Büchter Systemservice GmbH. Benutzerhandbuch

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1 Büchter Systemservice GmbH Benutzerhandbuch

2 HINWEISE: Alle Rechte vorbehalten. Weder die Software, noch das Handbuch dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung der Firma Büchter Systemservice GmbH, ganz oder teilweise in irgendeiner Form kopiert, vervielfacht oder übersetzt werden. Änderungen und weitere Entwicklungen vorbehalten. Alle Soft- und Hardwarebezeichnungen, die in dieser Dokumentation erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen des jeweiligen Eigentümers und sollten als solche betrachtet werden. Doku. Version Software Version Bemerkung Erstellt 2

3 Inhalt 1. Allgemeine Informationen Versionsunterschiede Wie arbeite ich am besten mit der Dokumentation? Wie finde ich Informationen zu einem Thema? Starten der Software Erster Start / Ersteinrichtungsassistent Ersteinrichtungsassistent Registerkarte Anwender Registerkarte Firma Registerkarte Kategorien Registerkarte Zimmer Registerkarte Preis Registerkarte Zusammenfassung Anmelden Hauptbildschirm Frontoffice / Bedienung Hauptfenster Zimmerspiegel Benannte Zimmerspiegel Mehrere Zimmerspiegel verwalten Einstellungen des Zimmerspiegels / Legende Navigation im Zimmerspiegel Gästeanzeige Zimmerverwaltung Sonstige Funktionen Infozeile Kategoriespiegel Preisanfrage Preisanfrage über Zimmerspiegel Reservierungen Anlegen

4 Anlegen über den Zimmerspiegel Anlegen über den Kategoriespiegel Anlegen über Menü / Buttonleiste Anlegen über Fenster Freie Zimmer Reservierungsdaten eingeben Reservierung über das Reservierungsfenster (Einzelreservierung) Registerkarte Besteller Registerkarte Kategoriereserv Registerkarte Zimmerreserv Registerkarte Tagesleistungen Tagesleistung hinzufügen Registerkarte Gruppenleistungen Drucken Reservierung über das Reservierungsfenster (Gruppenreservierung) Blitzreservierung Walk-In Kontingentreservierung / optionales Kontingent Registerkarte Kontingent Registerkarte Reservierungen Informationen anzeigen Gastinformationen anzeigen Gastlegende stornieren / löschen / zurückholen Über das Reservierungsfenster Über den Zimmerspiegel Einzelne Reservierungen / Teile einer Reservierung stornieren Umfangreiche Reservierungen stornieren Reservierung löschen / zurückholen Bearbeiten Optionsreservierungen Auf Option setzen Optionsstatus einer Reservierung löschen Reservierung im Zimmerspiegel verändern Reservierung verschieben Reservierung umziehen

5 Zwei Zimmer tauschen An- und/oder Abreisedatum ändern Doppelbelegungen anzeigen Reservierung verankern Gruppenreservierungen Reservierung zu einer Gruppe hinzufügen Reservierung aus einer Gruppe löschen Zusammenführen von Reservierungen Einchecken Einchecken über Zimmerspiegel Einchecken über Menü- oder Buttonleiste Frühzeitiges einchecken Nachträgliches einchecken Einchecken rückgängig Reservierungskonten Leistungen Konto hinzufügen Tagesleistungen im Voraus buchen Leistung löschen / stornieren Leistungen buchen Quittung drucken Fremdleistungen/Hotelbuchungen von MaxiKass Verschieben von Leistungen Adressdaten eines Kontos ändern Kontenverwaltung Leistungen eines Kontos verschieben Neues Konto hinzufügen / löschen Konten einer Reservierung zusammenführen Tagesleistungen im Voraus buchen Einem Gast einen anderen Besteller zuordnen Auschecken Auschecken über Zimmerspiegel Auschecken über Menü- oder Buttonleiste Frühzeitiges auschecken Auschecken rückgängig

6 Konten abrechnen Rechnung zu einem Konto erstellen Teilrechnung erstellen Tagesabschluss Sonstiges Offene Konten Rechnungsdaten ändern / Rechnung nachdrucken Rechnung stornieren / zurückholen / Gutschrift Passantenrechnung Prospektanfrage Gutscheine Ausgeben Nachdrucken Hausstatus Einen Ausdruck per verschicken Telefondaten buchen Telefon freischalten / sperren Weckdienst für Gäste einrichten An- und Abmelden Zeiterfassung Anwender wechseln Handling Kartenterminal-Zahlung Zimmerkarten (Timelox /Messerschmitt ) erstellen Onlinereservierungen bestätigen Nachricht senden Warteliste überwachen Kellnereinzahlung Suchen und Finden Registerkarte Gäste und Besteller Registerkarte Nummern Registerkarte Gutscheine Backoffice / Administration Allgemeines Basiseinstellungen

7 Firmeneinstellungen Registerkarte Firmenadresse Registerkarte Bank/MwSt Registerkarte Rechnung Registerkarte Parameter Registerkarte Schnittstellen Registerkarte -versand Einrichten des PDF-Druckers Einrichten von Hotcheck Registerkarte Parameter Arbeitsplatzeinstellungen Registerkarte Allgemeine Einstellungen Registerkarte Parameter Mitarbeiter Benutzergruppen Arbeitsbereich Mitarbeiter Registerkarte Mitarbeiter Stammdaten Registerkarte Adresse / Telefon Registerkarte Persönliche Daten Registerkarte Zuordnung Zeiterfassung einrichten Zuordnen der Mitarbeiterkarten (Magnetkarten) Artikeldaten Hauptgruppe Untergruppe Artikel Registerkarte Artikel Registerkarte Zuordnung Zimmerspiegel Zimmer Personentypen Preisklassen Registerkarte Preisklassen

8 Registerkarte Arrangement Registerkarte Buchungssplitting Aufenthaltsdauer Kategorien Merkmale Servicebereiche Zimmer Registerkarte Zimmer Registerkarte Abweichungen vom Standard Registerkarte Zimmersperre Registerkarte Merkmale Ereignisse Ereignisarten Registerkarte Ereignisarten Registerkarte Priorität Ereignisse Registerkarte Ereignisse Registerkarte Priorität Ereignisabhängige Artikelpreise Benannte Zimmerspiegel Zahlarten Registerkarte Zahlarten Registerkarte Reihenfolge Adressen (Kunden / Vermittler / Firmen) Titel Anreden Nationen Gaststatus Gast-Selektion PLZ Orte Bundesländer Provisionen Zahlungsbedingungen Adressen

9 Registerkarte Postanschrift Registerkarte Kontakte Registerkarte Kommunikation / Postanschrift Registerkarte Persönliches, Notizen Registerkarte Selektionen Reservierungseinstellungen Reservierungsart Reservierungsstatus Marketing Marketinggruppe Marketingaktion Rahmenabkommen Fixkontingente Registerkarte Fix-Kontingent Registerkarte Ausschlusszeiten OP-Verwaltung Voreinstellung Mahnungen OP-Zahlart einrichten Weitere Einstellungen Schnittstellen Telefonanlage Zuordnen Nebenstellen -> Zimmer Telefonanlagen Parameter Registerkarte Einstellungen Registerkarte Schnittstelle Registerkarte Zerlegeparameter Registerkarte Preise für Nebenstellenbereiche Steuerdatei erstellen Aktivieren der Telefonanlagen-Schnittstelle Telefon freischalten / sperren einrichten Internet-Reservierungen (Cultuzz) Cultuzz aktivieren Cultuzz einrichten Kategorien für Cultuzz freigeben

10 Arbeitsplatz für die Importe festlegen Kartenterminal Kartenterminal aktivieren Kartenterminal einrichten Registerkarte Einstellungen Registerkarte Arbeitsplätze Zahlarten einrichten ElPay Terminal einrichten ElPay Software einrichten Türschloss-Systeme Timelox Schnittstellensoftware einrichten Messerschmitt Kartenschreiber einrichten Bereiche einrichten Umsatzdaten Export für Steuerberater (DATEV) Einrichten der DATEV Schnittstelle Festlegen der DATEV Konten Standardkonto Kundennummer Preisklassenkonto Zutrittskontrolle (Scheidt & Bachmann ) Aktivieren der Schnittstelle Scheid&Bachmann Artikel anlegen Internet-Reservierungen (Homepage-Modul) Einrichten der Schnittstelle Sonstige Reinigungsintervalle Gutscheinverwaltung Abrechnungslayout bearbeiten Zentrale Datenbank einrichten Einrichten der Datenbankverbindung Festlegen der Serverdatenbank Backoffice / Management

11 5.1. Kundenverwaltung Mailinglisten Stammdaten-Pflege Registerkarte Fehlende Gastadressen in Stamm Registerkarte Doppelte Adressen im Stamm Umsatzstatistik Mitarbeiterverwaltung Arbeitsprotokoll Zeiterfassung pflegen Magnetkarten verwalten Hotelverwaltung Journal Umsatzinformationen Kassenbuch Kassenbuchtexte Haussperre Zimmersperre OP-Verwaltung / Mahnungen Zahlungseingang Mahnungen Gruppen verwalten Cultuzz-Kontingente verwalten /freigeben Kartenterminals abrechnen (Offline Zahlungen übertragen) Datev-Export Listen und Statistiken Allgemeine Listen Liste Abreise Liste Adressen mit allen Kontakten Liste Adressen mit einem Kontakt Liste Adressen ohne Kontakt Liste Anreise Liste Arbeitsprotokoll Liste Artikel Liste Buchungsprotokoll

12 Liste Chefliste Liste Finanzbericht Hauptgruppen Liste Finanzbericht Zahlarten Liste Freie Zimmer Liste Gast Telefon Liste Gäste im Haus Liste Hausdame Liste HP / VP Liste HP / VP mit Gastbemerkung Liste Kassenbericht (Tag / Monat) Liste Kategorie Liste Küche Liste Leistungsvorschau Liste Limit Liste Manager-Report Liste Nationen Statistik Liste Nicht ausgecheckt Liste No Show Liste Offene Posten Liste Portier Liste Provisionen Liste Rechnungsbuch Liste Reservierungen Liste Reservierungen extern Liste Reservierungsstorno Liste Stornos Liste Stornos mit Uhrzeit Liste Telefon Liste Telefonbuchungen Liste Umsatz Liste Umsatzvergleich Liste Umsatzvorschau Liste VIP Liste Wiedervorlage Liste Zimmer

13 Abschläge und Kassenberichte Tagesbericht Hotel Tagesbericht Firma Monatsbericht Hotel Monatsbericht Firma Mitarbeiterabschläge Kassenabschläge Kassenbuch Monatsliste / Kassenbuch Tagesliste Allgemeine Kundenauswertung Registerkarte Filter Registerkarte Bezugsfilter Registerkarte Ausgabe Registerkarte Sortierung Registerkarte Berechnungen Starten Laden / Speichern Excel Export Tagesbuchungen Frühstück HP VP Liste HP VP Liste Liste aller a conto Zahlungen Finanzbericht Gäste im Haus Limit überschritten Leistungen nach Hauptgruppe Jahresübersicht Reservierungskontrolle VIP-Liste (Gatsstatus) Belegungsübersicht Managerreport Zimmerspiegel Preisklassenliste Gebuchte Leistungen Gäste zur Reservierung Offene Salden Preiskontrolle

14 Kreditkarten Buchungen Kategorie-Auslastung Alle Meldescheine Drucken Sonstiges Netzsperre aufheben Scheduler Festlegen von Scheduler-Aufgaben Lizensierung Begriffserklärungen Stichwortverzeichnis Anhang A: Rechte Angang B: Karten IDs Ingenico ElPay

15 1. Allgemeine Informationen Dieses Symbol gibt Auskunft darüber, welches Mitarbeiter-Rechte benötigt werden um eine Funktion auszuführen. So können Sie erkennen, welches Recht Sie benötigen um bestimmte Funktionen auszuführen oder welches Recht Sie abschalten müssen, um zu verhindern dass ein Mitarbeiter diese Funktion ausführt Versionsunterschiede gibt es in den Versionen Lite, Easy und Pro. Je nach erworbener Version kann es vorkommen das hier beschriebene Funktionen nicht in Ihrer Version verfügbar sind. Eine genaue Übersicht über die Unterschiede der 3 Versionen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung Wie arbeite ich am besten mit der Dokumentation? Die Dokumentation ist in mehrere große Kapitel gegliedert: - Kapitel 2 Starten der Software Hier erfahren Sie wie Sie die Software starten. Wenn Sie mit einer Neuinstallation (keine Hoteldaten eingerichtet) beginnen, lesen Sie hier nach, wie Hotcheck mit dem Ersteinrichtungsassistenten eingerichtet wird. In diesem Fall sollten Sie anschließend zuerst das Kapitel 4. Backoffice / Administration lesen und anschließend Kapitel 3. - Kapitel 3 Frontoffice / Bedienung Wenn Sie erfahren wollen wie Sie mit Hotcheck arbeiten können, lesen Sie dieses Kapitel durch. - Kapitel 4 Backoffice / Administration Wenn Sie erfahren wollen wie Sie Hotcheck einstellen müssen um es an Ihre Bedürfnisse anzupassen, lesen Sie dieses Kapitel. - Kapitel 5 Backoffice / Management Wenn Sie erfahren wollen wie Sie Hotcheck dabei unterstützt ihr Hotel zu managen und zu verwalten, lesen Sie dieses Kapitel. Alle Kapitel sind so gegliedert das Sie aufeinander aufbauen. - Wenn Sie mit einer Neuinstallation beginnen und ihr Hotel einrichten wollen dann Lesen sie als erstes Kapitel 2 und anschließend Kapitel 4. - Wenn Sie mit einer Demodatenbank beginnen und mehr über das Arbeiten mit Hotcheck erfahren wollen, beginnen Sie mit Kapitel 2 und anschließend Kapitel Wie finde ich Informationen zu einem Thema? Beim suchen nach Informationen zu einem bestimmten Thema, muss danach unterscheiden werden ob Sie mit einer gedruckten Version des Handbuchs arbeiten oder mit einer Datei auf dem PC (elektronische Version z.b. PDF ). 15

16 Wenn Sie z.b. nach dem Thema Gutschein suchen, gehen Sie wie folgt vor: - Gedruckte Version o Schauen Sie ins Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie wissen wollen wie Sie Gutschein einlösen oder ausgeben, schauen Sie in das Kapitel über die Bedienung der Software. Wenn Sie wissen wollen wie Sie Gutscheine einrichten, schauen Sie in das Kapitel über die Administration der Software. Wenn Sie wissen wollen wie Sie Auswertungen zum Thema machen können, schauen Sie in das Kapitel über das Management. o Schauen Sie ins Stichwortverzeichnis (Kapitel 8) Hier können Sie alphabetisch nach dem Thema suchen. - Elektronische Version Beschrieben wird das Arbeiten mit dem Adobe Reader 8. Das Arbeiten mit Software von anderen Anbietern oder mit älteren Versionen kann sich von dem hier beschriebenen unterscheiden. Öffnen Sie die Datei. o Das Inhaltsverzeichnis können Sie sich über den Button anzeigen lassen: Hier können Sie nun nach dem Thema suchen und direkt zu der entsprechenden Seite springen. 16

17 o Geben Sie Ihren Suchbegriff in die Suchzeile ein und drücken Sie die Taste ENTER. Jetzt wird nach dem Suchbegriff im kompletten Dokument gesucht. Es wird dann zum ersten gefundenen Begriff gesprungen. Mit dem Button können Sie zum vorherigen oder nächsten Suchbegriff im Dokument springen. 17

18 2. Starten der Software Benutzen Sie das Hotcheck Icon auf ihrem Desktop oder öffnen Sie Hotcheck über das Startmenü unter Programme/Aton Software/Hotcheck. Desktop Startmenü 2.1. Erster Start / Ersteinrichtungsassistent Beim ersten Start von Hotcheck müssen Sie Hotcheck eventuell die Erlaubnis geben durch die Firewall zu kommunizieren (z.b. die Windows Firewall). Klicken Sie hierfür auf den Button Nicht mehr blocken (Administratorrechte erforderlich). 18

19 Ersteinrichtungsassistent Wenn Sie Hotcheck das erste Mal starten, wird der Ersteinrichtungsassistent angezeigt. Dieser dient dazu die wichtigsten Einstellungen für Hotcheck vorzunehmen. Der Assistent ist in mehrere Registerkarten aufgeteilt: Registerkarte Anwender Zunächst müssen Sie einen Anwender anlegen. Damit Sie sich in Hotcheck später anmelden können. Dafür müssen Sie Ihren Vor-/ Nachnamen und ein Passwort hinterlegen. Mit dem Passwort können Sie sich dann, nach dem Einrichtungsassistenten, in Hotcheck anmelden. Der Benutzer der hier angelegt wird bekommt automatisch alle Rechte. Passwort und Rechte können später noch geändert werden (siehe Kapitel 4.3. ff.). Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Weiter um zum nächsten Schritt zu kommen. 19

20 Registerkarte Firma Geben Sie hier ihre Firmendaten ein. Wenn Sie nicht alle Daten zur Hand haben, können Sie diese später im Backoffice von Hotcheck nachpflegen. Wichtig ist das Sie die Daten im Bereich Adresse Ihres Hotels eintragen. Sollten Sie die Firmendaten bereits in MaxiKass Win ein gepflegt haben, werden die Daten automatisch übernommen und können, an dieser Stelle, nicht verändert werden. Da beide Programme auf dieselben Daten zugreifen. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Weiter um zum nächsten Schritt zu kommen. 20

21 Registerkarte Kategorien Hier können Sie auswählen welche Kategorien Sie in ihrem Hotel zu Verfügung haben. Hier werden die 4 an häufigsten verwendeten Kategorien vorgeschlagen. Wenn Sie in ihrem Hotel Kategorien haben die hier nicht aufgeführt werden, z.b. in einer Jugendherberge ein Gruppenzimmer mit 10 Betten, können Sie diese Kategorien später im Backoffice nachpflegen (Siehe Kapitel ). Die Kennung wird später im Zimmerspiegel angezeigt: Der Rechnungstext wird für die Rechnung benötigt. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Weiter um zum nächsten Schritt zu kommen. 21

22 Registerkarte Zimmer Hier können Sie nun einstellen wie viele Zimmer, von welcher Kategorie, in Ihrem Hotel zur Verfügung stehen. Mit der Taste Enter wird eine neue Zeile (neues Zimmer) eingefügt. Wenn Sie die Zimmernummer löschen und in eine andere Zeile wechseln, wird das Zimmer ohne Zimmernummer wieder gelöscht. Die Zimmer werden im Zimmerspiegel dargestellt: Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Weiter um zum nächsten Schritt zu kommen. 22

23 Registerkarte Preis Hier werden die Preise der einzelnen Kategorien eingegeben. Wenn Sie in Schritt 3 mehr Kategorien angegeben haben, werden diese hier zusätzlich angezeigt. Bei Mehrbettzimmern müssen Sie mehrere Preise mit unterschiedlichen Belegungen angeben z.b. kann ein Doppelzimmer mit einer Person 55 und mit 2 Personen 100. Wenn Sie wollen das das Zimmer das selbe kostet, egal wie viele Personen es belegen, geben Sie bei beiden den selben Preis ein. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf den Button Weiter um zum nächsten Schritt zu kommen. 23

24 Registerkarte Zusammenfassung Wenn alles eingaben OK sind, wird hier eine Zusammenfassung angezeigt. Haben Sie ein wichtiges Feld vergessen einzutragen, wird Ihnen dies hier angezeigt. Klicken Sie auf den Button Fertigstellen wenn alle Eingaben richtig sind. Sie können die Eingaben zu einem späteren Zeitpunkt, über das Backoffice, verändern Anmelden Sie werden nach dem Starten der Software bzw. nach dem Beenden des Ersteinrichtungsassistenten aufgefordert sich anzumelden. Geben Sie hier Ihr Passwort ein und klicken Sie auf den Button OK. Wenn Sie Hotcheck das erste Mal starten, haben Sie das Passwort im Ersteinrichtungsassistenten festgelegt. 24

25 2.3. Hauptbildschirm Nachdem Sie sich angemeldet haben, wird das Hauptfenster mit Zimmerspiegel angezeigt. Um den Zimmerspiegel anzuzeigen, wird das Recht Zimmerspiegel benötigt. Wenn der Zimmerspiegel nicht angezeigt wird, können Sie diesen über den Button, über das Menü Frontoffice/Zimmerspiegel oder mit der Tastenkombination Strg+Z anzeigen. 25

26 3. Frontoffice / Bedienung Um den Menüeintrag Frontoffice benutzen zu können, wird das Recht Frontoffice benötigt Hauptfenster Menüleiste Verfügbare Zimmer Zimmerspiegel mit Reservierungsanzeige Steuerleiste Statusleiste - Menüleiste Über die Menüleiste kann man alle Funktionen erreichen. o Frontoffice Hier können Sie alle Funktionen aufrufen, die mit dem Zimmerspiegel arbeiten z.b. Zimmerspiegel ein- / Ausblenden, Reservierungen anlegen, Checkin, Checkout, usw. o Backoffice Hier können Sie alle Funktionen aufrufen, die zum Konfigurieren von Hotcheck benötigt werden. Zusätzlich finden Sie hier alle Listen und Statistiken. o Anwenderwechsel Mit diesem Button können Sie den Anwender wechseln ohne das Programm schließen zu müssen. o Beenden Um diese Funktionen zu benutzen, wird das Recht Schließen benötigt. Hier können Sie Hotcheck beenden. Über die Buttonleiste sind zusätzlich alle wichtigen/häufig genutzten Funktionen verfügbar. 26

27 - Verfügbare Zimmer Hier werden alle verfügbaren Zimmer angezeigt. Die farbige Markierung gibt Auskunft darüber ob das Zimmer schon gesäubert wurde oder nicht. (sauber = Türkis, schmutzig=grau) Die Farbe für unsauber kann in der Zimmerspiegel-Legende eingestellt werden (Siehe Kapitel ) - Zimmerspiegel Hier werden die Reservierungen angelegt und verwaltet. Der orangene Balken gibt das Arbeitsdatum an. Die Farbe für den Heute -Balken kann in der in der Zimmerspiegel- Legende eingestellt werden (Siehe Kapitel ). Zeitleiste Verfügbare Zimmer - Steuerleiste / Statusleiste Über die Steuerleiste kann die Anzeige des Zimmerspiegels verändert werden. Wenn man z.b. auf Jun 08 klickt, wird der Zimmerspiegel im Monat Juni 2008 angezeigt. Mit den Zahlen-Buttons können Sie einen Tag im aktuellen Monat aussuchen. Die farbig markierten Buttons sind die aktuelle Auswahl. In der Statusleiste werden aktuelle Informationen wie Version, Lizenz Nummer, angemeldeter Mitarbeiter, Arbeitsplatz, usw. angezeigt. 27

28 Zimmerspiegel Um den Zimmerspiegel anzuzeigen, wird das Recht Zimmerspiegel benötigt. Wenn der Zimmerspiegel nicht angezeigt wird, können Sie diesen über den Button, über das Menü Frontoffice/Zimmerspiegel oder mit der Tastenkombination Strg+Z anzeigen. 28

29 Benannte Zimmerspiegel Benannte Zimmerspiegel sind Zimmerspiegel die auf einen bestimmten Zeitraum zeigen. Z.B. wenn ihr Hotel in der Nähe eines Messegeländes liegt, werden oft Gäste der Messe in Ihrem Hotel übernachten. Wenn nun ein Gast anruft und für die Messe XY ein Zimmer buchen möchte, müssen Sie nicht aufwendig im Zimmerspiegel nach dem Termin suchen, sondern können denn Benannten Zimmerspiegel XY öffnen. Benannte Zimmerspiegel öffnen Sie über den Pfeil neben dem Button : Wählen Sie einen benannten Zimmerspiegel aus dem Menü aus. Anschließend öffnet sich der Zimmerspiegel mit dem gewünschten Ereignis/Zeitraum. Die Einstellungen finden Sie in Kapitel

30 Mehrere Zimmerspiegel verwalten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Fenster positionieren benötigt. Sie können in Hotcheck auch mehrere Zimmerspiegel gleichzeitig verwalten. Mit jedem Klick auf dem Button geöffnet: oder auf einen benannten Zimmerspiegel wird ein weiteres Fenster So können Sie z.b. zwei benannte Zimmerspiegel gleichzeitig im Auge behalten. Mit dem Menüeintrag Fenster können Sie sich alle geöffneten Zimmerspiegel anzeigen lassen. So können Sie auch zwischen den Zimmerspiegeln wechseln. WICHTIG: Achten Sie darauf dass Sie nicht benötigte Zimmerspiegel wieder schließen. Es können bis zu 10 Zimmerspiegel gleichzeitig geöffnet sein. 30

31 Einstellungen des Zimmerspiegels / Legende Um diese Funktionen zu benutzen, wird das Recht Zimmerspiegel Einstellungen und Zimmerspiegel Einstellungen bearbeiten benötigt. Über den Button öffnen Sie die Legende und die Einstellungen des Zimmerspiegels: Jetzt öffnet sich die Legende des Zimmerspiegels. Hier wird angezeigt welche Farbe welche Bedeutung hat und was die einzelnen Symbole bedeuten. Die Farben für Reservierungen, Kalender und Reservierungsquellen können über die zugehörigen Buttons geändert werden. (Die Schriftfarbe ist immer schwarz, deshalb sollte von einem Dunklen Hintergrund abgesehen werden). 31

32 Über die Registerkarte Einstellungen kann man den Zimmerspiegel konfigurieren: (1) Anzahl Wochen Anzahl Zimmer - Anzahl der angezeigten Wochen im Zimmerspiegel Hier können Sie angeben wie viele Wochen beim öffnen des Zimmerspiegels angezeigt werden sollen. - Anzahl der angezeigten Zimmer im Zimmerspiegel Hier können Sie angeben wie viele Zimmer beim öffnen des Zimmerspiegels angezeigt werden sollen. 32

33 (2) - Darstellungs-Art Übernachtung (Halbtagesdarstellung) Hier können Sie einstellen ob der An- /Abreisetag je Halbtags angezeigt werden soll. Als Beispiel sind 2 aufeinanderfolgende Reservierungen gebucht: o Reservierung 1: vom 12. bis zum 15. o Reservierung 2: vom 15. Bis zum 18. deaktiviert aktiviert Anreisetag: Ganztags angezeigt ( ) Abreisetag: als nicht belegt angezeigt ( ) An- und Abreisetag je Halbtags. - Sollen Zimmer auf der Warteliste 1 angezeigt werden? Mit diesem Feld können Sie angeben ob Wartezimmer, beim öffnen des Zimmerspiegels, automatisch angezeigt werden sollen oder nicht. - Soll in der Infozeile des Zimmerspiegels der Besteller angezeigt werden? Dieses Feld gibt an, ob im Reservierungsbalken nur der Gastname oder auch der Bestellername angezeigt werden soll. Dies ist sinnvoll wenn Besteller und Gast unterschiedliche Personen sind. Z.B. könnte eine Reservierung über eine Firma erfolgen und dann wäre die Firma der Besteller. deaktiviert aktiviert Gast Besteller / - Zimmerspiegel im Vollbildmodus? Dieses Feld gibt an ob der Zimmerspiegel beim öffnen im Vollbild- oder Fenstermodus starten soll. Vollbild Fenstermodus Blauer Rahmen stellt den Desktop (Monitor) dar. (3) - Soll das Rollrad der Maus benutzt werden Wenn Sie dieses Feld aktivieren, können Sie mit dem Mausrad, nach oben und nach unten, durch die Zimmer navigieren. - Sollen Feiertage automatisch angezeigt werden Dieses Feld gibt an ob Feiertage (Rot markiert) angezeigt werden sollen. 1 Eine Erklärung für Warteliste finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 33

34 - Zimmermerkmale als Bild anzeigen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden die Zimmermerkmale als Bild im Zimmerspiegel angezeigt. (Siehe Kapitel ff.) - Ereignisse vor den Feiertagen Anzeigen (Feiertage werden verdeckt) Mit diesem Feld können Sie angeben ob Feiertage vor Ereignissen (deaktiviert) oder Ereignisse von Feiertagen (aktiviert) angezeigt werden sollen. Als Beispiel ist ein Ereignis (Messe) vom 1.Mai bis zum 11. Mai. definiert. In diesem Bereich sind die Feiertage 1.Mai und Pfingsten. Deaktiviert Aktiviert (4) Mit diesem Feld können Sie die Mauspositionsanzeige einstellen (rote Linien): Keine Anzeige Schmale Anzeige Breite Anzeige Komplette Anzeige 34

35 Navigation im Zimmerspiegel Um diese Funktionen zu benutzen, wird das Recht Navigieren (Hoch-Runter), Navigieren (Links-Rechts). Eine Woche mehr anzeigen und Eine Woche weniger anzeigen benötigt. Mit folgenden Tasten können Sie im Zimmerspiegel navigieren. Symbol Beschreibung Mit diesem Button vergrößern Sie den angezeigten Bereich um 7 Tage. Wenn Sie z.b. aktuell 14 Tage im Zimmerspiegel angezeigt bekommen, werden später 21 Tage angezeigt. Mit diesem Button verkleinern Sie den angezeigten Bereich um 7 Tage. Wenn Sie z.b. aktuell 14 Tage im Zimmerspiegel angezeigt bekommen, werden später 7 Tage angezeigt. Mit diesem Button bewegen Sie sich im Zimmerspiegel einen Monat zurück. Wenn Sie z.b. den Bereich 1. Januar 14. Januar angezeigt bekommen, wird später der Bereich 1. Dezember bis 14. Dezember angezeigt. Mit diesem Button bewegen Sie sich im Zimmerspiegel eine Woche zurück. Wenn Sie z.b. den Bereich 1. Januar 14. Januar angezeigt bekommen, wird später der Bereich 25. Dezember bis 7. Januar angezeigt. Mit diesem Button bewegen Sie sich im Zimmerspiegel eine Woche vor. Wenn Sie z.b. den Bereich 1. Januar 14. Januar angezeigt bekommen, wird später der Bereich 7. Januar bis 21. Januar angezeigt. Mit diesem Button bewegen Sie sich im Zimmerspiegel einen Monat vor. Wenn Sie z.b. den Bereich 1. Januar 14. Januar angezeigt bekommen, wird später der Bereich 1. Februar bis 14. Februar angezeigt. Mit diesem Button können Sie zum ersten Zimmer in Ihrer Zimmerliste springen. Mit diesem Button können Sie ihre Zimmer nach oben durchscrollen. Alternativ können Sie dies auch mit dem Mausrad, wenn dieses in den Zimmerspiegel- Einstellungen aktiviert ist. Mit diesem Button können Sie ihre Zimmer nach unten durchscrollen. Alternativ können Sie dies auch mit dem Mausrad, wenn dieses in den Zimmerspiegel- Einstellungen aktiviert ist. Mit diesem Button können Sie zum letzten Zimmer in Ihrer Zimmerliste springen. 35

36 Gästeanzeige Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gastauswahl benötigt. Über den Button können Sie die Gästedaten aufrufen. Wenn Sie auf dem Pfeil neben dem Button klicken, können Sie auswählen welche Gäste Sie sich anzeigen lassen wollen. Wollen Sie z.b. eine Reservierung eines Gastes der grade im Haus ist bearbeiten, wählen Sie Gäste im Haus. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie einen Gast und klicken Sie auf den Button Auswählen oder machen Sie einen Doppelklick auf den Gast. Anschließend wird die Reservierung im Zimmerspiegel angezeigt. 36

37 Zimmerverwaltung Um diese Funktionen zu benutzen, wird das Recht Zimmer sauber, Merkmal für Zimmer vergeben, Alle Zimmer sauber und Neues Wartezimmer benötigt. 1 2 (1) - Kategorie selekt Über diese Auswahl kann man die Zimmeranzeige spezifizieren. Haben Sie. z.b. 60 Zimmer mit 4 Kategorien und möchten nun eine Reservierung auf die Kategorie Doppelzimmer erstellen, könnten Sie hier die Kategorie Doppelzimmer wählen und würden nun noch Zimmer der Kategorie Doppelzimmer angezeigt bekommen. Alle anderen Kategorien würde ausgeblendet werden. - Merkmal selekt Über diese Auswahl können Sie sich nur Zimmer mit einem bestimmten Merkmal anzeigen lassen. Z.B. will ein Gast ein Zimmer mit Internet, wählen Sie hier das Merkmal Internet und bekommen nur Zimmer angezeigt die über ein Internetanschluss verfügen. - Merkmal/Zimmername Über diesen Button können Sie zwischen Merkmal-Bilder und Zimmernamen wechseln. - Über diesen Button kann man die Sortierung der Zimmer einstellen. (2) Hier werden die Verfügbaren Zimmer angezeigt. Die farbigen Markierungen geben Auskunft darüber in welchem Status sich ein Zimmer befindet (sauber/unsauber). Eine Beschreibung der Farben finden Sie in der Zimmerspiegel Legende (siehe Kapitel ). Mit einem Rechtsklick auf ein Zimmer öffnet sich folgendes Menü: Hierrüber kann der Status (Sauber/Unsauber) eines Zimmers umgeschaltet werden. Es können alle Zimmer mit dem Menü Alle Zimmer sauber auf sauber geschaltet werden. Mit dem Menü Neues Wartezimmer erzeugen wird ein Wartezimmer 2 in den Zimmerspiegel eingefügt. 2 Eine Erklärung für Wartezimmer finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 37

38 Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zimmermerkmale zuordnen benötigt. Mit dem Menü Merkmale vergeben können Sie die Merkmale des Zimmers anpassen, ohne in das Backoffice wechseln zu müssen: Hier können Sie nun die Merkmale des Zimmers anpassen (siehe Kapitel ). Es kann auch vorkommen das Zimmer erst ab einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind (z.b. Anbau der erst zu einem bestimmten Termin fertig wird) bzw. für einen bestimmten Zeitraum gesperrt (z.b. wegen Umbauarbeiten) sind. - Zimmer erst verfügbar ab einem bestimmten Datum, Reservierungen können dann nur für die Zeit ab der Verfügbarkeit eingetragen werden: - Zimmer gesperrt für einen bestimmten Zeitraum: 38

39 Zusätzlich ist es möglich das komplette Hotel, für einen Zeitraum, zu sperren, z.b. wegen Saisonpause, Komplettrenovierung, usw. Wie die Sperren gesetzt werden wird in Kapitel und Sonstige Funktionen Wartezimmer 3 ein- / ausblenden Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Wartezimmer anzeigen benötigt. Über den Button können Sie die Wartezimmer ein- und ausblenden. Wartezimmer haben eine negative Zimmernummer! 3 Eine Erklärung für Wartezimmer finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 39

40 Auswahl aufheben Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Markierung aufheben benötigt. Mit dem Button können Sie die Markierung im Zimmerspiegel aufheben. Reservierung bearbeiten Folgende Symbole werden in Kapitel beschrieben. Zimmerspiegel schließen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Schließen benötigt. Mit dem Button können Sie die den Zimmerspiegel schließen. Aktuelle Reservierungen anzeigen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierungsauswahl benötigt. Mit dem Button kann man sich eine Liste der verfügbaren Reservierungen anzeigen lassen. Gruppen anzeigen 4 Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gruppenauswahl benötigt. Mit dem Button kann man sich die Reservierungen anzeigen lassen, die zu einer bestimmten Gruppe gehören. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben dem Button und wählen Sie eine Gruppe aus: Wählen Sie eine Gruppe aus. Reservierungen die zur gewählten Gruppe gehören werden gelb straffiert dargestellt. 4 Eine Erklärung für Gruppen / Reservierungsgruppen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 40

41 Infozeile Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Infozeile ein- oder ausschalten benötigt. Um die Infozeile einzublenden klicken Sie auf den Button : Nachdem Sie die Infozeile eingeschaltet haben, können Sie sich Gastinformationen zu den Reservierungen anzeigen lassen. Bewegen Sie hierfür die Maus über eine Reservierung. Jetzt werden die vorhandenen Gastdaten in der Infozeile angezeigt. 41

42 Kategoriespiegel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kategoriespiegel benötigt. Der Kategoriespiegel gibt eine Schnellübersicht über die Auslastung des Hotels. Um den Kategoriespiegel anzuzeigen klicken Sie auf den Button, im Menü auf Frontoffice/Kategoriespiegel oder mit der Tastenkombination Strg+K. Im Kategoriespiegel kann man nun die Auslastung des Hotels in den verfügbaren Kategorien ablesen. - Im Zeitraum > sind 2 Einzelzimmer reserviert. Also von 4 verfügbaren Einzelzimmer nur noch 2 frei. - Im Zeitraum > ist nur noch ein Einzelzimmer reserviert. Somit sind wieder 3 Einzelzimmer frei. - Im Zeitraum >8.10 sind keine Reservierungen eingetragen. Somit sind alle 4 Einzelzimmer verfügbar. Zusätzlich zu den Reservierungen werden hier auch Zimmer auf Warteliste, vergebene Kontingente z.b. für Reiseveranstalter, Fix Kontingente, und Optionen angezeigt. Im Kategoriespiegel können Sie auch die Zimmer ohne Zuordnung sehen. Dies sind Zimmer mit der Zimmernummer 0. Diese werden im Zimmerspiegel nicht angezeigt, nur im Kategoriespiegel! 42

43 3.2. Preisanfrage Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisanfrage benötigt. Da der Preis für eine Reservierung von vielen Faktoren (Saison, Aufenthaltsdauer, Ereignisse z.b. Messe, Anzahl der Personen auf einem Zimmer, Kategorie, Rahmenabkommen, Rabatte, Voll-/ Halbpension, usw.) abhängig ist, ist die Berechnung einer Preisanfrage eventuell sehr aufwendig. Um diesen Arbeitsschritt zu erleichtern gibt es ein Preisanfrage-Fenster in Hotcheck. Dieses können Sie über den Button oder das Menü Frontoffice/Preisanfrage aufgerufen werden (1) Sie können die Auswahl der Felder in verschiedenen Arten durchführen: Nach Zimmer Nach Kategorie Nach Preisklasse 1. Wählen Sie eine Zimmer 2. Geben Sie die Anzahl der Personen je Zimmer an 1. Geben Sie die Anzahl der Personen je Zimmer an. 2. Wählen Sie eine Kategorie 3. Preisklasse wird automatisch nach Kategorie und Personen je Zimmer ermittelt 4. Geben Sie die Anzahl Zimmer an. 1. Wählen Sie die Preisklasse 2. Geben Sie die Anzahl Zimmer an 3. Geben Sie die Personen je Zimmer an 43

44 - Es kann aus der Preisanfrage, mit dem Button, direkt eine Reservierung erstellt werden. - Es kann nur eine Preisanfrage über ein Zimmer gemacht werden. - Personen je Zimmer hat keinen Einfluss auf die Preisklasse z.b. DZ mit einer Person wird mit 2 Personen Preisklasse berechnet. Vorteil - Preis wird in Abhängigkeit der Personen auf dem Zimmer berechnet. - Preisanfrage über mehrere Zimmer möglich Nachteil - Keine Reservierung aus der Preisanfrage heraus möglich - Preisanfrage über mehrere Zimmer möglich - Keine Reservierung aus der Preisanfrage heraus möglich (2) Wählen Sie hier das Anreisedatum und das Abreisedatum. Alternativ können Sie das Anreisedatum und die Anzahl der Nächte angeben. Dann wird das Abreisedatum automatisch berechnet. Zusätzlich kann noch ein Rahmenabkommen angegeben werden (Siehe Kapitel ). (3) Wenn Sie die Felder in Bereich 1+2 ausgefüllt haben dann klicken Sie auf den Button. Jetzt wird der Gesamtpreis und der Schnittpreis Tag berechnet. (4) Hier wird, nach dem auf den Button Tabelle, ausgegeben. geklickt wurde, die Preise pro Tag, in einer Preisanfrage über Zimmerspiegel Alternativ kann eine Preisanfrage auch über den Zimmerspiegel erstellt werden. Markieren Sie hierfür den Zeitraum, eines Zimmers, für den eine Preisanfrage gestartet werden soll: 44

45 So markieren Sie einen Bereich: Linke Maustaste drücken und gedrückt halten. An der Stelle an der der Gast anreisen will. Maus nach rechts bewegen bis der Zeitraum für den das Zimmer reserviert werden soll markiert ist. Linke Maustaste loslassen. An der Stelle wo der Gast abreisen will. Nachdem Sie den Bereich markiert haben, für den Sie eine Preisanfrage erstellen wollen, machen Sie einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Klicken Sie auf Preisanfrage Reservierungen Es gibt mehrere Arten von Reservierungen: - Normale Reservierung (Siehe Kapitel ) Eine Reservierung über das Reservierungsfenster ist sehr umfangreich und daher etwas zeitaufwendiger. Dafür sind alle Reservierungseinstellungen erreichbar. - Blitzreservierung (Siehe Kapitel ) Mit dieser Funktion lassen sich schnell Reservierungen erstellen in dem nur die nötigsten Daten eingegeben werden müssen. Es sind nicht alle Reservierungsfunktionen hierüber erreichbar (vereinfachte Bedienungsoberfläche). - Walk-In 5 (Siehe Kapitel ) Über diese Funktion wird eine Reservierung erstellt und direkt eingecheckt. Der Anreisetermin ist dann automatisch das aktuelle Arbeitsdatum. - Kontingentreservierung (Siehe Kapitel ) Mit dieser Funktion lassen sich Kontingente für z.b. Reiseveranstalter reservieren. 5 Eine Erklärung für Walk-In finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 45

46 Eine Reservierung wird wie folgt im Zimmerspiegel angezeigt: 1. Anzahl der Personen auf dem Zimmer 2. Besteller (kann abgeschaltet werden, siehe Kapitel Einstellungen ) 3. Gast 4. Bei Reservierungen mit mehreren Zimmern wird hier eine Laufende NR. durchgezählt (nur wenn kein Gast zugeordnet wurde). 5. Hier werden Status-Symbole angezeigt. Diese geben zusätzliche Infos über die Reservierung. Um die Bedeutung eines Symbols anzuzeigen, rufen Sie die Zimmerspiegel-Legende auf (siehe Kapitel Legende ). Die Hintergrundfarbe gibt Auskunft über den Status der Reservierung (Standard: Grün=Reserviert, Rot=Eingecheckt, Hell grau = Abgereist). Farben können in der Zimmerspiegel- Legende angepasst werden (Siehe Kapitel ). Eine Erklärung der Hintergrundfarben und der Icons finden Sie in der Legende des Zimmerspiegels. Zu jeder Reservierung gibt es mindestens 2 Konten. Ein Konto für den Besteller (z.b. Firma), und ein Konto für den Gast (z.b. Mitarbeiter der Firma). Auf diese Konten werden später alle Leistungen gebucht z.b. Übernachtung, Essen, Telefonkosten, usw. Wenn der Gast abreist dann können Rechnungen für diese Konten erstellt werden. Es ist auch möglich zwischendurch Rechnungen zu schreiben z.b. für Teilleistungen oder wenn ein bestimmter Betrag überschritten wird Anlegen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservieren und Markierung aufheben und eventuell Kontingent Reservierung benötigt. Reservierungen können auf mehrere Arten angelegt werden: - Über den Zimmerspiegel - Über den Kategoriespiegel - Über das Menü / Buttonleiste - Über die Preisanfrage (Siehe Kapitel 3.2.) 46

47 Anlegen über den Zimmerspiegel Öffnen Sie den Zimmerspiegel, und markieren Sie in der Zeile des gewünschten Zimmers den Zeitraum für den das Zimmer reserviert werden soll: So markieren Sie einen Bereich: Linke Maustaste drücken und gedrückt halten. An der Stelle an der der Gast anreisen will. Maus nach rechts bewegen bis der Zeitraum für den das Zimmer reserviert werden soll markiert ist. Linke Maustaste loslassen. An der Stelle wo der Gast abreisen will. Wenn Sie mehrere Zimmer, untereinander für denselben Zeitraum reservieren wollen, bewegen Sie die Maus beim Markieren nach rechts und nach unten: Sie können auch mehrere Zimmer gleichzeitig reservieren die unterschiedliche An- und Abreise Zeiten und Kategorien haben: Wenn Sie sich bei einer Markierung vertan haben, können Sie mit dem Button in der Buttonleiste über dem Zimmerspiegel, die komplette Markierung wieder aufheben. 47

48 Nachdem Sie den Bereich markiert haben für den Sie eine Reservierung anlegen wollen, machen Sie einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Klicken Sie auf neue Reservierung. Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt. Dieses wird in Kapitel beschrieben Anlegen über den Kategoriespiegel Öffnen Sie den Kategoriespiegel und markieren Sie den Zeitraum der Reservierung in der gewünschten Kategorie: Linke Maustaste drücken und gedrückt halten. An der Stelle an der der Gast anreisen will. Maus nach rechts bewegen bis der Zeitraum für den das Zimmer reserviert werden soll markiert ist. Linke Maustaste loslassen. An der Stelle wo der Gast abreisen will. 48

49 Sie können auch eine Reservierung in mehreren Kategorien mit gleichem Zeitraum anlegen. Bewegen Sie dafür die Maus, beim Markieren nach rechts und nach unten: Sie können auch mehrere Reservierungen mit unterschiedlichem An- und Abreisedatum anlegen. Auch verschiedene Kategorien sind möglich. (hierbei ist keine Blitzreservierung möglich): Wenn Sie sich bei einer Markierung vertan haben, können Sie mit dem Button, in der Buttonleiste über dem Zimmerspiegel die komplette Markierung wieder aufheben. Nachdem Sie den Bereich markiert haben für den Sie eine Reservierung anlegen wollen, machen Sie einen Rechtsklick in den Kategoriespiegel. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Wählen Sie den Menü-Punkt Reservierung oder Blitzreservierung. 49

50 Je nachdem ob Sie eine Reservierung in einer oder in mehreren Kategorien gewählt haben, öffnet sich folgendes Fenster: oder Geben Sie nun die Anzahl der Zimmer in den einzelnen Kategorien/Zeiträumen an. Anschließend klicken Sie auf den Button Weiter. Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt. Dieses wird in Kapitel beschrieben Anlegen über Menü / Buttonleiste Um eine Reservierung über das Menü anzulegen, klicken Sie auf das Menü Frontoffice/Reservierung : Anschließend auf den Menüpunkt Neue Reservierung, Blitzreservierung oder Kontingentreservierung. Um eine Reservierung über die Buttonleiste anzulegen, klicken Sie auf den Button auf die Pfeiltaste neben dem Button: oder 50

51 Anschließend auf Neue Reservierung oder Blitzreservierung. Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt. Dieses wird in Kapitel (Neue Reservierung) oder im Kapitel (Blitzreservierung) beschrieben. WICHTIG: Eventuelle Markierungen von Zeiträumen (im Zimmerspiegel) werden bei einer Reservierung über die oben beschriebenen Menüs ignoriert Anlegen über Fenster Freie Zimmer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Freie Zimmer anzeigen benötigt. Klicken Sie auf den Menüeintrag freie Zimmer : Es öffnet sich folgendes Fenster: (1) Wählen Sie hier die Kategorie des Zimmers aus. Sie können auch Zimmer aus mehreren Kategorien markieren. Z.B. 1x DZ und 2xEZ (2) - Anreise Geben Sie hier an, wann der Gast anreisen will. - Nächte / Abreise Geben Sie hier entweder an wie viele Tage der Gast bleiben möchte, oder wann der Gast abreisen will. 51

52 - Merkmal Hier können Sie ein Zimmermerkmal ausgeben, welches der Gast gerne buchen möchte z.b. Internetanschluss. Es werden in Bereich (3) dann nur Zimmer angezeigt die dieses Merkmal erfüllen. (3) Hier werden alle Zimmer aufgelistet die der Kategorieauswahl entsprechen, im angegebenen Zeitraum frei sind und das gewählte Zimmermerkmal haben. Wählen Sie hier dann die Zimmer aus die Sie reservieren wollen. Wenn Sie die nötigen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen. Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt. Dieses wird in Kapitel beschrieben Reservierungsdaten eingeben Je nachdem welche Art der Reservierung Sie gewählt haben, kann das Fenster unterschiedlich ausschauen. Wenn Sie mehr als einen Personentyp definiert haben (Siehe Kapitel ) und die Personentyp-Anfrage aktiviert ist, wird beim Anlegen einer Reservierung folgendes Fenster angezeigt: Hier müssen Sie nun angeben wie viele Personen von welchem Personentyp zu dieser Reservierung gehören. Es ist möglich für unterschiedliche Kombinationen unterschiedliche Preise zu hinterlegen. 2 Erwachsene und 1 Kind sind genauso 3 Personen wie 1 Erwachsener 2 Kinder. Können aber unterschiedliche Preise haben (z.b. weil Kinder günstiger sind als Erwachsene). Personentypen können von Ihnen frei eingestellt werden (Siehe Kapitel ). Welcher Preis welche Kombination von Personentypen hat kann frei einstellt werden und wird in Kapitel beschrieben. Dieses Fenster wird beim Speichern einer Reservierung oder bei der Eingabe der Personenanzahl eingeblendet Reservierung über das Reservierungsfenster (Einzelreservierung) Wenn Sie eine Reservierung anlegen möchten dann öffnet sich das Reservierungsfenster. Dieses ist in mehrere Registerkarten aufgeteilt. 52

53 Registerkarte Besteller In dieser Registerkarte müssen Sie die Daten des Bestellers (der Person die die Reservierung bestellt) eingeben. - Besteller und Gast können dieselbe Person sein wenn z.b. ein Privatgast ein Zimmer reserviert. - Besteller und Gast können verschieden sein wenn z.b. eine Firma (Besteller) das Zimmer reserviert und ein Mitarbeiter (Gast) dieses bezieht (1) - Besteller suchen (Das Anlegen einer Adresse wird in Kapitel 4.7. beschrieben) Wenn Sie einen Besteller aus Ihrer Adressdatenbank auswählen wollen, Klicken Sie auf den Button. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: 53

54 Wählen Sie eine Adresse aus und klicken Sie auf den Button Übernehmen um die Gastdaten zu übernehmen. Über die Eingabe-Felder kann die Anzeige der Adressdatenliste verfeinert werden. Z.B. können Sie in das Feld Name Schmidt eingeben und auf Neue Suche klicken, um sich alle Adresse anzeigen zu lassen die den Name Schmidt enthalten. - Neuen Besteller anlegen Um einen neuen Besteller anzulegen, geben Sie zunächst den Kurznamen für den neuen Besteller, in das Feld Besteller Kurzname, ein. Anschließend geben Sie die Adressdaten des Bestellers im Bereich (2) ein. - Der Besteller ist auch der Gast Wenn der Besteller gleichzeitig auch der Gast ist, klicken Sie, nach Eingabe der Adressdaten, auf diesen Button. So werden die Adressdaten des Bestellers automatisch auch beim Gast eingetragen. (2) Geben Sie hier die Adressdaten eines neuen Bestellers ein. Wenn Sie den Besteller in den Stammdaten speichern wollen, klicken Sie nach Eingabe der Adressdaten auf den Button Adresse in Stammdaten Speichern. - Status (Einstellungen in Kapitel 4.7.4) Hier können Sie den Status des Gastes angeben (z.b. VIP). - Marketing Grp.(Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie eine Marketinggruppe angeben. Diese wird z.b. für statische Auswertungen über den Erfolg von Marketingaktionen benötigt. - Marketing Akt.(Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie eine Marketingaktion angeben zu der diese Reservierung gehört. Diese wird für statistische Auswertungen über den Erfolg von Marketingaktionen benötigt. (3) - Reservierung durch(einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie z.b. bei einer Firmenreservierung einen Mitarbeiter auswählen, der die Reservierung beauftragt hat. So wissen Sie direkt, wer der Ansprechpartner in der Firma für diese Reservierung ist. Wenn Sie einen neuen Kontakt zu einer Adresse speichern wollen, klicken Sie auf den Button Neu. Es öffnet sich das nebenstehende Fenster. Geben Sie die neuen Kontaktdaten ein. 54

55 - Reservierungsart (Einstellungen in Kapitel ) Geben Sie hier an, wie die Reservierung beauftragt wurde (z.b. Telefon, Fax, ).) - Reserv. Status (Einstellungen in Kapitel ) Wählen Sie hier den Reservierungstatus aus (z.b. warten auf Bestätigung). - Rahmenabkommen (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie ein Rahmenabkommen für die Reservierung auswählen. - Gruppe 6 Hier können Sie die Reservierung einer Gruppenreservierung hinzufügen. - Kontingent (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie ein Fix-Kontingent auswählen. (4) - Deposit 7 Hier können Sie einen festen Betrag (Feld Depositbetrag ) oder einen prozentualen Anteil des Reservierungsbetrags (Feld % von Gesamtpreis ) angeben der bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (Feld Depositeingang bis ) gezahlt werden soll (Vorkasse). Diese Daten können dann mit auf die Reservierungsbestätigung gedruckt (Siehe Kapitel ). - Preisklasse (Einstellungen in Kapitel ) Geben Sie hier die Preisklasse des Zimmers an. - Option Hier können Sie eine Optionsreservierung 8 anlegen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann werden folgende Felder eingeblendet: Hier können Sie ein Ablaufdatum angeben und mit dem Feld Reservierung bei Ablauf der Option automatisch löschen angeben, dass die Reservierung nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht wird. (5) - Bemerkung zur Reservierung Hier können Sie eine ergänzende Bemerkung zu der Reservierung eingeben. Diese wird in der Infozeile angezeigt (siehe Kapitel ). - Wiedervorlage Die Reservierung erscheint ab dem eingestellten Datum in der Liste Wiedervorlage (Siehe Kapitel ). 6 Eine Erklärung für Gruppen / Reservierungsgruppen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 7 Eine Erklärung für Deposit finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 8 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 55

56 Registerkarte Kategoriereserv. Sie können Zimmer über diese Registerkarte Reservieren oder über die Registerkarte Zimmerreserv.. Der Vorteil dieser Registerkarte ist das Sie mehrere Zimmer gleicher Kategorie auf einmal reservieren lassen Wenn Sie das Reservierungsfenster über den Zimmerspiegel oder Kategoriespiegel geöffnet haben dann werden automatisch in Bereich (6) die gewünschten Zeiträume und Zimmer als Reservierung angelegt und angezeigt. Um weitere Gäste hinzuzufügen klicken Sie auf den Button. Wenn Sie das Reservierungsfenster über die Button- oder Menüleiste geöffnet haben dann sind diese Felder leer und Sie müssen noch Reservierungen anlegen. (1) Geben Sie hier das Anreisedatum (Feld Anreise ) und Abreisedatum (Feld Abreise ) ein. Alternativ dazu können Sie auch das Anreisedatum und die Aufenthaltsdauer (Feld Nächte ) eingeben. Das Abreisedatum wird dann automatisch berechnet. Geben Sie als nächstes an, wie viele Zimmer (Feld Anzahl Zimmer ), einer Kategorie, Sie reservieren wollen. Zusätzlich wählen Sie eine Kategorie (Feld Kategorie ) aus und geben an wie viele Personen (Feld Pers. Je Zimmer ) auf einem Zimmer übernachten. (2) Die Preisklasse (Feld Preisklasse ) wird automatisch nach Auswahl der Kategorie und der Anzahl der Personen auf einem Zimmer ermittelt. Sollte eine abweichende Kategorie gewünscht sein, so kann diese hier geändert werden. Optional kann noch ein abweichender Preis (Feld Abweichender Preis ) eingegeben werden. 56

57 (3) - Bezahlung Sie können angeben auf welches Konto welche Leistungen gebucht werden sollen: o Der Gast = Selbstzahler. Der Gast zahlt das Hotelzimmer mit allen zusätzlichen Leistungen die er in Anspruch nimmt. o Der Besteller zahlt alles = Besteller zahlt Der Besteller (z.b. ein Reisebüro oder eine Firma) zahlt alles (z.b. All-Inclusive o Urlaub) Der Besteller zahlt Hotel und der Gast die Extras = Extras selbst Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt das Hotelzimmer und der Gast muss für Zusatzleistungen z.b. Minibar, Telefonkosten selber aufkommen. - Gruppe Hier können Sie die Kategorie einer Gruppenreservierung hinzufügen. - Fixkontingent (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie ein Fixkontingent auswählen, zu dem diese Reservierung gehört. (4) Hier können Sie eine Optionsreservierung anlegen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann werden folgende Felder eingeblendet: Hier können Sie nun ein Ablaufdatum angeben und mit dem Feld Reservierung bei Ablauf der Option automatisch löschen angeben, dass die Reservierung nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht wird. Alternativ können Sie die Frist auch mit dem Feld bis Tage vor Anreise festlegen. (5) - Gast sofort einchecken Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Anreisedatum = Arbeitsdatum ist. Dann können über dieses Feld die reservierten Zimmer direkt eingecheckt werden (Walk-In 9 ). - Zimmer automatisch vergeben Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann werden automatisch freie Zimmer, in der gewünschten Kategorie, reserviert. Die Reihenfolge der Zimmervergabe kann über die Priorität der Zimmereinstellungen eingestellt werden (Siehe Kapitel ). - Ankunftszeit bis Geben Sie hier die gewünschte Ankunftszeit des Gastes ein. Diese kann im Zimmerspiegel in der Infozeile angezeigt werden damit der diensthabende Rezeptionist weiß wann der Gast voraussichtlich anreist. Diese Angabe kann später noch verändert werden wenn der Gast z.b. anruft um mitzuteilen dass er später kommt weil er im Stau steht. 9 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 57

58 - Kreditkarte Mit diesem Button können Sie die Kreditkartendaten des Gastes speichern: Geben Sie hier die Kreditkartendaten ein und klicken Sie auf den Button OK. - Multibearbeitung Wenn Sie dieses Feld auswählen, wird der Button Adressen angezeigt. Hiermit können Sie ein Adressfenster öffnen, mit dem Sie alle Gastadressen dieser Reservierung eingeben können. Diese Funktion ist nützlich wenn z.b. ein Reiseunternehmen eine Reservierung mit 20 Zimmer durchführt. Zu diesem Zeitpunkt steht die Gastnahmen eventuell noch nicht fest. Wenn nun diese Reisegruppe anreist, möchten Sie die 20 Adressen nachpflegen. Aktivieren Sie nun das Feld Multibearbeitung. Jetzt können Sie im Bereich (6) mehrere Adressen auswählen. Halten Sie dafür die Taste STRG gedrückt und klicken Sie auf die Einträge die Sie bearbeiten wollen. Wenn Sie nun die gewünschten Reservierungen bzw. Gäste ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button Adressen. Es öffnet sich folgendes Adressfenster: Hier können Sie nun die Adressdaten eintragen. Mit dem Button und können Sie zum nächsten bzw. zum vorherigen Gast springen. Mit dem Button Alles abbrechen können Sie das Fenster schließen und die Eingaben verwerfen. 58

59 (6) Mit dem Button Speichern und Schließen können Sie alle Eingaben speichern. Mit dem Button Diesen Abbrechen können Sie die Eingaben in der aktuellen Adresse verwerfen. Hier werden die bereits reservierten Kategorien angezeigt. Mit dem Button die oben eingegebenen Daten übernommen und die Reservierung angelegt. werden Registerkarte Zimmerreserv. Sie können Zimmer über diese Registerkarte Reservieren oder über die Registerkarte Kategoriereserv.. Der Vorteil ist das jedes Zimmer mit einem anderen Gastnamen angelegt werden kann. Der Nachteil ist, dass bei manueller Eingabe jedes Zimmer einzeln eingegeben werden muss Wenn Sie das Reservierungsfenster über den Zimmerspiegel oder Kategoriespiegel geöffnet haben dann werden automatisch in Bereich (7) die gewünschten Zeiträume und Zimmer als Reservierung angelegt und angezeigt. Um weitere Gäste der Reservierung hinzuzufügen klicken Sie auf den Button. Wenn Sie das Reservierungsfenster über die Button- oder Menüleiste geöffnet haben dann sind diese Felder leer und Sie müssen noch Gäste anlegen. (1) Geben Sie hier das Anreisedatum (Feld Anreise ) und Abreisedatum (Feld Abreise ) ein. Alternativ dazu können Sie auch das Anreisedatum und die Aufenthaltsdauer (Feld Nächte ) eingeben. Das Abreisedatum wird dann automatisch berechnet. Der rote oder grüne Balken gibt Auskunft darüber ob grade ein neuer Gast angelegt wird (Rot) oder ein Gast bearbeitet wird (grün). 59

60 (2) Um eine Zimmer und eine Kategorie festzulegen, klicken Sie auf die Pfeiltaste neben dem Button. Wichtig ist das Sie zuvor einen Zeitraum in Bereich (1) festgelegt haben: Anschließend klicken Sie auf Zimmer. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Kategorie - auswahl Gewünschtes Merkmal Verfügbare Zimmer Wählen Sie eine Kategorie aus, in der Sie ein Zimmer reservieren möchten. Neben den Kategorien wird Ihnen angezeigt, wie viele Zimmer verfügbar sind. Wenn Sie eine Kategorie auswählen, werden die verfügbaren Zimmer aufgelistet. Alternativ können Sie noch ein Merkmal angeben, dem das Zimmer entsprechen soll. Um ein Zimmer auszuwählen und zu übernehmen, machen Sie einen Doppelklick auf ein verfügbares Zimmer. Um das Fenster ohne Auswahl eines Zimmers zu schließen, drücken Sie die Taste ESC. Jetzt werden Kategorie und ZimmerNr. übernommen. Die Personen, für das gewählte Zimmer, werden auf die Standardpersonenzahl des Zimmers gesetzt (kann in den Zimmereistellungen angegeben werden, siehe Kapitel ) (z.b. Doppelzimmer = 2 Personen). Wenn das Zimmer mit einer abweichenden Personenzahl belegt werden soll dann ändern Sie diese im Feld Personen. Die Preisklasse wird automatisch nach Personen und Kategorie ermittelt. Sollten Sie eine, vom Standard abweichende Preisklasse wünschen, ändern Sie diese in Feld Preisklasse. Einen eventuell abweichenden Zimmerpreis können Sie in das Feld Abweichender Preis eingeben. Soll der Standardpreis genommen werden so lassen Sie dieses Feld auf 0. Mit einem Doppelklick auf die Felder Schnittpreis bzw. Gesamtpreis wird ein Fenster angezeigt das Auskunft darüber gibt, wie die Werte errechnet werden. 60

61 (3) - Gast suchen Wenn Sie einen Gast aus Ihrer Adressdatenbank auswählen wollen, klicken Sie in das Feld Kurzname (damit der Eingabe Cursor dort platziert wird) und anschließend auf den Button. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie eine Adresse aus und klicken Sie auf den Button Übernehmen um die Gastdaten in die Reservierung zu übertragen. Über die Eingabe-Felder kann die Anzeige der Adressdatenliste verfeinert werden. Z.B. können Sie in das Feld Name Schmidt eingeben und auf Neue Suche klicken, um sich alle Adresse anzeigen zu lassen die den Name Schmidt enthalten. 61

62 - Neuen Gast eingeben Wenn Sie einen neuen Gast in ihre Datenbank eingeben wollen, tragen Sie einen Kurznamen 10 in das Feld Kurznamen ein und klicken Sie auf den Button sich folgendes Fenster:. Jetzt öffnet Geben Sie hier die Adressdaten des neuen Gastes ein. Alternativ können Sie noch eine abweichende Rechnungsadresse eingeben. Wenn Sie die Daten in ihrer Stammdatenbank speichern wollen, klicken Sie auf den Button Adresse in Stammdaten speichern. Das Fenster können Sie mit dem Button auch wieder schließen. (4) - Bezahlung Sie können angeben wer welche Leistungen der Reservierung bezahlt: o Der Gast = Selbstzahler. Der Gast zahlt das Hotelzimmer mit allen zusätzlichen Leistungen die er in Anspruch nimmt (Standard für Walk-In). o Der Besteller zahlt alles = Besteller zahlt Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt alles (z.b. All-Inclusive Urlaub) o Der Besteller zahlt Hotel und der Gast die Extras = Extras selbst Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt das Hotelzimmer und der Gast muss für Zusatzleistungen z.b. Minibar selber aufkommen. - Gruppe Hier kann das Zimmer einer Gruppenreservierung hinzugefügt werden. - Fixkontingent (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie die Reservierung einem Fixkontingent zuordnen. 10 Eine Erklärung für Kurzname finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 62

63 (5) Hier können Sie eine Optionsreservierung 11 anlegen. Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann werden folgende Felder eingeblendet: Hier können Sie nun ein Ablaufdatum angeben und mit dem Feld Reservierung bei Ablauf der Option automatisch löschen angeben, das die Reservierung nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht wird. Alternativ können Sie die Frist auch mit dem Feld bis Tage vor Anreise festlegen. (6) - Gast sofort einchecken Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Anreisedatum = Arbeitsdatum ist. Dann können über dieses Feld die reservierten Zimmer direkt eingecheckt werden (Walk-In 12 ). - Zimmer automatisch vergeben Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann werden automatisch freie Zimmer, in der gewünschten Kategorie, reserviert. Die Reihenfolge der Zimmervergabe kann über die Priorität der Zimmereinstellungen eingestellt werden (Siehe Kapitel ). - Ankunftszeit bis Geben Sie hier die gewünschte Ankunftszeit des Gastes ein. Diese kann im Zimmerspiegel in der Infozeile angezeigt werden damit der diensthabende Rezeptionist weiß wann der Gast voraussichtlich anreist. Diese Angabe kann später noch verändert werden wenn der Gast z.b. anruft um mitzuteilen dass er später kommt weil er im Stau steht. - Kreditkarte Die diesem Button können Sie die Kreditkartendaten des Gastes speichern: Geben Sie hier die Kreditkartendaten ein und klicken Sie auf den Button OK. - Multibearbeitung Wenn Sie bei dieses Feld auswählen, wird der Button Adressen angezeigt. Hiermit können Sie ein Adressfenster öffnen, mit dem Sie alle Gastadressen, dieser Reservierung, eingeben können. Diese Funktion wird nützlich wenn z.b. ein Reiseunternehmen eine Reservierung mit 20 Zimmer macht. Zu diesem Zeitpunkt stehen die Gastnamen eventuell noch nicht fest. Wenn nun diese Reisegruppe anreist dann möchten Sie die 20 Adressen nachpflegen. Aktivieren Sie nun das Feld Multibearbeitung. Jetzt können Sie im Bereich (6) mehrere Adressen auswählen. Halten Sie dafür die Taste STRG gedrückt und klicken Sie auf die Einträge die Sie bearbeiten wollen. 11 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 12 Eine Erklärung für Walk-In finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 63

64 Wenn Sie nun die gewünschten Gäste ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button Adressen. Es öffnet sich folgendes Adressfenster: (7) Hier können Sie nun die Adressdaten eintragen. Mit dem Button und können Sie zum nächsten bzw. zum vorherigen Gast springen. Mit dem Button Alles abbrechen können Sie das Fenster schließen und die eingaben verwerfen Mit dem Button Speichern und Schließen können Sie alle eingaben abspeichern. Mit dem Button Diesen Abbrechen können Sie die eingaben in der aktuellen Adresse verwerfen. Hier werden die bereits reservierten Kategorien angezeigt. Mit dem Button die oben eingegebenen Daten übernommen und die Reservierung angelegt. werden 64

65 Registerkarte Tagesleistungen Um Tagesleistungen zu stornieren, wird das Recht Tages- und Gruppenleistungen stornieren benötigt In diesem Fenster werden die Tagesleistungen 13 der einzelnen Zimmer angezeigt. (1) Hier kann das Zimmer bzw. der Gast ausgewählt werden, dessen Tagesleistungen angezeigt werden sollen. (2) Hier kann die aktuell ausgewählte Tagesleistung bearbeitet werden. (3) Hier werden alle Tagesleistungen angezeigt die auf dieses Zimmer gebucht sind. Um eine Tagesleistung zu stornieren, wählen Sie die Tagesleistung im Bereich (3) aus und klicken Sie auf den Button. Jetzt wird die Tagesleistung gelöscht. Eine ergänzende Liste finden Sie in Kapitel Eine Erklärung für Tagesleistungen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 65

66 Tagesleistung hinzufügen Um eine neue Tagesleistung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button folgende Felder angezeigt:. Jetzt werden Diese Artikel können später dann in einer Liste ausgegeben werden (Siehe Kapitel ). (1) Hier können Sie nun neue Tagesleistungen buchen. Sie haben die Wahl zwischen: - Preisklassen (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie nun weitere Preisklassen buchen. Preisklassen müssen sich nicht automatisch auf Zimmerpreise beziehen sondern können auch Artikelpakete sein. Wählen Sie im Feld Preisklassen eine Preisklasse aus, die Sie buchen wollen. Geben Sie in das Feld Anzahl die Anzahl der Leistungen pro Tag ein. Optional können Sie in das Feld Abw. Preis einen abweichenden Preis eintragen. - Artikel (Einstellungen in Kapitel 4.4.) Wenn Sie das Auswahlfeld Artikel wählen dann können Sie hier einen Artikel buchen. Geben Sie in das Feld Artikelnr. die Artikelnummer des Artikels ein, den Sie buchen wollen. 66

67 Alternativ können Sie mit dem Button einen Artikel suchen. Klicken Sie auf diesen Button dann wird folgende Liste eingeblendet: Um einen Artikel auszuwählen, machen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Artikel. Mit dem Button können Sie die Artikelsuche wieder löschen. Anschließend geben Sie noch, in das Feld Anzahl, die Anzahl der Artikel, die Sie pro Tag buchen wollen, ein. Optional können Sie, in das Feld Abw. Preis, einen abweichenden Preis eintragen. (2) Hier können Sie angeben wie der Artikel bzw. die Preisklasse gebucht werden soll: - Nur dieser Tag Bei dieser Auswahl wird die Tagesleistung nur für den aktuell gewählten Tag gebucht. - Ab diesem Tag Die Tagesleistung wird ab dem gewählten Tag bis zum Ende des Aufenthalts, des Gastes, gebucht. Z.B. bleibt der Gast vom bis zum 7.11., wenn Sie nun den wählen, wird die Tagesleistung für die Tage 5.11.,6.11. und gebucht. - Alle Tage Die Tagesleistung wird auf alle Tage mit der eingebenden Anzahl gebucht. 67

68 (3) Wählen Sie hier aus für welchen Tag bzw. ab welchem Tag die Tagesleistung gelten soll. Wenn Sie die Tagesleistung speichern wollen, klicken Sie auf denn Button die Tagesleistung für die gewünschten Tage eingetragen.. Jetzt wird Wenn Sie in die Spalte Zimmer oder Anz. Pers. klicken dann können Sie im Bereich (1) für einzelne Tag den Gast auf ein anderes Zimmer umziehen (diese Funktion kann auch im Zimmerspiegel durchgeführt werden, siehe Kapitel ) oder für einzelne Tag die Personenzahl verändern. Bereich (2) gilt für diese Funktion genauso wie für die Tagesleistungen. Das umziehen auf ein anderes Zimmer funktioniert nur wenn das andere Zimmer von der selben Kategorie ist. Um die Änderungen zu übernehmen klicken Sie auf den Button Registerkarte Gruppenleistungen Gruppenleistungen sind für Gruppen Interessant und werden im Kapitel beschrieben Drucken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierungsbestätigung drucken oder Meldeschein drucken benötigt. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie mehrere Ausdrucke erstellen. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Button klicken erhalten Sie folgende Auswahl: Reservierungsbestätigung Meldescheine 68

69 - Reservierungsbestätigung Mit dem Menüpunkt Besteller, Alle Einzelreservierungen bzw. Gastname können Sie sich eine Reservierungsbestätigung ausdrucken lassen. Beim Menüpunkt Besteller wird eine Reservierungsbestätigung über die komplette Reservierung für den Besteller ausgestellt (es werden alle Zimmer aufgeführt). Bei dem Menüpunkt Alle Einzelreservierungen wird für jeden Gast bzw. Zimmer eine eigene Reservierungsbestätigung erstellt, darunter werden alle Gäste nochmal einzeln aufgeführt um für einen bestimmten Gast eine Bestätigung drucken zu können. Auf dieser steht dann nur das Zimmer das dieser Gast beszieht. Es öffnet sich in allen Fällen folgendes Fenster: o o o o Vorlage Hier können Sie eine Vorlage auswählen. Vorlagen können mit dem Listengenerator erstellt werden. Gäste Zusammenfassen Hier können Sie angeben ob die Gäste einzeln oder gruppiert aufgeführt werden sollen. Mit Zusatzleistungen Hier können Sie angeben das die Zusatzleistungen (Tagesleistungen / Arrangement) mit auf die Bestätigung gedruckt werden. Preisklasse statt Kategorie anzeigen Hier können Sie angegeben das statt der Kategorie die Preisklasse auf die Bestätigung gedruckt wird. Wenn ein Gast z.b. bei Ihnen 2mal nächtigt, einmal Doppelzimmer ohne alles und einmal Doppelzimmer mit Vollpansion würde auf seiner Bestätigung 2x Doppelzimmer stehen haben weil dies die Kategorie ist. Und sich wundern dass es unterschiedliche Preise sind. Um dieses Missverständnis zu umgehen kann anstatt der Kategorie die Preisklasse z.b. DZ und DZ mit Vollpansion auf die Bestätigung gedruckt werden. 69

70 Beispiel eines Ausdruckes: Wenn Sie auf den Button klicken und Ihren -Drucker auswählen dann können Sie die Reservierungsbestätigung direkt per verschicken. (Siehe Kapitel ). Mit dem Button Mit dem Button Mit dem Button können Sie sich eine Vorschau des Ausdrucks anzeigen lassen. können Sie die Bestätigung nach Word exportieren und bearbeiten. wird die Bestätigung auf dem ausgewählten Drucker ausgegeben. 70

71 - Meldescheine Mit dem Menüpunkt Meldescheine können Sie die Meldescheine für die Gäste ausdrucken. Alternativ können Sie diese auch über die Funktion Alle Meldescheine Drucken (Siehe Kapitel ) nachdrucken. Beispiel eines Meldescheines: 71

72 Reservierung über das Reservierungsfenster (Gruppenreservierung) Um Gruppenleistungen zu stornieren, wird das Recht Tages- und Gruppenleistungen stornieren benötigt. Hier werden nur die Felder erklärt, die für die Gruppenreservierung 14 zu beachten sind. Für eine genaue Erläuterung des Reservierungsfensters, lesen Sie Kapitel Besteller Geben Sie hier einen neuen Gruppennamen ein oder wählen Sie einen aus. Die Verwaltung von Gruppen wird im Kapitel Eine Erklärung für Gruppen / Reservierungsgruppen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 72

73 - Kategoriereserv. / Zimmerreserv. Kategoriereserv. Zimmerreserv. Geben Sie hierzu den einzelnen Zimmern bzw. Kategorien die zugehörige Gruppe an. 73

74 Nachdem Sie die Gruppe eingerichtet haben, können auch Gruppenleistungen 15 buchen. Gehen Sie dafür zur Registerkarte Gruppenleistungen Diese Artikel können später dann in einer Liste ausgegeben werden (Siehe Kapitel ) (1) Hier können Sie wählen, ob Sie die Gruppenleistung auf das Konto des Bestellers oder auf das Gruppenkonto buchen wollen. (2) Hier können Sie neue Gruppenleistungen eingeben. - Preisklassen (Einstellungen in Kapitel ) Geben Sie in die Felder Von und Bis einen Zeitraum ein für den die Gruppenleistung gebucht werden soll. Wählen Sie im Feld Preisklassen die gewünschte Preisklasse aus und geben Sie im Feld Anzahl die Anzahl pro Tag ein. Optional kann im Feld Abw. Preis ein abweichender Preis eingegeben werden. Wenn das Feld rot angezeigt wird kann kein abweichender Preis eingegeben werden (Fix-Preis). 15 Eine Erklärung für Gruppenleistungen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen unter Tagesleistungen und Gruppen / Reservierungsgruppen 74

75 - Artikel (Einstellungen in Kapitel 4.4.) Geben Sie in die Felder Von und Bis einen Zeitraum ein für den die Gruppenleistung gebucht werden soll. Geben Sie im Feld Artikelnr. Die Artikelnummer des gewünschten Artikels ein und geben Sie im Feld Anzahl die Anzahl pro Tag ein. Alternativ kann ein Artikel auch mit dem Button gesucht werden. Es wird folgende Liste eingeblendet: Um einen Artikel auszuwählen, führen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Artikel aus. Mit dem Button können Sie die Artikelsuche wieder löschen. Optional kann im Feld Abw. Preis ein abweichender Preis eingegeben werden. Wenn das Feld Rot angezeigt wird kann kein abweichender Preis eingegeben werden (Fix-Preis). Wenn Sie die Tagesleistung speichern wollen, klicken Sie auf denn Button wird die Tagesleistung für die gewünschten Tage eingetragen.. Jetzt 75

76 (3) Hier werden die bereits gebuchten Gruppenleistungen angezeigt. Wenn Sie eine Gruppenleistung auswählen, können Sie diese im Bereich (2) bearbeiten oder mit dem Button löschen Blitzreservierung Um diese Funktion verwenden zu können, wird das Recht Blitzreservierung benötigt. Anmerkung: Die Blitzreservierung ist als vereinfachte Eingabe der Reservierungsdaten gedacht. Hier können bzw. müssen nur die nötigsten Daten eingegeben werden. Umfangreiche Reservierungen (z.b. mehrere Zimmer mit unterschiedlichem An- bzw. Abreisedatum, Bearbeitung der Tagesleistungen, usw.) können mit dieser Funktion nicht erstellt werden. Sie können aber anschließend jederzeit über das Reservierungsfenster nachgepflegt werden. Wenn Sie im Kategoriespiegel oder im Menü auf den Menüpunkt Blitzreservierung geklickt haben, öffnet sich folgendes Fenster:

77 (1) - Gast suchen Wenn die Blitzreservierung für einen Gast durchführen der bereits in Ihrer Adressdatenbank gespeichert ist, können Sie den Gast über den Button Suchen F2 oder über die Taste F2 suchen. Wählen Sie zuvor aus, ob Sie alle Gast- (Auswahl Alle ), nur Firmen- (Auswahl Firmen ) oder nur Vermittlerdaten (Auswahl Vermittler ) durchsuchen wollen. Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie eine Adresse aus und klicken Sie auf den Button Übernehmen um die Gastdaten zu übernehmen. Über die Eingabe-Felder kann die Anzeige der Adressdatenliste verfeinert werden. Z.B. können Sie in das Feld Name Schmidt eingeben und auf Neue Suche klicken, um sich alle Adresse anzeigen zu lassen die den Name Schmidt enthalten. Nachdem Sie die Adressdaten übernommen haben werden diese im Blitzreservierungsfenster angezeigt. 77

78 - Neuen Gast eingeben Wenn Sie neue Gastdaten eingeben wollen, geben Sie einen Kurznamen 16 für den Gast, im Feld Besteller ein und klicken Sie auf den Button Adresse F3 oder die Taste F3. Es werden folgende Felder eingeblendet: Geben Sie hier die Adressdaten des neuen Bestellers ein. Wenn der Besteller eine abweichende Rechnungsadresse zur Wohnadresse hat dann können Sie diese hier ebenfalls eingeben. Wenn nicht lassen Sie die Felder Abweichende Rechnungsadresse leer. Um die Adresse in der Datenbank zu speichern klicken Sie auf den Button Adresse in Stammdaten speichern. Jetzt werden die neuen Datengespeichert und der neue Besteller für die Blitzreservierung übernommen. - Zimmer automatisch vergeben Mit dieser kann Hotcheck automatisch ein freies Zimmer wählen Die Reihenfolge der Zimmervergabe kann über die Priorität der Zimmereinstellungen eingestellt werden (Siehe Kapitel ). (2) Hier können Sie angeben auf welches Konto welche Leistungen gebucht werden soll. (3) Wenn Sie die Blitzreservierung über den Kategoriespiegel gestartet haben, dann sind diese Felder bereits mit den Daten aus dem markierten Kategoriespiegels gefüllt. Wenn Sie die Blitzreservierung über ein Menü aufgerufen haben dann müssen Sie diese Daten noch eingeben. Wählen Sie hier das Anreisedatum und das Abreisedatum. Alternativ können Sie das Anreisedatum und die Anzahl der Nächte angeben. Dadurch wird das Abreisedatum automatisch berechnet. (4) - Gruppe Hier können Sie die Reservierung einer Gruppenreservierung 17 hinzufügen. - Rahmenabkommen (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie ein Rahmenabkommen für die Reservierung auswählen. 16 Eine Erklärung für Kurzname finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 17 Eine Erklärung für Gruppen / Reservierungsgruppen finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 78

79 (5) - Sofort einchecken Dieses Feld ist nur verfügbar wenn das Arbeitsdatum gleich dem Anreisedatum ist. Wenn Sie dieses Feld aktivieren (den Hacken setzen) dann wird die Reservierung angelegt und gleichzeitig alle Gäste eingecheckt (Walk-In). - Option 18 Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann wird eine Optionsreservierung erstellt. Mit dem Feld bis x Tage vor Anreise bzw. Ablauf können Sie festlegen bis wann die Optionsreservierung angezeigt werden soll. Nach Ablauf der Zeit kann die Optionsreservierung gelöscht werden. (6) Hier können Sie für den eingestellten Zeitraum, Zimmer in bis zu 4 verschiedenen Kategorien bzw. Preisklassen reservieren. Geben Sie dafür die Anzahl der Zimmer ( Anzahl Zimmer ) ein und wählen Sie eine Kategorie und eine Preisklasse aus. Optional können Sie noch die Anzahl der Personen ändern oder einen abweichenden Preis eingeben. Bei der Auswahl der Kategorie kann folgende Meldung erscheinen: Diese Meldung erscheint sobald für den gewünschten Zeitraum kein Zimmer mehr in der gewünschten Kategorie vorhanden ist. Wenn Sie alle nötigen Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf den Button Reservierung speichern F9 oder auf die Taste F9. 18 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 79

80 Jetzt werden folgende Felder angezeigt: Wenn Sie das Feld Zimmer automatisch vergeben deaktiviert haben, wird in der Liste, in der Spalte Zimmer, Kein Zimmer angezeigt. Ansonsten werden dort die automatisch vergebenen Zimmernummern angezeigt. Um ein Zimmer festzulegen bzw. ein automatische vergebenes Zimmer zu ändern, machen Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Eintrag. Es öffnet sich folgendes Fenster: 1 2 (1) Hier können Sie ein Merkmal auswählen, das das Zimmer haben soll. 80

81 (2) Hier werden alle freien Zimmer der gewünschten Kategorie und dem gewünschten Merkmal angezeigt. Machen Sie einen Doppelklick auf ein Zimmer um dieses zu übernehmen. Jetzt werden die gewählten Zimmernummern übernommen. Klicken Sie auf den Button Akzeptieren um die Reservierung zu erstellen. Die Reservierung wird nun im Zimmerspiegel, zum gewünschten Zeitraum, angezeigt. WICHTIG: Wenn Sie die Reservierung mit dem Zimmertext Kein Zimmer übernehmen, erscheint die Reservierung nicht im Zimmerspiegel. Lediglich im Kategoriespiegel (Zeile Zimmer ohne Zuordnung ) wird die Reservierung angezeigt (Siehe Kapitel ) Walk-In Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Walk-In benötigt. Um einen Walk-In 19 über die Buttonleiste anzulegen, klicken Sie im Hauptbildschirm auf die Pfeiltaste neben dem Button : Anschließend auf Walk-In. 19 Eine Erklärung für Walk-In finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 81

82 Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier können Sie entweder die Nächte eingeben die der Gast in ihrem Hotel verbringen möchte, und das Abreisedatum wird dann automatisch berechnet. Oder Sie geben ein im Feld Abreise ein Abreisedatum ein. Das Anreisedatum wird automatisch auf heute gesetzt. (2) Um ein Zimmer und eine Kategorie festzulegen, geben Sie diese direkt ein oder suchen Sie in dem Sie auf die Pfeiltaste neben dem Button. Wichtig ist das Sie zuvor einen Zeitraum in Bereich (1) festgelegt haben: Anschließend klicken Sie auf Zimmer. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Kategorie - auswahl Gewünschtes Merkmal Verfügbare Zimmer 82

83 Wählen Sie eine Kategorie aus, in der Sie ein Zimmer reservieren möchten. Neben den Kategorien wird Ihnen angezeigt, wie viele Zimmer verfügbar sind. Wenn Sie eine Kategorie auswählen, werden die verfügbaren Zimmer, aufgelistet. Alternativ können Sie noch ein Merkmal angeben, das das Zimmer dieser Kategorie verfügen soll. Um ein Zimmer auszuwählen und zu übernehmen, machen Sie einen Doppelklick auf ein verfügbares Zimmer. Um das Fenster ohne Auswahl eines Zimmers zu schließen, drücken Sie die Taste ESC. Jetzt werden Kategorie und ZimmerNr. übernommen. Die Personen, für das gewählte Zimmer, werden auf die Standardpersonenzahl des Zimmers gesetzt (z.b. Doppelzimmer = 2 Personen). Wenn das Zimmer mit einer abweichenden Personenzahl belegt werden soll dann ändern Sie diese im Feld Personen. Die Preisklasse wird automatisch nach Personen und Kategorie ermittelt. Sollten Sie eine, vom Standard, abweichende Preisklasse wünschen so ändern Sie diese in Feld Preisklasse. Einen eventuell abweichenden Zimmerpreis können Sie in das Feld Abweichender Preis eingeben. Soll der Standardpreis genommen werden so lassen Sie dieses Feld auf 0. (3) - Gast suchen Wenn Sie einen Gast aus Ihrer Adressdatenbank auswählen wollen, klicken Sie in das Feld Kurzname und anschließend auf den Button. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie eine Adresse aus und klicken auf den Button Übernehmen um die Gastdaten zu übernehmen. Über die Eingabe-Felder kann die Anzeige der Adressdatenliste verfeinert werden. Sie können z.b. in das Feld Name Schmidt eingeben und auf Neue Suche klicken um sich alle Adresse anzeigen zu lassen die den Namen Schmidt enthalten. 83

84 - Neuen Gast eingeben Wenn Sie einen neuen Gast in ihre Datenbank eingeben wollen, dann tragen Sie einen Kurznamen in das Feld Kurznamen ein und klicken Sie auf den Button sich folgendes Fenster:. Jetzt öffnet Geben Sie hier die Adressdaten des neuen Gastes ein. Alternativ können Sie noch eine abweichende Rechnungsadresse eingeben. Wenn Sie die Daten in ihrer Stammdatenbank speichern wollen dann klicken Sie auf den Button Adresse in Stammdaten speichern. Das Fenster können Sie mit dem Button auch wieder schließen. 84

85 (4) Hier können Sie optionale weitere Angaben machen. - Bezahlung Sie können angeben wer die Rechnung bezahl: o Der Gast = Selbstzahler. Der Gast zahlt das Hotelzimmer mit allen zusätzlichen Leistungen die er in Anspruch nimmt (Standard für Walk-In). o Der Besteller zahlt alles = Besteller zahlt o Der Besteller (z.b. eine Firma) zahlt alles (z.b. Geschäftsreise) Der Besteller zahlt das Hotel und der Gast die Extras = Extras selbst Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt das Hotelzimmer und der Gast muss für Zusatzleistungen z.b. Minibar, Telefonkosten selber aufkommen. - Gruppe Hier kann das Zimmer einer bestimmten Reservierungsgruppe zugeordnet werden. - Fixkontingent (Einstellungen in Kapitel ) Hier können Sie die Reservierung einem Fixkontingent zuordnen. Um die Reservierung zu speichern, klicken Sie auf den Button. Jetzt wird die Reservierung in den Zimmerspiegel eingetragen und in der unteren Liste angezeigt. Wenn zu der Reservierung (Walk-In) nur ein Zimmer gehört, können Sie die Reservierung mit dem Button abschließen. Wenn zu der Reservierung (Walk-In) weitere Zimmer gehören (z.b. kommt eine Familie ins Hotel und benötigt 2 Doppelzimmer) so wiederholen Sie die Schritte 1-3 für jedes weitere Zimmer und klicken Sie anschließend auf den Button. Die weiteren Zimmer werden dann in die Liste aufgenommen und können beim Checkout zusammen bearbeitet werden. Alternativ hierzu können Sie ein Walk-In auch über das Blitzreservierungsfenster erstellen. Nutzen Sie dafür im Blitzreservierungsfenster die Funktion Sofort einchecken. Genauere Informationen hierzu finden Sie in Kapitel

86 Kontingentreservierung / optionales Kontingent Eine Kontingentreservierung reserviert ein optionales Kontingent 20. Diese Funktion ist z.b. nützlich wenn ein Reiseveranstalter ein Angebot plant und dafür ein Kontingent von 4 Zimmern benötigt. So wird sein Kontingent im Zimmerspiegel eingetragen. Wird das Kontingent nicht, bis zum Ablauf einer Frist (z.b. 5 Tage vor Anreise), aufgebraucht so werden alle übrigen Zimmer dieses Kontingentes wieder freigegeben (z.b. wurde 2 von 4 Zimmern gebucht so werden die übrigen 2 Zimmer nach Ablauf der Frist gelöscht). Wenn Sie eine Kontingentreservierung ausgewählt haben (Siehe Kapitel ), dann öffnet sich das Kontingentfenster. Dieses ist in mehrere Registerkarten unterteilt Registerkarte Kontingent (1) Geben Sie in das Feld Kontingent einen Namen für das Kontingent ein. In das Feld Beschreibung können Sie eine ergänzende Beschreibung des Kontingentes eintragen. (2) - Optionseinstellungen Im Feld Löschen können Sie angeben bis wie viel Tage vor Anreise die Optionsreservierung gültig ist. Mit dem Feld Nach Ablauf der Option automatisch löschen, können Sie angeben dass die abgelaufenen Optionen automatisch gelöscht werden. - Einzelreservierungen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden nur Einzelreservierungen angelegt. Wenn das Feld deaktiviert ist, wird eine Reservierung mit mehreren Zimmern angelegt. - Ausnahmetage Siehe Bereich (4). 20 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 86

87 - Keine Fremdkategorien bei fehlenden Zimmern buchen (Gast auf Warteliste) Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Kontingentbuchungen nicht auf andere Kategorien umgebucht z.b. Sie haben angegeben (nächste Registerkarte), dass 2 Einzelzimmer reserviert werden sollen. Jetzt sind für einen Tag (im angegebenen Zeitraum) schon alle Einzelzimmer ausgebucht. aktiviert Hier wird die Reservierung auf ein Wartezimmer gebucht und Sie müssen selbst entscheiden wo die Reservierung hin gebucht wird. deaktiviert Die Reservierung wird automatisch auf eine andere Kategorie (z.b. Doppelzimmer mit der Belegung 1.Person) gebucht. (3) Hier können Sie bis zu 10 Zeiträume festlegen, in denen die Optionsreservierungen erstellt werden sollen. 87

88 (4) Über das Feld Ausnahmetage im Bereich (2) kann dieser Bereich umgeschaltet werden: Ausnahmetage = deaktiviert Geben Sie hier an, an welchem Wochentag der Anreisetag (Feld Anreise Tag ) sein soll und an welchem Wochentag der Abreisetag (Feld Abreise ) sein soll. Für diese Eingaben (Zeitraum 3 Wochen) würden im Zimmerspiegel 3 Reservierungen angelegt werden bei denen jeweils die Anreise am MO und die Abreise am FR wäre. Ausnahmetage = aktiviert Geben Sie in das Feld Aufenthaltsdauer die Dauer der Reservierung an. Bei den Felder Mo bis So geben Sie an, an welchen Tagen nicht angereist werden soll: - Kein hacken = Anreisetag - Hacken = kein Anreisetag Für diese Eingaben (Zeitraum 3 Wochen) würde im Zimmerspiegel 6 Reservierungen angelegt werden. Anreise jeweils MO und FR und Aufenthaltsdauer von 3 Tagen. 88

89 Registerkarte Reservierungen (1) - Besteller suchen Wenn Sie einen Besteller aus Ihrer Adressdatenbank auswählen wollen, klicken Sie auf den Button. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Machen Sie einen Doppelklick auf die Adresse die Sie übernehmen wollen. Um die Bestellersuche zu schließen ohne eine Adresse zu übernehmen klicken Sie auf den Button. 89

90 - Neuen Besteller eingeben Wenn Sie einen neuen Besteller in ihre Datenbank eingeben wollen, dann tragen Sie einen Kurznamen in das Feld Besteller ein und klicken Sie auf den Button folgendes Fenster:. Jetzt öffnet sich Geben Sie hier die Adressdaten des neuen Bestellers ein. Alternativ können Sie noch eine abweichende Rechnungsadresse eingeben. Um die Besteller-Eingabe zu schließen ohne eine Adresse einzugeben, klicken Sie auf den Button. (2) Sie können angeben wer die Rechnung bezahlt: - Der Gast zahl alles selber Der Gast zahlt das Hotelzimmer mit allen zusätzlichen Leistungen die er in Anspruch nimmt. Der Besteller z.b. das Reisebüro, reserviert nur das Zimmer. - Der Besteller zahlt alles Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt alles (z.b. All-Inclusive Urlaub). - Gast zahlt Extras selbst Der Besteller (z.b. ein Reisebüro) zahlt das Hotelzimmer und der Gast muss für Zusatzleistungen (z.b. Minibar, Sauna) selber aufkommen. (3) Hier können Sie ein Rahmenabkommen für dieses Kontingent angeben. 90

91 (4) Hier können Sie für den eingestellten Zeitraum, Zimmer in bis zu 4 verschiedenen Kategorien bzw. Preisklassen reservieren. Geben Sie dafür die Anzahl der Zimmer ( Anzahl Zimmer ) ein und wählen Sie eine Kategorie und eine Preisklasse aus. Optional können Sie noch die Anzahl der Personen ändern oder einen abweichenden Preis eingeben. Bei der Auswahl der Kategorie kann folgende Meldung erscheinen: Diese erscheint wenn für den gewünschten Zeitraum kein Zimmer mehr in der gewünschten Kategorie vorhanden ist. Um die Kontingentreservierung zu speichern, klicken Sie auf den Button die Eingabefelder Rot hinterlegt und sind nicht mehr veränderbar.. Jetzt werden Über den Button können Sie das Fenster schließen. 91

92 Informationen anzeigen Gastinformationen anzeigen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gastinformation benötigt. Um das Gastinformationsfenster zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf die Reservierung, anschließend einen Rechtsklick auf den Eintrag des Gastes im Zimmerspiegel und wählen dann den Menüpunkt Gastinformation. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt+G drücken. Anschließend wird das Gastinformationsfenster zu dieser Reservierung angezeigt:

93 Hier werden die allgemeinen Informationen zu der gewählten Reservierung angezeigt. (1) Hier können Sie die Gastadresse der Reservierung verändern. Wenn z.b. zum Zeitpunkt des Anlegens der Reservierung die Gastdaten noch nicht bekannt waren. Mit dem Button Adresse in Konto können Sie die geänderten Adressdaten ins Konto übernehmen. Dies ist dafür wichtig dass hinterher auf der Rechnung die richtige Adresse steht. Mit dem Button werden die geänderten Adressdaten in die Reservierung übernommen. Mit dem Button werden die geänderten Adressdaten in die Stammdaten übernommen. (2) Hier können Sie die An- und Abreise des Gastes verändern. Ein Limit hinterlegen und einstellen wann der Gast voraussichtlich anreist (Uhrzeit). (3) Hier können Sie Angaben zu einer eventuellen Begleitperson machen. Den Zahlstatus verändern oder eine Bemerkung für den Gast hinterlegen bzw. ändern. Weitere Funktionen: Mit dem Button können nicht eingecheckte Reservierungen eingecheckt werden. Mit dem Button kann die Gastlegende aufgerufen werden (Siehe Kapitel ). Mit dem Button kann ein Meldeschein gedruckt werden. (Siehe Kapitel ) Gastlegende Um die Gastlegende zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf die Reservierung, anschließend einen Rechtsklick auf den Eintrag des Gastes im Zimmerspiegel und wählen dann den Menüpunkt Gastlegende. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt+L drücken. 93

94 Anschließend wird die Gastlegende zu dieser Reservierung angezeigt: Um die Gastlegende zu aktualisieren (nach Änderung einer Einstellung) muss der Button geklickt werden. - Suche Mit diesem Button kann eine einzelne Person in der Adressdatenbank gesucht werden. - Suche mehrere Mit diesem Button lassen sich Gastlegende mit mehreren Personen erstellen - Ausgabe Die Gastlegende kann mit dem Button nach Excel exportiert werden. Mit dem Button nach Word bzw. mit dem Button kann eine Vorschau der Druckversion angezeigt werden und mit dem Button Drucker ausgegeben werden. kann die Gastlegende auf den 94

95 - Einstellungen o Als Besteller / Als Gast Hier kann gewählt werden ob die Gastlegende über die Rechnungen als Besteller oder über die Rechnungen als Gast erstellt werden soll. o Mit Haupt- und Untergruppen Hiermit kann festgelegt werden ob die Haupt- und Untergruppen mit ihren Umsätzen aufgelistet werden sollen. o Mit Artikel Hiermit kann gewählt werden ob die einzelnen Artikel aufgezählt werden sollen. 95

96 o Zeiteinstellung Hier kann eingestellt werden welcher Zeitraum für die Gastlegende benutzt werden soll. Wichtig ist das das Datum der Rechnung gilt, nicht das Datum des Aufenthalts: Nach Jahr Nach Monat Nach Datum Geben Sie das Jahr an aus dem die Rechnungen berücksichtigt werden sollen Geben Sie den Monat an aus dem die Rechnungen berücksichtigt werden sollen Geben Sie den Zeitraum an aus dem die Rechnungen berücksichtigt werden sollen Mit den Buttons Hauptgruppen, Artikel, Rechnungen und Reservierungen können Sie sich die unterschiedlichen Legenden des Gastes anzeigen lassen stornieren / löschen / zurückholen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierung stornieren benötigt. Stornierte Reservierungen können über die Reservierungsstorno-Liste (Siehe Kapitel ) ausgegeben werden Über das Reservierungsfenster Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierung ändern benötigt. Um das Reservierungsfenster zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf die Reservierung Anschließend einen Rechtsklick auf die Reservierung und wählen dann den Menüpunkt Reservierung bearbeiten. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt+R drücken. 96

97 Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt. Gehen Sie zur Registerkarte Kategoriereserv. oder Zimmerreserv. : Kategoriereserv. Zimmerreserv. Wählen Sie eine Kategorie aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button. Jetzt wird die ausgewählte Kategorie storniert. Wählen Sie eine Zimmer aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button. Jetzt wird das ausgewählte Zimmer storniert. Jetzt erscheint eine Abfrage ob Sie die Reservierung wirklich stornieren wollen: Wählen Sie Ja um die Reservierung zu löschen oder Nein bzw. Abbrechen um die Reservierung nicht zu löschen. Je nach Einstellungen (Sie Kapitel ), wird ein Fenster angezeigt indem der Stornogrund eingegeben werden muss: Geben Sie einen Stornogrund ein und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Der Stornogrund wird mit ins Arbeitsprotokoll geschrieben (Siehe Kapitel ). Wenn Sie alle Einträge löschen, wird automatisch auch die gesamte Reservierung storniert. 97

98 Über den Zimmerspiegel Einzelne Reservierungen / Teile einer Reservierung stornieren Bemerkung: - Einzelne Reservierung Dies sind Reservierung die aus einem Zimmer bestehen. - Teile einer Reservierung Besteht die Reservierung z.b. aus einem Doppelzimmer und einem Einzelzimmer. Jetzt ruft der Gast an und möchte das Einzelzimmer stornieren, das Doppelzimmer aber behalten. Öffnen Sie den Zimmerspiegel: Einzelne Reservierung Teile einer Reservierung Um eine Reservierung bzw. ein Teil einer Reservierung zu löschen, machen Sie einen Doppelklick auf die Reservierung. Jetzt ist die Reservierung Schwarz markiert. Anschließend einen Rechtsklick und im Menü wählen Sie nun Reservierung stornieren oder drücken Sie die Tastenkombination Alt+S. Jetzt erscheint eine Abfrage ob Sie die Reservierung wirklich stornieren wollen: Wählen Sie Ja um die Reservierung zu löschen oder Nein bzw. Abbrechen um die Reservierung nicht zu löschen. 98

99 Je nach Einstellungen, wird ein Fenster angezeigt indem der Stornogrund eingegeben werden muss: Geben Sie einen Stornogrund ein und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Jetzt wird die Reservierung gelöscht Umfangreiche Reservierungen stornieren Bemerkung: Unter umfangreichen Reservierungen werden Reservierung verstanden die aus mehreren Zimmern bestehen und die komplett gelöscht werden sollen z.b. ein Kontingent. Öffnen Sie den Zimmerspiegel: Klicken Sie auf den Button um das Fenster mit den aktuellen Reservierungen zu öffnen. Anschließend machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Reservierung. Jetzt wird die komplette Reservierung markiert dargestellt: 99

100 Machen Sie einen Rechtsklick auf die Reservierung und wählen die den Menüpunkt Reservierung stornieren. Jetzt erscheint eine Abfrage ob Sie die Reservierung wirklich stornieren wollen: Wählen Sie Ja um die Reservierung zu löschen oder Nein bzw. Abbrechen um die Reservierung nicht zu löschen. Je nach Einstellungen, wird ein Fenster angezeigt in dem der Stornogrund eingegeben werden muss: Geben Sie einen Stornogrund ein und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Jetzt wird die Reservierung gelöscht. 100

101 Reservierung löschen / zurückholen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Stornierte Reservierungen bearbeiten benötigt. Wenn Sie die Funktion Reservierung stornieren nutzen, werden die Reservierungen nur als storniert gekennzeichnet aber nicht gelöscht. Das hat den Vorteil das falsch gelöschte Reservierungen wieder zurückgeholt werden können. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Button. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Wählen Sie den Menüpunkt Stornierte Reservierungen bearbeiten. Alternativ können Sie das Fenster über das Menü Frontoffice/Reservierung/Stornierte Reservierungen bearbeiten aufrufen: 101

102 Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier werden alle stornierten Reservierungen angezeigt. Mit den Feldern Reservierungs Nr. und Kurzname kann nach bestimmten Reservierungen gesucht werden. Mit dem Feld Ab Datum kann ein Datum festgelegt werden ab dem die stornierten Reservierungen angezeigt werden sollen. Um eine Reservierung endgültig zu löschen, wählen sie diese aus und klicken auf den Button. Um eine Stornierung rückgängig zu machen klicken Sie auf den Button. Wenn Sie eine Reservierung vor dem zurückholen bearbeiten wollen, klicken Sie auf den Button angezeigt.. Hierbei wird die Reservierung zurückgeholt und das Reservierungsfenster Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf den Button. 102

103 Bearbeiten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierung ändern benötigt. Um eine Reservierung zu bearbeiten, machen Sie einen Doppelklick auf die Reservierung, anschließend einen Rechtsklick auf den Eintrag im Zimmerspiegel und wählen dann den Menüpunkt Reservierung bearbeiten. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt+R drücken. Anschließend wird das Reservierungsfenster angezeigt, und Sie können die Reservierung bearbeiten (Siehe Kapitel ff.). 103

104 Optionsreservierungen Auf Option setzen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Auf Option setzen benötigt. Um nachträglich eine Reservierung in eine Optionsreservierung 21 zu ändern, wählen Sie die Reservierung aus (Doppelklick auf die Reservierung), machen einen Rechtklick auf die Reservierung und klicken auf den Menüpunkt auf Option setzen : Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt: Geben Sie das Datum an, an dem die Optionsreservierung ablaufen soll. Mit dem Feld bei Ablauf Reservierung löschen können Sie angeben dass die Reservierung dann gelöscht werden soll. Klicken Sie auf Speichern und beenden oder die Taste F9 um das Fenster zu schließen und die Änderung zu übernehmen. 21 Eine Erklärung für Optionsreservierung finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 104

105 Die Reservierung wird nun als Optionsreservierung dargestellt. Farbe der Optionsreservierung kann über die Zimmerspiegellegende eingestellt werden (Siehe Kapitel ) Optionsstatus einer Reservierung löschen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Option löschen benötigt. Um eine Optionsreservierung in eine normale Reservierung zu wandeln (z.b. weil diese bestätigt wurde), wählen Sie die Reservierung aus (Doppelklick auf die Reservierung), machen dann einen Rechtklick auf diese und klicken auf den Menüpunkt Option löschen : 105

106 Anschließend wird die Reservierung in der normalen Reservierungsfarbe dargestellt. Die Reservierung wird jetzt nicht mehr, nach Ablauf der Frist, gelöscht. 106

107 Reservierung im Zimmerspiegel verändern Reservierung verschieben Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Verschieben benötigt. Mit dieser Funktion können Sie einen Gast im Zimmerspiegel verschieben. Die Aufenthaltsdauer bleibt dabei immer gleich. Diese Funktion kann z.b. verwendet werden wenn der Gast sein Anreisedatum und Zimmer ändern möchte. Wählen sie hierfür eine Reservierung aus (Doppelklick auf eine Reservierung) und klicken Sie auf den Button. Es wird nun ein blaues Rechteck mit gelben Rand angezeigt. Dieses repräsentiert den neuen Platz des Gastes. Klicken Sie auf das neue Anreisedatum um das Rechteck zu verschieben (alternativ können Sie das Feld mit den Pfeiltasten der Tastatur verschieben). Wichtig: Wenn Sie die Kategorie wechseln, wird der Zimmerpreis nicht automatisch neu berechnet. In diesem Fall müssen Manuell die Leistungen umgebucht werden. Wenn Sie das Verschieben einleiten wollen dann machen Sie ein Doppelklick auf das blaue Rechteck oder drücken Sie die Taste Enter. Jetzt wird die Reservierung verschoben. Mit der Taste ESC kann die Funktion abgebrochen werden. 107

108 Reservierung umziehen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Umzug benötigt. Mit dieser Funktion können Sie eine Reservierung, auf ein anderes Zimmer, umziehen lassen. Aufenthaltsdauer, An- und Abreisedatum bleiben dabei gleich. Diese Funktion kann z.b. verwendet werden wenn ein Zimmer gesperrt werden muss und die Reservierung auf ein anderes Zimmer gelegt werden muss. Wählen sie hierfür eine Reservierung aus (Doppelklick auf eine Reservierung) und klicken Sie auf den Button. Es wird nun ein rotes Rechteck mit gelben Rand angezeigt. Dieses Repräsentiert den neuen Platz der Reservierung. Klicken Sie in die Zimmerzeile in die die Reservierung umziehen soll. Das Anreisedatum und die Aufenthaltsdauer bleiben dabei immer gleich. Es ist auch möglich nur ein Teil des Zeitraumes auf ein anderes Zimmer umziehen zu lassen. Markieren Sie dafür den Teil der Reservierung der auf ein anderes Zimmer verlegt werden soll und klicken Sie dann auf den Button. Markieren des Bereiches: Linke Maustaste drücken (Starttermin) und gedrückt halten. Maus nach rechts bewegen bis der Zeitraum des Umzuges markiert ist. Linke Maustaste loslassen (Endtermin). Die teilumgezogene Reservierung wir mit den Pfeilsymbolen markiert. Dieses Vorgehen ist sinnvoll wenn das Hotel so ausgebucht ist das der Gast nicht durchgehend auf einem Zimmer bleiben kann. Hier muss der Gast dann während des Aufenthaltes das Zimmer wechseln. 108

109 Diese Funktion kann auch mit bereits eingecheckten Reservierungen verwendet werden: Dies kann nötig sein wenn ein Zimmer während des Aufenthaltes eines Gastes einen Defekt aufweist (Bad kein Warmwasser mehr, Fernsehgerät defekt, Heizung ausgefallen, usw.) Wichtig: Wenn Sie die Kategorie wechseln dann wird der Zimmerpreis nicht automatisch neu berechnet. In diesem Fall müssen Manuell die Leistungen umgebucht werden. Wenn Sie den Umzug einleiten wollen dann machen Sie ein Doppelklick auf das rote Rechteck oder drücken Sie die Taste Enter. Jetzt wird die Reservierung auf das andere Zimmer gelegt. Mit der Taste ESC kann die Funktion abgebrochen werden Zwei Zimmer tauschen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Tauschen benötigt. Mit dieser Funktion können zwei Zimmer getauscht werden. Diese Funktion kann z.b. zum besseren Organisieren des Zimmerspiegels verwendet werden. z.b. unorganisierter Zimmerspiegel: In diesem Zimmerspiegel ist zu sehen dass die Lücke zwischen den Reservierungen Mustermann und Reise-Müller unschön ist. Da hier nur eine Reservierung für einen Tag angenommen werden kann. In diesem Fall könnte man die Reservierung Schmidt und Mustermann tauschen. Damit man eine bessere Ausnutzung des verfügbaren Platzes bekommt. Markieren Sie hierfür die beiden Zimmer die Sie tauschen wollen (Doppelklick auf beide), so das diese Schwarz markiert dargestellt werden. 109

110 Jetzt drücken Sie auf den Button um die beiden markierten Zimmer zu tauschen. Jetzt werden die Reservierungen getauscht. Jetzt ist der Zimmerspiegel besser organisiert. Wichtig: Wenn Sie die Kategorie wechseln, wird der Zimmerpreis nicht automatisch neu berechnet. In diesem Fall müssen Manuell die Leistungen umgebucht werden An- und/oder Abreisedatum ändern Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht An- / Abreise ändern benötigt. Mit dieser Funktion kann das An- und/oder Abreisedatum eines Zimmers verändert werden. Das Zimmer bleibt dabei das gleiche. Diese Funktion kann verwendet werden wenn ein Gast eher anreisen oder später abreisen möchte. Markieren Sie hierfür denn neuen Zeitraum der Reservierung. Wichtig ist das die Markierung den gesamten neuen Zeitraum umfast. Anreisedatum Abreisedatum An- und Abreisedatum Das Abreisedatum kann auch bei eingecheckten Reservierungen verändert werden. Klicken Sie anschließend auf den Button geändert., jetzt wird das Zimmer auf den neuen Zeitraum 110

111 Doppelbelegungen anzeigen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Lupe benötigt. Doppelbelegungen eines Zimmers werden im Zimmerspiegel mit dem Symbol angezeigt. Eine Doppelbelegung liegt vor wenn mehrere Gäste zur gleichen Zeit auf einem Zimmer eingetragen sind. Zum Beispiel: Hier wird eine Doppelbelegung für 3 Tage angezeigt. Die Anzahl des Doppelbelegungssymbols gibt Auskunft über die Anzahl der überlappenden Tage. Um nun weitere Informationen zu dieser Doppelbelegung zu bekommen, setzen Sie den Markierungsrahmen (schwarzes Rechteck im Zimmerspiegel) auf die entsprechende Doppelbelegung und klicken auf den Button. Jetzt wird ein Infofenster zu der Doppelbelegung eingeblendet: Wenn Sie nun einen Doppelklick auf eine, in der Liste angezeigten, Reservierungen machen dann wird diese in den Vordergrund geholt. Mit dem Button Abbrechen schließen Sie das Fenster wieder. Mit dem Button Nur Zimmer 4 kann die aktuell gewählte Reservierung in den Vordergrund geholt werden. 111

112 Reservierung verankern Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Auf Zimmer verankern benötigt. Mit dieser Funktion können Sie ein Zimmer verankern. Diese Funktion kann z.b. verwendet werden wenn ein Gast ein bestimmtes Zimmer wünscht. Um nun zu verhindern dass ein Kollege, unwissentlich, diese Reservierung verschiebt, kann man die Reservierung verankern. Wenn eine Reservierung verankert ist dann können die Funktionen verschieben, umziehen und tauschen nicht mehr, mit dieser Zimmer, ausgeführt werden. Die Funktion An- und Abreise Datum ändern kann weiterhin verwendet werden da hierbei nicht die Zimmernummer geändert wird. Um ein Zimmer zu verankern, markieren Sie dieses (Doppelklick auf die Reservierung). Anschließend öffnen Sie, mit einem Rechtsklick auf das Zimmer, das Menü und wählen den Menüpunkt verankern ein/aus. Eine verankertes Zimmer wird im Zimmerspiegel mit dem Symbol angezeigt. Um eine Verankerung rückgängig zu machen, wiederholen Sie einfach den oben beschriebenen Schritt mit einer Verankerten Reservierung. 112

113 Gruppenreservierungen Reservierung zu einer Gruppe hinzufügen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zu einer Gruppe hinzufügen benötigt. Einzelne Zimmer können nachträglich zu einer Gruppenreservierung hinzugefügt werden. Wählen Sie eine oder mehrere Zimmer (per Doppelklick auf diese) aus und machen Sie anschließend einen Rechtsklick auf das Zimmer und wählen dann den Menüpunkt Zu einer Gruppe hinzufügen. Anschließend wird das folgende Fenster angezeigt: Wählen Sie eine Gruppe aus, zu der das Zimmer hinzugefügt werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen. Jetzt wird das Zimmer der Gruppe hinzugefügt. 113

114 Reservierung aus einer Gruppe löschen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Aus Gruppe löschen benötigt. Einzelne Reservierungen können nachträglich aus einer Gruppenreservierung gelöscht werden. Wählen Sie eine oder mehrere Zimmer (per Doppelklick auf diese) aus und machen Sie anschließend einen Rechtsklick auf das Zimmer und wählen dann den Menüpunkt aus Gruppe löschen. Sie werden gefragt ob Sie das ausgewählten Zimmer aus der Liste löschen möchten. Klicken Sie auf den Button Ja um das gewählten Zimmer aus der Gruppe zu entfernen. Jetzt wird das Zimmer aus der Gruppe entfernt. 114

115 Zusammenführen von Reservierungen Sie können mehrere einzelne Reservierungen zu einer gemeinsamen Reservierung zusammenfügen. Wählen Sie mehrere Zimmer/Gäste (per Doppelklick auf diese) aus und machen Sie anschließend einen Rechtsklick auf die Reservierung und wählen dann den Menüpunkt Reservierungen zusammenfügen. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: 1 2 (1) Wählen Sie hier die Gäste aus die zu einer Reservierung zusammengefügt werden sollen. 115

116 (2) Wählen Sie hier die Reservierung aus, unter der die in Bereich (1) ausgewählten Gäste zusammengefügt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den Button Markierte Gäste auf ausgewählte Reservierung zusammenführen. Jetzt werden die gewählten Reservierungen zu einer Reservierung zusammengeführt. 116

117 Einchecken Einchecken über Zimmerspiegel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Einchecken benötigt. Wählen Sie eine oder mehrere Zimmer aus (Doppelklick auf die Reservierungen, so das diese schwarz markiert dargestellt werden) und machen Sie anschließend einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Klicken Sie auf den Menüpunkt einchecken um das ausgewählte Zimmer einzuchecken. Anschließend wird das Zimmer, durch eine andere Farbe, als eingecheckt angezeigt: Die Farbe für einen eingecheckten Gast kann bei Ihnen eine andere sein (je nach Einstellung). Welche Farbe bei Ihnen einstellt ist erfahren Sie in der Zimmerspiegellegende. Wenn Sie Zimmerkarten (Magnetkarten zum Öffnen der Hotelzimmer anstelle von Schlüsseln, mehr Informationen entnehmen Sie Kapitel ) verwenden, wird das Fenster zum Erstellen der Zimmerkarte eingeblendet. Das Fenster zum erstellen einer Zimmerkarte wird Kapitel beschrieben. 117

118 Einchecken über Menü- oder Buttonleiste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Check-In (für Menüleiste) und/oder Check-In aus Reservierung (für Buttonleiste) benötigt. Menüleiste Buttonleiste Klicken Sie in der Menüleiste auf Frontoffice und anschließend auf den Menüpunkt CHECK- IN Klicken Sie auf den Button oder auf den Pfeil neben dem Button und wählen Sie den Menüpunkt Aus Reservierung. Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt: (1) Wählen Sie hier eine Reservierung aus. Wenn Sie eine komplette Reservierung mit allen Zimmern einchecken wollen (z.b. eine Reisegruppe mit 5 Zimmern), wählen Sie die Reservierung hier aus und klicken Sie auf den Button. Wenn Sie Zimmerkarten (Magnetkarten zum Öffnen der Hotelzimmer anstelle von Schlüsseln, mehr Informationen entnehmen Sie Kapitel ) verwenden dann wird das Fenster zum Erstellen der Zimmerkarte eingeblendet. Das Fenster zum erstellen einer Zimmerkarte wird Kapitel beschrieben. 118

119 (2) Wählen Sie hier ein Zimmer aus. Wenn Sie das ausgewählte Zimmer einchecken wollen, klicken Sie auf den Button. (3) Hier können Sie nach Reservierungen suchen bzw. die Kriterien für die angezeigten Reservierungen definierensie können z.b. mit dem Feld Alle ab Anreisedatum einstellen das alle Reservierungen ab einem bestimmten Datum angezeigt werden sollen. Um die Anzeige zu aktualisieren klicken Sie auf den Button. (4) Hier werden Informationen zur aktuell gewählten Reservierung bzw. Zimmer angezeigt. Mit dem Button können Sie sich zusätzliche Informationen zu einer Reservierung anzeigen lassen. Das Fenster können Sie über den Button schließen Frühzeitiges einchecken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Einchecken benötigt. Es ist ebenfalls möglich eine Reservierung, vor dem geplanten Anreisedatum, einzuchecken. 119

120 Wählen Sie eine oder mehrere Gäste aus (Doppelklick auf die Reservierungen, so das diese schwarz markiert dargestellt werden), machen Sie anschließend einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel und wählen Sie den Menüpunkt einchecken. Anschließend wird folgende Meldung angezeigt: Hier können Sie nun angeben wie die Reservierung verändert werden soll. Ursprüngliche Reservierung Für heute, mit ursprünglichem Abreisedatum Die Reservierung wird um die Anzahl der Tage, die früher angereist wurde, verlängert. Für heute, mit gleichbleibender Übernachtungszahl Die Reservierung wird auf das Arbeitsdatum verschoben. Die Aufenthaltsdauer bleibt dieselbe. Wählen Sie eine der Optionen und klicken Sie auf den Button OK. Nun wird die Reservierung verlängert bzw. verschoben und eingecheckt. Wenn Sie Zimmerkarten (Magnetkarten zum Öffnen der Hotelzimmer anstelle von Schlüsseln, mehr Informationen entnehmen Sie Kapitel ) verwenden dann wird das Fenster zum Erstellen der Zimmerkarte eingeblendet. Das Fenster zum erstellen einer Zimmerkarte wird Kapitel beschrieben. 120

121 Nachträgliches einchecken Um diese Funktion zu verwenden, muss diese in den Firmendaten (Siehe Kapitel ) aktiviert werden. Wenn die Funktion aktiviert ist, können Sie z.b. No-Shows (nicht angereiste Gäste) nachträglich einchecken. Dann kann das Personal diese Reservierung am nächsten Tag nachträglich einchecken, falls der Gast nach der Rezeptionszeit anreist. Wählen Sie die Reservierung aus, die Sie rückwirkend einchecken wollen (Doppelklick auf die Reservierung, so das diese schwarz straffiert dargestellt wird), machen Sie anschließend einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel und wählen Sie den Menüpunkt einchecken. Anschließend wird folgende Meldung angezeigt: Wählen Sie das Feld Rückwirkend um den Gast rückwirkend einzuchecken. Wenn Sie Zimmerkarten (Magnetkarten zum Öffnen der Hotelzimmer anstelle von Schlüsseln, mehr Informationen entnehmen Sie Kapitel ) verwenden dann wird das Fenster zum Erstellen der Zimmerkarte eingeblendet. Das Fenster zum erstellen einer Zimmerkarte wird Kapitel beschrieben. Erstellte Listen über Anreisen, Leistungsvorschauen usw. müssen eventuell neu erstellt werden! 121

122 Einchecken rückgängig Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Check-In rückgängig benötigt. Mit dieser Funktion können Sie das Check-In eines Zimmers wieder rückgängig machen. Diese Funktion kann verwendet werden, Sie versehentlich das falsche Zimmer eingecheckt haben. Die Funktion kann nur solange benutzt werden wie das Anreisedatum gleich dem Arbeitsdatum ist und noch keine Artikel oder Leistungen gebucht wurden. Wählen Sie einen Gast aus (Doppelklick auf die Reservierung), machen Sie dann einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel und wählen Sie den Menüpunkt Check-In rückgängig. Anschließend wird die Reservierung wieder als nicht eingecheckt angezeigt. 122

123 Reservierungskonten Auf die Konten werden sämtliche Leistungen, die der Gast in Anspruch nimmt, gebucht. Bei der Abreise kann jedes Konto getrennt abgerechnet werden. Zu einer Reservierung gibt es mindestens 2 Konten. Auf diese Konten werden die Tages- und Gruppenleistungen sowie Artikel gebucht. Beim auschecken können dann alle Konten getrennt abgerechnet werden. Es gibt folgende Kontengruppen: - Besteller (z.b. Reiseunternehmen, Firma) - Gast (z.b. Kunde des Reiseunternehmens, Firmenmitarbeiter) Optional - Gruppe (z.b. Gruppenkonto einer Reisegruppe) Jede Kontogruppe kann mehrere Konten haben z.b. das Konto Gast: Wenn ein Gast zwei Rechnungen möchte. Eine für das Hotelzimmer und eine für zusätzliche Leistungen wie z.b. Pay- TV oder Minibar) Leistungen Um Leistungen bearbeiten zu können, wählen Sie eine Reservierung aus (Doppelklick auf die Reservierung) und machen Sie einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel: Wählen Sie den Menüpunkt Konto aus oder drücken Sie die Tastenkombination Alt+K. Wenn Sie zuvor über den Button eine Reservierung ausgewählt haben dann können Sie sich auch alle Gastkonten einer Reservierung anzeigen lassen. 123

124 Alternativ: - Sie können in der Kontoverwaltung (Siehe Kapitel ) eine Reservierung und ein Konto auswählen und anschließend dann auf den Button klicken. - Sie können das Fenster über die Buttonleiste öffnen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben dem Button. Es öffnet sich folgendes Menü: Wählen Sie den Menüpunkt Leistungen buchen. Es öffnet sich folgende Fenster: Geben Sie, in das Feld Zimmer, eine Zimmernummer ein oder klicken Sie auf den Button Suchen und wählen ein Zimmer (Doppelklick auf das Zimmer) aus der Liste aus. Es öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier werden Informationen zur aktuellen Reservierung angezeigt. 124

125 (2) Hier werden die verfügbaren Konten der Kontogruppen Gast (Gast), des Bestellers (Best.) und Optional der Gruppe (Gruppe). Wählen Sie ein Konto aus um die gebuchten Leistungen, auf diesem Konto, anzuzeigen. Das ausgewählte Konto wird grau hinterlegt. (3) Hier können Sie neue Leistungen buchen. Siehe Kapitel (4) Hier werden die Leistungen, des in Bereich (2) gewählten Kontos, angezeigt Konto hinzufügen Mit dem Button hinzugefügt werden., kann ein neues Konto zu der aktuell gewählten Kontogruppe Tagesleistungen im Voraus buchen Normalerweise werden die Tagesleistungen eines Tages mit dem Tagesabschluss gebucht. Mit dem Button können Sie jedoch veranlassen dass alle Tagesleistungen, bis zum Abreisetag, gebucht werden. Dies ist dann sinnvoll wenn der Gast schon vor Rezeptionsbeginn abreisen möchte. Der Gast kann dann am Vortag die Rechnung bezahlen. 125

126 Leistung löschen / stornieren Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Leistungen stornieren, Buchungen stornieren benötigt. Um eine Leistung zu stornieren, wählen Sie ein Konto aus. Anschließend wählen Sie die Leistung aus die Sie stornieren möchten und klicken auf den Button. - Eingegebene Leistungen die noch nicht gebucht wurden Leistungen die Sie grade eingegeben haben und noch nicht gebucht wurden (grünes Symbol bei Artikelnummer), können mit dem Button wieder gelöscht werden. Z.B. wenn Sie bei der Eingabe der Daten einen Fehler gemacht haben. - Leistungen die bereits gebucht wurden Leistungen die bereits gebucht wurden (rotes Symbol bei Artikelnummer), können mit dem Button storniert werden. Sie können auch mehrere Leistungen auswählen. Halten Sie dafür die Taste Strg gedrückt und wählen Sie die Artikel mit der Maus aus. Nachdem Sie auf den Button geklickt haben, werden Sie gefragt ob die bereits gewählten Leistungen wirklich storniert werden soll. Wählen Sie Ja oder Ja für Alle (wenn Sie mehrere gebucht haben) um das Stornieren durchzuführen. Nach dem Stornieren werden die Artikel als storniert markiert und mit einem gelben Symbol (bei der Artikelnummer) angezeigt. Sie können sich, wie im Kapitel beschrieben, eine Stornoliste ausgeben lassen. 126

127 Leistungen buchen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Leistung buchen benötigt. Wählen Sie ein Konto aus auf das Sie die neue Leistung buchen wollen. 127

128 Sie können verschiedenen Arten von Leistungen buchen: - Artikel (Einstellungen in Kapitel 4.4.) Geben Sie in das Feld Artikel Nr. die Artikelnummer des Artikels ein den Sie buchen wollen. Alternativ können Sie mit dem Button, einen Artikel aus der Datenbank auswählen: Wählen Sie einen Artikel aus und klicken Sie auf Übernehmen. Mit den Feldern Bezeichnung, Artikel-Nr. und Hauptgruppe können Sie die Liste der Artikel nach bestimmten Kriterien filtern, z.b. nur Artikel einer Hauptgruppe oder Artikel die das Wort Cola beinhalten. Wenn Sie einen Artikel eingegeben haben dann geben Sie noch, im Feld Anzahl, die Anzahl der Artikel an. Wenn das Feld Einzelpreis rot unterlegt ist dann kann der Preis des Artikels nicht geändert werden. Ansonsten kann hier auch ein abweichender Preis eingetragen werden. - Preisklasse (Einstellungen in Kapitel ) Wählen Sie eine Preisklasse aus. Anschließend geben Sie in das Feld Anzahl die Anzahl der Preisklassen ein, die sie buchen wollen. - Gastauslage Geben Sie im Feld Einzelpreis die Summe der Gastauslage ein. 128

129 - Trinkgeld Geben Sie im Feld Einzelpreis die Summe des Trinkgeldes ein. - Gutschein Mit diesem Feld können Sie einen Gutschein einlösen. Dieser wird dann als Gutschrift auf das Konto gebucht. Wählen Sie mit dem Button einen Gutschein aus oder geben Sie direkt die Gutscheinnummer ein. Anschließend werden die Daten des Gutscheins geladen. Jetzt können Sie im Feld Betrag einlösen angeben, welche Summe des Gutscheins eingelöst werden soll. Wird nur ein Teilbetrag des Gutscheins eingelöst (z.b. 5 von 10 ) so wird ein Folgegutschein mit dem Restbetrag gedruckt. 129

130 - á conto Zahlung Unter einer á conto Zahlung versteht man eine Zahlung im Voraus. Z.B. Soll der Gast bei der Anreise eine Vorzahlung von 50 Euro leisten, so wird diese hierrüber eingegeben. Zunächst werden Sie nach der Zahlart gefragt. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Wenn die Zahlung erfolgreich war dann wird wie folgt weiterverfahren: Anschließend können Sie, im Feld Einzelpreis, die Summe der Anzahlung festlegen. Wenn Sie bei der Einstellung Zahlart die Zahlart Terminalzahlung verwendet haben, und Sie die Terminalzahlung für diesen Arbeitsplatz aktiviert haben, dann wird die Rechnung beim speichern über das Kartenterminal abgerechnet. Hierfür öffnet sich das Kartenterminal- Fenster: Eine genaue Beschreibung des Handling mit dem Kartenterminal, entnehmen Sie bitte dem Kapitel

131 Wenn Sie die Eingaben für ihre Leistung vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button. Jetzt wird die Leistung in das Konto geschrieben. Erst mit dem Beenden des Fensters wird die Leistung gebucht. Für die Leistung á conto Leistung kann mit dem Button Vorauszahlung gedruckt werden. eine Quittung für die Quittung drucken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Quittung drucken benötigt. Mit dem Button können Sie für die grade eingegebenen a conto-zahlungen eine Quittung ausgeben. Klicken Sie auf den Button : Hier können Sie nun die Quittung ausdrucken oder nach Word exportieren. 131

132 Beispiel einer Quittung: 132

133 Fremdleistungen/Hotelbuchungen von MaxiKass Wenn Sie in Ihrem Hotel, mit angeschlossenem Restaurant, Hotcheck und MaxiKass verwenden. Dann ist es möglich die Restaurant-Rechnung per Hotelbuchung auf das Reservierungskonto zu übertragen. Die von MaxiKass gebuchten Artikel kann man an der Spalte Kasse erkennen. 133

134 Verschieben von Leistungen - Alle Leistungen eines Kontos verschieben Mit dieser Funktion können Sie alle Leistungen eines Kontos z.b. vom Gast zum Besteller verschieben. Eine mögliche Anwendung wäre z.b. wenn zum Zeitpunkt der Bestellung gesagt wurde das der Besteller das Zimmer zahlt und die Extras der Gast selber. Wenn sich nun der Besteller zu einem späteren Zeitpunkt um entscheidet und sagt das er alle zahlt dann können alle Leistungen des Gastkontos zum Besteller verschoben werden. Konto auswählen und linke Maustaste drücken und gedrückt halten. Maus zum Konto bewegen auf das die Leistungen gebucht werden sollen (Mauszeiger: ). Wenn Sie über dem anderen Konto sind (Mauszeiger: ), dann linke Maustaste loslassen. 134

135 - Einzelne Leistungen eines Kontos umbuchen Mit dieser Funktion können Sie einzelne Leistungen eines Kontos z.b. von einem Gast zum anderen Gast einer Reservierung verschieben. Eine mögliche Anwendung wäre z.b. wenn der eine Gast das Bier vom Vorabend des anderen Gastes übernehmen möchte. Leistung auswählen und linke Maustaste drücken und gedrückt halten. Maus zum Konto bewegen auf das die Leistung gebucht werden sollen (Mauszeiger: ). Wenn Sie über dem Konto sind (Mauszeiger: ), dann linke Maustaste loslassen Adressdaten eines Kontos ändern Mit dem Button können Sie die Adressdaten des Kontos bearbeiten. Diese Adressdaten werden automatisch übernommen wenn Sie eine Rechnung erstellen. 135

136 Kontenverwaltung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kontenverwaltung benötigt. Um die Kontenverwaltung zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Frontoffice und anschließend auf den Menüpunkt Konten. Alternativ kann das Fenster über die Buttonleisten aufgerufen werden. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben dem Button. Es öffnet sich folgendes Menü: Wählen Sie den Menüpunkt Konten umbuchen. 136

137 Es öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier können Sie über die Optionsfelder Gäste, Besteller, Gruppen, Alle Gäste und Passanten wählen, welche Kontengruppe einer Reservierungen angezeigt werden sollen. Die blau dargestellte Reservierung ist die ausgewählte Reservierung. (1.1) Hier können Sie eine zweite Reservierung, mit eventuell anderer Kontogruppe, auswählen. (2) Hier werden alle verfügbaren Konten, der in Bereich (1) gewählten Reservierung und Kontogruppe, angezeigt. (2.1.) Hier werden alle verfügbaren Konten, der in Bereich (1.1) gewählten Reservierung und Kontogruppe, angezeigt. (3) Hier werden alle gebuchten Leistungen, des in Bereich (2) gewählten Kontos, angezeigt. (3.1.) Hier werden alle gebuchten Leistungen, des in Bereich (2.1) gewählten Kontos, angezeigt. 137

138 Leistungen eines Kontos verschieben Wählen Sie in der Kontenverwaltung, auf beiden Seiten, eine Reservierung und ein Konto aus. Jetzt können Sie per Drag&Drop die Leistungen von dem einen Konto zum anderen Konto verschieben: Leistung auswählen und linke Maustaste drücken und gedrückt halten. Maus nach rechts zum anderen Konto bewegen (Mauszeiger: ). Wenn Sie in dem anderen Konto sind (Mauszeiger: ), dann linke Maustaste loslassen. Die Leistung wurde nun vom einen ins andere Konto verschoben Neues Konto hinzufügen / löschen Mit dem Button können Sie bei der ausgewählten Reservierung ein Konto hinzufügen. Mit dem Button können Sie das aktuell ausgewählte Konto löschen. Das geht aber nur wenn keine Leistungen auf diesem Konto gebucht sind. 138

139 Konten einer Reservierung zusammenführen Mit dem Button können Sie mehrere Konten einer Reservierung zusammenführen: Wählen Sie eine Reservierung mit mehren Konten aus. Mit dem Button werden die vorhandenen Konten dann zusammengefügt Tagesleistungen im Voraus buchen Normalerweise werden die Tagesleistungen eines Tages mit dem Tagesabschluss (Siehe Kapitel 3.4.) gebucht. Mit dem Button können Sie jedoch veranlassen dass alle Tagesleistungen, bis zum Abreisetag, gebucht werden. Dies ist dann sinnvoll wenn ein Gast vor Rezeptionsbeginn abreisen will und die Rechnung einen Tag vorher bezahlen möchte Einem Gast einen anderen Besteller zuordnen Wählen Sie im Linken Feld (1) einen Gast aus und im Rechten Feld (1.1) einen Besteller. Klicken Sie nun auf den Button um den linken Gast dem rechten Besteller zuzuordnen. Die Zuordnung zwischen Gast und Besteller können Sie an der Spalte Res.Nr. erkennen. 139

140 Auschecken Auschecken über Zimmerspiegel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Auschecken benötigt. Wählen Sie eine Reservierung aus (Doppelklick auf die Reservierungen, so das diese schwarz markiert dargestellt werden) und machen Sie anschließend einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel. Jetzt öffnet sich folgendes Menü: Wählen Sie den Menüpunkt auschecken. Es erscheint folgende Meldung: Jetzt werden Sie gefragt ob Sie die Gastkonten abrechnen wollen. Wenn Sie auf den Button Ja klicken, wird das Kontoleistungsfenster geöffnet. Wie Sie die Rechnung erstellen, erfahren Sie in Kapitel ff. Wenn Sie auf den Button Nein klicken dann wird die Reservierung ausgecheckt und mit dem Symbol als unbezahlt markiert. 140

141 Sie können die Konten zu einem späteren Zeitpunkt über den Menüpunkt Konten abrechnen Auschecken über Menü- oder Buttonleiste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Check-out benötigt. Menüleiste Buttonleiste Klicken Sie in der Menüleiste auf Frontoffice und anschließend auf den Menüpunkt CHECK- OUT Klicken Sie auf den Button. 141

142 Anschließend wird folgendes Fenster angezeigt: Geben Sie in das Feld Zimmer die Nummer des Zimmers ein, welches Sie auschecken wollen und drücken Sie anschließend die Taste Enter. Alternativ können Sie mit dem Button ein Zimmer suchen und auswählen. Mit dem Button können Sie die Reservierung auschecken. Es erscheint folgende Meldung: Jetzt werden Sie gefragt ob Sie die Gastkonten abrechnen möchten. Wenn Sie auf den Button Ja klicken, wird das Kontoleistungsfenster geöffnet. Wie Sie die Rechnung erstellen erfahren Sie in Kapitel ff. Wenn Sie auf den Button Nein klicken, wird die Reservierung ausgecheckt und mit dem Symbol als unbezahlt markiert. Sie können die Konten zu einem späteren Zeitpunkt über den Menüpunkt Konten abrechnen. Mit dem Buttons, und, gelangen Sie in das Kontoleistungsfenster. 142

143 Frühzeitiges auschecken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Auschecken benötigt. Sie können auch Reservierungen vor dem geplanten Abreisedatum auschecken. Sie werden dann, mit folgender Meldung, darüber informiert das der Abreisetermin noch nicht erreicht ist. Wenn Sie auf den Button OK klicken, wird die Reservierung, auf das heutige Arbeitsdatum, verkürzt. Bereits im Voraus gebuchte Leistungen werden nicht storniert! Mit dem Button Abbrechen können Sie den Auscheckvorgang beenden. 143

144 Auschecken rückgängig Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Check-out rückgängig benötigt. Mit dieser Funktion können Sie das Check-Out einer Reservierung wieder rückgängig machen. Diese Funktion kann z.b. verwendet werden wenn Sie versehentlich die falsche Reservierung ausgecheckt haben. Die Funktion kann nur solange benutzt werden wie das Abreisedatum gleich dem Arbeitsdatum ist. Wählen Sie eine Reservierung aus (Doppelklick auf die Reservierung), machen Sie dann einen Rechtsklick in den Zimmerspiegel und wählen Sie den Menüpunkt Check-Out rückgängig. Anschließend wird die Reservierung wieder als eingecheckt angezeigt. 144

145 Konten abrechnen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Rechnungsdaten ändern, Kontenverwaltung benötigt Rechnung zu einem Konto erstellen Sie können eine Rechnung auf zwei Arten erstellen: - Kontenverwaltung (siehe Kapitel ) Wählen Sie eine Kontengruppe, eine Reservierung und ein Konto aus. Anschließend klicken Sie auf den Button um das gewählte Konto abzurechnen. 145

146 - Kontoleistungsfenster (siehe Kapitel oder ) Wählen Sie ein Konto aus und klicken Sie auf den Button um das gewählte Konto abzurechnen. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier können Sie eine Rechnungsadresse eintragen. Wenn Sie eine neue Adresse eintragen dann kann diese über den Button In Stammdaten speichern in die Datenbank gespeichert werden. Wenn Sie eine Adresse aus der Datenbank aufrufen wollen dann klicken Sie auf den Button. Jetzt öffnet sich das Adressensuchfenster. 146

147 (2) Hier können Sie Einstellungen zur Rechnung vornehmen. - Anzahl der Ausdrucke Geben Sie hier an wie viele Rechnungsausdrucke erstellt werden sollen. - Gastabrechnung Hier können Sie angeben wie die Posten sortiert werden sollen. - Auflistung nach Guestcheck + Präfix Hier können Sie mit dem Feld Guestcheck angeben, dass Hotelbuchungen vom Restaurant (Maxikass) gruppiert nach Rechnungsnummer (Hacken gesetzt) oder einzeln aufgeführt (Hacken nicht gesetzt) ausgeben werden sollen. Wenn Sie das Feld aktivieren, können Sie mit dem Feld Präfix noch einen optionalen Text eingeben der vor die Rechnungsnummer geschrieben wird z.b. Restaurant-Rechnung. z.b. Feld deaktiviert: z.b. Feld aktiviert mit Präfix Restaurant-Rechnung Päfix - Leistungsauflistung Hier können Sie angeben, wie die einzelnen Leistungen dargestellt werden sollen. - Telefonliste drucken Hier können Sie angeben ob Sie zusätzlich zur Rechnung eine Telefonliste drucken wollen. Diese sieht wie folgt aus: Diese kann auch nachträglich ausgedruckt werden. (Siehe Kapitel ) - Vorlage Vorlage für die Telefonliste 147

148 (3) Hier werden die Rechnungsdaten dargestellt. Mit den Button? neben den einzelnen Beträgen, kann man sich die Posten anzeigen lassen aus denen eine Summe errechnet wird. z.b. für Rechnungsbetrag: Weitere Felder sind: - Zahlart Hier können Sie angeben wie die Rechnung bezahlt wird. Das Anlegen von Zahlarten wird in Kapitel 4.6. beschrieben. - Zahlung splitten Mit diesem Button können Sie den Gesamtbetrag auf mehrere Zahlarten aufteilen. Hier können Sie bis zu 4 Zahlarten auswählen. Dieses Fenster können Sie auch verwenden wenn der Rechnungsbetrag teilweise oder ganz in einer anderen Währung bezahlt wird. Das Anlegen von Fremdwährungen wird in Kapitel beschrieben. - Fremdbuchungen gruppieren Hiermit können Sie angeben das alle Fremdbuchung (von MaxiKass) gruppiert dargestellt werden sollen. 148

149 - MwSt-Ändern Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht MwSt-Sätze der Rechnung ändern benötigt. Mit diesem Button können Sie die MwSt., der Artikel Hauptgruppen, ändern. Hier werden nun alle Hauptgruppen angezeigt, aus denen Artikel gebucht wurden. Mit dem Feld Neu % Satz können Sie einen neuen MwSt.-Schlüssel für eine Hauptgruppe festlegen. Klicken Sie auf den Button Speichern um die Änderungen zu übernehmen. Dies wird z.b. in sozialen Einrichtungen benötigt. Buttonleiste: Mit diesem Button können Sie sich eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen. Mit diesem Button können Sie die Rechnung ausdrucken. Mit diesem Button können Sie einen Drucker auswählen. Mit diesem Button kann die Rechnung nach Word exportiert werden. Mit diesem Button können Sie die Rechnung buchen ohne Sie auszudrucken. Mit diesem Button wird das Fenster geschlossen. WICHTIG: Die Rechnung wird nur im System gespeichert wenn die Buchen-Meldung mit Ja beantwortet wird. Wenn Sie z.b. eine Rechnung drucken dann muss sichergestellt werden dass diese auch gebucht wird da die Rechnung sonst verworfen wird. 149

150 Wenn Sie bei der Einstellung Zahlart die Zahlart Terminalzahlung verwendet haben, und Sie die Terminalzahlung für diesen Arbeitsplatz aktiviert haben, dann wird die Rechnung über das Kartenterminal abgerechnet. Hierfür öffnet sich das Kartenterminal-Fenster: Eine genaue Beschreibung des Handling mit dem Kartenterminal, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Beispiel einer Rechnung (Standardrechnung mit Kopf): 150

151 Altes Konto Neues Konto Benutzerhandbuch Teilrechnung erstellen Um nur ein Teil eines Kontos abzurechnen gehen Sie wie folgt vor: - Öffnen Sie die Kontenverwaltung (siehe Kapitel ) - Wählen Sie das Konto, von dem Sie ein Teil abrechnen wollen - Legen Sie ein neues Konto an (siehe Kapitel ) - Wählen Sie auf der anderen Hälfte, des Bildschirmes, das neue Konto aus: - Verschieben Sie Leistungen, die Sie abrechnen wollen, von dem alten Konto auf das neue Konto (siehe Kapitel ) - Rechnen Sie das neue Konto ab (siehe Kapitel ) 151

152 3.4. Tagesabschluss Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Tagesabschluss benötigt. Der Tagesabschluss wird am Ende eines Arbeitstages durchgeführt. Mit ihm kann der Tagesbericht gedruckt werden und das Arbeitsdatum auf den nächsten Tag gesetzt werden. WICHTIG: Der Tagesabschluss kann nicht wieder rückgängig gemacht werden! Um den Tagesabschluss durchzuführen klicken Sie im Menü auf Backoffice und anschließend auf den Menüpunkt Tagesabschluss : Wenn noch Reservierungen vorhanden sind, die heute anreisen sollten aber nicht eingecheckt sind, dann wird folgendes Fenster angezeigt: (1) Hier werden die offenen Reservierungen angezeigt. (2) Wählen Sie im Bereich (1) die Reservierungen aus die sich einchecken oder als nicht angereist markieren wollen. Mit dem Button Alle auswählen können Sie alle Einträge in der Liste auswählen. Mit dem Button Auswahl aufheben können Sie alle deaktivieren. - Ausgewählte Gäste einchecken Mir diesem Button können Sie die ausgewählten Reservierungen einchecken. Dies ist z.b. sinnvoll wenn der Gast angereist ist aber versäumt wurde die Reservierung einzuchecken. - Ausgewählte Gäste nicht angereist Mit diesem Button können Sie die Reservierungen als nicht angereist markieren, diese werden im Zimmerspiegel dann als No-Show 22 angezeigt. 22 Eine Erklärung für No Show finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 152

153 (3) Mit diesem Button können Sie den Tagesabschluss abbrechen. Das Selbe Fenster wird für Reservierungen angezeigt, die heute hätten abreisen sollen aber noch nicht ausgecheckt sind. Hier kann die Reservierung dann verlängert werden. Wenn Sie alle offenen Reservierungsvorgänge angepasst haben, wird mit dem Tagesabschluss fortgefahren. Es wird dann folgendes Fenster angezeigt. - Kassenbuch auf 0 stellen Mit diesem Feld können Sie angeben das, das Kassenbuch auf 0 gestellt werden soll. Das ist dann sinnvoll wenn Sie den kompletten Inhalt der Barkasse auf ihr Firmenkonto einzahlen. - Tagesbericht drucken Mit diesem Feld können Sie angeben ob gleichzeitig zum Tagesabschluss auch ein Tagesbericht gedruckt werden soll. Diesen sollten Sie immer durchführen. Klicken Sie auf den Button Ausführen um den Tagesabschluss durchzuführen. Um den Tagesabschluss abzubrechen, klicken Sie auf den Button Abbrechen. Jetzt wird folgende Meldung angezeigt: Diese Informiert nochmal darüber das, das Arbeitsdatum nun um einen Tag weitergeschaltet wird. Wenn Sie den Tagesabschluss nun durchführen wollen, klicken Sie auf den Button Ja ansonsten auf Nein. 153

154 Wenn Sie einem Terminal als Abschlagkasse die Hotcheckkasse zugeordnet haben, dann wird der Terminal-Kassenabschlag mit dem Tagesabschluss durchgeführt. Es öffnet sich dann das Terminalfenster. Wenn der Kassenabschlag durchgeführt wurde, wird ein Beleg auf dem Drucker ausgegeben. Je nach Einstellung werden eventuell mehre Terminalabschläge durchgeführt. Jetzt werden die Tagesleistungen der eingecheckten Reservierungen, für das heutige Arbeitsdatum, gebucht. Auf Wunsch kann, mit dem Tagesabschluss, eine Reihe von Listen automatisch mit erstellt werden. Lesen Sie hierfür Kapitel

155 Beispiel eines Tagesberichtes:

156 (1) Aufstellung nach Summen In diesem Bereich bekommen Sie eine Übersicht darüber, wie sich die Summe zusammensetzt. (2) Zahlwege In diesem Bereich wird aufgeführt wie die einzelnen Beträge bezahlt wurden. (3) Aufteilung nach Kassen - Kassenumsätze Hier wird aufgeführt, welche Kasse welche Umsätze erwirtschaftet hat. - Restanten Hier wird aufgeführt welche Beträge als Hotelbuchung an das Hotel übertragen wurden. Bei Hotelbuchungen sind Hotel und Restaurant eine Firma und die MwSt. berechnet das Hotel in diesem Fall ab. - Fremdleistungen Hier wird aufgeführt welche Beträge als Fremdleistung an das Hotel übertragen wurden. Bei Fremdleistungen sind Hotel und Restaurant unterschiedliche Firmen. Das Hotel rechnet den Fremdleistungsbetrag mit dem Gast ab und überweist dem Restaurant anschließend den Fremdleistungsbetrag. Die MwSt. führt das Restaurant dann ab. (4) Gesamtsummen - Gesamtsumme Hier wird die Summe aller gebongten und stornierten Artikel angegeben. - Stornos Hier wird angegeben welcher Mitarbeiter welche Summen storniert hat. Eine detailliertere Stornoliste finden Sie in Kapitel und Debitor- und Hotelrechnungen Hier werden Debitor-, Passantenrechnungen (Siehe Kapitel ) und Gutschriften aufgelistet. - Berechnete Umsatzgruppen (Hauptgruppen) Hier werden die Summen der einzelnen Hauptgruppen aufgeführt. Logis sind die berechneten Preisklassen. - Berechnete Untergruppen Hier werden die Untergruppen und Preisklassen mit ihren einzelnen Umsätzen aufgeführt. - Offene Konten Hier werden Offene, nicht abgerechnete, Konten angezeigt. (Siehe Kapitel ) - Barkassenbestand Hier wird der aktuelle Saldo des Kassenbuches aufgeführt. (Siehe Kapitel ) 156

157 3.5. Sonstiges Offene Konten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Offene Konten benötigt. Mit dem Fernster Offene Konten können Sie sich alle unbezahlten Konten (von bereits abgereisten Gästen oder Rechnungsstornos) anzeigen lassen. Wenn ein Gast noch ein unbezahltes Konto hat dann wird das Symbol darauf angezeigt: Um dieses Fenster Offene Konten zu öffnen, klicken Sie im Menü Frontoffice auf den Menüpunkt Offene Konten. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: 157

158 Wählen Sie ein offenes Konto aus und klicken Sie auf den Button Leistung buchen. Jetzt öffnet sich das Fenster Leistungen buchen : Mit dem Button können Sie die Rechnung zum ausgewählten Konto erstellen (Siehe Kapitel für genauere Informationen). 158

159 Rechnungsdaten ändern / Rechnung nachdrucken Um Rechnungsdaten (z.b. Zahlart, Rechnungsadresse, ) nachträglich zu ändern oder eine Rechnung nachzudrucken, klicken Sie im Menü auf Frontoffice und dann auf den Menüpunkt Rechnungsdaten ändern. Alternativ hierzu können Sie auf den Pfeil neben dem Button. Es öffnet sich folgendes Menü: Klicken Sie auf den Menüpunkt Rechnungsdaten ändern. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Mit den Feldern Von, Bis, Kasse und Rechnungsnummer können Sie gezielt nach bestimmten Rechnungen suchen. Geben Sie dafür ihre Suchparameter ein und klicken Sie auf den Button. 159

160 Wählen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie zum öffnen der Rechnung auf den Button. Jetzt öffnet sich das Rechnungsfenster: Hier können Sie nun Die Rechnungsdaten ändern und neu drucken. Dies ist nur bis zum Tagesabschluss möglich. Eine genaue Beschreibung des Fensters finden Sie in Kapitel

161 Rechnung stornieren / zurückholen / Gutschrift Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Button. Es öffnet sich folgendes Menü. Klicken Sie auf den Menüpunkt Rechnung stornieren. Es öffnet sich folgendes Fenster: - Rechnung suchen Mit den Feldern Kurzname, Rechnungs-Nr. und Kalenderjahr können Sie nach einer Rechnung suchen, die Sie stornieren wollen. - Rechnung auswählen Geben Sie in die Felder Von und Bis den Zeitraum an, von dem Sie die Rechnungen angezeigt bekommen wollen. Wählen Sie eine Rechnung aus und klicken Sie auf den Button. Sie werden gefragt ob Sie die Rechnung wirklich stornieren wollen: 161

162 Wenn Die Rechnung mit dem Kartenterminal bezahlt wurde dann muß zunächst die Kartenzahlung storniert werden. WICHTIG: Zum stornieren wird eventuell die Karte des Kunden/Gastes benötigt. Es wird dann folgende Meldung angezeigt: Wenn Sie auf den Button Ja klicken, wird die Terminalzahlung storniert. Das Handling mit dem Kartenterminal beim stornieren unterscheidet sich nur geringfügig vom bezahlen mit dem Kartenterminal. Eine genaue Beschreibung über das Handling beim Bezahlen über das Kartenterminal können Sie in Kapitel nachlesen. Das Handling des stornierens identisch. Anschließend wird das Gutschriften-Fenster angezeigt, welches dem Rechnungsfenster gleicht. Hier können Sie nun die Gutschrift ausdrucken: 162

163 Anschließend werden die Rechnungsartikel einem Neuen Konto zugeordnet. Sie werden gefragt ob Sie das Konto angezeigt haben wollen: Wenn Sie auf den Button Konto bearbeiten klicken, öffnet sich das Kontofenster und Sie können z.b. weitere Artikel hinzu buchen und eine neue Rechnung erstellen. Oder Sie stornieren alle Artikel auf diesem Konto und rechnen das Konto dann ab. So bekommt der Kunde eine Gutschrift und die Rechnung ist komplett storniert. Wenn Sie auf den Button Beenden klicken dann wird das Fenster geschlossen. Es existiert dann ein Offenes Konto welches Sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können. (Siehe Kapitel ) Beispiel einer Gutschrift: Rechnungsnummer für die eine Gutschrift erstellt wurde 163

164 Passantenrechnung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Passantenrechnung benötigt. Mit der Passantenrechnung können Sie Rechnungen für Kunden erstellen, die nicht in ihrem Hotel übernachten. Ein Beispiel wäre wenn Sie Stadtpläne verkaufen. Ein Passant kommt nun ins Hotel und möchte einen Stadtplan kaufen. So können Sie mit dieser Funktion eine Passantenrechnung erstellen. Bei Passantenrechnungen können nur Artikel gebucht werden, keine Preisklassen. Klicken Sie hierfür im Menü auf Frontoffice und anschließend auf Passantenrechung. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier können Sie die Rechnungsadresse des Passanten angeben. Mit dem Button können Sie eine Adresse aus Ihrer Datenbank suchen und einfügen. (2) Hier können Sie die Artikeldaten, des Artikels den Sie buchen wollen, eingeben. Geben Sie die Artikelnummer ein oder klicken Sie auf den Button um nach einen Artikel zu suchen. Geben Sie zusätzlich noch die Anzahl des Artikels an. Mit dem Button wird der Artikel übernommen und Sie können weitere Artikel buchen. 164

165 (3) Hier werden alle Artikel angezeigt die Sie bisher gebucht haben. Wenn Sie einen Artikel auswählen dann verändert sich die Menüleiste. Mit dem Button können Sie den ausgewählten Artikel wieder löschen. Mit dem Button können Sie den Artikel bearbeiten z.b. die Anzahl ändern. 165

166 Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf den Button Rechnungsfenster:. Jetzt öffnet sich das Hier können Sie nun die Rechnung drucken. Eine genaue Beschreibung des Fensters finden Sie in Kapitel Klicken Sie auf den Button um die Rechnung zu erstellen. Wenn Sie bei der Einstellung Zahlart die Zahlart Terminalzahlung verwendet haben, und Sie die Terminalzahlung für diesen Arbeitsplatz aktiviert haben, dann wird die Rechnung über das Kartenterminal abgerechnet. Hierfür öffnet sich das Kartenterminal-Fenster: Eine genaue Beschreibung des Handling mit dem Kartenterminal, entnehmen Sie bitte dem Kapitel

167 Prospektanfrage Mit der Funktion Prospektanfrage können automatisch Anschreiben für die Versendung von Prospekten generiert werden. Klicken Sie in der Menüleiste auf Frontoffice und anschließend auf den Menüpunkt Prospektanfrage. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie nun die Adressdaten des Interessenten eintragen und mit dem Button in die Stammdaten eintragen. Mit dem Button Stammdaten übernehmen. können Sie Adressdaten aus Ihren - Vorlage Wählen Sie hier die Vorlage aus, die als Basis der Prospektanfrage dienen soll. - Anfrage Wie Geben Sie hier an, wieder der Interessent die Prospektanfrage gestellt hat. - Individueller Text Hier können Sie der Prospektanfrage noch einen individuellen Text hinzufügen. 167

168 Mit dem Button kann eine Vorschau des Schreibens angezeigt werden. Mit dem Button wird das Schreiben nach Word exportiert um es eventuell weiter zu bearbeiten oder zu speichern. Mit dem Button Schreiben mit dem Button ausgegeben werden soll. wird ein Drucker ausgewählt auf dem das 168

169 Gutscheine Ausgeben Um einen Gutschein auszugeben klicken Sie im Menü auf Frontoffice, anschließend auf den Menüpunkt Gutscheine und auf Gutschein ausgeben. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: - Gültigkeit Geben Sie hier an, wie lange der Gutschein gültig sein soll. Bei öffnen des Fensters steht der Wert auf dem eingestellten Standardwert. - Kurzname Geben Sie hier den Kurznamen des Gutscheininhabers an. Mit dem Button können Sie einen Gast aus den Stammdaten auswählen. - Vermittler Hier können Sie optional einen Vermittler eintragen. - Übertragbar Hiermit können Sie angeben ob der Gutschein übertragbar sein soll oder nicht. - Zahlart Geben Sie hier die Zahlart an mit der der Gutschein bezahl wird. - Betrag Geben Sie hier den Betrag an über den der Gutschein ausgestellt werden soll. 169

170 Mit dem Button Mit dem Button wird der Gutschein in die Datenbank gespeichert. kann der Gutschein ausgedruckt werden. Wenn Sie bei der Einstellung Zahlart die Zahlart TERM verwendet haben, und Sie die Terminalzahlung für diesen Arbeitsplatz aktiviert haben, dann wird die Rechnung über das Kartenterminal abgerechnet. Hierfür öffnet sich das Kartenterminal-Fenster: Eine genaue Beschreibung des Handling mit dem Kartenterminal, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Anmerkung: Ein Gutschein ist kein Umsatz, darum wird dieser in der Abrechnung separat aufgeführt. 170

171 Nachdrucken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Bereits gedruckte Gutscheine nachdrucken bzw. Noch nicht gedruckte Gutscheine nachdrucken benötigt. Um einen Gutschein nachzudrucken klicken Sie im Menü auf Frontoffice, anschließend auf den Menüpunkt Gutscheine und auf Gutschein nachdrucken. Anschließend öffnet sich folgendes Fenster: Geben Sie in die Felder Rechnungsnummer, Kurzname oder Gutschein Nr. einen Suchwert ein und klicken Sie auf dem Button Neue Suche. Um einen Gutschein nachzudrucken, wählen Sie den Gutschein aus und klicken Sie auf den Button Drucken. 171

172 Hausstatus Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Hausstatus benötigt. Mit der Funktion Hausstatus können Sie sich den Status des Hotels, eines bestimmten Tages, anzeigen lassen. Hierfür klicken Sie in der Menüleiste auf den Menüpunkt Hausstatus. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Hier kann nun der Tag ausgewählt werden, für den der Hausstatus angezeigt werden soll. 172

173 Einen Ausdruck per verschicken Es ist in Hotcheck möglich alle Ausdrucke per zu versenden. Z.B. Reservierungsbestätigungen, Anfragen, Listen und Statistiken,.. Hierfür muss der -Drucker eingerichtet sein (Siehe Kapitel ff.). Wenn Sie einen Ausdruck vornehmen können dann gibt es in der Menüleiste den Button Dru. Ausw.. Klicken Sie auf diesen Button und wählen Sie im anschließenden Menü den Hotcheck Drucker aus: Klicken Sie anschließend auf den Button Drucken. 173

174 Jetzt wird die PDF-Datei erstellt und anschließend an eine neue angehängt: PDF hat den Vorteil dass diese sicherer vor Manipulationen sind. Jetzt können Sie noch eventuelle Änderungen vornehmen oder die direkt versenden. 174

175 Telefondaten buchen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Telefon buchen benötigt. Um Telefondaten zu buchen klicken Sie im Menü auf Frontoffice, anschließend auf den Menüpunkt Telefondaten buchen. Standardmäßig werden die Telefondaten der Hotelzimmer automatisch auf dem entsprechenden Konto der Reservierung verbucht. Es kann aber vorkommen das Gäste von einem anderen Telefon als dem auf Ihrem Zimmer telefonieren. Z.B. Sie haben mehrere Telefone in der Lobby stehen. Jetzt möchte ein Gast ein Telefonat von der Lobby aus führen. Anschließend können Sie die Einheiten dieses Telefons auf ein Hotelzimmer verbuchen. - Nebenstelle Wenn Sie die Nebenstelle des Telefons kennen dann können Sie diese hier angeben. Dann werden nur Buchungen angezeigt die von dieser Nebenstelle gekommen sind. - Von / Bis Hier können Sie einen Zeitraum angeben aus dem Sie die Buchungen angezeigt haben wollen. - Alle Telefondaten / Noch nicht gebuchte Telefondaten Hier können Sie angeben ob alle Buchungen angezeigt werden sollen oder nur die die noch nicht zugeordnet wurden. 175

176 Wählen Sie nun aus der Liste eine Buchung aus. Um Sie dann einer Reservierung zuzuordnen, machen Sie einen Doppelklick auf diese Zeile. Jetzt können Sie einen Gast auswählen auf den die Telefondaten gebucht werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Button. Die Telefondaten werden nun auf das Konto der Reservierung gebucht: 176

177 Telefon freischalten / sperren Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Telefon freischalten benötigt. Um Zimmertelefone freizuschalten oder zu sperren klicken Sie im Menü auf Frontoffice, anschließend auf den Menüpunkt Telefon verwalten. Jedes Zimmer kann bis zu 3 Telefonanschlüsse haben (z.b. Telefon, Fax, Internet). Wenn Ihre Telefonanlage das Freischalten und Sperren von Telefonen unterstützt, so werden diese mit dem ein- und auschecken der Gäste automatisch freigeschaltet bzw. gesperrt. Nun könnte es sein das man das Telefon eines Gastes unabhängig davon sperren will. So kann man dies über dieses Fenster von Hand vornehmen. Klicken Sie auf den Button. Hier können Sie ein Zimmer auswählen: Wählen Sie ein Zimmer aus indem Sie es mit Doppelklick auf das Zimmer übernehmen. 177

178 Jetzt werden alle Nebenstellen dieses Zimmers angezeigt. Daneben wird der aktuelle Status der Nebenstellen angegeben. Sie können diesen Status umschalten und mit dem Button Speichern übernehmen. Das Telefon bzw. die Nebenstelle wird daraufhin gesperrt bzw. freigeschaltet. Je nach Verarbeitungszeit der Telefonanlage kann dies einen Moment dauern Weckdienst für Gäste einrichten Mit dieser Funktion können Sie Weckzeiten für bestimmte Gäste hinterlegen (wenn Ihre Telefonanlage diese Funktion unterstützt). Diese Daten werden, an die Telefonanalage übermittelt. Die Telefonanalage ruft den Gast dann zur eingestellten Uhrzeit auf dem Zimmertelefon an. Um Weckzeiten für einen Gast einzurichten öffnen Sie die Gastinformation (Siehe Kapitel ) und klicken auf den Button. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: 1 2 (1) Hier werden die Aufenthaltstage des Gastes angezeigt. Wählen Sie einen Tag aus und geben Sie in Bereich (2) die Daten ein. (2) Geben Sie im Feld Uhrzeit die Uhrzeit im Format HH:MM (H=Stunden, M=Minuten) ein. Mit dem Auswahlfeld Nur an diesem Tag geben Sie an das die Uhrzeit nur für dem gewählten Tag eingetragen. Mit dem Auswahlfeld An allen Tagen ab Datum wird die Uhrzeit am gewählten und allen Folgetage eingetragen. Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen um die Uhrzeit zu speichern. Mit dem Button Speichern und beenden speichern die die Weckzeiten zu diesem Gast ab. 178

179 An- und Abmelden Zeiterfassung Wenn Sie die Zeiterfassung verwenden (für Einrichtung siehe Kapitel 4.3.4), dann müssen Sie sich zusätzlich zum Anmelden an Hotcheck, bei der Zeiterfassung anmelden. Das Fenster zum An- und Abmelden erreichen Sie über die Menüleiste mit dem Menüpunkt?. Klicken Sie hier auf den Menüpunkt Zeiterfassung. Ziehen Sie Ihre Magnetkarte zum An- und Abmelden durch den Magnetkartenleser, es wird anschließend angegeben ob Sie sich an- bzw. abgemeldet haben: Anmelden Abmelden Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf den Button Beenden. Hier können Sie optional einen Buchungsstatus eingeben (Berechtigung erforderlich). Dieser wird zusätzlich in der Zeiterfassung gespeichert. Die Bemerkung kann man direkt in der Zeiterfassung ersehen. WICHTIG: Das An- und Abmelden wird nicht automatisch mit dem An- und Abmelden von Hotcheck durchgeführt. Es muss sich also am Ende eines Tages an der Zeiterfassung und an Hotcheck abgemeldet werden. Das hat den Grund dass an einer Rezeption (ein PC) oft mehrere Mitarbeiter arbeiten und jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Benutzerlogin in Hotcheck. Würde sich nun das an- und abmelden der Zeiterfassung nach dem An- und Abmelden von Hotcheck richten so würde man nur die Zeit die der Mitarbeiter am PC arbeitet erfassen und nicht die gesamte Arbeitszeit (Zimmerservice & Co). Beispiel: Mitarbeiter 1 anmelden Hotcheck (10:00) Mitarbeiter 1 anmelden Hotcheck (10:00) Mitarbeiter 1 anmelden Zeiterfassung (10.00) Arbeiten mit Hotcheck Arbeiten mit Hotcheck Mitarbeiter 1 abmelden Hotcheck (10:30) Mitarbeiter 1 abmelden Hotcheck (10:30) Erledigen Zimmerservice und sonstige Dinge Erledigen Zimmerservice und Sonstige Dinge.. Feierabend (17:00) Mitarbeiter 1 abmelden Zeiterfassung (17:00) Feierabend (17:00) Arbeitszeit 30 Minuten (von 10:00-10:30) nach Hotcheck anmelden Arbeitszeit 7 Std. (von 10:00-17:00) nach Zeiterfassung 179

180 Anwender wechseln Mit dem Menüpunkt Anwenderwechseln in der Menüleiste wird der aktuelle Mitarbeiter abgemeldet. Bis sich ein neuer Mitarbeiter anmeldet ist Hotcheck gesperrt. Diese Funktion sollte auch verwendet werden wenn der PC unbenutzt ist. So haben nur befugte Leute Zugriff zu Hotcheck Handling Kartenterminal-Zahlung Die Kartenterminal Zahlung ist von folgenden Funktionen in Hotcheck erreichbar: - Reservierungsabrechnung (Siehe Kapitel ) - Passantenrechnung (Siehe Kapitel ) - Zahlungseingang (OP-Verwaltung) (Siehe Kapitel ) - Gutscheinausgeben (Siehe Kapitel ) - A Conto-Zahlungen (Siehe Kapitel ) 180

181 Wenn Sie in Hotcheck die Zahlart Terminalzahlung bzw. TERM auswählen, läuft das Handling mit dem Kartenterminal immer wie folgt ab: Es öffnet sich das Terminalfenster. Wenn mehr als ein Terminal Ihrem Arbeitsplatz zugeordnet ist, müssen Sie zunächst auswählen auf welchem Terminal Sie den Betrag abrechnen wollen. Wenn nur ein Terminal Ihrem Arbeitsplatz zugeordnet ist, startet die Terminalzahlung automatisch. Jetzt wird die Zahlung gestartet. Beachten Sie dabei das Terminal. Hier müssen Sie nun die Karte durchziehen, eventuell den PIN eingeben, usw. Wenn die Zahlung erfolgreich beendet wurde, schließt sich das Terminalfenster automatisch und der Betrag wird in Hotcheck abgerechnet. Die Zahlart wird aus dem verwendeten Kartentype ermittelt. 181

182 Folgende Meldungen können beim Starten der Zahlung angezeigt werden: Das gewählte Kartenterminal ist nicht angeschlossen bzw. eingeschaltet. Überprüfen Sie das Terminal und Wiederholen Sie den Zahlungsvorgang mit dem Button Wiederholen. Das Kartenterminal wird momentan von einem anderen Arbeitsplatz benutzt. Ihr Auftrag steht in der Warteschlange. Der Vorgang wird ausgeführt sobald das Terminal wieder frei ist. Wenn während der Kartenzahlung ein Fehler auftritt, wird ein Fehlercode ausgegeben der Auskunft darüber gibt wieso eine Zahlung nicht erfolgreich war (Terminal wurde mit dem Abbruchstaster beendet wurde, der PIN falsch eingegeben wurde, usw.). Um die Zahlung zu wiederholen z.b. beim eingegebenen PIN falsch, klicken Sie auf den Button Wiederholen. Wenn Sie den Vorgang beenden wollen z.b. bei Karte gesperrt, klicken Sie auf den Button Abbrechen. Sie gelangen dann zum vorherigen Bildschirm zurück. Wenn Sie ElPay verwenden dann haben Sie im Fehlerfall die Möglichkeit eine Diagnose durchzuführen. Klicken Sie hierfür auf den Button Diagnose. Die Diagnose wird dann durchgeführt und das Fenster geschlossen. Anschließend wird auf Ihrem Windows- Standarddrucker ein Diagnosebeleg ausgegeben. 182

183 Zimmerkarten (Timelox /Messerschmitt ) erstellen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Timeloxkarte schreiben benötigt. Wenn Sie ein elektronisches Türschlosssystem besitzen, können Sie die Zimmerkarte wie folgt erstellen. Klicken Sie auf das Menü Frontoffice und anschließend auf den Menüpunkt Timeloxkarten schreiben. Beim Einchecken eines Gastes wird das Fenster automatisch angezeigt. Timelox Messerschmitt (1) - Zimmer Geben Sie hier die Zimmernummer ein, für das die Karten gelten soll. - Anzahl Karten Geben Sie hier an, wie viele Karten Sie für dieses Zimmerstellen wollen. Z.B. Einzelzimmer=1 Karte / Doppelzimmer = 2 Karten. - Abreisezeit Geben Sie hier an, bis wie viel Uhr die Karte am Abreisetag gültig sein soll. - Nächte Geben Sie hier an, wie viele Nächte der Gast bleibt. (2) Hier können Sie angeben ob die Karte für die Garage und Sauna gelten soll. Zusätzlich können Sie angeben ob diese Karte auch zum bezahlen genutzt werden soll (z.b. im hauseigenem Restaurant). (3) Geben Sie hier an, auf welchem Kartenschreiber Sie die Zimmerkarten ausgeben wollen. Zum Erstellen der Karten klicken Sie auf den Button OK. (2) Hier können Sie angeben für welche Optionalen Bereiche (z.b. Schwimmbad) die Karten auch gelten sollen. (Einstellung der Bereiche siehe Kapitel ) (3) Geben Sie hier an, auf welchem Kartenschreiber Sie die Zimmerkarten ausgeben wollen. (Einstellen der Kartenschreiber siehe Kapitel ) 183

184 Onlinereservierungen bestätigen In Hotcheck ist es möglich Reservierungen aus Onlinequellen zu bekommen (Webservice: siehe Kapitel oder über das Aton-Homepage-Modul: siehe Kapitel ). Wenn eingestellt wurde das die Reservierungen dieser Quellen bestätigt werden müssen bevor Sie in den Zimmerspiegel eingetragen werden, können Sie dies über folgendes Fenster machen. Klicken Sie im Zimmerspiegel auf den Button. Wenn Onlinereservierungen (Webservice bzw. Homepage-Modul) vorhanden sind dann wird das folgende Fenster angezeigt: (1) Hier werden die Reservierungen angezeigt, die über eine Online-Quelle eingegangen sind. In der Spalte Quelle können Sie sehen ob die Reservierungen über einen Webservice (Cultuzz) oder über das Homepage-Modul ( ) eingegangen sind. Wenn Sie vor der Reservierung den Hacken setzen dann wird die komplette Reservierung (inkl. aller Gäste) in den Zimmerspiegel übernommen. (2) Hier werden die Gäste der ausgewählten Reservierung (im Bereich (1)) angezeigt. Desweiteren werden Daten wie Kategorie, An- und Abreise, Personenzahl angezeigt. Wenn Sie vor dem Gast einen Hacken machen, wird dieser Gast in den Zimmerspiegel übernommen. (3) Hier werden die Adresse bzw. Kontaktdaten zu der aktuell gewählten Reservierung angezeigt. 184

185 (4) - Markierte Daten annehmen Mit diesem Button können Sie die in Bereich (1) und (2) markierten Daten übernehmen. - Alle Daten annehmen Mit diesem Button können Sie alle Reservierungsdaten im Bereich (1) und (2) annehmen. - Markierte Daten löschen Mit diesem Button können Sie die markierten Reservierungen im Bereich (1) und (2) löschen. - Alle Daten löschen Mit diesem Button können Sie alle Reservierungsdaten im Bereich (1) und (2) löschen. Onlinereservierungen werden mit einem farbigen Rahmen im Zimmerspiegel dargestellt. Welche Farbe welche Quelle bedeutet können Sie in der Zimmerspiegel-Legende einsehen bzw. einstellen (Siehe Kapitel ): Standardeinstellungen: Cultuzz Pocket (Hotcheck Mobile) Manuell per Hotcheck 185

186 Nachricht senden Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Nachricht senden benötigt. Mit dem Button können Nachrichten an andere Mitarbeiter (z.b. Spätschicht) gesendet werden. Ungelesene Nachrichten werden beim Anmelden automatisch angezeigt. So kann man Mitarbeitern eine Nachricht hinterlassen. 1. Wählen Sie einen Empfänger aus. 2. Geben Sie eine Betreffzeile ein. 3. Schreiben Sie die Nachricht. 4. Klicken Sie auf den Button um die Nachricht abzuschicken. Mit dem Button kann man sich die bereits empfangenen Nachrichten anzeigen lassen. 186

187 Warteliste überwachen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Warteliste überwachen benötigt. Mit dieser Funktion können Sie die auf der Warteliste (Wartezimmer 23 ) befindlichen Reservierungen verwalten und automatisch umbuchen lassen. Klicken Sie auf das Menü Frontoffice/Warteliste. Wenn Sie Reservierungen auf der Warteliste haben dann öffnet sich folgendes Fenster: - Keine abweichenden Kategorien vorschlagen Mit diesem Feld können Sie angeben ob ein Einzelzimmer-Wartezimmer auf eine andere Kategorie z.b. Doppelzimmer umgebucht werden darf. - Keine Optionen berücksichtigen Mit diesem Feld können Sie angeben ob Optionsreservierungen auf Wartezimmer berücksichtigt werden sollen oder nicht. - Alle Wartezimmer prüfen Mit diesem Feld können Sie angeben, ob alle Wartezimmer geprüft werden sollen. - Auswerten nur bis Anreisedatum Wenn Sei das Feld Alle Wartezimmer prüfen deaktiviert haben, können Sie hier angeben bis zu welchem Zeitpunkt die Wartezimmer berücksichtig werden sollen. 23 Eine Erklärung für Wartezimmer finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 187

188 Klicken Sie auf den Button Ausführen um alle Wartezimmerreservierungen anzuzeigen. Es wird dann folgendes Fenster angezeigt: Es werden nun alle Reservierungen auf Wartezimmer angezeigt. In den Spalten Zimmer und Kategorie werden Zimmer vorgeschlagen auf das diese Reservierung umgebucht werden kann um von der Warteliste zu verschwinden. Markieren Sie die Reservierung mit einem Hacken und klicken Sie auf den Button Markierte Gäste akzeptieren um diese Reservierung auf die vorgeschlagenen Zimmer umzubuchen. 188

189 Kellnereinzahlung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kellnereinzahlung benötigt. Klicken Sie auf das Menü Frontoffice/Kassen- und Mitarbeiterabschäge/Kellnereinzahlung. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie Kellnereinzahlung des hauseigenem Restaurant verbuchen. Die Beträge werden in das Barkassenbuch geschrieben. Wählen Sie eine Kasse und einen Mitarbeiter aus von dem die Bareinnahmen kommen. Geben Sie in das Feld Abrechnungsnummer eine laufende Nummer zum verbuchen ein. Anschließend geben Sie noch den Betrag ein. Mit dem Button Speichern und beenden wird der Betrag ins Barkassenbuch eingetragen und das Fenster geschlossen. Mit dem Button Speichern und Neu wird der Betrag ins Barkassenbuch übernommen und es kann ein weiterer Betrag eingetragen werden. Die Bareinnahmen werden ins Barkassenbuch eingetragen: 189

190 Suchen und Finden Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Suchen und Finden benötigt. Klicken Sie auf das Menü Frontoffice/Suchen und Finden. Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: Registerkarte Gäste und Besteller 1 2 In diesem Fenster können Sie Reservierungen, Konten oder Adressen anhand von Besteller- oder Gästenamen suchen anzeigen lassen. (1) - Kurzname Besteller Geben Sie hier den Besteller Kurznamen an, nach dem Sie suchen wollen. - Kurzname Gast Geben Sie hier den Gast Kurznamen an, nach dem Sie suchen wollen. - Name1 Geben Sie hier den Name (Nachname) an, nach dem Sie suchen wollen. - Vorname Geben Sie hier den Vornamen an, nach dem Sie suchen wollen. - Suchen in Besteller Es wird in den Reservierungen (Besteller) nach dem Namen gesucht. Gast Es wird in den Reservierungen (Gast) nach dem Namen gesucht. Konten Es wird in den Konten nach dem Namen gesucht. Adressen Es wird in den Adressen nach dem Namen gesucht. Klicken Sie auf den Button Neue Suche um die Suche zu starten. 190

191 (2) Hier werden die gefundenen Daten angezeigt. Wählen Sie einen Eintrag aus. Mit den Buttons unter der Liste können Sie folgende Fenster anzeigen: - Reservierung Öffnet das Reservierungsfenster zum ausgewählten Datensatz (Siehe Kapitel ) - Leistung buchen Öffnet das Kontofenster um eine Leistung auf das ausgewählte Konto zu buchen (Siehe Kapitel ) - Konten Öffnet die Kontenverwaltung (Siehe Kapitel ) - Gastinfo Öffnet die Gastinfo (funktioniert nur mit Gastdaten nicht mit Bestellerdaten) (Siehe Kapitel ) - Drucken Dieser Button kann in der Gast und Besteller suche nicht verwendet werden. - Adresse Mit diesem Button können Sie das Adressdatenfenster öffnen (Siehe Kapitel ) Registerkarte Nummern 1 2 In diesem Fenster können Sie anhand von Nummern (Rechnungs-, Reservierungs-, Kontonummer) nach Daten suchen. (1) - Reservierungsnummer Wenn Sie nach einer Reservierung anhand der Reservierungsnummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. - Rechnungsnummer Wenn Sie nach einer Rechnung anhand der Rechnungsnummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. 191

192 - Kassenbelegnr Wenn Sie nach einer Rechnung (Hotelbuchungen von MaxiKass) anhand der MaxiKass Rechnungsnummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. - Konto-Nr. Wenn Sie nach einer Konto anhand der Kontonummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. - Gast-ID Wenn Sie nach einer Gast anhand der Gast-ID suchen wollen dann geben Sie diese hier ein - Suche Hier können Sie angeben wie gesucht werden soll. (2) Hier werden die gefundenen Daten angezeigt. Wählen Sie einen Eintrag aus. Mit den Buttons unter der Liste können Sie folgende Fenster anzeigen: - Reservierung Öffnet das Reservierungsfenster zum ausgewählten Datensatz (Siehe Kapitel ) - Leistung buchen Öffnet das Kontofenster um eine Leistung auf das ausgewählte Konto zu buchen (Siehe Kapitel ) - Konten Öffnet die Kontenverwaltung (Siehe Kapitel ) - Gastinfo Öffnet die Gastinfo (funktioniert nur mit Gastdaten nicht mit Bestellerdaten) (Siehe Kapitel ) - Drucken Dieser Button kann in der Gast und Besteller suche nicht verwendet werden. - Adresse Mit diesem Button können Sie das Adressdatenfenster öffnen (Siehe Kapitel ) 192

193 Registerkarte Gutscheine In diesem Fenster können Sie anhand von Gutscheindaten nach Gutscheinen suchen. (1) - Rechnungsnummer Wenn Sie nach einem Gutschein anhand der Rechnungsnummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. - Kurzname Wenn Sie nach einem Gutschein anhand des Kurznamens suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. - Gutschein-Nr. Wenn Sie nach einer Gutschein anhand der Gutscheinnummer suchen wollen dann geben Sie diese hier ein. (2) Hier werden die gefundenen Daten angezeigt. Wählen Sie einen Eintrag aus. Mit den Buttons unter der Liste können Sie folgende Fenster anzeigen: - Reservierung Dieser Button kann in der Gutschein suche nicht verwendet werden. - Leistung buchen Dieser Button kann in der Gutschein suche nicht verwendet werden. - Konten Dieser Button kann in der Gutschein suche nicht verwendet werden. - Gastinfo Dieser Button kann in der Gutschein suche nicht verwendet werden. - Drucken Mit diesem Button können Sie den Gutschein ausdrucken. - Adresse Dieser Button kann in der Gutschein suche nicht verwendet werden. 193

194 4. Backoffice / Administration Um den Menüeintrag Backoffice benutzen zu können, wird das Recht Backoffice benötigt Allgemeines Die Einstellungsfenster des Backoffice sind mit einer Buttonleiste ausgestattet. Die Buttons haben folgende Funktionen: Statusanzeige: Neuer Datensatz Gespeicherter Datensatz (keine Änderungen) Geänderter Datensatz (ungespeicherte Änderungen vorhanden) Buttons: Speichern Änderungen rückgängig machen Neuen Datensatz erstellen Aktuellen Datensatz löschen An den Anfang springen Einen Datensatz zurück Einen Datensatz vor Ans Ende springen Datensatz suchen Datensatzliste anzeigen Fenster schließen 194

195 4.2. Basiseinstellungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm benötigt Firmeneinstellungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Firmendaten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Firmendaten Registerkarte Firmenadresse Geben Sie in dieses Fenster Ihre Firmenkontaktdaten ein. Wenn Sie den Ersteinrichtungsassistenten ausgeführt haben, wird ein Großteil der Felder bereits ausgefüllt sein. Ergänzen Sie eventuell leere Felder. Für Versionen kleiner 1.54 ist zu beachten, das bei einer Namensänderung eine Neulizensierung erforderlich ist. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an uns um eine erneute Freischaltung zu bekommen. 195

196 Registerkarte Bank/MwSt (1) Geben Sie hier Ihre Bankdaten ein. Wenn Sie die Bankverbindung im Ersteinrichtungsassistenten ausgefüllt haben dann sind die Bank1 Felder bereits ausgefüllt. Geben Sie dann, wenn vorhanden, noch eine weitere Bankverbindung an. (2) Geben Sie hier ihre Umsatzsteuer ID und Steuernummer ein. (3) Dieses Feld gehört zum DATEV-Export und wird in Kapitel beschrieben. (4) Hier können Sie mehrere Mehrwertsteuersätze hinterlegen. Wenn für ihr Land weitere Mehrwertsteuersätze existieren, so können Sie hier bis zu 4 MwSt-Schlüssel vergeben. Diese werden später bei der Artikeleingabe benötigt. - Vom System verwendetes Währungssymbol Hier wird das in Windows, als Standard, eingestellten Währungssymbol angezeigt. Einstellen können Sie dieses in der Systemsteuerung im Menüpunkt Regions- und Sprachoptionen. WICHTIG: Ändern Sie diese Einstellung nur beim ersten Einrichten. Wenn Sie diese Einstellung im laufenden Betrieb ändern haben Sie Rechnungen mit unterschiedlichen Währungen in der Datenbank! 196

197 Registerkarte Rechnung (1) - Sollen Änderungen für abgeschlossene Perioden möglich sein? Wenn Sie dieses Feld aktivieren, können Sie Reservierungen in der Vergangenheit anlegen und einchecken. Wenn Sie dies tun, werden alle bereits gedruckten Listen ungültig. Da sie sich dadurch im Nachhinein verändern. - Nachträgliches Einchecken trotzdem ermöglichen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, können Sie nur NoShows rückwirkend einchecken. Wenn z.b. ein Gast spät abends anreist und Sie wollen dieses rückwirkend für den Tag zuvor einchecken. Hierdurch werden alle Tageslisten wie z.b. Hausdamenliste, die bis dahin gedruckt wurden undgültig. - Sollen Debitorrechnungen in die Offene Posten Verwaltung übertragen werden? Dieses Feld gehört zur OP-Verwaltung und wird in Kapitel 4.9. beschrieben. - Sollen Kreditkartenrechnungen in die Offene Posten Verwaltung übertagen werden? Dieses Feld gehört zur OP-Verwaltung und wird in Kapitel 4.9. beschrieben. - Soll bei einem Tagesabschluss der Tagesbericht gedruckt werden? Mit diesem Feld können Sie angeben ob beim Tagesabschluss automatisch ein Tagesbericht ausgedruckt werden soll. - Bei Rechnungen unter 100 keine Rechnungsnummer drucken Mit diesem Feld können Sie angeben das bei Rechnungen unter 100 keine Rechnungsnummer auf die Rechnung gedruckt wird. - Soll ein Barkassenbuch geführt werden? Mit diesem Feld können Sie angeben ob ein Barkassenbuch geführt werden soll oder nicht. Genauere Informationen zum Barkassenbuch entnehmen Sie Kapitel

198 (2) Wenn Sie das Barkassenbuch aktiviert haben, dann können Sie hier angeben wann die Bargeldzahlungen ins Barkassenbuch übernommen werden sollen: - Bei Kassenabschlag (Die gesamten Tageseinnahmen werden ins Kassenbuch übertragen)) - Bei jeder Rechnung (Jede Rechnung wird einzeln ins Kassenbuch übertragen) Zusätzlich können Sie angeben ob beim Tagesabschluss das Kassenbuch automatisch auf 0 gesetzt werden soll. Diese Einstellung ist sinnvoll wenn Sie am Ende eines Arbeitstages die Einnahmen zur Bank bringen. (3) - Anzahl der Ausdrucke Hier können Sie angeben wie viele Rechnungsbelege automatisch mit ausgedruckt werden sollen. - Brieffenster Hier können Sie die Absenderdaten für das Brieffenster festlegen. - Fußtext1-3 Hier können Sie einen freien Fußtext eingeben der automatisch mit auf die Rechnungen gedruckt wird. Der Fußtext wird ebenfalls von MaxiKass verwendet Registerkarte Parameter - Soll bei Abreise das Zimmer auf unsauber gesetzt werden? Mit dieser Funktion wird das Zimmer beim auschecken (Abreisen des Gastes) automatisch auf unsauber gestellt. (Siehe Kapitel ). - Bei Gruppenreservierungen Zimmer automatisch vergeben? Wenn Sie dieses Feld aktivieren dann ordnet Hotcheck automatisch, bei einer Gruppenreservierung, den Gästen Zimmer zu. Wenn Sie dieses Feld deaktivieren, kommen die Gäste auf die Warteliste und müssen anschließend manuell zugeordnet werden. 198

199 - Voreinstellung des Zahlerstatus bei Reservierung Hier kann der Standardeintrag eingestellt werden. Dieses wird vorgegeben wenn eine neue Reservierung angelegt wird (Siehe Kapitel ff.). - Rechnungsnummern bei Jahreswechsel auf 0 stellen Hier können Sie angeben, dass die Rechnungsnummern (zzzzzz) jedes Jahr bei 0 beginnt. Aufbau der Rechnungsnummer: XXX YY ZZZZZZ XXX = Kennziffer von Hotcheck (Standard 999) YY = Jahres Kennzahl z.b. 07 = 2007 Sondernummern: 90=Gutschrift / 91=Hotelbuchung / 92=Entnahme / 93=Sammelrechnung ZZZZZZ = Laufende Rechnungs-Nummer - Wie viele Monate sollen Buchungen erhalten bleiben? Hier können Sie angeben, dass Reservierungen und Rechnungsdaten nach einen bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Wenn Sie hier eine 0 eingeben so werden die Daten NIE gelöscht. Diese Einstellung sollte verwendet werden. Wenn Sie aber möchten dass Ihre Daten nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden, geben Sie hier an nach wie vielen Monaten dies geschehen soll. - Nach wie vielen Tagen sollen die Gäste, die nicht angereist sind, gelöscht werden? Hier können Sie angeben nach wie viel Tagen eine nichtangereiste Reservierung (sogenannte NoShows) gelöscht werden sollen. - Zwangsabfrage der Marketinginformation? Hier können Sie angeben, dass bei jeder neuen Reservierung die Marketinginformation angegeben werden muss (Siehe Kapitel 4.8.3). - Zwangsabfrage des Stornogrundes bei Reservierungsstorno? Hier können Sie angeben, dass bei einer stornieren einer Reservierung zwingend ein Stornogrund eingegeben werden muss (Siehe Kapitel ff). - Zwangsabfrage des Stornogrundes bei Buchungsstorno? Hier können Sie angeben, dass bei einer stornieren einer Buchung (im Konto) zwingend ein Stornogrund eingegeben werden muss (Siehe Kapitel ). - Bei Passantenrechnung nur die Hotcheckartikel anzeigen Hier können Sie angeben, ob bei einer Passantenrechnung nur die Hotcheck Artikel oder auch die MaxiKass Artikel (wenn beide Produkte in ihrem Haus eingesetzt werden) angezeigt werden sollen (Siehe Kapitel ). - Für die Adresssuche Firmen als Selektion vorgeben (sonst alle Gäste )? Hier können Sie angeben, was als Standard bei einer Adresssuche eingestellt werden soll (suche nach Firmen / suche nach Gästen). - Sollen bei mehr als einem Personentyp die Personentypen abgefragt werden? Hiermit können Sie angeben, dass das Abfragefenster nach den Personentypen angezeigt werden soll oder nicht. Dies passiert erst wenn mehr als ein Personen Typ eingerichtet wurden (Siehe Kapitel , und ) - Voreinstellung für die Ankunftszeit des Gastes (Reservierung) Hier kann die Standarduhrzeit für Ankünfte eingestellt werden. Diese kann dann später beim Anlegen der Reservierungen angepasst werden. - Immer ein Depositprozentsatz von x Prozent vorschlagen Hier können Sie einen Standarddeposit 24 -Prozentsatz vom Reservierungsbetrag angeben der beim Anlegen einer Reservierung automatisch eingetragen wird. - Datum für Depositeingang auf 0 Tage vor anreise setzen Hier können Sie angeben bis zu wie vielen Tagen vor Anreise, dieser Depositbetrag gezahlt werden muss. 24 Eine Erklärung für Deposit finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 199

200 - Fester Betrag für Zwischenrechnung Hier können Sie den Standardwert für Gäste-Limits festlegen. Wird dieses Limit überschritten so wird der Gast in Limit-Liste aufgenommen ( und ). Sie könnten hier z.b. 500 angeben. Wenn der Gast nun die 500 überschritten hat, so wird dieser in die Limit- Liste aufgenommen und man kann z.b. eine Zwischenrechnung erstellen. Das Buchen von Rechnungen von MaxiKass nach Hotcheck wird gesperrt wenn dieses Limit überschritten wird. - Computer an dem der Scheduler ausgeführt wird Siehe Kapitel Registerkarte Schnittstellen Dieses Fenster können Sie die Schnittstellen von Hotcheck einrichten. Die Einstellungen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben: - DATEV = Kapitel TIME-LOX = Kapitel Messerschmitt = Kapitel Cultuzz = Kapitel Telefonanlage = Kapitel Scheidt & Bachmann = Kapitel

201 Registerkarte -versand Genaue Informationen über das Versenden von Ausdrucken per finden Sie im Kapitel Folgende Programme werden benötigt um Ausdrucke automatisch an eine anzuhängen: - GhostScript (ab 8.54) - FreePDF XP (ab 3.2) Installieren Sie diese Programme bevor Sie mit dem Einrichten beginnen. Folgen Sie bei der Installation den Anweisungen im Setup. 201

202 Einrichten des PDF-Druckers Klicken Sie auf Start-Menü->Programme->FreePDF XP-> FreePDF, nun öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie im Menü auf Bearbeiten->Einstellungen, nun öffnet sich das Einstellungsfenster. Klicken Sie auf Profile und anschließend auf den Button Neu. Jetzt wird das Fenster zum Erstellen eines neuen Profils angezeigt. 202

203 Im Abschnitt Grundlegende Optionen nehmen Sie folgende Einstellungen vor: - Name des Profils: HotCheckMailDrucker - Für alle Benutzer Anschließend gehen Sie zum Abschnitt FreePDF Dialog und nehmen folgende Einstellungen vor: - Stellen Sie Aktion beim Drucken auf Als festen Dateinamen speichern - Stellen Sie Pfad/Datei auf C:\ PDF.pdf. Wichtig ist, dass die Datei im Pfad c:\ abgelegt wird. 203

204 Klicken Sie nun auf speichern, gelangen Sie zu den Einstellungen zurück: Wählen Sie nun Ihr soeben erstelltes Profil HotCheckMailDrucker aus und klicken Sie anschließend auf den Button Für das aktuelle Profil einen eigenen Drucker anlegen. Nun wird ein virtueller Drucker angelegt der die eben vorgenommenen Einstellungen ausführt. Sie können FreePDF nun schließen. WICHTIG: In Windows Vista ist es zurzeit nicht möglich mit dem Button Für das aktuelle Profil einen eigenen Drucker anlegen einen Drucker anzulegen. Hier muss der Drucker manuell angelegt werden. (Stand Version 3.2.) 204

205 Einrichten von Hotcheck - Name des -Druckers Geben Sie hier an, wie der neu angelegte PDF- drucker heiß. Den Namen erfahren Sie in Ihren Druckereinstellungen. - Betreffzeile Geben Sie hier eine allgemein Gültige Betreffzeile ein. - Dateiname für den Anhang Geben Sie hier den, in FreePDF, eingestellten Dateinamen ein (ohne c:\ ). - Datei mit AGBs Wenn Sie zu der Mail auch immer Ihre AGBs mitschicken wollen dann können Sie die AGB Datei mit dem Button Durchsuchen auswählen. - Text Hier können Sie einen Text eingeben der automatisch in die geschrieben wird. Um den Text zu personalisieren, kann man Variablen eintragen (zu erkennen an den Eckigen Klammern). Diese werden dann beim Erstellen z.b. gegen den Kundennamen ausgewechselt. Welche Variablen es gibt, können Sie sich mit dem Button Variablen anzeigen anzeigen lassen. 205

206 Registerkarte Parameter 2 - Soll bei Anreise auf ein unsauberes Zimmer gewarnt werden? Hiermit können Sie angeben dass eine Warnung angezeigt wird wenn ein Gast auf ein als unsauber markiertes Zimmer eingecheckt wird. - Soll bei Anreise auf ein belegtes Zimmer gewarnt werden? Hiermit können Sie angeben dass eine Warnung angezeigt wird wenn ein Zimmer doppelt vergeben wird. - Standardvorschlag für Nation bei Reservierung Gibt an welche Nation als Standard beim Anlegen einer Reservierung eingetragen wird. - Soll der Gaststatus editierbar sein? Hiermit können Sie angeben ob der Gaststatus fest vorgegeben wird oder änderbar ist. - Soll vor Doppelbelegungen gewarnt werden? Hiermit können Sie angeben, dass eine Warnung angezeigt wird wenn ein Zimmer doppelt vergeben wird. - Präfix der Zimmerkarte Diese Funktion wird benötigt, wenn Sie mehr als ein Hotel besitzen und von Maxikass aus auf beide Hotels buchen wollen. Der Präfix muß dann für jedes Hotel unterschiedlich sein. So weiß Maxikass anhand der Zimmerkarte auf welches Hotel die Rechnung gebucht werden soll. - Abweichende Server-Verbindung Hier kann eine abweichende Serververbindung eingestellt werden. Dies wird benötigt wenn Sie mehrere Hotel besitzen aber eine zentrale Kundendatenbank wünschen (Siehe Kapitel ). - Kassenname Geben Sie hier einen Kassennamen ein. Standard ist HOTCHECK. Wenn Sie mehr als ein Hotel besitzen, müssen Sie hier unterschiedlichen Kassenamen eintragen z.b. Hotcheck1 und Hotcheck2. 206

207 - Kassenobergruppe Wenn Sie mehr als ein Hotel besitzen, können Sie hier das Hotel einer Kassengruppe zuordnen. Dies wird für Statistische Auswertungen benötigt (in Maxikass). - Soll der Button Besteller ist auch Gast auch bei mehreren Gästen aktiv sein Hier können Sie angeben, das der Button Besteller ist auch Gast auch bei Reservierungen mit mehreren Zimmer angezeigt wird. (Siehe Kapitel ) Es werden dann für alle Zimmer die Adresse des Bestellers eingetragen. - Soll bei Reservierungen das Feld Nation ein Pflichtfeld sein? Hier können Sie angeben dass die Eingabe der Nation, bei Adressdaten Pflicht ist. - Soll bei Reservierungen das Feld Bundesland ein Pflichtfeld sein? Hier können Sie angeben dass die Eingabe des Bundeslandes, bei Adressdaten Pflicht ist. - Immer die Besteller Adresse beim Gast eintragen Hier können Sie angeben, dass anstelle eines leeren Autogastes die Besteller Adresse als Gäste eingetragen wird. Diese Funktion ist Empfehlen in Verbindung mit Nationenzwang und Bundeslandzwang. 207

208 Arbeitsplatzeinstellungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Arbeitsplätze benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Arbeitsplätze Registerkarte Allgemeine Einstellungen (1) - Kurzname Geben Sie hier einen Namen für den Arbeitsplatz ein - Dieser Arbeitsplatz ist ein Mobiles Gerät (PocketPC) Diese Einstellung ist für Hotcheck Mobile und wird im entsprechenden Handbuch beschrieben. (2) - Sound für Meldungen einschalten Wenn Sie diese Einstellung aktivieren dann wird ein Warnton bei jeder Meldung abgespielt. - Dieser Arbeitsplatz führt Importe durch Geben Sie hier an, welcher Arbeitsplatz die Reservierungen von der Homepage (ATON- Homepage-Modul) und Hotcheck-Mobile in Hotcheck importieren soll. Es darf nur ein Arbeitsplatz pro Hotel diese Importe durchführen, da es sonst zu doppelt übertragenen Reservierungen kommen kann. - Soll ein Zimmerspiegel beim Programmstart geladen werden? Diese Einstellung gibt an, ob ein Zimmerspiegel beim Programmstart angezeigt werden soll oder nicht. - Soll ein zusätzliches Informationsfenster im Zimmerspiegel angezeigt werden? Dieses Fenster gibt an ob die Infozeile beim Starten eingeblendet werden soll oder nicht (Siehe Kapitel ) 208

209 (3) Diese Einstellungen sind für das Homepage-Modul. (Siehe Kapitel ) Registerkarte Parameter Dieses Fenster ist zum Konfigurieren der Schnittstellen vorgesehen. Die Einstellungen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben: - Telefonanlage = Kapitel Schnittstellendatei Fremdkassen Hier können Sie den Status des Zimmerspiegels (eingecheckte Gäste) in eine Datei exportieren lassen. So können Anbieter anderer Software/System diese Daten auslesen und verarbeiten. Mögliches Einsatzgebiet ist z.b. ein Alarmsystem. Im Falle eines Feuers liest das Alarmsystem diese Daten aus und erstellt der Feuerwehr eine Liste mit den belegten Zimmern. So weiß die Feuerwehr welche Zimmer zuerst geräumt werden müssen. Beispiel der Schnittstellendatei: Geben Sie in dem Textfeld den Pfad und den Dateinamen an, wohin die Datei geschrieben werden soll. Aktivieren Sie anschließend das Feld Soll Hotcheck die Interface-Datei schreiben?. - Zeiterfassung = Kapitel Timelox = Kapitel Kartenterminal = Kapitel

210 4.3. Mitarbeiter Benutzergruppen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Personal und Benutzergruppen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Benutzergruppen. Hier können Sie benutzergruppen anlegen und festlegen welche Benutzergruppe welche Rechte hat. Anschließend wird jeder Mitarbeiter einer Benutzergruppe zugeordnet und bekommt das automatisch die Rechte der Benutzergruppe zugeordnet. Eine Auflistung aller Rechte finden Sie im Kapitel

211 Arbeitsbereich Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Personal und Arbeitsbereich benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Arbeitsbereich. Hier können Sie Arbeitsbereiche Ihrer Mitarbeiter festlegen. Z.B. Rezeption, Reinigungspersonal. Diese können für Listen und Statistiken verwendet werden (z.b. Hausdamenliste, Zeiterfassung) Mitarbeiter Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Personal und Mitarbeiter benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Mitarbeiter. 211

212 Registerkarte Mitarbeiter Stammdaten - Kurzname Geben Sie hier den Benutzernamen des Mitarbeiters ein. - Sprache Hier können Sie die Sprache für diesen Mitarbeiter festlegen. - Passwort Geben Sie hier das Passwort des Mitarbeiters ein. - Arbeitsbereich Wählen Sie hier einen Arbeitsbereich aus dem der Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Diese Angabe ist optional und kann auch leer gelassen werden. - Benutzergruppe Geben Sie hier die Benutzergruppe an zu der der Mitarbeiter gehören soll. Wenn Sie keine Benutzergruppe angeben dann hat der Mitarbeiter alle Rechte. - Druckerauswahl-Box Hier können Sie angeben ob der Benutzer einen beliebigen Drucker, zum Drucken, auswählen darf oder ob der Mitarbeiter nur auf dem Standarddrucker drucken darf. (Aus Kompatibilitätsgründen zu älteren Hotcheck Versionen vorhanden.) - Entwurf-Button für Listen Gibt an ob der Benutzer das Layout der ausdrucke (z.b. Rechnungen) verändern darf. (Aus Kompatibilitätsgründen zu älteren Hotcheck Versionen vorhanden.) - Textzeile für Rechnung Hier können Sie eine Textzeile eingeben die unter jede Rechnung gedruckt werden kann. - Kurzzeichen Geben Sie hier ein Kurzzeichen für diesen Mitarbeiter ein. 212

213 Registerkarte Adresse / Telefon Geben Sie hier die Adress- und Kontaktdaten ihres Mitarbeiters ein. Diese Angaben sind optional und können auch leer gelassen werden Registerkarte Persönliche Daten Hier können Sie ergänzende Angaben zu ihren Mitarbeiter eintragen. Diese Angaben sind optional und können auch leer gelassen werden. 213

214 Registerkarte Zuordnung Wenn Sie mit mehreren Kassen arbeiten, können Sie hier festlegen auf welchen Kassen dieser Mitarbeiter Zugriff bekommt und auf welchen nicht. Diese Funktion benötigen Sie z.b. wenn Sie ein Hotel mit Restaurant besitzen und wollen dass ein Mitarbeiter sowohl im Restaurant als auch im Hotel arbeiten kann. Oder umgekehrt, das Sie wollen das ein Kellner keinen Zugriff auf die Hotel-Software besitzt. 214

215 Zeiterfassung einrichten Um die Zeiterfassung in Hotcheck nutzen zu können, wird ein Kartenleser benötigt: Öffnen Sie das Menü zum Einstellen der Arbeitsplätze (Backoffice/Firmenstamm/Internes/ und dann auf Arbeitsplatz klicken). Gehen Sie anschließend zur Registerkarte Parameter. Geben Sie hier an, an welchem COM-Port der Magnetkartenleser angeschlossen ist. 215

216 Zuordnen der Mitarbeiterkarten (Magnetkarten) Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Magnetkarte zuordnen. Wählen Sie nun einen Mitarbeiter aus, dem Sie eine Magnetkarte zuordnen wollen. Anschließend müssen Sie die Magnetkarte 2x durch den Kartenleser ziehen: Jetzt ist dem Mitarbeiter die Karte zugeordnet und er kann sich mit dieser Karte bei Hotcheck anmelden. Anmelden Zeiterfassung Siehe Kapitel

217 4.4. Artikeldaten Artikel werden in Hotcheck in Haupt- und Untergruppen gruppiert. Das hat den Vorteil das Artikel schneller gefunden werden können und Sie auf verschiedene Hauptgruppen unterschiedliche Provisionen vergeben können z.b. Getränk ->3% und Speisen -> 4%. Außerdem sind die Haupt- und Untergruppen hilfreich bei Statistiken, um z.b. zu ermitteln welche Artikel bzw. Artikelgruppen bei den Gästen beliebter sind. Eine Aufgliederung könnte z.b. wie folgt aussehen: Hauptgruppe Minibar Artikel Untergruppe Alkoholische Getränke Alkoholfreie Getränke Snacks Artikel Bier Picolo Cola Wasser Chips Erdnüsse Artikel müssen nicht unbedingt nur verkaufte Gegenstände wie z.b. Speisen und Getränke sein sondern können auch Leistungen oder Arrangements sein: Hauptgruppe Leistungen Untergruppe Hauseigene Leistungen Arrangements Artikel Schwimmbad Sauna Fahrrad miete Frühstück Mittagessen Wellness Angebot WICHTIG: Die Artikeldatenbank wird von Hotcheck und MaxiKass gemeinsam genutzt. Sie können also in den Einstellungen sowohl MaxiKass als auch Hotcheck Artikel sehen (wenn Sie beide Programme verwenden). Es kann aber festgelegt werden in welchem Programm welcher Artikel gebucht werden darf. 217

218 Hauptgruppe Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Hauptgruppen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Hauptgruppen. - Umsatzgruppe Geben Sie hier den Namen der Hauptgruppe ein. - Provision Dieses Feld ist aus Kompatibilitätsgründen zu MaxiKass vorhanden und hat in Hotcheck keine Funktion. - Erlöskonto Aus Kompatibilitätsgründen zu MaxiKass vorhanden. In Hotcheck ohne Funktion. - Gruppennummer - Dieses Feld ist aus Kompatibilitätsgründen zu MaxiKass vorhanden und hat in Hotcheck keine Funktion. 218

219 Untergruppe Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Untergruppen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Untergruppen. - Untergruppe Geben Sie hier den Namen der Untergruppe ein. - Von welcher Hauptgruppe? Geben Sie hier die Hauptgruppe an, zu der diese Untergruppe gehören soll Artikel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Artikel benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Artikel. 219

220 Registerkarte Artikel (1) - Artikelnummer Geben Sie hier eine eindeutige Artikelnummer für den Artikel ein - Rechnungstext Geben Sie hier den Text ein, der für diesen Artikel auf eine Rechnung gedruckt werden soll. - Hauptgruppe Wählen Sie hier eine Hauptgruppe aus, zu der dieser Artikel gehören soll. - Untergruppe Wählen Sie hier eine Untergruppe aus, zu der dieser Artikel gehören soll. - EAN-Code Der EAN-Code bezeichnet den Barcode einer Ware. Wenn Sie einen Barcode-Scanner verwenden, tragen Sie hier den Barcode der Ware ein. - Basis VK-Preis Geben Sie hier den Verkaufspreis dieses Artikels an. - Einkaufspreis Geben Sie hier den Einkaufspreis dieses Artikels an. (2) - Fixpreis Wenn Sie hier den Hacken setzen, kann der Preis nicht über Preisänderungsfunktionen geändert werden. - Rabattfähig Wenn Sie hier den Hacken setzen kann als Beispiel der Artikel rabattiert werden durch einen Kundenrabatt. - Preisänderungen bei Ereignis Dieser Button wird in Kapitel beschrieben. - MwSt-Schlüssel Geben Sie hier den MwSt. Schlüssel an, der für diesen Artikel gilt. Die MwSt. Schlüssel haben Sie in den Firmeneinstellungen eingegeben (Siehe Kapitel ). - In % vom Basispreis Mit diesem Feld können Sie angeben das der Einkaufspreis Prozentual vom Verkaufspreis berechnet wird. Z.B. Verkaufspreis= 2, Einkaufspreis=50% ergibt einen Einkaufspreis von

221 (3) - Dieser Artikel soll bei Tagesabschluss pro Person gebucht werden Wenn Sie diesen Hacken setzen, wird dieser Artikel bei allen eingecheckten Gästen beim Tagesabschluss gebucht. - Erlöskonto Aus Kompatibilitätsgründen zu MaxiKass vorhanden. In Hotcheck ohne Funktion Registerkarte Zuordnung Hier können Sie den Artikel bestimmten Kassen zuordnen. Wenn z.b. bestimmte Artikel nur im Hotel oder nur im Restaurant angezeigt werden sollen. 221

222 4.5. Zimmerspiegel Zimmer In diesem Kapitel wird beschrieben wie Sie die Zimmer ihres Hotels einrichten und wie Sie Preisklasse, Kategorien, Merkmale usw. einrichten. Die Preisgestaltung in Hotcheck sieht wie folgt aus: Zimmer Jedem Zimmer wird eine Kategorie zugeordnet z.b. EZ, DZ, Suite Kategorie Preisklasse Arrangement Jeder Kategorie wird in Abhängigkeit der Personenanzahl eine Preisklasse zugeordnet z.b.: Kategorie DZ (Doppelzimmer) - 1 Pers. = Preisklasse DZ_P1-2 Pers. = Preisklasse DZ_P2-3 Pers. = Preisklasse Dz_P3 (Zustellbett) Personentypanhängig Aufenthaltsdauer Ereignisse Im Arrangement kann eingestellt werden welche Artikel (z.b. Eintritt Schwimmbad) im Preis inbegriffen sind bzw. zu dieser Preisklasse automatisch gebucht werden sollen (vordefinierte Tagesleistungen). Der Preis der Preisklasse kann danach bestimmt werden, was für Personentypen auf diesen Zimmer sind. Z.B.: Preisklasse EZ_P1 (Einzelzimmer mit 1 Personen) 1 Erw. = 40 1 Schüler / Student = 25 Je nach länge des Aufenthalts kann ein Zuschlag berechnet oder ein Rabatt gewährt werden Z.B.: Preisklasse EZ_P1 (Einzelzimmer mit 1 Personen) 7 Tage = -5 (Tagespreis) 14 Tage = -10 (Tagespreis) Je nach Ereignis kann ein Zuschlag berechnet oder ein Rabatt gewährt werden Z.B.: Preisklasse EZ_P1 (Einzelzimmer mit 1 Personen) Messe = +10% (Tagespreis) Stadtfest = +5% (Tagespreis) 222

223 Personentypen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Reinigungsintervalle benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Personentypen. Hier können Sie Personentypen anlegen. Es können dann Personentyp-abhängige Preise eingestellt werden (Siehe Kapitel ). Die Personentypen werden dann beim Anlegen einer Reservierung abgefragt (Siehe Kapitel ). Damit die Personentypabfrage bzw. Personentypabhängigen Preise möglich sind müssen mehr als ein Personentyp angelegt werden. Wichtig ist auch das die Personentypabfrage aktiviert wurde (Siehe Kapitel ) z.b. ein Doppelzimmer mit 2 Personen kostet standardmäßig 70. Wenn nun eine Erwachsener mit einem Kind unter 6 Jahren anreist, kostet das Zimmer nur 55. Oder spezielle Preise für Studenten, Senioren oder Behinderte lassen sich durch Personentypen in der Preisklasse definieren. 223

224 Preisklassen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparamater und Preisklassen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/ Preisfindungsparamater. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Preisklassen Registerkarte Preisklassen (1) - Preisklasse Geben Sie hier einen eindeutigen Namen für die Preisklasse ein. - Rechnungstext Geben Sie hier den Text ein, der später auf die Rechnung gedruckt werden soll. - Basispreis Geben Sie hier den Basispreis der Preisklasse ein. - MwSt. Schlüssel Geben Sie hier den MwSt. Schlüssel an. - Zukünftiger Basispreis / Gültig ab Diese Einstellung ist dafür gedacht um den Basispreis ab einen bestimmten Zeitpunkt zu ändern. Z.B. Preiserhöhung ab dem von 55 auf 60. Alle Reservierungen nach diesem Zeitraum (es gilt das Aufenthalts- und nicht das Anlegedatum) werden mit dem höheren Preis berechnet. - Basiskosten Geben Sie hier die Basiskosten der Preisklasse an. Wird nur für statistische Zwecke benötigt. - Erlöskonto Dieses Feld ist für die Datev-Schnittstelle (Siehe Kapitel ) vorgesehen. 224

225 (2) - Feste Anzahl Übernachtungen Hier können Sie angeben, dass diese Preisklasse eine feste Aufenthaltsdauer vorschreibt. Wird z.b. 3 Tage eingetragen dann kann diese Preisklasse nicht für weniger Tage gebucht werden. Es wird dann folgende Meldung angezeigt: - Verlängerungstage Hier kann eine abweichende Preisklasse angegeben werden. Diese wird verwendet wenn mehr als die festen Tage gebucht werden. Z.B. wenn man hier die Preisklasse DZ2 einstellt und eine Reservierung von 4 Tagen bucht. So werden die Mindesttage (z.b. 3) mit der aktuellen Preisklasse gebucht und jeder weitere Tag mit der Preisklasse DZ2. Es wir dann folgende Meldung angezeigt: Wird keine abweichende Preisklasse angegeben, so werden die Verlängerungstage mit der selben Preisklasse berechnet. (3) - Diese Preisklasse soll nicht mehr gebucht werden Diese Feld muss erst mit dem Button Feld freigeben -> freigeschaltet werden. Es sorgt dafür dass diese Preisklasse nicht mehr gebucht werden kann. Ein löschen von Preisklassen ist nicht möglich da sonst Listen und Statistiken die diese Preisklasse benötigen nicht mehr gedruckt werden könnten. - Soll diese Preisklasse pro Person gebucht werden? Hiermit können Sie angeben ob die Preisklasse pro Person oder pro Zimmer gilt. z.b. Basispreis 50 Aktiviert Deaktiviert Eine Person zahlt 50 Eine Person zahlt 50 Zwei Personen zahlen 100 Zwei Personen zahlen 50 Usw. Usw. - Soll diese Preisklasse nur einmal gebucht werden? Hiermit können Sie angeben ob diese Preisklasse nur einmal pro Reservierung gebucht werden soll oder für jeden Tag. z.b. Basispreis 50 Aktiviert Deaktiviert 1 Tage Aufenthalt = 50 1 Tage Aufenthalt = 50 3 Tage Aufenthalt = 50 3 Tage Aufenthalt = 150 Usw. Usw. 225

226 - Welche Gastronomieleistungen sind im Basispreis enthalten? Hier können Sie angeben welche Gastronomieleistung im oben angegebenen Basispreis mit inbegriffen sind. Diese Angaben sind für die HP/VP - Liste wichtig (Siehe Kapitel und ). o Frühstück Gibt an das ein Frühstück für diese Preisklasse auf die Liste gebucht werden soll. o Mittagessen o Gibt an das ein Mittagessen für diese Preisklasse auf die Liste gebucht werden soll. Abendessen Gibt an das ein Abendessen für diese Preisklasse auf die Liste gebucht werden soll. o Sonder 1-3 Hier haben Sie die Möglichkeit 3 zusätzliche, im Preis inbegriffene, Restaurantleistungen anzugeben. Z.B. könnte Sonder1 ein Stückkuchen und ein Kaffee zur Kaffeezeit sein. o Das Mittagsessen wird am Abreisetag gereicht Dieses Feld gibt an ob an Tag der Abreise ein Mittagessen mit im Preis inbegriffen ist oder nicht. Dem entsprechend wird das Mittagessen mit auf die Liste gesetzt oder nicht. (4) Hier können Sie Personentyp abhängige Preise hinterlegen. Dieser Button ist nur verfügbar wenn Sie mehr als einen Personentyp angelegt haben (Siehe Kapitel ). Klicken Sie auf den Button: Hier können Sie nun für unterschiedliche Personentyp-Kombinationen, unterschiedliche Preise eingeben. Wird eine Reservierung mit einer Kombination erstellt die hier nicht eingetragen ist so wird der Preis aus der Preisklasse verwendet. Ist eine Kombination gespeichert so wird der hier abweichende Preis verwendet. (Siehe Kapitel ) z.b. ein Doppelzimmer mit 2 Personen kostet standardmäßig 70. Wenn nun eine Erwachsener mit einem Kind unter 6 Jahren anreist, kostet das Zimmer nur 55. Oder spezielle Preise für Studenten, Senioren oder Behinderte lassen sich hier definieren. Geben Sie in die Spalten der Personentypen die entsprechende Anzahl ein. In der Spalte Preis können Sie dann den Preis für diese Kombination definieren. 226

227 Mit dem Button Mit dem Button Mit dem Button können Sie eine weitere Zeile hinzufügen. können Sie die aktuell gewählte Zeile löschen. werden alle leeren Zeilen gelöscht Registerkarte Arrangement Unterschied Arrangement und Buchungssplitting Beim Arrangement werden die Artikel zusätzlich zur Preisklasse mit auf der Rechnung aufgeführt. Beim Buchungssplitting wird nur die Preisklasse auf der Rechnung aufgeführt. Die Artikel des Buchungssplittings dienen nur der statistischen Auswertung bzw. der Warenwirtschaft In diesem Fenster können Sie weitere Artikel, dieser Preisklasse zuordnen, die nicht im Basispreis enthalten sind. Wenn Sie z.b. eine Preisklasse Wellness erstellen wollen, können Sie hier die Wellness Artikel z.b. Sauna, Massage, Schwimmbad usw. angeben die zu dem Basispreis hinzugerechnet werden sollen. Diese Artikel können später dann in einer Liste ausgegeben werden (Siehe Kapitel ) Gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie in Bereich (1) einen Artikel aus (Doppelklick) den Sie dieser Preisklasse hinzufügen wollen. 2. In Bereich (3) können Sie die Daten für den gewählten Artikel einstellen: o Anzahl Geben Sie hier an wie oft der Artikel zu dieser Preisklasse gebucht werden soll. Z.B. 1x beim Einzelzimmer, 2x beim Doppelzimmer o Betrag Hier können Sie einen abweichenden Betrag für diesen Artikel festlegen. 227

228 o o Pro Person buchen Hier können Sie angeben ob der Artikel pro Person oder pro Buchung gebucht werden soll. z.b. Artikel Anzahl=1 Aktiviert Deaktiviert z.b. Schwimmbadkarten z.b. Flasche Wasser auf dem Zimmer 1 Person = 1x Artikel 1 Person = 1x Artikel 2 Personen = 2x Artikel 2 Personen = 1x Artikel Einmalig buchen Hier können Sie angeben ob der Artikel nur einmal pro Reservierung oder pro Aufenthaltstag gebucht werden soll. z.b. Aktiviert Deaktiviert z.b. Willkommenssekt z.b. Frühstück 1 Tag Aufenthalt = 1x gebucht 1 Tag Aufenthalt = 1x gebucht 3 Tag Aufenthalt = 1x gebucht 3 Tag Aufenthalt = 3x gebucht 3. Klicken Sie auf den Button Speichern. Jetzt wird der Artikel in den Bereich (2) übernommen. Hier werden alle bereits gebuchten Artikel gespeichert. Um einen Artikel zu ändern oder zu löschen gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie einen Artikel in Bereich (2) aus. Jetzt werden die eigestellten Daten zu diesem Artikel in Bereich (3) angezeigt. 2. Ändern Sie nun die Daten und mit dem Button Speichern werden die Änderungen übernommen. Zum löschen klicken Sie auf den Button Löschen um den aktuell in Bereich (2) gewählten Artikel zu löschen. 228

229 Registerkarte Buchungssplitting Unterschied Arrangement und Buchungssplitting Beim Arrangement werden die Artikel zusätzlich zur Preisklasse mit auf der Rechnung aufgeführt. Beim Buchungssplitting wird nur die Preisklasse auf der Rechnung aufgeführt. Die Artikel des Buchungssplittings dienen nur der statistischen Auswertung bzw. der Warenwirtschaft Hier können Sie angeben aus welchem Artikel sich der Basispreis zusammensetzt. Wenn Sie z.b. in der Registerkarte Preisklasse im Bereich (3) angegeben haben das ein Frühstück im Preis inbegriffen ist, so können Sie hier den Artikel Frühstück buchen. Dann setzt sich der Basispreis aus 50 Logis + 5 Frühstück = 55 Basispreis. Das Buchen und löschen von Artikel funktioniert genauso wie bei den Arrangements. Im Bereich (3) können Sie folgende Einstellungen vornehmen: - Anzahl / Betrag Anzahl der Artikel, Betrag des Artikels - Immer aktuellen Artikelpreis buchen Hier können Sie angeben das immer der aktuelle Artikel Preis verwendet werden soll. Z.B. Legen Sie einen Artikel mit 5 an. Anschließend legen Sie eine Preisklasse an und buchen den Artikel. Jetzt ändern Sie den Artikelpreis von 5 auf 5,5. Aktiviert Der Preis der hier berechnet wird ändert sich ebenfalls auf 5,5. Deaktiviert Der Preis der hier berechnet wird bleibt bei 5. - Prozentual verteilen Hiermit können Sie angeben dass der darunter angegebene Prozentsatz verwendet werden soll. - Prozent Hier können Sie einen Prozentsatz vom Basispreis angeben. 100% = Basispreis 229

230 Aufenthaltsdauer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Aufenthaltsdauer benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/ Preisfindungsparamater. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Aufenthaltsdauer. Hier können Sie abweichende Preise für Preisklassen, in Abhängigkeit von der Aufenthaltsdauer, einstellen. Eine Preisklasse DZ kostet z.b. bei einem Aufenthalt von 1-5 Tage 50 und bei mehr als 5 Tage Aufenthaltsdauer Geben Sie hier an bei welcher Aufenthaltsdauer sich der Preis ändern soll`. - Preiszuordnung Wenn Sie auf den Button klicken dann öffnet sich folgendes Fenster: In den Spalten können Sie folgende Änderungen angeben: o Veränderung 1 Geben Sie hier an um welchen Wert sich der Basispreis ändern soll. o + / - Hier können Sie angeben ob der Wert in Spalte Veränderung1 dazu addiert oder abgezogen werden soll. Mit einem Doppelklick in die Spalte können Sie den Wert ändern. o % Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen dann wird ein X eingetragen. Dies gibt an das der Wert der in Spalte Veränderung1 steht ein Prozentwert ist. z.b. 55-5% = 52,25 o B (empfohlene Einstellung) 230

231 Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen dann wird ein X eingetragen. Dies gibt an das der Wert der in der Spalte Veränderung1 steht ein Währungsbetrag ist. z.b = 50 Klicken Sie auf den Button Speichern um die Änderungen zu übernehmen Kategorien Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kategorien benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kategorien. Hier können Sie nun Zimmerkategorien festlegen. - Kategoriename Geben Sie hier einen Kategorienamen ein, z.b. DZ für Doppelzimmer - Anzahl Betten Hiermit können Sie angeben wie viele Betten das Zimmer standardmäßig hat. Hiermit wird ebenfalls festgelegt welches die Standardbelegung ist. 2 Betten = Standardbelegung (Belegung mit 2 Personen) - Sondernutzung Mit dieser Funktion können Sie die Preisklasse aus Listen und Statistiken entfernen. Zusätzlich werden diese Zimmer nicht für die automatische Zimmervergabe verwendet. Wenn Sie ihr Hotel komplett ausgebucht haben (inklusive Sondernutzungszimmer) dann liegt ihre Auslastung über 100%. - Preisklasse bei Standardbelegung Dies ist die Preisklasse bei Belegung Anzahl Personen = Anzahl Betten. Z.B. 2 Betten, dann ist die Standardbelegung = Belegung mit 2 Personen. Diese Belegungsart wird dann auch grau dargestellt und ist deaktiviert. Optional können Sie noch einen Text für die Reservierungsbestätigung angeben. 231

232 - Bei Belegung mit 1,2,3,4 Person Hier können Sie für, von der Standardbelegung, abweichende Belegungen die Preisklassen festlegen. Wenn Sie keine Preisklasse angeben dann wird die Preisklasse der nächstkleineren Belegung gekommen. Z.B. im Beispiel ist für die Belegung 3+4 Personen keine Preisklasse angegeben. Wird nun das Zimmer mit dieser Kategorie mit 4 Personen belegt so wird die Preisklasse für 2 Personen verwendet. Einstellung Buchen Einstellung Buchen 1 Person DoppZimNormP1 DoppZimNormP1 DoppZimNormP1 DoppZimNormP1 2 Personen DoppZimNormP2 DoppZimNormP2 DoppZimNormP2 DoppZimNormP2 3 Personen DoppZimNormP2 DoppZimNormP3 DoppZimNormP3 4 Personen DoppZimNormP2 DoppZimNormP4 DoppZimNormP Merkmale Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Merkmale benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Merkmale. Hier können Sie Zimmermerkmale einstellen. Zimmermerkmale sind z.b. besondere Ausstattungsvarianten mit denen sich Zimmer unterscheiden. So können Sie beim reservieren nach Zimmer suchen die ein bestimmtes Merkmal aufweisen (siehe Kapitel ). Merkmale werden im Zimmerspiegel angezeigt: 232

233 Folgende Merkmale sind standardmäßig in Hotcheck vorhanden: Badewanne Internet Balkon Dusche Garten Haustier Kinderbett Nichtraucher Rollstuhl Zustellbett Eigene Bilder können Sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm erstellen z.b. Windows Paint, das Sie im Startmenü unter Programme/Zubehör/Paint finden. Folgende Bildformate werden unterstützt: BMP, ICO, JPG, GIF. - Kurztext Geben Sie hier den Namen des Zimmermerkmales an. - Bildauswahl Mit diesem Button können Sie ein Bild auswählen, das für dieses Merkmal angezeigt werden soll. Stellen Sie sicher dass, das Bild von allen Arbeitsplätzen erreichbar ist. z.b. in einem Freigegebenen Ordner auf dem Server. Der Dateipfad muss dann als Netzwerk-Pfad eingetragen werden (mit //Rechnername/ beginnend) Servicebereiche Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Servicebereiche benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Servicebereiche. Hier können Sie Servicebereiche festlegen, z.b. nach Etage. So können Sie jedes Zimmer einem Servicebereich zuordnen und anschließen einer Putzfrau den Servicebereich 1.Etage geben (Siehe Kapitel ) - Beschreibung Geben Sie hier den Namen des Servicebereiches ein. 233

234 Zimmer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zimmer benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie dort auf den Menüeintrag Zimmer. Hier können Sie die in Ihrem Hotel verfügbaren Zimmer anlegen Registerkarte Zimmer - Zimmernummer Geben Sie hier die Zimmernummer des Zimmers ein. - Zimmername Hier können Sie einen Namen für das Zimmer vergeben z.b. Hollywood Suite. Diese Angabe ist optional, anstelle eines Namens können Sie auch die Zimmernummer eintragen. - Kategorie Hier können Sie dem Zimmer eine Kategorie zuordnen. Einstellungen für Kategorien werden in Kapitel beschrieben. - Belegung/Betten/Personen Dieser Wert wird aus der eingestellten Kategorie (Anzahl Betten) übernommen. - Sondernutzung Mit dieser Funktion können Sie dieses Zimmer aus Listen und Statistiken entfernen. Wenn Sie Sondernutzungszimmer haben und ihr Hotel ausgebucht ist so bekommen Sie eine Auslastung über 100% angezeigt. Zimmer mit Sondernutzung werden nicht in der automatischen Zimmervergabe berücksichtigt. - Zimmer unsauber Mit diesem Feld können Sie das Zimmer als unsauber markieren. Alternativ hierzu geht dies auch über den Zimmerspiegel (Siehe Kapitel ). 234

235 - Servicebereich Hier können Sie das Zimmer einem Servicebereich zuordnen. Einstellungen für Servicebereiche werden in Kapitel beschrieben. Siehe zusätzlich Kapitel für die Verwendung von Servicebereichen. - Standardmerkmal Hier können Sie das Hauptmerkmal des Zimmers einstellen. Dieses wird z.b. im Zimmerspiegel angezeigt wenn keine weiteren Merkmale vergeben sind: - Priorität bei automatischer Vergabe Hier können Sie eine Priorität einstellen, welche Zimmer beim automatischen vergeben bevorzugt werden sollen z.b. erste die Zimmer im Erdgeschoss, dann die Zimmer in der 1. Etage, usw. 0 = Höchste Priorität 9 = Geringste Priorität - Telefon Nebenstellennummer Diese Einstellung wird in Kapitel beschrieben. - Dieses Zimmer ist erst ab x Verfügbar Hier können Sie angeben dass, dass Zimmer erst ab einen bestimmten Zeitraum verfügbar sein soll. Haben Sie z.b. einen Anbau fertiggestellt der am eröffnet wird. Damit nun schon Reservierung für den Zeitraum nach dem angenommen werden können, legen sie es sofort an und geben es erst ab dem frei. Diese nicht Verfügbarkeit wird im Zimmerspiegel angezeigt (Siehe Kapitel ). Wir versucht eine Reservierung vor der Verfügbarkeit zu erstellen so wird eine Meldung ausgegeben: 235

236 Registerkarte Abweichungen vom Standard 1 2 (1) (Optionale Angaben) Hier können Sie, von der eingestellten Kategorie, abweichende Preisklassen für unterschiedliche Belegungen angeben. Wenn Sie diese Felder leer lassen dann werden die Preisklassen der Kategorie verwendet (Siehe Kapitel ). Diese Angabe wäre z.b. nützlich wenn Sie normale und Premium Doppelzimmer haben. Dann können Sie für die Premium Zimmer andere Preise einstellen. (2) Dieser Bereich wird in Kapitel beschrieben. 236

237 Registerkarte Zimmersperre Diese Registerkarte wird in Kapitel beschrieben Registerkarte Merkmale Hier können Sie bis zu 5 weitere Merkmale für das Zimmer vergeben. Diese Merkmale werden mit Bild im Zimmerspiegel angezeigt. Das Anlegen von eigenen Merkmalen wird in Kapitel beschrieben. Werden hier keine weiteren Merkmale vergeben so wird im Zimmerspiegel das Standardmerkmal angezeigt: Alternativ hierzu können Sie die Merkmale auch im Zimmerspiegel anpassen (Siehe Kapitel ). 237

238 Ereignisse Ereignisarten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Ereignisarten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Ereignisarten Registerkarte Ereignisarten - Ereignisart Geben Sie hier den Namen der Ereignisart ein z.b. Messe, Stadtfest, Saisonzeit, usw. - Farbe Hier können Sie eine Farbe bestimmen mit der Ereignisse mit dieser Ereignisart im Zimmerspiegel angezeigt werden sollen. Mit dem Button können Sie eine Farbe auswählen. 238

239 Registerkarte Priorität In diesem Fenster können Sie festlegen in welcher Reihenfolge die Ereignisse der einzelnen Ereignisarten bestimmt werden sollen, wenn diese sich überlappen z.b. wenn das Stadtfest und eine Messe sich überlappen, können Sie hier festlegen welches Ereignis bzw. welcher Preis die höhere Priorität Besitz und bevorzugt verwendet werden soll Ereignisse Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Ereignisse benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Ereignisse. Hier können Sie nun die einzelnen Ereignisse wie z.b. Messen, Sportveranstaltung, Stadtfeste, usw. festlegen. Aber auch Sonderaktionen wie Alle Zimmer 5% Rabatt aber nur MO und DI. 239

240 Registerkarte Ereignisse - Ereignis Geben sie hier den Namen des Ereignisses an. Dieser wird auch im Zimmerspiegel angezeigt. - Ereignisart Hier legen Sie fest, zu welcher Ereignisart dieses Ereignis gehört. - Von / Bis Hier können Sie den Zeitraum festlegen, in dem das Ereignis stattfindet. - Gültig nur an bestimmten Wochentagen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden folgende Einstellungen eingeblendet: Hier können Sie angeben das dieses Ereignis z.b. nur am MO-FR gilt ist und am Wochenende nicht. Sie können mit Hilfe dieser Einstellung auch Wochentags abhängige Preise erzeugen. z.b. haben Sie das Sommerangebot Alle Zimmer 5% Rabatt aber nur an MO und DI So erstellen Sie ein Ereignis, stellen den Zeitraum der Aktion ein, geben hier an, an welchen Tagen die Aktion gültig ist. Die 5% Rabatt geben Sie dann im Bereich Preiszuordnung an. Als Beispiel könnte das dann so aussehen: 240

241 - Preiszuordnung Hier können Sie den Preisklassen ereignisabhängige Preisveränderungen einstellen. Klicken Sie auf den Button Preiszuordnung. Es öffnet sich folgendes Fenster: In den Spalten können Sie folgende Änderungen angeben: o Preisparameter des Ereignisses Hier können Sie die Preiseinstellungen eines anderen Ereignisses mit selber Ereignisart auswählen. Wenn Sie z.b. die Ereignisart Messe nutzen, brauchen Sie die Preise nur einmal einstellen und bei allen anderen Messen einfach das eingestellte Ereignis auswählen. Es werden dann die Preiseinstellungen übernommen. o Veränderung 1 Geben Sie hier an um welchen Wert sich der Basispreis ändern soll. o Veränderung 2 Wenn Sie in der Preisklasse (Siehe Kapitel ) einen zukünftigen Basispreis eingetragen haben dann können Sie hier die Ereignisveränderung für den zukünftigen Basispreis angeben. o + / - Hier können Sie angeben ob der Wert in Spalte Veränderung1 dazu addiert (Preiserhöhung) oder abgezogen (Rabatt) werden soll. Mit einem Doppelklick in die Spalte können Sie den Wert ändern. o % Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen, wird ein X eingetragen. Dies gibt an das der Wert der in Spalte Veränderung1 steht ein Prozentwert ist. z.b. 55-5% = 52,25 o B Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen, wird ein X eingetragen. Dies gibt an das der Wert der in der Spalte Veränderung1 steht ein Währungsbetrag ist. z.b = 50 Mit dem Button Speichern können Sie die Einstellungen abspeichern. Mit dem Button Beenden können Sie das Fenster wieder schließen. 241

242 Registerkarte Priorität Hier können Sie festlegen welches Ereignis gleicher Ereignisart zuerst verwendet werden soll, wenn sich diese überschneiden Ereignisabhängige Artikelpreise Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Artikel benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Artikel. 242

243 Klicken Sie auf den Button Preisänderungen bei Ereignis. Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier können Sie nun ereignisabhängig einstellen, zu welchem Preis ein Artikel bei welchem Ereignis angeboten wird. - Neue Bezeichnung Hier können Sie eine neue Artikelbezeichnung für die Rechnung eingeben. Sinnvoll ist z.b. das in der Bezeichnung das Ereignis mit angegeben wird. So kann auf einer Rechnung besser zwischen Artikel im Ereignis und Artikel außerhalb des Ereignisses unterschieden werden: Unterschiedliche Bezeichnung 1x Frühstück 5,0 1x Frühstück Sonderaktion 4,5 1x Frühstück Messezeit 5,5 Hier ist klar ersichtlich wieso die beiden Frühstücke unterschiedliche Preise haben. Gleiche Bezeichnung 1x Frühstück 5,0 1x Frühstück 4,5 1x Frühstück 5,5 Hier ist nicht ersichtlich wieso das Frühstück unterschiedliche Preise hat. - Neuer Preis Hier können Sie nun den neuen Preis für das jeweilige Ereignis festlegen. Klicken Sie auf den Button Speichern um die Änderungen zu übernehmen Benannte Zimmerspiegel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Benannte Zimmerspiegel benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Benannte Zimmerspiegel. 243

244 Benannte Zimmerspiegel sind sinnvoll in Verbindung mit Ereignissen. Oft rufen Gäste an und wollen ein Zimmer für die Messe Auto Motor. Damit nun der Mitarbeiter nicht jedesmal das Datum der Messe raussuchen muss, kann man benannte Zimmerspiegel anlegen die direkt das gewünschte Ereignis anzeigen. (Siehe Kapitel ) - Name/Bezeichnung Geben Sie hier den Namen ein, der für den benannten Zimmerspiegel angezeigt werden soll. - Startdatum Geben Sie hier das Startdatum ein, das der Zimmerspiegel anzeigen soll. - Anzahl Zimmer Geben Sie hier an wie viele Zimmer angezeigt werden sollen. - Anzahl Wochen Geben Sie hier an wie viele Wochen angezeigt werden sollen Startdatum Anzahl der Wochen Anzahl der Zimmer 244

245 4.6. Zahlarten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zahlarten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zahlarten Registerkarte Zahlarten - Zahlart Geben Sie hier ein eindeutiges Zahlartenkürzel an, mit dem die Zahlart identifiziert werden kann. Folgende Kürzel sind schon reserviert: Zahlart Beschreibung Verweis (Kapitel) GUT Gutschein BAR Barzahlung SAML Sammelrechnung Für MaxiKass DEPT Depot Für MaxiKass TERM EC-Terminal ETER EC-Terminal KTER EC-Terminal HOT Hotcheck (Hotelbuchung von MaxiKass aus) Für MaxiKass - Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Zahlart ein. - An Position Dieses Feld ist nur aus Kompatibilitätsgründen zu älteren Versionen vorhanden und diente zur Festlegung der Reihenfolge der Zahlarten. Dies wird nun über die Registerkarte Reihenfolge festgelegt. 245

246 - Zahlartengruppe Geben Sie hier eine Zahlartengruppe an, zu der diese Zahlart gehört. Zahlartengruppe Beispiele Scheck Scheckzahlung Kreditkarten Visa, Mastercard, Electronic cash EC-Karte, Geldkarte, Debitoren Alle debitorischen Zahlarten (Banküberweisung am nächsten Tag) Gutschein - Diese Zahlart für Terminalzahlart freischalten / Karten ID Diese Felder werden für die Kartenzahlung über ein Terminal benötigt. Siehe Kapitel Registerkarte Reihenfolge Hier können Sie festlegen in welcher Reihenfolge die Zahlarten im Rechnungsfenster angezeigt werden sollen (Siehe Kapitel ). 246

247 4.7. Adressen (Kunden / Vermittler / Firmen) Titel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Titel benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Titel. Hier können Sie eigene Titel einpflegen. Z.B. Dr., Dipl., usw. 247

248 Anreden Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Anrede benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Anreden. Hier können Sie Anreden einpflegen. Z.B. Herr, Frau, Fam., usw. - Anrede Geben Sie hier die Anrede ein. Z.B. Fam. - Brieftext Geben Sie hier den anredebezogenen Brieftext ein, z.b. Sehr geehrte Fam., Sehr geehrter Herr, usw. Dieser Text wird bei Briefen an jemanden in der Anrede verwendet. - gefolgt von Hier können Sie angeben welche Daten in der Brieftext-Anrede auf den Brieftext folgen sollen. Die Reihenfolge ist wie folgt: {Brieftext} {Anrede} {Titel} {Vorname} {Name1} {Name2} z.b. Sehr geehrte Familie Schmidt = Anrede, Name1, Name2 z.b. Sehr geehrter Herr Dr. Schmidt Müller = Anrede, Titel, Vorname, Name1, Name2 248

249 Nationen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Nationen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Nationen. Hier können Sie Nationen einpflegen. Ebenfalls werden hier die Fremdwährungen ein gepflegt in denen bezahlt werden kann. Aber der Version sind schon ein Großteil der Nationen ein gepflegt. So das Sie dieses Fenster nur noch zum Einstellen der Fremdwährungen benötigen. - Nation Geben Sie hier den länderspezifischen Kennbuchstaben an. - Bezeichnung Hier können Sie den Namen des Landes eintragen. - Sprache Geben Sie hier die Sprache des Landes an. - Statistik-Code Geben Sie hier den Statistik-Code der einzelnen Länder ein. - Währungssymbol Geben Sie hier das Währungssymbol dieses Landes ein. - Währungsbezeichnung Geben Sie hier den Namen der Währung ein. - Umrechnungskurs Geben Sie hier den Umrechnungskurs der Währung ein. 249

250 Gaststatus Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Status benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Status. Hier können Sie verschiedene Status einstellen die Sie später Gästen zuordnen können. So können Sie ihre Gäste in Gruppen zusammenfassen. Standardmäßig sind die Gruppen ( Presse, Stamm, VIP1 und VIP2 ) eingestellt Gast-Selektion Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Selektion benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Selektion. Hier können Sie Gastmerkmale erstellen, die sie später einem Gast zuordnen können z.b. Messegast, Weihnachtspost, Allergie, usw. - Selektion Geben Sie hier den Namen der Selektion ein. - Beschreibung Geben Sie hier eine ergänzende Beschreibung ein. 250

251 PLZ Orte Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht PLZ und Orte bearbeiten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag PLZ Orte Standardmäßig werden mit Hotcheck alle PLZ und Orte Deutschlands ausgeliefert. Sollten Sie Hotcheck in einem anderen Land benutzen, können Sie hier die PLZ/Ort Daten nachpflegen. (1) Um eine bestimmte PLZ oder einen bestimmten Ort zu suchen geben Sie hier einen Suchbegriff ein. Im Bereich 2 wird dann das Suchergebnis angezeigt. (2) Hier wird das Suchergebnis angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz kann dieser bearbeitet werden. (3) Hier können Sie Daten bearbeitet oder neue Daten hinzugefügt. - Speichern Mit diesem Button können Änderungen oder neue Datensätze gespeichert werden. - Neue Suche Mit diesem Button wird die Suche erneut durchgeführt. - Neue PLZ Mit diesem Button wird ein neuer Datensatz angelegt und mit dem Button Speichern gespeichert. - Löschen Mit diesem Button wird der aktuell gewählte Datensatz gelöscht. - Beenden Mit diesem Button schließen sie das Fenster. 251

252 Bundesländer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Bundesländer benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Bundesländer. Hier können Sie Bundesländer einpflegen. Ab der Version werden alle deutschen Bundesländer mit ausgeliefert und müssen nicht mehr eingestellt werden. - Bundesland Kürzel Geben Sie hier das Kürzel des Bundeslandes ein. - Bezeichnung Geben Sie hier den Namen des Bundeslandes ein. - Statistik-Code Geben Sie hier den Statistik-Code des Landes ein. 252

253 Provisionen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Provisionen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Provisionen Hier können Sie Provisionen für Vermittler vergeben. - Staffelname Geben Sie hier die Bezeichnung der Provision ein. (1) Je nach Auswahl des Feldes verändert sich der Bereich (1.1) wie folgt: - In % von Logies Hier können Sie angeben bei welchen Logiesumsätzen welche Prozente Provision vergeben werden. - Je Zimmer Hier können Sie angeben ab welcher Anzahl an Zimmern welcher Betrag Provision vergeben wird. 253

254 - Je Übernachtung (Person) Hier können Sie angeben ab welcher Anzahl Personen welcher Betrag Provision vergeben wird. (2) Hier können Sie angeben wie die Provision vergeben wird: - Zeitraum Die Provision wird nur für Reservierungen in einem bestimmten Zeitraum vergeben. Geben Sie den Zeitraum hier an: - Pro Jahr Die Provision wird jährlich an den Vermittler ausgezahlt - Pro Monat Die Provision wird monatlich an den Vermittler ausgezahlt (3) Hier können Sie für bestimmte Hauptgruppen (Siehe Artikel 4.4.) angeben wie viel Prozent Rabatt der Vermittler bekommen soll, wenn der Gast Artikel aus einer der Hauptgruppen verbraucht. 254

255 Zahlungsbedingungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Zahlungsbedingungen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zahlungsbedingungen. Hier können Sie Zahlungsbedingungen einpflegen. Diese werden dann automatisch mit auf die Rechnung gedruckt (bei Debitorzahlarten). - Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung für diese Zahlungsbedingung ein. - Freier Rechnungstext Wenn Sie diesen Hacken setzen dann können Sie anstelle der Felder in Automatisch Berechnen einen freien Rechnungstext eingeben. - Fälligkeitstage Hier können Sie angeben bis wann diese Rechnung bezahlt werden soll. - Skontotage Hier können Sie angeben bis zu welchem Tag, der Gast ein Skonto. - Skonto % Hier kann das Prozentuale Skonto auf den Rechnungsbetrag angegeben werden. 255

256 Adressen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Adressen benötigt. Es gibt in Hotcheck zwei verschiedene Adressfenster. Diese unterscheiden sich aber nur minimal. Backoffice / Kundenverwaltung Frontoffice Registerkarte Postanschrift Backoffice

257 Frontoffice (1) - Kurzname 25 Wichtig ist, dass der Kurzname nur einmal vorhanden sein darf. Dieser ist dafür gedacht, um Gäste mit selbem Namen eindeutig zu identifizieren. Wenn Sie z.b. 2 Gäste haben die beide Max Mustermann heißen, so gibt man dem einen Gast den Kurznamen MaxM und dem anderen den Kurznamen MMuster. So ist jeder Gast eindeutig zu identifizieren. - Firma / Vermittler / Anfrage Hier können Sie angeben um was für eine Art Adresse es sich handelt: o Gast Wenn Sie einen Gast haben oder einen Mitarbeiter einer Firma haben. o Firma Wenn Sie eine Firmenadresse einpflegen, machen Sie den Hacken Firma. Dann kann dieser Adresse Mitarbeiter zugeordnet werden o Vermittler Wenn Sie einen Vermittler einpflegen, machen Sie den Hacken bei Vermittler. Es geht auch die Kombination aus Vermittler und Firma möglich. - Anrede Wählen Sie hier eine Anrede für diese Adresse aus. - Titel Wählen Sie hier einen Titel für diese Adresse aus. - Vorname Geben Sie hier den Vornamen für diese Adresse ein. - Name 1 Geben Sie hier den Nachnamen bzw. Firmennamen ein. - Name 2 Hier können Sie Namenzusätze einpflegen. 25 Eine Erklärung für Kurzname finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 257

258 - Straße Nr. Geben Sie hier die Straße mit Hausnummer ein. - PLZ / Ort / Nation / Bundesland Aber der Version müssen Sie nur noch eine Postleitzahl eintragen. Alle anderen Felder werden automatisch gefüllt. Wenn Sie eine älter Version besitzen, wählen Sie eine Nation (Siehe Kapitel 4.7.3) und ein Bundesland (Siehe Kapitel 4.7.7) aus. Geben Sie eine Postleitzahl ein. Der Ort wird dann automatisch aus der Postleitzahl ermittelt. (2) - Status Wählen Sie den Status des Gastes aus. (Siehe Kapitel 4.7.4) - Rahmenabkommen Wählen Sie hier ein Rahmenabkommen aus, dass Sie mit dem Gast, Vermittler oder einer Firma abgemacht haben. (Siehe Kapitel 4.8.4) - Zahlungsbedingungen Wählen Sie hier eine Zahlungsbedingung für den Gast, Vermittler oder Firma aus. (Siehe Kapitel 4.7.9) (3) Je nachdem was für eine Adresse Sie grade einpflegen, sieht das Fenster unterschiedlich aus: - Gast / Vermittler Hier können Sie angeben dass dieser Gast ein Mitarbeiter einer bestimmten Firma ist. Wenn Sie auf den Button klicken, können Sie eine Firmenadresse auswählen. - Firma Hier können Sie sehen welche Gäste als Mitarbeiter zu dieser Firma hinzugefügt wurden. 258

259 (4) - Kundenrabatt Diese Funktion wird nur von MaxiKass unterstützt und ist nur aus Kompatibilitätsgründen vorhanden. - Provisionsstaffel Dieses Feld ist nur verfügba,r wenn Sie einen Vermittler einpflegen, und nur im Fenster vom Frontoffice. Hier können Sie die Provision angeben die der Vermittler erhält. (Siehe Kapitel ) Da mit der Vermittler die Provision gutgeschrieben bekommt, muss dieser als Besteller angegeben werden. Eine Liste über die zu zahlenden Provisionen finden Sie in Kapitel (5) Für die Beschreibung dieses Bereiches gehen Sie zum Kapitel Registerkarte Kontakte Backoffice

260 Frontoffice 1 2 Diese Registerkarte ist interessant für Firmen. Hier können mehrere Ansprechpartner eingetragen werden. Kontaktpersonen können bei erstellen einer Reservierung ausgewählt werden. So kann festgehalten werden wer die Reservierung beauftragt hat (Siehe Kapitel ). (1) Hier werden die bereits eingetragenen Ansprechpartner aufgelistet. Wenn man einen Kontakt auswählt so werden die gespeicherten Daten angezeigt und man kann diese verändern. (2) Klicken Sie auf den Button Neu bzw. Neuer Kontakt um einen neuen Kontakt zu erstellen. Geben Sie die Kontaktdaten ein und klicken Sie anschließend Speichern um den Kontakt der Firma hinzuzufügen. - Wichtigkeit Hier können Sie angeben in welcher Reihenfolge die Kontaktpersonen, bei einer Kontaktaufnahme, abgearbeitet werden sollen. - Kopie der Korrespondenz Hiermit können Sie angeben dass eine Kopie aller Schreiben an diese Person geschickt wird. - Kontaktperson Firmenanschreiben Wenn Sie hier den Hacken setzen so wird in einem Anschreiben an die Firma, diese Person als Kontaktperson aufgeführt. 260

261 Registerkarte Kommunikation / Postanschrift Backoffice 1 Frontoffice (Registerkarte Postanschrift ) 1 (1) Hier können Sie zusätzliche Kontaktdaten eintragen. 261

262 Registerkarte Persönliches, Notizen Backoffice Frontoffice Hier können Sie zusätzliche Angaben zu ihren Gästen speichern. (1) - Bevorzugtes Zimmer Hier können Sie angeben welches Zimmer der Gast bevorzugt. - Bevorzugtes Zimmermerkmal Hier können Sie das bevorzugte Zimmermerkmal des Gastes hinterlegen. 262

263 - Limit für Zwischenrechnung Hier können Sie ein Limit für Zwischenrechnungen festlegen. Wird dieses Limit an Offenen Rechnungsbetrag überschritten so können z.b. keine Hotelbuchungen von MaxiKass aus mehr gemacht werden. Es muss dann zuerst eine Zwischenrechnung erstellt werden. Zusätzlich wird der Gast in die Liste Limit aufgenommen (Siehe Kapitel ). - Kundennummer Hier können Sie eine Kundennummer vergeben, diese wird mit auf die Rechnung gedruckt. - Nur gegen Vorkasse Hier können Sie angeben, dass der Gast das Zimmer im Voraus bezahlen muss. - Bei Reservierung Deposit fordern Hier können Sie angeben, ob die Deposit-Einstellungen (Siehe Kapitel ) für diesen Gast berücksichtigt werden sollen oder nicht. (2) - Familienstand Hier können Sie den Familienstand des Gastes eintragen - Geburtsdatum Gast / Partner / Kind1 / Kind2 Hier können Sie die Geburtsdaten der Familie erfassen. So bekommen Sie bei Reservierungen eine Information ( ) im Zimmerspiegel wenn der Gast Geburtstag hat (nur bei Geburtsdatum Gast). - Sonstiger Anlass Hier können Sie weitere Anlässe wie z.b. Hochzeitstag, Firmenjubiläum, usw. einpflegen. (3) Hier können Sie eine zusätzliche Notiz zum Gast eintragen. Wenn eine Notiz zu einem Gast vorhanden ist, wird dies durch das Symbol angezeigt. Die Notiz kann über die Informationszeile abgefragt werden (Siehe Kapitel ) Registerkarte Selektionen Backoffice 263

264 Frontoffice Hier können Sie dem Gast bestimmte Merkmale zuordnen. (Siehe Kapitel ) 264

265 4.8. Reservierungseinstellungen Reservierungsart Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierungsarten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Reservierungsarten. Hier können Sie verschiedene Reservierungsarten z.b. , Telefonisch, Persönlich, Website, Webservice, usw. anlegen. Die Reservierungsart kann dann beim Anlegen der Reservierung eingetragen werden (Siehe Kapitel ). Zusätzlich kann eine Liste nach bestimmten Reservierungsarten erstellt werden (Siehe Kapitel ) Reservierungsstatus Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Reservierungsstatus benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Reservierungsstatus. Hier können Sie verschiedene Reservierungsstadies z.b. Anfrage, Angebot, Gebucht anlegen. Der Reservierungsstatus kann dann beim Anlegen der Reservierung eingetragen werden (Siehe Kapitel ) 265

266 Marketing Marketinggruppe Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Marketing Gruppen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung/. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Marketing-Gruppen. Marketinggruppen benutzt man für statistische Auswertungen über den Erfolg von Marketingaktionen. Beim Anlegen einer Reservierung wird die Marketinggruppe angegeben. So können alle Reservierungen mit einer bestimmten Marketinggruppe ermittelt werden (Siehe Kapitel ). - Marketing-Gruppe Geben Sie hier den Namen der Marketinggruppe an. - Beschreibung Hier können Sie eine zusätzliche Beschreibung zu dieser Marketinggruppe eintragen. 266

267 Marketingaktion Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Marketing Aktionen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung/. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Marketing-Aktionen. Marketingaktionen benutzt man für statistische Auswertungen über den Erfolg von Marketingaktionen. Beim Anlegen einer Reservierung wird die Marketingaktion angegeben. So können alle Reservierungen mit einer bestimmten Marketingaktion ermittelt werden (Siehe Kapitel ). Beispiel: Gruppe = Zeitungswerbung Aktion = Tageszeitung, Zeitschrift Hotel, - Marketing-Aktion Geben Sie hier den Namen der Marketingaktion an. - Beschreibung Geben Sie hier die Beschreibung zu der Marketingaktion ein. - Marketinggruppe Geben Sie hier an zu welcher Marketinggruppe diese Aktion gehört. - Diese Aktion ist noch aktuell Mit diesem Hacken können Sie angeben ob beim Anlegen einer Reservierung diese Marketingaktion noch ausgewählt werden kann oder nicht. Z.B. wenn die Aktion vom geht, entfernen Sie den Hacken an dieser Stelle nach dem 1.2. damit diese Aktion nicht mehr ausgewählt werden kann. Sie dürfen diese Aktion aber nicht löschen, da sie sonst keine statischen Auswertungen für diese Aktion machen können. 267

268 Rahmenabkommen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Rahmenabkommen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Rahmenabkommen. Hier können Sie Rahmenabkommen mit Partner vereinbaren. Firmenkunden die regelmäßig in Ihrem Haus übernachten können eine Firmenrate erhalten. Hier können Sie Rabatte auf Artikel (Siehe Kapitel 4.4.) oder Preisklassen (Siehe Kapitel ) geben. - Rahmenabkommen Geben Sie hier einen Namen für das Rahmenabkommen ein. - Von / Bis Geben Sie hier an für welchen Zeitraum das Rahmenabkommen gelten soll. - Personentyp nicht berücksichtigen Hier können Sie angeben, dass die Personentyp-Spezifischen Einstellungen für dieses Rahmenabkommen nicht berücksichtig werden. (Siehe Kapitel ) - Aufenthaltsdauer nicht berücksichtigen Wenn Sie diesen Hacken setzen, werden Rabatte bzw. Preiserhöhungen die Aufenthaltsdauerabhängig sind, nicht berechnet. (Siehe Kapitel ) Z.B. ab 3 Tage Aufenthalt 10% Rabatt. 268

269 - Preiszuordnung Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich folgendes Fenster: o Veränderung 1 Geben Sie hier an um welchen Wert sich der Basispreis ändern soll. o + / - Hier können Sie angeben ob der Wert in Spalte Veränderung1 dazu addiert (Preiserhöhung) oder abgezogen (Rabatt) werden soll. Mit einem Doppelklick in die Spalte können Sie den Wert ändern. o % Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen, wird ein X eingetragen. Dies gibt an, dass der Wert der in Spalte Veränderung1 steht, ein Prozentwert ist. z.b. 55-5% = 52,25 o B Wenn Sie einen Doppelklick in diese Spalte machen, wird ein X eingetragen. Dies gibt an, dass der Wert der in der Spalte Veränderung1 steht ein Währungsbetrag ist. z.b = 50 Klicken Sie auf den Button Speichern um die Änderungen zu speichern. Klicken Sie auf den Button Beenden um das Fenster zu schließen - Hauptgruppenrabatt / Ereignisausschluss Mit diesem Button können Sie zwischen dem Hauptgruppenrabatt und dem Ereignisausschluss wechseln: Hauptgruppenrabatt Ereignisausschluss Hier können Sie für Ihre Artikel- Hauptgruppen (Siehe Kapitel 4.4.) Rabatte vergeben. Hier können Sie angeben, dass dieses Rahmenabkommen bei bestimmten Ereignissen ignoriert werden soll. 269

270 Fixkontingente Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisfindungsparameter und Fixkontingente benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Preisfindungsparameter. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Fixkontingente. Fixkontingente können z.b. von Reisebüro bestellt werden. So können Sie Ihm eine gewisse Provision geben wenn er eine bestimmte Menge an Zimmern in einem Zeitraum bei Ihnen bucht Registerkarte Fix-Kontingent - Kontingent Geben Sie hier einen Namen für das Fixkontingent ein. Unter diesem Namen können Sie dann später Reservierungen zu diesem Fix-Kontingent zuordnen. - Vermittler Geben Sie hier einen Vermittler für dieses Kontingent ein. - Von/Bis Datum Geben sie hier den Zeitraum an, für den das Kontingent gilt. - Verfallsdatum Geben Sie hier an, bis wie viele Tage vor Anreise dieses Kontingent gültig ist. - Anzahl Übernachtungen Geben Sie hier an, wie viele Tage pro Reservierung übernachtet werden sollen. - Anzahl Zimmer Geben Sie hier die Anzahl der Zimmer für dieses Kontingent ein. - Feste Preisklasse Hier können Sie angeben, ob eine Feste Preisklasse für dieses Kontingent gilt oder ob die Preisklasse des jeweiligen Zimmers gilt. - Provision Hier können Sie eine Provision für den Vermittler festlegen. Unter den Einstellungsfeldern finden Sie die Statistischen Daten zu diesem Fix-Kontingent. 270

271 Registerkarte Ausschlusszeiten Hier können Sie zusätzlich zu dem Zeitraum, den Sie zuvor definiert haben, Ausschlusszeiten festlegen. Z.B. gilt das Kontingent vom aber im Zeitraum vom nicht. 271

272 4.9. OP-Verwaltung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht OP-Verwaltung benötigt Voreinstellung Mahnungen Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/OP- Verwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Voreinstellungen Mahnungen. 1 2 (1) Hier können Sie allgemeine Einstellungen zu den Mahnungen bzw. offenen Rechnungen vornehmen. - Nicht mahnen, wenn Restbetrag kleiner gleich Hier können Sie einstellen, dass offene Rechnungen unter einem bestimmten Betrag ignoriert werden. Z.B. hat ein Gast eine offene Rechnung von 30 und bezahlt nun 28. Jetzt könnte man hier einstellen, dass offene Rechnungen kleiner/gleich 2 ignoriert werden, da der Verwaltungsaufwand dafür wesentlich höher wäre als der noch offene Betrag. - In Mahnliste aufnehmen ab X Tage nach Fälligkeit Hier können Sie einstellen, nach wie vielen Tagen, nach Ablauf der Frist, die offene Rechnung im Mahnungsfenster (Siehe Kapitel ) erscheinen soll. Setzen Sie z.b. den Wert auf 2 Tage und die Zahlungsfrist beträgt 14 Tage so wird nach 16 Tagen die Rechnung ins Mahnungsfenster aufgenommen, davor ist die Rechnung ausgeblendet. (2) Hier können Sie für bis zu 4 Mahnungsstufen die folgenden Daten eingeben: - Gebühr für die X. Mahnung Hier können Sie die Gebühr für die unterschiedlichen Mahnstufen festlegen. Diese wird auf die den offenen Rechnungsbetrag aufgerechnet. 272

273 - Frist Hier können Sie die Frist einstellen, die der Gast Zeit hat, um die Rechnung zu bezahlen. Nach Ablauf der Frist wird die offene Rechnung wieder ins Mahnungsfenster aufgenommen. Während der Frist wird diese offene Rechnung ausgeblendet. - Einleitungstext Hier können Sie die Vorlage für die einzelnen Mahnungsstufen auswählen. Die Vorlagen lassen sich mit dem ListenGenerator Formular1 anpassen OP-Zahlart einrichten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zahlarten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zahlarten. Damit Rechnungen in die OP-Verwaltung übertragen werden, müssen Sie mit einer bestimmten Zahlart abgerechnet werden. Diese müssen Sie hier anlegen. - Zahlart Geben Sie hier das Kürzel DEB ein. Dieses markiert die Zahlart als OP-Verwaltungszahlart - Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung der Zahlart ein. Z.B. Debitor oder OP-Verwaltung - An Position Frei wählbar (Siehe kapitel 4.6.) - Zahlartengruppe Wählen Sie hier die Zahlartengruppe Debitoren. 273

274 Weitere Einstellungen Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen Sie zur Registerkarte Rechnung : - Sollen Debitorrechnungen in die Offene Posten Verwaltung übertragen werden? Wenn Sie wollen das Debitorrechnungen (Zahlartengruppe Debitoren ) in die OP- Verwaltung übertragen werden, setzen Sie hier den Hacken. - Sollen Kreditkartenrechnungen in die Offene Posten Verwaltung übertagen werden? Wenn Sie wollen das Kreditkartenrechnungen (Zahlartengruppe Kreditkarten ) in die OP- Verwaltung übertragen werden, Sie hier den Hacken. 274

275 4.10. Schnittstellen Telefonanlage Folgende Telefonanlagen werden unterstützt: Alvatel, Agfeo, DeTeWe, Ericsson, NEC (Nitsuko), Philips, Siemens, Telekom, Tenovis (bei allen Herstellern typabhängig bitte nachfragen). Mit der Schnittstelle zur Telefonanlage können folgende Funktionen in Hotcheck integriert werden: - Abrechnen der Telefongespräche des Gastes mit der Hotel-Rechnung (Siehe Kapitel und ). - Erstellen von Einzelverbindungsnachweisen (Siehe Kapitel , und ) - Freischalten und Sperren von Telefonen auf dem Zimmer (Siehe Kapitel ) - Zimmer Sauber/Unsauber stellen per Telefonanruf Zuordnen Nebenstellen -> Zimmer Damit Hotchecke weiß, welche Telefonate von welcher Nebenstelle zu welchem Zimmer gehört, müssen Sie den Zimmern die Nebenstellen zuordnen. Öffnen Sie hierfür das Fenster zum einstellen der Zimmerdaten (Backoffice/Firmenstamm/Zimmer). In der Registerkarte Zimmer können Sie die Hauptnebenstelle des Zimmers festlegen. Tragen Sie hier für alle Zimmer, die einen Telefonanschluss haben, die zugegehörige Nebenstelle ein. 275

276 In der Registerkarte Abweichungen vom Standard können bis zu 2 weitere Nebenstellen für ein Zimmer vergeben werden. Z.B. Fax, Modemanschluss. Zusätzlich können Sie diesen Nebenstellen einen extra Preis zuordnen. Z.B. Sie bieten Ihren Gästen zusätzlich zum Zimmertelefon ein Fax an. Geben Sie den Preis pro Einheit von diesen Nebenstellen an (wenn abweichend, ansonsten wird die normale Gebühr verwendet) Telefonanlagen Parameter Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Telefonanlagenparameter benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Telefonanlagen - Parameter. Damit Hotcheck mit der Telefonanlage zusammen arbeiten kann muss die Schnittstelle zur Telefonanalage eingestellt werden. Hotcheck muss wissen welche Daten von der Telefonanlage zur Verfügung gestellt werden, und in welcher Reihenfolge diese übergeben werden. 276

277 Registerkarte Einstellungen - Kennung Geben Sie hier eine Kennung für diese Einstellungen ein, z.b. der Name der Telefonanlage. - Speicherort und Name der Zwischendatei Geben Sie hier Pfad und Name der Zwischendatei ein die Hotcheck bzw. Telefonbuchen lesen soll um die Daten in Hotcheck einzutragen Einheiten ignorieren Hier können Sie angeben das Telefonate mit 0 Einheiten (z.b. Gast hat versucht jemanden anzurufen aber keinen erreicht) ignoriert werden sollen. Manche Telefonanlagen erzeugen für eingehende Gespräche 0 Einheiten Datensätze. - Preis aufbuchen / Artikel aufbuchen Hier können Sie angeben wie die Telefonate abgerechnet werden sollen: o Preis aufbuchen Hier können Sie einen Preis angeben, der bei einem Telefonat aufgebucht werden soll. Auf das Gästekonto wird dann ein Telefonanlagen-Artikel gebucht. Geben Sie in das Einstellungsfeld einen Preis für die erste Einheit und für alle weiteren Einheiten ein. o Artikel aufbuchen Hier können Sie einen speziellen Telefon-Artikel angeben. Dieser wird dann mit der Stückzahl der Einheiten gebucht. Geben Sie in das Einstellungsfeld die Artikelnummer des gewünschten Telefon- Artikels ein. 277

278 Registerkarte Schnittstelle Hier müssen Sie die Schnittstelle zur Telefonanlage konfigurieren. - Schnittstelle Geben Sie hier an, an welcher Schnittstelle die Telefonanlage angeschlossen ist. - Schnittstellenparameter Die Einstellungen Parität, Baudrate, Datenbits, Stopbits, Protokoll und Status der DTR-Leitung erfahren Sie von Ihrem Telefon-Administrator oder entnehmen Sie dem Handbuch der Telefonanlage. Die Telefonanlage sendet für jedes Telefonat ein Telegramm über die einstellte Schnittstelle. Da jede Telefonanlage ein anderes Telegramm sendet, muss hier eingestellt werden wie das Telegramm aussieht und wo welche Daten im Telegramm gefunden werden. Diese Daten erfahren Sie wieder von ihrem Telefon-Administrator oder aus dem Handbuch der Telefonanlage. Beispiel eines Telegramms: Anfangszeichen Nutzdaten (Siehe nächste Registerkarte) Endezeichen Zeichen A (Siehe nächste Registerkarte) z.b. 48 Zeichen ASCII (Siehe nächste Registerkarte) z.b. 48 Zeichen Code = Steuerzeichen die nicht dargestellt werden können - Anfangszeichen Geben Sie hier den ASCII-Code des Anfangszeichens des Telegrammes an. Z.B Wenn das Anfangszeichen nur aus einem Zeichen besteht, geben Sie in das 2. Feld 0 ein. - EndeZeichen Geben Sie hier den ASCII-Code des Endezeichens des Telegrammes an z.b Wenn das Endezeichen nur aus einem Zeichen besteht, geben Sie in das 2. Feld 0 ein. - Suche Endezeichen ab Position Diese Funktion wird benötigt wenn das Endzeichen sowohl am Ende also auch im Datensatz vorkommen kann. Geben Sie dann eine Position zwischen dem letzten vorkommen im Datensatz und dem Endzeichen an, z.b. ist das Endzeichen die 1 und die Telefonanlage liefert folgenden Datensatz so geben Sie z.b. die Position 14 an. Da diese nach der letzten 1 im Datensatz ist und vor dem Endzeichen. 278

279 Registerkarte Zerlegeparameter 1 2 Hier wird nun eingestellt wie die Nutzdaten des Telegrammes aufgebaut sind. Beispiel von Nutzdaten (Beispiel: ): Nutzdaten Nebenstelle Beginn Ende Datum Einheiten Rufnummer Format Zeichen Position (Ab/Länge) 1,4 5,2 7,2 9,2 11,2 13,2 15,2 17,8 TT.MM.JJJJ 25,4 29,20 (1) - Nebenstelle Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten die Nebenstelle zu finden ist. Im Beispiel Einheiten Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten die Einheiten zu finden sind. Im Beispiel Rufnummer Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten die Rufnummer zu finden ist. Im Beispiel Datum Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten das Datum zu finden ist. Im Beispiel Zusätzlich müssen Sie angeben wie das Datum formatiert ist (T=Tag, M=Monat, J=Jahr). Im Beispiel TT.MM.JJJJ. Wenn die Telefonanlage kein Datum mitliefert so können Sie auch Systemdatum wählen, es wird dann das Arbeitsdatum benutzt. (2) Hier müssen Sie zunächst angeben wie die Zeitdaten übermittelt werden. Sie haben die Möglichkeit zwischen Anfang/Dauer, Anfang/Ende und Dauer/Ende. Im Beispiel wäre das Anfang / Ende Wenn z.b. nur Stunden und Minuten übergeben werden dann geben Sie bei Sekunden ein. Wenn die Uhrzeit durch ein Zeichen getrennt übergeben wird (z.b. 13:00:00) dann lassen Sie die Doppelpunkte aus und geben ein: Stunde = Minuten = Sekunden =

280 - Gespächsbeginn Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten der Gespächsbeginn steht. - Gesprächsdauer Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten die Gesprächsdauer steht. - Gesprächsende Geben Sie hier an, wo in den Nutzdaten das Gesprächsende steht Registerkarte Preise für Nebenstellenbereiche Hier können Sie für bestimmte Nebenstellenbereiche unterschiedliche Preise definieren. Die Nebenstellen die hier nicht angegeben werden bekommen den Preis aus Registerkarte Einstellungen bzw. aus dem Telefon-Artikel. Wenn Sie z.b. wollen dass man auf den Hotelzimmern billiger Telefonieren kann als in der Lobby, geben Sie für die Nebenstellen der Lobby hier einen anderen Preis ein. - Hinzufügen eines Nebenstellenbereiches Geben Sie in die Felder von Nebenstelle / bis Nebenstelle den Nebenstellenbereich an. In das Feld Preis geben Sie den Preis für eine Einheit von dieser Nebenstelle an. Klicken Sie anschließend auf den Button Zeile Speichern. - Löschen eines Nebenstellenbereiches Wählen Sie einen gespeicherten Nebenstellenbereich aus und klicken Sie auf den Button Zeile löschen. Jetzt wird dieser Bereich wieder gelöscht. 280

281 Steuerdatei erstellen Gehen Sie zu Registerkarte Einstellungen zurück. Speichern Sie die Änderungen und klicken Sie auf den Button Steuerdatei erzeugen. Die Steuerdatei wird ins Hotcheck Verzeichnis geschrieben Aktivieren der Telefonanlagen-Schnittstelle Damit Sie die Telefonanlagen-Schnittstelle verwenden können, müssen Sie diese auf den nötigen Arbeitsplätzen einrichten. Öffnen Sie dafür das Fenster zum einstellen der Arbeitsplatzdaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Arbeitsplatz). Gehen Sie zur Registerkarte Parameter. - Telefonanlage für Gebührenerfassung Geben Sie hier die Telefonanlage an, die für die Gebührenerfassung verwendet wird. Dies muss an allen Arbeitsplätzen eingestellt werden, die die Telefondaten nutzen wollen. 281

282 - Steuerdatei erzeugen Hier können Sie auch die Steuerdatei erstellen. - Soll von diesem Arbeitsplatz die Telefonanlage abgefragt werden Aktivieren Sie diese Feld wenn dieser Arbeitsplatz die Buchungen der Telefonanlage entgegen nehmen soll. Dies darf nur an einem Arbeitsplatz aktiviert werden da es sonst zu doppelten Einträgen kommen kann Telefon freischalten / sperren einrichten Folgende Telefonanlagen werden unterstützt: Ericsson, NEC (Nitsuko), Philips, Siemens (bei allen Herstellern typabhängig bitte nachfragen). Hotcheck kann automatisch mit dem Ein- und Auschecken des Gastes die Zimmertelefone freischalten bzw. sperren. Damit Hotcheck dies kann muss angegeben werden wie die Daten an die Telefonanlage übertragen werden. Öffnen Sie dafür das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten). Gehen Sie zur Registerkarte Schnittstellen. Geben Sie hier an wie die Daten zum Freischalten bzw. sperren an die Telefonanlage übertragen werden sollen. Wenn ihre Telefonanlage diese Funktion nicht unterstützt das stellen Sie das Feld auf Keine Anbindung an Telefonanlage zum Freischalten oder Sperren. 282

283 Internet-Reservierungen (Cultuzz) Die Cultuzz-Schnittstelle ist eine Schnittstelle zu Web-Portalen. Hier können Gäste online ein Zimmer reservieren und können sofort sehen ob ein Zimmer für den gewünschten Zeitraum verfügbar ist. Wenn es verfügbar ist dann wird automatisch in Hotcheck eine Reservierung für diesen Gast angelegt. Unterstützte Web-Portale sind z.b. Hotel.de, HRS, Expedia.de, ehotel, ebay, Booking.com Cultuzz aktivieren Um die Cultuzz-Schnittstelle zu aktivieren müssen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten öffnen (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten). Gehen Sie zu der Registerkarte Schnittstellen. Aktivieren Sie das Feld Cultuzz-Anbindung. Jetzt müssen Sie Hotcheck einmal Neustarten damit die Änderung übernommen wird. 283

284 Cultuzz einrichten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Cultuzz-Schnittstelle einrichten benötigt. Um die Cultuzz-Schnittstelle einzurichten klicken Sie auf Backoffice/Firmenstamm/Internes/Schnittstellen und anschließend auf den Menüpunkt Cultuzz, Jetzt öffnet sich folgendes Fenster: (1) Hier können Sie die Schnittstelle konfigurieren: - Hotel ObjektID / Cultuzz-Host Diese Daten bekommen Sie von Cultuzz. - Schnittstelle-Host Geben Sie hier an auf welchem PC der Cultuzz-Dienst (extra Software der Firma At-on) läuft. Auf diesem Rechner muss eine Internetverbindung verfügbar sein! - Modul-Verbindungs-Timeout in Sekunden Geben Sie hier den Timeout für das Cultuzz-Modul ein. - Port / Port Geben Sie hier die Ports und 80 ein. - Cultuzz-Verbindungs-Timeout in Sekunden Geben Sie hier den Timeout für die Direkte Cultuzz-Internetverbindung ein. - Neue Reservierungen Hier können Sie angeben ob neue Reservierungen über den Webservice, automatisch in den Zimmerspiegel eingetragen werden sollen, oder ob Sie diese manuell bestätigen wollen (Siehe Kapitel ) (2) Hier können Sie angeben wann die Freigegeben-Kontingente bei Cultuzz aktualisiert werden sollen. Wenn der PC mit der Cultuzz-Schnittstelle über eine dauerhafte Internetverbindung verfügt (z.b. DSL-Flatrate), können Sie das Feld Sofort bei Änderung der Daten aktivieren. Wenn der PC nicht über eine dauerhalte Internetverbindung verfügt dann stellen Sie mit dem Feld Täglich um ein wann die Aktualisierung stattfinden soll. 284

285 (3) Hier können Sie manuell alle oder nur einen bestimmten Zeitraum an die Cultuzz-Schnittstelle senden. - Einstellungen an die Schnittstelle übertragen Mit diesem Button können Sie die Kontingentdaten manuell und sofort an Cultuzz übertragen. (4) Hier können Sie einstellen, wie oft oder wann die Reservierungen vom Cultuzz-Server abgefragt werden sollen (der automatische Abfragewert sollte nicht kleiner als 10 Min. gesetzt werden). - Reservierungen jetzt abfragen Mit diesem Button können Sie manuell und sofort die Reservierungsdaten abfragen. Wenn Sie Änderungen an den Schnittstellendaten vorgenommen haben, müssen Sie diese mit dem Button Einstellungen an die Schnittstelle übertragen an den Cultuzz-Dienst übertragen Kategorien für Cultuzz freigeben Damit Sie Kontingente für Cultuzz freigeben können, müssen Sie den Kategorien (Siehe Kapitel ) eine Cultuzz-ID zuordnen. Öffnen Sie dafür das Fenster zum einstellen der Kategorien (Backoffice/Firmenstamm/Kategorie). Geben Sie hier für jede Kategorie die Sie über Cultuzz freigeben wollen, eine Cultuzz-ID ein. - 0 bedeutet diese Kategorie nicht für Cultuzz verfügbar machen. Die Cultuzz-ID bekommen Sie von Cultuzz wenn Sie die Kategorien bei Cultuzz eingerichtet haben. 285

286 Arbeitsplatz für die Importe festlegen Damit die Cultuzz-Reservierung in Hotcheck importiert werden, muss ein Arbeitsplatz definiert werden der die Daten in Hotcheck importiert. Wichtig ist das nur ein Arbeitsplatz diese Importe durchführt da es sonst zu Doppelbuchungen kommen kann. Alternativ kann das Buchen auch über die Cultuzz-Schnittstelle geschehen. Öffnen Sie das Fenster zu einstellen der Arbeitsplätze (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Arbeitsplätze). Aktivieren Sie das Feld Dieser Arbeitsplatz führt Importe durch für den Arbeitsplatz der die Importe ausführen soll. 286

287 Kartenterminal Bei der Schnittstelle Kartenterminal handelt es sich um die Anbindung von eine EC/Kreditkartenterminal an Hotcheck. Hier rüber können alle Zahlungen abgewickelt werden: - Reservierungsabrechnung (Siehe Kapitel ) - Passantenrechnung (Siehe Kapitel ) - Zahlungseingang (OP-Verwaltung) (Siehe Kapitel ) - Gutscheinausgeben (Siehe Kapitel ) - A Conto-Zahlungen (Siehe Kapitel ) Unterstützte Geräte: Ingenico ElPay Typ i Kompatible Geräte mit serieller Anbindung Abrechnung über ISDN Typ 3380 Abrechnung übers Internet oder ISDN Kartenterminal aktivieren Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Arbeitsplatzdaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Arbeitsplätze). Gehen Sie zu der Registerkarte Parameter : 287

288 Aktivieren Sie hier das Feld Kartenterminal für diesen Platz aktivieren. Damit geben Sie an auf welchen Arbeitsplätzen mit dem Kartenterminal abgerechnet werden darf. Dies müssen Sie für alle Arbeitsplätze machen, von denen Karten-Zahlungen möglich sein sollen. Mit dem Button können Sie angeben wo die Datei AOTerminalClient.exe liegt. Wenn Sie mehrere Arbeitsplätze verwenden, ist es sinnvoll diese Datei auf dem Server zu speichern und mit allen Arbeitsplätzen auf dieselbe Datei zuzugreifen. Das erleichtet den Wartungsaufwand bei späteren Updates Kartenterminal einrichten Öffnen Sie das Fenster zum Einstellen der Terminals (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Schnittstellen/EC-Terminal). Es öffnet sich folgendes Fenster: Registerkarte Einstellungen 1 2 (1) - Name Geben Sie hier den Namen des Terminals an. Sinnvoll ist z.b. ein Name der auf den Anschlussort des Terminal schließen lässt. - PC Name Geben Sie hier an, an welchem PC das Terminal angeschlossen ist bzw. welcher PC das Terminal verarbeiten soll (bei Netzwerkgeräten). Wenn der aktuelle PC das Terminal verwalten soll, klicken Sie auf den Button. - Terminal Typ Geben Sie hier den Typ des Terminals an. Ingenico 5100 Ingenico_UNICAPT32_Family Elpay 3380 ElPay_Ingenico_ Währung Geben Sie hier die Währung des Terminals an. - Anschlussart Geben Sie hier die Anschlussart des Terminals an. Ingenico 5100 RS232 Elpay 3380 File 288

289 (2) - Abschlagskasse Geben Sie hier an, mit welchem Kassenabschlag der Tagesabschluss der Terminals durchgeführt werden soll. Mit dem Tagesabschluss der Terminal werden alle Offline- Zahlungen ans Rechenzentrum übertragen und gebucht. Hier werden zusätzliche Angaben zur Anschlussart gemacht. Ingenico 5100 RS232: - COM-Port Geben Sie hier den COM-Port an, an dem das Terminal angeschlossen ist. - Baudrate Geben Sie hier die Baudrate an, mit der das Terminal betrieben wird. - Parity Geben Sie hier die Parität an. - Databit Geben Sie hier die Anzahl der Datenbits an. - Stopbit Geben Sie hier die Anzahl der Stopbits an. Elpay 3380 File: - Transfer Pfad Geben Sie hier das Verzeichnis ein, in dem die IN- und OUT-Dateien von ElPay geschrieben werden Registerkarte Arbeitsplätze Geben Sie hier an, von welchen Arbeitsplätzen auf dieses Terminal gebucht werden darf. 289

290 Zahlarten einrichten Damit eine Zahlart mit dem Kartenterminal verwendet werden kann, müssen diese dafür markiert werden bzw. eingerichtet werden. Hierfür öffnen Sie das Fenster zum Einrichten der Zahlarten (Firmenstamm/Zahlarten). Zunächst müssen Sie eine neue Zahlart anlegen. Mit dieser Zahlart können Sie dann später die Terminalzahlung starten. Geben Sie hierfür die Zahlart TERM und die Bezeichnung Kartenzahlung ein. Wählen Sie bei der Zahlartengruppe Kreditkarten aus. Als nächstes müssen Sie noch die übrigen Zahlarten für die Terminalzahlung freischalten: Als Zahlartengruppe muss Kreditkarten oder Electronic Cash eingestellt werden! Dann wird das Feld Diese Zahlart für Terminal Zahlungen freischalten sichtbar. Wenn Sie nun eine Zahlart über das Kartenterminal abwickeln wollen, setzen Sie den Hacken. Anschließend erscheint das Feld Karten ID Ingenico und Karten ID ElPay. Hier muss die ID der entsprechenden Zahlart eingetragen werden z.b. für Ingenico Visa=10, EC=2. Die Karten ID entnehmen Sie der Tabelle in Kapitel 10. Die Zahlarten EC-Terminalzahlung und KRT Terminalzahlung werden automatisch eingerichtet und dürfen nicht geändert werden. Diese werden verwendet, wenn eine spezielle Karten ID nicht gefunden wird. So werden die Beträge auf einer dieser Zahlarten gebucht. z.b. Sie haben die Zahlarten EC Karte, Visa und American Express eingerichtet. Nun kommt ein Kunde mit einer Master Card die Sie auch annehmen und zahlt mit dieser. Da Sie noch keine Zahlart für Master Card eingerichtet hatten würde der Betrag auf die Zahlart KRT Terminalzahlung gebucht werden. 290

291 ElPay Terminal einrichten Schließen Sie das Terminal wie in der Anleitung beschrieben an. Wenn Sie das Terminal das erste mal In Betrieb nehmen so wird der Einrichtungsassistent angezeigt. Führen Sie diesen wie in der Anleitung von Terminal beschrieben durch. (Manuell nicht DHCP). Vergeben Sie dabei eine IP-Adresse für das Terminalgerät. Damit Sie das Terminal (3380) mit ElPay verwenden können müssen Sie es wie folgt konfigurieren: - Öffnen Sie das Menü durch nacheinander betätigen der Tasten F1->Clear->OK - Mit den Tasten F3 und F4 können Sie im Menü auf und ab navigieren. Mit der Taste STOP wird ein Menüpunkt verlassen. - Wählen Sie den Menüpunkt Einstellungen und drücken Sie auf OK. - Sie müssen das Kassiererpasswort eingeben (Standard ist ) - Wählen Sie den Menüpunkt Verbindung und drücken Sie auf OK. - Stellen Sie die Menüpunkte Autorisierung, Service, Authorisierung (2) wie folgt ein: o Wählen Sie TCP/IP o Wählen Sie IP-Adresse und geben hier die IP-Adresse des Rechners ein, auf dem die Software ElPay-Payment ausgeführt wird. o Wählen Sie Port und geben hier den Port 8000 ein. o o Wiederholen Sie dies für die anderen Menüpunkte. Gehen Sie mit der Taste STOP wieder zum Menüpunkt Verbindungen zurück. Wenn Sie unterwegs gefragt werden ob Sie die Einstellungen speichern wollen dann klicken Sie auf JA. - Im Menüpunkt Allgemeine Parameter können die Einstellungen aus dem Ersteinrichtungsassistenten verändert werden z.b. dem Terminal eine andere IP-Adresse gegeben werden. 291

292 ElPay Software einrichten WICHTIG: Sie Benötigen die Lizensierungsunterlagen ihres Netzbetreibers bzw. von ElPay. Installieren Sie die Software ElPay Payment. Nach der Installation wird das Setup zum einrichten der Software angezeigt: 1 2 (1) - Echt / Testbetrieb Wählen Sie hier Echtbetrieb aus - Version Wählen Sie hier elpay payment / payment Office aus. (2) Geben Sie hier den CD-Schlüssel ein. Sie finden diesen bei den lizensierungsunterlagen für ElPay. Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen. Jetzt wird folgendes Fenster angezeigt:

293 (1) Geben Sie hier die Lizensierungsdaten ein. Die Angaben Temrinal-ID, Lizensnummer und Funktions-Nr. sollten Sie auch in Ihren ElPay Lizensierungsunterlagen finden. Geben Sie diese hier ein. (2) - DFÜ-Hardware Wählen Sie hier das Feld TCP/IP aus. - TCP-Hosteinstellungen Hier lassen Sie die Standarteinstellungen stehen. Wenn Sie von ihrem Netzbetrieber andere Zugangsdaten erhalten haben, so verwänden Sie die Einstellungen dementsprechend. (3) - Pfad für In- und Outfiles Geben Sie hier den Transfer-Pfad an, in dem die IN- und OUT-Files von ElPay geschrieben werden sollen. Dieser Pfad muss mit dem Verzeichnis Transfer Pfad auf Kapitel identisch sein. - Automatischer Kassenabschlag Hier können Sie eine Uhrzeit angeben, zu der die Offline Transaktionen der Elpay-Terminals ans Rechenzentrum übertragen werden. Alternativ hierzu können Sie den Terminal- Kassenabschlag mit dem Tagesabschluss von Hotcheck zusammen durchführen lassen (Siehe Kapitel 3.4.). Klicken Sie anschließend auf den Button Weiter. 1 2 (1) Hier müssen Sie die Daten des Kartenterminals einrichten. Machen Sie einen Doppelklick in eine leere Spalte. 293

294 Es öffnet sich folgendes Fenster: Hier müssen Sie die Einstellungen für das Terminal-Gerät festlegen: - Typ Wählen Sie hier Ingenico 3380 aus. - Adresse Geben Sie hier die IP-Adresse des Terminals ein. - Port Geben Sie hier den Port ein, über den das Terminal mit ElPay kommunizieren soll. Standardwert ist Terminal ID Dieses Feld kann leer bleiben. Anschließend klicken Sie auf den Button OK. (2) Hier müssen Sie das Terminal-Gerät einem Client zuordnen. Machen Sie ein Doppelklick auf eine leere Spalte. Es öffnet sich folgendes Fenster: Geben Sie hier 001 an. Klicken Sie Anschließend auf den Button OK. 294

295 Jetzt ist die ElPay-Software richtig konfiguriert. Klicken Sie nun auf fertigstellen. Die ElPay- Software präsentiert sich mit folgenden Bildschirm: 295

296 Türschloss-Systeme Hotcheck unterstützt 2 Hersteller von Türschlossanlagen. Bei diesen können Sie einfach per Karte (Zimmerkarte) die Zimmertür öffnen (ein Schlüssel entfällt). Die Zimmerkarte wird bei jedem einchecken des Gastes neu programmiert, so das alte Karte nicht mehr auf ein Zimmer zugreifen können. Beim Verlust einer Zimmerkarte muss nicht das Schloss des Hotelzimmers gewechselt werden, sondern einfach nur eine neue Zimmerkarte programmiert werden und schon hat der Gast wieder Zugang. Unterstützt werden die Türschlösser von: - Timelox ( - Messerschmitt Systems AG ( Timelox Damit Sie die Timelox-Schnittstelle von Hotcheck verwenden können, müssen Sie diese wie folgt einrichten: Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen Sie zu der Registerkarte Schnittstellen : Geben Sie hier an, welche Schnittstelle Sie für Timelox verwenden. 296

297 Öffnen Sie anschließend das Fenster zum einstellen der Arbeitsplatzdaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Arbeitsplätze) und gehen Sie zur Registerkarte Parameter : Aktivieren Sie das Feld An diesem Arbeitsplatz ist ein TIMLOX-Kartenschreiber angeschlossen an den Arbeitsplätzen an denen der Timelox-Kartenschreiber angeschlossen ist. 297

298 Schnittstellensoftware einrichten Für den Betrieb der Timelox-Schnittstelle benötigen Sie das Zusatzprogramm AOLocktel.exe. Zu dieser Datei gibt es eine weitere Datei Namens INTERFACE.INI. Öffnen Sie diese Datei mit dem Editor: Hier gibt es den Bereich Timelox. Geben Sie hier die Schnittstellenparameter des Timelox- Kartenschreibers ein. Diese Daten erfahren Sie von Timelox bzw. von der Firma die Ihnen die Türschlösser installiert hat. 298

299 Messerschmitt Damit Sie die Messerschmitt-Schnittstelle von Hotcheck verwenden können, müssen Sie diese wie folgt einrichten: Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen Sie zu der Registerkarte Schnittstellen : Aktivieren Sie hier die Messerschmitt-Schnittstelle mit dem Feld Messerschmitt Anbindung. Anschließend müssen Sie Hotcheck einmal neu starten, damit die Einstellungen übernommen werden. 299

300 Kartenschreiber einrichten Sie können für die Messerschmitt-Schnittstelle bis zu vier Kartenschreiber einrichten. Beim Schreiben der Karte kann dann ausgewählt werden auf welchem Kartenschreiber die Karte erstellt werden soll. Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Messerschmitt-Kartenschreiber (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Schnittstellen) Klicken Sie dann auf den Menüpunkt Messerschmitt. Geben Sie hier die Daten des Kartenschreibers ein: - Stationsname Geben Sie hier einen eindeutigen Stationsnamen ein. Wenn Sie mehrere Geräte besitzen dann wäre eine Ortkenzeichnung sinnvoll. Der Stationsname wird beim Kartenschreibe- Fenster angezeigt und kann hier ausgewählt werden. (Siehe Kapitel ) - IP-Adresse Geben Sie hier die IP-Adresse des PC ein auf der die Schnittstellensoftware für Messerschmitt läuft. - Port Geben Sie hier den Port ein über den der Kartenschreiber seine Daten sendet. - Timeout (Sek.) Geben Sie hier einen Timeout ein, der angibt wann der Scrhreibversuch, bei nicht erreichen des Kartenschreibers, abgebrochen wird. 300

301 Bereiche einrichten Sie können für die Messerschmitt-Schnittstelle bis zu 40 Bereiche definieren. Bereiche sind z.b. Schwimmbad, Sauna, usw. Diese sind spezielle Schlösser, die dann öffnen wenn beim Schreiben der Karte dem Gast das Recht gegeben wurde, diesen Bereich zu betreten (Siehe Kapitel ). Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Messerschmitt-Bereiche (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Schnittstellen) Klicken Sie dann auf den Menüpunkt Messerschmitt-Einstellungen. Hier können Sie die zusätzlichen Bereiche ihres Hotels konfigurieren: - Name Geben Sie hier den Namen des Bereiches ein. - Zugewiesener Bereich Geben Sie hier die Bereichsbezeichnung ein. Diese erfahren Sie von Messerschmitt das die Bereichsschlösser (z.b. Schloss zum Schwimmbad) konfiguriert hat. - Vorgegeben Hier können Sie angeben ob dieser Bereich standardmäßig eingeschaltet sein soll oder nicht. 301

302 Umsatzdaten Export für Steuerberater (DATEV) Die DATEV-Schnittstelle ist zur leichteren Buchungserfassung gedacht. Mit dieser Schnittstelle werden alle Umsatzdaten in ein spezielles Datenformat exportiert. Diese Datei kann der Steuerberater in seine Software importieren und hat automatisch alle nötigen Daten für die weitere Bearbeitung Einrichten der DATEV Schnittstelle Öffnen Sie das Fenster zum Einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen Sie anschließend zu der Registerkarte Schnittstellen. Folgende Daten müssen Sie bei ihrem Steuerberater erfragen und hier eintragen: - Beraternummer des Steuerberaters - Ihre Mandantennummer - Kontenrahmen SKR04 oder SKR03 (oder andere) In das Feld Export Pfad für DATEV Datei geben Sie den Pfad an in dem die exportierte Datei geschrieben werden soll. 302

303 Festlegen der DATEV Konten Bei DATEV -Export werden alle Buchungen auf bestimmte Konten geschrieben. So wird die Art der Buchung identifiziert. Wenn eine Buchung nicht einer Kontonummer zugeordnet wurde so wird sie in das Standardkonto eingetragen Standardkonto Um das Standardkonto festzulegen, öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen zur Registerkarte Bank/MwSt. Hier geben Sie das Konto ein auf dem die Buchungen gebucht werden sollen denen kein eigenes Konto zugewiesen wurde. Sprechen Sie dieses Konto mit ihrem Steuerberater ab. 303

304 Kundennummer Zusätzlich dazu kann man jedem Gast eine Kundennummer zuweisen. Diese werden dann auch mit nach Datev exportiert. Öffnen Sie dafür das Fenster zum Einstellen der Kundendaten (Backoffice/Kundenverwaltung/Adressen) und wechseln Sie zu Registerkarte Persönliches/Notizen. Vergeben Sie für jeden Kunden/Gast eine eindeutige Kundennummer Preisklassenkonto Um den einzelnen Preisklassen ein Datev-Konto zuzuweisen öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Preisklassen (Backoffice/Firmenstamm). Hier können Sie nun, den Preisklassen, Datev-Konten zuordnen. Sprechen Sie diese Konten mit Ihrem Steuerberater ab. 304

305 Zutrittskontrolle (Scheidt & Bachmann ) Bei dieser Schnittstelle handelt es sich um eine Schnittstelle zu den Zutrittskontrollgeräten der Firma Scheid & Bachmann. Mit dieser Schnittstelle lassen sich Eintrittskarten auf einem Scheid&Bachmann- Ticketdrucker ausgeben. Diese Eintrittskarten kann der Gast dann an den entsprechenden Zutrittskontrollen zum Eintritt benutzen. Diese Schnittstelle wird z.b. im Freizeitpark eingesetzt um Hotelgästen Eintrittskarten für den Freizeitpark zu drucken Aktivieren der Schnittstelle Öffnen Sie das Fenster zum einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten) und gehen Sie zu der Registerkarte Schnittstellen : Geben Sie hier den Pfad an, in den die Druckaufträge für den Ticketdrucker abgelegt werden sollen Scheid&Bachmann Artikel anlegen Damit die Scheid&Bachmann-Schnittstelle genutzt werden kann, müssen Sie einen speziellen Artikel anlegen. Immer wenn dieser Artikel gebucht wird, wird automatisch eine Eintrittskarte auf dem Ticketdrucker ausgegeben. Wenn dieser Artikel einem Arrangement zugeordnet ist (Siehe Kapitel ), werden die Tickets mit dem einchecken des Gastes automatisch gedruckt. 305

306 Öffnen Sie das Fenster zum Anlegen der Artikeldaten (Backoffice/Firmenstamm/Artikel): Legen Sie hier einen Artikel an (Siehe Kapitel ), der die Eintrittskarte repräsentiert. Zusätzlich müssen Sie angeben: - Artikelnummer - Veranstalltungs Nr. - Für Gegenbuchungen Sprechen Sie diese Angaben mit Ihrem Scheid&Bachmann -Administrator ab. Diese Daten müssen nämlich ebenfalls bei dem Ticketdrucker eingegeben werden damit die entsprechende Eintrittskarte gedruckt wird. 306

307 Internet-Reservierungen (Homepage-Modul) Das Homepage-Modul können Sie in Ihre Homepage integrieren. So können Gäste über Ihre Homepage Reservierungsanfragen eingeben. Diese Reservierungsanfragen werden an eine adresse geschickt. Hotcheck ruft regelmäßig das konto ab und übernimmt die Anfragen. Beispiel eine Integration: Um dieses Modul nutzen zu können benötigen Sie folgende Dinge: - Eine Spezielles Konto von dem Hotcheck die Reservierungsanfragen abrufen kann. - Einen Web-Designer der das Modul in ihre Homepage integriert. 307

308 Einrichten der Schnittstelle Öffnen Sie das Fenster zu einstellen der Arbeitsplätze (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Arbeitsplätze). Aktivieren Sie das Feld Dieser Arbeitsplatz führt Importe durch für den Arbeitsplatz der die Reservierungs- s in Hotcheck importieren soll. Wichtig ist das diese Einstellung nur für einen Arbeitsplatz aktiviert wird da es sonst zu Doppelbuchungen kommen kann. Im Bereich Einstellungen für Internetbuchung müssen Sie die Daten des Accounts eingeben, zu dem die Reservierungen von dem Homepage-Modul geschickt werden. Hotcheck holt sich dann die Reservierungs- von diesem Account ab und trägt sie in Hotcheck ein Host, - Benutzername, -Passwort Geben Sie hier die Accountdaten der adresse an. - -Abruf Intervall Geben Sie hier an, in welchem Intervall Hotcheck das Konto prüfen soll. Die Angabe ist in Minuten. - Neue Reservierungen Geben Sie hier an ob, Reservierung die über das Homepage-Modul gebucht werden automatisch als Optionsreservierung eingetragen werden sollen oder ob diese vor dem Eintragen in den Zimmerspiegel bestätigt werden müssen (Siehe Kapitel ). 308

309 4.11. Sonstige Reinigungsintervalle Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes und Reinigungsintervalle benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Reinigungsintervalle. Hier können Sie Reinigungsintervalle für verschiedene Aufgaben (Basisreinigung, Badreinigung, Komplettreinigung, Handtuchwechsel,..) festlegen. Diese werden dann in der Hausdamenliste (Siehe Kapitel ) aufgeführt, so weiß das Reinigungspersonal, welche Aufgaben in welchem Hotelzimmer erledigt werden sollen. - Intervallname Geben Sie hier den Namen der Aufgabe dieses Reinigungsintervalls an. - Jeden x Tag ab Anreise Geben Sie hier an wie oft diese Aufgabe nach Anreise durchgeführt werden soll. Z.B. 1 = Jeden Tag, 2 = Jeden 2. Tag, usw. - Aber nicht x Tag(e) vor Abreise Geben Sie hier an wie viele Tage vor Abreise diese Aufgabe nicht durchgeführt werden soll. z.b. Handtuchtauschen nicht 1 Tag vor Abreise durchführen. 309

310 Gutscheinverwaltung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Internes benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Gutscheinverwaltung. Hier können Sie die Gutscheinverwaltung einrichten. - Verfallsdatum Hier können Sie angeben ob der Gutschein unbegrenzt oder begrenzt verfügbar ist. - Kurzname Hier können Sie angeben ob Folgegutscheine den Kurznamen bekommen sollen und ob diese Übertragbar sind. 310

311 Abrechnungslayout bearbeiten Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Abrechnungslayout bearbeiten. Hier können Sie angeben welche Bereiche des Abrechnungslayout gedruckt werden sollen. 311

312 Zentrale Datenbank einrichten Wenn Sie mehrere Hotels auf ihrem Gelände besitzen und in jedem mit Hotcheck arbeiten, ist es möglich eine Zentralle Datenbank (für Mitarbeiter, Benutzergruppen, Adressdaten, Artikel) einzurichten. So können diese Daten mit anderen Hotels geteilt werden. Alle Umsatzdaten, Reservierungen, Preiseinstellungen bleiben aber Lokal. Hierfür wird eine schnelle Netzwerkverbindung von mindestens 10MBit benötigt. Internetverbindungen eignen sich hierfür nur bedingt Einrichten der Datenbankverbindung Zunächst müssen Sie die Datenbankverbindung, zu der zentralen Datenbank einrichten. Öffnen Sie dafür das Fenster zu einstellen der Datenbankverbindungen. Klicken Sie auf Backoffice/Firmenstamm/Internes/Schnittstellen und dann auf den Menüpunkt Datenbank Verbindungen. Jetzt öffnet sich das Fenster zum einstellen der Datenbankverbindung. Geben Sie hier die Verbindungsdaten zu der Serverdatenbank ein. WICHTIG: Es ist auf Groß- und Kleinschreibung zu achten! - Name Geben Sie hier einen Namen für die Datenbankverbindung ein z.b. HotelServerDB - Computername Geben Sie hier an, auf welchem Computer die Datenbank zu finden ist. Eventuell muss der Instanzname der Datenbank mit angegeben werden (Computername\Instanzname) - Datenbankname Geben Sie hier den Namen der Datenbank ein. - Benutzername/Passwort/Windows Authentifizierung /Leeres Passwort Geben Sie hier die Anmeldedaten ein. - Port Dieses Feld ist Optional und kann leer gelassen werden wenn die Datenbank über den Standardport kommuniziert. Wenn ein abweichender Port verwendet wird, muss dieser hier angegeben werden. - Hotelverbindung Dieses Feld ist für MaxiKass wichtig und nur aus Kompatibilitätsgründen verfügbar. Lassen Sie das Feld deaktiviert. 312

313 - Verbindung prüfen Mit diesem Button können Sie die Verbindung zur Datenbank testen. Wenn die Verbindung nicht funktioniert, überprüfen Sie ihre Einstellungen Festlegen der Serverdatenbank Öffnen Sie das Fenster zu einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/Internes/Firmendaten). Und gehen Sie zur Registerkarte Parameter2. Wählen Sie hier die grade eingestellte Serverdatenbank-Verbindung ein. Anschließend muss Hotcheck auf allen Rechnern neu gestartet werden. Hotcheck arbeitet ab nun mit den Daten von der Serverdatenbank. Damit auch die Umsatzdaten abgeglichen werden muss die Software HotelAbgleich verwendet werden. 313

314 5. Backoffice / Management Um den Menüeintrag Backoffice benutzen zu können, wird das Recht Backoffice benötigt Kundenverwaltung Mailinglisten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung und Mailing-Liste benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Mailingliste Hier können Sie Kundenlisten für Mailings, Geburtstage, Telefonliste usw. erstellen. (1) Je nach Auswahl verändert sich die Anzeige: - Selektionen Hier können Sie eine Liste erstellen, wo nur Gastdaten vorhanden sind, die dieses Kriterium erfüllen. Mehr Informationen zu Selektionen finden Sie in Kapitel und

315 - Status Hier können Sie eine Liste erstellen, wo nur Gastdaten vorhanden sind die einem bestimmten Status zugeordnet sind. Mehr Informationen zum Status finden Sie in Kapitel und Nicht auswerten Mit diesem Feld können Sie angeben das keine Auswertung nach Kriterien erfolgen soll. - Datum Hier können Sie eine Liste erstellen, wo nur Gastdaten vorhanden sind die in einem bestimmten Zeitraum Geburtstag haben. Mehr Informationen zu Geburtstagsdaten finden Sie in Kapitel (2) Hier können Sie angeben welche Daten der gefundenen Gäste ausgegeben werden sollen z.b.: - Mailing per Vorname, Name1, Name2, adresse - Mailing per Post Vorname, Name1, Name2, Straße, PLZ, Ort, Land - Geburtstagsliste Vorname, Name1, Name2, Geburtsdatum Gast (3) Hier können Sie angeben ob der Gast alle Kriterien aus Bereich (1) erfüllen muss oder nur eine von diesen. (4) Hier können Sie das Format der Datei auswählen, in der die Daten exportiert werden sollen. Mit dem Button Auswahl exportieren können Sie das Exportieren durchführen. 315

316 Stammdaten-Pflege Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Stammdaten-Pflege Registerkarte Fehlende Gastadressen in Stamm Hier können Sie alle Reservierungsadressen, die noch nicht in die Stammdaten gespeichert wurde, in die Stammdaten übertragen. Klicken Sie hierfür auf den Button Ausführen. WICHTIG: Wenn Sie die Adressen in die Stammdaten übernehmen und anschließend einige übertragene Adressen löschen, werden diese Adressen beim nächsten Übertragen erneut in die Stammdaten übernommen und müssen eventuell erneut gelöscht werden! 316

317 Registerkarte Doppelte Adressen im Stamm Hier können Sie sich doppelte Adressen anzeigen lassen. Es werden alle Adressen angezeigt bei denen die Postanschrift identisch ist. Mit dem Button Diese Daten behalten wird der obere bzw. untere Datensatz behalten und der andere gelöscht. Mit dem Button Behalten und bearbeiten wird der obere bzw. untere Datensatz behalten und der andere gelöscht. Zusätzlich wird das Fenster zum einstellen der Adressdaten angezeigt (Siehe Kapitel ). 317

318 Umsatzstatistik Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kundenverwaltung benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Kundenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Umsatzstatistik Hier können Sie Auswertungen über einen oder mehrere Kunden machen. (1) Hier können Sie die Umsatzstatistik konfigurieren. - Kurzname Geben Sie hier den Kurznamen des Gastes ein, von dem Sie eine Auswertung erstellen wollen. Mit dem Button können Sie nach einem Gast suchen. Mit dem Button können Sie mehrere Gäste auswählen. - Als Besteller / Als Gast Hier können Sie auswählen ob die Umsätze des/der Gäste als Besteller oder als Gast ermittelt werden sollen - Mit Haupt- und Untergruppen Hier können Sie angeben ob eine Auswertung über Haupt- und Umsatzgruppen durchgeführt werden soll. (mehr Informationen zu Haupt- und Untergruppen Sie Kapitel 4.4.). - Mit Artikel Hier können Sie angeben ob eine Auswertung über die Artikel durchgeführt werden soll. 318

319 (2) Hier können Sie den Zeitraum einstellen der für diese Statistik berücksichtigt werden soll. - Nach Jahr Wählen Sie das Jahr aus, über das die Statistik erstellt werden soll. - Nach Monat Wählen Sie den Monat und das Jahr aus, über den die Statistik erstellt werden soll. - Nach Datum Wählen Sie den Zeitraum aus, über den die Statistik erstellt werden soll. Wenn alle Einstellungen wie gewünscht durchgeführt sind, klicken Sie auf den Button. Jetzt wird die Umsatzstatistik erstellt. (3) Hier können Sie statistische Informationen ablesen. (4) Hier werden die Umsätze nach unterschiedlichen Kriterien aufgeführt: - Hauptgruppen (nur verfügbar wenn Mit Haupt- und Umsatzgruppen aktiv ist) Hier werden die Hauptgruppen mit ihren Umsätzen aufgeführt. Wenn Sie eine Hauptgruppe auswählen so werden zusätzlich die Untergruppen mit ihren Umsätzen angezeigt. 319

320 - Artikel (nur verfügbar wenn Mit Artikel aktiv ist) Hier werden die Artikel mit ihren Umsätzen aufgeführt. - Rechnungen Hier werden die Rechnungen aufgeführt. - Reservierungen Hier werden die Reservierungen und ihre Daten aufgeführt. Zusätzlich können sie die Umsatzstatistik mit folgenden Buttons ausgeben: Mit diesem Button können Sie sich eine Vorschau der Druckversion anzeigen lassen. Mit diesem Button können Sie die Umsatzstatistik nach Word exportieren. Mit diesem Button können Sie die Umsatzstatistik ausdrucken. Mit diesem Button können Sie die Umsatzstatistik nach Excel exportieren. 320

321 5.2. Mitarbeiterverwaltung Arbeitsprotokoll Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Personal und Arbeitsprotokoll benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Arbeitsprotokoll. 1 2 Hierüber können Sie sich das Arbeitsprotokoll ausgeben lassen. Das Arbeitsprotokoll ist eine Art Logeintrag über alle Aktivitäten die in Hotcheck gemacht werden. So kann z.b. nachgeschaut werden wer wann welche Reservierung eingetragen, eingecheckt, usw. hat. (1) - Von / Bis Geben Sie hier einen Zeitraum an, für das das Arbeitsprotokoll angezeigt werden soll. - Mitarbeiter Hier können Sie einen bestimmten Mitarbeiter auswählen oder Alle. - Reservierungs-Nr. Hier können Sie eine bestimmte Reservierungsnummer angeben, es werden dann nur Einträge zu dieser Reservierungsnummer angezeigt. Wird das Feld leer gelassen, werden alle Reservierungen angezeigt. Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Arbeitsprotokoll anzuzeigen. (2) Hier werden alle Einträge des Arbeitsprotokolls angezeigt. um das Mit dem Button Drucken kann die Liste auch ausgedruckt werden. 321

322 Zeiterfassung pflegen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Personal benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zeiterfassung pflegen. 1 2 Hier können Sie die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter kontrollieren / pflegen. (1) - Person Wählen Sie einen Mitarbeiter aus oder lassen Sie für alle Mitarbeiter das Feld leer. - Von / bis Geben Sie einen Zeitraum an, für den Sie die Zeiterfassung ausgegeben haben wollen. - Ungleiche Tage suchen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden nur Zeiterfassungsbuchungen angezeigt bei denen das kommt -Datum unterschiedlich zum geht -Datum ist. So können Zeitbuchungen ermittelt werden wo eventuell vergessen wurde sich am Abend abzumelden. Klicken Sie auf den Button Daten lesen um die Zeiterfassungsdaten anzuzeigen. (2) Hier können Sie Buchungen: - ändern (z.b. wenn jemand vergessen hat sich abzumelden, können Sie hier das Abmeldedatum anpassen) - neue Eintragen (z.b. wenn jemand vergessen hat sich anzumelden) - löschen (z.b. wenn die Buchung nicht okay ist) 322

323 Wenn Sie auf Neu, oder Ändern klicken dann wird folgendes Fenster angezeigt: - gekommen / gegangen Geben Sie hier an wann der Mitarbeiter gekommen und gegangen ist. Im Feld Dauer wird dann die Arbeitszeit errechnet. - Buchungstext Hier können Sie einen Buchungstext eintragen. - Bemerkung Hier können Sie noch eine ergänzende Bemerkung angeben. Klicken Sie auf den Button Übernehmen um die Daten zu speichern Magnetkarten verwalten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm und Personal benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Personal. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Magnetkarten verwalten. Hier können Sie die Magnetkarten bzw. Chipschlüssel verwalten, die Sie Ihren Mitarbeitern zugeordnet haben. (Siehe Kapitel ). Mit dem Button Karte löschen können Sie die Zuordnung wieder löschen. 323

324 5.3. Hotelverwaltung Journal Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm, Internes und Journal benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Journal. 1 2 Im Journal können Sie alle Rechnungen zu einem bestimmten Tag anzeigen lassen. (1) Wählen Sie hier ein Datum aus. Anschließend wird im Bereich darunter die Kasse mit ihren Rechnungen aufgeführt. Zu den Rechnungen werden die einzelnen Artikel aufgelistet. 324

325 (2) Mit einem Rechtsklick auf eine Rechnungsnummer öffnet sich ein Menü. Hier klicken Sie auf den Menüeintrag Detailansicht um weitere Informationen zu dieser Rechnung zu bekommen: Artikel mit der Artikelnummer sind Preisklassen Umsatzinformationen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm, Internes und Umsatzinformationen benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Umsatzinformationen

326 Hier können Sie sich Umsatzinformationen für ihr Hotel anschauen. (1) Wählen Sie einen Zeitraum aus, für den die Umsatzinformation erstellt werden soll (Heute, lfd. Monat, lfd. Jahr). - Umsätze und Gästezahlen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden die Daten Zimmerauslastung und Bettenauslastung in Bereich (2) angezeigt. - Gruppen Wenn Sie dieses Feld aktivieren werden die Hauptgruppenumsätze angezeigt. - Stornos Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Stornos mit angezeigt. - Artikel Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden alle verkaufen Artikel mit ihren Umsätzen ermittelt. Klicken Sie anschließend auf den Button Aktualisieren um die Auswertung durchzuführen. (2) Hier werden die Umsatzinformationen angezeigt. Je nach Wahl der Umsatzinformation (siehe Bereich (3)) wird die Ansicht angepasst. (3) Es gibt 4 mögliche Ansichten für die Umsatzinformationen. Je nach Einstellung im Bereich (1) sind nicht alle Ansichten verfügbar. - Umsatzanzeige - Umsatzanzeige (Diagramm) Wenn Sei auf den Button Diagramm dargestellt: klicken dann wird der Umsatz je Hauptgruppe in einem - PLU-Anzeige Wenn Sie auf den Button PLU-Anzeige klicken dann werden die Artikel und ihre Umsätze angezeigt: 326

327 Kassenbuch Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm und Internes benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kassenbuch Das Kassenbuch wird verwendet um das Bargeld in der Firmenkasse zu verwalten. Ausgaben wie z.b. Post, Tanken des Firmenwagens, Bareinnahmen können eingegeben werden. Bareinnahmen können je nach Einstellung automatisch ins Barkassenbuch übernommen werden (Siehe Kapitel ). (1) Einnahme Ausgabe Geben Sie hier ihre Daten zur Einzahlung in die Geben Sie hier ihre Daten zur Auszahlung aus Barkasse ein. der Barkasse ein. Bei dem Feld Text können Sie entweder einen Text eingeben oder einen vorgefertigten Kassenbuchtext (Siehe Kapitel ) auswählen. Bei dem Feld Beleg-Nr. geben Sie die Belegnummer z.b. bei einer Einzahlung der Barbeträge auf das Firmenkonto oder die Belegnummer von der Tankquittung. So haben Sie immer einen Verweis zu der entsprechenden Ausgabe. (2) Geben Sie hier den Monat ein, für den die Buchungen angezeigt werden sollen. 327

328 (3) Hier wird der Buchungsverlauf, des in Bereich (2) eingestellten Monats, angezeigt. Mit einem Doppelklick auf eine Buchung können Sie diese bearbeiten. (4) Hier wird der aktuelle Status des Barkassenbuches angezeigt. (5) - Löschen Mit diesem Button können Sie die aktuell in Bereich (3) gewählte Buchung löschen. - Drucken Mit diesem Button können Sie einen Monatsverlauf ausdrucken.(siehe auch Kapitel Hier können auch Tagesberichte erstellt werden.) - Beenden Dieser Button schließt das Fenster Kassenbuchtexte Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kassenbuchtexte. Kassenbuchtexte sind sinnvoll wenn Sie häufig wiederkehrende Buchungen wie z.b. das Einzahlen der Bareinnahmen auf das Firmenkonto haben. Hierfür könnte man z.b. einen Barkassentext Einzahlung auf Konto erstellen. - Textnummer Dies ist eine durch Nummerierung der Buchungstexte. - Text Geben Sie hier den Text ein. - Einnahmen Wenn Sie diesen Hacken setzen, können Sie diesen Text nur bei einer Einnahme auswählen. Ansonsten nur bei einer Ausgabe. - Konto Vorkontierung Zur Information. 328

329 Haussperre Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Hausperre (Alle Zimmer sperren). Mit dieser Funktion können Sie das Hotel, für einen bestimmten Zeitraum, komplett sperren. für Saisonpausen, Komplettrenovierungen, usw. - Kennung Geben Sie hier die Kennung der Haussperre ein. Diese wird im Zimmerspiegel auch angezeigt (siehe Kapitel ) - Beschreibung Hier können Sie eine ergänzende Beschreibung zu der Haussperre eingeben. - Von/Bis Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den das Hotel gesperrt sein soll. 329

330 Zimmersperre Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zimmer und Zimmersperren benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zimmer. Wählen Sie das Zimmer aus das Sie Sperren wollen und gehen Sie zu der Registerkarte Zimmersperre. In diesem Bereich können Sie nun ein Zimmer für bestimme Zeiträume sperren z.b. wenn ein Umbau eines Zimmers geplant ist. Klicken Sie auf den Button Neue Sperre. Es wird folgender Bereich angezeigt: 1. Geben Sie den Zeitraum ein in dem das Zimmer nicht verfügbar sein soll. Zusätzlich können Sie noch einen Sperrgrund angeben z.b. Umbau oder defektes Bad. 2. Klicken Sie zum Speichern der Sperrzeit auf den Button in der Menüleiste. Jetzt wird die Sperrzeit übernommen. Die Sperrzeit wird im Zimmerspiegel angezeigt (Siehe Kapitel ). Sie können auch mehrere Sperrzeiten festlegen. Löschen können Sie eine Sperrzeit wieder in dem Sie die Sperrzeit in der Liste auswählen und anschließend auf den Button Sperre löschen klicken. Wenn die Sperrzeit bereits begonnen hat dann wird die Sperrzeit nur ab heute gelöscht, jedoch nicht in der Vergangenheit. 330

331 OP-Verwaltung / Mahnungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm und OP-Verwaltung benötigt. Das einrichten der OP-Verwaltung wird in Kapitel 4.9. beschrieben Zahlungseingang Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/OP- Verwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zahlungseingang. Debitorische Rechnungen und je nach Einstellung Kreditkarte-Rechnungen werden in die OP- Verwaltung übernommen. Klicken Sie auf den Button Suchen um eine offene Rechnung auszuwählen, für die ein Zahlungseingang verbucht werden soll. 331

332 Wählen Sie eine offene Rechnung und klicken Sie auf den Button Auswahl. Jetzt werden die Daten der offenen Rechnung übernommen (1) Hier werden die Rechnungsdaten angegeben. (2) Hier werden die detailierten Daten zur aktuell gewählten offenen Rechnung angezeigt. Man kann hier den Rechnungsbetrag sehen, und wie viel schon bezahlt wurde, usw. (3) Hier werden Daten zu diesem Kunden angegeben. Wenn der Kunde mehrere offene Rechnungen besitzt, so werden die Gesamtbeträge hier angezeigt. (4) In diesem Bereich werden die Zahlungseingänge verbucht. - Betrag Hier geben Sie den Betrag ein den der Kunde bezahlt hat. - Zahlart Hier geben Sie die Zahlart an, in der bezahlt wurde. - Datum Das Datum des Zahlungseingangs. - BelegNr. Geben Sie hier z.b. die Belegnummer des Kontoauszugs ein. Wurde der Betrag bar gezahlt, lassen Sie das Feld leer. - Vollständig ausgebucht Wenn der Kunde die Rechnung komplett bezahlt hat, so müssen Sie hier den Hacken setzen damit die Rechnung aus der OP-Verwaltung entfernt wird. Um die eingegebenen Daten zu übernehmen und den Zahlungseingang zu verbuchen klicken Sie auf den Button Speichern

333 Wenn Sie bei der Einstellung Zahlart die Zahlart Terminalzahlung verwendet haben, und Sie die Terminalzahlung für diesen Arbeitsplatz aktiviert haben, dann wird die Rechnung über das Kartenterminal abgerechnet. Hierfür öffnet sich das Kartenterminal-Fenster: Eine genaue Beschreibung des Handling mit dem Kartenterminal, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Mahnungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Mahnung drucken benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/OP- Verwaltung. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Mahnungen. 1 2 Wenn ein Gast seine offene Rechnung nicht innerhalb des ihm gegebenen Zeitraumes bezahlt, kann die Rechnung angemahnt werden. (1) - Drucken Mit diesem Button werden die Mahnungen über die ausgewählten Rechnungen erstellt. Hat ein Kunde mehrere offene Rechnungen, kann auch eine Sammelmahnung erstellt werden (mehrere offene Rechnungen auswählen). Nach dem Drucken wird die Mahnstufe um 1 erhöht und die offene Rechnung für die Zeit der neuen Frist ausgeblendet. 333

334 - Markiert Vorschau Mit diesem Button kann man sich eine Vorschau der Mahnung anzeigen lassen. - Microsoft Word Mit diesem Button wird die Mahnung nach Word exportiert. Hat ein Kunde mehrere offene Rechnungen so kann auch eine Sammelmahnung exportiert werden (mehrere offene Rechnungen auswählen). Anschließend wird auf Wunsch die Mahnstufe um 1 erhöht und die offene Rechnung für die Zeit der neuen Frist ausgeblendet. - Mahnst. Zurück Mit diesem Button wird die ausgewählte offene Rechnung um eine Mahnstufe reduziert. - Beenden Mit diesem Button schließen Sie dieses Fenster. (2) Hier werden die offenen Rechnungen aufgelistet. Wird eine Mahnung erstellt und die eingestellte Frist beträgt z.b. 14 Tage so wird die offene Rechnung während dieser Frist nicht angezeigt. Erst wenn die Frist wieder abgelaufen ist, wird die offene Rechnung wieder angezeigt. Beispiel einer Mahnung: 334

335 Gruppen verwalten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Frontoffice und Gruppen verwalten benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Frontoffice. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Gruppen verwalten. Hier können Sie Reservierungsgruppen (Siehe Kapitel ) anlegen und verwalten Cultuzz-Kontingente verwalten /freigeben Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Cultuzz-Schnittstelle verwenden benötigt. Wenn die Cultuzz-Schnittstelle aktiviert ist, können Sie über den Menüpunkt Frontoffice das neue Cultuzz-Menü erreichen: Klicken Sie auf den Menüpunkt Kontingente bearbeiten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

336 (1) Hier können Sie neue Kontingente vergeben: - Bezeichnung Geben Sie hier einen Namen für dieses Kontingent ein. - Zimmerkategorie Geben Sie hier an, welche Kategorie (für Freigabe siehe Kapitel ) in diesem Kontingent freigegeben werden soll. - Anzahl Geben Sie hier an wie viele Zimmer maximal pro Tag über Cultuzz in der angegebenen Kategorie gebucht werden dürfen. - Reserve Hier können Sie eine Untergrenze einstellen. Wenn diese erreicht wird können keine Zimmer mehr über den Webservice (Cultuzz) gebucht werden. So kann eine Überbuchung durch Abgleichverzögerung bei den Webservices vermieden bzw. reduziert werden. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den dieses Kontingent gültig ist. Um das Kontingent zu speichern klicken Sie auf den Button Speichern. (2) Hier werden die bereits vergebenen Kontingente angezeigt. Mit dem Button löschen können Sie ein vergebenes Kontingent löschen. Mit dem Button Kontingentdaten jetzt senden werden die neuen Daten sofort an Cultuzz übermittelt. Andernfalls werden die Kontingentdaten erst zu der eingestellten Tageszeit übertragen (Siehe Kapitel ). 336

337 Kartenterminals abrechnen (Offline Zahlungen übertragen) Es gibt bei den Kartenterminal und Netzbetreibern unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten. Es kann eingestellt werden das geringe Beträge offline gebucht werden (ohne eine Verbindung zum Netzbetreiber aufzubauen). Diese Offline Zahlungen müssen dann manuell am Ende des Tages an de Netzbetreiber übertragen werden. Hierfür gibt es den Button Kassenabschlag durchführen im Programm AOTerminal. Klicken Sie auf den Button um den Kassenabschlag der Terminals durchzuführen. Jetzt wird der Kassenabschlag auf den Terminals durchgeführt. Beachten Sie hierfür das Terminal. Eventuell sind Eingaben oder Bestätigungen am Terminal zu tätigen. Wenn der Kassenabschlag erfolgreich durchgeführt wurde, wird ein Bericht gedruckt. Alternativ hierzu können Sie einstellen das der Kassenabschlag (Terminals) automatisch mit dem Tagesabschluss (Hotcheck) durchgeführt werden soll (Siehe Kapitel 3.4. und ). 337

338 Datev-Export Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm und Internes benötigt. Mit dem Datev-Export können Sie eine Datei mit Ihren Umsatzdaten erstellen, die der Steuerberater in sein Abrechnungsprogramm importieren kann. Das einrichten der Datev- Schnittstelle wird in Kapitel Um eine Datev-Datei zu erstellen klicken Sie auf Backoffice/Firmensatmm/Internes und anschließend auf den Menüpunkt Datev-Export. Geben Sie hier den Zeitraum der Umsatzdaten ein, die in die Datev-Datei exportiert werden sollen. Um die Datev-Datei zu erstellen, klicken Sie auf den Button Export. Jetzt wird die Datei im eingestellten Export-Verzeichnis gespeichert. 338

339 5.4. Listen und Statistiken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Listen drucken benötigt Allgemeine Listen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Ändern der Option bei Tagesabschluss drucken benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Allgemeine Listen. Über dieses Fenster erreichen Sie einen Großteil, der in Hotcheck verfügbaren Listen. Wenn Sie einen Hacken vor eine Liste setzen, wird diese Liste bei jedem Tagesabschluss (Siehe Kapitel 3.4.) mit ausgedruckt. Es können allerdings nur Listen automatisch mit ausgedruckt werden, die tagesabhängig sind z.b.: - Mit Tagesabschluss Abreise, Anreise, Hausdame, - Nicht mit Tagesabschluss Adressen, Artikel, Um eine Liste auszudrucken, klicken Sie auf das Kreuz vor dem Listennamen und dann auf das u ntergeordnete Element. Für Tagesbericht (de)aktivieren Liste drucken (Doppelklick) 339

340 Es wird dann der individuelle Bildschirm für die gewählte Liste angezeigt. Z.B. Abreise: 1 2 Alle Listenfenster sind annähernd gleich aufgebaut. (1) - Dru. Ausw. Hier rüber können Sie einen Drucker auswählen und die Liste auf dem gewählten Drucker ausgeben. - Vorschau Hier rüber können Sie sich eine Vorschau des Ausdrucks anzeigen lassen. - Ms Word Hier rüber können Sie die Liste nach Word exportieren um Sie z.b. benutzerdefiniert zu bearbeiten/erweitern. - Ms Excel Zusätzlich gibt es bei einigen Listen die Möglichkeit, diese nach Excel zu exportieren. - Drucken Hier rüber können Sie die Liste auf dem Windows-Standarddrucker ausgeben. - Zurück Hierrüber gelangen Sie zum Bildschirm Allgemeine Listen zurück. (2) Hier finden Sie individuelle Einstellungen die für die Liste benötigt werden. Es wird in den folgenden Kapiteln nur noch die Einstellungen im Bereich (2) beschrieben. 340

341 Liste Abreise Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Abreiseliste drucken benötigt. In dieser Liste werden alle Reservierungen aufgeführt, die am angegeben Tag abreisen - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Geben Sie hier das Datum an, für das Sie die Abreisen ausgegeben haben wollen. - Sortieren nach Geben Sie hier an, wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 341

342 Liste Adressen mit allen Kontakten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Adressen mit allen Kontakten drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich Adressen mit den zugeordneten Kontaktpersonen (Siehe Kapitel ) ausgeben lassen. Z.B. Um eine Geburtstagsliste oder Adressliste zu erstellen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Suchkriterien einschränken Hier können Sie die Liste nach bestimmten Suchkriterien eingrenzen. Wenn Sie die Hacken vor den Suchkriterien setzen, muss dieses Suchkriterium erfüllt werden, ansonsten wird es ignoriert. o Nach Kurznamen Hier können Sie die Liste nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamens selektieren. o Nach Postleitzahl o Hier können Sie die Liste nach der Postleitzahl der Adresse selektieren. Nach Geburtstagen Hier können Sie die Liste nach dem Geburtsmonat der Adresse selektieren. - Sortieren Nur Gäste ohne Selektion anzeigen Hiermit können Sie angeben, dass nur Adressen ausgegeben werden, denen keine Selektionen zugeordnet wurden (Siehe Kapitel und ). 342

343 Beispiel eines Ausdruckes: 343

344 Liste Adressen mit einem Kontakt In dieser Liste können Sie sich Adressen mit einem oder keinem zugeordneten Kontakt (Siehe Kapitel ) ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Suchkriterien einschränken Hier können Sie die Liste nach bestimmten Suchkriterien eingrenzen. Wenn Sie die Hacken vor den Suchkriterien setzen dann muss dieses Suchkriterium erfüllt werden, ansonsten wird es ignoriert. o Nach Kurznamen Hier können Sie die Liste nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamens selektieren. o Nach Postleitzahl o Hier können Sie die Liste nach der Postleitzahl der Adresse selektieren. Nach Geburtstagen Hier können Sie die Liste nach dem Geburtsmonat der Adresse selektieren. - Sortieren Nur Gäste ohne Selektion anzeigen Hiermit können Sie angeben, dass nur Adressen ausgegeben werden, denen keine Selektionen zugeordnet wurden (Siehe Kapitel und ). 344

345 Beispiel eines Ausdruckes: 345

346 Liste Adressen ohne Kontakt Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Adressen ohne Kontakte drucken benötigt. In dieser Liste werden nur Adressen ohne zugeordneten Kontakten (Siehe Kapitel ) ausgeben. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Suchkriterien einschränken Hier können Sie die Liste nach bestimmten Suchkriterien eingrenzen. Wenn Sie die Hacken vor den Suchkriterien setzen, muss dieses Suchkriterium erfüllt werden, ansonsten wird es ignoriert. o Nach Kurznamen Hier können Sie die Liste nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamens selektieren. o Nach Postleitzahl o Hier können Sie die Liste nach der Postleitzahl der Adresse selektieren. Nach Geburtstagen Hier können Sie die Liste nach dem Geburtsmonat der Adresse selektieren. - Sortieren Nur Gäste ohne Selektion anzeigen Hiermit können Sie angeben, dass nur Adressen ausgegeben werden, denen keine Selektionen zugeordnet wurden (Siehe Kapitel und ). 346

347 Beispiel eines Ausdruckes: 347

348 Liste Anreise Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Anreiseliste drucken benötigt. In dieser Liste werden alle Reservierungen aufgeführt, die am angegeben Tag anreisen. So können eventuelle Vorbereitungen (wie z.b. Zimmerkarte erstellen, Willkommensleistungen vorbereiten) für ein schnelles Einchecken des Gastes getroffen werden. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Geben Sie hier das Datum an, für das Sie die Anreisen ausgegeben haben wollen. - Sortieren nach Geben Sie hier an, wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 348

349 Liste Arbeitsprotokoll Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Arbeitsprotokoll drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich das Arbeitsprotokoll eines bestimmten Zeitraums ausgeben. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den Sie das Arbeitsprotokoll ausgegeben haben möchten. Es gilt das Rechner-Datum nicht das Arbeitsdatum von Hotcheck. - Mitarbeiter Geben Sie hier an ob das Arbeitsprotokoll für alle Mitarbeiter oder nur für einen bestimmten erstellt werden soll. - Reservierungsnummer Hier können Sie angeben, dass das Arbeitsprotokoll nur für eine bestimmte Reservierung ausgegeben werden soll. 349

350 Beispiel eines Ausdruckes: 350

351 Liste Artikel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Artikelliste drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich alle ihre Artikel ausgegeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Sortierung Hier können Sie angeben wie die Artikelliste sortiert werden soll. Zusätzlich können Sie angeben ob die Liste absteigend oder aufsteigend sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 351

352 Liste Buchungsprotokoll Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Buchungsprotokoll drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich alle Artikel/Leistungen die an einem Tag gebucht wurden, ausgeben lassen. (Siehe Kapitel ) - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Hier können Sie angeben, von welchem Datum das Buchungsprotokoll erstellt werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 352

353 Liste Chefliste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Chefliste drucken benötigt. In dieser Liste können die die Einnahmen zweier Tage vergleichen, z.b. den heutigen mit dem Tag vor einem Jahr oder einen Osterfeiertag mit dem Vorjahr vergleichen (bewegliche Feiertage). - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Geben Sie hier das erste Datum an. - Vergleichsdatum Geben Sie hier das Datum an, mit dem Sie das erste Datum vergleichen wollen. 353

354 Beispiel eines Ausdruckes: (1) 1. Datum (2) Vergleichsdatum Im oberen Bereich werden die verfügbaren Betten und Zimmer verglichen, sowie die prozentuale Auslastung. Im Mittleren Bereich werden die Preisklassen und Artikelhauptgruppen Umsätze miteinander verglichen. Im Unteren Bereich (Vorlauf) werden die noch ausstehenden Umsätze (offene Konten) angezeigt. Die Angaben Monat und Jahr beziehen sich auf das gesamte Jahr. Wenn Sie zwei Tage aus dem Selben Jahr bzw. selben Monat wählen dann sind die Jahres Zahlen bzw. auch die Monatszahlen identisch. Wenn Sie z.b. den (aktuelles Datum) mit dem vergleichen werden die Angaben im Vergl. Monat bzw. Jahr wahrscheinlich höher sein, da diese ein gesamtes Jahr bzw. Monat beinhalten. Im Aktuellen Jahr aber erst ein halbes Jahr und ein halber Monat verstrichen ist. 354

355 Liste Finanzbericht Hauptgruppen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Finanzbericht nach Hauptgruppen drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich einen Finanzbericht nach Hauptgruppen ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Einzelauflistung Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden alle Rechnungen mit Artikel zusätzlich aufgeführt. - Datum / Bis Geben Sie hier einen Zeitraum für den Finanzbericht an. 355

356 Beispiel eines Ausdruckes: 1 (1) Wird nur ausgegeben wenn Einzelauflistung aktiviert wurde. 356

357 Liste Finanzbericht Zahlarten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Finanzbericht nach Zahlarten drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich einen Finanzbericht nach Zahlarten ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Einzelauflistung Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden alle Rechnungen mit Artikel zusätzlich aufgeführt. - Datum / Bis Geben Sie hier einen Zeitraum für den Finanzbericht an. - Sortierung Gibt an, bei aktiviertem Feld Einzelauflistung, wie die Einzelauflistung sortiert werden soll. 357

358 Beispiel eines Ausdruckes: 1 (1) Wird nur ausgegeben wenn Einzelauflistung aktiviert wurde. 358

359 Liste Freie Zimmer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Freie Zimmer Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste der freien Zimmer für einen bestimmen Tag ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Wählen Sie hier den Tag der Liste aus. Beispiel eines Ausdruckes: Das angegebene Merkmal ist das Standardmerkmal des Zimmers (Siehe Kapitel ). 359

360 Liste Gast Telefon Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gast Telefon Liste drucken benötigt. Hier können Sie für eine Rechnung die Telefonliste (Einzelverbindungsnachweis) nachdrucken. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den in der Liste darunter die Rechnungen aufgelistet werden sollen. - Kurzname / Rechnungs Nr. / Zimmer Nr. Hier können Sie Daten eingeben um eine Rechnung zu suchen. Alternativ können Sie eine Rechnung aus der Liste auswählen und mit einem Doppelklick die Daten übernehmen. Beispiel eines Ausdruckes: 360

361 Liste Gäste im Haus Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gäste im Haus Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die Ihnen alle Gäste ausgibt die an einem bestimmten Datum in ihrem Hotel sind (eingecheckte Gäste). - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Wählen Sie hier den Tag der Liste aus. - Sortiert nach Wählen Sie hier aus wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 361

362 Liste Hausdame Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Hausdamenliste drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich die Hausdamenliste ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Getrennte Listen nach Servicebereichen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird für jeden Servicebereich (Siehe Kapitel und ) eine eigene Seite gedruckt. Dies ist sinnvoll wenn Sie für jeden Servicebereich z.b. Etagen, eine eigene Hausdame haben. 362

363 Beispiel eines Ausdruckes ( Getrennte Listen nach Servicebereichen = deaktiviert): (1) Hier wird der Servicebereich (Siehe Kapitel und ) ausgeben. (2) Hier werden die Reinigungsintervalle (Siehe Kapitel ) ausgegeben. Diese werden nur dann ausgegeben wenn ein Gast eingecheckt ist. Je nach eingestelltem Intervall werden die entsprechenden Reinigungsintervalle angezeigt. (3) Hier wird der Status des Zimmers ausgegeben. So kann die Reinigungskraft sehen auf welchen Zimmern ein Gast (Bleiber, angereist) ist. 363

364 Liste HP / VP Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht HPVP Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die die HP (Halbpension) und VP (Vollpension) Daten der Reservierungen ausgibt. Diese Liste ist z.b. erforderlich für die Küche des Restaurants um entsprechende Vorbereitungen (Beschaffung von Zutaten, fertigen der Speisen, usw.) durchzuführen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Wählen Sie hier den Tag der Liste aus. - Sortieren nach Wählen Sie hier aus wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: Hier werden nun die eingestellten HP / VP Daten der Reservierungen ausgegeben (Siehe Kapitel ). 364

365 Liste HP / VP mit Gastbemerkung Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die die HP (Halbpension) und VP (Vollpension) Daten der Reservierungen (Siehe Kapitel ) ausgibt. Diese Liste ist z.b. erforderlich für die Küche des Restaurants um entsprechende Vorbereitungen (Beschaffung von Zutaten, fertigen der Speisen, usw.) durchzuführen. Zusätzlich wird die Gastbemerkung mit ausgegeben. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Wählen Sie hier den Tag der Liste aus. - Sortieren nach Wählen Sie hier aus, wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: Hier werden nun die eingestellten HP / VP Daten der Reservierungen ausgegeben (Siehe Kapitel ). Zusätzlich wird hier die Gastbemerkung ausgegeben. 365

366 Liste Kassenbericht (Tag / Monat) Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kassenbericht drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste der Buchungen im Barkassenbuch (Siehe Kapitel ) ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Tagesbericht Hiermit können Sie angeben ob Sie einen Tagesbericht (aktiviert) oder einen Monatsbericht (deaktiviert) erstellen wollen. - Datum Geben Sie hier den Monat oder den Tag für den Bericht an. 366

367 Beispiel eines Ausdruckes (Monatsbericht): Die Summe Gesamt dient zur Kontrollen und muss auf beiden Seiten (Entnahmen / Ausgaben) identisch sein. 367

368 Liste Kategorie Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kategorieliste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste über die Auslastung Ihres Hotels erstellen lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den die Liste erstellt werden soll. - Mit Kategorie-Auflistung Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden die Kategorien zusätzlich aufgeführt. 368

369 - Beispiel eines Ausdruckes ( Mit Kategorie-Auflistung = aktiviert): (1) Wird nur aufgeführt wenn Mit Kategorie-Auflistung aktiviert ist. 369

370 Liste Küche Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Küchenliste drucken benötigt. Hier können Sie eine Liste drucken in der den HP / VP Leistungen bestimme Leistungen einer Artikelgruppe (die zur Preisklasse gehören, siehe Kapitel bzw. Individuell Kapitel und ). z.b. gehört zu den Leistungen (Arrangement) der Preisklasse eine Flasche Wasser. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie den ersten Tag der Liste an. Die Liste wird immer für 2 Wochen erstellt. - Artikelgruppen Geben Sie hier an welche Artikel, welcher Gruppe zu welcher Leistung gereicht werden soll. ACHTUNG: Wenn Sie die Artikelgruppe mehrmals angegeben (z.b. Getränke beim Frühstück, Getränke beim Mittag) so werden die Leistungen auch mehrmals aufgeführt. 370

371 Beispiel eines Ausdruckes: Hier werden nun die zusätzlichen Tagesleistungen aufgeführt. 371

372 Liste Leistungsvorschau Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Leistungsvorschau drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste über die Auslastung der Kategorien ausgeben lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie den ersten Tag der Liste an. Die Liste wird immer für 2 Wochen erstellt. Beispiel eines Ausdruckes: 372

373 Liste Limit Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Limit drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste mit allen Gästen ausgeben lassen, wo der aktuelle Saldo über dem Limit liegt. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. Beispiel eines Ausdruckes (alles Nettozahlen): 373

374 Liste Manager-Report Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Manager-Report drucken benötigt. Hier können Sie sich einen Manager-Report ausdrucken. Dieser vergleicht mehrere Tage miteinander. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Package berücksichtigt Hauptgruppe Hier können Sie angeben welche Hauptgruppe in den Wert Package der Liste eingerechnet werden soll. 374

375 Beispiel eines Ausdruckes: 1 - Q-Rate Ist der durchschnittliche Logis Preis für ein Zimmer (Logis-Umsatz / belegte Zimmer) (1) Hier werden weitere Kassen (z.b. vom Hauseigenen Restaurant) aufgelistet. 375

376 Liste Nationen Statistik Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Nationen Statistik drucken benötigt. Hier können Sie eine Liste über die Nationen (Siehe Kapitel Statistik Code ) erstellen, aus denen ihre Gäste anreisen (Es wird die Gast- und nicht die Besteller Adresse verwendet). - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie hier den Monat für die Statistik an. Beispiel eines Ausdruckes: Ohne Angaben bedeutet das bei diesen Gästen keine Nation angegeben wurde. 376

377 Liste Nicht ausgecheckt Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Nicht ausgecheckt Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste, über die Gäste ausdrucken lassen, die an diesem Datum abreisen aber noch nicht ausgecheckt sind. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie hier das Datum an für das die Liste erstellt werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 377

378 Liste No Show Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht No Show Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste über die Gäste ausdrucken lassen, die in einem bestimmten Zeitraum nicht angereist sind (No Show 26 ). - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum an für den die Liste erstellt werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 26 Eine Erklärung für No Show finden Sie in Kapitel 7. Begriffserklärungen 378

379 Liste Offene Posten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Offene Posten Liste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste aller Debitor Rechnungen erstellen lassen die noch nicht bei den Zahlungseingängen der OP-Verwaltung als komplett bezahlt markiert wurden (Siehe Kapitel ). - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. Beispiel eines Ausdruckes: 1 (1) Mahnstufe und Datum der letzten Mahnung. 379

380 Liste Portier Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Portierliste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste drucken lassen, die den aktuellen Status des Hauses ausgibt. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie hier das Datum für die Liste an. - Gesperrte Zimmer Ausgeben Hier können Sie angeben ob gesperrte Zimmer (Siehe Kapitel und ) ebenfalls auf die Liste gedruckt werden sollen. - Zimmer mit Sondernutzen Ausgeben Hier können Sie angeben, ob Zimmer mit Sondernutzung mit auf die Liste gedruckt werden sollen. (Siehe Kapitel ) Beispiel eines Ausdruckes: 380

381 Liste Provisionen Hier können Sie sich eine Liste über die Provisionen drucken lassen, die Ihre Vermittler von Ihnen bekommen. (Siehe Kapitel und ) - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Zeitraum Hier können Sie angeben nach welchem Zeitraum Sie eine Liste erstellen wollen: o Nach Jahr o Wählen Sie hier das Jahr aus für das Sie eine Provisionen-Liste erstellen wollen. Nach Monat o Wählen Sie hier Monat und Jahr aus für das Sie eine Provisionen-Liste erstellen wollen. Nach Datum Wählen Sie hier einen Zeitraum aus, für den Sie die Provisionen-Liste erstellen wollen. - Als Besteller / Als Gast Geben Sie hier an ob die Provisionen als Besteller oder als Gast erwirtschaftet worden sind. - Mit Hauptgruppen Hier können Sie angeben, ob die Provisionen-Liste nur für die Logis oder auch für die Artikel ausgegeben werden soll. 381

382 Beispiel eines Ausdruckes: 382

383 Liste Rechnungsbuch Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Rechnungsbuch drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste ausgeben lassen die alle Rechnungen in einem Zeitraum auflistet. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. - Keine Rechnungen anzeigen, die ausschließlich Barzahlungen enthalten Hier können Sie angeben das Rechnungen nicht aufgeführt werden die nur mit -Barzahlung bezahlt wurden. So kann man sich z.b. eine Liste über alle Karten und Debitor Zahlungen erstellen. - Kasse Hier können Sie eine Kasse auswählen. 383

384 Beispiel eines Ausdruckes: 384

385 Liste Reservierungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierungsliste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste ausgeben lassen die alle Reservierungen in einem Zeitraum auflistet. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Zeitraum Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. - Welche Reservierungen? Hier können Sie angeben welche Reservierungen auf die Liste sollen: o Alle Reservierungen mit und Ohne Zimmerbelegung werden auf die Liste gedruckt. o Ohne Zimmer-Belegung o Nur Reservierungen denen kein Zimmer zugeordnet wurde. Mit Zimmer-Belegung Nur Reservierungen denen ein Zimmer zugeordnet wurde. - Sortiert nach Geben Sie hier an wie die Liste sortiert werden soll. 385

386 Beispiel eines Ausdruckes: 386

387 Liste Reservierungen extern Hier können Sie eine Reservierungsliste nach bestimmten Reservierungsarten (Siehe Kapitel und ) erstellen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Zeitraum Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. - Berücksichtige Externe Quelle Geben Sie hier an, welche Reservierungsarten aufgelistet werden sollen. - Sortiert nach Geben Sie hier an, wie die Liste sortiert werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 387

388 Liste Reservierungsstorno Hier können Sie sich eine Liste ausgeben lassen, die alle stornierten Reservierungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes ausgibt. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Storno von / bis Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. Beispiel eines Ausdruckes: 388

389 Liste Stornos Hier können Sie sich eine Liste ausgeben lassen die alle Artikel auflistet die storniert wurden. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / bis Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. - Ausgewählte Mitarbeiter Hier können Sie angeben, dass nur stornierte Artikel eines bestimmten Mitarbeiters aufgelistet werden sollen. - Ausgewählte Kassen Hier können Sie angeben, dass nur die Stornos einer bestimmten Kasse z.b. nur Hotel oder nur Restaurant aufgelistet werden sollen. - Ausgewählte Hauptgruppen Hier können Sie angeben, welche Artikel aus welchen Hauptgruppen mit in die Liste aufgenommen werden sollen. - Sortieren nach Hier können Sie angeben, wie die Liste sortiert werden soll. 389

390 Beispiel eines Ausdruckes: 390

391 Liste Stornos mit Uhrzeit Hier können Sie sich eine Liste ausgeben lassen, die alle Artikel auflistet die storniert wurden. Zusätzlich wird die Uhrzeit angegeben. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / bis Geben Sie hier den Zeitraum für die Liste an. - Ausgewählte Mitarbeiter Hier können Sie angeben, dass nur stornierte Artikel eines bestimmten Mitarbeiters aufgelistet werden sollen. - Ausgewählte Kassen Hier können Sie angeben, dass nur die Stornos einer bestimmten Kasse z.b. nur Hotel oder nur Restaurant aufgelistet werden sollen. - Ausgewählte Hauptgruppen Hier können Sie angeben, welche Artikel aus welchen Hauptgruppen mit in die aufgenommen werden sollen. - Sortieren nach Hier können Sie angeben, wie die Liste sortiert werden soll. 391

392 Beispiel eines Ausdruckes: 392

393 Liste Telefon Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Telefonliste drucken benötigt. In dieser Liste können Sie sich Adressen mit den zugeordneten Telefondaten ausgeben lassen. Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Suchkriterien einschränken Hier können Sie die Liste nach bestimmten Suchkriterien eingrenzen. Wenn Sie die Hacken vor den Suchkriterien setzen, muss dieses Suchkriterium erfüllt werden. o Nach Kurznamen Hier können Sie die Liste nach dem Anfangsbuchstaben des Kurznamens selektieren. o Nach Postleitzahl o Hier können Sie die Liste nach der Postleitzahl der Adresse selektieren. Nach Geburtstagen Hier können Sie die Liste nach dem Geburtsmonat der Adresse selektieren. - Sortieren Nur Gäste ohne Selektion anzeigen Hiermit können Sie angeben, dass nur Adressen ausgegeben werden, denen keine Selektionen zugeordnet wurden (Siehe Kapitel und ). 393

394 Beispiel eines Ausdruckes: 394

395 Liste Telefonbuchungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Telefonbuchungen drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste der Telefonbuchungen (Einzelverbindungsnachweis) drucken lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum für die Telefonliste an. - Alle / Zimmer Nr. / Nebenstelle Hier können Sie angeben, ob Sie alle Buchungen in diesem Zeitraum ausgeben wollen oder nur Buchungen eines bestimmten Zimmers bzw. einer bestimmten Nebenstelle. o Zimmer Nr. o Auswahl der Zimmernummer Nebenstelle Auswahl der Nebenstelle 395

396 Beispiel eines Ausdruckes: 396

397 Liste Umsatz Mit dieser Liste können Sie die Umsätze, Monatsweise, mit den Vorjahren vergleichen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Ausgabe der letzten Hier können Sie angeben, wie viele Jahre zurück die Liste gedruckt werden sollen. - Ausgewählte Kasse / Alle Kassen Hier können Sie angeben welche Kasse ausgewertet werden soll. Mit dem Feld Alle Kassen können Sie eine Auswertung für alle Kassen erstellen, also Restaurant + Hotel. - Nur Logis Hier können Sie angegeben ob sie nur Logis oder auch Artikel mit in die Statistik aufnehmen wollen. 397

398 Beispiel eines Ausdruckes: 398

399 Liste Umsatzvergleich Mit dieser Liste können Sie die Umsätze, zweier beliebiger Zeiträume, miteinander vergleichen, also aktueller Monat/Vormonat oder aktueller Monat/Monat Vorjahr. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Zeitraum 1 Geben Sie hier den ersten Zeitraum an. - Zeitraum 2 Geben Sie hier den zweiten Zeitraum an. - Zahlen Netto ausgeben Hier können Sie angegeben ob die Zahlen brutto (deaktiviert) oder Netto (aktiviert) ausgegeben werden sollen. 399

400 Beispiel eines Ausdruckes: 400

401 Liste Umsatzvorschau Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Umsatzvorschau drucken benötigt. In der Umsatzvorschau werden alle Reservierungen in der Zukunft ermittelt. Desweiteren werden die Preise der Tagesleistungen (z.b. Übernachtung, Arrangement, usw.) ermittelt und zu der Vorschau zusammengerechnet. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Logis Umsätze Ermitteln Ermittelt die reinen Logisumsätze ohne Arrangements. Beispiel eines Ausdruckes (Auszug: Ausdruck geht über alle 12 Monate): Die Umsätze die zukünftig anstehen werden angezeigt. 401

402 Liste VIP Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht VIP-Liste drucken benötigt. Hier können Sie eine Liste drucken auf der alle Gäste/Reservierungen mit zugeordneten Gaststatus aufgeführt sind. Die Liste wird nach dem Gaststatus sortiert. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von / Bis Geben Sie hier den Zeitraum ein für den die Liste erstellt werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 402

403 Liste Wiedervorlage Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Wiedervorlageliste drucken benötigt. Hiermit bekommen Sie eine Liste erstellen in der Reservierungen angezeigt werden die als Wiedervorlage markiert wurden (Siehe Kapitel ). Zusätzlich werden Optionsreservierungen und Reservierungen mit oder ohne Kontingent angezeigt. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Von Geben Sie hier das Datum ein für das die Liste erstellt werden soll. - Optionsfelder Hier können Sie angeben welche Daten in die Liste aufgenommen werden sollen. Beispiel eines Ausdruckes: 403

404 Liste Zimmer Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zimmerliste drucken benötigt. Hier können Sie sich eine Liste ihrer Zimmer erstellen lassen. - Vorlage Wählen Sie hier eine Vorlage aus. - Datum Geben Sie hier das Datum ein, für das die Liste erstellt werden soll. Beispiel eines Ausdruckes: 404

405 Abschläge und Kassenberichte Tagesbericht Hotel Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Tagesbericht Hotel. Der Tagesbericht ist identisch mit dem Tagesabschluss Ausdruck. Im Tagesabschluss Hotel werden nur die Umsätze des Hotels berücksichtigt. Wählen Sie hier das Datum aus, für den ein Tagesbericht erstellt werden soll. Und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Ein Beispiel mit Beschreibung finden Sie in Kapitel Tagesbericht Firma Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Tagesbericht Firma. Dieser Tagesbericht unterscheidet sich vom Aufbau nur gering vom Tagesbericht Hotel. Im Tagesabschluss Firma werden alle Umsätze (Hotel + Restaurant) berücksichtigt. Wählen Sie hier das Datum aus, für den ein Tagesbericht erstellt werden soll. Und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Ein Beispiel mit Beschreibung finden Sie in Kapitel

406 Monatsbericht Hotel Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Monatsbericht Hotel. Der Monatsbericht ist vom Aufbau gleich dem Tagesbericht Hotel. Im Monatsbericht Hotel werden aber die Umsätze eines Monats berücksichtigt. Geben Sie hier Monat und Jahr ein, für den ein Monatsbericht erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen. Ein Beispiel mit Beschreibung finden Sie in Kapitel Monatsbericht Firma Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Monatsbericht Firma. Der Monatsbericht ist vom Aufbau ähnlich dem Monatsbericht Hotel. Im Monatsbericht Firma werden aber alle Umsätze (Hotel + Restaurant) eines Monats berücksichtigt. Geben Sie hier Monat und Jahr ein, für den ein Monatsbericht erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Button Übernehmen. Ein Beispiel mit Beschreibung finden Sie in Kapitel

407 Mitarbeiterabschläge Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Mitarbeiterabschläge. Hier können Sie Mitarbeiterabschläge nachdrucken. Wählen Sie den gewünschten Abschlag aus und klicken Sie auf den Button OK. Der Ausdruck gleicht dem Tagesbericht nur das für den Mitarbeiterabschlag die Umsätze berücksichtigt werden, die der entsprechende Mitarbeiter gemacht hat Kassenabschläge Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Mitarbeiterabschläge. Hier können Sie Kassenabschläge nachdrucken. Wählen Sie den gewünschten Abschlag aus und klicken Sie auf den Button OK. Der Ausdruck gleicht dem Tagesbericht nur das für den Kassenabschlag die Umsätze berücksichtigt werden, die an der entsprechenden Kasse gemacht wurden. 407

408 Kassenbuch Monatsliste / Kassenbuch Tagesliste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Kassenbericht drucken benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/abschläge und Kassenberichte. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kassenbuch Monatsliste oder Kassenbuch Tagesliste. Diese Liste ist dieselbe Liste die in Kapitel bereits beschrieben wurde. 408

409 Allgemeine Kundenauswertung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Allgemeine Kundenauswertung Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Allgemeine Kundenauswertung. In diesem Fenster können Sie eine Individuelle Kundenauswertung durchführen, z.b. für Mailing Registerkarte Filter Hier können Sie die Kundendaten nach bestimmten Kriterien filtern. Alle müssen erfüllt sein um auf der Liste zu erscheinen. - Datumseinstellung Hier können Sie angegeben, in welchem Zeitraum der Gast in ihrem Hotel gewesen sein muss, damit seine Daten mit in die Auswertung einfließen. o Jahr Geben Sie hier das Jahr an, an dem der Gast in ihrem Hotel gewesen sein muss. o Monat Geben Sie hier Jahr und Monat an, in dem der Gast in ihrem Hotel gewesen sein muss. 409

410 o Datum Geben Sie hier den Zeitraum an, dem der Gast in ihrem Hotel gewesen sein muss. - Zeitraum exakt berechnen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden nur die Rechnungen berücksichtigt die in diesem Zeitraum erstellt wurden. Wenn z.b. der Zeitraum bis gewählt wird und der Gast vom bis zum in ihrem Haus ist und die Rechnung am bezahlt wird: o Bei aktiviertes Feld: Die Rechnung wird nicht berücksichtigt. o Bei deaktiviertes Feld: Die Rechnung wird berücksichtigt. - Filter Tabelle Hier können Sie eigene Filter definieren nach denen die Kundendaten gefiltert werden. o Filter Hier geben Sie an nach welchem Feld die Daten selektiert werden sollen. z.b. Adressen.PLZ o Vergleich Hier können Sie angeben wie die Spalte Filter mit der Spalte Wert verglichen werden soll. z.b. Datensatz: Hans Müller, Ebertstrasse 1, Lübeck Vergleich Name Filter Wert = Gleich Adressen.Name1 Müller - Gibt alle Gäste mit dem Name1 MÜLLER aus. <> Ungleich Adressen.Ort Hamburg - Gibt alle Gäste aus die nicht aus Hamburg kommen > Größer Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ größer haben. Also ab >= Größer/Gleich Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ größer/gleich haben. Also ab < Kleiner Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ kleiner haben. Also <= Kleiner / Gleich Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ kleiner /gleich20000 haben. Also o wie Wie Adressen.Name1 M% - Gibt alle Gäste aus deren Name1 mit M beginnt. Das Prozentzeichen gibt an das nach dem M beliebige Zeichen kommen können. Wert Geben Sie hier den Wert an mit dem die Daten in Filter verglichen werden sollen. 410

411 - Berücksichtigen Hier können Sie angeben, welche Daten mit berücksichtigt werden sollen. o Sondernutzen-Zimmer Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Daten von Zimmern mit Sondernutzen berücksichtigt. o Optionen Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Daten von Reservierungen die auf Option stehen berücksichtigt. o Noshows Wenn Sie dieses Feld aktivieren, werden Daten von NoShow-Reservierungen berücksichtigt. Ein Beispiel wäre z.b. in Screenshot zu sehen. Eine Kundenauswertung nach Postleitzahl. Hier werden nur Gäste ausgegeben, die im PLZ-Bereich von wohnen Registerkarte Bezugsfilter Hier können sie zusätzliche Filter einrichten die zu den Filtern in Registerkarte Filter unterschiedlich verknüpft werden. Aktivieren Sie das Feld Bezugsfilter benutzen um die Registerkarte zu aktivieren. - Verknüpfung zum Filter über Hier können Sie angeben, wie die Einstellungen von Registerkarte Filter mit diesen Verknüpft werden sollen. o UND Gibt an, dass die Filter- und Bezugsfilter Einstellungen UND verknüpft werden. Das heißt dass ein Datensatz beide Kriterien erfüllen muss um in die Liste zu gelangen. o ODER Gibt an, dass die Filter- und Bezugsfilter Einstellungen ODER verknüpft werden. Das heißt dass ein Datensatz entweder die Kriterien aus Filter oder die Kriterien aus Bezugsfilter erfüllen muss. 411

412 o NICHT Gibt an, dass die Filter- und Bezugsfilter Einstellungen NICHT verknüpft werden. Das heißt dass ein Datensatz die Kriterien von Filter erfüllen muss aber die von Bezugsfilter nicht erfüllen darf. - Datumseinstellung Hier können Sie angegeben, in welchem Zeitraum der Gast in ihrem Hotel gewesen übernachtet hat, damit seine Daten mit in die Auswertung einfließen. o Jahr Geben Sie hier das Jahr an, an dem der Gast in ihrem Hotel übernachtet hat. o Monat Geben Sie hier Jahr und Monat an, in dem der Gast in ihrem Hotel übernachtet hat. o Datum Geben Sie hier den Zeitraum an, indem der Gast in ihrem Hotel übernachtet hat. - Filter-Tabelle Hier können Sie eigene Filter definieren nach denen die Kundendaten gefiltert werden. o Filter Hier geben Sie an nach welchem Feld die Daten selektiert werden sollen. z.b. Adressen.PLZ 412

413 o Vergleich Hier können Sie angeben wie die Spalte Filter mit der Spalte Wert verglichen werden soll. z.b. Datensatz: Hans Müller, Ebertstrasse 1, Lübeck Vergleich Name Filter Wert = Gleich Adressen.Name1 Müller - Gibt alle Gäste mit dem Name1 MÜLLER aus. <> Ungleich Adressen.Ort Hamburg - Gibt alle Gäste aus die nicht aus Hamburg kommen > Größer Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ größer haben. Also ab >= Größer/Gleich Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ größer/gleich haben. Also ab < Kleiner Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ kleiner haben. Also <= Kleiner / Gleich Adressen.PLZ Gibt alle Gäste aus die eine PLZ kleiner /gleich20000 haben. Also o wie Wie Adressen.Name1 M% - Gibt alle Gäste aus deren Name1 mit M beginnt. Das Prozentzeichen gibt an das nach dem M beliebige Zeichen kommen können. Wert Geben Sie hier den Wert an mit dem die Daten in Filter verglichen werden sollen. 413

414 Registerkarte Ausgabe Geben Sie hier an, welche Daten der gefundenen Datensätze ausgegeben werden sollen Registerkarte Sortierung Geben Sie hier an, nach welchen Daten die gefundenen Datensätze sortiert werden sollen. mehrfach Auswahlen sind möglich. 414

415 Registerkarte Berechnungen Starten Wenn Sie alle Eingaben getätigt haben dann klicken Sie auf den Button Berechnung Starten. Jetzt wird die Liste in Excel oder Open Office erstellt. Beispiel einer Ausgabe: Im oberen Bereich wird die Filtereinstellung angegeben. Darunter werden dann die einzelnen Daten der gefundenen Gäste ausgegeben. 415

416 Laden / Speichern Mit dem Button kann die Abfrage gespeichert werden. Hierfür müssen Sie der Auswertung einen Namen geben. Um eine Auswertung zu laden, wählen Sie mit dem Feld Aktuelle Abfrage eine gespeicherte Auswertung aus und klicken auf den Button geladen.. Jetzt wird die gespeicherte Auswertung 416

417 Excel Export Alle Exporte können nach Excel oder nach OpenOffice getätigt werden. Je nachdem was bei Ihnen installiert ist Tagesbuchungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Tagesbuchungen Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Tagesbuchungen. Hier können Sie sich alle gebuchten Umsätze eines Tages, je Gast, ausgeben lassen. - Datum Geben Sie hier den Tag an, für dem die Liste erstellt werden soll. - Preisklassen Einzelauflistung Hier können Sie angeben ob die Preisklassen zusammengefasst oder einzeln aufgeführt werden sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes ( Preisklassen Einzelauflistung = Aktiv): 417

418 Frühstück HP VP Liste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Frühstück HP VP Liste Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Frühstück HP VP Liste. Hier können Sie eine Liste drucken in der den HP / VP Leistungen (Siehe Kapitel ) bestimme Leistungen einer Artikelgruppe zugeordnet werden. - Datum von / Datum bis Geben Sie den Zeitraum ein für den die Liste erstellt werden soll. - Artikelgruppen Geben Sie hier an welche Artikel, welcher Gruppe zu welcher Leistung gereicht werden soll. ACHTUNG: Wenn Sie die Artikelgruppe mehrmals angegeben (z.b. Getränke beim Frühstück, Getränke beim Mittag) so werden die Leistungen auch mehrmals aufgeführt. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Dieser Export ist mit der Küchenliste (Siehe Kapitel ) vergleichbar. Beispiel eines Exportes: 418

419 HP VP Liste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht HP VP Liste allgemein Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag HP VP Liste Allgemein. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die die HP (Halbpension) und VP (Vollpension) Daten der Reservierungen ausgibt (Siehe Kapitel ). Diese Liste ist erforderlich für die Küche des Restaurants um entsprechende Vorbereitungen (Beschaffung von Zutaten, fertigen der Speisen, usw.) durchzuführen. - Datum von Wählen Sie hier den Tag der Liste aus. - Sortieren nach Wählen Sie hier aus wie die Liste sortiert werden soll. - Option Hier können Sie angeben welche Reservierungsdaten mit auf die Liste kommen sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Dieser Excel-Export ist mit der Küchenliste (Siehe Kapitel ) vergleichbar. Beispiel eines Excel-Exportes (alle Optionsfelder = Aktiv): 419

420 Liste aller a conto Zahlungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Liste aller a conto Zahlungen Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Liste aller a conto Zahlungen. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die aller a conto Zahlungen (Siehe Kapitel ) eines Zeitraumes auflistet. - Gebucht im Zeitraum / Noch nicht berechnet zum Hier können Sie angeben welche Daten Sie für die Liste verwenden wollen: o Gebucht im Zeitraum Hier können Sie einen Zeitraum angeben in dem die a conto-zahlung gebucht o wurden. Alle a Conto-Zahlungen aus diesen Zeitraum werden dann aufgelistet. Noch nicht berechnet zum Hier können Sie ein Datum angeben. Berechnete a conto-zahlungen sind die die schon über eine Rechnung abgerechnet wurden. Hier werden dann alle a Conto- Zahlungen aufgelistet die bis zu diesem Tag noch nicht abgrechnet wurden. - Daten Hier können Sie angeben ob die Daten einzeln (Gesamtauflistung) oder zusammengefasst (Nur Zusammenfassung) aufgelistet werden sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Exportes (Zeitraum / Gesamtauflistung): 420

421 Finanzbericht Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Finanzbericht ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Finanzbericht. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die die Einnahmen in den Hauptgruppen bzw. zu den einzelnen Zahlarten auflistet. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier einen Zeitraum ein, für den die Liste erstellt werden soll. - Listenart Hier können Sie sich eine Liste nach Hauptgruppen und ihre Umsätze (Hauptgruppenliste) oder nach Zahlarten und ihre Umsätze (Zahlartenliste) ausgeben lassen. - Daten Hier können Sie angeben, ob die Daten einzeln (Einzelauflistung) oder zusammengefasst (Zusammenfassen) aufgelistet werden sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes (Hauptgruppenliste / Zusammenfassen): 421

422 Gäste im Haus Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gäste im Haus Ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Gäste im Haus. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die alle Gäste im Haus auflistet. Vergleichbar mit der Gäste im Haus -Liste der allgemeinen Listen (Siehe Kapitel ). - Datum Geben Sie hier ein Datum ein, für das die Liste erstellt werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 422

423 Limit überschritten Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Limit überschritten ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Limit überschritten. Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, die alle Gäste auflistet deren Limit (Siehe Kapitel ) überschritten wurde. Vergleichbar mit der Limit -Liste der allgemeinen Listen (Siehe Kapitel ). Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 423

424 Leistungen nach Hauptgruppe Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Leistungen nach Hauptgruppe ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Leistungen nach Hauptgruppe. - Datum Geben Sie hier das Datum für die Liste an. (Rechnerdatum nicht Arbeitsdatum) - Artikelgruppe Geben Sie hier die Artikelgruppe an für den die Liste erstellt werden soll. 424

425 Jahresübersicht Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Jahresübersicht ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Jahresübersicht. Hier können Sie sich eine Jahresübersicht ausgeben lassen. - Startjahr / Startmonat Geben Sie hier das Jahr und den Monat an, bei dem die Jahresübersicht starten soll. - Anzahl der Monate Geben Sie hier an, über wie viele Monate die Jahresübersicht gehen soll. - Mit Umsatzzahlen Hier können Sie angeben, ob Sie die Umsatzzahlen mit ausgegeben haben wollen. Wenn Sie dieses Feld deaktivieren, wird nur die Auslastung angezeigt. - Logis-Anteil Ausweisen Hier können Sie angeben, das die Umsätze durch Logis (Zimmer Vermietung) einzeln aufgelistet werden. - Auch Buchungszahlen Gibt bei Vergangenheitszahlen auch die Buchungsdaten an. - Alle Zimmer / Ohne gesperrte Zimmer Hier können Sie angeben, ob alle Zimmer mit in die Jahresübersicht aufgenommen werden sollen oder ob die gesperrten Zimmer ausgeblendet werden sollen. - Zimmer mit Sondernutzen Hier können Sie angeben, dass Zimmer mit Sondernutzung (Siehe Kapitel ) mit in die Jahresübersicht aufgenommen werden sollen. - Optionsreservierungen in extra Spalte Hier können Sie angeben, dass Optionsreservierungen in einer Extraspalte aufgeführt werden sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. 425

426 Beispiel eines Excel-Exportes: Mit Umsatzzahlen Logis-Anteil Ausweisen Tage des Monats Monate Auslastung (Zahlen / Prozent) Optionsreservierungen in Extra Spalte 426

427 Reservierungskontrolle Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Reservierungskontrolle ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Reservierungskontrolle. Hier können Sie sich eine Liste der Reservierungen ausgeben lassen. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier an, aus welchem Zeitraum die Reservierungen ermittelt werden sollen. - Nach Reservierungsdatum filtern Hier können Sie angeben, ob das Reservierungsdatum (Tag an dem die Reservierung eingetragen wurde, aktiviert) in dem oben angegeben Zeitraum liegen soll oder die Reservierung selbst (deaktiviert). z.b. Reserviert ein Gast am ein Zimmer für den Zeitraum , ist der das Reservierungsdatum. Der Zeitraum ist das Datum der eigentlichen Reservierung. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 427

428 VIP-Liste (Gatsstatus) Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht VIP Liste (Gaststatus) ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag VIP Liste (Gaststatus). Hier können Sie sich eine Liste erstellen lassen, in der alle Gäste mit Gaststatus (Siehe Kapitel und ) aufgelistet werden. Diese Liste ist vergleichbar mit der VIP-Liste der allgemeinen Listen (Siehe Kapitel ). - Datum von / Datum bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den die Liste erstellt werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 428

429 Belegungsübersicht Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Belegungsübersicht ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Belegungsübersicht. Hier können Sie sich eine Belegungsliste Ihres Hotels erstellen lassen. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den die Liste erstellt werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: Belegte Zimmer und Betten Verfügbarkeit und Auslastung Sperren und vorhandene Zimmer 429

430 Managerreport Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Managerreport ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Managerreport. Hier können Sie sich einen Manager-Report ausgegeben lassen. Dieser Liste ist vergleichbar mit dem Manager-Report der allgemeinen Listen (Siehe Kapitel ). - Package berücksichtigt Hauptgruppe Hier können Sie angeben welche Hauptgruppe in den Wert Package der Liste eingerechnet werden soll. Package sind die im Buchungssplitting der Preisklasse angegebenen Artikel (Siehe Kapitel ). Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. 430

431 Beispiel eines Excel-Exportes: 431

432 Zimmerspiegel Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Zimmerspiegel ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Zimmerspiegel. Hier können Sie sich den Zimmerspiegel nach Excel exportieren lassen. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den Sie den Zimmerspiegel ausgeben wollen. - Zimmer Nr. von / Zimmer-Nr. bis Geben Sie hier an welcher Zimmerbereich ausgegeben werden soll. - Inkl. Zimmermerkmale Gibt an, dass die Zimmermerkmale mit ausgegeben werden sollen. - Inkl. Zimmername Gibt an, dass der Zimmername mit ausgegeben werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 432

433 Zimmerspiegel zum Zeitpunkt des Exportes: 433

434 Preisklassenliste Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Preisklassenliste ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Preisklassenliste. In dieser Liste können Sie sich die Preisklassen mit detailieren Informationen über die Einstellungen ausgegeben lassen. - Nur aktive Preisklassen Aktivieren Sie dieses Feld um alle aktiven Preisklassen auszugeben. - Nur Inaktive Preisklassen Aktivieren Sie dieses Feld um alle inaktiven Preisklassen ausgegeben zu lassen. (Siehe Kapitel ) Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: (1) Hier werden die Einstellungen der Preisklasse als Übersicht angezeigt. (Siehe Kapitel ) 434

435 (2) Hier werden die Arrangement Artikel der Preisklasse angezeigt. (Siehe Kapitel ) (3) Hier werden die Buchungssplitting Artikel der Preisklasse angezeigt. (Siehe Kapitel ) (4) Hier werden die Ereignis bedingten Änderungen der Preisklasse angezeigt. (Siehe Kapitel ) (5) Hier werden die Aufenthaltsdauer bedingten Änderungen der Preisklasse angezeigt. (Siehe Kapitel ) 435

436 Gebuchte Leistungen Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Gebuchte Leistungen ausgeben benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Gebuchte Leistungen. In dieser Liste können Sie sich alle gebuchten Leistungen eines Zeitraumes ausgeben lassen. Gebucht sind Artikel sobald Sie im Konto aufgelistet werden, gebuchte Artikel sind unabhängig davon ob eine Rechnung geschrieben wurde oder nicht. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den die gebuchten Leistungen ermittelt werden sollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 436

437 Gäste zur Reservierung Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Gäste zur Reservierung. In dieser Liste können Sie sich die Gäste zu einer Reservierung ausgegeben lassen. - Reservierungs-Nr. Geben Sie hier die Reservierungsnummer ein für die Sie die Gäste aufgelistet haben wollen. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 437

438 Offene Salden Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Offene Salden. In dieser Liste können Sie sich die offenen Konten (Gastkonten, keine Bestellerkonten) ausgegeben lassen. Klicken Sie auf dem Button Start, um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 438

439 Preiskontrolle Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Preiskontrolle. In der Preiskontrolle können Sie sich die an einem Tag gebuchten Preisklassen ausgegeben lassen. - Datum Geben Sie hier den Tag, an für den die Liste erstellt werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 439

440 Kreditkarten Buchungen Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kreditkarten Buchungen. Hier können Sie sich eine Liste mit allen Kreditkarten Buchungen ausgegeben lassen. (Zahlarten mit Zahlartengruppe Kreditkarte. Siehe Kapitel 4.6.) - Datum Geben Sie hier den Tag an, für den die Liste erstellt werden soll. - Sortiert Geben Sie hier an, wie die Liste sortiert werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 440

441 Kategorie-Auslastung Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken/excel Export. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Kategorie-Auslastung. Hier können Sie sich die Kategorieauslastung ausgeben lassen. - Datum von / Datum bis Geben Sie hier den Zeitraum an, für den die Liste erstellt werden soll. - Gruppieren nach Servicebereichen der Zimmer Hier können Sie angeben, dass die Liste nach Servicebereichen (Siehe Kapitel und ) gruppiert werden soll. Klicken Sie auf dem Button Start um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes (nach Servicebereichen gruppiert): 441

442 Alle Meldescheine Drucken Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Alle Meldescheine Drucken benötigt. Dieses Fenster erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Listen drucken. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Alle Meldescheine Drucken. Hier können Sie die Meldescheine Ihrer Gäste drucken z.b. um bei großen Anreisen diese sofort zur Hand zu haben. - Datum Geben Sie hier ein Datum ein, für das die Liste erstellt werden soll. Klicken Sie auf dem Button Drucken, um die Liste zu erstellen. Beispiel eines Excel-Exportes: 442

443 5.5. Sonstiges Netzsperre aufheben Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Firmenstamm und Internes benötigt. In Hotcheck wird eine Reservierung die Grade von einem Mitarbeiter bearbeitet wird für alle anderen Mitarbeiter gesperrt (Netzsperre). Andere Mitarbeiter erhalten folgende Meldung: Wenn nun der PC unerwartet beendet wird (z.b. Stromausfall), während ein Mitarbeiter in der Reservierung ist, kann es vorkommen dass die Reservierung gesperrt bleibt. Für diesen Fall gibt es die Funktion Netzsperre aufheben. Diese Funktion erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Netzsperre aufheben. 443

444 Scheduler Der Scheduler ist ein in Windows eingebauter Aufgabenassistent. Mit ihm kann man bestimmte Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt ausführen lassen. In Hotcheck kann diese Funktion verwendet werden, um jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit den Tagesabschluss zu drucken. Damit die Funktion verwendet werden kann, muss festgelegt werden, auf welchem PC der Scheduler ausgeführt werden soll. Um dies zu tun, müssen Sie das Fenster zum Einstellen der Firmendaten (Backoffice/Firmenstamm/internes/Firmendaten) öffnen, und zu der Registerkarte Parameter wechseln. Geben Sie hier den Computernamen des PCs an auf dem die Scheduler-Aufgaben ausgeführt werden sollen. Wenn Sie auf dem aktuellen PC ausgeführt werden sollen, klicken Sie auf den Button Dieser. WICHTIG: Der PC der die Aufgaben ausführen soll, muss zum Zeitpunkt der Aufgabe eingeschaltet sein, da sonst wird die Aufgabe nicht ausgeführt wird. Anschließend müssen Sie Hotcheck einmal neu starten, um die Änderungen zu übernehmen. 444

445 Festlegen von Scheduler-Aufgaben Diese Funktion erreichen Sie über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Scheduler (1) Geben Sie hier den Namen der Aufgabe ein, z.b. wenn die Aufgabe einen Tagesabschluss der durchführen soll, könnte diese TagesAbs heißen. (2) Je nachdem welche Auswahl sie im Feld Task ausführen einstellen, verändert sich das Feld darunter: täglich Hier können sie angeben, dass die Aufgabe jeden Tag ausgeführt werden soll (Eingabe = 1 ) oder z.b. jeden zweiten (Eingabe = 2 ) usw. 445

446 wöchentlich monatlich Hier können Sie angeben dass eine Aufgabe wöchentlich ausgeführt werden soll. 1 bedeutet es wird jede Woche ausgeführt, 2 jede zweite Woche, usw. Zusätzlich können Sie angeben, dass die Aufgabe nur an bestimmten Wochentagen ausgeführt werden soll. wenn Sie z.b. nur MO-FR im Hotel sind und am Wochenende nicht. So können Sie die Wochenendabschlüsse automatisch durchführen lassen, ohne einen Mitarbeiter einarbeiten bzw. sensible Rechte erteilen zu müssen. Einmal Hier können Sie angeben dass eine Aufgabe monatlich ausgeführt werden soll. 1 bedeutet, dass es am ersten Tag (egal was für ein Wochentag) ausgeführt werden soll. Alternativ kann man festlegen, dass eine Aufgabe z.b. am ersten Montag eines Monats ausgeführt werden soll. Zusätzlich können Sie angeben in welchen Monaten dies geschehen soll. Wenn Sie ein Hotel betreiben das im Winter geschlossen ist, könnten Sie angeben das die Aufgabe nur im April, Mai, Juni, Juli, August, September ausgeführt werden soll. Beim Systemstart Beim Anmelden Hier können Sie angeben, dass eine Aufgabe nur ein einziges Mal ausgeführt werden soll. Wählen Sie dafür das Datum aus, an dem die Aufgabe ausgeführt werden soll. Den Tagesabschluss z.b. an einem bestimmten Tag an dem Sie nicht im Hotel sein können, könnten Sie den drucken lassen. Hier können Sie angeben, dass eine Aufgabe bei jedem Systemstart ausgeführt werden soll, also wenn Sie den PC Starten. Sollten sie z.b. 3mal an einem Tag den PC neustarten, wird diese Aufgabe jedesmal ausgeführt. Hier können Sie angeben dass eine Aufgabe bei jedem Anmelden ausgeführt werden soll. Sollten sie z.b. 3mal an einem Tag den Windows-Benutzer wechseln und sich neu anmelden, wird diese Aufgabe ausgeführt. Das Feld Uhrzeit gibt an, um wie viel Uhr die Aufgabe ausgeführt werden soll. Dieses Feld wird für die Einstellungen Beim Systemstart und Beim Anmelden ignoriert. 446

447 (4) Hier kann die Aufgabe ausgewählt werden die ausgeführt werden soll. Tagesabschluss Datensicherung Mit dieser Aufgabe wird automatisch der Tagesabschluss durchgeführt. - Kassenbuch auf 0 Hiermit geben Sie an ob das Kassenbuch automatisch auf 0 gesetzt werden soll. - Drucken Hiermit geben Sie an ob der Tagesbericht gedruckt werden soll. Liste Drucken Mit dieser Aufgabe wird automatisch die Datenbank gesichert. Um diese Funktion nutzen zu können benötigen Sie das zusätzliche Datensicherungstool. Dieses muss eventuell extra erworben werden. Mit dieser Aufgabe können sie automatisch Listen drucken lassen z.b. Finanzberichte. Wenn Sie auf den Button Optionen einblenden klicken, können Sie die Liste einstellen die erstellt werden soll. Folgende Listen können mit dem Scheduler erstellt werden: Das Fenster öffnen Sie mit der Auswahl der Aufgabe auf Liste Drucken und dann auf den Button Optionen einblenden klicken. Mit dem Feld Datumeingaben sind absolut kann man die Datumsangabe umstellen (Relativ (z.b. 15. diesen Monats)/Absolut (ein bestimmtes Datum: )). 447

448 AConto Zahlungsliste Anwesende Personen Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Hier können Sie angeben welche Daten Sie für die Liste verwenden wollen: - Gebucht im Zeitraum Hier können Sie einen Zeitraum angeben in dem die a conto- Zahlungen gebucht wurden. Alle a conto-zahlungen aus diesen Zeitraum werden dann aufgelistet. - Noch nicht berechnet zum Hier können Sie ein Datum angeben. Berechnete a conto-zahlungen sind solche die schon über eine Rechnung abgerechnet wurden. Hier werden alle a conto-zahlungen aufgelistet, die bis zu diesem Tag noch nicht abgerechnet wurden. - Daten Hier können Sie angeben ob die Daten einzeln (Gesamtauflistung) oder zusammengefasst (Nur Zusammenfassung) aufgelistet werden sollen. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Belegungstabelle Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Geben Sie hier an, von wann die Liste erstellt werden soll, z.b. vor 1. Tag bedeutet, dass die Liste z.b. am für den gedruckt wird. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Hier können Sie einen Zeitraum angeben von dem die Belegungsliste gedruckt werden soll. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel

449 Finanzbericht Gebuchte Leistungen Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Hier können Sie einen Zeitraum angeben von dem der Finanzbericht gedruckt werden soll. - Listenart Hier können Sie die Art des Finanzberichtes angeben. Für Hauptgruppenliste siehe Kapitel Für Zahlartenliste siehe Kapitel Daten Hier können Sie angeben ob die Daten einzeln (Einzelauflistung) oder zusammengefasst (Zusammenfassung) aufgelistet werden sollen. Hauptgruppen Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Hier können Sie einen Zeitraum angeben von dem die gebuchten Leistungen gedruckt werden soll. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. - Datum Geben Sie an, von wann die Liste gedruckt werden soll. - Hauptgruppe Geben Sie hier eine Hauptgruppe an. 449

450 HPVP HPVP2 Obenstehende Felder werden bei dieser Auswahl eingeblendet. Hier können Sie einen Zeitraum angeben von dem die HPVP gedruckt werden sollen. - Artikelgruppen Geben Sie hier an welche Artikelgruppe zu welcher Leistung gereicht werden soll. ACHTUNG: Wenn Sie die Artikelgruppe mehrmals angegeben (z.b. Getränke beim Frühstück, Getränke beim Mittag) werden die Leistungen auch mehrmals aufgeführt. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Kartenbuchungen - Datum Geben Sie hier an, für wann die Liste gedruckt werden soll. - Sortieren nach Wählen Sie hier aus, wie die Liste sortiert werden soll. - Option Hier können Sie angeben, welche Reservierungsdaten mit auf die Liste gedruckt werden sollen. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Geben Sie hier an, für wann die Liste erstellt werden soll. z.b. vor 1. Tag bedeutet, dass die Liste am für den gedruckt wird. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel

451 Kategorie - auslastung Geben Sie hier an für wann die Liste gedruckt werden soll. - Gruppieren nach Servicebereichen der Zimmer Hier können Sie angeben, dass die Liste nach Servicebereichen (Siehe Kapitel und ) gruppiert werden soll. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Limit Liste Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Managerreport Hier können Sie angeben, welche Hauptgruppe in den Wert Package der Liste eingerechnet werden soll. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Offene Salden Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Preisklassen Preiskontrolle - Nur aktive Preisklassen Aktivieren Sie dieses Feld, um alle aktiven Preisklassen auszugeben. - Nur Inaktive Preisklassen Aktivieren Sie dieses Feld, um alle inaktiven Preisklassen ausgegeben zu lassen. (Siehe Kapitel ) Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Geben Sie hier an, für wann die Liste erstellt werden soll. z.b. vor 1. Tag bedeutet, dass die Liste am für den gedruckt wird. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel

452 Reservierungs - kontrolle Tages Gastbuchungen Geben Sie hier an, für wann die Liste gedruckt werden soll. - Nach Reservierungsdatum filtern Hier können Sie angeben, ob das Reservierungsdatum (Tag an dem die Reservierung eingetragen wurde, aktiviert) in dem oben angegeben Zeitraum liegen soll, oder die Reservierung selbst (deaktiviert). z.b. Reserviert ein Gast am ein Zimmer für den Zeitraum Dann ist der das Reservierungsdatum. Der Zeitraum ist das Datum der eigentlichen Reservierung. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel VIP Liste Geben Sie hier an, für wann die Liste gedruckt werden soll. - Preisklassen Einzelauflistung Hier können Sie angeben ob die Preisklassen zusammengefasst oder einzeln aufgeführt werden sollen. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Hier können Sie einen Zeitraum angeben, für den die Tages-Buchungen gedruckt werden soll. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel

453 Zimmerspiegel Hier können Sie einen Zeitraum angeben, für den die Tages Buchungen gedruckt werden soll. - Zimmer Nr. von / Zimmer-Nr. bis Geben Sie hier an welcher Zimmerbereich ausgegeben werden soll. - Inklusive Zimmermerkmale Gibt an, dass die Zimmermerkmale mit ausgegeben werden sollen. Ein Beispiel dieser Liste finden Sie in Kapitel Liste an Adresse Senden Hier können Sie eine adresse eingeben an die die Liste optional gesendet werden soll. So können Sie sich die Listen zuschicken lassen wenn Sie z.b. im Urlaub sind. WICHTIG: Dies funktioniert nicht mit alle Listen. Mit dem Button Optionen ausblenden gelangen Sie wieder zur Ansicht zuvor zurück. 453

454 (4) Hier können Sie angeben, dass die Aufgabe nur ausgeführt werden soll wenn sich der Rechner im Leerlauf (keiner am PC arbeitet) befindet. Mit dem Feld Task erst nach folgender Leerlaufdauer starten aktivieren Sie, dass die Aufgabe nur bei Leerlauf ausgeführt wird. Z.B. wäre es ärgerlich wenn ein Mitarbeiter eine Reservierung speichern will und der Rechner nicht reagiert da im Hintergrund eine aufwendige Liste gedruckt wird. In dem Feld darunter können Sie angeben wie lange sich der PC im Leerlauf befinden soll bevor die Liste gedruckt wird. Im Feld darunter können Sie eine Zeit angeben nach der wieder versucht wird zu drucken falls der PC beim ersten Versuch nicht im Leerlauf war. 454

455 6. Lizensierung Um diese Funktion zu benutzen, wird das Recht Backoffice, Firmenstamm, Internes und Lizensierung benötigt. Wenn der Testzeitraum von 40 Tagen abgelaufen ist, öffnet sich nach dem Anmelden automatisch das Lizenzierungsfenster. Wenn Sie Hotcheck vor Ablauf der 40 Tage lizenzieren wollen, so erreichen Sie das Lizensierungsfenster über die Menüleiste unter Backoffice/Firmenstamm/Internes. Klicken Sie hier auf den Menüeintrag Lizensierung. Um eine Lizenznummer zu erhalten, müssen Sie die angezeigten Daten an ihren Händler oder der Firma At-on übertragen. Das Feld Anzahl Lizenzen zeigt vor der Lizenzierung immer den Wert 0 an. Die Übermittlung der Daten kann per Telefon, Fax, oder per Post geschehen. 455

456 7. Begriffserklärungen Deposit Deposit ist eine Art Vorkasse. Diese wird beim Anlegen der Reservierung angegeben. (Siehe Kapitel , Standardwerte werden in Kapitel beschrieben) und wird dann mit auf die Reservierungsbestätigung gedruckt (Siehe Kapitel ). Der Gast muss diesen Betrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Anreise, bezahlt haben. Bezahlt der Gast seinen Depositbetrag, kann dies als a Conto-Zahlung auf das Reservierungskonto verbucht werden (Siehe Kapitel ). Gruppen / Reservierungsgruppen Wofür sind Reservierungsgruppen bzw. wozu kann man Reservierungen einer Gruppe zuordnen? Normale Reservierungen besitzen 2 Konten. Ein Konto für den Gast, ein Konto für den Besteller. So kann z.b. die Firma (Besteller) die Übernachtung zahlen der Mitarbeiter (Gast) muss die Zusatzleistungen z.b. Minibar selber bezahlen. Wenn nun eine Veranstaltung (z.b. Seminar) in ihrem Hotel stattfindet und vom Veranstalter z.b. gesagt wird Alle Getränke währen der Veranstaltung bezahlet der Veranstalter. Dann erstellen Sie eine neue Gruppe z.b. Seminar XY und weisen alle Reservierungen die an dieser Veranstaltung Teilnehmen dieser Gruppe zu. Jetzt können die Getränke während der Veranstaltung auf das Gruppenkonto gebucht werden und hinterher vom Veranstalter bezahlt werden. Kurzname Der Kurzname der Adressdaten ist zur eindeutigen Identifizierung einer Adresse in den Stammdaten. So können Sie einem Gast Max Mustermann aus Frankfurt = Kurzname: MustermannF mit einem Gast Max Mustermann aus Berlin = Kurzname: MustermannB unterscheiden. No Shows No Shows sind nicht angereiste Gäste. No-Shows werden nach einer eingestellten Zeit, z.b. 3 Tage nach Anreisedatum, gelöscht. (Einstellung siehe Kapitel ) 456

457 Optionsreservierung Optionsreservierungen sind Reservierungen die nicht 100% feststehen. Der Gast ist sich nicht sicher ob er diese Reservierung wahrnimmt. Optionsreservierungen sind eine Art Markierung das zu diesem Zeitpunkt eventuell ein Gast anreist. Gegebenenfalls muss mit diesem Gast nochmal Rücksprache gehalten werden ob dieser den Termin nun wahrnimmt oder nicht. Man kann auch ein Verfallsdatum einer Optionsreservierung festlegen z.b. 4 Tage vor Anreise. So wird die Reservierung automatisch gelöscht wenn der Gast sich bis dahin nicht gemeldet hat. Meldet sich der Gast wird die Option entfernt und aus der Optionsreservierung wird eine normale Reservierung. Optionsreservierungen werden farbig anders dargestellt als normale Reservierungen. Welche Farbe bei Ihnen für Optionsreservierungen einstellt ist erfahren Sie in der Zimmerspiegellegende. Tagesleistungen Tagesleistungen sind Leistungen die im vorraus festgelegt werden können und pro Aufenthaltstag automatisch auf das Gast bzw. Besteller Konto gebucht werden. (z.b. die Preisklasse des Zimmers, Arrangement, Zusatzleistungen, ) Walk-In Ein Walk-In ist ein Gast der ins Hotel kommt und ein Zimmer nimmt. Dieser Gast hatte zuvor keine Reservierung. Das heißt, dass beim Einchecken dieses Gastes automatisch eine Reservierung erstellt und eingecheckt wird. Walk-Ins haben als Anreisetag automatisch das aktuelle Arbeitsdatum. Wartezimmer / Warteliste Eine Warteliste in für den Fall gedacht, das Ihr Hotel ausgebucht ist und weitere Reservierungsanfragen bekommt. Dann können Sie die Reservierung auf eine Warteliste setzen. Falls nun ein Gast nicht anreist, können Sie den Gast von der Warteliste auf das freigewordene Zimmer buchen. In Hotcheck werden Wartelisten in Form von Wartezimmern geführt. Ein Wartezimmer ist ein Art virtuelles Zimmer auf dieses wird die Reservierung gebucht. Mit den Umzugsfunktionen (Siehe Kapitel ) kann die Reservierung auf von einem Wartezimmer auf ein normales Zimmer verschoben werden. Beispiel einer Reservierung auf einem Wartezimmer. 457