Storebox Guide Endnutzer-Portal

Transkript

1 Storebox Guide Swisscom Storebox Guide 1/20

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Über das Storebox Portal Grundlegende Arbeitsschritte mit Dateien Dateien suchen Dateien auswählen Dateien herunterladen Dateien hochladen Dateien umbenennen Dateien kopieren/verschieben Dateien löschen Löschen von Dateien rückgängig machen Dateien anzeigen Dateien bearbeiten mit Storebox Edit for Chrome Mit dem Versionsverlauf arbeiten Dateien teilen Öffentliche Links nutzen Öffentlichen Link aufheben Dateien gemeinsam bearbeiten Zusammenarbeit für Dateien aufheben Das eigene Benutzerprofil konfigurieren Geräte verwalten Swisscom Storebox Guide 2/20

3 1 Einleitung Willkommen beim Storebox Portal für Endnutzer! Hier erfahren Sie in höchstens zehn Minuten alles, was Sie für Ihre ersten Schritte mit dem Storebox Portal brauchen. Nachdem Sie die folgenden Schritte ausgeführt haben, können Sie im Handumdrehen Dateien synchronisieren und teilen und mit anderen zusammenarbeiten: 1. Storebox Client für Desktop oder Laptop herunterladen, damit Sie Ihre Dateien immer in der aktuellen Version synchronisieren und Backups des Computers auf dem Portal erstellen können. 2. Storebox Mobile Apps für Ihr Mobiltelefon und Tablet herunterladen, damit Sie zu jeder Zeit an jedem Ort Zugriff auf den aktuellen Stand Ihrer Dateien haben. 3. Dateien zum Ordner My Files hinzufügen. Dateien in diesem Ordner werden regulär mit Ihrem Account auf dem Storebox Portal synchronisiert, damit Sie von allen Ihren Geräten und aus dem Internet Zugriff darauf haben; siehe Abschnitt Dateien hochladen (Seite 6). 4. Ordner und Dateien durch Collaboration und öffentliche Links sekundenschnell und sicher mit Ihrem Team oder externen Benutzern teilen; siehe Abschnitt Dateien teilen (Seite 12). 5. Mit dem Google Chrome Plugin ganz einfach Dateien direkt auf dem Storebox Portal bearbeiten; siehe Abschnitt Dateien bearbeiten mit Storebox Edit für Chrome (Seite 10). 2 Über das Storebox Portal In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über das Storebox Portal. Der Bereich Cloud Drive enthält alle Ihre Dateien. Sie können im Bereich Cloud Drive beliebig viele neue Ordner anlegen, die folgenden beiden sind jedoch standardmässig bereits vorhanden: Swisscom Storebox Guide 3/20

4 Der Ordner My Files wird automatisch mit der Cloud synchronisiert, wenn der Storebox Client auf Ihrem Computer installiert ist. Im folgenden Beispielbild enthält er einige Dokumente, PDF- Dateien und Bilder. Der Ordner Shared With Me enthält alle Inhalte, die andere Storebox Nutzer mit Ihnen geteilt haben. In diesem Beispiel sehen Sie ein Projekt namens «project share 02»; es enthält eine Präsentation, an der «Stefan Lengacher demo» aus der Marketing-Abteilung zusammen mit Ihnen arbeitet. Im Bereich Devices sind alle Ihre Geräte aufgeführt, die mit Ihrem Storebox Portal Account verbunden sind (Arbeitsplatzrechner mit installiertem Storebox Client, NAS-Gateways sowie mobile Endgeräte mit der App CTera). Unter jedem Gerät wird angezeigt, wann zuletzt ein Backup erfolgt ist und wie gross dessen Datenvolumen ist. Swisscom Storebox Guide 4/20

5 3 Grundlegende Arbeitsschritte mit Dateien 3.1 Dateien suchen Sie können einen Ordner nach Dateien durchsuchen. 1. Geben Sie dazu im Textfeld Diesen Ordner durchsuchen den Namen der gesuchten Datei bzw. einen Teil des Namens ein. Die Dateien, die der Suchanfrage entsprechen, werden angezeigt. 2. Um die Suchanfrage zu löschen, klicken Sie auf das Symbol neben dem Feld Diesen Ordner durchsuchen. 3.2 Dateien auswählen Sie können mehrere Dateien und Ordner auf einmal für die Durchführung einer Aktion auswählen. Dies ist auf verschiedenen Wegen möglich: Swisscom Storebox Guide 5/20

6 Sie können die Kontrollkästchen neben den gewünschten Dateien und Ordnern einzeln auswählen. Um alle Dateien und Ordner auf einmal auszuwählen, können Sie entweder das oberste Kontrollkästchen in der Kontrollkästchen-Spalte auswählen oder auf den Abwärtspfeil dem obersten Kontrollkästchen und dann auf Select All klicken. neben Um bestimmte Dateien auszuwählen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem obersten Kontrollkästchen und dann auf Select Files. Um bestimmte Ordner auszuwählen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem obersten Kontrollkästchen und dann auf Select Folders. Um die Auswahl aufzuheben, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem obersten Kontrollkästchen und dann auf Select None. 3.3 Dateien herunterladen Sie können Dateien und Ordner herunterladen. Der Download mehrerer Dateien und/oder Ordner auf einmal erfolgt automatisch als ZIP-Datei. 1. Wählen Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner aus; siehe Abschnitt Dateien auswählen (Seite 5). 2. Klicken Sie auf das Download-Symbol. 3.4 Dateien hochladen Um Dateien in den Ordner My Files hochzuladen, können Sie entweder zu der gewünschten Datei navigieren oder sie per Drag & Drop in den Ordner ziehen. 1. Klicken Sie auf den Ordner My Files. Die Seite My Files wird angezeigt. 2. Klicken Sie nun entweder auf das Upload-Symbol und navigieren Sie zu der hochzuladenden Datei, oder ziehen Sie diese aus dem Windows-Explorer in das Storebox-Browserfenster. Sie können auch ganze Ordner (sogar mit Unterordnern) herüberziehen. Note: Im Internet Explorer ist das Feature ab Version 10 eingeschränkt verfügbar; es wird lediglich Drag & Drop von Dateien unterstützt, nicht von Ordnern (aufgrund von Beschränkungen des Browsers). Internet Explorer 9 unterstützt keinen Upload per Drag & Drop. Swisscom Storebox Guide 6/20

7 3.5 Dateien umbenennen 1. Wählen Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner aus; siehe Abschnitt Dateien auswählen (Seite 5). 2. Klicken Sie auf das Umbenennen-Symbol. Der Datei- bzw. Ordnername kann jetzt bearbeitet werden. 3. Geben Sie den neuen Datei- bzw. Ordnernamen ein. 4. Klicken Sie auf Save. 3.6 Dateien kopieren/verschieben Sie können Dateien kopieren oder in einen anderen Ordner verschieben. 1. Wählen Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner aus; siehe Abschnitt Dateien auswählen (Seite 5). 2. Klicken Sie auf das Kopieren/Verschieben-Symbol. Das Fenster Kopieren/Verschieben Artikel wird geöffnet. Swisscom Storebox Guide 7/20

8 3. Klicken Sie auf den gewünschten Zielordner. 4. Klicken Sie entweder auf Kopieren oder auf Verschieben. 3.7 Dateien löschen 1. Wählen Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner aus; siehe Abschnitt Dateien auswählen (Seite 5). 2. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt. 3. Klicken Sie auf Delete. 3.8 Löschen von Dateien rückgängig machen Sie können gelöschte Dateien anzeigen und wiederherstellen. 1. Klicken Sie im Ordner My Files auf das Gelöscht-Symbol. Alle gelöschten Dateien werden angezeigt. Swisscom Storebox Guide 8/20

9 2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie wiederherstellen möchten; siehe Abschnitt Dateien auswählen (Seite 5). 3. Klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol. 3.9 Dateien anzeigen Klicken Sie einfach auf eine Datei, um sie im Online Viewer anzuzeigen. Sie können die Datei ausdrucken, herunterladen und durchsuchen. Eine Vielzahl von Dateitypen wird unterstützt. Wenn der Online Viewer den jeweiligen Dateityp nicht unterstützt, bietet das Storebox Portal stattdessen an, die Datei herunterzuladen. Die Liste der unterstützten Dateiformate umfasst im Einzelnen: Dokumentformate: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, RTF, CSV, PDF, ODT, ODS, ODP und viele ältere Dokumentformate Web-Formate: HTML, SVG Swisscom Storebox Guide 9/20

10 Bildformate: TIFF, JPG, JP2, GIF, PNG, RAS, CAL, MIL, DIB, BMP, PSD, PCT, PCX, DCX, PCD, WMF, EMF, TGA und viele weitere Bilddateiformate Medizinische Bildgebungsdateien: DICOM CAD-Formate: DGN (Unterstützung von V7 und V8 DGN einschliesslich V8 XM und V8I), DWG (Version 2.5 bis 2014), DXF (Version 2.5 bis 2014) -Formate: EML, MSG Sonstige Formate: txt Die Dateien werden mit einem vollständig nativen HTML5-Viewer angezeigt, es sind keine Browser-Plugins erforderlich. Das Durchsuchen von Dateien wird ebenso unterstützt wie das Kopieren und Einfügen von Text. Bitte beachten Sie: Passwortgeschützte Dateien können nicht in der Vorschau angezeigt werden. Dateien können nur bis zu einer Grösse von 5 MB in der Vorschau angezeigt werden Dateien bearbeiten mit Storebox Edit for Chrome Sie können Dateien lokal bearbeiten, und Ihre Änderungen werden automatisch wieder auf das Portal hochgeladen. Dieses Feature ist derzeit nur für Google Chrome unter Windows verfügbar (weitere Browser und Betriebssysteme werden in späteren Releases hinzukommen). Um dieses Feature zu nutzen, müssen Sie den Storebox Client installieren und mit Ihrem Portal-Account verbinden, und das Edit-Plugin muss in Google Chrome aktiviert sein. 1. Wählen Sie eine Datei im Ordner My Files oder Shared with Me aus und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Die Datei wird auf Ihren PC heruntergeladen und in dem Programm geöffnet, das mit dem jeweiligen Dateityp verknüpft ist. 2. Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Die überarbeitete Datei wird automatisch mit dem Portal synchronisiert. 3. Nun ist die aktuelle Fassung Ihrer Datei verfügbar, und Sie können sie im Online Viewer anzeigen lassen Mit dem Versionsverlauf arbeiten Sie können frühere Versionen einer Datei anzeigen, herunterladen und wiederherstellen. 1. Wählen Sie im Ordner My Files eine Datei aus und klicken Sie auf das Versionsverlauf-Symbol. Das Dialogfeld Versionen wird angezeigt; hier sind die verschiedenen Versionen aufgeführt, die es von der Datei gibt. Swisscom Storebox Guide 10/20

11 2. Klicken Sie auf die Version, mit der Sie arbeiten möchten. 3. Sie haben dann verschiedene Möglichkeiten: Swisscom Storebox Guide 11/20

12 Um die Version anzuzeigen, klicken Sie auf Vorschau. Um die Version herunterzuladen, klicken Sie auf Herunterladen. Um eine Kopie der Version anzulegen, klicken Sie auf Kopieren in, navigieren Sie zu dem Speicherort, an den Sie die Version kopieren wollen, und klicken Sie auf Kopieren. Um die Version wiederherzustellen, also die aktuelle Version wieder durch diese ältere zu ersetzen, klicken Sie auf Wiederherstellen. 4 Dateien teilen Es gibt grundsätzlich zwei Wege, um Dateien aus Ihrem Cloud Drive mit Anderen zu teilen: Mit öffentlichen Links können Sie Dateien schnell mit einer grösseren Zahl nicht als Gruppe definierter Personen bzw. über öffentliche Medien wie Facebook oder WhatsApp teilen. Sie können festlegen, ob die Empfänger des Links daraufhin die Dateien bearbeiten und wieder in den gemeinsamen Ordner hochladen dürfen; siehe Abschnitt Öffentliche Links nutzen (Seite 12). Die Collaboration-Funktion ermöglicht sicheres Teilen von Dateien und Ordnern mit Teammitgliedern, externen Benutzern oder ganzen Gruppen; siehe Abschnitt Dateien gemeinsam bearbeiten (Seite 14). 4.1 Öffentliche Links nutzen Sie können einen öffentlichen Link für jede Datei und jeden Ordner im Cloud Drive teilen. Swisscom Storebox Guide 12/20

13 1. Wählen Sie die Datei bzw. den Ordner in Ihrem Cloud Drive aus und klicken Sie auf das Link- Symbol. Das Dialogfeld Public Link to wird angezeigt. 2. Klicken Sie auf Create new link. Ein Link zu dem gewählten Element (Datei bzw. Ordner) wird angezeigt. 3. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie können den Link in Ihre Zwischenablage kopieren, indem Sie auf Kopieren klicken, und ihn dann per an die Personen senden, mit denen Sie das Element teilen wollen. Sie können die Zugriffsrechte festlegen (nur Lese- oder Schreib- und Lesezugriff), indem Sie auf klicken. Sie können ein Ablaufdatum für den Link festlegen, indem Sie auf klicken. Swisscom Storebox Guide 13/20

14 Sie können vorhandene Links löschen, indem Sie auf und dann auf Entfernen klicken. Sie können weitere Links zu diesem Element erzeugen, indem Sie auf Neuen Link erstellen klicken. 4. Klicken Sie auf Schliessen. Das Link-Symbol neben dem verlinkten Element wird jetzt in blau angezeigt Öffentlichen Link aufheben 5. Klicken Sie auf das blaue Link-Symbol neben der Datei bzw. dem Ordner. 6. Um einen vorhandenen Link zu entfernen, klicken Sie auf und dann auf Entfernen. 4.2 Dateien gemeinsam bearbeiten Sie können Kollegen, externe Benutzer oder Benutzergruppen dazu einladen, mit Ihnen an einem Ordner oder einer Datei zusammenzuarbeiten. Alle Beteiligten werden per -Benachrichtigung eingeladen, mit Ihnen an dem Projekt zu arbeiten. Daraufhin können sie die Dateien im Projekt anzeigen und bearbeiten und/oder dem Projekt neue Dateien und Ordner hinzufügen, je nach Zugriffsrechten. 1. Wählen Sie eine Datei/einen Ordner in Ihrem Cloud Drive aus und klicken Sie auf das Collaboration-Symbol. Das Dialogfeld Freigeben wird angezeigt. Swisscom Storebox Guide 14/20

15 2. Geben Sie in das Eingabefeld eine -Adresse, einen Benutzernamen oder eine Benutzergruppe ein und wählen Sie dann die Person aus, mit der Sie zusammenarbeiten wollen. 3. Darüber hinaus können Sie Folgendes tun: Sie können die Zugriffsrechte des Collaboration-Partners festlegen (nur Lese- oder Lese- und Schreibzugriff), indem Sie auf klicken. Sie können ein Ablaufdatum für den Link zum geteilten Element (Datei oder Ordner) festlegen, indem Sie auf klicken. Um bei externen Benutzern, die mit -Adresse angegeben sind, die Sicherheit zu erhöhen, können Sie die Authentifizierung per -Verifizierung vorschreiben, indem Sie auf klicken. Sie können vorhandene Collaboration-Partner entfernen, indem Sie auf und dann auf Entfernen klicken. Swisscom Storebox Guide 15/20

16 4. Sie können die Projekteinstellungen konfigurieren, indem Sie auf klicken und die gewünschten Einstellungen auswählen. Sie können festlegen, ob die betreffende Datei bzw. der Ordner von den Nutzern weiter geteilt (Dies ist ein Teamprojekt) und/oder von anderen Teammitgliedern lokal synchronisiert werden kann (Teammitgliedern erlauben, diesen Ordner zu synchronisieren). 5. Klicken Sie auf Save. Das Symbol für Collaboration-Partner neben der Datei/dem Ordner wird nun blau angezeigt.. Wenn ein Ordner Gegenstand der Zusammenarbeit ist, wird das Ordner-Symbol blau angezeigt Zusammenarbeit für Dateien aufheben Swisscom Storebox Guide 16/20

17 1. Klicken Sie neben das blaue Datei- oder Ordnersymbol. 2. Entfernen Sie den/die Collaboration-Partner, indem Sie auf und dann auf Entfernen klicken. 5 Das eigene Benutzerprofil konfigurieren So können Sie Ihr Benutzerprofil konfigurieren: 1. Klicken Sie auf Ihren Avatar oben rechts. Wenn Sie noch keinen Avatar angelegt haben, werden hier Ihre Initialen angezeigt. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Swisscom Storebox Guide 17/20

18 2. Klicken Sie auf Mein Profil. Die Seite Mein Profil wird angezeigt. 3. Um einen Avatar hochzuladen, klicken Sie auf das Kamera-Symbol, navigieren Sie zur gewünschten Bilddatei und klicken Sie auf Öffnen. 4. So bearbeiten Sie Ihren Namen: a. Klicken Sie auf das Symbol neben Ihrem Namen. Das Dialogfeld Namen ändern wird angezeigt. b. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Namen ändern. 5. So bearbeiten Sie Ihre -Adresse: Swisscom Storebox Guide 18/20

19 a. Klicken Sie auf das Symbol neben Ihrer -Adresse. Das Dialogfeld -Adresse ändern wird angezeigt. b. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf -Adresse ändern. 6. Um Ihr Unternehmen zu bearbeiten, klicken Sie auf im Feld Firma, bearbeiten Sie den Firmennamen und klicken auf. 7. Um die Sprache der Benutzeroberfläche zu ändern, wählen Sie in der Dropdown-Liste Sprache die gewünschte Sprache aus. 8. So ändern Sie Ihr Passwort: a. Klicken Sie auf Passwort ändern. Das Dialogfeld Passwort ändern wird geöffnet. b. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf Passwort ändern. 6 Geräte verwalten Auf der Seite Devices werden alle Geräte angezeigt, die derzeit mit Ihrem Account verknüpft sind, z. B. Laptops, Smartphones (mit der CTera-App) usw. Von hier aus können Sie die Verbindung zu einem Gerät Swisscom Storebox Guide 19/20

20 herstellen, die Dateien und Ordner im Backup eines Geräts anzeigen, Backups wiederherstellen und verschiedene Dateiaufgaben ausführen. 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Devices. Die Seite Devices mit Angaben zum Zeitpunkt und zur Grösse des jeweils letzten Backups wird angezeigt. 2. Um die Verbindung zu einem Gerät herzustellen, klicken Sie auf das Verbinden-Symbol. 3. Um den Inhalt eines Backups von einem Gerät anzuzeigen, klicken Sie auf. Der vom betreffenden Gerät gesicherte Inhalt des Backups wird angezeigt. 4. Darüber hinaus können Sie Folgendes tun: Sie können ältere Backups anzeigen, indem Sie auf Weitere Versionen klicken. Sie können eine Datei oder einen Ordner aus einem Backup wieder auf das Ursprungsgerät zurückzuspielen, indem Sie die Datei/den Ordner auswählen und auf Wiederherstellen klicken. Sie können Links zu Dateien und Ordnern aus Backups anzeigen, herunterladen und teilen, wie dies weiter oben in dieser Anleitung beschrieben wird. Swisscom Storebox Guide 20/20