Titel: Richtlinie Abrechnung und Einzug

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1 Titel: Richtlinie Abrechnung und Einzug Richtlinie Verfahrensweise Leitlinie Sonstiges: Advocate Health Care Umfang: System Standort: Abteilung: I. ZWECK A. Der grundlegende Zweck von Advocate Health Care (AHC) ist die Bereitstellung von Qualitäts-Gesundheitsversorgung und gesundheitsbezogenen Leistungen, die die Bedürfnisse der Individualpersonen und Familien, die in Gemeinden leben, denen AHC Leistungen bereitstellt, wirksam und effizient nachkommen. Zum Zwecke dieser Richtlinie bezieht sich AHC auf die gemeinnützigen Krankenhäuser: BroMenn Medical Center, Christ Medical Center, Condell Medical Center, Eureka Hospital, Good Samaritan Hospital, Good Shepherd Hospital, Illinois Masonic Medical Center, Lutheran General Hospital, Sherman Hospital, South Suburban Hospital und Trinity Hospital. II. RICHTLINIE A. Die Richtlinie beschreibt die Maßnahmen, die AHC vornehmen kann, um Krankenhausgebühren für an AHC-Patienten bereitgestellte Leistungen einzuziehen. Die Richtlinie beschreibt auch das Verfahren und die Zeitrahmen, die diesen Einzugshandlungen zugeordnet sind, die Maßnahmen, die AHC im Falle der Nichtzahlung vornehmen kann, sowie die angemessenen Bemühungen, die AHC anwenden muss, um zu bestimmen, ob ein Patient einen Anspruch auf finanzielle Unterstützung hat. B. Diese Richtlinie definiert, wie AHC mit Patienten mit Bezug zu fälligen Beträgen für durch AHC erbrachte Leistungen kommuniziert. C. Diese Richtlinie definiert auch Umstände, unter denen AHC Patientenkonten auf uneinbringliche Forderungen abschreiben kann und das Verfahren der Kontrolle und Überwachung der Abschreibung von Patientenkonten. D. AHC betreibt keine außergewöhnlichen Einzugshandlungen, wie in Paragraf 501(r) des Internal Revenue Code (Abgabenordnung der USA) dargestellt. E. Die vorliegend angegebenen Richtlinien und Verfahrensweisen bezwecken, Paragraf 501(r) des Internal Revenue Code (Abgabenordnung der USA) und dazu in Bezug stehende Richtlinien einzuhalten. 1

2 F. Die abschließende Befugnis zur Festlegung, ob AHC angemessene Bemühungen vorgenommen hat, um die FAP-Anspruchsberechtigung festzulegen, liegt bei der Shared Revenue Cycle Organization (Finanzausgleichszyklusorganisation) von AHC. III. DEFINITIONEN/ABKÜRZUNGEN A. Antrag: Bedeutet ein Antrag auf finanzielle Unterstützung, der durch einen Patienten auszufüllen ist. B. Antragsfrist: AHC nimmt einen Antrag auf finanzielle Unterstützung während der Antragsfrist an und bearbeitet diesen. Die Antragsfrist beginnt an dem Datum, an welchem dem Patienten die Versorgung bereitgestellt wird, und endet am 240. Tag nach dem Datum der ersten Rechnungsaufstellung für die Versorgung. C. Abschreibung uneinbringlicher Forderungen: Eine Anpassung eines Patientenkontos für Beträge, die als uneinbringlich angesehen werden, der Patient hat jedoch die Möglichkeit, den ausstehenden Betrag zu bezahlen. Diese Feststellung gründet sich auf die Verwendung festgelegter Einzugskriterien und wird nur vorgenommen, nachdem ein Betrag in Rechnung gestellt und angemessene Folgebemühungen bezüglich des Einzugs gemacht wurden. D. Vertragliche Anpassung: Eine auf ein Patientenkonto gebuchte Anpassung zur Wiedergabe des Unterschieds zwischen den Gesamtgebühren des Patienten zu festgelegten Raten und der tatsächlich durch Dritte Zahler gemäß den Bestimmungen oder vertraglichen Absprachen erwarteten Rückerstattung. E. Außerordentliche Einzugshandlungen (ECAs extraordinary collection actions): Diese Maßnahmen sind Einzugshandlungen, die ein rechtliches oder gerichtliches Verfahren erfordern und außerdem andere Handlungen, wie den Verkauf von Schulden an eine andere Partei oder das Melden von nachteiligen Informationen an Kreditvermittlungsagenturen oder -büros, umfassen können. AHC befasst sich weder mit ECAs noch gestattet sie deren Einzugshändlern das Befassen mit ECAs. F. Finanzielle Unterstützung: Finanzielle Unterstützung bedeutet durch AHC an Patienten angebotene Unterstützung, die bestimmten finanziellen und anderen Anspruchskriterien nachkommen, wie in der Richtlinie Finanzielle Unterstützung (FAP) von Advocate definiert, um ihnen zu helfen, die finanziellen Ressourcen zu beschaffen, die erforderlich sind, um für medizinisch notwendige Versorgung oder Notfallversorgung zu bezahlen, die durch AHC in einem Krankenhausumfeld bereitgestellt wird. Patienten, die einen Anspruch haben, können nicht versicherte Patienten, Patienten mit niedrigem Einkommen und diejenigen Patienten umfassen, 2

3 die teilweise Deckung haben, jedoch nicht in der Lage sind, den Gesamtbetrag oder einen Teil des Restbestands ihrer Arztrechnungen zu bezahlen. Finanzielle Unterstützung beinhaltet keine vertragliche Vergütung von Versicherungsunternehmen und sonstigen Krankenversicherungsdeckung durch Dritte. G. Laienverständliche Zusammenfassung (Plain Language Summary (PLS)): eine laienverständliche Zusammenfassung der FAP von AHC beinhaltet: 1) eine kurze Beschreibung der Anspruchsanforderungen und angebotenen Unterstützung; 2) eine Auflistung der Webseite und physischen Standorte, wo die Anträge auf finanzielle Unterstützung beschafft werden können; 3) Anleitungen zur Beschaffung einer kostenlosen Papierkopie der Richtlinie Finanzielle Unterstützung; 4) Kontaktinformationen über die Unterstützung beim Antragsverfahren; 5) Verfügbarkeit von Übersetzungen der FAP und damit in Bezug stehenden Dokumente in andere Sprachen; und 6) eine Erklärung, die bestätigt, dass den Patienten, die als für finanzielle Unterstützung anspruchsberechtigt festgestellt wurden, nicht mehr in Rechnung gestellt wird, als diejenigen Beträge, die üblicherweise für Notfälle- oder medizinisch notwendige Leistungen in Rechnung gestellt werden. H. Angemessene Bemühungen: AHC unternimmt angemessene Bemühungen, um dem Patienten eine Mitteilung der FAP von AHC durch Anbieten einer laienverständlichen Zusammenfassung der FAP vor der Entlassung aus dem Krankenhaus bereitzustellen. AHC unternimmt außerdem die nachstehenden Schritte zur Information der Patienten über die FAP von AHC. 1. Unvollständige Anträge: Wenn der Patient und/oder die Familie einen unvollständigen Antrag einreicht/en, stellt das Krankenhaus eine schriftliche Mitteilung bereit, die beschreibt, welche zusätzliche/n Informationen oder Dokumentation benötigt werden. 2. Vollständige Anträge: Wenn der Patient und/oder die Familie eines Patienten einen vollständigen Antrag auf finanzielle Unterstützung einreicht/en, stellt AHC eine schriftliche Mitteilung bereit, die eine zeitgerechte Feststellung darüber dokumentiert, ob ein Patient einen Anspruch auf finanzielle Unterstützung hat und teilt dem Patienten die Feststellung schriftlich mit (einschließlich ggf. die Unterstützung, auf die der Patient einen Anspruch hat) und die Grundlage dieser Festlegung. Diese Mitteilung beinhaltet auch den Prozentbetrag der finanziellen Unterstützung (bei genehmigten Anträgen) oder den/die Grund/Gründe für dessen Ablehnung sowie die durch den Patienten und/oder ggf. die Familie zu erwartende Zahlung. Der Patient und/oder die Familie 3

4 empfangen während der Bewertung eines vollständigen Antrags weiterhin Aufstellungen. 3. Patientenerklärungen: AHC versendet eine Reihe von Aufstellungen, die das Konto des Patienten und den fälligen Betrag beschreiben. Die Aufstellungen des Patienten beinhalten eine Anforderung dahingehend, dass der Patient dafür verantwortlich ist, AHC bezüglich verfügbarer Deckung durch Krankenversicherung zu informieren; sie beinhalten weiterhin eine Mitteilung über die Richtlinie Finanzielle Unterstützung von AHC, eine Telefonnummer zur Anfrage auf finanzielle Unterstützung und die Webseitenadresse, unter der Dokumente über die Richtlinie Finanzielle Unterstützung beschafft werden können. 4. AHC-Webseite: Auf der Webseite von AHC wird an hervorstehender Stelle eine Mitteilung dahingehend veröffentlicht, dass finanzielle Unterstützung verfügbar ist zusammen mit einer Erklärung des Antragsverfahrens zur finanziellen Unterstützung. AHC veröffentlicht auf der Webseite von AHC ihre Richtlinie Finanzielle Unterstützung mit einer Liste der Anbieter, die durch die FAP gedeckt und nicht gedeckt sind, die laienverständliche Zusammenfassung, den Antrag auf finanzielle Unterstützung und die Richtlinie Rechnungsstellung und Einzug. AHC hält auf Anfrage kostenlose Papierkopien dieser Dokumente in der Notfallabteilung und den Patientenregistrierungsbereichen der Krankenhäuser verfügbar. IV. VERFAHRENSWEISE A. Kommunikationen mit dem Patienten: Sobald wie dies im Zahlungszyklus möglich ist, erhalten die Patienten schriftliche oder mündliche Kommunikationen mit Bezug zu ihren ausstehenden Beträgen sowie die Zahlungswartung seitens AHC. Jede Kommunikation mit dem Patienten beinhaltet eine Mitteilung über die Verfügbarkeit der FAP, eine Telefonnummer für zusätzliche Informationen und die Webseitenadressen, wo Kopien der FAP und damit in Bezug stehende Dokumente beschafft werden können. AHC bietet allen Patienten vor der Entlassung aus dem Krankenhaus eine Kopie der laienverständlichen Zusammenfassung der FAP an. Nicht versicherten Patienten werden 60 Tage und 3 patientenfreundliche Aufstellungsschreiben gegeben, die die FAP beschreiben, ehe sie eine Aufstellung mit einem zu zahlenden Betrag erhalten. B. Finanzielle Unterstützung: AHC verfolgt die Praxis, Patienten bei der Sicherung von Erstattungen durch verfügbare Drittressourcen zu unterstützen. Den Patienten wird finanzielle Beratung bereitgestellt, um ihnen bei der Identifikation verfügbarer 4

5 Krankenversicherungsdeckungsprogramme des Bundes oder der Bundesstaaten zu helfen, die ihnen möglicherweise zur Verfügung stehen, sowie zur Festlegung der Anspruchsberechtigung nach der FAP. Einzugsaktivitäten werden vorerst eingestellt, bis das Ergebnis dieser Festlegungen vorliegt, Patientenaufstellungen werden jedoch weiterhin versendet. Die finanzielle Unterstützung durch AHC, die Kriterien, die zur Berechnung des Betrags der Ermäßigung verwendet werden, die Maßnahmen, die AHC unternimmt, um die FAP verbreitet in der durch AHC versorgten Gemeinschaft zu veröffentlichen, die durch AHC zur Festlegung der Anspruchsberechtigung auf finanzielle Unterstützung verwendeten Verfahren und das Antragsverfahren werden ausführlich in der AHC System-Richtlinie, Richtlinie Finanzielle Unterstützung beschrieben. C. Zahlungspläne: AHC bietet Patienten, die Schwierigkeiten bei der Zahlung ihrer Rechnung erwarten, zinsfreie verlängerte Zahlungspläne an. D. Einzugsmaßnahmen im Falle der Nichtzahlung: Im Falle der Nichtzahlung werden aufgrund der ausstehenden Kontenbeträge, Haftung Dritter für die Rückerstattung, der Anspruchsberechtigung des Patienten auf Förderungen oder finanzielle Unterstützung durch die Regierung, Patientenkooperation, Zahlungsgeschichte oder Geschichte uneinbringlicher Forderungen und/oder der Unfähigkeit, den Patienten zu ermitteln, verschiedene Einzugsmaßnahmen verwendet. Einzugsmaßnahmen können die Beschwerde gegen eine Weigerung eines Dritten Zahlers; Folgekommunikationen mit dem Dritten Zahler; Aufstellungen, Briefe und Telefonanrufe an den Patienten zum Angebot finanzieller Unterstützung und/oder zur Zahlungsaufforderung und abschließende Mitteilung an den Patienten oder Bürgen dahingehen beinhalten, das das Konto säumig ist, und spätestens 120 Tage ab dem Datum der ersten Rechnungsstellung, mit welcher der Patient bezüglich des geschuldeten Betrages in Kenntniss gesetzt wurde, einem Inkassobüro zur Einziehung weitergeleitet werden. Rechtliche Schritte können ebenfalls durch AHC gegen einen für das säumige Konto zahlungsverantwortlichen Dritten eingeleitet werden. E. Uneinbringliche Forderungen: Konten können nur dann als uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden, wenn das Konto im Wege einer Schlussrechnung verfügbaren Dritten Zahler/n und den Patienten/Bürgen in Rechnung gestellt wurde, festgelegte Rechnungsstellung und Folgekommunikationen stattgefunden haben, vernünftige Bemühungen unternommen wurden, um den Patienten bezüglich der Verfügbarkeit finanzieller Unterstützung in Kenntnis zu setzen, Zahlungszeitrahmen erloschen sind und das Konto als uneinbringlich festgelegt wurde. Konten, die als uneinbringlich identifiziert wurden, werden regelmäßig dem Direktor der Kundendienstleitungen der Finanzausgleichszyklusorganisation (Shared Revenue Cycle Organization) eingereicht 5

6 und sind zeitgerecht zur Abschreibung zu genehmigen, um die Verweisung zu einem Drittinkassobüro zu beschleunigen. F. Externe Einzugsmaßnahmen: Zur Sicherstellung, dass nur geeignete Konten auf uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden und nur nachdem vollständige Rechnungsstellung und Einzugsbemühungen unternommen wurden, einschließlich geeigneter Verweisung an eine externe Einzugsfirma, überprüft das Kundendienstleitungsteam die Abschreibung uneinbringlicher Forderungen zur Genehmigung. Unter Verwendung festgelegter Einzugskriterien und genehmigter Abschreibungsermächtigungsgrenzen (siehe AHC-System-Richtlinie # , Anpassungstransaktionen Patientenkonten) kann der Direktor der Kundendienstleitungen entweder die Abschreibung genehmigen oder dem Vizepräsidenten des Finanzausgleichszyklus die geeignete Maßnahme empfehlen. (Die Konten können aufgrund eines festgestellten Zahlers, des ausstehenden Betrages und der Zahlungsaktivitätsparameter auch automatisch an eine externe Firma zum Einzug durch das Patientenkontosystem übertragen werden. Eine System-erzeugte Liste dieser Konten wird erzeugt und durch den Manager der Finanzdienstleistungen des Patienten vor der Überweisung überprüft. G. Umsetzung: Der Shared Revenue Cycle Organization obliegt die Umsetzung dieser Richtlinie und die Entwicklung Standort-spezifischer Betriebsvorgehensweisen der Abteilung. V. QUERVERWEISE A. AHC-System-Richtlinie: Medizinische Notfallbehandlung in Advocate Krankenhäusern B. AHC-System-Richtlinie: Richtlinie Finanzielle Unterstützung C. Laienverständliche Zusammenfassung Finanzielle Unterstützung D. Antrag Finanzielle Unterstützung VI. VII. LITERATURVERZEICHNIS ZUSAMMENHÄNGENDE DOKUMENTE/UNTERLAGEN 6