IFS Broker Anforderungen und Umsetzung

Transkript

1 IFS Broker Anforderungen und Umsetzung Dr. Katharina Kemper 27. September 2011

2 Themen des Tages IFS Broker Was muss getan werden und warum? Was fordert der Standard? Wie kann im Audit bewertet werden? Wo geht es hin? Dr.K.Kemper 2

3 IFS Broker IFS Broker konzentriert sich auf die Brokeraktivitäten Lieferantenauswahl Sicherstellung der Sicherheit/Legalität der Produkte und Kundenanforderungen an die Produkte Zielsetzung Händler /Agenturen müssen sichere und eindeutige Prozesse zur Auswahl sicherer Lieferanten nachweisen Dr.K.Kemper 3

4 IFS Broker- Anwendungsbereich IFS Broker wird angewendet bei allen Unternehmen, die in erster Linie Handelsaktivitäten vornehmen, einkaufen oder selbst Lieferanten auswählen Waren an Kunden versenden, an Kunden berechnen auch wenn der Händler keinen Kontakt zu den Produkten hat oder hatte Kaufmännische Unternehmen wie Broker und Agenturen, die Produkte nie sehen, müssen nach dem IFS Broker auditiert werden. Unternehmen, die nach IFS Food zertifiziert sind und mit Waren handeln, müssen nicht zusätzlich nach IFS Broker auditiert werden Dr.K.Kemper 4

5 Weitere Angaben Auditdauer: Minimum: 8 Stunden, davon 4 Stunden vor Ort Auditlevel: >75% und < 95 % => Basisniveau > 95% => Höheres Niveau Auditintervall 12 Monate Dr.K.Kemper 5

6 Broker im Sinne des IFS Standards Broker sind Handelsunternehmen, die als Makler Geschäftsabschlüsse zwischen den Herstellern von Lebensmitteln, Haushalts- und Körperpflegeprodukten und Ihren Kunden vermitteln Broker wählen ihre Lieferanten selbst aus und kaufen die Ware selbst oder im Auftrag zum Zwecke des Weiterhandelns Sie können logistische Aktivitäten auf eigenen Namen oder über Dienstleister organisieren Broker berechnen ihren Kunden die Ware direkt, ohne zwangsläufig selbst mit dem Produkt in Berührung gekommen zu sein Dr.K.Kemper GmbH

7 Händler, Importeur, Agentur Händler: Geschäftsbetrieb, der Produkte direkt an den Endverbraucher verkauft Importeur: Händler, der ein Import-Geschäft betreibt, der im Ausland Güter einkauft, sie transportieren lässt, sie in ein Zielland einführt, eine Verzollung und andere amtlich eventuell notwendigen Formalitäten erledigt und diese Güter anschließend im Inland in dem Wirtschaftsverkehr bringt, indem er diese an Konsumenten oder Zwischenhändler zum Kauf anbietet Agentur : ein Büro, das für bestimmte Personengruppen die Vertretung ihrer Interessen übernimmt. Dr.K.Kemper 7

8 Abgrenzung ggü. anderen IFS Standards IFS Food nur für Lebensmittelhersteller IFS HPC Hersteller von Haushalts- und Körperpflegeprodukten IFS Cash & Carry Cash-&-Carry und/oder Großhandelsbetriebe, die mit ihren eigenen losen und verpackten Produkten handeln IFS Logistik Dienstleistungsunternehmen, die verpackte Produkte im Namen eines Dritten logistisch handhaben IFS Broker Unternehmen, die Waren einkaufen, aber nicht selbst mit den Waren in Berührung kommen und diese Waren direkt an den Kunden liefern Dr.K.Kemper 8

9 Gliederung des Standards 1. Unternehmensverantwortung 2. Qualitäts-Management System 3. Ressourcenmanagement 4. Dienstleistungsprozess 5. Messungen, Analysen und Verbesserungen 6. Besondere Anforderungen für Broker In Summe 67 Anforderungen Dr.K.Kemper 9

10 Spezielle Anforderungen für Broker Kapitel 4 Dienstleistungsprozess z.b. 4.1 Vertragsprüfung 4.2 Produktspezifikationen 4.16 Rückverfolgbarkeit Kapitel 6 Spezielle Anforderungen für Broker 6.1 Produktentwicklung 6.2 Einkauf 6.3 Produktverpackung 6.4 Produktanalysen 6.5 Externe Logistik Dienstleister Dr.K.Kemper 10

11 Kapitel 1 Unternehmensverantwortung Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien Unternehmensstruktur / Unternehmensprozesse Überprüfung durch die Unternehmensleitung Dr.K.Kemper 11

12 Unternehmensverantwortung Unternehmenspolitik / Unternehmensleitlinien Unternehmensstruktur und Unternehmensprozesse!KO! Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten kennen und die Mechanismen zur Überwachung der Wirksamkeit ihrer Handlungen greifen Überprüfung durch die Unternehmensleitung Bewertung des Systems in regelmäßigen Abständen zur kontinuierlichen Verbesserungen Einführung eines Systems, das Informationen über alle relevanten Gesetze ermöglicht Dr.K.Kemper 12

13 Verantwortung Verantwortlichkeiten incl. Stellvertretung müssen nachvollziehbar und geregelt werden Stellenbeschreibungen oder Funktionsbeschreibungen sollten vorliegen Ein Organigramm kann ausreichend sein Es muss ein System der Informationsbeschaffung zu Gesetzen/Verordnungen der Importländer vorhanden sein Broker müssen über die gesetzlichen Bedingungen in den Ursprungsländern informiert werden, die einen erheblichen Einfluss auf die Legalität der gehandelten Waren nehmen können. z.b. über Rückstandsanalytik Dr.K.Kemper 13

14 System zur Informationsbeschaffung Was ist zu regeln? Ausreichende Informationsquellen der Bestimmungsländer Aufrechterhaltung der Aktualität und Vollständigkeit Informationsaustausch zwischen Lieferanten und Partnern Wie werden Änderungen aufgenommen, umgesetzt und weitergeleitet? Es geht darum, vor- und nachgelagerte Stufen zu kennen und die erforderlichen Informationen vollständig und zeitnah weiterzuleiten, um die Lebensmittelsicherheit im Handelsprozess zu gewährleisten Dr.K.Kemper 14

15 Kapitel 2 Qualitätsmanagement HACCP Anforderungen an die Dokumentation Lenkung von Aufzeichnungen Dr.K.Kemper 15

16 !KO! Qualitäts-/Risikomanagement HACCP auf Basis Codex Alimentarius Grundlage des Produktsicherungssystems ist ein systematisches und nachvollziehbares Risikomanagementsystems, das auf der Dokumentationssystematik des Codex Alimentarius basiert Darüber hinaus gehende gesetzliche Forderungen im Produktionsland oder dem Bestimmungsland müssen berücksichtigt werden D.h. der Broker muss analysieren, welche Gefahren im Ursprungsland, während Transport und Lagerung bis hin zum Kunden möglich sind! Dr.K.Kemper 16

17 Qualitäts-/Risikomanagement HACCP auf Basis Codex Alimentarius Folgende Punkte müssen erfüllt sein: Flussdiagramm umfasst alle relevanten Schritte des Broker Geschäftes einschließlich der vor- und nachgelagerten Stufen. Risikobeschreibung Lenkungsmaßnahmen für die identifizierten Risiken Dokumentation Dr.K.Kemper 17

18 Risikobewertung die Risikobewertung muss dokumentiert werden die Risikobewertung muss regelmäßig überprüft und aktualisiert/überarbeitet werden GVO und Allergene müssen berücksichtigt werden die Risikobewertung muss von qualifizierten Personen ausgeführt werden (angemessene Produkt- und Prozess- Kenntnisse). Die Rückverfolgbarkeit muss gemäß Verordnung 178/2002 sichergestellt sein. Dr.K.Kemper 18

19 Qualitätsmanagement Anforderung an die Dokumentation Erstellung, Verfügbarkeit, Änderung, Archivierung Lenkung von Aufzeichnungen Detaillierte, lückenlose Nachweisführung, Aufbewahrung Produktaufzeichnungen müssen entsprechend der rechtlichen Anforderungen aufbewahrt werden Sofern keine Archivierungszeiten vorgegeben sind, werden Aufzeichnungen mindestens bis zum Ablauf des Haltbarkeitsdatums aufbewahrt, um eine Überprüfung zu ermöglichen. Für Produkte, die über eine sehr kurze bzw. keine Haltbarkeitsfristen verfügen, wird die Archivierungsdauer für Aufzeichnungen mittels einer Gefahrenanalyse festgelegt Dr.K.Kemper 19

20 Monitoring CCP Als Richtlinie sollte Folgendes berücksichtigt werden. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um eine vollständige Liste: Online-Messung Offline-Messung fortlaufende Messung, z.b. Thermographen, ph-meter usw. wenn diskontinuierliche Messungen verwendet werden, muss das System gewährleisten, dass die entnommene Probe für den Produktposten repräsentativ ist. Dr.K.Kemper 20

21 Kapitel 3 Ressourcenmanagement Ressourcenverwaltung Schulung Nachweis von Kompetenz, Ausbildung, Berufserfahrung Schulungen: Schulungsprogramme in Bezug auf Produktanforderungen Dr.K.Kemper 21

22 Kapitel 4 Herstellungs-/ Dienstleistungsprozess Vertragsprüfung Produktspezifikationen Rückverfolgbarkeit Dr.K.Kemper 22

23 Dienstleistungs-, Herstellungsprozess Vertragsprüfung Alle Kundenanforderungen an Produkte, Qualitätsprogramme und Auslieferung beim Kunden sind definiert und werden verstanden, bevor eine schriftliche Liefervereinbarung abgeschlossen wird. Es wird überprüft, ob alle Kundenanforderungen erfüllt wurden in allen Punkten Änderungen werden erfasst und kommuniziert Kundenanforderungen werden den Lieferanten mitgeteilt Dr.K.Kemper 23

24 Dienstleistungs-, Herstellungsprozess Produktspezifikationen Für alle Endprodukte liegen Spezifikationen vor, die, sofern erforderlich (z.b. Handelsmarken), mit den Vertragspartnern schriftlich vereinbart sind. Spezifikationen sind aktuell, eindeutig formuliert und verfügbar und entsprechen immer den gültigen rechtlichen Bestimmungen!KO! Die Kundenspezifikationen sind vollständig eingehalten Rückverfolgbarkeit Dr.K.Kemper 24

25 Produktspezifikationen Was ist zu berücksichtigen? EU-Vermarktungsnormen Handelsklassengesetz der Export- und Importländer Handelsklassenverordnung Kundenspezifikationen Legalität, Aktualität, Plausibilität und Vollständigkeit Dr.K.Kemper 25

26 Rückverfolgbarkeit!KO! Ein System zur Rückverfolgbarkeit ist vorhanden. Es ermöglicht eine Identifizierung auf Basis der Produktkennzeichnung, die Rückverfolgbarkeit zum individuellen Produzenten und den Chargen sowie zu den belieferten Kunden sichert. Das Rückverfolgbarkeitssystem wird in festgelegten Intervallen in beide Richtungen (vom gelieferten Produkt zur Rohware und umgekehrt) überprüft, dokumentiert und gegebenenfalls angepasst, dies beinhaltet auch die Mengenprüfung. Dr.K.Kemper 26

27 Kapitel 5 Messungen, Analysen, Verbesserungen Interne Audits Produktsperrungen und Produktfreigabe Umgang mit Beanstandungen/ Reklamationen von Behörden und Kunden Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme und Rückruf Umgang mit nichtkonformen Produkten Korrekturmaßnahmen Dr.K.Kemper 27

28 Interne Audits!KO! Die internen Audits werden nach einem festgelegten Plan durchgeführt. Bereich (inklusive Außenbereiche) und Häufigkeit sind durch Risikoanalyse festgelegt. Interne Audits werden wenigstens 1 x jährlich in jedem Bereich durchgeführt. Es ist festgelegt, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt, die aus den internen Audits resultierenden Korrekturmaßnahmen verifiziert werden. Dr.K.Kemper 28

29 Produktsperrungen und Produktfreigabe Es existiert im Unternehmen ein auf eine Risikoanalyse basiertes Sperr- und Freigabeverfahren für alle Rohstoffe, Halbfertigprodukte, Fertigprodukte, verwendete Ausrüstungen und Verpackungsmaterial. Es ist sichergestellt, dass nur Produkte ausgeliefert werden, die den Produktanforderungen entsprechen Dr.K.Kemper 29

30 Umgang mit Beanstandungen /Reklamationen von Behörden und Kunden Es ist ein System eingeführt Fachkundiges Personal ist benannt Kunden werden informiert Auswertungen werden geplant und durchgeführt Die Reklamationsauswertung wird den entsprechenden Verantwortlichen und der Unternehmensleitung zur Verfügung gestellt Dr.K.Kemper 30

31 Rückruf und Rücknahme!KO! Ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf jeglicher Erzeugnisse ist eingeführt. Dies stellt sicher, dass betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden. Dieses Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von Verantwortlichkeiten Das Verfahren für Rücknahmen wird intern regelmäßig mindestens einmal jährlich, basierend auf einer Risikoanalyse, hinsichtlich seiner Praktikabilität, Funktionalität und zeitnahen Umsetzung getestet. Der Test erfolgt auf eine angemessene Art und Weise, um die Wirksamkeit der Umsetzung und die Funktion zu überprüfen. Dr.K.Kemper 31

32 Umgang mit nichtkonformen Produkten!KO! Es existiert ein wirksames Verfahren zum Umgang mit nichtkonformen Produkten Dieses Verfahren beinhaltet mindestens: Isolierung / Sperrverfahren, die Risikobewertung, die Identifikation (z.b. Kennzeichnung), die Entscheidung über die weitere Verwendung (z.b. Freigabe, Nachbearbeitung/Nachbehandlung, Sperrung, Quarantäne, Rückweisung/Entsorgung) Information in der Prozesskette Für Ware, die vernichtet werden muss, sind Entsorgungsnachweise vorzulegen, bzw. es muss sichergestellt sein, dass diese Ware nicht in den Verkehr gekommen ist Dr.K.Kemper 32

33 Keine Angst vor internen Audits Interne Audit sind notwendig decken Stärken und Schwächen auf sensibilisieren Mitarbeiter sind eine wichtige Informationsbasis für die oberste Leitung dienen als wichtiges Nachweisinstrument gegenüber Leitung und Mitarbeitern Kunden und Behörden Interne Audits müssen geplant objektiv transparent und effektiv sein! Dr.K.Kemper 33

34 Wer ist nun der ideale interne Auditor? die oder der mit dem Chamäleon Rundumblick!! flexibel neugierig quicklebendig interessiert zuverlässig und loyal Dr.K.Kemper 34

35 Korrekturmaßnahmen!KO! Korrekturmaßnahmen werden schnellstmöglich, sowie eindeutig formuliert, dokumentiert und ergriffen, um ein erneutes Auftreten der Nichtkonformität zu verhindern. Die Verantwortlichkeiten und die Fristen für die Korrekturmaßnahmen sind eindeutig definiert. Die Dokumentation wird sicher aufbewahrt und ist leicht zugänglich. Dr.K.Kemper 35

36 Kapitel 6 Spezielle Anforderungen an den Broker Produktentwicklung Einkauf Produktverpackung Produktanalysen externe Logistikdienstleister Dr.K.Kemper 36

37 Produktentwicklung Spezielle Anforderungen an Broker Produktentwicklung Für die Produktentwicklung ist ein Verfahren festgelegt. Es berücksichtigt Risiken und Patente und zeigt, dass alle existierenden und neuen Produkte darauf ausgerichtet sind, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen Kommt sehr selten vor! Nur anwendbar, wenn Einzelhändler Produkte im Unterauftrag entwickeln lassen Dr.K.Kemper 37

38 Einkauf Zugekaufte Produkte und Dienstleistungen entsprechen den jeweils gültigen Spezifikationen und vertraglichen Vereinbarungen Es ist nachvollziehbar, welche Produkte von welchen Lieferanten bezogen werden oder wurden Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Überwachung von Lieferanten (intern und extern) vor. Dies gilt ebenso für ausgelagerte Dienstleistungsschritte, z.b. Produktion, Be- und Verarbeitung Dr.K.Kemper 38

39 Einkauf Das Verfahren zur Zulassung und Überwachung beinhaltet klare Bewertungskriterien, wie z.b. Audits, Analysezertifikate, Lieferantenzuverlässigkeit, Reklamationen sowie geforderte Leistungsstandards, auf Basis einer Risikoanalyse. Gibt es einen IFS Standard, der auf die Produktgruppe anwendbar ist (IFS Food, IFS HPC), soll der Hersteller des Produktes, der für den Broker arbeitet, IFS zertifiziert sein, es sei denn, der Kunde (Einzelhandel) hat ausdrücklich andere Konditionen akzeptiert Dr.K.Kemper 39

40 Lieferantenbewertungen Es müssen Lieferantenbewertungen durchgeführt werden Die Ergebnisse der Lieferantenbewertungen werden regelmäßig überprüft. Die Ergebnisse dieser Überprüfung sowie daraus resultierende Maßnahmen sind zu dokumentieren Dr.K.Kemper 40

41 Produktverpackung Alle Verpackungen entsprechen den aktuellen rechtlichen Bestimmungen Für alle eingesetzten Verpackungen liegen detaillierte Spezifikationen vor. Die Konformität zwischen dem Produkt und der Etikettierung wird fortlaufend während des Handelsprozesses sichergestellt Es müssen stets die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten sein (z.b. Einsatz von Kunststoffen in Verschlüssen) Dr.K.Kemper 41

42 Produktanalysen Die spezifikationsgemäßen Produktanforderungen werden durch geeignete Verfahren inkl. rechtlicher Bestimmungen und Spezifikationen sichergestellt. Hierfür werden erforderliche mikrobiologische, physikalische und chemische Analysen intern durchgeführt und/oder extern in Auftrag gegeben Es reicht nicht aus, dass der Broker eine Zusicherung von Lieferanten hat, dass Analysen durchgeführt wurden. Der Broker muss selbst stichprobenhaft Analysen in Auftrag geben Die Analysenberichte müssen aktuell und nachvollziehbar sein Der Stichprobenplan muss auf einer Gefahrenanalyse oder Kundenanforderungen beruhen Dr.K.Kemper 42

43 Externe Logistikdienstleister Falls die Firma externe Transport- oder Lagerdienstleistungen in Anspruch nimmt, sind alle notwendigen Anforderungen eindeutig vertraglich festgelegt oder der Dienstleister unterliegt den Anforderungen des IFS Logistik Falls ein eigenes Lager vorhanden ist oder selbst eine eigene Transportdienstleistung erbracht wird, so ist diese nach dem IFS Logistic Standard zu zertifizieren Dr.K.Kemper 43

44 Fazit Es gibt viel zu tun! Es bedarf einer sehr engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Broker Der Broker sieht die Ware nicht, trägt aber dennoch eine hohe Verantwortung in der Kette Erzeuger-Lieferant-Broker-Kunde Der Broker muss sehr gut über alle aktuellen gesetzlichen Anforderungen und aktuellen Gefahren im globalen Handel informiert sein Der Kommunikations- und Informationsfluss muss funktionsfähig und ausreichend gesichert sein um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können! Dr.K.Kemper 44

45 Lassen Sie uns diskutieren Dr.K.Kemper 45

46 In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Erfolg und danke für Ihre Aufmerksamkeit! Dr.K.Kemper 46