2b UStG Die organisatorische. Herausforderung

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1 2b UStG Die organisatorische Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Herausforderung Dritte Ebene Vierte Ebene Prof. Dr. Thomas Küffner Steuerberater, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Wirtschaftsprüfer KÜFFNER MAUNZ LANGER ZUGMAIER München, Düsseldorf 1

2 Häufige Ausgangslage Textmasterformate Bisher nur wenige steuerrelevante durch Klicken bearbeiten Vorgänge Dezentrale Zweite Ebene Organisationsstruktur Steuerrecht Dritte nicht Ebene im Organigramm/Stellenbeschreibung verankert Kein steuerliches Vierte Ebene Basiswissen von Verwaltungsmitarbeitern Keine dokumentierte Steuerprozesse Gesetzlicher Vertreter häufig mit Steuerrecht überfordert Kein Problembewusstsein in der Verwaltungsspitze 2

3 Überblick OWiG / Strafrecht Textmasterformate Gesetzlicher Vertreter durch Klicken bearbeiten (z.b. Bürgermeister) Zweite Ebene Verletzung Aufsichtspflicht, 130 OWiG Dritte Ebene Vierte Ebene Leiter von Fachabteilungen (z.b. Kämmerer) Ordnungswidrigkeit 378 AO Einzelne Mitarbeiter Steuerhinterziehung 370 AO 3

4 130 OWiG: Gehörige Aufsicht Was Textmasterformate bedeutet Unterlassen durch von Klicken gehöriger bearbeiten Aufsicht? Zweite Ebene Sanktionierung in der Vergangenheit begangener und aufgedeckter Verstöße Dritte Ebene Vierte Ebene Sanktionierung Organisation Pflichten des 130 OWiG Auswahl Sachgerechte Organisation und Aufgabenverteilung innerhalb des Betriebs Sorgfältige Auswahl und Einweisung von Mitarbeitern Ausgewählte Mitarbeiter müssen angemessene Ausbildung und Erfahrung haben Delegation ist schriftlich zu fixieren Kontrolle und Überwachung Prüfung, ob Aktionsprogramm durchgeführt Stichproben / Revision Kontrolle Instruktion Angemessene Instruktion der Mitarbeiter bzgl. ihrer Aufgaben und Pflichten Weisungsbefugnis der Führungskraft 4

5 370 AO: Steuerhinterziehung zu Gunsten der Kommune Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene 5

6 Ansatz Finanzverwaltung Finanzverwaltung Textmasterformate hat durch Tax Compliance Klicken bearbeiten neu entdeckt: Neufassung Zweite Ebene des AEAO zu 153 AO Tz. 2.6.: Dritte Ebene Hat der Vierte Steuerpflichtige Ebene ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls. 6

7 Was ist ein Internes Kontrollsystem? IKS Steuern Textmasterformate durch Klicken bearbeiten nach IDW PS 261 Zweite Ebene Dritte Ebene Internes Steuerungssystem Vierte Ebene Internes Überwachungssystem Prozessintegrierte Überwachung Prozessunabhängige Überwachung Steuerhandbuch Auswahl MiA Fortbildung usw. Organisatorisch Kontrollen (wirksame Verprobung Steuererklärung) Interne Revision 7 7

8 Ausgangslage in Bezug auf IKS Textmasterformate Nur rudimentäre Aufgabenzuweisungen durch Klicken bearbeiten Unzureichende Zweite Ebene Verantwortungsdelegation, um Exkulpation nachzuweisen Keine ausreichende Dritte Ebene Regelung des Steuerbereichs / Steuerreferats Unzureichend Vierte verbindliche Ebene Auskünfte und damit keine Rechtsicherheit Manuelle Ausgangsrechnungen Händische Erstellung von USt-Voranmeldungen Informationsfluss nach dem Zufallsprinzip 8

9 < UStG 2 UStG Unternehmerische Tätigkeit Steuerfreiheit 4 UStG Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Sonderfall FMK Juli 2017 Keine MwSt auf privatrechtliche Entgelt für Abwasser und Abfall (Saudacor) Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Wettbewerb Pa radi es nicht nachhaltiges Hilfsgeschäft EuGH Borsele

10 Vergleich altes und neues Recht Was Textmasterformate wird besser? durch Klicken bearbeiten Unklarheiten Zweite Ebene werden beseitigt Rechtsprechung Dritte Ebene und Finanzverwaltung finden wieder zusammen Gesetzliche Vierte Definition Ebene der Begünstigung von öffentlich-rechtlichen Kooperationen Langer Übergangszeitraum 10

11 Vergleich altes und neues Recht Was Textmasterformate wird schlechter? durch Klicken bearbeiten Trennung Zweite von Ebene Körperschaftsteuer und Umsatzsteuer Es gibt Dritte keine Ebene BgA mehr in der Umsatzsteuer Privatrechtliche Vierte Entgelte Ebene unterliegen nun stets der Umsatzsteuer Unklarheiten, was unter öffentlich-rechtlichen Handeln zu verstehen ist. Besteuerung der öffentlichen Hand steht im Fokus Kein Rosinenpicken mehr möglich durch Berufung auf Rechtsprechung Viel viel Arbeit 11

12 Erste Bewertung aus Beratersicht Textmasterformate BMF-Schreiben ist gelungen: durch Klicken Vieles bearbeiten bleibt unklar Mitarbeiterebene Zweite Ebene will umsetzen, Führungsebene will abwarten Hauptproblem: Dritte Ebene Abkehr von körperschaftsteuerrechtlichen BgA JPdöR im Fokus Vierte der Ebene Finanzämter Nicht 2b UStG ist das Problem, sondern die Umsetzung Herausforderungen: Personal und Organisationsaufbau Handlungsbedarf bei Gesetzgeber, Land, Präsident und Haushaltsreferat Jede Medaille hat zwei Seiten: Neues Recht bietet auch Chancen Hauptproblem: Vergangenheitsbewältigung 12

13 Notwendige Schritte Meilensteine Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Organisation Dritte Ebene Erarbeitung Antragstellung Umstellungsnach 27 Vierte Ebene Konzept 2b UStG Aufbau Steuerverantwortung Aufbau IKS = Tax Compliance 13

14 Meilenstein: Erarbeitung Umstellungs-Konzept Textmasterformate Aufsetzen eines Projekts durch durch Klicken Behördenspitze bearbeiten Erarbeitung Zweite Ebene Umstellungs-Konzept Durchforstung Dritte Ebene der Einnahmen nach privatrechtlicher Handlungsform Schwerpunkt Vierte Ebene 1: Vermögensverwaltung Schwerpunkt 2: Beistandsleistungen (auch Zuschüsse) Steuerrechtliche Prüfung der Schnittstellenbereiche (u.a. Beteiligungen) Klärung Vorsteuer-Potentiale Auswege aus Besteuerung Trennung Ertragsteuer und Umsatzsteuer Neuprogrammierung IT 14

15 Meilenstein: Erarbeitung Umstellungs-Konzept Textmasterformate Einbeziehung und Koordination durch Klicken der bearbeiten Ämter Vertragsmanagement: Zweite Ebene Durchsicht wegen Steuerrelevanz, Änderung und Steuerklausel Dritte Ebene Prüfung Optionszeitpunkt bei größeren Investitionen Vierte Ebene Konzept Vorgehen bei Kooperationen Aufrüstung Rechnungswesen Faktura weiterhin manuell? Vorsteuer Steuerschlüssel 15

16 Meilenstein: Aufbau Steuerreferat Textmasterformate Definition der Aufgaben durch des Klicken Steuerreferats bearbeiten Einsatz Zweite fachkundiges Ebene Personal Trennung Dritte Ertragsteuer Ebene von Umsatzsteuer Prozessanpassung Vierte Ebene für frühzeitige Einbindung des Steuerreferats Schnittstellen zu anderen Sachgebieten und anderen Ämtern Einbindung bei Vertragsschlüssen Einbindung bei Steuerschlüsselungen von Konten Zentrale Zuständigkeit in allen Steuerangelegenheiten der Stadt 4 Augenprinzip Vertreterregelung 16

17 Verlautbarungen zu Tax-CMS Textmasterformate Finanzverwaltung wird durch keine Klicken weiteren bearbeiten Ausführungen zu 153 AO machen Zahlreiche Zweite Ebene Beiträge im Fachschrifttum IDW Praxishinweis Dritte Ebene 1/2016 zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Managementsystems gemäß IDW PS 980 Vierte Ebene Deutscher Städtetag: Diskussionsentwurf: Tax Compliance in Kommunen (Stand: ) Geplant: Veröffentlichung Leitfaden Bundessteuerberaterkammer Veröffentlichung Handwerkskammer usw. 17

18 Erfahrungen aus der Praxis Sensibilisierung Textmasterformate der Verwaltungsspitze durch Klicken bearbeiten bzw. gesetzlichen Vertreter Aufsetzung Zweite Ebene Projekt durch Verwaltungsspitze Projektname: Dritte Ebene 2b UStG und Tax Compliance Beschluss Vierte des zuständigen Ebene Gremiums 18

19 Erfahrungen aus der Praxis Kombination Textmasterformate TAX-CMS durch und Klicken 2b UStG bearbeiten Zeitnahe Zweite Einführung Ebene einen Steuer-IKS geboten Organisation Dritte Ebene des Steuerbereichs Exkulpation Vierte der Ebene gesetzlichen Vertreter und der betroffenen Mitarbeiter Bei dieser Gelegenheit: Vorbereitung der Umstellung auf 2b UStG Erarbeitung Umstellungs-Konzept Durchforstung der Einnahmen nach privatrechtlicher Handlungsform Klärung Vorsteuer-Potentiale Auswege aus Besteuerung Anpassung IT 19

20 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken Beschluss bearbeiten Ausgangslage: Zweite Ebene Mit dem Steueränderungsgesetz 2015 wurde die umsatzsteuerliche Be-handlung der Leistungen von juristischen Personen des öffentlichen Dritte Ebene Rechts ab 2017 bzw. spätestens ab 2021 grundlegend geändert. Vierte Ebene JjPöR sind dann nach 2b UStG unternehmerisch tätig, sobald sie Leistungen auf privatrechtlicher Grundlage oder im Wettbewerb mit privaten Dritten erbringen. Durch diese Regelung wird die Gemeinde weitaus häufiger in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer geraten als bisher. Insbesondere die seitherigen Ausnahmen der Finanzverwaltung im Bereich der Vermögensverwaltung und der Beistandsleistungen wird es zukünftig so nicht mehr geben. Generell ist von einer wesentlichen Ausweitung der steuerbaren und steuerpflichtigen Leistungen von jpdör auszugehen. Hierauf muss sich die Gemeinde personell, organisatorisch und technisch vorbereiten, um den dann geltenden Anforderungen des Umsatzsteuer-rechts gerecht zu werden. Weitere gesetzgeberische Aktivitäten wie die zum deutlich verschärften Selbstanzeige-Regelungen sowie verbesserte Prüfungsmöglichkeiten der Finanzverwaltung führen zu einer wachsenden Verantwortung von jpör im Bereich des IKS Steuern. Ziel eines funktionierenden IKS Steuern muss hierbei die Vermeidung des Vorwurfs der Aufsichtspflichtverletzung im Sinne von 130 OWiG sein. Sofern dies gelingt, kann Leitungspersonen und beauftragten Personen auch strafrechtlich und haftungsrechtlich kein Vorwurf gemacht werden. Hierfür ist ein internes Kontrollsystem (IKS) zur Steuerung und Überwachung der ordnungsgemäßen Erfüllung sämtlicher steuerrechtlichen Anforderungen unabdingbar. 20

21 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken Beschluss bearbeiten Zweite Ebene Vor diesem Hintergrund werden folgende Beschlüsse gefasst: 1. Es ist ein Umstellungskonzept zu 2b UStG zu erarbeiten. Folgende Ziele sollen insbesondere erreicht werden: Dritte Ebene Vierte Ebene Die Analyse der Haushalte/Jahresrechnungen hinsichtlich umsatzsteuerlicher Aktivitäten (Einnahmeninventur) ist erfolgt Die Analyse sämtlicher Verträge/ Leistungsbeziehungen hinsichtlich der künftigen umsatzsteuerlichen Anforderungen (Vertragsinventur) ist erfolgt Die Analyse geplanter Investitionen im Hinblick auf potentielle Vorsteuerabzüge ist erfolgt Eine Steuerliche Analyse der Schnittstellen zu den Beteiligungen wurde durchgeführt Die Buchhaltungssoftware ist an umsatzsteuerliche Erfordernisse angepasst Entsprechende Schulungsmaßnahmen der Beteiligten sind durchgeführt 21

22 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken Beschluss bearbeiten Zweite Ebene Vor diesem Hintergrund werden folgende Beschlüsse gefasst:. Dritte Ebene 2. Es ist zu prüfen, in welchem Jahr die Umstellung auf 2b UStG erfolgen soll. Vierte Ebene 3. Einführung eines Tax Compliance Management Systems bzw. eines IKS Steuern. Folgende Ziele sollen erreicht werden: Ein IKS Steuern zur Sicherstellung der Erfüllung steuerlicher Pflichten (TAX Compliance) und damit zur Exkulpation der gesetzlichen Vertreter und der betroffenen Mitarbeiter ist entwickelt Eine entsprechende Organisationsstruktur für den Bereich der Kirche als Steuerschuldner ist eingeführt Es werden X neue Planstellen geschaffen Es werden Haushaltsmitteln in Höhe von X EUR bereitgestellt. 22

23 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene 23

24 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate Aufnahme der Organisationsstruktur durch Klicken bearbeiten Zusammentragen Zweite Ebene aller bestehenden Anweisungen, Vorgaben usw. Wie wird Dritte heute Ebene die USt-Voranmeldung erstellt? Was kann mein Vierte IT-System? Ebene Welche Kontrollen gibt es bereits heute? Sammeln, sammeln, sammeln 24

25 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene 25

26 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate Entwicklung eines Steuerhandbuchs durch Klicken bearbeiten / Steuerrichtlinie, die vom gesetzlichen Vertreter für verbindlich erklärt wird Zweite Ebene Erstellung einer Gliederung Dritte Ebene Füllen mit Inhalten Vierte Ebene Es gibt kein Musterhandbuch, da Organisationen zu unterschiedlich 26

27 Erfahrungen aus der Praxis Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Vierte Ebene Eingangsrechnung Ausgangsrechnung Zu Klären: Steuerrechtliche Bewertung Verbuchung Zu Klären: Steuerrechtliche Bewertung Verbuchung 27

28 Notwendige Regelungen Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Dritte Ebene Fortbildung der Mitarbeiter Vierte Ebene Kategorisierung Risikofälle Delegation IKS Prozess: Abgabe der Steuererklärung Rechnungswesen Kontrolle Zuständigkeit IT 28

29 Projektmeilensteine (für jede Körperschaft) Meilenstein 1- Erarbeitung Umstellungskonzept 2b UStG Meilenstein 2- Einführung Tax Compliance Strukturen Meilenstein 3- Entwicklung Steuerhandbuch Meilenstein 4- optional Meilenstein 1 - Erarbeitung Umstellungskonzept 2 b UStG Schritt 1 - Vorbereitung Schritt 2 - Bestandsaufnahme Verantwortlichkeiten u. Organisation Schritt 3 - Analyse steuerlich relevanter Themen/ Def. Schwerpunkte Schritt 4 - Untersuchung Textmasterformate Einnahmetitel / Def. kritischer durch Einnahmen Klicken bearbeiten Schritt 5 - Clusterung steuerkritische Verträge, Musterformulierungen, Workflow Schritt 6 - Analyse steuerrechtliches Zweite Ebene Vertragsmanagement Schritt 7 - steuerrechtliche Prüfung problematischer Fälle (optional) Schritt 8 - Klärung Vorsteuer- Potentiale Schritt 9 - Abstimmung kritischer Dritte Punkte Ebene mit Finanzverwaltung Schritt 10 - Vorschläge zur Anpassung IT Schritt 11- Steuerrechtliche Überprüfung der Schnittestellen zu GmbHs und anderen jpdör im Verbund Vierte Ebene Schritt 12 - Dokumentation Meilenstein 2 - Einführung Tax Compliance- Strukturen Schritt 1 - Vorbereitung Schritt 2 - Bestandsaufnahme Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten/Delegation/Organisation Schritt 3 - Analyse "Hochrisikobereiche" Schritt 4 - Anpassung Aufbauorganisation (Zuständigkeiten,, Verantwortlichkeiten) Schritt 5 - Anpassung Ablauforganisation (Definition der Prozesse) Schritt 6 - Ergänzung Organigramm Schritt 7 - Vertretungsregelung Schritt 8 - Berechtigungskonzepte IT Schritt 9 - Klärung Steuerdeklaration (Definition und Prozess Verprobung, Schnittstellen) Schritt 10 - Kontrolle (4-Augenprinzip, Verprobung, etc.) Schritt 11 - Qualitätssicherung und Kommunikation Schritt 12 - Zusammenfassung 29

30 Meilenstein 3 - Entwicklung Steuerhandbuch Schritt 1 - Vorbereitung Schritt 2 - Verantwortungsdelegation wg. Exkulpation der gesetzlichen Vertreter und Mitarbeiter Schritt 3 - Entwicklung Tax Compliance Programm "Präventiv" Schritt 4 - Entwicklung Tax Compliance Programm "Detektiv" Schritt 5 - Prozess: Berücksichtigung neuer steuerrelevanter Sachverhalte Schritt 6 - Entwicklung weiterer Formblätter (optional) Schritt 7 - Verfassen des Steuerhandbuches Textmasterformate durch Klicken bearbeiten Zweite Ebene Meilenstein 4 - Optional Schulungskozept und Schulung der "Steuerverantwortlichen Mitarbeiter" Programmierung von IT-unterstützten Dritte Verprobungshilfen Ebene Zusammenfassende Abschlusspräsentation Vierte Ebene 30

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32 HERZLICHEN DANK Prof. Dr. Thomas Küffner Unterer Anger 3, München Telefon + 49 (0) 89 /