DocuWare Cloud Erste Schritte Product Info

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1 DocuWare Cloud Erste Schritte Product Info DocuWare ist ein modernes Dokumentenmanagement-System für das professionelle Enterprise Content Management. Dadurch dass Sie schnell, jederzeit und von überall her direkt auf beliebige Informationen in Dokumenten Zugriff haben, können Sie Ihre Geschäftspraktiken optimieren. DocuWare Cloud bietet die Möglichkeit, auch ohne Installation von diesem System zu profitieren. Über das Internet können Sie uneingeschränkt die DocuWare-Funktionen verwenden, um Dokumente in Ihre täglichen Geschäftsabläufe zu integrieren. Ein DocuWare-System wird immer speziell auf die individuellen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten. Verwenden Sie für einen unkomplizierten Einstieg in DocuWare Cloud das folgende System. Es wurde für einige typische Anwendungsfälle im Zusammenhang mit Dokumentenverarbeitung vorkonfiguriert. Ihre Zugangsdaten Nachdem Sie DocuWare Cloud Archive bestellt haben, erhalten Sie eine mit Ihren Zugangsdaten zur erstmaligen Anmeldung. Verwahren Sie diese an einem sicheren Ort und/oder tragen Sie sie hier ein: Direkter Link zur Ihrem Cloud-System: Name Ihrer Organisation: Benutzername des Administrators: Passwort des Administrators (ändern Sie es und behandeln Sie es vertraulich): DocuWare Cloud Portal Melden Sie sich mit den oben aufgeführten Zugangsdaten bei an. Sie finden hier alle Einstellungen, um Ihr Konto zu verwalten, Benutzer und Rollen zu definieren und sich über Ihre Mobilgeräte Zugriff zu verschaffen. 1

2 Docuware Cloud Archive Überblick 1: Hauptmenü: Client-Anwendungen installieren, scannen, Einstellungen anpassen und Ansicht des Cloud- Archivs ändern. 2: Dialog-Bereich: archivierte Dokumente suchen und alle offenen Aufgaben anzeigen. 3: Ihre Inbox: Für gescannte oder importierte Dokumente vor dem Abspeichern im Archiv. 4: Ansichtsbereich: Hier werden Ihre Dokumente angezeigt: zur Indexierung, nach dem Suchvorgang oder direkt von der Aufgabenliste. (Voraussetzung: Jeder Benutzer muss lokal ein Silverlight-Browser-Plug-in installieren.) Die wichtigsten Elemente von DocuWare Cloud Archive Inbox: Jeder Benutzer verfügt über eine eigene Inbox für seine neuen Dokumente. Dokumente können Sie mit Drag and Drop, Importieren oder Drucken (siehe Dokumente speichern) Ihrer Inbox hinzufügen. Andere Benutzer haben keinen Zugang zu Dokumenten in Ihrer Inbox. Archive: Über die Inbox speichern Sie die Dokumente im Archiv. Damit sind die Dokumente Teil des Dokumenten- Workflows und stehen auch anderen Benutzern zur Verfügung. Indexeintrag: Zur weiteren Bearbeitung wird jedes Dokument mit Indexeinträgen versehen, bevor es im Archiv gespeichert wird. Diese Indexeinträge fungieren als Kriterien für die Sortierung. Die meisten der Indexeinträge werden durch Intelligent Indexing (siehe Automatische Indexierung ) automatisch vorgeschlagen. 2

3 Dokumente im DocuWare Cloud Archive speichern Dokumente in den Posteingang scannen Sie können einen beliebigen MFP (Multifuktionsdrucker) oder Netzwerk-Scanner mit der Funktion Scan-to-FTP oder an den PC angeschlossene Scanner mit TWAIN- oder WIA-Schnittstelle verwenden. Weitere Anweisungen zum Verbinden dieser Geräte mit dem Docuware Cloud Archive entnehmen Sie bitte dem Anhang. Mit einem Scan-to-FTP-fähigen MFP oder Scanner Wählen Sie das Scan-Ziel über die Bedienoberfläche des Geräts aus, das für Ihr DocuWare Cloud Archiv konfiguriert wurde, und starten Sie den Scan-Vorgang. Mit einem an Ihren Windows-PC angeschlossenen Scanner Starten Sie den Scan-Vorgang mit Scannen im Hauptmenü und befolgen Sie die Anweisungen zur Scan-Funktion von DocuWare Desktop. Drag and Drop für Dateien von Ihrem Windows-PC Verwenden Sie die Maus, um beliebige Dateien vom Windows Desktop oder Windows Explorer direkt in Ihre Inbox zu ziehen. Dokumente importieren Verwenden Sie bei Nicht-Windows-PCs die Funktion Dokumente importieren linken Ecke des Menüs im Posteingang.. Sie finden die Funktion in der oberen Dokumente in die Inbox drucken Um direkt in Ihrer Inbox eine PDF/A-Datei von einem beliebigen druckbaren Dokument zu erstellen (z. B. Office- Dokumente), drucken Sie das Dokument mit DocuWare Printer. Sie finden diesen wie alle übrigen installierten Drucker in Ihrer Druckerliste. (Voraussetzung: DocuWare Desktop muss installiert sein, siehe Anhang) 3

4 Dokumente aus der Inbox ins Archiv speichern Ziehen Sie ein beliebiges Dokument aus Ihrer Inbox in das Feld Ablagedialoge. Bearbeiten Sie falsche Indexvorschläge im Ablagedialog. Feld Dokumenttyp: Wählen Sie den entsprechenden Typ aus der Dropdown-Liste aus. Klicken Sie für alle anderen Felder auf ein beliebiges Wort im angezeigten Dokument, um es in das aktivierte Indexfeld zu übernehmen. Tipps: Sie können auch mehrere Wörter in ein Indexfeld übernehmen, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und dann nacheinander auf die gewünschten Wörter klicken. Bei Bedarf ändern Sie Index-Einträge mithilfe der Tastatur. Bestätigen Sie die Ablage mit der Schaltfläche Ablegen im Ablagedialog. Klicken Sie zunächst auf Ablagedialoge, um den entsprechenden Bereich zu öffnen. Ziehen Sie dann das Dokument auf das Feld Ablage. Der Ablagedialog wird geöffnet und das Dokument wird angezeigt. 4

5 Automatisches Indexieren Intelligent Indexing Service von DocuWare lernt von den Index-Einträgen Ihrer abgelegten Dokumente, genau wie auch von denjenigen anderer Benutzer. Wenn Sie das nächste Mal ein ähnliches Dokument ablegen, fallen alle Vorschläge deutlich passender aus, und in kurzer Zeit brauchen Sie die Vorschläge nur noch über die Schaltfläche Ablegen zu bestätigen. Um einen zügigen Arbeitsablauf zu gewährleisten, versucht Intelligent Indexing korrekte Indexierungsvorschläge zu finden, sobald ein neues Dokument in Ihre Inbox gelangt. Die Farbmarkierung in der Miniaturansicht Ihres Dokuments zeigt die Qualität des Vorschlags an: Grün: Intelligent Indexing ist sicher, das Dokument erkannt und einen korrekten Indexvorschlag gemacht zu haben. Gelb: Intelligent Indexing macht brauchbare Vorschläge, von denen manche überprüft oder geändert werden müssen. Rot: Intelligent Indexing ist auf Ihre Unterstützung angewiesen, um dieses Dokument richtig zu interpretieren. Batch-Archivierung Scannen als Batch: Anstatt jedes Dokument einzeln zu scannen, können Sie einen ganzen Stapel (Batch) in den Dokumenteinzug einlegen und diesen dann über die Schaltfläche Dokument teilen in der oberen rechten Ecke des Ansichtsbereichs in einzelne Dokumente teilen. Bestandsdaten-Archivierung: Wenn Sie die Absicht haben, ältere Dokumente zu archivieren, die bereits in Ihrem Archiv für Papierdokumente nach Dokumenttyp oder Unternehmen sortiert sind, sollten Sie zuerst zwei Dokumente desselben Typs nacheinander scannen und archivieren, damit Intelligent Indexing Ihre Bestandsdokumente zu interpretieren lernt. Anschließend können Sie mit dem Scannen der Dokumente fortfahren, und Intelligent Indexing wendet die gelernte Indexierung an, sobald die Dokumente in Ihre Inbox gelangen. Dokumente finden Mit Ihrem PC-Browser Im Dialog-Bereich befinden sich zwei Such-Schaltflächen : eine für die schnelle Volltext-Suche, die andere für die Erweiterte Suche. Letztere verwenden Sie für die Suche nach Dokumentart, Firma, Datum und anderen Feldern oder in Kombination mit der Volltextsuche. Mit Ihrem Smartphone oder Tablet Um eine Verbindung zu Ihrem Smartphone oder Tablet herzustellen, gehen Sie zu melden sich mit Ihren Zugangsdaten an und befolgen die Anweisungen im Menü Support. 5

6 Einfache Workflows Nach der Archivierung werden alle Dokumente automatisch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt, wo Sie sie für Workflows verwenden können. Aufgabenliste Zur Steuerung von Workflows gibt es elektronische Stempel ähnlich wie die herkömmlichen Stempel für Geschäftsdokumente. Wenn Sie ein Dokument aus Ihrer Aufgabenliste anzeigen, werden die Stempel in der oberen Symbolleiste des Ansichtsbereichs angezeigt. Bei Verwendung gewisser Stempel werden Sie aufgefordert, eine Anmerkung anzubringen. Jeder Stempel besitzt außerdem eine Funktion zur Workflow-Steuerung. Abhängig von der ihm zugewiesenen Rolle kann der Benutzer verschiedene Stempel verwenden (siehe Anhang). Erledigt Entfernt ein Dokument aus der Aufgabenliste. Weitergeleitet Leitet Ihr Dokument in die Aufgabenliste eines anderen Benutzers weiter. Auf Wunsch können Sie einen Kommentar eingeben. Bezahlt Solche Dokumente werden in der Aufgabenliste des Buchhalters zur Buchung angezeigt. Gebucht Für den Buchhalter, der ein Dokument als gebucht markiert. Dieses Dokument wird aus der Aufgabenliste des Buchhalters entfernt. Genehmigt Versieht das Dokument mit einem Genehmigungsstempel und leitet es zurück in die Aufgabenlisten aller Personen mit der Rolle Bürokraft (der Stempel steht nur Benutzern mit der Rolle Geschäftsführer zur Verfügung, siehe unten). 6

7 Abgelehnt Ähnlich wie Genehmigt, aber mit dem Stempel Abgelehnt sowie der Möglichkeit zur Angabe eines Grunds (der Stempel steht nur Benutzern mit der Rolle Geschäftsführer zur Verfügung, siehe unten). Wiedervorlage Zur eigenen Nutzung. Fragt nach einem Datum, an dem das Dokument erneut in Ihrer Aufgabenliste aufscheint. Verwenden Sie diese Option als Erinnerung für alle Arten von Fälligkeitsterminen für Zahlungen, Stornierungen usw. Aufgabenlisten und Stempel sind auch in den Apps für Ihre Mobilgeräte verfügbar. Mehrere Dokumente aus der Aufgabenliste entfernen Markieren Sie die Dokumente in der Liste (Strg+Klicken), und wählen Sie Ausgewählte Einträge bearbeiten aus dem Kontextmenü. Geben Sie Erledigt als den neuen Eintrag im Feld Status ein. Zusammenarbeit mit der Buchhaltung Zum Buchen von Rechnungen können Sie einen internen oder externen Buchhalter in Ihren Arbeitsprozess integrieren. Definieren Sie einen Benutzer mit der Rolle Buchhalter. Senden Sie ihm den Link zu Ihrem DocuWare Cloud Archive. Angezeigt wird ihm lediglich eine Aufgabenliste mit den zu buchenden Rechnungen und der Stempel Gebucht. Der Workflow ist einfach: Wenn Sie ein Dokument mit dem Stempel Bezahlt versehen, wird es in der Aufgabenliste des Buchhalters angezeigt. Versieht der Buchhalter das Dokument mit dem Stempel Gebucht, fällt es aus seiner Liste heraus und wird in keiner anderen Liste mehr angezeigt. 7

8 Anhang Benutzer hinzufügen Wenn Sie zusätzliche Benutzer definieren möchten, melden Sie sich im DocuWare Cloud-Portal an und wählen Benutzerverwaltung. Geben Sie den Benutzernamen und die -Adresse ein, und wählen Sie eine der vordefinierten Rollen aus. Diese drei typischen Rollen umfassen die aufgeführten Rechte und Stempel für die entsprechenden Benutzer. DocuWare Desktop installieren (für lokal angeschlossene Scanner und DocuWare Printer erforderlich) Wählen Sie Client-Anwendungen installieren aus dem Hauptmenü, und im folgenden Menü die Option DocuWare Desktop. 8

9 Verbinden Sie zunächst Ihren MFP oder Ihr Scangerät mit DocuWare Cloud Archive Scannen Sie mit Ihrem Scan-to-FTP-fähigen MFP oder Scanner Installieren Sie zuerst DocuWare Desktop (siehe oben). Öffnen Sie DocuWare Desktop und wählen Sie zuerst Importieren (1), dann Einstellungen (2). Klicken Sie auf Neu (3), um eine Konfiguration zu erstellen, und wählen Sie den Ordner, in dem Ihr Scanner die Dokumente scannt als Quelle (4). Einen an Ihren Windows-PC angeschlossenen Scanner verwenden Ist Ihr Scanner mit einer standardmäßigen TWAIN- oder WIA-Schnittstelle auf Ihrem Windows-PC installiert (trifft auf die meisten Scanner zu), können Sie ihn verwenden. Installieren Sie einfach DocuWare Desktop (siehe oben). Dann können Sie die Funktion Scannen im Hauptmenü von DocuWare verwenden. 9

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