Globales Makulieren und Löschen von Medien

Transkript

1 Globales Makulieren und Löschen von Medien Inhalt 1. Recherche für Makulatur vornehmen Vorlage auswählen Felder sowie Sortierungskriterien auswählen Bedingungen hinzufügen Exemplare makulieren via Globale Mutation Massenlöschen Löschung von Exemplaren Löschung von Titeln und Heften ohne Exemplare Löschung von Gesamtwerken ohne Stücktitel (bei Bedarf) Löschung von Zeitschriftenabos ohne Hefte (bei Bedarf)... 9 Predata AG Seite 1 von 10

2 1. Recherche für Makulatur vornehmen 1.1. Vorlage auswählen Wählen Sie die Vorlage Katalogdaten aus. Bitte beachten Sie, dass immer im Voraus überlegt werden muss, was mutiert resp. gelöscht werden soll. Ein Beispiel: Suche alle Medien, welche seit dem nicht ausgeliehen wurden, um Sie zu makulieren Felder sowie Sortierungskriterien auswählen Fügen Sie die gewünschten Felder der Auswahl hinzu, in dem Sie diese einzeln markieren und mit dem blauen Peil in das Fenster Auswahl schieben (Doppelklick des Feldes ist ebenfalls möglich). Um das Rechercheergebnis mit einer bestimmten Sortierung auszugeben, markieren Sie die gewünschten Felder in der Auswahl und übernehmen sie diese mit dem blauen Pfeil zur Sortierung. Predata AG Seite 2 von 10

3 Um nach dem oben genannten Beispiel fortzufahren, wählen Sie bitte folgende Felder aus: Aus dem Menüpunkt Allgemein die folgenden Felder aus: Alterskategorie, Med.-Nr., Medienart Aus dem Menüpunkt Urheber und Titel : Alle Urheber und Sachtitel Aus dem Menüpunkt Reihe falls dies gewünscht ist: Alle Reihen Aus dem Menüpunkt Exemplardaten : Exempl.-Nr., letzte Transaktion und Makuliert * Die fett markierten Felder sind Pflichtfelder, damit die Massenmutation vorgenommen werden kann.* 1.3. Bedingungen hinzufügen Um Bedingungen hinzuzufügen, markieren Sie das gewünschte Feld (z.b. Letzte Transaktion), weisen in der Fenstermitte die Bedingung zu und übernehmen diese mit dem grünen Pluszeichen. Wenn Sie auf <OK> klicken, erhalten Sie das gewünschte Suchergebnis. Mit diesem Symbol können Sie Ihre Bedingungen und Felder im Nachhinein nochmals anpassen. Predata AG Seite 3 von 10

4 2. Exemplare makulieren via Globale Mutation Aus Sicherheitsgründen dürfen nur makulierte Exemplare gelöscht werden. Um die Exemplare in einem Suchergebnis global zu makulieren (auszumustern), klicken Sie über dem Suchergebnis auf den Button Globale Mutationen. Wählen Sie nun das zu mutierende Feld aus. Um alle Medien auszumustern, verwenden Sie das Feld Makuliert und aktivieren das Häckli bei Neuer Wert Aktiv. Klicken Sie auf den Button <OK>, um die globale Mutation vorzunehmen. Sie erhalten nun ein Informationsfenster mit dem Hinweis, dass Sie eine globale Mutation vornehmen möchten. Klicken Sie auf <OK>, wenn Sie die Verarbeitung starten wollen. Predata AG Seite 4 von 10

5 Der Abschluss der Verarbeitung wird gemeldet. Bitte bestätigen Sie dies mit <OK>. In der Ansicht wird nun in der Spalte Makuliert ein Ja angezeigt. Predata AG Seite 5 von 10

6 3. Massenlöschen Durch die Mehrstufigkeit beim Katalogisieren, erfolgt auch das Massenlöschen von Medien in mehreren Schritten. Wie viele Schritte Sie ausführen, hängt davon ab, ob auch übergeordnete Datensätze (z.b. Zeitschriftenabos oder Gesamttitel von Gesamtwerken) gelöscht werden sollen. Schritt 1: Löschung von makulierten Exemplaren. Schritt 2: Löschung von Titeln (Monografien und Stücktitel von Gesamtwerken) und Heften ohne Exemplare. Schritt 3, wenn Gesamttitel von Gesamtwerken nicht weiter verwendet werden sollen: Löschung von Gesamtwerken ohne Stücktitel. Schritt 4, wenn Periodika-Abonnemente nicht weiter verwendet werden sollen: Löschung von Zeitschriftenabos ohne Hefte Löschung von Exemplaren Voraussetzung: Exemplare müssen makuliert sein. Wenn Sie gerade Exemplare durch eine globale Mutation makuliert haben, können Sie die Löschung aus dieser Trefferliste vornehmen. Um eine neue Recherche auszuführen, wählen Sie bitte die Vorlage Katalogdaten (Pflichtfelder aus Exemplardaten: Exemplar-Nr. und Makuliert). Verwenden Sie die Bedingung: Makuliert = Ja. Tipp: Um für Zeitschriften möglichst viele Angaben zu erhalten, sollten folgende Felder ausgewählt werden: Einheitssachtitel (Titel vom Abonnement), Sachtitel (befüllt, wenn für ein Heft unter weitere Angaben ein separater Sachtitel erfasst wurde), Erscheinungsjahr (Heft-Jahr), Bandzählung (Heft-Nr.). Prüfen Sie die Trefferliste und klicken Sie auf den Button Global löschen. Predata AG Seite 6 von 10

7 Bestätigen Sie die folgenden Meldungen mit <Ja>, wenn Sie die Löschung ausführen möchten Löschung von Titeln und Heften ohne Exemplare Öffnen Sie bitte das Modul Recherche und wählen Sie die Vorlage Katalogdaten. Führen Sie die gewünschte Recherche aus (Pflichtfeld aus Titeldaten: Medien-Nr.). Verwenden Sie aus Sonstiges die Bedingung: Titel und Hefte ohne Exemplare = Ja. Tipp: Da keine Exemplare mehr vorhanden sind, dürfen keine Felder aus den Exemplardaten ausgewählt werden. Predata AG Seite 7 von 10

8 Prüfen Sie die Trefferliste (Auflistung: Titeldaten von Monografien, Zeitschriftenhefte und Stücktitel von Gesamtwerken ohne Exemplare). Klicken Sie auf den Button Global löschen. Bestätigen Sie die folgenden Meldungen mit <Ja>, um die Löschung auszuführen. Um mit Schritt 3 weiterzufahren, können Sie auf den Button Bedingungen anpassen klicken Löschung von Gesamtwerken ohne Stücktitel (bei Bedarf) Um die Bedingungen anzupassen, markieren Sie die alte Bedingung und löschen diese. Legen Sie eine neue Bedingung fest. Verwenden Sie aus Sonstiges die Bedingung: Gesamtwerk ohne Stücktitel = Ja. Oder führen die gewünschte Recherche aus (Pflichtfeld aus Titeldaten: Medien-Nr., Bedingung: Gesamtwerk ohne Stücktitel = Ja). Predata AG Seite 8 von 10

9 Prüfen Sie die Trefferliste (Auflistung: Gesamttitel von Gesamtwerken ohne Stücktitel). Klicken Sie auf den Button Global löschen. Bestätigen Sie die folgenden Meldungen mit <Ja>, um die Löschung auszuführen. Um mit Schritt 4 weiterzufahren, können Sie auf den Button Bedingungen anpassen klicken Löschung von Zeitschriftenabos ohne Hefte (bei Bedarf) Um die Bedingungen anzupassen, markieren Sie die alte Bedingung und löschen diese. Legen Sie eine neue Bedingung fest. Verwenden Sie aus Sonstiges die Bedingung: Periodika Abonnement ohne Hefte = Ja. Oder führen die gewünschte Recherche neu aus (Pflichtfeld aus Titeldaten: Medien-Nr., Bedingung: Periodika Abonnement ohne Hefte = Ja). Predata AG Seite 9 von 10

10 Prüfen Sie die Trefferliste (Auflistung: Abonnemente ohne Hefte) und starten Sie die globale Löschung durch Klick auf das Symbol über der Trefferliste. Wenn Sie die nachfolgenden Sicherheitsabfragen mit <OK> bestätigen, wird die globale Löschung für alle aufgelisteten Treffer ausgeführt. Bitte warten Sie solange, bis der Abschluss der Verarbeitung gemeldet wird. Predata AG Seite 10 von 10