Richtlinien zur Verwaltung des Beitrags für Gemeinsame Forschungsprojekte (Joint Research Projects - JRP)

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1 ESTROM Environmental Science & Technology in Romania Richtlinien zur Verwaltung des Beitrags für Gemeinsame Forschungsprojekte (Joint Research Projects - JRP) zuhanden der Koordinatoren, deren Partner und der beitragsverwaltenden Stellen

2 Inhaltsverzeichnis 1. Verwaltung der Beiträge 3 2. Beitragsbeginn 3 3. Freigabe der Beiträge 3 4. Überweisungen von Geldern nach Rumänien 3 5. Budgetverschiebungen 3 6. Ausgaben 4 7. Rubriken 4 8. Informationen zu den Budgetrubriken Apparate, Bestandteile Equipment and Components Verbrauchsmaterial, Unterhalt Consumables, Maintenance Reisen - Travel Expenses Unterkunft, Mahlzeiten Cost of Room and Board Indirekte Kosten Indirect Costs Individuelle Beiträge - Individual Grants Koordinationskosten Co-ordination Costs Auftragskosten Contract Costs Various Expenses 6 9. Währungsumrechnung Berichterstattung Rückerstattung nicht verwendeter Beiträge Mehrausgaben Zinsen Formulare Finanzieller Schlussbericht: Unterteilung der ESTROM-Rubriken 7 Seite 2 von 7

3 1. Verwaltung der Beiträge Der ganze für das Projekt bewilligte Betrag, d. h. sowohl der Teil für die schweizerische Seite wie auch derjenige für die rumänische Seite, wird vom Schweizerischen Nationalfonds (nachfolgend der SNF ) an die Institution (beitragsverwaltende Stelle) des Koordinators 1 in der Schweiz (Beitragsempfänger) überwiesen. Er ist zuständig für die Überweisung der Gelder an den/die rumänischen und gegebenenfalls schweizerischen Partner. Die beitragsverwaltenden Stellen üben für die Beitragsempfänger eine treuhänderische Funktion aus. Sie haben gegenüber den Beitragsempfängern keine Weisungsbefugnis, machen diese jedoch unverzüglich darauf aufmerksam, wenn sie eine der Zusprache widersprechende Verwendung der Beiträge feststellen. Gegenüber dem SNF bleiben alleine die Beitragsempfänger für die mit der Zusprache konforme Verwendung der Beiträge verantwortlich. 2. Beitragsbeginn Der Beitragsbeginn fällt in der Regel auf den ersten Tag eines Kalendermonats. Die Beitragsempfänger teilen dem SNF den gewünschten Beitragsbeginn mit dem Formular Antrag auf Beitragsfreigabe mit. Der SNF bestätigt den Beitragsempfängern den definitiven Beitragsbeginn zusammen mit der Freigabe der Beiträge. 3. Freigabe der Beiträge Der Beitragsempfänger beantragt die Freigabe des Beitrages mit dem zur Verfügung gestellten Formular Antrag auf Beitragsfreigabe. Auf dem Formular sind die für die Auszahlung und Verwaltung des Beitrags notwendigen Angaben zu machen. Die im Antrag auf Beitragsfreigabe anzugebende erste Tranchenzahlung darf maximal der im Bewilligungsschreiben aufgeführten ersten Tranche entsprechen. Für den Abruf der zweiten Tranche ist das zu diesem Zweck auf der Webseite des SNF verfügbare Formular zu verwenden (vgl. Punkt 14). 4. Überweisungen von Geldern nach Rumänien Grundsätzlich stehen für Tranksaktionen verschiedene Wege offen. Ist der Transfer der Gelder von den rumänischen Instituten an die entsprechenden Forschungsgruppen gewährleistet, können die Gelder auf Bankkonten der Institute überwiesen werden. Überweisungen an die rumänischen Partner können unter Berücksichtigung rechtlicher Erfordernisse des Partnerlandes auch auf Konten der am Projekt beteiligten Personen erfolgen. Der für die rumänischen Partner bestimmte Betrag sollte nicht auf einmal überwiesen werden, sondern in mehreren (viertel- oder halbjährlichen) Tranchen, insbesondere, wenn noch keine Überweisungen vorgenommen worden sind. Erst wenn die gewählte Bank und Methode sich bewährt haben und die Partnerschaft zufriedenstellend verläuft, sollten grössere Beträge überwiesen werden. 5. Budgetverschiebungen Ausgaben sind unbedingt gemäss bewilligtem Budget (Beilage zur Bewilligung) zu tätigen. Falls im Laufe des Projekts eine Budgetrubrik nicht ausreicht und auf Kosten einer anderen überschritten werden soll, muss beim SNF ein schriftlicher Antrag gestellt werden, welcher durch die Programmleitung von ESTROM beurteilt wird. Das Bewilligen von Rubrikverschiebungen ist für den SNF aus Gründen der Nachvollziehbarkeit bei der abschliessenden Finanzkontrolle unabdingbar. Keiner Genehmigung bedürfen derartige 1 Das Dokument ist zur besseren Übersicht nur in männlicher Form angefasst selbstverständlich sind aber beide Geschlechter angesprochen. Wir bitten um Ihr Verständnis. Seite 3 von 7

4 Verschiebungen, wenn der zu verschiebende Betrag weniger als 10 % des Gesamtbetrags sowohl der belastenden als auch der begünstigten Budgetrubrik ausmacht. Wird dieselbe Budgetrubrik mehrmals für Budgetverschiebungen in Anspruch genommen, darf die Summe der verschobenen Beträge 10 % des Gesamtbetrags der betreffenden Budgetrubrik nicht überschreiten. Andernfalls ist die Genehmigung des SNF einzuholen. 6. Ausgaben Ausgaben dürfen nur während der offiziellen Projektdauer getätigt werden. Sollen Ausgaben nach dem offiziellen Projektende getätigt werden, muss beim SNF vorgängig eine schriftliche Projektverlängerung beantragt werden. Für alle Ausgaben, die den Betrag von CHF 150. übersteigen, sind Originalquittungen beizubringen. Rechnungen, die nicht in englischer, französischer oder deutscher Sprache verfasst sind, müssen entweder auf den finanziellen Formularen oder direkt auf den Rechnungen mit einer kurzen Erläuterung in einer dieser drei Sprachen versehen werden. Sämtliche Fremdwährungen sind in Schweizer Franken umzurechnen. Der Beitragsempfänger muss über die Art der Verwendung der überwiesenen Tranche an den Projektpartner abrechnen. Eine Bestätigung, dass der Partner einen bestimmten Betrag erhalten hat, ist nicht ausreichend. 7. Rubriken Alle Ausgaben müssen jeweils einer Rubrik des bewilligten Budgets zugeordnet werden. Bei allen Ausgaben ist jeweils zwischen dem rumänischen und dem schweizerischen Budget zu unterscheiden, d. h. bei allen Ausgaben muss die Aufteilung zwischen Schweizerpartnern und rumänischen Partnern klar definiert sein. Der Beitragsempfänger wird gebeten, mit dem wissenschaftlichen Zwischenbericht eine Übersicht über die getätigten Ausgaben zu unterbreiten. Ein entsprechendes Formular wird zur Verfügung gestellt (vgl. Punkt 14). 8. Informationen zu den Budgetrubriken 8.1. Apparate, Bestandteile Equipment and Components Nur für rumänische Partner zulässig. Umfasst Geräte und Material von bleibendem Wert. Solches kann im Rumänien selbst oder in der Schweiz bzw. einem anderen Land eingekauft werden (bei der Wahl sind auch Wartungs- und Reparaturmöglichkeiten zu berücksichtigen). In Rumänien gekaufte Apparaturen können vom Leiter bzw. einer Vertrauensperson der rumänischen Forschungsgruppe gekauft und das Geld vom Koordinator an diesen überwiesen werden (dem SNF sind Originalbelege zu unterbreiten). In einem Drittland eingekauftes Material kann direkt vom Koordinator in der Schweiz bezahlt werden. In diesem Fall muss der rumänische Partner bestätigen, dass die Apparaturen in seinen Besitz übergegangen sind. Apparate und Bestandteile müssen während der offiziellen Projektdauer bezogen werden. Ausnahmsweise dürfen Apparate und Bestandteile, die drei Monate vor dem Projektstart bezogen worden sind, dem Projekt belastet werden, wenn diese erst nach dem Start der Projektarbeit benutzt werden Verbrauchsmaterial, Unterhalt Consumables, Maintenance Umfasst Verbrauchsmaterial (z. B. Chemikalien), Unterhalt und Miete von Apparaturen. Für alle Ausgaben, die den Betrag von CHF 150. übersteigen, sind Originalquittungen beizubringen Reisen - Travel Expenses Umfasst jede Art von Reisetätigkeiten im Rahmen des Projektes. Für Besuche von Konferenzen ausserhalb Europas muss vorgängig und schriftlich die Zustimmung des SNF eingeholt werden. Bei Buchungen von Flügen ist das Angebot mit dem bestmöglichen Preis- /Leistungsverhältnis anzunehmen. Es dürfen ausschliesslich Flüge der Economy-Klasse abgerechnet werden. Zum Nachweis von Reisen sind dem SNF zwingend Originale der Seite 4 von 7

5 Flugscheinquittungen (passenger receipts) zu unterbreiten. Pro Autokilometer dürfen maximal CHF.60 geltend gemacht werden. Reisekosten der drei Programm-Treffen in Rumänien müssen ebenfalls in dieser Rubrik verbucht werden (Kick-off Meeting, Midterm-Meeting und Schlusstreffen; Teilnahme des Koordinators und von mindestens einem rumänischen Partner ist obligatorisch) Unterkunft, Mahlzeiten Cost of Room and Board Finanziert werden Forschungsaufenthalte von schweizerischen und rumänischen Forschenden im Partnerland, sowie Konferenzteilnahmen im Rahmen des Projektes. Es handelt sich dabei um in ihrer Höhe fallweise festzulegende Pauschalbeiträge (bis max. CHF 150. pro Tag, CHF pro Monat oder CHF 7'500. für drei Monate), welche Übernachtungskosten, Mahlzeiten, Versicherung, öffentlicher Verkehr abdecken sollen und über die nicht im Detail abzurechnen ist. Der Aufenthalt von Gastwissenschaftlern aus Rumänien in der Schweiz wird nur bis zu 3 Monaten pro Person und Jahr finanziert. Der SNF betrachtet die Unterstützung als spesenähnlichen Beitrag, der die Unkosten des Aufenthalts deckt. Ein entsprechendes Formular wird zur Verfügung gestellt (vgl. Punkt 14). Aufenthaltskosten der drei Programm- Treffen in Rumänien müssen ebenfalls in dieser Rubrik verbucht werden (Kick-off Meeting, Midterm-Meeting und Schlusstreffen; Teilnahme des Koordinators und von mindestens einem rumänischen Partner ist obligatorisch) Indirekte Kosten Indirect Costs Nur für rumänische Partner zulässig. Allfällige Beiträge für Betriebs- und Unterhaltskosten an die Verwaltung der rumänischen Institutionen, welche maximal 10 % des gesamten Betrags an ein bestimmtes Forschungsteam ausmachen dürfen. Eine Quittung über die Gesamtsumme und den Adressaten (Verwaltungsstelle des Partnerinstituts) ist beizulegen. Über Details müssen keine Angaben gemacht werden Individuelle Beiträge - Individual Grants Nur für rumänische Partner zulässig. Individuelle Beiträge dienen dazu, die Forschenden an ihren Instituten in Rumänien finanziell zu unterstützen. Sie stellen Ergänzungsbeiträge zu den ordentlichen Salären der rumänischen Forschenden dar, die allfällig zu entrichtende Sozialabgaben bereits beinhalten. Die Zahlungen sind mittels Empfangsbescheinigungen direkt durch die anspruchsberechtigte Person zu bestätigen. Die Bescheinigungen sollen Auskunft geben über: Nummer des Projektes, Name des Empfängers, seines Arbeitsortes, den erhaltenen Betrag, die Dauer des Engagements, den Grad der Beschäftigung. Ein entsprechendes Formular wird zur Verfügung gestellt (vgl. Punkt 14). Individuelle Beiträge in Rumänien werden während einer Aufenthaltsdauer in der Schweiz von einem Monat oder länger nicht finanziert. Individuelle Beiträge sollten vorzugsweise zur Unterstützung jüngerer Wissenschaftler genutzt werden. Für eine 100 % Stelle sind die individuellen Beiträge für rumänische Team-Mitglieder gegenwärtig zwischen CHF 200. bis CHF 600. pro Monat festgelegt (inklusive Sozialabgaben). Die Höhe des Betrags ist von der Funktion des Wissenschaftlers abhängig: technische Angestellte oder Fachpersonal erhalten bis zu CHF 200. ; Universitätsabsolventen CHF 300. ; Post-Doc CHF 400. ; Wissenschaftler CHF Es ist zu beachten, dass diese Angaben als Höchstbeträge gelten und den lokalen Verhältnissen (Kaufkraftparität) angepasst werden müssen. Dies nach Absprache mit den Teamleitern und dem Koordinator Koordinationskosten Co-ordination Costs Ausgaben für Organisation, Koordination und Management im Rahmen des Projekts, für zusätzlichen Personenbedarf sowie Reisekosten des Koordinators (exkl. Reisekosten für Programm-Meetings, siehe Punkt 8.3 und 8.4). Die erbrachten Leistungen müssen belegt sein Auftragskosten Contract Costs Entschädigungen an Drittpersonen, die im Rahmen des Projekts besondere Fachkenntnisse und Leistungen zugunsten der Partner erbringen. Seite 5 von 7

6 8.9. Various Expenses Alle Kosten, welche nicht unter den anderen Budgetrubriken einzuordnen sind (z. B. Publikationskosten, Entschädigung von Testpersonen, Übersetzungen, Beiträge an Dienstleister, Nutzungsgebühren von externen Datenbanken, Entschädigung an wissenschaftliches Personal, welches dem Koordinator oder anderen Schweizerpartnern unterstützend zur Seite steht). 9. Währungsumrechnung Bei der Umrechnung in Schweizer Franken kann ein Durchschnittskurs für eine grössere Abrechnungsperiode genommen werden (z. B ). 10. Berichterstattung Neben dem wissenschaftlichen Zwischenbericht ist dem SNF nach Abschluss des Projekts ein finanzieller Schlussbericht durch den Schweizer Koordinator zu unterbreiten, welcher sowohl seine wie auch die detaillierten Ausgaben der Partner in Rumänien mit einschliesst. Es wird kein offizieller finanzieller Zwischenbericht verlangt, auch wenn das Projekt mehr als 12 Monate dauert. Dagegen werden im wissenschaftlichen Zwischenbericht einige summarische Angaben zum finanziellen Stand verlangt. Für die finanzielle Abrechnung können die üblichen Formulare des Schweizerischen Nationalfonds benützt werden (vgl. Punkt 14). 11. Rückerstattung nicht verwendeter Beiträge Werden die Beiträge des SNF im Rahmen der bewilligten Forschungsarbeiten nicht vollständig aufgebraucht, sind die Beitragsempfänger zur Rückzahlung der entsprechenden Aktivsaldi verpflichtet, sofern diese nicht weniger als CHF 50. betragen. Der Aktivsaldo ist dem SNF vom Beitragsempfänger innert dreissig Tagen nach Fälligkeit des finanziellen Schlussberichts unaufgefordert zu überweisen. Nachforderungen des SNF, die sich gestützt auf die Kontrolle und Genehmigung des finanziellen Schlussberichts ergeben, bleiben ausdrücklich vorbehalten. 12. Mehrausgaben Überschreiten die im Rahmen von bewilligten Forschungsarbeiten getätigte Ausgaben den Beitrag des SNF, geht die Differenz zu Lasten des Beitragsempfängers. 13. Zinsen Werden die Beiträge durch eine beitragsverwaltende Stelle im Sinne von Punkt 1 verwaltet, können allfällige Anlageerträge für die Deckung der durch die Beitragsverwaltung anfallenden Kosten eingesetzt werden. Andernfalls sind derartige Erträge dem Beitrag gutzuschreiben und für die unterstützten Forschungsarbeiten einzusetzen. 14. Formulare Alle in dem vorliegenden Dokument aufgeführten Formulare können auf der Webseite des SNF bezogen werden. Formular Antrag auf Auszahlung einer Tranche (deutsch und französisch) vgl. Punkt 3 Formular financial overview (englisch) vgl. Punkt 7 Formular Confirmation cost of room and board (englisch) vgl. Punkt 8.4 Formular Confirmation individual grant (englisch) vgl. 8.6 Formular finanzieller Schlussbericht (deutsch und französisch) vgl. Punkt 10 Seite 6 von 7

7 15. Finanzieller Schlussbericht: Unterteilung der ESTROM-Rubriken Beim Erstellen des finanziellen Schlussberichtes müssen die Rubriken strikt gemäss nachstehender Tabelle auf die Rubriken der offiziellen SNF-Formulare für finanzielle Schlussberichte übertragen werden. Wird der Bericht mittels des internen Abrechnungssystems einer beitragsverwaltenden Stelle erstellt, müssen die Aufteilungen sichtbar abgegrenzt sein. Eine genaue Gliederung ist für eine speditive Abwicklung der Berichtskontrolle und für die Verständlichkeit der Prüfung durch Drittpersonen unabdingbar. ESTROM-Rubriken (Bezeichnung analog Budget) Equipment and Components Consumables, Maintenance Travel Expenses Cost of Room and Board Indirect Costs Co-ordination Costs Contract Costs Rubriken SNF-Formulare für finanzielle Schlussberichte Material von bleibendem Wert Verbrauchsmaterial sowie Unterhalt und Miete von Apparaten Feldspesen und Reisen Feldspesen und Reisen Besonderheiten Die Rubrik Feldspesen und Reisen ist somit in folgende zwei Unterrubriken aufzuteilen: 1. Travel Expenses, 2. Cost of Room and Board Die Rubrik ist somit in folgende vier Unterrubriken aufzuteilen: 1. Indirect Costs, 2. Co-ordination Costs, 3. Contract Costs, 4. Various Expenses Various Expenses Individual Grants Saläre - Saläre/Sozialabgaben nur für Koordinator zwecks temporärer Anstellung von Personen, welche sich mit Koordinationsaufgaben befassen SNF, Dezember 2005 Seite 7 von 7