E-Government; Umsetzung der E-Government-Strategie Aargau; Statusbericht 2014 und Portfolio;

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1 DEPARTEMENT FINANZEN UND RESSOURCEN Generalsekretariat 23. Februar 2015 BERICHT E-Government; Umsetzung der E-Government-Strategie Aargau; Statusbericht 2014 und Portfolio; Kenntnisnahme Zusammenfassung Mit dem Statusbericht wird der Regierungsrat jährlich über den Umsetzungsstand der E-Government-Strategie informiert: 2014 konnten auf Basis der kantonalen E-Government-Infrastrukturen weitere (Pilot-) Projekte in allen Departementen trotz unsicherer Finanzierung umgesetzt und/oder in Betrieb genommen werden. Die Umsetzung der E-Government-Strategie erfolgt hauptsächlich über konkrete Vorhaben der Verwaltungseinheiten. Die Fachstelle E-Government koordiniert diese durch das Führen des verwaltungsweiten E-Government-Portfolios. Zurzeit umfasst das Portfolio 78 noch nicht umgesetzte Vorhaben (Stand 31. Dezember 2014). 19 Projekte konnten im Jahr 2014 umgesetzt und abgeschlossen werden. Die Risiken für die Umsetzung der E-Government-Strategie haben sich kaum verändert. Wie im Vorjahr sind eingeschränkte finanzielle Mittel und personelle Ressourcen Gründe für Verzögerungen oder Sistierung von Projekten. Die neue E-Government-Strategie Aargau wurde am 5. November vom Regierungsrat freigegeben (RRB ). Erste Projekte im Rahmen von E-Government Aargau wurden gestartet. Der Statusbericht erscheint in dieser Form zum letzten Mal. Mit der neuen Strategie E-Government Aargau wurden neue Leitsätze und Ziele formuliert, die für das Jahr 2015 eine angepasste Berichterstattung erfordern. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich E-Government positiv entwickelt. Mit der neuen E-Government-Strategie Aargau wird E-Government im gesamten Kanton Aargau die Zusammenarbeit über die föderalen Ebenen weiter verstärken.

2 1. Ausgangslage Gemäss der im Februar 2011 mit RRB Nr zur Umsetzung freigegebenen E-Government-Strategie des Kantons Aargau wird dem Regierungsrat einmal jährlich Bericht über den Stand der Strategieumsetzung erstattet. Mit der am 5. November 2014 mit RRB Nr genehmigten neuen E-Government-Strategie Aargau wurde diese Berichterstattung bestätigt. Dieser Statusbericht umfasst eine Bewertung der Erreichung der strategischen Ziele, eine Risikobewertung, eine Zusammenfassung der Umsetzungsmassnahmen, eine Beschreibung der organisatorischen Strukturen und einen allfälligen Anpassungsbedarf der Strategie gemäss den Entwicklungen im Bereich E-Government und den sich verändernden Rahmenbedingungen. Hierbei stützt sich die Analyse noch auf die bekannten Bewertungskriterien der E-Government-Strategie Kanton Aargau aus dem Jahre 2011, da in der kurzen Zeit seit Inkrafttreten der neuen E-Government-Strategie Aargau im November 2014 noch keine gemeinsame Projekte vollendet werden konnten. Somit kann für die neue E-Government-Strategie Aargau kein Zwischenfazit erfolgen. 2. Ziele und Zielerreichung Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich E-Government grundsätzlich positiv entwickelt. Wie im Vorjahr sind eingeschränkte finanzielle Mittel und personelle Ressourcen Gründe für Verzögerungen oder Sistierung von Projekten. Diese Einschränkungen zeigen nicht bei allen Zielen gleich starke Auswirkungen. 2.1 Mehrwert für den Kanton Aargau Ziel: Mehrwert für den Kanton Aargau Mehrwert für den Kanton durch Stärkung des Images als zukunftsfähiger, flexibler und moderner Kanton und Erhöhung der Konkurrenzfähigkeit im interkantonalen und internationalen Wettbewerb. Stand der Abwicklung (bisher erreichte Resultate) Umsetzung weiterer medienbruchfreier Online-Dienstleistungen auf der E-Government-Plattform des Kantons Aargau. Die E-Government-Infrastruktur wird über die Landesgrenzen hinaus wahrgenommen. Der Kanton Aargau erreichte am 13. egovernment Wettbewerb in Berlin den dritten Rang in der Kategorie innovativstes Projekt. Am 8. Nationalen egovernment-symposium gewann der Aargau den Sonderpreis Schweiz für die E-Government-Infrastruktur. Proof of Concept für interkantonale Nutzung (Shared Services) der E-Government-Infrastruktur wurde erfolgreich durchgeführt. Die in Zusammenarbeit mit den Gemeindepersonal-Fachverbänden erarbeitete Strategie E-Government Aargau wurde am 5. November 2014 genehmigt (RRB Nr ). Das Image als zukunftsfähiger und flexibler Kanton wird durch die neue Strategie weiter gestärkt. Die Wahrnehmung der positiven Entwicklung wurde durch Referate und Artikel in Fachzeitschriften erreicht. Die neue E-Government-Strategie Aargau erhielt mediale Resonanz. 2 von 10

3 Geplante Arbeiten bis zum nächsten Bericht (Januar 2016) Intensivierte Zusammenarbeit mit den Gemeinden in Bezug auf durchgängige, digital verfügbare Dienstleistungen, basierend auf der Strategie E-Government-Aargau. Optimierung der Strategieumsetzung durch Neuausrichtung der Fachstelle. Weiterhin regelmässige Kommunikation gemäss den im aktualisierten Kommunikationskonzept geplanten Massnahmen zur Stärkung des Images als zukunftsfähiger, flexibler und moderner Kanton. Umsetzung von elektronischen Dienstleistungen gemäss E-Government-Portfolio. Weitere Vereinfachung des Zugangs zu Informationen und Dienstleistungen. 2.2 Mehrwert für die Öffentlichkeit Ziel: Mehrwert für die Öffentlichkeit Mehrwert für die Öffentlichkeit durch Strukturen und elektronische Dienstleistungen, die auf die Bedürfnisse und Lebenslagen von Unternehmen, Organisationen sowie Bürgerinnen und Bürger ausgerichtet sind. Die Verfahren und Zugänge sind für alle verständlich und sichergestellt, unkompliziert und immer verfügbar. Die Verfahren laufen beschleunigt ab. Stand der Abwicklung (bisher erreichte Resultate Erfolgreiche und termingerechte Umsetzung verschiedener Dienstleistungen und technische Funktionalitäten. Im Programm der E-Government-Infrastruktur wurde im Jahr 2014 der Ausbau mit der Etappe III vorangetrieben. Der Fokus lag auf den Vorhaben Elektronischer Einbürgerungsprozess (EEP) und Elektronischer Baubewilligungsprozess (EBP), welches aufwendige und komplexe Projekte sind. Diese erfordern ein hohes Mass an Aufmerksamkeit. Gleichzeitig wurden im Jahr 2014 im Rahmen der Etappe III verschiedene Projekte und grössere Change Requests abgeschlossen. Das erfolgreiche Projekt "Fundservice Schweiz", welches in der Zusammenarbeit mit den Gemeinden bereits im Jahr 2013 abgeschlossen wurde, wurde erweitert. Neu hat sich zusätzlich zu den bisherigen 201 Gemeinden die Regionalbus Lenzburg AG als öffentlicher Verkehrsbetrieb der Lösung angeschlossen. Die Statistik eines grösseren Teilnehmers für das Jahr 2014 zeigt, dass sich die Vermittlungsquote seit der Einführung von der Lösung "Fundservice Schweiz" gesteigert hat. Der Auftrag für die Projektinitialisierung eumzugag wurde erteilt. Dieses Projekt wird in enger Zusammenarbeit mit E-Government Schweiz und deren Projekt A1.12 eumzug Schweiz, sowie dem Kanton Zürich mit ihrem Projekt eumzugzh durchgeführt. Die Dienstleistungen im Online Schalter bzw. Funktionalitäten der E-Government-Infrastruktur wurden auch im Jahr 2014 rege genutzt. Innerhalb eines Jahres erfolgten 2117 Neuregistrierungen (Stand November 2014), was eine Gesamtsumme von 8283 registrierten Konten im Online Schalter ergibt. Wie im Jahr zuvor ist die elektronische Fristerstreckung die beliebteste Dienstleistung auf der E-Government-Infrastruktur Fristerstreckungsgesuche wurden für die Steuererklärung online eingereicht. Fachsupport: Die Funktionalität des Online Schalters ist gewährleistet und stabil. Die Anzahl Supportfälle ist gegenüber dem Vorjahr mit fast 400 Fällen minim gestiegen (Stand 9. Dezember 2014). Die Strategie E-Government Aargau, welche am 5. November 2014 vom Regierungsrat freigegeben wurde (RRB Nr ), berücksichtigt hinsichtlich der E-Government-Zusammenarbeit verstärkt die Bedürfnisse der Unternehmen und Gemeinden. 3 von 10

4 Geplante Arbeiten bis zum nächsten Bericht (Januar 2016) Umsetzung und Sicherstellung funktionsfähiger E-Government-Lösungen über alle föderalen Ebenen durch verstärkte Zusammenarbeit zwischen Kanton und Gemeinden gemäss Rahmenvereinbarung und der E-Government-Strategie Aargau. Umsetzung weiterer Dienstleistungen gemäss E-Government-Portfolio. Genehmigung des Projektantrags für eumzugag. 2.3 Mehrwert für die Verwaltung Ziel: Mehrwert für die Verwaltung Mehrwert für die Verwaltung durch standardisierte und automatisierte Abläufe und zentral verfügbare Informationen, Vermeidung von Doppelspurigkeiten und der Entlastung von zeitraubenden Routinetätigkeiten. Die Zusammenarbeit über die drei föderalen Ebenen wird als zwingend angesehen, um durch Koordination und Nutzen von Synergien Vorteile in den Bereichen Qualität und Sicherheit sowie Kosten und Nutzen zu erzielen. Stand der Abwicklung (bisher erreichte Resultate) Zentral verfügbare Informationen: Projekte zum Bezug von Daten diverser Fachanwendungen aus den zentralen Registern (Portfolio-Nr. 3; federführende Organisation (ffo): DVI Gemeindeabteilung) werden entsprechend den vorhandenen Ressourcen laufend durchgeführt. Die Marschrichtung für die gemeinsame Arbeit zwischen den Gemeindepersonal-Fachverbänden und dem Kanton wurde mit der revidierten Strategie E-Government Aargau vorgegeben. Ein wichtiges Ziel besteht darin, effiziente Verwaltungsprozesse auf allen Ebenen durch die Nutzung von Synergien zu ermöglichen, was zu Kostenersparnis führt. Sicherer Mailverkehr: Der Austausch vertraulicher Daten geschieht über IncaMail. Vor allem die Gerichte des Kantons Aargau nutzen diese Möglichkeit des elektronischen Informationsaustauschs. Im Jahr 2014 wurde IncaMail zudem bei den RAVs eingeführt (Portfolio-Nr. 160; ffo: DVI). Im Gesundheitswesen (ehealth) und der Verwaltungswelt (egov) sind unterschiedliche Standards und damit verschiedene technische Lösungen für sicheren Mailverkehr im Einsatz. Benutzer sind dazu gezwungen, verschiedene Systeme zu nutzen. Nun ist es gelungen, die drei primären Anbieter zu einer gemeinsamen Lösungsofferte zu bewegen. Geplante Arbeiten bis zum nächsten Bericht (Januar 2016) Weitere Verstärkung des Datenbezugs aus den zentralen Registern (DVI Gemeindeabteilung) als "Datenkiosk" im Hinblick auf die neue gemeinsame Strategie E-Government Aargau unter Berücksichtigung von Datenschutz und Sicherheit. Umsetzung weiterer Vorhaben gemäss Portfolio und der Strategie E-Government Aargau. Einführung einer benutzerfreundlichen Lösung für sicheren Mailverkehr in Zusammenarbeit mit den Anbietern von IncaMail, HIN und SEPPmail. 4 von 10

5 2.4 Grössere Transparenz Ziel: Grössere Transparenz Grössere Transparenz durch das Öffentlichkeitsprinzip. Abläufe, Zuständigkeiten und wichtige Dokumente sollen durch die Verwaltung auch unaufgefordert zur Verfügung gestellt werden. Dies soll im Internet über eine übersichtliche Strukturierung und eine verständliche, lebensnahe Sprache stattfinden. Stand der Abwicklung (bisher erreichte Resultate) Die Website wurde im Februar 2014 eröffnet. Mit der Website besitzt E-Government Aargau ein Kommunikationsmittel, welche die wichtigsten Informationen einfach zur Verfügung stellt. Im September 2014 fand der erste E-Government-Informationsanlass für Kader der kantonalen und kommunalen Verwaltung statt. Der erfolgreiche Anlass diente dazu, die rund 140 Interessierten über aktuelle E-Government-Projekte zu informieren. Die Rückmeldungen waren sehr positiv. Das Angebot statistischer Daten im Internet wurde erweitert, übersichtlich gestaltet und ist einfach zugänglich. Geplante Arbeiten bis zum nächsten Bericht (Januar 2016) Das Angebot an Online-Dokumenten und Informationen wird durch die zuständigen Stellen laufend erweitert. 2.5 Neue Formen der politischen Partizipation Ziel: Neue Formen der politischen Partizipation Neue Formen der politischen Partizipation erlauben den Bürgerinnen und Bürgern, näher am politischen Leben zu sein und daran mitwirken zu könne n. Über elektronische Kanäle sollen Wahlen und Abstimmungen sowie die Teilnahme an Vernehmlassungen und Initiativen möglich sein. Der Einfluss und die Möglichkeit nichtstaatlicher Plattformen und sogenannter Social Media werden verfolgt und ein nutzbringender Einsatz geprüft. Stand der Abwicklung (bisher erreichte Resultate) Social Media: Gemäss Social Switzerland (Stand 31. Dezember 2014) führt der Aargau wie im Vorjahr mit insgesamt 7453 Anhängern die Statistik der Kantone mit den meisten Facebook- Mitgliedern an. Die Zahl der Twitter-Follower hat sich gegenüber dem Vorjahr ebenfalls erhöht: Aktuell folgen 1738 Personen dem Kanton Aargau auf Twitter. 55 Personen abonnierten den Youtube-Kanal des Kantons Aargau. Der Grosse Rat hat Mittel für die Weiterentwicklung von E-Voting gesprochen (GRB Nr ). Wie bis anhin können im Ausland wohnhafte Aargauer elektronisch abstimmen. Zusätzlich werden mittelfristig mit fünf Gemeinden im Kanton Pilotversuche mit E-Voting durchgeführt. Geplante Arbeiten bis zum nächsten Bericht (Januar 2016) Erste Pilotversuche mit E-Voting sind im Jahr 2015 zu erwarten. Die Pilotphase dauert bis von 10

6 3. Umsetzungsplan Die Umsetzung der E-Government-Strategie erfolgt über konkrete Vorhaben der einzelnen Verwaltungseinheiten. 3.1 E-Government-Portfolio Als Planungsinstrument für die koordinierte Umsetzung der E-Government-Strategie dient das auf Strategiekonformität und Zielerreichung überprüfte E-Government-Portfolio (Beilage 1a.). Das Portfolio zeigt die E-Government-Vorhabend und umfasst einen Planungshorizont analog dem Aufgabenund Finanzplan AFP mit halbjährlicher Aktualisierung. Das Portfolio in der vorliegenden Form wurde anfangs 2011 eingeführt und erscheint für das Jahr 2014 zum letzten Mal in dieser Form. Aktuell umfasst das Portfolio 78 noch nicht umgesetzte Vorhaben für den Zeitraum Die Realisierung dieser Vorhaben ist in den nächsten Jahren im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ressourcen geplant. Im Jahr 2014 konnte bei 19 Vorhaben die Umsetzung abgeschlossen werden. Zusätzlich wurde eine technische Voraussetzung umgesetzt, welche nicht im Portfolio geführt wurde. Dem Portfolio liegen die drei strategischen Handlungsschwerpunkte der bis im Oktober gültigen E-Government-Strategie Kanton Aargau zugrunde. Dies sind: Technische Voraussetzungen schaffen, Dienstleistungen digital anbieten und Vernetzung anbieten. Technische Voraussetzungen schaffen: Um der Öffentlichkeit einen effizienten Service anbieten zu können, müssen die Voraussetzungen für eine reibungslose elektronische Zusammenarbeit innerhalb der Kantonsverwaltung geschaffen werden. Das heisst, die verwendeten Programme und Systeme müssen so aufeinander abgestimmt sein, dass alle Mitarbeitenden unter Berücksichtigung des Berechtigungsund Rollenkonzepts auf dieselben zentral verwalteten Informationen zugreifen oder Daten unkompliziert und möglichst fehlerfrei austauschen können. 6 von 10

7 Dienstleistungen anbieten: Der Kanton Aargau bietet vor allem Dienstleistungen digital an, die häufig und von vielen genutzt werden. Dazu gehören Dienstleistungen, die dem Wohn- und Wirtschaftsstandort einen Mehrwert bringen (zum Beispiel Online-Abwicklung von Bewilligungsverfahren). Dies bedingt die Weiterentwicklung der elektronischen Zusammenarbeit mit Unternehmen und Organisationen. Vernetzung anbieten: E-Government betrifft oft Verfahren, die mehrere Stufen des Gemeinwesens durchlaufen. So sind die Gemeinden wichtige Lieferantinnen von Angaben, zum Beispiel von statistischen Werten für Kanton und Bund. Die elektronische Zusammenarbeit aller Staatsebenen mit dem Ziel, Medienbrüche zu vermeiden, stellt die eigentliche Herausforderung dar. Insgesamt verteilen sich die Vorhaben wie folgt auf die drei Handlungsschwerpunkte: 7 von 10

8 Die drei Handlungsschwerpunkte entwickeln sich, wie bereits in den letzten Jahren, sehr unterschiedlich. Das Angebot an digitalen Dienstleistungen wird weiterhin kontinuierlichen ausgebaut, was positiv zu werten ist. Der Ausbau des Online-Dienstleistungsangebots schafft insbesondere einen Mehrwert für die Öffentlichkeit und stärkt den Kanton als Wohn- und Wirtschaftsstandort. Der Ausbau der E-Government Infrastruktur befindet sich in der ersten Hälfte der dritten von vier Etappen. Die erste Etappe diente zum Aufbau der Grundinfrastruktur, also technische Voraussetzungen schaffen. Bei der zweiten Etappe lag der Fokus auf der Realisierung von digitalen Dienstleistungen, mit wenig Ausbau der Grundinfrastruktur. In der nun laufenden dritten Etappe wird die Infrastruktur mit den restlichen Funktionalitäten vervollständigt. Diese Phase dauert bis Anfang Bis Ende 2018 werden in der vierten Phase weitere Dienstleistungen realisiert. Auf die neuen Funktionen warten bereits Projekte. Zu erwähnen sind hier im Rahmen von Online Schalter 2.0 der Identity Broker um beispielsweise Mehrfachanmeldungen im BKS Schulportal zu vermeiden. Oder die SMS-Authentisierung als Zweifaktoren-Authentisierung für den sicheren Zugang zu Anwendungen wie dem Wahl- und Abstimmungssystem WabSys, sowie das Attribute Management für Rollendelegationen, welches beim Kanton zur Reduzierung von manuellen Kontoverwaltungen für Gemeinden führen wird. Der Handlungsschwerpunkt Vernetzung anbieten erlebt nach wie vor eine vergleichsweise verhaltene Entwicklung. Dies ist darauf zurück zu führen, dass die technisch orientierten Vorhaben (zum Beispiel Bezug Registerdaten) in der Kategorie Technische Voraussetzungen geführt werden. Die Herausforderungen heute sind nicht primär technischer, sondern organisatorischer Art. Um das föderale Kooperationsmodell zu verankern, braucht es noch sehr viel Überzeugungsarbeit auf allen Ebenen. Mit der neuen Strategie E-Government Aargau wurde ein Grundstein zur weiteren Zusammenarbeit gelegt, mit dem in den Folgejahren die Zusammenarbeit über die föderalen Ebenen weiter intensiviert wird und somit die Vernetzung vorangetrieben werden kann. E-Government-Projekte werden grundsätzlich durch die für das Vorhaben verantwortlichen Departemente und die Staatskanzlei budgetiert und finanziert. Die Aufgabe der Fachstelle E-Government beschränkt sich auf die Koordination der Vorhaben. Bei 18 Vorhaben im Jahr 2014 war die Finanzierung zu 100% gesichert. Bei 20 der insgesamt 35 Vorhaben mit Status "in Arbeit" ist die Finanzierung auch im 2015 gesichert. Für das Jahr 2016 besteht aus heutiger Sicht nur noch bei 12 Vorhaben eine gesicherte Finanzierung. Die Finanzierung wird als gesichert eingestuft, wenn durch die Entscheidungsgremien der Projektantrag freigegeben und die Mittel gesprochen sind, respektive die Mittel im AFP projektbezogen eingestellt sind. In der Praxis werden Projektanträge für die Umsetzung oft erst bei der Submission - also spät im Projektverlauf - eingereicht. Infolgedessen gibt es eine gewisse Anzahl von Vorhaben, welche zwar im AFP eingeplant sind, für die jedoch noch kein konkreter Projektantrag bewilligt wurde. 8 von 10

9 Der Arbeitsfortschritt und die Qualität der realisierten Lösungen sind in Anbetracht der Rahmenbedingungen und Möglichkeiten dank hohem Engagement involvierter Stellen erfreulich. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass sich E-Government im Kanton Aargau grundsätzlich in die richtige Richtung entwickelt. Die Ressourcensituation wird den Spielraum für die Umsetzung allerdings weiter einschränken. 3.2 Kommunikationsmassnahmen Damit E-Government gelingt und auf Akzeptanz stösst, ist eine umfassende Kommunikation ein wichtiger Erfolgsfaktor. Das Kommunikationskonzept wurde im Jahr 2013 umfassend revidiert und entsprechend den Bedürfnissen der neuen Organisation in Zusammenarbeit mit den Gemeinden ergänzt. Mit der neuen Strategie E-Government Aargau wird eine Aktualisierung des Kommunikationskonzepts notwendig. 4. Organisation Bei der Umsetzung von E-Government sind verschiedene Gremien involviert. Mit der Rahmenvereinbarung, welche die Zusammenarbeit im Bereich E-Government zwischen dem Kanton und den Gemeindepersonal-Fachverbänden der Aargauer Gemeinden regelt, wurde eine neue gemeinsame Organisation geschaffen. Der Regierungsrat des Kantons Aargau und die Gemeindepersonal-Fachverbände sind Auftraggeber für die Umsetzung von E-Government im Aargau. Sie treffen die jeweils übergeordneten Entscheidungen. Für die koordinierte Umsetzung der E-Government-Strategie trägt die Steuerung E-Government Aargau die Verantwortung. Sie bringt die Bedürfnisse der Gemeinden, der kantonalen Departemente und der Wirtschaft ein und setzt sich aus Mitgliedern des Kantons, der Gemeindepersonal- Fachverbände und der Aargauer Wirtschaft zusammen. Vorsitzender der Steuerung ist Regierungsrat Roland Brogli. Zentrales, operativ tätiges Element für die Umsetzung der E-Government-Strategie ist die Fachstelle E-Government Aargau. Sie besteht aus einer Beauftragten für E-Government der kantonalen Verwaltung und einem Beauftragten für E-Government der Gemeindepersonal-Fachverbände der Aargauer Gemeinden (siehe Abbildung nächste Seite). 9 von 10

10 5. Anpassungsbedarf In der hier vorliegenden Form wurde der Statusbericht zum letzten Mal verfasst. Die Analysekriterien für den Statusbericht 2016 werden aus der neuen E-Government-Strategie Aargau entnommen. Diese stützen sich auf die Leitsätze und Ziele der Strategie. Marlies Pfister Leiterin Fachstelle E-Government 10 von 10