Was Sie über Datenschutz wissen sollten!

Transkript

1 Was Sie über Datenschutz wissen sollten! Präsentation:

2 Zu meiner Person: Lars Querbach Geschäftsführer Das LohnTEAM GmbH externer Datenschutzbeauftragter TÜV Datenschutz-Auditor TÜV Personalfachkaufmann Industriekaufmann 2

3 Themen: Warum ist Datenschutz notwendig? Wo ist der Datenschutz geregelt? Was ist Datenschutz? Was sind personenbezogene Daten? Wann dürfen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden? Grundregeln des Datenschutzes Die TOP 5 der Datenschutzverstöße Technische und organisatorische Maßnahmen Der Datenschutzbeauftragte Folgen bei Verstoß Zusammenfassung 3

4 Warum ist Datenschutz notwendig? Datenschutz in den Medien 4

5 Warum ist Datenschutz notwendig? Datenschutz wird oft vernachlässigt Das Gefährdungspotential steigt durch moderne Technik Beachtung ist gesetzlich vorgeschrieben im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Bußgeld bis zu möglich Datenschutz kann auch Vorteile mit sich bringen (Image, Organisation, etc.) 5

6 Warum ist Datenschutz notwendig? Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung (Volkszählungsurteil von 1983) So wie Sie nicht wollen, dass Daten über Sie Unbefugten zur Kenntnis gelangen, müssen Sie auch dafür sorgen, dass Sie die Daten anderer vertraulich behandeln. 6

7 Wo ist der Datenschutz geregelt? Bundesdatenschutzgesetz EU-Datenschutzrichtlinie Landesdatenschutzgesetze Kirchendatenschutzgesetze spezielle gesetzliche Vorschriften z.b. BGB, HGB, UWG, AO, TMG, TKG, SGB, 7

8 Was ist Datenschutz? Datenschutz ist nicht (primär) der Schutz der Daten, sondern Datenschutz ist der Schutz von Personen vor dem Umgang mit ihren Daten... vor unberechtigter Speicherung,... vor fremder (unberechtigter) Kenntnisnahme und Verwendung,... vor unsauberem Umgang mit ihren Daten (Computer, Internet!) 8

9 Was sind personenbezogene Daten? Welche personenbezogenen Daten werden bei Ihnen von wem erhoben, verarbeitet oder genutzt? Mitarbeiter- / Bewerberdaten (z. B. Adresse, Sozialdaten, Arbeitszeiten, Ausbildung, Fähigkeiten, Arbeitszeugnisse) Kundendaten Interessentendaten (z. B. Adresse, Interessen, Empfehlungen) Lieferantendaten (z. B. Adresse) 9

10 Was sind personenbezogene Daten? Personenbezogen sind alle Einzelangaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, z. B. Persönliche Verhältnisse: Name, Anschrift, Geburtsdatum Familienstand, Anzahl der Kinder Aussehen Fingerabdruck Telefonnummer (priv. u. berufl.) Arbeitgeber und Beruf Zeugnisse / berufl. Bewertungen Kontonummer / Bankverbindung Hobbys ethnische Herkunft u. Konfession * politische Meinungen * Mitglied in Gewerkschaft * Gesundheit / Krankheiten *... * besondere Arten personenbezogener Daten Sachliche Verhältnisse: Einkommen Vermögen Kfz-Typ Steuern Versicherungen Grundbesitz Vertragsbeziehungen Führen von Telefonaten Schreiben von s Umfang der Internet-Nutzung... 10

11 Was sind personenbezogene Daten? Was muss mit den personenbezogenen Daten passieren, damit das BDSG gilt? Erheben Verarbeiten Nutzen speichern verändern anonymisieren pseudonymisieren übermitteln sperren löschen 11

12 Wann dürfen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden? Grundsatz: Personenbezogene Daten dürfen gar nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Ausnahmsweise doch erlaubt: Bei einer speziellen (bereichsspezifischen) Regelung, z. B.: Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, andere Gesetze (TMG, SGB, GewO, StGB,...) Durch Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erlaubt Betroffener willigt ein (z.b. vertragliche Regelung) 12

13 Grundregeln des Datenschutzes: Folgende allgemeine Grundregeln des Datenschutzes gelten: Rechtsgrundlage: Immer, wenn personenbezogene Daten angefasst werden, muss es dafür ein Gesetz oder eine Einwilligung geben. Datenerhebung beim Betroffenen: Wann immer möglich, sind die Daten direkt beim Betroffenen zu erheben. Wenn dies nicht möglich ist, ist er i. d. R. zumindest darüber zu informieren ( informationelle Selbstbestimmung ). Auskunftsrechte: Der Betroffene muss jederzeit Kenntnis haben, dass Daten über ihn gespeichert sind (Transparenzgebot). Deshalb darf er Auskunft verlangen. 13

14 Grundregeln des Datenschutzes: Zweckbestimmung: Erhobene Daten dürfen ausschließlich für den Zweck verwendet werden, zu dem sie ursprünglich erhoben wurden. Datensparsamkeit: Nur so wenig Daten wie nötig dürfen erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Berichtigung: Personenbezogene Daten, die falsch sind, müssen berichtigt werden. Schutz durch technische und organisatorische Maßnahmen: Daten sind vor Missbrauch zu schützen 14

15 Die TOP 5 der Datenschutzverstöße fehlende oder unvollständige Datenschutzerklärung auf der Unternehmens-Website fehlendes Verfahrensverzeichnis Schulungen der Mitarbeiter wurden nicht durchgeführt fehlende Datenschutz-Verträge mit Dienstleistern unzureichende Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen 15

16 Technische und organisatorischen Maßnahmen 16

17 Technische und organisatorischen Maßnahmen Zutrittskontrolle Verfügbarkeitskontrolle Zugangskontrolle Eingabekontrolle Datenschutz durch Datensicherung Trennungsgebot Auftragskontrolle Zugriffskontrolle Weitergabekontrolle 17

18 Der Datenschutzbeauftragte ist direkt der Geschäftsleitung unterstellt arbeitet weisungsfrei ist zur Verschwiegenheit verpflichtet 18

19 Der Datenschutzbeauftragte Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (gem. 4 g BDSG): Hinwirken auf Einhalten der Datenschutzbestimmungen Überwachung der Datenverarbeitung Führen des Verfahrensverzeichnisses Durchführen von Vorabkontrollen - soweit erforderlich Schulung der Mitarbeiter bzgl. der geltenden Vorschriften und besonderen Erfordernissen des Datenschutzes Ansprechpartner für Geschäftsleitung, Betriebsrat, Mitarbeiter, Kunden, Dritte.. 19

20 Der Datenschutzbeauftragte Aufgaben des Datenschutzbeauftragten: (gem. 4 g BDSG): Stichprobenartige Prüfung der Datenverarbeitung Überwachung der Auftragsdatenverarbeitung Mindestens jährliches Update der Risikoanalyse bei einem Besuch vor Ort Prüfung neuer Verfahren Regelmäßiger Bericht an die Geschäftsleitung Beratung bei Nutzung aller Onlinemedien.. 20

21 Der Datenschutzbeauftragte Vorteile: + Interner Datenschutzbeauftragter Kennt das Unternehmen und ist in den internen Ablauf eingebunden. Nachteile: - Unkündbar, Tätigkeit kann nicht zeitlich begrenzt werden - Zeitaufwand geht zu Lasten seiner eigentlichen Tätigkeit - Gefahr der Betriebsblindheit - Interessenkollisionen - Kostenaufwand: Schulung, Weiterbildung, eigenes Büro, eigener PC! 21

22 Der Datenschutzbeauftragte Externer Datenschutzbeauftragter Vorteile: + Neutrale Stellung und Unabhängigkeit, vermeidet Interessenkonflikte + Spezialkenntnisse sind bereits vorhanden, d.h. keine Fortbildungsmaßnahmen + er besitzt breit gefächerte Kenntnis (Synergieeffekte) + Haftungsauslagerung Nachteile: Er kennt das Unternehmen anfangs nicht er ist nicht ohne weiteres in den innerbetrieblichen Ablauf eingebunden 22

23 Folgen bei Verstoß Was passiert, wenn gegen Datenschutz-Vorschriften verstoßen wird? Image des Unternehmens nimmt Schaden evtl. Informationspflicht nach 42a! Schadensersatzpflicht gegenüber dem Betroffenen für Beschäftigte: arbeitsrechtliche Konsequenzen Ordnungswidrigkeit ( 43 BDSG): Bußgeld bis zu bzw plus erlangtem Vermögensvorteil Straftat ( 44 BDSG): Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren 23

24 Folgen bei Verstoß Bußgeldbewehrte Tatbestände sind u.a. Fehlende Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung Fehlende bzw. unzureichende Datenschutzerklärung Fehlende Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Verstoß gegen die Meldepflicht einer Datenschutzpanne Fehlende Widerspruchsmöglichkeit bei Werbung Keine Auskunft an den Betroffenen Datenspeicherung ohne Grundlage etc 24

25 Zusammenfassung Um Datenschutz kommt man nicht herum! Geschützt sind alle personenbezogene Daten. Deshalb sind auch technische Geräte (Hard- und Software) zu schützen, auf denen personenbezogene Daten bearbeitet werden. Betroffene haben Auskunfts-, Löschungs- und andere Rechte. Im Zweifel: Vertraulich an den Datenschutzbeauftragten wenden. 25

26 Zusammenfassung Die Umsetzung eines professionellen Datenschutzkonzepts schafft aber auch positive Nebeneffekte: Ansatz zur Prozessoptimierung Positive Imagewirkung Argumentationshilfe für Vertrieb und Kundenbetreuung Je nach Branche klarer Wettbewerbsvorteil 26

27 Wir beraten Sie gerne! Lars Querbach Das LohnTEAM GmbH Karl-Tesche-Straße Koblenz Tel.: datenschutz@lohnteam.de 27