egovernment IT-Großprojekte und Private Public Partnerships Juristen und Politiker bremsen egovernment

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1 Deutschland 7,50 ISSN egovernment 4. JAHRGANG DIE ZEITUNG FÜR IT-GESTÜTZTE VERWALTUNG VON KOMMUNE UND STAAT DataM-Services GmbH, Würzburg, PVSt, DPAG, Entgelt bezahlt, B Nr. 10 / September 2004 KOMMUNE & STAAT BRANCHE & INNOVATION PRAXIS & LÖSUNGEN RECHT & SERVICE Basiskomponenten... sind ein zentraler Baustein von BundOnline. Sie sollen Mehrfachentwicklungen und unnötige Kosten vermeiden. Eine Werkschau auf Seite 3 Projektmanagement Vor der Ausschreibung wird der Partner für die Qualitätssicherung gesucht: Die Bundesanstalt für Wasserbau hat mit diesem Modell gute Erfahrungen gemacht. Seite 9 IT-Konsolidierung Die Reformen in der Verwaltung sind zugleich eine Chance, heterogene IT-Infrastukturen zu konsolidieren. Seite 19 Rechner raus! Durch Outsourcing können Verwaltungen die Kosten senken und ihr IT-Sicherheitsniveau deutlich steigern. Seite 27 In dieser Ausgabe KOMMUNE & STAAT Technologietransfer Die Curiavant Internet GmbH vermarktet ihre im Rahmen der Initiative MEDIA@Komm entwickelten Produkte. Die Konditionen sind vielfältig und auch für nicht-bayerische Kommunen interessant. Seite 4 BRANCHE & INNOVATION Security Sicherheitstraining, Identity Management, automatisch s signieren und verschlüsseln, Dateien im Tunnel versenden die Behörden tun viel, um das Vertrauen in egovernment zu rechtfertigen. Seite 10 PRAXIS & LÖSUNGEN Workflow Die Verwaltungsreform gibt den Behörden die einmalige Gelegenheit, bestehende Prozesse zu durchleuchten und für die digitale Verarbeitung zu optimieren. Nur so können auf Dauer mehr Bürgernähe und mehr Wirtschaftlichkeit erreicht werden. Software und externe Dienstleister helfen dabei. Seite 20 RECHT & SERVICE Strategien zur zweiten Phase Der Redaktionsbeirat nimmt das Strategiepapier der Bundesregierung zur Verwaltungsmodernisierung unter die Lupe: Die Meinungen auf Seite 30 Rubriken egovernment-termine, aktuelle Projekte der Öffentlichen Hand, redaktionell erwähnte Unternehmen, Impressum ab Seite 28 Der 50-Jährige leitet den Zentralbereich Corporate Marketing & Communications bei T-Systems und ist Mitglied der Geschäftsführung: Das Traumland für Private Public Partnerships (PPP) ist für Dieter Schweer eindeutig Großbritannien. 20 Prozent der britischen Nettoinvestitionen im Öffentlichen Sektor werden über PPP-Modelle erbracht. Die Überprüfung aller privat realisierten Projekte auf ihre Wirtschaftlichkeit ergab ein Einsparpotenzial von 17 Prozent gegenüber den rein von der Öffentlichen Hand realisierten Projekten. Doch in Deutschland gebe es einfach zu viele Hürden, um mit Großbritannien gleich zu ziehen. Drei Hindernisse, gilt es nach Ansicht von Dietmar Schweer in IT-Großprojekte und Private Public Partnerships Juristen und Politiker bremsen egovernment Reformbedarf. Herkules, Toll Collect und demnächst auch die Gesundheitskarte? IT-Großprojekte machen in Deutschland in letzter Zeit vor allem negative Schlagzeile. Ein Grund für das Dilemma: Es fehlen einheitliche Ausschreibungskriterien, bemängelt Dieter Schweer. Deutschland zu überwinden: Gesetzliche Rahmenbedingungen: Es gebe für PPP keinen sicheren Rechtsrahmen oder einheitliche Begriffe in Haushalts- oder Kommunalrecht: Die PPP-Projektgesellschaft bleibt häufig ein öffentlicher Auftraggeber mit der Konsequenz, dass jedes Teilprojekt einzeln ausgeschrieben werden muss. Im schlechtesten Fall darf sich der Unternehmenspartner an den Ausschreibungen nicht einmal beteiligen. Der Staat behandele die Projekte wie Privatunternehmen und fordere 16 Prozent Umsatzsteuer. Damit stelle sich das Projekt teurer als ein Projekt der Öffentlichen Hand dar. In Großbritannien werde dem PPP die Umsatzsteuer erstattet. Mangelnde Praxiserfahrung: Aufgrund der unsicheren gesetzlichen Im schlechtesten Fall darf sich der Unternehmenspartner bei Teilprojekten nicht einmal an den Ausschreibungen beteiligen. Dieter Schweer, T-Systems Vorgaben herrsche Unsicherheit bei Ausschreibung, Vertragsgestaltung und Projektmanagement. Die Verwaltung gelähmt durch komplizierte juristische Prüfverfahren müsse also zunächst teuer Beratungsleistung einkaufen, um die Ausschreibung überhaupt vorbereiten zu können. Die derzeitige Rollenverteilung: Die Verwaltung wolle kein unternehmerisches Risiko tragen, die Kontrolle aber nicht aus der Hand geben. vio Das ausführliche Interview mit dem T-Systems-Manager steht auf Seite 17. KOMMENTAR von Gerald Viola egovernment Computing Verweigern oder verändern Ein PPP-Projekt ist stets eine finanzwirksame Maßnahme, für die nach dem Haushaltsrecht von Bund ( 7 Abs. 1 S. 1 BHO), Ländern (vgl. z.b. 7 Abs. 1 S. 1 LHO BW, gleich lautend 7 Abs. 1 LHO NRW u.a.) und Kommunen (vgl. z.b. 10 Abs. 2 Gemeindehaushaltsverordnung BW) angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen sind bzw. durch Vergleich der Anschaffungs- oder Herstellungskosten und der Folgekosten die Versteckte Hürden beim PPP-Slalom. für die Gemeinde wirtschaftlichste Lösung zu ermitteln ist. Dieses Zitat aus dem PPP-Leitfaden der Initiative D21 zeigt deutlich die Hürden auf, die sich vor Gemeinschaftsprojekten auftürmen. Wenn sich Wirtschaft und Politik im Grunde darin einig sein, dass PPP-Projekte die Verwaltungsmodernisierung vorantreiben und damit den Standort Deutschland nachhaltig stärken können, dann gilt es zu handeln. Die Unternehmen könnten bei den Ausschreibungen von Großprojekten auch einmal So nicht! sagen, statt nach dem Zuschlag in Nachverhandlungen einzusteigen. Politiker und Juristen sind gefordert, eindeutige Grundvoraussetzungen zu schaffen, statt die Verantwortlichen in den Verwaltungen auf einen PPP- Slalomkurs mit unbekannten Hindernissen zu schicken. AKTUELL FREIE SOFTWARE IN GEOINFORMATIK Freie Software oder Open Source diese Themen berührend zunehmend auch den Bereich der Geoinformatik. Die Meinungen gehen auseinander: Wo manche Chancen sehen, betonen andere Experten vor allem die Risiken. Doch in den Zeiten knapper Kassen kommen Kommunen bei Investitionsentscheidungen nicht daran vorbei, den Einsatz von Freier Software zumindest in Erwägung zu ziehen und die Potenziale vorhandener Lösungen zu prüfen. Am 10. und 11. November soll über Vor- und Nachteile von Open Source-Software in der Geoinformatik in einer Open Space Conference in Bad Soden diskutiert werden. Mehr auf Seite 29. Jetzt bestellen: egovcomupdate der aktuelle Newsletter per Leserbriefe: redaktion.egovcom@vogel-it.de MEDIA@Komm-Transfer Infoportal am Start Die Transferkampagne zu ME- DIA@Komm ist einen wichtigen Schritt weitergekommen. Das lange erwartete Informationsportal zur Transferinitiative ist nun online. Das Portal soll die zentrale Informationsplattform sowohl für die interessierte Öffentlichkeit als auch für die am Projekt beteiligten Transferkommunen sein. Wir möchten mit der Internetseite den Erfahrungsaustausch zwischen egovernment-experten in Deutschland weiter vorantreiben, erläutert Dr. Helmut Drüke, stellvertretender Leiter der ME- DIA@Komm-Transferagentur. Für die interessierte Öffentlichkeit stehen Inhalte zu den Zielen des Projekts, Tätigkeitsfelder, ein Veranstaltungskalender sowie ein Fortschrittsanzeiger zur Verfügung. In einem Forum können darüber hinaus Fragen rund um egovernment diskutiert werden. Der nicht-öffentliche Teil des Portals richtet sich an die am MEDIA@- Komm-Transfer-Projekt teilnehmenden Kommunen. Eingeschriebene Teilnehmer können dort Konzepte und Ergebnisse ihrer Arbeiten und Projekte untereinander austauschen. Wesentliches Ziel des ehrgeizigen Projektes MEDIA@Komm-Transfer ist es, auf Basis der Ergebnisse aus ME- DIA@Komm sowie weiterer Initiativen wie Deutschland-Online und Bund- Online2005, die egovernment-entwicklung auf kommunaler Ebene zu beschleunigen. mk Berlin Quelle: Initiative eparticipation egovernment-ranking deutscher Städte ,5 33 Essen Düsseldorf Bochum Kiel Braunschweig Maximale Punktzahl: 55 Dresden 31 München egovernment Computing WETTBEWERB. Die Initiative eparticipation untersuchte zusammen mit dem Fraunhofer egovernment-zentrum das Internet-Angebot deutscher Großstädte. Das Ergebnis zeigt, dass selbst der Gewinner Berlin noch viel zu verbessern hat Stuttgart Lübeck Durchscnitt: 22, Frankfurt a. M. Duisburg Hamburg Krefeld Bonn Bremen

2 KOMMUNE & STAAT EGOVERNMENT COMPUTING AUSGABE Transfer Digitale Rathäuser zu kleinen Preisen Curiavant vermarktet ihre MEDIA@Komm-Produkte und bietet interessante Konditionen. Wirtschaftsreform Immer mehr rücken beim egovernment komplexe Dienstleistungen für die Wirtschaft in den Vordergrund. Einnahmeverlust Die bürgerfreundliche Verwaltung wird nur langsam Realität. Gravierende finanzielle Nachteile sind die Folge. Demokratie? Mehr Bürgerbeteiligung durch egovernment? Im Alltag ist davon meist nur wenig zu spüren. Seite 4 Seite 5 Seite 6 Seite 7 BundOnline 2005 Die Basis für KOMMUNE & STAAT Verantwortlicher Redakteur: Manfred Klein Tel / , Fax / politik.egovcom@vogel-it.de egovernment in Deutschland Nachgefragt. Die im Rahmen der Initiative BundOnline 2005 entwickelten Basiskomponenten sind zentraler Bestandteil der egovernment-strategie der Bundesregierung. Die aktuelle Entwicklung und Einführung der Komponenten ist daher von größter Wichtigkeit für die weitere Entwicklung der egovernment-initiativen des Bundes. Was in der Automobilindustrie längst Alltag ist, nämlich unterschiedliche Fahrzeugmodelle auf einer Plattform zu produzieren, soll auch im deutschen egovernment bald gängige Praxis sein. Liegen doch die Vorteile einer solchen Strategie auf der Hand: Produktions- und Entwicklungskosten fallen um ein Vielfaches geringer aus, wenn alle Modelle eines Herstellers gemeinsame Baugruppen verwenden. Diesen Kostenvorteil will die Initiative BundOnline 2005 den Bundesverwaltungen und im Zuge des Deutschland-Online-Projekts auch anderen Bundesländern und Kommunen erschließen. Erreicht werden soll dies durch die zentrale Entwicklung und Bereitstellung von sechs egovernment-basiskomponenten. Die Projektgruppe Bund- Online 2005 definiert die zentrale Eigenschaft der Basiskomponenten folgerichtig denn auch so: Eine wesentliche Eigenschaft der Komponenten besteht darin, dass sie Dienstleistungen unterstützen, selbst aber keine Dienstleistung im Portfolio der Bundesverwaltung darstellen. Vielmehr stellen sie Funktionalitätsblöcke zur Verfügung, die Bestandteil sehr vieler Dienstleistungen sind. Dadurch vermindern sie den Realisierungsaufwand und die Kosten bei der Umsetzung der BundOnline-Dienstleistungen. Es ist also sinnvoll, einmal einen Blick auf den aktuellen Stand der Umsetzung zu werfen. Entwicklungsstand Bei der Umsetzung der Basiskomponenten konnten im vergangenen Jahr große Fortschritte erzielt werden. So wurde die Entwicklung der Zahlungsverkehrsplattform abgeschlossen. Für die Entwicklung der Basiskomponente,Datensicherheit Virtuelle Poststelle wurde ein Strategiewechsel vollzogen, sodass seit Januar dieses Jahres eine lauffähige erste Version ausgewählten Anwendern zur Verfügung steht. Bereits im September des vergangenen Jahres wurde die erste Version des Government Site Builders fertig gestellt. Seit Dezember steht nun auch die gehärtete Version 1.1 zur Verfügung. Eines der zentralen Elemente des Government Site Builders ist die Basiskomponente Content Management System, kurz CMS. Zielsetzung bei der Entwicklung der CMS-Komponente war, die sehr heterogene Technologielandschaft im Bereich der Online-Aktivitäten der einzelnen Bundesbehörden mittelfristig zu vereinheitlichen. Der Government Site Builder ist daher als umfassende Content Management-Lösung für alle Internet-, Intranet- und Extranet-Aktivitäten der Behörden entwickelt worden. Das System erfüllt sowohl die SAGA- Anforderungen, wie auch die Vorgaben für das barrierefreie Internet. Es ist darüber hinaus mandantenfähig und bietet ein konfigurierbares Layout, das sich an den vom Presseund Informationsamt der Bundesregierung veröffentlichten Gestaltungsrichtlinien orientiert. Das System ist darüber hinaus auch für andere Layouts offen. Zudem enthält der Government Site Builder zahlreiche vorkonfigurierte Bausteine zu denen ab der Version 1.2 auch eine vollständig vorbereitete Webseite gehören soll die von den jeweiligen Behörden als Standard übernommen und mit geringem Aufwand angepasst werden können. Darüber hinaus kann der Betrieb eines eigenen Internet- Angebots vereinfacht werden, wenn es nicht im eigenen Haus, sondern beim Bundesverwaltungsamt in Köln verwaltet wird. Weitere Basiskomponenten Zahlungsverkehrsplattform Entgegennahme von Zahlungsinstruktionen bei Dienstleistungen, die eine geldseitige Abwicklung erfordern Weiterleitung der Instruktionen an interne Auswertungs- und Abwicklungssysteme Datensicherheit Verschlüsselung und Authentifizierung elektronischer Nachrichten und Dokumente insbesondere für hoheitliche Aufgaben, die eine angemessene Vertraulichkeit und Authentizität der Daten erfordern Quelle: BundOnline 2005 Von größter Bedeutung für die Umsetzung von BundOnline 2005 ist auch die Zahlungsverkehrsplattform. Zielsetzung war auch hier, kostspielige Eigenentwicklungen zu vermeiden und einen kostengünstigen Betrieb zu gewährleisten. So wurde durch die Anbindung an das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes vermieden, dass für jedes Internet-Angebot eine eigene Lösung entwickelt wurde. Darüber hinaus bietet die Zahlungsplattform einen Service zum Inkasso der Geldbeiträge, stellt den Einzug der Beträge sicher und übermittelt den Erfolg oder Misserfolg der Transaktion. Die Basiskomponente Datensicherheit soll die Sicherheit des über das Internet abgewickelten Datenverkehrs garantieren. egovernment- Anwendungen dürfen weder mit einer Einschränkung der Vertraulichkeit, der Verfügbarkeit von Dienstleistungen und Kommunikationswegen noch der Verbindlichkeit des Verwaltungshandelns verbunden sein. Diese Anforderungen soll vor allem die in die Basiskomponente integrierte virtuelle Poststelle garantieren. Die virtuelle Poststelle ist Übersicht zentraler Basiskomponenten Content Managem. System Organisation und Verwaltung von Dokumenten für Webauftritte und andere Informationsdarstellungen Verwaltung von Inhalten unabhängig vom Layout Automatisierung von Pflege und Aktualisierung der Inhalte Call Center Unterstützung und Hilfe für die Nutzer von egovernment Dienstleistungen (in Prüfung) dabei nicht nur mit den jeweiligen Fachverfahren kompatibel, sie soll darüber hinaus die Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen und gespeicherten Daten sowie die Authentizität und gegebenenfalls die Rechtsverbindlichkeit der Transaktionen sicherstellen. Monitoringund Auditingfunktionen runden das Profil ab. Als weitere Basiskomponente definierte die Projektgruppe BundOnline 2005 einen Formularserver. Dieser wurde bereits in der ersten Stufe als Formular-Center auf dem Portal des Bundes umgesetzt. Im Zuge der Weiterentwicklung soll es nun zu einem vollständigen Formular-Management-System erweitert werden. Bei den beiden noch fehlenden Komponenten handelt es sich um das Call Center und das Portal des Bundes. Hilfen bei der Einführung der Komponenten und die Qualitätssicherung übernehmen eigene Abteilungen, um Fehlentwicklungen zu vermeiden. mk Formularserver Bereitstellung unterschiedlicher Formulare auf einer zentralen Website Unterstützung bei der Formularerstellung, der Nutzung der Formulare und der Weiterverarbeitung der Inhalte Portal Zugangspunkt zu den Online- Dienstleistungen des Bundes Bereitstellung von Fachinformationen und Kontaktmöglichkeiten zu Ansprechpartnern in den Behörden EGOVERNMENT COMPUTING VERNETZUNG. Im Rahmen von BundOnline sollen sechs Basiskomponenten bereitgestellt werden Der öffentliche Sektor Deutschlands steht unter anhaltendem Modernisierungsdruck; Benchmarks zeigen, dass Deutschland enormen Nachhol bedarf hat. Zur Unterstützung der Entscheidungsträger im öffentlichen Sektor suchen wir die besten Experten ihres Fachgebietes. Funktionale Experten (m w) Schwerpunkt Informationstechnologie Booz Allen Hamilton zählt mit mehr als Mit arbeitern und Büros auf sechs Kontinenten zu den inter - national füh renden Management- und Technologie beratungs unternehmen. Im deutschsprachigen Raum ist Booz Allen Hamilton mit Büros in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, München, Wien und Zürich vertreten. Mit umfassender Erfahrung in den Bereichen Strategie, Turnaround, Restrukturierung, Organisation, Operations, Systems und Technologie berät Booz Allen Hamilton weltweit führende Industrieunternehmen, staatliche Institutionen und Regierungen. Die Position Als funktionaler Experte arbeiten Sie eingebunden in Projektteams an Beratungsprojekten für unsere Klienten im öffentlichen Sektor. Sie übernehmen eigenverantwortlich Projektmodule im Bereich IT, wie z.b. die Analyse und die Entwicklung von IT-Architekturen, die Erarbeitung von IT-Migrationsstrategien oder die Durchführung von Projektmanagement-Aufgaben bei IT-bezogenen Projekten. Mit Ihrem fundierten technischen Wissen tragen Sie maßgeblich zum erfolgreichen Abschluss unserer Projekte bei. Ihre Qualifikation Sie verfügen über etwa 5 Jahre Berufserfahrung aus dem IT-Umfeld von deutschen Ministerien, Bundes- oder Landesbehörden oder kommunalen Einrichtungen. Aufgrund Ihrer bisherigen Berufstätigkeit verfügen Sie über fundierte Kenntnisse beispielsweise in der Konzeption und der organisatorischen Gestaltung von IT-Architekturen. Hinzu kommen Erfahrungen in den Bereichen IT-Sicherheit, SAP, Migration von Altsystemen, Open Source Produkten sowie Internet- und Intranet-Anwendungen. Erfahrung bei der Begleitung von öffentlichen Ausschreibungen im Bereich IT ist wünschenswert. Wir erwarten ein abgeschlossenes, hervorragendes Hochschulstudium. Zusätzlich verfügen Sie über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse und haben bereits international gearbeitet. Herausragende analytische Fähigkeiten, interdisziplinäres und unternehmerisches Arbeiten, Teamfähigkeit, Flexibilität, hohe Motivation, Pragmatismus, soziale Kompetenz, Kommunika tionsstärke, Kreativität und Gelassenheit sind weitere entscheidende Merkmale eines erfolgreichen Unternehmensberaters bei Booz Allen Hamilton. Wir bieten Ihnen innovative Aufgabenstellungen und hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Umfeld zu attraktiven Konditionen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung gerne auch online unter Bei Fragen steht Ihnen gerne zur Verfügung: Gudrun Briegel, Telefon Booz Allen Hamilton Lenbachplatz München

3 4 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT KOMMUNE & STAAT AKTUELL Technologie und Know-how Erfolgszwang. Mit ihrem Programm für Bayern unternimmt die Curiavant Internet GmbH den Versuch, die Ergebnisse aus dem Projekt in die Fläche zu treiben. Vom Erfolg des Programms hängt viel ab. Nicht für den Erfolg von egovernment in Deutschland, sondern auch für das Unternehmen. Attraktiv ist das Angebot für die notorisch geldschwachen Kommunen aber allemal. aus einer Hand Zeitplan Mitte Juli informierten sich in Nürnberg über hundert Vertreter der bayerischen Gebietskörperschaften und Verbände über die Produkte der Curiavant Internet GmbH, die diese im Rahmen des Projekts ME- entwickelt hatte. Gleichzeitig gab Curiavant den Startschuss zum Projekt ME- für Bayern (egovernment Computing berichtete). Was genau steht nun aber hinter diesem Vorhaben? Die Verantwortlichen bei Curiavant erklären dazu: Das Programm transferiert sowohl rund 50 Lösungen auf alle bayerischen Kommunen, Kreise und Verbände als auch erworbenes Know-how, Forschungsergebnisse sowie konzeptionelle Beratung und die entwickelte Software. Die Gebietskörperschaften des Freistaates erhalten mit dem Beitritt zu,me- für Bayern alle notwendigen Werkzeuge, die sie für die Entwicklung eines eigenen Digitalen Rathauses benötigen. Den bayerischen Gebietskörperschaften stehen aufgrund der finanziellen Unterstützung durch den Städteverbund Nürnberg, Erlangen, Schwabach und Bayreuth sowie durch den Freistaat Bayern alle Ergebnisse aus dem Projekt unentgeltlich zur Verfügung. Forschungsergebnisse AUFGABEN Orientierungsphase I Konzeptionsphase A Umsetzungsphase A Betriebsphase A Konzeptionsphase B Umsetzungsphase B Betriebsphase B Orientierungsphase II Konzeptionsphase C Umsetzungsphase C Betriebsphase C Quelle: Curiavant Internet GmbH Juli Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Juli Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun EGOVERNMENT COMPUTING PLANUNG. Der zeitliche Ablauf des Programms MEDIA@Komm für Bayern sieht unterschiedliche Projektphasen vor und reicht bis ins Jahr 2006 Die Forschungsergebnisse sind, laut Curiavant, entweder bereits in Standardisierungen oder laufende Gesetzgebungsverfahren eingeflossen oder stehen als Publikationen zur Verfügung. Für den weiteren Know-how-Transfer stellt die Curiavant neben Projektskizzen, Anforderungskatalogen und Sollkonzepten die Erfahrung des eigenen Projektteams zur Verfügung. Alles zusammen soll einen effizienten und kostengünstigen Erfahrungsaustausch gewährleisten. Leistungen Etwas kompliziert wird die Frage nach den Kosten durch die Tatsache, dass bei MEDIA@Komm beteiligte Städte nicht nur eigene Software entwickelten, sondern auch bereits existierende Anwendungen integrierten. Curiavant unterscheidet also zwischen Software, die sie vollständig selbst entwickelte, und Software, die in Zusammenarbeit mit einem Fachverfahrenshersteller etwa als Erweiterung oder Ergänzung entwickelt wurde. Daraus ergeben sich zwangsläufig etwas unterschiedliche Lizenzmodelle. Grundsätzlich stehen den bayerischen Gebietskörperschaften jedoch folgende Rechte an der Curiavant- Software zu: Ein unentgeltliches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht, Lizensiert wird der jeweilige Endstand im MEDIA@Komm-Projekt Updates und Upgrades erfolgen über einen Pflegevertrag bzw. eine Pflegegemeinschaft, Der Quellcode ist bei der Stadt Nürnberg hinterlegt. Bei konkretem Bedarf kann dieser auch zur eigenen Verwendung zugänglich gemacht werden. Für die Weiterentwicklung der Software und ihrer Pflege gelten folgende Regelungen: Curiavant pflegt die Anwendungen im Städteverbund Nürnberg entweder auf Basis von IT-Pflegeverträgen oder als Dienstleister im Rahmen von Pflegegemeinschaften, Bayerische Gebietskörperschaften können die Pflegemöglichkeiten analog nutzen. Auch der Support ist laut Auskunft von Curiavant sichergestellt. So will das Unternehmen einen 3rd Level Support für qualifizierte, benannte Administratoren und eine Telefonhotline anbieten. Kostenfrage Aus den schon angesprochenen Lizenzmodellen und den empfehlenswerten Serviceleistungen ergeben sich so unterschiedliche Kostenmodelle. So schlägt etwa das Komplettpaket Curiaworld für eine außerbayerische Kommune mit Einwohnern mit Euro für die Einmallizenzen und weiteren Euro pro Jahr für die Wartung zu Buche. Wobei Letzteres natürlich optional ist. Für bayerische Kommunen ist der Erwerb der Lizenzen wie schon angesprochen kostenfrei. Entsprechend vereinfacht stellt sich die Kostenrechnung dar. Hier fallen nur abhängig von der Einwohnerzahl der Kommune unterschiedliche Wartungsgebühren an. So müssen größere Kommunen eine Wartungsgebühr von 0,02 Euro pro Einwohner kalkulieren. Für eine Gemeinde mit Einwohnern ergeben sich so jährlich Wartungskosten von Euro. Für kleinere Kommunen in Bayern verursacht der Service entsprechend weniger Kosten oder wird über eine Pauschale verrechnet. Da Curiavant darüber hinaus die Kommunen unterstützt, ist das Angebot überlegenswert. mk SPITZENREITER GESUCHT Zum 7. Mal startet der Internationale Speyerer Qualitätswettbewerb (ISQW) für Öffentliche Verwaltungen. Bis zum 31. März 2005 können sich Organisationen des Öffentlichen Sektors aus Deutschland, Österreich und der Schweiz um einen den begehrten Speyer-Preise in einem oder mehreren der ausgeschriebenen Themenfelder bewerben: Qualität in der Verwaltung; Partnerschaftliches Wahrnehmen öffentlicher Aufgaben; Personalmanagement; Electronic Government; Innovative Formen des Haushaltsund Finanzmanagements; Korruptionsbekämpfung. Der alle zwei Jahre stattfindende Internationale Speyerer Qualitätswettbewerb wurde 1992 von Prof. Dr. Hermann Hill und Prof. Dr. Helmut Klages an der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer (DHV) ins Leben gerufen. Im 7. ISQW ist Dr. Hans Hack, ehemaliger Hauptgutachter der KGSt, zusätzlich in die Geschäftsführung des Wettbewerbs berufen worden. Ziel des Internationalen Speyerer Qualitätswettbewerbs ist es, innovative Weiterentwicklungen der Öffentlichen Verwaltung sowie des Staats- und Verwaltungshandelns nach innen und außen zu prämieren. vio qualitaetswettbewerb VOLLLSTRECKUNG IM NETZ Der Rechtsausschuss des Bundesrats hat sich auf Antrag der Länder Bremen und Rheinland- Pfalz dafür ausgesprochen, die Veröffentlichung gerichtlicher Bekanntmachungen im Internet zu erleichtern. Künftig soll es möglich sein, die Termine für Zwangsversteigerungen ausschließlich elektronisch zu veröffentlichen. Die Justiz erhofft sich davon eine Senkung der Kosten für Gerichte und Parteien. vio Interview egovernment-transfer aus Bayern Dienstleistungsangebot. Dr. Kerstin Schröder, Geschäftsführerin der Curiavant Internet GmbH, erläutert im Gespräch mit egovernment Computing die Vorteile, die sich für bayerische Kommunen aus einer Teilnahme am Curiavant-Programm MEDIA@Komm für Bayern ergeben. Kerstin Schröder ist überzeugt, dass das Angebot auch für außerbayerische Kommunen attraktiv ist. egovcom: Frau Dr. Schröder, mit dem Programm MEDIA@Komm für Bayern sollen die von Curiavant entwickelten Produkte bis 2006 in die bayerischen Gebietskörperschaften transferiert werden. Können Sie das dahinter liegende Konzept kurz beschreiben, und was soll in diesem Zeitraum erreicht werden? Dr. Schröder: Zunächst möchte ich darauf hinweisen, dass grundsätzlich allen deutschen Verwaltungen die von uns entwickelten Ergebnisse zur Verfügung stehen. Aber aufgrund der finanziellen Unterstützung des Städteverbundes auch durch den Freistaat Bayern stehen die Ergebnisse allen bayerischen Gebietskörperschaften unentgeltlich zur Verfügung. Ziel des Programms MEDIA@Komm für Bayern ist der Transfer dieser Ergebnisse und Erfahrungen. Über das Programm MEDIA@Komm für Bayern kommen bayerische Verwaltungen sowie die MEDIA@Komm-Transferstädte kostengünstig an bewährte und praxistaugliche egovernment-lösungen und -Erfahrungen. Doch nun zu unserem Programm: Die Ergebnisse aus dem MEDIA@- Komm-Projekt der Region Nürnberg sind vielfältig, wissenschaftlich fundiert und in der Praxis bewährt. Mit der Curiavant steht ein kompetenter und erfahrener Berater und Dienstleister rund um das Thema egovernment zur Verfügung, egal, ob wir von Strategieberatung, Anwendungen, Infrastruktur oder anderen Dingen sprechen. Das Programm MEDIA@Komm für Bayern stellt Forschungsergebnisse, Konzepte, Know-how, Erfahrungen und die entwickelte Software zur Verfügung. Gemeinsam arbeiten die Beteiligten an den egovernment-themen, profitieren voneinander und von den Ergebnissen und Erfahrungen aus der MEDIA@- Komm-Region. Zielsetzung ist die schnelle und kompetente Verbreitung von bewährten egovernment- Lösungen zum Nutzen unserer Kunden den Bürgern und der Wirtschaft. egovcom: Inwiefern unterscheidet sich dieses Angebot von dem für die Kommunen in anderen Bundesländern (z.b. Unterschiede in den Lizenzmodellen)? Dr. Schröder: Der wesentlichste Unterschied ist, dass bayerische Öffentliche Verwaltungen die Software-Lizenzen für die Produkte wie das Ratsinformationssystem Curia- RAT, die Infrastruktur Curia- WORLD, die Virtuelle Poststelle CuriaPOST und weitere kostenlos erhalten. Zusätzlich erhalten Teilnehmer des MEDIA@Komm-Programms Sonderkonditionen beim Projektmanagement-Know-how. egovcom: Wie sieht die Zusammenarbeit mit den kommunalen Spitzenverbänden bei diesem Projekt aus? Dr. Schröder: Hier stehen wir natürlich insbesondere mit den bayerischen Spitzenverbänden in intensiven Kontakten. In einem Gespräch im September suchen wir nach Lösungen für die Finanzierungsfrage und erarbeiten Ansätze zur Verbreitung des Programms MEDIA@Komm für Bayern. Wir sind sicher, dass wir in den nächsten Monaten gemeinsam gute Fortschritte machen werden. egovcom: Welche Vorteile eröffnen sich den Kommunen, wenn sie das Angebot von Curiavant Internet GmbH annehmen? Dr. Schröder: Sie erhalten zu einem Zeitpunkt, zu dem viele Kommunen vor richtungsweisenden Entscheidungen in Bezug auf ihre egovernment- bzw. IT-Strategie stehen, die Gelegenheit, jetzt kostengünstig egovernment in ihrer Verwaltung auf- beziehungsweise auszubauen. Basierend auf den Erfahrungen, dem Know-how und DR. KERSTIN SCHRÖDER, vertraut aufgrund der Nachfrage auf den Erfolg der Kampagne MEDIA@Komm für Bayern den Lösungen, die wir hier in der Region in intensiver Zusammenarbeit mit den fünf Städten gesammelt haben. egovcom: Wie haben die Kommunen nicht nur die bayerischen auf das Angebot bisher reagiert? Dr. Schröder: Im Rahmen der Auftaktveranstaltung Mitte Juli wurde sehr großes Interesse bekundet. Zudem haben wir die Informationen im Anschluss vielfach an weitere Interessenten verteilt und intensive Gespräche geführt. Derzeit werden unsere Angebote in vielen Verwaltungen geprüft und diskutiert. Darüber hinaus sind wir mit Städten wie Rosenheim, Karlsruhe und Erfurt in sehr intensiven Gesprächen. Herzogenaurach, München und Augsburg nutzen bereits Ergebnisse aus der MEDIA@Komm Region Nürnberg ein Transfer ist hier also schon erfolgt. Darüber hinaus zeigen auch andere MEDIA@Komm-Transferstädte Interesse an unseren Ergebnissen: Würzburg veranstaltet am 5. Oktober 2004 den egov- / GIS-Info-Tag. Curiavant und Würzburg starten an diesem Tag ein Pilotprojekt: Die Virtuelle Poststelle CuriaPOST wird in Würzburg als Testinstallation zur Verfügung gestellt und allen Interessierten vorgestellt. egovcom: Wie soll es mit dem Programm MEDIA@Komm für Bayern nach dem Jahr 2006 weitergehen? Dr. Schröder: Das Programm MEDIA@Komm für Bayern läuft noch bis Ende Wir gehen davon aus, dass bis dahin viele kommunale Verwaltungen unsere Ergebnisse erfolgreich einsetzen. Denn so kostengünstig, effizient und schnell kommen sie nicht mehr an Ergebnisse und Erfahrungen, die sie in ihren Verwaltungen nutzen können. Kommen Sie also auf uns zu und sprechen Sie mit uns. Das Interview führte Manfred Klein

4 KOMMUNE & STAAT BUND EGOVERNMENT COMPUTING egovernment und Wirtschaft FAZIT Mehr Wertschöpfung für alle Neuorientierung. Immer wichtiger werden jene egovernment-projekte, bei denen komplexe Verwaltungsprozesse in die Wertschöpfungsketten der Wirtschaft integriert werden. Dabei muss es gelingen, durch die Veränderung von Prozessen in der Verwaltung und der Wirtschaft neue Wertschöpfungsketten zu generieren. Auch auf der SYSTEMS wird das Thema auf dem egovernment-forum intensiv diskutiert werden. Die Wertschöpfungsketten vieler Unternehmen haben sich grundlegend verändert. Ob in der Kfzoder Chemiebranche, bei Banken und Versicherungen, im Handwerk oder im Handel überall werden Geschäfts- und Produktionsprozesse durch den Einsatz von IT miteinander verknüpft. Die Bundesregierung strebt an, dass bis 2008 mindestens 40 Prozent aller Unternehmen integrierte ebusiness-lösungen über die gesamte Wertschöpfungskette anwenden. Daher werden egovernment-projekte immer wichtiger, bei denen komplexe Verwaltungsprozesse in die Wertschöpfungsketten der Wirtschaft integriert oder neue Wertschöpfungsketten unter Einbeziehung der Verwaltungen geschaffen werden. Bei diesen Verfahren und Prozessen geht es nicht alleine um das Ziel vieler Masterpläne, alle wesentlichen onlinefähigen Dienstleistungen einer Landesverwaltung über das Internet zur Verfügung zu stellen. Es geht um eine größere Leistungstiefe. Verwaltungsleistungen können ohne einen Medienbruch mit dem Handel, den Unternehmen, den Notaren, Architekten oder Banken abgewickelt werden. Dies ist ein echter Mehrwert, der auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und die Leistungsfähigkeit deutscher Verwaltungen zentralen Einfluss hat. egovernment-reform Diesen Herausforderungen stellen sich die Landesverwaltungen. Ein Schlagwort heißt hier: Veränderungen von innen nach außen. Leistungsfähige Infrastrukturen müssen aufgebaut, Behörden übergreifende Dokumentenmanagementsysteme eingeführt, verlässliche Standards definiert sowie das für egovernment relevante Verwaltungshandeln definiert und priorisiert werden. In der Praxis fehlt es derzeit aber häufig an den erforderlichen Infrastrukturen. Nur dort, wo ein bis in die Kommunen reichendes Landesdatennetz vorhanden ist und ein ressortübergreifendes Dokumentenmanagementsystem eingeführt wurde, lassen sich komplexe Verwaltungsverfahren mit egovernment verändern. Eine Modernisierung der Verwaltung von außen nach innen ist hier möglich. Aber auch dort, wo dies geschieht, ist zu erkennen, dass prozessverändernde egovernment-projekte nicht immer zu den gewünschten Ergebnissen führen. So gibt es Gerichte, wo der elektronische Rechtsverkehr eingeführt wurde, die Anwälte den Service aber nicht nutzen wollen. Anderswo nehmen Architekten die Möglichkeiten eines mit hohen Investitionen verbundenen und als Workflow abgebildeten Baugenehmigungsverfahrens nicht wahr. Und bei Ausschreibungs- und Vergabeplattformen wünschen sich viele Lieferanten wieder die traditionellen Verfahren zurück. Qualifizierter Dialog Manche sehen dies als Folge einer mangelhaften Öffentlichkeitsarbeit der Verwaltungen. Wer nicht weiß, was es gibt, kann es nicht nutzen so ein beliebtes Erklärungsmuster. Damit verschleiert man allerdings die eigentliche Problematik. Verwaltung und Wirtschaft definieren heute die Schnittstellen zwischen ihren jeweiligen Verwaltungs- und Wirtschaftsprozessen nicht gemeinsam. Beide arbeiten nicht zusammen, sondern parallel nebeneinander her. Die IT-Strategien sind nicht aufeinander abgestimmt. Die Bedeutung der jeweiligen Verwaltungs- und Wirtschaftskulturen wird unterschätzt, und die unterschiedlichen Prozesstypen werden nicht analysiert und in die Investitionsentscheidungen einbezogen. Hier gilt es anzusetzen. Es muss einen qualifizierten Dialog zwischen Wirtschaft und Verwaltung geben, bei dem sich die Partner auf gleicher Augenhöhe begegnen und gemeinsam die Ziele und den konkreten Nutzen von egovernment bestimmen. Die Teilnehmer dieses Dialogs können aber nicht länger alleine Verwaltung und IT-Industrie sein. In diese Gespräche müssen jene eingebunden werden, die mit egovernment ihr Produkt- oder Dienstleistungsportfolio verbessern können. Mehr noch: Banken, Versicherung, Wirtschaft und mittelständige Unternehmen müssen künftig speziell für ihre Bereiche selbst prüfen, ob es für sie einen wirtschaftlichen Mehrwert bedeutet, wenn ein Verwaltungsprozess mit egovernment verändert und dieser in die Wertschöpfungsketten der Wirtschaft integrieren wird. Der entscheidende Schritt ist dann getan; die Grundlagen und das Verständnis für ein echtes branchengetriebenes egovernment sind gelegt. Angestoßen werden kann dieser Dialog von der Politik oder der Verwaltung. Als Moderator kommen IT- Unternehmen oder Beratungshäuser in Frage, die sich in erster Linie nicht als Produktverkäufer, sondern als Fachleute für staatliche und wirtschaftliche Prozessoptimierungen verstehen. Neben der Veränderung der Kommunikationsbeziehungen muss als weitere Voraussetzung für ein erfolgreiches branchengetriebenes egovernment ein inhaltliches Element hinzukommen: Verwaltung und Wirtschaft müssen jene Verfahren identifizieren, bei denen egovernment für beide Seiten einen hohen Nutzen haben würde. Das gelingt sicher nicht, indem man nur fragt, Was kann man alles machen? oder Was will der Bürger?. Breite Abfragen in der Verwaltung bringen ebenfalls nicht die gewünschten Ergebnisse. Es kann nicht alles auf einmal gemacht werden. Die für das branchengetriebene egovernment geeigneten Verfahren müssen anders gefunden werden. Wertschöpfung, aber wie? Jede Branche stellt unterschiedliche Anforderungen an die Verwaltung und nimmt zum Teil unterschiedliches Verwaltungshandeln in Anspruch. Hier setzt ein mehrstufiges, integratives Verfahren an, mit dem die Verwaltungsprozesse aus der Vielzahl von Verwaltungsverfahren herausgefiltert werden, die für egovernment geeignet und für Wirtschaft und Verwaltung einen konkreten Mehrwert aufweisen. Nach der Entscheidung für ausgewählte Branchen müssen Verwaltung und Unternehmen zunächst feststellen, welches Verwaltungshandeln für die jeweilige Branche relevant ist. Das ist Kärrnerarbeit, Wir bringen Ihnen nicht nur die Post, Verwaltung und Branchen können das Projekt nun gemeinsam umsetzen. Die Finanzierung ergibt sich aus dem jeweiligen Nutzen. In einem letzten Schritt kann die immer wieder angemahnte Öffentlichkeitsarbeit ansetzen. In einem Branchenwegweiser lassen sich die für die jeweiligen Branchen relevanten Informationen zusammenfassen. Das etwas angestaubte Lebenslagenprinzip bekommt so eine neue, zukunftsweisende Erweiterung. die aber geleistet werden muss. Beispiel: Für die chemische Branche können dies die wasser- und abfallrechtlichen Genehmigungsverfahren, die Störfall- und Einleitungsüberwachung, verschiedene Anlagengenehmigungen oder steuerrelevante Verfahren sein. Verwaltung und Wirtschaft kommen bei der getrennten Zusammenstellung dieser Verfahren nicht unbedingt zu den gleichen Ergebnissen. Aus diesem Grunde müssen in einem weiteren Schritt an einem Runden Tisch die Ergebnisse miteinander abgeglichen werden. Danach wird erstmalig das aus Sicht beider Partner relevante Verwaltungshandeln identifiziert sein. Im Anschluss daran bewerten die beteiligten Verwaltungen und die jeweilige Unternehmensbranche das Verwaltungshandeln allgemein im Hinblick auf Häufigkeit und Bedeutung. Für die chemische Branche und für die Umweltverwaltung eines Landes ließe sich dann vielleicht feststellen, dass die wasserrechtlichen Einleitungsverfahren häufig anfallen und von erheblicher Bedeutung sind. So ein Ergebnis kann im Hinblick auf egovernment transformiert werden. So ist bei dem als Beispiel genannten Einleitungsverfahren vonseiten der Wirtschaft zu entscheiden, ob die Abwicklung dieses Verfahrens auf einer elektronischen Plattform in die eigene IT-Infrastruktur passen würde und bei einer Integration in die Verwaltungsprozesse schneller und kostengünstiger abgewickelt werden könnte. Wenn dies der Fall wäre, wäre der Nutzen offensichtlich und der Handlungsbedarf für eine gleichzeitige egovernment- und ebusiness- Anwendung gegeben. sondern auch den ersten Online-Formularschalter. Sie wollen, dass Ihre Bürger Formulare am PC ausfüllen? Dann ist unser Formular-Service-Online die ideale Lösung. Hier können die Antragsteller das passende Formular über den Formular-Finder aufrufen, ausfüllen und Ihnen online zukommen lassen. Das senkt die Fehlerquote, erspart die Zeit raubende manuelle Erfassung und ist dank Prüfziffern-Check oder der elektronischen Signatur rechtsverbindlich. Und: Bürgernah im besten Sinne ist es auch. Näheres, auch über unsere weiteren Leistungen, unter / (12 ct je angefangene 60 Sek. im Festnetz der Deutschen Telekom) oder unter DER AUTOR, Dr. Rudolf Büllesbach (Staatskanzlei Rheinland- Pfalz), will Wirtschaft und egovernment stärker verzahnen

5 6 EGOVERNMENT COMPUTING LAND KOMMUNE & STAAT Interview AKTUELL esteuererklärung ein deutscher Wunschtraum? Hemmschuhe. Von bürgernahen Verwaltungen ist die Rede. Doch trotz egovernment und Bürgerportalen: In der Praxis kommt der Öffentliche Dienst seiner Kundschaft, den Bürgern, nur Schritt für Schritt entgegen. Dieser zu langsame Wandel zu einer effizienteren Behörde hat für beide Seiten gravierende finanzielle Nachteile. Die Haushaltskassen bleiben durch zu hohe Verwaltungskosten leer, unter anderem zulasten Öffentlicher Investitionen. Die Bürger werden durch zusätzliche Abgaben oder Abstriche am Sozialsystem in die Pflicht genommen, um das Überleben der Verwaltungsbudgets einigermaßen zu sichern. Die elektronische Steuererklärung ist nur ein Beispiel für eine effizientere und bürgernähere Behörde, in diesem Fall den Finanzämtern. Derweil Deutschland in diesem Punkt nur schrittweise vorankommt, zeigen vermeintliche IT-Newcomer wie die Türkei, wie es auch anders geht. Schon im Sommer 2005 sollen unter der Generalunternehmerschaft von Siemens Business Services alle 599 Ämter der Generaldirektion Steuer-, Kontroll- und regionale Finanzämter vernetzt sein (e- Government Computing berichtete). Mehr als 70 Millionen elektronische Steuererklärungen werden danach zwischen Istanbul und Ostanatolien von den Steuerzahlern oder Steuerberatern elektronisch erfasst und via Internet an die jeweils zuständige Finanzbehörde übermittelt werden. egovernment Computing hat sich mit Peter Blaschke, General Manager Global Segment Government bei Siemens Business Services, über das türkische Projekt VEDOP und die Möglichkeiten, ein solches Projekt auch in Deutschland umzusetzen, unterhalten. egovcom: Herr Blaschke, wieso tun sich Länder wie die Türkei mit der Umsetzung der elektronischen Steuererklärung wesentlich leichter als Deutschland? Und das, obwohl sie in puncto Informationstechnik-Einsatz weit hinterher hinken? Blaschke: Dort ist der generelle Umsetzungsvorteil, dass staatsweit ein zentrales IT-Verfahren über einen zentralen Datenpool etabliert werden kann. Wenn die föderale Struktur in Deutschland politisch PROJEKTDETAILS auch ihre Vorteile hat, in puncto Realisierung einer elektronischen Einkommensteuererklärung erweist sie sich mit ihren ausgeprägten Länderzuständigkeiten als hinderlich. Dazu kommt in Deutschland das hoch komplexe Geflecht der Finanzbehörden und das komplizierteste Steuerrecht der Welt. So kommt die Türkei bei einer mehr als doppelt so großen Landesfläche und gerade mal 16 Prozent weniger Einwohnern im Vergleich zu Deutschland mit 380 Finanzämtern aus. In Deutschland sind das 572, die Finanzministerien und Oberfinanzdirektionen in den 16 Bundesländern nicht eingerechnet. Wie komplex das deutsche Steuerrecht ist, wird daran deutlich, dass 60 Prozent der gesamten weltweit veröffentlichten Literatur zu diesem Thema das deutsche Steuerrecht behandelt. Doch all das müsste kein Hinderungsgrund dafür sein, auch in Deutschland die elektronische Steuererklärung schneller auf den Weg zu bringen. Zumal hier mit 33,9 Millionen Online-Benutzern die Startvoraussetzungen auf Bürgerseite weit besser ausfallen als in der Türkei. PETER BLASCHKE. General Manager Global Segment Government Siemens Business Services TÜRKEI: ELEKTRONISCHE STEUERERKLÄRUNG IST DER STARTSCHUSS FÜR EGOVERNMENT Das türkische Finanzministerium macht mit der elektronischen Steuererklärung inklusive esignatur ernst. Schon im Sommer nächsten Jahres sollen alle 599 Ämter der Generaldirektion 299 Steuerämter, 81 Finanzämter in den Städten und 219 Steuerprüfämter integriert sein. Das Projekt (Kosten: 64 Millionen US- Dollar) wird unter der Generalunternehmerschaft von Siemens Business Services durchgeführt und setzt als Folgeauftrag auf dem Vorhaben Automatisierung der Steuerbehörde auf. Siemens Business Services zeichnet in dieser Funktion für alle Dienstleistungen vom Systemdesign über Roll-out bis zur Schulung der mehr als Mitarbeiter in der Finanzbehörde verantwortlich. Auch die Hard- und Software zur Umsetzung der notwendigen Sicherheit der Steuerdaten einschließlich elektronischer Signatur und Public-Key-Infrastruktur (PKI) sowie Disaster Recovery, Data Warehouse und internetfähiges Call Center gehören zum Verantwortungsbereich des Generalunternehmers. Das landesweite Wide Area Network, das daraus über eine West- / Ost-Distanz von Kilometern entstehen soll, wird insgesamt mehr als 300 Server, PCs und Drucker umfassen. Das türkische Finanzministerium verspricht sich von VEDOP vereinfachte und schnellere Verwaltungsabläufe sowie eine höhere Transparenz bei den Steuerdaten. Auch die Bürger werden von der elektronischen Einkommenssteuererklärung, ob direkt oder mittelbar über Steuerberater via Internet eingegeben, profitieren: kein Gang zum Amt, schnellere Bearbeitung ihrer Steuerakte und bei Steuerrückzahlungen schnellere Gutschrift auf ihrem Bankkonto. Das Projekt legt den Grundstein für weitere Vorhaben dieser Art im Öffentlichen Sektor und bringt die Türkei einen großen Schritt näher zu egovernment, zeigt sich Osman Arioglu, General Manager des türkischen Finanzministeriums, überzeugt. egovcom: Was bremst dann die elektronische Steuererklärung in Deutschland aus? Blaschke: Das liegt auch daran, dass jedes Bundesland die Steuererhebung und die damit verbundenen Auswertungsverfahren informationstechnisch weiterhin als reine Ländersache betrachtet. Zu viele der 16 Bundesländer haben eine eigene Software zur Umsetzung des Steuerrechts und zur Abwicklung von Steuererklärungen innerhalb ihrer Rechenzentren. Dazu kommen die permanenten Änderungen an Steuergesetzen, die jedes Bundesland separat in seine spezifische Software einpflegen muss. Einkommensteuererklärung über das Internet, bitte Ja sagen die Finanzämter, aber nur, wenn parallel der umständlichere Papierweg beibehalten wird. Diese aktuelle Vorgehensweise belastet zusätzlich ihre Budgets und straft die onlinewilligen Bürger mit unverständlicher Mehrarbeit. Ganz anders in der Türkei: Hier wird ab Sommer 2005 die elektronische Steuererklärung eine Vollwerterklärung ohne begleitende Papiererklärung sein. Dass es auch in einem föderalen Staat anders geht, beweist unser Nachbarland Österreich mit einer funktionierenden elektronischen Steuererklärung ohne obligatorische Einreichung von Belegen. egovcom: Finanzämter führen oft die mangelnde Sicherheit der sensiblen Steuerdaten ins Feld, um sich nicht zu schnell via Internet öffnen zu müssen. Wie stichhaltig ist nach Ihrer Einschätzung diese Argumentation? Blaschke: Deutsche Behörden, so auch die Finanzbehörden, nehmen den Datenschutz und die Datensicherheit sehr ernst. Das ist grundsätzlich zu begrüßen, spiegelt sich aber auch in einem hoch komplizierten Signaturgesetz wider. Es eröffnet eine qualitativ hohe Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, die aber nur mit hohem Aufwand umsetzbar sind. Anderen Ländern genügen einfachere Verfahren der digitalen Signatur, die die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit der Daten sicherstellen. Das beweisen Länder wie Italien, Österreich und die Türkei. So wird mit dem Abschluss des VEDOP-Projekts in der Türkei landesweit auch die elektronische Signatur im Sinne von dreifach sicheren Steuerdaten greifen, auf der soliden Basis eines esignatur-gesetzes gemäß der Richtlinie 99 / 93EC der EU-Kommission, das im kommenden Januar in der Türkei in Kraft treten wird. egovcom: Sehen Sie hohen Realisierungs- und Kostendruck auf die Finanzbehörden zukommen? Blaschke: Auch die Finanzverwaltungen werden bei leeren Haushaltskassen nicht daran vorbeikommen, mit dem Einsatz der elektronischen Signatur bei Steuererklärungen kräftig auf die Kostenbremse zu treten birgt dieser Ansatz doch für sie ein erhebliches Prozessoptimierungs- und Einsparungspotenzial in sich. Sind die Steuerdaten erst einmal elektronisch erfasst, können sie effizient weiterverarbeitet und geprüft, die Forderungen des Bürgers respektive des Finanzamts automatisch ermittelt werden. Dass Weiterentwicklung in der deutschen Finanzverwaltung längst überfällig ist, verdeutlichen folgende Zahlen: In Deutschland wurden im letzten Jahr 2,5 Prozent des gesamten Steueraufkommens (449 Mrd. Euro) für die Steuerverwaltung verbraucht. Das waren summa summarum rund 11,2 Milliarden Euro, das Doppelte des Staatshaushalts von Luxemburg. In Großbritannien sind es dagegen nur 1,4 Prozent, in Finnland sogar nur 0,7 Prozent. Auf einem ähnlich guten Wert wie Finnland wird sich auch die Türkei mit der Einführung der elektronischen Steuererklärung bewegen. Hierzulande wird also gerade der öffentliche Finanzsektor durch den Vergleich mit anderen Ländern mächtig unter Zugzwang geraten, seine Effizienz zu erhöhen. Dazu bedarf es allerdings einer engen Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern sowie zwischen Politik und Verwaltung. egovcom: Sie meinen damit die Vereinheitlichung der Applikationsumgebungen bundesweit über alle Finanzbehörden? Blaschke: Noch mehr. Erst über die länderübergreifende Vereinheitlichung der Steuererhebung und Auswertungsverfahren, idealerweise auch eine Vereinfachung des Steuerrechts, wird die elektronische Einkommenssteuererklärung in Deutschland den Schub erfahren, der für Staat, Länder und Bürger zu Mehrwert und Einsparungen führt. Und nur durch eine geschlossene Front von Politik und Verwaltung wird Deutschland hier den Anschluss halten. Das Interview führte Hadi Stiel AUSLAUFMODELL. Das Internet wird in der Türkei den Gang zum Finanzamt bald überflüssig machen. Der Staat rechnet mit drastischen Einnahmesteigerungen MEXIKO MODERNISIERT SEIN STEUERSYSTEM PeopleSoft, Anbieter von Softwarelösungen für die Öffentliche Verwaltung, hat einen Vertrag in Höhe von 50 Millionen US-Dollar mit der mexikanischen Steuerbehörde SAT (Servicio de Administración Tributaria) unterzeichnet. Das Unternehmen wird Softwareprodukte an SAT lizenzieren und in den kommenden zwei Jahren Service- und Wartungsdienstleistungen übernehmen. Mit den Anwendungen soll das mexikanische Steuersystem modernisiert werden, um privaten Steuerzahlern und Unternehmen einen besseren Service bieten zu können und den Steuereinzug landesweit zu verbessern. SAT beschäftigt in ganz Mexiko über Mitarbeiter in über Büros. Derzeit laufen bei der mexikanischen Steuerbehörde Informationen aus unzähligen zentralen und dezentralen Datenbanken zusammen, die landesweit auf 66 Stellen verteilt sind. Primär strebt die Behörde mit dem Projekt zur Modernisierung und Integration der SAT-Informationssysteme das Ziel an, Daten aus verschiedenen Quellen auf einer einzigen integrierten Plattform zu konsolidieren, um Privatpersonen und Unternehmen besser identifizieren zu können und säumige Steuerzahler verstärkt zur Rechenschaft zu ziehen. Nach Beendigung des Projekts sollen Mexikos Steuerzahler über das SAT-Portal eine Vielzahl von Onlineservices in Anspruch nehmen können. Außerdem wird über verschiedene Kommunikationskanäle, wie Internet, Telefon und , ein direkter Kontakt zur SAT möglich sein. Die Steuerzahler werden sicheren Onlinezugriff auf personalisierte Kontoauszüge mit ihren kompletten Steuerdaten haben. Gleichzeitig wird der Zugriff auf Funktionen wie Zahlungskalender, Nachrichtencenter und Servicestatus möglich sein. nl SCHILY VERLÄNGERT BIOMETRIE-KONTROLLE Bundesinnenminister Otto Schily hat eine positive Bilanz der Automatisierten und biometriegestützten Grenzkontrolle auf dem Frankfurter Flughafen gezogen und den Probebetrieb um ein Jahr verlängert. Dieser Schritt soll die weitere Optimierung des technischen Verfahrens ermöglichen, insbesondere der noch besseren Anpassung des Systems an das Verhalten der Benutzer. Schily: Die enorm hohe Teilnehmerakzeptanz belegt, dass die Bürger keine Berührungsängste im Umgang mit neuer Technik haben. Über Reisende haben sich beim Bundesgrenzschutz mit ihrem maschinenlesbaren Reisepass und ihrer Augeniris bislang registrieren lassen. vio BAG ERWEITERT INTERNETANGEBOT Das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) hat sein Internetangebot ausgebaut. Die am häufigsten benötigten Vordrucke aus dem Bereich Marktzugangsverfahren sind jetzt hinterlegt. So können Anwender den An-, Ab- und Ummeldevordruck zum Werkverkehr, den Antragsvordruck auf Erteilung von Genehmigungen für den grenzüberschreitenden Straßengüterverkehr sowie den Antragsvordruck für die Erteilung von Genehmigungen für den grenzüberschreitenden Personenverkehr abrufen. nl

6 KOMMUNE & STAAT KOMMUNE EGOVERNMENT COMPUTING Bürgerbeteiligung via Internet AKTUELL Gut gemeint, ist nicht gut genug eparticipation. Im Zusammenhang mit den Internet-Auftritten ihrer Gemeinden werben Bürgermeister und Kommunalpolitiker gerne mit den Attributen mehr Bürgerbeteiligung oder gar eparticipation. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? Eine aktuell veröffentlichte Studie der Initiative eparticipation kam nun zu dem Ergebnis, dass die Versuche der Gemeinden die Bürger via Internet in die politische Entscheidungsfindung einzubinden zwar gut gemeint sind, aber den Anforderungen nur zum Teil genügen. Die Studie mit dem Titel Elektronische Bürgerbeteiligung in deutschen Großstädten an deren Erstellung auch das Fraunhofer egovernment Zentrum und das Fraunhofer AIS-Institut beteiligt waren untersuchte die Möglichkeiten der Bürgerbeteiligung, welche die jeweiligen Kommunen über ihr Stadtportal anbieten. Getestet wurden dabei all jene Angebote, in denen Bürger an der politischen Willensbildung über Diskussionsforen, Umfragen oder Online-Konferenzen teilnehmen können. Ebenfalls analysiert wurde, wie transparent und offen sich eine Stadtverwaltung im Netz gibt und ob die Nutzung der angebotenen Möglichkeiten durch die Bürger auch einen nachvollziehbaren Einfluss auf die jeweilige Politik der Stadtväter hat. Punkten konnten die untersuchten Städte, so die Verfasser der Studie, wenn das Beteiligungsverfahren übersichtlich erklärt und deutlich gemacht wurde, wie die Meinungsbeiträge der Bürger die aktuellen Entscheidungsprozesse einfließen. Gerade daran hapert es aber häufig bei den untersuchten Internet- Angeboten der Städte. Kommen doch die Autoren in ihrem abschließendem Urteil zu dem Ergebnis: Oftmals mangelt es an der transparenten Umsetzung. Nachholbedarf Gewinner der Gesamtwertung ist mit 39 von 55 möglichen Punkten Berlin. Auf den Plätzen zwei und drei folgen die Städte Essen (34 Punkte) und Düsseldorf (33,5 Punkte). Nach Ansicht der Tester konnte sich Berlin besonders in den Kategorien Adressierbarkeit und Offenheit gut positionieren. Darüber hinaus habe die Bundeshauptstadt im Untersuchungszeitraum neben Beteiligungsangeboten zur Bauleitplanung auch einen Online-Diskurs zur architektonischen Gestaltung des Berliner Kulturforums angeboten. Die Verfasser der Studie ließen jedoch keinen Zweifel daran, dass auch die Sieger keinen Anlass haben, sich auf ihren Lorbeeren auszuruhen. Keine Stadt habe mit DEFINITION Die Diskussion um Bürgerbeteiligung im Internet wurde in Deutschland vor allem durch die egovernment-debatte geprägt. Dabei wird egovernment zunächst als die Durchführung von Prozessen der öffentlichen Willensbildung, der Entscheidung und der Leistungserstellung in Politik, Staat und Verwaltung unter intensiver Nutzung der Informationstechnik verstanden. Einen entscheidenden Beitrag zum besseren Verständnis und zur Abgrenzung der Begriffe leistete nach Meinung der Verfasser die Balanced egovernment-studie ihrem Angebot vollkommen überzeugen können. Bislang stehe in Deutschland vor allem die Modernisierung der Verwaltungsdienstleistungen Stichwort eadministration im Vordergrund. Besonders kritisierten sie, dass obwohl Meinungen an vielen Stellen abgefragt würden diese Meinungsäußerungen oft ungehört im politischen Prozess verpuffen würden. Schließlich handle es sich bei der elektronischen Bürgerbeteiligung um eine Betroffenbeteiligung. Das bedeute, dass die Bürger diese Möglichkeit nur dann nutzen würden, wenn sie der Meinung seien, dass ihre Anregungen auch tatsächlich Gehör finden. Bedauerlich sei in diesem Zusammenhang auch, so die Autoren, dass keine einzige Stadt dem Bürger mitteilt, ob er eine Rückmeldung auf seinen Beitrag erhält. Allgemein lässt sich feststellen, dass die gegebenen Informationen über das Verfahren und den tatsächlichen Einfluss der Beiträge auf die Entscheidung zu wenig und halbherzig sind, kritisiert die Studie. Akzeptanzverbesserung Um die Akzeptanz von egovernment in breiten Bevölkerungsschichten nicht zu gefährden, machen die Autoren in ihrer Studie daher eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen. So regen sie insbesondere an, die Kontaktmöglichkeiten der Bürger mit den politischen Entscheidungsträgern in den Stadtverwaltungen auszubauen. Gerade interaktive Kommunikationsangebote, wie Chats, Foren oder themenzentrierte Echtzeit- Konferenzen böten dafür große Chancen. Weitgehend ungenutzt ließen die politischen Entscheidungsträger auch die Möglichkeiten, dem Wähler die Hintergründe ihrer Politik und ihrer politischen Vorhaben über das Internet, zu vermitteln. Verstärkt werde diese Tendenz durch den Umstand, dass viele der eingesetzten Ratsinformationssysteme die Transparenz der städtischen Politik nicht unbedingt fördern würden. Vor dem Hintergrund der skizzierten Probleme fordern die Verfasser auch den Gewinner des der Bertelsmann Stiftung. Hier sei egovernment erstmals als die Verbindung elektronischer Bürgerdienste und Informationsangebote (eadministration) mit einer Stärkung partizipativer Elemente (edemocracy) definiert worden. Gut gemachtes egovernment zeichne sich deshalb dadurch aus, mehr zu bieten, als nur bunte Websites und Online-Formulare zur Steuererklärung. egovernment bedeute vielmehr, das Handeln der Öffentlichen Hand und die Beteiligung der Bürger an den politischen Entscheidungsprozessen transparent zu machen. Städte-Rankings auf, seine Beteilungsmöglichkeiten im Internet weiter auszubauen. Gerade Berlin als Hauptstadt Deutschlands sollte wesentlich aktiver auf die Bürger sowie auf Gäste und Partnerstädte zugehen und vielfältigste, themenzentrierte Räume für Dialog- und Entscheidungsprozesse anbieten und begleiten, fordert die Studie, da Dialogprozesse und bürgerschaftliches Engagement ein wichtiger Garant einer modernen und nachhaltigen Demokratie seien. mk 2004 SAP AG; SAP und das SAP-Logo sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern. O&M SAP LI 10/04 BERLIN ORGANISIERT IT-EINSATZ NEU Der Berliner Senat hat ein IT-Regelwerk beschlossen, das einheitliche Rahmenbedingungen für die Planung, Beschaffung, Entwicklung und den Einsatz von Informationstechnik in der Berliner Verwaltung schaffen soll. Auch soll der bestehende computertechnische Flickenteppich in der Berliner Verwaltung in den nächsten Jahren zu einem einheitlichen Netz verknüpft werden. Zu diesem Zweck soll der bisherige Landesbetrieb für Informationstechnik (LIT) zu einem IT- Dienstleister mit umfassendem Leistungsspektrum für das Land Berlin in der Rechtsform einer Anstalt des Öffentlichen Rechts entwickelt werden. Bereits heute betreibt das LIT das Telefonnetz der Berliner Verwaltung mit rund Anschlüssen, das Sicherheitsrechenzentrum der Stadt und den automatischen Auskunftsdienst. Die zentrale Steuerungsfunktion des LIT soll außerdem durch die Position eines IT-Staatssekretär ergänzt werden, der die Grundsätze einer einheitlichen Beschaffung erlässt und überprüft. mk ÖFFENTLICHE VERWALTUNGEN NUTZEN SAP. E-GOVERNMENT MIT SAP FOR PUBLIC SECTOR: SCHAFFT NEUE PERSPEKTIVEN FÜR IHRE VERWALTUNG. Egal ob es um eine Passverlängerung, Kfz-Anmeldung oder um eine Baugenehmigung geht, schnelle und effiziente Abläufe sind Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen willkommen. E-Government mit SAP for Public Sector eröffnet dafür neue Wege denn es ermöglicht die integrierte und kooperative Weiterführung von Verwaltungsprozessen, auch über Verwaltungsgrenzen hinweg. Das Ergebnis: Zeit- und Kostenaufwand der öffentlichen Verwaltungen sinken, während die Zufriedenheit von Bürgern und Unternehmen steigt. Mehr Info unter oder 0 800/

7 BRANCHE & INNOVATION EGOVERNMENT COMPUTING AUSGABE Sicherheitstraining Das Gemeinsame Gebietsrechenzentrum Hagen hat seine Mitarbeiter für den Umgang mit vertraulichen Daten sensibilisiert. Seite 10 Schlüsselrolle Die Verwaltungsmitarbeiter des Main-Kinzig-Kreises verschlüsseln und signieren s automatisch ohne zusätzlichen Aufwand. Seite 12 Preis für Aarhus Die modernste Verwaltung in Europa ist Aarhaus Amt Bundesverwaltungsamt und Regulierungsbehörde folgen auf den Plätzen. Seite 16 Reformdruck Eine faire Rollenverteilung bei Private Public Partnership-Projekten wünscht sich T-Systems-Manager Dieter Schweer. Seite 17 IT-Qualitätsmanagement bei der Bundesanstalt für Wasserbau Mehr Produktqualität durch BRANCHE & INNOVATION Verantwortlicher Redakteur: Gerald Viola Tel / , Fax 0821 / branche.egovcom@vogel-it.de systematische Steuerung Vorbeugen. In komplexen IT-Projekten geraten Liefertermine, Kostenpläne und auch die Leistungsfähigkeit der entwickelten Systeme oft unter die Räder. Meistens beginnt dann die aufwendige Suche nach dem Schuldigen. Auftraggeber und Lieferanten schieben sich gegenseitig den schwarzen Peter zu. Die Bundesanstalt für Wasserbau beugt einem solchen Hin und Her durch systematisches Qualitätsmanagement und externe Softwareprüfer vor. Vor die Ausschreibung von IT-Projekten hat die Bundesanstalt für Wasserbau (BAW) eine weitere Auswahlrunde gesetzt: die Suche nach einem Partner für Software-Qualitätsmanagement (QM) und -Qualitätssicherung (QS). Was auf den ersten Blick nach zusätzlichem Aufwand aussieht, macht die IT-Entwicklung der Bundesbehörde in Wirklichkeit einfacher, transparenter und schneller. Wolfgang Bruns, der die BAW-Dienststelle in Ilmenau / Thüringen leitet und die Informationstechnik der Wasserund Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV) verantwortet: In unseren IT-Projekten hat sich gezeigt, dass sich die Investition in ein frühzeitiges, systematisches und unabhängiges Monitoring auszahlt. Anforderungen prüfen Derzeit überführt die Behörde innerhalb eines Projektes zur digitalen Verwaltung technischer Unterlagen (DVTU) alle Konstruktionspläne von Mikrofilm auf digitale Datenträger und wendet dabei systematische Qualitäts-Checks an. Den Zuschlag für die Prüferrolle erhielt das Beratungshaus SQS Software Quality Systems. Die Qualitätsexperten aus Köln begleiteten bereits die Ausschreibung und Vergabe der Implementierung. Noch bevor Behörde und Berater den ersten Lieferanten begutachteten, kamen die Interview egovcom: Herr Wieczorek, der Deutsche Städte- und Gemeindebund startet eine IT-Qualitätsoffensive, die Bundesanstalt für Wasserbau investiert in Software- Qualitätsmanagement. Ist es um die IT-Qualität der Behörden so schlecht bestellt? Wieczorek: Nein. Diese Aktivitäten zeigen einfach, dass IT bei Behörden inzwischen eine Komplexität erreicht hat, die mit herkömmlichen Methoden nicht mehr zu stemmen ist. Das ist in anderen Branchen nicht anders. egovcom: Worin liegen Ihrer Meinung nach die Ursachen? Pflichtenhefte der BAW auf den Prüfstand: Waren sie konsistent? Welche der zukünftigen Systemfunktionen sind besonders wichtig und erfolgskritisch? Auf diese Weise erhielt die Ilmenauer Behörde eine aussagefähige Anforderungsmatrix, die sie mit Angebot und Profil der Bewerber abgleichen konnte. Heute, da die Entwicklung angelaufen ist, bereiten die externen Fachleute nicht nur die klassischen Einzeltests WOLFGANG BRUNS. Qualitätsmanagement hält Wartungskosten im Zaum. vor, sondern führen sie auch durch. Sie analysieren und bewerten auch ganze IT-Architekturen, bauen eine Infrastruktur für das QS-Management auf und führen eine Reihe von Spezialprüfungen durch. Im Projekt DVTU sind dies zum Beispiel Ergonomietests. Gütesiegel. egovernment Computing sprach mit Martin Wieczorek, der die Business Unit Public Services bei der SQS Software Quality Systems AG in Köln leitet. Wieczorek: Die Behörden nutzen wie alle anderen Branchen eine inzwischen fast unüberschaubare Zahl von Technologien, Standards, Prozessen und Anwendungen. Wer diese bunte Mischung auf einen gemeinsamen Nenner bringen will, braucht eine ordnende Hand, die dafür sorgt, dass der Überblick nicht verloren geht. Sonst drohen IT-Projekte gegen die Wand zu fahren. egovcom: Wie steuert Software-Qualitätsmanagement dem entgegen? Wieczorek: Es geht vor allem darum, die IT Punkt für Punkt mit den Grundsätzlich könnten wir diese Aufgaben selbst erledigen, meint Bruns, zumal das Qualitätsmanagement zu unseren Kernkompetenzen gehört. Deshalb werden die fachlichen Tests zum allergrößten Teil auch von den Mitarbeitern unserer Behörde selbst durchgeführt. In puncto Verfahren, Best Practice und Know-how seien externe, auf IT-Qualität spezialisierte Kräfte jedoch besser aufgestellt. Unabhängige Gutachter Behördenzielen in Gleichklang zu bringen. Wir nennen das Quality Governance. Dazu gehören heute Entscheidend sei vor allem die Unabhängigkeit der externen Softwareprüfer. Sie schaffe zwar am Anfang einen Moment des Misstrauens vor allem bei den Lieferanten. Schließlich förderten die Gutachter oft Ungereimtheiten zutage, die sonst unentdeckt geblieben wäre. Mittel- und langfristig wandle sich das Misstrauen jedoch in Wertschätzung, wenn sich die Qualitätsexperten nicht nur als Kontrolleure, sondern vor allem auch als Vermittler verstünden, welche die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Zulieferer am Laufen halten, strukturieren und wenn nötig wieder flott machen. Diese Fähigkeit sei vor allem in komplexen IT-Projekten zunehmend unerlässlich. Wo die unabhängigen Prüfer und Mediatoren fehlten, verlören sich Auftraggeber und -nehmer oft in gegenseitigen Schuldzuweisungen. Und dann stehen Nachbesserungen und Schadensbegrenzung auf der Tagesordnung, die Zeit- und Kostenpläne werden Makulatur. Dazu wollte es die BAW nicht kommen lassen, als sie mit der Entwicklung des Wasserstraßen-Geoinformationssystems (WaGIS) ihr bisher anspruchsvollstes IT-Projekt in Angriff nahm. Mit ihm will die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV) die Vielzahl der Systeme, Formate, Standards und Dokumente rund um den Wasserstraßenbau vereinen und den Informationsfluss ausweiten, vereinheitlichen und beschleunigen. Der Aspekt Qualität spielte bei WaGIS von Anfang an eine zentrale Rolle, denn die WSV nutzt das System vor allem zur Wartung und zum Ausbau der Bundeswasserstraßen. Neben der Leichtigkeit des Schiffsverkehrs steht dessen Sicherheit an erster Stelle. Schließlich geht es im Extremfall um Menschenleben, zum Beispiel bei Hochwasser. Darüber hinaus entscheiden Geschwindigkeit und Sicherheit des Schiffsverkehrs vor allem die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Prüfen, was die Anwender wirklich brauchen DR. MARTIN J. WIECZOREK. Durch Qualitätsmanagement werden IT-Projekte überschaubarer und leichter realisierbar BUNDESANSTALT. Vom neuen Dienstsitz Ilmenau aus koordiniert die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes ihre IT-Aufgaben vor allem zwei wichtige Punkte: Wir steuern die IT-Prozesse kontinuierlich im Sinne der Geschäftsziele am besten mithilfe von Kennzahlen. Zweitens testen wir systematisch und so früh wie möglich. Wir prüfen also bereits im Vorfeld der Entwicklung, ob die Fachkonzepte wirklich das umsetzen, was die Geschäftsziele unterstützt und die Anwender brauchen. Denn ist die Software erst einmal geschrieben, ist das Kind schon halb in den Brunnen gefallen. Dafür brauchen wir unabhängige Qualitätsprüfer. Eine solche dritte Instanz versachlicht und verbessert die Kommunikation zwischen dem Auftraggeber und seinen Lieferanten erheblich. Das Interview führte Gerald Viola Wasserstraßen. In beiden Fällen ist es wichtig, bestimmte Fragen schnell und zuverlässig beantworten zu können, wie: Mit welcher Bauweise wurde zum Beispiel ein Damm erstellt? Welchen Zustand weist er auf? Welche Besonderheiten gilt es zu berücksichtigen? Als Generalauftragnehmer führte die CSC Ploenzke AG die Implementierung durch. Als Konsortialpartner befand sich der Software- Anbieter ESRI mit im Boot, der sich auf Geoinformationssysteme (GIS) spezialisiert hat. Als Subauftragnehmer steuerte con terra einzelne GIS-Komponenten bei, dazu kamen noch die Informix-Datenbanken. Das Portfolio der beteiligten Unternehmen und die Projektlaufzeit von drei Jahren machen schon die Komplexität der Aufgaben deutlich, blickt Dietmar Mothes zurück. Er war IT-Projektleiter bei dem WaGIS- Vorhaben. Von CAD bis zu reinen Tabellenverfahren hatten wir vorher so ziemlich alle Anwendungen, die man sich im GIS-Bereich vorstellen kann. Hinzu kamen unterschiedliche Nutzerberechtigungen, Applikationen und Plattformen. Angesichts dieser Herausforderungen, hätte das WaGIS-Projekt ohne systematisches QM nicht geordnet zu Ende geführt werden können. Mothes schätzt, dass der Bund ohne die Investitionen in ein unabhängiges Software-QM und -QS am Ende nur 65 bis 70 Prozent der beauftragten Funktionen fehlerfrei erhalten hätte. Über ihr Qualitätsmanagement habe die Bundesanstalt hingegen rund 95 Prozent der geforderten Funktionen fehlerfrei erreicht. Dabei mussten die Softwareprüfer nicht nur die Tests in Ilmenau, sondern bundesweit planen, strukturieren und durchführen. Doch den größten Nutzen der externen Gutachter sieht auch Mothes in ihrer Rolle als unabhängiger Vermittler, die immer wieder die Sache in den Vordergrund rückten: Unser Verhältnis zum Auftragnehmer verbesserte sich durch das kontinuierliche Monitoring erheblich. Wir mussten uns nicht mehr über die Interpretation langer Fehlerlisten streiten. Das hat die Diskussion versachlicht. Letztlich hätten die Qualitätsexperten den gesamten Testprozess über eindeutige Verfahren formalisiert und standardisiert. Finanziell zieht IT-Chef Bruns ebenfalls eine positive Bilanz: Auch wenn mit den Investitionen in eine unabhängige Software-Qualitätssicherung die Kosten erst einmal stiegen, ist unsere Lösung wirtschaftlich. Denn wir erhalten IT-Strukturen, die auch langfristig tragfähig und erweiterbar sein sollen. Zehn Prozent Mehrausgaben müsse ein IT-Projekt veranschlagen, wenn es die QS separat und systematisch durchführen wolle. Bruns ist jedoch überzeugt, dass sich diese Ausgaben bezahlt machen: Dank dieser Investitionen tut WaGIS heute, was wir uns von dem System versprachen. Außerdem haben wir schon während der Entwicklung Budgetund Zeitüberschreitungen eingedämmt, und die Stabilität von Wa- GIS senkt die Wartungskosten. Deshalb ist systematisches Qualitätsmanagement fester Bestandteil unserer IT-Projekte geworden. vio WAGIS DAS GIS DER DEUTSCHEN WASSERSTRASSEN Mit WaGIS, dem Wasserstraßen- GeoInformationsSystem, hat die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV) einen Verbund geschaffen, der viele IT- Systeme der WSV sowie externe Datenquellen integriert. Erstmals können Nutzer Daten verschiedener Quellen in einem System betrachten und auswerten. Zusätzlich stehen ihnen neue Funktionen zur Verfügung, mit denen sie die Geodaten darstellen und analysieren können. WaGIS sammelt und integriert die unterschiedlichen Datenbestände der WSV, verteilt diese an die unterschiedlichen Auskunftsstellen, führt GIS-Analysen durch und beinhaltet einen Datenkatalog. Er bietet einen Überblick, der zeigt, welche Daten an welcher Stelle zur Verfügung stehen. Beim dritten egovernment-wettbewerb gewann WaGIS den ersten Preis in den Kategorien Government-to-Government und Government-to-Employee.

8 10 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT BRANCHE & INNOVATION Gebietsrechenzentrum Hagen Ständiges Sicherheitstraining für die Mitarbeiter Schwerpunktthema in dieser Ausgabe Security STEMPELAUTOMAT s verschlüsselt und signiert ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter...Seite 12 WER DARF WAS? Identy Management verwaltet die User zentral.....seite 13 Das GGRZ Hagen entwickelt und unterstützt seit 1977 seine individuellen IT-Lösungen. Zu den Kunden zählen Bezirksregierungen, Justiz, Krankenhäuser und die Zentrale Studienplatzvergabe. Die 150 Mitarbeiter des GGRZ Hagen verwalten Massendaten, stellen Server zur Verfügung und versenden Massendruckdaten. Fragen und Antworten UNTERNEHMEN Die Kölner BDG GmbH & Co. KG ist seit 1995 auf Dienstleistungen, Schulungen und Projekte der IT-Sicherheit spezialisiert. Umfassende Beratung und die Implementierung von Sicherheitslösungen, für die auch Schulung und Support angeboten werden, zählen ebenso zu ihren Aufgaben, wie die Managed Security Services, die eine vollständige Überwachung der Internet-Sicherheit unserer Kunden gewährleisten sollen. BDG ist nach eigenen Angaben Partner der weltweit führenden Hersteller von Sicherheitssoftware sowie autorisiertes Schulungscenter für Firewalling sowie Intrusion Detection-Produkte und betreut unter anderem Öffentliche Institutionen, Großbanken und Versicherungen. Vertrauen. Das Gemeinsame Gebietsrechenzentrum Hagen (GGRZ Hagen) hat seine Mitarbeiter für die IT-Sicherheit sensibilisiert. Dank des Security Awareness Trainings beware! kennen sich jetzt alle mit vertraulichen Daten, Passworten, Viren, dem Internet und s aus. Die Mitarbeiter des GGRZ Hagen arbeiten mit einer großen Menge vertraulicher Daten, deren Sicherheit einen sehr hohen Stellenwert hat. Jeder Mitarbeiter ist für die IT-Sicherheit verantwortlich. Seit Anfang 2003 ist ein IT-Sicherheitsprozess initiiert worden, der den Fokus hat, die Mitarbeiter ausreichend für das Thema der IT-Sicherheit zu sensibilisieren. Wie gehe ich mit vertraulichen Daten um? Wie lautet ein sicheres Passwort? Was ist ein Virus und wie geht man damit um? Auf diese und andere Fragen sollte jeder Mitarbeiter die richtigen Antworten kennen, um Daten vor unerlaubtem Zugriff, Manipulation und Einsicht zu schützen. Ist erst ein System von einem Virus befallen oder konnte sich jemand von außen Zugang verschaffen, ist der Aufwand für die Wiederherstellung der Daten und der Sicherheit, ausgesprochen hoch. In schweren Fällen fällt die EDV für Stunden aus, wichtige Arbeitszeit und Daten gehen verloren. Der finanzielle Schaden kann dann sehr beträchtlich sein. Um die Gefahren zu minimieren, ist das GGRZ Hagen präventiv vorgegangen. Das Rechenzentrum hat bereits in die IT-Sicherheit investiert und sein Netzwerk auf dem aktuellen Stand der Technik ausgestattet. Für ein besseres IT-Sicherheitsverständnis und einem bewussten Umgang mit sicherheitsrelevanten Themen sind die Mitarbeiter in diesen Prozess eingebunden worden: Bei uns arbeiten verantwortungsbewusste Mitarbeiter. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter und legen viel Wert auf die Weiterbildung, sagt Gerd Sandberg, Leiter des GGRZ Hagen. GERD SANDBERG. Der Leiter des GGRZ Hagen sensibilisierte seine Mitarbeiter für IT-Sicherheitsbelange Ziel des Projektes ist es, die Mitarbeiter noch mehr für die Sicherheit in der IT zu sensibilisieren. Sie werden somit noch verantwortlicher mit vertraulichen Daten umgehen. Und sie werden für die Belange der IT größeres Verständnis haben, was die Identifikation mit dem Arbeitgeber erhöht. Für das Projekt stand allerdings nur ein kleines Budget zur Verfügung. Und die Mitarbeiter sollten dennoch in möglichst kurzer Zeit mit der Thematik vertraut sein und ihr Verhalten angepasst haben. Lösung Da erwies sich das IT-Sicherheitstraining beware! als zukunftsweisender Schritt. beware! vermittelt in den fünf Bereichen , Viren, Passworte, Internet und vertrauliche Daten alles, was zum Sicherheitsdenken gehört. Das Produkt ermöglichte es den Mitarbeitern, sich am Arbeitsplatz mit IT-Sicherheit vertraut zu machen. Es waren keine externen teuren Schulungen erforderlich. Jeder konnte und kann sich in seinem Tempo mit dem Thema beschäftigen und die für ihn schwierigen Aspekte in Ruhe bearbeiten. Durch die klare Gliederung hat jeder die Möglichkeit, sich nacheinander mit den einzelnen Themen zu beschäftigen, oder auch noch einmal gezielt nachzulesen. Am Ende eines jeden Abschnitts ermöglicht ein kleiner Test eine Selbstkontrolle. Ergebnis Der Nutzen von beware! liegt darin, dass die Mitarbeiter verantwortungsvoller mit Daten umgehen. Sie setzen sich mit dem Thema IT-Sicherheit auseinander, sodass in Zukunft die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten erhöht wird, stellten die Verantwortlichen des Gemeinsamen Gebietsrechenzentrums Hagen fest. Die Mitarbeiter nutzen das Angebot des Sicherheitstrainings intensiv und sind ihm gegenüber aufgeschlossen: beware! ist einfach und verständlich. Nach nur kurzer Zeit konnten wir eine Veränderung des Verhaltens feststellen. Wir gehen davon aus, dass sich der finanzielle Aufwand für die Bekämpfung von Viren, Würmern & Co. für das GGRZ Hagen reduzieren wird, erklärt Efstathios Datsis, IT-Sicherheitsbeauftragter des GGRZ Hagen. vio DATEN IM TUNNEL ELSTER-Daten werden per VPN übermittelt....seite 14 PRODUKT beware! wurde 2003 von der BDG GmbH & Co. KG aus Köln entwickelt. Die BDG ist seit 1995 ein Dienstleister für IT-Sicherheit. Sie erarbeitet Security Policies für Firmen und Behörden und stattet ihre Kunden mit Hard- und Software für IT-Security aus. Darüber hinaus bietet das Unternehmen umfassende Serviceleistungen und Schulungen an. Für das GGRZ Hagen wurde beware! dem Corporate Design des Hauses angepasst. So arbeitet der Mitarbeiter in einem ihm vertrauten Umfeld. Auch sind die internen Ansprechpartner mit ihren Kommunikationsdaten eingepflegt. Das Produkt an sich ist nach Herstellerangaben nicht erklärungsbedürftig, sodass noch nicht einmal die internen Verantwortlichen geschult werden mussten. beware! wurde innerhalb eines Tages installiert und läuft seit März Securitystrategie IT-Sicherheit ohne den Risikofaktor Mensch Quarantäne. Bislang übliche Strategien zur Überwachung von IT-Sicherheitspolicies scheitern an neuen Bedrohungen. Zero Day Attacks verkürzen die zur Verfügung stehende Reaktionszeit zum Stopfen von Sicherheitslücken auf null, WLAN-Zugänge für mobile Mitarbeiter sind zwar praktisch und schnell eingerichtet, entsprechen aber nur selten dem nötigen Sicherheitsniveau. Ständig den aktuellsten Patches und Updates hinterherzurennen, erweist sich inzwischen als weder besonders effektiv, noch kostengünstig. Um die Netzwerke von Behörden in Zukunft zuverlässig zu schützen, muss IT-Sicherheit neu gedacht werden. So genannte Endpoint Security -Lösungen versprechen effektive Hilfe. Herkömmliche Vorschriften zur IT-Sicherheit in Behörden haben oft einen entscheidenden Nachteil: Sie stehen in einem Papier, das Mitarbeitern an die Hand gegeben wird, dann aber schnurstracks in die nächste Schublade wandert. Befolgt werden die darin formulierten Richtlinien nur selten. Der Grund: Normale Mitarbeiter sind keine IT- Experten, schließlich haben sie ganz andere Aufgaben, für die sie ausgebildet sind. Wer hat schon in der Hektik des Tagesgeschäfts die Zeit, sich darum zu kümmern, ob auf dem eigenen Rechner schon die aktuellen Antivirus-Updates oder das neueste Windows-Patch aufgespielt ist? So entstehen zwangsläufig Lücken im IT-Schutz, die für Systemadministratoren händisch nur aufwendig zu schließen sind. Sobald die Zahl der zu verwaltenden Rechner in die Hunderte geht, wird die Pflege jedes einzelnen Rechners zur Sisyphusarbeit. Noch viel gravierender ist, dass ein solches reaktives Sicherheitsmanagement viel zu langsam ist, um angesichts der skizzierten Bedrohungen noch Schutz bieten zu können. Es müssen also eine IT-Sicherheitsstrategie und entsprechende Lösungen her, die den End User entlasten und produktiv arbeiten lassen, zugleich aber eine große Zahl an Systemen zuverlässig und schnell auf das geforderte Sicherheitsniveau bringen. Es sind nicht nur PCs innerhalb der Behörde, die so geschützt werden müssen. Eine Fülle von IP-fähigen Endgeräten können potenziell zum Einfallstor für Viren, Würmer und Hacker werden: Laptops mobiler Mitarbeiter, Rechner am Teleworking-Arbeitsplatz oder auch netzwerkfähige Drucker und WLAN-Access Points, die von Mitarbeitern ohne Wissen der Administratoren installiert werden. Auch diese Endgeräte oder Endpunkte sind in eine umfassende IT-Sicherheitsstrategie einzubeziehen. So genannte Endpoint Security -Lösungen dienen der Durchsetzung der eben erläuterten Forderungen an ein proaktives statt reaktives Sicherheitssystem. Umfassende Endpoint Security- Lösungen erfüllen im Idealfall vier Anforderungen: Automation, adaptiven Schutz, vollständige Absicherung und Investitionssicherheit. Netzwerke mit einer großen Zahl von Rechnern lassen sich nur mittels Automation schnell und effizient absichern. Dazu dienen Managementserver, auf denen zentral die Security Policies für jedes einzelne Endgerät verwaltet werden. Sie sorgen zudem für die regelmäßige Überprüfung aller an das Behördennetzwerk angeschlossenen IPfähigen Endpunkte. Sollte ein Gerät nicht der geforderten Policy entsprechen oder gar gänzlich unbekannt sein, wird es schon auf der Ebene der Netzwerkgateways automatisch vom Zugriff ausgeschlossen und auf einen Quarantäneserver umgeleitet. Dieser sorgt dafür, dass der Rechner ohne Zutun des Nutzers mit allen geforderten Antivirus- Updates und Sicherheitspatches versehen wird, sowie alle sicherheitsrelevanten Systemeinstellungen angepasst werden. Erst wenn der Rechner wieder absolut sicher ist, wird er aus der Quarantäne entlassen und erhält Netzwerkzugriff. Nicht jede Netzwerkumgebung bietet die gleichen Voraussetzungen für einen sicheren Zugang. Deshalb müssen Security Policies ortsabhängig gestaltet und überwacht werden. Für einen Rechner im Behördennetz vor Ort gelten andere Bestimmungen, als für den Laptop eines Mitarbeiters im mobilen Einsatz, der sich per ISDN oder WLAN von außen einwählt. Intelligente Endpoint Security-Lösungen erkennen ortsabhängige Geräteparameter und sorgen dann für adaptiven Schutz, je nach Umgebung. Die vollständige Absicherung aller Arten von Endgeräten nicht nur PC und Laptops ist wichtig, damit nicht unbemerkt Schädlinge über unkonventionelle Einfallstore in das Netzwerk eindringen können. Wenn etwa eine Abteilung selbst einen WLAN-Zugangspunkt anschafft, diesen aber nicht vom Systemadministrator konfigurieren lässt, ist schnell die Integrität des Netzwerks in Gefahr. Einer zentral administrierten Endpoint Security-Lösung sind deshalb alle zugelassenen Endgeräte bekannt, neu hinzukommende Geräte werden aufgrund ihrer Hardwarekennung aufgespürt und geblockt. Der Administrator erhält einen Warnhinweis. Mit zunehmendem Risikobewusstsein für Gefahren aus dem Netz wurden in den vergangenen Jahren enorme Beträge in Software und Hardware für die IT-Sicherheit investiert. Eine umfassende neue IT-Sicherheitsstrategie muss aber sicherstellen, dass diese Einrichtungen auch wirklich ihren Zweck erfüllen. Moderne Endpoint Security- Lösungen sorgen für diese Investitionssicherheit, weil sie sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen einfügen und deren Security-Komponenten zur vollen Leistungsentfaltung bringen. Ruth Bowen FAZIT Für Behörden ist es unverzichtbar, die Integrität ihres Netzwerks jederzeit sicherzustellen. Dabei auf die Mithilfe der Mitarbeiter zu vertrauen, ist angesichts der stärkeren Bedrohung aus dem Netz und immer schnellerer Update- Zyklen nicht mehr ausreichend. Ein ganzheitliches Sicherheitskonzept setzt dagegen auf Endpoint Security-Lösungen, die zentral gesteuert jede Lücke automatisch schließen. Der Risikofaktor Mensch bleibt so außen vor und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren.

9 12 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT BRANCHE & INNOVATION Main-Kinzig-Kreis DAS PROJEKT Wenn der Server die s stempelt Kunde und Problem Main-Kinzig-Kreis: Verpflichtung zum Schutz personenbezogener Daten, Verschlüsselungslösung auf PC-Client-Basis erwiesen sich als unpraktikabel Lösung C1 Secur Gateway: virtuelle Poststelle für im PGPund S / MIME Standard Der Main-Kinzig-Kreis (MKK) entstand 1974 durch die Gebietsreform und umfasst die ehemaligen Altkreise Hanau, Gelnhausen und Schlüchtern sowie die Stadt Hanau. Er erstreckt sich von der Stadtgrenze Frankfurts bis zu den Waldgebieten des bayerischen Spessarts. Auf einer Gesamtfläche von rund Quadratkilometern beheimatet der Main-Kinzig-Kreis über Einwohner und ist damit der bevölkerungsreichste Landkreis Hessens. Der EDV-Bereich der Kreisverwaltung besteht aus 18 Mitarbeitern, Amtlich. Tausend der rund Mitarbeiter der Verwaltung des Main-Kinzig-Kreises verschlüsseln und signieren ihre s automatisch, ohne zusätzlichen Aufwand. Vorbei sind für sie die Zeiten, da Dokumente mit personenbezogenen Daten ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und per Briefpost verschickt werden mussten. Durch das C1 Secur Gateway kann auch für diese sensiblen und vertraulich zu behandelnden Daten die elektronische Post verwendet werden. Dienstleister C1 Secure ebusiness GmbH, Berlin Zusätzlich benötigtes Equipment 1 Server, 1 Workstation Kostenumfang des Projektes Rund Euro Service- und Wartungsverträge Ja, jährlich in Höhe von 25 Prozent der Lizenzkosten Schulungsaufwand Zweitägiger Workshop Schlüsselbund Die technische Lösung Safe. Das C1 Secur Gateway agiert als SMTP- Proxy, das die s des MKK automatisch verschlüsselt, entschlüsselt, signiert und die Signaturen überprüft. Es bearbeitet den kompletten -verkehr entsprechend der zentralen Sicherheitspolitik. Die Security Policy wird vom Security Officer vollständig über eine webbasierende Managementkonsole (Admin WebClient genannt) konfiguriert. Die Sicherheitsmechanismen werden gemäß der Empfänger- sowie Absenderadressen oder der Domains optional oder zwingend eingestellt. Zusätzlich können PC-Client-Benutzer die Sicherheitsfunktionen des zentralen Gateways auch per Kurzbefehl in der Betreffzeile einer ausgehenden steuern. ÜBERBLICK DIE GRÖSSTEN ANBIETER Bisher setzt nur die Minderheit der Öffentlichen Organisationen Lösungen für -verschlüsselung und elektronische Signatur ein. In erster Linie, weil die bisherigen Erfahrungen mit angebotenen Lösungen unbefriedigend waren oder weil nicht bekannt ist, dass es mit dem Gateway- Ansatz eine einfache und effektive Lösung gibt. Neben der C1 Secure ebusiness aus Berlin als Marktführer mit etwa 35 Prozent Marktanteil in diesem Segment, gibt es als deutsche Anbieter noch die ICC aus Köln (rund 20 Prozent Marktanteil), die eine Projektlösung im Rahmen des Governikus-Projektes vertreibt, und Utimaco Safeware aus Oberursel, die ein Gateway mit einer eigenen Sicherheitslösung anbietet (etwa 10 Prozent). Als ausländischer Anbieter ist PGP zu nennen. Das C1 Secur Gateway verfügt über die folgenden Leistungsmerkmale: Zentrale Ver- und Entschlüsselung sowie zentrales Signieren oder Überprüfen von elektronischen Signaturen, Einheitliche Umsetzung der Security Policy, automatische Zertifikatsverwaltung, Mandantenfähigkeit, konform zu den internationalen Standards S / MIME und PGP und weitestgehend konform zu ISIS-MTT und S / MIME v3, sichere Schlüsselaufbewahrung in Hardware Security-Modulen Quelle: C1 Secure ebusiness GmbH verteilt auf die einzelnen Standorte der Verwaltung. Die IT-Infrastruktur ist auf dem aktuellen Stand der Technik. Der Main-Kinzig-Kreis übernimmt auf kommunaler und landesweiter Ebene auch im Bereich IT und IT-Sicherheit eine führende Rolle. Kontroll- und Steuerungsfunktion im eigenen Hause übernimmt seit längerer Zeit das IT-Sicherheitsmanagement, in dem der hauptamtliche Datenschutzbeauftragte und der IT-Sicherheitsbeauftragte mit Führungskräften der Fachbereiche zusammenarbeiten. Die -infrastruktur basiert auf Microsoft Outlook und Microsoft Exchange. Der MKK suchte eine Lösung, um Routinevorgänge der Verwaltung (beispielsweise Informationen an Dienstleister über Schülerfamilien senden) durch die Nutzung von als Kommunikationsmedium zu beschleunigen. Um die Bestimmungen der gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und um die rund tausend -anwender von den Sicherheitsfunktionen zu entlasten, kam nur eine zentrale Lösung für die Verschlüsselung des -verkehrs in Frage. Schlüsselposition Die EDV-Verantwortlichen entschieden sich für C1 Secur Gateway, eine virtuelle Poststelle für im PGP- und S / MIME Standard. Beim Absender (MKK) wird jede -nachricht über das Gateway geleitet. Je nach Empfänger wird die dann automatisch verschlüsselt und elektronisch signiert. Zum elektronischen Signieren Das Verfahren (Eracom, Chrysalis / SafeNet...), Time-Stamping-Funktionalität, automatische Synchronisation mehrerer paralleler C1 SM-Gateways, skalierbare Performanz durch Lastverteilung, Hochverfügbarkeit durch Ausfallsicherheit. Als Schnittstellen verwendet das C1 Secur Gateway nur das SMTP Simple Mail Transfer Protocol, (POP und IMAP optional). Zur Installation werden unter Solaris Root- und unter Windows Administrator-Rechte benötigt. Das C1 Secur Gateway unterstützt eine große Vielzahl von Verschlüsselungs- (Blowfish, CAST, CAST5, DES, Triple-DES, IDEA, RC2, RC4, RC5) und Hash-Algorithmen (MD2, MD5, MDC2, RMD-160, SHA). EGOVERNMENT COMPUTING verwendet das C1 Secur Gateway den privaten Schlüssel des MKKs. Dieser liegt gut geschützt auf dem Gateway. Nur eine Signatur mit dem privaten Schlüssel garantiert die Echtheit des Absenders, da nur dieser in der Regel den privaten Schlüssel besitzt. Für die Initial-Verschlüsselung fordert die Anwendung vom Empfänger automatisch dessen öffentlichen Schlüssel an und speichert ihn für die spätere Nutzung ab. Die verschlüsselte und elektronisch signierte ist nun vor unbefugtem Mitlesen geschützt, da sie ohne den privaten Schlüssel des Empfängers nicht dechiffrierbar ist. Da der private Schlüssel die einzige Möglichkeit ist, verschlüsselte Nachrichten zu entziffern oder die Urheberschaft eindeutig darzulegen (per elektronischer Signatur) muss die Verbreitung / Verwendung streng kontrolliert werden. Idealerweise wird der private Schlüssel bei einer serverbasierenden Lösung wie dem C1 Secur Gateway auf einer Crypto-Karte (auch Hardware Security Modul genannt) gespeichert. Dort kann er genutzt, nicht aber gelöscht werden. Der Empfänger benötigt zur Entgegennahme der geschützten kein eigenes Gateway. Da diese Lösung gemäß der international verbreiteten Standards S / MIME und PGP arbeitet, kann die verschlüsselte und elektronisch signierte auch von Einzelarbeitsplätzen mit S / MIME oder PGP verarbeitet und entziffert werden. Dazu ist dann nur noch der private Schlüssel des Empfängers notwendig. Die kann auch nicht unbemerkt manipuliert werden (Inhalte ändern, anderen Absender einfügen), da dann die elektronische Signatur kaputt, genauer gesagt: nicht übereinstimmend und somit ungültig wäre. Um dies zu überprüfen, trennt das -programm des Empfängers die elektronische Signatur des Absenders ab und bildet über die ursprüngliche mit einer Ein-Weg-Funktion einen so genannten Hashwert (Prüfsumme). Wenn beide Werte zum gleichen Ergebnis führen, ist der mathematische Beweis erbracht, dass die vom Original-Absender stammt und während der Übertragung auch nicht verändert wurde. Referenzlösung Mit der Umsetzung der Lösung wurde die C1 Secure ebusiness aus Berlin beauftragt. Sie ist seit 1998 auf die Sicherung von Daten in Geschäftsprozessen und -transaktionen spezialisiert. Aus den Erfahrungen mit Projekten in den Bereichen Secure , PKI & SmartCards und Web-Application Security entstand im Jahr 2000 das Secur Gateway, eine zentrale Software-Lösung für Verschlüsselung und elektronische Signatur. Das Produkt ist seit 2001 bei Kunden produktiv im Einsatz und wurde von der Jury der Messe Internet World zum besten Produkt des Jahres 2002 gekürt. Mittlerweile sind weitere Anbieter dem Ansatz gefolgt, dennoch ist das Pionierprodukt, das eine neue Gattung von Security-Gateways schuf, nach Herstellerangaben die Lösung mit den meisten Installationen. Neben dem Main-Kinzig-Kreis gibt es weitere Referenzinstallationen bei Öffentlichen Verwaltungen: Polizei Brandenburg (im Rahmen der ersten virtuellen Internet-Wache), Sächsische Staatskanzlei, Senat Berlin (Senatsverwaltung für Wirtschaft, Arbeit und Frauen), Stadtwerke Erfurt, Braunschweiger Versorgungs AG, AOK Berlin, Investitionsbank des Landes Brandenburg sowie die Lotteriegesellschaften des Deutschen Lotto-Blocks. Und international wurde die Anwendung bei einer Einrichtung des niederländischen Justizministeriums (Bureaus jeugdzorg) und The Doctors Laboratory in Großbritannien installiert. Bürgerbetreuung Interview Datenabgleich soll Betrüger entlarven egovcom: Herr Kuntz, was waren die ausschlaggebenden Gründe für Ihre Software-Entscheidung? Kuntz: Wir brauchten eine Lösung, um -nachrichten vertraulich versenden zu können und dabei sollte sowohl mit S/MI- ME- als auch mit PGP-Clients aufseiten der Empfänger gesichert kommuniziert werden können. Eine eigene clientbasierende Lösung aufzuziehen ist jedoch schwer. Das C1 Secur Gateway übernimmt die Sicherheitsfunktionen (Verschlüsselung und elektronische Signatur) automatisch. Die Benutzeroberfläche macht das Einpflegen der Schlüssel sehr einfach und erleichtert das Einrichten von Policies und Regeln. Die PC-Anwender wiederum müssen sich nicht selber um die Sicherheitsfunktionen kümmern. egovcom: Welche Vorteile haben sich für Ihre Behörde darüber hinaus ergeben? Kuntz: Insgesamt spart die Verwendung von elektronischer Post gegenüber dem Ausdrucken von Dokumenten Zeit und Geld, schont die Umwelt und durch die elektronische Signatur ist die Echtheit der Daten gewährleistet. Durch den schnellen elektronischen Abgleich der Listen von Leistungsbeziehern (beispielsweise von Sozialhilfe) können unberechtigte oder sogar betrügerisch motivierte Anträge abgelehnt werden. Diese Überprüfungen waren beim Datenabgleich per Briefpost nicht oder nur verspätet möglich. In der gesamten Landkreisverwaltung des Main-Kinzig-Kreises wird die Lösung inzwischen für die Kommunikation zu externen Geschäftspartnern sowie zu Organisationen und Verwaltungen eingesetzt. Die hauptsächlichen Nutzer stammen aus den Bereichen für die Bürgerbetreuung oder sind dezentral ansässige Betreuer von Sozialhilfe- Empfängern. vio Vertraulichkeit. Einfach und effizient sind die - Wünsche im Main-Kinzig-Kreis erfüllt worden, sagte Systemadministrator Kevin Kuntz im Gespräch mit egovernment Computing. KEVIN KUNTZ. Elektronische Post spart Zeit und Geld und schont die Umwelt, weil Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen egovcom: Gab es bei der Einführung der Lösung Probleme? Wie sieht Ihre Planung für die Zukunft aus? Kuntz: Die Erst-Installation im Jahre 2003 damals noch durch bone labs war, sagen wir mal so: etwas unstrukturiert und holprig, obwohl wir im Vorfeld auf Details zur Infrastruktur hingewiesen hatten. Das Gateway lief jedoch von Anfang an einwandfrei. Software- Updates und Patches lieferte der Hersteller bisher zügig nach. Wir sind nun vor allem bestrebt, weitere Anwender sowie Verwaltungen, Organisationen und Domains anzubinden. Wir suchen deshalb aktiv nach neuen Anwendern hier bieten sich beispielsweise die Gesundheitsämter an und machen unsere Lösung bei Vereinen und gemeinnützigen Organisationen bekannt. Das Interview führte Gerald Viola

10 BRANCHE & INNOVATION SCHWERPUNKT 13 Identity Management und Provisioning systematisch einführen Gesicherte Prozesse Organisation. Die Sicherheit von Daten und Prozessen in Organen der Öffentlichen Hand ist immer so gut, wie der Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf diese. Dabei mangelt es in komplexen IT-Netzwerken vielfach nicht an der Definition einheitlicher Sicherheitsvorschriften und Richtlinien wie zum Beispiel dem IT-Grundschutzhandbuch, sondern an der Möglichkeit, diese zu implementieren und durchzusetzen. Quelle: Beta Systems Software AG Besonders dann, wenn zahlreiche Nutzer Zugriff auf große IT-Netzwerke haben, wird die Verwaltung der Nutzerprofile zu einer großen Herausforderung. Zur Lösung dieser komplexen Aufgaben haben sich so genannte Identity Management- und Provisioning- Systeme am Markt etabliert. Diese automatisieren die Verwaltung von Benutzerkonten und Berechtigungen und erleichtern damit die Administration der Identitäten. Die Einführung solcher Systeme ist immer mit einem Implementationsprojekt verbunden, das in Zeiten knapper Kassen nur bewilligt wird, wenn dieses Erfolg versprechend konzeptioniert ist. Ein gezieltes methodisches Vorgehen ist damit zwingend geboten. Die Menge der in Netzwerken der Öffentlichen Verwaltung vorgehalten Benutzeridentitäten ist nicht allein von der Anzahl der Mitarbeiter bestimmt, sondern auch von deren Aufgaben und der Zahl der eingesetzten Systeme. Damit kommen in komplexen Netzwerken mit Plattformen wie Mainframe, Unix und Windows und sowohl proprietären Applikationen als auch Standard-Anwendungen, wie SAP, zahlreiche Benutzerprofile zusammen, die effizient verwaltet, gepflegt und bei Bedarf auch gelöscht werden müssen. Sicherheitslücken ergeben sich dann, wenn diese Aufgaben aufgrund ihrer Komplexität oder der hohen Arbeitslast in der Administration nicht vollständig erledigt werden. Dann existiert auf Dauer eine unübersichtliche Vielzahl von nicht aktuellen Nutzerprofilen, über die Anwender bewusst oder unbewusst Zugriff auf Daten haben, für die sie nicht (mehr) autorisiert sind. Diese ohnehin prekäre Thematik hat sich durch die zunehmende Bedeutung Quelle: Beta Systems Software AG Ausgangssituation Zugriffsrechte von egovernment und dem damit verbundenen Zugriff auch externer Anwender wie Bürger, Lieferanten und Partner zusätzlich verschärft. Transparenz... Die notwendige Transparenz über die Rechte einzelner digitaler Identitäten wird durch ein zentrales IT- Sicherheitsmanagement ermöglicht, das über Identity Management- und Provisioning-Systeme realisiert werden kann. Solche Lösungen können bis zu 90 Prozent der Routinetätigkeiten bei der Verwaltung digitaler Identitäten automatisieren. Einerseits reduzieren sie damit in erheblichem Maße Administrationskosten; gleichzeitig ermöglichen sie die konsequente Durchsetzung unternehmensweiter Sicherheitsrichtlinien in heterogenen Systemwelten und sind so zum Beispiel eine wertvolle Hilfe bei der Umsetzung entsprechender Forderungen aus dem IT-Grundschutzhandbuch des BSI. Eine erste Hürde auf dem Weg zur Einführung entsprechender Lösungen stellt die Wahl des geeigneten Systems dar. Dabei unterscheidet sich das Marktangebot durch den Funktionsumfang der angebotenen Lösungen. Einige Hersteller wie etwa Beta Systems, IBM, CA und BMC bieten umfassende Lösungen im Bereich Identity Management (IM) und Provisioning an. Andere Anbieter adressieren hingegen lediglich Teilaspekte eines Identity Managements wie etwa Single-Sign-On. Als Orientierungshilfe dienen funktionale Auswahlkriterien wie eine benutzerfreundliche Bedienungsoberfläche, ein verfügbarer Antrags-Workflow, Funktionen zur verteilten Administration, eine rollen- und regelbasierte Administration und flexible Möglichkeiten zur Durchsetzung Zielsituation Zugriffsrechte EGOVERNMENT COMPUTING STATUS. Für jeden Administrationsvorgang einer Benutzeridentität können pro System fünf Minuten angesetzt und die Einsparung mit den durchschnittlichen Kosten für einen Administrator errechnet werden von Sicherheitsrichtlinien in den angebundenen Systemen. Neue Anwendungen und Systeme sollten schnell einbindbar sein, und die Provisioning-Lösung muss flexibel auf organisatorische Änderungen reagieren können. Sie sollte also alle Komponenten bieten, die eine zentrale Verwaltung digitaler Identitäten system- und applikationsübergreifend gewährleistet.... und Zugriffsschutz EGOVERNMENT COMPUTING ZENTRALE. Eine rollenbasierte Administration minimiert Verwaltungsaufgaben. Anstatt Berechtigungen Usern aufwendig einzeln zuzuordnen, werden diese einer zentral administrierten Rolle zugewiesen Entscheidend für die Preis / Leistungs-gerechte Einführung von Identity Management- und Provisioning-Lösungen ist eine stringente Vorgehensweise. Dazu hat sich in der Praxis etwa das methodische Vorgehen des Berliner Softwarehauses Beta Systems Software AG bei der Einführung der Provisioning-Lösung SAM Jupiter bewährt. Denn die Spezialisten unterteilen dabei den Einführungsprozess in die vier einzelnen Phasen Consolidate, Automate, Streamline und Manage. So bleibt das komplexe Projekt zu jeder Zeit überschaubar. Die Software-Experten binden bei ihrem Vorgehen zuerst die Plattformen und Anwendungen an die neue Lösung an, bei denen der Administrationsaufwand besonders hoch ist. Die Entscheidung, welche Systeme dafür in Frage kommen, orientiert sich vor allem an deren strategischer Bedeutung, an der Sicherheitsrelevanz und an der Anzahl der zu verwaltenden digitalen Identitäten. Nach dieser Festlegung wird die Software installiert, und die gewählten Zielsysteme werden angebunden. Die systemindividuellen Sicherheitsdaten zu Benutzern, Benutzergruppen sowie Ressourcen und Autorisierungen werden in das zentrale Repository der Provisioning-Lösung geladen. Ab diesem Zeitpunkt sind einfache, plattformübergreifende Administration und Berichtswesen realisierbar. Ein wesentlicher Aspekt den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, basiert auf der Einrichtung einer zentral gültigen, eindeutigen Benutzeridentität. Mit dieser kann der Nutzer auf alle für ihn relevanten Systeme zugreifen. Dazu überführt der erste Einführungsschritt Consolidate die Vielzahl der systemindividuellen geladenen Benutzerkennungen zu einer einzigen digitalen Identität. Routinetätigkeiten bei Verwaltungsaufgaben von Berechtigungen zu automatisieren ist die Aufgabe im zweiten Projektschritt ( Automate ). Insbesondere durch die Integration von Daten aus Human-Ressources-Systemen (HR) werden dabei Automationspotenziale erschlossen. Die Provisioning- Software übernimmt Änderungen dieser Datenbestände in die Provisioning-Lösung. Diese erledigt das Anlegen neuer Accounts für sowie deren Zuordnung zu Rollen oder Gruppen dann automatisch. Ebenso automatisiert erfolgen Änderungen und Löschungen von Berechtigungen. Ein Höchstmaß an Sicherheit garantieren dabei vorab festgelegte Provisioning-Regeln. Auf deren Basis werden übernommene Daten in Benutzerkonten und Rechte umgewandelt und digitale Identitäten ausgeschiedener Benutzer zeitnah in allen angebundenen Systemen gelöscht. Kurzfristige Berechtigungsänderungen für Vertretungen oder zeitlich begrenzte Projekte lassen sich über einen integrierten elektronischen Workflow einfach und revisionssicher verarbeiten. Um eine zügige Implementation zu gewährleisten, muss der Antrags- und Genehmigungsprozess aber im Vorfeld organisatorisch geklärt und geplant werden. Eine besondere Stärke der angewandten Methodologie basiert auf dem rollen- und regelbasierten Zugriffsschutz-Management. Dieses trägt maßgeblich dazu bei, dass sich der Administrationsaufwand noch einmal reduzieren lässt. Mit der Bündelung einzelner Berechtigungen für interne und externe Benutzer entsprechend ihrer Tätigkeiten zu Rollen und Funktionen reduziert sich die Anzahl der zu verwaltenden Zugriffsrechte auf ein Minimum. Auf Basis dieser Infrastruktur werden mit dem dritten Schritt Streamline zusätzlich Identity Management- und Provisioning- Dienste wie Single-Sign-on, Help- Desk-Unterstützung und Self-Service Passwort-Reset eingeführt. Der vierte Projektschritt Manage steht für die Anpassung der Provisioning-Lösung an organisatorische und infrastrukturelle Veränderungen im laufenden Betrieb. Nach und nach können weitere Applikationen oder Plattformen angebunden werden. Zusätzlich erleichtern ein iteratives Role-Engineering und eine systematische Berechtigungs- Revision die Administration. Neben dem hohen Sicherheitsniveau profitieren Öffentliche Einrichtungen nach der Einführung von Identity Management und Provisioning auch von einem hohen Maß an Rationalisierungspotenzial. Alle Informationen für das Management zur Benutzer- und Rechteverwaltung stehen umgehend bereit. Ein ROI nach 15 bis 18 Monaten lässt sich mit einer stringenten Einführungsstrategie sichern. Dr. Martin Kuhlmann

11 14 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT BRANCHE & INNOVATION bremen online service Sicherer als , aber genauso einfach: Govello ekurierdienst. Kommunikation via ist auch in der Öffentlichen Verwaltung nicht mehr wegzudenken. Wachsende Anforderungen an ein modernes egovernment und Sicherheitsprobleme erfordern aber mittlerweile neue, sichere Systeme. Die bremen online services GmbH & Co. KG (bos) hat mit Govello eine Alternative zu gängigen -programmen entwickelt. Damit sind Verwaltungen unter anderem auch in der Lage, den Anforderungen des neu gestalteten Verwaltungsverfahrensgesetzes zu entsprechen. Das Beste: Govello kann ab sofort bis Ende des Jahres kostenlos getestet werden. Die Kommunikation über s hat viele Vorteile: sie sind schnell, sie sind unkompliziert und sie sind preiswert. Diese Erkenntnis hat sich nicht nur bei privaten Internetnutzern, sondern auch und vor allem in Wirtschaftsunternehmen und der Öffentlichen Verwaltung durchgesetzt. Leider haben viele, die die elektronische Post benutzen, in letzter Zeit schlechte Erfahrungen gemacht. Insbesondere beim Versand sensibler Daten kam es in der Vergangenheit immer wieder zu Sicherheitsproblemen. Der Versand von Nachrichten und Dokumenten via Internet wird oft mit dem Versand von Postkarten per Briefpost verglichen. Sehr einfach können Unberechtigte die über offene Netze verschickten Mitteilungen abfangen, diese lesen und verändern, ohne dass dies dem Adressaten überhaupt auffällt. Aus diesem Grund werden in vielen sensiblen Bereichen bis heute wichtige Unterlagen bevorzugt über Kurierdienste oder per Einschreiben verschickt. Auch dort, wo der - Verkehr unverändert in großem Stil genutzt wird, wünscht man sich zunehmend Systeme, die geeignet sind, sicher zu kommunizieren. Bereits seit einigen Jahren benutzt die Öffentliche Verwaltung im Rahmen von egovernment-anwendungen sichere Verfahren für die rechtsverbindliche Kommunikation im OSCI-Standard mit elektronischer Unterschrift auf Basis der Sicherheitsmiddleware Governikus. Bislang war der Versand über diese Kanäle jedoch dem formularbasierten Nachrichtenaustausch vorbehalten. Vielfach haben Bürgerinnen und Bürger jedoch den Wunsch, auch bei formlosen Anträgen und beim Nachreichen von Anlagen zu früheren Anträgen Gewissheit über die Zustellung zu haben. Bürgersignatur So suchte man zunächst im Bereich der Justiz nach Lösungen, um sicher und rechtsverbindlich unstrukturierte Nachrichten mit Anhängen wie Schriftsätzen, Anträgen und ähnlichem austauschen zu können. In Zusammenarbeit mit dem Bundesverwaltungsgericht und dem Bundesfinanzhof entwickelte die bos KG das auf Govello basierende Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP). Erste Praxiserfahrungen konnten bereits in der nordrhein-westfälischen Verwaltung und beim Oberverwaltungsgericht Münster sowie dem Verwaltungsgericht Minden mit dem ebenfalls auf Govello basierenden Elektronischen Gerichtspostfach (EGP) gesammelt werden. Nun steht mit Govello auch der übrigen Öffentlichen Verwaltung ein Softwareprodukt zur Verfügung, das den sicheren und rechtsverbindlichen Nachrichtenverkehr via Internet ermöglicht. Von der Optik und der Handhabung her an Standardmailprogramme erinnernd, bietet Govello all das, was den sicheren Datenverkehr mit Governikus auszeichnet: Versandprotokolle, Empfangsbestätigungen, Einbindung unterschiedlicher elektronischer Signaturen, aber auch Versand ohne Signaturen, sichere Ver- und Entschlüsselung, Trennung von Transport- und Inhaltsdaten. Mit Govello kann die Öffentliche Verwaltung auf unkomplizierte Weise den Anforderungen des neu gestalteten Verwaltungsverfahrensgesetzes gerecht werden, sind sich die Verantwortlichen der bremen online services GmbH sicher. Dort ist festgelegt, dass Behörden, wenn sie die elektronische Kommunikation nicht explizit ausschließen, einen Zugang für die Übermittlung elek- Quelle: bremen online services tronischer Dokumente, auch unter Einbindung elektronischer Signaturen, öffnen müssen. Govello ist eine Client-Anwendung, die von der Verwaltung und deren Kunden über das Internet heruntergeladen und auf dem PC installiert wird. Danach können, wie vom -verkehr gewohnt, Nachrichten geschrieben, mit Anhängen versehen, auf Wunsch elektronisch signiert und verschlüsselt, verschickt und empfangen werden. Wie bei Mail-Programmen gibt es einen Posteingang, einen Postausgang und einen Ordner für gesendete Sicherer -verkehr EGOVERNMENT COMPUTING Nachrichten. Ein wichtiger Unterschied zur Adressiert wird aus Sicherheitsgründen nicht mittels leichter fälschbaren -adressen, sondern mit Zertifikaten. Da diese aber nicht mehr einfach wie - Adressen eingetippt werden können, werden im Zusammenhang mit Govello auch Empfängerlisten, hinter denen die einzelnen Zertifikate stehen, angeboten. Gehandhabt werden sie ähnlich unkompliziert wie Einträge in persönlichen -adressbüchern, wo auch nur noch ein Name angeklickt wird und die dahinter liegende -adresse automatisch übertragen wird. Govello will den Anwendern damit den sonst schwierigen und umständlichen Umgang mit Zertifikaten vollständig abnehmen. Alle Nachrichten können anschließend elektronisch signiert, verschlüsselt und dann an Governikus weitergeleitet werden. Dort finden die Signaturenprüfung und Quittierung des Eingangs statt. Der Absender erhält eine Versandquittung. Für den Empfänger wird ein Prüfprotokoll erstellt, in dem zu sehen ist, welche Prüfungen mit welchem Ergebnis durchgeführt wurden. Alle Quittungen und Protokolle werden der jeweiligen Nachricht zugeordnet und sind jederzeit einsehbar. Sie hängen an der jeweiligen Nachricht im Posteingang (beim Empfänger) oder bei den gesendeten Nachrichten (beim Absender). Ausblick Zusätzlichen Komfort bietet eine weitere Funktion: Um Govello nicht ununterbrochen geöffnet halten zu müssen, können Nutzer einstellen, dass sie beim Eintreffen neuer Nachrichten von der Virtuellen Poststelle per benachrichtigt werden möchten. Um die zukünftigen Nutzer von Govello in der Öffentlichen Verwaltung mit der Handhabung des Programms vertraut zu machen, bietet die bos KG einen besonderen Service: Noch bis Ende des Jahres 2004 können sich alle Interessierten in Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Datenzentralen Govello kostenlos aus dem Internet herunterladen. Nur eine kurze Registrierung ist nötig, um anschließend im Kreis der Testnutzer alle Funktionen ausprobieren zu können. Die Zertifikate aller Govello-Testnutzer werden in einem Verzeichnis abgelegt und können adressiert werden. Zusätzlich gibt es eine bei bos angesiedelte Testadresse, die jede Testnachricht beantwortet. Das Verzeichnis wird nach Ablauf der Testzeit gelöscht. Eine günstige Gelegenheit, eine neue Qualität im Datenverkehr kostenlos und unaufwendig zu testen. mk Finanzdirektionen nutzen VPN für Datenaustausch ELSTER im Netz Tunnelbauer. Schön schlank soll sie sein und jederzeit hilfsbereit: die moderne Behörde. Unter dem Schlagwort egovernment unternehmen Bund, Länder und Kommunen erhebliche Anstrengungen, um ihre Verwaltungen durch den gezielten Einsatz von IT-Lösungen zu optimieren. Viele Behördengänge werden ins Internet verlagert und die Vorgänge in den Ämtern vollständig elektronisch bearbeitet. Das Ziel: Kosten sparen, Effizienz steigern und den Service für die Bürger erhöhen. Diese Online-Dienstleistungen erzeugen erheblichen digitalen Datenverkehr. Bürger und auch Unternehmen schicken Daten via Internet an die Finanzverwaltung. Dort werden diese elektronisch geprüft, zur Bearbeitung an die Finanzverwaltungen der Länder weitergeleitet und eventuell eine elektronische Antwort an den Absender zurückgeschickt. Angesichts dieses regen Austauschs von überwiegend sensiblen Daten spielt die Informationssicherheit eine entscheidende Rolle. Nur wenn die Bürger und Unternehmen sich darauf verlassen können, dass ihre Daten auch im eigenen Netz der Öffentlichen Verwaltung vertraulich bleiben, werden sie die komfortablen Online-Angebote in großer Zahl nutzen. Service-Portal ELSTER, das bekannte IT-Projekt der deutschen Steuerverwaltung, hat hier eine wichtige Vorbildfunktion. Das Online-Angebot richtet sich an rund 70 Millionen potenzielle Kunden und ist eines der wichtigsten IT-Projekte im Behördenbereich. Der Dienst startete im Januar 1999 mit der elektronischen Steuererklärung kurz ELSTER und wird seitdem als Projekt von Bund und Ländern unter der Federführung der Oberfinanzdirektion München schrittweise zu einem bundesweiten und umfassenden Service-Portal für Bürger und Unternehmen ausgebaut: Heute können bereits die Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer elektronisch erklärt und die Lohnsteuer angemeldet werden. Die digitale Lohnsteuerkarte kommt Anfang 2005 hinzu, und weitere Steuerarten sollen sukzessive in den Online-Service integriert werden. Für ELSTER musste die sichere Übertragung der elektronischen Steuererklärungen zu den Finanzverwaltungen der 16 Bundesländer organisiert werden. Diese waren zwar digital angebunden, aber die genutzte Verbindung über das geschlossene, europaweite Behörden- Netzwerk TESTA erfüllte nicht die hohen Sicherheitsanforderungen, die von der Finanzverwaltung zum Schutz der Daten gestellt wurden. Denn die Struktur von TESTA ist äußerst heterogen: Selbst die angeschlossenen deutschen Behörden setzen eine Vielzahl unterschiedlicher Firewalls, NAT-Router und andere Systeme ein, sodass eine stabile und ausreichend sichere Kommunikation untereinander nicht gewährleistet war. Gelöst wurde dieses Problem schließlich mit einem verschlüsselten Virtual Private Network (VPN). Verschlüsselt auf Reisen Mit der VPN-Technologie wird über das vorhandene, unverschlüsselte Netzwerk TESTA ein geschützter Tunnel aufgebaut. Über diese abgeschirmte Verbindung werden die Daten verschlüsselt von Punkt zu Punkt übertragen. Dieser direkte Tunnel zur Zieladresse ist ein wesentliches Merkmal der VPN-Technologie: So können auch Ziele in heterogenen oder undefinierten IP- Umgebungen hinter Firewalls, DSLoder auch NAT-Routern unmittelbar angesprochen werden. Das VPN ermöglicht somit Netzteilnehmern mit völlig unterschiedlichen IT-Umgebungen eine sichere Kommunikation über öffentliche Netzwerke. Erzeugt wird der getunnelte Datenverkehr mit VPN-Boxen, die an den jeweiligen Endpunkten installiert sind. Bei ELSTER werden hier Geräte vom Typ GeNUBox eingesetzt. Diese VPN-Boxen von GeNUA, einem auf IT-Sicherheit spezialisierten Unternehmen, überzeugten in dem von der Oberfinanzdirektion München durchgeführten Auswahlverfahren mit ihrem konsequenten Security-Konzept: Das als Betriebssystem verwendete Unix-Derivat OpenBSD basiert auf offenem Quellcode und wird von der Entwicklergruppe gezielt auf hohe Sicherheitsstandards getrimmt. Zusätzlich wird es von GeNUA auf die erforderlichen Funktionen reduziert, sodass ein sehr sicherer Betrieb gewährleistet ist. Dazu trägt auch durch die kompakte Bauweise der GeNUBox bei. Die kleine Hardware-Ausführung mit 2 Mbit / s Datendurchsatz kommt ohne Lüfter und Festplatte aus und ist völlig wartungsfrei. Bei höheren Leistungsanforderungen an Knotenpunkten wird die große Hardware- Variante mit bis zu 100 Mbit / s eingesetzt. Zum Aufbau des eigentlichen Datentunnels wird das Kommunikationsprotokoll Secure Shell (SSH) genutzt. Es stellt die Verbindung zum Ziel her, überprüft die Zugriffsberechtigung anhand einer Authentifizierung und transportiert die verschlüsselten Daten. Als Schlüssel kommt dabei AES mit einer Länge von 128 Bit zum Einsatz, ein sehr sicheres und schnelles Verfahren. Zusätzlich zu den Sicherheits-Features war auch der schnelle und kompetente Support, mit dem der bei München ansässige Hersteller den reibungslosen Einsatz der GeNUBoxen unterstützt, ein wichtiges Entscheidungskriterium der Finanzbehörden. Seit Mitte 2003 im Einsatz Das für ELSTER aufgespannte VPN verbindet die 16 Finanzverwaltungen der Länder über zwei zentrale Clearingstellen in München und Düsseldorf. Hier werden alle elektronischen Steuerdaten von Bürgern und Unternehmen entgegengenommen, formal geprüft und über den in TESTA eingebetteten Datentunnel an die zuständige Steuerbehörde übermittelt. Der gesamte alltägliche Datenaustausch zwischen den Finanzbehörden wird über das VPN abgewickelt. An den beiden Knotenpunkten sind angesichts des erheblichen Datenvolumens jeweils zwei große GeNU- Boxen installiert, die mit den kompakten VPN-Geräten aufseiten der 16 Rechenzentren der Länder kommunizieren. Administriert wird das VPN über einen zentralen Server in der Münchener Clearingstelle. Software-Updates oder auch Änderungen an der Konfiguration werden von hier auf die verteilten Boxen geladen. Das VPN, das von der deutschen Steuerverwaltung seit Mitte 2003 eingesetzt wird, hat sich als komfortable Lösung für den sicheren Datenaustausch über ein offenes Netzwerk bewährt. Mit geringem Installations-, Administrationsund Kostenaufwand wird ein hohes Sicherheitsniveau erreicht. Damit leistet das VPN einen wesentlichen Beitrag zu den hohen Sicherheitsstandards, die das Projekt ELSTER seinen Kunden garantiert. DER AUTOR FRANZ WIDHOLM... ist Teilprojektleiter ELSTER BASIS bei der Oberfinanzdirektion in München

12 BRANCHE & INNOVATION SCHWERPUNKT EGOVERNMENT COMPUTING Neues Modul im egovernment-handbuch Sichere Kommunikation für die Behörden Strategie. Dr. Timo Hauschild, Martina Rohde und Karl Josef Beyer, drei Mitarbeiter des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), haben das Modul Sichere Kommunikation im egovernment als Bestandteil des egovernment-handbuchs veröffentlicht. Sie sehen das Anbieten von sicheren, anwendungsadäquaten Kommunikationswegen als wesentlichen Bestandteil von egovernment-dienstleistungen. Doch mit dem Einrichten von -adressen allein kann es nicht getan sein. Die Einrichtung der entsprechenden Zugänge bedürfe einer sorgfältigen Anforderungsanalyse und einer konzeptionellen Planung, die in der Kommunikationsstrategie der Behörde niedergelegt wird. Im Rahmen der Strategie müssten für jede egovernment- Dienstleistung die Kommunikationsschritte im Sinne nutzbarer Kommunikationswege und involvierter Kommunikationsendpunkte definiert sowie einzuhaltende Randbedingungen und Sicherheitsmaßnahmen festgelegt werden, fordern die Autoren. Amtlicher Absender Sie stellen fest: Bei der Kommunikation über offene Netze, wie das Internet, bedarf es einer angemessenen Absicherung, die einerseits den Anforderungen einer offenen Gesellschaft gerecht wird und die andererseits ordnungsgemäßes Verwaltungshandeln ermöglicht. So ist bei der elektronischen Erbringung der Dienstleistung sicherzustellen, dass zuverlässig auf den Urheber einer Nachricht geschlossen werden kann, dass die übertragenen Daten vor unbemerkter Veränderung geschützt sind und dass die Vertraulichkeit dieser Daten gewahrt bleibt. Diese Sicherheitsziele können durch den Einsatz von elektronischen Signaturen und Verschlüsselung auf Basis von Public Key-Infrastrukturen (PKI) erreicht werden. Bei der Ausarbeitung der Kommunikationsstrategie (für die das neue Modul detaillierte und praktische Hilfestellungen für alle notwendigen Schritte an die Hand gibt) REGELWERK Die Zugangseröffnung ist gesetzlich geregelt: Jede Behörde, die eine -adresse veröffentlicht (sei es im Web, auf einer Visitenkarte oder auf dem Behördenbriefpapier), signalisiert hierdurch, dass sie bereit und in der Lage ist, s in Empfang zu nehmen und diese ordnungsgemäß zu bearbeiten. Welche Behörde ist aber derzeit in der Lage, eine qualifiziert signierte auch wirklich auszuwerten? Welche Behörde hat die zu den bekannt gegebenen Adressen gehörenden öffentlichen Verschlüsselungsschlüssel so veröffentlicht, dass Kunden sich per verschlüsselter an sie wenden können? Welche Behörde kann sicherstellen, dass jede veröffentlichte -adresse regelmäßig abgerufen und bearbeitet wird, auch während des mehrwöchigen Urlaubs eines Mitarbeiters? Ist dies nicht der Fall, müsste, streng genommen, bei jeder Veröffentlichung einer zur Behörde gehörenden -adresse ein Zusatz der Art gemacht werden: Der Zugang über diese Adresse ist nur für unverschlüsselte, unsignierte s geöffnet. Eingehende Nachrichten werden nicht regelmäßig abgerufen; der Zugang ist daher nur für nicht termingebundene Nachrichten geöffnet... aber wer möchte schon Visitenkarten im DIN-A5- Format verteilen? Quelle: egovernment-handbuch Anzeige Netzwerksicherheit ist kein Spiel! Gezielte Angriffe auf bekannte Behörden werden auch immer häufiger. Eine Behörde, die zum Ziel einer solchen Attacke wird, braucht oft Stunden oder Tage, um sich von einem solchen Schlag zu erholen. Bei der Absicherung eines Netzwerks kommen eine Vielzahl von Verfahren und Standards zum Einsatz. Eine Firewall ist hier die erste Verteidigungslinie Ihres Netzwerks und dient zur Abwehr von möglichen Angriffen von außen. Mit der Firewall können Zugriffe vom Internet in das eigene LAN oder von dem eigenen LAN ins Internet gesperrt werden. Eine Firewall ist vielseitig verwendbar, so beim gemeinsamen Nutzen des Internets oder beim Öffnen bestimmter Anschlüsse für den Datenverkehr. Außerdem verfügen Firewalls über eine Protokollfunktion, die Sie über fehlgeschlagene Angriffe auf Ihr Netzwerk informiert, z.b. Attacken (DoS, SYN Flooding,...) sowie über weitere Sicherheitseigenschaften, die im Folgenden beschrieben werden. Eine Firewall kann zusätzlich zum Prüfen des Datenverkehrs den Inhalt des Datenverkehrs erkennen und somit die Eindringlinge schon auf der WAN-Seite abfangen. Dieses System nennt man Intrusion Detection-System (IDS), es dient der Erkennung von Angriffen auf das interne Netzwerk und arbeitet nach bestimmten Erkennungsmustern (wie z.b. Portscan). Eine Erweiterung der IDS ist das IPS (Intrusion Prevention System). Dieses System versucht fragwürdigen Inhalt zu finden und verwirft die kompletten Pakete oder limitiert die Bandbreite für die fragwürdige Verbindung. IPS sucht nach Inhalten, die in kein bekanntes IDS-Schema passen. Hierbei ist es sehr wichtig, aufgrund ständig neuer gelte es, gegebenenfalls konkurrierende Ziele wie Effizienzsteigerung (für die Behörde) und Flexibilität der Zugangswege (als Element der Bürgerfreundlichkeit) so abzuwägen, dass die mit der egovernment-einführung verbundenen Behördenziele bestmöglich erreicht würden. Die Autoren: Um der Kommunikationsstrategie die notwendige Verbindlichkeit zu geben, sollte sie sorgfältig ausgearbeitet, Angriffsarten immer die neueste Firmware auf den jeweiligen Geräten zu haben. Das Firmware Upgrade enthält dann auch die neuen Erkennungsmuster. Die DMZ (Demilitarized Zone) stellt im Zusammenhang mit Firewalls ein logisch geschütztes Netzwerksegment dar, in dem öffentlich zugängliche Dienste einer Behörde wie Mail- und Web-Server beheimatet sind. Die DMZ verhindert somit Zugriffe von außen auf interne IT- Strukturen. Durch die Funktion des Stateful Packet Inspection (SPI) werden nur Datenpakete erlaubt, die zu einem legitimen Datenstrom gehören. Des Weiteren wird mithilfe des Traffic Shaping, dem Bandbreitenmanagement, der Datendurchsatz kontrolliert und gleichmäßig aufgeteilt. Sicherheit mit VPN detailliert schriftlich niedergelegt und durch den Behördenleiter mitgetragen und unterzeichnet werden. Eine Information aller Behördenmitarbeiter zu den Inhalten ist unumgänglich, damit die Strategie auch umgesetzt wird. Detaillierte Hilfe Das neue egovernment-handbuch- Modul erläutert darüber hinaus die Grundbegriffe der IT-Sicherheit Firewalls sind mit VPN-Funktionen ausgestattet. VPN ist ein privates Datennetzwerk, das auf öffentlichen Infrastrukturen wie dem Internet basiert und Datenschutz durch Tunnelprotokolle und Datenverschlüsselung ermöglicht.hierbei unterscheiden wir zwischen VPN Pass-through und VPN Aktiv. VPN Pass-through bedeutet, wenn ein Endgerät den VPN Tunnel aufbaut und der Router diesen durchlässt. Dies ist der sicherere Weg. Bei VPN Aktiv hingegen baut der Router den VPN Tunnel auf und alle Endgeräte können diesen Tunnel nutzen. Dies ist der bequemere Weg, da mehrere Endgeräte über VPN verbunden werden können. VPN-Lösungen bieten eine hohe Sicherheit und sind transparent für Benutzer und Applikationen. Das Tunneling ist eine Technologie, die zum Aufbau von VPNs genutzt werden kann. Die Daten eines Netzwerks werden über ein zweites unsicheres (z.b. das Internet) gesendet. Die einzelnen Pakete werden gekapselt und über das unsichere Netzwerk versendet. Aber auch innerhalb eines eigenen Netzes kann ein VPN betrieben werden. Am Schluss werden die Pakete dann wieder entpackt und an das Ziel weitergeleitet. Bezug nehmend auf die Protokolle gibt es unterschiedliche Verfahren. Einmal das PPTP (Point-to-Point Tunneling Protocol), wobei die Tunnelendpunkte authentifiziert und die Daten im Tunnel verschlüsselt werden. Diese Protokolle arbeiten auf Layer2-Basis. Bessere Verschlüsselungsalgorithmen bietet IPSec, das auf Layer3 setzt und für IP-Netze geeignet ist. IPSec ist der (Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Verbindlichkeit), stellt Lösungskonzepte und Lösungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik vor und behandelt die Realisierung vom Konzept bis zur Einführung. In diesem Kapitel werden behandelt: Anbindung der Behörde an die Verwaltungs-PKI (Public Key-Infrastruktur) und Ausstattung der Kommunikationsendpunkte mit Zertifikaten und Schlüsseln, Sichern Sie sich jetzt ab! Mit dem ständigen Anstieg der Zahl der Internetnutzer steigt auch die Zahl der Netzwerkattacken. Tools für Internetattacken sind leicht zu beschaffen. Da viele dieser Systeme automatisch ablaufen, durchsuchen und durchdringen sie alle offenen Host-Systeme. Internetnutzer können daher schnell unbeabsichtigt zu Opfern solcher Attacken werden. VPN-Pass-through DFL 700 DFL 1000 VPN Tunnel WAN Internet Virtual Private Network Router mit Modem gesicherter Datentransfer VPN-aktiv DFL 700 DFL 1000 Verbindungsaufbau zwischen den beiden Endgeräten, die eine IPSec- Verbindung herstellen möchten. Phase I: Gesicherte Verbindung wird zwischen den zwei Endgeräten hergestellt, zum gesicherten Austausch des nachfolgenden Schlüsselmaterials (Phase II). Über gesicherte Tunnel wird das Verschlüsselungsmaterial (Pre-Shared Key/Zertifikate) ausgetauscht. Nach Ablauf von Phase II entsteht der eigentliche IPSec-Tunnel. Eine weitere Attacke ist Denial-of-Service (DoS). Dieser DoS ist kein Einbruch in das System, sondern ein Versuch, den Rechner durch Überlastung oder fehlerhafte Pakete in die Knie zu zwingen. Der Server bricht unter der Last von tausenden Anfragen zusammen. Eine weitere Art von DoS-Attacken sind so genannte DDoS-Attacken. Dabei werden Hunderte von Rechnern gleichzeitig als Ziel attackiert. Die Funktion NAT ist eine 1:1- Übersetzung zwischen der öffentlichen und der internen IP Adresse. Man benötigt für jeden internen PC, der ins Internet möchte, eine eigene öffentliche IP-Adresse. PAT ist eine 1:n Übersetzung. Das bedeutet, dass eine öffentliche IP- Adresse verwendet wird, um mehrere interne PCs ins Internet zu bringen. Die Umsetzung erfolgt über Ports (Layer4) und nicht wie bei NAT über IP-Adressen (Layer3). Zur Verhinderung von Attacken kann man Black Lists festlegen, das heißt, URLs und IP-Adressen können gesperrt werden. So können bestimmte Webseiten nicht mehr erreichbar sein. Hingegen bei so genannten White Lists kann man URLs und IP-Adressen erlauben. Dieses Content Filtering ist ein System, das die Datenpakete nach suspektem Inhalt überprüft. Das können z.b. Trojaner, aktive X-Komponenten sein. Zögern Sie nicht und setzen Sie auf Sicherheit! Mit den Firewalls von D-Link. Diese sind mit allen oben genannten Sicherheitsfunktionen ausgestattet. D-Link setzt hierbei auf die Technologie und das Know-how des VPN Tunnel WAN Internet Virtual Private Network schwedischen IT-Sicherheitsanbieters Clavister. Die Firewall-Serie von D-Link bietet Lösungen für den gesamten Sektor an: von Unternehmenslösungen (DFL-1100) über Anwendungen für klein- und mittelständische Unternehmen (DFL-700) bis hin zu Lösungen für Privatnutzer und kleinere Büros (DFL-200). DFL 700 DFL 1000 Nutzung einer bestehenden CA (Zertifizierungsstelle) der Verwaltungs-PKI, Einrichtung einer eigenen CA innerhalb der Verwaltungs-PKI, Ausstattung mit qualifizierten Zertifikaten, technische Einbettung von SPHINX (BSI-Pilotprojekt, das eine Basis für den Einsatz von digitalen Signaturen und Verschlüsselung geschaffen hat) und VPS (Virtuelle Poststelle) in die Behörden-IT, die Einführung von SPHINX in einer Behörde, die Einführung der VPS in einer Behörde. vio download/4_sikomm.pdf Die SOHO Firewall DFL-200 bietet komplette Netzwerksicherheit und VPN-Services für kleinere Büroumgebungen. Die DFL-700 ist eine vielseitige, leistungsstarke Firewall für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Behörden. Sie ermöglicht auch VPN-Schutz für interne Wireless-Verbindungen, und so können die bekannten Sicherheitslücken endlich geschlossen werden. Die Enterprise-Firewall DFL ist zum zuverlässigen und professionellen Schutz von größeren Netzwerken ausgelegt. Mit der integrierten VPN-Funktion kann diese Rackmount Firewall bis zu VPN-Tunnel zu mehreren Standorten aufbauen. Zur Verbesserung von Leistung und Netzwerksicherheit unterstützt sie 802.1Q VLAN. Dies ermöglicht die Einrichtung virtueller offener Netzwerkbereiche bzw. die Einrichtung der Firewall für bestimmte Teile des Netzwerks. Mehr Sicherheit geht nicht Die D-Link VPN Client Software (DS- 601/DS-605) ist ein vielseitiger, sicherer und wirtschaftlicher IPSec Client. Der DS-601 und der DS-605 wurden entwickelt für die Benutzung mit allen D-Link-Firewalls der DFL- Serie, darunter auch der VPN Router DI-804HV und der Wireless VPN Router DI-824VUP+. Der DI-804HV ermöglicht bis zu 253 Usern die gleichzeitige Internetnutzung über nur einen Account und eine ISP-Zugangsberechtigung. Er kann bis zu 40 VPN-Tunnel aufbauen und damit bis zu 40 Remote User an das Netzwerk anbinden. Der DI-824VUP+ ist mit VPN- Funktionen ausgestattet und kann mit 54 Mbit Datenübertragungsgeschwindigkeit Daten transportieren. Zusätzlich bietet dieses Gerät einen integrierten Printserver, der einen Druckeranschluss für USB 1.1 und für Parallelports ermöglicht. Ideal für ein Büro mit maximal 15 Personen, die zum Teil auch von unterwegs aus auf das Netzwerk zugreifen müssen. gesicherter Datentransfer Sichern Sie Ihr Netzwerk mit den leistungsstarken Firewalls und Routern von D-Link! Für jede Netzwerkgröße haben wir die passende Lösung Nähere Informationen erhalten Sie unter

13 16 EGOVERNMENT COMPUTING MARKT & TRENDS BRANCHE & INNOVATION AKTUELL SICHERHEITSKONZEPT FÜR KERNKOMPONENTE Die datenschutz nord GmbH und bremen online services haben im Auftrag des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zu den Kern- und Webkomponenten der Virtuellen Poststelle ein Sicherheitskonzept erstellt. Es basiert auf der Methodik des IT-Grundschutzhandbuchs des BSI und formuliert Anforderungen, die ein Betreiber der Virtuellen Poststelle, einer Basiskomponente des Projekts BundOnline 2005, umsetzen muss. Das Sicherheitskonzept berücksichtigt, dass Virtuelle Poststellen in unterschiedlichen Szenarien und für verschiedene Anwendungen zum Einsatz kommen können. Es konzentriert sich auf die von bremen online services entwickelten Komponenten der Virtuellen Poststelle. Diese stellen als zentrales Kommunikations-Gateway Sicherheitsdienste für die gesicherte Kommunikation zwischen Behörden und externen Kommunikationspartnern wie Bürgern, der Wirtschaft und anderen Behörden bereit. Das Sicherheitskonzept für die Web- und Kernkomponenten der Virtuellen Poststelle ist auf der egovernment-seite des BSI hinterlegt. nl fachthem/egov/vps.htm BFA BAUT EIGENES TRUSTCENTER AUF Die secunet Security Networks AG unterstützt die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA) in Berlin beim Aufbau eines signaturgesetzkonformen Trustcenters für die Ausgabe von Mitarbeiterchipkarten. Die Karten sind für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen nach dem Signaturgesetz (SigG) geeignet. Damit werden rechtsverbindliche elektronische Unterschriften in der Öffentlichen Verwaltung erstmals auf der Basis eigener Chipkarten realisiert. Das Trustcenter soll schrittweise der gesamten gesetzlichen Rentenversicherung verfügbar gemacht werden. Das heißt, über 20 weitere Rentenversicherungsträger können mithilfe der BfA-Infrastruktur ebenfalls Signaturkarten an ihre Mitarbeiter ausgeben. Die Landesversicherungsanstalt Rheinprovinz ist bereits in das Projekt eingebunden. vio POLIZEIFAHRZEUGE BEI EBAY VERSTEIGERT Die Bezirksregierung Braunschweig bietet ausgediente Polizeifahrzeuge im Internet an und ist damit nach eigenen Angaben Vorreiter in der niedersächsischen Landesverwaltung. Diese neue Verfahrensweise erspart allen Beteiligten Zeit und Kosten, berichtete Thorsten Heine vom Dezernat Polizeitechnik und Wirtschaftsverwaltung. Interessierte könnten sich beim Internet-Auktionshaus ebay.de unter dem Verkäufernamen polizei_braunschweig über aktuelle Angebote informieren. Derzeit befinde sich ein ausgedienter VW Passat der Polizei im Angebot; die Liste der Fahrzeuge werde jedoch laufend aktualisiert. Bisweilen sind auch besondere Angebote wie Pferdeanhänger und Motorräder darunter, informierte Heine. Bislang hatte die Bezirksregierung ihr ausgedientes Gerät zweimal jährlich in Braunschweig bei Auktionen angeboten. vio Carl-Bertelsmann-Preis geht nach Dänemark 41 Organisationen in Europa durchleuchtet Wertesystem. Der mit Euro dotierte Carl Bertelsmann-Preis 2004 geht an Aarhus Amt (Dänemark). Neben dem Kreis Aarhus waren drei weitere moderne Verwaltungen nominiert: das Bundesverwaltungsamt (BVA); die Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) sowie der UK Passport Service. Die Nominierung war das Ergebnis einer europaweiten Recherche. Gemeinsam mit der Unternehmensberatung Booz Allen Hamilton hatte die Bertelsmann Stiftung 41 Organisationen nach Kriterien wie Zielorientierung, Transparenz, Kunden- und Mitarbeiterorientierung, Führungsverhalten und Reformfähigkeit beurteilt. In keiner der von uns untersuchten Organisationen haben wir ein ähnlich sichtbar gelebtes Wertesystem vorgefunden wie in Aarhus, begründete Professor Heribert Meffert, Präsidiumsvorsitzender der Bertelsmann Stiftung, die Entscheidung der Jury: Dialog, Offenheit und Respekt sind für die Mitarbeiter von Aarhus Amt genauso selbstverständlich wie die Bereitschaft zur ständigen Weiterentwicklung. Das beeindruckende Engagement der Mitarbeiter und die Effizienz ihrer 9. Transparenz und Rechenschaft 8. Lern- und Reformfähigkeit Quelle: Bertelsmann Stiftung Wettbewerbskriterien 2. Haltungen, Überzeugungen und Werte 1. Leistungssteigerung und Fortschritt 7. Aufgabenerfüllung Verkehrsinformationssystem Carl Bertelsmann- Preis Führungskräfte- Entwicklung Arbeit haben uns überzeugt. Aarhus Amt ist für die Versorgung von Einwohnern mit hauptsächlich kommunalen Dienstleistungen zuständig. Dazu gehören die Bereiche Gesundheit, Erziehung und Bildung, Soziales, Kultur, Wirtschaftsförderung und Tourismus. Die rund Mitarbeiter orientieren sich an einem Wertesystem, das auf Transparenz, Respekt und Reformbereitschaft gründet. Zentrales Steuerungselement ist der Leistungsvergleich sowohl innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche als auch mit anderen Kreisen. Die Ergebnisse der Recherche zeigen so die Jury dass viele Verwaltungen zu Reformen bereit sind und ihre eigene Modernisierung konsequent vorantreiben. Viele haben erfolgreich moderne Steuerungselemente wie Leistungsvergleiche, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling, dezentrale Budgetverantwortung und strategisches Personalmanagement eingeführt. Handlungsbedarf zeigt sich aber bei vielen noch in den Bereichen Organisationskultur und Werteorientierung. Zwar haben viele Verwaltungen sich intensiv mit dem Thema Organisationskultur befasst und dieses erfolgreich auf ihre Behörden übertragen. Sie haben gemeinsame Werte formuliert und kontinuierlich weiter entwickelt. Allerdings sind diese Punkte häufig nicht ausreichend in Instrumenten und Prozessen verankert und umgesetzt. Insgesamt lassen die Ergebnisse darauf schließen, dass die Organisationen meist zunächst im Kontakt zu den Kunden das heißt Bürgern und Wirtschaft wahrnehmbare Veränderungen angestrebt haben. Erst danach konzentrieren sie sich auf die Mitarbeiter. 3. Kunden- und Dienstleistungsorientierung 4. Mitarbeiterorientierung 5. Partizipatives Führungsverhalten EGOVERNMENT COMPUTING DORIS hilft nicht nur am Stau vorbei Lotse. Baustelle auf der Zufahrtsstraße, Stromausfall bei der Straßenbahn, wer ohne aktuelle Verkehrsinformationen seine Fahrt antritt, kann stundenlang im Stau stehen oder vergeblich auf die Straßenbahn warten. Nicht so in Dresden. Dort informiert das Stadtund Verkehrsinformationssystem DORIS über Staus, Baustellen und den Nahverkehr. Das System stellen Fraunhofer-Forscher in dieser Woche auf der Messe InnoTrans in Berlin vor. DORIS (die Abkürzung steht für Dresden-Oberelbe Regionales Info-System ) hat bislang vor allem Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs über Bus- und Bahnverbindungen informiert. Wer nach einem Besuch in der Semperoper wissen will, wie er am schnellsten nach Hause kommt, kann über Handy die aktuellen Abfahrtszeiten abrufen. Ob eine Straßenbahn wegen eines Triebwerksschadens ausfällt oder sich wegen eines Unfalls auf dem Carolaplatz verspätet, erfasst das System und passt die Fahrplanauskunft an. Forscher des Fraunhofer-Instituts für Verkehrsund Infrastruktursysteme IVI in Dresden haben das Routing-System entwickelt. Es zeigt die günstigste Verbindung zwischen zwei Standorten an. Dabei werden Autofahrer automatisch um Baustellen herumgeleitet. Denn jeden Tag gibt die Straßenverkehrsbehörde an, in welchen Straßen gebaut wird und welche Bauprojekte bereits abgeschlossen sind. Das System enthält Straßen mit etwa Hausnummern und Sehenswürdigkeiten, Veranstaltungsorte, Ausflugsziele oder Behörden. Grundlage des Routenplaners ist ein Straßennetz mit Knotenpunkten und Abbiegemöglichkeiten. Geplant ist, auch Informationen über große Veranstaltungen, Straßenfeste sowie die Daten von Live-Kameras, die an wichtigen Verkehrspunkten der Stadt positioniert sind, in die Routenplanung einfließen zu lassen. Die Nutzer können sich diese Daten jederzeit auf Handy oder PDA schicken lassen oder darauf über das Internet zugreifen. DORIS entstand im Rahmen des geförderten Leitprojekts intermobil Region Dresden. vio start/start.xml FESTAKT. Kreisbürgermeister Johannes Flensted-Jensen nimmt von Liz Mohn die Urkunde entgegen Die Juroren stellen fest: 95 Prozent der Verwaltungen gaben an, eine Vision ( Wohin wollen wir? ) und eine Mission ( Was sind unsere Ziele? ) entwickelt und in einem Leitbild ausdrücklich formuliert zu haben. Folglich setzen drei Viertel der befragten Organisationen auf ein System, wie zum Beispiel die Balanced Scorecard, um Vision und Mission auf strategische und operative Ziele und Maßnahmen herunterzubrechen. Dementsprechend haben die Mitarbeiter in fast allen Verwaltungen weitgehend Klarheit darüber, welchen individuellen konkreten Beitrag sie zur Zielerreichung leisten. Der Informationsstil der Führung hinsichtlich der Ziele wird in der überwiegenden Mehrzahl der Organisationen als offen und proaktiv beschrieben. In nahezu zwei Dritteln der Verwaltungen werden interne und externe Leistungsvergleiche intensiv genutzt, um Verbesserungspotenziale zu lokalisieren. Über die Hälfte der Organisationen hat die Wichtigkeit von Qualitätsmanagement- Programmen und Zertifizierungen erkannt und setzt diese gezielt ein. Allerdings hat knapp ein Drittel der Organisationen bislang nur in unzureichender Weise Leistungsstandards und Service-Levels spezifiziert. web to date 3.0 In einem Festakt in Gütersloh nahm Kreisbürgermeister Johannes Flensted-Jensen die Ehrung von Liz Mohn, stellvertretende Präsidiumsvorsitzende der Bertelsmann Stiftung, entgegen. Zu den rund 600 Gästen aus Politik, Verwaltung, Wirtschaft und Medien gehörten Bundesinnenminister Otto Schily, der Bremer Bürgermeister Henning Scherf, der Regierende Bürgermeister von Berlin, Klaus Wowereit, sowie die ehemalige Bundestagspräsidentin Rita Süssmuth. vio HINTERGRUND DIE BERTELSMANN STIFTUNG Die Bertelsmann Stiftung versteht sich als Förderin des Wandels für eine zukunftsfähige Gesellschaft. Sie will Reformen in den Bereichen Bildung, Wirtschaft und Soziales, Gesundheit sowie internationale Verständigung voranbringen. Die 1977 von Reinhard Mohn gegründete, gemeinnützige Einrichtung hält die Mehrheit der Kapitalanteile der Bertelsmann AG. In ihrer Projektarbeit ist die Stiftung unabhängig vom Unternehmen und parteipolitisch neutral. CMS für die eigene Homepage Neuland für Microsoft Anwenderforum mbuf Das Microsoft Business User Forum wurde als unabhängige Anwendervereinigung ins Leben gerufen. Es richtet sich an IT-Entscheider mit Budgetverantwortung und setzt damit andere Schwerpunkte als bestehende User Groups. Microsoft steht seit Beginn in engem Kontakt mit dem Forum und seinen Foto: Bertelsmann Stiftung Professionelle Websites erstellen und mühelos aktualisieren oder umstrukturieren gerade für kleinere Gemeinden ist web to date eine kostengünstige Möglichkeit. Nach weit über allein in Deutschland verkauften Exemplaren ist eine neue Version des Desktop Content Management Systems erschienen: web to date 3.0. Die Funktionsvielfalt wurde erweitert und die Bedienbarkeit vereinfacht. Neu sind unter anderem die automatische Erstellung einer Nur-Text- Version der Website, Votings, Gästebücher, automatische Druckversionen der Seiten und die Einbindung von Skripts. vio Gründern. Ziel des weltweit ersten Forums seiner Art ist eine langfristige, offene und konstruktive Zusammenarbeit mit Microsoft. Dazu unterzeichneten Vertreter von Microsoft und dem Microsoft Business User Forum jetzt eine Kooperationsvereinbarung. vio

14 BRANCHE & INNOVATION MARKT & TRENDS EGOVERNMENT COMPUTING Interview Hoher Reformdruck bei knappen Kassen Ausweg. Die Modernisierung der Öffentlichen Verwaltungen und des Gesundheitswesens sind zentrale Herausforderungen auf dem Wege zu modernem egovernment mit mehr Transparenz, Effizienz und Qualität. Chancen bieten Privat Public Partnership-Projekte, die in Deutschland nicht so recht vorankommen. egovernment Computing sprach mit Dieter Schweer, Mitglied der Geschäftsführung von T-Systems. egovcom: Herr Schweer, warum braucht die Öffentliche Hand externe Berater, wenn sie Public Private Partnership-Projekte ausschreiben will? Schweer: Unternehmen berechnen die Wirtschaftlichkeit eines Projektes anders als die Öffentliche Hand. Obendrein haben Bund, Länder und Kommunen keine einheitlichen Berechnungsmodelle. Durch die mangelnde Vergleichbarkeit kann sich eine Verwaltung ein Geschäftsmodell leicht schön rechnen. Das Angebot, das von der Privatwirtschaft unterbreitet wird, ist dann scheinbar zu teuer. In Großbritannien wurde dies dadurch gelöst, dass eine Zentralstelle für alle PPPs beiden Seiten die Berechnungsstandards vorgibt. Und mit dieser Lösung wurden die Briten zu Vorreitern für PPP-Projekte, die auf der Insel nicht nur im Bereich von egovernment, sondern in allen Teilen des öffentlichen Lebens Einzug gehalten haben: bei Verkehrsprojekten, im Gesundheits-, im Bildungswesen, sogar im Strafvollzug und im militärischen Bereich. egovcom: Welche wirtschaftlichen Rahmenbedingungen müssen im IT-Bereich beachtet werden. Schweer: Allgemein gilt: PPP-Projekte rechnen sich wegen der hohen Anfangsinvestitionen nur bei langjährigen Verträgen. In der ICT-Branche jedoch haben wir es mit kurzen Innovationszyklen zu tun, die Technologie veraltet also schnell. Dementsprechend sind hier die Vertragslaufzeiten sehr kurz, so zwischen drei und zehn Jahren. Den öffentlichen Auftraggebern muss vermittelt werden, dass Straßenbauprojekte oder Partnerschaften im öffentlichen Nahverkehr mit Laufzeiten von mehreren Jahrzehnten nicht mit Geschäftsmodellen für egovernment-dienstleistungen vergleichbar sind. egovcom: Also gehen die Erwartungen von Öffentlicher Hand und ICT-Unternehmen vor allem in den wirtschaftlichen Bereichen nicht konform? Schweer: Nicht nur im finanziellen Bereich, sondern allgemein in der Kontrolle und bei den Risiken eines PPP-Projektes. Hier müssen beide Seiten zu einer fairen Rollenverteilung kommen. Man muss ganz klar sagen: Ohne Promoter auf politischer Entscheiderebene geht bei PPP wenig oder gar nichts. Doch die Öffentliche Hand ist meiner Meinung nach bei diesem Thema trotz des Reformdrucks und der desolaten Lage der öffentlichen Haushalte viel zu zurückhaltend. Hier erweist sich meist die Wirtschaft als Treiber der Modernisierung. Und die hat einen schwierigen Spagat vor sich, denn die Unternehmen müssen derzeit bei PPPs auf vielen Hochzeiten tanzen: Projektentwickler, Projektmanager, Betreiber, Investor und am liebsten auch noch Sponsor. Und welche Rolle bleibt dann in der angestrebten Partnerschaft noch für die Öffentliche Hand übrig? Ich will es mal überspitzt darstellen: Die Öffentliche Hand will durch die Privatisierung von Personal und Anlagevermögen Kosten sparen, durch PPP gleichzeitig eine kostengünstigere Leistung beziehen, kein unternehmerisches Risiko tragen, die öffentliche Kontrolle aber keinesfalls aus der Hand geben. Es gilt also, unterschiedliche Interessen unter einen Hut zu bekommen, denn die Privatwirtschaft braucht die unternehmerische Entscheidungsfreiheit ohne öffentliche Einengung, um Einsparungen zu erzielen und diese dann partnerschaftlich mit dem Auftraggeber teilen zu können. Lassen Sie mich die Kernpunkte zusammenfassen: Der Standort Deutschland braucht mehr PPP- Projekte, die Bedingungen müssen aber für alle Beteiligten akzeptabel sein. Denn nur PPP bietet der Öffentlichen Hand die Möglichkeit, ein Mehr an Aufgaben zu lösen sowie die Verwaltungsstrukturen schlanker und effektiver zu machen. Als erfolgskritische Faktoren und Handlungsfelder sehe ich: einen günstigen Rechtsrahmen für PPP, beispielsweise nach dem Vorbild Großbritanniens, Partnerschaftsmodelle, die das Synergiepotenzial auf beiden Seiten haben, das heißt, jeder übernimmt die Aufgaben, die er am besten und effektivsten leisten kann, eine faire Verteilung von Marktund Betreiberrisiken unter den Beteiligten. egovcom: Wie sehen Sie die Rolle von T-Systems als Treiber der Modernisierung? Schweer: T-Systems unterstützt den internationalen und nationalen Strukturwandel des Public Sectors vor allem in zwei wesentlichen Bereichen: Infrastruktur: Die Basis der Modernisierung von Verwaltung, Gesundheitswesen oder im Verteidigungsbereich ist ein flexibles, hochverfügbares, kompatibles und sicheres Breitbandnetz für Sprache und Daten. Dazu kommt eine harmonisierte, länderübergreifende Informationstechnologie. Branchenlösungen: Die elektronische Abwicklung von internen Verwaltungsprozessen ist die Voraussetzung für die vernetzte Zusammenarbeit von Behörden und Institutionen. Sie entlastet die Verwaltung, ermöglicht mehr Flexibilität und gibt den Behörden darüber hinaus die Möglichkeit, sich intensiver auf ihre hoheitlichen Kernaufgaben zu besinnen. egovcom: Können Sie bitte ein Beispiel für ein besonders gelungenes Projekt nennen? Schweer: Gern, beim 18. IPMA World Congress in Ungarn wurde Open Administration Catalunya von T-Systems Spanien als Award Winner 2004 ausgezeichnet eine egovernment-lösung für die Verwaltung in Katalonien. Die Regionalverwaltung Katalonien (Generalitat de Catalunya) und ein Zusammenschluss aus 800 katalonischen Kommunalverwaltungen (LocalRet) hatten ein Konsortium gegründet, um eine übergeordnete Struktur für die Synchronisation der egovernment-aktivitäten sämtlicher Kommunen und Institutionen der Öffentlichen Hand zu schaffen. Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Das Verwaltungsportal bildet die behördliche Gesamtstruktur der Provinz ab. Mit der Visitenkarte nach draußen für Bürger und Gäste, startete das Kernstück der egovernment-initiative der autonomen Region im Nordosten Spaniens im Juni 2002 seinen Live-Betrieb. Das Serviceportal bietet ein bislang im europaweiten Regionalvergleich einzigartig breites Spektrum von Bürgerdiensten an. Besucher wer- DIETER SCHWEER. Mitglied der T-Systems-Geschäftsführung den durch das Lebenslagen-Modell rasch zu den Ämtern und Behörden geleitet, welche für die von ihnen gewünschten Leistungen zuständig sind. Auch in Katalonien lassen sich viele Verwaltungsvorgänge inzwischen teilweise oder vollständig elektronisch abwickeln. Eine Besonderheit von CAT365 ist die Mehrsprachigkeit. Sämtliche Informationen sind in Katalanisch, Spanisch, Englisch und sogar in Aranès, einer in den Pyrenäen gesprochenen Sprache, abrufbar. Über ein rund um die Uhr erreichbares Call Center kann auch per Telefon oder Mobilfunk auf das CAT365 zugegriffen werden. Das Portal unterstützt zudem die Bürgerbeteiligung. Foren und Chatrooms laden zum interaktiven Erfahrungsaustausch ein. Zusätzlich lassen sich das Nutzerverhalten sowie die über das Portal durchgeführten Verwaltungsprozesse statistisch auswerten. Auf Basis dieser Informationen kann die katalonische Regionalverwaltung das Portal zusammen mit T-Systems laufend an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Im öffentlich nicht zugänglichen Teil sind ein Portal für sämtliche elektronisierten Verwaltungsvorgänge sowie ein Beschaffungsportal für die Mitarbeiter der katalonischen Verwaltung an das Verwaltungsportal angebunden. Das Interview führte Gerald Viola

15 PRAXIS & LÖSUNGEN EGOVERNMENT COMPUTING AUSGABE Verfahrensanalyse Einheitliche Prozesse sind die Basis zu einer effizienten Verwaltungsorganisation. Spezialisierte Software trägt zur Optimierung bei. Seite 20 Kostenersparnis Sitzungsprotokolle des Bremer Senats werden nun automatisch erstellt und elektronisch verfügbar gemacht. Seite 22 Statistiken Die Data Warehousing- Lösung der Ruprecht-Karls- Universität ermöglicht die Abfrage bislang getrennter Datenpools. Seite 24 Open Source Die Bediensteten des Landkreises Lüneburg senden und empfangen verschlüsselte s mit Gnu-PGP einfach per Mausklick. Seite 26 IT-Konsolidierung mit Methode Ressourcen freischaufeln PRAXIS & LÖSUNGEN Verantwortlicher Redakteur: Gerald Viola Tel / , Fax 0821 / praxis.egovcom@vogel-it.de für egovernment Straffen. Der Wille zu Reformen und Innovationen trifft auf leere Kassen. Wie soll die Öffentliche Verwaltung den finanziellen Spielraum für neue egovernment-lösungen schaffen? Als erklärtes Wundermittel in den IT-Abteilungen gilt die IT-Konsolidierung. Sie kann helfen, Ausgabensenkungen zu erzielen und die ersehnten Serviceverbesserungen für den Bürger zu realisieren. Die Öffentliche Verwaltung befindet sich in einem Umbruch. Die Reformen in der Arbeitsverwaltung, im Gesundheitswesen und im Bereich der Altersvorsorge sind durch die Diskussion in den Medien allgegenwärtig. Viele der gewählten Repräsentanten in der Politik traten mit dem Versprechen an, Bürokratie abzubauen und die Verwaltung effizienter zu gestalten. Die dramatischen Haushaltsnöte in allen Bereichen der Öffentlichen Hand verstärken die Notwendigkeit, sich auf das Wesentliche zu beschränken, schlanker und flexibler zu werden sowie Verantwortlichkeiten neu zu organisieren, um schneller reagieren zu können. Unter dem Banner Modernes Verwaltungsmanagement ziehen die Verantwortlichen in den Behörden und ihre fachlichen Berater aus Wissenschaft und Wirtschaft gegen den deutschen Amtsschimmel zu Felde: Verbesserter Service und mehr Bürgernähe bei gleichzeitiger Senkung der Kosten ist eine Herausforderung, die der Quadratur des Kreises gleicht. Gleichwohl deuten erste Erfolge darauf hin, dass der Wille der Politiker und die Sparzwänge Wirkung zeigen. Begriffe wie Return on Investment (ROI) und Total Cost of Ownership (TCO) werden in Ämtern und Behörden hoffähig. Das bestätigt auch Ursula Fellberg, Branchenleiterin Public Sector bei Siemens Business Services (SBS) Deutschland: Im Fokus unserer Kunden stehen derzeit neben der optimalen funktionalen Lösung Effizienzverbesserungen, Kostensenkungen und ein möglichst hoher Return on Investment. WENDELIN WEIDINGER, Branchendeveloper Public Sector bei SBS, sieht in den Reformen eine Chance zur IT-Konsolidierung Der IT wird in diesem Zusammenhang unter dem Stichwort egovernment eine besondere Rolle wenn nicht gar die eines Allheilmittels zugemessen. Ganz sicher können moderne IT-Technologien bei der Modernisierung der Öffentlichen Verwaltung eine Menge helfen. Doch ein planmäßiges und überlegtes Vorgehen ist unumgänglich. Zuerst sind die Hausaufgaben zu erledigen, das heißt, die bestehenden Prozesse und Infrastrukturen zu analysieren und im Hinblick auf die veränderten Bedingungen zu optimieren. Und da die Welt in dieser Zeit nicht stillsteht, kommt erschwerend hinzu, dass alle Veränderungen bei laufendem Betrieb erfolgen müssen, berichtet Wendelin Weidinger, Branchendeveloper Public Sector bei Siemens Business Services Deutschland. Probleme und Chancen Die Planer stehen heute vor vielen Technologie-Inseln, die meist aufgrund schnell umzusetzender Anwendungsanforderungen und aus dem Wunsch nach einer optimalen Kontrolle im eigenen Aufgabenbereich entstanden sind. Hinzu kommt, dass es häufig an ausgebildetem Personal und Know-how für das Management und den Betrieb der Systeme mangelt. So geraten laufende Projekte regelmäßig in Verzug, und neue Projekte verzögern sich. Erschwerend kommt hinzu, dass die hohen Erwartungen an die IT auch politische Ziele berücksichtigen müssen. Die aktuellen einschneidenden Reformprozesse in der Verwaltung treffen mit technischen und ergonomischen Neuerungen zusammen, stellt Wendelin Weidinger fest. Er sieht in dieser Situation die Chance zu einer wirklich fundierten Konsolidierung der Informationstechnik, welche die Neuorganisation ganzheitlich untermauert und auf die Reduzierung von Kosten und Aufwand ausgerichtet ist. Konsolidierung in Phasen Für ihre Konsolidierungsprojekte in der Öffentlichen Verwaltung und in der Industrie haben die Consultants von Siemens Business Services ein methodisches Vorgehen entwickelt. Es reicht von der Beratung über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Betrieb und der regelmäßigen Wartung. Innerhalb des Vorgehens kommen Tools zur Kostenoptimierung von IT-Infrastrukturen zum Einsatz, die aus den Erfahrungen in vielen Projekten entstanden sind. Das Phasenmodell beginnt mit einem Initialisierungs-Workshop, in dem die Anforderungen und Ziele definiert werden sowie die Vorgehensweise abgesteckt wird. Es folgt ein so genanntes Konsolidierungs- Assessment, bei dem mit unterstützenden Tools eine detaillierte Ist- Analyse mit Benchmarking sowie eine Stärken- Schwächen- und Risiken-Analyse erarbeitet werden. Sobald die Transparenz der Infrastruktur hergestellt ist und die Anforderungen klar sind, geht es an einen detaillierten Maßnahmenkatalog, der üblicherweise mit einer Ausschreibung abgeschlossen wird. Initialer Workshop Fort laufende Qualitätsunterstützung Aufgaben- Stellung Initialisierung- Strategie Quelle: Siemens Business Services Die Resultate unserer Analyse, Bewertungen, Konsolidierungspläne und Realisierungsvorschläge sind objektiv und umfassend, versichert Weidinger. Auf Wunsch übernehmen wir als herstellerunabhängiger Dienstleister auch die Durchführung. Zudem bieten wir die gesamte IT-Service-Palette bis hin zum Betrieb der Lösung an. Kommt der Zuschlag für das Projekt, so konzipieren die Siemens-Experten die neue System- und Anwendungsarchitektur sowie die Umsetzung, schreiben den Aufwand und die Projektplanung fest. Nach der Entscheidung über die folgenden Schritte können die Feinkonzepte für die einzelnen Themengebiete, unter Berücksichtigung der Einspareffekte, und schließlich die Realisierung durchgeführt werden. Das Konsolidierungsprogramm konzentriert sich auf die wesentlichen Aufgaben Harmonisierung, Standardisierung, Reduzierung von DR. URSULA-CHRISTINA FELLBERG, Branchenleiterin Public Sector Siemens Business Services Deutschland Die fünf Schritte der IT-Konsolidierung Konsoli- dierungs- Assessment Analyse Ausschreibungen Programm-Management Design Konzeption IT-Architektur Transformation Realisierung und Test Komplexität, Re-Engineering, Zukunftsorientierung, Migration und Integration. Alle Etappen werden dokumentiert und den Verantwortlichen zur Entscheidung vorgelegt. So bleiben alle Schritte und Maßnahmen klar ersichtlich. Kosten und Leistungen werden dabei immer transparent dargestellt, sodass zu jedem Zeitpunkt deutlich wird, was ein Service einbringt und was er kostet. Das erlaubt eine Erfolgskontrolle aller Konsolidierungs- und Änderungsmaßnahmen. Neben dem prozessorientierten Vorgehensmodell haben die Berater der Siemens-Tochter weitere Methoden entwickelt, um die komplexen Aufgaben systematisch zu lösen: Das Architekturmodell betrachtet den Aufbau der Infrastruktur und ihre Verknüpfungen. Die Verbindung beider Modelle, Vorgehensmodell und Architekturmodell, soll eine ganzheitliche Darstellung liefern und die Basis für eine umfassende IT-Konsolidierung bilden, im Gegensatz zu spezifischen Teillösungen. Die Siemens-Tochter hat bereits zahlreiche nationale und internationale Konsolidierungsprojekte bei namhaften Kunden in der Industrie und der Öffentlichen Verwaltung realisiert. Aktuell führt der IT- Dienstleister beispielsweise zusammen mit weiteren Beratungspartnern SAP R/3 in den Städten Nürnberg und Hannover ein. Mit der neuen Software stellen die Kommunen ihr Rechnungswesen von der Kameralistik auf die in Wirtschaftsunternehmen bewährte doppischkaufmännische Buchführung um. Die Vorteile für die Städte: Sie gewinnen mehr Transparenz über ihre Kosten und letztlich ein Werkzeug, um ihre Dienstleistungen effektiv zu verbessern. Beispiel Hessen Die hessische Finanzdirektion vertraute Siemens Business Services den Austausch von PCs bei den hessischen Finanzämtern an. Das Projekt stellte sich als logistische Herausforderung dar. Jeder PC Einführung und Betrieb EGOVERNMENT COMPUTING STRUKTURIERT. Für Konsolidierungsprojekte in der Öffentlichen Verwaltung haben die Berater von Siemens Business Services ein fünfstufiges Konzept entwickelt, das von der Beratung bis hin zum Betrieb reicht NUTZEN... DER IT- KONSOLIDIERUNG Konsolidierungsprojekte haben nur dann eine Berechtigung, wenn sie zu nachhaltigen Einsparungen und Prozessverbesserungen führen. Ein Trend ist dabei hilfreich: Bei Neuanschaffungen erhält man heute wesentlich leistungsfähigere Produkte, da der Preisverfall für IT-Komponenten bei gleichzeitig höherer Leistung weiter anhält. Eine heterogene Systemlandschaft zu unterhalten, ist aufwendig und teuer. Diese Kosten wurden in der Vergangenheit wenig beachtet. Bei Personalaufwand, Schulung, Software und Hardware lassen sich durch die Konsolidierung hohe Einsparungen erzielen. Sie ist die Voraussetzung, um automatisierte, vereinfachte und standardisierte Verfahren einzurichten, die zu verbesserten Bürger-Services und Organisationsfreiräumen führen. So tragen ein verbessertes Dokumenten- und Wissensmanagement sowie Workflow-Lösungen, die im Rahmen der Konsolidierung implementiert werden, zu höherer Qualität und schnelleren Abläufen bei. Die Konsolidierung kann die Voraussetzungen für die Einführung einer Kosten- / Leistungs-Rechnung und damit eines zentralen Elements einer modernen Organisationssteuerung schaffen, wie sie in Industrie und Wirtschaft üblich ist. Gleiche oder kooperierende IT-Systeme, die Ressort oder Behörden übergreifend optimiert werden, bieten Synergieeffekte, die Zeit und Kosten sparen sowie die Servicequalität verbessern helfen. wurde vor dem Roll-out für einen definierten Finanzamtsmitarbeiter vorkonfiguriert, personalisiert und musste auf dessen Schreibtisch kommen. Besonders schnell waren die Service-Experten in Frankfurt: Dort wechselten sie Rechner in den fünf Finanzämtern an nur einem Tag aus. Derzeit stehen eine Reihe von Themen im Fokus von Konsolidierungsbestrebungen, die isoliert oder in Kombinationen vorkommen. Für diese wiederkehrenden Problembereiche hat SBS auf Grund seiner umfangreichen Erfahrungen bereits einen standardisierten Maßnahmenkatalog erarbeitet, der Hinweise für die Erste Hilfe gibt. Ganz konkret werden darin die höchst aktuellen Infrastruktur-Themen wie Server, Storage, Netze, Anwendungen, SAP, Datenbanken, Batch Processing, PCs oder Clients, Drucker und Output-Management, IT-Management und Service Prozess, Sicherheit und Open Source unter die Lupe genommen und behandelt. Freiraum schaffen Die IT-Verantwortlichen in der Öffentlichen Verwaltung werden auch in Zukunft noch unter den Daumenschrauben ihrer Haushaltsprüfer leiden. Da hilft nur, entschlossen Hand anzulegen und Ressourcen für die egovernment-anforderungen und Modernisierungsaufgaben freizuschaufeln, die vor der Türe stehen. Ein erfahrener Partner sollte die Planung unterstützen und wenn nötig bei der Durchführung helfen, damit die Ziele schnell und sicher erreicht werden. Für uns heißt das, dass wir unsere Kunden bei der Prozessgestaltung und -optimierung noch intensiver beraten müssen und die dazu erforderlichen Anwendungs- und IT-Konzepte erstellen. Eine weitere Herausforderung besteht darin, verstärkt auf die Fachabteilungen zuzugehen und hier unsere Beratungs-, Lösungs- und Betreiberkompetenz darzustellen. Denn immer mehr Entscheidungen werden auf dieser Ebene getroffen, so Fellberg abschließend. pg

16 20 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT PRAXIS & LÖSUNGEN Verwaltungsabläufe in Öffentlichen Einrichtungen verbessern Prozesse in Teamarbeit analysieren und optimieren Schwerpunktthema in dieser Ausgabe Prozessoptimierung TRANSPARENZ Geschäftsprozessmanagement unterstützt Behörden, Abläufe über Abteilungsgrenzen hinweg zu organisieren.....seite 21 Modell. Die Anforderungen an Öffentliche Einrichtungen steigen ständig. Die Optimierung der Leistung, der Qualität und Wirtschaftlichkeit ihrer Organisationsabläufe ist also unerlässlich. Es ist erforderlich, die Organisationsund Prozessstrukturen zu verstehen und somit ein optimales Managementsystem zu entwickeln. Öffentliche Einrichtungen und Institutionen greifen dazu immer häufiger auf so genannte Prozessmodellierungswerkzeuge zurück. Ein wesentlicher Aspekt der Verwaltungsmodernisierung ist die Frage, ob und in welchem Umfang Methoden des betrieblichen Managements übernommen werden können, ohne dabei die besonderen Aufgaben und Funktionen Öffentlicher Einrichtungen in Frage zu stellen, sagt Stefan Wolter, Geschäftsführer der ViCon GmbH: Was den Organisationen fehlt, sind einheitliche und durchgängige Prozesse die Grundlage für eine effiziente Verwaltungsorganisation. Ein leistungsfähiges und einfaches Prozessmanagement-Werkzeug kann einen wesentlichen Betrag zur Optimierung von Prozessen leisten. Aus diesen Anforderungen heraus entwickelte die hannoversche ViCon GmbH das Prozessmanagement-Tool ViFlow, ein auf Microsoft-Produkten basierendes Werkzeug, das die Analyse von Geschäftsprozessen und die Erstellung von Ablaufbeschreibungen in Form grafischer Modelle unterstützt. Nach der Präsentation im Jahr 2000 ist ViFlow mittlerweile in der dritten Generation am Markt. ViFlow ist innerhalb weniger Jahre zu einem der meist verkauften Prozessmodellierungswerkzeuge geworden. Wir haben diesen Marktanteil dadurch erreicht, dass wir mit unserer Lösung ein Werkzeug geschaffen haben, mit dem jeder verantwortliche Mitarbeiter einer Organisation in der Lage ist, Prozesse strukturiert zu modellieren und zu verbessern, so Wolter. Ebenso wichtig sei es heute, dieses Wissen ohne aufwendige Umwege allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Der große Erfolg von ViFlow hat selbst die Optimisten unter uns überrascht. Er zeigt aber, dass wir mit unserer Strategie, FAZIT Die Erkenntnis, dass Öffentliche Einrichtungen keine hochwertigen Dienstleistungen bereitstellen oder operative Aufgaben automatisieren, solange die zugrunde liegenden Prozesse nicht definiert und dokumentiert sind, ist von entscheidender Bedeutung. Es ist also eine konsequente, prozessorientierte Betrachtungsweise aller Abläufe insbesondere der Kernprozesse notwendig. Durch die Implementierung eines Prozessmanagementsystems lassen sich die Kosten optimieren. Die Investitionen amortisieren sich kurzfristig, was die Akzeptanz fördert und nebenbei einen hohen Return on Investment impliziert. Das Resultat einer Prozessoptimierung sollte eine Win- Win-Situation auf allen Ebenen Klicken Sie schon den Anwender mit praxisnahen, leicht bedienbaren und kostengünstigen Lösungen zu unterstützen, auf dem richtigen Weg sind. Bereits jetzt werden mehr als ViFlow-Lizenzen bei über Kunden weltweit für die schnelle und transparente Darstellung der einzelnen Unternehmensabläufe eingesetzt. Anforderungen Tools können nur eine unterstützende Funktion im Rahmen des Prozessmanagements haben. Solche Programme dienen im Wesentlichen der Visualisierung, Dokumentation und Analyse von Organisations- und Prozessstrukturen. Dazu stellen diese Werkzeuge Aktivitäten sowie ihre Verkettungen grafisch und in Textform dar. Bei der Definition der Anforderungen werden aufseiten der Anwender meist die folgenden Punkte berücksichtigt: Klar verständliche und übersichtliche Prozessdarstellung: Viele unterschiedliche Symbole / Shapes sind nur für den Insider oder Fachmann eine echte Hilfe. Hier sollte vor allem auf Verständlichkeit und Transparenz gesetzt werden, denn eine umfangreiche Nomenklatur erschwert den Mitarbeitern (Prozessteilnehmern) das Verständnis der Prozessabläufe beträchtlich. Anbindung von mitgeltenden Dokumenten (wie Organisationsanweisungen) oder Verknüpfung mit anderen Applikationen: Zumeist eine sehr wichtige Anforderung, damit die bereits bestehende Dokumentation und die eingesetzten Programme angebunden werden können. der Öffentlichen Einrichtungen, insbesondere über alle Mitarbeiterebenen hinweg, sein. Ebenso müssen die internen und externen Kunden von dieser prozessorientierten Ausrichtung profitieren, erklärt Stefan Wolter. Dabei sei man sich bei der ViCon GmbH bewusst, dass die Einführung einer prozessorientierten Sichtweise wesentlich von der Einstellung und der Motivation der Behördenmitarbeiter abhänge, so der ViCon-Geschäftsführer weiter. Der heutige Standard müsse nachhaltig verbessert werden. Dazu gelte es, die Verwaltungsprozesse weiter zu optimieren. Prozessmodellierungswerkzeuge seien dafür ein wichtiges Hilfsmittel. Die strukturierte Vorgehensweise bei der Einführung einer Prozessorientierung, kombiniert mit einem effektiven Prozessmodellierungs-Tool, seien dabei wichtige Erfolgsfaktoren zur Optimierung und Weiterentwicklung der Öffentlichen Verwaltungen. Modellierung in verschiedenen Prozessebenen: Die strukturierte Modellierung in Prozesshierarchien schafft eine übersichtliche Prozesslandschaft. Möglichkeit der Kommunikation im Intranet des Anwenders (etwa HTML-Export des Modells): Heute eine der wichtigsten Funktionen überhaupt. Hier wird von den Anwendern ein kostengünstiger, schneller Export ohne viel Aufwand gefordert, um die modellierten Prozesse allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Zuordnung von spezifischen Prozesskriterien; Zeiten, Kosten und Prozesse veröffentlichen Prozessmodell Prozesseinführung begleiten Prozesse verbessern Quelle: ViCon GmbH EINFÜHRUNG Prozessmerkmale wie Risikopotenziale: Hier gibt es erfahrungsgemäß eine Reihe von der jeweiligen Aufgabenstellung abhängige Anforderungen. Auswertungen des Prozesses sollten möglich sein. Bei einigen Projekten wird die Möglichkeit der Prozesssimulation gefordert. Einfache Bedienung: Wenn das Tool nicht nur durch einen Spezialisten eingesetzt werden soll, sondern auch durch andere Modellierer / Prozessverantwortliche in der Verwaltung, ist die einfache Bedienung (neben dem Funktionsumfang) ein wichtiges Kriterium. Referenzprozesse: Zu vielen Werkzeugen werden so genannte Referenzprozesse angeboten. Diese Referenzprozesse können Anhaltspunkte dafür liefern, wie ein bestimmter Prozess von der Grobstruktur gestaltet werden sollte. Die 1 : 1-Übertragung ist jedoch meist nicht möglich, da behördenspezifische Herangehensweise Prozesse überprüfen Prozesse messen Prozessanalyse IST-Aufnahme Prozessverbesserung SOLL-Konzept Potenzialefinden Umsetzungsüberwachung Prozesszieleformulieren Prozessmanagement Leben der neuen Prozesse Prozesse detaillieren Strukturen oft unberücksichtigt bleiben. Gerade die einfache Bedienung durch die Verwendung von Standardsoftware (Microsoft Office Visio 2003) ist für viele Öffentliche Einrichtungen entscheidend. Auf einen Blick Prozesse aufnehmen Neue Prozesse erarbeiten Neue Prozesse einführen Prozesse durchführen Kennzahlen ermitteln EGOVERNMENT COMPUTING STUFEN. Mögliche Schritte zur Einführung der Prozessorientierung Nach dem Programmstart werden in der ViFlow-Strukturansicht alle in der Datenbank vorhandenen Prozesse und Informationen hierarchisch in entsprechenden Fenstern angezeigt. In der Modellierungsansicht lassen sich mit wenigen Handgriffen Prozessgrafiken erstellen. Das Ausrichten der Symbole (Bereiche, Prozesse, Verzweigungen, Daten) sowie das Öffnen eines Fensters zur Eingabe detaillierter Daten erfolgt dabei automatisch. Während der Prozessmodellierung ist die ViFlow- Schablone das wichtigste Werkzeug: Durch einfaches Ziehen ( Drag & Drop ) der Symbole auf das Zeichenblatt werden die Prozesse modelliert. Über die vom Werkzeug bereitgestellte Funktion, das gesamte modellierte Prozessmodell inklusive Aufbauorganisation, mit geltenden Dokumenten (etwa Organisationsanweisungen) und automatisch erzeugter Rollenbeschreibungen in HTML-Dokumente zu exportieren, wird die Management-Dokumentation im jeweiligen Intranet des Unternehmens veröffentlicht. So kann jeder Mitarbeiter über den Internet Explorer alle vorhandenen Prozessinformationen von der Grafik bis zu den Prozessdetails auf einfachste Weise abrufen. Die einzelnen Prozesse sind untereinander verknüpft, sodass die Navigation einfach und selbsterklärend ist. Prozessvisualisierungen Ausgehend vom Prozessmodell werden Kern-, Haupt- und Teilprozesse sowie Führungs- und Unterstützungsprozesse definiert und in Form von so genannten Swimlane- Grafiken detailliert dargestellt. Die Prozessdarstellung in ViFlow ist durch die bereichsübergreifende Sichtweise mit der deutlichen Trennung einzelner Bereiche, Rollen und Abteilungen leicht und unkompliziert nachzuvollziehen. Prozessmodell FLEXIBILITÄT Software und Prozesse veralten schnell. Nun können Entwickler schneller auf Änderungen reagieren seite 23 PROFIL Die ViCon GmbH ist ein Software- und Consulting-Unternehmen, das sich speziell mit Lösungen für effektives Prozessmanagement in Unternehmen aller Branchen beschäftigt. Seit ihrer Gründung hat die ViCon GmbH Lösungen rund um Microsoft Visio entwickelt und ist sowohl Visio Premier Solution Provider als auch Microsoft Royalty Partner. Im Rahmen von Prozessoptimierungs-Projekten werden Organisationsstruktur sowie Prozesslandschaft der Öffentlichen Einrichtungen in ViFlow abgebildet. Darüber hinaus werden alle Organisationsinformationen von Organigrammen bis hin zu Rollenbeschreibungen (Change Manager, Projekt Manager) durchgängig abgebildet. Kein Allheilmittel Mithilfe des Prozessmanagement- Tools werden komplexe IT-Service- Prozesse so dargestellt, dass die Prozessbeteiligten ihre Tätigkeiten, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten schnell abrufen können und Abläufe selbst korrigieren können. Zwar kann in allen Phasen eines Projektes ein Prozessmodellierungs- Tool die anstehenden Aufgaben unterstützen, aber der Einsatz eines solchen Tools ist kein Garant für den Erfolg solcher Projekte. Um diesen sicherzustellen, sollte Folgendes bei der Einführung beachtet werden: Vielfach erweist sich die Zusammenarbeit der einzelnen Bereiche oder Rollen als schwierig, was den reibungslosen und zügigen Betrieb meist negativ beeinflusst. Häufiges Manko ist die Tatsache, dass das Abteilungsdenken oft vor dem Prozesserfolg steht. Die Erfahrung zeigt, dass sich dieses über Jahre gewachsene Verständnis der Mitarbeiter nicht allein von Prozessbeschreibungen oder Organisationsanweisungen verändern lässt. Hier ist eine intensive Auseinandersetzung mit möglichst allen Mitarbeitern in Form von Projektteammeetings, Prozessworkshops und prozessbegleitenden Schulungen erforderlich. Es ist extrem wichtig, bereits bei der Planung eines Projektes zur Prozessoptimierung die Mitarbeiter auf allen Ebenen einzubinden und die Einwände zu entkräften, berichtet Stefan Wolter. Riskant wird es, wenn die Mitarbeiter sowie das mittlere Management im Zuge einer Prozessoptimierung nicht genügend Beachtung finden. Hier sind Barrieren zu erwarten, zu denen Angst vor Autonomie- oder Kompetenzverlust sowie vor der neuen Transparenz hinsichtlich Leistung und Schwachstellen zählen. Das führt nicht selten zu Frustration und Rückfall in alte Verhaltensweisen. Die Mitarbeiter müssen deutlich sehen, welchen Vorteil sie durch den Einsatz eines Prozessmanagementsystems haben, erklärt Stefan Wolter. Ebenso wichtig für den Erfolg ist es, dass es keine interne Veranstaltung der Organisationsabteilungen oder gar des Projektteams wird. Letztlich soll das Prozessmanagementsystem dazu beitragen, die einzelnen Verwaltungsprozesse zu analysieren und so spürbar zu verbessern. Stefan Becker

17 PRAXIS & LÖSUNGEN SCHWERPUNKT EGOVERNMENT COMPUTING Prozessoptimierung Behörden und Ämter lernen von der Wirtschaft Vorurteile. Populäre Irrtümer halten sich hartnäckig. Dazu gehört auch, dass Behörden Leistungsprinzipien der freien Wirtschaft ignorieren und einen dementsprechend schlechten Service bieten. Zahlreiche Bürgerämter und Dienststellen haben sich in der jüngsten Vergangenheit mit aufwendigen, zumeist computergestützten Umstellungen bemüht, das Gegenteil zu beweisen. Dass das bei den Bürgern nicht so wahrgenommen wird, liegt an den darunter liegenden Prozessen: Eine Website mit Dokumenten, ein Call Center oder eine Online-Registrierung allein machen vielleicht die Kontaktaufnahme einfacher für den Bürger, beschleunigen aber noch lange nicht die einzelnen Bearbeitungsprozesse, die dazu in der Behörde ablaufen. DER AUTOR: Tobias Rother Diese Erfahrung machen derzeit vor allem die britischen Nachbarn. Dort hat die Regierung die Kommunen dazu verpflichtet, bis zum Jahr 2005 alle Services auch auf elektronischem Weg anzubieten. Implementing E- Government IEG läuft inzwischen auf Hochtouren, aber auch hier haben die Kommunen erst Lehrgeld bezahlt. So heuerte beispielsweise die Stadtverwaltung von Portsmouth Mitarbeiter aus der freien Wirtschaft an, um ein klassisches Kundenbeziehungspflege-System (CRM) einzuführen. Schon nach wenigen Wochen stoppte der Projektleiter allerdings die Arbeit: Den Ämtern fehlte es nicht an der Software, sondern vor allem an klar definierten Prozessen für die Interaktion mit den Bürgern. In ungezählten Sitzungen wurden diese Prozesse dann definiert und dokumentiert, um sie dann mit Software entsprechend zu unterstützen. Diese Vorgehensweise ist typisch für Geschäftsprozessmanagement oder auch BPM nach der englischen Bezeichnung Business Process Management. Nun läuft BPM selten so ab, dass man sich ein leeres Blatt Papier nimmt und Prozesse von Grund auf neu definiert. Fast jede Öffentliche Stelle verfügt zudem bereits über IT-Infrastrukturen. Die sind jedoch meist nach und nach gewachsen und so heterogen, dass sie nicht ohne weiteres miteinander korrespondieren können. Um jetzt sowohl die Systeme auf einer technischen Ebene als auch die Prozesse auf einer übergeordneten Meta-Ebene zu verknüpfen, bieten sich Business Process Management-Softwarelösungen an. Unternehmen besonders in der Industrie haben längst erkannt, dass Prozessoptimierung und -automatisierung den Unternehmenserfolg entscheidend beeinflussen können: Höhere Arbeitseffizienz sorgt für geringere Betriebskosten. Mehr Kontrolle über Prozesse und PROFIL TIBCO Software ist Anbieter von Real-Time Business-Lösungen, die es Behörden und Unternehmen ermöglichen sollen, kosteneffektiver, beweglicher und effizienter zu agieren. Inzwischen nutzen nach Unternehmensangaben weltweit über Kunden die TIBCO-Integrationslösungen. Das Unternehmen bietet Lösungen in den Bereichen Business Optimization, Business Process Management, Business Integration und Enterprise Backbone an. ihre Endergebnisse sind letztlich die Grundlage dafür, bessere Produkte und Services zu liefern. Gleiches lässt sich auf öffentliche Bereiche übertragen: IT-Systeme rechnen aus, wann ein Prozess optimal läuft und wo Verbesserungspotenzial schlummert. Unter einer solchen BPM-Lösung muss man sich ein komplettes Framework aus unterschiedlichen Komponenten vorstellen. Der Fokus liegt auf der prozessbasierenden Verbindung von Daten, Dokumenten, Prozessen und Anwendern. Das hat den Vorteil, dass sich nicht nur technologische Einheiten überkuppeln, sondern auch in Abteilungen begrenzte Denk- und Arbeitsstrukturen aufbrechen lassen. Prozessanalyse Bevor ein softwaregestütztes BPM- System implementiert werden kann, muss eine Behörde ihre Prozesse analysieren. Das kann in Interviews mit den Mitarbeitern geschehen, die darlegen, welche Fäden bei ihnen zusammenlaufen und wie sie ihre Aufgaben erledigen. Auf dieser Grundlage können Prozesse dann schematisch dargestellt und modelliert werden. Moderne BPM- Systeme bieten hier eine intuitive Hilfe an, sodass auch Mitarbeiter ohne spezielle technische Vorkenntnisse Prozesse definieren können. Herzstück eines BPM-Systems ist eine Prozess-Engine, die alle Transaktionen des Prozesses übernimmt. Sprich: Die Engine stößt den Prozess an, zieht Schlüsselinformationen aus bestehenden IT-Systemen, aktualisiert beständig alle Schritte und schreibt sie zurück. Der Mehrheit der Belegschaft bleiben alle diese Elemente verborgen dem Mitarbeiter zeigt sich nur die auf die Anforderungen seiner Dienststelle zugeschnittene Benutzeroberfläche. Damit die Prozesse wie definiert ablaufen, kontrolliert eine Monitoreinheit, ob vorgegebene Einstellungen eingehalten werden. Wird zum Beispiel ein Zeitlimit für einen Prozess überschritten, schlägt das System Alarm und zeigt an, wo Arbeitsschritte verändert werden müssen, um den Ablauf des Prozesses zu optimieren. Das Ergebnis von Business Process Management gleicht einer Reaktionskette, die durch einen Impuls ausgelöst wird. Das Bindeglied, das die Prozesskette schließlich über die Behördengrenze hinaus zu den Bürgern, aber auch zu Dienstleistern und Lieferanten führt, ist das Internet. In die Zukunft gedacht, legt BPM so ein Fundament für Web Services: Anstatt auf Applikationen auf dem eigenen Server angewiesen zu sein, wird der Zugriff auf externe Software als Service möglich. Diese Variante könnte gerade Kommunen übergreifend interessant sein, um ähnliche Anforderungen unterschiedlicher Gemeinden mit wenig Aufwand zu erfüllen sowohl mit Hinblick auf das Management einer solchen Lösung als auch den zeitlichen und finanziellen Aufwand. Alternativen zur Kostenreduzierung? Klassischerweise ist ein erster Hebel für Kosteneinsparungen immer Personalabbau weniger Mitarbeiter bedeuten weniger Kosten. Allerdings verfehlt diese Lösung die Wurzel des Problems: Teure Prozesse bleiben bestehen und müssen mit weniger Personal erledigt werden. Die Alternative ist, das operative Geschäft genauer gesagt, die dazugehörigen Prozesse unter Einbeziehung intelligenter Softwarekomponenten so umzubauen, dass qualitativ hochwertiger Service zu günstigeren Preisen geliefert werden kann. Eine solche Prozessveränderung lässt sich allerdings nicht mit einem Mal in eine Behörde einpflanzen, sondern muss Schritt für Schritt gesät werden. Der Weg führt über kleine Einheiten, in denen die Folgen und die Ergebnisse einer solchen Maßnahme exemplarisch ausgelotet werden können. Beispiel Baugenehmigung Grundsätzlich ist das Ziel, durch die Automation von Prozessen Kosten zu reduzieren, indem manuelle Routinetätigkeiten durch softwaregestützte Prozessschritte ersetzt werden. Welche Stolperfallen es bei einer solchen Optimierung von Prozessen geben kann, lässt sich am Beispiel der Antragsbearbeitung für Baugenehmigungen gut darstellen. Eine rasche, unbürokratische Bearbeitung hat besonders im gewerblichen Umfeld direkte Auswirkungen auf die Entwicklung einer Kommune. Eine zeitnahe Abwicklung ist im Interesse beider Seiten: Die Stadt verdient an den zusätzlichen Steuern, und der Bauherr kann seine Immobilie schneller errichten und nutzen. Wichtig ist hier, die Prozesse dabei genau im Blickfeld zu halten und fortlaufend zu überprüfen. Derzeit fehlt den Behörden jedoch noch die Möglichkeit, die Prozesse abteilungsübergreifend zu managen und zu kontrollieren. Die Bemühungen um Prozessorientierung bei Behörden durch die Veränderung der Organisation und die Modellierung idealer Prozesse sind prinzipiell kein schlechter Ansatz. Aber erst, wenn die Prozesse industrialisiert und in den einzelnen Abteilungen vernetzt sind, können Ergebnisse auch nachhaltig optimiert werden. Business Process Management-Lösungen ermöglichen es, Prozesse über die Abteilungsgrenzen hinweg zu steuern und mehr Transparenz in wichtige Kennzahlen zu bringen, die die Leistungsfähigkeit der Prozesse beschreiben. In der Regel ist das Bauaufsichtsamt in verschiedene Genehmigungsabschnitte gegliedert. Diese Abschnitte umfassen wiederum jeweils mehrere Stadtbezirke. Der Aufgabenbereich umfasst Bauberatung, Baugenehmigungsverfahren, Freistellungsverfahren, Bauvoranfragen, Baulasten, Abgeschlossenheitsbescheinigungen, Bauüberwachung, Bauzustandsbesichtigungen, wiederkehrende Prüfungen, Statik und bauordnungsrechtliche Maßnahmen. Dabei hat eine Abteilung nur den Blick von Fall zu Fall, was bei verknüpften Anfragen zu Verzögerungen führen kann. Eine BPM-Software gibt dem Amt ein Werkzeug in die Hand, Prozesse so zu verändern, dass sie diesen Kommunikationsmangel ausgleichen und durch eine Rückkopplung bewirken, dass Anträge entsprechend schneller und Gewinn bringend für beide Seiten bearbeitet werden. Konkret heißt das, dass Anträge automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet und Routinearbeiten aus dem manuellen Prozess in einen elektronischen verlagert werden. Fristen und Daten werden aktiv innerhalb des Systems gesetzt und mit entsprechenden Eskalationsschritten angekündigt, um eine pünktliche Bearbeitung sicherzustellen. Jeder Antrag lässt sich dabei mit Ablaufberichten individuell nachverfolgen. Eine Funktion, die man ähnlich dem Tracking und Tracing beim Paketversand über das Internet den Bürgern zur Verfügung stellen kann, um mehr Transparenz in die Arbeit der Behörde zu bringen. Fazit Geschäftsprozessmanagement hilft Behörden, die Wechselwirkungen zwischen den unterschiedlichen Bereichen abzuklopfen. Je enger die Rückkopplung zwischen den Abteilungen ist, desto positiver wirkt sich das auf die Leistung im Amt aus.

18 22 EGOVERNMENT COMPUTING SCHWERPUNKT PRAXIS & LÖSUNGEN Verwaltungsinformationssystem im Senat der Freien Hansestadt DOMEA Bremen: elektronische Protokolle auf Knopfdruck Wandel. Die Freie Hansestadt führt eine Reihe verschiedener Maßnahmen durch, um Verwaltungsprozesse durch den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien zu vereinfachen, zu automatisieren und bürgernäher zu gestalten. In diesem Zusammenhang steht auch ein groß angelegtes Projekt mit dem Ziel, in der gesamten Verwaltung ein standardisiertes elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem einzuführen. Der erfolgreiche Abschluss des vorgeschalteten Pilotprojekts IT-gestützte Vor- und Nachbereitung der Senatsberatung markiert auf dem Weg dorthin einen wichtigen Meilenstein. Dienstags tagt der Bremer Senat. Zur Vorbereitung der Sitzung reichen die insgesamt acht Ressorts vergleichbar mit den Landesministerien der Bundesländer bis zu einem bestimmten Termin die Senatsvorlagen bei der Senatskanzlei ein. Sie führt alle Vorlagen zu einer Sitzungsakte zusammen und erstellt die Tagesordnung. Diese geht, zusammen mit allen relevanten Akteninformationen, wieder zurück an die Ressorts. Nach der Senatssitzung wird ein Beschlussprotokoll angefertigt, das wiederum alle beteiligten Stellen erhalten. Schon diese verkürzte Darstellung lässt den immensen Organisationsund Verwaltungsaufwand erkennen, den jede einzelne Senatssitzung erfordert Woche für Woche. Gerade durch diese Komplexität und die Beteiligung aller Ressorts eignete sich dieser Prozess ganz besonders, um ein Pilotprojekt für ein Verwaltungsinformationssystem aufzusetzen. Dieses sollte nicht nur einen deutlichen Effizienzgewinn bringen. Zugleich sollten die Massen an Papier und Aktenumläufen reduziert werden, die bislang anfielen. So ging Mitte 2001 in der Bremer Senatskanzlei das Pilotprojekt IT-gestützte Vor- und Nachbreitung der Senatsberatung an Start. AG tritt in Aktion Am Anfang des Projekts stand die Gründung der ressortübergreifenden Arbeitsgruppe DocMAN. Ihre Geschäftsführung übernahm der Senator für Finanzen, bei dem die TEAM. Hauke Nehring (r.), Gesamtadministrator in der Senatskanzlei, und Projektleiterin Heide Vathauer Zuständigkeiten für IT und egovernment in Bremen angesiedelt sind. Die AG DocMAN hatte und hat die Aufgaben, die Themen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow für die gesamte Bremer Verwaltung aufzubereiten und insbesondere das Pilotprojekt zu organisieren, zu begleiten und umzusetzen. Unterstützt wurde die Arbeitsgruppe von der IT-Unternehmensberatung IN- FORA GmbH, Berlin. Kernziel des Pilotprojekts war die ressortübergreifende Implementierung eines Vorgangsbearbeitungssystems in den senatorischen Dienststellen der Freien Hansestadt Bremen, der Senatskanzlei sowie beim Bremer Bevollmächtigten in Berlin. Im Einzelnen sollte das System die Erstellung der Senatsvorlagen in den Ressorts, die Beschlussfassung im Senat sowie die Weiterbearbeitung und Archivierung elektronisch unterstützen. Um den Piloten umzusetzen, definierte die AG DocMAN vier Projektphasen, die eine Ist-Analyse und Sollkonzeption, die Ausschreibung und Anbieterauswahl, die Pilotinstallation und -durchführung sowie die Evaluation umfassten. Zentraler Punkt in den Ausschreibungsunterlagen war, dass für das Pilotprojekt nur DOMEA-konzeptkonforme Vorgangsbearbeitungssysteme zugelassen sein sollten. Für diese Beschränkung entschied sich die AG DocMAN bewusst aus Gründen der Qualitätssicherung. Denn DOMEA steht für einen definierten Standard in der elektronischen Vorgangsbearbeitung in der Öffentlichen Verwaltung und ist Grundlage vieler behördenspezifischer Leistungskataloge für das papierarme Büro (siehe Kasten). VISkompakt gewinnt Die Ausschreibung erfolgte durch den Senator für Finanzen. Nach der Bewertung der eingegangenen Angebote wurde eine Anbieterauswahl zur Präsentation ihrer Lösung anhand eines Szenarios nach den Bremer Anforderungen eingeladen. Den Zuschlag erhielt die auf Workflow und egovernment spezialisierte PDV-Systeme GmbH, Erfurt, mit ihrem Produkt VISkompakt. VISkompakt stellt alle Bausteine einer IT-basierten Verwaltung zur Verfügung und unterstützt Verwaltungen auf dem Weg von der traditionellen EPAPER. Protokolle der Bremer Senatssitzungen werden elektronisch erstellt. Das spart Papier und wertvolle Arbeitszeit ein Arbeitsorganisation über medienbruchfreie Kommunikation hin zur elektronischen Aktenführung. Die Workflow-Lösung bietet eine integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus einem virtuellen, elektronischen Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und beliebigen Dokumentenarten. Der Anwender kann auf die IT-unterstützten Verwaltungsfunktionen über verschiedene Optionen zugreifen, wie Microsoft Windows Explorer / Desktop, Outlook und den Webbrowser. Im praktischen Einsatz Das System wurde auf einem zentralen Server in der Senatskanzlei installiert und die einzelnen Ressorts als Mandanten eingerichtet. Diese Ausprägung gewährleistet den notwendigen Zugriffsschutz innerhalb der Ressorts. Zugleich bietet Das Kürzel DOMEA steht für Dokumenten-Management und elektronische Archivierung und ist ein Anforderungskatalog zum papierarmen Büro in der Öffentlichen Verwaltung. Er hat sich als Standard für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Bund, Ländern und Kommunen etabliert und ist Grundlage vieler behördenspezifischer Leistungskataloge. DOMEA wurde ursprünglich von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung (KBSt) entwickelt. Angestrebtes Ziel ist die Einführung der so genannten elektronischen Akte, die behördliche Geschäftsprozesse abbildet. Dabei gelten für das elektronische Schriftgut die gleichen Anforderungen wie für Papierakten: Behördliche Unterlagen müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität und Authentizität genügen und das Verwaltungshandeln nachvollziehbar dokumentieren, um wie ihre Vorgänger im Papierformat über die unmittelbare Bearbeitung hinaus eine Nachweisfunktion zu erfüllen. elle Anpassung des Standardprodukts VISkompakt an den konkreten Geschäftsvorgang, sorgte dafür, dass sich sämtliche Abläufe zur Vorund Nachbereitung, Durchführung und Dokumentation der Senatsberatungen sowie Verteilung der Unterlagen an alle Ressorts, Weiterbearbeitung und zentrale Archivierung elektronisch abbilden ließen. Um hier sicher zu gehen, wurde VISkompakt zunächst nur auf einige Clients in der Senatskanzlei aufgespielt und dann sukzessive auf den PC-Arbeitsplätzen der anderen Pilotprojektteilnehmer eingerichtet insgesamt waren es 136 Nutzer. Der Pilotbetrieb begann im zweiten Halbjahr Im Juli 2003 endete der Pilotbetrieb und seitdem läuft das Vorgangsbearbeitungssystem mit VISkompakt erfolgreich im Echt-Einsatz. Die Staatsräte würdigten das Projekt, und auch die AG DocMAN sowie die Nutzer kamen zu einem positiven Ergebnis. Als ein Protokoll bereits bei Sitzungsende fertig war und sofort verteilt werden konnte, wurde der tatsächliche Nutzen des Systems für viele erstmals konkret erlebbar. Recherchefunktionen Automatische Erstellung eines Tagespunktes Im Detail Nur wenige Korrekturen sind erforderlich Erklärung. Heide Vathauer, Projektleiterin in der AG DocMAN, schildert, wie Sitzungsprotokolle entstehen. Projektleiterin Heide Vathauer erläutert den Workflow: Die Ressorts erstellen ihre Senatsvorlagen mit Standardprogrammen, wie Microsoft Word und anderen Office-Produkten und übertragen sie über die Mandantengrenzen hinweg in eine ressortübergreifende verwaltungsöffentliche Ablage ( öffentlicher Bereich ). Von hier oder aus werden sie automatisch in den Mandanten Senatskanzlei übertragen. Dieser automatische Import stößt einen Informationsdienst über den Eingang einer neuen Vorlage an. Sie kommt in eine elektronische Akte, die die Senatskanzlei zu jeder Senatssitzung einrichtet. Diese Akte besitzt eine verbindliche Struktur und enthält stets den Betreff Sitzung des Senats am TT.MM.JJ. und den Vorgang Dokumentation der Sitzung des Senats am TT.MM.JJ. In dieser Akte liegen die Vorgänge und Dokumente, Sitzungsvorlagen, Tagesordnung, Empfeh- lung der Staatsrätekonferenz, Beschlussprotokoll und alle fachspezifischen Informationen. Nach Ablauf bestimmter Fristen wird mit dem Menüpunkt Tagesordnung automatisch die Agenda erstellt. Sie wird ebenfalls automatisch im Vorgang Dokumentation der Sitzung gespeichert. Danach wird die Sitzungsakte als Arbeitsstand in den für die Verwaltung öffentlich zugänglichen Bereich gestellt. Jetzt können die Stabsstellen der Ressorts darauf zugreifen. Hier und in den Einzelvorgängen zu den Senatsvorlagen befinden sich alle Unterlagen, die später für das Protokoll gebraucht werden, das sich ebenfalls mit einem Klick erstellen lässt. Das funktioniert so ähnlich wie ein Serienbrief. Das Programm greift auf die im System abgelegten Inhalte zu und führt sie in einem Dokument zusammen, das nach einer definierten Vorlage eingerichtet ist. Zur Kontrolle sehen wir uns das Dokument noch einmal an und korrigieren hier und da einen Seitenumbruch oder Absatzabstand. Dieser Aufwand ist im Vergleich zu früher nicht der Rede wert. Die jeweiligen Arbeitsstände zur Sitzungsvorbereitung oder das Beschlussprotokoll werden wieder über den öffentlichen Bereich zur Verfügung gestellt. Eine Rundmail informiert die Ressorts über den Eingang. Bisher mussten sämtliche Inhalte und Anlagen einer Sitzungsakte 70 Mal kopiert und per Bote verteilt werden der sich mehrmals am Tag auf den Weg machen musste. Dieser Aufwand entfällt jetzt und bringt allein im Kabinettsreferat eine Zeitersparnis von etwa drei Stunden pro Woche. Quelle: PDV-Systeme GmbH STRUKTURIERT. Nach Ablauf bestimmter Fristen wird anhand der Tagespunkte automatisch eine Sitzungsagenda erstellt sie die Möglichkeit, ressortübergreifend zusammenzuarbeiten, indem Senatsvorlagen oder bestimmte Akten über die Mandantengrenzen hinweg per XML in einen so genannten,öffentlichen Bereich exund importiert werden, erklärt Adolf Nagel, Leiter des Bremer Projekts bei der PDV-Systeme GmbH. Das Customizing, also die individu- EGOVERNMENT COMPUTING Ein besonders positives Feedback gibt es auch zur Aktenrecherche. Durch die zentrale elektronische Archivierung und verschiedene Suchkriterien findet jeder Berechtigte sehr schnell die benötigten Unterlagen. Und zugleich sparen wir künftig eine Menge Platz, weiß Hauke Nehring, Gesamtadministrator des Systems bei der Senatskanzlei, zu berichten. Mit der Lösung der PDV-Systeme GmbH ist es gelungen, für die Bremer Senatskanzlei einen Workflow umzusetzen, sie mit einer modernen Arbeitsumgebung zur elektronischen Verwaltung auszustatten und ihr intelligente Dokumentvorlagen sowie nachvollziehbare Ablagestrukturen an die Hand zu geben. Wir haben aus dem Pilotprojekt viele wertvolle Ergebnisse und Erfahrungen gewonnen, die wir einbringen können, um vergleichbare Prozesse in anderen Verwaltungsstellen zu unterstützen. Unser Pilot ist wenn man so sagen will sicher gelandet und hat das Thema egovernment in Bremen weiter vorangebracht, fasst Heide Vathauer zusammen. nl

19 PRAXIS & LÖSUNGEN SCHWERPUNKT EGOVERNMENT COMPUTING Situationsorientierter Workflow Workflow am Beispiel eines Newsletters Flexibler nein Freigabe? ja ja programmieren Newsletter erfassen Freigabe notwendig? nein Adressen einsetzen x := x+1 Wandel. Die Zeit ist der natürliche Feind des Programmierers, denn Programme laufen der Wirklichkeit oft hinterher. Sie bilden Geschäftsprozesse ab, die schon wieder überholt sind. Auf Ballhöhe sein das ist mit herkömmlicher Software schwierig. Denn die abgebildeten Prozessdiagramme basieren auf einer linearen Denkweise: A folgt auf B. Schade nur, dass sich in der Realität immer wieder ein Ereignis A1 dazwischenmogelt, das der kontrollflussorientierte Workflow nicht berücksichtigt. Abhilfe schafft ein neuer Denkansatz: Der situationsorientierte Ablauf wird bei der Softwarearchitektur zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Die Situation ist bekannt: Das Bestellverfahren im elektronischen Beschaffungssystem ist exakt festgelegt, die Software entsprechend programmiert. Ein Mitarbeiter darf Materialien im Wert von 50 Euro genehmigungsfrei bestellen, ab 50 Euro braucht er die Zustimmung seines Teamleiters, ab 100 Euro die seines Team- und Bereichleiters. So weit so einfach! Die unvorhergesehenen Sonderfälle sind es, die Probleme verursachen. Ein neues Gesetz beispielsweise verpflichtet ein Pharmaunternehmen, Bestellungen bestimmter chemischer Zusatzstoffe von einem Apotheker freigeben zu lassen unabhängig vom Preis. Diese Bedingung in den herkömmlichen Ablauf der Software einzubauen bedeutete, tief in den Programmcode einzutauchen. Das war langwierig und für alle Beteiligten kein echter Spaß! Unvorhergesehenes berücksichtigen Mit dem neuen Modell des situationsorientierten Workflows gehört diese umständliche Vorgehensweise der Vergangenheit an. Denn das vom Ulmer Softwarehersteller Wilken erstmals eingesetzte Workflow- Entwicklungswerkzeug con:cern berücksichtigt, dass sich Geschäftsprozesse ändern können. Der entscheidende Unterschied: Hieß es im prozeduralen Ansatz früher B folgt auf A, so wird im situationsbezogenen Ansatz nun genau beschrieben, warum B nur auf A ausgeführt werden kann. Alle Vor- und Nachbedingungen werden direkt im System mit eingepflegt. Das setzt zunächst eine sehr sorgfältige Beschreibung aller Prozessabläufe voraus. Später werden dann Änderungen zum Kinderspiel. Denn die berüchtigten Sonderfälle, an die man anfangs nicht gedacht hat oder die durch Änderungen neu eintreten, werden einfach eingefügt. Das System legt sie automatisch an die entsprechende Stelle im Programm. Das gestaltet das Programmieren deutlich schneller und zugleich flexibler. Open Source con:cern ist ein offenes Werkzeug. Das Open Source-Produkt kann sich jeder im Internet ansehen. Bislang wurde es mehr als Mal heruntergeladen. Das spricht für die Innovationskraft und zeigt das Interesse an dieser neuen Dimension des Programmierens. Kurz gefasst: con:cern setzt auf Einfachheit und Integration. Der Ansatz ist zentral, da er im Gegensatz zur herkömmlichen Programmierung nicht prozedural und damit monolithisch, sondern situationsorientiert und modular ist. Die Idee dazu basiert auf einem erweiterten Case Handling- Ansatz. Der besagt: Was genau in der Software passiert, variiert von Fall zu Fall. Wenn bei der Anfangsprogrammierung nicht alle Fälle berücksichtigt wurden, erlaubt es die dynamische Steuerung manuell einzugreifen. Prozesse können also bewusst unvollständig programmiert werden und zunächst nur den Regelfall abarbeiten. Sonderfälle werden sozusagen nachgerüstet. IT ist nicht länger der Hemmschuh Die positiven Folgen für Behörden und Unternehmen, die sich dieser Art des Programmierens bedienen, sind immens. Erstens: IT-Umsetzungen von Geschäftsprozessen werden schneller und billiger. Warum? Man berücksichtigt bei der Programmierung anfangs nur die schnell in den Griff zu bekommenden Standardsituationen. Zeitraubende Sonderfälle treten möglicherweise gar nicht auf oder sind so selten, dass sie für die Startimplementierung keine Rolle spielen. Diese Ausnahmesituationen kann man auch später noch problemlos hinzufügen. Ergo: Die Software kann kontinuierlich wachsen. So lässt das neue Verfahren der unternehmerischen Entwicklung Quelle: Wilken GmbH TEILSCHRITTE. Der Newsletterversand wurde zunächst sehr einfach im Ablauf realisiert. Beim Versand schlugen SPAM-Filter an. So musste nachträglich die neue Bedingung Teilversand eingefügt werden freien Raum. Die IT ist nicht länger der Bremsklotz bei Veränderungen. Ein weiterer Vorteil der Open Source-Lösung: Fachliche und technologische Ebene sind strikt voneinander getrennt. Dadurch kann der Hersteller seinem Softwarekunden einen Baukasten anbieten. Dieser ermöglicht eine firmenspezifische Zusammenstellung seiner eigenen Prozesse. So wird aus erprobten Adress-Selektion kontrollieren Adressen ok? Standardbauteilen innerhalb kürzester Zeit eine maßgeschneiderte Software, angepasst an individuelle Bedürfnisse. Fazit ja nein nein Einstufiger Versand Teilversand X ja Versand EGOVERNMENT COMPUTING Das Workflow-Entwicklungswerkzeug con:cern vollzieht den Fortschritt weg von der prozeduralen hin zur objektorientierten Programmierung auf der Ebene des Workflows. Der Prozess besteht fortan aus modularen Bausteinen, die um neue Bausteine ergänzt werden können. Der Workflow berücksichtigt also alle Abhängigkeiten, lässt sich aber nicht auf eine strikte zeitliche Abfolge festlegen, sondern ist regelbasiert und somit jederzeit offen für neue Prozessabläufe. DER AUTOR, Wolfgang Grandjean

20 24 EGOVERNMENT COMPUTING CASE - STUDY PRAXIS & LÖSUNGEN Uni Heidelberg Data Warehousing der Appetit kommt beim Essen Konkurrenzdruck. Die Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg ist derzeit im Zusammenhang mit der Diskussion rund um die Einführung von Elite-Universitäten verstärkt in der Öffentlichkeit präsent. Abseits von der Debatte um akademische Leistungen haben die Verantwortlichen bereits vor fünf Jahren auch im Managementbereich damit begonnen, neue Wege zu beschreiten: Das Projekt Impulse hat eine Dezentralisierung der Ressourcenverantwortung zum Ziel. Alle wesentlichen Entscheidungen sollen auf Ebene der Institute getroffen werden man erhofft sich davon eine spürbare Effizienzsteigerung. Ein wesentliches Instrument zur Effizienzsteigerung war dabei: Mit Unterstützung der Volkswagen Stiftung wird eine Data Warehousing-Lösung implementiert, die erstmals eine Abfrage quer über die bisher nur getrennt existierenden Datenpools für Finanz-, Studenten- und Personaldaten erlaubt. Die Lösung mit der offiziellen Bezeichnung Führungsinformationssystem ( FIS ) basiert zu hundert Prozent auf Oracle-Software. Mit der Zielrichtung Verwaltungsoptimierung entschloss man sich in Heidelberg übrigens schon vor Jahren zu einem beachtlichen Schritt: Das traditionelle kameralistische Buchhaltungssystem wurde über Bord geworfen und ein SAP-System zur Verwaltung der Finanzdaten eingeführt. Umfassender Einblick DER ABLAUF EINER ABFRAGE Will ein Anwender eine Anfrage stellen, so loggt er sich über das Data Warehouse-Portal innerhalb des Intranets der Universität ein. Gemäß dem zugrunde liegenden Rechtekonzept erscheinen auf dem Bildschirm nur jene Abfrageoptionen, die dieser konkreten Person zugeordnet sind. Die dahinter liegenden Informationen sind in so genannte Aggregate gegliedert, die sich den Bereichen Studenten, Finanzen und Personal zuordnen lassen. Für die Zukunft ist hier auch ein weiteres Aggregat vorgesehen, in dem sich Daten zum Wettbewerb mit anderen Hochschulen und Bildungseinrichtungen finden sollen. Diese Daten entstammen den bereits erwähnten Datenquellen (SAP, Oracle, in Zukunft aber möglicherweise auch noch installieren Sie noch? Zu den Besonderheiten des Öffentlichen Sektors zählt, dass eigene Controlling-Abteilungen zumeist nicht existieren jedenfalls nicht unter diesem Namen. Controlling- Aufgaben werden aber natürlich auch hier wahrgenommen, allerdings verteilt auf unterschiedlichste Ebenen. Je größer der Kostendruck und der Ruf nach Transparenz wird, desto intensiver müssen diese Funktionalitäten auch durch leistungsfähige IT-Tools gestützt werden. Schließlich muss gewährleistet sein, dass alle Personen mit Controlling-Funktionen auch einen optimalen Einblick in die Datenbestände haben und individuelle Anfragen möglich sind. Der Öffentliche Bildungssektor ist dafür ein gutes Beispiel. Im Spannungsfeld zwischen dem steigenden Qualitätsdruck und der angespannten Finanzlage kann es sich keine Universität leisten, intern vorhandenes Wissen nicht optimal zu nützen. Die Ausgangssituation Für die Universität Heidelberg relevante Controlling-Funktionen werden intern an mehreren Stellen wahrgenommen: im Bereich des Rektorats und der zentralen Verwaltung, aber auch auf der Ebene der einzelnen Fakultäten und Institute. Darüber hinaus sind aber auf Landesebene auch etwa das Baden- Württembergische Wissenschaftsministerium und das Statistische Landesamt involviert. Klare Zielsetzung des Rektorats der Universität Heidelberg ist es aber, die Verwaltung der gesamten Ressourcen möglichst autonom auf Institutsebene anzusiedeln. Jedes dieser Institute verfügt bereits heute über ein Direktorium, das im Gegensatz zu anderen Universitäten mit großer Entscheidungskompetenz ausgestattet ist. Das Projekt Impulse zielt darauf ab, diesen Entscheidungsträgern optimale Bedingungen für ihre Arbeit zu bieten. Das Data Warehouse FIS soll dafür die Basis bilden. Bisher konnten Informationsanfragen nur separat in zwei produktiven Systemen bearbeitet werden: Zunächst existiert im Bereich der Finanzbuchhaltung das vor vier Jahren eingeführte SAP R/3-System. Davon unabhängig liegen sämtliche Daten, die Informationen über Studenten wie die gewählte Studienrichtung oder die Studiendauer betreffen in einer auf Oracle-Basis programmierten Datenbank. Diese weitere, etwa auf Excel-Basis), wurden zuvor bereinigt ( Clearing ) und im Data Warehouse verarbeitet. Nach Anklicken einer Berichtsvariante erscheint eine Maske, in der einzelne Parameter eingegeben werden. Die Ergebnisse einer Abfrage können, ähnlich den Pivot- Tabellen in Excel, etwa durch Rollups und Drillen bearbeitet werden. User, die zusätzliche Informationen benötigen, Kritik oder Modifikationswünsche äußern wollen, können über das Internet direkt Kontakt zur Verwaltung der Universität aufnehmen. Schon während der Konzeptionsund Realisierungsphase hat sich nämlich gezeigt, dass auch im Data Warehousing gilt, dass der Appetit mit dem Essen kommt: Die einzelnen Mitarbeiter erkennen heute zunehmend die Möglichkeiten, die sich aus der Verknüpfung der Datenquellen ergeben, und entwickeln Anforderungen für neue Kennzahlen, die für ihren konkreten Arbeitsbereich von Interesse sind. enthält auch all jene Daten, die Personalfragen betreffen. Von Bedeutung ist die genaue Differenzierung zwischen den Begriffen Stellen und Personal, das diese besetzt. Hier können durchaus komplizierte Konstellationen entstehen, wenn etwa eine Stelle zu zwei Dritteln extern finanziert wird, und die von dieser Stelle umfassten Aufgaben auf drei Personen aufgeteilt sind. Die Verknüpfung von Informationen aus diesen unterschiedlichen Quellen war bisher nicht möglich obwohl gerade solche Abfragen für das Controlling außerordentlich interessante Erkenntnisse bringen können. So kann gegenüber Ministerien mit exakten Daten nachgewiesen werden, dass durch eine bessere finanzielle Ausstattung die Studiendauer verringert werden kann. Relevant ist auch exaktes Wissen darüber, in welcher Weise neue Studiengänge von den Studierenden angenommen werden und welche Kosten sie verursachen. Für die Qualitätssicherung des Lehrbetriebs wiederum ist es von Bedeutung, wie viele Prüfungen mit welchen Ergebnissen die einzelnen Hochschullehrer der Institute abnehmen. Bei der Entwicklung von Kennzahlen greifen die Mitarbeiter der zentralen Verwaltung auch auf etablierte Institutionen zurück. Der Deutsche Wissenschaftsrat oder das Hochschulinformationssystem Hannover (HIS) bieten in diesem Bereich wertvolle Anregungen, erklärt Ernst Seiler, interner Leiter des Data Warehousing-Projekts der Uni Heidelberg. Auf Basis der bisherigen Controlling-Erfahrungen und solcher externer Informationsquellen schlagen wir den Instituten Abfragemöglichkeiten vor. Wir erwarten aber, dass hier ein reger Dialog mit den einzelnen Verantwortlichen entsteht, und mit der Zeit eine ganze Menge an wertvollen Anregungen für weitere Kennzahlen an uns herangetragen werden wird. Die Bereitschaft zur Mitarbeit hält Seiler in den einzelnen Instituten für sehr hoch. Das Führungsinformationssystem FIS werde durchwegs als Chance gesehen, effizienter und somit kostengünstiger arbeiten zu können. Selbst innerhalb der einzelnen Systeme musste bisher jede einzelne Abfrage aufwendig individuell programmiert werden dadurch wurden natürlich sehr viele personelle und technische Ressourcen gebunden. Auch dieses Manko soll durch die neue Lösung behoben werden, indem den Usern über eine individualisierte Registrierung im Internet eine persönliche Abfragemaske angeboten wird. Die technische Basis Generell können bei der Programmierung einer IT-Lösung zwei Wege beschritten werden: Entweder man entwickelt bereits vorhandene Software und Werkzeugen unterschiedlicher Hersteller weiter oder man gestaltet mithilfe von Systemen eines einzelnen Anbieters eine in sich geschlossene neue Lösung. Der erste Ansatz, also die Best of Breed-Variante, bei dem Komponenten verschiedener Anbieter gekoppelt werden, wurde im konkreten Fall bewusst nicht gewählt. Zu groß erschien das Risiko, dass es zu Integrationsschwierigkeiten der einzelnen Systembestandteile kommen würde. Vielmehr entschied man sich dazu, zur Gänze auf Tools des Softwareherstellers Oracle zurückzugreifen. Als Betriebssystem wurde LINUX gewählt. Begünstigt wurde diese Entscheidung auch dadurch, dass die in der Universität Heidelberg bereits vorhandenen Datenquellen auf der Basis von Oracle programmiert worden waren und daher bereits entsprechendes Know-how in den Instituten vorhanden war. Auch im Bereich der automatischen Generierung von Programmcodes auf Basis von Metadaten konnten die Mitarbeiter der Heidelberger Universität bereits auf eigene Erfahrungen zurückgreifen. Browserbasierende Lösung Wesentliches Kriterium bei der Auswahl der Lösung war die Vorgabe, dass sie browserbasierend sein musste. Neben den praktischen Vorteilen für die User sollte dadurch auch garantiert werden, dass die IT- Architektur der Uni Heidelberg durch das FIS nicht beeinträchtigt würde und dass keine Zusatzkosten durch Systemmodifikationen verursacht würden. Der Oracle Warehouse Builder steht im Mittelpunkt der Lösung. Mit seiner Hilfe kann der so genannte ETL-Prozess erfolgen. ETL steht für Extract-Transform-Load, also die Extraktion der relevanten Daten aus den gewünschten Quellen, die Transformation und Bereinigung dieser Daten sowie das Laden in das Data Warehouse. Die einzelnen Programmcodes wurden dafür zuvor aus den auf grafischer Ebene definierten Metadaten generiert. Als Modellierungswerkzeug wurde der Oracle Designer eingesetzt und zur Bearbeitung des Front Ends der Oracle Discoverer. Der Projektverlauf Eine für den gesamten Projektablauf prägende Entscheidung fiel gleich zu Beginn: Der Arbeitsaufwand sollte sich über eine längere Zeitspanne erstrecken. Die drei bestehenden Lösungen sollten Zug um Zug in das Data Warehousing-System integriert werden. Als erster Schritt wurde daher eine Entwicklungsumgebung zur Einbindung der Studentendaten in das Data Warehousing System geschaffen. Gemeinsam mit einer Projektgruppe, bestehend aus Mitarbeitern der diversen Fachbereiche und der zentralen Universitätsverwaltung, wurde der exakte Bedarf und die Anforderungen an das System erhoben. Dabei wurden zunächst die grundlegenden Voraussetzungen geklärt. So muss etwa aus Datenschutzgründen gewährleistet sein, dass eine Verknüpfung persönlicher Daten von Studenten mit sonstigen Informationen nicht erfolgen darf. Die von der Projektgruppe erarbeiteten Anforderungen an die Abfragemasken sowie an Art und Form der Reports bildeten die Basis für die Entwicklung. Nach Abschluss der Entwicklungsphase erfolgte die Übertragung der Lösung in eine Produktionsumgebung. Hier haben Anwender des Pilotversuchs die Möglichkeit, das Data Warehouse unter Echtbedingungen auf Herz und Nieren zu prüfen. Die Entwicklungsumgebung bleibt weiterhin erhalten. Sie wird im weiteren Verlauf dann auch der Konzeption der weiteren Phasen dienen, also der Integration der Personal- und Stellendaten sowie der SAP-Finanzdatenbank in das Data Warehouse. In den Entscheidungsgremien wird bereits darüber nachgedacht, eine Auswahl von Reports in Zukunft auch im Internet allgemein zugänglich zu machen. In Zeiten erhöhten Wettbewerbs der Universitäten könnte es durchaus Vorteile bringen, wenn Studenten sich direkt detailliert über das Angebot informieren könnten und nicht den Umweg über Rankings in Fachmagazinen oder Ministeriums-Websites nehmen müssen. Zukunftsperspektiven Der ob seiner Verwaltungsstrukturen oft geschmähte Bildungssektor genießt übrigens im Bereich der Homogenität von Datenquellen oftmals einen großen Vorteil gegenüber Privaten: Durch die in der Privatwirtschaft häufige Fusion von Unternehmen steht man hier oft vor der Situation, dass Datenbestände aus völlig unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden müssen ein Problem, dass derzeit in der Universitätslandschaft noch eine untergeordnete Rolle spielt. Eine Fusionswelle von Universitäten wird in der näheren Zukunft wohl nicht bevorstehen. Das Data Warehouse der Uni Heidelberg wird also erst mal eine Zeit lang stabil laufen und sich in Ruhe weiter entwickeln können. Sven Bosinger