Straight-through-processing mit e-billing. Autor: Dipl.-HTL-Ing. Helmut Schwaiger H.A.S.I.G. m.b.h.

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1 Straight-through-processing mit e-billing Autor: Dipl.-HTL-Ing. Helmut Schwaiger H.A.S.I.G. m.b.h.

2 Straight-through-processing mit e-billing Gründe Kosteneinsparung bei eigenen Kosten: Rechnungsleger: Papier, Porto, Archiv Rechnungsempfänger: Rechnungswesen Kosteneinsparung bei fremden Kosten: Kundenbindung Lieferantenbindung Weitergabe von Kostenvorteilen (Preisnachlass)

3 Straight-through-processing mit e-billing Kostenermittlung Umfragemethode: Wieviel Einsparung erwarten Sie bei der Einführung von e-billing in Ihrem Unternehmen? Verwendung: Studien, Analysen (Durchschnittsberechnung) Vergleichsmethode: Wußten Sie, wieviel das Unternehmen X durch die Einführung von e-billing in seinem Unternehmen innerhalb eines Jahres eingespart hat? Verwendung: Studien, Analysen, Beratung, Controlling Berechnungsmethode: Beispiel: Straight through processing Methode zur Berechnung der Kosten durch Bestimmung der Anteile der am meisten automatisierten Verarbeitung zu den Anteilen weniger automatisierter Verarbeitung (partnerübergreifende Prozessanalyse) Verwendung: Planung, Beratung, Konzeption, Controlling

4 Straight-through-processing mit e-billing Begriffe I Straight through processing (STP) was ist das? Durchgehende Datenverarbeitung eines partnerübergreifenden Geschäftsprozesses mit den EDV-Systemen mehrerer Geschäftspartner mit nur einmaliger Datenerfassung durch den oder die sogenannten Ersterfasser (z.b. Rechnungsleger). Vorteile von Verwendung von STP: Vermeidung von interaktiven Mehrfacherfassungen, dadurch wird eine wesentliche Verringerung des Aufwandes bei den Datenempfängern (z.b. Rechnungsempfänger) und insgesamt auch eine Verringerung des Auftretens von Fehlern erreicht

5 Straight-through-processing mit e-billing Begriffe II Einfaches STP: Dabei wird der Vorgang einer neuerlichen, interaktiven Datenerfassung durch die Empfänger ersetzt durch eine: - automatische Datenprüfung zur Sicherstellung der Richtigkeit der verarbeiteten Daten mit Ausscheidung und Weiterleitung in eine - interaktive Datenkorrektur nicht korrekter Daten und einer - interaktiven Datenfreigabe der geprüften, korrekten Daten und der interaktiv korrigierten Daten mit Hilfe einer Sichtkontrolle (z.b. Rechnungskontrolle) ausgewählter Kontrolldaten, wie z.b. Kontrollsummen, Absenderkennungen, etc.

6 Straight-through-processing mit e-billing Begriffe III Vollautomatisiertes STP: Dabei wird der Vorgang einer interaktiven Datenfreigabe des einfachen STP ersetzt durch eine: - automatische Datenfreigabe der geprüften, korrekten Daten und der interaktiv korrigierten Daten vertrauenswürdiger Geschäftspartner nach bestimmten Kriterien, z.b. automatische Freigabe signierter Rechnungen unter einem bestimmten Rechnungsbetrag, und einer - Stichprobenkontrolle mit interaktiver Datenfreigabe jeder n-ten Rechnung, je Partner einstellbar, und einer - automatischen Überwachung mit Monitoringfunktionen, und der - Verwendung von Umkehrfunktionen (z.b. Stornos)

7 Straight-through-processing mit e-billing Begriffe IV Erweitertes STP: Dabei werden häufig hintereinander ablaufende Prozesse mehrerer Partner zu einer Prozesskette derart verkettet, dass ein Nachfolgeprozess durch einen vorherigen Prozess mit teilweiser Übernahme der Daten automatisch angestoßen wird, z.b. automatische Zahlung per Überweisung einer erhaltenen Rechnung Electronic data interchange (EDI): Austausch digitaler, (meist) zeichenorientierter Daten über elektronische Medien zwischen Geschäftspartnern zur automatischen Verarbeitung mit EDV-Systemen. Die Verwendung von EDI-Standardformaten (z.b. ebinterface-xml, Edifact-Invoic, etc.) ist die wichtigste Voraussetzung für STP

8 Straight-through-processing mit e-billing Vorgangsweise I Konkrete Analyse der Geschäftsprozesse die mit STP und EDI optimiert werden sollen Prüfung der Vereinbarungen (Übereinkommen) mit den Geschäftspartnern des Prozesses über den Austausch elektronischer Daten (EDI) Berechnung des Einsparungspotentials (Kosten / Nutzen Rechnung) mit der Formel: Einsparung p.a. = (Aufwand p.a. ohne STP Aufwand p.a. mit STP) * STP-Rate Kosten STP Einführung / 7

9 Straight-through-processing mit e-billing Vorgangsweise II Berechnung der STP-Rate: Die STP-Rate ist die Anzahl der Transaktionen (Prozessabläufe) mit erfolgreicher STP-Verarbeitung im Verhältnis zur Gesamtzahl der Transaktionen Die exakte Berechnung der STP-Rate berücksichtigt neben den unterschiedlichen STP-Varianten auch die unterschiedliche Anzahl der Korrekturen und erforder-lichen Umkehrtransaktionen (Stornos) sowie die unvermeidlichen Unterschiede je Geschäftspartner Für die Einführung eines neuen, zusätzlichen EDI-Systems für nur einen Teil der Geschäftspartner ist die exakte Berechnung der STP- Rate komplexer, für die Berechnung der Kosten / Nutzen jedoch wichtiger

10 Straight-through-processing mit e-billing Vorgangsweise III Aufwand in der Kosten/Nutzen Rechnung berechnet sich als Summe des erforderlichen Personalaufwandes pro Transaktion (z.b. Rechnung) plus der Betriebskosten pro Transaktion multipliziert mit der Transaktionsanzahl Prüfung der technischen Machbarkeit und Lösungen Auswahl einer geeigneten Lösung, die idealerweise kompatibel mit oder integrierbar in die bestehenden Lösungen ist und kostenmäßig den verwendeten Werten in der Kosten/Nutzen Rechnung entspricht Test und Inbetriebnahme mit den Geschäftspartnern, mit denen Vereinbarungen zu EDI getroffen wurden

11 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel I Beispiel eines KMU-Betriebes: Eine Tischlerei bestellt einen Sonderteil (vergoldete Metallkugel) bei einem Unternehmen, bei welchen zuletzt vor 3 Jahren eine Bestellung erfolgt ist. Die Lieferung erfolgt per Zustelldienst, wenige Tage nach der Lieferung wird ohne Vereinbarung ein erhalten, welches im Anhang eine signierte PDF Datei als Rechnung enthält. Im wird erklärt, dass aus Kostengründen vorzugsweise ab sofort elektronische Rechnungen verwendet werden. Die Tischlerei hat bisher ausschließlich Rechnungen per Postversand, direkt bei Lieferung oder per Telefax erhalten bzw. auch selbst nur Rechnungen per Post versandt oder direkt an die Kunden übergeben.

12 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel I Was tun die Lieferanten? Die Tischlerei hat 3 Hauptlieferanten, ein Sägewerk und zwei Möbelgroßhändler, alle 3 wollen elektronische Rechnungen erst später einführen und nach Möglichkeit nur mit bewährten Branchenlösungen (Edifact?). Ergebnis der Prüfung: Die Tischlerei prüft die Einführung einer elektronischen PDF Rechnung mit folgenden Ergebnis: 1) Mengenanalyse, Rechnungen an Kunden: 87 % Abholung oder Zustellung mit direkter Rechnungsübergabe an Endkunden (= kein Bedarf an elektronischer Rechnung) 12 % Verkauf an Wiederverkäufer (= geringer Bedarf an elektronischer Rechnung, wenn, dann insbesondere an EDI-Rechnungen interessiert) 1 % Verkauf über Internet (= hoher Bedarf an elektronischer Rechnung in jeder Form, vorzugsweise PDF-Format bzw. anderes darstellbares Format)

13 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel I 2) Mengenanalyse, Rechnungen von Lieferanten: 91 % von 3 ständigen Hauptlieferanten, die derzeit keine elektronische Rechnung aktiv anbieten (= sehen keinen Bedarf / Nutzen an elektronischer Rechnung) 8 % produktunspezifische Betriebskosten (Strom, Wasser,...) (= geringer Bedarf an elektronischer Rechnung in unterschiedlichen Formaten) 1 % wechselnde Sonderlieferungen (= konkreter Auslöser für Prüfung zur Einführung der elektronischen Rechnung) 3) Nutzenanalyse für vorgeschlagene PDF-Rechnung: Rechnungen an Kunden: bei 1 % sinnvoll / möglich Einsparung = (2500 * 2, * 1,25 ) * 0, / 7 = 25,00 285,70 = - 260,70 p.a. Rechnungen von Lieferanten: mit Ausdruck + Erfassung in FIBU, beleghaftes und elektronisches Archiv Einsparung = (1000 * 2, * 2,65 ) * 0, / 7 = - 1,50 142,90 = - 144,40 p.a. 4) Resümee: die Tischlerei lehnt das Angebot elektronischer PDF-Rechnungen wegen der entstehenden Kosten für die Tischlerei ab.

14 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II Anderes Beispiel eines KMU Betriebes: Dieselbe Tischlerei erhält Monate später von einem der Hauptlieferanten die Anfrage zum Austausch von Rechnungen mit dem ebinterface Standard ) Die Tischlerei prüft zunächst mögliche Übereinkommen mit anderen Hauptlieferanten und erfährt, dass das Sägewerk mit anderen Kunden des Sägewerks bereits Rechnungen mit ebinterface Standard 2.1 austauscht und der andere Möbelgroßhändler Rechnungen im Format Edifact-INVOIC, D02, Syntaxlevel 4 mit den Möbelhäusern Lutz, Kika, Leiner und anderen Tischlereien austauscht. Diese Formate werden von den Lieferanten für einen Rechnungsaustausch daher auch ausdrücklich angeboten bzw. gewünscht. 4) Die Tischlerei prüft nun die technische Machbarkeit: sie verwendet für ihr Rechnungswesen die Software Eurofibu Bilanz Pro und kennt nach Anfrage beim Hersteller der Eurofibu-Software ein Angebot der Fa. H.A.S.I.G. für ein EDI-Gateway Produkt unter Windows zum einmaligen Basispreis von 370,-. Sie prüft daher, ob und wie weit ihre Anforderungen an den Prozessablauf von diesem Produkt gemäß der Produktbeschreibungen erfüllt werden.

15 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II 4)a) Produktbeschreibung für ausgehende Rechnungen: Mit diesem Produkt werden aus den exportierten Journaldaten der Eurofibu Software Rechnungsstapel erzeugt, die je nach eingestellten Kundendaten in ein ebinterface Standard 1.0 bis 2.1, PDF Format oder druckbares Format mit Hilfe von Stylesheets, oder auch ein Edifact Format konvertiert werden, automatisch mit sicheren oder fortgeschrittenen digitalen Signaturen mit Hilfe eines am PC angeschlossenen Kartenlesers zum Preis von ca. 40,- und einer Signaturkarte um ca. 13,- p.a. versehen werden, wo das Format dies vorsieht und automatisch an die jeweiligen Rechnungsempfänger per , FTP-Client oder über einen Webserver (z.b. bei Verwendung eines Consolidators) je nach den eingestellten Kundendaten versandt werden. Die versandten Rechnungen werden zusätzlich indiziert und automatisch in ein einfaches Dateiarchiv archiviert.

16 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II 4)b) Produktbeschreibung für eingehende Rechnungen: Mit diesem Produkt werden die in Standard-Mailboxen empfangenen s mit Dateianhängen oder die auf FTP-Servern abgelegte Dateien automatisch zu einstellbaren Zeitfenstern abgeholt und auf enthaltene Rechnungsformate gefiltert. Die in den elektronischen Rechnungen enthaltenen sicheren oder fortgeschrittenen digitalen Signaturen werden vom Gateway dabei automatisch geprüft. Geprüfte elektronische Rechnungen im ebinterface Standard 1.0 bis 2.1, PDF Format oder im Edifact Format werden vom Gateway automatisch indiziert und archiviert. Die geprüften elektronischen Rechnungen im ebinterface Standard 1.0 bis 2.1 oder im Edifact Format werden zusätzlich betreffend der Parameter Rechnungsleger (UID- Nummer), Absenderkennungen, verwendetes Signaturzertifikat, und Rechnungsbetrag ausgewertet und automatisch oder nach interaktiver Freigabe der grafisch am Bildschirm dargestellten Rechnung in ein Inhouse Datenformat, z.b. das CSV-Format zum Import von Journaldaten in die Eurofibu Software mit automatischer Kontierung nach Artikelnummer, Mehrwertsteuersatz und Rechnungsleger, konvertiert. Elektronische Rechnungen im PDF Format werden angezeigt oder ausgedruckt.

17 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II 5) Nutzenanalyse für vorgeschlagene EDI-Rechnungen: Rechnungen an Kunden: bei 13 % sinnvoll / möglich Einsparung = (2500 * 2, * 1,25 ) * 0, / 7 = 325,00 285,70 = 39,30 p.a. Rechnungen von Lieferanten: mit automatischer Abholung, Prüfung, Archivierung und Verbuchung Einsparung = (1000 * 2, * 0,50 ) * 0, / 7 = 1.980,00 142,90 = 1837,10 p.a. 6) Resümee: die Tischlerei verwendet eine EDI-Gateway-Lösung der Fa. H.A.S.I.G. zu einem Gesamtpreis von einmalig ca. 800,- für die vorstehende Konfiguration mit ihrer bestehenden FIBU-Lösung mit der Eurofibu Software und überlegt weiters, weitere Einsparungspotentiale, die durch die Verwendung der EDI-Gateway Software möglich werden und auch einfach zu integrieren sind, wie z.b. die Verwendung eines ERP-Systems Semiramis zu nutzen 7) Durch die Verwendung von STP-fähigen EDI-Lösungen werden auch Einsparungen bei den, in die Lösung einbezogenen Lieferanten und Kunden bewirkt, was üblicherweise mit Preisnachlässen, Rabatten und sonstigen Begünstigungen von diesen honoriert wird, jedenfalls aber zu einer verstärkten Kundenbindung führt

18 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II 8) Weitere Vorteile durch Verwendung von EDI-Gateways: a) Einsatz neuester Software zur Prozessoptimierung: Die verwendete Software für die Abwicklung der Geschäftsprozesse wird ersetzbar, aufteilbar und ergänzbar, Beispiel: die Tischlerei beabsichtigt neben den Einsatz einer FIBU auch den Einsatz einer ERP-Software Semiramis, welches für e-billing mit den eingerichteten Geschäftspartnern sofort einsatzbereit ist b) Einsatz proprietärer oder veralteter Software für e-billing: Die inhouse Schnittstellen von EDI-Gateways sind als simple Import / Export Schnittstellen zu den Anwendungen ausgelegt und brauchen, da sie nur inhouse verwendet werden, selbst keine aufwendigen Sicherheitsanforderungen erfüllen, und sind daher auch mit vergleichsweise sehr geringem Aufwand adaptierbar an die Import / Export Schnittstellen proprietärer Software c) Einsatz für weitere Geschäftsprozesse, Beispiel Zahlungsverkehr: Viele Standardschnittstellen enthalten bereits Teile für andere Geschäftsprozesse, so enthalten z.b. e-billing Schnittstellen relativ ausführliche Anweisungen für den Zahlungsverkehr und umgekehrt dieser Referenzen aus dem e-billing. Je jünger Standard-Schnittstellen konzipiert wurden, umso mehr decken sie dabei andere Geschäftsprozesse mit ab. Zum Beispiel: die ISO 20022, die neue XML Zahlungsverkehrsschnittstelle (SEPA), enthält auch komplette elektr. Rechnungen

19 Straight-through-processing mit e-billing Beispiel II 8) Weitere Vorteile durch Verwendung von CMR-EDI-Gateways: a) Dual Engine Konzept: Getrennte Services unter Windows XP für (I) Konvertierungsfunktionen und (II) zeitgesteuerten Client-Kommunikationsfunktionen mit FTP und SFTP, (SMTP, POP3), HTTP und HTTPS, sowie Netzwerk-Dateien ( Common Message Routing ) mit Überwachungsfunktion und Lastverteilung auf mehrere Konverter b) Einsatz moderner und zuverlässiger XML-Technik: Alle Konverter sind in XSLT programmiert (extended stylesheet transformation) und stehen dem Kunden dadurch im Source Code zur Verfügung, alle Konfigurationen und Workflows sind im XML Syntax codiert. c) Kostengünstige Sicherheit durch lokale Installation: Durch Verwendung eines im eigenen Netzwerk installierten PC s mit lokal angeschlossenen Chipkartenleser wird eine hohe Sicherheit ohne zusätzlich erforderlicher, teurer Sicherheitsmechanismen gewährleistet. Die haftungssensible, digitale Signatur wird nicht Dritten überlassen, sondern selbst mit Hilfe einer Signaturkarte (Bankomatkarte) ohne Kosten pro Signatur erstellt bzw. geprüft, es enstehen keine Betriebskosten außer Datentransfer und Stromverbrauch d) Einsatzgebiet: bis ca. 100 elektronische Rechnungen pro Tag und pro PC

20 Straight-through-processing mit e-billing Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: H.A.S.I.G. m.b.h. Hrn. Dipl.-HTL-Ing. Helmut Schwaiger Badenerstraße 9a A-2544 Leobersdorf Web: