PRO:TAC. Contract & Claims Management PRO:CONTRACT PRO:COMPANY PRO:CONTROL PRO:EVENT PRO:CLAIM PRO:TASK

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1 Contract & Claims Management PRO:CONTRACT PRO:COMPANY PRO:CONTROL PRO:EVENT PRO:CLAIM PRO:TASK Alle Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. Jegliche Nutzung von Inhalten, Texten, Grafiken und Bildern ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Claim Tools e.k. unzulässig. Alle Rechte bleiben vorbehalten. 1

2 Unternehmen Entwicklungsschritte von PROTAC Claim Tools Leistungen PRO:CLAIM Change Order, Claims, Kosten, Risiken & Chancen PRO:CONTRACT Vertragsanalyse PRO:COMPANY Verträge der Auftragnehmer PRO:CONTROL Leistungen & Schnittstellen PRO:EVENT Dokumentation von Abweichungen PRO:TASK Koordinierung der Aktivitäten Consulting Implementierung der Prozesse zum Claim Management Coaching Seminare, Schulungen, Workshops Claim Management Claim Strategien uzr Durchsetzung oder Abwehr Outsourcing Partnerschaft als Claim Manager on demand 2

3 Übersicht Ist Analyse Ergebnisprobleme im Anlagenbau Potential Analyse Versteckte Potentiale finden Lösungsansatz Philosophie von PROTAC Ergebnisse Verbesserung und Aufwand 3

4 Potential-Analyse Vertrag DIE BESTIMMENDEN FAKTOREN FÜR EINEN PROJEKT-ERFOLG WERDEN IN DER VORVERTRAGSPHASE DEFINIERT 100 % Möglichkeit der Einflussnahme 0 % Vertragsunterzeichnung Zeit Vertragsmanagement ist das Identifizieren des eigenen Leistungs-Solls und das Bewerten jeder Änderung im Projekt anhand der vertraglichen Grundlage Verträge sind eine Gratwanderung zwischen Leistungsbereitschaft und Zahlungsbereitschaft. Risiken Chancen Fallen Lücken KO Kriterien Risiken einzugehen bedeutet unternehmerische Chancen wahrzunehmen. 4

5 Potential-Analyse Mehrkosten Leistungen Die der Kunde bestellt hat Mehr- Kosten 5% - 15% 8% - 15% 6% - 10% 3% - 5% 4% - 10% 2% - 5% Nicht kompensierte Kundenforderungen Geänderte Randbedingungen des Projektes, Termine, Mehrkosten, die mit internen Abläufen begründet sind Fehler durch Lieferanten Risiken aus dem Vertrag ohne Rückstellung Mehrleistungen aus Kulanz Disconnected Processes Ursachen Hohe Komplexität Concurrent Engineering Keine optimalen Informationstools Keine Transparenz der Zusammenarbeit Der Blick für die Zusammenhänge und das unternehmerische Mitdenken muss gefördert werden 5

6 Potential-Analyse Prozessfehler ENTDECKEN SIE DIE VERSTECKTEN PROZESSFEHLER Einsparungen, Einsparungen, die die theoretischen theoretischenprofit Profit darstellen darstellen Fehler, Fehler, die die im imlaufe Laufeder der Projektabwicklung Projektabwicklung auftreten auftreten Kosten Einsparung Verlust Profit Durch Durch Einsparungen, werden werden Verluste im im kommerziellen Report Report versteckt. Ursprünglicher Einsparung & verbleibender Aktuelles Auftragswert Verluste Profit Ergebnis Typische Fehlerkosten liegen liegen bei bei % Typische Gewinnmargen liegen liegen bei bei 5 15% 15% Der Fehler begleitet den Menschen. -- Plato 6

7 Potential-Analyse Claims- Management PROAKTIVES CLAIMS MANAGEMENT IST DAS ZIEL Retrospektiv Claims Schadensersatz Strategisch Vertragsinterpretation Präventiv Change Order Kosten vermeiden Kosten sind entstanden. Ziel ist Schadensersatz. Diese Vorgänge sind meist strittig. Kosten werden nur teilweise Kompensiert. Selbst wenn der Vertrag eindeutig erscheint, lohnt sich eine Auseinanddersetzung, um Verhandlungsmasse für andere Positionen aufzubauen. Erst das Geld, dann die Änderung. Diese Vorgänge sind meist unstrittig, Kosten werden inklusive Profit ersetzt. Vertraglicher Interpretations Spielraum Basiskosten einer Installation gemäß Low Cost Konzept Kosten Zielhorizont des Kunden Zielhorizont des Anbieters Dokumentation Vertragsanalyse Kostenerwartung 7

8 Lösungsansatz Controlling Pyramide Kontrolle Kontrolle, ob die Vereinbarten Prozesse gelebt werden. Regelung Überwachen der Ergebnisse auf Basis zyklischer Datenerfassung (Projekt Report) Steuerung Kontinuierliche Überwachung aller Aktionen auf Abweichungen gegenüber einer Sollvorgabe Kontrolle Geschäftsführung Regelung Projekt Management Team Definition der Sollvorgaben Steuerung Abwicklungsmannschaft Erfassen der Ereignisse Überwachung der Sollvorgaben Sofortige Einleitung von Korrekturen Je früher eine Abweichung entdeckt wird, desto günstiger wird die Korrektur Typische Zeiten zum Erkennen einer Abweichung 4-8 Wochen 2-4 Wochen 1-2 Tage 8

9 Lösung PRO:TAC PRO:TAC Vor Unterschrift Nach Unterschrift PRO:CONTRACT Vertragsanalyse PRO:COMPANY Verträge der Auftragnehmer PRO:CONTROL Leistungen & Schnittstellen PRO:EVENT Dokumentation von Abweichungen PRO:CLAIM Change Order, Claims, Kosten, Risiken & Chancen PRO:TASK Koordinierung der Aktivitäten Claims-Management Vor Vertragsphase Vertrags-Management Vertragsanalyse Engineering Fertigung Montage / IBN Chancen/Risikoanalyse Baseline-Managment Schnittstellen-Management Claims-Prozeduren Fristen-Management Query-Management Controlling Prozess Änderungs-Management Claims-Management Massgeschneiderte Lösungen für wesentliche Aufgaben und unterschiedliche Bereiche 9

10 Lösung PRO:TAC PRO:CONTRACT Vertragsanalyse Step 1: Der Vertrag wird in PRO:TAC erfasst Step 6: Übertragen sie die Chancen und Risiken in das Modul Chancen & Risiken Management zur Bearbeitung durch das Projektteam Step 2: Führen Sie die Vertragsanalyse anhand der Checkliste durch. Step 3: Werten sie die Analyse aus nach: KO Kriterien Risiken Chancen Step 4: Optimieren Sie den Vertrag indem Sie die kritischen Kriterien Verhandeln. Step 5: Unterschreiben Sie einen Vertrag, bei dem Sie die Chancen und Risiken kennen. 10

11 Lösung PRO:TAC PRO:CONTROL Schnittstellen ÜBERWACHEN SIE DIE LEISTUNGSGRENZE Fragen Klärung Design Eingang Arbeits- Paket Hersteller Unterlagen + Eingang + Genehmigung - Output Genehmigung Leistungsgrenze Eigener Claim Eingehender Claim Sie haben einen engen Terminplan. Der Vertrag mit Ihrem Kunden verlangt für jeden Verzug Schadensersatz. Können Sie Ihre Leistung erbringen, wenn Ihr Kunde auf den Unterlagen sitzt, weil er sich nicht entscheiden kann? 11

12 Lösung PRO:TAC PRO:CONTROL Schnittstellen Icons vereinfachen die Übersicht Erfassen der Mehraufwendung Aufteilung nach Input Output Approval Der Einsatz von PRO:CONTROL führt zu einem beabsichtigten Nebeneffekt: Die Mitarbeiter optimieren automatisch die Prozesse, da die Schnittstellen aktiv bearbeitet werden. Die Inhalte von Arbeitspaketen werden im Vorfeld untersucht und nicht erst, wenn die Kosten überschritten wurden. 12

13 Lösung PRO:TAC PRO:EVENT Ereignismanagement Eindeutige Zuordnung von Dokumenten und Schriftwechsel zu einem Ereignis. Somit parallel verfügbare Information für alle Beteiligten Mitarbeiter und gleichzeitige Möglichkeit zur Kontrolle der Aktivität. Einfache Einfache Identifikation Identifikation von von Claimpotentialen Claimpotentialen Einfache Einfache Identifikation Identifikation des des Dokumentenstatus Dokumentenstatus Stundenleistung PurchaseOrder Mängelrüge Briefe Briefe Photos Photos Nachträge Claims Claims Change Change Orders Orders Risken Risken Chancen 13

14 Lösung PRO:TAC Kostenmanagement Änderungen durch den Verkäufer Force Majeur Gesetzesänderungen Terminverzüge Vertrag nicht erfüllt Änderungen durch den Käufer Verzugsmeldung Mängelrüge Kosten- Variation Report Erwartung Claim Process Arbeiten erst nach genehmigter Change Order durchführen Erfassen von Mehrkosten, Beweisen, Nachweisen, etc. Claims Management Aktives Kostenmanagement Chancen & Risiken Nachverhandlungen Alternative Technologie Transfer der Arbeiten Cost Management Verbesserungen Root Cause Analyse Massnahmen zur Fehlervermeidung Quality Management 16 14

15 Lösung PRO:TAC Entkoppelte Prozesse Ereignis Terminverzug Schaden Abweichung Zus. Kosten Kommerzielle Bearbeitung Variation Report Event Report Mängelrüge Nachtrag Technische Bearbeitung Claims Change Order Anweisung Zeitnachweis Kostennachweis Transparente Arbeitsteilung für die Spezialisten im Unternehmen 15

16 Lösung PRO:CLAIM Kostenmanagement Antrag VR Genehmigung Kosten Cost Detail Variation Report Jede Änderung wird erfasst. Die mit der Änderung verbundenen Auswirkungen wie Kosten und Termine werden dokumentiert, bearbeitet und genehmigt. Kompetente Entscheidungen werden auf Basis eines gesamthaften Bildes getroffen. Variation Report Auf Basis des Variation Reports wird untersucht, ob eine Forderung an Andere möglich ist. Das Ergebnis führt entweder zu Claim Change Order Quality Cost einem Claim einer Change Order oder einer Qualitätskostenanalyse. 16

17 Lösung PRO:TAC PRO:CLAIM Qualitätskosten Ein Fehler tritt auf. Die Auswirkung wird noch nicht erkannt. Die Auswirkung des Fehlers wird erkannt. Gegen- Maßnahmen können den Schaden nur begrenzen. Die Gesamtauswirkungen des Fehlers liegen vor. Verschiedene späte Änderungen durch den Kunden Dokumente für die Fertigung liegen nicht termingerecht vor Verspätete Auslieferung Inbetriebsetzung ist verspätet Verspätete Genehmigung der Dokumente Typische Fehlerfortpflanzung Verspätete Fertigung Anlage steht auf der Baustelle nicht termingerecht zur Verfügung Termingerechtes Anfahren der Anlage ist nicht möglich 3 Analyse der tatsächlichen 2 Kategorie der Mehrkosten Ursache, die zu den Mehrkosten geführt hat zuordnen.zusammenstellen der angefallenen Kosten. 1 2 Stufen-Analyse der Fehlerursachen nach dem System PROTAC 17

18 Ergebnisse Es funktioniert! Anzahl der Vorgänge Vergleichsprojekt Mit PRO:TAC Ergebnisverbesserung Erfasste Ereignisse < 100 > 2000 Kostenänderung > % Change Order 5 10 > % Claims < 50 > %» Geringere Kosten durch verbesserten Change Order Prozess» Geringerer Aufwand zum Nachweis von Claimforderungen» Deutlich größere Forderungsmasse» Größere Genauigkeit der berichteten Kostenerwartung» Neue Dimension in der Qualitätskostenanalyse 18

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20 Aufwand Installation Prozessabläufe Untersuchung des Workflows Aufbereitung Arbeitsanweisungen Abstimmung mit Process-Ownern Anpassen der Anweisung Installation/Anpassung des Tools Schulung Key User 1 Woche 2 Wochen 2 Wochen 1 Woche 1-5 Tage 2-3 Tage Schulung der Mitarbeiter pro Gruppe 4 Session je 1,5 Stunden 20

21 Ausblick Erweiterung der Fähigkeiten um die Komponente: Integration Time Scheduling Vernetzung der Schnittstellen mit den Arbeitspaketen und Darstellung in Terminplanungstools ( Primavera, MS Project) 21

22 Potential-Analyse Ist - Analyse Start NEBEN DEM KONTINUIERLICHEN PREISVERFALL GIBT ES DIVERSE FAKTOREN, DIE DAS ERGEBNIS ANGREIFEN Ziel + Ständig kürzere Zeiten für die Vertragserfüllung + Einsparung bei der Zahl der Mitarbeiter + Fertigung und Engineering an verschiedenen Standorten + Mehr Schnittstellen, Größere Komplexität + Geringe Gewinnmargen +Die berichtete Kostenerwartung läuft der Realität hinterher + Es werden Claims anstelle von Change Orders gestellt + Nur ein Teil der Mehrkosten kann durchgesetzt werden = Mit Glück ist es kein Verlustgeschäft Geld verdienen wird im Anlagenbau immer schwieriger 22

23 Potential-Analyse Risiken & Chancen RISIKEN UND CHANCEN WERDEN NICHT GEMANAGT Risiken Risiken und und Chancen halten halten sich sich oft oft die die Waage Waage Risiko Risiko- Übernahme Risiko- Transformation Risiko Vermeidung Risiko- Überwälzung Chance Chancen sind sind Einsparungspotential von von kalkulierten Kosten. Kosten. Eine Eine realisierte Chance Chance ist ist zusätzlicher Profit. Profit. Risiken sind sind potentielle Kosten Kosten die die nicht nicht in in den den Kostenvorgaben der der Arbeitspakete enthalten sind. sind. Risikomanagement ist das Identifizieren, Bewerten und das Entwickeln sinnvoller Strategien von Potentialen aus dem Vertrag. 23

24 Lösungsansatz 2 Gruppen & Interessen Ziel Erwartung Mentalität Kosten Vertragsphase Verkaufen Hoher Preis = Gut Wir schauen nach vorne Reduzieren der Risiken Planungsphase Termin + Kosten einhalten Sollte theoretisch funktionieren Absicherung Change Order Baustellenphase Termin einhalten Muss funktionieren Bürokratie führt zu nichts Claims Jede Gruppe hat andere Ziele, Prioritäten und Mentalitäten. Überlebensinstinkte führen zum Vernebeln von Fehlern. Ein durchgängiges Tool berücksichtigt die Interessen aller beteiligten Gruppen. 24

25 Back-up PRO:TAC Mehraufwand GEPLANTER GEGEN TATSÄCHLICHEN DESIGN INPUT Planned per month Actual per month Planned cumulative Actual cumulative ,90 6,90 7,90 8,90 9,90 10,90 11,90 12,90 1,91 2,91 3,91 4,91 5,91 6,91 7,91 8,91 9,91 10,91 11,91 12,91 0 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 MEHRAUFWAND DURCH DESIGN-ÄNDERUNGEN 25

26 Back-up Disconnected Processes Im Rahmen der ständigen Kostenoptimierungsprozesse wurden Mitarbeiter mit weniger qualifizierten Arbeiten abgebaut. Diese Mitarbeiter hatten massgeblich die Aufgabe, Schnittstellen abzudecken und Informationen zu transportieren. Diese Arbeiten sollen von den höher qualifizierten Mitarbeitern übernommen werden. Gleichzeitig wurde aber auch die Abwicklungszeiten drastisch verkürzt und Arbeiten in Billiglohnländer exportiert, so dass ein grösserer Aufwand bezüglich der Schnittstellenkoordinierung eingetreten ist. Das Problem sind unterbrochene Arbeitsprozessketten => => Disconnected Processes 26

27 Änderungs- Back-up Kosten Echte Kosten Kostenbericht Sonstige Kosten, die nicht erkannt werden Durch die Änderung entstehen weitere Kosten, die in den Bereichen nicht erkannt werden. -> Mehraufwand Montage, Inbetriebnahme, Versand, Ersatzteile, Ausfallrate, Euro 2800 Euro Kostenerwartung zum Teil im SAP System erfasst Aus der Bestellanforderung wird eine Anfrage an Lieferanten gestartet. -> Nach Vergabe wird die Kostenerwartung in SAP eingestellt Euro 2800 Euro Bestellung ausgelöst Aus den technischen Unterlagen werden Sammel- Bestellungen ausgelöst. -> Instrumentierung, Rohrleitungsplanung und E- Technik lösen Bestellvorgang aus Euro 2800 Euro Engineering der Änderung Planung der Umsetzung Der Vorgang wird in die technische Planung übernommen. Ab diesem Zeitpunkt werden benachbarte Disziplinen über die technische Anforderung informiert. -> Rohrleitungsplanung und Elektrotechnik erhalten relevante technische Informationen Der zuständige Ingenieur überlegt die technische Umsetzung der Vorgabe. -> Ingenieur entwirft ein Regelungskonzept mit zusätzlicher Instrumentierung 2000 Euro 200 Euro 0 Euro 0 Euro Idee, Brief, MOM, etc. Die Anforderung, die zu der späteren Erhöhung führt wird zum ersten mal offenkundig. -> Kundenforderung nach ausreichender Verfügbarkeit 0 Euro 0 Euro 27

28 Back-up Komplexität Wachsende Komplexität führt zu neuen Claims Akquisition Angebotserstellung Vertragsverhandlung Engineering Beschaffung Montage Komplexitätstreiber Lokale Gesetzgebung Finanzierung, Banken Lokale Erwartungen Technologie Mitsprache des Kunden Ressourcen, Fachwissen Vergabe an Zulieferanten Fortschrittskontrolle Standardisierung Nachziehen der Kalkulation Risikoabschätzung / Zuordnung Eindeutige Definitionen Koordinierung interner Fachbereiche Koordinierung der Lieferanten Verfolgen der Änderungen Förderprogramme Unternehmensstrategien Ressourcensteuerung Controlling der Termine, Kosten, etc. Termine Kundenerwartungen Qualitätsanforderung Normen, Vertragsspezifikationen Leistungen des Kunden Abnahmen, Tests 28

29 Back-up Qualitätskosten- Analyse Durch die bei der Projektabwicklung erstellte Dokumentation lassen sich Fehlerkosten quantifizieren und analysieren. Major root cause technical problems technical problems with new burners with new burners test rig not available on time no full test results available Start up process still in development phase late changes of customer iteration between P&ID and physical layout ongoing misunderstanding of delivery conditions GT start up procedure still open process data unknown at completion of programming forgotten to fill in datas not available at time of delivery simple programming errors, detected on site data not complete wrong process has been programmed failures failures in in control control software software Systematische Fehler werden erkannt, analysiert und eliminiert werden. 29

30 Back-up Formblatt Qualitätskosten 30

31 Back-up PRO:TAC Übersicht PRO:CONTRACT Vertragsanalyse PRO:COMPANY Verträge der Auftragnehmer PRO:CONTROL Leistungen & Schnittstellen PRO:EVENT Dokumentation von Abweichungen PRO:CLAIM Change Order, Claims, Kosten, Risiken & Chancen PRO:TASK Koordinierung der Aktivitäten PRO:CLAIM PRO:TASK PRO:TAC PRO:COMPANY PRO:CONTRACT PRO:EVENT PRO:CONTROL Massgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Aufgaben und unterscheidliche Bereiche 31

32 Back-up Controlling Kommerzielle Projekt Analyse Performance/ Kostenerwartung Cashflow Vertragsaktivitäten Claim Handling Basic Projekt Analyse Baseline Management Projekt Strategie Termin Management Chancen / Risiken Management Claims Identifikation Claim identification Claims- Strategie Time Extension Claims Identifikation Kostenänderungen Risiko Minderung Interface Management Änderungs Management Techniche Projekt Analyse 32

33 Back-up Variation Report Variation Report 1 1) Ein Mitarbeiter erstellt ein Dokument. Es erfolgt eine Meldung an alle Beteiligten. CostDetails 2 3 Variation Report 4 CO FollowUP Claim FollowUP Qualitätskosten ) Die Betroffenen Mitarbeiter tragen Ihre Mehrkosten in den Cost Report ein. 3) Der Status der Bearbeitung und der Kostenentwicklung lässt sich jederzeit ablesen. 4) Es wird über die Durchführung der Änderung entschieden. 5) Unabhängig von der Durchführung der Änderung kann ein weiterer Prozess in Richtung Claim, Change Order oder Qualitätskosten angestossen werden. 33

34 Back-up Ergebnisverbesserung Vorher Mit PROTAC P R O F I T Verlorener Profit P R O F I T Zusätzlicher Profit Zeit Nur ein Teil der Mehrkosten konnte durch den Einsatz von professionellem Claims Management kompensiert werden. Lerneffekt: Ohne eine gute Dokumentation ist das Durchsetzen eines Anspruchs schwierig. Viele Kosten enstanden durch plötzliche Änderungen, die nicht mehr gesteuert werden konnten. Zeit Die Kombination von Massnahmen zur Verbesserung des Änderungsmanagements und des Claims Managements führten zu zusätzlichem Ergebnis. Lerneffekt: Die Investitionen in die zusätzlichen Ressourcen haben sich für das Gesamtprojekt gelohnt. Der Prozess ist manuell aber aufwendig zu verfolgen und zu kontrollieren. 34