TRACES-PHYTO-Kurzanleitung 1. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 TRACES-PHYTO-Kurzanleitung 1. Inhaltsverzeichnis 2. Erste Schritte Registrierung Anmeldung im System Auswahl der Sprache Kennwort ändern Kennwort vergessen Kennwort blockiert Abmelden vom System Suchen von erstellten TRACES-Anmeldungen Öffnen des Registers Suchen einer erstellten TRACES-Anmeldung Erstellen einer TRACES-Anmeldung Eröffnung eines neuen TRACES-Anmelde-Dokumentes Deklaration der Ware Angaben der Referenzen Angaben zu den Handelsbeteiligten Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Bereits im System erfasst) Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Noch nicht im System erfasst) Angaben zur Ware Hinzufügen und entfernen von Waren Verwendungszweck bestimmen Zur Bescheinigung einreichen TRACES-Anmeldung ausdrucken Browserverlauf löschen Abschliessen einer TRACES-Einfuhranmeldung Neues TRACES-Anmelde-Dokument basierend auf alter Vorlage eingeben Weitere Informationen

2 2. Erste Schritte 2.1. Registrierung Import-, sowie Deklarationsfirmen (anmeldepflichtige Personen) müssen sich einmalig in TRACES registrieren lassen. Die Registrierung erfolgt durch das Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) und ist kostenlos. Der Zugriff auf das System steht allen Mitarbeitern von registrierten Firmen offen, setzt allerdings die Teilnahme an einer TRACES-PHYTO- Schulungsveranstaltung voraus. Termine für TRACES-PHYTO-Schulungsveranstaltungen werden auf folgender Internetseite bekanntgegeben: Anmeldung im System Zugang zu TRACES: Auswahl der Sprache 1. Eigene -Adresse 2. Erhaltenes Kennwort eingeben 3. Anmeldung anklicken Sprachauswahl de deutsch fr französisch en englisch it italienisch 2

3 2.4. Kennwort ändern Im Hauptmenu die Verknüpfung Kennwort ändern anklicken 1. Aktuelles Kennwort eingeben 2. Neues Kennwort eingeben 3. Neues Kennwort bestätigen 4. Sicherheitsfrage und Antwort eingeben 2.5. Kennwort vergessen -Adresse eingeben und neues Kennwort anfordern anklicken. Neues Kennwort wird per zugesandt 3

4 2.6. Kennwort blockiert - Wird ein Benutzerkonto über drei Monate nicht mehr verwendet, wird es automatisch vom System inaktiviert (gesperrt). - Bei dreimaliger Falscheingabe des Kennwortes wird das Benutzerkonto automatisch gesperrt. In diesen Fällen muss das TRACES-Benutzerkonto vom TRACES-PHYTO-Administrator (Andreas von Felten) entsperrt werden. Vorgehen: 1. Telefon an: oder an: andreas.vonfelten@blw.admin.ch mit Cc an traces.phyto@blw.admin.ch Bei Abwesenheit ist die Stellvertretung sichergestellt über traces.phyto@blw.admin.ch Notwendige Informationen für die Freischaltung: - Name des Kontoinhabers - Firma 2.7. Abmelden vom System Abmelden anklicken 3. Suchen von erstellten TRACES-Anmeldungen 3.1. Öffnen des Registers In der Menü-Leiste CHED-PP anwählen (Common Health Entry Documents for Plant and Plant Products) 4

5 3.2. Suchen einer erstellten TRACES-Anmeldung 1. Suchkriterien eingeben 2. Suchen anklicken (Es sind nur Bescheinigungen einsehbar, die Ihre Organisation [Firma] betreffen) 4. Erstellen einer TRACES-Anmeldung 4.1. Eröffnung eines neuen TRACES-Anmelde-Dokumentes Felder, welche nicht ausgefüllt werden müssen sind mit einem -Symbol markiert. 1. In der Menü-Leiste CHED-PP anklicken 2. Neu anklicken 5

6 4.2. Deklaration der Ware Es bestehen drei verschiedene Möglichkeiten, die anzumeldende Ware auf der TRACES- Webseite auszuwählen: 1. Nomenklaturcode (Tarifnummer) der Ware eingeben und Suchen anklicken. 2. EPPO-Kode oder lateinischer Name der Ware eingeben und Filter anklicken 3. Nomenklatur durchsuchen Nomenklaturcode (entspricht der EU-Tarifnummer) sowie EPPO-Kode können der TRACES- Referenztabelle entnommen werden, welche unter heruntergeladen werden kann. Wichtig: - Grundsätzlich sind alle Waren, welche phytosanitären Einfuhrbestimmungen unterstehen (Anhang 5 B Abschnitt I der Pflanzenschutzverordnung PSV; SR , Merkblatt 1) einzeln bei der Anmeldung in TRACES zu erfassen. - Ausnahmen (Erleichterungen) sind in der Referenztabelle aufgeführt. 1. Die entsprechende Ware muss angekreuzt werden. Falls die Ware nicht aufgeführt ist, sind Überbegriffe zu verwenden. 2. Anschliessend Zuordnen anklicken, oder falls weitere Ware hinzugefügt werden soll, Zuordnen und weiteren Kode hinzufügen anwählen. Bemerkung: Waren, welche unter dem gleichen Nomenklaturcode aufgelistet werden, können gleichzeitig angekreuzt werden. 6

7 4.3 Angaben der Referenzen 1. Angabe der Grenzkontrollstelle prüfen, gegebenenfalls unter Auswählen anpassen 2. Angaben zum Pflanzenschutzzeugnis 4.4. Angaben zu den Handelsbeteiligten Unter der Rubrik Handelsunternehmen müssen die violett markierten Angaben zu Versender/Ausführer, Empfänger/Einführer, Bestimmungsort (entspricht meist Empfänger/Einführer und wird durch das System automatisch ausgefüllt), Angaben zu Transportmittel und voraussichtlicher Ankunft an der Grenzkontrollstelle eingetragen werden. Der Kontrollzeitpunkt ist so präzise wie möglich anzugeben, dies ist wichtig damit eine gute Planung der Kontrollen möglich ist. Wichtig: Gibt es Verzögerung bei einer angemeldeten Kontrolle, oder kann ein festgelegter Kontrolltermin nicht eingehalten werden, ist diese so früh wie möglich bekanntzugeben, damit falls notwendig ein neuer Termin vereinbart werden kann. Änderungen sind direkt bei der zuständigen Dienststelle des EPSD (per Telefon oder ) bekanntzugeben. Es ist zu beachten, dass eine Verzögerung, die erst am Tag der Kontrolle bekanntgegeben wird, zu einer verzögerten phytosanitären Kontrolle von bis zu einem Arbeitstag führen kann. 7

8 Die Betriebsinformationen zu Empfänger/Einführer sind generell schon im TRACES-System erfasst (Zulassungspflicht). Falls dies nicht zutrifft, so ist der Betrieb vom BLW nicht für die Einfuhr von kontrollpflichtigen Waren zugelassen. Eine Betriebsanmeldung ist für eine phytosanitäre Abfertigung unumgänglich. Der Empfänger hat den Antrag an das BLW zusenden (Formulare können unter bezogen werden). Der Betrieb wird durch die für TRACES verantwortliche Person am BLW oder durch die zuständige EPSD-Dienststelle im System erfasst. Treten neue Versender/Ausführer auf, sind diese durch die anmeldepflichtige Person im System zu erfassen Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Bereits im System erfasst) 1. Auswählen anklicken 8

9 2. Suchkriterium eingeben (Als Suchkriterien sind das Land und mindestens vier Buchstaben des Betriebsnamens einzugeben) 3. Suchen anklicken und zutreffendes Suchergebnis auswählen Beispiel Eintrag Informationen zu Handelsunternehmen (Noch nicht im System erfasst) 1. Siehe oben. 2. Neu im Drittland anklicken auswählen (Für Gebiete der EU, die phytosanitär als Drittstaat gelten, ist NEU anzuklicken) 3. Name eingeben und Land auswählen. 4. Auswählen anklicken 5. Name der Region oder Postleitzahl eingeben. 6. Suchen anklicken und im Suchergebnis zutreffendes auswählen. 9

10 4.5. Angaben zur Ware Bei der Eingabe der kontrollpflichtigen Waren ist darauf zu achten, dass die Zolltarifnummern in TRACES (EU-Nummern) unterschiedlich zu den CH-Tarifnummern sein können. Zur Unterstützung wird eine Referenztabelle im Excel-Format auf der Webseite des Eidg. Pflanzenschutzdienstes (EPSD) publiziert. Grundsätzlich sind alle kontrollpflichtigen Waren (Anhang 5 B Abschnitt I PSV; Merkblatt Nr. 1), die auf dem Pflanzenschutzzeugnis erwähnt sind, in TRACES einzeln zu erfassen. Auf Vereinfachungen wird in der Referenztabelle hingewiesen. Generell gilt jedoch: - Unterschiedliche Sorten einer Ware können zusammengefasst werden. - Für die Erfassung von Sendungen mit krautigen Jungpflanzen (z.b. Gemüsesetzlinge) oder Wasserpflanzen ist eine Vereinfachung vorgesehen. Details können der Referenztabelle entnommen werden. Wichtig: Bei der Eingabe von Mengenangaben (Zahlen) muss beachtet werden, dass als Dezimaltrennzeichen ausschliesslich das Komma-Symbol (,) verwendet wird. 3. = anklicken 1. Ausfuhrland auswählen (Zwischensumme Nettogewicht wird eingefügt) 2. Beschreibung der Ware (Vorhandene Informationen zu Ware eingeben. Informationen zu Anzahl / Menge, Einheit oder Anzahl Packstücke sind nicht obligatorisch) 4. Gesamtanzahl Packstücke angeben (Wird nicht automatisch ausgefüllt, obligatorisches Feld) 10

11 Hinzufügen und entfernen von Waren Um Waren aus der TRACES- Anmeldung zu löschen, kann im Abschnitt Beschreibung der Ware die Verknüpfung Entfernen angeklickt werden. Um weitere Waren in eine TRACES-Anmeldung hinzuzufügen, kann im Abschnitt Beschreibung der Ware die Verknüpfung Weiteren Kode hinzufügen angeklickt werden. Bemerkung: Es ist im TRACES-System nicht möglich, alle deklarierten Waren in einem Vorgang zu entfernen. Es muss zu jedem Zeitpunkt ein Warenposten in der TRACES- Anmeldung eingetragen sein, ansonsten wird eine Fehlermeldung generiert Verwendungszweck bestimmen Verwendungszweck: Für den zollrechtlich freien Verkehr anklicken 4.7. Zur Bescheinigung einreichen 1. Nach der Eingabe aller benötigten Informationen Zur Bescheinigung einreichen anklicken 11

12 Falls in einer TRACES-Session mehrere Sendungen erfasst werden, kann dieses Feld angekreuzt werden, damit das TRACES-Kennwort nicht jedes Mal neu eingegeben werden muss. 2. TRACES-Kennwort eingeben 3. Bescheinigung unterschreiben anklicken 4.8. TRACES-Anmeldung ausdrucken Voraussetzung ist ein installiertes PDF-Leseprogramm [z.b. Acrobat Reader] 1. Drucken anklicken 12

13 2. Sprache auswählen 3. Drucken anklicken 4. Im neu geöffneten Fenster das Drucker-Symbol anklicken Bemerkung: Werden mehrere aufeinanderfolgende TRACES-Anmeldungen ausgestellt, so besteht die Möglichkeit dass das generierte PDF-Dokument nicht der aktuellsten Meldung entspricht (d.h. einer zuvor durchgeführten Meldung). In diesem Fall muss im Internetexplorer der Browserverlauf gelöscht werden und Schritt 4.8. TRACES-Anmeldung ausdrucken muss wiederholt werden. 13

14 Browserverlauf löschen (Beispiel Internet Explorer) 1. Extras Symbol anklicken 2. Internetoptionen anwählen 3. Löschen anklicken 14

15 4.9. Abschliessen einer TRACES-Einfuhranmeldung Die abgeschlossene TRACES-Einfuhranmeldung (PDF-File) ist per zusammen mit einer Kopie des Pflanzenschutzzeugnisses und weiteren relevanten Transportdokumenten (Airwaybill, Rechnung, Lieferschein, etc.) an die EPSD-Dienststelle am Eintrittspunkt zu senden. Die bei der Eingabe generierte Referenznummer (CHED-PP Nummer) ist beim Erfassen der Einfuhrzollanmeldung einzugeben (Textfeld: Vorpapiere) Neues TRACES-Anmelde-Dokument basierend auf alter Vorlage eingeben Für Sendungen, welche sich in ähnlicher Zusammensetzung wiederholen, besteht die Möglichkeit, dass bereits eingereichte Meldungen angepasst und zur Anmeldung wiederverwendet werden können. Dabei gilt folgendes Vorgehen: 1. Vorlage TRACES-Anmeldung suchen (Siehe Kapitel 3.2.) 2. Anstelle von Öffnen als neu kopieren anklicken 3. Nötige Änderungen vornehmen und zur Bescheinigung einreichen 5. Weitere Informationen Ausführliche Informationen zum TRACES-System können im TRACES-Programm wie folgt gefunden werden: 1. Information anklicken 15