Benutzerhandbuch ebilanz-online. Benutzerhandbuch. (Stand: ) Seite I

Transkript

1 Benutzerhandbuch (Stand: ) Seite I

2 Bundesanzeiger Verlag GmbH fwsb GmbH Amsterdamer Str. 192 Hauptstraße Köln Eschborn Tel.: Internet: Tel. Service: Fax: Internet: Seite II

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Registrierung Anmeldung Passwort wiederherstellen Abmeldung Navigation in ebilanz-online Benutzeroberfläche Home Mein ebilanz-online Vorgang Status Speicherung von Eingaben Hilfe zu einzelnen Seiten Wesentliche Bearbeitungsschritte Übergreifende Funktionen Reiter Mein ebilanz-online Allgemeines Benutzerverwaltung Administrator und Standard-Benutzer Benutzerprofil Passwort ändern Benutzer Einstellungen Mandantenverwaltung Mandanten archivieren Vorgangsverwaltung Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz und Weiterverwendung der Daten zur Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ohne Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger Seite III

4 Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz Erstellung einer Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger ohne Übertragung einer E-Bilanz Sonder- und Ergänzungsbilanzen Übersicht Vorgänge Taxonomieübersicht Druckmanager Guthaben (Rechnungen) Mandantenbezogenes Menü Vorgangs-Reiter Allgemeine Informationen zur Bearbeitung Status Mussfelder Funktionalitäten für die Übertragung der E-Bilanz Import-Bereich Import-Navigator Bilanz- und GuV-Struktur (aus SAP ohne Werte) Kontenzuordnung (Mapping) Import der Kontenzuordnung als Excel-Datei Mehrfach-Zuordnung / Wechselkonten Mapping für Standard-Kontenrahmen (SKR 03 und 04) via Excel Auswahl von Mappings - Standardkontenrahmen Auswahl von Mappings - Übernahme eines Mappings aus einem anderen Vorgang Kontensalden für Zuordnung Werte für Taxonomie-IDs (ohne Zuordnung) XBRL-Datei Stammdaten (GCD-Modul) Manuelle Eingabe / Ausfüllhilfe Gesellschafter Import von Daten für den Bereich Global Common Document Seite IV

5 Übernahme von Daten aus einem anderen Vorgang Werte löschen Jahresabschluss (GAAP-Modul) (HGB) Allgemeines Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Manuelle Eingabe der Bilanz und GuV Zuordnung (Mapping) bearbeiten Wechselkonten kennzeichnen Wechselgruppe erstellen Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften Auswahl der Kapitalkonten Bearbeitung der Kontenentwicklung Wechseln der Anzeige Import von Daten für den Eigenkapitalspiegel Anhang und Anlagespiegel Anhang ab Taxonomie Steuerliche Modifikationen / Überleitungsrechnung Sonder- und Ergänzungsbilanzen (in der Überleitungsrechnung) Steuerliche Gewinnermittlung für besondere Fälle / Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe und Betriebe gewerblicher Art (BgA) Detailinformationen (Kontennachweise) Validierung der erfassten Daten Übertragung des Datensatzes Funktionalitäten für die Offenlegung beim Bundesanzeiger Allgemeines Zuordnung (Mapping) der E-Bilanz-Taxonomie auf die Offenlegungs-Taxonomie (Bundesanzeiger) Import-Bereich Offenlegung Import-Navigator Bilanz- und GuV-Struktur (aus SAP ohne Werte) Seite V

6 Kontenzuordnung (Mapping) Übernahme des Mappings aus einem anderen Vorgang Kontensalden für Zuordnung Werte für Taxonomie-IDs XBRL-Datei Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Weitere Berichtsbestandteile (Textfelder) Einstellung der Anzeigeebenen XBRL-Datei für den Bundesanzeiger erzeugen XBRL-Datei auf der Plattform des Bundesanzeigers hochladen Seite VI

7 1 Einführung ebilanz Online ist eine webbasierte Anwendung zur Unterstützung des Erfassungsund Übertragungsprozesses im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen des 5b EStG zur elektronischen Übertragung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen (sog. E-Bilanz). Darüber hinaus kann sie auch zur Erstellung einer XBRL-Datei verwendet werden, mit der die handelsrechtliche Offenlegung des Jahresabschlusses im Bundesanzeiger erfolgen kann. Unter bestimmten Voraussetzungen können die für die Übertragung der E-Bilanz verwendeten Daten für die Offenlegung übernommen und weiterverarbeitet werden. Der Funktionsumfang der Anwendung umfasst die Bereitstellung von Masken zur Erfassung der relevanten Daten, deren Umwandlung in das XBRL-Format und für Zwecke der E-Bilanz ihre Übertragung an die Finanzverwaltung. Für Zwecke der Offenlegung des Jahresabschlusses kann eine XBRL-Datei erzeugt, lokal gespeichert und auf der Webseite des Bundesanzeigers importiert werden. Darüber hinaus stehen in ebilanz-online eine Reihe von administrativen Funktionen zur Verfügung, welche die Bearbeitung und Verwaltung der Daten vereinfachen sollten. Hinweise: Für die Übertragung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung wird eine Elster-Zertifikats- Datei benötigt. Die Nutzung von ElsterSpezial-Sicherheitssticks oder ElsterPlus-Signaturkarten ist nicht möglich. Im Browser ist es möglich, die Anwendung in einem weiteren Tab erneut zu öffnen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um dieselbe Session handelt. Hier sollten keine Eingaben getätigt werden, da Sie mit den Eingaben des anderen Tab in Konflikt geraten können. 2 Registrierung Für die Nutzung der Anwendung ist eine Registrierung erforderlich. Hierzu ist auf der Startseite auf einen Link Jetzt registrieren oder Registrieren zu klicken. Seite 7

8 Auf der dann folgenden Maske sind die dargestellten Informationen zu erfassen. Soweit entsprechend gekennzeichnet, handelt es sich um Pflichtfelder. Der registrierte Nutzer gilt als Kontoinhaber und Administrator des Zugangs. Dieser Kontoinhaber wird bei der Übertragung einer E-Bilanz als Ansprechpartner für die Finanzverwaltung übermittelt. Bei der Wahl des Benutzernamens ist darauf zu achten, dass dieser nur alphanumerische Zeichen enthalten darf und mindestens 4 und maximal 34 Stellen aufweist. Der Benutzername ist im Nachhinein nicht mehr änderbar. Zur Vermeidung automatisierter Anmeldungen sind die in dem gesonderten Feld dargestellten Zeichen (Captcha Code) in dem daneben liegenden Feld zu erfassen. Diese können über den nebenan gesetzten Button neu erzeugt werden. Für eine erfolgreiche Registrierung müssen weiterhin die Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen durch eine Aktivierung des entsprechenden Feldes akzeptiert werden. Bitte lesen Sie diese sorgfältig durch. Nach Abschluss der Registrierung wird eine Bestätigungs- an die angegebene Adresse versandt. Sie enthält einen Aktivierungslink. Erst nach einem Klick auf diesen Link werden die Zugangsdaten freigeschaltet. Soweit die Aktivierung nicht innerhalb von 48 Stunden erfolgt, werden die erfassten Zugangsdaten gelöscht. Seite 8

9 Wichtiger Hinweis: Ein über die beschriebene Methode registrierter Benutzer wird in ebilanz Online automatisch als Administrator geführt. Er hat damit die Möglichkeit, weitere Benutzer, Mandanten und Perioden/Vorgänge anzulegen, zu bearbeiten und zu löschen. Im Gegensatz hierzu werden durch einen Administrator angelegte Benutzer als Standard-Benutzer geführt. Sie dürfen keine Benutzer, Mandanten oder Vorgänge anlegen oder löschen. Siehe hierzu auch Kapitel Anmeldung Die Anmeldung erfolgt mittels Benutzername und Passwort. Beim Passwort ist auf die Groß- und Kleinschreibung zu achten. Wird die Option Angemeldet bleiben aktiviert, werden die Zugangsdaten in einem sog. Cookie gespeichert. Das Passwort wird hierzu verschlüsselt. Die Gültigkeit des Cookies ist auf einen Tag begrenzt. Erfolgt zwei Stunden keine Aktivität und die Option Angemeldet bleiben wurde nicht aktiviert, wird der Nutzer automatisch abgemeldet. Wird das Passwort im Rahmen des Anmeldeprozesses drei Mal falsch eingegeben, wird der Benutzer gesperrt (deaktiviert). Eine Entsperrung ist dann entweder über den Administrator oder den Passwort vergessen -Prozess möglich (siehe auch Kapitel 4). Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie in den Bereich Home. Von dort können Sie direkt einen neuen Vorgang anlegen oder auf die zuletzt bearbeiteten Vorgänge zugreifen, sofern für Ihren Benutzer bereits welche angelegt wurden. Seite 9

10 4 Passwort wiederherstellen Soweit der Benutzer sein Passwort vergessen hat, kann dieses durch einen Klick auf Passwort vergessen auf der Anmeldeseite wiederhergestellt werden. Hierzu ist auf der folgenden Maske entweder der Benutzername oder die -Adresse einzugeben. Im Anschluss wird an die gespeicherte Adresse eine mit einem Link zur Vergabe eines neuen Passworts versandt. Der Link hat eine Gültigkeit von einem Tag und muss innerhalb dieser Zeit betätigt werden, damit das neue Passwort aktiviert wird. Dem o.g. Link folgend öffnet sich im Standardbrowser eine Seite zur Eingabe eines neuen Passworts. Das Passwort muss in einem zweiten Feld bestätigt werden. Nach erfolgreicher Änderung kann eine erneute Anmeldung erfolgen. 5 Abmeldung Über einen Klick auf den Link Abmelden in der oberen blauen Leiste der Anwendung wird der Benutzer von ebilanz-online abgemeldet. Erfolgt zwei Stunden lang keine Aktivität, wird der Nutzer automatisch abgemeldet. Seite 10

11 6 Navigation in ebilanz-online 6.1 Benutzeroberfläche Grundsätzlich hat die Benutzeroberfläche in ebilanz-online folgenden Aufbau: In der obersten blauen Zeile bietet sie immer gleichbleibende Links: Abmelden, Guthaben aufladen, Benutzerhandbuch, Info und Englisch. o Abmelden und Guthaben aufladen sind in den Kapiteln 5 bzw detailliert beschrieben. o Benutzerhandbuch Über einen Klick auf Benutzerhandbuch wird dieses im pdf-format angezeigt. Mit jedem Update wird auch das Benutzerhandbuch um die neuen Features aktualisiert. Seite 11

12 o Info Über einen Klick auf den Link Info werden Informationen zur aktuellen Version dargestellt. Diese enthalten ebenfalls die Kontaktdaten zum Bundesanzeiger- Verlag. o Englisch Um von der deutschen Anzeige in die englische zu wechseln, ist auf diesen Link zu klicken. Daraufhin werden sämtliche Menüeinträge, Masken, Datums- und Zahlenformate auf Englisch dargestellt. Darunter befinden sich Reiter, die den Zugang zu den drei Haupt-Bereichen von ebilanz-online eröffnen: 1. Home, welcher die Startseite darstellt, 2. Mein ebilanz-online mit dem Verwaltungsmenü 3. und einem individuell zu öffnenden Vorgang in dem die E-Bilanz oder die Datei zur Offenlegung erstellt wird. Zum Reiter Mein ebilanz-online gehört im geöffneten Zustand die Menüleiste mit den Verwaltungsfunktionen. Ist der Vorgangs-Reiter geöffnet, erscheint an dieser Stelle eine Übersichts-Leiste mit Informationen zum Vorgang. Unterhalb dieser oberen Leisten ist der Ein-und Ausgabebereich platziert. Hier werden die in ebilanz-online verfügbaren Masken zur Erfassung, Bearbeitung und Ausgabe von Daten dargestellt. 6.2 Home Beim ersten Anmelden in der Anwendung öffnet sich der Bereich Home. In diesem Bereich können Sie sofort einen ersten Vorgang für einen Mandanten (Gesellschaft für die ein Bericht erstellt werden soll) anlegen. Haben Sie bereits Vorgänge angelegt und melden sich erneut an, wird ebenfalls der Bereich Home als erstes angezeigt. Nun kann hier auf die zuletzt bearbeiteten Vorgänge zugegriffen werden. 6.3 Mein ebilanz-online Im Reiter Mein ebilanz-online stehen alle Verwaltungsfunktionen zur Verfügung: - Vorgangsverwaltung - Mandantenverwaltung - Nutzerverwaltung Seite 12

13 - Guthabenverwaltung - Übertragungsprotokolle etc. Diese Funktionen sind in der oberen grauen Leiste zu finden und werden im Kapitel 10 Übergreifende Funktionen genauer beschrieben. Über den Menüpunkt Vorgänge können sowohl neue Vorgänge angelegt werden, wie auch alle bereits bestehenden Vorgänge zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden. 6.4 Vorgang Als Vorgang wird die Erstellung eines Berichtes für einen bestimmten Zeitraum angesehen. In einem Vorgang kann eine E-Bilanz, eine Datei zur Offenlegung oder beides erstellt werden. Nach Erstellung und Auswahl eines Vorgangs entweder in Home oder über den Menüpunkt Vorgänge in Mein ebilanz-online öffnet sich ein neuer Reiter mit dem ausgewählten Mandanten, der Periode und Version. Hier kann nun ein Bericht für die Finanzverwaltung oder zur Offenlegung erstellt werden. Die genaue Vorgehensweise wie ein Vorgang zu bearbeiten ist, wird in Kapitel 11 beschrieben. Seite 13

14 Die Startseite eines Vorgangs ist immer die Übersicht. Sie ist Dreh- und Angelpunkt der Vorgangsbearbeitung. Die einzelnen Arbeitsschritte sind hier in Gruppen untergliedert und über diese Übersichtsseite zu starten. Um besonders Erst-Anwendern die Bearbeitung zu erleichtern steht ein geführter Modus zur Verfügung. Er leitet Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang, indem kein weiterer Berichtsbestandteil geöffnet werden kann, solange der vorherige nicht bearbeitet wurde. Um den geführten Modus abzuschalten, klicken Sie auf das blaue Symbol. Nun sind alle Module für die Bearbeitung freigeschaltet. Wenn ein Schritt bearbeitet wurde (z. B. Bilanz), ist mit Hilfe des Links zurück zur Übersicht auf die Übersicht zurückzukehren und der nächste Schritt des Vorgangs zu wählen. Vorgang schließen Über einen Klick auf den Button Vorgang schließen wird der Reiter Vorgang geschlossen und Sie werden zu Mein ebilanz-online zurück geleitet. Bitte sichern Sie daher vor Betätigung des Buttons Ihre Eingaben durch Speichern. Seite 14

15 6.4.1 Status Der Status eines Berichtsbestandteiles ist von den Nutzern selbst zu setzen. Dazu ist bei jedem Modul mit der Maus über das Symbol im zweiten Feld zu fahren. Dadurch öffnet sich eine Auswahl. Seite 15

16 Es wird zwischen den Status unbearbeitet, in Bearbeitung und erledigt unterschieden. Der Gesamt-Status des Berichts (es wird zwischen E-Bilanz und Offenlegung getrennt) ergibt sich aus der Gesamtheit der manuell eingestellten Status. Wurden bspw. alle relevanten Berichtsbestandteile auf erledigt gesetzt, ändert sich der Gesamt-Status auch auf erledigt. Dies bedeutet, dass die relevanten Berichtsbestandteile abschließend bearbeitet wurden und der Datensatz für die Übertragung an die Finanzverwaltung oder die Erzeugung einer XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger bereit ist. Hinweis: Das Setzen eines Status ist im geführten Modus nötig, um die jeweils nächsten Berichtsteile zur Bearbeitung zu öffnen. Im nicht geführten Modus ist das Setzen eines Status optional. Der Status dient ausschließlich zur Übersicht und hat keine Auswirkung auf die Übertragbarkeit eines Datensatzes. 7 Speicherung von Eingaben In ebilanz Online erfasste Daten werden nicht automatisch gespeichert. Nach Eingabe der Daten sind diese manuell durch einen Klick auf den Button Speichern zu sichern. Wird eine Maske ohne Speichern verlassen oder der Internetbrowser ohne Speicherung der Daten geschlossen, gehen die auf dieser Maske erfassten Daten unwiederbringlich verloren. Hinweis: Nach Speicherung springt die Maske vom Bearbeiten-Modus in die Anzeige, in der keine Editierung möglich ist. Wechselt die Maske nicht und bleibt im Bearbeiten- Modus wurde nicht erfolgreich gespeichert. 8 Hilfe zu einzelnen Seiten Im Anzeigefenster der meisten Masken wird der Link Hilfe zu dieser Seite (kontextbezogene Hilfe) rechts oben dargestellt. Seite 16

17 Durch betätigen des Links öffnet sich ein zusätzliches Fenster. Dieses zeigt maskenspezifische Hilfestellungen an. Dazu gehören Erklärungen zu den jeweils vorhandenen Bedienelementen und Funktionen sowie eine Kurz-Beschreibung der Maske. Einen ersten Überblick über die Hilfe-Seite bieten die Sprungmarken, die im oberen Bereich links gesetzt sind. Über diese gelangt man schnell zu den einzelnen Bereichen mit den entsprechenden Erläuterungen. Rechts neben den Sprungmarken finden sich des Weiteren Links zu anderen Hilfestellungen wie das Handbuch und den Arbeitshilfen, die Mappings für die Standard-Kontenrahmen 03 und 04 der DATEV anbieten. Diese sind als Vorschlag zu verstehen und können individuell angepasst werden. 9 Wesentliche Bearbeitungsschritte Nach der erstmaligen Anmeldung in ebilanz Online sind mindestens folgende grundlegende Arbeitsschritte durchzuführen, um die Übertragung eines Datensatzes an die Finanzverwaltung zu ermöglichen oder eine XBRL-Datei für die Offenlegung zu erstellen: 1. Anlage eines (oder mehrerer) Mandanten (siehe Kapitel 10.3) 2. Anlage eines (oder mehrerer) Vorgangs (Vorgänge) (siehe Kapitel 10.5) Für die Übertragung eines Datensatzes an die Finanzverwaltung: Seite 17

18 Erfassung von GCD-Daten, einschl. Validierung und Fehlerbearbeitung (siehe Kapitel ), Erfassung von GAAP-Daten und ggf. Zuordnung der Konten auf die Taxonomie-Positionen (Mapping) (siehe Kapitel ), Aufladen des Übertragungsguthabens (siehe Kapitel 10.8), Übertragung der Daten an die Finanzverwaltung (siehe Kapitel ), Bearbeitung von ggf. durch den Elster Rich Client (ERiC) gemeldeten Fehlern (siehe Kapitel ), Soweit notwendig, erneute Übertragung der Daten an die Finanzverwaltung (siehe Kapitel ), Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger: Gegebenenfalls Zuordnung (Mapping) der E-Bilanz-Taxonomie auf die Bundesanzeiger-Taxonomie (sofern vorher eine E-Bilanz für die Finanzverwaltung erstellt wurde) (siehe Kapitel ), Erfassung der Jahresabschluss-Daten (siehe Kapitel und ), Eingabe des Bestätigungsvermerkes (siehe Kapitel ), Erzeugung der XBRL-Datei für den Bundesanzeiger (siehe Kapitel ). Die dargestellten Arbeitsschritte werden in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben. Seite 18

19 10 Übergreifende Funktionen Reiter Mein ebilanz-online 10.1 Allgemeines In Mein ebilanz-online stehen Benutzern mit Administratorenrechten folgende Funktionen zur Verfügung: - Benutzerverwaltung - Übertragungen - Übersicht - Mandantenverwaltung - Vorgangsverwaltung - Druckmanager - Taxonomieübersicht - Guthabenverwaltung - Übertragungsprotokolle 10.2 Benutzerverwaltung Administrator und Standard-Benutzer Ein in ebilanz Online über den allgemeinen Registrierungsprozess der Anmeldemaske angelegter Benutzer wird automatisch als Administrator (Kontoinhaber) geführt. Ihm stehen damit weitreichende Rechte zur Verfügung. Diese umfassen u.a. die Möglichkeit, weitere Standard-Benutzer (Kontonutzer) anzulegen, die bezüglich ihrer Berechtigungen eingeschränkt sind. Somit nutzen Administrator und Standardnutzer gemeinsam einen Account mit unterschiedlichen Rechten. Administrator-Rechte: Guthaben aufladen und verwalten, Bearbeitung des eigenen Profils, Anlage und Verwaltung von Standardnutzern, PDF-Druck über den Druckmanager, Ansicht der Taxonomieübersicht, Anlage und Edition von Mandanten und Vorgängen, Seite 19

20 Bearbeitung von Vorgängen (Erstellung von Jahresabschlüssen), Ansicht und Bearbeitung von Vorgängen und Mandanten die von Standardnutzern angelegt wurden, Übertragung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung, Ansicht und lokale Speicherung der Protokolle aller Übertragungen, die über den Account durchgeführt werden, Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung, Lokale Speicherung der XBRL-Dateien für die Offenlegung beim Bundesanzeiger. Rechte Standard-Nutzer: Bearbeitung des eigenen Profils, Ansicht verfügbares Guthaben, PDF-Druck über den Druckmanager, Ansicht der Taxonomieübersicht, Anlage und Edition eigener Mandanten und Vorgänge, Bearbeitung von durch den Administrator angelegten Mandanten und Vorgänge ohne diese löschen zu können, Übertragung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung, Einsehen der Protokolle von selbst durchgeführten Übertragungen, Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung, Lokale Speicherung der XBRL-Dateien für die Offenlegung beim Bundesanzeiger. So dürfen Standard-Benutzer keine anderen Benutzer anlegen und Mandanten oder Vorgänge löschen, die vom Administrator angelegt wurden. Insbesondere kann ein Standard-Benutzer keine Zahlungsprozesse durchführen. Während der Administrator alle Mandanten und Vorgänge sehen und bearbeiten kann, die unter seinem Account angelegt wurden, kann ein Standardnutzer nicht die Eingaben von anderen Standardnutzern sehen. Es können nicht zwei verschiedene Nutzer gleichzeitig einen Vorgang bearbeiten, da sie sich gegenseitig stören würden. Daher kann nur derjenige den Vorgang bearbeiten und speichern, der ihn zuerst geöffnet hat. Um in die Benutzerverwaltung zu gelangen, ist der Reiter Mein ebilanz-online zu öffnen und der Menüpunkt Nutzer anzuklicken. Seite 20

21 Benutzerprofil Der Menüpunkt Nutzer enthält die Übersicht über alle Nutzer des Accounts sowie für den Administrator die Möglichkeit, weitere Nutzer anzulegen (Näheres hierzu in Kapitel ). Nach der Auswahl eines Nutzers wird dessen Profil angezeigt. Die Daten können eingesehen und durch einen Klick auf das Menüsymbol Bearbeiten angepasst werden. Der Benutzername ist dabei nicht änderbar. Die Angabe der Umsatzsteuer- ID ist nicht verpflichtend. Jedoch können die Daten im Administrator-Profil für die Rechnung bei Guthabenkauf verwendet werden. Dies spart zusätzliche Eingaben. Wird die -Adresse geändert, geht eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink an die neu erfasste Adresse. Erst wenn dieser Link betätigt wurde, wird die neue -Adresse gültig. Bis dahin kann die vorherige -Adresse nicht für die Registrierung oder Erstellung eines anderen Nutzers in ebilanz-online verwendet werden. Zudem können von hier aus die Funktionen Passwort ändern und Einstellungen ausgewählt werden. Wichtiger Hinweis: Der registrierte Nutzer gilt als Kontoinhaber und Administrator des Zugangs. Dieser Kontoinhaber wird bei der Übertragung einer E-Bilanz als Ansprechpartner für die Finanzverwaltung übermittelt. Auf dem Übertragungsprotokoll werden der Name, die Firmenadresse und die - Adresse ausgegeben Passwort ändern Über den Button Passwort ändern im Menüpunkt Nutzer kann ein neues Passwort vergeben werden. Eine automatische Aufforderung oder eine Verpflichtung zur Änderung des Passworts nach Ablauf einer bestimmten Zeit besteht nicht. Zur Änderung des Passworts ist das alte und das neue Passwort zusammen mit einer Wiederholung des neuen Passworts zu erfassen und zu speichern. Seite 21

22 Benutzer Über die Maske Benutzer hat ein Administrator die Möglichkeit, Standard-Benutzer anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Die Neuanlage erfolgt im Menüpunkt Nutzer über einen Klick auf den Button Neuen Benutzer anlegen. An dieser Stelle sind die angezeigten Informationen einzugeben und zu speichern. Das hier durch den Administrator vergebene Passwort kann durch den Benutzer wie in beschrieben geändert werden. Um einen Standard-Nutzer zu bearbeiten, wählen Sie diesen durch Anklicken aus. Auf der folgenden Maske können die eingegebenen Daten bearbeitet werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, den ausgewählten Nutzer zu deaktivieren und somit für die Nutzung der Anwendung zu sperren oder wieder zu aktivieren. Soll ein Standard-Nutzer komplett gelöscht werden, ist auf das Symbol löschen zu klicken Einstellungen Die Anzeige von technischen Informationen zu den einzelnen Posten der Taxonomie ist über den Button Einstellungen zu wählen. Ist dieser Parameter aktiviert, wird in den einzelnen Berichtsbestandteilen hinter den Taxonomie-Positionen ein i angezeigt. Dieses enthält die technischen Informationen zu der jeweiligen Position. Dazu gehören bspw. die Taxonomie-ID, ob ein leerer Wert zulässig ist und nach einer Kontenzuordnung die Information, welche Konten dieser Position zugeordnet wurden. Zudem sind hier die Angaben der Definition Guidance aus den Taxonomien enthalten, die wertvolle Hinweise zur Erstellung des Jahresabschlusses geben können Mandantenverwaltung Über den Menüeintrag Mandanten können neue Mandanten angelegt werden oder bestehende Mandanten bearbeitet werden. Als Mandant gilt das Unternehmen / die Gesellschaft, für welche(s) ein Bericht zu erstellen ist. Hierfür ist die Eingabe folgender Daten erforderlich: - Name des Unternehmens - Straße - Hausnummer (falls vorhanden) - Postleitzahl - Stadt Seite 22

23 - Land - Nummer im Handelsregister - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Die Nummer im Handelsregister und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind keine Pflichtangaben. In der Mandantenverwaltung werden Gesellschaften alphabetisch sortiert. Ist eine Vielzahl von Mandanten angelegt, erleichtert die Buchstaben-Leiste die Suche, indem der Anfangsbuchstabe angeklickt wird. Seite 23

24 Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf das - Symbol. In der anschließenden Maske kann die Gesellschaft gelöscht werden oder mit Bearbeiten korrigiert werden. Bitte beachten Sie, dass Änderungen der Angaben in alle Vorgängen, die für diesen Mandanten angelegt wurden, übernommen werden. Es können des Weiteren keine Mandanten gelöscht werden, für die bereits Übertragungen der E-Bilanz an die Finanzverwaltung erfolgt sind Mandanten archivieren Wird ein Mandant nicht mehr benötigt, ist jedoch bereits eine Übertragung an das Finanzamt erfolgt, steht die Löschen-Funktion nicht zur Verfügung. In diesem Fall ist dieser Mandant zu archivieren, damit Nachweise erhalten bleiben. Seite 24

25 Das Archiv ist über den entsprechenden Button in der Mandantenverwaltung aufzurufen. Seite 25

26 Im Archiv bleiben alle Daten zu den Mandanten sowie zu ihren Vorgängen erhalten. Übertragungsprotokolle sowie erfasste Daten können weiterhin gedruckt werden. Auch Excel-Exports sind weiterhin möglich. Um die gespeicherten Vorgänge eines archivierten Mandanten einzusehen, ist das jeweilige Listen-Symbol zu betätigen. Sollen für den Mandanten wieder Berichte erstellt werden, kann er in der Detailansicht erneut aktiviert werden. Seite 26

27 10.5 Vorgangsverwaltung Administratoren können über den Menüeintrag Vorgänge neue Übertragungszeiträume anlegen und damit Daten für eine Gesellschaft bzw. einen Mandanten separieren oder die Grundlagen bereits angelegter Vorgänge ändern. Für einen Übertragungszeitraum / Periode können mehrere Versionen angelegt werden. Dies ist erforderlich, um beispielsweise nach bereits erfolgter Übertragung einer E-Bilanz an die Finanzverwaltung Korrekturen vornehmen zu können, ohne die zuvor erfassten Daten zu verändern. Der Name einer Version ist frei wählbar und dient ausschließlich der Unterscheidung der erfassten Daten. Für jeden Übertragungszeitraum ist ein eigener Vorgang anzulegen. Bereits übertragene Vorgänge sollten zu späterem Zeitpunkt nicht für andere Berichtszeiträume genutzt werden. Zur Anlage eines neuen Vorgangs bzw. Version ist zunächst ihr Zweck zu bestimmen. Dazu stehen vier Alternativen zur Auswahl: Seite 27

28 1. Übertragung der E-Bilanz auf Grundlage einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung und Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger - Diese Alternative ist zu wählen, wenn sich der Benutzer bei der E-Bilanz zur Übertragung einer Handelsbilanz und einer Überleitungsrechnung entschieden hat und die Daten der Handelsbilanz gleichzeitig als Grundlage für die Offenlegung beim Bundesanzeiger weiterverwendet werden sollen. Dabei hat der Benutzer im Rahmen der Offenlegung die Möglichkeit, den Detaillierungsgrad der für die E- Bilanz verwendeten Daten an den für die Offenlegung gewünschte Detaillierungsgrad anzupassen. 2. Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ohne Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger - Diese Alternative ist zu wählen, wenn die Anwendung ausschließlich für die Übertragung der E-Bilanz unter Verwendung einer Handelsbilanz und einer Überleitungsrechnung genutzt werden soll. Die Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger ist in diesem Fall nicht möglich. 3. Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz - Diese Alternative ist zu wählen, wenn die E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz an die Finanzverwaltung übertragen werden soll. Da in diesem Fall keine handelsrechtlichen Daten erfasst werden, ist die Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger nicht möglich. 4. Erstellung einer Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger ohne Übertragung einer E-Bilanz - Diese Alternative ist zu wählen, wenn die für die Erstellung der XBRL- Offenlegungsdatei benötigten Daten direkt erfasst werden, ohne dass auf ihrer Grundlage die Übertragung einer E-Bilanz an die Finanzverwaltung erfolgt. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz (Alternative 3) erstellt und übertragen wird. Die getroffene Auswahl bestimmt somit, welche Funktionalitäten für den Vorgang zur Verfügung stehen und welche Informationen im Rahmen der Vorgangsanlage zu erfassen sind. Hinweis: Die getroffene Auswahl kann zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Soweit die Anlage eines Vorgangs mit einer falschen Auswahl erfolgt, ist der Vorgang zu löschen und erneut anzulegen. Seite 28

29 Die verfügbaren Alternativen werden nachfolgend erläutert Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz und Weiterverwendung der Daten zur Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger Um einen Vorgang für diese Variante anzulegen, ist wie folgt vorzugehen: 1. Im Menüeintrag Vorgänge auf den Button Neuen Vorgang anlegen klicken, 2. den gewünschten Mandanten auswählen und auf Weiter klicken, 3. die erste Variante wählen und auf Weiter klicken. Auf der folgenden Maske sind zunächst die Daten für die E-Bilanz zu erfassen: 4. Beginn und Ende des Übertragungszeitraums angeben, 5. Version benennen, 6. die für die Übertragung zu verwendende Taxonomie auswählen (Bitte informieren Sie sich vorab, welche Taxonomie für das Unternehmen zu verwenden ist.), 7. sowie die Bilanzart 8. und die Rechtsform. a. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.3 gewählt sowie eine Rechtsform, die nur der Körperschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien entspricht, ist anzugeben, ob es sich um ein Unternehmen mit wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben handelt. b. Bei Unternehmen mit Geschäftsbetrieben / Betrieben gewerblicher Art ist nun eine Übermittlungsvariante auszuwählen. c. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.4 gewählt, sowie Mitunternehmer als Rechtsform, ist auszuwählen, ob eine Sonderoder Ergänzungsbilanz übertragen wird. 9. bei den gewünschten Berichtsbestandteilen ein Häkchen setzen, 10. auswählen, ob die steuerlichen Anpassungen der GuV als Sammelposten o- der einzelne Einträge in den steuerlichen Modifikationen angeben werden. 11. Weiterhin ist ggf. die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, 12. sowie der Detaillierungsgrad der Anzeige in den Masken des E-Bilanz-Bereiches zu wählen (dieser ist auf den einzelnen Masken ebenfalls änderbar) und Weiter zu klicken. An dieser Stelle folgen die Angaben für die Offenlegung beim Bundesanzeiger. 13. Beginn und Ende des Vorjahres angeben, 14. Taxonomie für die Einreichung beim Bundesanzeiger auswählen (sollen Daten aus der E-Bilanz übernommen werden, ist es erforderlich, dass die Taxonomien und ihre Versionen übereinstimmen), 15. Größe des Unternehmens angeben, Seite 29

30 16. Auswahl der Berichtsbestandteile, die für die Offenlegung bearbeitet werden sollen, 17. Bestätigung der Auswahl, 18. Klick auf den Button Weiter, 19. Prüfen der Eingaben und sichern durch Klick auf den Button Vorgang anlegen. Der Vorteil dieser Variante ist, dass die Daten der E-Bilanz gleichzeitig für die Offenlegung übernommen und angepasst werden können. Somit entfällt eine doppelte Eingabe. Welche Daten für die Offenlegungs-Datei übernommen werden sollen, wird über ein Mapping bestimmt. Dies wird in Kapitel näher beschrieben. Voraussetzung zur Nutzung ist, dass die Bilanz für die Übertragung an die Finanzverwaltung auf handelsrechtlicher Grundlage erstellt wird und eine Überleitungsrechnung erfolgt. Zudem müssen die Taxonomien übereinstimmen: Es können keine Daten von z. B. Versicherungstaxonomie auf Bankentaxonomie oder von einer Kerntaxonomie auf eine Kerntaxonomie für Kleinstgesellschaften übernommen werden. Hinweis: Ab dem Berichtsjahr 2016 ist nach den Richtlinien des BilRUG (Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz) offenzulegen. Dieses wurde ab Version 6.0 in die Taxonomien eingearbeitet. Bitte informieren Sie sich zu den Richtlinien und beachten Sie diese auch unter Verwendung früherer Taxonomie-Versionen, wenn Sie eine Offenlegung für 2016 erstellen.) Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ohne Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger Diese Variante sieht die Eingabe und Übertragung der Bilanz nach HGB und einer Überleitungsrechnung vor. Um einen Vorgang für diese Variante anzulegen, ist wie folgt vorzugehen: 1. Im Menüeintrag Vorgänge auf den Button Neuen Vorgang anlegen klicken, 2. gewünschten Mandanten auswählen und Klick auf Weiter, 3. Variante wählen und Klick auf Weiter. 4. Beginn und Ende des Übertragungszeitraums angeben, 5. Version benennen, 6. die für die Übertragung zu verwendende Taxonomie auswählen (Bitte informieren Sie sich vorab, welche Taxonomie für das Unternehmen zu verwenden ist), Seite 30

31 7. sowie die Bilanzart 8. und die Rechtsform. a. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.3 gewählt sowie eine Rechtsform, die nur der Körperschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien entspricht, ist anzugeben, ob es sich um ein Unternehmen mit wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben handelt. b. Bei Unternehmen mit Geschäftsbetrieben / Betrieben gewerblicher Art ist nun eine Übermittlungsvariante auszuwählen. c. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.4 gewählt, sowie Mitunternehmer als Rechtsform, ist auszuwählen, ob eine Sonderoder Ergänzungsbilanz übertragen wird. 9. bei den gewünschten Berichtsbestandteilen ein Häkchen setzen, 10. auswählen, ob die steuerlichen Anpassungen der GuV als Sammelposten o- der einzelne Einträge in den steuerlichen Modifikationen angeben werden. 11. Weiterhin ist ggf. die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, 12. sowie der Detaillierungsgrad der Anzeige in den Masken des E-Bilanz-Bereiches zu wählen (dieser ist auf den einzelnen Masken ebenfalls änderbar) und Weiter zu klicken. 13. Prüfen der Eingaben und sichern durch Vorgang anlegen Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz Bei dieser Variante wird die Bilanz nach Steuerrecht eingegeben und übertragen. Die Erstellung einer Überleitungsrechnung ist in diesem Fall nicht möglich. Um einen Vorgang für diese Variante anzulegen, ist wie folgt vorzugehen: 1. Im Menüeintrag Vorgänge auf den Button Neuen Vorgang anlegen klicken, 2. gewünschten Mandanten auswählen und Klick auf Weiter, 3. Variante wählen und Klick auf Weiter. 4. Beginn und Ende des Übertragungszeitraums angeben, 5. Version benennen, 6. die für die Übertragung zu verwendende Taxonomie auswählen (Bitte informieren Sie sich vorab, welche Taxonomie für das Unternehmen zu verwenden ist), 7. sowie die Bilanzart 8. und die Rechtsform. a. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.3 gewählt sowie eine Rechtsform, die nur der Körperschaft oder Kommanditgesellschaft auf Aktien entspricht, ist anzugeben, ob es sich um ein Unternehmen mit wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben handelt. b. Bei Unternehmen mit Geschäftsbetrieben / Betrieben gewerblicher Art ist nun eine Übermittlungsvariante auszuwählen. Seite 31

32 c. Wurde die Kern- oder Ergänzungstaxonomie ab Version 5.4 gewählt, sowie Mitunternehmer als Rechtsform, ist auszuwählen, ob eine Sonderoder Ergänzungsbilanz übertragen wird. 9. bei den gewünschten Berichtsbestandteilen ein Häkchen setzen, 10. auswählen, ob die steuerlichen Anpassungen der GuV als Sammelposten o- der einzelne Einträge in den steuerlichen Modifikationen angeben werden. 11. Weiterhin ist ggf. die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, 12. sowie der Detaillierungsgrad der Anzeige in den Masken des E-Bilanz-Bereiches zu wählen (dieser ist auf den einzelnen Masken ebenfalls änderbar) und Weiter zu klicken. 13. Prüfen der Eingaben und sichern durch Vorgang anlegen. Die Übernahme der Daten aus der Steuerbilanz für die handelsrechtliche Offenlegung ist nicht möglich, da diese nicht die erforderlichen Informationen enthalten. Ist zusätzlich die Erstellung einer Datei zur Offenlegung gewünscht, ist dazu eine weitere Version für die Periode anzulegen und die folgende Variante auszuwählen Erstellung einer Datei zur Offenlegung beim Bundesanzeiger ohne Übertragung einer E-Bilanz 1. Im Menüeintrag Vorgänge auf den Button Neuen Vorgang anlegen klicken, 2. gewünschten Mandanten auswählen und Klick auf Weiter, 3. Variante der handelsrechtlichen Offenlegung wählen und Klick auf Weiter. 4. Beginn und Ende des Übertragungszeitraums angeben, 5. Beginn und Ende des Vorjahres angeben, 6. Version benennen 7. Taxonomie für die Einreichung beim Bundesanzeiger auswählen (Hinweis: für das Berichtsjahr 2016 ist nach den Richtlinien des BilRUG offenzulegen. Diese sind ab Taxonomie 6.0 integriert.), 8. sowie die Rechtsform und 9. ggf. Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, 10. Größe des Unternehmens angeben, 11. Auswahl der Berichtsbestandteile, die für die Offenlegung bearbeitet werden sollen, sowie 12. Auswahl ob ein Bestätigungs- oder Versagungsvermerk eingereicht wird, 13. Wertangabe in Bilanz und GuV festlegen, 14. Anzahl der Nachkommastellen festlegen, 15. Bestätigung der ausgewählten Berichtsbestandteile und 16. Klick auf Weiter, 17. Prüfen der Eingaben und sichern durch Klick auf den Button Vorgang anlegen. Seite 32

33 Alle Berichtsbestandteile, die in der Vorgangsanlage ausgewählt wurden, werden im Vorgang zur Bearbeitung angezeigt und werden bei Übertragung der E-Bilanz ebenfalls in die Stammdaten übernommen. Werden für einen Berichtsbestandteil keine Werte erfasst, kann es daher bei der Übertragung zu Fehlermeldungen kommen. Entweder muss der entsprechende Berichtsbestandteil befüllt werden, oder in der Vorgangsverwaltung entfernt werden. Hinweis: Nachdem die Daten für den neuen Vorgang erfasst sind, werden die eingegebenen Informationen im Lesebereich angezeigt. Sollen die Angaben geändert werden, ist dazu auf einen Link Angaben ändern zu klicken. Soll der Vorgang nicht gespeichert werden, klicken Sie bitte auf Abbrechen. Ansonsten ist abschließend zu speichern Sonder- und Ergänzungsbilanzen Grundsätzlich sind für Wirtschaftsjahre die nach dem enden, die Sonderund Ergänzungsbilanzen in einem eigenen Datensatz als Steuerbilanz zu übermitteln. Eine formlose Angabe innerhalb der Steuerlichen Modifikationen wird nicht mehr angenommen. Es sollten also eigene, rein steuerliche Vorgänge (Option Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Steuerbilanz ) für die Rechtsform Mitunternehmer angelegt werden. Bei Taxonomie-Version 5.3 ist in den Stammdaten (GCD) in der Position Bilanzart steuerlich die Auswahl Ergänzungsbilanz oder Sonderbilanz zu treffen. Der Name der Gesamthand ist in den GCD im Bereich Bericht gehört zu einzutragen. Ab Taxonomie 5.4 ist aufgrund Änderungen der Taxonomie bereits in der Vorgangsanlage für Mitunternehmer anzugeben, ob eine Sonder- oder Ergänzungsbilanz zu übermitteln ist. Diese Angabe wird dann bereits in den GCD hinterlegt. Innerhalb der Allgemeinen Angaben (GCD) sind die Angaben für den Mitunternehmer zum einen als berichtendes Unternehmen zu erfassen. Zum anderen sind zusätzlich Angaben im Bereich Gesellschafter zu machen. Orientierungshilfe - Innerhalb der Allgemeinen Angaben (GCD) sind für Sonder- und Ergänzungsbilanzen zusätzlich mindestens folgende Positionen zu befüllen: im Bereich Bericht gehört zu o Name der Gesamthand o 13stellige Steuernummer (der Gesamthand) Es ist genau ein Gesellschafter-Tupel zu befüllen o Name des Gesellschafters o Gesellschafterschlüssel, unternehmensbezogenes / betriebsinternes Zuordnungsmerkmal Seite 33

34 o Nummer des Beteiligten aus Feststellungserklärung Die Berichtsteile Steuerliche Gewinnermittlung und Steuerliche Gewinnermittlung bei Personenhandelsgesellschaften sind ebenfalls an die Finanzverwaltung zu übermitteln Übersicht Vorgänge Wurde bereits ein oder mehrere Vorgänge angelegt, werden diese in einer Übersicht unter dem Menüpunkt Vorgänge angezeigt. Diese Übersichtsseite bietet Ihnen sowohl die Möglichkeit, Details des angelegten Vorgangs einzusehen und gegebenenfalls zu ändern oder diese komplett zu löschen, als auch den Einstieg in einen Vorgang, um einen Bericht zu erstellen. Um Änderungen an einem erfassten Vorgang vorzunehmen oder diesen zu löschen gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie den gewünschten Vorgang aus der Liste aus. Bei sehr vielen Vorgängen ist die Filterfunktion hilfreich. 2. Klicken Sie auf das Symbol, Seite 34

35 3.a Löschen: Durch Anklicken des Löschen -Buttons wird der komplette Vorgang unwiederbringlich gelöscht 3.b Für Änderungen ist auf den Button Bearbeiten zu klicken 4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und 5. Speichern Sie diese abschließend. Bei Änderungen im Vorgang, wie z. B. der Auswahl einer anderen Taxonomie, ist zu beachten, dass dies auf bereits eingegebene Werte Einfluss haben kann. Taxonomien werden jährlich aktualisiert und Positionen hinzugefügt oder entfernt. So kann es sein, dass Werte im Vorgang verlorengehen, weil die ursprünglichen Positionen nicht in der nachträglich ausgewählten Taxonomie vorhanden sind. Um in einen Vorgang einzusteigen und einen Bericht für eine Gesellschaft zu erstellen, ist auf der Vorgangsübersicht der Vorgang zu wählen und auf die Zeile oder das Bearbeiten-Symbol zu klicken. Der gewünschte Vorgang öffnet sich nun in einem neuen Reiter. Die genaue Vorgehensweise wie ein Vorgang zu bearbeiten ist, wird in Kapitel 11 beschrieben Taxonomieübersicht Dieser Menüpunkt bietet eine Übersicht über alle aktuell verfügbaren Taxonomien sowohl für die Übertragung der E-Bilanz als auch für die Offenlegung. Eine regelmäßige Aktualisierung von Taxonomien wird durch den Anbieter vorgenommen, sofern eine neue Taxonomie für die Übertragung an die Finanzverwaltung durch den Elster Rich Client (ERiC) akzeptiert wird. Folgende Taxonomien stehen in ebilanz Online aktuell zur Verfügung: Für die Übermittlung der E-Bilanz: - Kerntaxonomie 5.2 vom Kerntaxonomie 5.3 vom Kerntaxonomie 5.4 vom Kerntaxonomie 6.0 vom Kerntaxonomie MicroBilG 5.2 für den steuerlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 5.3 für den steuerlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 5.4 für den steuerlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 6.0 für den steuerlichen Einzelabschluss - Ergänzungstaxonomie(n) 5.2 vom Seite 35

36 - Ergänzungstaxonomie(n) 5.3 vom Ergänzungstaxonomie(n) 5.4 vom Ergänzungstaxonomie(n) 6.0 vom Ergänzungstaxonomie MicroBilG 5.2 für den steuerlichen Einzelabschluss - Ergänzungstaxonomie MicroBilG 5.3 für den steuerlichen Einzelabschluss - Ergänzungstaxonomie MicroBilG 5.4 für den steuerlichen Einzelabschluss - Ergänzungstaxonomie MicroBilG 6.0 für den steuerlichen Einzelabschluss - Bankentaxonomie 5.2 vom Bankentaxonomie 5.3 vom Bankentaxonomie 5.4 vom Bankentaxonomie 6.0 vom Versicherungstaxonomie 5.2 vom Versicherungstaxonomie 5.3 vom Versicherungstaxonomie 5.4 vom Versicherungstaxonomie 6.0 vom Taxonomie für Zahlungsinstitute 5.2 vom Taxonomie für Zahlungsinstitute 5.3 vom Taxonomie für Zahlungsinstitute 5.4 vom Taxonomie für Zahlungsinstitute 6.0 vom Für die Einreichung beim Bundesanzeiger - Einzelabschluss vom Kerntaxonomie 5.2 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie 5.3 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie 5.4 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie 6.0 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 5.2 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 5.3 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 5.4 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie MicroBilG 6.0 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Kerntaxonomie 5.2 für den handelsrechtlichen Konzernabschluss - Kerntaxonomie 5.3 für den handelsrechtlichen Konzernabschluss Seite 36

37 - Kerntaxonomie 5.4 für den handelsrechtlichen Konzernabschluss - Kerntaxonomie 6.0 für den handelsrechtlichen Konzernabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie 5.2 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie 5.3 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie 5.4 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie 6.0 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie MicroBilG 5.2 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie MicroBilG 5.3 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie MicroBilG 5.4 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Ergänzungsbranchentaxonomie MicroBilG 6.0 für den handelsrechtlichen Einzelabschluss - Spezialtaxonomie Banken 5.2 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Banken 5.3 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Banken 5.4 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Banken 6.0 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Zahlungsinstitute 5.2 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Zahlungsinstitute 5.3 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Zahlungsinstitute 5.4 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Zahlungsinstitute 6.0 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Versicherer 5.2 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Versicherer 5.3 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Versicherer 5.4 für den handelsrechtlichen Abschluss - Spezialtaxonomie Versicherer 6.0 für den handelsrechtlichen Abschluss Die Taxonomien der Version 5.2 sind für die Übermittlung von Jahresabschlüssen für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen und vor dem enden zu verwenden. Seite 37

38 Die Taxonomien der Version 5.3 sind grundsätzlich für die Bilanzen der Wirtschaftsjahre zu verwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und vor dem enden. Die Taxonomien der Version 5.4 sind grundsätzlich für die Bilanzen der Wirtschaftsjahre zu verwenden, die nach dem 31. Dezember 2015 beginnen. Sie gelten entsprechend für Bilanzen sowie für Eröffnungsbilanzen, sofern diese nach dem 31. Dezember 2015 aufzustellen sind. Es wird nicht beanstandet, wenn die Taxonomien der Version 5.4 auch für das Wirtschaftsjahr 2015 oder 2015/2016 verwendet werden. Die Taxonomie der Version 6.0 sind grundsätzlich für die Bilanzen der Wirtschaftsjahre zu verwenden, die nach dem 31. Dezember 2016 beginnen. Sie gelten entsprechend für Bilanzen sowie für Eröffnungsbilanzen, sofern diese nach dem 31. Dezember 2015 aufzustellen sind. Es wird jedoch nicht beanstandet, wenn die Taxonomien der Version 6.0 auch für das Wirtschaftsjahr 2016 oder 2016/2017 verwendet werden. Es ist zu beachten, dass erst ab Taxonomie-Version 6.0 die Vorgaben des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) integriert sind. Seite 38

39 10.7 Druckmanager In diesem Menüpunkt ist es möglich, pdf-ausdrucke von mehreren Masken eines Vorgangs gleichzeitig zu erzeugen: 1. Auswahl von Vorgang und Version, 2. Klick auf das Symbol, 3. Auswahl der zu druckenden Bereiche und 4. Klick auf den Button Druck. Damit wird eine zip-datei generiert, die Sie lokal speichern und drucken können. Hinweis: Die Erstellung von XBRL und von einer PDF-Datei sind technisch voneinander losgelöst, da es komplett unterschiedliche Verfahren sind. Sollte die PDF-Datei fehlerhaft sein, ist dies damit KEIN Hinweis darauf, dass dieser Fehler auch in der zu übermittelnden XBRL-Datei besteht. Seite 39

40 10.8 Guthaben (Rechnungen) Über den Menüeintrag Guthaben / Rechnungen können Administratoren Guthaben für Übertragungen der E-Bilanz an die Finanzverwaltung aufladen sowie einen Überblick der bereits erworbenen und davon verbrauchten Übertragungsguthaben erhalten. Die Rechnungen werden hier als PDF hinterlegt. Hinweis: Für die Erstellung einer XBRL-Datei zum Zwecke der Offenlegung oder Hinterlegung beim Bundesanzeiger ist kein Guthaben notwendig. Je nach Anzahl der in einer Transaktion gekauften Übertragungen staffeln sich demnach die Preise aktuell folgendermaßen: Staffel Anzahl Übertragungen Staffel-Preis (netto) pro Übertragung , , , , , ,50 7 ab ,00 Beispiel: Werden 52 Übertragungen in einer Transaktion gekauft, setzt sich der Endpreis wie folgt zusammen: 24 x 25, x 22, x 20,00 = 1.222,50 Zur Zahlung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - Bezahldienst PayPal - Bezahldienst SOFORT Überweisung - SEPA-Lastschriftverfahren Seite 40

41 Das elektronische SEPA-Lastschriftverfahren ist für Unternehmen mit einer deutschen Bankverbindung gültig. Der Bankeinzug erfolgt durch die Bundesanzeiger-Verlags- GmbH. Direkte Überweisungen an fwsb GmbH oder Bundesanzeiger-Verlags GmbH, um Guthaben für Übertragungen zu erwerben, sind nicht möglich. Um Guthaben zu erwerben, ist folgendermaßen vorzugehen: a) PayPal oder SOFORT Überweisung 1. Klick auf den Button Guthaben aufladen, 2. Anzahl der gewünschten Übertragungen eingeben und Klick auf den Weiter - Button, 3. Auswahl auf wen die Rechnung ausgestellt werden soll (Leistungsempfänger) und an wen diese geleitet werden soll (der Versand erfolgt auf die Mail-Adresse des registrierten Users, die Weiterleitung erfolgt durch diesen), 4. Zahlungsmethode PayPal oder Sofort Überweisung auswählen. 5. Prüfung der zusammengefassten Daten und Bestätigung der AGB 6. Über einen Klick auf den Button Kostenpflichtig bestellen werden Sieauf die entsprechende Website weitergeleitet, die durch die weiteren Schritte führt. Nach Abschluss der Zahlung auf den Seiten der SOFORT AG oder PayPal werden Sie automatisch wieder auf ebilanz-online zurückgeleitet. Das Guthaben wird sofort hinterlegt. Die Rechnung wird Ihnen per Mail zugesandt und in den folgenden Tagen in ebilanz-online als PDF in Ihrem Account unter Guthaben eingestellt. b) Lastschriftverfahren 1. Klick auf den Button Guthaben aufladen, 2. Anzahl der gewünschten Übertragungen eingeben und Klick auf den Weiter - Button, 3. Auswahl auf wen die Rechnung ausgestellt werden soll (Leistungsempfänger) und an wen diese geleitet werden soll (der Versand erfolgt auf die Mail-Adresse des registrierten Users, die Weiterleitung erfolgt durch diesen), 4. Zahlungsmethode SEPA-Lastschrift auswählen. 5. Prüfung der zusammengefassten Daten und Bestätigung der AGB und 6. Klick auf den Button Kostenpflichtig bestellen. Der Betrag wird durch die Bundesanzeiger-Verlags GmbH vom angegebenen Konto eingezogen. Das Guthaben wird sofort in ebilanz-online hinterlegt. Die Rechnung wird Ihnen per Mail zugesandt und in den folgenden Tagen in ebilanz-online als PDF in Ihrem Account unter Guthaben eingestellt. Seite 41

42 Hinweis: Für die Erstellung einer XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger-Verlag ist kein Guthaben nötig. Bitte beachten Sie, dass die Rückerstattung von gekauften Guthaben mit einer Bearbeitungsgebühr von 20,00 verbunden ist. Seite 42

43 11 Mandantenbezogenes Menü Vorgangs-Reiter 11.1 Allgemeine Informationen zur Bearbeitung Nach Erfassung eines Mandanten und eines Vorgangs (Periode) kann das mandantenbezogene Menü im entsprechenden Reiter bearbeitet werden. Um einen Vorgang zu öffnen, gehen Sie in Home oder in Vorgänge unter Mein ebilanz-online. Wählen Sie den Vorgang ggf. unter Zuhilfenahme der Filterfunktion aus und klicken Sie entweder auf die Zeile oder das Bearbeiten-Symbol. In einem neuen Reiter öffnet sich die Übersichts-Seite mit dem mandantenbezogenen Menü. Die Darstellung der Menüeinträge folgt der Gliederung der E-Bilanz-Taxonomie, wie sie von der Finanzverwaltung vorgegeben wurde sowie der Auswahl an Berichtsbestandteilen, die in der Vorgangsanlage getroffen wurde. Es empfiehlt sich, im Rahmen der Bearbeitung zunächst die Stammdaten im Bereich Global Common Document einzugeben und im zweiten Schritt die Daten der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung etc. zu bearbeiten. Hinweis: Für jeden Übertragungszeitraum ist ein eigener Vorgang anzulegen. Bereits übertragene Vorgänge sollten zu späterem Zeitpunkt nicht für andere Berichtszeiträume genutzt werden. Um besonders Erst-Anwendern die Bearbeitung zu erleichtern steht ein geführter Modus zur Verfügung. Dieser leitet nacheinander durch die Berichtsbestandteile: Erst wenn der Status eines Berichtsbestandteiles mind. auf in Bearbeitung steht, wird der nächste Berichtsbestandteil in der Ansicht zur Bearbeitung freigegeben. Um den geführten Modus abzuschalten, klicken Sie auf das blaue Symbol. Nun sind alle Module für die Bearbeitung freigeschaltet. Die Übersicht ist Dreh-und Angelpunkt der Vorgangsbearbeitung. Wenn ein Berichtsbestandteil bearbeitet wurde, ist auf die Übersicht zurückzukehren und der nächste Schritt des Vorgangs zu wählen. Generell können alle Daten manuell erfasst werden. Es steht aber auch die Möglichkeit des Imports zur Verfügung. In den einzelnen Berichtsbestandteilen können Excel-Dateien mit den zugehörigen Daten hochgeladen werden. Verfügen Sie über Dateien, in denen die Daten für mehrere Berichtsbestandteile enthalten sind, ist der Import-Be- Seite 43

44 reich besonders komfortabel. Dort hochgeladene Daten werden in den entsprechenden Masken zur Verfügung gestellt und können in diesen falls nötig weiter bearbeitet werden Status Der Status eines Berichtsbestandteiles ist von den Anwendern selbst zu setzen. Dazu ist bei jedem Modul mit der Maus über das Symbol im zweiten Feld zu fahren. Dadurch öffnet sich eine Auswahl. Es wird zwischen den Status unbearbeitet, in Bearbeitung und erledigt unterschieden. Der Gesamt-Status des Berichts (es wird zwischen E-Bilanz und Offenlegung getrennt) ergibt sich aus der Gesamtheit der manuell eingestellten Status. Wurden bspw. alle relevanten Berichtsbestandteile auf erledigt gesetzt, ändert sich der Gesamt-Status für diesen Bereich (E-Bilanz oder Offenlegung) auch auf erledigt. Dies bedeutet, dass die relevanten Berichtsbestandteile abschließend bearbeitet wurden und der Datensatz bereit ist, an die Finanzverwaltung übertragen zu werden oder eine XBRL-Datei für die Offenlegung beim Bundesanzeiger zu erzeugen. Seite 44

45 Im E-Bilanz-Bereich gelten die Import-Module und das Übertragungs-Modul nicht als relevant für den Gesamt-Status. Im Offenlegungs-Bereich gelten die Zuordnung der E-Bilanz-Taxonomie auf die Offenlegungs-Taxonomie, die Import-Module und die Erzeugung der XBRL-Datei nicht als relevant für den Gesamt-Status. Hinweis: Das Setzen eines Status ist im geführten Modus nötig, um die jeweils nächsten Berichtsteile zur Bearbeitung zu öffnen. Im nicht geführten Modus ist das Setzen eines Status optional. Der Status dient ausschließlich zur Übersicht und hat keine Auswirkung auf die Übertragbarkeit eines Datensatzes Mussfelder Die Taxonomien enthalten sogenannte Mussfelder. Unabhängig von der Rechtsform ist die Übermittlung aller als Mussfeld gekennzeichneten Positionen an die Finanzverwaltung erforderlich. Hierbei ist zu beachten, dass diese Mussfelder nicht den sogenannten Pflichtfeldern entsprechen: - Pflichtfelder sind Eingabefelder, die befüllt werden müssen (in ebilanz-online mit * gekennzeichnet). - Mussfelder müssen dagegen übertragen werden. Kann eine Position, die als Mussfeld deklariert ist, nicht mit Werten gefüllt werden (z. B. weil sie in der eigenen Buchhaltung nicht vorhanden ist), ist oft die Übertragung eines leeren Wertes zulässig (technisch NIL-Wert, dabei NIL = Not in List). Dies ist in der Taxonomie prüfbar und in den technischen Informationen zu einer Position unter dem aufrufbar. (Wird stattdessen der Wert 0 eingetragen, sagt dieser aus, dass ein entsprechendes Konto genutzt wird und dessen Saldo zum Stichtag 0 beträgt.) Kann ein solches Mussfeld von Ihnen also nicht mit einem Wert versehen werden, wird es von der Anwendung automatisch mit NIL befüllt und ordnungsgemäß an die Finanzverwaltung übertragen. Insgesamt werden vier Formen von Mussfeldern unterschieden: 1. Mussfeld [M] 2. Mussfeld, Kontennachweis erwünscht [MK] Seite 45

46 Zusätzlich ist hier von der Finanzverwaltung die Angabe der Kontonummer, der Kontobezeichnung und des Saldos zum Stichtag aller in die Position einfließenden Konten (Auszug aus der Summen- und Saldenliste) erwünscht. Um diesen Kontennachweis mit ebilanz-online zu übermitteln, ist in der Anlage des Vorgangs der Berichtsbestandteil Detailinformationen auszuwählen. (Nähere Erläuterungen zu den Detailinformationen siehe Kapitel ) 3. Summenmussfeld [SM] Ein SM-Feld stellt eine Oberposition dar, die mit den Feldern der darunter liegenden Ebenen rechnerisch verknüpft ist. Das Feld selbst kann daher in der E- Bilanz nicht zur Eingabe genutzt werden. Es werden nur die darunter liegenden Felder befüllt. 4. Rechnerisch notwendig [RN] soweit vorhanden Positionen, die auf der gleichen Ebene wie rechnerisch verknüpfte Mussfelder stehen. Wenn ohne ihre Übermittlung die Summe der Positionen auf der gleichen Ebene einer Rechenregel nicht dem Wert der Oberposition entspricht, sind RN-Felder zwingend zu befüllen Funktionalitäten für die Übertragung der E-Bilanz Import-Bereich Für die Erfassung von Daten in ebilanz Online steht eine einfach strukturierte und intuitive Excel-Schnittstelle zur Verfügung. Diese erlaubt sowohl den Import (Upload) von neuen Daten als auch den Export (Download) von bereits erfassten und gespeicherten Daten oder vorab Dateien, die als Vorlage für den Import dienen können. Zum Import werden folgende Datei-Formate akzeptiert: Bilanz- und GuV-Struktur sowie zugeordnete Werte aus dem SAP-Mapping-Assistenten: -.txt oder.csv aus SAP. Mapping: - ab Excel 2000 Kontensalden: - ab Excel txt aus SAP Seite 46

47 XBRL-Datei: - als xml gespeicherte Datei Ein Export erfolgt stets als Excel-Datei, die in der gewünschten Version lokal abgespeichert werden kann Import-Navigator Um die Auswahl des richtigen Moduls für den Datenimport zu erleichtern, wurde ein Import-Navigator in die Anwendung integriert. Dieser befindet sich direkt im Import- Bereich und ist per Mausklick zu starten. Seite 47

48 Der Navigator fragt ab, welche Art von Daten Sie hochladen möchten. Je nach Antwort wird entweder eine weitere Frage gestellt oder der Weiter -Button freigegeben. Nach vollständiger Beantwortung werden die Module aktiviert, die den Angaben entsprechend für den Import sinnvoll sind. Natürlich besteht zudem die Möglichkeit, den Import-Navigator erneut zu starten, alle Module aktiv zu schalten oder den Import-Bereich komplett zu überspringen Bilanz- und GuV-Struktur (aus SAP ohne Werte) Zur Erleichterung der späteren Zuordnung (Mapping) besteht hier für SAP-Anwender die Möglichkeit, die Bilanz- und GuV-Struktur über den Button Werte importieren hochzuladen. Dazu ist eine Datei, die die Hierarchie aufzeigt, im.txt oder.csv-format auszuwählen und zu speichern. Sie kann durch den entsprechenden Button wieder gelöscht werden. Zum Beispiel sollte eine.txt-datei folgendermaßen aussehen: A001 HGB-Struktur Muster-Unternehmen BILANZ A K T I V A Aktiva LANGFRISTIGES VERMÖGEN IMMATERIELLE VERMÖGENSGEGENSTÄNDE KONZESSIONEN, GEWERBLICHE SCHUTZRECHTE X X KONZESSIONEN(AV) X X NUTZUNGSRECHTE GELEIST.ANZAHL.A.IMMAT.VG U.ANLAGEN IN BAU X X GELEISTETE ANZAHLUNGEN AUF IMMAT.VERMÖGENSG X X ANLAGEN IN BAU (IMMATERIESLLES ANLAGEVERMOEGEN) SACHANLAGEN GRUNDSTÜCKE UND BAUTEN. Eine solche Struktur-Datei kann aus SAP-FI mit der Transaktion FSE2 oder FSE3 bzw. FS02 oder FS03 extrahiert werden. Nach dem Import werden die erkannten Bereiche im Ausgabebereich angezeigt. Zur genaueren Ansicht wählen Sie den anzuzeigenden Bereich und klicken auf das Augen- Symbol. Hier erhalten Sie eine Übersicht der Kontenstruktur auf allen Ebenen inklusive des Ausweises bei Wechselkonten. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Struktur richtig angezeigt wird. Seite 48

49 Die hinterlegte Struktur wird in allen betreffenden Masken der Anwendung berücksichtigt. So können nach Import der Kontensalden im Drag&Drop-Verfahren nicht nur einzelne Konten, sondern auch komplette Posten zugeordnet werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in diesem Modul lediglich eine Struktur hochgeladen wird und diese keine Salden enthält Kontenzuordnung (Mapping) In diesem Import-Modul können für alle relevanten Bestandteile der Taxonomie die Zuordnungsregeln in einem Vorgang eingepflegt werden. Hierfür kann eine Kontenzuordnung über den Button Auswahl von Mappings ausgewählt werden oder ein individuelles Mapping per Excel-Datei hochgeladen werden. Seite 49

50 Import der Kontenzuordnung als Excel-Datei Für den Import ist eine Excel-Datei, die die Konten den Taxonomie-Positionen zuordnet, auszuwählen. Im nächsten Schritt sind das Tabellenblatt und die Spalten auszuwählen, die die gewünschten Daten enthalten und zu speichern. Um die Auswahl der Spalten zu erleichtern, können Sie sich das ausgewählte Tabellenblatt über den Link anzeigen einblenden lassen. Die Import-Datei könnte beispielhaft wie folgt beschrieben werden: A B C 1 Taxonomie-ID Name Kontonummer 2 de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.callefordert Ausstehende Einlagen, davon einge de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.uncalled Ausstehende Einlagen, davon nicht eingefordert 4 Seite 50

51 Die erste Zeile wird von der Anwendung als Titelzeile gewertet. Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften hat keine Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des Imports. Sie kann frei gewählt werden. Beim Aufbau der Datei ist darauf zu achten, dass die Angaben jeweils in einer Spalte enthalten sind. Das heißt, dass z. B. in der Bilanz die Aktiva und Passiva nicht in getrennten Spalten dargestellt werden können, sondern die Konten untereinander in einer Spalte dargestellt werden müssen. Nach dem Import des Kontenmappings werden die Werte, die mit den Kontensalden hochgeladen werden, automatisch durch die Anwendung zugeordnet (siehe Kapitel Salden ). Wurden in den einzelnen Berichtsbestandteilen Konten-Zuordnungen durchgeführt, werden diese ebenfalls in den Import-Bereich des Vorgangs übernommen. Über den Button Werte lokal speichern wird eine Excel-Datei mit den Zuordnungen exportiert und kann für andere Vorgänge mit der gleichen Taxonomie, Rechtsform und gleichem Kontenrahmen wiederverwendet werden. Dies erleichtert die Pflege bereits bestehender Zuordnungen. Die exportierte Datei enthält zusätzlich eine Spalte, die die Hierarchieebene der Positionen in der Taxonomie anzeigt. Für einen Import ist diese Spalte nicht nötig. Mit derselben Vorgehensweise kann eine leere Mappingdatei als Vorlage zur Erstellung der Kontenzuordnungen für den jeweiligen Vorgang exportiert werden. Der Vorteil, vorab ein Konten-Mapping zu importieren besteht zum einen darin, dass Sie die Zuordnung ohne Werte durchführen. Somit können Sie mit der Zuordnung bereits vor dem Bilanz-Stichtag beginnen und für spätere Berichtszeiträume festlegen. Zum anderen können durch das vorgenommene Kontenmapping durch die Anwendung automatisch die Kontennachweise erstellt werden, die für Mussfelder mit erwünschtem Kontennachweis (MK) zu übermitteln sind (Berichtsbestandteil Detailinformationen). Hinweis: Da die Taxonomien von Elster jedes Jahr aktualisiert werden, können sich Änderungen der Taxonomie-IDs oder in der Struktur ergeben. Bitte überprüfen Sie, ob Änderungen in der Kontozuordnung notwendig werden. Sollten IDs in einer neuen Taxonomie-Version wegfallen, werden Zuordnungen zu diesen bei einem Mapping- Import nicht übernommen und eine entsprechende Meldung wird ausgegeben Mehrfach-Zuordnung / Wechselkonten In einigen Fällen können Konten mehreren Taxonomie-Positionen zugeordnet werden. Dies betrifft zum Einen davon-positionen, die in der Taxonomie rein deklaratorischen Zwecken dienen und in keine Berechnungen einfließen. Zum Anderen betrifft es Wechselkonten, die je nach Saldo die Position wechseln. In ebilanz-online können Seite 51

52 diese ebenfalls in der Mapping-Datei importiert werden. Dabei kann ein Konto entweder zweimal in der Bilanz oder zweimal in der Gewinn-und-Verlustrechnung zugeordnet werden. Jeweils auf eine Soll- und eine Haben-Position. Beim Import wird die Zuordnung anhand der Taxonomie-IDs validiert. Entspricht die importierte Datei nicht diesen Vorgaben, wird eine Fehlermeldung ausgegeben und es erfolgt keine Zuordnung dieser Konten. Wird daraufhin eine Datei mit Kontensalden importiert, werden die Wechselkonten anhand des positiven oder negativen Saldos automatisch auf die passende Taxonomie-ID zugeordnet Mapping für Standard-Kontenrahmen (SKR 03 und 04) via Excel Für Unternehmen, die die Standard-Kontenrahmen 03 oder 04 der DATEVeG nutzen, bietet ebilanz Online Standard-Mappings für die Versionen 5.1 und 5.2 der Kerntaxonomie in Form von Excel-Dateien an. Diese finden Sie auf der Startseite ganz oben über den Link Arbeitshilfen sowie in den einzelnen Hilfemasken. Die Zuordnung der Standard-Konten auf die Kerntaxonomien der Versionen 5.1 und 5.2 ist in diesen Dateien bereits vorgenommen und entspricht dem Mapping das von der DATEV veröffentlicht wurde. Es ist als Vorschlag anzusehen und kann individuell geändert werden. Um ein Standard-Mapping zu nutzen, suchen Sie bitte die richtige Datei aus den Arbeitshilfen aus und speichern diese lokal auf Ihrem Computer. Im Import-Modul Mapping laden Sie diese Datei bitte auf die oben beschriebene Weise hoch. Es stehen je Taxonomie folgende Standard-Mappings zur Verfügung: - SKR 03 Einzelunternehmen - SKR 04 Einzelunternehmen - SKR 03 Kapitalgesellschaft - SKR 04 Kapitalgesellschaft - SKR 03 Personengesellschaft - SKR 04 Personengesellschaft Bitte beachten Sie auch die Hinweise in den Dateien. Spätere Anpassungen des über den Import-Bereich vorgenommenen Mappings sind jederzeit möglich, indem entweder eine aktualisierte Datei hochgeladen oder in der jeweiligen Maske eine manuelle Zuordnung durchgeführt wird. Wurden in der eigenen Buchhaltung die Kontonummern erweitert, können diese Erweiterungen in die Excel-Dateien eingearbeitet werden. Seite 52

53 Auswahl von Mappings - Standardkontenrahmen Ab Version 5.3 der Kerntaxonomie stehen Mappings von SKR 03 und 04 innerhalb ebilanz-online als Auswahl zur Verfügung. Es werden die Mappingeinträge übernommen, die den Einstellungen des Vorgangs in Bezug auf Berichtsteile, Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung und rechtlicher Basis entsprechen. Voraussetzung ist die Wahl der Kerntaxonomie für den Vorgang. Diese Zuordnungen sind als Vorschlag zu verstehen und in den einzelnen Berichtsbestandteilen individuell änderbar. Wurden die Standardkontonummern in der individuellen Buchhaltung erweitert, werden die Erweiterungen beim Import der Kontensalden ebenfalls erkannt Auswahl von Mappings - Übernahme eines Mappings aus einem anderen Vorgang Wurde in einem anderen Vorgang, z. B. in der Vorperiode, bereits ein Mapping erstellt das für den aktuellen Vorgang passend ist, kann dieses übernommen werden, ohne erneut eine Datei zu importieren. Dazu ist folgendermaßen vorzugehen: 1. Wählen Sie im Import-Modul Kontenzuordnung (Mapping) den Button Mapping aus anderem Vorgang. (Wurde eine Kerntaxonomie gewählt, erscheint diese Auswahl innerhalb des Buttons Auswahl von Mappings.) Seite 53

54 2. Bestimmen Sie aus welchem Vorgang das Mapping übernommen werden soll und klicken Sie auf Weiter. Seite 54

55 3. Bitte prüfen Sie abschließend Ihre Angaben in der Zusammenfassung und speichern Sie. Seite 55

56 Das Mapping des anderen Vorgangs wird automatisch übernommen und sofort angezeigt. Hier ist zu beachten, dass das Mapping nur für Berichtsbestandteile übernommen wird, die in beiden Vorgängen vorhanden sind. Ebenfalls können sich Einschränkungen ergeben, wenn ein Vorgang auf steuerlicher Basis und ein Vorgang auf handelsrechtlicher Basis erstellt wurde, da hier unterschiedliche Taxonomie-Positionen angesprochen werden. Sollte kein oder kein passendes Mapping vorhanden sein, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben Kontensalden für Zuordnung In diesem Import-Modul besteht die Möglichkeit, eine Summen-Salden-Liste im Excel- Format in die Anwendung hochzuladen. Die hier importierten Kontensalden stehen daraufhin in den einzelnen Berichtsbestandteilen für die manuelle Zuordnung zur Verfügung, sofern nicht vorab ein Mapping importiert wurde. In letzterem Fall werden die Salden automatisch durch die Anwendung den Taxonomie-Positionen zugeordnet. Seite 56

57 Die zu importierende Datei sollte in Spalten getrennt die Kontonummern und die Salden zum jeweiligen Stichtag sowie ggf. Kontobezeichnungen enthalten. Die Salden sollten dabei eine Unterscheidung in Soll und Haben aufweisen. Entweder können die Haben-Werte mit negativem Vorzeichen angeliefert werden, oder in einer gesonderten Spalte S und H ausgewiesen werden. In diesem Fall muss die Bezeichnung der Spalte S/H lauten. ebilanz Online passt die importierten Werte der Berechnungslogik der Taxonomie an, nach der Salden grundsätzlich mit positivem Vorzeichen zu übertragen sind. Die Importdatei sollte beispielsweise eine Struktur folgender Art aufweisen, wobei Spalte D optional ist: A B C D 1 Kontonummer Bezeichnung Wert S/H Lizenzen ,00 S Konzessionen ,00 S 4 Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften kann grundsätzlich frei gewählt werden. Nur wenn eine gesonderte Spalte mit einer Soll-/Haben-Kennzeichnung vorhanden ist, sollte diese mit S/H benannt werden. Auch bei dieser Datei ist wieder darauf zu achten, dass die Informationen in jeweils einer Spalte dargestellt sind, also je eine Spalte für Kontonummern, ggf. Kontobezeichnungen und Salden. Jedes Konto darf nur einmal in der Datei vorhanden sein. Werden Konten mehrfach angeliefert, werden sie dennoch nur einmal übernommen. Dabei werden abweichende Salden addiert. Eine Kennzeichnung als Wechselkonto erfolgt bei der Bearbeitung der Zuordnung. Für den Import ist wie folgt vorzugehen: 1. Klick auf das Modul Kontensalden für Zuordnung, 2. Auswahl der zu importierenden Datei, 3. Klick auf den Weiter -Button, 4. Auswahl der relevanten Spalten und Klick auf Weiter, 5. prüfen der Auswahl und Klick auf den Button Import abschließen. Die erfolgreich importierten Kontensalden werden nun in einer Übersicht dargestellt. Soweit beim Import Fehler auftreten, werden diese angezeigt. Wurde vorab kein Mapping importiert, stehen die Kontensalden in den einzelnen Berichtsbestandteilen für eine Zuordnung zur Verfügung. Seite 57

58 Nach Import einer Bilanz- und GuV-Struktur sind diese in den Masken nicht einzeln aufgeführt, sondern werden in der importierten Hierarchie dargestellt. Somit können nicht nur einzelne Konten per Drag&Drop zugeordnet werden, sondern auch ganze Posten. Zudem werden auch die Wechselpositionen für eine Zuordnung angezeigt. Wurde bereits ein Mapping importiert, werden alle Werte nun automatisch den Konten und Taxonomie-Positionen zugeordnet und in den entsprechenden Masken hinterlegt. Dort sind sie jederzeit änderbar. Ist ein Standardkontenrahmen 03 oder 04 hinterlegt, werden die importierten Kontensalden entsprechend zugeordnet. Wurden die Konten in der individuellen Buchhaltungssoftware erweitert, z. B. von 4- auf 7stellige Kontonummern, werden diese Erweiterungen ab der ebilanz-online Version von Februar 2017 ebenfalls erkannt. Dazu ist erforderlich, dass alle Kontonummern um dieselbe Anzahl von Stellen erweitert wurden. Hinweis: Nach dem Import einer Summen-Salden-Liste sowie eines Mappings kann es vorkommen, dass die Bilanz nicht aufgeht. Dies liegt ggf. an der Position Jahresüberschuss/-fehlbetrag. Diese ist als Ergebnis der GuV manuell in der Bilanz nachzutragen Werte für Taxonomie-IDs (ohne Zuordnung) Werte für Taxonomie-IDs entspricht einer Erfassung von Werten direkt auf die Taxonomie-Positionen, ohne ein Kontenmapping. Alle Werte, die bereits im Vorgang erfasst wurden, werden gleichzeitig in diesem Modul angezeigt. Da in der Vorgangsanlage bereits Angaben erfasst wurden, die in die Allgemeinen Angaben (GCD) automatisch übernommen werden, sind diese hier bereits beim ersten öffnen enthalten. In diesem Modul können Werte importiert werden, die den Taxonomie-Positionen bereits zugeordnet sind. Ebenfalls können vorhandene Werte für den gesamten Vorgang über den Button Werte lokal speichern als eine Excel-Datei exportiert werden. Für den Import gibt es zwei Alternativen: a) Import einer Excel-Datei: Es ist eine Excel-Datei zu verwenden, die je eine Spalte mit Taxonomie-IDs und eine Spalte mit Werten (Saldo zum Stichtag) enthält. Zur besseren Übersichtlichkeit empfiehlt sich eine Spalte mit den Positionsbezeichnungen. Auch hier kann unter Werte lokal speichern eine Vorlage exportiert werden. Seite 58

59 Grundsätzlich sollte diese Excel-Datei also wie folgt aufgebaut sein: A B C 1 Taxonomie-ID Name Wert 2 de-gcd_geninfo.doc.id.generationdate Erstellungsdatum de-gcd_geninfo.doc.id.generation- Anlass zur Erstellung des Dokuments 3 Reason 4 de-gcd_geninfo.doc.id.contents Inhalt des Dokuments 5 Der Import erfolgt in folgenden Schritten: 1. Gehen Sie bitte in das Import-Modul Werte für Taxonomie-IDs, 2. Unter Bearbeiten ist Neue Werte importieren anzuklicken, 3. Auswahl auf Werte für Taxonomie-IDs aus Excel-Datei setzen, 4. Auswahl der zu importierenden Datei, 5. Klick auf den Weiter -Button, 6. Auswahl der relevanten Spalten, 7. prüfen der Auswahl und Klick auf den Button Import abschließen. Aufgrund der mitgelieferten Taxonomie-IDs erkennt die Anwendung selbständig, ob die Werte zu den Allgemeinen Angaben oder in den Jahresabschluss gehören. Auf diese Weise importierte Werte werden in ebilanz-online in den einzelnen Masken jeweils in der Spalte manuell erfasster Wert ausgegeben. Dies liegt darin begründet, Seite 59

60 dass ein Excel-Export manuell erfasster Werte denselben Aufbau hat und hier kein Kontenmapping erfolgt. Sollten Korrekturen einzelner Werte nötig sein, können diese manuell in den jeweiligen Masken (nicht im Import-Modul) getätigt werden. Diese Korrekturen, wie alle manuellen Erfassungen in den einzelnen Berichtsbestandteilen, werden automatisch in das Import-Modul Werte für Taxonomie-IDs übernommen und dort ausgewiesen. Sie können damit hier auch für den kompletten Jahresabschluss als Excel-Datei exportiert werden. Die exportierte Datei enthält zusätzlich eine Spalte, die die Hierarchieebene der Positionen in der Taxonomie anzeigt. Für einen Import ist diese Spalte nicht nötig. b) Import einer txt-datei aus SAP: SAP hat einen Mapping-Assistenten ausgegeben, mit dem für die E-Bilanz die Zuordnung der Werte auf die Taxonomie-Positionen gemacht werden kann. Die Werte können daraufhin als txt-datei exportiert und in ebilanz-online importiert werden. Da der Aufbau dieser Dateien für die Allgemeinen Angaben (GCD) und die Jahresabschluss- Daten unterschiedlich ist, handelt es sich hier um zwei getrennte Dateien, die beide nacheinander in diesem Modul hochgeladen werden können. Für den Import ist wie folgt vorzugehen: 1. Gehen Sie bitte in das Modul Werte für Taxonomie-IDs, 2. Unter Bearbeiten ist auf Neue Werte importieren zu klicken, 3. Auswahl auf Werte für Taxonomie-IDs aus SAP-Mapping-Assistent setzen, 4. Auswahl der zu importierenden Datei, Seite 60

61 5. Klick auf den Weiter -Button, 6. ggf. Auswahl der zu importierenden Spalten, 7. prüfen der Auswahl und Klick auf den Button Import abschließen. Hier ist zu beachten, dass die Datei die nötigen Informationen zu den XBRL-Bezeichnungen der E-Bilanz- bzw. GCD-Positionen, XBRL-Namensräume (Präfix) und die zu importierenden Werte in eigenen Spalten enthält. Ob es sich bei der importierten Datei um GCD-Daten oder um GAAP-Daten handelt, erkennt die Anwendung automatisch. Die importierten Werte werden im Modul Werte für Taxonomie-IDs sofort ausgegeben. Hinweis: Da durch die Vorgangsanlage bereits bestimmte Felder im Stammdaten-Modul vorab ausgefüllt werden, sind diese für eine Übernahme aus dem Import deaktiviert, um eine Doppelbelegung zu vermeiden. Nach erfolgtem Import erscheinen dementsprechende Meldungen, welche Felder dies betrifft. Hierbei handelt es sich nicht um Fehler. Seite 61

62 Erfasste bzw. hier importierte Werte können über das jeweilige Augensymbol eingesehen werden. Seite 62

63 Ebenfalls werden sie in die betreffenden Masken des Jahresabschluss-Moduls übernommen und werden in der Spalte der manuell erfassten Werte angezeigt. Hinweis: Unter dem Button Bearbeiten steht die Funktion Werte löschen für GCD oder GAAP zur Verfügung. Hier ist zu beachten, dass dadurch die Werte gleichzeitig in allen Masken des Vorgangs gelöscht werden XBRL-Datei Verfügen Sie bereits über ein XBRL-Dokument mit dem fertigen Jahresabschluss und den Zuordnungen, kann dieses hier importiert werden. Ein solches Dokument erhalten Sie beispielsweise, wenn bereits eine Übertragung mit ebilanz-online an die Finanzverwaltung erfolgt ist. Dann weist die Anwendung im Menüpunkt Übertragungen unter Mein ebilanz-online die übertragene XBRL-Datei aus (Ansehen). Sie kann kopiert und lokal gespeichert werden zur Wiederverwendung. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn nachträglich Korrekturen am Jahresabschluss vorgenommen werden müssen, der originäre Datensatz aber nicht verändert werden soll. In diesem Fall empfiehlt es sich, eine neue Version des Vorgangs anzulegen und die übertragenen Daten mittels XBRL-Dokument zu importieren. Dann können die einzelnen Korrekturen manuell erfasst werden, ohne vorher den kompletten Vorgang wiederholen zu müssen. Für den Import sind folgende Schritte durchzuführen: 1. Klick auf das Modul XBRL Datei 2. Auswahl der zu importierenden Datei im xml-format 3. Klick auf Import abschließen. Hinweis: Da durch die Vorgangsanlage bereits bestimmte Felder im Stammdaten-Modul vorab ausgefüllt werden, sind diese für eine Übernahme aus dem Import deaktiviert, um eine Doppelbelegung zu vermeiden. Nach erfolgtem Import erscheinen dementsprechende Meldungen, welche Felder dies betrifft. Hierbei handelt es sich nicht um Fehlermeldungen. Seite 63

64 Stammdaten (GCD-Modul) Über die Maske Global Common Document sind die zu übermittelnden Stammdaten zu erfassen. Dies ist über den Button Bearbeiten sowohl manuell als auch über einen Datei-Import möglich. Ebenfalls können die Daten aus einem anderen Vorgang, z. B. dem Vorjahr, übernommen werden. In diesem Fall sind die Angaben auf Aktualität und Richtigkeit zu prüfen (z. B. Angaben zum Berichtszeitraum des Vorjahres). Bereits bei der Anlage des Vorgangs werden relevante Daten der GCDs angegeben. Diese werden in den entsprechenden Bereichen der GCD automatisch übernommen und angezeigt z. B. welche Berichtsbestandteile mit der E-Bilanz übertragen werden. Sie sind dann in der Maske Stammdaten nicht mehr änderbar und werden auch mit einem Datenimport nicht überschrieben. Sollte daher eine fehlerhafte Eingabe erfolgt sein, kann sie im Verwaltungsmenü unter Mandanten oder Vorgänge korrigiert werden Manuelle Eingabe / Ausfüllhilfe Bei manueller Erfassung der Daten sind diese entweder frei in die Eingabefelder zu schreiben oder können aus einer Liste gewählt werden, sofern die Taxonomie hier Vorgaben macht. Mussfelder sind mit einem [M] gekennzeichnet. Soweit sich Mussfelder auf Knoten ( tuple ) beziehen, gilt die Mussfeldeigenschaft grundsätzlich auch für die untergeordneten Felder. Ist eine Mehrfach-Auswahl in einer Liste möglich, halten Sie die Taste Strg auf der Tastatur Ihres PC s gedrückt und wählen die gewünschten Punkte mit Mausklick aus. Um die Auswahl wieder rückgängig zu machen, gehen Sie genauso vor: Halten Sie die Taste Strg gedrückt und klicken Sie die markierten Felder an. Seite 64

65 Soweit einzelne Datensätze im Bereich Stammdaten für eine Mehrfachbefüllung vorgesehen sind (z. B. Gesellschafter oder Dokumentersteller etc.), können zusätzliche Eingabefelder durch einen Klick auf den jeweils rechts angezeigten Button Neu eingefügt werden. Nicht mehr benötigte Datenfelder lassen sich entsprechend durch einen Klick auf das Menüsymbol Löschen entfernen. Seite 65

66 Für Gesellschaften und auch für Gesellschafter ist eine 13-stellige Steuernummer einzutragen. Die alte Steuernummer setzte sich in den Bundesländern unterschiedlich zusammen und variiert in ihrer Länge. Für das ELSTER-Verfahren wurde ein bundeseinheitliches Schema entwickelt, so dass sich alle Steuernummern für die elektronische Übertragung nun aus 13 Ziffern zusammensetzen. Es ist nicht notwendig eine neue Steuernummer zu beantragen, sie braucht für die elektronische Übertragung lediglich nach dem neuen Schema angepasst zu werden. Für das komfortable Erstellen der Steuernummer wurde in ebilanz-online ein Generator eingefügt, der folgendermaßen zu bedienen ist: 1. Klicken Sie im Bearbeiten-Fenster neben dem Feld der 13-stelligen Steuernummer auf das blaue, 2. wählen Sie Ihr Bundesland aus, 3. geben Sie Ihre bisherige Steuernummer ein, 4. Klick auf den Button Erstellen. Seite 66

67 Bereits erfasste Stammdaten können mit der Option Werte lokal speichern exportiert und zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. für eine neue Periode) erneut importiert werden. Ebenfalls können sie unter Optionen als PDF generiert werden. Im GCD-Modul ist eine an den Anforderungen der Finanzverwaltung orientierte Vorvalidierung integriert. Sie kann über die Option Validieren gestartet werden und zeigt dem Benutzer Stellen im Dokument an, die bei einer Übermittlung an die Finanzverwaltung vom Elster Rich Client beanstandet würden. Diese Felder sind rot umrandet und mit einer Meldung versehen. Im geführten Modus kann nicht gespeichert werden, solange die Validierung Fehler anzeigt. Daher sind entweder zuerst die Korrekturen zu erfassen oder der Button ohne Validierung speichern zu nutzen. Seite 67

68 Es empfiehlt sich, die Validierung nach Befüllung der Stammdaten anzustoßen, da dadurch auf sehr schnelle Weise ersichtlich ist, welche Felder mindestens benötigt werden oder fehlerhaft sind. Teilweise wird in diesen Meldungen bereits auf Bestandteile des Jahresabschlusses verwiesen (z. B., dass bei Angaben zu Gesellschaftern für eine Gesamthandsbilanz auch die Angaben in der jeweiligen Kapitalkontenentwicklung zu erfassen sind). In diesem Fall können die benötigten Angaben nicht in den GCD erfolgen. Sie sind als Hinweise zu verstehen. Weitere Informationen zur Validierung finden Sie im Kapitel Gesellschafter Unter anderem ist für jeden Gesellschafter anzugeben, ob eine Sonderbilanz und / oder eine Ergänzungsbilanz benötigt wird. Diese sind für Wirtschaftsjahre die nach dem enden als separate Datensätze zu übermitteln und können dann nicht mehr als Bestandteil der Steuerlichen Modifikationen übertragen werden. Ab der Taxonomie-Version 5.4 ist bereits bei der Anlage eines Vorgangs auszuwählen, ob eine Sonder- oder Ergänzungsbilanz zu übertragen ist. Wird bei Personengesellschaften auch eine Kapitalkontenentwicklung angelegt, werden die Gesellschafter dafür aus den GCD übernommen. Dazu sind mindestens folgende Angaben notwendig, die von Elster zur eindeutigen Identifizierung genutzt werden: Name der/s Gesellschafters/in Gesellschafterschlüssel, unternehmensbezogenes / betriebsinternes Zuordnungsmerkmal (wird individuell vom Unternehmen vergeben und ist ohne Sonderzeichen (,.!?- &/) zu erfassen) Gesellschaftergruppe (Vollhafter oder Teilhafter) Beteiligungsquote. Hat ein Gesellschafter keine Beteiligung, ist im Zähler 0 und der übliche Nenner einzutragen. Für einen schnellen Überblick über die erfassten Gesellschafter wurde unter Optionen die Auswahl Gesellschafter anzeigen implementiert. Darüber öffnet sich eine Liste der erfassten Gesellschafter in alphanumerischer Sortierung. Bei einer großen Anzahl an Gesellschaftern können einzelne über die Buchstaben- Leiste leicht gefunden werden. Über das jeweilige Augen-Symbol wird der Gesellschafter direkt in den GCD angesteuert. Wurde die Liste im Bearbeiten-Modus geöffnet, kann der gewählte Gesellschafter auch direkt bearbeitet werden. Seite 68

69 Hinweis: Werden Gesellschafter in den GCD gelöscht, oder für die Kapitalkontenentwicklung relevante Angaben entfernt, werden dadurch auch diese Gesellschafter aus der Kapitalkontenentwicklung gelöscht Import von Daten für den Bereich Global Common Document Auch für die Stammdaten unterstützt ebilanz Online den Import einer Excel- Datei oder einer.txt-datei, die mit SAP erzeugt wurde. Sofern nötig kann im ersten Schritt eine Musterdatei im Excel-Format durch einen Klick auf das Bedienelement Optionen -> Werte lokal speichern heruntergeladen werden. Diese Datei enthält in Spalte A die Taxonomie-ID und in Spalte B die Bezeichnung des jeweiligen Eintrages. In der Spalte C kann ein Wert für den entsprechenden Eintrag erfasst und gespeichert werden. A B C 1 ID Name Wert 2 de-gcd_geninfo.doc.id.generationdate Erstellungsdatum de-gcd_geninfo.doc.id.generationreason Anlass zur Erstellung des Doku- ments 4 de-gcd_geninfo.doc.id.contents Inhalt des Dokuments Hinweis: Die in der Excel-Datei gespeicherten Werte müssen dasselbe Format aufweisen, wie die in der Taxonomie zu befüllenden Felder. Ist dies nicht gewährleistet, wird beim Import eine Fehlermeldung ausgegeben. Das entsprechende Format ist in den Zellen bereits hinterlegt. Um eine Datei zu importieren, ist der Bearbeitungsmodus über einen Klick auf das Menüsymbol Bearbeiten zu öffnen. Durch einen weiteren Klick auf die Auswahl Werte importieren unter Optionen gelangen Sie zur Datei-Auswahl. Bitte nutzen Sie hier eine Excel-Datei. Soweit beim Import Fehler auftreten, werden diese angezeigt. Bitte beachten Sie, dass bereits Angaben aus der Vorgangsanlage in die Stammdaten übernommen werden und dort nicht änderbar sind. Bei einem Import wird daher gemeldet, dass diese Felder deaktiviert sind und nicht überschrieben werden. Diese Meldungen sind als reine Hinweise zu verstehen. Seite 69

70 Nach Erfassung der Daten können diese zum einen über Werte lokal speichern als Excel-Datei exportiert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut importiert werden. Zum anderen ist es möglich, die Daten als PDF zu speichern oder auszudrucken Übernahme von Daten aus einem anderen Vorgang GCD-Daten können ebenfalls aus einem anderen Vorgang, z. B. der Vorperiode übernommen werden. Dazu ist in der Bearbeitung unter Optionen die Auswahl GCD aus anderem Vorgang zu treffen. Im nächsten Schritt ist der Vorgang auszuwählen, aus dem die Daten übernommen werden sollen. Seite 70

71 Nach Prüfung der Zusammenfassung ist die Datenübernahme zu speichern. Seite 71

72 Wichtiger Hinweis: Bitte prüfen Sie die übernommenen Daten auf Aktualität und Richtigkeit, im Besonderen die Angaben zum Berichtszeitraum und Vorjahr. Seite 72

73 Angaben die bereits in der Vorgangsanlage erfasst wurden, werden durch die Datenübernahme nicht überschrieben Werte löschen Sollen alle in dieser Maske erfassten Werte entfernt werden, ist auf der Ansicht unter Optionen die Auswahl Manuelle Werte löschen zu treffen. Diese ist zur Sicherheit noch zu bestätigen. Es werden alle Werte in den Allgemeinen Angaben unwiderruflich entfernt, die nicht durch die Vorgangsanlage erfasst wurden. Seite 73

74 Seite 74 Benutzerhandbuch ebilanz-online

75 Jahresabschluss (GAAP-Modul) (HGB) Allgemeines Die im Bereich GAAP (HGB) angeordneten Menüpunkte entsprechen den Bereichen der Taxonomie. Sie variieren sowohl in Abhängigkeit des Veröffentlichungsdatums als auch in Abhängigkeit von der jeweiligen Branche und Rechtsform. Die Darstellung der Bereiche entspricht den Vorgaben der durch die Finanzverwaltung veröffentlichten E-Bilanz-Taxonomien sowie den Berichtsbestandteilen, die in der Vorgangsanlage gewählt wurden. Mussfelder sind mit einem [M] gekennzeichnet. Soweit sich Mussfelder auf Knoten ( tuple ) beziehen, gilt die Mussfeldeigenschaft grundsätzlich auch für die untergeordneten Felder. Hinweis: Positionen die durch die Taxonomie vorgegeben sind aber im eigenen Unternehmen nicht genutzt werden, sind leer zu lassen. Denn werden diese Kontenfelder mit 0 gefüllt, werden sie als bestehende Konten mit Saldo null betrachtet. Dies gilt ebenfalls für Mussfelder, welche zwingend zu übertragen sind aber nicht unbedingt ausgefüllt werden müssen. Wird diese Position nicht genutzt, ist das Feld leer zu lassen. Die Anwendung übermittelt alle Mussfelder automatisch Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Da sich (bis auf einige bestimmte) die meisten Berichtsbestandteile in ihrem Aufbau ähneln, sollen hier die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung exemplarisch zur Erläuterung der Handhabung in der Anwendung dienen. Berichtsbestandteile mit dem grundsätzlich gleichen Aufbau sind analog der hier dargestellten Weise zu bearbeiten. Die anderen Berichtsbestandteile werden gesondert aufgeführt. Im Bereich Bilanz können sowohl Handels- als auch Steuerbilanzwerte erfasst werden. Wurde in der Vorgangsanlage die Übertragung einer E-Bilanz auf Basis einer Handelsbilanz gewählt, muss ebenfalls eine Überleitungsrechnung (Steuerliche Modifikationen) erstellt und übertragen werden. Wurde die Variante der Steuerbilanz gewählt, ist die Erstellung einer Überleitungsrechnung in ebilanz-online nicht möglich. Seite 75

76 Manuelle Eingabe der Bilanz und GuV Über den Button Bearbeiten im jeweiligen GAAP-Modul (hier Bilanz oder Gewinnund Verlustrechnung) können die Werte manuell sowohl eingegeben als auch korrigiert werden. Werte der Konten werden in die übergeordneten Posten aufsummiert. Letztere sind daher in der Voreinstellung nicht aktiv. Sollen Werte direkt in übergeordnete Posten eingegeben werden, sind diese zu aktivieren, die untergeordneten Konten werden automatisch deaktiviert. Somit wird sichergestellt, dass keine Beträge doppelt berechnet werden können. Summen-Mussfelder können nicht manuell befüllt werden. Diese müssen sich für die E-Bilanz zwingend aus untergeordneten Positionen berechnen. Neben der Kennzeichnung von Mussfeldern, weist die Anwendung mit D und C darauf hin, welche Konten in der Taxonomie als Debitoren- oder Kreditoren-Konten behandelt werden. Ein + oder zeigt an, in welcher Weise die Konten in die Berechnung einbezogen werden. Bei Positionen ohne + oder handelt es sich um die deklaratorischen Davon-Konten. Diese werden in keine Berechnung einbezogen. Daher muss die übergeordnete Position befüllt sein, um diese ausweisen zu können. Im Bearbeitungsmodus ist es ebenfalls möglich, Daten aus einer eigenen Datei hochzuladen. In dieser Datei sollten die Werte eindeutig den Taxonomie-Positionen zugeordnet sein. Eine entsprechende Vorlage im Excel-Format kann über Werte lokal speichern heruntergeladen werden. Um Werte im Bearbeiten-Bereich hochzuladen, sind folgende Schritte zu tätigen: 1. Klick auf den Button Werte importieren 2. Auswahl Werte für Taxonomie-IDs aus Excel-Datei oder 2.b Auswahl Werte für Taxonomie-IDs aus SAP-Mapping-Assistenten 3. Auswahl der gewünschten Datei und Klick auf Weiter 4. Auswahl des Tabellenblattes und der Spalten sofern eine Excel-Datei importiert wurde und Klick auf Weiter 5. Prüfen der Angaben und Klick auf Import abschließen. Alle Werte, die im Bearbeitungsmodus erfasst bzw. hochgeladen wurden, werden in ebilanz Online als manuell erfasste Werte ausgewiesen. Sollen alle Werte der Spalte gleichzeitig gelöscht werden, ist in der Anzeige unter Optionen die Auswahl Manuelle Werte löschen zu wählen und zu bestätigen. Seite 76

77 Zuordnung (Mapping) bearbeiten Neben der Möglichkeit eine Mapping-Datei über das Modul Import hochzuladen, in der die Konten den Taxonomie-Positionen bereits zugeordnet sind, können Konten auch direkt in den einzelnen Berichtsbestandteilen manuell zugeordnet werden oder eine Kontenzuordnung in diesen importiert werden. Hierzu ist beispielsweise in der Bilanz unter Bearbeiten auf Kontenzuordnung aufrufen zu klicken. Im sich öffnenden Fenster stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, die im Folgenden beschrieben werden: Seite 77

78 Wurden bereits Kontensalden importiert, können diese über die die Auswahl Zuordnung der Konten bearbeiten manuell zugeordnet werden. Ebenfalls können danach die Davon-Konten manuell bearbeitet werden. Wurden noch keine Kontensalden importiert, können sie auch an dieser Stelle oder in der manuellen Zuordnung für den jeweiligen Berichtsbestandteil hochgeladen werden. Besteht bereits eine vorbereitete Zuordnung, ist diese als Excel-Datei ebenfalls importierbar (a). Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Zuordnung auszuwählen, die bereits in ebilanz-online hinterlegt ist. Dies kann ein Mapping sein, das vom Anwender in einem anderen Vorgang bereits erstellt wurde (b). Oder - sofern die Kerntaxonomie für den Vorgang ausgewählt wurde eine Zuordnung der Standardkontenrahmen 03 und 04. a) Mapping als Excel-Datei hochladen Die Datei sollte die Informationen Taxonomie-ID (inklusive Präfix) und Konto in je einer Spalte enthalten. Dabei ist zu beachten, dass alle Angaben untereinander aufgelistet sind und nicht etwa Aktiva und Passiva in getrennten Spalten ausgewiesen werden. Die Import-Datei könnte beispielhaft wie folgt beschrieben werden: Seite 78

79 A B C 1 Taxonomie-ID Name Kontonummer 2 de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.callefordert Ausstehende Einlagen, davon einge de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.uncalled Ausstehende Einlagen, davon nicht eingefordert 4 Die erste Zeile wird von der Anwendung als Titelzeile gewertet. Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften hat keine Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des Imports. Sie kann frei gewählt werden. Es ist folgendermaßen vorzugehen: 1. Unter Bearbeiten ist zunächst auf Kontenzuordnung aufrufen zu klicken. 2. Über Zuordnungsdatei lokal speichern ist falls benötigt eine Excel-Datei als Vorlage herunterzuladen, in der die Konten eines Kontenplanes direkt den einzelnen Taxonomie-Positionen zugeordnet werden können. 3. Ein Klick auf Zuordnungsdaten importieren öffnet eine Ansicht, auf der die gewünschte Datei mit den Zuordnungsregeln auszuwählen und hochzuladen ist. 4. Bitte geben Sie im nächsten Schritt für den Import einer Excel-Datei auch das Tabellenblatt und die entsprechenden Spalten an. Die Zuordnungen der Konten zu den Taxonomie-Positionen sind nun in der Anwendung hinterlegt. Es kann daraufhin eine Summen-Salden-Liste / Kontensalden importiert werden. Die Anwendung fügt die Konten automatisch zusammen, so dass die Salden zum Stichtag zugeordnet werden. Hierzu sind folgende Schritte nötig: 5. Wählen Sie unter Bearbeiten die Option Kontensalden importieren und folgen erneut dem Import-Ablauf wie zuvor. Es ist eine Saldenliste im Excel- Format zu wählen. Diese sollte die Konten, ggf. Kontenbezeichnungen und ihre jeweiligen Salden enthalten. 6. Mit Klick auf Import abschließen sind die Werte automatisch den Konten zugeordnet und das Mapping abgeschlossen. b) 1 Auswahl von Mappings - Mapping aus anderem Vorgang übernehmen Wie im Import-Modul steht auch in Bilanz, GuV sowie Ergebnisverwendung die Möglichkeit zur Verfügung, das Mapping aus einem anderen Vorgang zu übernehmen. Dieses wird dann jeweils für den gewählten Berichtsbestandteil automatisch befüllt. Seite 79

80 Dazu ist folgendermaßen vorzugehen: 1. Unter Bearbeiten ist zunächst auf Kontenzuordnung aufrufen zu klicken. 2. In der Kontenzuordnung unter Bearbeiten die Auswahl Mapping aus anderem Vorgang treffen. 3. Hier ist auszuwählen, aus welchem Vorgang das Mapping übernommen werden soll. Bitte geben Sie dazu Mandant, Periode und Version an. Seite 80

81 4. Abschließend sind die Angaben in der Übersicht zu prüfen und zu speichern. Seite 81

82 Das Mapping des anderen Vorgangs wird automatisch übernommen. Hier ist zu beachten, dass das Mapping nur für Berichtsbestandteile übernommen wird, die in beiden Vorgängen vorhanden sind. Ebenfalls können sich Einschränkungen ergeben, wenn ein Vorgang auf steuerlicher Basis und ein Vorgang auf handelsrechtlicher Basis erstellt wurde, da hier unterschiedliche Taxonomie-Positionen angesprochen werden. Sollte kein oder kein passendes Mapping vorhanden sein, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. b) 2 Auswahl von Mappings Standardmapping SKR Wurde bei der Vorgangsanlage die Kerntaxonomie ab Version 5.3 ausgewählt, steht auch die Auswahl von Zuordnungen der Standardkontenrahmen (SKR) 03 und 04 zur Verfügung. Es werden die Mappingeinträge übernommen, die den Einstellungen des Vorgangs in Bezug auf die rechtliche Basis und z. B. Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung entsprechen. Hinweis: Diese Zuordnungen sind als Vorschlag zu verstehen und in den einzelnen Berichtsbestandteilen individuell änderbar. Seite 82

83 Beim nachfolgenden Import einer Summen-Salden-Liste werden die importierten Kontensalden entsprechend zugeordnet. Wurden die Standard-Konten in der individuellen Buchhaltungssoftware erweitert, z. B. von 4- auf 7stellige Kontonummern, werden diese Erweiterungen in ebilanz-online ebenfalls erkannt. Dazu ist erforderlich, dass alle Kontonummern um dieselbe Anzahl von Stellen erweitert wurden. c) Manuelle Zuordnung Eine Zuordnung von Konten auf Taxonomie-Positionen kann ebenfalls manuell in den einzelnen Masken erfolgen. Dazu ist zunächst eine Excel-Datei mit Kontensalden zu importieren. Diese Kontensalden werden dann auf die einzelnen Positionen gemappt. Dieses Mapping wird für den angelegten Vorgang hinterlegt und kann auf Wunsch immer wieder auf gleiche Weise angepasst werden. Es ist ebenfalls ein Excel-Export des so angelegten Kontenmappings möglich, so dass dieses auch für andere Vorgänge genutzt werden kann. Für die manuelle Kontenzuordnung ist das Drag&Drop-Verfahren voreingestellt. Unter den Optionen kann jedoch auch das Mapping per Markierung ausgewählt werden. Für die Kontenzuordnung gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Mit Klick auf die Option Zuordnung der Konten bearbeiten unter Bearbeiten öffnet sich ein weiteres Fenster, welches in zwei Spalten angezeigt wird. 2. Hier ist auf Datei für das manuelle Mapping importieren zu klicken, sofern nicht bereits im Kontensalden hochgeladen wurden. Die hochzuladende Datei sollte Konten, Kontenbezeichnungen und Werte enthalten und ebenfalls im Excel-Format vorliegen. Bitte beachten Sie, dass Haben-Salden mit negativem Vorzeichen oder in einer gesonderten Spalte mit der Kennung S / H versehen zu importieren sind. Die Überschrift dieser Spalte sollte S/H lauten. 3. Nach erfolgreichem Import der Datei, führt der Weiter-Button zur Auswahl der entsprechenden Spalten. Seite 83

84 4. Ein erneuter Klick auf den Weiter-Button führt zur Zusammenfassung. Bitte klicken Sie nach Prüfung der Angaben hier auf Weiter. 5. Nach erfolgreichem Import von Kontensalden, stehen diese zum manuellen Mapping zur Verfügung. 6. In der sich öffnenden Ansicht sind in der linken Spalte die Taxonomie-Positionen zu sehen. In der rechten Spalte erscheinen nun die importierten Konten. Diese können durch anklicken und halten mit der Maus im sog. Drag&Drop-Verfahren auf die linke Seite gezogen und auf der gewünschten Taxonomie-Position fallen gelassen werden. Seite 84

85 7. Eine andere Variante ist die Zuordnung per Markierung. Diese ist unter Optionen einzustellen. Sie ist besonders geeignet, wenn eine größere Anzahl von Konten auf eine Position zuzuordnen ist. Dazu werden die Konten in der rechten Spalte mit der Maus entweder durch Ziehen oder einzelnem Anklicken markiert. Um ein Konto wieder aus der Auswahl zu nehmen, ist dieses einfach erneut anzuklicken. Per Doppelklick auf die Taxonomie-Position in der linken Spalte werden alle markierten Konten auf diese Position gemappt. Seite 85

86 8. Wurde ein Konto falsch gemappt, kann es mit Rückgängig wieder auf die rechte Seite verschoben werden. 9. Alle Zuordnungen werden durch das abschließende Speichern gesichert. Konten die nicht zugeordnet wurden, verbleiben nach dem Speichern auf der rechten Seite der Maske und werden in keine Berechnungen einbezogen. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt gemappt werden. Hinweis: Werden Konten in übergeordnete Posten geschoben, werden die untergeordneten Konten der linken Spalte deaktiviert, um Doppel-Berechnungen zu vermeiden. Wurde im Import-Bereich eine Bilanzstruktur hinterlegt, ist es möglich, nicht nur einzelne Konten, sondern ganze Posten inklusive Unterkonten per Drag&Drop zuzuordnen. Seite 86

87 In diesem Fenster ist es ebenfalls möglich, ein vorher importiertes oder hinterlegtes Mapping manuell zu ändern. Dies gilt auch für die Zuordnungsvorschläge für die Standardkontenrahmen 03 und 04. Sofern individuelle Änderungen wieder rückgängig gemacht werden sollen, kann die Option Auswahl von Mappings auch hier genutzt werden. So ist das gewählte Standardmapping wieder verfügbar. d) Wechselkonten Für die manuelle Zuordnung von Konten können importierte Konten als Wechselkonten gekennzeichnet werden. Somit ist es möglich, diese jeweils auf zwei Taxonomie- Positionen zuzuordnen. Werden später andere Kontensalden importiert oder das Mapping für einen anderen Vorgang verwendet, erfolgt die Zuordnung der Salden automatisch gemäß ihrem Vorzeichen. Zur Vorgehensweise der Kennzeichnung erfahren Sie im folgenden Kapitel Importierte und manuell erfasste Werte werden summiert in der Spalte Gesamtwert ausgegeben. Nur der jeweilige Gesamtwert wird in der E-Bilanz an die Finanzverwaltung übertragen. Auf Wunsch kann die fertig erfasste Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung mit Klick auf Werte lokal speichern als Excel-Datei heruntergeladen oder über pdf-ausdruck gespeichert bzw. ausgedruckt werden. Hinweis: Nach dem Import einer Summen-Salden-Liste kann es vorkommen, dass die Bilanz nicht aufgeht, obwohl die Zuordnung vollständig erfolgt ist. Dies liegt ggf. an der Position Jahresüberschuss/-fehlbetrag. Sofern sie als Ergebnis der GuV nicht gesondert in die Bilanz aufgenommen wurde, ist sie dort manuell nachzutragen Wechselkonten kennzeichnen Sofern nicht bereits über eine Bilanz-und GuV-Struktur aus SAP Wechselkonten geliefert wurden, ist es möglich importierte Kontensalden separat als Wechselkonten zu kennzeichnen. Diese stehen dann für ein manuelles Mapping auf je zwei Taxonomie- Positionen zur Verfügung. Um importierte Kontensalden als Wechselkonten zu kennzeichnen, sind folgende Schritte durchzuführen: 1. In der Maske des Berichtsbestandteils, für den Wechselkonten definiert werden sollen, ist zunächst unter Bearbeiten die Kontenzuordnung aufzurufen. Seite 87

88 2. Hier ist unter Bearbeiten die Option Zuordnung der Konten bearbeiten auszuwählen. 3. Auf der folgenden Maske werden in der linken Spalte die Taxonomie-Positionen und in der rechten Spalte die importierten (und noch nicht gemappten) Kontensalden angezeigt. (Wurden noch keine Kontensalden importiert, kann dies mit der Auswahl Datei für das manuelle Mapping importieren durchgeführt werden. 4. Unter Optionen ist Wechselkonten kennzeichnen auszuwählen. 5. Auf der sich nun öffnenden Maske werden die importierten Konten dargestellt. Durch Setzen eines Hakens werden diese als Wechselkonten definiert. Der Suchfilter im oberen Bereich erleichtert die Auswahl bestimmter Konten. Seite 88

89 6. Durch Speichern werden die Wechselkonten für das manuelle Mapping übernommen. 7. Als Wechselkonten definierte Konten werden dupliziert. Je nach angeliefertem Saldo erhält das Konto ein H - oder S -Kennzeichen. Das Duplikat erhält die jeweils andere Kennung. Seite 89

90 Nun können diese Konten auch mehrfach zugeordnet werden. Dieses Mapping steht im Nachhinein auch zum Download als Excel-Datei zur Verfügung und kann für weitere Vorgänge genutzt werden. Wurde das Mapping in einem neuen Vorgang hinterlegt, werden aktuelle Konten automatisch zugeordnet. Bei den Wechselkonten wird die Zuordnung als aktivisch oder passivisch durch den Saldo bestimmt. Die Kennzeichnung als Wechselkonto ist auch nach der Zuordnung möglich. Hinweis: Es ist zu beachten, dass innerhalb der Bilanz jeweils ein Konto in den Aktiva und eines in den Passiva zuzuordnen ist. In der Gewinn-und Verlustrechnung muss ebenfalls je eine Haben- und eine Soll-Position gewählt werden. Wechselkonten können des Weiteren nicht in der Bilanz und gleichzeitig in der GuV zugeordnet werden. Seite 90

91 Wechselgruppe erstellen Wurden Wechselkonten markiert, können diese auch in Wechselgruppen zugeordnet werden. Hierzu ist in der Maske Wechselkonten kennzeichnen auf Wechselgruppen erstellen zu gehen. Dort werden die Wechselkonten in der rechten Spalte ausgegeben. In der linken Spalte werden Wechselgruppen erstellt, indem +Neu ausgewählt wird und ein Name vergeben wird. Die Konten der rechten Spalte sind dann auf die Gruppen zuzuordnen. Seite 91

92 Abschließend sind die Änderungen zu speichern. Auf der folgenden Maske werden wieder die Taxonomie-Positionen und die Konten inklusive Wechselkonten und Wechselgruppen für die manuelle Zuordnung angezeigt Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften Grundsätzlich besteht für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen eine Übermittlungspflicht der Kapitalkontenentwicklung für jeden Gesellschafter mit Beteiligung. Ab der Taxonomie-Version 5.3 erfolgt die Anzeige und Bearbeitung der Kapitalkontenentwicklung in ebilanz-online in überarbeiteter Form wie folgt beschrieben. Voraussetzung für die Erfassung der Kapitalkontenentwicklung für Personenhandelsgesellschaften ist die Erfassung von Gesellschaftern in den Allgemeinen Angaben (GCD) des Vorgangs (zur Vorgehensweise siehe Kapitel ). Wurden die Gesellschafter dort mit den Angaben Name, Seite 92

93 Gesellschafterschlüssel, Gesellschaftergruppe und Beteiligungsschlüssel angelegt, stehen sie automatisch innerhalb der Kapitalkontenentwicklung zur Verfügung. Sollen Gesellschafter gelöscht oder geändert werden, ist dies nur in den GCD möglich. In der Kapitalkontenentwicklung werden die Gesellschafter tabellarisch dargestellt. Nicht für jeden Gesellschafter sind alle Kapitalkonten, die die Taxonomie ausweist relevant. Daher kann für jeden eine individuelle Vorauswahl getroffen werden. Ohne Vorauswahl werden zur Bearbeitung der Kontenentwicklung alle Kapitalkonten ausgewiesen Auswahl der Kapitalkonten 1. Um eine Vorauswahl der Kapitalkonten zu treffen, ist in der Gesellschafterliste jeweils das Stift-Symbol anzuklicken. Seite 93

94 2. Auf der folgenden Maske werden alle Eigen- und Fremdkapitalkonten aus der Taxonomie angezeigt. Hier ist auf den Bearbeiten -Button zu klicken. 3. Durch setzen der Häkchen können einzelne Konten aktiviert oder deaktiviert werden. Durch setzen von Häkchen bei alle Eigenkapitalkonten oder alle Fremdkapitalkonten wird jeweils die ganze Gruppe aktiviert oder deaktiviert. Seite 94

95 4. Abschließend ist die Auswahl zu speichern. 5. Die reduzierte Auswahl der Kapitalkonten wird zusammengefasst angezeigt. Mit zurück gelangen Sie auf die anfängliche Übersicht der Gesellschafter zurück. Seite 95

96 Bearbeitung der Kontenentwicklung Ab Taxonomie-Version 5.3 erfolgt die Ausgabe der Kapitalkontenentwicklung nicht mehr als Tabelle über alle Konten. Stattdessen werden zur besseren Übersichtlichkeit die Konten und ihre Entwicklung einzeln ausgegeben und sind nacheinander zu bearbeiten. Wurde in der Vorgangsanlage bestimmt, dass der Bericht auf steuerlicher Basis erstellt wird, so sind die Angaben in der Kapitalkontenentwicklung ebenfalls auf steuerlicher Basis zu tätigen. Wurde in der Vorgangslage dagegen bestimmt, dass der Bericht auf handelsrechtlicher Basis mit Überleitung erstellt wird, so sind die Angaben in der Kapitalkontenentwicklung ebenfalls auf handelsrechtlicher Basis zu tätigen sowie jeweils die Differenz zum steuerlichen Wert einzugeben. a) Für die manuelle Erfassung der Kapitalkontenentwicklung gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Seite 96

97 1. Auf der Übersichtsmaske ist der Bearbeiten -Button zu betätigen. 2. Darüber öffnet sich die Ansicht des ersten Kapitalkontos des ersten Gesellschafters in der Liste. 3. Auf dieser Maske kann über die Filterfunktion ein anderer Gesellschafter oder ein anderes Kapitalkonto direkt angesteuert werden. Dazu ist beides aus der Klappliste auszuwählen und mit OK zu bestätigen. Seite 97

98 4. Über Bearbeiten können Sie die Entwicklung des Kontos erfassen. 5. Mit Speichern werden die Eingaben gesichert und Sie gelangen wieder auf die Anzeige des Kontos zurück. Mit Speichern + nächstes Konto werden die Eingaben gesichert und das nächste Kapitalkonto der Liste wird zur Erfassung geöffnet. 6. Sollen alle Eingaben eines Kontos gelöscht werden, ist bei diesem Konto unter Optionen die Auswahl Werte löschen zu treffen. Seite 98

99 7. Nach Speicherung der Werte gelangen Sie über den zurück -Link wieder in die Anzeige der Gesellschafter. Hier werden die steuerlichen Endstände der jeweiligen Kontentypen (Eigenkapital- und Fremdkapitalkonten) zu jedem Gesellschafter angezeigt sowie die Summe über alle Gesellschafter. Seite 99

100 8. Zur Kontrolle der Endbestände der einzelnen Konten eines Gesellschafters ist das jeweilige Augen-Symbol anzuklicken. Seite 100

101 9. Um ein Konto zu korrigieren, klicken Sie bitte auf das entsprechende Stift-Symbol. So gelangen Sie wieder in die Bearbeitung der Entwicklung dieses und der anderen Konten. Um alle Werte eine Kapitalkontengruppe eines Gesellschafters zu löschen, nutzen Sie bitte den Button Werte löschen. b) Für einen Import der Kapitalkontenentwicklung gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1a. Auf der Übersichtsmaske ist entweder unter Bearbeiten die Auswahl Werte importieren zu treffen, um eine Datei mit den Kontenentwicklungen aller Gesellschafter zu importieren. Seite 101

102 1b. Oder über Bearbeiten in die Kontenentwicklung zu gehen, um dort einen einzelnen Gesellschafter auszuwählen und nur für diesen eine Datei zu importieren Seite 102

103 2. Im nächsten Schritt ist die Datei auszuwählen und auf gewohntem Weg zu importieren. Eine Vorlage mit dem jeweils richtigen Aufbau der Excel-Datei kann unter Werte lokal speichern runtergeladen werden Wechseln der Anzeige Auf der Übersicht der Kapitalkontenentwicklung wurde unterhalb der Optionen die Auswahl Darstellung wechseln implementiert. Seite 103

104 Über diese wechselt die Anzeige von der Sortierung nach Gesellschaftern zur Sortierung nach Konten. Seite 104

105 Es werden jeweils die Summen aller Teil- oder Vollhafter des jeweiligen Kontos ausgegeben. Mit Klick auf Bearbeiten oder ein Stift-Symbol gelangen Sie wiederum in die Bearbeitung des einzelnen Kontos des jeweils ersten Gesellschafters in der Liste. Unter Optionen steht die Liste der Endbestände als PDF zur Auswahl sowie der Wechsel der Darstellung auf die vorherige Übersicht über die Gesellschafter. Wichtiger Hinweis: Im Sommer 2015 wurde im Zuge der Einführung der Taxonomie- Version 5.3 die Gesellschafterverwaltung aus dem Reiter Mein ebilanz-online entfernt. Gesellschafter, die bereits in Kapitalkontenentwicklungen mit früheren Taxonomie-Versionen referenziert wurden, bleiben dort weiterhin gespeichert. Die in diesem Abschnitt erläuterten Änderungen betreffen nur Vorgänge mit Nutzung der Taxonomie ab Version 5.3. Seite 105

106 Import von Daten für den Eigenkapitalspiegel Dieser Bereich weist insofern Besonderheiten auf, als dass die Darstellung in Tabellenform erfolgt. Dementsprechend müssen die zu importierenden Werte über Spalten und Zeilen identifiziert werden. Hierzu wurde ein Excel-Import bereitgestellt, der die beiden Dimensionen Spalten und Zeilen entsprechend darstellt. Das zu importierende Excel-Sheet muss beispielhaft wie folgt beschrieben aufgebaut sein: A B C D E 1 ID der Name der ID der Name der Wert 1. Dimension 1. Dimension 2. Dimension 2. Dimension 2 de-gaap- Gezeichnetes de-gaapci_eqch.group Stand zum ,00 ci_dim_parent.ac- cgroupstate- ment.shares Kapital des Mutterunternehmens _beginning Anfang der Periode 3 Die 1. Dimension bezeichnet die Eigenkapitalbestandteile (im EK-Spiegel dargestellt als Spalten). Die 2. Dimension bezeichnet die Veränderungen der Eigenkapitalbestandteile (im EK-Spiegel dargestellt als Zeilen). Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften hat keine Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des Imports. Sie kann frei gewählt werden Anhang und Anlagespiegel Die Eingabe der Daten folgt für den Anhang an sich dem gleichen Prinzip wie bei der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung. Auch hier ist die Wahl zwischen manueller Erfassung, Excel-Import und Kontenzuordnung gegeben. Die Anlagespiegel dagegen sind in Tabellenform dargestellt. Diese Tabellen haben eine dritte Dimension zur Unterscheidung von Handelsbilanzwert und Überleitungswert. Dementsprechend müssen die Werte in einer Excel-Datei zum Import den Zeilen und Spalten eindeutig zugeordnet sein. Zur Erleichterung der Erfassung kann hier wieder über Werte lokal speichern eine passende Vorlage heruntergeladen werden. Diese ist wie folgt aufgebaut: Seite 106

107 A B C D E F G ID der 1. Dimension Name der 1. Dimension ID der 2. Dimension Name der 2. Dimension ID der 3. Dimension Name der 3. Dimension Wert de-gaapci_bs.ass.acc Aufwendungen für de-gaap- Handelsbilanzwert de-gaap- Anschaffungs- und die Ingangsetzung ci_dim_com ci_grosscos Herstellungskosten ountingconve und Erweiterung Bal t.beginning zum Anfang der nience.startu des Periode pcost Geschäftsbetriebs de-gaapci_bs.ass.acc ountingconve nience.startu pcost de-gaapci_bs.ass.acc ountingconve nience.startu pcost de-gaapci_bs.ass.acc ountingconve nience.startu pcost de-gaapci_dim_com Bal de-gaapci_dim_diffc Überleitungswert omtotaxbal de-gaapci_dim_diffc omtotaxbal de-gaapci_gross.diff. gegenüber Währungsdifferenz currdiff Endstand Vorperiode de-gaapci_grosscos Herstellungskosten Anschaffungs- und t.beginning zum Anfang der Periode de-gaapci_gross.diff. gegenüber Währungsdifferenz currdiff Endstand Vorperiode 5 Im Anhang stehen drei unterschiedliche Formen des Anlagespiegels zur Verfügung: brutto, brutto Kurzform und netto. Es darf nur ein Anlagespiegel übertragen werden. Daher werden nach Befüllung eines Anlagespiegels die jeweils anderen automatisch für die Bearbeitung deaktiviert Anhang ab Taxonomie 6.0 Ab der Taxonomie-Version 6.0 ist das Anlagenverzeichnis bei Lieferung vorab anzukündigen und der Anlagenspiegel kann in der Kurzform nicht mehr genutzt werden. Ab dem Wirtschaftsjahr 2017 ist ein Anlagenspiegel verpflichtend zu übermitteln. Zur besseren Übersichtlichkeit und Bearbeitung ist der Anhang ab Taxonomie 6.0 neu gestaltet. Bereits bei der Vorgangsanlage ist auszuwählen, welche Spiegel und ob das Anlagenverzeichnis übermittelt werden sollen. Diese sind als einzelne Module in der Vorgangsübersicht unterhalb des Anhangs aufgegliedert. Seite 107

108 Die Anhangsangaben erfolgen großteils wie gewohnt. Nach Wegfall des außerordentlichen Ergebnisses durch BilRUG wurden in den Anhang der Taxonomie 6.0 Möglichkeiten aufgenommen, zusätzliche Erläuterungen bezüglich aperiodischer und/oder außergewöhnlicher Erträge und Aufwendungen der GuV zu machen. Seite 108

109 Unter Position wählen erhalten Sie eine Auswahl aller in der Gewinn- und Verlustrechnung befüllten Positionen. Über Neu werden weitere Eingabefelder hinzugefügt, so dass Erläuterungen zu weiteren Positionen in beliebiger Anzahl erfasst werden können. In den Modulen Anlagen-, Forderungen- und Verbindlichkeitenspiegel erfolgt die Befüllung nach einzelnen Positionen. Sie wurden im Aufbau der Kapitalkontenentwicklung angeglichen. In den Spiegeln werden alle Positionen zur Verfügung gestellt, die in der Bilanz werthaltig angegeben werden. Wurden in der Bilanz keine Werte erfasst, sind in den Spiegeln daher keine Positionen wählbar. Seite 109

110 Im Anlagenspiegel werden auf der Übersicht die Anlagenbereiche dargestellt, in denen in der Bilanz Angaben vorgenommen wurden. Die Erfassung der Entwicklung kann sowohl als Excel-Import oder manuell vorgenommen werden. Unter Optionen steht u.a. die Auswahl Werte lokal speichern zur Verfügung. Diese exportiert eine Excel-Datei, die unter Bearbeiten importierbar ist. Die erste Position des ersten Bereiches öffnet sich über Bearbeiten zur manuellen Erfassung. Durch die Stiftsymbole werden die jeweils ersten Positionen des gewählten Bereiches geöffnet. Seite 110

111 In der Ansicht einer Position kann anhand der Filter und ok eine andere Position direkt zur Bearbeitung gewählt werden. Mit Bearbeiten ist die Edition zu öffnen. Seite 111

112 Nach der Eingabe ist entweder zu speichern oder mit Speichern + nächstes Konto direkt die nächste Position zu bearbeiten. Die Erfassung in Forderungenspiegel und Verbindlichkeitenspiegel erfolgt analog mit dem Unterschied, dass hier keine separate Erfassung von Anpassungsbeträgen möglich ist. Ist der Bericht handelsrechtlich, sind die Beträge auf handelsrechtlicher Basis zu erfassen. Ist der Bericht auf steuerlicher Basis, sind auch die Beträge steuerlich zu erfassen. Das Anlagenverzeichnis wurde zur komfortableren Erfassung ebenfalls aus dem Anhang in ein eigenes Untermodul ausgegliedert und wird als Textfeld mit Formatierungsmöglichkeiten ausgegeben. Seite 112

113 Steuerliche Modifikationen / Überleitungsrechnung Soweit in den Bereichen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Handelsbilanzwerte erfasst wurden, besteht im Bereich Steuerliche Modifikationen die Möglichkeit der Erfassung von Anpassungsbeträgen zwischen handelsbilanziellen und steuerlichen Wertansätzen. Die in den Bereichen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung angezeigten Werte bilden die Ausgangswerte für die Steuerlichen Modifikationen. Dabei werden in der Ansicht nur solche Konten oder Posten dargestellt, bei denen eine Anpassung erfolgt ist. Im Bearbeitungsmodus (nach Mausklick auf Bearbeiten ) erfolgt eine vollständige Darstellung aller Posten und Konten. Wurde in der Vorgangsanlage ausgewählt, dass die Modifikationen der GuV als Sammelposten übertragen werden sollen, wird hier nur dieser Posten angezeigt. Je Konto können die entsprechenden Anpassungsbeträge für das aktuelle Geschäftsjahr erfasst werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Erfassung eines zusätzlichen Kommentares in einem dafür vorgesehenen Feld. Seite 113

114 Jedem erfassten Anpassungsbetrag ist über das Auswahlfeld Art der Anpassung die Information mitzugeben, ob für das aktuelle Geschäftsjahr eine Umgliederung, die Änderung von Wertansätzen (im Sinne einer Umbewertung) oder beides erfasst wurde. Unabhängig von der Art der Anpassung muss durch die Eingaben sichergestellt werden, dass die Summe aller Beträge Null ergibt. Um zwischen Aktiva, Passiva und GuV zu wechseln, sind in der Bearbeiten-Ansicht die gleichermaßen benannten Bedienelemente zu nutzen. Positionen die steuerlich nicht zulässig sind, werden von der Anwendung durch die Angaben in der Taxonomie erkannt und selbständig angepasst. Um die Kontrolle der Eingaben zu erleichtern, wird der sich aus der Anpassung ergebende steuerbilanzielle Wert ebenfalls angezeigt. Sofern es Anpassungen in der GuV gibt, ist der Jahresüberschuss/-fehlbetrag in einer Steuerlichen Gewinnermittlung nach Überleitung zu erfassen. Seite 114

115 Sonder- und Ergänzungsbilanzen (in der Überleitungsrechnung) Grundsätzlich sind Sonder- und Ergänzungsbilanzen in einem eigenen Datensatz als Steuerbilanz zu übermitteln. Es sind daher eigene, rein steuerliche Vorgänge für die Rechtsform Mitunternehmer anzulegen. Bei Taxonomie-Version 5.3 ist in den Stammdaten (GCD) in der Position Bilanzart steuerlich die Auswahl Ergänzungsbilanz oder Sonderbilanz zu treffen. Ab Taxonomie 5.4 ist aufgrund Änderungen der Taxonomie bereits in der Vorgangsanlage anzugeben, ob eine Sonder- oder Ergänzungsbilanz zu übermitteln ist. Diese Angabe wird dann bereits in den GCD hinterlegt. (Mehr dazu siehe Kapitel ) Für Wirtschaftsjahre die bis zum enden, akzeptiert die Finanzverwaltung die Übermittlung der Sonder- und Ergänzungsbilanzen ebenfalls innerhalb des Berichts der Gesamthand. Daher befindet sich den Taxonomievorgaben entsprechend im Berichtsbestandteil Steuerliche Modifikationen am Ende der GuV ein Freitextfeld zur Erfassung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen. Wurde bei der Vorgangsanlage die Version Steuerbilanz gewählt, können Sonder- und Ergänzungsbilanzen als eigener Berichtsbestandteil gewählt werden. Seite 115

116 Hinweis: Für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, kann dieses Freitextfeld nicht mehr genutzt werden. Die Übertragung der Sonder- und Ergänzungsbilanzen als eigene Datensätze sind dann verpflichtend Steuerliche Gewinnermittlung für besondere Fälle / Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe und Betriebe gewerblicher Art (BgA) Mit der Taxonomie-Version 5.3 wird erstmals die Möglichkeit gegeben, für Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe / Betriebe gewerblicher Art die Datenstruktur der Bilanz und GuV zu übermitteln. Ob und in welcher Form Daten für Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe oder BgA übermittelt werden, wird bereits in der Anlage des Vorgangs festgelegt (siehe hierzu Kapitel 10.5). Folgende Varianten sind möglich: 1. Bilanz und GuV der Gesamtkörperschaft sowie Steuerbilanz/en und/oder GuV/en für den/die wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb/e / BgA 2. Steuerbilanz/en und /oder GuV/en für den/die wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb/e / BgA ohne werthaltige Übermittlung der Berichtsbestandteile Bilanz und GuV für die Gesamtkörperschaft 3. Bilanz und GuV der Gesamtkörperschaft sowie formlose Korrekturrechnung für den/die wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb/e oder BgA 4. Ab Taxonomie 5.4: Formlose Nebenrechnung für den / die wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb/e oder Betrieb/e gewerblicher Art ohne Bilanz und GuV der Gesamtkörperschaft Für nicht steuerbegünstigte Körperschaften ist die 3. Variante dabei nicht zulässig. Die formlose Korrekturrechnung ist wie gewohnt im Berichtsbestandteil Steuerliche Gewinnermittlung für besondere Fälle einzugeben. Hierzu ist im Feld Steuerlicher Gewinn der Betrag und im Feld Steuerliche Gewinnermittlung ein Text einzugeben. In Taxonomie-Version 5.4 können Angaben zu Handelsschiffen im internationalen Verkehr nur erfasst werden, wenn bei der Vorgangsanlage Unternehmen mit Gewinnermittlung bei Handelsschiffen im internationalen Verkehr angegeben wurde. Seite 116

117 Bilanz und GuV in den Varianten 1. und 2. sind ebenfalls Bestandteil der Steuerlichen Gewinnermittlung für besondere Fälle und daher auf steuerrechtlicher Basis zu erstellen. Die Angabe eines Bilanzgewinns, -verlustes ist nicht zulässig. Ansonsten gelten die rechtsformspezifischen Vorgaben der Gesamtkörperschaft ebenfalls für die Geschäftsbetriebe. Die Gliederung der GuV wird daher ebenso wie in der Vorgangsanlage für die Gesamtkörperschaft gewählt, ausgegeben. Soll eine Übermittlung in der 1. oder 2. Variante erfolgen, kann für jeden Betrieb gewählt werden, ob sowohl Bilanz und GuV oder nur die GuV übertragen wird. Seite 117

118 Diese stehen entsprechend der Vorgangsanlage auf der Übersichtsseite als einzelne Module innerhalb der Steuerlichen Gewinnermittlung für besondere Fälle zur Verfügung. Damit mehrere Betriebe eindeutig identifiziert werden können, sind diese unter Bilanz und/oder GuV zuerst anzulegen. Seite 118

119 Hierzu ist die Firma einzugeben und zu speichern. Alle angelegten Betriebe werden in einer Liste ausgegeben. Über die Buchstabenleiste können Betriebe besonders bei einer hohen Anzahl schnell gefunden und angesteuert werden. Seite 119

120 Über das Augensymbol kann der Betriebsname geändert oder der Betrieb gelöscht werden. Mit dem Stift-Symbol gelangen Sie in die Bilanz oder GuV des Betriebes. Seite 120

121 Hinweis: Ein Import von Summen-Salden-Listen oder Mappings ist für diese Betriebe bislang nicht möglich. Salden sind daher entweder manuell zu erfassen oder in Form einer Excel-Datei mit auf IDs zugeordneten Werten (nicht Konten) im jeweiligen Betrieb hochzuladen Detailinformationen (Kontennachweise) Für bestimmte Mussfelder (MK) ist von der Finanzverwaltung ein Kontennachweis erwünscht, der Informationen zu Kontonummer, Bezeichnung des Kontos sowie den Saldo zum Stichtag enthält. Es ist nicht nötig, diese Nachweise als Ausdruck oder als gesonderte Datei zu übermitteln, vielmehr erfolgt dies ebenfalls in elektronischer Form innerhalb der E-Bilanz-Datei im Berichtsbestandteil Detailinformationen zu Positionen. Um Nachfragen seitens des Finanzamtes vorzubeugen, ist eine Übertragung ratsam. Daher ist dieser Berichtsbestandteil bei der Vorgangsanlage bereits optional vorausgewählt. Sofern dieser nicht übertragen werden soll, ist er bei der Anlage des Vorgangs zu deaktivieren. Er kann über die Vorgangsverwaltung auch nachträglich aus dem Vorgang entfernt oder in den Vorgang aufgenommen werden. Detailinformationen zu Kontensalden können sowohl manuell als auch automatisch in ebilanz-online erfasst werden. Der Berichtsbestandteil Detailinformationen zu Positionen ist NACH Erfassung von Bilanz und GuV zu bearbeiten. Wurden in der Bilanz und/oder Gewinn- und Verlustrechnung Mussfeldern mit erwünschtem Kontennachweis Konten zugeordnet, ob manuell oder durch Import, werden diese Positionen aus den Bereichen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in die Maske Detailinformationen automatisch übernommen. Das heißt, es werden die Kontonummer, die Bezeichnung des Kontos und der Kontensaldo ausgewiesen. Diese Kontennachweise können nachträglich manuell bearbeitet werden. Hierzu ist auf der Maske Detailinformationen zunächst auf das Menüsymbol Bearbeiten zu klicken. Im Anschluss wird ein Fenster mit der Möglichkeit der Bearbeitung oder Löschung bestehender Konten dargestellt. Wurden Mussfelder mit erwünschtem Kontennachweis (MK) mit Salden befüllt aber keine Konten zugewiesen, kann der Kontennachweis in den Detailinformationen manuell erstellt werden. Nach anklicken des Buttons Bearbeiten öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem aus der Liste alle MK-Felder, die mit einem Wert befüllt wurden, ausgewählt werden können. Seite 121

122 Der Betrag wird bereits ausgewiesen, Kontonummer und eine eigene Beschreibung des Kontos können direkt eingegeben werden. Über Speichern sind die Daten zu sichern. Ergibt sich der Wert einer Taxonomie-Positionen aus der Summe mehrerer Konten, können für die Position beliebig viele Kontennachweise erstellt werden. Hier ist darauf zu achten, dass die Summe der Kontensalden dem Wert der Taxonomie- Position entspricht Validierung der erfassten Daten Das GCD-Modul verfügt über eine eigene Vorvalidierung, die in erster Linie die Allgemeinen Angaben prüft. Sie wird im geführten Modus bereits beim Speichern gestartet. Wurde der geführte Modus ausgeschaltet, kann sie unter Optionen über den Button Validieren gestartet werden. Im Modul Übertragung steht eine Vorab-Validierung zur Verfügung. Diese ist bei aufgeladenem Guthaben aktiv. Die Validierung prüft den gesamten Datensatz auf Plausibilität und orientiert sich dabei an den Anforderungen der Finanzverwaltung. Seite 122

123 Nach Mausklick auf die Schaltfläche Vorab-Validierung öffnet sich ein Fenster das ggf. gefundene Fehler auflistet sowie Hinweise. Diese Hinweise beziehen sich auf Punkte, die bisher von der Finanzverwaltung nicht beanstandet werden und verhindern die Übertragung nicht. Jedoch ist davon auszugehen, dass sie in der Prüfung der Finanzverwaltung zukünftig scharf geschaltet werden. Das Fenster mit den Fehlermeldungen kann geöffnet bleiben, während die Korrekturen durchgeführt werden. Die Meldungen können ebenfalls als PDF-Datei gedruckt werden. Die Validierung der erfassten Daten erfolgt durch den seitens der Finanzverwaltung bereitgestellten Elster Rich Client (ERiC), welcher über eine Schnittstelle in ebilanz Online integriert ist. Diese Validierung erfolgt zum Zeitpunkt der eigentlichen Übertragung des Datensatzes an die Finanzverwaltung. Werden bei dieser Validierung Fehler festgestellt, wird der Datensatz mit Angabe einer Fehlerbeschreibung abgewiesen. Eine Übertragung hat in diesem Fall nicht stattgefunden. Sofern ERiC keine Fehler findet, leitet dieser den Datensatz an das Finanzamt weiter und gibt ein Übertragungsprotokoll aus. Seite 123

124 Hinweis: Die in ebilanz Online durchgeführte Vorvalidierung der erfassten Daten ist ohne rechtliche Bedeutung. Erst die Validierung durch den ERiC im Rahmen der Übertragung entscheidet über die Akzeptanz oder die Ablehnung des Datensatzes. Meldungen seitens ERiC enthalten sehr oft Positionen aus der Taxonomie, die nicht in den gewohnten sprechenden Positionsbezeichnungen ausgewiesen sind, sondern mit ihren technischen Names. Diese sind jedoch leicht über die Excel-Visualisierung der Taxonomie auf elster.de oder auf Seiten wie abra-search.com auffindbar. Bei weiteren Fragen zu Meldungen, hilft Ihnen die Service-Hotline unter gerne weiter. Ebenso finden Sie im Forum von ebilanz-online Unterstützung Übertragung des Datensatzes Nach Abschluss der Datenerfassung und unter der Voraussetzung, dass der Benutzer über ein ausreichendes Übertragungsguthaben verfügt, ist der E-Bilanz-Datensatz im XBRL-Format an die Finanzverwaltung zu übertragen. Die Umwandlung der erfassten Daten in das XBRL-Format erfolgt vollständig automatisiert durch ebilanz Online und bedarf keines manuellen Eingriffs durch den Benutzer. Auf der Übersichtsseite eines Vorgangs befindet sich am Ende das Modul Übertragung. Im angezeigten Fenster ist die unternehmensspezifische, durch die Finanzverwaltung bereitgestellte Zertifikatsdatei (ElsterBasis) hochzuladen und die zugehörige PIN zu erfassen. Die Nutzung eines Sticks oder einer Karte zur Authentifizierung ist in ebilanz-online nicht möglich. Über den Button Druckvorschau pdf erhalten Sie einer Übersicht der erfassten Daten, in lesbarer Form. Bei aufgeladenem Guthaben ist die Vorab-Validierung aktiv. Diese kann durchgeführt werden, ohne dass dazu eine Übertragung angestoßen werden muss. Dabei ist zu beachten, dass die in ebilanz Online durchgeführte Vorvalidierung der erfassten Daten ohne rechtliche Bedeutung ist. Erst die Validierung durch den ERiC im Rahmen der Übertragung entscheidet über die Akzeptanz oder die Ablehnung des Datensatzes. Seite 124

125 Nach Mausklick auf Weiter wird Ihnen eine Zusammenfassung angezeigt, auf der die AGB erneut zu bestätigen sind. Der Button E-Bilanz übertragen stößt zunächst die Vorvalidierung der Stammdaten und des GAAP-Moduls an. Werden keine Fehler gefunden, wird der Datensatz im Folgenden in das XBRL-Format überführt und an den Elster Rich Client gesandt. ERiC überprüft den Datensatz erneut und überträgt ihn an die Finanzverwaltung, sofern keine Fehler gefunden werden. Soweit die Übertragung erfolgreich war, erhalten Sie eine Meldung auf der folgenden Ansicht. Hierbei werden der Benutzer und die Übertragungszeit angezeigt. Darüber hinaus sind das von der Finanzverwaltung bereitgestellte Übertragungsprotokoll als Downloadlink und die übertragene XBRL-Datei zur Ansicht verfügbar. Das Übertragungsprotokoll wird von Elster generiert und dient als Nachweis der erfolgten Übersendung des kompletten Datensatzes an das Finanzamt. Seite 125

126 Sind im zu übertragenden Bericht Fehler enthalten, werden diese entweder bereits durch die Anwendung oder durch ERiC gemeldet und die Übertragung abgebrochen. Die Fehler sind zu beheben und die Übertragung erneut anzustoßen. Bei Abbruch der Übertragung aufgrund von Fehlern, erfolgt keine Abbuchung des Guthabens. Auf dem Übertragungsprotokoll wird ebenfalls der Kontoinhaber / registrierte Nutzer mit Namen, angegebener Adresse und -Adresse als Ansprechpartner für die Finanzverwaltung ausgewiesen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese XBRL-Datei steuerliche Daten enthält und nur für die Finanzverwaltung gedacht ist. Sie darf nicht für die Offenlegung beim Bundesanzeiger eingereicht werden. Seite 126

127 11.5 Funktionalitäten für die Offenlegung beim Bundesanzeiger Allgemeines ebilanz Online bietet dem Benutzer eine komfortable Möglichkeit, einen für die Offenlegung beim Bundesanzeiger notwendigen XBRL-Datensatz in der Anwendung zu generieren. Entweder wird hierfür ein Vorgang ausschließlich zur Generierung der XBRL-Datei für die Offenlegung angelegt und die Daten in diesem erfasst. Oder es wird ein Vorgang angelegt, der sowohl die Übertragung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung als auch die Erstellung der Offenlegungs-Datei beinhaltet. Ausgangspunkt für die Erstellung des XBRL-Offenlegungs-Datensatzes sind in diesem Fall die für die E- Bilanz-Taxonomie hochgeladenen Daten im Jahresabschluss (GAAP-Modul). Diese werden im Bundesanzeiger-Teil auf die Offenlegungs-Taxonomie gemappt und für das Berichtsjahr damit automatisch übernommen. Die Anwendung bietet daneben weitere Menüpunkte, unter denen weitere für die Offenlegung relevante Informationen hochgeladen werden können. Am Ende erzeugt die Anwendung aus den gesamten Daten einen XBRL-Datensatz mit den vollständigen Rechnungslegungsunterlagen. Dieser Datensatz kann dann auf der Website des Bundesanzeigers zur Offenlegung hochgeladen werden. Die Bearbeitung von Berichtsjahr und Vorjahr erfolgt im Offenlegungsbereich getrennt. Damit stehen in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für die Erfassung der Vorjahreswerte die gleichen Features zur Verfügung wie für die Erfassung der Werte des Berichtsjahres Zuordnung (Mapping) der E-Bilanz-Taxonomie auf die Offenlegungs- Taxonomie (Bundesanzeiger) Wurde in der Vorgangsverwaltung die Option Übertragung der E-Bilanz auf der Grundlage einer Handelsbilanz und Weiterverwendung der Daten zur Erzeugung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger gewählt, können die im E-Bilanz Bereich erfassten Daten in den Bereich des Bundesanzeigers übernommen werden. Voraussetzung hierzu ist, dass die gewählte Taxonomie für die E-Bilanz mit der Taxonomie für die Offenlegung übereinstimmt (z. B. von Kerntaxonomie (E-Bilanz) vom auf Kerntaxonomie für den handelsrechtlichen Jahresabschluss vom aber nicht auf Kerntaxonomie für Kleinstunternehmen (handelsrechtlicher Abschluss) vom ). So erfolgt die Übernahme der Daten automatisch. Um Änderungen in dieser Zuordnung vorzunehmen, ist wie folgt vorzugehen: Gehen Sie auf den Menüpunkt Zuordnung der E-Bilanz-Taxonomie auf die Offenlegungs-Taxonomie, Seite 127

128 Wählen Sie die zu bearbeitende Taxonomie-Komponente aus und klicken Sie auf den Weiter -Button, In der linken Spalte erscheinen die Positionen der Offenlegungs-Taxonomie mit den zugeordneten Konten. Sofern Konten nicht zugeordnet sind, erscheinen diese in der rechten Spalte. Seite 128

129 Um eine getroffene Zuordnung zu ändern, ist bei der betreffenden Position auf Rückgängig zu klicken. Das Konto wird in die rechte Spalte verschoben. Ein Konto in der rechten Spalte kann per Drag&Drop (anklicken und gedrückt halten der Maustaste) in die gewünschte Position der linken Spalte gezogen werden. Nach vollständiger Bearbeitung der Zuordnung ist abschließend zu Speichern. Hinweis: Sie können ein geändertes Mapping jederzeit über den Button Auf die Standardzuordnung zurücksetzen wieder in den ursprünglichen Zustand zurückversetzen. Alle vorgenommenen Änderungen gehen hierdurch verloren. Seite 129

130 Import-Bereich Offenlegung Für die Erfassung von Daten in ebilanz Online steht eine einfach strukturierte und intuitive Excel-Schnittstelle zur Verfügung. Diese erlaubt sowohl den Import (Upload) von neuen Daten als auch den Export (Download) von bereits erfassten und gespeicherten Daten oder vorab Dateien, die als Vorlage für den Import dienen können. Zum Import werden folgende Datei-Formate akzeptiert: Bilanz- und GuV-Struktur sowie zugeordnete Werte aus dem SAP-Mapping-Assistenten: -.txt oder.csv aus SAP. Mapping: - Excel oder Excel Kontensalden: - Excel oder Excel txt aus SAP XBRL-Datei: - als xml gespeicherte Datei Ein Export erfolgt stets als Excel-Datei, die in der gewünschten Version lokal abgespeichert werden kann Import-Navigator Um die Auswahl des richtigen Moduls für den Datenimport zu erleichtern, wurde ein Import-Navigator in die Anwendung integriert. Dieser befindet sich direkt im Import- Bereich und ist per Mausklick zu starten. Der Navigator fragt ab, welche Art von Daten Sie hochladen möchten. Je nach Antwort wird entweder eine weitere Frage gestellt oder der Weiter -Button freigegeben. Nach vollständiger Beantwortung werden die Module aktiviert, die den Angaben entsprechend für den Import sinnvoll sind. Natürlich besteht zudem die Möglichkeit, den Import-Navigator erneut zu starten, alle Module aktiv zu schalten oder den Import-Bereich komplett zu überspringen. Seite 130

131 Bilanz- und GuV-Struktur (aus SAP ohne Werte) Zur Erleichterung der späteren Zuordnung (Mapping) besteht hier für SAP-Anwender die Möglichkeit, die Bilanz- und GuV-Struktur über den Button Werte importieren hochzuladen. Dazu ist eine Datei, die die Hierarchie aufzeigt, im.txt oder.csv-format auszuwählen und zu speichern. Sie kann durch den entsprechenden Button wieder gelöscht werden. Zum Beispiel sollte eine.txt-datei folgendermaßen aussehen: A001 HGB-Struktur Muster-Unternehmen BILANZ A K T I V A Aktiva LANGFRISTIGES VERMÖGEN IMMATERIELLE VERMÖGENSGEGENSTÄNDE KONZESSIONEN, GEWERBLICHE SCHUTZRECHTE X X KONZESSIONEN(AV) X X NUTZUNGSRECHTE GELEIST.ANZAHL.A.IMMAT.VG U.ANLAGEN IN BAU X X GELEISTETE ANZAHLUNGEN AUF IMMAT.VERMÖGENSG X X ANLAGEN IN BAU (IMMATERIESLLES ANLAGEVERMOEGEN) SACHANLAGEN GRUNDSTÜCKE UND BAUTEN. Eine solche Struktur-Datei kann aus SAP-FI mit der Transaktion FSE2 oder FSE3 bzw. FS02 oder FS03 extrahiert werden. Nach dem Import werden die erkannten Bereiche im Ausgabebereich angezeigt. Zur genaueren Ansicht wählen Sie den anzuzeigenden Bereich und klicken auf das Augen- Symbol. Hier erhalten Sie eine Übersicht der Kontenstruktur auf allen Ebenen inklusive des Ausweises bei Wechselkonten. Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Struktur richtig angezeigt wird. Die hinterlegte Struktur wird in allen betreffenden Masken der Anwendung berücksichtigt. So können nach Import der Kontensalden im Drag&Drop-Verfahren nicht nur einzelne Konten, sondern auch komplette Posten zugeordnet werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass in diesem Modul lediglich eine Struktur hochgeladen wird und diese keine Salden enthält. Seite 131

132 Kontenzuordnung (Mapping) In diesem Import-Modul können für alle relevanten Bestandteile der Taxonomie die Zuordnungsregeln in einem Vorgang importiert werden. Neben den Werten für das Berichtsjahr müssen zum Vergleich auch die Vorjahreswerte offengelegt werden. Diese sind auf den gleichen Positionen zu berichten wie die Werte des Berichtsjahres. Wurde ein Vorgang nur für die Offenlegung erstellt, wird die Kontenzuordnung daher sowohl für das Berichtsjahr als auch für das Vorjahr übernommen. Wurde ein Vorgang mit der Kombination aus E-Bilanz und Offenlegung erstellt, werden die Werte für das Berichtsjahr aus der E-Bilanz übernommen. In diesem Fall ist eine Kontenzuordnung nur für das Vorjahr nötig und möglich. Ein Import beeinflusst die Übernahme der Werte aus der E-Bilanz nicht. Es ist abschließend durch den Anwender sicherzustellen, dass die Werte der beiden Jahre auf den gleichen Positionen berichtet werden. Um im Offenlegungsbereich eine Kontenzuordnung zu importieren, ist eine Excel-Datei, die die Konten den Taxonomie-Positionen zuordnet, auszuwählen. Im nächsten Schritt sind das Tabellenblatt und die Spalten auszuwählen, die die gewünschten Daten enthalten und zu speichern. Seite 132

133 Um die Auswahl der Spalten zu erleichtern, können Sie sich das ausgewählte Tabellenblatt über den Link anzeigen einblenden lassen. Die Import-Datei könnte beispielhaft wie folgt beschrieben werden: A B C 1 Taxonomie-ID Name Kontonummer 2 de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.callefordert Ausstehende Einlagen, davon einge de-gaap-ci_bs.ass.unpaidcap.uncalled Ausstehende Einlagen, davon nicht eingefordert 4 Die erste Zeile wird von der Anwendung stets als Titelzeile gewertet. Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften hat keine Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des Imports. Sie kann frei gewählt werden. Beim Aufbau der Datei ist darauf zu achten, dass die Angaben jeweils in einer Spalte enthalten sind. Das heißt, dass z. B. in der Bilanz die Aktiva und Passiva nicht in getrennten Spalten dargestellt werden können, sondern die Konten untereinander in einer Spalte dargestellt werden müssen. Nach dem Import des Kontenmappings werden die Werte, die mit den Kontensalden hochgeladen werden, automatisch durch die Anwendung zugeordnet (siehe Kapitel Salden ). Wurden in den einzelnen Berichtsbestandteilen Konten-Zuordnungen durchgeführt, werden diese ebenfalls in den Import-Bereich des Vorgangs übernommen. Über den Button Werte lokal speichern wird eine Excel-Datei mit den Zuordnungen exportiert und kann für andere Vorgänge mit der gleichen Taxonomie, Rechtsform und gleichem Kontenrahmen wiederverwendet werden. Dies erleichtert die Pflege bereits bestehender Zuordnungen. Die exportierte Datei enthält zusätzlich eine Spalte, die die Hierarchieebene der Positionen in der Taxonomie anzeigt. Für einen Import ist diese Spalte nicht nötig. Mit derselben Vorgehensweise kann eine leere Mappingdatei als Vorlage zur Erstellung der Kontenzuordnungen für den jeweiligen exportiert werden. Der Vorteil, vorab ein Konten-Mapping zu importieren besteht zum einen darin, dass Sie die Zuordnung ohne Werte durchführen. Somit können Sie mit der Zuordnung bereits vor dem Bilanz-Stichtag beginnen und für spätere Berichtszeiträume festlegen. Hinweis: Da die Taxonomien von Elster jedes Jahr aktualisiert werden, können sich Änderungen der Taxonomie-IDs oder in der Struktur ergeben. Bitte überprüfen Sie, ob Änderungen in der Kontozuordnung notwendig werden. Sollten IDs in einer neuen Taxonomie-Version wegfallen, werden Zuordnungen zu diesen bei einem Mapping- Import nicht übernommen und eine entsprechende Meldung wird ausgegeben. Seite 133

134 Übernahme des Mappings aus einem anderen Vorgang Wurde in einem anderen Vorgang, z. B. in der Vorperiode, bereits ein Mapping erstellt das für den aktuellen Vorgang passend ist, kann dieses übernommen werden, ohne erneut eine Datei zu importieren. Dazu ist folgendermaßen vorzugehen: 1. Wählen Sie im Import-Modul Kontenzuordnung (Mapping) den Button Mapping aus anderem Vorgang 2. Bestimmen Sie aus welchem Vorgang das Mapping übernommen werden soll und klicken Sie auf Weiter. Seite 134

135 3. Bitte prüfen Sie abschließend Ihre Angaben in der Zusammenfassung und speichern Sie. Seite 135

136 Das Mapping des anderen Vorgangs wird automatisch übernommen und sofort angezeigt. Hier ist zu beachten, dass das Mapping nur für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung übernommen wird, sofern diese in beiden Vorgängen vorhanden sind. Ebenfalls können sich Einschränkungen ergeben, wenn die Vorgänge mit verschiedenen Taxonomie-Versionen erstellt wurden, da diese unterschiedliche Positionen haben können. Sollte kein oder kein passendes Mapping vorhanden sein, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. Hinweis: Wurde eine Kerntaxonomie für den Einzelabschluss ab Version 5.3 ausgewählt, steht hier neben der Möglichkeit, ein Mapping aus einem anderen Vorgang zu übernehmen, auch die Auswahl einer Zuordnung der Standardkontenrahmen 03 und 04 analog dem Bereich E-Bilanz zur Verfügung. Seite 136

137 Kontensalden für Zuordnung In diesem Import-Modul werden Berichtsjahr und Vorjahr getrennt. Somit besteht die Möglichkeit, Summen-Salden-Listen im Excel-Format für beide Jahre einzeln in die Anwendung hochzuladen. Die hier importierten Kontensalden stehen daraufhin in den Berichtsbestandteilen Bilanz und GuV für die manuelle Zuordnung zur Verfügung, sofern nicht vorab ein Mapping importiert wurde. In letzterem Fall werden die Salden automatisch durch die Anwendung den Taxonomie-Positionen zugeordnet. Wurde ein Vorgang mit der Kombination E-Bilanz und Offenlegung erstellt, werden die Werte für das Berichtsjahr aus der E-Bilanz übernommen. Somit sind Kontensalden nur für das Vorjahr zu importieren. Eine zu importierende Excel-Datei sollte in Spalten getrennt die Kontonummern und die Salden zum jeweiligen Stichtag sowie ggf. Kontobezeichnungen enthalten. Die Salden sollten dabei eine Unterscheidung in Soll und Haben aufweisen. Entweder können die Haben-Werte mit negativem Vorzeichen angeliefert werden, oder in einer gesonderten Spalte S und H ausgewiesen werden. In diesem Fall muss die Bezeichnung der Spalte S/H lauten. ebilanz Online passt die importierten Werte der Berechnungslogik der Taxonomie an, nach der Salden grundsätzlich mit positivem Vorzeichen zu übertragen sind. Die Importdatei sollte beispielsweise eine Struktur folgender Art aufweisen, wobei Spalte D optional ist: A B C D 1 Kontonummer Bezeichnung Wert S/H Lizenzen ,00 S Konzessionen ,00 S 4 Die Bezeichnung der in Zeile 1 dargestellten Überschriften kann grundsätzlich frei gewählt werden. Nur wenn eine gesonderte Spalte mit einer Soll-/Haben-Kennzeichnung vorhanden ist, sollte diese mit S/H benannt werden. Auch bei dieser Datei ist wieder darauf zu achten, dass die Informationen in jeweils einer Spalte dargestellt sind, also je eine Spalte für Kontonummern, ggf. Kontobezeichnungen und Salden. Jedes Konto darf nur einmal in der Datei vorhanden sein. Werden Konten mehrfach angeliefert, werden sie dennoch nur einmal übernommen. Dabei werden abweichende Salden addiert. Eine Kennzeichnung als Wechselkonto erfolgt im manuellen Mapping. Für den Import ist wie folgt vorzugehen: 1. Klick auf das Modul Kontensalden für Zuordnung, Seite 137

138 2. Auswahl des Jahres für das importiert werden soll (nur bei reinem Offenlegungs-Vorgang), 3. Auswahl der zu importierenden Datei, Seite 138

139 4. Klick auf den Weiter -Button, Seite 139

140 5. Auswahl der relevanten Spalten und Klick auf Weiter, 6. prüfen der Auswahl und Klick auf den Button Import abschließen. Die erfolgreich importierten Kontensalden werden nun in einer Übersicht dargestellt. Soweit beim Import Fehler auftreten, werden diese angezeigt. Nachdem Kontensalden im Offenlegungsbereich importiert wurden, wird auf der Übersichtsseite des Import-Moduls ausgegeben, für welches Jahr bereits ein Import erfolgt ist. Seite 140

141 Über das jeweilige Augen-Symbol können die Salden eingesehen, neu importiert bzw. wieder gelöscht werden. Wurde vorab kein Mapping importiert, stehen die Kontensalden in den einzelnen Berichtsbestandteilen für eine manuelle Zuordnung zur Verfügung. Wurde bereits ein Mapping importiert, werden alle Werte nun automatisch den Konten und Taxonomie-Positionen zugeordnet und in den entsprechenden Masken hinterlegt. Dort sind sie jederzeit änderbar. Hinweis: Nach dem Import einer Summen-Salden-Liste sowie eines Mappings kann es vorkommen, dass die Bilanz nicht aufgeht. Dies liegt ggf. an der Position Jahresüberschuss/-fehlbetrag. Diese ist als Ergebnis der GuV manuell in der Bilanz nachzutragen Werte für Taxonomie-IDs Werte für Taxonomie-IDs entspricht einer Erfassung von Werten direkt auf die Taxonomie-Positionen, ohne ein Kontenmapping. Alle Werte, die bereits manuell im Vorgang erfasst wurden, werden gleichzeitig in diesem Modul angezeigt. In diesem Modul können Werte importiert werden, die den Taxonomie-Positionen bereits zugeordnet sind. Ebenfalls können vorhandene Werte für den gesamten Vorgang über den Button Werte lokal speichern als eine Excel-Datei exportiert werden. Seite 141

142 Für den Import können eine Excel-Datei oder eine.txt-datei aus SAP gewählt werden. Für den Import mit Excel ist eine Datei zu verwenden, die je eine Spalte mit Taxonomie-IDs und eine Spalte mit Werten (Saldo zum Stichtag) enthält. Zur besseren Übersichtlichkeit empfiehlt sich eine Spalte mit den Positionsbezeichnungen. Auch hier kann unter Werte lokal speichern eine Vorlage exportiert werden. Grundsätzlich sollte diese Excel-Datei also wie folgt aufgebaut sein: A B C 1 Taxonomie-ID Name Wert 2 de-gcd_geninfo.doc.id.generationdate Erstellungsdatum de-gcd_geninfo.doc.id.generation- Anlass zur Erstellung des Dokuments 3 Reason 4 de-gcd_geninfo.doc.id.contents Inhalt des Dokuments 5 Bei einer.txt-datei ist zu beachten, dass sie die nötigen Informationen zu den XBRL- Bezeichnungen der Taxonomie-Positionen, XBRL-Namensräume (Präfix) und die zu importierenden Werte in eigenen Spalten enthält. Der Import erfolgt in folgenden Schritten: 1. Gehen Sie bitte in das Import-Modul Werte für Taxonomie-IDs, 2. Wurden noch keine Werte erfasst, ist zunächst das Jahr auszuwählen, für das importiert werden soll, Seite 142

143 3. Sind bereits Werte vorhanden ist unter Bearbeiten die Auswahl Neue Werte importieren anzuklicken, 4. Auswahl ob die Werte aus einer Excel-Datei oder aus einer.txt-datei importiert werden sollen und 5. Auswahl der zu importierenden Datei, Seite 143

144 6. Klick auf den Weiter -Button, 7. Auswahl der relevanten Spalten, Seite 144

145 8. prüfen der Auswahl und Klick auf den Button Import abschließen. Aufgrund der mitgelieferten Taxonomie-IDs erkennt die Anwendung selbständig, in welchen Berichtsbestandteil die Werte gehören. Auf diese Weise importierte Werte werden in ebilanz-online in den einzelnen Masken jeweils in der Spalte manuell erfasster Wert ausgegeben. Dies liegt darin begründet, dass ein Excel-Export manuell erfasster Werte denselben Aufbau hat und hier kein Kontenmapping erfolgt. Sollten Korrekturen einzelner Werte nötig sein, können diese manuell in den jeweiligen Masken (nicht im Import-Modul) getätigt werden. Diese Korrekturen, wie alle manuellen Erfassungen in den einzelnen Berichtsbestandteilen, werden automatisch in das Import-Modul Werte für Taxonomie-IDs übernommen und dort ausgewiesen. Sie können damit hier auch für den kompletten Jahresabschluss als Excel-Datei exportiert werden. Die exportierte Datei enthält zusätzlich eine Spalte, die die Hierarchieebene der Positionen in der Taxonomie anzeigt. Für einen Import ist diese Spalte nicht nötig. Die importierten Werte werden im Modul Werte für Taxonomie-IDs sofort ausgegeben. Seite 145

146 Ebenfalls werden sie in die betreffenden Masken des Jahresabschluss-Moduls übernommen und werden in der Spalte der manuell erfassten Werte angezeigt. Hinweis: Unter dem Button Bearbeiten stehen die Funktionen Manuelle Werte Berichtsjahr löschen sowie Manuelle Werte Vorjahr löschen zur Verfügung. Hier ist zu beachten, dass dadurch die Werte gleichzeitig in Bilanz und GuV des Offenlegungsbereiches gelöscht werden XBRL-Datei Verfügen Sie bereits über ein XBRL-Dokument mit dem fertigen Jahresabschluss, kann dieses hier importiert werden, sofern ein Vorgang ausschließlich zur Erstellung der Offenlegungs-Datei angelegt wurde. In diesem Dokument sind für Bilanz und GuV die Taxonomie-IDs und die Werte für das Berichtsjahr sowie für das Vorjahr enthalten. Seite 146

147 Diese Werte gehen jeweils in die Spalte manuell erfasster Wert ein (analog zu Werte für Taxonomie-IDs). Bei einem Vorgang der sowohl für die E-Bilanz als auch für die Offenlegung erstellt wurde, werden die Werte des Berichtsjahres aus der E-Bilanz in die Spalte importierter Wert übernommen. Ein Import einer XBRL-Datei, die diese Werte ebenfalls enthält, würde somit zur Verdoppelung im Berichtsjahr führen. Aus diesem Grund wurde die Option für diese Konstellation ausgeschlossen und wird nur für reine Offenlegungs- Vorgänge zur Verfügung gestellt. Für den Import sind folgende Schritte durchzuführen: 1. Klick auf das Modul XBRL Datei 2. Auswahl der zu importierenden Datei im xml-format 3. Klick auf Import abschließen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Die Bearbeitung von Berichtsjahr und Vorjahr erfolgt im Offenlegungsbereich getrennt. Damit stehen für die Erfassung der Vorjahreswerte die gleichen Features zur Verfügung wie für die Erfassung der Werte des Berichtsjahres. Die Ansichtsseite von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung weisen die Gesamtwerte für das Berichtsjahr sowie die Gesamtwerte für das Vorjahr aus. Grundsätzlich sind die Vorjahreswerte auf den gleichen Positionen offenzulegen wie die Werte des Berichtsjahres. Seite 147

148 Je nachdem, ob in der Vorgangsverwaltung die Übertragung einer E-Bilanz und die Erstellung einer Offenlegungsdatei oder nur die Erstellung einer Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger gewählt wurde, ergeben sich mehrere Möglichkeiten der Datenerfassung: a) Wurden im Bereich E-Bilanz bereits Daten eingegeben, werden diese durch die Anwendung automatisch in die Spalte importierter Wert des Berichtsjahres übernommen. Durch die Auswahl Berichtsjahr bearbeiten können manuelle Korrekturen vorgenommen werden. Eine Kontenzuordnung und der Import von Kontensalden sind in diesem Fall nicht nötig und stehen hier nicht zur Verfügung. Grundsätzlich sind bei dieser Konstellation hauptsächlich die Vorjahreswerte zu erfassen. Sie können mit der Auswahl Vorjahr bearbeiten sowohl manuell eingetragen als auch anhand einer Excel-Datei hochgeladen werden. Ebenfalls kann für das Vorjahr die Kontenzuordnung aufgerufen werden. Hier sind Kontensalden separat zu importieren. Die Kontenzuordnung (Mapping) kann entweder importiert werden, so dass sich die Salden automatisch den Taxonomie- Positionen zuordnen oder manuell in der Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung durchgeführt werden. Seite 148

149 b) Soll ausschließlich die Offenlegungsdatei für den Bundesanzeiger erstellt werden, stehen alle Möglichkeiten zur Datenerfassung sowohl für das Berichtsjahr als auch für das Vorjahr gleichermaßen zur Verfügung. Alle Werte, die im Bearbeitungsmodus erfasst bzw. hochgeladen wurden, werden in ebilanz Online als manuell erfasste Werte ausgewiesen. Auf Wunsch kann eine Import-Vorlage oder die fertig erfasste Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung mit Klick auf Werte lokal speichern als Excel-Datei heruntergeladen oder über pdf-ausdruck gespeichert bzw. ausgedruckt werden. Manuell erfasste Werte können für den einzelnen Berichtsbestandteil getrennt nach Vorjahr und Berichtsjahr gelöscht werden. Dazu ist auf der Ansichtsseite unter Optionen die entsprechende Auswahl zu treffen und zu bestätigen. Seite 149

150 Weitere Berichtsbestandteile (Textfelder) Die Eingabe der anderen Berichtsbestandteile, wie z. B. Anhang, Lagebericht, Bestätigungsvermerk etc. erfolgt jeweils über ein Textfeld. Der Titel des Berichtsbestandteiles ergibt sich aus der Taxonomie und wird anhand der entsprechenden ID mit der XBRL-Datei an den Bundesanzeiger übergeben. Ob es sich um einen Bestätigungsvermerk oder einen Versagungsvermerk handelt, kann dabei bereits bei der Anlage des Vorgangs ausgewählt werden. Das jeweilige Textfeld öffnet sich im entsprechenden Berichtsbestandteil über den Button Bearbeiten. Hier können Texte und Tabellen aus Word- oder Excel-Dateien kopiert und eingefügt werden sowie die Eingaben manuell erfolgen. Zur Formatierung stehen in der unteren Leiste diverse Befehle zur Verfügung: B formatiert den markierten Text fett I formatiert den markierten Text kursiv Listensatz Seite 150

151 Sortierte Liste Einfügen einer Tabelle Zeile oberhalb einfügen (innerhalb der Tabelle) Zeile unterhalb einfügen (innerhalb der Tabelle) Zeile löschen Tabelle löschen Legendenspalten markieren Grafik einfügen Befehl rückgängig Befehl wiederholen Um die Eingaben zu sichern, ist abschließend zu speichern. Erläuterung zu Tabellen: Der Schriftsatz für die Offenlegung auf der Plattform des Bundesanzeigers sieht aus technischen Gründen maximal sechs Spalten nebeneinander vor. Tabellen mit mehr Spalten müssen daher geteilt werden, indem ein Umbruch eingefügt wird. Damit die Tabelle lesbar bleibt, ist in die letzte Spalte der vorgesehenen Legende der Tabelle zu klicken und dann unter dem Freitextfeld das Symbol Legendenspalten markieren anzuklicken. Die Legendenspalten werden damit markiert und nach dem Speichern farbig angezeigt. In der Vorschau auf der Plattform erfolgt ein Umbruch wobei sich die Legendenspalte(n) jeweils nach dem Umbruch wiederholt(en). Beim Einfügen einer Tabelle über das Menüband hat diese automatisch 6 Spalten. Einzelne Spalten können nicht gelöscht werden, nur die enthaltenen Werte. Spalten, die nicht befüllt wurden, werden auf der Plattform nicht angezeigt, so dass diese stehen bleiben können. Wichtiger Hinweis: In Tabellen besteht die Möglichkeit, Zellen zu verbinden. In einigen Programmen können Zellen auch gelöscht werden, so dass in der jeweiligen Zeile weniger Spalten vorhanden sind, als in den anderen Zeilen. Letzteres ist für einen Import auf der Bundesanzeiger-Plattform nicht zulässig. Es ist daher zu beachten, dass alle Zeilen einer Tabelle dieselbe Spaltenanzahl besitzen. Seite 151

152 Erläuterung zu Grafiken: Der Befehl Grafik hinzufügen startet die Suche nach einer gespeicherten Datei, die in der Zeile im Textfeld eingefügt wird, in der der Cursor steht. Akzeptiert werden die Formate.jpg und.gif bis zu einer Höhe von 549 Pixel und einer Breite von 599 Pixel. Nach Speicherung der Eingaben sind ebenfalls alle eingefügten Grafiken in ebilanz- Online gespeichert. Diese werden im jeweiligen Berichtsbestandteil im Anzeige-Modus voll dargestellt. Auf der Plattform des Bundesanzeigers ist es nicht zulässig, eine Grafik mehrfach mit demselben Dateinamen zu verwenden. Wird dieselbe Grafik mit demselben Dateinamen mehrfach einen Vorgang hochgeladen, erstellt ebilanz-online eine Kopie und modifiziert den Dateinamen. Nach Umwandlung des Berichts in XBRL erhalten Sie eine zip-datei. In dieser sind die XBRL-Datei sowie die hochgeladenen Grafiken mit modifizierten Namen enthalten. Die Dateien sind zu entpacken und vollzählig für eine Veröffentlichung auf der Bundesanzeiger-Plattform hochzuladen. Hinweis: Für Zwecke der Offenlegung beim Bundesanzeiger sind auf der Plattform nur informative Grafiken zugelassen. Grafiken, die den Veröffentlichungstext oder zu veröffentlichende Tabellen wiedergeben, sind nicht zugelassen. Es sind die AGB des Bundesanzeigers zu beachten. Die Titel der einzelnen Berichtsbestandteile werden auf der Plattform des Bundesanzeigers automatisch übernommen. Aufgrund der Datenmenge gibt der Bundesanzeiger für den XBRL-Upload eine Begrenzung in der Formatierung vor. Die übermittelten Daten werden jedoch vor der Veröffentlichung nachbearbeitet und grobe Unstimmigkeiten in der Formatierung korrigiert Einstellung der Anzeigeebenen Als letzter Schritt vor Erstellung der XBRL-Datei wurde das Modul Einstellung der Anzeigeebenen implementiert. Es ersetzt die frühere Option Bearbeitungs- und Übertragungsebene anpassen in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. In diesem Modul ist der Detaillierungsgrad der offengelegten Informationen individuell zu definieren. Dazu können die einzelnen Positionen für die Übermittlung an den Bundesanzeiger und Anzeige in der Offenlegung deaktiviert oder auch aktiviert werden. Seite 152

153 In dieses Modul werden nur die Positionen übernommen, zu denen in Bilanz und GuV Werte erfasst wurden, oder in denen sich Werte durch Summierung ergeben. Alle anderen Positionen der Taxonomie werden ausgeblendet. Wurden noch keine Werte erfasst, ist die Anzeige demnach leer und kann nicht bearbeitet werden. Seite 153

154 Um die Anzeige um weitere Positionen zu reduzieren, ist auf Bearbeiten zu klicken. Seite 154

155 Entfernen oder Setzen des obersten Häkchens deaktiviert oder aktiviert gleichzeitig alle Positionen. Durch Entfernen einzelner Häkchen werden die einzelnen Positionen für die Offenlegung ausgeblendet, unabhängig von der Hierarchieebene in der Taxonomie. Es werden letztlich aber immer die Überschrift, Bilanzsummen und Jahresüberschuss/-fehlbetrag bzw. Bilanzgewinn/-verlust übernommen. Wird hier keine Änderung vorgenommen, wird die XBRL-Datei mit allen befüllten Positionen erstellt. Soll die Auswahl vorerst zwischen gespeichert werden, ist der Button Ohne Bestätigung speichern zu betätigen. Die Angaben sind in jedem Fall in der Vorschau zu prüfen. In der Vorschau ist zu bestätigen, dass die Auswahl der Positionen auf eigene Verantwortung erfolgt. Ohne diese Bestätigung wird keine XBRL-Datei erzeugt. In der Ansicht werden die ausgewählten Positionen ausgegeben. Seite 155

156 Eine Umsortierung der ausgewählten Positionen ist nicht möglich und auch nicht nötig. Auf der Plattform des Bundesanzeigers werden die in der XBRL-Datei angelieferten Positionen automatisch gegliedert. Es erfolgt keine Änderung von Werten durch die Bearbeitung der Anzeige. Auch werden in den Berichtsbestandteilen Bilanz und GuV keine Änderungen dadurch vorgenommen. Es werden ausschließlich Änderungen in Bilanz und GuV selbst in das Modul Einstellung der Anzeigeebenen übernommen. Bereits erfolgte Einstellungen gelten dann wieder als unbestätigt. Daher sollte die Einstellung als letzter Schritt vor Erstellung der XBRL-Datei vorgenommen werden. Für dieses Modul wird der Status automatisch gesetzt und hängt von der Bestätigung in der Vorschau ab. Hinweis: Die Bearbeitung der Ergebnisverwendung erfolgt mit Taxonomie-Version 5.2 auf die gleiche Weise. Seite 156

157 XBRL-Datei für den Bundesanzeiger erzeugen Unter dem Punkt XBRL-Datei für den Bundesanzeiger erzeugen werden die in der Anwendung erfassten Daten in einen XBRL-Datensatz umgewandelt. Eine Übersicht der Daten, die für die XBRL-Datei für die Offenlegung erfasst wurden, erhalten Sie über den Button Druckvorschau pdf in lesbarer Form. Bitte beachten Sie, dass es sich hier nicht um eine Vorschau im Layout der Offenlegung handelt. Diese erhalten Sie auf der Plattform des Bundesanzeigers. Der jeweilige Stand der Datenerfassung wird über einen Klick auf den Button + Neu in einer XBRL-Datei festgehalten. Sofern grobe Fehler vorliegen, wie z. B. eine Aktiv/Passiv-Differenz in der Bilanz, oder eine Änderung im Modul Einstellung der Anzeigeebenen ohne Bestätigung erfolgt ist, wird keine XBRL-Datei erzeugt, sondern eine Fehlermeldung ausgegeben. Dies soll verhindern, dass versehentlich fehlerhafte Berichte veröffentlicht werden. Jeder Datensatz wird mit dem jeweiligen Datum und der Uhrzeit gespeichert. Die jeweils zuletzt erzeugte Datei erscheint dabei in der Liste zuoberst. Ein Datensatz kann in der Anwendung über einen Klick auf den Button Ansehen im XBRL-Format angesehen werden. Bitte speichern Sie den Datensatz über einen Klick auf XBRL-Datei lokal speichern auf Ihrem Rechner, um diesen in einem zweiten Schritt für das Hochladen beim Bundesanzeiger zu verwenden. Sofern Grafiken hochgeladen wurden, heißt der Link Zip-Datei lokal speichern. In dieser Zip-Datei sind sowohl die XBRL- Datei als auch die Grafiken enthalten. Bitte entpacken Sie die Zip-Datei, bevor Sie die einzelnen Bestandteile auf der Plattform des Bundesanzeigers importieren. Hinweis: Enthält der Datensatz grobe Fehler, wie z. B. dass die Bilanz eine Differenz aufweist, wird keine XBRL-Datei erzeugt. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass nicht versehentlich ein fehlerhafter Datensatz offengelegt wird XBRL-Datei auf der Plattform des Bundesanzeigers hochladen Bitte loggen Sie sich auf der Publikations-Plattform des Bundesanzeigers (publikations-plattform.de) ein. Gehen Sie wie gewohnt die einzelnen Punkte für die Offenlegung durch. Wenn Sie bei dem Punkt Übermittlung angekommen sind, wählen sie bitte: Möglichkeit 2: Datei(en) hochladen. Seite 157

158 Im 2. Schritt Datei auswählen gehen Sie bitte wie folgt vor: Unter Punkt A) geben Sie den Pfad des lokal gespeicherten XBRL-Datensatzes auf Ihrem Rechner an. Unter Punkt B) klicken Sie bitte auf Datei(en) laden. Sofern Sie Grafiken (erlaubt sind die Formate gif und jpg) in die Textfelder integriert haben, sind die Schritte von Punkt A und B für den Upload auf der Plattform erneut durchzuführen. Unter Punkt C) ist die Sprache des zu veröffentlichenden Dokuments anzugeben. Seite 158

159 Im nächsten Schritt wird der XBRL-Datensatz als Vorschau angezeigt. Bitte überprüfen Sie, ob die von Ihnen hochgeladenen Daten, Ihren Vorstellungen entsprechen. Führen Sie danach die noch anstehenden Punkte der Prozedur zur Offenlegung durch. Seite 159