SharePoint für Interne Kommunikation

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1 White Paper SharePoint für Interne Kommunikation Maximieren Sie die Leistungsfähigkeit Ihrer Internen Kommunikation durch Enterprise Collaboration. DVHAUS CONSULTING Full Service Agentur für Interne Kommunikation Autor: Gunther Mittmann-Gano, Senior Consultant und Projektleiter Digital Media Mai, 2014

2 Abstract Der Arbeitsalltag in der Internen Kommunikation (IK) ist zum Großteil von redaktionellen Tätigkeiten geprägt. Zugleich verfolgt die IK einen strategischen Ansatz, bei der Formulierung von Leitlinien, Förderung des Mitarbeiterengagements und dem Thema Collaboration proaktiv mitzuwirken. Diesem Anspruch kann die IK oftmals nicht im notwendigen Maße gerecht werden, da sich die Ergebnisse per Definition noch am klassischen Redaktionsplan orientieren. Wer in der Internen Kommunikation keine authentischen Inhalte liefert, wird unglaubwürdig und muss über kurz oder lang scheitern. Der Internen Kommunikation ergeht es dann wie so mancher missglückten Unternehmenskommunikation im Netz, nur dass sich der Shitstorm auf den Fluren hinter vorgehaltener Hand ereignet. Dieses White Paper zeigt Wege und Lösungen auf, wie mit Enterprise-Collaboration-Tools redaktionelle Aufgaben und Prozesse effizienter gestaltet werden können, sodass der produzierte Content seinen strategischen Mehrwert entfalten kann. Der Fokus liegt hierbei auf der Nutzung von Microsoft SharePoint. Zum einen, da SharePoint die am weitest verbreitete Enterprise-Collaboration-Plattform in Unternehmen weltweit ist. Zum anderen, da wir überzeugt sind, dass SharePoint richtig angewandt genau die passenden Lösungen für die Interne Kommunikation bietet. Nichtsdestotrotz können die hier präsentierten Aussagen weitestgehend auch auf andere Content Management- und Collaboration-Systeme übertragen werden. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 01

3 Thesen Entstehung und Verbreitung von Content hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Welche Konsequenzen und Chancen lassen sich hieraus für die Interne Kommunikation ableiten? Die Anforderungen an Content steigen kontinuierlich. Content Marketing ist zwar so alt wie das moderne Verlagswesen, jedoch entwickelte sich es erst mit web 2.0 zu einer eigenständigen Disziplin, die auch in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen wird. Denn aus Sicht der externen Kommunikation geht heutzutage nichts mehr, ohne stetig und viel (sehr viel!) qualitativen (!) Content zu generieren und sich dabei Social Media-Netzwerke zunutze zu machen. Wer hier z.b. bei einem Produktlaunch keinen strategisch ausgerichteten Content-Plan verfolgt, läuft Gefahr, von den vorderen Plätzen im Netz verdrängt zu werden und nur noch unter ferner liefen zu rangieren. Hier bewahrheitet sich: Content ist King! Bei der Internen Kommunikation gibt es hingegen kein Content-Ranking, nichts, woran sich die Qualität des Contents messen müsste und entsprechenden Handlungsdruck aufbaut. Nicht zuletzt auch deshalb wird Content der Internen Kommunikation heute noch oftmals stiefmütterlich behandelt. Das ist fatal, denn gerade in der Internen Kommunikation kommt es auf die Qualität der Inhalte und Akzeptanz bei den Mitarbeitern an. Das bewahrheitet sich insbesondere in der Change-Kommunikation, bei der es darum geht, ehrlich, offen und umfassend für den Wandel zu werben. Wer hier keine authentischen Inhalte liefert, wird unglaubwürdig und muss scheitern. Der Internen Kommunikation ergeht es dann wie so mancher missglückten Firmenkommunikation im Netz, nur dass sich der Shitstorm auf den Fluren hinter vorgehaltener Hand ereignet. Deshalb die Empfehlung: Machen Sie auch in der Internen Kommunikation Content zum König! Dabei lässt sich einiges von der externen Kommunikation lernen. Marketing Automation liefert beispielsweise die Tools, mit denen der gewünschte Content an die richtigen Personen gesendet wird. Social Media Monitoring verschafft einen Überblick, wie sich Inhalte über die verschiedenen Kanäle verbreiten und eröffnet damit Möglichkeiten, selbst Einfluss zu nehmen. All diese Maßnahmen erfordern eine gebündelte, strategische Vorgehensweise, die zentral aus der Marketing-Abteilung gesteuert und überwacht wird. Ähnliches sollte für die Interne Kommunikation gelten. Enterprise Collaboration-Tools eröffnen dabei ebenso weitreichende Chancen, die Relevanz von Content zu steigern und dessen Effizienz im Unternehmen zu messen. Doch bevor diese Tools zum Einsatz kommen können, sollten sich Entscheider und Macher der Internen Kommunikation vom Verlautbarungsjournalismus trennen und ein erweitertes Verständnis von Content entwickeln, welches die betroffenen Mitarbeiter als Fürsprecher und Botschafter mit einbezieht. Das gilt insbesondere in schwierigen Zeiten des Wandels. Nur wer hier eine gute und auf Glaubwürdigkeit basierende Kommunikationsstrategie verfolgt, kann bei Mitarbeitern und Vorgesetzten punkten. Empfehlungen für Change-Kommunikation: Kommunizieren Sie proaktiv und zeitnah relevante Informationen und vermeiden Sie so Gerüchte. Binden Sie sog. Change Ambassadors aus dem Mittleren Management aktiv in die Kommunikationsstrategie ein. Beschränken Sie Vision und Mission des Wandels nicht auf Unternehmenssichtweise, sondern zeigen Sie die Konsequenzen für jeden Einzelnen auf. Geben Sie den Mitarbeitern ausreichend Zeit für Fragen. Sorgen Sie für Antworten und Feedback. Machen Sie Change Kommunikation zu einer Konversation, die Diskussion statt Frustration fördert. Setzen Sie mit Halbwahrheiten Ihre Glaubwürdigkeit nicht aufs Spiel. Organisieren Sie interaktive Event-Formate und Trainings für Ihre Mitarbeiter. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 02

4 Analysen Wir fragten Entscheider und Macher der Internen Kommunikation, wie sie ihre Inhalte und Abläufe administrieren und steuern. Seit 2009 betreibt dvhaus mit der IK Community ein Online-Netzwerk auf der Social Media-Plattform XING, das mit inzwischen über Teilnehmern das mitgliedsstärkste Netzwerk für Professionals der Internen Kommunikation im deutschsprachigen Raum ist. Wir wollten von den Mitgliedern wissen, wie sie ihre redaktionellen Aufgaben angehen. Die Frage: Was macht Ihr Redaktionsplan? ergab interessante Einblicke. Als Kommunikationsverantwortlicher nutzen Sie wahrscheinlich einen Redaktionsplan. Doch hat der klassische Redaktionsplan nicht schon längst ausgedient? Wie sähe eine Kommunikationsplan 2.0 aus, der Crossmedia und Content-Segmentierung im Griff hat und zugleich die Arbeitsabläufe der (Internen) Kommunikation deutlich vereinfacht? Mit über 90% ist der klassische Redaktionsplan in einem Office-Format der Standard schlechthin. Dies war zunächst so auch zu erwarten. Jedoch weitere Tools zur Planung und Steuerung kommen entweder gar nicht oder wenn, dann nur in größeren Unternehmen (> Mitarbeiter) zum Einsatz. Dabei zeigt die Auswertung ein weites Spektrum an Aufgabenverantwortlichkeiten auf, die laut Selbstauskunft oftmals nur unzureichend gesteuert werden insbesondere dort, wo ein einfacher Redaktionsplan dies nicht mehr abdecken kann, wie z.b. im Bereich Wissensmanagement oder Social Media-Aktivitäten. Diese Ergebnisse legen die Vermutung nahe, dass eine strategische Herangehensweise eher die Ausnahme statt die Regel bildet. Die Themenfindung ergibt sich vorwiegend aus den tagesaktuellen Anforderungen. Eine Erfolgsmessung findet selten bis gar nicht statt. Zu ähnlichen Ergebnissen kommt auch der Trendmonitor Interne Kommunikation 1, eine von der scm und DPRG herausgegebene Umfrageanalyse zum Stand der Internen Kommunikation in Deutschland. Demnach arbeitet der überwiegende Teil der Befragten IK-Professionals ohne schriftliches Konzept (60%). Dieses Ergebnis steht dabei jedoch im Widerspruch zum Selbstverständnis der befragten IK-Verantwortlichen: Die Mehrheit sieht sich vorwiegend in einer Beraterrolle (66%) und weniger als Redakteur bzw. Journalist (24%). Dabei würden ja gerade Beratungsleistungen eine konzeptionell ausgearbeitete Herangehensweise erfordern, die sich den strategischen Blick der Führungsetage zu eigen macht. Diese Kluft zwischen Anspruch und Realität ist sicherlich zu einem guten Teil der mangelnden Wertschätzung und einem geringen Budget geschuldet. 1 school for communication and management und Deutsche Public Relations Gesellschaft (Hrsg.): Trendmonitor Interne Kommunikation 2013 Entwicklungen und Potentiale des Berufsstandes, scm, Berlin dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 03

5 Lösungen Die Interne Kommunikation wird sich schwer tun, solange sie mit ihrem produzierten Content keinen strategischen Ansatz verfolgt. Einen möglichen Ausweg aus dieser Situation könnte eine verstärkte Nutzung von Enterprise Collaboration-Tools darstellen. Einerseits lassen sich damit Planung und Steuerung deutlich verbessern. Aber vor allen Dingen ließe sich die Interne Kommunikation auf ein völlig neues Niveau heben und damit ein deutlicher Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Beispielhafter Content Monitor in SharePoint Als Beispiel, wie Kommunikationsabteilungen einfach und effizient auf bestehende Strukturen aufsetzen können, sei hier Content Monitoring genannt. Dies meint weit mehr als einen klassischen Redaktionsplan, der vom Input bis zur Publizierung die Anforderungen von einzelnen Artikeln und anderen Media Assets definiert. Ein Content Monitor hat die Lebenszyklen aller (!) Contents im Blick und misst, welchen Status die Inhalte haben und mit welchen Leistungsmerkmalen sie ihren (ggf. vorzeitigen) Abschluss gefunden haben. Dieser kann um Bewertungskriterien, wie zum Beispiel Klickraten oder Mitarbeiter-Feedback, erweitert werden. Dadurch lässt sich der Erfolg der Kommunikation genau nachzeichnen und Verbesserungsmaßnahmen entsprechend Akzeptanzwert oder Zielgruppenrelevanz ableiten. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 04

6 Warum ausgerechnet SharePoint? Auf der letzten Microsoft-Entwicklerkonferenz built erklärte CEO Satya Nadella den Paradigmenwechsel. Demnach öffnet sich Microsoft verstärkt für die Integration verschiedenster Anwendungen in das eigene Ecosystem und ist bereit, eigene Produkte teilweise kostenfrei anzubieten. SharePoint wird hier eine Schlüsselrolle übernehmen und die Symbiose zwischen Microsoft und seinen Drittanbietern weiter vorantreiben. Damit ließe sich zukünftig deutlich einfacher und dynamischer auf individuelle Geschäftsanforderungen reagieren. Es gibt kaum Unternehmen, die nicht Microsoft- Produkte nutzen. Kleine und Mittlere Unternehmen, die eher selten SharePoint im Einsatz haben, werden beim nächsten geplanten Office-Upgrade voraussichtlich auf die Office 365-Variante gehen und damit auch das Angebot cloud-basierter Dienste ausschöpfen wollen. Bei Geschäftshandys und Tablets könnten damit sogar mobile Windows-Betriebssysteme wieder interessant werden. SharePoint Online ist in diesem Szenario die zentrale Enterprise Collaboration-Plattform, die in sich Office Professional, Lync, Yammer und OneDrive vereint weit mehr als nur Dokumentenmanagement, sondern Messaging, Video Conferencing, Social Networking, Web Content Management, File Sharing und vieles mehr. Mit dem SaaS-Abrechnungsmodell kann diese Form der Cloud-Collaboration auch für abteilungsoder projektspezifische Szenarien in großen Unternehmen besonders interessant sein insbesondere dort, wo es um die Einbindung externer Mitarbeiter geht. Redaktionen, die viel Content einholen, produzieren und verteilen, sind typische Anwendungsfälle. SharePoint Online ist einfach, smart und kann dabei kostengünstig auch ganz unabhängig von der IT-Abteilung zum Einsatz gebracht werden. Aber unabhängig davon, welche SharePoint- Variante im Unternehmen eingesetzt wird es gibt keine andere Plattform, welche den Anforderungen von Redaktionen bezüglich Content Collaboration besser gerecht wird. Oftmals sind die technischen Voraussetzungen im Unternehmen bereits vorhanden, jedoch ist sich die Kommunikationsabteilung dessen nicht bewusst. Das gilt nicht nur für die Kommunikationsverantwortlichen, sondern für die meisten Anwender im gesamten Unternehmen gleichermaßen. Vor ihnen liegt ein wahrer Goldschatz, den es nur zu heben gilt. Warum das bislang nur selten geschieht und wie eine bessere Nutzung erreicht werden kann, lesen Sie weiter unten im Abschnitt zur SharePoint- Einführung und Anwenderakzeptanz aus Sicht der Internen Kommunikation. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 05

7 Anforderungen an ein Redaktionssystem ein Anwendungsszenario In einer idealen Welt vereint ein Redaktionssystem alle Anforderungen zur Planung, Produktion und Steuerung von Inhalten und bündelt diese intelligent zu Themenkomplexen, die strategisch über alle Medien hinweg übersichtlich koordinierbar werden. Dabei werden Redundanzen minimiert und durch crossmediale Aufbereitung Synergien geschaffen. Beispiel Themendatenbank in SharePoint: Alle Unternehmensmedien klassifiziert und logisch verknüpft auf Abruf Der Status eines jeweiligen Themas ist an Termine geknüpft wie z.b. Freigabe oder Veröffentlichung, womit eine am Bearbeitungsstand orientierte Themensteuerung möglich wird. Diese Statusangaben lassen sich zu individuell konfigurierbaren Reports zusammenfassen; über Statusänderungen werden zuständige Bearbeiter automatisch benachrichtigt bzw. entsprechende Freigabeprozesse in Gang gesetzt. Die Terminkoordination zwischen verantwortlichen Redakteuren, Übersetzern, Bewegtbild- Produzenten und Fotografen steht von jedem Arbeitsplatz aus in geteilten Kalenderansichten zur Verfügung und zwar unabhängig davon, ob es sich um interne Mitarbeiter oder externe Zulieferer handelt. Zu schön, um wahr zu sein? Umsetzung mit SharePoint Das gesamte Content Management ist in die Arbeitsabläufe der Beteiligten integriert und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit bezüglich Themenplanung, gemeinsame Dokumente und Termine. Bei virtuell unterstützten Redaktionskonferenzen lassen sich schnell und komfortabel automatisierte Analysen ausgeben und Beschlüsse ins System zurückgeben. Themenarten, -volumen, -quellen sowie zielgruppenspezifische Segmentierungen lassen sich zu verschiedenen Ansichten führen. Dadurch können Themen geclustert und als solche auch exportiert werden. Über allem findet im System eine umfängliche Indexierung statt, die es erlaubt, sämtliche Inhalte nach einzelnen Kriterien gefiltert wiederzufinden. All diese Anforderungen lassen sich mit Microsoft SharePoint effizient umsetzen und entlang des Content-Lebenszyklus nahtlos verbinden. Share- Point vereint in sich eine Reihe von Lösungen. Dazu zählen Enterprise Content Management (ECM), Web Content Management (WCM), Enterprise Search, Enterprise Social Networking und Business Intelligence (BI). Selbst mit den Standardfunktionen lassen sich komplexe Anforderungen an ein Redaktionssystem komplett abdecken. Bei der Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten stehen den Autoren typische Module für Versionierungskontrolle, Freigabeprozesse, Archivierung und Verwendung von Vorlagen zur Verfügung. Um daraus ein vollumfängliches Redaktionssystem zu machen, sind einige Anpassungen erforderlich. Das betrifft durchgängiges Corporate Design ebenso wie definiertes Process Design. Der bisherige Redaktionsplan als Excel- oder Word-Dokument wird abgelöst und in ein interaktives, integriertes Format überführt. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 06

8 Beispiel virtuelles Redaktionsbüro in SharePoint: Volle Kontrolle über den gesamten Content-Lebenszyklus und kollaborative Zusammenarbeit an Themenkomplexen Eine besondere Stärke von SharePoint liegt in der digitalen Rechteverwaltung und dem Workflow-Management. Damit ist volle Kontrolle gegeben darüber, wer darf, wer muss und wer kann zu welchem Zeitpunkt was sehen. Und da sich SharePoint in die Office-Familie inklusive Outlook integrieren lässt, sind alle definierten Prozesse ohne Medienbruch durchführbar. Als Web Content Management- System ist SharePoint dabei zugleich Ihr Intranet, welches eine Fülle von Collaboration-Features integriert. Für Redaktionskonferenzen stehen eigene Workspaces zur Verfügung, auf denen Unterlagen, Termine und Ergebnisse festgehalten und automatisch mit dem System synchronisiert werden können. Und da SharePoint sich auch in Microsoft Lync integrieren lässt, können die Redaktionskonferenzen auch virtuell über alle Distanzen hinweg abgehalten werden. Es geht also. Mit SharePoint virtuelle Redaktionskonferenzen abhalten, Beschlüsse und Ergebnisse in Echtzeit verarbeiten So lassen sich für die Content-Belieferung Web- Interfaces gestalten, die den Input-Geber über den Bearbeitungsstatus informieren. Die Redaktionsverantwortlichen können nun von Input über Produktion und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung jedes Thema aus einer Hand bearbeiten und zurückverfolgen. In einer Themendatenbank wird bestimmten Anwenderkreisen schließlich die Recherche nach relevanten Materialien ermöglicht. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 07

9 Und noch mehr... Wir hatten eingangs Content Monitoring als nützliches Steuerungselement Ihrer Internen Kommunikation vorgestellt. Auch hierfür bietet SharePoint die ideale Plattform. SharePoint kann aber auch als Booster in der Change-Kommunikation eingesetzt werden, nämlich als unternehmensweite Kommunikationsplattform, um in schwierigen Zeiten des Wandels die Mitarbeiter verstärkt über alle geographischen Distanzen hinweg zusammenzuführen. Eine solche Change Ambassador-Plattform fungiert für alle Mitarbeiter als Q&A-Center, in dem Fragen und Bedenken aufgenommen und beantwortet werden. Die Change Ambassadors ihrerseits sind nominierte Multiplikatoren und haben Zugriff auf exklusives Informationsmaterial. Dabei können sie auch eigenes Material zur Verfügung stellen sowie sich in geschlossenen Collaboration-Bereichen mit ihren Kollegen austauschen. So genutzt, wird SharePoint sicherlich zur meistgeschätzten Anwendung im Unternehmen. Beispiel Change Ambassador-Plattform in SharePoint: Interaktive Change-Kommunikation auf allen Ebenen dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 08

10 SharePoint-Einführung und Anwenderakzeptanz aus Sicht der Internen Kommunikation Die globale non-profit Vereinigung AIIM hat in einer breit angelegten Anwenderbefragung untersucht, wie die Einführung und Akzeptanz von SharePoint 2013 derzeitig verläuft. 1 Die Ergebnisse zeigen, dass zwar viele Neuerungen begrüßt werden, jedoch Vorbehalte und Probleme weiterhin bestehen. Als Ursache benennt die Studie die Einführung von SharePoint rein aus dem Blickwinkel der IT-Abteilung, ohne dabei die Fachbereiche genügend zu beteiligen und entsprechende Hilfestellung anzubieten. Das Potential, welches SharePoint bietet, wird dadurch nur zu einem sehr geringen Teil ausgeschöpft. Externe Hilfe wird empfohlen. Die wesentlichen Ergebnisse im Überblick: 45% planen bis Mitte 2014 auf SharePoint 2013 umzusteigen. Grund: Verbesserte Suche und Navigation (als nützlichste neue Funktionen), engere Outlook-, Exchange- und Lync-Integration, verbesserte Unterstützung für Mobilgeräte. Neben verbesserten Standardfunktionen stufen 67% Drittanbieter-Produkte als wichtig ein. Größtes Interesse besteht in System-Monitoring, Business Process Management (BPM), Speicher- und Metadatenmanagement und Records-Management (RM). 57% der Befragten nutzen SharePoint als Enterprise Content Management (ECM) / Document Management System (DMS). Nur 28% für Collaboration Sites und/oder Intranet. Bei 49% ist die IT-Abteilung treibende Kraft, 34% mit geschäftsgetriebenen Ansatz, lediglich 14% arbeiten mit abteilungsübergreifenden Steering Komitee. 33% haben Probleme mit der Implementierung, bei 28% stockt der Projektfortschritt, 40% geben an, vorwärts zu kommen, lediglich 6% beschreiben SharePoint als großen Erfolg. Externe Trainingsangebote sind nicht die Regel (28%); bei 22% fehlen entsprechende Unterstützungsangebote ganz. Die meisten Trainingsmaßnahmen und Beratungsleistungen stammen von IT-Consultants oder Vertriebspartnern, nur in 17% der Fälle von spezialisierten ECM-Consultants. 24% sind nicht bereit, in die Cloud zu gehen, 43% noch unentschieden. Microsofts Cloud-Angebot SharePoint 365 wird bislang nur von einer Minderheit (8%) genutzt. 29% schauen aktiv nach hybriden Cloud-Lösungen, die dabei jedoch zur Hälfte von Drittanbietern oder aus der Private Cloud stammen. Größte anhaltende Herausforderungen sind Nutzerakzeptanz, Erweiterung der Geschäftsausrichtung und Governance. 1 Association for Information and Image Management (AIIM): SharePoint 2013 Clouding the issues, dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 09

11 Wie die Interne Kommunikation den Erfolg von SharePoint im Unternehmen herbeiführen kann. Warum ist SharePoint bei den meisten Mitarbeitern so unbeliebt? Offensichtlich gibt es eine große Kluft zwischen denen, die SharePoint einführen und denjenigen, die es letztendlich nutzen sollen. Hohe Erwartungen bezüglich Effizienzsteigerung steht die Ratlosigkeit aufgrund der Komplexität gegenüber. Versteht die Unternehmensführung den Nutzen von SharePoint jedoch als einen Veränderungsprozess, der entsprechend kommunikativ begleitet wird, zeigt sich: Die Investition zahlt sich mehr als aus. Worauf es ankommt SharePoint-Projekte sollten eigentlich dort beginnen, wo sie normalerweise enden: beim Content. Dabei meint Content weit mehr als nur Text und Bild. Content umfasst alles, was im System bearbeitet und abgelegt wird; er beinhaltet also quasi die Leistung eines jeden Mitarbeiters. Als Kommunikationsverantwortlicher sollten Sie sich deshalb von Beginn an im Klaren sein, was Ihre Kollegen eigentlich benötigen und wie sie künftig mit dem Content umgehen sollen. Gängige Praxis ist es jedoch, die Content-Produktion und -Verteilung nach dem Rollout kurzerhand den Mitarbeitern zu überlassen. Das IT-Projekt ist abgeschlossen; die IT-Abteilung sieht sich nicht mehr in der Verantwortung. Eine desaströse Vorgehensweise! Denn die Nutzung durch Content-Amateure ist eine der wesentlichen Ursachen für den viel beklagten Informationsüberfluss und das Entstehen von Wissensinseln. Innerhalb der Organisation tummelt sich eine Vielzahl zufälliger Content-Distributoren; eine unübersichtliche und unbeherrschbare Informationslandschaft ist die Folge. Damit nun Ihr SharePoint-Projekt ein Erfolg wird, sollten Sie sich die folgenden fünf Fragen beantworten können. 1Kenne ich alle meine Ziele und habe ich einen gut ausgearbeiteten Plan? Wenn nicht gleich zu Beginn die spezifischen Anforderungen definiert sind, droht das Projekt an mangelnder Akzeptanz zu scheitern. Es ist keine gute Vorgehensweise, mit einer Basisplattform zu starten und dann Stück für Stück neue Features und Funktionalitäten hinzuzufügen. Die Mitarbeiter wollen ihre Probleme gelöst sehen. Ein guter Projektplan geht deshalb von den Problemstellungen der Mitarbeiter aus und entwickelt entsprechende Lösungsszenarien. Hier sollten Sie sich als Interner Kommunikator unbedingt mit einbringen und der IT das Feld nicht allein überlassen. Ein SharePoint-Projekt ist komplex und erfordert den Einsatz klassischer Projektmanagement-Methoden. Müssen Daten und Content migriert werden (der Regelfall), definieren Sie auch hierfür Ziele und Meilensteine. Die weitere Vorgehensweise ist dabei einfach: Erstellen Sie eine Übersicht, was kann gelöscht, muss migriert oder neu erstellt werden. Mithilfe einer gut durchdachten Informationsarchitektur lassen sich zusätzlich Navigationshierarchie, Metadaten, Page Layout usw. logisch aufeinander aufbauend organisieren. Ein Führungskonzept hilft schließlich bei der Aufstellung von Regeln, um die Vielzahl der Nutzer und Sites unter ein Dach zu bringen. Aber bitte keine Allgemeinen Nutzungsbedingungen! Machen Sie dem Mitarbeiter ein Bild davon, was gute Praxis ist (Dos) und was wäre, wenn (Don ts). dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 10

12 2Sind alle Mitarbeiter gut auf den Wandel vorbereitet? SharePoint kann wirklich immens viel, aber kaum ein Unternehmen weiß, die vielen Funktionen und Features richtig einzusetzen. Und Mitarbeiter tun sich in der Regel schwer, alte Gewohnheiten abzulegen und von den neuen Möglichkeiten zu profitieren. Oftmals verkommt die SharePoint-Plattform so zu einer Dokumentenablage, die dann stolz unser Content Management System genannt wird, tatsächlichen aber weit unter ihrem Potential bleibt. Dabei gäbe es Möglichkeiten, den Content mithilfe von Metadaten und Workflows deutlich besser zu organisieren. Personalisierung, Reporting-Funktionen oder Social Networking-Features werden aus Unkenntnis so gut wie gar nicht genutzt. 3Habe ich die richtigen Kommunikationsmaßnahmen geplant? SharePoint bringt Veränderung. Als Kommunikator von Veränderungen sind Sie ohnehin der Böse. Sie stören das Tagesgeschäft und zweifeln die Arbeitsleistung der Mitarbeiter an! Richtig eingesetzt, verändert SharePoint jedoch die Arbeitskultur. Unerlässlich ist es deshalb, einen Trainingsplan aufzustellen und zwar umfassend für alle Mitarbeiter. Ob Sachbearbeiter oder Marketing Manager, Kommunikator oder Führungskraft; sie alle arbeiten mit Content und sollten den strategischen Wert von SharePoint verstehen. Dafür reicht es nicht, die Funktionsweise von Share- Point zu erläutern. Trainingsangebote nach dem Motto Wo habe ich denn zu klicken? sollte man sich besser sparen und auf die allgemein verfügbaren Dokumentationen verweisen. Viel wichtiger sind Content-Workshops, die zwar in einer Share- Point-Umgebung stattfinden, aber vor allen Dingen aufzeigen, wie für den jeweiligen Anwendungsfall qualitativer Content erzeugt wird. Spaß und Kreativität sollte dabei im Zentrum stehen und Sie sollten den Nutzern die Möglichkeit geben, mit SharePoint eine Weile rumzuspielen. SharePoint ist nicht bloß ein Content Management System und auch keine Software für einen bestimmten Anwendungsfall wie Excel oder PowerPoint. SharePoint ist das Intranet Ihres Unternehmens, die Kollaborations- und Wissensplattform, Ihr Data- Warehouse und Reporting-Center und noch vieles mehr. Sicherlich, out of the box sind die meisten Features nur bedingt einsatzfähig. Doch hier zeigt SharePoint seine besondere Stärke: Es lässt sich individuell den Geschäftsanforderungen anpassen. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch einen hohen Pflegeaufwand, um ein Optimum für das Unternehmen zu erreichen. Ohne eine entsprechende Kommunikation, wird eine Änderung der Arbeitskultur schwer umzusetzen sein. Zeigen Sie den Wow!-Effekt, der sich mit SharePoint erreichen lässt. Erklären Sie die Gründe für die Veränderung und verdeutlichen Sie, wie sich mit SharePoint die Arbeit besser machen lässt. Präsentieren Sie neue Features und organisieren Sie Launch Events. Dann sind Sie der Held! dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 11

13 5Habe ich die unternehmensweite Nutzungsweise von SharePoint im Blick? Oftmals wird die Performance-Messung vernachlässigt oder gar ignoriert, da sie einen zusätzlichen Aufwand darstellt. Dabei bedarf es definierter Ziele und KPIs. Denn ist der Mitarbeiter bei der Share- Point-Nutzung nur sich selbst überlassen, werden Sie kaum erfahren, wie der Mitarbeiter SharePoint tatsächlich nutzt. Um mögliche Verbesserungen zu identifizieren und Veränderungen zu initiieren, sollten Sie nicht auf ein permanentes Monitoring verzichten. Sie werden erst dann auch erfahren, ob der Return of Investment bei der SharePoint-Einführung erreicht wurde. 4Ist mir die Bedeutung von Branding bewusst? Aus Sicht der Internen Kommunikation gibt es eine deutliche Abgrenzung zwischen dem, was sie leistet und dem, was die Marketing-Abteilung macht. Communications ist verantwortlich für Text und Message Marketing für Image und Branding. Beide sind sie jedoch professionelle Kommunikatoren und nutzen ihre jeweiligen Instrumente und Methoden, um Interesse zu wecken und Engagement zu fördern. Sie sollten deshalb auch eng bei einem SharePoint-Projekt zusammenarbeiten. Ein gutes Visual Design erhöht die Nutzerakzeptanz und kann einen deutlichen Beitrag zur Usability leisten. Sicherlich, der Content steht im Zentrum. Aber guter Content, der vielleicht auch Emotionen weckt, entsteht oftmals erst dort, wo die Stimme auch den richtigen Ton bekommt. Branding sollte deshalb Bestandteil der Kommunikationsstrategie sein und ebenso bei Content-Workshops nicht zu kurz kommen. Verstehen Sie sich also als erste Instanz der Qualitätssicherung und machen Sie sich klar: Jeder Content hat einen bestimmten Lebenszyklus. Content gedeiht und vergeht. Gut strukturierter Content ist jedoch mit anderem Content verwoben, kann wiederverwendet und seinerseits Einfluss auf anderen Content nehmen. Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, den Content zu analysieren und seine Performance zu messen. Zu guter Letzt: Machen Sie Content zu Ihrer Chef-Sache und übernehmen Sie hier Verantwortung! Leisten Sie auch Ihren aktiven Beitrag, statt Ihr Handeln auf eine Mediatoren-Rolle zu beschränken. Denn Content wird oftmals missbraucht, ausgehöhlt und zerlegt. Denken Sie nur mal daran, wie schwierig es ist, eine konsistente Corporate Identity im Unternehmen aufzubauen und zu halten. Überlassen Sie Content also nicht den Amateuren, sondern machen Sie aus Ihren verantwortlichen Mitarbeitern wahre Content-Profis. dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 12

14 dvhaus dvhaus consulting gegründet 1999 ist die erste Full Service Agentur im deutschsprachigen Raum, die sich ausschließlich auf Interne Kommunikation konzentriert. Full Service umfasst Lösungen für alle typischen Anwendungsbereiche der Internen Kommunikation. Hierzu zählen schwerpunktmäßig Technologien wie Intranet, Social Media, Collaboration und Communication. Darüber hinaus die gesamte Bandbreite der Online- und Offline-Medien. Dabei decken die Kommunikationsexperten von dvhaus das Spektrum ab: von Führungskräfte-Kommunikation über Strategie, Kampagnenentwicklung, Redaktion, Produktion bis hin zum Wirkungscontrolling. dvhaus consulting Keltenring Oberhaching T F dvhaus White Paper SharePoint für Interne Kommunikation S 13