Releaseinformation zur HVB efin-version

Transkript

1 Releaseinformation zur HVB efin-version Änderung zur Version Stand: Oktober 2013 Hinweise HVB efin 4.2 Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu den Neuerungen und Bereinigungen im Software-Release HVB efin, Version 4.2. Die Neuerungen und Bereinigungen beziehen sich auf die Version Online-Updates auf diese neue Version können ab dem Versionsstand durchgeführt werden. Nach dem erfolgreichen Update starten Sie bitte Ihren Rechner neu, um die Installation korrekt abzuschließen. Um alle neuen Funktionen in vollem Umfang nutzen zu können, ist eine Synchronisation Ihrer HypoVereinsbank- Bankverbindung in HVB efin notwendig. Bitte wählen Sie dazu unter "Stammdaten" "Bankverbindungen" die HypoVereinsbank durch Doppelklick aus und stellen im Reiter "Bankverbindungen" Ihre HBCI-Version auf "3.0". Im Anschluss wählen Sie im Kontextmenü (Rechtsklick auf die Bankverbindung) die Funktion "Synchronisation". Bitte beachten Sie auch unsere Informationen/Anleitungen für die Nutzung der neuen SEPA-Funktionalitäten ab Seite 3 dieser Releasenotes. Neue Funktionen zur Unterstützung bei der Umstellung auf SEPA: Konvertierung nationaler Zahlungen in SEPA-Formate Einzel- und Sammelüberweisung (inkl. terminierte Aufträge und lokale Wiedervorlagen) Einzel- und Sammellastschriften Vorlagen Erfassung und Bearbeitung von SEPA-Lastschriftmandaten: Neuer Stammdatenbereich "Lastschriftmandate" Erfassung von Gläubiger-Identifikationsnummern/Creditor IDs Erfassung, Bearbeitung und Löschung von Mandaten (inkl. Erkennen und Speicherung von Änderungen bei bereits aktiven Mandaten) Druck von Mandaten (zur Unterschrift durch den Zahlungspflichtigen) Möglichkeit zur Erstellung des sog. Umdeutungsschreibens bei Weiterverwendung bestehender Einzugsermächtigungen für SEPA-Basislastschriften automatische Erzeugung von Mandaten aus in HVB efin gespeicherten SEPA-Lastschriften automatische Statusänderung bei Verwendung eines Mandats Erstellung von Mandaten beim Import von Zahlungsdateien XML-Export von SEPA-Aufträgen (z. B. zur Überprüfung durch Prüf-Tools wie den UC SEPA-Format-Check) Neue Option "Als SEPA-Auftrag speichern" bei der Erfassung von Inlandsüberweisungen weitere Vereinheitlichung der Bestände: Reduzierung auf die Bestandsarten Gemischter Bestand, Sammelüberweisung, Sammellastschrift, SEPA- Sammelüberweisung, SEPA-Sammellastschrift bestehende Kundenbestände werden angepasst (d. h. aus bspw. einem reinen Überweisungsbestand wird ein Gemischter Bestand; neuer Bestand "Aufträge" statt "Überweisungen") Aktualisierung des SEPA-Informationsbereichs (u. a. Link zum UC SEPA Format-Check für den Test von SEPA-Dateien) Weitere Neuerungen und Anpassungen Excel-Vorlage für den Import von Sammeldateien (Überweisungen und Lastschriften) Hinweis zur Pre-Notification (Vorabinformation) vor Versand von SEPA-Lastschriften Seite 1

2 Bereinigungen und Verbesserungen bei Erfassung einer SEPA-Lastschrift ist ein in efin erfasstes Mandat nun zwingend notwendig; die Auswahl des Zahlungspflichtigen erfolgt damit nur noch über das Mandat Wegfall des SEPA-Reiters in den Bestandseigenschaften Wegfall der Speicherung der Gläubiger-ID am Konto (s. o.: neuer Stammdaten-Bereich "Lastschriftmandate") das Format für den Excel-Import von SEPA-Zahlungen wurde um die Mandatsdaten erweitert; es kann nur noch der neue Excel-Dateiaufbau verwendet werden kleinere Bereinigungen i. Z. m. der Zweitsignatur von Zahlungsaufträgen bei VEU der Auftraggebername wird nun korrekt aus einer importieren SEPA-Lastschrift-Datei erkannt Erweiterung der Anzeigedauer von Zusatzinformationen Verbesserungen i. Z. m. SEPA-Aufträgen bei Auftraggeberkonten der Apo-Bank (UPD-Verwendungsflag "1") Seite 2

3 Neue Funktionen zur Unterstützung bei der Umstellung auf SEPA: Mit dem Udpate 4.2 bietet Ihnen HVB efin umfassende Funktionen für Ihre SEPA-Umstellung. Im Folgenden erhalten Sie hierzu einige Hinweise. Erleichterte Erfassung von SEPA-Aufträgen Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einfach und schnell Ihren Zahlungsverkehr auf SEPA umzustellen: Bei der Erfasssung einer Inlandsüberweisung bietet Ihnen HVB efin nach Eingabe aller notwendige Angaben die Speicherung Ihrer Zahlung als SEPA-Auftrag an. HVB efin konvertiert dabei nach Bestätigung die eingebene Kontonummer und BLZ in die für SEPA benötigten Angaben von IBAN und BIC. Diese Funktionalität ist für Einzelüberweisungen (inkl. lokaler Wiedervorlage), terminierte Zahlungen (Terminüberweisungen) und Daueraufträge möglich. Voraussetzung: Das angegebene Auftraggeberkonto ist bereits für SEPA freigeschaltet. Sollte dies nicht der Fall sein, ist eine Freischaltung über die kontoführende Bank zu veranlassen. Excel-Vorlage für den Import von Sammeldateien (Überweisungen und Lastschriften) Sie können diese Vorlage sowohl für den Import von SEPA- als auch für DTA-Dateien verwenden. Sie finden die Vorlage unter Zahlungen, links unten über den Button [Import]: Dort wählen Sie bitte die gewünschte Vorlage und speichern diese in einem Verzeichnis Ihrer Wahl. Sie können diese Vorlage in MS Excel bearbeiten und anschließend in HVB efin importieren (grün hinterlegte Spaltenüberschriften markieren Pflichtfelder für SEPA-Zahlungen). Seite 3

4 Konvertierung Ihrer Zahlungsaufträge HVB efin bietet folgende Konvertierungsfunktionen: Einzel- und Sammelüberweisung Einzel- und Sammellastschriften Vorlagen Sie finden diese Funktion jeweils über das Kontextmenü (Rechtsklick auf die zu konvertierende Zahlung bzw. auf den Bestand) oder rechts unten über den Button [Bearbeiten] "Nach SEPA konvertieren". Konvertierung von Einzelüberweisungen Bitte beachten Sie, dass nach Update auf HVB efin-version 4.2 der Bestand "Überweisungen" in "Aufträge" umbenannt wurde. Markieren Sie die zu konvertierende(n) Einzelüberweisung(en) und wählen Sie aus dem Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion "Nach SEPA konvertieren". Die konvertierte(n) Einzelüberweisung(en) wird (werden) im aktuellen Bestand gesperrt; die neue(n) SEPA-Zahlung(en) werden automatisch erzeugt und ebenfalls gesperrt, um versehentliche Doppeleinreichung zu vermeiden. Seite 4

5 Konvertierung von Sammelüberweisungen Markieren Sie den zu konvertierenden Bestand und wählen Sie im Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion "Nach SEPA konvertieren". Nach erfolgreicher Konvertierung wird ein neuer Bestand "[Name Ursprungsbestand] SEPA konvertiert" erstellt. Der Ursprungsbestand und der konvertierte Bestand werden gesperrt. Sie können den konvertierten Bestand freigeben und an die Bank versenden. Seite 5

6 Konvertierung von Sammellastschriften Markieren Sie den zu konvertierenden Bestand und wählen Sie aus dem Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion "Nach SEPA konvertieren". Bei der Umwandlung von Lastschriften müssen Sie entscheiden, ob Sie Basis- oder Firmenlastschriften erstellen wollen. Wählen Sie für Basislastschriften bitte die Option "Ja", für Firmenlastschriften die Option "Nein ". Nach erfolgreicher Konvertierung wird ein neuer Bestand "[Name Ursprungsbestand] SEPA konvertiert" erstellt. Die Lastschriftaufträge im neu erstellten Bestand haben nach automatischer Konvertierung den Status "gesperrt durch System", da für SEPA-Lastschriften zusätzlich die notwendigen Mandatsdaten ergänzt werden müssen. Öffnen Sie dazu die betreffende Lastschrift und ergänzen Sie die fehlenden Mandatsdaten. Seite 6

7 Hinweis: bei der automatischen Konvertierung wird die Mandatsreferenz automatisch als "Auto: [Name Zahlungspflichtiger]" erzeugt. Diese kann von Ihnen individuell im Mandat angepasst werden. Weiter Informationen zur Mandatsverwaltung siehe "Mandate in HVB efin" auf Seite 8. Konvertierung von Vorlagen Markieren Sie die zu konvertierende(n) Vorlage(n) und wählen Sie aus dem Kontextmenü (Rechtsklick) die Funktion "In SEPA- Vorlage konvertieren" oder über den Button [Bearbeiten] "In SEPA-Vorlage konvertieren". Die konvertierte(n) Vorlage(n) wird (werden) gesperrt und automatisch neue SEPA Vorlagen erzeugt. Bitte beachten Sie, dass nach Konvertierung von Lastschriftvorlagen eine weitere Bearbeitung der zugehörigen Mandatsdaten notwendig ist (siehe Konvertierung von Sammellastschriften auf Seite 6). Seite 7

8 Mandate in HVB efin Im Rahmen der SEPA-Umstellung ist für den Forderungseinzug mittels SEPA-Lastschrift die Vereinbarung eines SEPA- Lastschriftmandates mit Ihrem Zahlungspflichtigen notwendig. Mit Hilfe der neuen Mandatsverwaltung in HVB efin stehen Ihnen diverse Funktionen zur Verwaltung Ihrer bereits vereinbarten oder neu zu vereinbarenden Mandate zur Verfügung. Eine Unterstützung bei der Umstellung Ihrer bisherigen Einzugsermächtigung in SEPA-Basislastschrift mittels Erstellung eines Migrationsschreiben rundet die Mandatsverwaltung ab. Sie finden die Funktionen zur Verwaltung Ihrer Mandate unter "Stammdaten" Lastschriftmandate Bitte beachten Sie, dass für die SEPA-Lastschrift (Basis- und Firmenlastschrift) eine Gläubiger-Identifikationsnummer über die Deutsche Bundesbank zu beantragen ist. Die Erfassung der Gläubiger-ID ist im Bereich Lastschriftmandate Gläubiger-ID / CI vorzunehmen. Hinweis: In früheren Versionen von HVB efin musste die Gläubiger-ID einem bestimmten Konto zugeordnet sein. Dies ist nun nicht mehr der Fall. Eine Erfassung Ihrer Gläubiger-ID kann nun nur noch über Stammdaten Lastschriftmandate Gläubiger-ID / CI erfolgen. Bereits früher erfasste Gläubiger-IDs werden beim Update automatisch in diesen Bereich überführt und dort angezeigt. Seite 8

9 Neuerstellung von Mandaten: Bitte erfassen Sie im Bereich Stammdaten Lastschriftmandate über den Button [Neu] ein neues Mandat und füllen Sie die angebebenen Felder. Beispiel für ein neu erfasstes Mandat für eine wiederkehrende Basislastschrift: In der Kategorie "Vorbereitete Mandate" finden Sie Mandate, die Sie aufgrund unvollständiger Angaben für Lastschriften noch nicht verwenden können (z. B. fehlendes "Datum der Mandatserteilung"). Mandate, die von HVB efin bei der Konvertierung von DTA-Lastschriften automatisch angelegt wurden, werden in dieser Kategorie angezeigt. Nach Erfassung aller notwendigen Mandatsdaten können Sie ein Formular zur Unterschrift für Ihren Zahlungspflichtigen ausdrucken. Ebenfalls können Sie das sog. Umdeutungsschreiben für bisherige Einzugsermächtigungen ausdrucken. Dafür wählen Sie in der Übersicht der Mandate über das Kontextmenü [Rechtsklick] die Funktion "Antrag auf neues Mandat" oder "Information zur Umwidmung bisheriges Einzugsverfahren". Alternativ können Sie rechts unten den Button [Drucken] verwenden. Seite 9

10 Es wird automatisch das für das jeweilige Lastschriftmandat relevante Formular angezeigt (einmaliges/wiederkehrendes Basis- /Firmenmandat). Nachdem der Zahlungspflichtige das Mandat unterschrieben hat, können Sie das Datum der Mandatserteilung erfassen und das Mandat für die Verwendung freigeben: Seite 10

11 Automatische Ergänzung von IBAN und BIC Um den Umstieg auf SEPA zu vereinfachen, wurde bereits in der Vorgängerversion 4.1 die Funktion "BIC und IBAN für SEPA automatisch ergänzen" implementiert. Sie finden diese im Bereich "Stammdaten" in den Empfängeradressen. Konvertierung bereits gespeicherter Empfängeradressen Markieren Sie die zu konvertierenden Datensätze (eine, mehrere oder alle gespeicherten Empfängeradressen) und wählen Sie aus dem Kontextmenü (Rechtsklick) "BIC und IBAN für SEPA automatisch ergänzen": Neue Empfängeradresse anlegen Bei Anlage einer neuen Empfänger-Bankverbindung können Sie IBAN und BIC direkt in der Erfassungsmaske automatisch ermitteln lassen. Geben Sie hierzu bitte die deutsche Kontonummer und Bankleitzahl ein und wählen im Anschluss die Schaltfläche "BIC/IBAN ermitteln": HVB efin ergänzt die ermittelten Daten in den dafür vorgesehenen Feldern. Zusätzlich wird für automatisch ergänzte Daten der Hinweis "BIC und/oder IBAN wurden automatisch generiert" angezeigt. Bitte beachten Sie folgenden Hinweis: Die Berechnung einer IBAN (International Bank Account Number) aus Bankleitzahl und Kontonummer ist in der ISO-Norm beschrieben. Da in Deutschland aber zahlreiche Ausnahmen zur standardisierten Berechnung der IBANs existieren, haben die Deutsche Bundesbank und die Deutsche Kreditwirtschaft (ehem. ZKA) im sog. "Abkommen über IBAN-Regeln" die Offenlegung der jeweils verwendeten IBAN-Berechnungsmethode vereinbart. Auf Basis dieser Daten ermittelt HVB efin die standard-berechenbaren IBANs. Nicht standardisiert ermittelbare Daten werden durch einen Service der HypoVereinsbank bereitgestellt und stehen daher ausschließlich HypoVereinsbank-Kunden zur Verfügung (hierfür ist die Eingabe Ihrer PIN erforderlich). Seite 11

12 Neue Erfassungsmasken für SEPA-Aufträge Zur vereinfachten Zahlungserfassung wurden in der Version 4.1 die Zahlungserfassungsmasken für SEPA-Aufträge zusammen gefasst und neu strukturiert. SEPA-Überweisungen, SEPA-Daueraufträge und EU-Standardüberweisungen Mit dieser Maske erfassen Sie zukünftig SEPA-Überweisungen, SEPA-Daueraufträge und EU-Standardüberweisungen. In den "Ausführungsoptionen" können Sie einstellen, ob diese Zahlung z. B. als Terminüberweisung an die Bank übermittelt werden soll oder eine lokale Wiedervorlage erstellt wird. Ebenso können Sie dort den Turnus für einen Dauerauftrag erfassen, einen Dauerauftrag ändern oder löschen. Neu ist die Funktion "Skontorechner", der bereits von Inlandszahlungen bekannt ist (Symbol neben dem Betragsfeld). Mit der Schaltfläche können Sie zur Eingabe eines strukturierten Verwendungszweckes wechseln (je nach Auftragsart). Der sog. "erweiterte Modus" dient zur Erfassung weiterer Detailinformationen, die bei SEPA-Zahlungen übermittelt werden können, wie z. B. der Ende-zu-Ende-Referenz, des Zahlungsgrunds (Purpose Code), der Art der Zahlung (Category Purpose) oder der postalischen Adresse Ihres Zahlungsempfängers. Wie gewohnt können Sie Zahlungen auch aus den Vorlagen heraus erstellen, eine neu erfasste Zahlung als Vorlage speichern oder den Zahlungsempfänger in den Stammdaten speichern. Informationen zu den SEPA-spezifischen Feldern erhalten Sie über die neuen Informationssymbole Mauszeiger darauf zeigen., indem Sie mit dem Über die Schaltfläche (früher: "gelbes Fragezeichen") können Sie den Versandstatus des Auftrages einsehen (erstmalig aktiv nach dem Speichern des Auftrages). Nach Versand des Auftrages an die Bank finden Sie z. B. die Information, ob der Auftrag angenommen und zur Ausführung vorgemerkt wurde. Seite 12

13 SEPA-Lastschriften Mit dieser Maske erfassen Sie zukünftig SEPA-Lastschriften. Wie bei SEPA-Überweisungen auch steht Ihnen diese Maske im einfachen und im erweiterten Modus zur Verfügung. Der Skontorechner wurde ebenfalls integriert (s. bei SEPA- Überweisungen). Im erweiterten Modus können Sie weitere SEPA-spezifische Felder befüllen, wie z. B. die postalische Adresse des Zahlungspflichtigen, eine Auftraggeberreferenz oder den Zahlungsgrund auf Einzelzahlungsebene ("Purpose Code"). Angaben zum SEPA-Lastschriftmandat wie die Mandatsreferenz und das Datum der Unterschrift erfassen Sie wie gewohnt in dieser Maske. Änderungen zum Mandat (z. B. neue IBAN des Zahlungspflichtigen) können wie bisher über die Funktion "Mandat geändert" erfasst werden: Seite 13

14 SEPA-Sammelaufträge Angaben, die sich auf alle Aufträge innerhalb einer Sammeldatei beziehen, wurden in den unteren Bereich der Bestandsübersicht ausgegliedert. Dort können Sie nun z. B. den Zahlungsgrund auf Sammlerebene (Category Pupose) wählen. Bei SEPA-Sammelüberweisungen können Sie zusätzlich z. B. den gewünschten Ausführungstermin wählen (terminierte SEPA- Sammelüberweisung) oder die Einzelbuchung der Teilaufträge beauftragen (hierfür sind ggf. gesonderte Vereinbarungen mit Ihrer Bank zu treffen). Bei SEPA-Sammellastschriften finden Sie in diesem Bereich u. a. das Einzugsdatum und Angaben zur Art und zur Sequenz der Lastschrift (Basis- oder Firmenlastschrift; einmalig/erstmalig/wiederkehrend/letzmalig). Seite 14