ZeitKonto Benutzerhandbuch

Transkript

1 Seite 1 von 16 Inhalt 1. Features Shareware Version Einschränkungen Installation Programmupdate Programmoberfläche Programmeinstellungen Startwert / Übertrag Arbeitszeit pro Tag Outlook Einstellungen zum Import von Zeiterfassungen Import von Zeiterfassungen aus Outlook Beim Speichern einer Zeiterfassung automatisch eine senden Defaultwerte für die Neueingabe einer Zeiterfassung Textbausteine für Tätigkeit Mit ZeitKonto arbeiten Neue Zeiterfassung Bestehende Zeiterfassung ändern Bestehende Zeiterfassung löschen Filtern Spezielle Filterverfahren Filtern nach Datum Filtern nach Uhrzeit Excel einbinden Outlook einbinden ZeitKonto registrieren ZeitKonto archivieren FAQ... 16

2 Seite 2 von Features Über ZeitKonto lassen sich Gesamtauswertungen, auch über einen Monat hinweg, über Überstunden und Mehrarbeit darstellen. Die Bearbeitung kann im ZeitKonto direkt, oder per Excel Datei erfolgen. Bei der Programmentwicklung wurde davon ausgegangen, dass Sie ZeitKonto in der Arbeit und Zuhause einsetzen. Damit beide Datenbestände gleich sind und Sie nicht doppelt Ihre Zeiten erfassen müssen, können Sie die Zeiterfassung aus der Arbeit per an Ihr Postfach schicken lassen. Rufen Sie Zuhause Ihr Outlook auf und Importieren die Zeiterfassungen direkt in Ihr lokales ZeitKonto (diese Funktion steht nur mit Microsoft Outlook zur Verfügung). Um die Verwendung in der Arbeit unkompliziert zu machen und keine unnötigen Treiber installieren zu müssen, werden die Daten von ZeitKonto nicht in einer Access Datenbank gespeichert, sondern in einer offenen XML-Datei. 2. Shareware Version Einschränkungen ZeitKonto ist eine Shareware Version, die zeitlich uneingeschränkt verwendet werden kann. In der Verwendung als Shareware Version unterliegt ZeitKonto zwei Einschränkungen: a.) Beim Starten der Software erscheint ein Shareware-Dialog: Dieser Shareware-Dialog zeigt nach 30 Sekunden fünf Schaltflächen. Die zu bestätigende Schaltfläche ändert sich. Wird die richtige bestätigt, öffnet sich das Programm. b.) Der Excel Import und die Outlook Einbindung liest nur Zeiten bis zum 23. des jeweils laufenden Monats ein. Die Tage vom 24. bis Ende des Monats, werden nicht importiert.

3 Seite 3 von 16 Manuell können Zeiterfassungen für den gesamten Monat erfasst werden. 3. Installation Die Installation verläuft über Download der Website Um Restriktionen in der Installation von Fremdsoftware z.b. auf Firmenrechnern zu erleichtern, wird ZeitKonto ohne Setup-Programm ausgeliefert. Über den Download-Link laden Sie eine Zip- Datei herunter. Diese Datei umfasst die Folgenden Dateien: Dateiname ZeitKonto.exe ZeitKonto.pdb Microsoft.Office.Interop.Excel.dll Microsoft.Office.Interop.Outlook.dll Microsoft.Vbe.Interop.dll Office.dll Beschreibung ZeitKonto Programm Excel Schnittstelle zum Importieren und Exportieren von Excel Dokumenten. Outlook Schnittstelle zum Importieren von Zeiterfassungen Microsoft Office Unterstützung. Speichern und Extrahieren Sie die Zip-Datei in einem Ordner auf dem Netzwerk, oder ihrer lokalen Festplatte. Alle Dateien müssen sich im gleichen Ordner befinden, damit ZeitKonto lauffähig ist. Sie können den gesamten Ordner verschieben, es gibt keine festen Pfadangaben, aber achten Sie darauf, dass Sie alle Dateien und ggf. Unterordner mit verschieben. Für die Nutzdaten legt ZeitKonto automatisch drei Ordner unterhalb des ZeitKontos an. Ordner Data Excel Options Beschreibung Verzeichnis für die ZeitKonto Daten Verzeichnis für erstellte Excel Exporte Verzeichnis für Programmoptionen 4. Programmupdate Beim Starten von ZeitKonto wird automatisch auf ein Programmupdate geprüft. Ist eine neuere Version verfügbar, so wird Ihnen eine entsprechende Meldung beim Starten angezeigt:

4 Seite 4 von 16 Um das Update einzuspielen, verfahren Sie wie folgt: a) Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ja", dass die neue Version heruntergeladen werden soll. b) Bestätigen Sie den Hinweis mit "OK". c) Wählen Sie in dem sich öffnenden Browserfenster die Option "Speichern". d) Wählen Sie das Verzeichnis, in welchem ZeitKonto installiert ist, und überschreiben Sie die bestehende ZeitKonto.exe Datei.

5 Seite 5 von Programmoberfläche ZeitKonto gliedert den Startbildschirm in vier Bereiche: a) im oberen linken Bereich, stehen Ihnen die Felder für eine neue Zeiterfassung zur Verfügung: Datum Startzeit Stunden / Startzeit Minuten Endezeit Stunden / Endezeit Minuten Pause Stunden / Pause Minuten Tätigkeit b) Unterhalb der Felder für eine neue Zeiterfassung, wird Ihnen die Berechnung der Überstunden nach Wochen, Monat/Jahr und Insgesamt dargestellt. c) In der Tabelle werden Ihnen alle bereits erfassten Zeitwerte aufgelistet. Per Doppelklick können Sie eine Zeiterfassung ändern, über die rechte Maustaste löschen. Oberhalb der Tabelle befinden sich zwei Comboboxen für die Auswahl nach Monat und Jahr. Die Tabelle zeigt den Inhalt nach vorgegebenen Monat und Jahr über die oberen Comboboxen. d) Graphisch wird Ihnen eine Übersicht nach Überstunden im unteren rechten Bereich angezeigt. Die Balken zeigen die jeweils letzten 12 Monate in einer Plus- Minus Übersicht. 6. Programmeinstellungen Über den Button in der Hauptnavigationsleiste, öffnet sich der Dialog für die Programmeinstellungen.

6 Seite 6 von 16 Alle Programmeinstellungen werden in einer XML-Datei gespeichert. Sie finden die XML-Datei in dem Unterordner Options ihres ZeitKonto Basis Installationsordners. Es stehen Ihnen folgende Einstellungskategorien zur Verfügung: Startwert / Übertrag Arbeitszeit pro Tag Outlook Einstellungen zum Import von Zeiterfassungen Defaultwerte für die Neueingabe einer Zeiterfassung Textbausteine für Tätigkeit 6.1. Startwert / Übertrag Es wird empfohlen jährlich (spätestens 5 jährlich) eine neue ZeitKonto Datendatei zu beginnen. Damit Ihnen die Überstunden aus der vorherigen Datei nicht verloren gehen, können Sie in den Programmeinstellungen einen Startwert in Stunden und Minuten für die neue Datei vorgeben. Der Startwert wird Ihnen in der Hauptmaske angezeigt: 6.2. Arbeitszeit pro Tag Zur Berechnung der Überstunden, müssen Sie die Arbeitszeit pro Tag angeben. Die Eingabe erfolgt nach Stunden und Minuten getrennt für alle Wochentage.

7 Seite 7 von 16 Die Berechnung der Überstunden wird Ihnen in der Hauptmaske angezeigt: 6.3. Outlook Einstellungen zum Import von Zeiterfassungen Import von Zeiterfassungen aus Outlook Sie können ZeitKonto so verwenden, dass Sie die Zeiterfassung in der Arbeit vornehmen und zuhause auswerten können. Damit Sie zuhause nicht die Zeiten manuell Erfassen müssen, können Sie sich aus der Zeiterfassung von der Arbeit eine nach Hause senden lassen. Zuhause öffnen Sie nun Ihr ZeitKonto und importieren die Zeiterfassung(en) aus ihrem Outlook. Für den Zugriff auf Ihr lokales Outlook, müssen Sie das Outlook Mailkonto und den Posteingang Ordnernamen auswählen. Wenn Sie sehr viele Nachrichten im Ihren Posteingangsordner haben, können Sie die ZeitKonto s auch über eine Outlook Regel in einen Outlook Ordner verschieben lassen und diesen Ordner für den Import auswählen Beim Speichern einer Zeiterfassung automatisch eine senden Damit Sie eine Zeiterfassung nach Hause gesendet bekommen, müssen Sie die CheckBox Beim Speichern einer Zeiterfassung automatisch eine senden anhaken und Ihre Adresse eingeben. Für jede neue Zeiterfassung, oder Zeiterfassung, die Sie ändern, bekommen Sie ab folgt automatisch eine zugesandt.

8 Seite 8 von Defaultwerte für die Neueingabe einer Zeiterfassung Um Ihnen die Neueingabe einer Zeiterfassung zu erleichtern, können Sie hier Default Start, Ende und Pausenwerte eingeben. Für jede Neueingabe, werden Ihnen diese Defaultwerte vorgegeben. Die Einstellungen wird nur verwendet, wenn die Stunde größer 0 ist Textbausteine für Tätigkeit Um die Qualität bei den erfassten Tätigkeiten zu erhöhen (um die gleiche Schreibweise zu erreichen), können im ZeitKonto Textbausteine verwendet werden. Die Textbausteine können bei der Eingabe einer Zeiterfassung ausgewählt werden und werden in das Tätigkeitsfeld eingefügt:

9 Seite 9 von Mit ZeitKonto arbeiten 7.1. Neue Zeiterfassung Eine neue Zeiterfassung nehmen Sie direkt in der ZeitKonto Startmaske vor. Tragen Sie Ihre Zeitwerte ein und bestätigen mit dem Speichern Button. Über die Schaltfläche Baustein wird ein neues Fenster mit den über die Programmeinstellung vorgenommenen Textbausteinen angezeigt.

10 Seite 10 von 16 Per Doppelklick wird ein Tätigkeitsbaustein ausgewählt und dieser dem Erfassungsfeld Tätigkeit eingefügt Bestehende Zeiterfassung ändern Um eine bestehende Zeiterfassung zu ändern, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: a.) Klicken Sie die Zeiterfassung doppelt in der Tabelle an b.) Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen Toolbar c.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeiterfassung und wählen aus dem Kontextmenü die Option selektierte Zeiterfassung bearbeiten. Zum Bearbeiten wird die Zeiterfassung in einem neuen Dialog geladen, in welchem Sie die Änderungen vornehmen können.

11 Seite 11 von Bestehende Zeiterfassung löschen Zum Löschen einer Zeiterfassung, stehen Ihnen ebenfalls drei Möglichkeiten zur Verfügung: a.) Klicken Sie die Zeiterfassung doppelt in der Tabelle an b.) Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen Toolbar c.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeiterfassung und wählen aus dem Kontextmenü die Option selektierte Zeiterfassung löschen. Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit ja beantworten, wird die Zeiterfassung gelöscht Filtern Mit Klick der rechten Maustaste auf die Tabelle der Hauptmaske, öffnet sich ein Kontextmenü. Über das Kontextmenü, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: Die aktuell in der Tabelle selektierte Zeiterfassung wird zur Bearbeitung in einem neuen

12 Seite 12 von 16 Dialog geöffnet Die aktuell in der Tabelle selektierte Zeiterfassung wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Alle Zeiterfassungen die aktuell gefiltert / dargestellt sind, werden in eine neue Excel Datei exportiert. Ein Filter wird immer auf die Tabellenspalte angewendet, in welcher Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben. In dem Textfeld geben Sie Ihren Suchbegriff ein (im oberen Beispiel 08:00). Über die Schaltfläche [Filter ausführen], wird der Suchbegriff angewendet und Ihnen die Ergebnisse in der Tabelle dargestellt. Sie können auch mehrere Filter nacheinander anwenden. Entfernt alle Filter auf die Tabelle Spezielle Filterverfahren Filtern nach Datum Um nach einem Datumsteil zu Filtern, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: 00. Filtern nach Tag.00. Filtern nach Monat.00 Filtern nach Jahr Geben Sie den gesuchten Tag, gefolgt von einem Punkt ein, um nach einem Tag zu filtern. Geben Sie den gesuchten Monat mit einem voran und abschließenden Punkt ein, um nach einem Monat zu filtern. Geben Sie einen Punkt, gefolgt von dem gesuchten Jahr ein, um nach einem Jahr zu filtern Um den Filter auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern nach Uhrzeit Analog des Filterns nach einem Datum, können Sie auch bei der Filterung nach einer Uhrzeit nur nach Stunden, oder Minuten filtern.

13 Seite 13 von 16 00: Filtern nach Stunde :00 Filtern nach Minuten Geben Sie die gesuchte Uhrzeit, gefolgt von einem Doppelpunkt ein, um nach einer Stunde zu filtern Geben Sie einen Doppelpunkt, gefolgt von der gesuchten Minutenzahl ein, um nach Minuten zu filtern. Um den Filter auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche. 8. Excel einbinden Neben der Erfassung über den ZeitKonto Dialog, können Sie auch Arbeitszeiten über ein Excel Dokument erfassen und in das ZeitKonto importieren. In der oberen Toolbar finden Sie zwei Excel Buttons: Exportiert die in der Tabelle aktuell angezeigten Zeiterfassungen in ein neues Excel Dokument. Öffnet einen Dialog zum Auswählen eines Excel Dokumentes zum Zeiterfassungsimport. Bitte Achten Sie darauf, dass es sich bei dem Excel Dokument um ein ZeitKonto Export-Datei handelt, oder das Excel Dokument den folgenden Spaltenaufbau aufweist: Excel Spalte Inhalt Pflichtangabe Wird in ZeitKonto importiert A Datum im Format Ein Datum muss zwingend angegeben Ja DD.MM.YYYY werden. B Startzeit im Format Eine Startzeit muss zwingend Ja HH:MM angegeben werden. C Endezeit im Format Eine Endezeit muss zwingend Ja HH:MM angegeben werden. D Pausenzeit im Format HH:MM Optional Wenn vorh., ja E Arbeitszeit Kein Eintrag notwendig, nur Spalte Nein muss vorhanden sein. F Soll-Zeit Kein Eintrag notwendig, nur Spalte Nein muss vorhanden sein. G Tätigkeit Optional Ja

14 Seite 14 von 16 Bevor das Excel Dokument in ZeitKonto importiert wird, werden die Ergebnisse visuell in einem ImportFilter aufgelistet. Tabellenaufbau: In der vorderen Spalte wird Ihnen visuell der Status des Imports angezeigt. Über den Haken in der zweiten Spalte bestimmen Sie, ob Sie den Wert übernehmen möchten oder nicht. Datum, Excel Start, Excel Ende, Excel Pause und Excel Tätigkeit zeigen Ihnen die Werte aus dem Excel Import an. Handelt es ich um eine Änderung, wird Ihnen das Feld der Änderung gelb hinterlegt. Master Start, Master Ende, Master Pause, Master Tätigkeit, diese Felder sind bei Änderungen gefüllt. Hier ist der Datensatz bereits vorhanden, kommt aber jetzt aus dem Excel Import mit Änderungen. In den genannten Spalten werden Ihnen die Originalwerte aus dem ZeitKonto aufgezeigt. Über den Haken können Sie bestimmen, welchen Wert Sie ggf. nicht übernehmen möchten. In der Bemerkungsspalte werden Ihnen Hinweise und Fehler beim Import aufgezeigt. Ampeldarstellung Bedeutung Es handelt sich um eine neue Zeiterfassung Es handelt sich um eine Zeiterfassung die bereits vorhanden ist, über den Excel Import aber Änderungen aufweist. Fehler beim Import: Datum falsch

15 Seite 15 von 16 Startzeit falsch Endezeit falsch Über einen Klick auf die Schaltfläche Speichern die ZeitKonto Datentabelle geschrieben., wird Ihnen der Import übernommen und in 9. Outlook einbinden Sie können ZeitKonto in der Arbeit und zu Hause verwenden. Damit Sie keine doppelte Zeiterfassung vornehmen müssen, können Sie die Zeiten in der Arbeit erfassen und sich per E- Mail an Ihre Heimadresse senden lassen. Dort brauchen Sie nur noch Outlook und das ZeitKonto zu öffnen und über die Schaltfläche der Hauptnavigation den Import zu starten. Die zu importierenden Zeiterfassungen, werden Ihnen vorab im ImportFilter dargestellt. Über die Schaltfläche Speichern, werden die Zeiterfassungen in Ihre Hauptliste übernommen. Über die Outlook Schnittstelle, werden nur neue und geänderte Zeiterfassungen eingelesen. Gelöschte Zeiterfassungen werden nicht per versendet. 10. ZeitKonto registrieren ZeitKonto steht Ihnen als Shareware Version, ohne zeitliche Limitierung zur Verfügung. Wenn Sie ZeitKonto käuflich erwerben möchten, dann verfahren Sie wie folgt: Überweisen Sie den Betrag in Höhe von 20 Euro auf das folgende Konto: Kontoinhaber: Jörg Kühnel Kontonummer: Bankleitzahl: Verwendungszweck: ZeitKonto Ihre Adresse (für AT-schreiben) Ihr vollständiger Vor- und Zuname Sie erhalten anschließend an die von Ihnen angegebene -Adresse eine mit der Lizenzdatei zugesandt. Lesen Sie diese Lizenzdatei wie folgt ein: a.) Speichern Sie die Lizenzdatei auf Ihrem Rechner im Dateisystem. b.) Öffnen Sie ZeitKonto und rufen den Menüpunkt Registrierung auf. c.) In dem sich öffnenden Dialog, klicken Sie auf die Schaltfläche ZeitKonto Lizenzdatei einspielen.

16 Seite 16 von 16 d.) Wählen Sie die Lizenzdatei auf Ihrem Rechner aus und klicken auf die Schaltfläche öffnen e.) Die Lizenzdatei wird nun überprüft und Ihre ZeitKonto Version als Vollversion freigeschaltet. 11. ZeitKonto archivieren Es wird empfohlen Zeitkonto jährlich (spätestens 5 jährlich) zu archivieren. ZeitKonto arbeitet mit einer XML-Datei. Zur Archivierung brauchen Sie nur die bestehende XML- Datei im Unterordner Data der ZeitKonto Basisinstallation umzubenennen und zu sichern. Beim Start von ZeitKonto wird automatisch eine neue XML-Datei angelegt. 12. FAQ Kann ich ZeitKonto mit mehreren Benutzern gleichzeitig verwenden? ja