Best Sourcing für die IT

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1 Best Sourcing für die IT Optimale Make- and/or Buy-Entscheidungen für die IT Von der Strategie bis zur Umsetzung

2 IT-Wertschöpfung und Sourcing Erwartung an die IT Nachhaltige IT-Wertschöpfung und Kosteneffizienz im Mittelpunkt Best Sourcing Hohe Wertschöpfung und Kosteneffizienz erfordern vor allem ein Sourcing der IT-Leistungen, das den Unternehmenszielen entsprechend wirtschaftlich und strategisch optimal ausgerichtet ist. Kundenorientierung Lösungsorientierung Proaktivität IT- Demand Governance Best Practice IT Lösungskompetenz Kosteneffizienz IT- Supply Effektivität Wertschöpfung Die erfolgreiche Durchführung des IT-Betriebes wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt. Erwartet werden hohe Kundenorientierung, optimale Geschäftsprozessunterstützung, hohe Flexibilität und Skalierbarkeit und insbesondere niedrige IT-Kosten. Die zentrale Herausforderung und die Messlatte für den Erfolg des IT-Managements ist heute, unter diesen Bedingungen, einen aktiven und spürbaren Beitrag zur Unternehmenswertschöpfung zu leisten. Dafür ist nicht nur eine hohe Beratungs- und Lösungskompetenz der IT erforderlich. Um in einem dynamischen Umfeld einen optimalen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können, muss die IT schnell, flexibel und handlungsfähig sein. Die dazugehörigen Prozesse müssen im Sinne eines Sourcing Lifecycle ganzheitlich betrachtet werden. Dabei spielt es eine untergeordnete Rolle, ob die Leistungen intern oder extern erbracht werden. Der Lifecycle beginnt mit dem unternehmerischen Prozess, in dessen Mittelpunkt die Sourcing- Strategie und die Wahl der geeigneten Sourcing-Varianten stehen. Darauf baut der Evaluations- und Verhandlungsprozess, in dem Providerangebote eingeholt und verhandelt werden bzw. die Leistungsbeziehungen mit den internen Providern definiert werden. Und über den Betrieb hinaus schließt der Prozess von vornherein den Ausstieg bzw. die Neuorientierung ein. Wichtig ist, über den gesamten Prozess hinweg, die unternehmerischen Ziele im Auge zu behalten und die Fähigkeit zum aktiven Handeln dauerhaft zu erhalten. 3. Provider- Management- Prozess/ Betrieb 4. Ausstiegs- Prozess Sourcing Lifecycle 1. Unternehmerischer Prozess 2. Evaluations- & Verhandlungs- Prozess Dazu gehört das aktive Management des IT-Demands, so dass den IT-Kunden die benötigten Leistungen in optimaler Qualität geliefert werden. Dazu gehört auch eine effektive IT-Governance, die die permanente Ausrichtung aller Ressourcen auf die Ziele sicherstellt.

3 Chancen und Risiken beim Outsourcing Auslöser für Outsourcing Insbesondere zur Kostensenkung wird Outsourcing als Lösung gesehen. Aber auch die Lösung strategischer und organisatorischer Probleme wird erwartet. Doch nicht für alle Zielsetzungen ist Outsourcing die einzig richtige Antwort. Alternativen können das Reengineering von IT-Prozessen, die interne Optimierung von IT-Kosten und -Leistungen und die grundlegende Neuausrichtung der IT sein. Auslöser/Risiko Kostenexplosion Unklare Kostensituation Komplexität Veraltete IT Heterogene IT-Landschaft Ressourcenengpässe Qualitätsprobleme Verkrustete Strukturen Erwartung/Chance Kostentransparenz Stabile, planbare Kosten Kostenvariabilisierung Standardisierung Innovation Beherrschbare Technik Definierte Leistungen Abbau von Spitzen Spezialistenwissen Minimierung der IT-Risiken Häufige Probleme Idee Euphorie Umsetzung Verwunderung Nur die gründliche und professionelle Durchführung des Outsourcing-Prozesses sichert das Erreichen der damit verbundenen Ziele ab. Zahlreiche Outsourcing- Vorhaben enden aufgrund mangelnder Übersicht, Erfahrung und Berücksichtigung der Risiken mit einer unangenehmen Überraschung. Desillusion Einsicht Rollback Kosten Knowhow & Transparenz Motivation Ungenügende Leistungsspezifikationen, unklare Verantwortlichkeiten, zu wenig Flexibilität in den Verträgen und inadäquate Preise sind häufige Probleme. Daraus entstehen Knowhow- und Motivationsverlust sowie eine geringe Transparenz. Das treibt im Endeffekt die Kosten wieder in die Höhe. Die Gründe hierfür liegen in einer nicht ausreichenden Wahrnehmung des unternehmerischen Sourcing-Prozesses. Besonders der Aufwand für den Evaluationsund Verhandlungsprozess wird häufig unterschätzt. Provider- und Integrationsmanagement werden vernachlässigt und der Ausstieg ist in den Verträgen oft nur unzureichend geregelt. Chancen Minimierung der Betriebsrisiken Konzentration auf das Kerngeschäft Erhöhung der Skalierbarkeit Outsourcing Nutzung zusätzlicher Capabilities und Skills Reduzierung der Fixkosten Erhöhung der Umsetzungsgeschwindigkeit Variabilisierung der Kosten Risiken Erhöhung der Abhängigkeit Verringerung der Flexibilität Kostensteigerung Kontrollverlust Hoher Steuerungsaufwand Knowhow-Verlust Suboptimale/ nicht bedarfsgerechte Leistungen Unzureichende Haftung Chancen und Risiken Zielsetzungen, Erwartungen und Erfolgswahrscheinlichkeiten müssen auf Grundlage der zu erwartenden Chancen und Risiken bewertet und überprüft werden. Die Hauptchancen liegen in der Konzentration auf das Kerngeschäft und der Senkung der Betriebsrisiken. Dem stehen Risiken durch erhöhte Abhängigkeit, ein potenzieller Kontrollverlust und eine oft unflexible Zusammenarbeit mit dem Provider entgegen.

4 Erfolgreiches IT-Sourcing Outsourcing ist nicht gleich IT-Kostensenkung Rahmenvertrag Beim Outsourcing steht der Wunsch nach Kostensenkung meist an erster Stelle. An Near- und Offshoring werden noch größere Hoffnungen auf schnelle Kostensenkungen geknüpft. In der Praxis halten viele Verträge diesem Anspruch aber nicht stand. In der Gesamtsicht steigen oft die IT-Kosten, während Qualität und Flexibilität der IT-Leistungen nicht den Erwartungen entsprechen. Erfolgreiches IT-Sourcing dagegen zeichnet sich dadurch aus, dass die IT-Leistungen den Anforderungen des Geschäfts entsprechen, zu Preisen erbracht werden, die regelmäßig geprüft und justiert werden, bei Änderungen des Bedarfs flexibel angepasst werden können, so gut beherrscht werden, dass kein Dienstleister eine Monopolstellung erreicht, jederzeit an andere Dienstleister übertragen werden oder in den Eigenbetrieb überführt werden können. Diese Ziele erreichen Sie mit unserer professionellen Unterstützung, die auf der Erfahrung vieler IT-Sourcing-Projekte aufbaut. Die Berater von Helbling verschaffen Ihnen schnell Klarheit über Einsparpotenziale, Chancen und Risiken der verschiedenen Sourcing-Varianten. Eine fundierte Entscheidung für die optimale Sourcing-Variante ist damit sichergestellt. Erfahrene Berater begleiten Sie von der Sourcing- Strategie bis zur Umsetzung und sorgen für schnellen und nachhaltigen Erfolg. Rahmenvertrag Zwischen Inhalt 1 Definitionen Und 2 Vertragsgegenstand, Anlagen Stichtag 3 Erbringung von IT-Leistungen Anlage 1: Leistungsgrundlagen, Über den IT-Betrieb I. Erbringung der I. LeistungenMessung der Leist. 4 Leistungen Anlage 2: Leistungsempfänger 5 Beistellungen und Anlage Mitwirkungen 3: Eigentumsübergang 6 Betriebshandbuch 7 Weiterentwicklungen n Reporting II. Überleitung des Betriebs III. Beendigung des Vertrags Leistungsscheine Leistungsschein Für die Erbringung von IT-LeistungenLeistungsschein zwischen Für die Erbringung von IT-Leistungen Und zwischen Leistungsmodul No. 11 Rechenentrumsbetrieb Und Leistungsmodul No. 12 On-Site-Support Leistungsschein für die Erbringung von IT-Leistungen zwischen und Leistungsmodul No. 12 On-Site-Support

5 Unser Leistungsangebot Er reicht nicht, die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Outsourcing-Variante zu treffen, Angebote einzuholen und hierfür Preisverhandlungen zu führen. Vielmehr muss unter Beachtung aller Chancen und Risiken, die im Gesamtprozess relevant werden, eine für das Unternehmen optimale IT-Sourcing-Strategie definiert und umgesetzt werden. Dabei muss von vornherein der gesamte Prozess von der Entscheidung für eine Sourcing-Variante bis zu ihrer Beendigung berücksichtigt werden. Das Ziel aller Maßnahmen ist der effektive und effiziente Betrieb und die Sicherstellung der langfristigen Handlungsfähigkeit. 8. Beendigung Wir begleiten Sie durch den gesamten Sourcing-Prozess, von der Strategiedefinition bis zur operativen Umsetzung. Mit unserer Erfahrung und Unabhängigkeit stellen wir sicher, dass Ihre Ziele und Interessen im Mittelpunkt dieses Prozesses stehen. 1. Sourcing- Strategie Unsere Beiträge zu Ihrem Projekterfolg sind: Anforderungsermittlung und Sourcing-Strategie Die benötigten Leistungen in der benötigten Qualität werden definiert und die wirtschaftlich und strategisch optimalen Sourcing- Optionen bestimmt. Ausschreibung und Anbieterauswahl Wir gestalten und steuern den gesamten Prozess und senken Aufwand und Durchlaufzeit durch unsere erprobten Checklisten, Leistungs- und SLA-Kataloge. 7. Betrieb 6. Transition 5. Vertragsverhandlung Sourcing Lifecycle 4. Angebotsanalyse 2. Sourcing- Entscheidung 3. Ausschreibung Vertragsabschluss Unsere Vorlagen sichern eine gute Verhandlungsposition und tragen wesentlich zum Verhandlungserfolg bei. Transition Management Die Umsetzungserfahrungen aus vielen Projekten sichern die reibungsarme Überführung beim Outsourcing, beim Providerwechsel oder beim Insourcing. Netzwerk Das Helbling-Netzwerk zu Unternehmen, Entscheidern und Workgroups in vielen Branchen ist eine Plattform für den Erfahrungsund Informationsaustausch.

6 Ihr Partner für Best Sourcing Helbling Management Consulting ist eine Beratungsgesellschaft für die Lösung unternehmerischer Problemstellungen zur Stärkung von Innovation, Wachstum und Ertrag. Wir differenzieren uns durch konsequent resultatbezogene und umsetzungsfähige Beratung. Das Schwergewicht unserer Aktivitäten liegt in den Branchen Industrie, Handel und Health Care. Unser Dienstleistungsangebot umfasst Strategie, Kosten- und Ertragsoptimierung, Marketing und Vertrieb, Innovations-, Supply-Chainund Operations-Management, IT-Management. Unsere Kunden profitieren von den technologischbetriebswirtschaftlichen Kompetenzen der gesamten Helbling Gruppe. Die 1963 gegründete Helbling Gruppe ist im Eigentum ihrer Partner. Das international tätige Engineering- und Beratungsunternehmen Helbling beschäftigt mehr als 330 Professionals in fünf Unternehmensbereichen: Management Consulting, Mergers & Acquisitions, Turnaround, Produktentwicklung, Informatik, Bau-, Energie- und Umwelttechnik. Helbling Management Consulting GmbH Mergenthalerallee 77 D Eschborn Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet Helbling Management Consulting GmbH Innere Wiener Straße 11a D München Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet Helbling Management Consulting AG Bernstrasse CH-8953 Dietikon-Zürich Telefon +41 (0) Telefax +41 (0) Internet Beratung für Kostenoptimierung, Wachstum und Ertrag Helbling Management Consulting ist Mitglied von Moores Rowland International (MRI), einem weltweiten Verbund von rechtlich unabhängigen Revisionsund Beratungsunternehmen.