Technische FAQ zum VE-Register

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1 Technische FAQ zum VE-Register 6.1 Frage: Ich möchte für mein Unternehmen eine VE abgeben. Wie bekomme ich einen Zugang zum VE-Register? Antwort: Klicken Sie auf den Link Unternehmen anmelden und folgen Sie den einzelnen Schritten. Bitte beachten Sie, dass die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des Bundesamts für Finanzen (USt-IdNr.) mit der Steuernummer übereinstimmt, die Sie auch bei Ihrem dualen System angegeben haben. 6.2 Frage: Welche Zugangsvoraussetzungen benötige ich für das IHK-VE-Register? Antwort: Das IHK-VE-Register setzt einen PC mit Internetzugang voraus. Zugang zum IHK-VE-Register erhalten Sie über die Browsersoftware Internet Explorer ab Version 7 oder Mozilla Firefox ab Version 3. In der Browsereinstellung müssen Cookies akzeptiert werden und Java Script zugelassen sein. 6.3 Frage: Ich erhalte eine Fehlermeldung, wonach meine USt-IdNr. bereits vergeben sei. Wie kann so etwas passieren? Antwort: Bitte prüfen Sie als Erstes, ob jemand aus Ihrem Unternehmen oder ein externer Dritter im Auftrag Ihres Unternehmens Ihre Unternehmensdaten schon im VE-Register angemeldet hat. Sollte dies definitiv nicht der Fall sein, wenden Sie sich bitte an Ihren IHK- Ansprechpartner, da es in seltenen Fällen aufgrund von Schreibfehlern sein kann, dass ein anderes Unternehmen versehentlich Ihre USt-IdNr. bei seiner Anmeldung verwendet hat. 6.4 Frage: Welche Kontaktdaten ( -Adresse, Telefonnummer) sind in den allgemeinen Anschriftsdaten meines Unternehmens anzugeben (Registrierungsschritt 3)? Antwort: In der Maske der allgemeinen Unternehmensdaten sind neben der allgemeinen Anschrift auch die allgemeinen Kontaktdaten, wie sie in der Regel im Impressum der Internetseite Ihres Unternehmens angegeben werden, einzutragen. Sollten Sie diese Daten nachträglich ändern wollen, loggen Sie sich zunächst bitte in das IHK-VE-Register mit Ihrem Nutzernamen (USt-IdNr.) und dem Passwort ein. Die Änderung der Basisdaten Ihres Unternehmens erfolgt über den Punkt Basisdaten bearbeiten. Klicken Sie nach Aufruf der Maske den Button Bearbeiten und ändern Sie die Daten entsprechend. Zur Übernahme der Daten in das IHK-VE-Register Technische FAQ zum VE-Register 1

2 klicken Sie bitte auf Speichern. Weitere Informationen finden Sie auch im Handbuch, das über die Startseite zu finden ist. 6.5 Frage: Kann ich, z.b. für den Fall der Vertretung, auch mehrere Ansprechpartner in den Basisdaten meines Unternehmens angeben? Antwort: Die Angabe mehrerer Ansprechpartner im Unternehmen ist in der Verordnung und in der Software nicht vorgesehen. Bitte regeln Sie die Vertretung in Ihrem Unternehmen bei Bedarf entsprechend intern. 6.6 Frage: Ich habe den Link zur Freischaltung des Unternehmenskontos nicht erhalten. Was kann ich tun? Antwort: Bitte überprüfen Sie die Einstellung Ihres SPAM-Filters für s bzw. Ihren -Ordner Spamverdacht. Unter Umständen wurde die mit dem Freischaltlink in diesen Ordner verschoben. Sollten Sie die dort nicht finden, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner in Ihrer zuständigen IHK. Wird der Freischaltlink nicht innerhalb eines Zeitraums von 7 Tagen bestätigt, wird das angelegte Konto des Unternehmens automatisch gelöscht und die Daten müssen erneut eingegeben werden. 6.7 Frage: Was kann ich tun, wenn ich eine falsche oder unvollständige - Adresse bei der Registrierung angegeben habe und daher den Link zur Freischaltung nicht erhalten habe? Antwort: Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen IHK-Ansprechpartner, der die Löschung des Nutzerkontos veranlassen kann. Nach erfolgter Löschung des Zugangskontos müssen Sie Ihre Unternehmensdaten noch einmal eingeben. Unabhängig davon wird die Registrierung nach Ablauf von 7 Tagen automatisch gelöscht, sollte der Freischaltlink nicht bestätigt werden. 6.8 Frage: Welchen Vorgaben muss mein Passwort (z.b. Zahlen, Zeichen, Groß- /Kleinschreibung) für das IHK-VE-Register entsprechen? Antwort: Das Passwort muss mindestens eine Länge von 8 Zeichen haben, wovon zwei Zeichen aus Zahlen bestehen müssen. Sollte ein von Ihnen gewähltes Passwort nicht diesen Vorgaben entsprechen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung mit der Bitte, ein neues vorgabenkonformes Passwort zu vergeben. Sie können in Ihrem Passwort auch Sonderzeichen verwenden. 6.9 Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung: ungültige Benutzerkonto / Passwortkombination, obwohl ich mir sicher bin, das ich den richtigen Nutzernamen (USt-IdNr.) und das gültige Passwort eingegeben habe. Der Link Passwort vergessen funktioniert auch nicht. Was kann ich tun? Technische FAQ zum VE-Register 2

3 Antwort: Bitte achten Sie darauf, dass Sie insbesondere im Feld Nutzernamen die vollständige USt-IdNr. eingeben. Dazu gehört auch das Länderkürzel (z.b. DE). Sollte Sie sich auch dann nicht im System einloggen können, kontaktieren Sie bitte Ihren IHK-Ansprechpartner Frage: Ich habe mein Zugangspasswort vergessen. Was kann ich tun? Antwort: Bitte klicken Sie auf den Punkt Passwort vergessen und geben Sie Ihren Benutzernamen (USt-IdNr. Ihres Unternehmens) und Ihre -Adresse ein. Anschließend wird Ihnen vom System ein Link zum Zurücksetzen des Passwortes an Ihre -Adresse zugeschickt Frage: Ich habe die falsche USt-IdNr. angegeben. Wie kann ich diese nachträglich ändern? Antwort: Die USt-IdNr. lässt sich nachträglich nicht mehr ändern. Daher muss das Unternehmen komplett neu angelegt und, sofern schon eingetragen, müssen auch die VE-Daten neu eingegeben werden. Die zur falschen USt-IdNr. eingetragenen Unternehmens- und VE-Angaben sollten gelöscht werden. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren zuständigen IHK-Ansprechpartner. Sofern Sie den Freischaltlink (vgl. oben) noch nicht verwendet haben, erfolgt diese Löschung nach 7 Tagen automatisch Frage: Der Sitz meines Unternehmens hat sich geändert. Wie kann ich die Daten im VE-Register anpassen? Antwort: Um die Daten zu Anschrift und Name eines Unternehmens zu ändern, melden Sie sich bitte im VE-Register ( an. Im Punkt Basisdaten bearbeiten klicken Sie bitte auf Bearbeiten. Nach Änderung der Anschrift und der Speicherung der neuen Daten wird die Zuständigkeit der IHK und der Behörde sofort aktualisiert. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch, welches auf der Startseite zum Download bereitgestellt wird (Siehe Kap. 5.2 auf Seite 14f) Frage: Wie kann ich die Kontaktdaten oder den Namen des Ansprechpartners nachträglich ändern? Antwort: Die Daten wie Name bzw. Kontaktdaten des Ansprechpartners lassen sich nach der Anmeldung über den Punkt Basisdaten bearbeiten ändern. Gehen Sie hierzu auf Bearbeiten und speichern Sie nach der Änderung der Daten diese ab. Nähere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch (Seite 14f), welches auf der Internetseite zum Download zur Verfügung steht Frage: Bei der Eingabe meiner VE-Daten wird nach dem Datum der Prüfbescheinigung gefragt, aber diese Bescheinigung liegt mir noch nicht vor oder ist Technische FAQ zum VE-Register 3

4 noch nicht erstellt worden. Wie kann ich die Eingabe meiner Daten in diesem Fall erfolgreich abschließen, um sie dem Prüfer zuleiten zu können? Antwort: Es ist dringend zu empfehlen, dass Sie im Vorfeld Ihrer Dateneingabe mit dem Prüfer Kontakt aufnehmen, so dass Ihnen zum Zeitpunkt der Dateneingabe das Datum der Prüfbescheinigung schon bekannt ist. Die Eingabe eines in der Zukunft liegenden Datums ist nicht möglich. Aus technischer Sicht wäre es hilfsweise möglich, auch das aktuelle Tagesdatum einzutragen, wobei dies auch nur in Absprache mit dem Prüfer erfolgen sollte Frage: Muss der Prüfbericht mit in das VE-Register hochgeladen werden? Antwort: Der Prüfbericht ist nicht bei der IHK zu hinterlegen. In der Vollständigkeitserklärung ist lediglich das Datum des Prüfberichtes anzugeben. Hochgeladen (Upload) wird ausschließlich die Signaturdatei des Prüfers Frage: Ich erhalte die Meldung, dass die eingegebenen Verpackungsmengen unterhalb der Bagatellgrenzen liegen. Was soll ich tun? Antwort: Bitte überprüfen Sie die Verpackungsmengen Ihres Unternehmens. Wenn die durch Ihr Unternehmen in Verkehr gebrachten Mengen an Verkaufsverpackungen für private Endverbraucher im Zeitraum vom bis unterhalb der Bagatellgrenzen liegen und auch kein behördliches Verlangen zur Abgabe einer Erklärung vorliegt, dann brauchen Sie keine Vollständigkeitserklärung abzugeben. Sollten die Mengen Ihrer in Verkehr gebrachten Verkaufsverpackungen für private Endverbraucher für den Meldezeitraum vom bis zum zwar unterhalb der Bagatellgrenzen, aber auf das gesamte Jahr 2008 gesehen darüber liegen, so bestätigen Sie dieses entsprechend im Dialog und geben Sie eine signierte VE ab. Einzelheiten erfahren Sie im Nutzerhandbuch, das über die Startseite zu finden ist Frage: Wie kann ich nachträglich meine Daten der Vollständigkeitserklärung ändern? Antwort: Zur nachträglichen Bearbeitung der VE-Daten melden Sie sich bitte mit Ihren Zugangsdaten im VE-Register an. Gehen Sie dann auf den Menüpunkt VE bearbeiten und klicken den Button Bearbeiten an. Nach Ihrer Änderung können Sie die Daten mit dem Button Speichern übernehmen. Anschließend muss eine neue Prüfbescheinigung generiert, heruntergeladen und dem externen Prüfer übermittelt werden. Nachdem der Prüfer die neue Prüfbescheinigung erneut signiert hat, muss die signierte Datei bzw. die Signaturdatei wieder in das VE-Register hochgeladen werden, damit diese der örtlich zuständigen IHK erneut zur Freigabe vorgelegt wird. Sofern dies nach dem eines Jahres geschieht, hat eine Änderung der VE- Daten zur Folge, dass das Unternehmen bis zur erneuten Freischaltung durch die zuständige IHK. nicht mehr in der öffentlich zugänglichen Unternehmensliste zu finden ist. Denn mit der Änderung einer Vollständigkeitserklärung wird die für das gleiche Berichtsjahr vorausgegangene Erklärung ungültig. Technische FAQ zum VE-Register 4

5 6.18 Frage: Wo bekommt mein Prüfer (Sachverständiger, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater etc.) eine qualifizierte elektronische Signatur mit dem erforderlichen Standard her? Antwort: Eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem deutschen Signaturgesetz kann bei einem der bei der Bundesnetzagentur zugelassenen Trust- Center-Betreiber erworben werden. Auf der Internetseite der Bundesnetzagentur ist eine Liste der dort akkreditierten Anbieter einsehbar. Alternativ kann ein entsprechendes Signaturset in den meisten IHKs direkt beantragt werden. Sie können Ihren Prüfer, sofern er noch nicht über eine qualifizierte Signatur verfügt, darauf hinweisen, dass er sich diesbezüglich an eine IHK wenden kann Frage: Wie viele Prüfer müssen die Prüfbescheinigung signieren? Antwort: Die vom IHK-VE-Register generierte Prüfbescheinigung (pdf-dokument) ist nur durch einen Prüfer (IHK-Sachverständiger, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, vereidigter Buchprüfer oder Umweltgutachter) elektronisch zu signieren. Der schriftliche Prüfbericht, auf dessen Grundlage die Eingabe der VE-Daten erfolgt, kann dagegen von mehreren Personen unterzeichnet werden. Sollten Ihre Prüfer Ihnen mehrere Signaturdateien bzw. signierte Prüfbescheinigungen zurücksenden, laden Sie bitte nur eine Datei hoch Frage: Mein Prüfer hat mir zwei Dateien zur Hinterlegung im IHK-VE-Register übermittelt. Welche der beiden Dateien muss nun hochgeladen werden? Antwort: Im IHK-VE-Register ist nur die Signaturdatei hochzuladen. Die Endung des Dateinamens dieser Datei ist abhängig von der durch den Prüfer eingesetzten Signaturanwendung, z.b. PK7 oder PKCS7. Die ursprüngliche PDF-Datei mit der Prüfbescheinigung ist dann nicht mit ins IHK-VE-Register hochzuladen. Die Prüfung, ob die Vollständigkeitserklärung auch durch den Prüfer signiert wurde, erfolgt durch den Vergleich der Hashwerte aus der Signaturdatei und der ursprünglichen PDF- Prüfbescheinigung Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung Die Signatur der VE-Meldung ist ungültig. Bitte laden Sie das Dokument mit einer gültigen Signatur erneut hoch.. Was kann ich tun? Antwort: Bitte beachten Sie, dass die Signaturdatei Ihres Prüfers nach dem PKCS7- Standard erstellt sein muss. Signaturdateien mit dem PKCS7-Format lassen sich mit Anwendungen wie SecSigner von SecCommerce und Openlimit erstellen. Andere elektronische Signaturdateien können nicht auf ihre Gültigkeit geprüft werden und werden daher mit der oben genannten Fehlermeldung abgewiesen. Ihr Wirtschaftsprüfer sollte bei Fragen zur Handhabung das jeweilige Benutzerhandbuch Technische FAQ zum VE-Register 5

6 der Software konsultieren oder sich ggf. an den Support des Herstellers der Software wenden Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung: Ihre hochgeladene Signatur kann derzeit nicht überprüft werden, wurde aber für eine spätere Prüfung zwischengespeichert. Was geschieht nun? Antwort: Ihre hochgeladene Signatur wurde von einem Trust Center ausgestellt, welches nicht bei der deutschen Bundesnetzagentur für Elektrizität, Gas, Telekommunikation, Post und Eisenbahnen akkreditiert ist. Im Folgenden wird geprüft, ob die Signatur dieses Trust Centers den Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und Rates über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen entspricht. Auf der folgenden Internetseite finden Sie weitere Informationen: ndex_en.htm Sie werden nach der Prüfung automatisch per (an die -Adresse des Ansprechpartners im Unternehmen) benachrichtigt. Sollte die Prüfung erfolgreich abgeschlossen werden, wird Ihre Vollständigkeitserklärung an die zuständige IHK weitergeleitet. Als Datum der Abgabe Ihrer VE wird dabei das Datum des Hochladens der Signaturdatei gespeichert Frage: Nach dem Hochladen der Signaturdatei erhalte ich die Fehlermeldung "Das Zertifikat des Signierers ist kein qualifiziertes Zertifikat.". Was kann ich tun? Antwort: In der Verpackungsverordnung ist die Testierung der Vollständigkeitserklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur vorgeschrieben. Beim Hochladen der Signaturdatei wird deshalb geprüft, ob die Signatur des Prüfers den technischen Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen entspricht. Sollte die Signatur den Anforderungen nicht entsprechen, wird vom VE-Register die Datei abgewiesen und die oben genannte Fehlermeldung angezeigt. Um die Vollständigkeitserklärung zu hinterlegen, muss die Prüfbescheinigung mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur signiert und im Anschluss im IHK-VE-Register hochgeladen werden Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung Der Hashwert passt nicht zum angegebenen Originaldokument. Was kann ich tun? Antwort: Beim Hochladen der Signaturdatei wird neben der Prüfung, ob die Daten mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurden, auch überprüft, ob die Daten des ursprünglichen Dokuments im Nachgang verändert wurden. Dieses wird anhand des Vergleichs der so genannten Hashwerte der beiden Dokumente überprüft. Stimmt die signierte Version nicht mit den Daten der Ursprungsdatei überein, wird die Signaturdatei abgewiesen und es erscheint die Technische FAQ zum VE-Register 6

7 genannte Fehlermeldung. In diesem Fall muss entweder die richtige Signaturdatei hochgeladen oder die PDF-Prüfbescheinigung nochmals erstellt, heruntergeladen und signiert werden. Sobald VE-Daten geändert und gespeichert werden, ist im Nachgang immer auch eine neue Prüfbescheinigung zu erstellen und durch den Prüfer zu signieren. Bitte beachten Sie, dass auch die Verwendung bestimmter Zwischenspeicherfunktionen, z.b. mit Adobe Acrobat Professional, bereits den Hashwert der PDF-Prüfbescheinigung verändern kann und somit die signierten Daten von den Ursprungsdaten abweichen. Dies kann auch passieren, wenn die PDF-Prüfbescheinigung dem Prüfer per übermittelt wird und dieser die PDF- Datei in seinem Mailprogramm öffnet und danach die geöffnete Datei auf seinem Computer abspeichert. Um eine Veränderung des Hashwerts zu verhindern, sollte deshalb bei Übermittlung per die erhaltene Datei ohne vorheriges Öffnen auf dem lokalen PC gespeichert werden. Anschließend kann die Datei im PC- Dateiverzeichnis (Windows Explorer) geöffnet und gelesen und ohne Änderung wieder geschlossen werden. Diese Datei ist dann zu signieren und zurückzusenden Frage: Ich erhalte die Fehlermeldung: Die Signatur ist abgelaufen.. Was kann ich tun? Antwort: Qualifizierte elektronische Signaturen sind aus Sicherheitsgründen nur befristet gültig. Die Signatur, die für die hochgeladene Datei verwendet wurde, ist abgelaufen. Ihr Prüfer muss daher eine neue Signatur bei einem Aussteller für qualifizierte digitale Signaturen beantragen und im Nachgang die PDF- Prüfbescheinigung neu signieren. Die Erstellung einer neuen PDF-Datei durch Sie ist dabei nicht notwendig Frage: Ich habe von der IHK eine Bestätigung per erhalten, wonach meine VE erfolgreich freigeschaltet worden ist. Warum finde ich mein Unternehmen dennoch nicht in der Unternehmensliste? Antwort: Die Unternehmensliste wird aufgrund der Vorgaben der Verpackungsverordnung erst am 2. Mai 2009 erstmals veröffentlicht und dann laufend aktualisiert. Deshalb enthält sie vorher keinerlei Einträge, auch wenn schon Vollständigkeitserklärungen freigeschaltet wurden. Stand: Technische FAQ zum VE-Register 7