Der Anschluss des Warenwirtschaftssystems Turbo-Soft an Kassensysteme von Quorion oder Casio. Das Konzept

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1 Der Anschluss des Warenwirtschaftssystems Turbo-Soft an Kassensysteme von Quorion oder Casio Das Konzept Beinhaltet alle Stamm- und Bewegungsdaten, stellt diese für die Weiterverarbeitung in den Systemprogrammen bereit bzw. importiert diese in Turbo-Soft Die Systemprogramme übernehmen die Datenaufbereitung und deren Transport an bzw. von der Kasse, diese werden vom Hersteller bereitgestellt und gewartet. Q-Prog /QDriver für Quorion sowie CER / CEP für Casio - wird direkt aus Turbo-Soft heraus gesteuert - nur manuelle Weiterverarbeitung 1

2 1. Voraussetzungen im Warenwirtschaftssystem Turbo-Soft Abb.: 1 Lizensierungsinfo und aktive Nutzer Es bedarf der Lizenzierung des externen Kassenanschlusses, wie in Abb.: 1 gezeigt. Abb.: 2 Firmendaten / Parameter / System In den Firmendaten ist im Bereich Parameter / System die Branche A Gastronomie einzustellen. (Abb.: 2) Im Bereich Programm 5 werden die Kassenzeiten zur taggenauen Umsatzzuordnung eingestellt. Ebenfalls sind der Filialbetrieb und die Preisverarbeitung zu erfassen. (Abb.: 3) 2

3 Abb.: 3 Firmendaten / Parameter / Programm 5 Abb.: 4 Artikelstamm / Artikelgruppen Der Nomenklatur des Kassensystems entsprechend, sind Warengruppen und Gruppen zu erfassen. Wie in der Abb.: 4 zu sehen ist, beschreibt die Gruppe die Biere und beinhaltet die Warengruppen Warsteiner und Wernesgrüner Biere. Die weitere Zuordnung der Artikel erfolgt bei deren Neuanlage oder Artikelpflege wie in den Abb.: 5, der Artikeldatenerfassung, (z.b. Verbrauchsdaten) über Abb.: 6 Preiseinstellungen und Zuordnung als Kassenartikel, Abb.: 7 Darstellung der Lagerbestände und bis zur Abb.: 8 der Lieferantenzuordnung mit den Bestellnummern und EAN-Codes. Die EK-Preise werden bei der Verbuchung von Bestellungen automatisch eingetragen. 3

4 Abb.: 5 Artikelstamm / Artikeldaten Abb.: 6 Artikelstamm / Preise Abb.: 7 Artikelstamm / Lagerverwaltung 4

5 Abb.: 8 Artikelstamm / Lieferantenzuordnung 2. Arbeiten mit dem Kassensystem Abb.: 9 Aufruf des Kassensystems Wie in Abb.: 9 gezeigt, kann das Kassensystem über das Pulldownmenü aufgerufen werden. Die Abb.: 10 zeigt die Möglichkeiten des Datenex- und importes von und zur System-Kassensoftware. Die Filialgruppe wird wie in Abb.: 3 gezeigt ab- oder zugeschaltet. Die Stammdatenbereiche sind dem Übertragungsbereich zu entnehmen. Das Ablageverzeichnis und die Dateinamen werden automatisch nach den Vorgaben der Systemsoftware gesetzt. Der Datenimport erfolgt über die System-Datenstruktur. Es werden alle Kassenbewegungsdaten, die über diese Schnittstelle bereitgestellt werden, in entsprechende Tabellen übernommen. Hieraus werden Rechnungsdaten, getrennt nach Stammkunden (im Kundenstamm erfasste Personen) oder als Laufkunden erstellt. Bei Barzahlung wird automatisch die Zahlung im Kassenbuch angelegt. Kreditkarten, Rechnungen o.ä. können mit dem Bankimport oder manuell erstellt werden. Vergleiche hierzu den Inhalt des zum Warenwirtschaftssystems gehörenden OP-Wesen. Weiterhin werden 5

6 beim Import des Kassenumsatzes die Lagerbestände unter Einbeziehung der Verbrauchsdaten aktualisiert. Abb.: 10 Datenexport- und Import Abb.: 11 Kassenlisten Die Kassenlisten sind der Abb.: 11 zu entnehmen. Der Aufbau ist mit dem CrystalReport editierbar, so wie alle im Warenwirtschaftssystem enthaltenen Listen und Ausdrucke (ca. 280 Formulare). Wie ersichtlich ist, kann man die Selektionsgrenzen nach Datum und Bereich definieren. Das Info-System stellt weitergehende Auswertungen zur Verfügung, die natürlich auch in einem Ausdruck dargestellt werden können. Hierzu dienen die Darstellungen der Abb.: 12 bis Abb.: 13 6

7 Abb.: 12 Infosystem / Artikelumsatz aller Unterwarengruppen Abb.: 13 Infosystem / Artikelumsatz nach Gruppe Biere Abb.: 13 Infosystem / Artikelumsatz nach Warengruppe Wernesgrüner 7

8 Abb.: 14 weitere Funktionen des Kassensystems Abb.: 15 Zimmerverwaltung / Zimmerstammdaten Abb.: 16 Zimmerbelegungsplan In Abb.: 14, 15 und 16 wird die Möglichkeit dargestellt, weitere Module / Programmteile für ein abgerundetes Branchensystem zur Verfügung zu stellen. 8

9 3. allgemeine Programmteile zur inhaltlichen Komplettierung Abb.: 17 Vorgangsverwaltung Die Vorgangsverwaltung dient zur Erstellungen von Belegen, die z.b. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften wären. Des Weiteren werden in diesem Modul alle Umsatzdaten aus dem Kassenimport hinterlegt. Es ergibt sich somit die Möglichkeit, Belege wiederholt zu drucken oder Veranstaltungen zu kalkulieren und über Rechnung abzurechnen. Abb.: 18 Bestellwesen Das Bestellwesen dient zur nachweisbaren Bestellung beim Lieferanten. Es können Bestellvorschläge aus Lagerbeständen und Warenbedarf aus Veranstaltungen vorgenommen werden. Die Lagerbuchung einer Bestellung nimmt die Bestandsänderung der Lager vor, legt die Eingangsrechnungen automatisch an und aktualisiert die EK-Preise des Lieferanten pro Artikel. Im Mitarbeiterstamm werden Adressdaten, Rechte in der Software, Lohndaten u.v.m. verwaltet. 9

10 Abb.: 19 Mitarbeiterstamm / Adressdaten Abb.: 20 Mitarbeiterstamm / Rechte in der Software Abb.: 21 Statistik / Umsatzübersicht 10

11 Im Modul der Statistik können diverse allgemeine Auswertungen vorgenommen werden. Hier am Beispiel der mehrjährigen Umsatzübersicht. Interessant ist auch eine KER (kurzfristige Erfolgsrechnung), verlangt aber das Erfassen von Belegen und / oder Geldfluss im OP-Wesen. Abb.: 22 OP-Wesen / Kassenbuch In der Abb.: 22 soll der Inhalt des OP-Wesens dargestellt werden. Er beinhaltet alle Möglichkeiten, Finanzdaten zu erfassen und an einen Steuerberater oder Finanzamt weiterzuleiten. 11