Arbeitsmappen und Arbeitsblätter

Transkript

1 KAPITEL 3 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie eine neue Arbeitsmappe anlegen und Anzahl und Position der Arbeitsblätter verändern. Bislang haben Sie sich vor allem mit der Programmumgebung und der Sicherheit Ihrer Daten beschäftigt. Nun soll es daran gehen, mit Excel richtig loszulegen. Meine Beschreibungen beginnen mit den Arbeitsmappen. Sie stellen die Dateien dar, die Sie unter Excel anlegen können. Eine Arbeitsmappe kann ein oder mehrere Arbeitsblätter enthalten. Jedes dieser Arbeitsblätter ist entweder ein Tabellenblatt oder ein Diagrammblatt. Ein Tabellenblatt, das Diagramme enthält, ist dennoch ein Tabellenblatt. Dieser Unterschied ist wichtig, weil es vom Typ des Arbeitsblatts abhängt, wie Ihre Menüleiste aussieht und welche Möglichkeiten Sie haben. 3.1 Arbeitsmappen Sofern Sie die fiktive Diplomarbeit vollständig nachvollziehen möchten, werden Sie eine neue Arbeitsmappe anlegen müssen. Neue Arbeitsmappen voreinstellen. Sofern Sie häufiger neue Arbeitsmappen anlegen, wird es Sie möglicherweise interessieren, warum Arbeitsmappen stets mit drei Tabellenblättern angelegt werden und die Schrift eine 10-Punkt Arial ist. Das Geheimnis liegt in den Programmoptionen: Tabellenblätter: Die Anzahl der Tabellenblätter können Sie über die Option EXTRAS > OPTIONEN > ALLGEMEIN > BLÄTTER IN NEUER ARBEITSMAPPE verändern. Stellen Sie hier eine Anzahl ein, die in den meisten Situationen für Sie hilfreich ist. Standardschrift: Schriftart und Schriftgrad, mit der/dem Excel normalerweise beginnen soll, können Sie über die Optionen EXTRAS > OPTIONEN > ALLGEMEIN > STAN- DARDSCHRIFTART und SCHRIFTGRAD verändern. Diese Einstellungen haben keinen Einfluss auf bereits vorhandene Arbeitsmappen. Sie müssen eine neue Arbeitsmappe anlegen, damit sich diese Einstellungen auswirken. Neue Arbeitsmappe anlegen. Auch ohne die Einstellungen für zukünftige Arbeitsmappen angepasst zu haben, Excel behält in diesem Fall die Vorgaben bei, können Sie neue Arbeitsmappen anlegen. Bei diesem Arbeitsschritt unterscheidet sich aber Excel 2000 von Excel Die neuere Version verwendet den Aufgabenbereich, den Sie bereits im ersten Kapitel als Element des Programmfensters kennen gelernt haben, während Excel 2000 noch ausschließlich ein Dialogfeld hierbei verwendet. Da die Arbeitsweise mit dem Aufgabenbereich aber ungewohnt ist, beschreibe ich diese:

2 34 Kapitel 3 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter 1. Über DATEI > NEU blenden Sie den Aufgabenbereich NEUE ARBEITSMAPPE ein, vgl. Abbildung 3.1. Wo er im Programmfenster konkret erscheint, hängt davon ab, an welcher Stelle Sie ihn zuletzt platziert hatten. 2. Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Auswahl: NEU: LEERE ARBEITSMAPPE: Verwenden Sie diese Auswahl, um mit einer leeren Arbeitsmappe zu beginnen, die Ihre weiter oben vorgenommenen Einstellungen bezüglich Arbeitsblätter und Schriftformatierung übernimmt. NEU AUS VORHANDENER ARBEITSMAPPE: ARBEITSMAPPE WÄHLEN : Diese Auswahl ermöglicht es Ihnen, über den sich öffnenden Dateibrowser eine vorhandene Arbeitsmappe auszusuchen. Diese wird aber nur für Inhalt und Formatierung verwendet. Sie ist noch ohne Dateinamen. Sie können sie also unter einem beliebigen sinnvollen Namen speichern, ohne die bezogene Vorlage zu überschreiben. MIT VORLAGE BEGINNEN: ALLGEMEINE VORLAGEN : Diese Auswahl öffnet das Ihnen aus früheren Excel-Versionen bekannte Dialogfeld VORLAGEN. Auf dem ersten Registerblatt ALLGEMEIN finden Sie die eher nüchternen Grundtypen aufgelistet. Die zweite Registerkarte TABELLENVORLAGEN enthält speziellere Vorlagen. Ob Sie weitere Registerkarten sehen, richtet sich nach Ihrer Installation. 3. Wählen Sie eine Vorlage aus, die Ihren Anforderungen am nächsten kommt. Im Arbeitsbereich müssen Sie auf den einzelnen Punkt doppelklicken. Im Dialogfeld können Sie entweder doppelklicken oder Sie markieren Ihre Auswahl und bestätigen über die Schaltfläche OK. 4. Nun wird die von Ihnen bevorzugte Mappe neu eröffnet. Vergessen Sie nicht, die Arbeitsmappe recht bald zu speichern. Und wenn Sie sie speichern, verwenden Sie dabei einen möglichst aussagekräftigen Dateinamen. Abbildung 3.1: Aufgabenbereich»Neue Arbeitsmappe«

3 3.2 Arbeitsblätter 35 Arbeitsmappe umbenennen. Arbeitsmappen können Sie umbenennen, indem Sie unter Windows selbst den Dateinamen verändern oder aus Excel heraus die Datei unter einem anderen Namen abspeichern (DATEI > SPEICHERN UNTER ). Dabei sollten Sie aber eines beachten: Sofern Sie mit externen Verknüpfungen arbeiten was das ist, wird weiter unten erklärt, ist der Dateiname ein wichtiger Bestandteil der Verknüpfung. Wenn Sie die Arbeitsmappe also nachträglich umbenennen, werden die Verknüpfungen ins Leere laufen, solange Sie sie nicht wieder anpassen. Notieren Sie sich deshalb im Zweifelsfall den alten und neuen Dateinamen in einer gemeinsamen Liste. 3.2 Arbeitsblätter Excel unterscheidet an Arbeitsblättern nur Tabellen- und Diagrammblätter. In der laufenden Arbeit werden Sie es vor allem mit Tabellenblättern zu tun haben. Diagrammblätter sollten Sie besser über die Diagrammfunktion einfügen, auf die weiter hinten im Buch eingegangen wird. Bei den Arbeitsblättern tauchen hauptsächlich die Fragen auf, wie sie eingefügt, verschoben, kopiert und gelöscht werden können. Bei einigen dieser Aktionen wird aber vorausgesetzt, dass Sie einzelne oder mehrere Arbeitsblätter markieren können. Diese Techniken werden deshalb zunächst kurz vorgestellt. Einzelnes Arbeitsblatt markieren. Arbeitsblätter markieren Sie stets über das Blattregister. Sollte es nicht zu sehen sein, blenden Sie es sich für die folgenden Handlungen besser ein. Beachten Sie, dass in jeder geöffneten Arbeitsmappe stets ein Arbeitsblatt automatisch markiert ist. Sie erkennen es am normalerweise weiß hervorgehobenen Register; die nicht markierten Blattregister sind normalerweise grau. Sobald Sie in ein bestimmtes Arbeitsblatt wechseln, wird sein Register markiert. Mehrere Arbeitsblätter zusammenhängend markieren. Um eine zusammenhängende Folge von Arbeitsblättern zu markieren, gehen Sie zunächst auf das erste der auszuwählenden Arbeitsblätter. Navigieren Sie über das Blattregister, bis Sie das letzte Blattregister eingeblendet haben. Bevor Sie auf das Blattregister des letzten Arbeitsblatts klicken, halten Sie (ª) gedrückt. Sobald Sie nun auf das Blattregister des letzten Arbeitsblatts Ihrer Auswahl klicken, werden automatisch alle eingeschlossenen Arbeitsblätter mitmarkiert. Mehrere Arbeitsblätter selektiv markieren. Nicht immer ist es sinnvoll oder gewollt, einen zusammenhängenden Bereich von Arbeitsblättern zu markieren. In diesem Fall markieren Sie das erste Arbeitsblatt wie gewohnt. Bevor Sie aber das zweite und weitere Arbeitsblätter markieren, halten Sie jedes Mal dabei (Strg) gedrückt. Alternativ können Sie auch zunächst alle Arbeitsblätter innerhalb des relevanten Bereichs markieren, um dann die nicht benötigten Arbeitsblätter bei gedrückter (Strg) wegzuklicken. Die Tasten sind übrigens die gleichen, die Sie auch aus der Dateiauswahl Ihres Windows-Explorers kennen werden. Alle Arbeitsblätter markieren. Um alle Arbeitsblätter innerhalb Ihrer Arbeitsmappe zu markieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Blattregister. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie ALLE BLÄTTER AUSWÄHLEN. Nach dieser kurzen Einführung soll es nun daran gehen, die Arbeitsblätter in Anzahl und Lage zu verändern.

4 36 Kapitel 3 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Einzelnes Tabellenblatt einfügen (allgemein). Zunächst soll beschrieben werden, wie Sie ganz allgemein ein einzelnes Arbeitsblatt einfügen. Wie oben angedeutet, ist diese Handlungsanweisung auf das Einfügen von Tabellenblättern begrenzt: 1. Wechseln Sie zu demjenigen Tabellenblatt, vor dem Sie ein neues Tabellenblatt einfügen möchten. 2. Über EINFÜGEN > TABELLENBLATT fügen Sie ein neues Tabellenblatt ein. Dieses trägt standardmäßig den Namen TABELLE, wobei dann eine fortlaufende Nummer folgt. Das Umbenennen von Arbeitsblättern wird weiter unten beschrieben. Alternativ hierzu können Sie auch ein vorhandenes Tabellenblatt duplizieren (kopieren und wieder einfügen). Einzelnes Tabellenblatt einfügen (speziell). Während die vorangegangene Handlungsanweisung stets normale Tabellenblätter einfügt, soll Ihnen jetzt beschrieben werden, wie Sie auch zu Tabellenblättern kommen, die auf Vorlagen basieren: 1. Klicken Sie diesmal mit der rechten Maustaste auf das Blattregister desjenigen Tabellenblatts, vor dem Sie ein neues Tabellenblatt einfügen möchten. 2. In dem Kontextmenü, das sich durch das Klicken mit der rechten Maustaste öffnet, finden Sie den Menüeintrag EINFÜGEN Wählen Sie ihn aus. 3. Es öffnet sich das Dialogfeld EINFÜGEN. Dieses entspricht im Wesentlichen dem Dialogfeld VORLAGEN, das Sie beim Anlegen neuer Arbeitsmappen (vgl. S. 33) öffnen können. Der Unterschied ist die Auswahl in der Registerkarte ALLGEMEIN. 4. Im Unterschied zum normalen Dialogfeld finden Sie die zusätzlichen Einträge TABEL- LENBLATT und DIAGRAMM. Beide repräsentieren die normalen Arbeitsblätter wenn Sie den Eintrag TABELLENBLATT auswählen, ist das Ergebnis so, als hätten Sie den vorangegangenen allgemeinen Weg gewählt. Damit sich dieser Aufwand also lohnt, sollten Sie eine der TABELLENVORLAGEN auswählen. 5. Indem Sie diese Auswahl über die Schaltfläche OK bestätigen, wird also nicht mehr ein allgemeines und leeres Tabellenblatt eingefügt. Statt dessen werden alle Arbeitsblätter, die in der ausgewählten Vorlage enthalten sind, in die momentan geöffnete Datei als zusätzliche Tabellenblätter eingefügt. Der entscheidende Unterschied ist also, dass Sie bei dieser Variante in der Lage sind, aus vorhandenen Vorlagen spezielle Arbeitsblätter in Ihre geöffnete Arbeitsmappe zu übernehmen, ohne diese Blätter mühsam und einzeln importieren zu müssen. Mehrere Tabellenblätter einfügen. Bislang sind Sie gezwungen, solange wiederholt Tabellenblätter einzufügen, bis Sie genügend Tabellenblätter in Ihrer Mappe haben (hierzu können Sie die Handlungsanweisung Rückgängig gemachte Aktion wiederholen verwenden, vgl. Kapitel Datensicherheit). Sie können aber auch mehrere Blätter»in einem Rutsch«einfügen: 1. Markieren Sie hierzu so viele Blattregister, wie Sie Tabellenblätter benötigen, vgl. Teilbild 1 in Abbildung 3.2. Halten Sie zum Markieren der Blattregister (ª) gedrückt. Beginnen Sie Ihre Markierung mit demjenigen Blatt, vor dem Sie die neuen Blätter einfügen möchten.

5 3.2 Arbeitsblätter Fügen Sie über EINFÜGEN > TABELLENBLATT die neuen Tabellenblätter ein. Das Ergebnis sehen Sie in Teilbild 2 in Abbildung 3.2. Es steht Ihnen natürlich frei, diese Methode mit der spezielleren Vorgehensweise zu kombinieren. Sofern Sie anfangs weniger Tabellenblätter in Ihrer Arbeitsmappe haben, als Sie neue Tabellenblätter benötigen, ist das nicht weiter dramatisch. Sie müssen diese Handlungsanweisung lediglich mehrfach wiederholen. Da Sie aber die Anzahl höchstens verdoppeln können, werden Sie bereits nach wenigen Wiederholungen eine beachtliche Zahl an Tabellenblättern einfügen können. Abbildung 3.2: Mehrere neue Tabellenblätter einfügen Arbeitsblatt umbenennen. Selten sind bei frisch eingefügten Arbeitsblättern und jetzt ist es ausnahmsweise egal, ob es sich um Tabellen- oder Diagrammblätter handelt die Blattbezeichnungen zweckmäßig. Excel verwendet für Tabellenblätter standardmäßig TABELLE und für Diagrammblätter DIAGRAMM, jeweils gefolgt von einer fortlaufenden Zahl. Deshalb soll nun gezeigt werden, wie Sie Arbeitsblätter umbenennen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Blattregister desjenigen Arbeitsblatts, das Sie umbenennen möchten, vgl. Teilbild 1 in Abbildung In dem Kontextmenü finden Sie den Menüeintrag UMBENENNEN. Klicken Sie darauf. 3. Der Name des angeklickten Arbeitsblatts wird invertiert: Der weiße Hintergrund wird schwarz und die schwarze Schrift wird weiß. Der Name ist nun markiert und kann geändert werden. Da der Eingabecursor, obwohl er nicht blinkt, bereits im Namen ist, können Sie direkt losschreiben. 4. Ihren fertigen Namen bestätigen Sie, indem Sie ( ) drücken oder mit der Maus irgendwo anders hin klicken. Das Arbeitsblatt ist damit umbenannt das Ergebnis sehen Sie auch in Teilbild 2 in Abbildung 3.3. Das Umbenennen ist eigentlich problemlos. Allerdings sollten Sie berücksichtigen, dass Excel je Arbeitsmappe nur eindeutige Arbeitsblattnamen duldet. Es ist also nicht möglich, zwei Arbeitsblättern innerhalb einer Arbeitsmappe die gleichen Namen zuzuweisen. Weiterhin kann ein nachträgliches Umbenennen von Arbeitsblättern dazu führen, dass vorhandene Verweise zwischen den Blättern nicht mehr richtig funktionieren. Gehen Sie also bei der ursprünglichen Namensgebung sorgfältig vor, damit Sie durch späteres Umbenennen keine Überraschungen mehr erleben. Normalerweise passt Excel die Verknüpfungen automatisch an, soweit die betroffenen Arbeitsmappen geöffnet sind; externe Bezüge werden allerdings nicht angeglichen.

6 38 Kapitel 3 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Abbildung 3.3: Arbeitsblatt umbenennen Arbeitsblatt verschieben (Maus). Da Excel neue Arbeitsblätter stets vor den markierten Arbeitsblättern einfügt, werden Sie früher oder später in die Situation geraten, Ihre Arbeitsblätter neu anordnen zu wollen. Da der intuitive Weg über die Maus führt, wird dieser zunächst beschrieben. Beachten Sie hierzu auch Abbildung 3.4: 1. Markieren Sie mit der Maus dasjenige oder diejenigen Arbeitsblätter, die Sie verschieben möchten. In Teilbild 1 wird das Tabellenblatt»Links«verwendet. 2. Sobald Sie mit der linken Maustaste auf Ihre Auswahl klicken, wird der Mauszeiger um ein Seitensymbol ergänzt, vgl. den Ausschnitt vor Teilbild 2. Zugleich erscheint oberhalb des Mauszeigers, immer zwischen zwei Blattregistern, eine kleine Positionsmarke (vgl. Teilbild 2). Sie markiert die Einfügestelle. 3. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen, werden Ihre verschobenen Arbeitsblätter an der Stelle platziert, die durch den Pfeil markiert wurde; im Teilbild 3 wurde das linke Arbeitsblatt in die Mitte geschoben. Die vorausgehenden Arbeitsblätter rücken entsprechend an den Anfang. Sollten Sie den Mauspfeil zu weit wegbewegen vom Blattregister, nimmt der Mauszeiger die Form eines Halteverbotsschilds an, wie der Ausschnitt hinter Teilbild 3 zeigt. Eigentlich kann wenig schief gehen, solange Sie die Positionsmarke beachten. Ein Hinweis gilt aber erneut den Bezügen. Es ist möglich, auf einen Bereich von Tabellenblättern zu verweisen. Die Gefahr ist, dass Sie beispielsweise das erste Tabellenblatt eines Bereichs nach hinten verschieben, so dass der Bereich kleiner wird, als ursprünglich gedacht war. Gegebenenfalls müssen Sie die Bezüge wieder anpassen. Abbildung 3.4: Arbeitsblätter verschieben mittels Maus Arbeitsblatt verschieben (Menü). Etwas umständlicher, dafür aber mit mehr Möglichkeiten, können Sie Arbeitsblätter über das Menü verschieben. Die erweiterte Möglichkeit ist, das Blatt auch in eine andere Arbeitsmappe verschieben zu können. Das funktioniert so: 1. Markieren Sie zunächst wieder diejenigen Arbeitsblätter, die Sie verschieben möchten.

7 3.2 Arbeitsblätter Über BEARBEITEN > BLATT VERSCHIEBEN/KOPIEREN öffnen Sie das Dialogfeld VER- SCHIEBEN ODER KOPIEREN. 3. In der oberen Auswahl ZUR MAPPE finden Sie alle Mappen aufgeführt, die Sie im Moment in Excel geöffnet haben. Vorausgewählt ist die Mappe, in der Sie gerade arbeiten. In der unteren Auswahl EINFÜGEN VOR können Sie das Blatt angeben, vor dem Ihre Auswahl platziert werden soll. Aufgeführt sind alle Arbeitsblätter der ausgewählten Mappe sowie die relative Position (ANS ENDE STELLEN). 4. Da es in dieser Handlungsanweisung nicht darum geht, die ausgewählten Arbeitsblätter zu kopieren, lassen Sie das Kontrollfeld KOPIE ERSTELLEN frei. 5. Nachdem Sie sich für eine Position entschieden haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OK. Das Dialogfeld wird automatisch geschlossen und die Blätter werden an die von Ihnen vorgegebene Stelle geschoben. Beachten Sie bitte auch die Anmerkungen zu den Verknüpfungen in der vorigen Handlungsanweisung. Arbeitsblatt kopieren (Maus). Das Kopieren von Arbeitsblättern ist eine Alternative zum eher umständlichen Einfügen von Arbeitsblättern, die auf Dateivorlagen existieren. Außerdem hilft es Ihnen, auf unkomplizierte Weise zu Tabellen oder Diagrammen zu kommen, in denen Sie bestimmte Effekte ausprobieren können, ohne gleich das Gesamtwerk zu gefährden. Das Kopieren mittels Maus funktioniert grundsätzlich wie das Verschieben mittels Maus, vgl. S. 38. Der Unterschied besteht darin, dass Sie zusätzlich (Strg) drücken müssen, während Sie die Blattauswahl verschieben und bevor Sie die linke Maustaste wieder freilassen. Als Kontrolle dient Ihnen das Symbol des Mauszeigers, vgl. Abbildung 3.5. Es wird nicht nur um das Dokumentensymbol ergänzt. Es hat zusätzlich auch ein Pluszeichen, das Ihnen den Kopiervorgang signalisiert. Abbildung 3.5: Arbeitsblätter kopieren mittels Maus Arbeitsblatt kopieren (Menü). Um Arbeitsblätter per Menü zu kopieren, brauchen Sie die entsprechende Handlungsanweisung zum Verschieben nur geringfügig abzuwandeln. Im vierten Arbeitsschritt müssen Sie im Dialogfeld VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN das Kontrollfeld KOPIE ERSTELLEN aktivieren, um eine Kopie zu erhalten. Die übrigen Hinweise sind identisch. Arbeitsblatt löschen. Nach längerem und häufigem Arbeiten mit der Arbeitsmappe können Sie leicht in die Situation geraten, zu viele und vor allem überflüssige Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe zu haben. In diesem Falle hilft nur noch, die überflüssigen Arbeitsblätter zu löschen. Dieser Löschvorgang ist unumkehrbar! Beachten Sie das, bevor Sie ein Arbeitsblatt versehentlich endgültig löschen. Arbeitsblätter zu löschen, geht recht einfach: 1. Markieren Sie das oder die Arbeitsblätter, die Sie endgültig entfernen möchten. 2. Über BEARBEITEN > BLATT LÖSCHEN wird die Auswahl an Blättern entfernt. Zuvor erscheint eine Sicherheitsabfrage, in der Sie Ihre Handlung bestätigen müssen.

8 40 Kapitel 3 Arbeitsmappen und Arbeitsblätter Alternativ zum Menü können Sie hierfür natürlich auch das Kontextmenü verwenden, das Sie durch Anklicken des Blattregisters öffnen. Der entsprechende Befehl lautet hier ganz einfach LÖSCHEN. Der Blattbezug wird durch den Kontext bereits gewährleistet. Arbeitsblatt ausblenden. Das Ausblenden von Arbeitsblättern kann einmal aus Sicherheitsgründen geschehen, um beispielsweise dem Betreuer die Einsicht in die Tabellen zu verwehren, die einem Diagramm zu Grunde liegen. Aber auch in sehr umfangreichen Arbeitsmappen ist es manchmal praktisch, Arbeitsblätter auszublenden, um die Auswahl an Registerkarten übersichtlicher zu halten: 1. Markieren Sie die Arbeitsblätter, die Sie ausblenden möchten. Im Beispiel soll das Tabellenblatt»Mitte«ausgeblendet werden, vgl. Abbildung Über FORMAT > BLATT > AUSBLENDEN blenden Sie die markierten Arbeitsblätter aus. Abbildung 3.6: Arbeitsblatt ausblenden Arbeitsblatt einblenden. Sowohl um ausgeblendete Arbeitsblätter wieder einzublenden, aber auch um sicherzugehen, dass keine Arbeitsblätter ausgeblendet sind, können Sie das Folgende tun: 1. Über FORMAT > BLATT > EINBLENDEN öffnen Sie das gleich lautende Dialogfeld. 2. Hier finden Sie alle Arbeitsblätter aufgeführt, die momentan in der aktuellen Arbeitsmappe ausgeblendet sind. In Abbildung 3.7 sehen Sie das in der vorigen Handlungsanweisung ausgeblendete Tabellenblatt»Mitte«. Markieren Sie die Blätter, die Sie einblenden möchten. 3. Über die Schaltfläche OK blenden Sie die Arbeitsblätter wieder ein. Nun können Sie sicher sein, dass Sie alle Arbeitsblätter sehen. Die Arbeitsblätter funktionieren aber auch im ausgeblendeten Zustand problemlos, was Bezüge zwischen den einzelnen Blättern betrifft. Beispielsweise können Sie die Tabelle zu einem Diagramm ausblenden und das Diagramm wird weiterhin korrekt dargestellt. Abbildung 3.7: Arbeitsblatt einblenden