsschutz - Variante 1: Signaturerstellungseinheit - Variante 2: Geschlossenes Gesamtsystem 11 MELDUNG DER KASSE IN FINANZONLINE Ab möglich / Bis verpflichtend Anmeldung / Unterbrechung / Abmeldung - Es werden keine Belegdaten übertragen - Prozessoptimierung durch Online-Anbindung Beispiel: 6

7 ÜBERSICHT AB 2016/2017 BELEGERTEILUNGS- UND REGISTRIERKASSENPFLICHT AB 2016 INTERNES KONTROLLSYSTEM / GRUNDAUFZEICHNUNGEN / ZEITAUFZEICHNUNGEN / LIEFERSCHEINE / ZWISCHENABRECHNUNGEN / KASSASTANDKONTROLLE DURCH NACHZÄHLEN / usw. VEREIN- FACHT BELEGERTEILUNGSPFLICHT FÜR UNTERNEHMER KALTE HÄNDE UND < UMSATZ < ODER BARUMSATZ < REGISTRIERKASSENPFLICHT FÜR BETRIEBE UMSATZ > UND BARUMSATZ > KASSASTURZ (Rückrechnen von End- und Anfangsstand) BELEG + LOSUNGSBLATT (0% / 10% / 20%) RECHNUNGSBLOCK (PARAGON+ DURCHSCHLAG) MOBILE GRUPPEN VORLÄUFIG PARAGON + NACHERFASSUNG BEI RÜCKKEHR REGISTRIERKASSE MIT EXPORTSCHNITTSTELLE PROPRIETÄRE SYSTEME (Taxameter, ) PC-PROGRAMM (Kassensoftware, Fakturierungsprogramme, ) APP-KASSE (Smartphone, Tablet, ) KASSENNETZWERK (geschlossene Gesamtsysteme) AB Meldung in FinanzOnline AB mit Manipulationsschutz nach RKS-V 13 BEISPIELE ZUR REGISTRIERKASSENPFLICHT Handschriftliche Einzelaufzeichnungen: UMSATZ < ODER BARUMSATZ < : UMSATZ > UND BARUMSATZ > Jahresumsatz Barumsatz Beleg-Pflicht RK-Pflicht J N J N J N J J 10, J N 10, J J 14 7

8 ERLEICHERTUNG: KALTE HÄNDE -REGELUNG Keine Einzelaufzeichnung, Belegererteilung Registrierkasse Jahresumsatz < für den gesamten Betrieb - Ausnahmen für Vereinsfeste - anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten Kassasturz durch Rückrechnen - Rückrechnen aus End- und Anfangsbestand - Keine Pauschale oder km-abrechnung Anwendungsmöglichkeit - Fiaker, Pferdeschlitten - NICHT: Taxi, Mietwagen Prozessoptimierung durch Online-Kasse 15 ERLEICHTERUNG: MOBILE GRUPPEN Außerhalb der Betriebsstätte beim Leistungsempfänger erbrachte Lieferungen und sonstige Leistungen - händische Belegerteilungsverpflichtung - Umsätze sind nach Rückkehr an den Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen - Beleg-Durchschrift mit dem Kassenbeleg aufbewahren mobile Berufe - Lt. BMF: mobile Friseure, Masseure, Hebammen, Schneider, Tierärzte Anwendungsmöglichkeit: - Fiaker, Pferdeschlitten - Taxi, Mietwagen Prozessoptimierung durch Online-Kasse 16 8

9 INHALT EDV-AUFZEICHNUNGSSYSTEME - Manipulation und die Folgen STEUERREFORMGESETZ - Inkrafttreten Belegerteilungspflicht - REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG 17 REGISTRIERKASSENSICHERHEITSVERORDNUNG 1. durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit 2. Geschlossenes Gesamtsystem: - Bestätigung durch Feststellungsbescheid des Finanzamtes - hohe Anzahl von Registrierkassen im Inland (30 Zugang?) - Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen - Einheitliches System (ein Unternehmen?, Warenlogistik?, Franchising?, Manipulationsschutzsystem??) Papier- oder elektronischer Beleg mit Mindestangaben: - Genaue Vorgabe der Signatur- bzw. Beleginhalte - Z.B. handelsübliche Bezeichnung bzw. Verweis darauf! Berichte (z.b. Ausfall; monatlich; Quartals-Export) - Prozessoptimierung durch Online-Anbindung 18 9

10 RECHNUNGEN nach UStG Der Beleg (Bon) muss keine Rechnung isd UStG sein Rechnungen an Private freiwillig Rechnungen an Unternehmen - Wenn Rechnungen ausgestellt werden und Rechnungsbetrag < EUR 75,- Keine Duplikate erforderlich (USt-Rili) > EUR 75,- Duplikate aufbewahren < EUR 400,- Kleinbetragsrechnungen > EUR 400,- Alle Rechnungsmerkmale (Name) Trennung von 10%-igen und 20%-igen Umsätzen Mehrere Methoden und Rechnungskreise erlaubt Fortlaufende Nummerierung Elektronische Rechnungen - Prozessoptimierung durch Online-Kasse 19 PROZESSOPTIMIERUNG DURCH E-RECHNUNG Standard: - Automatische Datenübernahme Automatische Sicherung

11 BERATUNG IZM RKS-V Verfahrensdokumentation - Software / Versionsnummer - Hardware - Handbücher Manipulationsschutz mit Signatur - Typ-2: Chipkarte und Kartenleser - Typ 3: Online-Kassensystem Internes Kontrollsystem (IKS) Dokumentationsgrundlagen - Ausdrucke - Datenerfassungsprotokoll (DEP) Datensicherung und Export - Quartalsweise Lokal (z.b. USB Stick) - Prozessoptimierung durch Online- Anbindung z.b. zur Buchhaltung HERSTELLER STEUERBERATER SIGNATUR-ARTEN (SigG, EU-Sig-Rili) Fortgeschrittene Signatur mit sichererer Signaturerstellungseinheit - Chipkarte+Lesergerät - Zertifikatpreis einmalig ab EUR 9,- HSM (Hardware-Sicherheits-Modul) - Online-Signatur über das Internet z.b. bei - Zertifikatpreis einmalig ab EUR 4,- Kauf bei einem Zertifizierungsdiensteanbieter - Direkt z.b. bei 11

12 SIGNATURVERFAHREN z.b.: ELEKTRONISCH VERFÜGBARER BELEG - QR-Code-Scanner - NFC - Bluetooth - WLAN - - Cloud Ausstellendes Unternehmen Belegmitnahme Belegkontrolle (durch FinPol) 24 12

13 A-TRUST: ZDA + Cloud Automatische Sicherung in der Cloud Anonymer Online-Kontakt mit den Kunden 25 INHALT EDV-AUFZEICHNUNGSSYSTEME - Manipulation und die Folgen STEUERREFORMGESETZ - Inkrafttreten Belegerteilungspflicht - REGISTRIERKASSENSICHERHEITS-VO UMRÜSTEN oder NEUANSCHAFFUNG 26 13

14 ICH VERWENDE BEREITS EINE KASSE! Typ 1 (Gibt es in Ö nicht) - Wegwerfen Typ 2 Wenn möglich: Nachrüsten - Menge und handelsübliche Bezeichnung? - Chipkartenleser vorhanden? - Programmierung nachrüstbar mit Signaturchip? - Externes Manipulationsschutzsystem am Druckeranschluss Typ 3 Wenn möglich: Update - Update auf ein rechtssicheres System ab Verfügbarkeit - Updatezusage des Kassenherstellers für Förderung: Sofortabschreibung und Prämie pro Kasse + max. 30 pro Erfassungseinheit Prozessoptimierung durch Online-Anbindung! 27 ICH VERWENDE NOCH KEINE KASSE! Neuanschaffung bis ( !?) Erfüllung der technischen Anforderungen VOR 2017 Laufende Gesamtkosten inkl. Sicherung beachten! Typ 2 Registrierkasse (z.b. Taxameter) Typ 3 Kassensystem - App-Kasse - Web-Kasse - PC-Kassen - Kassennetzwerk PREIS / KOSTEN Förderung: Sofortabschreibung und Prämie pro Kasse + max. 30 pro Erfassungseinheit Prozessoptimierung durch Online-Anbindung! 28 14

15 VIELE BRANCHENSPEZIALITÄTEN Tourismus und Freizeitwirtschaft - Gastronomie, Hotellerie, Transport und Verkehr - Personenkraftwagen, Bus, Schiff, Seilbahnen, Luft, Güter, Bank und Versicherung Gewerbe und Handwerk - Bau, Bauhilfsgewerbe, Friseure, Kosmetiker und Masseure, Gärtner und Floristen, Handel - Markt-, Straßen- und Wanderhandel, Tabaktrafikanten, Versand-, Internet- und allgemeiner Handel, Industrie Information und Consulting Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte, RA, Apotheken, WT, 29 1:TAXAMETER ALS REGISTRIERKASSE IM FAHRZEUG : Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht - ALLE Umsätze müssen erfasst werden können! - Trinkgeld; Pauschalfahrten - Papierbeleg oder elektronischer Beleg ist verfügbar - Unveränderbare (!) Sicherung auf einem externen Medium! - Z.B. DVD oder Online-Backup - Diverse Auswertungen (Tag, Monat, Jahr) : Meldung in FinanzOnline - An-, Abmeldung, Ausfall : - Technische Sicherheitseinrichtung - Registrierkasse.Chip-Karte, Registrierkasse.mobile - Signatur oder QR-Code auf jedem Beleg 30 15

16 2:TAXAMETER + REGISTRIERKASSE IM FAHRZEUG : Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht - Taxameter zeichnet alle Tariffahrten auf - ALLE Umsätze werden im FZG in einer Registrierkasse erfasst - Tariffahrten; Trinkgeld; Pauschalfahrten - Papierbeleg oder elektronischer Beleg ist verfügbar - Unveränderbare (!) Sicherung auf einem externen Medium! - Z.B. DVD oder Online-Backup - Diverse Auswertungen (Tag, Monat, Jahr) : Meldung in FinanzOnline - An-, Abmeldung, Ausfall : - Technische Sicherheitseinrichtung - Registrierkasse.Chip-Karte, Registrierkasse.mobile - Signatur oder QR-Code auf jedem Beleg 31 3:MOBILE BELEGERTEILUNG UND NACHERFASSUNG : Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht - Händische Belegerteilung (Papier) bei JEDEM Barumsatz - Nacherfassung in einer Registrierkasse im Betrieb - Bei Rückkehr mit Duplikat; ohne unnötigen Aufschub; - Unveränderbare (!) Sicherung auf einem externen Medium! - Z.B. DVD oder Online-Backup - Diverse Auswertungen (Tag, Monat, Jahr) : Meldung der RK in FinanzOnline - An-, Abmeldung, Ausfall : - Technische Sicherheitseinrichtung - Registrierkasse.chip-Karte, Registrierkasse.mobile - Signatur oder QR-Code auf jedem Beleg im Betrieb 32 16

17 BERATUNGBEDARF! Erhöhung der Rechtssicherheit! Möglichst rasche Umstellung? Gewinnsteigerung! Selbstanzeige? Adaptierung bestehender Systeme bzw. Neukauf? Kostenminimierung durch Vollautomatisierung, Zusatznutzen und Online-Anbindung der Kassen? Updatezusage des Kassenherstellers bis 2017! Auskunftsersuchen an das Finanzamt? Erleichterung der Prüfbarkeit (durch Finanzpolizei)? Kassennetzwerk - ZDA/Hersteller/Händler/Steuerberater - www. at 33 17