helbling Kostenoptimierung Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch Kosteneinsparungen in Prozessen und IT

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1 helbling Kostenoptimierung Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch Kosteneinsparungen in Prozessen und IT

2 Übernehmen Sie die Kostenführung! Kostensenkung und Wirtschaftlichkeit stehen in der aktuellen Konjunkturlage im Mittelpunkt. Prozess- und IT-Kosten müssen schnell, nachhaltig und strategiekonform gesenkt werden, ohne die Wettbewerbsfähigkeit zu gefährden. Dabei entstehen Fragen: Wie können wir Kostensenkungspotenziale identifizieren und umsetzen? Sind unsere Prozess- und IT-Kosten marktgerecht, verglichen mit dem Wettbewerb? Welche Geschäftsprozesse können wir schlanker gestalten? Was ist die optimale Wertschöpfungstiefe, und was können wir outsourcen? Wo sollte unser Unternehmen weniger in IT investieren, wo mehr? Ist unsere IT-Organisation schlank und effizient genug? Nutzen Sie die aktuelle Situation. Nehmen Sie die Chance wahr, diese und andere Fragen zu beantworten und Potenziale zu realisieren. Wer jetzt konsequent handelt, wird gestärkt aus der Krise hervorgehen. KPI s & Research Assets Methoden Netzwerk Umsetzungserfahrung Kostendruck Kostendruck Klare Antworten sichere Umsetzung Strategie Prozesse IT Die Berater von verschaffen Ihnen schnell Klarheit über Einsparpotenziale und deren Umsetzung. Basis dafür ist ein Benchmarking Ihrer wichtigsten Key Performance Indicators (KPI s) im Markt- und Branchenvergleich. Erfahrene Berater begleiten Sie von der Potenzialanalyse bis zur Umsetzung und sorgen für schnelle und nachhaltige Ergebnisse. Unsere Beiträge für Ihren Projekterfolg: KPI s: Leistungs- und Kostenkennzahlen, erprobte und pragmatische Warenkorbdefinitionen und Kostenstrukturen für effektives Benchmarking. Methodenbasis: erprobtes, strukturiertes und konsequentes Vorgehen, Checklisten, Prozessmodelle, Veränderungs- und Projektmanagement. Erprobte Umsetzung: Die erfolgreiche Umsetzung mit messbaren Ergebnissen ist wesentliches Merkmal unserer Projekte. Netzwerk: Das -Netzwerk zu Unternehmen, Entscheidern und Workgroups in vielen Branchen ist eine Plattform für den Erfahrungsund Informationsaustausch.

3 IT-Kostenoptimierung Praxisbeispiel Das Benchmarking macht Handlungsfelder klar Sind die IT-Kosten marktgerecht? Beispiel: Eine börsennotierte Aktiengesellschaft sucht Klarheit über die Wettbewerbsfähigkeit der eigenen IT- und Prozesskosten: Der Vergleich der Konditionen mit dem Markt (Benchmarking) schafft Preis- und Leistungstransparenz. Um nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen, wurden die Daten bezüglich der Warenkörbe, der KPI s, der Kostenartenstrukturen und des Unternehmensumfelds normiert. Die Verträge mit Service Providern bieten Einsparpotenziale, die schnell, sozialverträglich und mit geringen Leistungseinbußen realisierbar sind. 1 IT-Benchmarking* Kennzahl (KPI)** IT-Kosten/Umsatz Groupware-Kosten/ User Unternehmen 2,7% IT-Kosten/Mitarbeiter SAP-Kosten (Application Service)/SAP User p.a. SAP-Kosten (Operation Service)/SAP User p.a. PC-Kosten/PC User MS-Lizenz-Kosten/ Benchmark 1,66% * branchenspezifisch ** Warenkörbe berücksichtigt Deckt die IT die Geschäftsanforderungen ab? Die reine IT-Kostenbetrachtung reicht allerdings nicht. Um die Leistungsfähigkeit der IT zu beurteilen, müssen die IT- Kosten in Relation zur Abdeckung der Geschäftsanforderungen betrachtet werden. Zur Erzielung aussagekräftiger Ergebnisse wurden neben der Normierung der Vergleichszahlen kostenrelevante Faktoren berücksichtigt, z.b. der Software- Lebenszyklus der eingesetzten Systeme oder das IT-Risk-Portfolio. Die darauf basierenden Umsetzungen senkten die IT-Kosten nachhaltig und sicherten die Abdeckung der Geschäftsanforderungen durch die IT. Geschäftsabdeckung durch IT gut Tochterfirma A 2 Interne IT-Organisation Make-or-buy- Entscheidung Restrukturierung der IT-Aufbau- oder Ablauforganisation Standardisierung Auf-/Ausbau IT- Controlling, interne Leistungsverrechnung Zentralisierung vs. Dezentralisierung, 4 Geschäftsabdeckung durch IT 3 Vertragsverhandlungen Einsparungen in Outsourcing-Verträgen 0,2 Mio8 SAP APS teilweise Geschäftsprozessabdeckung durch IT Marketing/Sales/Versand Beschaffung Rohmaterial Beschaffung non-raws Produktion 1,2 Mio8 SAP OPS optimal gut 0,6 Mio8 Desktop services befriedigend befriedigend 0,2 Mio Network cost schlecht Branchendurchschnitt Tochterfirma B Tochterfirma C Asset Effectiveness Finanzbuchhaltung Controlling Human Resources Tochterfirma D Tochterfirma E Environment, Health & Safety F&E und QM/LIMS teilweise 2,5% hoch 2% mittel 1,5% Tochterfirma F 1% 0,5% gering IT-Gesamtkosten (in % vom Umsatz) Kernsystem: State of the art Mitte Software Lebenszyklus Ende Software Lebenszyklus

4 Prozesskostenoptimierung Praxisbeispiel Integrierte Betrachtung von Prozessen und IT Ausgewählte Unternehmensbereiche eines international tätigen Mittelständlers wurden schnell und strukturiert mit Hilfe von Referenz- Prozessmodellen und Referenzkennzahlen in gemeinsamen Workshops gescannt und Potenziale quantifiziert. Auf Basis der definierten Einsparziele und Prozesszielvorgaben wurden im Anschluss Prozesse, Aufbauorganisation und die IT optimiert. Durch die integrierte Betrachtung von Geschäftsprozessen und IT konnten die Einsparpotenziale vollständig und nachhaltig umgesetzt werden. Einkauf Allgemein 1 Potenzialanalyse Support 2 F&E Einkauf Prozess-Benchmarking* Kennzahl (KPI)** Umsatz/MA Produktion MA Produktion/ MA Unternehmen Kosten Produktion/ MA Produktion Lieferanten/MA Einkauf MA Einkauf/ MA Produktion Anzahl Lieferanten/ 80% EK Volumen MA Rohstofflager/ MA Produktion 7,1% Unternehmen 742 T8 54% 600 7,5% 104 Instandhaltung Qualitätssicherung Rechnungswesen Vertrieb Produktion Wettbewerb 763 T8 54% 96 T8 83 T8 50 4,5% 12 Rohstofflager Produkt- Lager * branchenspezifisch ** Warenkörbe berücksichtigt Versand Potenzial p.a. 1,1 Mio 8 Umsetzung identifizierter Potenziale Für die wichtigsten Potenziale erarbeitete das Projektteam Lösungsszenarien und ein stringentes Sollkonzept für Veränderungen in Aufbau-, Ablauforganisation, IT-Unterstützung, Produkten, Marktangang und Wertschöpfungstiefe. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf Sofortmaßnahmen und die Erzielung von Early-Wins gelegt. Wertschöpfungskette Marketing Kundenanforderung 3 Ablauforganisation Geschäftsprozess Kundenleistung Aufbauorganisation IT- Lösungen Ressourcen (make or buy) Produkte & Marktsegmente Informationen = Stellschrauben Das Resultat Die Produktionskosten des Unternehmens wurden um >10% gesenkt Senkung der Durchlaufzeit Reduktion von Logistikkosten Produktivitätssteigerung Technik/ F&E Reduktion der QS-Kosten Abbau von Nettoumlaufvermögen Optimierung der Fertigungstiefe Reduktion Overhead/ Gemeinkosten Reduktion der Teilekomplexität Standardisierung Variables Lohn- und Gehaltssystem Verbesserung der Hauptprozesse Vereinfachung von Reporting und Dokumentation Straffung von Entscheidungswegen

5 Gemeinsam schaffen wir den Sprung Das erprobte und strukturierte Vorgehen von stellt die Umsetzung Ihrer Kostenpotenziale sicher. Pragmatische, praxisorientierte Konzepte Aktive Projektkommunikation Aktives Change Management Strukturierte und transparente Vorgehensweise Verankerung des Projektteams in der Organisation Umfassende Benchmarking- Kennzahlen und Methodenbasis Potenzialanalyse Projektinitialisierung Definition der Zielvorgaben und Erfolgsgrößen Festlegung der Methoden und Werkzeuge Checklisten Prozessmodelle Fragebögen KPI s usw. Erhebung/Analyse der Potenziale in Prozessen, Organisation und IT Erhebung wesentlicher Kennzahlen und KPI s Benchmarking Quantifizierung der Kostensenkungspotenziale Sollkonzeption Ableiten der Veränderungsbedarfe aus den Potenzialen Erarbeitung von Lösungsalternativen und -szenarien Sollkonzeption der Veränderungen in Prozessen, IT und Organisation Prozessziele und Sollprozesse Aufbauorganisation IT-Lösungsszenarien und -konzepte sonstige strukturelle Veränderungen Definition und Priorisierung der Maßnahmen Make or buy, Sourcing Sofortmaßnahmen Reorganisation usw. Parallele Umsetzung von Sofortmaßnahmen und Quick-Wins Umsetzung Umsetzungsplanung Zielsetzung Zeitplan Ressourcen Verantwortlichkeiten Vorgehensmodell Maßnahmen zur Akzeptanzförderung (Change Management) Gegebenenfalls Erstellung von Pflichtenheften oder Ausschreibungsunterlagen Gegebenenfalls Software- und Providerauswahl Gegebenenfalls Unterstützung von Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern und Lieferanten Umsetzungsunterstützung Projektcoaching Projektmanagement Projektcontrolling

6 Ihr Partner für Kostenmanagement helbling Management Consulting ist eine Beratungsgesellschaft für die Lösung unternehmerischer Problemstellungen zur Stärkung von Innovation, Wachstum und Ertrag. Wir differenzieren uns durch die konsequent resultatbezogene und umsetzungsfähige Beratung. Das Schwergewicht unserer Aktivitäten liegt in den Branchen Industrie, Handel und Health Care. Unser Dienstleistungsangebot umfasst Strategie, Kostenund Ertragsoptimierung, Marketing und Vertrieb, Innovations-, Supply- Chain- und Operations-Management, IT. Unsere Kunden profitieren von den technologisch-betriebswirtschaftlichen Kompetenzen der gesamten Gruppe. Die 1963 gegründete Gruppe ist im Besitz ihrer Partner. Das international tätige Engineeringund Beratungsunternehmen beschäftigt mehr als 360 Professionals in fünf Unternehmensbereichen: Management Consulting, Mergers & Acquisitions und Turnaround, Innovation/Produktentwicklung, Informatik, Bau, Energie und Infrastruktur. Management Consulting GmbH Mergenthalerallee 77 D Eschborn-Frankfurt Telefon Telefax Internet Management Consulting GmbH Innere Wiener Straße 11a D München Telefon Telefax Internet Management Consulting AG Bernstrasse 88/Postfach CH-8953 Dietikon-Zürich Telefon Telefax Internet Beratung für Kostenoptimierung, Wachstum und Ertrag Management Consulting ist Mitglied von Moores Rowland International (MRI), einem weltweiten Verbund von rechtlich unabhängigen Revisionsund Beratungsunternehmen.