Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma

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1 Einleitung Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Hinweis zur Bearbeitung Zu folgenden Fallbeispielen finden Sie im SbX, d. h. im Internet unter mit dem Startcode elektronische Ergänzungen zum Download. Wie Sie mit diesen Ergänzungen arbeiten können, wird bei den einzelnen Arbeitspaketen erläutert. Hinweise auf diese Ergänzungen sind mit dem SbX-Symbol gekennzeichnet. Das Betriebswirtschaftliche Zentrum wird im IV. Jahrgang ein nicht unwesentlicher Arbeitsplatz für Sie sein. Dort werden Sie in einer Übungsfirma all das praktisch anwenden, das Sie sich in den vergangenen Jahren erarbeitet haben. Sie sind aber bereits jetzt in der Lage, eine Reihe von Arbeiten, wie sie im Rahmen der Übungsfirma anfallen werden, praktisch zu trainieren. Auch wenn es bis zur Übungsfirma noch einige Zeit dauern wird, man kann nie früh genug mit dem Training beginnen. Dieses Fallbeispiel soll somit einerseits der Wiederholung des bisher erarbeiteten Lehrstoffes dienen, andererseits sollen Sie mit dem Fallbeispiel bereits jetzt wie dann in der Übungsfirma und später in der Praxis die Geschäftsvorfälle systematisch und mit dem nötigen Überblick fachkompetent bearbeiten. Im Rahmen Ihrer Arbeiten in der Controlling-Abteilung werden Sie im Zusammenhang mit der Personalverrechnung sowie im Zuge der Verrechnung mit dem Finanzamt und mit der Gebietskankenkasse mit Geschäftsvorfällen konfrontiert werden, die erst später Lerninhalte sind. Ihre Professorin bzw. Ihr Professor wird diese Geschäftsvorfälle entweder (wenn diese ihr bzw. ihm zu schwer für Sie erscheinen) aus dem Arbeitsumfang herausnehmen oder (wenn sie bzw. er Ihnen die Bearbeitung zutraut) Ihnen die Zusammenhänge erklären und Hinweise und Anregungen für die Bearbeitung dieser fremden Geschäftsvorfälle geben. Diese werden dann gar nicht mehr so fremd erscheinen. Das Fallbeispiel ist so aufgebaut, dass maximal in drei Unternehmen parallel gearbeitet werden kann. Die drei Unternehmen arbeiten weitgehend unabhängig voneinander, einmal allerdings kommt jedes Unternehmen mit dem anderen in Berührung. Das setzt eine Aufteilung der Klasse in drei Gruppen (Unternehmen) voraus. Soll nur mit einem Unternehmen gearbeitet werden, dann startet der Moderator (Ihr Lehrer, Ihre Lehrerin) die Berührungsaufgaben (interaktive Arbeitspakete). (1) Die Unternehmen Der Fall umfasst folgende drei Unternehmen: Restaurant Pizzeria Giuseppe, Giuseppe Donetti e. U., 8010 Graz, Museumsplatz 1 Autohaus Konrad Fröhlich GmbH, 8045 Graz-Andritz, Alpenstraße 1 Einrichtungshaus Modernes Interieur GmbH, 8041 Graz-Liebenau, Europastraße 33 (2) Ihre Funktion (Organisationsform) Sie haben in diesem Fallbeispiel die Gelegenheit, vier Abteilungen der Unternehmen als TRAINEE zu durchwandern und dort typische Aufgaben zu erledigen. Sobald Sie die geforderten Arbeiten in einer Abteilung erledigt haben, können Sie sofort zur nächsten Abteilung wechseln und die dortigen Aufgaben erledigen, außer Ihr Lehrer, Ihre Lehrerin ordnet Sie jeweils einer Abteilung eines Unternehmens zu (und beauftragt Sie dort mit weiteren Arbeiten). Die vier Abteilungen sind: Abteilung Assistenz der Geschäftsleitung Einkauf und Lager Verkauf Controlling Kürzel AG EL VK CO 75

2 Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Wenn Sie alle Abteilungen durchlaufen haben, dann warten noch interaktive Arbeitspakte auf Sie (Interaktiver Aufgabenbereich). Abschließend nehmen Sie auch in einer Projektgruppe (Aufgabenbereich Projektgruppe) an einem Projekt teil. Neben den vier Abteilungen und der Projektgruppe werden noch zusätzlich geführt: Aufgabenbereich Geschäftsleitung: In diesen Aufgabenbereich gelangen alle an die Geschäftsleitung gerichteten Dokumente. Aufgabenbereich Postausgang: In diesen Aufgabenbereich gelangen alle zentral über das Sekretariat zu versendenden Dokumente; diese sind in einem dort aufliegenden Postausgangsbuch zu verzeichnen. (3) Belegverwaltung Legen Sie einen Ordner für jede der vier Abteilungen an: Assistenz der Geschäftsleitung AG Einkauf und Lager EL Verkauf VK Controlling CO AG EL VK CO ZU BEARBEITEN BEARBEITET VERSAND Legen Sie weiters einen Ordner GL / Post / Sonstige an, den Sie mit folgenden Einlageblättern unterteilen: GESCHÄFTSLEITUNG POSTAUSGANG SONSTIGE Entnehmen Sie anschließend die Dokumente, die sich in der Belegsammlung auf den letzten Seiten dieses Lehrbuchs ab Seite 115 befinden (diese Seiten sind nur einseitig bedruckt), und ordnen Sie diese Dokumente gemäß der folgenden Übersicht den einzelnen Abteilungen bzw. Aufgabenbereichen zu: Abteilung / Aufgabenbereich Assistenz der Geschäftsleitung AG (Rubrik ZU BEARBEITEN) Einkauf und Lager EL (Rubrik ZU BEARBEI- TEN) Restaurant Pizzeria Dokumente befinden sich auf Lehrbuch Seite Autohaus Einricht.-haus Verkauf VK (Rubrik ZU BEARBEITEN) Controlling CO (Rubrik ZU BEARBEITEN) Interaktive Arbeiten keine 76

3 Einleitung Beachten Sie: Nach Durchführung der obigen Zuordnung sind einige Belege (z. B. die eingelangten Lieferscheine) den einzelnen Abteilungen bereits zugeordnet. Viele Belege (z. B. die Eingangsrechnungen über Handels waren) treffen jedoch als erstes in der Assistenz der Geschäftsleitung ein, werden hier im Posteingangsbuch erfasst und sind anschließend an die zuständige Abteilung weiterzugeben (jeweils in die Rubrik ZU BEARBEITEN). (4) Belegversand a) Allgemeines: Als letzte Arbeit in jeder Abteilung ist das Arbeitspaket Belegverwaltung zu bearbeiten. Dabei ist folgendermaßen vorzugehen: Legen Sie alle für die Geschäftsleitung bestimmten (internen) Dokumente unter dem Aufgabenbereich GESCHÄFTSLEITUNG ab. Teilen Sie die zu versendenden s und Schriftstücke folgendermaßen auf: s und Schriftstücke, die sofort von der jeweiligen Abteilung versendet werden, erhalten keine Postausgangszahl und sind direkt in der Rubrik VERSAND in der jeweiligen Abteilung bzw. im Ordner GL / Post / Sonstige in der Rubrik GL oder SONSTIGE abzulegen. Schriftstücke, die eine Postausgangszahl erhalten sollen, werden vom Aufgabenbereich POST- AUSGANG abgesendet. Zu diesem Zweck ist ein Ausdruck an den Aufgabenbereich Postausgang weiterzuleiten, ein weiterer Ausdruck verbleibt jeweils in der Rubrik BEARBEITET. s, die eine Postausgangszahl erhalten sollen, werden ebenfalls vom Aufgabenbereich Postausgang abgesendet. Zu diesem Zweck ist ein Ausdruck an den Aufgabenbereich Postausgang weiterzuleiten, ein weiterer Ausdruck verbleibt jeweils in der Rubrik BEARBEITET. b) Anzahl der anzufertigenden Ausdrucke: s werden immer nur einfach ausgedruckt. Sie gelangen entweder in die Rubrik VERSAND oder werden an die Aufgabenbereiche POSTAUSGANG bzw. GESCHÄFTSLEITUNG weitergeleitet. Dabei genügt der Ausdruck eines Exemplars, da das zweite Exemplar elektronisch im Mailprogramm gespeichert wird. Alle anderen Schriftstücke müssen zumindest in zweifacher Ausführung erstellt werden, da ein Exemplar weitergeleitet wird und eines jeweils in der Abteilung, in der es erstellt wurde, unter der Rubrik BEARBEITET abgelegt wird. Beachten Sie: Dokumente, die an die Controlling-Abteilung weitergeleitet werden, sind in dreifacher Ausfertigung zu erstellen. Ein Exemplar verbleibt in der erstellenden Abteilung, eines in der Controlling-Abteilung und das dritte Exemplar gelangt in den Aufgabenbereich Postausgang. (5) Weitere Hinweise Ganz bewusst sind in diesem Fallbeispiel in einzelnen eingetroffenen Dokumenten Fehler enthalten. Es ist daher wie auch in der ÜFA bzw. vor allem in der betrieblichen Praxis wichtig, jedes eintreffende Dokument (natürlich aber auch die ausgehenden Dokumente) genau zu kontrollieren. Schließlich weisen wir noch darauf hin, dass in der betrieblichen Praxis die in diesem Fallbeispiel dargestellten Arbeitsabläufe je nach Betriebsgröße, Umfang und Art der eingesetzten Software (z. B. ERP-Sofware) usw. natürlich auch anders organisiert sein können. Allen Unternehmen gemeinsam ist jedoch u. a. ein prozessorientierter Belegfluss mit einer gewissenhaften Belegverwaltung. Anmerkung: ERP steht für Enterprise Ressource Planning. ERP-Systeme sind Softwarepakete, die die Prozesse im Unternehmen (je nach Installationsumfang) in vielen Unternehmensbereichen elektronisch unterstützen und verwalten. Die Daten werden beim Eingang einmalig erfasst (z. B. Wareneingang im Lager) und stehen anschließend allen anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung. Derzeit gängige ERP-Systeme sind z. B. SAP R/3 oder Microsoft NAVISION. (6) Datum des Arbeitstages Das aktuelle Datum des Arbeitstages ist Mittwoch, 14. Oktober Mit diesem Datum sollen alle Aufgaben erledigt werden. 14 Oktober

4 Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Restaurant Pizzeria Giuseppe G. Donetti GmbH 8010 Graz, Museumsplatz 1 T: F: E: http: UID ATU Bankverbindung Kto-Nr , Banco Monte Christo Austria, BLZ IBAN AT , BIC BKMCATWW FN x, LG Graz, DVR , ARA 499 Giuseppe Donetti führt seine Pizzeria als großes Restaurant mit Zustelldienst und bietet auch Catering an. Die Geschäftsleitung hat er alleine inne, unterstützt von zwei Assistentinnen. Eine Assistentin, Frau Angelika Ricco, ist für die gesamte Administration der Firma zuständig, die zweite Assistentin, Frau Sonja Schuster, für das Controlling einschließlich dem Führen der Bücher. Im Bereich Einkauf und Lager wird Herr Donetti vom stellvertretenden Küchenchef, Herrn Luigi Barbanero, unterstützt und im Bereich Verkauf vom Restaurantleiter, Herrn Helmut Felbinger. Auch Sie haben einen Namen. Als Trainee lautet Ihr Name in dieser Firma Gabriele bzw. Gerhard Meister. Assistenz der Geschäftsleitung Übersicht über die zu erledigenden Arbeitspakete: Arbeitspaket PG-AG-1: Eingangspost Arbeitspaket PG-AG-2: Text für Menükarte Arbeitspaket PG-AG-3: Geschenk suchen Arbeitspaket PG-AG-4: Firmenjubiläum Arbeitspaket PG-AG-5: Geschäftsreise Arbeitspaket PG-AG-6: Belegverwaltung Arbeitspaket PG-AG-1: Eingangspost Gehen Sie entsprechend den Anweisungen unter è Hinweise zum Bearbeiten der Eingangspost auf Seite 111 vor. Arbeitspaket PG-AG-2: Text für Menükarte Die Assistentin von Herrn Giuseppe Donetti, Frau Angelika Ricco, hat mit dem Restaurantleiter, Herrn Helmut Felbiger, die Neugestaltung der Menükarte für das Restaurant besprochen. Auf der Pizza-Seite soll einleitend zusätzlich zur Historie des Restaurants Pizzeria Giuseppe eine kleine Geschichte der Pizza abgedruckt werden. Frau Ricco hat Sie mündlich damit beauftragt, einen Entwurf für diese kurze historische Abhandlung zu entwerfen. Umfang zirka eine halbe Seite A4, Arial 10, einzeilig. Recherchieren Sie im Internet die Geschichte der Pizza. Dokumentieren Sie Ihre Recherche mit Screenshots. Kopieren Sie die Screenshots in ein Word-Dokument und geben Sie diesem den Namen PG-Pizza.doc. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es unter der Rubrik BEARBEITET ab. Fertigen Sie den verlangten Textentwurf an und speichern Sie diesen unter dem Dateinamen PG- Geschichte der Pizza.doc. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es unter der Rubrik BEARBEITET ab. 78

5 Restaurant Pizzeria Giuseppe Erstellen Sie eine (mit Betreff und Text) an Frau Ricco und teilen Sie ihr mit, dass der Textentwurf nun fertig ist und Sie ihr den fertigen Ausdruck noch heute übergeben werden. Fügen Sie das Word-File als Dateianlage ein. Drucken Sie die auch aus und legen Sie sie ebenfalls unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-AG-3: Geschenk suchen Herr Giuseppe Donetti feiert demnächst seinen 50. Geburtstag. Er ist ein Bücherwurm und historisch sehr interessiert. Seine beiden Assistentinnen, der Küchenchef und der Restaurantleiter wollen ihm daher als Geschenk einen Bildband über die Geschichte der Steiermark oder der Stadt Graz schenken. Frau Sonja Schuster ersucht Sie daher, geeignete Bücher ausfindig zu machen. Recherchieren Sie im Internet. Dokumentieren Sie Ihre Recherche mit Screenshots. Kopieren Sie die Screenshots in ein Word-Dokument und geben Sie diesem den Namen PG-Buchgeschenk.doc. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es unter der Rubrik BEARBEITET ab. Fassen Sie das Ergebnis Ihrer Suche in einer an Frau Schuster zusammen und legen Sie diese unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-AG-4: Firmenjubiläum Das Restaurant Pizzeria Giuseppe besteht nun bereits seit 13 Jahren, seit 10 Jahren wird Catering angeboten. Zu den Catering-Kunden zählt eine Reihe von Betrieben aus Graz und der näheren Umgebung. Aus Anlass dieses Catering-Jubiläums hat Herr Donetti beschlossen, eine Gutschein-Aktion für die Geschäftsleitung dieser Unternehmen zu starten. Aber nicht nur die Chefs will er mit dieser Aktion ansprechen, sondern auch die Personalvertreter bzw. Betriebsräte. Arbeitshilfe in EXCEL Arbeitshilfe als WORD-Datei Art, Umfang und Abwicklung der Jubiläumsgutscheinaktion hat Herr Donetti mit seinen beiden Assistentinnen bereits ausführlich besprochen. Die entsprechenden Kunden-Daten stehen in einer Excel- Datenbank (PG-Catering.xls) zur Verfügung. Frau Ricco beauftragt Sie nun damit, einerseits den Entwurf des Jubiläumsbriefes, den Sie im Ordner ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG, in der Rubrik ZU BEARBEITEN finden, in eine geeignete Form zu bringen und andererseits die Datenbank nach gewissen Vorgaben aufzubereiten und entsprechende Auswertungen vorzunehmen. Die Anweisungen hat Frau Ricco in einer zusammengefasst. Diese befindet sich ebenfalls im Ordner ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG, in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Überarbeiten und gestalten Sie den Entwurf des Jubiläumsbriefes. Speichern Sie diesen unter PG- Catering-Jubiläum.doc und legen Sie einen Ausdruck im Ordner ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEI- TUNG in der Rubrik BEARBEITET ab. Einen Briefkopf finden sie unter PG-Briefkopf.doc. Bearbeiten Sie die Datei PG-Catering.xls entsprechend den Anweisungen in der von Frau Ricco und legen Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit in Form von Ausdrucken im Ordner ASSISTENZ DER GESCHÄFTSLEITUNG in der Rubrik BEARBEITET ab. Fertigen Sie weiters ein Word-Dokument (PG-Auswertungen Jubiläum.doc) mit den als Grafik eingefügten Auswertungen Ihrer Arbeit an. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es ebenfalls unter der Rubrik BEARBEITET ab. Erstellen Sie eine (mit Betreff und Text) an Frau Ricco und teilen Sie ihr das Ergebnis Ihrer Arbeit mit. Fügen Sie die beiden Word-Files als Dateianlage ein. Drucken Sie die auch aus und legen Sie sie ebenfalls unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-AG-5: Geschäftsreise Herr Giuseppe Donetti trägt sich schon lange mit dem Gedanken, gemeinsam mit seinem Bruder Guido, der im Bistro Chez Moustache in Salzburg als Koch arbeitet, auch in Salzburg ein Pizzeria- Restaurant zu eröffnen. Er will nun Ende Oktober seinen Bruder in Salzburg besuchen und mit Ihm die Überlegungen zu diesem Vorhaben diskutieren. Herr Giuseppe Donetti fährt nicht gerne weite Strecken mit dem Auto, dafür aber umso lieber mit der Bahn. Dort kann er sich vor allem im Speisewagen mit vielen Leuten unterhalten. Recherchieren Sie eine Geschäftsreise mit den ÖBB für Herrn Donetti laut der ausgedruckten (diese befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN). 79

6 Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Dokumentieren Sie Ihre Recherche mit Screenshots. Kopieren Sie die Screenshots in ein Word- Dokument und geben Sie diesem den Namen PG-Geschäftsreise Salzburg.doc. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es unter der Rubrik BEARBEITET ab. Erstellen Sie eine (mit Betreff und Text) an Herrn Donetti mit allen relevanten Bahnfahrt- und Hoteldaten, einschließlich der Preise. Drucken Sie die aus und legen Sie sie ebenfalls unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-AG-6: Belegverwaltung Abschließend müssen Sie noch den Belegfluss für die in der Rubrik BEARBEITET verbliebenen Dokumente steuern. Einkauf und Lager* Übersicht über die zu erledigenden Arbeitspakete: Arbeitspaket PG-LE-1: Lieferscheinkontrolle Arbeitspaket PG-LE-2: Kontrolle der Eingangsrechnungen Arbeitspaket PG-LE-3: Lagerbuchhaltung Arbeitspaket PG-LE-4: Warenzustellung Arbeitspaket PG-LE-5: Bestellung Arbeitspaket PG-LE-6: Belegverwaltung Arbeitspaket PG-LE-1: Lieferscheinkontrolle Arbeitsunterlage Tondatei Heute treffen vier Lieferungen ein. Das Eintreffen der Lieferungen ist auf der Datei PG-Lieferungen. wav aufgezeichnet. Laden Sie die Dateien aus dem SbX herunter. Ihre Aufgabe ist es, die Lieferscheine zu kontrollieren. Gehen Sie entsprechend den Anweisungen unter Hinweise zur Lieferscheinkontrolle auf Seite 111 vor. Der bisher letzte Lieferschein trägt die Nummer LE 423 (LE steht für Lieferschein-Eingang) Arbeitspaket PG-LE-2: Kontrolle der Eingangsrechnungen Die zusammen mit den Lieferungen eingetroffenen Eingangsrechnungen sollen genau überprüft werden. Dabei vergleichen Sie bei jeder Rechnung die folgenden Dokumente: Bestellung (befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN) Lieferschein (bereits mit dem beim Wareneingang angebrachten Kontrollvermerk) Eingangsrechnung Hinweis: Für den Lieferschein der Firma Carlo Zotti GmbH liegt noch keine Eingangsrechnung vor. Gehen Sie entsprechend den Anweisungen unter Hinweise zur Kontrolle der Eingangsrechnungen auf Seite 111 vor. * Für das Lösen der Aufgaben im Zusammenhang mit der Lagerbewirtschaftung und der Finanzbuchhaltung können Sie auch an Ihrer Schule eingesetzte Softwarepakete verwenden. Wie ein solches Programm zu handhaben ist, erklärt Ihnen Ihre Lehrerin bzw. Ihr Lehrer. 80

7 Restaurant Pizzeria Giuseppe Arbeitspaket PG-LE-3: Lagerbuchhaltung Arbeitshilfe in EXCEL Erfassen Sie die gelieferten Waren auf Basis der kontrollierten Lieferscheine und der vorliegenden kontrollierten Eingangsrechnungen in der Lagerbuchhaltung. Beachten Sie, dass auch Lieferscheine zum Erfassen in der Lagerbuchhaltung vorliegen, die bereits aus den Vortagen stammen. Diese befinden sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Zum Führen der Lagerbuchhaltung steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Lager.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit der Tabelle Lagerbewegung. Gehen Sie entsprechend den Anweisungen unter Hinweise zur Lagerbuchhaltung auf Seite 112 vor. Arbeitspaket PG-LE-4: Warenzustellung und Warenabholung Das Restaurant Pizzeria Giuseppe führt auch einen Pizza-Zustelldienst. Arbeitshilfe in EXCEL Zu diesem Zweck wird den Chauffeuren der Zustellkombis auf sogenannten Zustellanweisungen die Fahrtroute und die Zustellempfänger bekanntgegeben und (bei größeren Lieferungen) auch festgehalten, in welcher Reihenfolge die Zustellkombis zu beladen sind. Grundlage dafür sind sogenannte Zustellanweisungen. Diese Zustellkombis nehmen über gesonderten Auftrag auch Warenabholungen von Lieferanten vor. Zu diesem Zweck erhalten die Chauffeure sogenannte Abholanweisungen. Die Kopien der Lieferscheine mit dem Aufdruck Für Zustellanweisung befinden sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Weiters finden Sie in der Rubrik ZU BEARBEITEN eine Notiz über dringend durchzuführende Abholungen. Ihr Betieb befindet sich in der Nähe der Rinneggerstraße. Zum Führen der Lagerbuchhaltung steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Lager.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit den Tabellen Zustellanweisung und Abholanweisung. Erstellen Sie in einem gesonderten Word-Dokument sie Fahrtroute (Name PG-Fahrtroute.doc). Rufen Sie über das Internet eine Straßenkarte von Graz auf und lokalisieren Sie die Zustelladressen. Legen Sie den Dateinamen in die Kopfzeile. Drucken Sie das Word-File aus und legen Sie es unter der Rubrik BEARBEITET ab. Legen Sie die von Ihnen auszufertigende Zustellanweisung und die Abholanweisung gemeinsam mit den Kopien der Lieferscheine und mit der Abholnotiz unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-LE-5: Bestellung Arbeitshilfe in EXCEL Für fast alle Lebensmittel erfolgen die Bestellungen Just in time, für einige Waren in Konserven und in Frischhaltepackungen aber auch nach dem Bestellpunktesystem, wobei in einigen Fällen immer sofort dann bestellt wird, wenn die letzte Packungseinheit aus dem Lager entnommen wird, in den anderen Fällen bei Erreichen des Mindestbestandes. Sie haben heute morgen vom stellvertretenden Küchenchef, Herrn Luigi Barbanero, eine Fehlmengenliste erhalten, in der der Bedarf für die heutigen Bestellungen aufgelistet ist. Diese Liste befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Führen Sie die erforderliche(n) Bestellung(en) durch. Der Richtbestand entspricht dem zweifachen des Mindestlagerbestandes (Meldebestand). Die Bestellungen erfolgen durchwegs per Bestellschein, der an die Lieferanten gefaxt wird. Legen Sie die Bestellscheine zusammen mit der Fehlmengenliste von Herrn Barbanero unter der Rubrik BEARBEITET ab. Zum Erstellen der Bestellscheine steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Lager.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit den Tabellen Bestellen und Bestellscheine. Arbeitspaket PG-LE-6: Belegverwaltung Abschließend müssen Sie noch den Belegfluss für die in der Rubrik BEARBEITET verbliebenen Dokumente steuern. Beachten Sie: Bei den Bestellscheinen verbleibt ein Exemplar in der Rubrik ZU BEARBEITEN. 81

8 Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Verkauf Übersicht über die zu erledigenden Arbeitspakete: Arbeitspaket PG-VK-1: Preisberechnung Arbeitspaket PG-VK-2: Angebote Arbeitspaket PG-VK-3: Lieferscheine und Rechnungen Arbeitspaket PG-VK-4: Reklamation Arbeitspaket PG-VK-5: Kassa machen Arbeitspaket PG-VK-6: Belegverwaltung Arbeitspaket PG-VK-1: Preisberechnung Die Zeit naht, in der Betriebsfeiern (Weihnachtsfeiern) organisiert werden. Herr Donetti möchte heuer erstmals unter dem Titel Weihnachten mit Pizza und Pasta ein besonderes Weihnachtsangebot erstellen. Der Restaurantleiter, Herr Helmut Felbinger, der dieses Angebot realisieren soll, hat Sie beauftragt, eine entsprechende Preisberechnung nach genauen Vorgaben durchzuführen. Ausgangspunkt für Ihre Berechnungen sind die normalen Pizza- und Pasta-Preise. Der Auszug aus der Preisliste befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Die von Ihnen zu erstellende Rabattstaffel soll ein vorgegebenes Ergebnis annähernd sicher stellen. Die dafür erforderlichen Anweisungen hat Herr Felbinger in einer an Sie zusammengefasst. Erstellen Sie eine übersichtliche Tabelle, aus der die normalen Verkaufspreise und die Errechnung der (gestaffelten) Angebotspreise ersichtlich werden. Verwenden Sie dafür ein Tabellenkalkulationsprogramm, z. B. Excel, und speichern Sie Ihre Berechnung ab (unter PG-Weihnachtsfeiern.xls). Drucken Sie die Datei aus und legen Sie den Ausdruck unter der Rubrik BEARBEITET ab. Erstellen Sie eine an Herrn Felbinger (mit Betreff und Text) und fügen Sie Ihre Datei mit den Berechnungen als Dateianlage ein. Drucken Sie die auch aus und legen Sie sie ebenfalls unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket MI-VK-2: Angebote Arbeitshilfe in EXCEL Erstellen Sie zu den in der Rubrik ZU BEARBEITEN eingelangten Anfragen (in Form von s) jeweils ein Angebot. Für die Berechnungen verwenden Sie die EXCEL-Datei PG-Verkauf.xls. Das Angebot selbst erstellen Sie per . Fallweise wird das über EDV erstellte Angebot als Dateianlage beigeschlossen. Das Angebot auf die Anfrage der Firma Bernhard Schimmer & Sohn GmbH betrifft ein Catering mit Getränken. Die Firma möchte kein im Detail aufgelistetes, sondern ein Komplettangebot nach genauer Vorgabe. Erstellen Sie dieses Angebot per . Die Preise für die einzelnen Angebotsposten entnehmen Sie dem Lagerverwaltungsprogramm. Dafür steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Lager. xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit der Tabelle Artikel. Drucken Sie das über EDV erstellte (nicht weiter zugebende) Angebot und die aus und legen Sie sie unter der Rubrik BEARBEITET ab. Das Angebot an die Firma Waltersdorfer & Co GmbH betrifft ein Catering in Form eines Business- Buffets ohne Getränke. Für die Berechnungen steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Verkauf.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit den Tabellen Offerte_Erstellen und Angebote. Erstellen Sie das Angebot und speichern Sie es ab. Erstellen Sie weiters die Angebots- und fügen Sie das erstellte Angebot als Dateianlage ein. Drucken Sie die und das Angebot aus und legen Sie beides unter der Rubrik BEARBEITET ab. 82

9 Restaurant Pizzeria Giuseppe Arbeitspaket PG-VK-3: Lieferscheine und Rechnungen Arbeitshilfe in EXCEL Erstellen Sie aufgrund der in der Rubrik ZU BEARBEITEN abgelegten Bestell- s und handschriftlichen Notizen die Lieferscheine bzw. die Rechnungen. Erstellen Sie für die gestern und vorgestern betreuten Veranstaltungen der Firmen Otto Pregesbauer e. U. und SIGBER-Metalle GmbH die Lieferscheine und Rechnungen. Verwenden Sie dafür die EXCEL-Datei PG-Verkauf.xls. Arbeiten Sie mit den Tabellen Fakturieren sowie Lieferscheine und Rechnungen. Die Bestell- s und die Lieferscheine und Rechnungen legen Sie anschließend unter der Rubrik BEARBEITET ab. Für die Veranstaltungen der Firma Schiefer-Consulting GmbH und der Familie Dr. Gerhard Pinta wurden (handschriftliche) Auslieferungspapiere bereits ausgestellt. Die Lieferscheine wurden mit allfälligen Anmerkungen versehen. Erstellen Sie für beide Veranstaltungen die Rechnungen. Verwenden Sie dafür die EXCEL-Datei PG-Verkauf.xls. Arbeiten Sie mit den Tabellen FAKTURIEREN und Rechnungen. Die Ausgangsrechnungen erstellen Sie in dreifacher Ausführung; zwei Exemplare verbleiben in der Rubrik BEARBEITET, das dritte Exemplar geben Sie an die Controlling-Abteilung weiter; legen Sie es daher dort unter der Rubrik ZU BEARBEITEN ab. Arbeitspaket PG-VK-4: Geschäftsanbahnung Arbeitshilfe als WORD-Datei Gestern hat eine Dame des Reiseveranstalters Krames-Reisen aus Deutschland angerufen und sich mit dem Restaurantleiter, Herrn Felbinger, über eine mögliche laufende Geschäftsverbindung unterhalten. Herr Felbinger hat sich von diesem Gespräch eine Notiz gemacht, und auf diesem Blatt auch gleich seine Entscheidungen für ein Angebot festgehalten. Diese Notiz befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Arbeiten Sie das Antwortschreiben auf dieses Gespräch aus. Erstellen Sie zu diesem Zweck ein Word-Dokument, wobei Sie das unter PG-Briefkopf.doc gespeicherte Vorlagedokument verwenden. Speichern Sie den Brief unter Angebot Krames.doc ab, fertigen Sie einen Ausdruck an und legen Sie diesen unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-VK-5: Kassa machen Arbeitshilfe in EXCEL Im Restaurant steht eine Registrierkassa. Über diese wird für jede Tischabrechnung ein Barbeleg für die Gäste ausgedruckt. Am Ende des Tages wird in einem gesonderten Ausdruck die gesamte Tageslosung ermittelt. Es handelt sich nicht nur um Barzahlungen, es werden zwar keine Schecks, wohl aber Kreditkarten angenommen. Für den Ablauf des Tagesabschlusses bei der Kassa siehe unter è Hinweise zum Kassa machen auf Seite 112. Letzte Belegnummer K716. Das Bargeld wurde von der Verkäuferin bereits gezählt, der Notizzettel befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Weiters befinden sich in dieser Rubrik die Belege für Ausgaben während des heutigen Tages. Das Kassabuch wird über EDV geführt. Dafür steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Buchhaltung.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit den Tabellen Kassa und Nachttresor. Nehmen Sie die Kassabucheintragungen für den heutigen Tag vor, kontrollieren Sie auch, ob ein Kassen-Überschuss oder ein Kassa-Manko vorliegt. Füllen Sie den Einzahlungsbeleg für den Nachttresor aus. Als Wechselgeld für den nächsten Tag sollen in Geldscheinen und zunächst sämtliche Münzen verbleiben. Ein Teil der Münzen wird üblicherweise im Laufe des nächsten Tages gesondert zur Bank gebracht. Drucken Sie die Tagesseite des Kassabuches und den Einzahlungsbeleg für den Nachttresor aus und legen Sie den Ausdruck in der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-VK-6: Belegverwaltung Abschließend müssen Sie noch den Belegfluss für die in der Rubrik BEARBEITET verbliebenen Dokumente steuern. Beachten Sie: Von den schriftlichen Angeboten sowie von den Ausgangsrechnungen wird jeweils ein Exemplar versendet. 83

10 Teil 10 Fallbeispiel Vorbereitung auf die Übungsfirma Controlling Übersicht über die zu erledigenden Arbeitspakete: Arbeitspaket PG-CO-1: Kontierung und Verbuchung Arbeitspaket PG-CO-2: Zahlung Arbeitspaket PG-CO-3: Personalverrechnung Arbeitspaket PG-CO-4: Verrechnung mit dem Finanzamt und mit der Gebietskrankenkasse Arbeitspaket PG-CO-5: Belegverwaltung Arbeitspaket PG-CO-1: Kontierung und Verbuchung Arbeitshilfe in EXCEL Gehen Sie entsprechend den Anweisungen unter è Hinweise zur Kontierung und Verbuchung auf Seite 113 vor. Für das Kontieren und Verbuchen steht Ihnen die EXCEL-Datei PG-Buchhaltung.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit der Tabelle Kontierung. Die zu verwendenden Kontonummern entnehmen Sie der Saldenliste der EXCEL-Datei PG-Buchhaltung.xls; arbeiten Sie mit der Tabelle Saldenliste. Das Kassabuch befindet sich in der Datei PG-Buchhaltung.xls, Tabelle Kassa. Die letzte verwendete Nummer für Eingangsrechnungen war ER 689. Der Kontoauszug erhält beim Verbuchen als Belegkennzeichnung die Abkürzung BMC (steht für Banco Monte Christo) und die Nummer des Kontoauszuges. Unsere Zahlungsbedingungen lauten einheitlich Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum mit 3 % Skonto oder 30 Tage netto. Arbeitspaket PG-CO-2: Zahlung Arbeitshilfe in EXCEL Die Zahlungen werden mittels Electronic-Banking durchgeführt. Dafür steht Ihnen die EXCEL-Datei PG- E-Banking.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit der Tabelle Zahlung. Die folgenden Eingangsrechnungen werden heute bezahlt: Rechnung Nr der Firma CyberStore GmbH Rechnung Nr. 2216/320 der Firma Karl Rudlich e. U. Rechnung Nr der Firma Karro Austria GmbH Die heute eingetroffenen und verbuchten Eingangsrechnungen werden erst später bezahlt. Nach Durchführung der Zahlungen drucken Sie den Überweisungsbeleg aus und legen Sie den Ausdruck unter der Rubrik BEARBEITET ab. Arbeitspaket PG-CO-3: Personalverrechnung Arbeitshilfe in EXCEL Die Arbeiten im Zusammenhang mit der Personalverrechnung betreffen die Anmeldung eintretender Mitarbeiter und deren kollektivvertragliche Einstufung, die Abmeldung austretender Mitarbeiter sowie die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen. Für die Bearbeitung von Spezialproblemen wenden Sie sich stets an den Steuerberater der Firma. In diesem Zusammenhang haben Sie folgende Arbeiten zu erledigen: Frau Angelika Ricco, die auch für die Einstellung von Mitarbeitern zuständig ist, führt Gespräche mit einer Reihe von Bewerberinnen als Köchin. Da bei einem Einstellungsgespräch immer auch das Gehalt ein wesentliches Thema ist, hat Sie Frau Ricco beauftragt, Berechnungen für Sie durchzuführen. Die entsprechenden Anweisungen hat sie in einer an Sie zusammengefasst. Die befindet sich in der Rubrik ZU BEARBEITEN. Für die Berechnungen steht Ihnen die EXCEL-Datei PG- Personalverrechnung.xls zur Verfügung. Arbeiten Sie mit der Tabelle Abrechnung lfd. 84

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