Gefährdungsanalyse in der NRW.BANK: Gesundheitliche Rahmenbedingungen der Arbeit (RADAR)

Transkript

1 4. Controlling Gesundheit und Erfolge messbar machen Peter Schröder Leiter Personalwirtschaft/-controlling Christine Karwath Fachkraft für Arbeitssicherheit NRW.BANK Gefährdungsanalyse in der NRW.BANK: Gesundheitliche Rahmenbedingungen der Arbeit (RADAR) Zusammenfassung Seit Inkrafttreten des Arbeitsschutzgesetzes 1996 sind die Arbeitgeber verpflichtet zu beurteilen, welchen Belastungen die MitarbeiterInnen während der Arbeit ausgesetzt sind, und zu ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen erforderlich sind. Die NRW.BANK erfüllt dies seit Ende 2006 im Rahmen der neuen, erweiterten Mitarbeiterbefragung RADAR. Über das alte System der Bildschirmarbeitsplatzanalyse hinaus, erstreckt sich der neue Fragenkatalog auch auf Fragen zur psychischen Belastung und zur Software-Ergonomie. Stressbedingte Belastungen sind zu einem der größten Gesundheitsrisiken in der modernen Arbeitswelt geworden. Arbeitstempo und Zeitdruck nehmen ständig zu. Damit sollten auch Stress und andere Formen psychischer Fehlbeanspruchung Gegenstand einer modernen Gefährdungsbeurteilung in Unternehmen sein. RADAR sorgt dafür, dass vermeidbare Belastungen rechtzeitig erkannt werden können. So können Maßnahmen vereinbart werden, die wirksam und nachweisbar die Belastungen reduzieren bzw. abstellen. Das Einführungsprojekt Zielsetzung des Einführungsprojektes war es, unter enger Einbeziehung der Arbeitnehmervertretung ein Verfahren zu entwickeln, das zur dauerhaften Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen geeignet ist und das es ermöglicht, mit vertretbarem Aufwand nicht nur eine Analyse aller Arbeitsbereiche, sondern jedes einzelnen Arbeitsplatzes im Haus sicherzustellen. Dies sollte auf Basis einer strukturierten Online-Befragung umgesetzt werden. Um die unmittelbar Betroffenen für die Thematik zu sensibilisieren, sollten Mitarbeiter/-innen und Führungskraft gleichermaßen in die Erhebung eingebunden werden. Die Verantwortung für die Auswertung, Koordination und Kontrolle der Gefährdungsanalyse sollte weiterhin der Fachkraft für Arbeitssicherheit obliegen. In einem intensiven Diskussions- und Testprozess auch unter Mitwirkung des Datenschutzbeauftragten wurde nicht nur an dem Verfahrensablauf gearbeitet, sondern insbesondere auch an dem Fragenkatalog. Besonderes Augenmerk wurde darauf gelegt, dass die Fragen leicht verständlich sind, sowie schnell und eindeutig beantwortet werden können.

2 Anzahl und Art der Fragen sowie unterschiedliche Interpretationen führten bei der Entwicklung des Fragenkatalogs immer wieder zu Anpassungen in den Formulierungen. Bei der Suche nach einem geeigneten Softwareanbieter waren drei Bedingungen entscheidend. Erstens sollte die Software den gesamten Workflow darstellen können also den Weg, den ein Fragebogen im Bearbeitungsverlauf vom Mitarbeiter über die Führungskraft bis zurück zur zentralen Bearbeitung nimmt. Zweitens sollte die Software eingeführt und praxiserprobt sein. Drittens sollte es möglich sein, die Software kostengünstig auf die spezifischen Belange der NRW.BANK anzupassen. Und selbstverständlich waren auch hier die Themen Datenschutz, Datensicherung und Datensicherheit angemessen zu berücksichtigen. Mit dem Bereich Personal wurde für die Testphase ein Pilotbereich ausgewählt, der in der gegebenen Konstellation (MitarbeiterInnen, Führungskräfte, Aufgaben und Ort) schon länger zusammenarbeitet, der an den beiden Standorten der NRW.BANK in Düsseldorf und Münster vertreten ist und dessen Erfahrungen vor einem bankweiten Rollout noch mit eingearbeitet werden könnten. Im Rahmen des Tests wurden auch die Datenschutzanforderungen überprüft. Der Pilot-Test verlief erfolgreich. Um möglichst schnell eine Routine im Ablauf der Befragung zu entwickeln, wurde die Befragung in der Folge zunächst in kleineren und mittelgroßen Bereichen durchgeführt. Seit Anfang des Jahres wird RADAR nach und nach auf die Gesamtbank ausgedehnt. Der Fragebogen Abbildung 1: Der Online-Fragebogen

3 4. Controlling Gesundheit und Erfolge messbar machen Anhand von 19 Fragen und mit einer Bearbeitungszeit von ca. 15 Minuten werden die Themenschwerpunkte Arbeitsplatzumgebungsbedingungen Anwenderfreundlichkeit der Software Organisatorische und sonstige Bedingungen individuell erhoben. Für die jeweiligen Themengebiete wurden unter anderem folgende Fragen erarbeitet: Arbeitsplatzumgebungsbedingungen: - Ermöglicht der Geräuschpegel eine störungsarme Sprachverständlichkeit am Arbeitsplatz? - Sind der Arbeitsstuhl und der Schreibtisch so eingestellt, dass eine einwandfreie Sitzhaltung gewährleistet ist? Anwenderfreundlichkeit der Software: - Bieten die Softwareprogramme ausreichend Erläuterungen und sind diese verständlich? Organisatorische und sonstige Bedingungen: - Haben Sie i. d. R. die Möglichkeit, die Arbeit am Bildschirm durch Tätigkeitswechsel zu unterbrechen? - Können Sie i. d. R. ohne unangemessenen Zeit- bzw. Termindruck arbeiten? Wo notwendig bzw. sinnvoll, werden die Fragen durch Erläuterungen ergänzt, die den betroffenen Sachverhalt weiter konkretisieren. Werden Beanstandungen gemeldet, so sollen diese beschrieben und durch die Kennzeichen akzeptabel oder stark gewichtet werden. Darüber hinaus haben die Teilnehmer die Möglichkeit, bereits hier Vorschläge zur Behebung der von ihnen beanstandeten Probleme zu vermerken. Bei der Gewichtung akzeptabel ist eine unmittelbare Behebung nicht erforderlich. In Abhängigkeit von der Bedeutung der Beanstandung wird diese z. B. im Rahmen von Arbeitsplatzbegehungen oder in größeren Zusammenhängen (wie der Neuanschaffung von Software oder bei Releasewechseln) aufgegriffen. Die Gewichtung stark führt zu einer kurzfristigen Bearbeitung. Sofern gewünscht, haben die Befragten die Möglichkeit, eine Beanstandung auch vertraulich direkt an die Fachkraft für Arbeitssicherheit per Mail zu schicken.

4 Der Ablaufplan Ablauf der Gefährdungsanalyse Verantwortlich Prozess Prüfung anstoßen Prüfung durchführen Stellung nehmen Maßnahmen planen Maßnahmen umsetzen QS der Maßnahmenumsetzung Umsetzung kontrollieren FASI (Fachkraft für Arbeitssicherheit) Steuern und Beraten MitarbeiterIn Führungskraft Unterstützen und Motivieren Umsetzungsverantwortlicher BereichskoordinatorIn Systemadministrator Abbildung 2: Der Ablaufplan Nachdem der zu befragende Fachbereich auf Vorschlag des Arbeitsschutzausschusses festgelegt wurde, nimmt die Fachkraft für Arbeitssicherheit Kontakt mit der Bereichsleitung und den anderen Führungskräften des Bereichs auf und legt mit diesen den Ablauf fest. Zielsetzung ist es, die beteiligten Personen über den zeitlichen und inhaltlichen Ablauf der Befragung zu informieren, Spielregeln (wie z. B. Freiwilligkeit und Vertraulichkeit) zu erläutern, die Nutzung der Software und die Aufgaben bzw. Rollen der jeweiligen Beteiligten zu klären. So ist z. B. ein/e BereichskoordinatorIn zu benennen, die die Fachkraft für Arbeitssicherheit bei der Prozesssteuerung vor Ort unterstützt und den KollegInnen im Bereich als AnsprechpartnerIn, z. B. zu Fragen der Nutzung des Online-Fragebogens, zur Seite steht. Diese BereichskoordinatorIn sollte neben technischem Verständnis eine hohe Akzeptanz bei den KollegInnen besitzen und Interesse an dieser Zusatzaufgabe haben. Der entscheidende Vorteil einer AnsprechpartnerIn vor Ort liegt insbesondere in dem größeren Vertrauen und in der schnellen Verfügbarkeit bei Rückfragen. Sofern gewünscht, wird eine Informationsveranstaltung mit allen MitarbeiterInnen vor Ort angeboten. Mit Beginn der technischen Freischaltung melden sich die MitarbeiterInnen per Weblink in dem Onlinesystem an. Die MitarbeiterInnen können in Abhängigkeit von ihrer eigenen Zeitplanung und Arbeitsbelastung an der Beantwortung der Fragen arbeiten. Auch eine zwischenzeitlich unterbrochene Bearbeitung kann durch Speicherung der bereits ausgefüllten Datenfelder und Wiederanmeldung fortgeführt werden. Ergibt die Bearbeitung der Fragen keine Beanstandungen, so wird der bearbeitete Fragebogen direkt an die Fachkraft für Arbeitssicherheit zur Archivierung weitergeleitet. Wurden bei einzelnen Fragen Beanstandungen gemeldet, so werden diese aber auch nur diese Fragen an die Führungskraft zur ergänzenden Stellungnahme weitergeleitet. Vor Weiterleitung dieser Stellungnahme an die Fachkraft für Arbeitssicherheit kann die MitarbeiterIn ein abschließendes Feedback dazu abgeben.

5 4. Controlling Gesundheit und Erfolge messbar machen Die Fachkraft für Arbeitssicherheit wertet die beantworteten Fragen aus und leitet die Beanstandungen an die Umsetzungsverantwortlichen der zuständigen Fachbereiche Personal und IT/Organisation/Interner Service (IOI) weiter. Während der Bereich Personal Rückmeldungen zu psychischen Belastungen, Kommunikationsproblemen oder zu Themen wie Zeitdruck bearbeitet, ist der Bereich IOI für Punkte wie (Geräusch-)Belästigung durch Drucker, Blendung bei PC-Bildschirmen bzw. Rückmeldungen zu Soft- und Hardwareergonomie zuständig. Konflikte und langfristig offene Punkte werden zunächst in den Arbeitsschutzausschuss und anschließend, falls erforderlich, in den Gesamtvorstand eskaliert. Wenn der/die MitarbeiterIn bestätigt, dass die Beanstandung behoben wurde, kann diese abgeschlossen und archiviert werden. Die für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Informationen erhalten die Beteiligten im Rahmen eines automatisierten Mailversands. Nach Beantwortung aller Fragebögen und Umsetzung der Maßnahmen zur Beseitigung der Beanstandungen führt die Fachkraft für Arbeitssicherheit mit der Bereichsleitung ein abschließendes Gespräch. Die Information des Arbeitsschutzausschusses und der Arbeitnehmervertretung über die Ergebnisse der Befragung beendet das Verfahren. Zielsetzung ist es, das Verfahren in jedem Fachbereich flächendeckend alle drei Jahre bzw. bei speziellem Anlass (z.b. bei Umzug oder IT-Providerwechsel) durchzuführen. Bisherige Erfahrungen Nachdem RADAR in mehreren, sehr unterschiedlichen Bereichen durchgeführt wurde, kann folgendes Zwischenfazit gezogen werden: Die MitarbeiterInnen, die bisher an RADAR teilnahmen, empfanden die Befragung als inhaltlich umfassend. Zudem gaben sie an, dass sie den Fragebogen in angemessener Zeit, zügig bearbeiten konnten. So konnte die erwartete Bearbeitungszeit in der Regel eingehalten werden. Die Fragen wurden als selbsterklärend empfunden. Bei den bisherigen Befragungen wurden bei ca. 9 Prozent der Fragen akzeptable Beanstandungen gemeldet und bei weniger als 1 Prozent starke Beanstandungen festgestellt. Ein dauerhaft nicht aufzulösender Konflikt hat sich bis heute nicht ergeben, so dass die bisherige Bilanz für die NRW.BANK durchweg positiv ist. Die Bearbeitung der zurückgemeldeten Mängel verläuft zum überwiegenden Teil ausgesprochen pragmatisch und lösungsorientiert. Das aktuelle Verfahren der Gefährdungsanalyse ist eng in das strategische Gesundheitsmanagement der NRW.BANK eingebettet. Beanstandungen bzw. Anregungen, die die Gesundheit der MitarbeiterInnen betreffen und von grundsätzlicher Bedeutung sind, werden durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit in die Arbeitsgruppe Gesundheit gegeben. Dort werden entsprechende Angebote für alle MitarbeiterInnen (z. B. zum Thema Stressbewältigung) entwickelt.

6 Die ernst gemeinte Unterstützung bei möglichen Belastungszuständen fügt sich aus Sicht der Betroffenen sehr gut in die Bemühungen der Bank zum Arbeits- und Gesundheitsschutz ein. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der NRW.BANK mit der neuen Gefährdungsanalyse ein Instrument zur Verfügung steht, das die Gefährdungen auch über das gesetzlich erforderliche Maß hinaus zielgerichtet erhebt und nachhaltig bearbeitet und dabei eine breite Akzeptanz findet.