Handbuch levatis Mobile App

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1 Handbuch levatis Mobile App Version Für das Betriebssystem Android ab Version 4 Oktober 2016

2 levatis Software Service GmbH Goldschlagstraße 172, 1140 Wien Tel: +43 (0) Fax: +43 (0) Web: 2

3 Inhaltsverzeichnis levatis Mobile App die praktische Vernetzung... 7 Technische Voraussetzungen... 7 Organisatorische Beschreibung... 9 Erfassbare Zeiten... 9 Tagesarbeitszeit... 9 Allgemeine Fahrzeit (Sonderfahrt)... 9 Fahrt zum Termin... 9 Arbeitszeit zum Termin... 9 Pausenzeit zum Termin Unterbrechungszeit zum Termin Wo werden die Zeiten angezeigt? Levatis Standard-Workflow Arbeitstag beginnen beenden Fahrzeit zum Termin und Termin buchen weiteren Termin buchen Pausen Mittagspause Unterbrechungen Zeiten korrigieren Überschneidend Buchen Vorschlag für Buchungsvariante Servicetechniker Vorschlag für Buchungsvariante MontageMitarbeiter Datenverbrauch am MobileClient Workflow1 StandardWorkflow Workflow2 simpleworkflow (174) Workflow3 direktbeendenworkflow (106) Workflow4 ohne Tag&Fahrzeit (Sonderanpassung 1 232) Workflow5: mit Mat&Lohn - (Sonderanpassung 2 215) Workflow6: mit LB+Nächtigung - (Sonderanpassung 3 233)

4 Konfiguration Einstellen des WebClients Aktivieren des Spezifik-File mobile.settings Userrechte für MobileClient 3 einstellen Vorbereiten des Mandanten auf die start2.levatis.at Instanz Template für MobileClient 3 einstellen Formatierungen und verfügbare Farben Settings im Specific File mobile.settings Settings im Specific File statemachine.settings nz Termine anlegen am MobileClient (Rückwärtsplanung) Google PlayStore Installation G-Mail Konto anlegen (erforderlich für Google PlayStore) Levatis aus PlayStore installieren Login Oberfläche - Hauptansichten START TAG TEAM LOG Menü Detailbeschreibung Detailansicht Aktionen Kurzanleitung Arbeitstag Datum und Zeit korrigieren Abschlußdialog Allgemein (ab Sommer 2016) Abschließen eines Termins Zeiterfassungs-Varianten: Kommentare nicht zugeordneter Termin am MobileClient erzeugen Notifizierungen Anzeigen im WebClient (Planungsclient) Symbole im Wochenkalender

5 Transaktionsliste über Kontextmenü (rechte Maustaste am Termin) oder im Administrationsbereich anzeigen Statusanzeige der Ressource Ressource zurücksetzen Installation der Mobile Applikation über die levatis Internetseite Dokumentenverwaltung Dokument erstellen am MobileClient Stundenschein erzeugen Abschlußdialog erweitert Nächtigung buchen Mitarbeiter in die Partie hinzufügen Neuer Termin von Aufgabenstapel Heimfahrt vom Termin Dokumente zur Aufgabe anzeigen im WebClient Vorlagen erstellen (mit Adobe Acrobat pro) Bearbeitungsmodus aktivieren in Adobe pro Material buchen Lohn buchen Zulagen und Nächtigungen buchen Zusätzliche Informationen Ortung am MobileClient Transaktionsliste im Administrationsbereich GPS Ortung WIFI Ortung Einstellmöglichkeiten der Genauigkeit Sonderfall zur Schonung der Akku-Leistung Nützliche Apps von Drittanbietern Lösungen bei Störung Fernzugriff auf das Smartphone Synchronisationsanzeige im LOG MobileClient wird langsam Synchronisiert nicht, oder nur sehr langsam Zurücksetzen des MobileClients Nützliche Tipps und Hinweise für Benutzer

6 Mitarbeiter versehentlich abgeschlossen Offene Aufgabe außerhalb des SynchronisationsZeitraums Sonstige mögliche Störungen Android Fehlerbehebung Technischer Support

7 levatis Mobile App die praktische Vernetzung Mit levatis ist es bis jetzt möglich, die Einteilung der Mannschaft einfach und optimal zu gestalten. Bis jetzt liegt jede Information beim Planer im Büro. Ausdrucke und die praktische SMS-Funktionalität helfen zwar die Informationen zum Monteur zu bringen, aber jede spontane Änderung und Rückmeldung muss dennoch über Telefon, etc. erfolgen. Mit levatis Mobile ist es möglich direkt Informationen auszutauschen, Bilder hochzuladen und stets über den aktuellen Status informiert zu sein. Der Planer im Büro sieht sofort, wenn ein Auftrag begonnen oder abgeschlossen wird. Genauso sieht der Monteur, ob sich ein Auftrag doch noch geändert hat. Gleichzeitig sind alle Daten vor Ort, so kann der Kunde direkt angerufen werden ohne dafür mühsam wieder mit dem Büro Kontakt aufnehmen zu müssen. Die folgende Abbildung zeigt, welche Daten wie ausgetauscht werden. Technische Voraussetzungen Um die mobile Applikation nutzen zu können, wird ein Android Smartphone benötigt. Um ein flüssiges Arbeiten zu gewährleisten, sollte das Smartphone über mindestens einen Prozessor mit 1GHz verfügen. Für die Bedienung ist ein kapazitiver Touchscreen notwendig, die Auflösung des Displays sollte 320x480 Pixel nicht unterschreiten. Wenn Fotos gemacht werden, welche im Hintergrund zum jeweiligen Projekt hochgeladen werden, sollte die Kamera über eine adäquate Auflösung verfügen (ab 3 Megapixel). Wird häufig in dunklen Räumen fotografiert, ist ein eingebauter LED-Blitz sehr zu empfehlen. Werden viele Fotos gemacht, ist darüber hinaus ausreichender Speicher sinnvoll. Mikro-SD-Karten sind eine preiswerte Art große Datenmengen abzuspeichern. Beim Smartphone ist hierbei auf einen entsprechenden Mikro-SD-Card Slot zu achten. 7

8 Hardware-Anforderungen Smartphone Smartphone mit Android Betriebssystem ab Version 4 min. 1GB interner Arbeitsspeicher min. 8GB Speicher, SD Kartenslot empfohlen min. 1 Prozessor mit 1 Ghz Bildschirm min. 3,5 Kamera mit LED Blitz Die Schutzklasse entsprechend den Einsatzbedingungen überlegen. Hardware-Anforderungen Tablett Tablet mit Android Betriebssystem ab Version 4 min. 1GB interner Arbeitsspeicher min. 16GB Speicher, SD Kartenslot empfohlen min. 2 Prozessoren mit 1 Ghz 3G für Datenanbindung über MobilFunk-Provider Bildschirm min. 7 Kamera (ideal mit LED Blitz) 8

9 Organisatorische Beschreibung Es gibt verschiedene Möglichkeiten den levatis MobileClient zu nutzen. In der einfachsten Variante werden die Auftragsdaten auf das Telefon gesendet (eingeplant), der Mitarbeiter fährt den Auftragsort an, macht im Bedarfsfall Bilder, und fährt im Anschluss den nächsten Auftragsort an. Die Zeiten werden in diesem Fall NICHT gebucht. Levatis MobileClient bietet aber die Möglichkeit auch Arbeits- und Fahrzeiten zu buchen, ins levatis System zu übertragen und für die Lohnverrechnung und Auftragsfakturierung weiterzuverarbeiten. Wir beschreiben hier den levatis Standard Workflow 1. Andere Abläufe sind möglich, müssen aber nach vorheriger Spezifikation speziell angepasst werden. Erfassbare Zeiten Tagesarbeitszeit Damit ist jene Zeit gemeint, die der Mitarbeiter an diesem Tag insgesamt arbeitet. In der Früh meldet er sich am MobileClient mit der Aktion Arbeitstag beginnen an. Am Abend, wenn er seinen Arbeitstag beendet, führt er die Aktion Arbeitstag beenden durch. In einem Zeitauswertungsbericht kann diese Tagesarbeitszeit mit der Soll-Arbeitszeit verglichen und ein entsprechender Saldo für Über- oder Minusstunden ausgegeben werden. Allgemeine Fahrzeit (Sonderfahrt) Darunter verstehen wir eine Fahrt, die keiner Aufgabe/Termin zugeordnet ist. Diese Fahrt wird nur dem Mitarbeiter als Aktivität zugeordnet. Fahrt zum Termin Für jede verplante Aufgabe kann eine dazugehörige Fahrt gebucht werden. Diese Fahrt kann VOR dem Beginn der Aufgaben und NACH dem Beenden der Aufgabe gebucht werden. Diese Fahrt wird sowohl dem Mitarbeiter als Aktivität, als auch dem Termin/Aufgabe als erbrachte Leistung zugeordnet, die in weiterer Folge fakturiert werden kann. Arbeitszeit zum Termin Die Arbeitszeit wird sowohl dem Mitarbeiter als Aktivität, als auch dem Termin/Aufgabe als erbrachte Leistung zugeordnet, die in weiterer Folge fakturiert werden kann. Angezeigt wird diese Zeit beim Termin im Wochenkalender, im Menü Mobile Client im Kontextmenü (rechte Maustaste), in der Transaktionsliste im Administrationsbereich, im Wochenplan in der Detailansicht des Aufgabenfensters und in Berichten. 9

10 Pausenzeit zum Termin Bei jedem Termin kann eine, oder mehrere Pausen gebucht werden. Ist ein Mitarbeiter auf Pause, so kann keine andere Aktivität gestartet werden, es muss zuerst die Pause beendet werden. Unterbrechungszeit zum Termin Unterbrechungen werden benötigt um eine andere Aktivität zu starten, während die aktuelle Aufgabe danach wieder fortgeführt werden soll. Wo werden die Zeiten angezeigt? Die Tagesarbeitszeit und Allgemeine Fahrzeit ist in der Transaktionsliste im Administrationsbereich ersichtlich und kann selbstverständlich über Berichte oder Schnittstellen ausgewertet bzw. übergeben werden. Die Fahrt zum Termin und die Arbeitszeit werden ebenfalls in der Transaktionsliste im Administrationsbereich und zusätzlich im Menü Mobile Client im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Wochenkalendereinträge, angezeigt. Diese Zeiten werden auch beim Termin im Wochenkalender als F (Fahrzeit) und als A (Arbeitszeit) angezeigt, im Wochenplanfenster werden die Fahrzeiten als Gesamte Fahrzeiten und die Arbeitszeit als Brutto Arbeitszeit angezeigt. In der Spalte Stunden wird die bereinigte Netto Arbeitszeit (ohne Pausen und Unterbrechungen) angezeigt. Auf Wunsch kann hier auch die Summe der Fahr- und Arbeitszeit angezeigt werden. Pausen werden sowohl am MobileClient als P dargestellt, wie auch im WebClient als P in Stunden und Minuten angezeigt. Bei mehreren Pausen werden die einzelnen Zeiten zusammen gezählt und die Summen angezeigt. Im Wochenplanfenster werden die Pausen als gesamte Pausenzeit in Dezimalanzeige der Stunden dargestellt. 10

11 Unterbrechungen werden sowohl am MobileClient als U dargestellt, wie auch im WebClient als U in Stunden und Minuten angezeigt. Bei mehreren Unterbrechungen werden die einzelnen Zeiten zusammen gezählt und die Summen angezeigt. Im Wochenplanfenster werden die Unterbrechungen als ges. Unterbrechungen in Dezimalanzeige der Stunden dargestellt. Levatis Standard-Workflow Folgende Buchungsmethoden und Abläufe werden mit dem levatis MobileClient3 angeboten. Arbeitstag beginnen beenden Mit dieser Aktion beginnt der Mitarbeiter seinen Arbeitstag und beendet diesen am Abend, wenn er fertig ist. Diese Tagesarbeitszeit kann für einen Wochenbericht und weiterführend für die Lohnverrechnung verwendet werden. Fahrzeit zum Termin und Termin buchen Der Mitarbeiter startet die Fahrt wenn er los fährt. Am Auftragsort beginnt er die Aufgabe, das Beginnen der Aufgabe beendet automatisch die Fahrt. Weiteren Termin buchen Es wird die nächste Aufgabe in die sogenannte Statusbox geladen, die Fahrt kann gestartet werden. Es könnte aber auch alternativ dazu die Aufgabe sofort gestartet und KEINE Fahrt gebucht werden. Pausen Werden während einer gestarteten Aufgabe gebucht, während einer Pause kann KEINE andere Aktivität gestartet werden. Mittagspause Wird auf Wunsch automatisch im dazugehörigen Bericht abgezogen, oder während einer gestarteten Aufgabe gebucht. Unterbrechungen Werden während einer gestarteten Aufgabe gebucht, wenn diese nach Erledigung einer anderen Aufgabe (Notfall), wieder fortgesetzt werden soll. Zeiten korrigieren Die Beginn- und Endzeiten dürfen vom User geändert werden. Allerdings kann die Zeit NICHT in die Zukunft vorgestellt werden. Das wird in dieser Version verhindert. Nach hinten können die Zeiten nur soweit korrigiert werden, solange keine bestehende Zeitbuchung überlappt wird. Das wird in dieser Version verhindert. Überschneidend Buchen Wird mit dieser Version NICHT zugelassen. 11

12 Vorschlag für Buchungsvariante Servicetechniker Servicetechniker fährt von zu Hause zum Termin: (Anfahrt wird als Arbeitszeit betrachtet) -> Arbeitstag beginnen wird zu Hause gebucht; + Fahrt beginnen zum ersten Termin gestartet -> am Auftragsort: Aufgabe starten Servicetechniker fährt von zu Hause in die Firma: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet) -> Arbeitstag beginnen wird in der Firma gebucht; + Fahrt beginnen zum ersten Termin wird gestartet -> am Auftragsort: Aufgabe starten / ODER In Firma Rüstzeit buchen (= Aufgabe beginnen ) ->dazugehörige Fahrt beginnen -> am Auftragsort: die selbe Aufgabe (wieder) beginnen Servicetechniker bucht Fahrten von Termin zu Termin; Servicetechniker bucht Rückfahrt vom (letzten)termin in die Firma: -> Fahrt beenden bei Ankunft in Firma; + Arbeitstag beenden in der Firma (anschließende Heimfahrt ist als Privatfahrt anzusehen) Servicemitarbeiter fährt vom letzten Termin nach Hause: -> Fahrt beenden bei Ankunft zu Hause; + Arbeitstag beenden zu Hause (Heimfahrt wird als Arbeitszeit betrachtet) Mittagspause Diese wird pro Tag automatisch, im Ausmaß von 30 Minuten, im Zeitauswertungsbericht abgezogen. Andere Pausen Können bei gestarteten Terminen gebucht werden. Diese Pausen werden als Pausenzeiten im Wochenkalender angezeigt. Aufgabe unterbrechen Diese Variante wird benötigt, wenn eine bereits begonnene Aufgabe wegen einer anderen Aufgabe (Notfall) unterbrochen wird, und nach Erledigung des Notfalls wieder fortgesetzt werden soll. Vorschlag für Buchungsvariante MontageMitarbeiter Montagemitarbeiter fährt von zu Hause auf die Baustelle: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet) Arbeitstag beginnen + Aufgabe beginnen wird auf der Baustelle gebucht Montagemitarbeiter fährt von zu Hause in die Firma: (Anfahrt wird als Privatfahrt betrachtet) Arbeitstag beginnen wird in der Firma gebucht; + Fahrt beginnen zur Baustelle wird gestartet -> am Auftragsort: Aufgabe starten / ODER In Firma Rüstzeit buchen (= Aufgabe beginnen ) >dazugehörige Fahrt beginnen -> am Auftragsort: die selbe Aufgabe (wieder) beginnen Montagemitarbeiter bucht Rückfahrt von Baustelle in die Firma: -> Fahrt beenden bei Ankunft in Firma; + Arbeitstag beenden in der Firma (anschließende Heimfahrt ist als Privatfahrt anzusehen) Montagemitarbeiter fährt von Baustelle nach Hause: Wird in den meisten Fällen als Privatfahrt betrachtet werden, Ausnahmen oder andere Regelungen sind möglich. Mittagspause Diese wird pro Tag automatisch, im Ausmaß von 30 Minuten, im Zeitauswertungsbericht abgezogen. 12

13 Andere Pausen Können bei gestarteten Terminen gebucht werden. Diese Pausen werden als Pausenzeiten im Wochenkalender angezeigt. Aufgabe unterbrechen Diese Variante wird benötigt, wenn eine bereits begonnene Aufgabe wegen einer anderen Aufgabe (Notfall) unterbrochen wird, und nach Erledigung des Notfalls wieder fortgesetzt werden soll. Datenverbrauch am MobileClient Der Datenverbrauch ergibt sich unter anderem durch folgende Parameter: - Anzahl der erstellten Bilder - Anzahl Mitarbeiter die pro Gerät gebucht werden - eingestellter Synchronisierungszeitraum Grundsätzlich kann mit einem Datenvolumen ab 100 MB / Monat gerechnet werden. Speziell bei Materialbuchungen können aber auch sehr große Datenmengen anfallen. 13

14 Workflow1 StandardWorkflow Arbeitstag beginnen 1. Fahrt beginnen 1. Aufgabe beginnen (= 1. Fahrt beenden) Allgemeine Fahrt* beginnen & beenden *Allgemeine Fahrt: Diese Fahrten sind keiner Aufgabe zugeordnet und können beliebig oft gebucht werden Pause beginnen Pause beenden arbeit et 1. Aufgabe beenden 1. Aufgabe unterbrechen 1. Aufgabe fortsetzen Arbeitstag beenden 1. (Rück)Fahrt beginnen & beenden 2. Fahrt beginnen 2. Aufgabe beginnen (= 2. Fahrt beenden, wenn diese gestartet wurde) andere Aufgabe durchführen (Fahrt & Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen) Pause beginnen Pause beenden arbeit et 2. Aufgabe beenden 2. Aufgabe unterbrechen 2. Aufgabe fortsetzen Arbeitstag beenden 2. (Rück)Fahrt beginnen & beenden 3. Fahrt beginnen 14 andere Aufgabe durchführen (Fahrt & Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen)

15 Workflow2 simpleworkflow (174) Arbeitstag beginnen und Arbeitstag beenden wird NICHT verwendet. Es werden KEINE Fahrten gebucht. Termine müssen gestartet und beendet werden. Die Zeiten könnten zurück korrigiert werden, können allerdings NICHT mit bereits beendeten Terminen überlappen. Die Zeiten können NICHT nach vorne korrigiert werde 1. Aufgabe beginnen Pause beginnen Pause beenden arbeit et 1. Aufgabe beenden 1. Aufgabe unterbrechen 1. Aufgabe fortsetzen 2. Aufgabe beginnen andere Aufgabe durchführen (Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen) Pause beginnen Pause beenden arbeite t 2. Aufgabe beenden 2. Aufgabe unterbrechen 2. Aufgabe fortsetzen andere Aufgabe durchführen (Arbeit; inkl. Pausen und Unterbrechungen) 15

16 Workflow3 direktbeendenworkflow (106) Arbeitstag beginnen und Arbeitstag beenden wird NICHT verwendet. Es werden KEINE Fahrten gebucht. Termine können jederzeit beendet werden OHNE dass diese begonnen wurden. Die Zeiten könnten zurück korrigiert werden, je nach Konfiguration kann das auch mit bereits beendeten Terminen überlappen. Die Zeiten können auch nach vorne korrigiert werden, die Dauer eines Termins kann frei vergeben werden. 1. Aufgabe beenden 2. Aufgabe beenden n. Aufgabe beenden Workflow4 ohne Tag&Fahrzeit (Sonderanpassung 1 232) mobile.settings: File v230 in Betrieb mit statemachine.settings: nicht erforderlich Arbeitstag beginnen und Arbeitstag beenden wird NICHT verwendet. Fahrten werden NICHT gebucht. Termin beginnen und beenden wird verwendet. Korrektur der Zeit ist aktiviert Überschneidungen sind möglich Anzeigezeitraum am MobileClient: 7 Tage in den Vergangenheit 14 Tage in die Zukunft Materialbuchungen sind aktiviert Lohnbuchungen sind aktiviert Workflow5: mit Mat&Lohn - (Sonderanpassung 2 215) mobile.settings: Nr. 215 statemachine.settings: nicht erforderlich 16

17 Workflow6: mit LB+Nächtigung - (Sonderanpassung 3 233) mobile.settings: Nr. 233 statemachine.settings: nicht erforderlich 17

18 Konfiguration Einstellen des WebClients Aktivieren des Specific-File mobile.settings In diesem File sind alle Einstellungen hinterlegt die für den MobileClient erforderlich/möglich sind. Ist dieses File nicht vorhanden, wird auf ein Default-File aus dem Server-Code verwendet. Vorsicht bei Änderungen in dieser Datei! Durch fehlerhafte Einstellungen kann es zu Störungen am MobileClient kommen. Userrechte für MobileClient 3 einstellen Für den MobileClient 3 sind neue Rechte erforderlich, auch bei bestehenden MobileClient-Usern müssen die Rechte neu eingestellt werden. Einmal die Rolle mobil auswählen und speichern. Damit sind die neuen Rechte hinzugefügt und übernommen worden. Vorbereiten des Mandanten auf die start2.levatis.at Instanz. Für den MobileClient 3 werden neue Funktionen im Mandanten benötigt, diese müssen speziell eingerichtet werden. Bitte kontaktieren Sie unseren Support. Template für MobileClient 3 einstellen Für den MobileClient 3 sind neue Datenbankfelder mit den ermittelten Zeiten verfügbar, diese können auch im Wochenkalender angezeigt werden. Das erfordert eine Anpassung des Templates. Formatierungen und verfügbare Farben Die Informationen am MobileClient können in folgenden Farben dargestellt werden: red - RGB (255,0,0); Hex #FF0000 derzeit das Kommentarfeld; green RGB (0,128,0);Hex # orange RGB (255,100,201); Hex #FF64C9 violett RGB (128,0,128); Hex # brown RGB (128,0,10); Hex # olive RGB (128,128,0); Hex # fuchsia RGB (255,0,255); Hex #FF0080 Formatierungen: b fett & kursiv i kursiv 18

19 Settings im Specific File mobile.settings Diese Datei ist zwingend für den Betrieb des MobileClient3 erforderlich. Folgende Einstellungen können hier getroffen werden: Beachtet werden muss, dass Änderungen in dieser Datei auch zu Fehlverhalten führen können, eine etwaige Fehlersuche kann sehr aufwendig werden. { "taskentrystatustemplate": "taskentryclosetemplate": "taskentrytemplate": "taskentrydetailtemplate": "specialtimetemplate": "specialtimedetailtemplate": "haszip": true, -> eine Postleitzahl wird beim Buchen angezeigt, kann geändert werden. "defaultzipcode": "1030", -> Default Postleitzahl für Tag beginnen beenden "hasworkdaylimit": true, -> es muss eine Tag beginnen Buchung am aktuellen Tag vorliegen, damit Aufgaben weiter gebucht werden können. Für den Arbeitstag vom Vortag kann/sollte die Zeit/Datum auf den Vortag korrigiert werden, ansonsten kommen sehr lange Tagesarbeitszeiten zustande. 19

20 "notificationrange": [0,2], -> Anzahl der Tage zurück und nach vorne für die Notifizierungen. Mit den Werten [0,0] wird nur der aktuelle Tag, mit [-1,-1] wird NICHT notifiziert. "visiblesyncrange":[3,3], -> Anzahl der Tage für die Synchronisierung der Termine, = [zurück, nach vorne] "taskentrycrossbooking":false, -> überschneidende Buchungen zulassen "timebookableinfuture":false, -> die Zeit darf beim Abschließen der Termine nach vorne gestellt werden. "lockdatetime":true, -> die Uhrzeiten können nicht geändert werden am MobileClient. "selecttaskentrypast":false, -> Auswahl ob Termine aus der Vergangenheit noch gebucht werden können. "selecttaskentryfuture":false, -> Auswahl ob Termine aus der Zukunft (zb nächster Tag) gebucht werden können. "closetaskentryworkloadoverride":false, -> Workload verändern beim Abschließen, wenn der Termin mit Beginnen gestartet wurde. "notbookablespecialtaskentries":"urlaub, Krankenstand, Präsenzdienst", "removedocumentsolderthan" : 7, -> Anzahl der Tage nach denen die Bilder automatisch gelöscht werden aus der Anzeige am MobileClient. NICHT gelöscht werden diese Bilder aus der Galerie am Telefon. "removedocumentfiles": true, -> die Bilder werden auch vom Telefonspeicher gelöscht nach der eingestellten Anzahl der Tage unter "removedocumentsolderthan" "usegps":true, -> die GPS Ortung kann hier deaktiviert werden, dadurch wird der Stromverbrauch am Mobiltelefon reduziert. "gpslistenerinterval":30, -> Alle 30 Sekunden werden die GPS Daten erneut geladen, diese Einstellung dient der Reduzierung des Stromverbrauchs "wifilistnerinterval":30, -> alle 30 Sekunden wird das W-LAN auf Verfügbarkeit abgefragt, diese Einstellung dient der Reduzierung des Stromverbrauchs "edittaskentry":true, -> Termine können verschoben, die Startzeit und die Dauer kann korrigiert werden. Die Userberechtigung bei Aufgaben und Tätigkeiten muss auf VOLLZUGRIFF gestellt sein. "createfollowtaskentry":true, -> eine Folgetermin für einen vorhandenen Termin kann am MobileClient erzeugt werden. Die Userberechtigung bei Aufgaben und Tätigkeiten muss auf VOLLZUGRIFF gestellt sein. "placeofworkmarker":true, -> eine Markierung (Haus) wird angezeigt bei Termin beginnen. Damit kann festgelegt werden, ob der Termin beim Kunden durchgeführt wird, oder in der eigenen Firma. Default Wert = nicht ausgewählt (das Haus-Symbol ist weiß), die Tätigkeit findet beim Kunden statt. 20

21 Wird das Haus-Symbol ausgewählt (Symbol ist dunkelblau dargestellt), wird damit angezeigt, dass die Tätigkeit in der eigenen Firma durchgeführt wird. "placeofworkmarkerdefaulton":false, -> hier wird der Default-Wert der Markierung festgelegt. false = Symbol ist standardmäßig NICHT ausgewählt (es wird beim Kunden gearbeitet) true = Symbol ist standardmäßig ausgewählt (es wird in der eigenen Firma gearbeitet) "placeofworkmarkerfirstlaston":true, bei der ersten und bei der letzten Buchung des Tages pro MA wird der Marker automatisch angezeigt und auf aktiv gesetzt. "useclocktimepicker":true, neue Zeit-Einstell-Variante, damit lassen sich auch voreingestellte Schritte einfacher auswählen. Derzeit möglich sind folgende Zeitschritte: "clocktimepickervalues":[0,-1,-1,15,-1,-1,30,-1,-1,45,-1,-1], /*15 Minuten Takt */ //"clocktimepickervalues":[0,5,10,15,20,25,30,35,40,45,50,55], /*5 Minuten Takt */ //"clocktimepickervalues":[0,-1,10,-1,20,-1,30,-1,40,-1,50,-1], /*10 Minuten Takt */ //"clocktimepickervalues":[0,-1,-1,-1,20,-1,-1,-1,40,-1,-1,-1], /*20 Minuten Takt */ "bulkphotos":true, es wird nicht nach jedem Foto wieder in die levatis-app zurückgekehrt, sondern erst nach Beenden des Fotomodus. "photouploadwifionly":false, mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob nur bei vorhandenem WLAN die Bilder vom MobileClient upgeloadet werden. "taskdocuments":true, Dokumente werden bei der Aufgabe angezeigt. Dies können sowohl Bilder als auch Prüfberichte und Protokolle sein. Damit die Dokumente auch im DesktopClient angezeigt werden, muss dieser dementsprechend konfiguriert sein. "createdocument":true, Dokumente können am MobileClient erzeugt und zur Aufgabe abgespeichert werden. Die Vorlagen müssen am Internen Projekt im levatis DesktopClient im Verzeichnis Vorlagen angelegt werden. "servicedocumentlock":false, Sperre von Dokumenten - wenn true kann ein Dokumente nach dem speichern wieder weiterbearbeitet werden. "useworksheet":false, soll ein Arbeitsschein verwendet werden, muss dieser Wert auf true gesetzt werden. "defaultworksheet":"arbeitsbericht.pdf", Die gleichnamige PDF-Vorlage muss am Internen Projekt im levatis DesktopClient im Verzeichnis Vorlagen/Arbeitsschein hochgeladen werden. "defaultworksheetnametemplate":"task.getjobnumber() _ Taskentry.getReportnumberNoPrefix() _ Arbeitsschein.pdf ", Automatisch generierter Name der Arbeitsscheine mit Auftragsnummer und einer eindeutigen ReportNumber. "createreportdefaulton":true, -> der Arbeitsschein ist vorausgewählt im Abschlußdialog "hasstockitemhandling":true, -> Materialbuchungen ein/aus "haswagehandling":true, -> Lohnbuchungen ein/aus 21

22 "hasresetbutton":true, -> Zurücksetzen Button deaktivierbar für MaterialBucher "addresourcetotask":true, -> zusätzliche Mitarbeiter können zu einem Termin direkt am MobileClient hinzugefügt oder entfernt werden. "wagebookingbuttoninstandard":true, -> im einfachen Abschlußdialog kann damit der Button für die Lohnbuchungen ein- bzw. ausgeschalten werden. "followtaskingeneralworkflow":true, -> im allgemeinen Abschlußdialog wird damit ein Schieberegler und ein Textfeld für einen allfälligen Folgetermin ein- oder ausgeblendet. Diese Information kann dann auch am Arbeitsschein angedruckt werden. "maxworkhournotification":8.0, -> Anzeige, wenn die max. Tagesarbeitszeit erreicht wurde. Es wird eine Erinnerung am MobileClient angezeigt (Notification). "newtaskfromlist" : true, -> Zugriff auf den levatis Aufgabenstapel direkt vom MobileClient aus. "stockitemonworksheetswitch":true, -> der Schiebeschalterschalter für die Materialanzeige wird angezeigt oder ausgeblendet. "stockitemonworksheetswitchdefault":true, -> der Default-Wert für den Schiebeschalter wird hier festgelegt. "ReportSignaturePositionX":680, "ReportSignaturePositionY":50, "ReportSignatureScale":300, "defaultresourceselection":false, -> es werden ALLE Mitarbeiter am ausgewählten Termin im Buchungsdiaolog per Default als aktiviert angezeigt. "automaticworksheetupload":false, -> automatischer Upload des Arbeitsscheines, der MobileUser hat keine Eingaben zu tätigen. "worksheetstockitemlock":false, -> im Arbeitsschein kann das Material NICHT mehr korrigiert bzw. überschrieben werden, wenn dieser Wert auf true gesetzt wird. "notifytaskentrywithtime":true, -> der nächste Termin wird an den MobileUser notifiziert, die Festlegung der Zeit wird im nächsten Menüpunkt eingetragen. "notifytaskentrypremin":15, -> Einstellung der Notifizierungszeit. "isgeneralworkflow":true, -> Abschlußdialoge ALLGEMEIN/ neu wird hiermit aktiviert. "reportnumber":{ "prefix":"#" } "roundupfirsttaskentry":true, -> die erste Beginnzeit des Tages wird aufgerundet. "roundingtime":{ // In Minuten 22

23 } "interval":15, //Intervall 0,15,30,45 "split":7 //Abrunden ab dieser Minute "stardardclosetaskentrycomments":[ "Auftrag technisch abgeschlossen", "Folgetermin erforderlich" ] "Specialtimes":[ "Diverses", "Bürotätigkeit", "Zeitausgleich" ] "syncwarning" : { "low" : { "title" : "{count} Buchungen seit {hours} Std. offen", "text" : "Bitte die Datenverbindung überprüfen", "time": 1.0 }, "medium": { "title" : "{count} Buchungen seit {hours} Std. offen", "text" : "Bitte Verbindung und Hardware überprüfen", "time": 2.0 }, "high" : { "title" : "{count} Buchungen seit {hours} Std. offen", "text" : "Bitte Kontakt mit Ihrem Büro aufnehmen", "time": 4.0 } } Ende Parametrisierung "operations": -> Arbeitsweise/Workflow des MobileClient wird hier festgelegt bzw. eingestellt. Settings im Specific File statemachine.settings Diese Datei wird benötigt, wenn ein spezieller Workflow zum Einsatz kommen soll. Ist für den Standard-Workflow NICHT erforderlich. Im Bedarfsfall werden diese beiden Dateien von levatis konfiguriert und eingeschalten. 23

24 nz Termine anlegen am MobileClient (Rückwärtsplanung) Mit dieser Funktion kann am MobileClient ein neuer, noch nicht zugeordneter Termin erzeugt und verplant werden. Die Zuordnung zum Kunden erfolgt nachträglich im levatis WebClient. Folgende, zusätzliche Rechte sind für den MobileClient User erforderlich: Aufgaben: Vollzugriff / (sonst nur lesen ) Tätigkeiten: Vollzugriff / (sonst nur lesen ) 24

25 Google PlayStore Installation G-Mail Konto anlegen (erforderlich für Google PlayStore) Ein derartiges Konto ist erforderlich um auf den Google PlayStore zugreifen zu können. Es kann auf ALLEN Smartphones mit dem levatis MobileClient der gleiche Google Account verwendet werden! Einstellungen aufrufen + Konto hinzufügen Neu erstellen oder Vorhandenes Konto hinzufügen Namen eingeben Gewünschte Adresse eingeben Gewünschtes Passwort eingeben 25

26 Den Nutzungsbedingungen zustimmen Das Konto wird erstellt. Levatis aus PlayStore installieren Im Suchfeld nach levatis suchen und die Installation starten. Levatis wird ab diesem Zeitpunkt automatisch über den Playstore upgedatet. Wenn das NICHT gewünscht ist, kann das über die Telefoneinstellungen verhindert werden. Wir empfehlen aber das automatische Update, da sie damit immer mit der aktuellsten levatis Version ausgestattet werden. Nach Levatis suchen Levatis installieren App Berechtigung akzeptieren 26

27 Öffnen auswählen Login Maske erscheint App am Mobiltelefon verfügbar Login Durch einfachen Klick auf die Anwendung wird diese geöffnet. Nach kurzem Laden erscheint die Login- Maske. Nun sind die Anmeldedaten einzugeben. Anschließend mit Login bestätigen. Danach erscheint die Start Ansicht des aktuellen Tages. Die Daten werden nach dem Einloggen automatisch synchronisiert. Login Maske erscheint Login Daten eingeben Start Ansicht Tag beginnen 27

28 Oberfläche - Hauptansichten START Startansicht mit allen Zeiten Detailansicht mit Status der Mitarbeiter Detailansicht zum Termin Durchgeführte Buchungen am Termin; Lesebestätigung noch nicht übertragen. Bild mit Dateinamen abspeichern Kommentar zum Termin 28

29 TAG Tagesliste mit Status und gelb gekennzeichneten NEUEN oder GEÄNDERTEN Terminen Erledigte Termine am aktuellen Tag TEAM Statusanzeige der gebuchten Mitarbeiter 29

30 LOG Grüne Markierung = Daten gesynct, Bestätigung vom Server empfangen Rote Markierung = Daten übertragen und einen Konflikt vom Server retour bekommen Blaue Markierung = Kommentar übertragen, aber NOCH NICHT am Server angekommen und/oder als GÜLTIG bestätigt worden! Menü Rechts oben befindet sich ein kleines Menü mit folgenden Funktionen: Refresh: Damit wird ein Synchvorgang mit den aktuellen Serverdaten ausgelöst. Zurücksetzen: Daten am MobileClient werden gelöscht und komplett neu vom Server geladen. VORSICHT, das kann einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Neuer Termin: ein nicht zugeordneter Termin kann damit erzeugt werden, die Zuordnung zum Kunden erfolgt nachträglich im WebClient. Es können auch Sonderzeiten verplant werden. Bilder: Anzeige der Bilder die im MobileClient erstellt wurden. Fertig übertragende Bilder werden mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Die Bilder werden nach einem einstellbaren Zeitraum aus dieser Liste automatisch gelöscht. Info: zeigt Details über das Telefon und den MobileClient an Ausloggen: Mandantennummer, Login und Passwort bleiben gespeichert. 30

31 Detailbeschreibung Tagesarbeitszeit Summe der Arbeitszeit an diesem Tag Der mobile User, der an dieser Aufgabe arbeitet Mitarbeiter pausiert Mitarbeiter fährt Zentraler Bedienknopf = nächste Aktion lt. Standard-Workflow Summe der Arbeitszeiten und Fahrzeiten an diesem Tag Summe der Pausenzeiten an diesem Tag Summe der Fahrzeiten an diesem Tag Geplante Dauer Öffnen der Detailansicht Menü für weitere Aktionen Verbindungsstatus des Telefons und Zeitpunkt der letzten Synchronisierung Detailansicht Nächster Termin lt. Reihenfolge im Planungs-Client Synchronisierungsstatus VORSICHT! Blauer Text bedeutet, dass die Buchungen NOCH NICHT am Server angekommen sind und/oder als GÜLTIG bestätigt wurden! In Google Maps anzeigen oder Navigation starten Kommentar zum Termin. Wird nur in der Transaktionsliste angezeigt Termin zur Buchung auswählen Status des Termins Mitarbeiter die für diesen Termin eingeteilt sind Kontaktdaten des Kunden Zeiten für diesen Termin inkl. der Summe für Fahrund Arbeitszeit Buchungen auf diesem Termin Projektdaten können individuell angepasst werden 31

32 Aktionen Mitarbeiter für Fahrt auswählen; schwarzes Lenkrad zeigt den Fahrer Termin beginnen oder abschließen; inkl. Angabe der PLZ Verschiedene Abschlussarten ; weiß hinterlegte Mitarbeiter sind NICHT ausgewählt. Mögliche Optionen während einer laufenden Aktion Grau hinterlegt bedeutet: Auswahl NICHT möglich Ändern der Uhrzeit nach eingestellten Vorgaben im mobile.settings File 32

33 Kurzanleitung Arbeitstag Datum und Zeit korrigieren Hinweis auf den NICHT BEENDETEN ARBEITSTAG Anzeige der Tagesarbeitszeit; Menü MEHR auswählen. Tag beenden auswählen Datum korrigieren zurückstellen Uhrzeit korrigieren, wann Datum und Zeit überprüfen der letzte Arbeitstag > wenn diese in Ordnung tatsächlich beendet wurde. sind -> BUCHEN Aktueller Arbeitstag kann jetzt begonnen werden. Uhrzeit korrigieren, wann der aktuelle Arbeitstag tatsächlich begonnen wurde. Buchungen können jetzt für den aktuellen Tag durchgeführt werden. 33

34 Abschlußdialog Allgemein (ab Sommer 2016) Beschreibung der Arbeit Materialkontrolle oder weitere Buchungen Zeit Korrekturen Lohnarten oder Zulagen können hier gebucht werden Letztmalige Kontrolle der Angaben und Auswahl des Arbeitsscheines Unterschriftsfenster für die Kundenbestätigung am Arbeitsschein Klartextname und el.unterschrift Ansicht des PDF s Freigabe an den levatis- Server Freigabe an den levatis- Server PDF als versenden, zb. direkt an den Kunden Senden und fertig! 34

35 Abschließen eines Termins Termine können mit einem der folgenden Status abgeschlossen werden: Zeiterfassungs-Varianten: Startzeit und Endzeit ermitteln Benötigte Dauer eingeben oder übernehmen aus geplanter Dauer direkt abschließen OHNE Termin gestartet zu haben Kommentare Es werden am MobileClient verschiedene Möglichkeiten, einen Kommentar zu verwenden, angeboten. Abschlusskommentar: Detail-Kommentar beim Termin: Kommentar aus dem DesktopClient: Abschlusskommentar mit 2 Default-Vorgaben Detailkommentar DesktopClient Kommentar in roter Schrift 35

36 nicht zugeordneter Termin am MobileClient erzeugen Folgende Felder stehen in der Version zur Verfügung: Neuen Termin (auch Sonderzeiten) anlegen Felder befüllen und Datum, Dauer und Uhrzeit hinterlegen (ab Version 3.2) Dieser Termin/Aufgabe wird nur für den mobile Benutzer erzeugt, die Planung für weitere Mitarbeiter wird in einer späteren Version möglich sein. Sonderzeiten können auch nur für den mobile Benutzer eingeplant werden. Notifizierungen Neue Termine werden an den MobileClient3 als kurze Info übertragen. Links oben im Telefon erscheint ein kleines levatis Logo. Wird der Screen (Vorhangfunktion) nach unten gezogen und der Eintrag ausgewählt, öffnet sich der MobileClient. Der Zeitraum (wie viele Tage nach vorne) für die Notifizierungen ist im Specific-File einstellbar. Termine die notifiziert wurden, werden in einem hellen Gelb dargestellt, wenn diese Termine ausgewählt und geöffnet werden am Telefon, wird die Farbe wieder auf Hellgrau zurückgesetzt. In den Planungs-Client wird eine gelesen Transaktion gesendet. = acknowledgetaskentry Damit weiß der Planer im Büro dass der Kollege am MobileClient diesen Termin geöffnet hat. Eine Anzeige dieser Info wird nach einem der nachfolgenden Releases im Wochenkalender angezeigt werden. Zurzeit ist die Info in der Transaktionsliste ersichtlich. 36

37 Notifiziert werden: neu eingeteilte Termine Termine die auf einen anderen Tag verschoben werden (der Zeitraum kann im Specific-File eingestellt werden) Änderungen der Reihenfolge an einem Tag Änderungen der Dauer Neuer oder geänderter Kommentareintrag Werden Termine wieder gelöscht, erfolgt KEINE Notifizierung. Änderungen der Beginzeit werden nicht notifiziert. Notifizierungen im W-LAN Betrieb können vom W-LAN verhindert werden. Diese Notifizierungen werden gemeinsam mit Transaktionen oder nach einem refresh übertragen. 37

38 Anzeigen im WebClient (Planungsclient) Hier werden mit der neuen Version die Fahr-, Arbeits-, Pausen- und Unterbrechungszeit angezeigt. Dies muss allerdings erst im Template eingestellt werden. Im Bedarfsfall bitte Kontakt mit dem levatis-support aufnehmen. Symbole im Wochenkalender Folgende Symbole werden beim Termin im Wochenkalender angezeigt: Status: in Arbeit = Status: ist Unterbrochen = Status: in Pause = ( original ist GELB > siehe WK) Status: fährt = Status: positiv erledigt = Status: negativ erledigt = Status: abgebrochen = Transaktionsliste über Kontextmenü (rechte Maustaste am Termin) oder im Administrationsbereich anzeigen Beim Termin werden die durchgeführten Aktionen in einer Liste angezeigt. Damit lässt sich für den Benutzer der Termin nachvollziehen. Über die Transaktionen im Administrationsbereich lassen sich ALLE Transaktionen anzeigen, über die Filtereinstellungen kann man sich einzelne Mitarbeiter anzeigen lassen. Der Planer im Büro hat die Möglichkeit, beim Termin im Wochenkalender über das Kontext-Menü unter levatis.mobile, sich die Transaktionen anzeigen zu lassen. Grundsätzlich bietet diese Transaktionsliste dieselben Funktionalitäten wie auch die Aufgabenliste. Es können Spalten ein- und ausgeblendet werden, es kann die Sortierung nach der gewünschten Spalte mit ab- oder aufsteigender Reihenfolge festgelegt werden, es können Filter gesetzt werden und es gibt eine frei definierbare Schnellsuche. Transaktionsliste im Administrationsbereich Kontext-Menü beim Termin im Wochenkalender 38

39 Alle Suchfelder sind case sensitiv, über die Refresh Pfeile erkennt man wenn gesucht wird. Daneben gibt es eine keine Flagge die anzeigt wenn Filter gesetzt sind. Mit dem Button Gültigkeit ändern kann eine Transaktion auf ungültig gesetzt werden. Dies kann im Störungsfall und bei Fehlbuchungen am MobileClient sehr hilfreich sein. Transaktionsliste Mobilgeräte im Administrationsbereich anzeigen In dieser Liste werden verschiedenste Daten vom Telefon und vom MobileClient aller am System registrierten Mobilgeräte angezeigt. Liste der Mobilgeräte Statusanzeige der Ressource Im Administrationsbereich gibt es bei den Mitarbeitern ein neues Feld Status mit dem der aktuelle Status der Mitarbeiter angezeigt wird. Grau = Inaktiv ; Schwarz = Aktiv ; Blau = Fährt ; Grün = Arbeitet ; Orange = Pause 39

40 Ressource zurücksetzen Im Fehlerfall kann es notwendig sein, die Ressource (Mitarbeiter) zurück zu setzen. Abhängig vom Status werden folgende Schritte durchgeführt: Status = Inaktiv -> Keine Aktion wird durchgeführt Status = Aktiv -> Keine Aktion wird durchgeführt Status = Arbeitet; Fährt; Pausiert und Unterbrochen -> Status wird auf Aktiv zurückgesetzt; ALLE Transaktionen des aktuellen Termins werden auf ungültig gesetzt, der Termin wird zurückgesetzt auf in Planung (kann wieder neu gestartet werden). Die bereits erfassten Zeiten auf diesem Termin, (Fahrzeit, Arbeitszeit, Pausen und Unterbrechungen) bleiben in den Transaktionen zwar ersichtlich, sind aber auf ungültig gesetzt und werden für die Berechnungen nicht weiter verwendet. Als Workload (rechts oben beim Termin im Wochenkalender) bleibt die ursprünglich geplante Dauer eingetragen. In der Wochenplanansicht werden die bereits erfassten Zeiten angezeigt. 40

41 Installation der Mobile Applikation über die levatis Internetseite Alternativ zum GooglePlay Store kann levatis MobileClient3 auch über die support.levatis.at Internetseite installiert werden. Im Bedarfsfall bitte mit dem levatis Support Kontakt aufnehmen. Nutzen Sie stets den von uns zur Verfügung gestellten Link, um das Programm in der aktuellsten Version herunterzuladen. Geben Sie dazu einfach die URL im Browser des Smartphone ein, der Download wird umgehend gestartet. Ist der Download fertig, einmal auf das Paket klicken. Es kommt die Frage, ob man die Anwendung installieren möchte. Auf Klick wird das Programm installiert. Nachdem das Paket installiert wurde, liegt es automatisch erkennbar an dem levatis Logo auf dem 41

42 Desktop, in dem alle ursprünglichen und heruntergeladenen Programme liegen. Durch längeres Klicken auf das Symbol kann die Anwendung auch in den eigenen Desktop verschoben werden. 42

43 Dokumentenverwaltung (kostenpflichtiges Zusatzmodul) Mit diesem Modul können Dokumente direkt am MobileClient ausgefüllt, vom Techniker und vom Kunden unterschrieben und danach zum levatis Projekt und zur Aufgabe hochgeladen werden. Die Vorlagen müssen im Ordner Vorlagen in der ersten Ebene unter Bilder & Dokumente in einem levatis-intern Projekt hinterlegt werden und stehen für alle Aufgaben am MobileClient zur Verfügung. Die Dokumente können mit einem entsprechenden Programm, zb Adobe Acrobat pro, erstellt und mit den erforderlichen Variablen ausgestattet werden. Die Variablen befinden sich am Ende dieses Kapitels. Vorlagen werden beim levatis-intern Projekt hinterlegt Die erstellen Dokumente werden vom MobileClient zum entsprechenden Projekt UND zur Aufgabe hochgeladen. 43

44 Dokument erstellen am MobileClient Am Tablet/Smartphone wird der Acrobat Reader von Adobe empfohlen, andere Reader können fehlerhafte Anzeigen verursachen. Das betrifft vor allem die Darstellung auf I-OS Geräten. Folgende Schritte sind durchzuführen: In der Detailansicht der Aufgabe Dokument erzeugen auswählen. Inhalt des ersten Ordners wird angezeigt Dokumente Vorlagen auswählen, alle verfügbaren Ordner werden angezeigt Gewünschte Vorlage auswählen VORSICHT: es kann etwas dauern bis der PDF Client geöffnet wird! PDF kann editiert werden, variable Felder sind bereits vorausgefüllt. Checkboxen (mittels x gekennzeichnet) werden manuell vom User ausgewählt. Dropdown-Listen bieten die voreingestellten Werte an. 44

45 An einer neutralen Stelle im PDF tippen, öffnet oben ein Menü mit dem der Textmodus geöffnet wird. Texteingabe auswählen. Text eingeben und speichern. Der Text kann auch bearbeitet, verschoben (tab&hold&move) und gelöscht werden. Modus für Unterschrift auswählen. Ins Dokument zu zoomen, damit steht mehr Platz zur Verfügung. Mittels Häckchen den Vorgang abschließen. Es kann auch eine Signatur am Telefon verwendet werden. Damit muss der Techniker nicht jedes Mal unterschreiben, sondern setzt einfach seine Signatur darunter. Fertigstellen mittels Freigeben im 3-Punkte Menü 45 Die letzte Aktion ist das sharen nach levatis3.

46 Das PDF wird hochgeladen. Die hochgeladenen Dokumente sind im Menü Dokumente im 3-Punkte-Menü der Startansicht aufgelistet. Übersicht der hochgeladenen Dokumente & Bilder. Die hochgeladenen Dokumente & Bilder sind auch in der Detailansicht der Aufgabe nach dem erfolgreichen Sync-Prozess aufgelistet. 46

47 Stundenschein erzeugen Mit dieser Funktion lässt sich beim Beenden eines Termins ein automatisch befüllter Stundenschein erstellen. Die ermittelten Fahr- und Arbeitszeiten lassen sich manuell korrigieren. Danach wird dieser Stundenschein zur Aufgabe hochgeladen. Diese Funktion muss ebenfalls spezifisch aktiviert werden. Der grundlegende Ablauf ist unter Dokumente erstellen beschrieben. Der Stundenschein muss im INTERNEN PROJEKT unter Vorlagen / Arbeitsschein hinterlegt sein. Der Name des PDF muss zusätzlich noch im mobile.settings File eingetragen werden. Stundenschein zu jedem beliebigen Zeitpunkt erzeugen. Stundenschein beim Termin abschliessen erzeugen. Die ermittelten Zeiten können im PDF manuell überschrieben werden. Abgelegt werden die Stundenscheine und Dokumente sowohl im übergeordneten Projekt, wie auch im neuen TAB Bilder & Dokument im Aufgabenfenster. Dieses Fenster muss ebenfalls spezifisch freigeschalten werden. 47

48 Abschlussdialog erweitert (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Verbesserungen und Funktionserweiterungen wie in den Screenshots abgebildet. Dokumentation der Leistungen Materialkontrolle und abschießende Materialbuchungen Zeiterfassung und verrechenbare Stunden Lohnerfassung und Zulagen Auswahl der hinterlegten Lohnarten und Zulagen Kundenunterschrift für PDF Arbeitsschein 48

49 Abschlußdialog mit Alles (kostenpflichtige Zusatzmodule). Genaue Beschreibung der Leistungen Materialkontrolle und ggf. erneut Material buchen Stundenkontrolle und ggf. Änderungen durchführen Lohn- und Zulagen prüfen und ggf. Buchungen durchführen PDF Bearbeitung wir dgestartet Letztkontrolle und handschriftliche Anmerkungen PDF als an gewünschten Empfänger senden Erledigt und fertig synchronisiert zum levatis-server + Client 49

50 Nächtigung buchen (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Verbesserungen und Funktionserweiterungen wie in den Screenshots abgebildet. Mitarbeiter im TEAM auswählen mittels Tab&Hold am Mitarbeitername Der Buttton Mehr öffnet dieses Fenster Nächtigung kann erstellt werden Kontrolle und Buchen Mitarbeiter in die Partie hinzufügen (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Verbesserungen und Funktionserweiterungen wie in den Screenshots abgebildet. TEAM Ansicht Mitarbeiter hinzufügen zum Termin Mitarbeiter aus Liste auswählen TEAM Ansicht Mitarbeiter hinzugefügt und wieder entfernbar 50

51 Neuer Termin von Aufgabenstapel (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Verbesserungen und Funktionserweiterungen wie in den Screenshots abgebildet. Zusatzmenü im Startschirm öffnen und Neuen Termin von Auftragsliste auswählen Termin auswählen aus der Aktionen-Liste wählen Gewünschte Auftragsnummer eingeben und auswählen Heimfahrt vom Termin Verbesserungen und Funktionserweiterungen wie in den Screenshots abgebildet. Heimfahrt auswählen Heimfahrt beginnen, Fahrer festlegen und buchen 51

52 Dokumente zur Aufgabe anzeigen im WebClient Über die Zusatzfunktion Dokumente zur Aufgabe könne beliebe Dokumente zu den Terminen am MobileClient mitgegeben werden. Mit dem Button Datei hinzufügen wird die Verzeichnisstruktur am lokalen PC geöffnet und die Dateien werden ausgewählt und hochgeladen. Diese Funktion muss spezifisch freigeschalten werden und ist nicht im basic Leistungsumfang von levatis enthalten. 52

53 Vorlagen erstellen (mit Adobe Acrobat pro) Es gibt auch andere Programme die PDF s mit den erforderlichen Parametern erstellen können, wir haben trotz intensiver Recherche aber leider KEINES gefunden, das fehlerfreie Dokumente erzeugt hat. Grundsätzlich wird ein Textfeld erstellt, welches dem hier gezeigten Syntax entspricht. Eine Liste mit allen Variablen ist ebenfalls in dieser Anleitung vorhanden. Mit den Werkzeugen Dropdown-Liste und Kontrollkästchen können die erforderlichen Felder erzeugt werden. Bearbeitungsmodus aktivieren in Adobe pro Der entsprechende Modus muss in Adobe pro hier aktiviert werden. 53

54 Material buchen (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Ein reduzierter Artikelstamm ist am MobileClient verfügbar, Zu- und Retourbuchungen können durchgeführt werden. Neues Material kann ebenfalls erzeugt und auf den Auftrag gebucht werden. Retourbuchungen erfolgen ins Autolager des MobileUsers. Lohn buchen (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Lohnbuchungen für Zulagen oder Überstunden können vom MobileUser entweder manuell erzeugt werden, oder über automatische Berechnungen durchgeführt werden. Die Überprüfung und Freigabe erfolgt im DesktopClient. 54

55 Zulagen und Nächtigungen buchen (kostenpflichtiges Zusatzmodul). Diese Funktion ist speziell für den Servicebereich, zur raschen und optimalen Erfassung der anfallenden Aufwände im Zuge der Reisetätigkeit, umgesetzt worden. 55

56 Zusätzliche Informationen Ortung am MobileClient Bei jeder Buchung am MobileClient werden die Geo-Koordinaten im Datensatz übertragen. Diese Funktion kann durch Ausschalten der GPS Ortung am Smartphone unterbunden werden. In diesem Fall wird dann 0, 0 übertragen. Auszulesen sind diese Daten in der Transaktionsliste im Administrationsbereich (Admin Rechte erforderlich) oder beim Termin im Wochenkalender über die rechte Maustaste (KEINE Admin Rechte erforderlich). Transaktionsliste öffnen über das Kontext- Menü mit der rechten Maustaste beim Termin. Die beiden Spalten mittels Häkchen einschalten. Die Ansicht in dieser Liste kann individuell angepasst werden. Damit die Änderungen gespeichert bleiben, muss man sich einmal abmelden und wieder neu anmelden. Transaktionsliste im Administrationsbereich Hier werden ALLER Buchungen angezeigt. Für diese Ansicht sind Admin Rechte erforderlich. 56

57 Die Koordinaten können mittels markieren und STRG + C kopiert und danach in Google Maps mit STRG + V eingegeben werden. Auswertung der Geodaten In levatis werden die Positionsdaten nicht weiter ausgewertet. Eine einfache Methode zur Standortermittlung ist die Eingabe der Geodaten in Google-Maps in folgendem Format: GPS Ortung Bei dieser Methode wird über den GPS Empfänger im Smartphone das Zeitsignal der GPS-Satelliten ausgewertet. Mindestens 3 Signale sind dafür erforderlich, im Normalfall sind 5 oder mehr Satelliten- Signale verfügbar. Je mehr Signale empfangen werden, umso genauer kann die Position ermittelt werden. Nachteil der GPS Ortung ist der erhöhte Stromverbrauch des Smartphones. 57

58 WIFI Ortung Bei dieser Methode werden die Funkzellen des Mobilfunkbetreibers für die Dreieckspeilung verwendet, und/oder die W-LAN Access-Points die in Reichweite sind. Dreieckspeilung über GPS Satelliten Dreieckspeilung über GSM-Zellen Im städtischen Bereich kann die WIFI Ortung teilweise sogar genauere Ergebnisse liefern als die GPS- Ortung. Grund dafür sind die zahlreich vorhanden GSM-Zellen, aber auch die sehr zahlreichen Access- Points für W-LAN Netze. Einstellmöglichkeiten der Genauigkeit Per Default Wert wird alle 30 Sekunden sowohl der GPS-Wert als auch der WIFI-Wert eingelesen. Es wird immer der genauer gemessene Wert verwendet. Sonderfall zur Schonung der Akku-Leistung Für diesen Fall wurde die WIFI-Ortung auf 30 Sekunden und die GPS-Ortung auf 300 Sekunden gestellt. Das bedeutet, es kann im schlechtesten Fall zu einer Unschärfe von 300 Sekunden kommen! Sprich, die Geo-Koordinaten die übertragen werden ins levatis sind schon 5 Minuten alt, da kann sich die Position des Users bereits verändert haben! Es wird aber noch der alte Standort übertragen. In der Praxis ist aber im städtischen Bereich die WIFI-Ortung meist genauer als die GPS-Ortung. Dadurch wird der max. 30 Sekunden abweichende WIFI-Wert verwendet. Es wird aber immer der am genauesten gemessene Wert verwendet, der WIFI-Wert wird nur eingelesen, wenn er genauer gemessen wurde als der GPS-Wert. Der GPS-Wert wird allerdings IMMER (bei dieser Variante alle 300 Sekunden) eingelesen und als Geo-Koordinaten-Wert bei der Transaktion(Buchung) am levatis MobileClient verwendet. 58

59 Nützliche Apps von Drittanbietern Adobe Reader DC -> erforderlich für die Bearbeitung von PDF s. EML Reader -> öffnet *.msg Format (Microsoft Outlook ) VMLite -> VNC Server-Client ab Android 4 aufwärts MyPhoneExplorer -> VNC Server-Client für Android MDM Tools -> Google-Business-AppStore, Teamviewer Quick-Support aus Google PlayStore, 59

60 Lösungen bei Störung Das grundsätzliche Verhalten der Applikation ist mit jeder anderen App vergleichbar, d.h. will man die Applikation in den Hintergrund legen, so muss man auf den Home-Button klicken. Will man die Applikation wieder zurück haben, so muss man erneut auf den levatis-knopf drücken. Soll die Applikation beendet werden, so muss der zurück-button gedrückt werden. Es erfolgt die Sicherheitsabfrage, ob das Programm wirklich geschlossen werden soll. Das Schließen der Applikation ist grundsätzlich nicht notwendig. Das Programm wird allerdings nach längerer Inaktivität (rund 10h) bzw. wenn das mobile Gerät ausgeschaltet wird, beendet. Fernzugriff auf das Smartphone Wir haben die Möglichkeit bis zur Android-Version 4.1 über einen Fernzugriff Fehlersuche am Smartphone zu betreiben. Ab der Version 4.2 wird das von Android verhindert, für diesen Fall gibt es aber eine kostenpflichtige App, die über den Google PlayStore bezogen werden kann. Für den levatis MobileClient ist die Fehlersuche am Smartphone NICHT erforderlich, die Praxis zeigt allerdings, dass es bei einigen Telefontypen und Android-Versionen zu Störungen am Telefon kommen kann. Wir unterstützen unsere Kunden in diesen Fällen gerne, auch wenn die Ursache nicht in direktem Zusammenhang mit unserem MobileClient steht. Der Zugang auf das Telefon muss aber vom Kunden bereitgestellt werden. 60