ecount Einnahmen-/ Ausgaben- Rechner HANDBUCH

Transkript

1 HANDBUCH ecount Einnahmen-/ Ausgaben- Rechner ecount ist ein Produkt der: COUNT IT Group Softwarepark 49, 4232 Hagenberg Tel Fax Mail Hagenberg Wien

2 Inhaltsverzeichnis Aufrufen des Programmes 1 Hauptübersicht 2 Benutzerkonto 3 Unternehmensdaten 3 Grundeinstellungen 3 Kennzahlen 4 Steuerkonten 4 Zahlungsmittelkonten 5 Buchungen 6 Anlagen 7 Dienstreisen 10 Stammdaten 11 Auswertungen 13 Buchungsübersicht 13 Umsatzsteuervoranmeldung 14 Beilage zur Einkommenssteuererklärung 15 Export 16 Hilfe 17

3 Aufrufen des Programmes Öffnen Sie bitte den folgenden Link: Es erscheint die Anmeldemaske (Abbildung 1): Abbildung 1: Anmeldemaske Hier können Sie die Ihnen zugesendeten Benutzerdaten eingeben. Es handelt sich um eine gesicherte Leitung, jeder Benutzer bekommt eine eigene Datenbank, somit ist es unmöglich, dass ein anderer Benutzer auf Ihre Daten zugreifen kann. Nach der erfolgreichen Anmeldung werden sie zur Eingabe Ihrer Unternehmensdaten aufgefordert. Füllen Sie die Eingabefelder bitte korrekt aus. Weitere Informationen können später noch hinzugefügt werden. Abbildung 2: Unternehmensdaten einfügen 1

4 Hauptübersicht Nach Eingabe der Unternehmensdaten werden Sie zur Startseite des ecount Einnahmen-/Ausgaben- Rechner weitergeleitet. Abbildung 3: Hauptübersicht Von dieser Maske aus können Sie über die 3. Hauptbuttons Buchungen, Anlagen und Dienstreisen zu den entsprechenden Datensätzen navigieren. Alle anderen Menüpunkte sind über die Navigationsleiste aufrufbar. 2

5 Erste Schritte Wechseln Sie nun in die Einstellungen: Benutzerkonto Unter dem Menüpunkt Benutzerkonto haben Sie nun die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern. Dies ist möglich, indem Sie auf den Button Passwort ändern drücken (Abbildung 4). Abbildung 4: Benutzerkonto Im Feld neues Passwort geben Sie bitte ein neues Passwort ein. Unter Passwort bestätigen muss das eben eingegebene Passwort wiederholt eingesetzt werden. Bitte kopieren Sie das Passwort nicht. Um das neue Passwort zu speichern ist es notwendig, das aktuelle Passwort einzugeben und den Button Passwort speichern anzuklicken. Unternehmensdaten Im Bereich Unternehmensdaten können Sie die allgemeinen Daten Ihres Unternehmens eingeben bzw. bearbeiten. Ebenfalls besteht die Möglichkeit ein Logo hochzuladen, welches beim Rechnungsdruck berücksichtigt wird. Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, können Sie diese durch Betätigung des Buttons Änderungen speichern absichern. Grundeinstellungen Informationen über aktuelle Finanzdaten finden Sie im Bereich Grundeinstellungen. Nach Öffnen des Bereichs ist eine Tabelle erkennbar. In dieser Tabelle sind Ihre Finanzdaten gespeichert. Mit dem Button können die derzeitigen Einstellungen geändert und anschließend gespeichert werden. Tabelle 1 enthält Erklärungen zu den einzelnen Einträgen. 3

6 Tabelle 1 Grundeinstellungen Bezeichnung Einstellung Beschreibung Aktuelles Finanzjahr 2016 Nur Buchungen in diesem Jahr können bearbeitet werden, alle anderen sind gesperrt. Kilometergeld pro Kilometer 0,42 Grundeinstellung für Reisekosten Nächtigungssatz 15,00 Grundeinstellung für Reisekosten Standard Umsatzsteuersatz 20 Diese Einstellung wird bei jeder Buchung vorgeschlagen, kann aber geändert werden. Taggeldsatz 26,40 Grundeinstellung für Reisekosten Taggeldsatz minimal Stunden pro Tag Taggeldsatz Stunden-Basis pro Tag Vorsteuerabzugsberechtigt 3,00 12,00 Nein Ab dieser Zeit wird der volle Taggeldsatz berücksichtigt. Grundeinstellung für Reisekosten Kennzahlen Im Bereich Kennzahlen werden alle UST (Umsatzsteuer) und EST (Einkommensteuer) Kennzahlen mit Beschreibung aufgelistet. Unter Steuerkonten ist ersichtlich, welche Konten den Kennzahlen zugeordnet sind. Steuerkonten In Steuerkonten können einzelne Konten angelegt und den Kennzahlen zugeordnet werden. Mit der Zuordnung zu bestimmten Kennzahlen scheinen die Umsätze auf den Auswertungen für die Steuererklärung in den richtigen Kennzahlen auf. Es gibt 3 Arten von Konten: 1. Anlagen 2. Einnahmen 3. Ausgaben Ist auf einem Konto bereits eine Buchung vorhanden, kann dieses nicht mehr gelöscht werden. 4

7 Zahlungsmittelkonten In diesem Bereich können neue Zahlungsmittel angelegt bzw. abgeändert werden. Es scheint eine Tabelle auf, in der die eben genannten Zahlungsmittel inklusive Anzahl und Auswahl der verzögerten Buchungen eingefügt sind. Durch Klick auf den Button können die bestehenden Einträge bearbeitet werden. Ebenso können mit dem Button die bestehenden Einträge wieder gelöscht werden. Bitte beachten Sie, dass eine Löschung nicht mehr möglich ist, wenn bereits eine Buchung auf dieses Zahlungsmittel erfolgt ist. Abbildung 5: Zahlungsmittelkonten Über den Button neues Zahlungsmittelkonto anlegen können neue Einträge hinzugefügt werden. Wenn Sie auf diesen Button klicken erhalten Sie eine neue Ansicht. In dieser können die Informationen des neuen Zahlungsmittels eingetragen werden. Unter Rechnungstext kann pro Konto hinterlegt werden, welcher Text auf der Rechnung angedruckt wird. Unter der Einstellung Erfordert verzögerte Buchung kann festgelegt werden, ob das Konto Offene Posten verwalten kann. Wird das Häkchen gesetzt, wird die Buchung erst mit dem Zahlungseingang durch die Eingabe des Buchungsdatums verbucht. Die Buchung scheint auch unter dem Menüpunkt Auswertungen und dem Bereich Offene Posten auf. 5

8 Buchungen Der erste Menüpunkt Buchungen enthält eine Buchungsübersicht. Diese Übersicht kann über einen Filter im Zeitraum eingeschränkt werden. In diesem Fenster können Sie alle notwendigen Informationen zu den Einnahme- und Ausgabebuchungen einsehen. Tabelle 2 bietet Ihnen eine Erklärung für die Einnahme- und Ausgabeübersicht: Tabelle 2 Buchungen Begriffserklärung Buchungstitel: hier bitte den Text für die Buchung eingeben (Bsp.: Workshop) Betrag Brutto: den Betrag incl. Steuer eingeben. UST%: den Steuersatz eingeben (0, 10 oder 20), vorgeschlagen wird der Wert der Einstellung Notiz: es kann eine beliebige Notiz hinterlegt werden Steuerkonto: gibt an auf welches Konto die Einnahmen (Erlös) gebucht werden. Zahlungsmittel: hier wird aufgrund der Einstellung des Kontos entschieden ob die Buchung sofort erfolgt oder ob der Posten offen bleibt. Kunde: den Kunden auswählen, dieser wird auf der Rechnung angedruckt, falls es sich um einen neuen handelt, kann dieser mit dem + neben dem Kundenfeld angelegt werden. Abbildung 2 Buchungsdetails Über den Button kann jede Zeile einzeln bearbeitet werden. Die ausgegrauten Felder (in Abbildung 6 zu sehen) können nicht geändert werden, die restlichen Felder können nach Belieben bearbeitet werden. Klicken Sie auf Speichern, erhalten Sie eine aktualisierte Übersicht Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Es werden das Erfassungsdatum und der Benutzer, der die Buchung eingetragen hat, angezeigt. 6

9 Die Rechnungsnummer der Einnahmen wird fortlaufend pro Jahr automatisch vergeben. Ebenso wird die Belegnummer der Ausgaben automatisch eingetragen. Der Nettobetrag und die Art der Buchung werden ebenfalls angezeigt. Bei einem offenen Posten kann nach erfolgter Zahlung das Buchungsdatum angegeben werden, erst bei der Buchung wird die Beleg-Nr. vergeben. Zusätzlich bietet der ecount small die Möglichkeit, in jeder Buchung sofort neue Zeilen hinzuzufügen, die auf der Rechnung mit fortführenden Positionsbezeichnungen aufgelistet werden. Anlagen In den Anlagen können alle Betriebsanlagen erfasst und bearbeitet werden. Diese Ansicht kann, wie im Menü Buchungen, über einen Zeitraumfilter eingeschränkt werden. Mit dem Button Übersicht aktualisieren (in Abbildung 7 ersichtlich) wird der Filter aktiviert. Abbildung 3 Betriebsanlagen Wie in Abbildung 7 zu sehen ist, wurden bereits drei Anlagen hinzugefügt. Auch hier können die Einträge wieder mit dem Bearbeiten-Symbol geändert werden. Zusätzlich erlaubt ein Klick auf den Button die Einsicht auf die Abschreibungen pro Jahr (Abbildung 8 für das Beispiel 3D Drucker). 7

10 Abbildung 4 Abschreibungstabelle Der 3D Drucker wird über 6 Jahre abgeschrieben. In Abbildung 8 kann der Abschreibungswert und der Buchwert für jedes einzelne Jahr abgelesen werden. Abbildung 5 Bearbeitung Anlagegut In Abbildung 9 ist das Bearbeitungsfenster für die Anlagegüter zu sehen. Die Erklärung zu den einzelnen Feldern finden Sie untenstehend in Tabelle 3. Über Speichern können alle Änderungen gesichert werden. Ansonsten leitet der Button Übersicht anzeigen wieder zurück zur Anlagenübersicht. Tabelle 3 Anlage Begriffserklärung Anlagetitel: Anschaffung: Angelegt von: Inbetriebnahme: Inbetriebnahme von: Abgang/Verkauf: Steuerkonto: hier bitte den Text für die Anlage eingeben (Bsp.: 3D Drucker) Datum des Kaufs Wird automatisch gesetzt Datum des ersten Einsatzes, ab diesem Zeitpunkt wird abgeschrieben Wird automatisch gesetzt durch setzten des Inbetriebnahme Datums Datum an dem die Anlage aus dem Unternehmen ausgeschieden wird Anlagenkonten (Bsp.: Büromöbel) 8

11 Abschreibungsart: Auswahlmöglichkeit zwischen sofortiger Abschreibung und linearer Abschreibung Absetzbarkeit: Nur bei linearer Abschreibung möglich. Jahre bis zur gesamten Abschreibung des Buchwertes. Betrag Netto: Netto Einkaufswert Verkäufer: Unternehmen, welches die Anlage verkauft hat Notiz: Anmerkungen 9

12 Dienstreisen In diesem Menüpunkt können Dienstreisen erfasst werden. Wie auch in den Menüpunkten davor, gibt es hier einen Zeitraumfilter. Mit dem Button Dienstreise hinzufügen können neue Dienstreisen erfasst werden (Abbildung 10). Abbildung 6 Dienstreisen Übersicht In Abbildung 11 ist das Formular für neue Dienstreisen zu sehen. Eine Erklärung der Felder finden Sie in Tabelle 4. Abbildung 7 Dienstreise hinzufügen 10

13 Tabelle 4 Dienstreise Begriffserklärung Start der Reise: Zweck der Reise: Anzahl Taggeld: Notiz: Ende der Reise: Strecke: Anzahl Nächtigung: Datum an dem die Reise beginnt Begründung der Reise Anzahl der Tage, an denen der Reisende das Tagesgeld erhält. Errechnet sich automatisch aus der Datumsdifferenz, wenn kein Wert eingetragen wird. Anmerkungen Datum an dem die Reise endet. Zurückgelegte Kilometer Anzahl der Übernächtigungen. Wird nicht automatisch errechnet. Stammdaten Im Menüpunkt Stammdaten können Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) hinzugefügt und bearbeitet werden. Über die Schaltfläche Kunde hinzufügen oder Lieferant hinzufügen (Abbildung 12) können Debitoren und Kreditoren in das System aufgenommen werden. Im selben Fenster gibt es eine Registerkarte für Kunden und eine für Lieferanten. Hier können die Kunden unten mit der Seiten-Wechseln-Schaltfläche der Reihe nach durchgesehen werden. Weiters ist die Gesamtsumme der Einnahmen ersichtlich. Im Bereich der Lieferanten sind dieselben Informationen zu finden, mit Ausnahme der Summe Einnahmen. Dafür gibt es Informationen für die Gesamtsumme der Ausgaben. Abbildung 8 Stammdaten Übersicht 11

14 Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im Suchfeld nach bestehenden Kunden/Lieferanten zu suchen. In Abbildung 13 wird ein neuer Kunde hinzugefügt. Bei den Lieferanten stehen dieselben Felder zur Verfügung. Nach einem Klick auf Speichern wird der Kunde bzw. Lieferant in das System aufgenommen und kann für Buchungen weiterverwendet werden. Abbildung 9 Kunde hinzufügen 12

15 Auswertungen In dem Bereich der Auswertungen (Abbildung 14) können eine Buchungsübersicht der Einnahmen und Ausgaben, die Umsatzsteuervoranmeldung in einem bestimmten Zeitraum, die Beilagen zur Einkommenssteuererklärung für ein bestimmtes Finanzjahr, ein Anlageverzeichnis und die Offenen Posten ausgewertet werden. Abbildung 10 Auswertung Übersicht Buchungsübersicht In dem Bereich Buchungsübersicht können zwei Jahre mit Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden, wobei eines davon immer das aktuelle Finanzjahr ist. Wie in Abbildung 15 zu sehen ist, werden alle Einnahmen, Ausgaben und die GuV (Gewinn und Verlust) monatlich gegenübergestellt. Abbildung 11 Jahresübersicht 13

16 Mit dem Symbol können Sie sich die gesamten Buchungen dieses Monats anzeigen lassen. Dies ist in Abbildung 16 zu sehen. Abbildung 12 Monatsdetails Umsatzsteuervoranmeldung In diesem Bereich kann der Betrag für die Umsatzsteuervoranmeldung berechnet werden. In Abbildung 17 ist ein Eigenverbrauch mit seiner Bemessungsgrundlage und dem zuzahlenden Umsatzsteuerbetrag zu sehen. Abbildung 13 Umsatzsteuervoranmeldung Mit Auswertung anzeigen werden die Einträge für den ausgewählten Zeitraum sichtbar. 14

17 Beilage zur Einkommenssteuererklärung Diese Auswertung gibt jene Daten für die Einkommenssteuererklärung aus. Wenn das Finanzjahr ausgewählt wurde kann die Auswertung starten (Abbildung 18). Abbildung 14 Beilage zur Einkommenssteuererklärung 15

18 Offene Posten In diesem Bereich werden alle Offenen Posten aufgelistet (Abbildung 19). Diese können über das Bearbeitungssymbol bearbeitet werden. Abbildung 15 Offene Posten Über das Bearbeitungssymbol wechseln Sie in die Buchungsdetails-Ansicht und erhalten so alle Informationen über diesen Buchungseintrag. Export Beim Export können die Daten aus dem System für die eigene Nutzung bzw. für Dritte bereitgestellt werden. Abbildung 16 Export Mit einem Klick auf den Button Jahresbericht exportieren wird ein Bericht für das aktuelle Finanzjahr erstellt. Dieser Bericht beinhaltet alle Buchungen, Offene Posten, Anlagen und Dienstreisen. Der Bericht wird als PDF-Dokument exportiert. Mit dem Punkt Daten an COUNT IT TAX übermitteln wird der Jahresbericht für die Sachbearbeiter/Innen der COUNT IT TAX bereitgestellt. Diese können anschließend die Daten weiter verwerten. 16

19 Hilfe Eine weitere Eigenschaft des ecount Einnahmen-/Ausgaben-Rechners ist die Hilfe-Funktion, mit deren Betätigung man das technische Handbuch aufrufen kann, das die einzelnen Funktionen und Eigenschaften des Rechners erklärt. Abbildung 21 Hilfe 17