Handbuch. Deskline 3.0. Suchen/Buchen (321, 331) Version: 2.5. Erstellungsdatum: August Letzte Änderung: Version 2.

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1 Handbuch Deskline 3.0 Suchen/Buchen (321, 331) Version: 2.5 Erstellt von: Christina Kucher Erstellungsdatum: August 2009 Geändert von: Sascha Stoffaneller Letzte Änderung: Version 2.5

2 1 Unterkunft Suchen Suchergebnis/Vakanzkalender Details 25 2 Zusatzleistung Suchen Suchfunktion Details 30 3 Artikel Suchen Suchfunktion Details 33 4 Infoanfrage Filter Auswahl Details 36 5 Warenkorb Items Transaktion Gast Rechnungsempfänger TA/TO Zahlungsabwicklung Mitteilungen Textbausteine Mitreisende Abschlusszeile Anfragepool Neue Anfragepool-Transaktion erstellen Briefvorlagen Buchung auf Anfrage 63 2 Version 2.5

3 Kontakt Support-Team Allfällige Fragen können Sie jederzeit gerne per Mail an unser Support-Team stellen. Hier unsere Kontaktdaten: Schweiz: feratel Schweiz AG Riedstraße 1 CH-6343 Rotkreuz support@feratel.ch Österreich: feratel media technologies AG Moritschstraße 2/IV A-9500 Villach servicecenter@feratel.com Deutschland: feratel media technologies GmbH Conradin-Kreutzer-Straße 21 D Meßkirch deskline@feratel.de Italien: PMI srl. Via Vannetti 14/B IT Riva del Garda info@infopmi.com Tschechien: SITOUR CR, s.r.o. U Cikánky 158/2 CZ Praha 5 petr.bulin@sitour.cz Slowakei: SITOUR spol.s.r.o. Terezie Vansovej 10 SK Banskà Bystrica mlejnek@sitour.sk 3 Version 2.5

4 Der Bereich Info/Buchung beinhaltet einige Hauptanwendungen für die Suche nach Leistungen. Hier kann man aber ebenso neue Angebote, Buchungen oder Optionsbuchungen speichern. Des Weiteren kann auch der Versand von Angeboten und Buchungen von hier aus gemacht werden. Abgeschlossene Transaktionen können über die Transaktionsliste, die alle Transaktionen im Überblick zeigt, angesehen, bearbeitet und erneut versendet werden. Zusätzlich gibt es hier eine Anwendung für Infoanfragen (z. B. Prospekte, Info-Seiten, Veranstaltungen, ) Hinweis: Das Erfassen der notwendigen Dokumente ist vor Beginn der Transaktionen zwingend (z. B. Angebote, Buchungsbestätigungen, ). Eine weitere Bedingung ist das Vorhandensein von offerierbaren und buchbaren Leistungen. Die Anwendung Suchen/Buchen besteht aus den Reitern Unterkunft, Zusatzleistungen, Artikel, Infoanfrage und Warenkorb. Kommandos: Der Hauptmenüpunkt Info/Buchung kann auch über das Kommando 3 geöffnet werden. 1 Unterkunft Diese Funktion wird in drei Bereiche unterteilt (Suchen, Suchergebnis/Vakanzkalender und Details) Suchen Bereich Suchprofil: Zurücksetzen : Verkaufskanal: Suchdetails : Funktion Der Benutzer kann zwischen vordefinierten Suchprofilen, die schon diverse Einstellungen und einen Namen haben, wählen. Diese werden für bestimmte Anlässe definiert (z. B.: Ski-Opening, Silvester, ) und erlauben dem Benutzer eine rasche Suche mit den gleichen Einstellungen. Voreingestellt ist das Suchprofil STANDARD. Über diese Schaltfläche können die Sucheinstellungen wieder auf die vordefinierten Einstellungen aus dem gewählten Suchprofil zurückgesetzt werden. D. h. die im Suchprofil eingestellten Details werden neu ausgelesen und manuell durchgeführte Änderungen an den Details dadurch wieder rückgängig gemacht. Der Benutzer kann zwischen vordefinierten Verkaufskanälen wählen. Standardmäßig ist der Verkaufskanal Standard gewählt. Mit dem Klicken auf diesen Button werden zusätzliche Kriterien zum Leistungsträger angezeigt. Nähere Details dazu weiter unterhalb. 4 Version 2.5

5 Produkt: Von: Dauer: Bis: Nächte: Hier kann der Benutzer zwischen den Typen Zimmer (Leistungsträger für Zimmer wie zum Beispiel Hotels), Appartement (Leistungsträger für Appartements wie zum Beispiel Chalets), Camping, Package und Alle (alle zuvor genannten) wählen. Hier kann das gewünschte Anreisedatum gewählt werden. Hier kann die Dauer des Aufenthalts eingetragen werden. Hier kann das gewünschte Abreisedatum gewählt werden. Standardsuche: Hier kann die Nummer der Nächte eingetragen werden. Als Standard ist der Eintrag gleich dem Eintrag unter Dauer. Unscharfe Zeitraumsuche: Wenn der Benutzer aber eine unscharfe Zeitraumsuche durchführen will (die Anzahl der Nächte ist geringer als die Periode), erscheint ein Dialogfenster. Hier wird gefragt, an welchen Wochentagen die Anreise möglich ist. Ein oder mehrere Tage können gewählt werden. Beispiel: Der Benutzer sucht nach 7 Nächten in der Zeit von und und die Anreise ist an Samstagen möglich. Anzahl: Standardsuche: Der Benutzer kann hier die Anzahl der gewünschten Einheiten eintragen. Jokersuche (Gruppensuche): Gibt der Benutzer ins Suchfeld Anzahl entweder ein Fragezeichen? ein oder lässt es leer, wird eine sog. Jokersuche bzw. Gruppensuche durchgeführt: Bei einer Gruppensuche ist es nur relevant, eine bestimmte Personenanzahl unterzubringen. Wie viele Einheiten dafür verwendet werden, spielt keine Rolle. Das System soll eine geeignete Aufteilung der Personen vorschlagen. Im Beispiel darüber sollen 15 Personen auf Unterkünfte aufgeteilt werden. Nähere Details zur Jokersuche finden Sie weiter unten in diesem Abschnitt. 5 Version 2.5

6 Anmerkung: Die Jokersuche wird nur in der ersten Suchzeile unterstützt (einzeilige Suche)! Erwachsene: Hier kann der Benutzer die Anzahl der Erwachsenen eintragen. Kinder: Hier kann der Benutzer das Alter der Kinder eintragen (z.b.: 3, 6). Verpflegung: Suchcode: Und/Oder: Hier kann der Benutzer zwischen Standard, Keine, Frühstück, Halbpension, 3/4-Pension, Vollpension oder All inclusive wählen. Hier kann man einen Suchcode, der beim Anlegen eines Leistungsträgers oder einer Leistung vergeben wird, eintragen. Für eine Suche kann der Benutzer bis zu drei Suchzeilen kombinieren (z. B. Suche nach einem Einzelzimmer, einem Doppelzimmer und einem Dreibettzimmer). Jede Suchzeile kann dabei alle Suchoptionen nutzen. Die Ergebnisliste wird farblich markiert. Eine 2. oder 3. Suchzeile ist bei Bedarf zu schaltbar und erlaubt kombinierte Suchvorgänge. Bei diesen so genannten mehrzeiligen Suchen können die verwendeten Suchzeilen mit Und oder Oder verknüpft werden (z. B. Suche nach einem Zimmer für eine Person UND einem Zimmer für 2 Personen). Erst beim Auswählen einer derartigen Verknüpfung (siehe Auswahl- Box am Ende einer Suchzeile), wird die unmittelbar nachfolgende Zeile für die Bearbeitung freigeschalten und stellt eine Kopie der vorherigen Zeile dar (mit sämtlichen Suchdetail-Einstellungen). Die Ergebnisliste wird bei mehrzeiligen Suchvorgängen farblich markiert. Die gefundenen Produkte in der Ergebnisliste werden in der Farbe ihrer zugehörigen Suchzeile angezeigt. D. h. es ist gleich ersichtlich, welches Produkt über welche Suchzeile gefunden wurde. Die Wahl der Verknüpfung bei den verwendeten Suchzeilen hat Auswirkung auf die Gruppierung der in den Warenkorb übernommenen Produkte. Produkte werden im Warenkorb in dieselbe Gruppe gelegt, wenn sie aufgrund einer Und - 6 Version 2.5

7 Verknüpfung gefunden wurden, während Oder -verknüpfte Produkte in unterschiedliche Gruppen gelegt werden. Hinweis: Die Umsetzung der mehrzeiligen Suche für Internet und Schnittstelle folgt im Rahmen der nächsten Updates. Prüfe: Durch das Aktivieren dieser Checkboxen definiert der Benutzer, welche Details geprüft werden sollen. Folgende Checkboxen sind verfügbar: An/Abreise: prüft, ob An- und Abreisebedingungen, Minimumaufenthalt, erfüllt sind. Intervall: Erstreckt sich die Suche über mehrere An-/Abreisevorlagen, wird das Intervall NUR in der Vorlage des Anreisetags geprüft. Preis: prüft, ob diese Periode einen gültigen Preis hat. Verfügbarkeit: prüft, ob die Unterkunft verfügbar ist und ob die Kontingente gewartet sind. Bei aktivierter Option Prüfe Verfügbarkeit, liefert das System ausschließlich Produkte mit ausreichenden Verfügbarkeiten (für den gesamten gesuchten Zeitraum) im Suchergebnis zurück. Wenn der Benutzer die Prüfung der Verfügbarkeiten für einen Suchvorgang deaktiviert, werden auch Produkte mit unzureichenden Verfügbarkeiten im Suchergebnis angezeigt. Derartige Produkte sind in der Ergebnisliste mit einem roten Warnsymbol markiert (Anzeige Hinweistext mittels Mouse- Over). Außerdem wird dabei die Suchoption Letzte Änderung Verfügbarkeit in den Suchdetails automatisch deaktiviert und auf nie gesetzt: Bei neuerlicher Aktivierung der Verfügbarkeitsprüfung auf der Suchmaske, gilt wieder automatisch die für das gewählte Suchprofil definierte Aktualitätsprüfung: Verkaufsregeln: prüft die Einhaltung der Verkaufsregeln (Angebotsstopp, Buchungsstopp,...). Nur Buchbare: zeigt nur Leistungen, die buchbar sind (mit der aktivierten Verkaufsregel). Nur TaTo: zeigt nur Leistungen, die via Ta/To buchbar sind. 7 Version 2.5

8 Suchen : Wenn man den Button Suchen klickt, wird die Suche gestartet. Leistungsübergreifende Suche: Sucht der Benutzer z. B. nach 3 Einheiten für 2 Personen in EINER Suchzeile, wird die Suche leistungsübergreifend durchgeführt. D. h. hat ein Leistungsträger mehrere Zimmertypen verfügbar und es gibt aber zu wenig Kontingente pro Typ, um alle Personen im selben Zimmertyp unterbringen zu können, werden zusätzlich noch weitere Produkte im Suchergebnis angezeigt, die die verbleibenden Personen aufnehmen können. Prüfung der Preisstufe: Bei einer leistungsübergreifenden Suche prüft das System, ob die gefundenen Zimmertypen wohl auch über die erforderlichen Preisstufen verfügen, um mit der gewünschten Personenanzahl belegt werden zu können. Es werden im Suchergebnis nur Leistungsträger angezeigt, bei denen alle vorgeschlagenen Zimmertypen für die gewünschte Belegung auch die erforderlichen Preisstufen aufweisen. Beispiel: Die Suche nach 4 Einzelzimmer findet einen Leistungsträger, der 2 Einzelzimmer sowie 2 Doppelzimmer anbieten kann. Die Doppelzimmer können auch mit 1 Person belegt werden und es gibt für die Doppelzimmer auch eine Preisstufe für die Belegung mit nur 1 Person. Der Leistungsträger scheint in diesem Fall im Suchergebnis auf. Jokersuche (Gruppensuche): Die Gruppensuche arbeitet im Gegensatz zur Standardsuche ohne Anzahl Einheiten. Die Suche konzentriert sich nur auf die Belegungsmöglichkeit und die Verfügbarkeiten innerhalb eines Leistungsträgers. Das System prüft die Belegungsmöglichkeit eines Produkts (z. B. 2 Pers.) und multipliziert diese mit den Verfügbarkeiten (z. B. 4). Somit können max. 8 Personen für dieses Produkt gebucht werden. Diese Summe über alle Produkte ergibt eine maximale Belegungsmöglichkeit für den Leistungsträger. Eingabe der Suche: Bei der Joker-Suche werden sämtliche Daten einer Suchzeile wie bei jeder anderen Suche auch eingegeben werden (von-bis, Nächte, Erwachsene, Kinder, Verpflegung etc.). Lediglich anstelle der Anzahl an Einheiten wird ein Fragezeichen eingetragen (Feld kann auch leergelassen werden). D. h. es soll eine bestimmte Personenanzahl untergebracht werden. Wie viele Einheiten dafür verwendet werden, spielt keine Rolle. Das System soll eine geeignete Aufteilung der Personen vorschlagen. Im Beispiel darunter sollen 15 Erwachsene untergebracht werden: 8 Version 2.5

9 Anmerkung: Die Jokersuche wird nur in der ersten Suchzeile unterstützt (einzeilige Suche)! Anzeige der Ergebnisse: Das System versucht die Personen entweder auf einen oder mehrere Zimmertypen pro Vermieter aufzuteilen (je nach Vorhandensein von Verfügbarkeiten). Die erste Spalte im Suchergebnis gibt dabei Aufschluss, wie viele Personen (Erwachsene/Kinder) das System pro Zimmertyp untergebracht hat: Die Zahl vor dem Schrägstrich steht dabei für die Erwachsenenanzahl, die Zahl nach dem Schrägstrich für die Anzahl der Kinder: Während am Beginn der Liste ausschließlich exakte Treffer gereiht werden (Leistungsträger, die die gesamte gesuchte Personenanzahl unterbringen können, z. B. 15, wie im Beispiel darüber), reiht das System ans Ende der Suchergebnisliste all jene Treffer, die nicht alle Personen oder aber zu viele Personen unterbringen können. In diesen Fällen werden dann die Zahlen in der ersten Spalte, die für die Belegungen stehen (Erwachsene/Kinder), in roter Schrift dargestellt: Suchlogik Besonderheiten (Anzahl Treffer / Kinder): Bei der Suche nach Erwachsenen und Kinder, versucht das System zuerst die höchstmögliche Anzahl an Erwachsenen in der Normalbelegung unterzubringen (siehe darunter 3 Einheiten à 2 Erwachsene). Die Kinder werden zu gleichen Teilen auf die 3 Einheiten (bis zur maximal möglichen Belegung) aufgeteilt. Da die maximale Belegung dieses Zimmers 3 ist, kann jedes Zimmer also noch 1 Kind aufnehmen: 9 Version 2.5

10 Im Ergebnis gibt es ein Produkt, welches 6 Erwachsene und 3 Kinder in 3 Einheiten aufnehmen kann: Bei der Übernahme in den Warenkorb ist diese Aufteilung noch klarer ersichtlich, da bei Zimmern mit Kinderzuordnung die Aufteilung auf Einheiten herunter gebrochen wird: Grund dafür ist die Möglichkeit, zur manuellen Korrektur der Aufteilung der Kinder auf die einzelnen Zimmer. Suchlogik im Überblick: Schritt 1: o Suche pro Leistungsträger nach Leistungen, die die gewünschte Personenanzahl unterbringen können. Beginne dabei immer mit jenen Leistungen, die in der Normalbelegung entweder alle oder die größtmögliche Anzahl an Personen unterbringen können (z. B. 19 Personen, 10 Doppelzimmer mit 2(1/2) => belege 9x2 und 1x1). o Aufteilung der Erwachsenen gemäß Standardbelegung und Verteilung der Kinder, dass Erwachsene Standardbelegung erfüllen. o Kinder werden der Reihe nach auf die einzelnen Leistungen bis zur max. Belegung aufgefüllt. Schritt 2: o Zur Unterbringung der verbleibenden Personen berücksichtigt das System die größtmöglichen Belegungsvarianten der verfügbaren Zimmer (max. Belegung). o Bleiben dann immer noch Personen übrig, betrachtet das System unter den verfügbaren Zimmern jede zulässige Belegungsmöglichkeit zwischen Min. und Max. Reihungskriterien im Suchergebnis: o Vorreihung der Einheiten, die mit der Normalbelegung aufgefüllt werden können. Hinweis: Für die nach der Joker-Suche gelieferten Ergebnisse kann die Einheitenanzahl derzeit NOCH NICHT manuell geändert/übersteuert werden. Bitte verwenden Sie deshalb vorerst ausschließlich die Anzahl an Einheiten pro Produkt, die Ihnen das System im Suchergebnis automatisch nach dem Suchvorgang vorschlägt. Die Möglichkeit zum manuellen Ändern der gewünschten Einheitenanzahl zu einem Produkt im Nachhinein, wird in einem der kommenden Updates dann berücksichtigt werden. 10 Version 2.5

11 Unscharfe Zeitraumsuche: Diese Suchvariante zeichnet sich dadurch aus, dass innerhalb eines größeren Zeitraums (z. B. 30 Tagen) nach einer bestimmten Anzahl an Nächten (z. B. 2 Nächte) gesucht wird. Während der Eingabe kann der Benutzer auch noch die gewünschten Wochentage wählen, an denen er wünscht anzureisen: Im Gegensatz zu einer normalen Suche wird eine Nächteanzahl eingetragen, die kleiner ist als die Dauer (siehe Beispiel darüber: Suche nach 2 Nächten im Zeitraum vom bis ). Im Suchergebnis werden alle Treffer mit dem frühestmöglichen Anreisetag innerhalb des gewählten Zeitraums aufgelistet: Die weiteren erwünschten Anreisetage werden in der Auswahlliste Ankunft aufgeführt. Wählt der Benutzer hier einen anderen Anreisetag, wird die Ergebnisliste der gefundenen Leistungsträger, mit dem neuen Anreisedatum aktualisiert (Prüfung der Konditionen sofern bei der Suche verwendet in Hinblick auf das neue Anreisedatum). Hinweis: Die Liste der Leistungsträger, die nach Auswahl des neuen Anreisedatums in der Ergebnisliste angeführt werden, muss dabei nicht notwendiger Weise mit der Liste der zuvor angezeigten Leistungsträger übereinstimmen. Eine unscharfe Zeitraumsuche kann NUR in der ersten Suchzeile durchgeführt werden. Eine Verknüpfung mit mehreren Suchzeilen ist nicht möglich. Wenn also z. B. in der ersten Zeile eine unscharfe Suche ausgeführt und eine 2. Suchzeile mit Und oder Oder verknüpft wird, wird die unscharfe Suche in der 1. Suchzeile sofort in eine normale Suche umgewandelt: 11 Version 2.5

12 Suchdetails Suchoptionen Bereich Letzte Änderung Verfügbarkeit: Funktion Mit - bzw. + kann das Ergebnis nach der Aktualität der Verfügbarkeiten eingeschränkt werden. Das System zeigt nur Produkte, deren Verfügbarkeit innerhalb der definierten Periode gewartet wurde. Die Spanne geht von heute ( - ) bis nie ( + ). Hinweis: Wenn der Benutzer auf der Suchmaske eine Suche ohne Prüfung der Verfügbarkeiten durchführen möchte und das Auswahlkästchen deaktiviert, wird die Prüfung Letzte Änderung Verfügbarkeit in den Suchoptionen automatisch deaktiviert und auf nie gesetzt (egal, ob im verwendeten Suchprofil eine Frist eingetragen war oder nicht). Bei neuerlicher Aktivierung der Verfügbarkeitsprüfung auf der Suchmaske, gilt wieder automatisch die für das gewählte Suchprofil definierte Aktualitätsprüfung: Bestimmte Leistungsträger können von der Kontingentsaktualisierung ausgenommen sein, in dem in den Stammdaten zu diesem Leistungsträger, die Option Prüfung auf aktuelle Verfügbarkeiten auf deaktiviert gestellt wird: Der Leistungsträger wird in diesem Fall dann immer aufgefunden, unabhängig davon, welche Aktualisierungsfrist mittels Parameter Letzte Änderung Verfügbarkeit, auf der 12 Version 2.5

13 Suchmaske unter Suchdetails Suchoptionen, eingestellt ist. Dataowner: Weitere Optionen: Hier kann der Benutzer den Dateneigentümer (Organisation, die für den Leistungsträger verantwortlich ist) wählen. Berechne Preis : Wenn diese Auswahl-Box aktiviert ist, wird der tatsächliche Gesamtpreis für jede Leistung im Suchergebnis ausgewiesen. Bei deaktivierter Such-Option, wird die Spalte Gesamtpreis im Suchergebnis überhaupt nicht angezeigt (ist ausgeblendet). Der Leistungsträger deckt alle Suchzeilen ab, die durch UND verknüpft sind : Bei aktivierter Such-Option liefert die Suche ausschließlich Leistungsträger zurück, die alle mit Und verknüpften Suchzeilen erfüllen. Sucht der Gast z. B. nach einem Einzelzimmer UND einem Doppelzimmer UND einem Dreibettzimmer, scheinen nur Leistungsträger im Suchergebnis auf, die alle 3 Suchanfragen/Suchzeilen erfüllen: Bei deaktivierter Such-Option müssen nicht notwendiger Weise alle gefundenen Leistungsträger alle gesuchten Produkte besitzen. 13 Version 2.5

14 Suchdetails Suchdetails 1 Bereich Ortsauswahl Ändern : Funktion Hier kann man Orte und Ortsteile auswählen. Über die Schaltfläche Ändern können mit den Pfeiltasten sowohl weitere Orte in die Suchdetails übernommen, als auch bereits übernommene Orte wieder entfernt werden. Auf der linken Seite kann man die Dateneigentümer bestimmen, deren Orte angezeigt werden sollen. Im mittleren Bereich werden alle verfügbaren Orte angezeigt, aus denen man mit den Pfeiltasten wählen kann. Gewählte Orte werden rechts gelistet, wobei man diese mittels der Pfeiltasten auch wieder abwählen kann. 14 Version 2.5

15 Leistungsträger Merkmale Hier kann man Kategorien, Sterne, Hotelketten, Marketinggruppen und Klassifizierungen auswählen. Einträge, die zu lang sind, können in voller Länge angezeigt werden, wenn der Benutzer mit der Maus über den Eintrag fährt (Tool-Tip). Diese Funktion steht in allen Auswahllisten zur Verfügung: Optionen Gezielt : Mittels der gezielten Suche kann die Suche auf ganz bestimmte Leistungsträger beschränkt werden. Hier kann man nach Objektcode, Namen, Straße, PLZ/Ort, oder URL suchen. Mit Clear werden die Selektionen in der Suchmaske gelöscht. Die gezielte Suche erlaubt die Suche nach ausschließlich aktiven Leistungsträgern (siehe Option Aktiv in 12). Inaktive Leistungsträger scheinen hier nicht auf und können deshalb auch nicht in die Suchdetails übernommen werden. Die gewünschten Leistungsträger, auf die die Suche eingeschränkt werden soll, müssen in der Suchergebnisliste ausgewählt werden (Häkchen setzen in Spalte Wählen ). Die so markierten Leistungsträger können dann in die Suchdetails übernommen werden (Schaltfläche Übernehmen ). Max. Preis: Plq/Nummer: Entfernung von Hot Spot Bei der Suche nach Leistungen kann der Benutzer einen Betrag angeben, den die gefundenen Leistungen nicht übersteigen dürfen (Leistungspreis <= Max. Preis). Dieser Maximalpreis bezieht sich bei Zimmern auf den Preis pro Person und Nacht und bei Appartements auf den Preis pro Einheit und Nacht. Wenn man die korrekten Werte einträgt, kann man nach LT suchen, die in einem bestimmten Planquadrat oder im Ortsplan unter einer bestimmten Nummer zu finden sind. Hier kann man zwischen Straße (von der Organisation oder dem LT definiert) oder Luftlinie (automatisch berechnet) wählen. Dann kann man einen Hotspot wählen und einen beliebigen Wert, der die Entfernung zwischen LT und Hotspot angibt, eintragen. 15 Version 2.5

16 Leistungsträger Ausstattung Gruppe : Leistung Ausstattung Gruppe : Gewählte Ausstattung Zeigt alle möglichen Kriterien-Gruppen von Leistungsträgern, wobei die dazugehörigen Kriterien im unteren Bereich ersichtlich sind. Hier kann man zwischen Muss und Kann unterscheiden. Wenn der LT ein Muss - Kriterium nicht erfüllt, wird er in der Ergebnisliste nicht angezeigt. Alle gewählten Kann-Kriterien werden im Ergebnis neben dem LT angezeigt. Wenn Kriterien im Feld Wert eine 0 [Null] haben, kann ein Wert (z.b.: Anzahl der Zimmer, Seminarräume, ) für die Suche eingetragen werden. Zeigt alle möglichen Kriterien-Gruppen von Leistungen, wobei die dazugehörigen Kriterien im unteren Bereich ersichtlich sind. Hier kann man zwischen Muss und Kann unterscheiden. Wenn die Leistung ein Muss - Kriterium nicht erfüllt, wird er in der Ergebnisliste nicht angezeigt. Alle gewählten Kann-Kriterien werden im Ergebnis neben der Leistung angezeigt. Wenn Kriterien im Feld Wert eine 0 [Null] haben, kann ein Wert (z.b.: Größe des Zimmers, ) für die Suche eingetragen werden. Hier werden alle gewählten Kriterien gezeigt. Diese bestehen aus drei Teilen. In der ersten Spalte wird das Kriterium angezeigt. In der zweiten Spalte Ja, wenn es erfüllt werden soll/muss oder den Wert und in der dritten Spalte, ob es ein Kann ( C )- oder Muss ( M )-Kriterium ist. Gewählte Ausstattungsmerkmale können gleich direkt aus diesen Übersichtslisten gelöscht werden. Der Benutzer muss also nicht wieder die Kriterien Gruppen von Leistungsträger bzw. Leistung zu durch wandern, um die gewählten Kriterien zu deaktivieren. Er markiert einfach die nicht mehr gewünschten Kriterien in der jeweiligen Liste (Einzel- oder Mehrfachauswahl mittels <Strg> bzw. <Shift> möglich) und klickt dann auf die Schaltfläche : Für alle Suchzeilen: Verwendet der Benutzer mehr als eine Suchzeile auf der Suchmaske (mehrzeilige Suche), ist die Schaltfläche Für alle Suchzeilen am linken unteren Rand des Suchdetails-Dialog sichtbar: 16 Version 2.5

17 Mittels Klick auf diese Schaltfläche können die aktuellen Suchdetail- Einstellungen der gerade aktiven Suchzeile, auf alle anderen (vorhandenen) Suchzeilen kopiert werden. 17 Version 2.5

18 Suchdetails Suchdetails 2 Bereich Leistungsträger Merkmale Leistungsträgertyp: Verwendung: Aktiv: Leistungsmerkmale Leistungstyp: Code 1/2/3: Zimmer: Funktion Hier kann man den LT präziser definieren. Hier kann man entweder Unterkunft oder Agentur wählen. Wählen Sie die Verwendung, die der LT aktiviert haben soll. Durch das Aktivieren der Checkbox werden nur aktive LT angezeigt. Hier kann man die Leistung präziser definieren. Hier kann man entweder Unterkunft oder Package wählen. Wählen Sie die Art (1), Ausstattung (2) und Eigenschaft (3) der Leistung. Füllen Sie die Mindestanzahl der Zimmer ein. Hinweis: Wird eine Anzahl eingegeben, sucht das System nach Unterkünften, die mindestens so viele Zimmer haben oder auch mehr. Schlafzimmer: Füllen Sie die Mindestanzahl der Schlafzimmer ein. Hinweis: Wird eine Anzahl eingegeben, sucht das System nach Unterkünften, die mindestens so viele Schlafzimmer haben oder auch mehr. Größe: Füllen Sie die Mindestgröße der Unterkunft ein. Hinweis: Wird eine Größe eingegeben, sucht das System nach Unterkünften, die mindestens diese Größe aufweisen oder auch größer sind. Klassifizierung: Durch das Aktivieren der Checkboxen kann man nach Leistungen mit der gewählten Klassifizierung suchen. 18 Version 2.5

19 Produktmerkmale Produktname: Produkttyp: Min/Max Personen: Unterk. typ: Urlaubsthema: Hier kann man das Produkt präziser definieren. Füllen Sie einen Produktnamen ein. Hier kann man entweder Unterkunft oder Package wählen. Füllen Sie die Mindest- bzw. Maximalanzahl der Personen ein. Hier kann man zwischen Zimmer, Appartement und Camping wählen. Durch das Aktivieren der Checkboxen kann man nach Produkten, die diese Themen zugewiesen sind, suchen. 19 Version 2.5

20 1.2. Suchergebnis/Vakanzkalender Die Liste der Suchergebnisse kombiniert Leistungsträgerfelder mit Feldern der Leistung in einer Maske. Diese Felder können frei vom Administrator definiert werden und hängen vom Suchprofil ab. Wenn kein Produkt während der Suche gefunden wird (z.b. keine Verfügbarkeiten), zeigt das System eine kurze Zusammenfassung aller verwendeten Sucheinstellungen. Bereich Zeige alle Produkte: Ankunft: Währung: Anzahl: Warenkorb: Funktion Zeigt alle gefundenen Produkte pro Leistungsträger. Dieses Feld erscheint nur bei der unscharfen Zeitraumsuche (Bespiel: Suche für 7 Tage innerhalb 21 Tagen). Alle möglichen Ankunftsdaten werden gelistet und können gewählt werden. Jedes Ankunftsdatum hat ein entsprechendes Ergebnis. Wenn man eine andere Währung auswählt, werden die Beträge in dieser Währung ausgewiesen und automatisch berechnet. Zeigt die Nummer (Reihung) des Leistungsträgers innerhalb dieser Liste. Leistungen, die der Benutzer bereits in den Warenkorb übernommen hat, werden mit einem Warenkorbsymbol gezeigt. Checkbox: Wenn man diese Checkbox markiert, wird der Leistungsträger in den Warenkorb übernommen, sobald man im Detailbereich auf Übernehmen klickt. #: Hier wird die Anzahl der gewählten Produkte gezeigt. Das System belegt die gefundenen Produkte die ausreichende Verfügbarkeiten aufweisen mit der gesuchten Anzahl an Einheiten aus der Suchzeile bereits standardmäßig vor. Wenn 0 gewählt ist, wird das Produkt nicht in den Warenkorb übernommen (falls der Benutzer diesen Leistungsträger für die Übernahme markiert hat). Diese Zahl kann manuell verändert werden, um die gewünschte Anzahl der Produkte für den Warenkorb zu definieren. 20 Version 2.5

21 Möchte der Benutzer die Anzahl der Einheiten für dieses Produkt ändern, stehen ihm maximal so viele Einheiten in der Liste zur Auswahl, so viele Verfügbarkeiten dieses Produkt im Suchzeitraum maximal durchgehend aufweist: Im Beispiel darüber können maximal 8 Einheiten ausgewählt werden, da nur 8 Einheiten durchgehend verfügbar sind. Leistungsträger: Produkt: Objektcode: Suchcode: Gesamtpreis: Kategorie: Belegung: Sterne: Tagespreis: Zeigt den Namen des Leistungsträgers. Zeigt den Namen des Produkts. Zeigt den einmaligen Objektcode. Zeigt den einmaligen Suchcode. Zeigt den Gesamtpreis des Produktes. Zeigt die Kategorie des Leistungsträgers. Zeigt die Standard-, Minimal- und Maximalbelegung des Produktes. Zeigt die Sterne des Leistungsträgers. Zeigt den Tagespreis. Dieser beinhaltet alle Preisinformationen des Gesamtpreises und errechnet sich aus dem Gesamtpreis / Anzahl Tage / Anzahl Einheiten. Beispiel: Suche 2 Zimmer für gesamt 4 Personen, 4 Nächte, Gesamtpreis für 2 DZ = 1.472,- (inkl. HP-Zuschlag und Lastminute-Rabatt) Tagespreis = 184,- (1472,-/4 Nächte/2 Einheiten). Hinweis: Der Tagespreis kann nur pro Einheit angezeigt werden. Korrekte Tagespreise pro Person sind aufgrund von Kinderpreisen etc. nicht darstellbar. Ort: Preisregel: Ortsteil: Verpflegung: Zeigt den Ort, in dem sich der LT befindet, an. Zeigt die Preisregel des Produktes (z.b.: Preis pro Person/Nacht). Zeigt den Ortsteil, in dem sich der LT befindet, an. Zeigt die Verpflegung, die das Produkt als Standard anbietet, an. 21 Version 2.5

22 Telefon: Zufriedenheit: Dateneigentümer: Unterkunftstyp: Planquadrat: Plan-Nummer: Zimmer/Betten: Inkl. Tx.: Zimmer: Größe: Zeigt die Telefonnummer des Leistungsträgers. Zeigt die Zufriedenheit der Kunden, die ein Rating vorgenommen haben. Zeigt den Dateneigentümer des Leistungsträgers. Zeigt den Unterkunftstyp des Produktes (Beispiel: Hotelzimmer, Camping, ). Zeigt das Planquadrat, in dem sich der LT befindet, an. Zeigt die Plannummer, in der sich der LT befindet, an. Zeigt die Anzahl der Zimmer und Betten, die der LT hat, an. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, ist die Gästetaxe im Preis des Produktes inkludiert. Zeigt die Anzahl der Zimmer des Produktes. Zeigt die Größe des Produktes. Leistungsklassifizierung: Zeigt die Klassifizierung an. 22 Version 2.5

23 Hinweis: Sind gefundene Produkte im Suchergebnis farblich hervorgehoben, deutet das auf eine mehrzeilige Suche hin. Bei deaktivierter Such-Option Prüfe Verfügbarkeit prüft das System die Verfügbarkeiten der gefundenen Produkte gleich direkt im Suchergebnis PRO SUCHZEILE und zeigt gegebenenfalls gleich ein rotes Warnsymbol am Beginn dieser Zeile an. Neben dem Ergebnis der Standardsuche kann man auch den Vakanzkalender sehen. Dieser zeigt die Verfügbarkeiten des Produktes pro Tag in einem Kalender: Bereich An-/Abreise zeigen: Funktion Durch Klick auf diesen Link, werden die An-/Abreistage der aufgelisteten Leistungsträger geprüft. Es werden auf dem Vakanzkalender alle Tage farblich hervorgehoben, an denen die An- und/oder Abreise gemäß An- /Abreise-Vorlagen-Definitionen NICHT möglich ist. Fährt der Benutzer mit der Maus über die rote Markierung, wird ihm zusätzlich auch noch ein Tool-Tip angezeigt: Hinweis: Die Farbe, zur Hervorhebung ungültiger An-/Abreisetage kann im verwendeten Suchresultat-Profil festgelegt werden (siehe Administration Suchprofil Konfiguration ). Datum: Tage: Zeigt das in der Suche gewählte Datum. Zeigt die entsprechenden Tage und die Verfügbarkeit. Standardbelegung vorreihen: Im Suchprofil kann in den Suchergebnis-Einstellungen der Parameter Standardbelegung vorreihen gesetzt werden. Ist dies der Fall, werden in der Suchergebnisliste zuerst jene 23 Version 2.5

24 Leistungsträger gelistet, deren Produkte gemäß Standardbelegung belegt werden können, gefolgt von weiteren gefundenen Leistungsträgern, die eine andere Belegung (zwischen minimal und maximal zulässiger Belegung) vorsehen. Im Beispiel darunter befinden sich am Beginn der Ergebnisliste nur Leistungsträger, deren Zimmer mit genau jener Personenanzahl belegt wurden, die der Standardbelegung dieser Unterkünfte entspricht (2): Anschließend werden dann die weiteren Unterkünfte gereiht, die mit Personen innerhalb des zulässigen Belegungskorridors belegt wurden (min./max. Belegung). Z. B. können auch Einzelzimmer mit Standardbelegung 1 und einer Belegungsmöglichkeit bis zu 2 Personen im Ergebnis aufscheinen. Kennzeichnung von Lücken im Suchresultat: Wird im Suchergebnis eine Lücke angezeigt, so wird diese mittels einem blauen Info- Symbol und dem Hinweis-Text Das gefundene Ergebnis ist eine Lücke! gekennzeichnet. Deckt die Suche die komplette Lücke ab, wird zusätzlich das Symbol Perfekter Treffer (grüner Kreis mit Haken) angezeigt. Hinweis: Lücken werden nicht nur bei einzeiligen Suchvorgängen (1 Suchzeile), sondern auch in der mehrzeiligen Suche (2 oder 3 Suchzeilen) berücksichtigt. 24 Version 2.5

25 1.3. Details Bereich Adresse: Beschreibung: Funktion Zeigt die Adresse des markierten Leistungsträgers. Hier kann der Benutzer zwischen der Beschreibung von Bemerkungen, Leistungsträger, Konditionen und Voucherinfo (wenn der Leistungsträger markiert ist) bzw. der Beschreibung von Leistung oder Produkt (wenn die Leistung markiert ist) wählen. Des Weiteren kann die Sprache der Beschreibung gewählt werden. Hier kann aus allen verfügbaren Sprachen gewählt werden. Klickt der Benutzer auf einen aufgefundenen Leistungsträger im Suchergebnis, zeigt das System als Text immer den ERSTEN Beschreibungstext automatisch an, der in den Stammdaten zu diesem Leistungsträger gefunden werden kann. D. h. gibt es z. B. einen Bemerkungstext wird dieser Text automatisch als erstes angezeigt. Gibt es keine Bemerkung dafür aber eine Leistungsträgerbeschreibung wird diese zuerst angezeigt usw. Es ist in den Leistungsträger-Stammdaten in 12 möglich, eine Bemerkung zum Betrieb abzuspeichern (siehe Textfeld Interner Kommentar unter Benutzer-Einstellungen ). Wurde eine Bemerkung gespeichert, wird der Beschreibungstyp Bemerkung automatisch in den Details vor ausgewählt sowie die Bemerkung selbst in roter Schrift angezeigt: Der Benutzer kann dann aber jeder Zeit zur Leistungsträger- oder zur Leistungsbeschreibung wechseln. Vorschau: Details : Ausstattung : Bilder : Drucken : Preisberechnung : Hier wird die entsprechende Beschreibung angezeigt. Wenn man diesen Button klickt, werden die Details des LT oder des Produkts gezeigt. Wenn man diesen Button klickt, öffnet sich ein Dialog mit all den zugewiesenen Kriterien des LT oder der Leistung auf der linken Seite und all den nicht erfüllten Kriterien auf der rechten Seite. Hier werden die gespeicherten Bilder des LT oder der Leistung in einer Diashow gezeigt. Druckt die Liste mit den Ergebnissen. Öffnet die Preisberechnung für den markierten LT/Produkt. 25 Version 2.5

26 Übernehmen : Wenn man Übernehmen klickt, werden alle markierten LT in den Warenkorb übernommen. Klickt der Benutzer nach einem Suchvorgang gleich direkt auf Übernehmen OHNE bestimmte Leistungsträger im Suchergebnis zu markieren übernimmt das System genau so viele Leistungsträger in den Warenkorb, wie dies im Suchergebnisprofil (siehe Suchprofil Konfiguration ) definiert wurde: Der hier eingetragene Wert bezieht sich auf die Anzahl der Leistungsträger, die automatisch übernommen werden sollen. Für das Beispiel darüber werden bei einer einzeiligen Suche automatisch 10 Leistungsträger übernommen (wenn keine Leistungsträger im Suchergebnis markiert wurden). Bei einer mehrzeiligen Suche, bei der die einzelnen Suchzeilen mittels UND verknüpft sind, bezieht sich die hier definierte Anzahl an zu übernehmenden Leistungsträgern auf die Anzahl der Gruppen, die im Warenkorb gebildet werden. D. h. sind 10 Leistungsträger definiert, legt das System 10 Gruppen im Warenkorb an, da 10 Leistungsträger übernommen werden: Schnell-Transaktion : Dieser Button öffnet ein Fenster, das ähnlich des Warenkorbs ist und die Transaktion schneller abschließt. Um eine Schnell-Transaktion durchführen zu können, muss mindestens eine Einheit eines Produkts im Suchergebnis ausgewählt werden: Ansonsten zeigt das System eine Warnung an: 26 Version 2.5

27 Der Benutzer bekommt einen Dialog angezeigt, ähnlich jenem, der auch im Warenkorb angeboten wird. Da die Produkte bereits im Warenkorb ausgewählt wurden, gibt es nur in der Titelleiste dieses Dialogs eine Info darüber, wie viele Produkte Gegenstand der Schnell-Transaktion sind: Hinweis: Weitere Details und Beschreibungen zu den Eingabefeldern auf diesem Dialog finden Sie im Kapitel 5 Warenkorb. Counter-Liste: Die Funktion Schnell-Transaktion kann auch für Gäste am Counter verwendet werden, um z. B. Counter-Angebote schnell ausdrucken zu können. Wir empfehlen eine Gastadresse für solche Aktionen anzulegen z. B. Counter-Gast und diese immer zu verwenden. Als Druck kann ein eigenes Angebotsformular (z. B. Counter-Angebot ) ohne erste Seite verwendet werden. Schließen : Vorteile dieser Variante: Die Angebote werden je Vermieter gezählt. Über die Gastadresse oder einen speziellen Marketingcode lassen sich die so erstellten Angebote auch statistisch auswerten. Der Button Schließen beendet die Anwendung. 27 Version 2.5

28 2 Zusatzleistung Diese Funktion wird in drei Bereiche unterteilt (Suchen, Suchfunktion und Details) Suchen Bereich Alle: Zusatzleist.: Alle Unterkunftsleistungen: Unterkunftsleistungen im Warenkorb: Datum (Von/Bis): Dauer: Objektcode: Name: Verkaufskanal: Organisation: Einheiten: Nahe bei : Funktion Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden alle Zusatzleistungen aller Leistungsträger herangezogen. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden alle Zusatzleistungen von Leistungsträgern vom Typ Zusatzleistung herangezogen. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden nur Leistungsträger vom Typ Unterkunft herangezogen. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, werden nur Leistungsträger vom Typ Unterkunft herangezogen, die schon im Warenkorb sind. Hier kann der Zeitraum festgelegt werden, innerhalb dessen nach Zusatzleistungen gesucht werden soll. Das System sucht dabei nach Zusatzleistungen, deren Beginn zumindest innerhalb dieses Zeitraums liegt. Beachten Sie bitte, dass die Dauer einer Zusatzleistung, in diesem Fall, keine Rolle spielt. Definiert die Dauer, die die Zusatzleistung haben soll. Hier kann nach dem Objektcode des LT gesucht werden. Hier kann der Name der Zusatzleistung eingetragen werden. Hier kann ein vordefinierter Verkaufskanal gewählt werden. Hier kann der Dateneigentümer des LT gewählt werden. Möglichkeit zur Suche nach einer bestimmten Anzahl an Einheiten. Wenn man diesen Button wählt, wird ein Fenster, in dem man einen Hotspot wählen und einen Wert, der die Distanz zum Hotspot angibt, einfüllen kann, geöffnet. (Beispiel: der Flughafen soll nicht mehr als 500 Meter entfernt sein.) 28 Version 2.5

29 Leistungsträger Ausstattung: Leistung Ausstattung: Urlaubsthema: Suchen : Eingaben löschen : Wenn man eine Gruppe bezüglich des LT via Drop-Down wählt, kann man aus den Kriterien mittels der Checkboxen wählen. Wenn man eine Gruppe bezüglich der Leistung via Drop-Down wählt, kann man aus den Kriterien mittels der Checkboxen wählen. Wenn man die Checkboxen aktiviert, werden diverse Urlaubsthemen selektiert. Wenn man den Button Suchen klickt, wird die Suche gestartet. Wenn man diesen Button klickt, werden die Sucheinstellungen gelöscht Suchfunktion Bereich Währung: Einheiten: Suchcode: Leistungsträger: Produkt: Starttag: Dauer: Startzeit: Funktion Wenn man eine andere Währung auswählt, werden die Beträge in dieser Währung ausgewiesen und automatisch berechnet. Hier kann die Anzahl der gewünschten Einheiten eingetragen werden, die von dieser Zusatzleistung in den Warenkorb übernehmen werden soll. Zeigt den einmaligen Suchcode. Zeigt den Namen des Leistungsträgers. Zeigt den Namen des Produkts. Definiert den Starttag. Hier kann die Dauer definiert werden, wenn dies vom LT her erlaubt ist. Hier kann die Startzeit definiert werden, wenn es mehr als eine gibt. 29 Version 2.5

30 Verfügbarkeit: Limit (bereits gebucht): Preis: Total: Diese Spalte zeigt die Verfügbarkeit. Wenn auf Produktlevel eine Mindestanzahl an Teilnehmern definiert ist, wird dieses Limit hier angezeigt. Der Wert in Klammer gibt die bereits gebuchten Einheiten zur besseren Übersicht an. Hier wird der Preis pro Einheit gezeigt. Hier wird der Totalpreis aller Einheiten angezeigt Details Bereich Adresse: Beschreibung: Vorschau: Details : Ausstattung : Bilder : Übernehmen : Funktion Zeigt die Adresse des markierten Leistungsträgers der Zusatzleistung. Hier kann der Benutzer zwischen der Beschreibung von Leistung oder Produkt wählen. Des Weiteren kann die Sprache der Beschreibung gewählt werden. Hier kann aus allen verfügbaren Sprachen gewählt werden. Hier wird die entsprechende Beschreibung angezeigt. Wenn man diesen Button klickt, werden die Details des Produkts gezeigt. Wenn man diesen Button klickt, öffnet sich ein Dialog mit all den zugewiesenen Kriterien des LT oder der Leistung auf der linken Seite und all den nicht erfüllten Kriterien auf der rechten Seite. Hier werden die gespeicherten Bilder der Zusatzleistung in einer Diashow gezeigt. Übernimmt die ausgewählten Zusatzleistungen in den Warenkorb. Die Schaltfläche Übernehmen kann erst betätigt werden, wenn der Benutzer zumindest bei einer Zusatzleistung eine Einheit größer als 0 eingetragen hat. Ansonsten ist die Schaltfläche inaktiv. Die ausgewählten Zusatzleistungen werden jeweils in eine eigene Gruppe im Warenkorb gestellt (eigene Gruppennummer). Schnell-Transaktion : Schließen : Dieser Button öffnet ein Fenster, das ähnlich des Warenkorbs ist und die Transaktion schneller abschließt. Der Button Schließen beendet die Anwendung. 30 Version 2.5

31 31 Version 2.5

32 3 Artikel Diese Funktion wird in drei Bereiche unterteilt (Suchen, Suchfunktion und Details) Suchen Bereich Gruppe: Organisation: Urlaubsthema: Suchen : Eingaben löschen : Funktion Hier kann eine vordefinierte Gruppe von Artikeln gewählt werden (Beispiel: T-Shirt, Karten, ). Hier kann der Dateneigentümer des Artikels gewählt werden. Wenn man die Checkboxen aktiviert, werden diverse Urlaubsthemen selektiert. Wenn man den Button Suchen klickt, wird die Suche gestartet. Wenn man diesen Button klickt, werden die Sucheinstellungen gelöscht Suchfunktion Bereich Währung: Einheiten: Gruppe: Variation Name: Code: Lager: Funktion Wenn man eine andere Währung auswählt, werden die Beträge in dieser Währung ausgewiesen und automatisch berechnet. Hier kann die Anzahl der gewünschten Einheiten eingetragen werden. Hier wird die entsprechende Gruppe angezeigt. Hier wird der Name des Artikels gezeigt. Hier wird der Code des Artikels gezeigt. Zeigt, wie viele Artikel noch erhältlich sind. 32 Version 2.5

33 Min. Lager: Gewicht: Preis: Total: Zeigt, wie viele Artikel zumindest gelagert sein müssen. Zeigt das Gewicht des Artikels an. Hier wird der Preis pro Einheit gezeigt. Hier wird der Totalpreis aller Einheiten angezeigt Details Bereich Beschreibung: Vorschau: Details : Bilder : Übernehmen : Schnell-Transaktion : Schließen : Funktion Zeigt die in den Stammdaten erfasste Beschreibung des Artikels. Hier kann der Benutzer die Sprache der Beschreibung auswählen. Es kann aus allen verfügbaren Sprachen gewählt werden. Hier wird die entsprechende Beschreibung angezeigt. Wenn man diesen Button klickt, werden die Details des Artikels gezeigt. Hier werden die gespeicherten Bilder des Artikels in einer Diashow gezeigt. Wenn man Übernehmen klickt, wird der markierte Artikel in den Warenkorb übernommen. Dieser Button öffnet ein Fenster, das ähnlich des Warenkorbs ist und die Transaktion schneller abschließt. Der Button Schließen beendet die Anwendung. 33 Version 2.5

34 4 Infoanfrage Dieses Menü wird verwendet, wenn zusätzlich zu der Transaktion im Warenkorb (Anfrage, Buchung, ) Prospekte, Infothemen und/oder Veranstaltungen mit versendet werden sollen. Dies soll aber nicht standardmäßig zum Versand von Prospekten verwendet werden. Diese Funktion wird in drei Bereiche unterteilt (Filter, Auswahl und Details) Filter Bereich Urlaubsthema: Organisation: Funktion Wenn man die Checkboxen aktiviert, werden diverse Themen gewählt. Hier kann der Dateneigentümer des Prospekts gewählt werden Auswahl Bereich Prospekt: Funktion Zeigt den Namen des Prospektes. Prospekte können in dieser Auswahlliste nicht nur mit der Maus, sondern auch per Tastendruck selektiert werden. Wenn der Benutzer mit der Maus in die Prospektauswahl klickt und mit der Tastatur einen Anfangsbuchstaben des gewünschten Prospekts eingibt, markiert das System automatisch den ersten Prospekt, der mit diesem Anfangsbuchstaben beginnt. Durch erneute Eingabe desselben Anfangsbuchstaben, markiert das System den nächsten Prospekt mit diesem Anfangsbuchstaben usw. Sprache: Zeigt die verschiedenen Sprachen an, in denen dieser Prospekt aufliegt. Bewegt den markierten Prospekt nach rechts (wählen). Bewegt den markierten Prospekt nach links (abwählen). Bewegt alle markierten Prospekte nach links (abwählen). 34 Version 2.5

35 Anzahl: Typ: Bezeichnung: Gesamtgewicht aller Prospekte: Sprache: Zeigt die Anzahl der gewählten Prospekte an. Standardmäßig ist 1 eingetragen, kann aber manuell überschrieben werden. Zeigt den Typ an (Beispiel: Prospekt). Hier wird die Bezeichnung angezeigt. Zeigt das Gesamtgewicht aller Prospekte. Zeigt die Sprache des Prospektes. Stehen mehrere Sprachen zur Auswahl, hat der Benutzer hier die Möglichkeit, eine andere Sprache zu wählen. D. h. es ist möglich Prospekte in unterschiedlichen Sprachen in den Warenkorb zu übernehmen. Der Prospekt wird dann in genau dieser Sprache an den Gast verschickt. Hinweis: Bei der Übernahme von Prospekten in den Warenkorb wird im angezeigten Prospektnamen ein Sprachen-Kürzel angehängt damit gleich ersichtlich ist, in welcher Sprache dieser Prospekt verschickt werden soll. Details : Info/Events : Wenn man diesen Button klickt, werden die Details zum Prospekt angezeigt. Dieses Menü erlaubt dem Benutzer zusätzlich Infoseiten und Veranstaltungen zum Warenkorb hinzuzufügen. 35 Version 2.5

36 4.3. Details Bereich Beschreibung: Vorschau: Details : Bilder : Übernehmen : Funktion Zeigt die in den Stammdaten erfasste Beschreibung des Prospekts. Hier kann der Benutzer die Sprache der Beschreibung auswählen. Es kann aus allen verfügbaren Sprachen gewählt werden. Hier wird die entsprechende Beschreibung angezeigt. Wenn man diesen Button klickt, werden die Details des Prospekts gezeigt. Hier werden die gespeicherten Bilder des Prospektes in einer Diashow gezeigt. Wenn man Übernehmen klickt, werden die gewählten Prospekte, Veranstaltungen bzw. Infothemen in den Warenkorb übernommen. Infothemen/Veranstaltungen können nur ein Mal in den Warenkorb übernommen werden. Beim Versuch, diese öfters zu übernehmen, wird eine Meldung angezeigt: Schließen : Der Button Schließen beendet die Anwendung. 36 Version 2.5

37 5 Warenkorb Der Warenkorb listet alle Produkte, die der Benutzer aus den verschiedenen Bereichen übernommen hat. Die Reihenfolge entspricht der, in der später gedruckt wird Items Hinweis: Die Liste (Spalten) der Items hängt vom Transaktionstyp ab und kann beim Ändern des Typs variieren. Bereich Spalte 1: Funktion Die erste Spalte im Warenkorb zeigt Hinweise zu dieser Leistung an, wenn bestimmte Konditionen nicht erfüllt sind (z. B. Nicht buchbar, Unzureichende Verfügbarkeiten usw.). Die Details können eingesehen werden, wenn der Benutzer mit der Maus auf das rote Symbol in dieser Spalte fährt: Derartige Warnhinweise werden bei unzureichender Kontingentanzahl nicht nur bei Buchungen angezeigt, sondern auch bei Angeboten und Optionen. So können Produkte, die z. B. nur mehr 3 Verfügbarkeiten besitzen, auch mit 4 Einheiten angeboten bzw. daraus eine Option gemacht werden. Gruppe: Produkte können in Gruppen zusammengefasst werden. Als Standard haben Produkte aufsteigende Nummern, können aber manuell überschrieben werden. Das System berechnet einen Gruppenpreis und zeigt alle Items einer Gruppe in den Briefvorlagen. Hinweis: Bei der Übernahme von Produkten in den Warenkorb, gruppiert das System diese automatisch nach dem Leistungsträger. D. h. ExpertClient legt alle Produkte eines Leistungsträgers standardmäßig in dieselbe Gruppe. Eine manuelle Nachbearbeitung dieser Gruppen ist jeder Zeit durch den Benutzer im Nachhinein möglich. Veranstaltungen und Prospekte werden im Warenkorb nicht in eine Gruppe gelegt, so wie es standardmäßig bei Produkten von Unterkunfts- und Zusatzleistungen der Fall ist. D. h. für Veranstaltungen und Prospekte wird keine Gruppennummer im Warenkorb angezeigt (siehe z. B. Radprospekt, de darüber). Anzahl: Name: Von Bis: Zeigt die Anzahl der gewählten Einheiten pro Produkt. Zeigt den Namen des gewählten Produkts. Zeigt die Start- und Endzeit des Produkts. 37 Version 2.5

38 Erw./Kinder: Verpfl.: Gesamtpreis: Buchbar: Zeigt die Anzahl der Erwachsenen/ Kinder, die das Produkt konsumieren. Die mit diesem Produkt gewählte bzw. angebotene Verpflegung wird in dieser Spalte angezeigt. Zeigt den Gesamtpreis des Produktes. Der grüne Hacken zeigt an, dass das Produkt buchbar ist. Der rote Haken heißt, dass das Produkt nur auf Anfrage buchbar ist. Hinweis: Nicht buchbare Leistungen können niemals gebucht werden. Der Benutzer muss alle nicht buchbaren Leistungen aus dem Warenkorb entfernen, bevor er die Buchung speichern kann! Hinweis: Buchbare und auf Anfrage buchbare Leistungen sind zusammen nicht möglich. Nur ein Typ pro Transaktion ist möglich. Gruppe Total: Zahlung an: Der Gesamtpreis einer Gruppe wird hier angezeigt. Diese Spalte wird nur bei den Transaktionstypen Buchung, Buchung auf Anfrage sowie Option angezeigt. Der Benutzer kann hier die Zahlungsmodalität für ein Produkt auswählen: Die Reihenfolge, in der die vorgeschlagenen Zahlungsmodalitäten hier zur Auswahl angeboten werden, kann in Suchprofilen vordefiniert werden ( Administration -> Suchprofil- Konfiguration ): Bei Verwendung des entsprechenden Suchprofils auf der Suchmaske werden dann im Warenkorb die Zahlungsmodalitäten in genau dieser Reihenfolge dem Benutzer zur Auswahl angeboten. Details : Zeigt die Details eines Produktes im Warenkorb. 38 Version 2.5

39 Im oberen Bereich werden wichtige Information zu dieser Transaktion angezeigt: Transaktionsnummer mit Sequenznummer (diese Nummern werden erst bei einer abgeschlossenen Transaktion angezeigt, wenn letztere aus der Transaktionsliste heraus zur Einsicht geöffnet wird) SalesPoint Verkaufskanal Link-Key Letzte Änderung mit Login (diese Daten können bei einer gerade neu zu erstellenden Transaktion noch nicht angezeigt werden) Auf diesem Dialog kann man: Dem Produkt einen individuellen Namen geben. Details ändern (An/Abreisebedingungen, Verpflegung, ) Das System überprüft die Daten und berechnet den Preis erneut, sobald der Benutzer auf die Schaltfläche Berechnen klickt. Wurden bei der Änderung von Details bestimmte Bedingungen verletzt (z. B. Belegung eines Zimmers unter dem Minimum, Auswahl von mehr Einheiten als Kontingente verfügbar etc.), zeigt das System Warnhinweise an: 39 Version 2.5

40 Versucht der Benutzer diese fehlerhaften Einstellungen in den Warenkorb zu übernehmen, bekommt er eine weitere Hinweismeldung angezeigt. Er kann entscheiden, ob er die Änderungen trotzdem übernehmen möchte oder nicht: Produkte, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen oder bestimmte Bedingungen verletzen, werden im Warenkorb mit einem roten Symbol am Zeilenbeginn hervorgehoben. Ein Tool-Tip auf dem roten Symbol gibt dabei Aufschluss über die Art des Problems. Kalkulationsdetails: In den Kalkulationsdetails werden die Zwischensummen sämtlicher Teilbereiche sowie die Gesamtsumme angezeigt. So werden z. B. neben den Zwischensummen für Erwachsene, Kinder sowie Verpflegungen/Zusätze auch sämtliche Spezialpreise (Zusätze/Abschläge) angeführt (siehe Last Minute ). Die Beträge von Zwischensummen können manuell angepasst werden: 40 Version 2.5

41 Bestimmte Zwischensummen können nicht geändert werden (z. B. Nächtigungsabgabe). Nicht änderbare Beträge lassen keine Eingabe in der Spalte Gewünschte Beträge zu: Hinweis: Wenn es ein Problem gibt, erscheint eine Meldung. Wenn der Benutzer das Recht hat, die Aktion fortzuführen, kann man die Transaktion mit den geänderten Stammdaten speichern. Zusätzlich kann der berechnete Preis pro Transaktion geändert werden. Hinweis: Im, Falle von Warnungen oder manuellen Preisänderungen ist die Textbox, in der der Grund für die manuelle Änderung eingegeben werden kann, aktiv. Hinweis: Hier kann man mit der Checkbox Reduzierte Verfügbarkeit! entscheiden, ob die Kontingente der Leistung reduziert werden (Checkbox ist aktiv) oder nicht. Wenn die Suche mit Verfügbarkeiten (Checkbox Verfügbarkeit in der Suchmaske unter Prüfe ) durchgeführt wurde ist die Checkbox aktiv, wenn die Suche ohne Verfügbarkeiten gemacht wurde, ist die Checkbox inaktiv. Der Benutzer kann hier diese Einstellung jedoch ändern. Kommissionen: Zeigt die Aufteilung der Kommissionen zum gewählten Produkt an. Kommissionen bei TA/TO-Buchungen: Kommissionen können an mehreren Stellen im System hinterlegt sein. Grundsätzlich sind Definitionen an folgenden Stellen möglich: Verkaufskanal (Organisationsverwaltung) Produkt (Verkaufskonditionen Ausnahme) und/oder TA/TO-Adresse (Adressdetails Finanzen ) Kommissionen müssen aber nicht immer auf allen drei Ebenen 41 Version 2.5

42 vorhanden sein. Grundsätzlich zieht das System zuerst immer Kommissionsdefinitionen auf der untersten Ebene heran (TA/TO- Adresse). Bei Nichtvorhandensein, wird dann nach Kommissionen auf der nächst höheren Ebene, also auf Produkt- und schlussendlich dann in den Verkaufskanälen (Organisationsebene), gesucht. Nachfolgend eine kurze Übersicht, welche Kommissionseinträge das System, in welcher Konstellation, alternativ verwendet. Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse System verwendet den Standard-Verkaufskanal Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse System zieht die Ausnahmen in den Verkaufskonditionen auf Produktebene heran Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse Für die Kommissionen gelten die Einträge aus der TA/TO- Adresse 42 Version 2.5

43 Weitere Beispiele: Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse Verwende Einstellungen aus der TA/TO-Adresse Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse Verwende Einstellungen aus der TA/TO-Adresse Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse Verwende Einstellungen aus der TA/TO-Adresse Verkaufskanal Standard Produkt Verkaufskonditionen Ausnahme TA/TO-Adresse System zieht die Ausnahmen in den Verkaufskonditionen auf Produktebene heran Hinzufügen : Mit dieser Funktion kann man weitere Unterkünfte, Zusatzleistungen, zum Warenkorb hinzufügen. Löschen : Löscht ein Item aus dem Warenkorb. 43 Version 2.5

44 5.2. Transaktion Nur mögliche Transaktionen sind sichtbar. Kommandos: Wurde die Anwendung Suchen/Buchen zuvor über das Kommando 321 aufgerufen, wird nach Übernahme der gefundenen Produkte in den Warenkorb automatisch die Transaktion Angebot vorselektiert. Hat der Benutzer die Suchmaske Suchen/Buchen über das Kommando 331 aufgerufen, wird automatisch die Transaktion Buchung selektiert. Bereich Angebot: Anfragepool: Buchung: Funktion Wenn dieser Button aktiviert ist, wird die Transaktion als Angebot gespeichert. Wenn dieser Button aktiviert ist, wird diese Transaktion als Anfrage in den Anfragepool gestellt. Wenn dieser Button aktiviert ist, wird die Transaktion als Buchung gespeichert. Hinweis: Wenn ein Objekt in einer Saisonzeit buchbar ist, aber in der darauffolgenden Saison nur buchbar auf Anfrage, dann kann in diesem Fall nur auf Anfrage gebucht werden. Außerdem können auch neue Buchungen getätigt werden, deren An- /Abreisedaten in der Vergangenheit liegen. Es ist auch möglich die Kommissionen für vergangene Buchungen zu ändern. Option: Buchung auf Anfrage: Storno: Wenn dieser Button aktiviert ist, wird die Transaktion als Optionsbuchung gespeichert. Wenn dieser Button aktiviert ist, wird die Transaktion als Buchung auf Anfrage gespeichert. Wenn dieser Button aktiviert ist, handelt es sich um ein Storno. Hinweis: Dies ist nur möglich, wenn die Transaktion bereits als Buchung gespeichert war. Wechselt der Benutzer auf einen Transaktionstyp, prüft das System automatisch, ob die im Warenkorb befindlichen Produkte, die erforderlichen Konditionen, die mit diesem Transaktionstyp verbunden sind, erfüllen. Produkte, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen werden rot hervorgehoben und zeigen ein Warnsymbol mit Hinweistext an (z. B. Hinweis Nicht buchbar! als Tool-Tip einsehbar): Einige der darüber beschriebenen Transaktionen sind mit Fristen versehen. Es gibt einen eigenen Automatismus im System (Scheduler-Job ExpiredTransactionJob ), welcher Transaktionen, die mit einer Frist versehen sind (z. B. Optionen, Buchungsanfragen, 44 Version 2.5

45 Anfragepool), automatisiert verfallen lässt und Bestätigungen versendet (siehe Handbuch Transaktionsliste ) Gast Bereich Name/Firma: Ort: Phonetisch: Lupe: Funktion Hier kann nach dem Namen der Person oder Firma gesucht werden. Hier kann nach dem Ort des Gastes gesucht werden. Hier kann nach der -Adresse des Gastes gesucht werden. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann nach Worten, die ähnlich dem Namens-Eintrag klingen, gesucht werden (Beispiel: Wenn Maier eingetragen wird, wird auch Mayer, Meier oder Mayr gefunden. Dieses Symbol löst die Suche nach dem Gast aus. Alle entsprechenden Adressen, die den links eingetragenen Kriterien entsprechen, werden in einer eigenen Liste angezeigt. Auch für den Fall, dass die eingegebenen Kriterien genau einem einzigen Gast entsprechen, wird der CRM Adressen -Dialog trotzdem geöffnet, wenn der Benutzer auf das Lupen-Symbol klickt: Der Benutzer hat dadurch noch einmal die Möglichkeit die Gastdetails genauer zu prüfen und um sicherstellen zu können, dass auch wirklich der richtige Gast zugewiesen wird. Mittels Klick auf Übernehmen wird dann der in der Gastadressenliste ausgewählte Gast in die Transaktion übernommen. Die Details zum zugewiesenen Gast werden im Bereich Details rechts daneben angezeigt. Hat das System hingegen aufgrund der vom Benutzer 45 Version 2.5

46 eingegebenen Suchkriterien nichts gefunden, öffnet sich der Gastadressendialog zur Erfassung eines neuen Gastes automatisch. Bereits während der Eingabe sowie beim Speichern dieser Gastadresse, prüft das System, ob die eingegebene E- Mailadresse bereits von einer anderen Adresse verwendet wird. In diesem Fall zeigt das System eine Meldung an und weist den Benutzer darauf hin: Der Benutzer hat die Möglichkeit zu entscheiden, ob er die mit dieser verknüpfte Adresse verwenden ( Ja ) oder ob er trotzdem einen neuen Gast eingeben möchte, der dann für diese Transaktion übernommen werden soll ( Nein ). Bei letzterer Auswahl kehrt der Benutzer zum Eingabedialog für die Gastadresse zurück. System legt Kommunikationsart automatisch fest: Wurde im Warenkorb nach einem Gast mit dem Namen und auch der -Adresse gesucht, so öffnet sich die Adress-Eingabemaske, wenn es diesen Gast noch nicht gibt. Das System gibt in diesem Fall automatisch E- Mail als Kommunikationsart vor: 46 Version 2.5

47 Hinweis: Versucht der Benutzer eine Transaktion ohne bereits zugewiesener Gastadresse zu speichern, ruft das System automatisch die Adress-Suchmaske auf (siehe Lupen-Symbol). Rotes X : Details: Löscht alle gemachten Namens-Einträge aus der Maske. Vorschau der gewählten Adresse. Marketing Codes: Unmittelbar nach der Zuweisung des Gastes zu einer Transaktion werden dem Benutzer automatisch die vorgesehenen Marketing-Codes zur Erfassung angezeigt. Welche Codes bei welchem Vorgang angezeigt werden sollen, ist in den Vorgabewerten in der Administration ersichtlich und einstellbar (siehe Registerkarte Codes unter Allgemein ): Nachdem die Codes erfasst wurden, kann der Benutzer entscheiden, ob er die vorgenommenen Einstellungen für die nächsten Transaktionen übernehmen möchte oder nicht: 47 Version 2.5

48 Bestätigt der Benutzer diesen Dialog mit Ja, werden für alle weiteren Transaktionen, die Marketingcodes automatisch übernommen, können aber bei Bedarf geändert werden. Die Einstellungen an den Marketingcodes werden solange gespeichert, bis der Benutzer die jeweilige Anwendung schließt und danach neu öffnet (z. B. Infoanfrage, Suchen/Buchen). Bei Nein werden die Einstellungen an den Marketingcodes NICHT für die nachfolgenden Transaktionen gespeichert. Der Benutzer muss die Codes jedes Mal neu auswählen. Rechnungsempfänger: Bei der Zuweisung des Gastes zu einer Transaktion wird dieser standardmäßig auch gleichzeitig unter Rechnungsempfänger eingetragen. Falls der Rechnungsempfänger aber jemand anders ist, kann dies auf der Registerkarte Rechnungsempfänger geändert werden Rechnungsempfänger Sobald ein Gast auf der vorherigen Registerkarte Gast zugewiesen wurde, wird dieser standardmäßig auf die Registerkarte Rechnungsempfänger übernommen. Wenn der Gast aber nicht gleichzeitig auch Rechnungsempfänger sein soll, kann dies aber jederzeit auf dieser Registerkarte geändert werden. Bereich Name/Firma: Ort: Phonetisch: Lupe: Rotes X : Details: Funktion Hier kann nach dem Namen der Person oder Firma gesucht werden. Hier kann nach dem Ort des Gastes gesucht werden. Hier kann nach der -Adresse des Gastes gesucht werden. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann nach Worten, die ähnlich dem Namens-Eintrag klingen, gesucht werden (Beispiel: Wenn Maier eingetragen wird, wird auch Mayer, Meier oder Mayr gefunden. Dieses Symbol löst die Suche nach dem Gast aus. Alle entsprechenden Adressen werden in einer eigenen Liste angezeigt. Löscht alle gemachten Namens-Einträge aus der Maske. Vorschau der gewählten Adresse. 48 Version 2.5

49 5.5. TA/TO Zu verwenden, wenn Transaktionen, via TA/TO gemacht werden. Bei Buchungen über TA/TO werden der Bruttobetrag sowie der Kommissionsabzug auf der Registerkarte TA/TO rechts neben den Details angezeigt (siehe Zahlungsabwicklung im nächsten Abschnitt) Zahlungsabwicklung Bereich Funktion Zahlungsabwicklung: Warenkorb (Summe der Buchungen im Warenkorb) Ortstaxe (Summe der Ortstaxe) Buchungsgebühr (Summe der Buchungsgebühr an den Point of Sale) Stornoversicherung (Summe der Stornoversicherung) Total (Summe der obigen Werte) Option (wenn es eine Optionsbuchung ist, wird das Datum und die Uhrzeit des Ablaufes der Option gezeigt). In den Standard-Einstellungen des Sales Points in der Organisationsverwaltung kann eine Ablauffrist für Optionsbuchungen voreingestellt werden. Das Ablaufdatum von Optionsbuchungen wird im Warenkorb gemäß dieser Frist standardmäßig vorgeschlagen, kann aber jeder Zeit vom Benutzer vor Abschluss der Option überschrieben werden. Verkaufskanal (zeigt den gewählten Sales Channel) Währung: Hier werden die Standardwährung der Organisation sowie alle Beträge in dieser Währung darunter angezeigt. Der Benutzer kann eine andere Währung wählen, indem er in der 49 Version 2.5

50 Auswahl-Box die gewünschte selektiert. Die umgerechneten Beträge in der gewählten Währung werden dann rechts neben den jeweiligen Beträgen in der Standardwährung angezeigt: Der Umrechnungsfaktor, der verwendet wurde, um die Beträge in der Standardwährung auf die andere Währung umzurechnen, wird in einem eigenen Feld, angezeigt. Das System berücksichtigt dafür den vordefinierten Faktor aus den Vorgabewerten (siehe Währungen ): Der aus den Vorgabewerten ausgelesene Umrechnungsfaktor kann im Warenkorb vom Benutzer angepasst werden. Nachdem der Faktor vom Benutzer geändert wurde, erfolgt automatisiert eine neuerliche Umrechnung der Beträge anhand des geänderten Faktors und mit der gewünschten Rundung. Hinweis Rundung : Viele Währungen haben als kleinste Untereinheit nicht immer eine Einheit von 1 (z. B. kleinste Einheit bei Schweizer Franken sind 5 Rappen). Dementsprechend müssen die Zahlungsbeträge auch so gerundet werden, um Beträge mit gültigen Untereinheiten zu erhalten. Stornoversicherung: Über diese Option kann der Benutzer einstellen, ob die Stornoversicherung zum Gesamtbetrag hinzuaddiert werden soll oder nicht. Berechnungsregel: Die Reiserücktrittskostenversicherung wird auf Basis des Gesamtbetrags kalkuliert. Die Berechnung der Stornoversicherung im ExpertClient sowie im Internet ist dabei ident. In der Berechnung werde folgende Bestandteile berücksichtigt: Mahlzeiten-Zu-/Abschläge 50 Version 2.5

51 Endreinigung Bettwäsche Nächtigungsabgabe Ermäßigungen und Zuschläge, die von der Aufenthaltsdauer abhängig sind Nicht berücksichtigt für die Versicherung ist die Buchungsgebühr! Wurde eine Stornoversicherung auf Organisationsebene eingestellt, wird diese bei Vollinkasso, Mischinkasso und Zahlung an den Leistungsträger immer zur Anzahlung gerechnet. Bei Vollinkasso mit An- und Restzahlung wird die Stornoversicherung in der Anzahlung berechnet. Bei Zahlung an den Leistungsträger wird die Stornoversicherung an die Organisation gezahlt. Zahlungen: Zeigt die Zahlungen aus der Gesamtsumme, die an die Organisation zu zahlen sind (hängt vom Zahlungstyp ab), an. Anzahlung (Summe der Anzahlung) Restzahlung (Summe der Restzahlung) Buchungen ohne Inkasso: Bei Buchungen mit Zahlung an den Leistungsträger wird Kreditkarten-Garantie im Warenkorb vorselektiert: Buchungen mit Split-Inkasso: Wenn für eine Buchungstransaktion Split-Inkasso gewählt wird und es ist der Parameter Anzahlung = Kommission LT aktiv (siehe Bezahlung Gast in den Sales Point Details), dann kommen die Einstellungen, die für die Gastanzahlung getroffen wurden, nicht mehr zum Tragen. Vielmehr wird vorweg kalkuliert, wie hoch die Kommissionsforderung des Sales Points gegenüber dem Leistungsträger wäre. Dieser Wert ergibt dann die Gast- Anzahlung. Damit entfällt der Geldfluss für eine allfällige Leistungsträger- Abrechnung. Die LT-Abrechnung wird mit Null ausgewiesen. Diese Buchungen erscheinen auch dann auf der Abrechnung, wenn für diesen Leistungsträger sämtliche Abrechnungen mit Betrag 0 kalkuliert werden: Anzahlungsbetrag inkludiert Extras/Mahlzeiten: Verwendet ein Sales Point Split-Inkasso, werden jetzt auch Mahlzeiten, Zu- und -Abschläge für die Berechnung der Anzahlung 51 Version 2.5

52 heran gezogen. Extras, wie Bettwäsche und Endreinigung, werden dem Leistungsträger zugerechnet und nicht für die Anzahlung berücksichtigt. 20% Anzahlung werden vom Gesamtbetrag für Logis (Euro 200,-) und dem Aufpreis für die Verpflegung (Euro 40,-), aber nicht von Bettwäsche und Endreinigung berechnet: 20 % von 240,- = 48,- Regeln zur Kommissionsberechnung (Abwickler): Extras und Mahlzeiten werden entsprechend der Einstellungen für die Buchungsabrechnung (gegenüber dem Leistungsträger) für die Anzahlung bzw. für die Kommission heran gezogen, fließen aber immer als Bruttowert in die Kalkulation. Die Logis-Leistung folgt dem Parameter Kommiss.berechnung vom Logis-Total INKL. MWSt. (Administration der Buchungsabrechnung) und wird je nach Einstellung brutto oder netto für die Berechnung verwendet. TA/TO-Transaktionen: Bei TA/TO-Buchungen (Reisebüros) wird die Kommission an TA/TO entsprechend der Einstellungen berechnet (Sales Point Verkaufskanäle oder direkt von der Adresse). Die Kommission an TA/TO reduziert den offenen Betrag im Warenkorb. Der Bruttobetrag sowie der Kommissionsabzug werden auf der Registerkarte TA/TO angezeigt: 52 Version 2.5

53 Hinweis: Vor Verwendung von TA/TO-Buchungen müssen die Dokumente entsprechend angepasst werden. Die Buchungsbestätigung wird an die TA/TO-Adresse verschickt Mitteilungen Bereich an Gast: an Leistungsträger: vom Gast an Sales Point: Intern: Funktion Hier kann der Benutzer einen P.S.-Text, der auf dem Dokument an den Gast gedruckt wird, eingeben. Hier kann der Benutzer einen Text, der auf dem Dokument an den LT gedruckt wird, eingeben (nicht bei Angeboten möglich). Wenn der Gast ein Kommentar während der Internettransaktion eigegeben hat, ist es hier ersichtlich. Hier kann eine interne Mitteilung eingegeben werden. Diese erhöhen die Sequenznummer der Transaktion nicht. Bei Abwicklung von Buchungen über die DataTrans-Schnittstelle, wird nach Abschluss der Buchung die DataTrans- Referenznummer automatisch mit gespeichert und dann im Feld Intern angezeigt. Diese Referenznummer ist nicht gleich bei Buchungsabschluss ersichtlich, sondern wird erst beim Öffnen dieser Transaktion aus der Transaktionsliste heraus angezeigt (siehe Handbuch Transaktionsliste ): 53 Version 2.5

54 Hinweis: Die DataTrans-Referenznummer wird im Feld Intern nur angezeigt, wenn vor Buchungsabschluss eine Kreditkartenprüfung über DataTrans durchgeführt wurde und die Zahlung an den Leistungsträger zu erfolgen hat ( Zahlung an Leistungsträger ) Textbausteine Der Benutzer kann entscheiden, ob bestimmte Texte auf den verschickten Dokumenten mit aufgedruckt werden sollen oder nicht. Bei aktiviertem Auswahl-Kästchen werden die Textbausteine dann an der in der Vorlage definierten Stelle gedruckt. Hinweis: Nur bei Angeboten gültig. Bei anderen Transaktionstypen ist diese Auswahl nicht möglich! Veranstaltungen im Buchungszeitraum mitschicken: Ist das Auswahl-Kästchen aktiviert, wird der Veranstaltungskalender im gesuchten Zeitraum auf das Angebot aufgedruckt. Beim Drucken werden die Veranstaltungen nach dem Datum gereiht Mitreisende Hinweis: Nur bei Buchungen, Optionen gültig. Bereich Hinzufügen/Löschen: Funktion Mit dem grünen bzw. roten Symbol kann der Benutzer Mitreisende hinzufügen bzw. löschen Abschlusszeile Bereich Funktion Kommunikation : Dieser Button öffnet einen Dialog, der alle Kommunikationen diesen Gast betreffend zeigt. Beim Abschluss einer neuen Kommunikation ist die Kommunikationshistorie natürlich leer. Der Benutzer kann über die jeweils angebotenen Registerkarten entscheiden, welche Kommunikationen erfolgen sollen (Gast, Leistungsträger). 54 Version 2.5

55 Das System speichert jedes PDF, welches verschickt wird (siehe PDF-Symbol unter Bisherige Kommunikation ). Möchte der Benutzer bereits versendetes Dokument zu einem späteren Zeitpunkt erneut einsehen (Transaktionsliste), muss er nur auf dieses PDF-Symbol klicken. Das Dokument kann dann gleich geöffnet werden da es bereits vorhanden ist und nicht neu erstellt werden muss. Das Speichern jedes PDF-Dokuments führt mit der Zeit zu starkem Anwachsen des Speicherbedarfs und somit zur Verlangsamung des Systems. Zur Performanceoptimierung gibt es deshalb eine Routine, die alle alten PDF-Dokumente aus der Datenbank löscht. Es werden alle Angebots-PDFs nach 30 Tagen sowie alle Buchungs-PDFs nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Achtung! Die Daten bleiben trotz Löschen alter PDF-Dokumente gespeichert. Das PDF kann mit den ursprünglich gespeicherten Daten jederzeit über die Funktion Nochmals senden reproduziert werden! Vorschau : Speichern : Hier kann der Benutzer eine Vorschau auf das Dokument sehen. (noch nicht implementiert) Mit diesem Button wird die Transaktion gespeichert. Vor dem Speichern prüft das System die Vollständigkeit der Daten, die verpflichtend eingegeben werden müssen. Versucht z. B. der Benutzer eine Transaktion ohne bereits zugewiesener Gastadresse zu speichern, ruft das System automatisch die Adress-Suchmaske auf. Das Speichern einer Transaktion ohne zugewiesenen Gast ist nicht möglich. Nachdem die Transaktion gespeichert wurde, erscheint automatisch der Kommunikationsdialog, um die erforderlichen Bestätigungen über geeignete Kommunikationswege zu Verschicken (z. B. Angebot, Buchungsbestätigung etc.). 55 Version 2.5

56 Briefvorlagen: Im linken Bereich dieses Dialogs werden alle zum Transaktionstyp passenden Briefvorlagen der eigenen Organisation standardmäßig in der Gastsprache angezeigt. Bei Bedarf kann die Sprache über die Auswahl-Box geändert werden (z. B. italienischer Gast besteht auf Zusendung eines englischen Angebots). Dabei werden dann in der Liste darunter nur mehr jene Vorlagen angezeigt, die in dieser Sprache vorhanden sind. Kommunikationswege: Auswahl der gewünschten Kommunikationsart. Dokumente können über mehrere Kommunikationswege gleichzeitig versendet werden, z. B. Drucken und (Mehrfachauswahl möglich). Beim Versenden eines Dokuments per (z. B. Buchungsbestätigung) wird die PDF-Datei im Anhang nach dem Text, der im Betreff-Feld der Briefvorlage eingetragen wurde, benannt: Hinweis: Da der Betrefftext als Dateiname für den Anhang verwendet wird, sollte dieser Text grundsätzlich nur gültige Zeichen enthalten. Unter Windows gibt es die Einschränkungen, dass folgende Zeichen in einem Dateinamen nicht enthalten sein dürfen: \ / : *? < > Falls dennoch ungültige Zeichen im Text enthalten sein sollten, kann die trotzdem fehlerfrei verschickt werden. Das System ersetzt aber automatisch sämtliche ungültigen Zeichen im Dateinamen des Anhangs durch gültige vor dem Versand. Bezeichnung des PDF-Anhanges in der Jetzt drucken/später drucken: Der Benutzer kann entscheiden, ob die Kommunikation sofort oder später im Stapel erfolgen soll. Soll die Kommunikation gleich bei Transaktionsabschluss erfolgen ( Jetzt drucken ), prüft das System, ob der Etikettendruck für diese Organisation und diesen Transaktionstyp aktiviert ist. DB-weite Templates verbergen: Über diese Filter-Option können die datenbankweiten Briefvorlagen ausgeblendet werden. Standardmäßig ist diese Option aktiviert (blende datenbankweite Vorlagen 56 Version 2.5

57 aus). Sobald sie deaktiviert wird, werden auch die datenbankweiten Vorlagen am Ende der Vorlagenliste angezeigt: Brief nachbearbeiten: Wählt der Benutzer diese Option, hat dieser die Möglichkeit die ausgewählte Briefvorlage VOR dem Versand noch einmal nachzubearbeiten. Dem Benutzer werden sämtliche bearbeitbare Textblöcke in der Vorlage auf einem Dialog angezeigt. Der Benutzer kann zwischen den Textblöcken, mittels der Schaltflächen Back und Next, hin und her wechseln, 57 Version 2.5

58 um diese zu bearbeiten. In der Briefvorlagenverwaltung können Bezeichnungen für diese Blöcke vergeben werden, damit der Benutzer leichter erkennen kann, um welchen Textabschnitt es sich jeweils handelt. Diese Bezeichnungen werden dann in der Titelzeile auf diesen Nachbearbeitungsdialogen angezeigt (siehe z. B. Betreff, Sommertext in den Abbildungen darüber). Hinweis: Die Möglichkeit zur Nachbearbeitung von Briefvorlagen vor dem Versand setzt voraus, dass bearbeitbare Blöcke in der Vorlagen-Definition eingebaut wurden (siehe AskUser -Felder). Die durchgeführten Änderungen an den Dokumenten sind NUR temporär bzw. NUR für diese Kommunikation gültig. D. h. die ursprünglich verwendeten Vorlagen werden dadurch NICHT verändert. Der Benutzer schließt die Nachbearbeitung ab, indem er auf die Schaltfläche Finish klickt. Der Versand/Druck des nachbearbeiteten Dokuments wird durchgeführt. Hinweis: Falls Sie bestimmte Bereiche in Ihren Vorlagen nachbearbeitbar machen möchten, wenden Sie sich bitte an das feratel Servicecenter Kommunikation mit den Vermietern: Bei lokalen Buchungstransaktionen kann der Benutzer entscheiden, ob eine Bestätigung an die beteiligten Leistungsträger verschickt werden soll oder nicht: Bestätigt der Benutzer mit Ja, verschickt das System an alle Leistungsträger im Warenkorb die entsprechenden Bestätigungen. Soll die Bestätigung an den Leistungsträger nicht sofort verschickt werden ( Nein ), geht die Kommunikation in den Stapeldruck und kann später ausgedruckt werden (egal, welchen Kommunikationsweg der Leistungsträger gewählt hat das Dokument wird dann immer gedruckt). Hinweis: Das System verschickt jene Buchungsbestätigung an den Vermieter, für die in der Briefvorlagenverwaltung die Option Internet gesetzt wurde. Etikettendruck: In den Sales Point-Einstellungen der Organisation kann definiert werden, für welche Transaktionstypen der 58 Version 2.5

59 Etikettendruck gewünscht wird. Diese Einstellungen greifen nicht nur im Stapeldruck, sondern auch, um direkt bei Transaktionsabschluss Etiketten sofort drucken zu können: Ist der Etikettendruck in der Organisationsverwaltung aktiviert, erscheint nach dem Kommunikationsdialog eine Abfrage. Der Benutzer kann jetzt die Etiketten sofort drucken oder den Etikettendruck abbrechen: Hinweis: Der Etiketten-Sofortdruck setzt voraus, dass der Benutzer auf dem Kommunikationsdialog den Kommunikationsweg Drucker ausgewählt hat. Falls die Kommunikation über einen anderen Weg erfolgte, wird der Aufforderungsdialog zum Etikettendrucken nicht angezeigt. Bitte beachten Sie, dass für das Drucken der Etiketten eine Briefvorlage vom Typ Etikette vorhanden sein muss (siehe Briefvorlagen ). Kontierungen: Beim Speichern von Buchungen legt das System automatisch die Kontierungen dazu an. Die Übersicht über die Kontierungen kann später aus der Transaktionsliste heraus aufgerufen werden (rechte Maustaste auf die gewünschte Transaktion in der Liste und Funktion Kontierungen aufrufen). Schließen : Mit diesem Button wird die Transaktion geschlossen Anfragepool Der Anfragepool verteilt konkrete Gastanfragen an passende Vermieter. Die Vermieter haben über den WebClient Zugriff auf jene Anfragen, die den Suchkriterien des Gastes entsprechen. Frei definierbare Qualitätsrichtlinien wie Beantwortungsfrist oder Limit der Anzahl der Angebote dienen dazu, dem Gast gegenüber eine Garantie zu geben, dass die Anfrage beantwortet wird. Weiteres werden die Vermieter animiert den WebClient zu verwenden, um Anfragen zu erhalten. Anfragen können sowohl Online (durch den Gast direkt) als auch via Expert-Client, durch den ExpertClient-Benutzer, erfasst werden. Im Speziellen wird an dieser Stelle hauptsächlich auf die Erfassungsmöglichkeiten von Anfragepool-Transaktionen im ExpertClient eingegangen. 59 Version 2.5

60 Der Anfragepool ist ein Zusatzmodul (Add-on) vom ExpertClient und muss je Kunde aktiviert werden. Hinweis: Wenn Sie dieses Modul verwenden möchten, setzen Sie sich bitte mit dem Feratel Servicecenter in Verbindung Wir schalten dann dieses Modul für Ihre Organisation frei Neue Anfragepool-Transaktion erstellen Der Benutzer gibt auf der Suchmaske sämtliche vom Gast gewünschten Sucheinstellungen ein und übernimmt diese Einstellungen dann ohne Durchführung eines Suchvorgangs gleich direkt in den Warenkorb ( Übernehmen ): Im Warenkorb ist der Transaktionstyp Anfragepool auszuwählen. Dabei erscheinen dann im rechten unteren Bereich weitere Eingabefelder, speziell für diesen Transaktionstyp: Kontakt via: Auswahl des Kommunikationsweges über den der Gast die Angebote der Vermieter erhalten möchte. Es stehen die Kontaktarten , Fax, Telefon sowie Brief zur Auswahl. 60 Version 2.5

61 Bei der Erstellung einer Anfrage für den Anfragepool wird die Voreinstellung für das Feld Kontakt via automatisch aus dem Feld Kontakt per aus der Gastadresse übernommen: Natürlich kann dieses Feld jederzeit manuell übersteuert werden. Anz. Tickets: Die hier eingetragene Anzahl an Tickets gibt an, wie viele Angebote der Gast maximal erhalten soll. Der hier angezeigte Standardwert kann in den Standard-Einstellungen des Sales Points (siehe Organisationsverwaltung ) vordefiniert werden. Der Vermieter muss die Anfrage aktivieren, um die Adresse des Gastes einsehen zu können. Durch diesen Vorgang wird der Ticketzähler erhöht. Sobald das Limit für die Anzahl der Angebote erreicht ist, kann kein weiterer Vermieter mehr die Anfrage aktivieren. Deadline (Ablauffrist): Die hier standardmäßig angeführte Deadline ergibt sich aus der in der Organisationsverwaltung eingetragenen Verfallsfrist für Anfragepool-Transaktionen (siehe Standard- Einstellungen im Sales Point) in Hinblick auf das aktuelle Erstellungsdatum dieser Anfragepool-Transaktion. Diese Verfallsfrist kann bei ExpertClient-Transaktionen auch manuell angepasst werden. Vermieter können nur bis zum Ablauf der Verfallsfrist auf die Anfrage zugreifen, und diese für sich aktivieren. Beim Speichern der Anfragepool-Transaktion werden die Dokumente für die Bestätigung an den Gast zur Auswahl angezeigt (Dokumenttyp Anfragepool Bestätigung ): 61 Version 2.5

62 Nach Abschluss der Transaktion wird diese mit Typ Anfragepool, gefolgt von der Verfallsfrist (in Klammern danach), in der Transaktionsliste des ExpertClients angezeigt: In der Spalte Pr. wird links vom Schrägstrich angezeigt, wie viele Tickets zu dieser Anfrage von Vermietern insgesamt entnommen werden dürfen (40). Die Zahl rechts vom Schrägstrich zeigt an, wie viele Vermieter diese Anfrage bereits genommen haben. Aus der Transaktionsliste heraus kann dann ein Angebot zu dieser Anfragepool- Transaktion erstellt werden (siehe Handbuch Transaktionsliste ). Hinweis: Eine Anfragepool-Transaktion verfällt, wenn entweder ihre Verfallsfrist erreicht wird oder aber sämtliche Tickets für die Entnahme durch Vermieter bereits aufgebraucht worden sind. Über den Expert Client besteht dann aber trotzdem noch die Möglichkeit die Anfrage z. B. zu verlängern bzw. die Ticketanzahl wieder zu erhöhen, damit Vermieter sie wieder entnehmen können. 62 Version 2.5

63 Briefvorlagen Im Rahmen von Anfragepool-Transaktionen sind folgende Briefvorlagen relevant, die in der Tabelle darunter näher beschrieben werden: Vorlage Anfragepool-Bestätigung an Gast Anfragepool Follow-Up Beschreibung Wird bei Transaktionsabschluss an den Gast verschickt. Es kann in den Sales Point-Einstellungen der Organisation über den Parameter Bestätigungs- senden eingestellt werden, ob eine Bestätigungsmail verschickt werden soll oder nicht. Wird nach Erreichen der Verfallsfrist der Anfrage an den Gast verschickt, vorausgesetzt das Kontrollkästchen Follow-Up senden in den Standardeinstellungen des Sales Points (Organisationsverwaltung) ist aktiviert. Mit dem Follow-up Mail wird der Gast über den Status seiner Anfrage automatisch informiert Buchung auf Anfrage Voraussetzung dafür, dass ein bestimmtes Produkt auf Anfrage buchbar ist, dass in den Verkaufsregeln auf Produktebene, die Option auf Anfrage für den jeweiligen Suchzeitraum aktiviert ist: Nur bei aktivierter Option kann für das Produkt der Transaktionstyp Buchung auf Anfrage ausgewählt werden, sobald dieses in den Warenkorb übernommen wurde. Ansonsten ist dieser Transaktionstyp nicht verwendbar: Wählt der Benutzer als Typ Buchung auf Anfrage aus, können danach keine weiteren Leistungen mehr von der Suchmaske in den Warenkorb übernommen werden. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei Buchung auf Anfrage immer nur 1 Objekt gebucht werden kann. D. h. bei Transaktionsabschluss darf sich maximal 1 Leistungsträger im Warenkorb befinden. Grund dafür ist, dass derartige Buchungsanfragen immer vom Vermieter bestätigt werden müssen. Beim Versuch, weitere Leistungen in den Warenkorb zu übernehmen, wird deshalb nachstehende Hinweismeldung angezeigt: 63 Version 2.5

64 Was die Zahlungskonditionen betritt, ist außerdem auch kein Inkasso möglich! Beim Speichern der Buchungsanfrage kann der Gast durch Wahl geeigneter Kommunikationswege informiert werden: Danach wird ein weiterer Dialog angezeigt zwecks Kommunikation mit den Vermietern. Der Benutzer kann entscheiden, ob die Buchungsbestätigung an den Leistungsträger verschickt werden soll oder nicht: Hinweis: Das System verschickt jene Buchungsbestätigung an den Vermieter, für die in der Briefvorlagenverwaltung die Option Internet gesetzt wurde. Nach dem Speichern kann die Buchungsanfrage in der Transaktionsliste von ExpertClient eingesehen werden. Neben dem Transaktionstyp wird das Ablaufdatum dieser Buchungsanfrage angezeigt. Die Frist entspricht dabei jener, die in der 64 Version 2.5