Volle Kontrolle Ihrer Informationen durch das vorkonfigurierte Dokumentenmanagementsystem von Canon

Transkript

1 Volle Kontrolle Ihrer Informationen durch das vorkonfigurierte Dokumentenmanagementsystem von Canon Therefore Online Mittelstand

2 Therefore Online Mittelstand Wir wissen, wo der Schuh drückt. Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld ist es nicht ganz einfach, sich als kleines, mittleres oder grosses Unternehmen zu behaupten. Der harte Konkurrenzkampf und die zunehmende Bedeutung der Technologie machen es für viele Unternehmen schwierig, sich über Wasser zu halten. Bringen antiquierte, papierbasierte Prozesse Ihre Abläufe ins Stocken? Haben Sie manchmal Mühe, kritische, dringend benötigte Unternehmensinformationen zu finden? Möchten Sie die administrative Last in Ihrem Unternehmen reduzieren und sich lieber auf Ihr Kerngeschäft fokussieren? Was, wenn es einen einfachen Weg gäbe, um genau dies zu tun? Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Information Therefore Online Mittelstand wurde spezielle mit Blick auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens entwickelt. Mit Therefore Online Mittelstand können Sie: Ihre geschäftskritischen Informationen und Dokumente schnell in einem sicheren, organisierten System ablegen. Dringend benötigte Informationen und Dokumente in Sekundenschnelle finden. Mit Ihrem Smartphone, Tablet, Webbrowser oder Windows -PC von überall her auf Ihre Dokumente zugreifen und sie bearbeiten. In den vorkonfiguriert en Dokumentkategorien von Therefore Online Mittelstand steckt die Erfahrung von über umgesetzten DMS Projekten im deutschsprachigen Raum. Die Lösung deckt Anforderungen der üblichen Unternehmensfunktionen, wie Buchhaltung, Kundenakte, Personal, Vertriebsunterstützung und Verwaltung ab. Jeder Ordner ist zudem vorkonfiguriertmit allgemein gebräuchlichen und mit Indexfeldern versehenen Unterkategorien. Dies macht sowohl die Ablage von Informationen als auch die Informationssuche zu einem Kinderspiel. Darüber hinaus lässt sich Therefore Online Mittelstand nicht nur problemlos implementieren, sondern es wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Die Vorteile Therefore Online Mittelstand bietet Ihnen zahlreiche weitere Vorteile: Unmittelbar einsetzbar: Therefore Online Mittelstand ist vorkonfi guriert und einsatzbereit. Es stehen Ihnen 21 Dokumentkategorien, verteilt auf sechs Geschäftsbereiche, zur Verfügung. Alle verfügen über Indexfelder und können direkt genutzt werden, um Informationen abzulegen. Minimale IT-Ausgaben: Lange und kostenintensive IT-Projekte gehören der Vergangenheit an Serveradministration und teure Hardware entfallen. Unternehmenswachstum: Wollen Sie mit der Automatisierung Ihrer Prozesse beginnen? Kein Problem! Eine Workfl ow-komponente oder eine Funktion für elektronische Unterschriften kann bei Bedarf einfach ergänzt werden. Nutzen Sie die Flexibilität von Therefore Online die Anwendungen, Eigenschaften und Funktionalitäten der Lösung lassen sich Ihren Bedürfnissen anpassen.

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4 Haupteigenschaften Analyse Berichte und Echtzeitanalysen helfen Ihnen, die Performance Ihres Unternehmens im Auge zu behalten. Was nicht gemessen wird, lässt sich auch nicht managen, und Prozessverbesserungen sind nur möglich, wenn die Prozesse überwacht werden. Mit dem integrierten Analysetool können Sie feststellen, wo es zu Engpässen in automatisierten Prozessen kommt, und entsprechende Massnahmen treffen, um allfällige Probleme zu beheben. Versionskontrolle Änderungen an Dokumenten lassen sich mit der automatischen Versionskontrolle nachvollziehen. Indem immer nur eine Person ein Dokument bearbeiten kann, weil ein «Check-out» beim betreffenden Dokument notwendig ist, entsteht keine Verwirrung darüber, welche die zuletzt bearbeitete Version ist. Frühere Versionen enthalten jeweils den Namen des Benutzers (inklusive Datums- und Zeitstempel), der die Bearbeitungen vorgenommen hat, und können nachträglich wieder eingesehen werden. Strukturierte Indexfelder Strukturierte Indexfelder machen Informationsablage und -abfrage kinderleicht. Das stunden- oder gar tagelange Entziffern der Benennung von Ordnern und Dateien durch Ihre Arbeitskollegen gehört der Vergangenheit an. Volltextsuche Mittels Volltextsuche oder Indexdaten finden Sie benötigte Dateien in Sekundenschnelle. Mit dem Therefore Viewer für Mehrfachformate können Sie über 400 verschiedene Dokumenttypen lesen, selbst wenn Sie nicht über die Applikation verfügen, um sie zu öffnen. Sichere, Zentrale Ablage Speichern Sie Ihre Dokumente in einer sicheren, zentralen Ablage unabhängig von Quelle oder Format. Die Offsite-Speicherung erlaubt zudem eine unmittelbare Notfallwiederherstellung. - und Office Integration Therefore Online Mittelstand lässt sich mit Microsoft - Office-Anwendungen integrieren, was eine direkte Speicherung von Microsoft Word-, Outlook-, Excel - und PowerPoint -Dokumenten ermöglicht. Ziehen Sie in den vollen Nutzen aus Ihren Investitionen in Canon-Produkte Canon imagerunner ADVANCE-Geräte können Dokumente mittels Therefore MEAP- Applikation, uniflow-scan-erfassung oder mittels eines Drittpartei-Content-Connectors direkt in Therefore Online Mittelstand speichern. Automatische Verlinkung Aufzeichnungen werden zur Rückverfolgbarkeit und Verbesserung der Organisation automatisch verlinkt.

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6 Cloud-basiertes Dokumenten- Management Informationserfassung Informationen können entweder mit einem Dokumentenscanner, durch direktes Hochladen bestehender elektronischer Dokumente oder mittels der Therefore MFP-Applikation im Therefore -System erfasst werden. Die Dokumente lassen sich anschliessend mittels des Therefore Capture Clients oder des Therefore Content Connectors einfach klassifizieren, indexieren und archivieren. Finden und Bearbeiten Der Therefore Navigator erlaubt Benutzern eine einfache Informationssuche, entweder mittels Volltextsuche, ähnlich wie bei verbreiteten Suchmaschinen, oder durch Verwendung spezifischer, auf das gesuchte Dokument bezogener Indexdaten. Mit dem Therefore Viewer können Dokumente gelesen, bearbeitet und ein- bzw. ausgecheckt werden. Die Dokumente können in den gewohnten, herkömmlichen Anwendungen geöffnet und bearbeitet werden, was Überarbeitungen vereinfacht. Workflows Therefore Workflow ermöglicht die Gestaltung oder Optimierung von Dokument- oder Informationsprozessen und automatisiert damit die Art und Weise, wie Informationen durch eine Organisation geleitet werden. Alle Mitarbeiter kennen ihre Aufgaben und die Deadlines und wissen, wer die nächste Person im Bearbeitungsprozess ist. Manager können den Arbeitsverlauf überwachen, und Administratoren haben einen Überblick über das gesamte System, was die Identifikation potenzieller Engpässe erleichtert. Mobil- und Fernzugriff Therefore bietet Ihnen drei Methoden für den Fernzugriff auf Ihre Informationen, was die Produktivität bei der Arbeit unterwegs verbessert. Therefore Web Access ermöglicht den Fernzugriff auf das Therefore - System über die gebräuchlichsten Webbrowser. Die Therefore Mobile App (für iphone, ipad und Android -Geräte) erlaubt es Benutzern, mit ihren Mobilgeräten Dokumente zu suchen, sie zu öffnen und an Arbeitsprozessen teilzunehmen. Mit Therefore Anywhere können Benutzer Dokumente offline nutzen und sie ohne Netzwerkverbindung bearbeiten. Besteht wieder eine Verbindung mit dem Netzwerk, werden alle Änderungen automatisch mit dem System synchronisiert. Integration Therefore lässt sich in zahlreiche Anwendungen, Programme und Lösungen integrieren, darunter Windows Explorer, Microsoft Office, Microsoft SharePoint sowie verschiedene Drittpartei- Scanlösungen. Eine Integration mit Windows-Desktop ist mit Therefore Gadget möglich. Die Anwendung kann zur Überwachung von Aktivitäten innerhalb des Systems wie Updates, Workflows und Tasks verwendet werden. Sicherheit Therefore speichert Dokumente sicher und bietet eine vollständige Kontrolle über den Dokumentzugriff. Zugriffsberechtigungen sind einfach und sehr flexibel konfigurierbar, was gewährleistet, dass jeweils nur autorisierte Personen Dokumente öffnen und/ oder bearbeiten können. Weitere Sicherheitsmerkmale sind Protokollfunktion, Versionskontrolle, digitale Unterschriften, Aufbewahrungsrichtlinien sowie die Einhaltung allgemeiner Datenschutzvorschriften.

7 Cloud-basiertes Informationsmanagement Einfacher Zugriff auf Ihre Daten Den Bedürfnisse von Unternehmen jeder grösse entsprechend skalierbar Verbessern Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente Optimieren Sie Ihre Workflows Vereinfachen Sie die Compliance

8 Therefore Online Mittelstand Konfiguration 6 voreingestellte Ordner 20 voreingestellte Kategorien Voreingestellte Indexfelder Server/Datenbank/Speicher Windows Server 32/64 bit* Unterstützung mehrerer Server Microsoft SQL Server* Die Server-Infrastruktur wird als Servicebestandteil zur Verfügung gestellt Oracle IBM DB2 * DAS, NAS, San und lokal-raid, NetApp SnapLock Therefore Clients Navigator, Viewer und Case Manager* Web Access (Web Navigator und Viewer)* Gadget (Web und installiert)* Mobile App (Tablet, Smartphone)* Therefore Portal (unlimitierter, externer «Read Only»-Zugriff) Produktivitätstools Business Analytics Therefore Workflow GUI Drag and Drop Workflow Designer Therefore Tasks Sicherheit und Zugriffsberechtigungen Windows Local Users und Groups Active Directory Therefore Internal Users Support von LDAP/SAMBA Dokumentenadministration Information Lifecycle Management Prüfprotokoll Dokumenterfassung Therefore Capture Client (Barcode/OCR) Therefore MFP-Applikation Kofax Capture und VRS ecopy ShareScan Support von ISIS-, TWAIN- und Kofax -Treibern Scannen von TIFF-, PDF- und PDF/A-Formaten Elektronischer Dokumentimport Therefore PDF-Drucker Therefore Document Loader Therefore Content Connector -Archivierung Microsoft Outlook Mailbox Monitoring Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Zusätzliche Drittpartei-Integration Integration mit externen Datenbanken Microsoft Office Windows Explorer Drittpartei-Applikationen, die mit Universal Connector arbeiten* Microsoft Dynamics NAV* Microsoft SharePoint * SAP Netweaver ecopy PDF Pro Office Benutzerdefinierte Integration mit Therefore API Plug-ins von Drittanbietern Objectif Lune PlanetPress uniflow Capture Alle Dokumentenerfassungslösungen von I.R.I.S. Benutzerlizenzen Named-User-Modell Standard** Concurrent-User-Modell Nur lesen * Kontaktieren Sie bitte Ihre Canon-Niederlassung für weitere Informationen. ** Standardmässig, es können jedoch beliebige Nutzer konfiguriert werden. Canon Electronics Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Europe N.V., 2017 Canon Deutschland GmbH Europark Fichtenhain A Krefeld Tel. : Fax: canon.de Canon (Schweiz) AG Richtistrasse Wallisellen Tel. : canon.ch Canon Austria GmbH Oberlaaer Straße Wien Tel. : canon.at