Kalkulationen und Tabellen dokumentieren und beschreiben

Transkript

1 Kalkulationen und Tabellen dokumentieren und beschreiben Findest du dich in jeder Arbeitsmappe sofort zurecht? Weißt du noch genau, wie jede Berechnung in deinen Listen funktioniert? In Kalkulationen, die du von Mitarbeiter/innen oder aus anderen Abteilungen erhältst, ist das ohnehin schwierig. Aber auch bei den eigenen Tabellen kann es passieren, dass du nach einer Weile nicht mehr genau weißt, was du dir bei einer Berechnung oder einem Formelaufbau gedacht hast. Es kann auch vorkommen, dass du nicht mehr weißt wieso du einen bestimmten Betrag in die Zelle eingetragen hast. Mehr Transparenz in deinen Berechnungen und Einträgen erhältst du durch eine Dokumentation. Damit erläuterst du Tabellen, gibst Hinweise zu Änderungen oder legst andere Informationen ab. Excel bietet vielseitige Kommentarfunktionen, mit denen du alle Formen von Erläuterungen einsetzen kannst. Das sorgt für saubere Tabellen, die du immer nachvollziehen kannst! Zellen in Tabellen über einen Kommentar dokumentieren Listen bestehen im Regelfall aus Formeln, Überschriften und Daten. Was machst du, wenn du ergänzende Hinweise zu einzelnen Formeln unterbringen möchtest, beispielsweise Details zu den verwendeten Daten oder ähnliches? Eine Möglichkeit besteht darin,»textfelder«in deinen Kalkulationen unterzubringen. Die stören aber häufig den Blick auf das Wesentliche. Besser geeignet sind»kommentare«. Die kannst du so einstellen, dass diese nur sichtbar werden, wenn du mit der Maus eine Zelle anklickst. Die nebenstehende Abbildung zeigt, wie das aussieht. 16. Juli 2011 Seite 1 5

2 Um einen Kommentar einzugeben, gehe folgendermaßen vor: Klicke die Zelle an, die du mit einer Notiz/einem Kommentar hinterlegen möchtest. Drücke die rechte Maustaste und wähle»kommentar einfügen«. Das Kommando steht dir in allen Excel-Versionen zur Verfügung Gib deinen Kommentar ein. Hinweis: Standardmäßig kennzeichnet Excel deinen Kommentar dadurch, dass dein Benutzername vorher eingetragen wird. Diesen Namen kannst du bedenkenlos löschen. Dass ein Kommentar eingetragen ist, erkennst du an einem kleinen roten Dreieck rechts oben in der entsprechenden Zelle. Das Dreieck (hier in Zelle B2) weist darauf hin, dass die Zelle einen Kommentar enthält. Positioniere die Maus auf der Zelle oder markieren die Zelle, um den Kommentar darzustellen. Um Kommentare zu verändern oder zu löschen, klicke die Kommentarzelle mit der rechten Maustaste an und wähle die entsprechende Funktion aus dem Kontextmenü. Erscheinungsbild der Excel-Kommentare verändern Wenn du in deinen Listen häufig Zellen mit Kommentaren (auch Notizen genannt) versehen hast, wirst du manchmal schon den Wunsch gehabt haben, diese in der Darstellung zu verändern. Damit die Kommentare besser lesbar sind, möchtest du vielleicht die Schriftgröße oder die Farbe verändern. Auf den ersten Blick scheint Excel aber keine Optionen zur Änderung der Standardformatierung anzubieten. Das stimmt aber nicht, die Optionen sind nur etwas versteckt. Text in einem Kommentar kannst du auf die gleiche Weise verändern wie Text, den du anderswo in deinem Arbeitsblatt eingegeben hast. Dazu gehe folgendermaßen vor: 16. Juli 2011 Seite 2 5

3 Klicke die Zelle mit dem Kommentar mit der rechten Maustaste an. Wähle aus dem Kontextmenü den Befehl»Kommentar bearbeiten«. Rufe den Befehl»Kommentar«aus dem Menü»Format«auf, wenn du Excel 2002/XP verwendest. In Excel 2010 verwende die Tastenkombination STRG 1. In dieser Box nimmst du die Formatierungseinstellungen für den aktivierten Kommentar vor. Nachdem du alle Formatierungen vorgenommen hast, bestätige die Einstellungen mit. Abbildungen und Fotos in Kommentaren und Notizen verwenden Excel gibt dir die Möglichkeit, deine Tabellen mit Kommentaren zu versehen. Damit kannst du zum Beispiel anderen Anwendern die erforderlichen Eingaben erläutern oder die Funktionsweise einer Formel erklären. Das eröffnet dir vielseitige Möglichkeiten, um Tabellen und Berechnungen zu dokumentieren. Zum Einfügen einer Grafik in einen Kommentar gehe folgendermaßen vor: Erstelle in der gewünschten Zelle einen Kommentar. Markiere den Kommentar und drücken auf der Umrandung die rechte Maustaste. Im erscheinenden Kontextmenü rufe dann den Befehl»Kommentar Formatieren«auf. In dem sich dann öffnenden Dialogfenster aktiviere die Registerkarte»Farben und Linien«. Hier öffne das Listenfeld»Farbe Und Linien«. Aktiviere den Befehl»Fülleffekte«. 16. Juli 2011 Seite 3 5

4 Daraufhin wird ein weiteres Dialogfenster geöffnet. Aktiviere die Registerkarte»Grafik«. Nach dem Anklicken der Schaltfläche»Grafik auswählen«erscheint ein weiteres Dialogfenster. Lege nun fest, welche Grafik von deiner Festplatte verwendet werden soll. Bestätige die Auswahl mit Nun schließe die noch offenen Dialogfenster jeweils mit Die ausgewählte Grafik wird dann als Hintergrund des Kommentars angezeigt, wenn du den Mauszeiger darauf bewegst. Kommentare in Excel-Tabellen auf Knopfdruck ausblenden oder einblenden Du verwendest in deinen Tabellen Kommentare zur Erläuterung der erforderlichen Eingaben? Es gibt es eine Möglichkeit, alle Kommentare schnell ein- und wieder auszublenden. Dazu gehe folgendermaßen vor: Klicke eine der sichtbaren Symbolleisten mit der rechten Maustaste an. Im erscheinenden Kontext-Menü rufe den Befehl»Überarbeiten«auf. In der Symbolleiste, die daraufhin eingeblendet wird, finden Sie das Symbol»Alle Kommentare anzeigen«. Wenn du die Schaltfläche anklickst, werden alle Kommentare in deiner Tabelle eingeblendet. Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche blendest du die Kommentare wieder aus. 16. Juli 2011 Seite 4 5

5 In Excel 2010 rufe für den Einsatz der Schaltfläche das Register»Überprüfen«der Multifunktionsleiste auf. In der Gruppe»Kommentare«zeigt dir Excel die Schaltfläche»Alle Kommentare Anzeigen«. Zellen in Excel über eine Tabellenfunktion als Formel dokumentieren Kommentare in deinen Formeln sind wichtig, wenn du auch nach einiger Zeit noch nachvollziehen möchtest, was du dir bei bestimmten Berechnungen gedacht hast. Sie sind unverzichtbar, um Kalkulationen und Vorgaben so zu dokumentieren, dass Kollegen und Partner sie nachvollziehen können. Neben der Möglichkeit, Kommentare zu einzelnen Zellen anzulegen, kannst du deine Formeln auch direkt in der Formel kommentieren. Dazu setze die Funktion»N«ein. Dieser Funktion übergibst du einen Text deiner Wahl. Die Funktion hat keinen Effekt, sondern dient nur dazu, den Kommentar in der Formel unterzubringen. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Einsatz der Funktion in der Praxis: Praktisch an der»n-funktion«ist die Tatsache, dass du die Funktion auch mehrfach in einer Formel verwenden kannst. Hängen Sie einen N-Ausdruck einfach per Pluszeichen an eine Formel an, wie in der folgenden Anweisung: =SUMME(B2:B6)+N( Die Summe ist nicht endgültig )+SUMME(C2:C6)+N( Hinzu kommen nicht die Kosten für Papier ) 16. Juli 2011 Seite 5 5