Hella KGaA Hueck & Co. Konzept für Mehrwegladungsträger im IAM. Stand:

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1 KGaA Hueck & Co. Konzept für Mehrwegladungsträger im IAM Stand:

2 Seitenzahl / Number of pages: 8 Seite / Page 2 HP-GH Inhalt 1 Zweck und Anwendungsbereich Zweck Geltungsbereich und Zuständigkeiten 2 2 Normative Verweisungen 2 3 Begriffsdefinitionen 3 4 Konzeptbeschreibung Verwendete Mehrwegladungsträger Anschaffung Mehrwegladungsträger Alternative Verwendung von Einwegladungsträgern Verantwortlichkeiten des Vertriebs/Einkaufs Leergutkontenführung Rückführung der Mehrwegladungsträger (Leergut) Belieferung von Sales Companies bzw. Importeuren 4 5 Ladungsträger Allgemeines zu Mehrwegladungsträger Kennzeichnung der Ladungsträger Nutzung von Mehrwegladungsträgern Ersatzverpackung 5 6 Leergutsteuerung und Kontenführung Packmittelkonten Anlage eines Packmittelkontos Buchungstechnische Informationen Buchungen und Abgleich des Packmittelkontos Packmittelkonten mit Spediteuren Beschädigtes Leergut / Mengendifferenzen in der Anlieferung 7

3 1 Zweck und Anwendungsbereich 1.1 Zweck Dieses Dokument regelt generell den Umgang mit Einweg- und Mehrwegladungsträgern (Mehrwegverpackungen, Mehrwegpackmittel, Mehrwegbehälter, Umlaufverpackungen) im Geschäftsbereich Handel der KGaA Hueck & Co., sowie der vor- und nachgeschalteten Prozesse und Aktivitäten. Aus Umweltgesichtspunkten wird angestrebt, möglichst viel auf Mehrwegladungsträgern zu transportieren sofern ökonomisch und ökologisch sinnvoll. Alternativ müssen entsprechende Einwegladungsträger verwendet werden. 1.2 Geltungsbereich und Zuständigkeiten Das hier beschriebene Konzept gilt für die Standorte des Geschäftsbereiches Handel und den Kundengruppen freier Teilehandel (IAM) spezielle Erstausrüstung (SOE) Dieses Konzept umfasst nicht den Bereich der Lieferung von Ersatzteilen an die Erstausrüstung (OES) Eingangsseitig gilt die HP-C-525 sofern nicht anders angegeben. Eingehende Lieferungen werden durch hinsichtlich der Einhaltung der Verpackungsrichtlinie geprüft. Zusätzlich abgestimmte materialnummernbezogene Verpackungsvorschriften (Verpackungsdatenblätter) sind ebenfalls einzuhalten. 2 Normative Verweisungen DIN Paletten, Gitterboxpalette mit 2 Vorderwandklappen DIN EN Produktspezifikation für Paletten - Teil 1: Herstellung von 800 mm x 1200 mm-flachpaletten aus Holz DIN EN Produktspezifikation für Paletten Teil 2: Herstellung von 1000 mm x 1200 mm-flachpaletten aus Holz HP-C-509 -Qualitätssicherung, Richtlinie für Lieferanten HP-C-525 -Qualitätssicherung, Verpackungsrichtlinie für Einkauf-Produktionsmaterial -Formulare 7700 Verpackungsdatenblatt 7729 Berechnung der Umlaufmenge von Mehrwegpackmittel 2906 Vereinbarung über die Anschaffung und Nutzung von Mehrwegpackmitteln 2907 Lademittelabgleich (Differenzmeldung) 2908 Anforderungsformular Lademittel

4 3 Begriffsdefinitionen / Abkürzungen Gitterbox UIC-Gitterbox nach Vorgabe der EPAL, auch als DB- Gitterbox bezeichnet Euro-Palette Euro-Palette nach Vorgabe der EPAL Industriepalette Industriepalette nach Vorgabe HD-HS Abteilung Handelsservice, Distribution GmbH HD-PMK / HD-PMD Abteilung Packmitteldepot/-kontenführung, Distribution GmbH GH-LOG Logistikabteilung Geschäftsbereich Handel Ladungsträger Behältnis zum Transport/Handling eines Gutes. z.b. Palette, Gitterbox, VDA-KLT, sonstige Transportbehälter Kleinladungsträger z.b. VDA KLT, Abmessung bis ca. 600x400mm 4 Konzeptbeschreibung 4.1 Verwendete Mehrwegladungsträger Der Geschäftsbereich Handel verwendet grundsätzlich nur 2 verschiedene Mehrwegladungsträger: Euro-Paletten: 800 x 1200 mm (DIN EN ) Industriepaletten: 1000 x 1200 mm (DIN EN ) Gitterboxen und Kleinladungsträger (VDA-KLT), sowie Spezialladungsträger werden nur auf spezielle Kundenanforderung verwendet. Ggf. ist im Vorfeld die Verwendung mit Distribution (HD-HS) und GH LOG abzustimmen. Sollten in bestimmten Ländern andere genormte Ladungsträger üblich sein, sind diese analog zu den oben genannten zu verwenden. 4.2 Anschaffung Mehrwegladungsträger Die KGaA Hueck & Co. beschafft sämtliche benötigten oben genannten Ladungsträger. Falls Spezialladungsträger benötigt werden, sind diese durch den Kunden anzuschaffen. Ggf. sind abweichend vertragliche Regelungen möglich. 4.3 Alternative Ladungsträger Die Verwendung von Einwegladungsträgern ist in Einzelfällen zulässig, sofern dieses ökonomisch und ökologisch sinnvoll ist oder vertriebsseitig nicht abwendbar ist. Landesspezifische Regelungen sind zwingend zu beachten. Die Einwegladungsträger sollten möglichst in den Maßen 1200 x 1000 mm (Industriemaß) oder 1200 x 800 mm (Europalettenmaß) verwendet werden. Ggf. sind Einwegladungsträger an das Transportmittel anzupassen, z.b. bei Transport in Überseecontainern. Die Stabilität der Ladungsträger muss denen der Mehrwegladungsträger entsprechen.

5 4.4 Verantwortlichkeiten des Vertriebs/Einkaufs Vertriebsseitig/Einkaufsseitig ist sicherzustellen, dass das Belieferungs- und Leergutkonzept vertraglich oder zumindest schriftlich mit dem Kunden/Spediteur geregelt ist. Weiterhin ist Distribution (HD-HS) und GH LOG im Vorfeld schriftlich über das Belieferungskonzept zu informieren, wenn spezielle Ladungsträger verwendet werden sollen. 4.5 Leergutkontenführung Die Leergutkontenführung kann entweder direkt mit dem Kunden oder mit dem Spediteur erfolgen. Die Entscheidung ist in Abstimmung zwischen Vertrieb und Logistik zu erzielen. HD ist für die komplette Leergutkontenführung und den damit verbundenen Tätigkeiten beauftragt. Ein Gegenkonto zum regelmäßigen Abgleich ist durch den Kunden/Spediteur einzurichten. 4.6 Rückführung der Mehrwegladungsträger (Leergut) Die Verantwortlichkeit/Kostenübernahme hat entsprechend der Lieferbedingung der gelieferten Ware zu erfolgen. D.h. Ab Werk: Der Kunde hat das Leergut auf seine Kosten an zurückzuführen Frei Haus: hat das Leergut auf eigene Kosten zurückzuführen 4.7 Belieferung von Sales Companies bzw. Importeuren In Abstimmung mit GH LOG, kann bei bestimmten Kunden, das 4R-Konzept zum Tragen kommen. In diesen Fällen wird das Leergut nicht getauscht bzw. an retourniert. In diesem Fall wird ein Teil der Wiederbeschaffungskosten des Leergutes/ der Mehrwegverpackung vom Kunden und ein Teil von übernommen. Der Kunde kann die Mehrwegverpackung dann in sein Eigentum übernehmen. Das 4R Konzept ist separat geregelt. 5 Ladungsträger Allgemeines Mehrwegladungsträger sind Verpackungen, die mehrmals ohne Beeinträchtigung der Schutz-, Transport-, Lager- und Umschlagsfunktion verwendbar sind. Beim Einsatz von Mehrwegladungsträgern sind besondere Vereinbarungen notwendig. Der Vertrieb hat die Pflicht eine detaillierte Abstimmung zur Dimensionierung der Ladungsträgerkreisläufe, Festlegung der Eigentumsverhältnisse sowie Bereitstellung, Inventur und Kontoführung der Packmittel mit dem Bereichen HD-PMD/HD-PMK und GH LOG abzustimmen.

6 5.2 Kennzeichnung der Ladungsträger Ladungsträger besitzen grundsätzlich eine 8-stellige Identifikationsnummer, die in der Regel sichtbar angebracht ist (ausser Industrie-, Europalette und Gitterbox). Sollen kundeneigene Mehrwegladungsträger dauerhaft zum Einsatz kommen, ist auch hierfür eine Identifikationsnummer bei der Verpackungsplanung anzufordern. Soweit möglich ist die Identifikationsnummer sichtbar an der Verpackung anzubringen. Die Packmittelidentifikationsnummer ist, neben Stückzahl und Bezeichnung, eine Basisinformation für die Packmittel und daher bei allen Lieferungen unbedingt in den Versandpapieren/Packmittellieferschein (ersetzt Palettenbegleitschein) anzugeben. 5.3 Nutzung von eigenen Mehrwegladungsträgern An den Kunden übergebene Ladungsträger sind ausschließlich für die vereinbarten Kreisläufe und Materialien einzusetzen. Sie dürfen nicht zweckentfremdet werden und müssen zeitnah freigestellt sein. 5.4 Ersatzverpackung Ist der Einsatz von Ersatzverpackung notwendig, so ist diese ebenfalls zwischen dem Kunden und dem Vertrieb zu vereinbaren. Auch die Packmittel der Ersatzverpackungen ist in jedem Fall auf den Lieferpapieren zu dokumentieren. 6 Leergutsteuerung und Kontenführung Falls die Mehrwegladungsträger im Eigentum von sind, gelten die nachfolgenden Punkte. Falls die Mehrwegladungsträger im Eigentum des Kunden/Spediteurs sind, gelten individuelle Abstimmungen bzw führt dann entsprechend die Gegenkonten. 6.1 Packmittelkonten Anlage eines Packmittelkontos Für jeden Kunden, den in Mehrwegladungsträgern beliefert, werden Packmittelkonten eingerichtet. Ggf. werden Konten mit den entsprechend eingesetzten Spediteuren eingerichtet. Der Kunde/Spediteur erhält für jedes verwendete Packmittel ein eigenes Packmittelkonto, in welchem seine Kundenummer der entsprechenden Packmittelidentifikation zugeordnet ist Buchungstechnische Informationen Im Packmittelkonto werden die Zu- und Abgänge erfasst. Nach der Kontoabstimmung kann eine körperliche Bestandsaufnahme der Packmittel durch veranlasst werden (Formular Lademittelabgleich, 2907).

7 Zur Erfassung von fehlenden oder zerstörten Packmitteln und zum Abgleich der entsprechenden Konten werden Korrekturbuchungen vorgenommen, um die Geschlossenheit des Systems zu gewährleisten. Der Verursacher trägt die Kosten für fehlende und zerstörte Packmittel, sofern diese im Eigentum von waren Buchungen und Abgleich des Packmittelkontos Die Packmittelkontoabstimmung mit dem Kunden/Spediteur wird durch Distribution HD-PMK durchgeführt. Sollte eine Packmittelkontoabstimmung mit dem Kunden/Spediteur nicht zum gewünschten Ergebnis führen, hat Distribution HD-PMK den Vertrieb/Einkauf zu informieren. Dieser muss dann eine Klärung mit dem Kunden bzw. Spediteur herbeiführen. Jeder Kunden/Spediteur, für den Packmittelkonten eingerichtet wurden, erhält zu festgelegten Zeitpunkten (in der Regel monatlich) für jede Packmittelidentifikationsnummer einen Kontoauszug mit Anfangs- und Endsaldo sowie den Bewegungsdaten der zurückliegenden Periode. Bevorzugte Übermittlungsart ist der Kontoauszug per EDI. In Ausnahmefällen ist ebenso eine Übermittlung per möglich (Format: MS-EXCEL oder ähnliches Tabellenkalkulationsformat). Die Packmittelkontoauszüge sind durch den Kunden/Spediteur innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt zu prüfen, eventuelle Differenzen mit unterzeichneten Lieferscheinen/ Versandpapieren zu belegen und an das Packmittelmanagement zu melden. Die Nachbuchung der Differenzen wird durch das Packmittelmanagement des Kontopartners vorgenommen. Bei ermittelten Fehlmengen ohne Nachweis wird der Verursacher mit den Wiederbeschaffungskosten der Packmittel/Ladungsträger belastet. Erfolgt keine Bestätigung, nach der oben genannten Frist, gelten alle dokumentierten Bestände als anerkannt. Mindestens einmal jährlich ist auf Veranlassung von eine körperliche Stichtagsinventur der Packmittelbestände vorzunehmen. Der Inventurtermin wird durch festgelegt. Es ist vorbehalten, jederzeit weitere Zwischen-Inventuren zu verlangen. Sollten sich noch weitere Packmittel/Ladungsträger beim Kunden/Spediteur befinden, sind diese mit aufzuführen. Bei Nichtübermittlung der Inventurbestände zum Stichtag werden die durch ermittelten Kontostände festgeschrieben.

8 6.1.4 Packmittelkonten mit Spediteuren führt die Packmittelkonten entweder mit Kunden oder Spediteuren. Sollten Packmittel eingesetzt werden, welche Eigentum eines Spediteurs sind, so ist auch für diese Packmittel sicher zustellen, dass der Inhalt des Lieferscheins mit den Dokumenten (Lieferschein, Frachtbrief, Label) und dem Dateninhalt der DFÜ übereinstimmt. Auf den Lieferpapieren müssen alle Umlaufverpackungen aufgeführt sein. Es sind die Prinzipien des "Kölner- / Bonner-Palettentauschverfahrens" anzuwenden. 6.2 Beschädigtes Leergut / Mengendifferenzen in der Anlieferung prüft beim Packmitteleingang den Zustand der Leergutes und behält sich, bei Anlieferung von beschädigtem Leergut vor, den Verursacher zu belasten. Bei Anlieferung von reparaturbedürftigen Ladungsträgern ohne vorherige schriftliche Abstimmung mit, hat der Verursacher die Transportkosten zu tragen. Reparaturkosten werden nach dem Verursacherprinzip ganz oder teilweise belastet. Werden dem Kunden/Spediteur beschädigte Ladungsträger geliefert oder treten Mengendifferenzen bei der Lieferung auf, so ist wie folgt zu verfahren. 1. Umgehend gegenseitige Information per Fax, über Art der Beschädigung und Anzahl der reklamierten Packmittel. Zugehörige Versandpapiere sind beizufügen. 2. Über die weitere Vorgehensweise haben sich die beiden Partner abzustimmen. Die letzte Entscheidung ob die Ladungsträger zurückgeschickt, repariert oder entsorgt werden wird durch getroffen (HD-PMD).